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Geschäftsprozeßvergleich in SAP und NAVISION

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision

Hausarbeit

Hochschule Bremerhaven Studiengang Betriebswirtschaftslehre Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik 6. Semester

Fach:

Betriebswirtschaftliche Standardsoftware

betreut von:

Prof. Dr. Dieter Viefhues

erstellt von:

Simone Berghoff Tina Bruchhäuser Andrea Loske

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision

2

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

6

1.1 Ziel der Arbeit

6

1.2 Vorgehen

6

1.3 Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

7

2. Grundlagen

8

2.1 Geschäftsprozeß

8

2.2 Standardsoftware

10

2.3 Referenzmodell

14

2.4 Ereignisgesteuerte Prozeßkette

15

3. Beschreibung

16

3.1

SAP

17

3.1.1 Das Unternehmen

17

3.1.2 Die Grundidee

18

3.1.3 R / 3

18

3.1.4 IDES

20

3.2

Navision

21

3.2.1 Das Unternehmen

21

3.2.2 Navision Financials

22

4. Geschäftsprozeß Rechnungserstellung

23

4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung

24

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3

4.2.1 Systemzugang

26

4.2.2 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung

29

4.2.3 Geschäftsprozeßkette

37

4.3

Navision

40

4.3.1

Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung

40

5. Geschäftsprozeß Zahlungseingang

50

5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang

50

5.2

SAP

51

5.2.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang

51

5.2.2 Graphische Beschreibung

58

5.3

Navision

59

5.3.1

Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungseingang

59

5.3.2

Graphische Beschreibung

65

6. Fazit

66

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4

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Geschäftsprozeß Abb.2: Einloggen im SAP Abb.3: Erzeugen von Modi Abb.4: Debitorenbuchhaltung Abb.5: Erstellen einer Rechnung Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten Abb.7: Debitorenposition hinzufügen Abb.8: Beleg simulieren Abb.9: Simulationsmaske Abb.10: Steuerkennzeichen Abb.11: Buchen des Belegs Abb.12: Erzeugen der Belegnummer Abb.13 : Hauptmenü Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf Abb.15: Verkaufsangebot Abb.16: Angebot in Auftrag übernehmen? Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen Abb.18: Verkaufsauftrag Abb.19: Liefern und Fakturieren Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung Abb.21: Verkaufsbeleg Abb.22: Zahlungseingang Abb.23: Eingeben der Kopfdaten Abb.24: Bearbeitung offener Posten Abb.25: Zahlungsdifferenz

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Abb.26: Beleg simulieren Abb.27: Belegpositionen überprüfen Abb.27: Beleg buchen Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis Abb.29: Debitoren & Verkauf Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung Abb.31: Navigate Abb.32: Debitorenposten Abb.33: Debitorenpostenausgleich Abb.34: Ausgleich buchen? Abb.35: Ausgleich gebucht

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6

1.

Einleitung

1.1 Ziel der Arbeit

Ziel der vorliegenden Arbeit ist der Vergleich von Geschäftsprozessen in bezug auf geschäftsprozeßorientierte Standardsoftware. Der Vergleich wird unter Zuhilfenahme der Standardsoftware der Hersteller SAP und Navision vorgenommen.

Der Erwerb von Grundkenntnissen in den beiden genannten Program- men stand dabei im Vordergrund. Durch diese Arbeit soll ein Bezug der theoretischen Unterrichtsinhalte mit der betriebswirtschaftlichen Praxis erstellt werden.

1.2 Vorgehen

Der Aufbau der Ausarbeitung erfolgte nach folgenden Gesichtspunkten:

Problemstellung

Problemdefinition

Problembearbeitung

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7

Die Einarbeitung in die jeweiligen Programme bzw. Programmteile er- folgte selbständig unter Zuhilfenahme der entsprechenden Online-

Dokumentation bzw. Hilfeprogramme sowie diverser außenstehender Literatur.

1.3 Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

Die Ausarbeitung wurde von folgenden Personen vorgenommen:

Simone Berghoff

Grundlagen

Tina Bruchhäuser und Andrea Loske

Geschäftsprozeßvergleiche

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8

2.

Grundlagen

2.1 Geschäftsprozeß

Ein Geschäftsprozeß setzt sich aus verschiedenen betrieblichen Abläu- fen zusammen. Die einzelnen Abläufe können anhand einer Wertschöp- fungskette identifiziert werden. Sie sind direkt auf den Markterfolg ausge- richtet und lassen sich durch einen meßbaren Input bzw. Output kenn- zeichnen.

Die Definition eines Geschäftsprozesses setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen:

Ausrichtung auf den Markterfolg Meßbarkeit der Eingangs- und Ausgangsgrößen 1

Ausrichtung auf den Markterfolg Meßbarkeit der Eingangs- und Ausgangsgrößen 1

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Unternehmensführung

Beschaffung

Marketing

Produktion

Vertrieb

Kunde Input
Kunde
Input
Forschun g und Entwicklun g

Forschung und Entwicklung

Auftragsabwicklung Integrierte Logistik Geschäftsprozesse Produkt- / Dienstleitungserstellung
Auftragsabwicklung
Integrierte Logistik
Geschäftsprozesse
Produkt- / Dienstleitungserstellung
Lieferant Output
Lieferant
Output

Abb. 1: Geschäftsprozeß 2

1 Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18

2 Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18

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Ein Geschäftsprozeß setzt sich somit aus Funktionen und Elementen zusammen, die gemeinsam den Prozeß darstellen. Jede Funktion wird über ein Ereignis einer Nachricht ausgelöst, diese Auslösung kann so- wohl ein wie auch mehrere Ergebnisereignisse nach sich ziehen. Die lo- gische Abfolge der Prozesse wird durch einen Kontroll- bzw. Steue- rungsfluß gesteuert. 3

2.2 Standardsoftware

Um zu verstehen, was Standardsoftware bedeutet, wird zuerst auf den Softwarebegriff im allgemeinen eingegangen. Im Anschluß wird der Beg- riff Standardsoftware ausführlich erläutert.

Software beinhaltet Programme die auf der Hardwareebene eines Com- puters ausgeführt werden. Die Einteilung der Software erfolgt in folgende Kategorien:

Systemsoftware

Anwendungssoftware

3 Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 98

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Systemsoftware bildet die Grundlage um Rechnersysteme überhaupt verwenden zu können. Im Gegensatz dazu stellt die Anwendungssoft- ware Funktionalitäten bereit, die der Nutzer für seine Anwendungen be- nötigt. 4

Die Anwendungssoftware oder auch Anwendersoftware genannt ist so- mit anwenderproblemorientiert. Anwendersoftware beinhaltet je nach Benutzergruppe ganz unterschiedliche Funktionen in den einzelnen Softwareanwendungen:

technisch- wissenschaftliche kommerzielle prozeßsteuernde sonstige. 5

Anwendungssoftware wird in Unternehmen in drei Gebieten eingesetzt:

Systeme zur Verwaltung, Planung und Unterstützung des be- trieblichen leistungs- und Geldflusses (wird auch als betriebs- wirtschaftliche Informationssysteme bezeichnet) Unterstützung von Bürotätigkeiten (auch bezeichnet als Büroin- formationssysteme) technische Informationssysteme, um Produkte zu entwickeln und Produktionsverfahren- und maschinen zu steuern.

4 Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 30

5 Zilahi – Szabó, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, München; Wien; Oldenbourg, 1998; s. 125

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Betriebswirtschaftliche Informationssysteme, die dazu beitragen sollen Kosten zu senken, die Erlöse zu steigern sowie die Mitarbeiter bei der Koordinierung der Güter- und Geldflüsse zu unterstützen, werden heute selten von Unternehmen selbst entwickelt. Es erfolgt vielmehr ein Rück- griff auf fertige Anwendungssoftware, sogenannte Standardsoftware. Die Einführungskosten können dabei bis zu 7. –

stellige DM-Beträge umfassen und eine Einführungszeit von einem oder gar mehreren Jahren ist durchaus üblich.

Standardsoftware ist besonders im Bereich der betriebswirtschaftlichen Informationssysteme verbreitet, da hier keine unternehmensabhängigen Strukturen vorliegen. Vergleichbare Strukturen liegen so zum Beispiel im Bereich der Finanzbuchhaltung vor:

Datenstrukturen

Verarbeitungsfunktionen.

Daten- und Verarbeitungselemente, wie zum Beispiel Kontenbezeich- nungen , müssen jedoch nach wie vor unternehmens- oder branchenin- dividuell definiert werden.

Chancen und Risiken die sich aus der Anwendung von Standardsoftware ergeben werden im folgenden stichpunktartig aufgelistet:

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13

Chancen

Festpreis für die Programmgrundversion und abschätzbarer Aufwand für die Individualisierung geringerer Personaleinsatz auch bei komplizierteren Anwen- dungen durch intensive Erprobung beim Hersteller hohe Betriebssi- cherheit Rückgriff auf Erfahrungen anderen Unternehmen durch ver- breiteten Programmeinsatz zusätzliches betriebswirtschaftliches Know- How

Risiken

Übereinstimmungsfehler mit Fachanforderungen, die Folge sind erhebliche Anpassungsanforderungen Schnittstellenprobleme zu bereits bestehenden Anwen- dungssystemen bei kleineren Anbietern ist die Softwarewartung und Benut- zerbetreuung nicht immer gesichert längere Laufzeiten oder Antwortzeiten durch geringere Pro- grammeffizienz. 6

6 Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bausteine der Wirtschaftsinforma- tik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000, S. 78 - 79

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2.3 Referenzmodell

Abstrahierte Modelle zur Darstellung von standardisierten Wirklichkeits- ausschnitten bezeichnet man als Referenzmodelle. Sie werden zur Be- schreibung von idealtypischen betriebswirtschaftlichen Fachinhalten bzw. von entsprechenden Informationssystemen verwendet. Dadurch kann aufgezeigt werden, wie Unternehmensmodelle aufgebaut und strukturiert sein können, es werden also idealtypische Abläufe darge- stellt. Durch einen Vergleich des bestehenden

Unternehmensmodells mit dem Referenzmodell kann festgestellt wer- den, wie Strukturen und Abläufe noch idealer gestaltet werden können.

Zur Vereinfachung der Modellierung eines Unternehmens können Refe- renzmodelle ebenfalls eingesetzt werden. Ausgangspunkt sind hier Ob- jekte (Daten, Funktionen, Prozesse oder Organisationseinheiten) und deren Beziehungen zueinander. Durch Anpassung der einzelnen Kom- ponenten kann somit ein spezielles Unternehmen modelliert werden. Ei- ne solche Vorgehensweise ist besonders zweckmäßig, wenn Standard- software zum Einsatz kommen soll. Voraussetzung ist jedoch, das auch die Standardsoftware auf einem Referenzmodell aufgebaut worden ist. 7

7 Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 96 -

97

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2.4 Ereignisgesteuerte Prozeßkette

Prozesse, die innerhalb eines Referenzmodelles ablaufen, werden mit Hilfe von ereignisgesteuerten Prozeßketten beschrieben. Ereignisse und Funktionen werden in ihrer Abfolge dargestellt. Ereignisse lösen hierbei einen Prozeß aus, können den Funktionsablauf verändern und abschlie- ßen. Ebenso sind sie das Ergebnis von Funktionen. Innerhalb eines Prozeßablaufes können mehrere Verzweigungen auftreten, wenn zum Beispiel bestimmte Funktionen parallel ausgeführt werden müssen.

Weitere Beschreibungsmerkmale, die in diesem Zusammenhang fest- gehalten werden können sind:

Organisationseinheiten, zur Bearbeitung von Funktionen und Verantwortlichkeit für die Ergebnisse Hilfsmittel bzw. Ressourcen, zur Nutzung von Funktionsbearbei- tung Datenträger, zur Ergebnisspeicherung. 8

8 Merterns,P.; Bodendorf, F.; König, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grundzüge der Wirtschaftsinforma- tik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio, 2000, S. 162 - 163

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Element

 

Symbol

Frage

3.

Beschreibung

Ereignis

Ereignis Wann wird et- was gemacht? betriebswirtschaftlich re- levanter Zustand, der zum Zeitpunkt seines

Wann wird et- was gemacht?

betriebswirtschaftlich re- levanter Zustand, der zum Zeitpunkt seines Eingetretenseins:

- eine oder mehrere Funktionen auslö- sen kann,

- das Ergebnis einer Funktion sein kann

Exklusive

 
XO
XO
   

genau eines der durch den Operator verbunde- nen Ereignisse im Sys- tem muß eintreten, um die nachfolgenden Funk- tionen auszulösen

ODER-

Oder?

Verknüpfung

 
     

Operative Tätigkeit eines Mitarbeiters zur Erbrin- gung einer Leistung

Funktion

     

Was wird ge- macht?

UND-

 

Was wird ge- macht?

Operative Tätigkeit eines Mitarbeiters zur Erbrin- gung einer Leistung

Verknüpfung

 
Verknüpfung  

Tab. 1: Elemente der Prozeßkette

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3.1 SAP

3.1.1 Das Unternehmen

1972 wurde in Walldorf, von fünf ehemaligen IBM – Programmierern, das Unternehmen SAP (Software, Anwendungen und Produkte in der Daten- verarbeitung) gegründet. Bis heute hat sich die Mitarbeiterzahl auf

über 6.400 Mitarbeiter gesteigert, wobei ein Umsatz von mehr als 2 Mrd. DM erwirtschaftet wurde.

Wichtige Eckpunkte in der Entwicklungsgeschichte der SAP AG sind:

1976 Erwirtschaftung eines Umsatzes von 4 Mio. DM mit FiBu -

Programm 1979 Einführung des Systems R / 2 für Mainframes

1988 Umwandlung in eine Aktiengesellschaft

1992 Freigabe des Systems R / 3

1994 Erringung der Marktführerschaft in der betriebswirtschaftli- chen Standardsoftware. 9

9 Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP – R / 3, Braun- schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2

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3.1.2 Die Grundidee

Die Grundidee der SAP AG besteht in der Entwicklung einer einzigen betriebswirtschaftlichen Standardsoftware mit der sämtlichen betriebs- wirtschaftlichen Bereiche abgedeckt werden können. Die Benutzerober- fläche sowie die Struktur sollen ebenfalls einheitlich sein. Die zu erstel- lende Software sollte sich nicht auf eine Branche konzentrieren sondern sollte branchenübergreifend eingesetzt werden können, der Einsatz soll- te sowohl national wie auch international möglich sein.

Aus diesen Überlegungen heraus entstand zunächst das System R / 2 (R = Realtime (Echtzeitverarbeitung)), später dann das System R / 3. R / 3 wurde für den Einsatz im Bereich von Großrechnern konzipiert und später auch auf Client / Server – Systeme. 10

3.1.3 R / 3

Die Markteinführung von R / 3 erfolgte im Jahre 1992. Seit dieser Zeit hat sich das System zum weltweit führenden System im Bereich des Client / Server – Architektur entwickelt.

10 Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP – R / 3, Braun- schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2

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International und multinational tätige Unternehmen können mit Hilfe von R / 3 auf einem gemeinsamen Rechner die betrieblichen Abläufe unter- schiedlicher Landesgesellschaften und auch länderübergreifende Vor- gänge durchführen.

Die wichtigsten Punkte der Internationalität sind:

Sprachenvielfalt landesspezifische Datumsformate Verarbeitung verschiedener Kontenpläne innerhalb eines Man- danten (Konzern) Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach länderspezifischen Ge- gebenheiten Berücksichtigung nationaler Steuerbestimmungen (Rechnungs- wesen).

Sogenannte Branchenlösungen entstehen im System R / 3 über das Customizing, gegebenenfalls auch durch die Erstellung eigener Module. Das System R / § besteht aus einer Vielzahl einzelner Module, die so- wohl als Komplettpaket oder als Einzelbausteine erworben werden kön- nen. Bei der Einzelerwerbung ist jedoch die Abhängigkeit einzelner Komponenten von einander zu beachten. 11

11 Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP – R / 3, Braun- schweig; Wiesbaden, 1995, S. 8 - 9

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3.1.4

IDES

Das SAP/R3 System liegt für die folgenden Beispiele im IDES vor, was nun kurz einmal vorgestellt werden soll. IDES - das "International Demonstration and Education System" stellt eine Musterfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispiel- hafte Anwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im System R/3. In IDES sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die anspruchsvol- le Funktionalität vom System R/3 an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich. Die implementierten Geschäftsprozesse sind in der Online-Hilfe mit ge- nauen Beschreibungen dokumentiert. Die einzelnen Beispiele beinhalten einen Überblick über die Musterdaten und schrittweise Anleitungen zur Ausführung der einzelnen Prozesse. IDES stellt wichtige Geschäftsprozesse unterschiedlicher Branchen dar und zeigt somit, daß das System R/3 praktisch alle Arten von Fertigungs- industrien unterstützt, von der diskreten Fertigung bis zur Prozeßferti- gung, von der Einzelfertigung bis zur Serienfertigung. IDES ist aber kei- ne branchenorientierte Modellfirma. Vielmehr sind die einzelnen Prozes- se, die mit praxisorientierten Daten aufgebaut sind, an bestimmte Bran- chen, wie zum Beispiel "Automotive", angelehnt. In der IDES-Gruppe werden Produkte wie Aufzüge, Motorräder, Autos oder Lacke gefertigt.

IDES wird von der SAP wie ein normales Unternehmen geführt. Die Da- ten in IDES (Stamm-, Bewegungsdaten und Customizing) werden von

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der SAP regelmäßig aktualisiert. Periodenabschlüsse werden durchge- führt, und die Planung erfolgt mit unterschiedlichen Horizonten. Es wer- den Bewegungsdaten erzeugt, um den Infosystemen in allen Bereichen realistische Auswertungsdaten zur Verfügung zu stellen. Neue, interes- sante Geschäftsszenarien werden implementiert, um die damit verbun- dene Funktionalität transparent zu machen.

3.2 Navision

3.2.1 Das Unternehmen

Navision ist ein, 1984 gegründeter, dänischer Anbieter von internetba- sierter und branchenorientierter Business – Software – Lösungen für den Mittelstand. ERP - Lösungen werden in folgenden Bereichen angeboten:

Navision Financials

Navision Axapta

Navision XAL.

Diese Lösungen decken sämtliche Unternehmensbereiche von der Ver- waltung, den Einkauf, die Logistik, den Verlauf und die Produktion bis zum e – Commerce ab. Technologische Trend und die damit

verbundenen Entwicklungen werden im dänischen Stammhaus aufge- nommen.

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Navision besitzt mittlerweile 25 Landesvertretungen. Diese Vertretungen sind für die landesspezifische Anpassung und für das internationale Ver- triebsnetz mit 2.000 Navision Solution Centern verantwortlich.

Der deutsche Sitz von Navision befindet sich in Hamburg sowie in Böb- lingen. Von hier aus werden die derzeit 200 Navision Solution Center in Deutschland betreut. Die Vertreibung, Implementierung und Betreuung

der Navision – Software und die Entwicklung von individuellen Branchen – Lösungen gehören zu den Aufgaben dieser Center.

Ein Viertel seines Gesamtumsatzes erwirtschaftet Navision in Deutsch- land. Im Marktsegment des Mittelstandes (10 bis 500 Mio. DM – Umsatz) ist Navision marktführend. 7.500 von weltweit 124.500 Installationen in 102 Ländern entfallen auf Deutschland. 12

3.2.2 Navision Financials

Navision Financials ist ein grafikorientiertes Standardsystem für die Be- reiche der Betriebswirtschaftslehre und des Rechnungswesens. Grafik- orientiert bedeutet in diesem Zusammenhang, daß der

Programmaufbau ähnlich wie bei Microsoft (beide Programme sind kom- patibel) durch eine Fenster- und Symboloptik strukturiert ist. Standard- orientiert drückt aus, daß zum Beispiel, bestimmte immer wieder benötig-

12 www.Navision.de (Wir über uns)

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te Buchhaltungsfunktionen schon vorgegeben sind. Hieraus ergeben sich die wichtigsten Anwendungsgebiete von Navision Fiancials:

Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.

Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.
Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.
Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.
Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.
Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen.

Die jeweiligen einzelnen Anwendungsgebiete lassen sich in diverse Un- tereinheiten aufteilen, der Erwerber kann sich aus diesen Untereinheiten sein individuelles Paket zusammenstellen 13 .

4. Geschäftsprozeß Rechnungserstellung

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4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des schäftsprozesses Rechnungserstellung

Ge-

Einer Rechnungserstellung geht meist eine Leistungserstellung und eine Angebotserstellung voraus, wo die Menge und der Preis der Leistung oder Ware, die das Unternehmen absetzt, um Gewinn zu erwirtschaften, ausgehandelt wird. Eine Rechnung ist eine Mitteilung an den Käufer ei- ner Ware bzw. Leistung, die unter anderem folgendes enthält 14 :

Kopf: Empfängeranschrift, Zeichen und Datum der Bestellung, eigenes Zeichen des Auftrags, Nummer und Datum der Rechnung.

Kern: Bezeichnung der Leistung oder Ware mit Mengenbezeich- nung, Positionsnummern, Einzel-, Gesamt- und Endpreis sowie Zahlungsbedingungen und anderen Vorschriften.

Um beim Empfänger den Vorsteuerabzug zu gewährleisten sind außerdem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Abnehmers sowie das auf den Steuerbetrag entfallende Ent- gelt (§14 UStG).

Häufig werden Menge und Preis mit den Lieferbedingungen verbun- den 15 . Kommt ein Geschäft zustande, gibt es die folgenden grund- sätzlichen Möglichkeiten:

14 vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997, S. 3194 / 3195

15 vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997, S. 4489 / 4490

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Vereinbarung der Vorauszahlung (bei unbekannten oder unsi- cheren Kunden)

Übergabe gegen Bezahlung

Zahlung nach Übergabe („sofort Kasse“, Barzahlung)

Vereinbarung eines Zahlungsziels.

Häufig werden diese Bedingungen kombiniert, z.B. zu der allgemein be- kannten Klausel „zahlbar in 30 Tagen ohne Abzug oder innerhalb 10 Ta- gen mit Abzug von 2% Skonto“.

Grundsätzlich legt das Unternehmen in seinen Allgemeinen Geschäfts- bedingungen (AGB) (oder evtl. auch stillschweigend) den Zahlungsort- und Zeitpunkt fest.

Damit befindet sich dieser Geschäftsprozeß im Kern einer jeden Unter- nehmung, er wurde ausgewählt, weil er sehr häufig vorkommt und für alle Unternehmen zu den essentiellen Vorgängen gehört.

4.2 SAP

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4.2.1

Systemzugang

Das Einloggen im R/3 System an der FH Bremerhaven geschieht über den Button SAPlogon. Das IDES System steht hinter BHV, per Logon kommt man zur ersten SAP Maske. Um nun arbeiten zu können braucht man zunächst einen Mandanten, hier die Nummer 314, einen registrier- ten Benutzer (sap15) und ein Kennwort. Über Enter erhält man wie ge- zeigt Zutritt zum System.

ten Benutzer (sap15) und ein Kennwort. Über Enter erhält man wie ge- zeigt Zutritt zum System.

Abb.2: Einloggen im SAP

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 27 Abb.3: Erzeugen von Modi Da man oftmals im System zwischen

Abb.3: Erzeugen von Modi

Da man oftmals im System zwischen einzelnen Masken herumspringen muß, empfiehlt es sich, gleich noch einen zweiten Modus aufzumachen. Das hat auch den Vorteil, dass man nicht gleich komplett das System verläßt, sollte einmal eine Anwendung einen Modus schließen. Die Komponente "Finanzwesen" erfüllt die internationalen Anforderun- gen, die an ein externes Rechnungswesen einer Unternehmung gestellt werden. Insbesondere der offene, integrierte Datenfluß vereinfacht die finanzwirtschaftliche Entscheidungsfindung in hohem Maße. Die Rechnungserstellung soll allein in diesem Modul gezeigt werden. Normalerweise ist der Anstoß des Prozesses durch das SD-Modul (Ver- triebsmodul) Voraussetzung, wobei aufgrund einer Anfrage ein Waren- ausgang erfolgt und dieser dann fakturiert werden kann. Die Darstellung dieses Prozesses wurde aus Platz- und Zeitgründen weggelassen. Im R/3-System finden zwischen den verschiedenen Anwendungen alle Buchungen realtime statt, z.B. zieht eine Buchung im Nebenbuch

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"Kreditoren"

automatisch

eine

Gegenbuchung

im

Hauptbuch

nach

sich. 16

Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang (Forderungen, Anzahlungen, Wechsel u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen Kontoanalysen, Alarmreports, Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung. Der da- mit verbundene Schriftverkehr wird individuell gestaltet. Das gilt auch für Zahlungsmitteilungen, Saldenbestätigungen, Kontoauszüge oder Zinsbe- rechnungen.

16 Online – Dokumentation SAP/R3-System

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4.2.2 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rech- nungserstellung

Der Prozeß Rechnungserstellung startet mit der Bebuchung des Debito- renkontos, zu welchen man über den aufgeführten Pfad gelangt: Rech- nungswesen, Finanzwesen, Debitoren.

Pfad gelangt: Rech- nungswesen, Finanzwesen, Debitoren. Abb.4: Debitorenbuchhaltung Das System bietet also für

Abb.4: Debitorenbuchhaltung

Das System bietet also für Debitoren mehrere Funktionen an. Die Funk- tionen sind speziell auf den Geschäftsvorfall abgestimmt (z.B. Rechnun- gen oder Gutschriften) oder aber vereinfachen das Erfassen einer Viel- zahl von gleichartigen Belegen.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 30 Abb.5: Erstellen einer Rechnung Eine Voraussetzung für das Erstellen

Abb.5: Erstellen einer Rechnung

Eine Voraussetzung für das Erstellen der Rechnung ist das Vorhanden- sein bestimmter Stammdaten, z.B. eines Kunden und dessen Nummer. Ist ein Kunde nicht im System eingetragen, und handelt es sich voraussichtlich um einen einmaligen Kontakt, kann seine Adresse und die Bankdaten manuell unter den CPD-Debitoren erfaßt werden (CPD = Conto Pro Diverse). Im vorliegenden Fall wurde zuvor ein Kunde Meier angelegt mit der Nummer 1246.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 31 Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten In dieser Maske sind die

Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten

In dieser Maske sind die Mußfelder die Belegkopfdaten Belegdatum, Bu- chungsschlüssel (Default = 01: Sollbuchung) und Debitoren- Kontonum- mer (1246).

Der Buchungsschlüssel und das Abstimmkonto für die Debitorenkonto- nummer legen fest, welche Felder im nächsten Bild angezeigt werden.

Mit Enter oder OP Bearbeiten springt man in die nächste Maske.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 32 Abb.7: Debitorenposition hinzufügen Hier werden die Daten der ersten

Abb.7: Debitorenposition hinzufügen

Hier werden die Daten der ersten Belegposition eingegeben, nämlich Be- trag, Steuerkennzeichen, Zahlungsbedingungen und das Gegenkonto (Erlöse). Will man die Steuer herausrechnen lassen, muß das entspre- chende Feld markiert werden (wie im vorgeführten Fall, Feld „Steuer rechnen“). Die Höhe der Steuer richtet sich dabei nach dem eingegebenen Steuer- kennzeichen, die Steuersätze können in bestimmten Fällen auch manu- ell eingegeben werden (siehe nächste Seite). Der Buchungsschlüssel und die Kontonummer in der letzten Zeile eines Bildschirmbildes legen fest, welche Felder im nächsten Bild für die Eingabe einer Belegposition angezeigt werden.

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Gut zu sehen ist auch die einfache Handhabung des Skontos oder die Möglichkeit, Bemerkungen zur Rechnung oder einen abweichenden Bu- chungskreis einzugeben. Bestätigt wird die Maske wiederum mit Return, wonach noch einmal der Betrag bestätigt werden muß (mit „ * “ oder dem Betrag selbst) und schließlich die Buchung zunächst simuliert werden sollte, um das Saldo zu überprüfen.

Ist eine Position unklar, kann der Cursor dorthin gestellt werden und mit F1 die Hilfe zu diesem Feld angefordert werden. Wurden Tippfehler ge- macht können diese entweder hier ausgeglichen werden oder man bricht den Prozeß ab und startet ihn neu.

diese entweder hier ausgeglichen werden oder man bricht den Prozeß ab und startet ihn neu. Abb.8:

Abb.8: Beleg simulieren

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 34 Abb.9: Simulationsmaske Die Simulation zeigt übersichtlich alle

Abb.9: Simulationsmaske

Die Simulation zeigt übersichtlich alle Positionen der Buchung selbst und es ist damit leicht festzustellen, ob die richtigen Konten tangiert wurden und die Rechnung ausgeglichen ist. Insbesondere die Anzahl der Positi- onen und die Beträge im Soll und Haben werden auf einen Blick darge- stellt. Ist noch ein Restbetrag in der rechten unteren Ecke vorhanden kann nicht gebucht werden. Sollten die Konten nicht ausgeglichen sein, kann die Buchung neu eingegeben und damit der Beleg korrigiert wer- den. Ein „Zurückgehen“ und Ändern der Position ist an dieser Stelle nicht möglich.

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In dem vorgestellten Fall ist keine Position Steuer zu sehen, weil das

Steuerkennzeichen A3 gewählt Umsatzsteuerfrei):

EG-

wurde

(die

Ware

ist

A3 gewählt Umsatzsteuerfrei): EG- wurde (die Ware ist Abb.10: Steuerkennzeichen Ist alles ausgeglichen, kann der

Abb.10: Steuerkennzeichen

Ist alles ausgeglichen, kann der Beleg gebucht

EG- wurde (die Ware ist Abb.10: Steuerkennzeichen Ist alles ausgeglichen, kann der Beleg gebucht Abb.11: Buchen

Abb.11: Buchen des Belegs

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…und eine Belegnummer ganz unten in der Maske erzeugt werden.

eine Belegnummer ganz unten in der Maske erzeugt werden. Abb.12: Erzeugen der Belegnummer Anschließend ist die

Abb.12: Erzeugen der Belegnummer

Anschließend ist die Maske schon bereit, sofort die nächste Position o- der eine manuelle Verrechnung aufzunehmen. Falls Posten zu mahnen sind, kann die entsprechende Stelle im Unternehmen informiert werden, um eine maschinelle Mahnung in Gang zu setzen. Auch interne Umbu- chungen mit oder ohne Ausgleich können von dieser Maske aus sofort gestartet werden.

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37

4.2.3

Geschäftsprozeßkette

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 37 4.2.3 Geschäftsprozeßkette

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision

38

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 38

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision

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Vom Funktionsumfang entspricht ein Prozeß häufig einer Transaktion des R/3-System, kann aber auch( wie z.B. im Fall des Prozesses Faktu- rabearbeitung oder im vorliegenden Fall) mehrere Transaktionen umfas- sen.

Der Prozeß dieses Szenarios ist direkt dem SAP/R3 Referenzmodell entnommen, wo alle Prozesse untereinander zeitlich-logisch durch Wegweiser verbunden sind. Er enthält daher alle Möglichkeiten der Bu- chung einer Rechnung.

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4.3 Navision

4.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Rechnungs- erstellung

Zunächst erscheint dem Benutzer das Hauptmenü von Navision Financi- als (Abb. 1).

Benutzer das Hauptmenü von Navision Financi- als (Abb. 1). Abb.13 : Hauptmenü Der Geschäftsprozeß Rechnung

Abb.13 : Hauptmenü

Der Geschäftsprozeß Rechnung schreiben wird bei Navision Financials im Modul Debitoren & Verkauf abgebildet (Abb. 2).

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 41 Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf Um eine Rechnung schreiben zu

Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf

Um eine Rechnung schreiben zu können, ist zunächst das Erstellen ei- nes Angebotes erforderlich.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 42 Abb.15: Verkaufsangebot Um einen neuen Verkaufsbeleg zu erstellen,

Abb.15: Verkaufsangebot

Um einen neuen Verkaufsbeleg zu erstellen, müssen zuerst der Ver- kaufskopf und anschließend die Verkaufszeilen ausgefüllt werden. Die erforderlichen Daten werden daraufhin automatisch vom Belegkopf in die entsprechenden Zeilen übertragen.

Um ein Angebot generieren zu können, wird als erstes ein Debitor be- stimmt, der die Waren bestellt. Durch diesen Vorgang werden gleichzei- tig relevante Felder auf den anderen „Reitern“ gefüllt.

Der Verkaufskopf enthält alle für den Debitor relevanten Belegdaten, wie beispielsweise Name, Liefer- und Rechnungsadresse, Belegnummer und -datum. Während der Buchung übernimmt die Anwendung die Daten aus dem Verkaufskopf.

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Die in den Verkaufszeilen enthaltenen Daten (wie z.B. Artikelnummer, Menge und Preis) werden aus der gebuchten Verkaufszeile kopiert.

Die Felder eines Verkaufskopfes oder einer Verkaufszeile können nicht geändert werden, wenn die Rechnung bereits gebucht wurde. Nachdem ein Verkaufskopf und die damit verbunden Zeilen in einem Angebot ausgefüllt wurden, kann ein Auftrag erstellt werden, indem die Schaltfläche Auftrag erst. angeklickt wird.

Auftrag erstellt werden, indem die Schaltfläche Auftrag erst. angeklickt wird. Abb.16: Angebot in Auftrag übernehmen?

Abb.16: Angebot in Auftrag übernehmen?

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 44 Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen Abb.18: Verkaufsauftrag

Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 44 Abb.17: Angebot in Auftrag übernommen Abb.18: Verkaufsauftrag

Abb.18: Verkaufsauftrag

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Nachdem der Verkaufskopf und alle betreffenden Verkaufszeilen ausge- füllt wurden, muß der Beleg gebucht werden, um eine Rechnung ausstel- len zu können.

Die Verkaufsrechnung wird erzeugt, wenn auf dem Verkaufsauftrag "Bu- chen" und anschließend eine der folgenden Optionen gewählt werden:

"Liefern"; "Fakturieren"; "Liefern und Fakturieren".

"Fakturieren"; "Liefern und Fakturieren". Abb.19: Liefern und Fakturieren Bei der Buchung einer

Abb.19: Liefern und Fakturieren

Bei der Buchung einer Verkaufsrechnung wird ein entsprechender Ver- kaufsbeleg erstellt, den der Benutzer im Hauptmenü über "Debitoren & Verkauf", "Gebuchte Rechnungen" aufrufen kann.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 46 Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung Aus der auf die Weise erzeugten

Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung

Aus der auf die Weise erzeugten Verkaufsrechnung kann im folgenden der entsprechende Verkaufsbeleg erzeugt werden (Abb. 9).

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 47 Abb.21: Verkaufsbeleg Der Vorgang Rechnungserstellung ist damit im

Abb.21: Verkaufsbeleg

Der Vorgang Rechnungserstellung ist damit im System abgeschlossen.

Je nach Lieferzeit treffen daraufhin die Waren beim Unternehmen (hier:

Auto-Günther KG) ein.

Nun kann die im System gespeicherte Verkaufsrechnung wieder aufge- rufen werden, um den Zahlungseingang zu verbuchen.

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Angebot ist zu erstellen
Angebot ist
zu erstellen
in SAP und Navision 48 Angebot ist zu erstellen Verkaufskopf ausfüllen Verkaufszeilen ausfüllen
in SAP und Navision 48 Angebot ist zu erstellen Verkaufskopf ausfüllen Verkaufszeilen ausfüllen

Verkaufskopf

ausfüllen

48 Angebot ist zu erstellen Verkaufskopf ausfüllen Verkaufszeilen ausfüllen Debitor ist zu bestimmen XOR
48 Angebot ist zu erstellen Verkaufskopf ausfüllen Verkaufszeilen ausfüllen Debitor ist zu bestimmen XOR
48 Angebot ist zu erstellen Verkaufskopf ausfüllen Verkaufszeilen ausfüllen Debitor ist zu bestimmen XOR

Verkaufszeilen

ausfüllen

Debitor ist zu bestimmen XOR automatisch manuell vergeben eintragen
Debitor ist zu
bestimmen
XOR
automatisch
manuell
vergeben
eintragen
XOR
XOR
XOR automatisch manuell vergeben eintragen XOR Produkt ist zu bestimmen Menge ist zu bestimmen
Produkt ist zu bestimmen
Produkt ist zu
bestimmen
Menge ist zu bestimmen
Menge ist zu
bestimmen
Verkaufszei- len sind aus- efüllt
Verkaufszei-
len sind aus-
efüllt
manuell vergeben eintragen XOR Produkt ist zu bestimmen Menge ist zu bestimmen Verkaufszei- len sind aus-

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5. Geschäftsprozeß Zahlungseingang

5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschäfts- prozesses Zahlungseingang

Nachdem die Rechnung den Leistungsempfänger erreicht hat, wird der Geldbetrag übereignet, und trägt damit zum Erfolg des Unternehmens bei (außer wenn der Leistungsempfänger zahlungsunfähig ist). Dabei kann die Übereignung auf verschiedene Arten erfolgen:

Barzahlung

Überweisung

Scheckzahlung

Wechselausstellung

Kreditbriefe u.s.w.

Die folgenden Beispiele beginnen zu dem Zeitpunkt, wo das leistungs- erstellende Unternehmen die Geldmittel eingenommen oder den Gewinn realisiert hat, sie also verbuchen darf (§252 HGB).

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5.2 SAP

5.2.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungs- eingang

Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, daß der Betrag sofort, also ab- züglich Skonto bezahlt wurde. Diese Transaktion wird hier lediglich so beschrieben, wie ihn unser Beispielfall vorgibt, wir gehen also nicht auf alle einzelnen Möglichkeiten ein. Der Zahlungseingang wird wie folgt gebucht. Voraussetzung für einen Zahlungseingang ist eine offene Rechnung, die wir im Prozeß zuvor eingegeben haben.

für einen Zahlungseingang ist eine offene Rechnung, die wir im Prozeß zuvor eingegeben haben. Abb.22: Zahlungseingang

Abb.22: Zahlungseingang

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 52 Abb.23: Eingeben der Kopfdaten Da die Rechnung am selben Tag

Abb.23: Eingeben der Kopfdaten

Da die Rechnung am selben Tag bezahlt wurde wie sie gebucht wurde wird ein Skonto eingeräumt (festgelegt mit der Eingabe der Zahlungsbe- dingungen während der Rechnungserstellung, siehe Abb. 6) und deshalb als Betrag nur DM 485 angegeben. Als Bankkonto wird die Nummer 113646 festgestellt, sowie als Debitor die Nummer 1246 eingegeben. Alle Eingaben werden mit Enter bestätigt.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 53 Abb.24: Bearbeitung offener Posten Sollte ein Fehlbetrag oder ein zu

Abb.24: Bearbeitung offener Posten

Sollte ein Fehlbetrag oder ein zu hoher Betrag angegeben worden sein, so kann dies in dieser Maske korrigiert werden. Hier wird auch noch einmal der ausgewählte Skonto-Prozentsatz und evtl. der Differenzbe- trag ausgewiesen, welcher ebenfalls in dieser Maske ausgeglichen wer- den kann.

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Da wir das Skonto bereits abgezogen haben ist unser Betrag bereits ausgeglichen und die Buchung kann sofort simuliert werden. Im Detail

gibt die Online Dokumentation zu kunft: 17

Zahlungsdifferenzen folgende Aus-

„Beim Ausgleichen können Zahlungsdifferenzen auftreten. Dies ist dann der Fall, wenn Ihr Kunde zu wenig zahlt oder unberechtigten Skonto ab- gezogen hat. Wenn die Differenzen nicht zu groß sind, werden Sie in der Regel die alte Forderung ausgleichen und die Differenz buchen. Wie die Differenzen zu buchen sind, legen Sie fest. Sie haben folgende Möglich- keiten:

Bei kleinen Differenzen wird automatisch der Skonto korrigiert oder auf ein separates Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Sie müssen definieren, bis zu welchem Betrag Differenzen so gebucht werden sollen. Dazu geben Sie Toleranzbeträge und prozentuale Grenzen an.

Liegt die Differenz über diesen Toleranzen, können Sie in die Teilzahlungs- oder in die Restpostenverarbeitung wechseln und dort die Differenz eingeben. Bei einer Teilzahlung werden die ur- sprünglichen Forderungen nicht ausgeglichen und die Zahlung mit Rechnungsbezug gebucht. Bei einem Restposten gleicht das Sys- tem die alte Forderung aus und bucht die Differenz als Restposten auf dem Debitorenkonto.

17 vgl. SAP- Online Dokumentation

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 55 Abb.25: Zahlungsdifferenz ”
Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 55 Abb.25: Zahlungsdifferenz ”

Abb.25: Zahlungsdifferenz

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 55 Abb.25: Zahlungsdifferenz ”

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 56 Abb.26: Beleg simulieren Abb.27: Belegpositionen überprüfen

Abb.26: Beleg simulieren

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 56 Abb.26: Beleg simulieren Abb.27: Belegpositionen überprüfen

Abb.27: Belegpositionen überprüfen

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Hier läßt sich auf einen Blick erkennen, daß alle tangierten Positionen ausgeglichen sind. Es kann also gebucht werden. Das Programm bietet sogleich die Eingabe der nächsten Position (unten) an.

sogleich die Eingabe der nächsten Position (unten) an. Abb.27: Beleg buchen Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis

Abb.27: Beleg buchen

der nächsten Position (unten) an. Abb.27: Beleg buchen Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis Das System erzeugt den

Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis

Das System erzeugt den Beleg, schreibt die Verkehrszahlen der beteilig- ten Konten fort und teilt die ggf. intern vergebene Belegnummer mit. Der Belegnummer sollte anschließend notiert werden um sie bei Rück- fragen immer parat zu haben.

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5.2.2 Graphische Beschreibung

Offene Rechnung vorhanden Kopfdaten eintragen
Offene Rechnung
vorhanden
Kopfdaten
eintragen
Skonto fällig? Nein Ja X OR X OR Skonto rechnen Betrag abzgl. Skonto lassen eintragen
Skonto fällig?
Nein
Ja
X
OR
X
OR
Skonto rechnen
Betrag
abzgl.
Skonto
lassen
eintragen
X
OR
Simulationsmaske
inkorrekt
X
OR
Simulationsmaske
Automatische
Positionen
manuell
korrekt
Korrektur
korrigieren
Beleg buchen und
Belegnummer
notieren

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5.3 Navision

5.3.1 Beschreibung des Geschäftsprozesses Zahlungs- eingang

Um den Zahlungseingang verbuchen zu können, ist ebenfalls wieder das Modul Debitoren & Verkauf aufzurufen. Jedem Zahlungseingang geht eine gebuchte Rechnung voraus, deshalb muß der Benutzer nun den Befehl Gebuchte Rechnungen anwählen.

Rechnung voraus, deshalb muß der Benutzer nun den Befehl Gebuchte Rechnungen anwählen. Abb.29: Debitoren & Verkauf

Abb.29: Debitoren & Verkauf

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Hier kann dann unter Rechnung – Posten die entsprechende Rechnung, welche ausgeglichen werden soll, ausgewählt werden.

welche ausgeglichen werden soll, ausgewählt werden. Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung Um die gebuchte Rechnung

Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung

Um die gebuchte Rechnung auszugleichen, muß der Benutzer im Fens- ter Geb. Verkaufsrechnung auf Navigate gehen.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 61 Abb.31: Navigate Im Fenster Navigate wird die Zeile Debitorenposten

Abb.31: Navigate

Im Fenster Navigate wird die Zeile Debitorenposten markiert und dann wird der Befehl Anzeigen benutzt.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 62 Abb.32: Debitorenposten Nun kann der Benutzer über den Befehl

Abb.32: Debitorenposten

Nun kann der Benutzer über den Befehl Ausgleich die Buchung ausglei- chen.

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Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 63 Abb.33: Debitorenpostenausgleich

Abb.33: Debitorenpostenausgleich

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 63 Abb.33: Debitorenpostenausgleich

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Abb.34: Ausgleich buchen?

Geschäftsprozeßvergleiche in SAP und Navision 64 Abb.34: Ausgleich buchen? Abb.35: Ausgleich gebucht

Abb.35: Ausgleich gebucht

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5.3.2 Graphische Beschreibung

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6.

Fazit

Die untersuchten Geschäftsprozesse Rechnungserstellung und Zah- lungseingang sollen abschließend einer Bewertung unterzogen werden.

Die Auswahl der beiden gewählten Geschäftsprozesse ergab sich aus der für Unternehmen grundsätzlichen Bedeutung und dem Zusammen- hang, den die beiden darstellen. Der Rechnungserstellung folgt der Zah- lungseingang. Somit wird auch der Aufbau zweier Geschäftsprozesse im jeweiligen Programm verdeutlicht.

Bei der Betrachtung des Geschäftsprozesses Rechnungserstellung in Navision und SAP ergibt sich folgendes Bild:

In SAP kann die Erstellung einer Rechnung erfolgen, ohne daß eine An- gebotserstellung zuvor zwingend erforderlich ist. Das Programm ermög- licht also eine Direkteingabe der Rechnungsdaten. Navision dagegen verlangt zur Erstellung einer Rechnung die Eingabe von Daten zur An- gebotserstellung.

Außerdem ist die Behandlung der Steuer in beiden Programmen sehr unterschiedlich. Im SAP kann die Steuer kundenbezogen eingegeben werden (schon beim Anlegen der Stammdaten für einen Kunden), oder auch später während der Rechnungseingabe, wo sie auch noch einmal manuell verändert werden kann. Für eine gute Übersichtlichkeit sind

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extra dafür Steuertabellen eingerichtet, die vom Unternehmen per Customizing geschaffen werden. Bei Navision Financials wurde die Steuer direkt vom Programm berechnet. Diese Automatisierung soll dem Benutzer die Eingabe erleichtern, eine Abänderung des Steuerbetrages in der „Hintergrundberechnung“ ist jederzeit möglich.

Bezüglich des Zahlungseingangs weisen beide Systeme eine hohe Ü- bereinstimmung in der Handhabung auf. Die Eingabe wie auch die Be- schaffung bereits bestehender Daten ist sowohl in Navision wie auch in SAP als positiv zu bewerten. Daraus läßt sich ableiten, daß beide Pro- gramme, bezogen auf den Zahlungseingang, keine schwerwiegenden Schwachstellen aufweisen und somit ein reibungsloser Ablauf der Bear- beitung des Zahlungseingangs sichergestellt werden kann.

Die Anpassung des Programms an das Unternehmen wird von SAP standardisiert („Customizing“).

Abschließend kann somit festgestellt werden:

SAP bietet allein vom Umfang der Software ein wesentlich größeres vor- gefertigtes Potential als Navision. Jedoch ist SAP für viele Unternehmen zu umfangreich um es in der Praxis wirkungsvoll einsetzen zu können, von den Kosten ganz abgesehen.

Navision bietet zwar nicht die Ausführlichkeit, die SAP darstellt, aber es erlaubt, durch umfangreiche Nachprogrammierungsmöglichkeiten das Programm individuell an das eigene Unternehmen anzupassen. Dabei

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werden bei Navision Programmteile eher hinzuprogrammiert, während sie bei SAP inaktiviert oder umprogrammiert werden müssen. Navision stellt also für vergleichsweise kleinere Unternehmen eine durchaus sinn- volle Lösung dar, während bei großen Unternehmen nicht alle Bereiche mit dem Programm abgedeckt werden.

Während SAP als Komplettlösung bzw. Programm mit Funktionsüber- hang darauf aus ist, alle möglichen Geschäftssituationen seiner Kund- schaft miteinzubeziehen, geht Navision davon aus, daß das Programm bei Auftauchen eines andersartigen Geschäftsprozesses immer noch umprogrammiert werden kann.

Insgesamt fällt bei den Masken der SAP Rechnungserstellung schnell auf, daß SAP mehr Möglichkeiten für die Eingabe vorsieht (eine Rech- nung kann sofort einem Profit Center zugeschrieben werden, muß aber nicht; die Steuer kann in diversen Masken auf sehr unterschiedliche Weisen heraus- oder hinzugerechnet werden u.s.w.). Damit erscheint das SAP-System größer und vielseitiger als Navision.

Trotz aller Unterschiede ist zu berücksichtigen, daß beide Programme kompatibel sind. So kann auf Konzernebene das SAP- System verwen- det werden, während in einzelnen Tochtergesellschaften Navision zum Einsatz kommen kann.

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Literaturverzeichnis

Bücher

Fink, A.; Schneidereit, G.; Voß, S., Grundlagen der Wirtschaftsinforma- tik, Heidelberg, 2001

Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bau- steine der Wirtschaftsinformatik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000

Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000

Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997

Merterns,P.; Bodendorf, F.; König, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grund- züge der Wirtschaftsinformatik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio, 2000

Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Sys- tems SAP – R / 3, Braunschweig; Wiesbaden, 1995

Zilahi – Szabó, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, München; Wien; Oldenbourg, 1998

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Sonstige Literatur:

Navision Handbuch – Einführung

SAP- Online Dokumentation

www.Navision.de (Wir über uns)