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SAP Best Practices

- vorkonfigurierte Prozesse für KMU –


schnell und kostengünstig eingeführt.

Vortrag am Event
Das "i" des Kolumbus - Power Systems mit IBM i
Zürich, 18. Mai 2011

Thomas Burkhardt, Sales Executive


Agenda

18. Mai 2011 Folie 2


Agenda

18. Mai 2011 Folie 3


AGILITA stellt sich vor…

Standorte:
Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1
CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern

Rechtsform: Aktiengesellschaft
Gründungsdatum: 28. Juni 2005

Schwesterfirma als SAP Service-Partner


ABILITA AG, 8105 Regensdorf

Partnerkonzept:
Die Gründer und Aktionäre sind aktive
Mitarbeiter der Unternehmung.

WEB
www.agilita.ch

Anzahl Mitarbeiter
55 Mitarbeiter

Sandra Völler Kurt Spichiger


Geschäftsführerin Geschäftsführer

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Unsere Partnerschaften

ABILITA AG
SAP Service-Partner

 Crystal Reports
Als SAP Service Partner unterstützen
wir unsere Kunden bei der Auswahl, der  WebIntelligence
Einführung, der Optimierung und dem  Xcelsius
Betrieb von SAP Lösungen
 Live Office
 BO Explorer

AGILITA AG
SAP Channel-Partner

 SAP Business All-in-One


 SAP Best Practices  ELOoffice
 SAP Releasewechsel  ELOprofessional
 SAP Betriebssupport  ELOenterprise

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Unsere Branchenkompetenz

Energieversorger
Facility
& Dienstleister Handel & Industrie Management
Recycling

 Medizinaltechnik
 Grosshandel
 Energieproduzenten
 Projektfertiger  Apparatebau
 Corporates
 Stromhandel
 IT Dienstleister  Serienfertiger
 Facility Manager
 Stromtransport
 Personaldienstleister  Bauzulieferer
 Drittverwaltungen
 Energieverteilung
 Konsumgüter
 Bauunternehmung

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Unsere Dienstleistungen

Energieversorger
Facility
& Dienstleister Handel & Industrie Management
Recycling

Prozessberatung
SAP Einführungen mit SAP Best Practices / Baseline
SAP Optimierungen / Reverse Business Engineering

SAP Business Intelligence / SAP BusinessObjects

Document Services mit ELO

Betrieb und Support

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Unsere Kunden (Auszug)

Fertigung Handel Dienstleistung

1‘000 +
Mitarbeiter

500
Mitarbeiter

200
Mitarbeiter

100
Mitarbeiter

50
Mitarbeiter
Immobilien

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Agenda

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Geschäftsprozesse und ERP Budgets

Kernprozesse in einem Produktionsunternehmen …

… mit 1‘000 Mitarbeitern … mit 100 Mitarbeitern

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Bündelung der Prozesse in Best Practices Szenarien,
Bereitstellung für den KMU

SAP Best Practices Szenarien


„Prozessbibliothek“

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Agenda

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Das (E)i des Kolumbus:
SAP Best Practice Ansatz

• SAP hat die während über 30 Jahren


gesammelte Prozesserfahrung von Hunderten
von grossen und kleinen Kunden aus der
ganzen Welt in so genannte Best Practice
Szenarien gebündelt. Sie bestehen aus: Kosten
- allen erforderlichen System-Voreinstellungen Pragmatische
Methodik
- wieder verwendbaren Dokumentationen
- Tools zur Projektbeschleunigung
SAP
Best
Practices
Umfassende Bewährte
Dokumentation Vorkonfiguration
Zeit Risiko
• So können ERP Kernprozesse mit geringem
Implementierungsaufwand und kostengünstig
eingeführt werden.

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SAP Best Practices Szenarien (1/2) www.agilita.ch

Rechnungswesen und Controlling


Hauptbuch (N156) Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhal- Periodenabschluss in Cash Management Anlagenbuchhaltung Anlagenzugang durch
(N157) tung (N158) der Finanz- (N160) (N162) Direktaktivierung (N163)
buchhaltung (N159)
Anlagenzugang für Gemeinkosten- F&E-Innenaufträge- Innenaufträge Mar- Segmentberichterstat-
Anlagen im Bau – Inve- Controlling-Ist (N184) Ist (N185) keting & sonst. Ge- tung (N166)
stitionsanträge (N164) meinkosten -Ist (N186)
Operativer Jahresplan und Prognose
Absatzmengenbudgetie- SOP / Übergabe Planung des Allgemeine Fertigungskosten- F&E- Standardkostenbe-
rung, Erlösplanung (N172) Langfristplanung an Einkaufsmaterial- Kostenstellenpla- stellenplanung (N176) Innenauftragsplanung rechnung (N178)
LIS/PIS/ Kapazität (N173) preises (N174) nung (N175) (N177)

Quartalsplan und Periodenabschluss Bestandsbewertung Muster- und Periodenabschlussaktivi


Absatzmengenprognose „Allgemein“ (Werk) (N181) für Jahresabschluss Simulationskalkula- täten (N224)
mit CO-PA (N179) (N182) tion (N187)
Beschaffungsprozess
Beschaffungsangebot Einkauf von Beschaffung ohne Beschaffungskon- Einkauf Fremdleistung Einkauf Dienstleistung Interne Beschaffung m.
(N128) Verbrauchsmaterial QM (N130) trakt (N133) (N208) (N209) firmenübergreifender
(N129) Umlagerung (N141)
Konsignationsabwick-lung Lohnbearbeitung (N138) Lieferantenretoure QM für Beschaffung Chargenverwaltung Bestandsverwaltung, Umlagerung mit
mit Lieferanten (N139) (N136) mit Lieferanten- (N117) Nacharbeit, Aus-schuss, Lieferung (N134)
beurteilung (N127) Sperre (N131)
Umlagerung ohne Inventur/Inventurzäh-
Lieferung (N135) lung mit Bestands-
korrektur (N137)
Auftragsabwicklung
Kundenangebot (N112) Verkauf ab Lager - Tresenverkauf (N113) Lean Warehouse Kostenlose Lieferung Streckengeschäft mit Streckengeschäft ohne
Telefonverkauf (N109) Management (N124) (N110) Lieferavis (N107) Liefaravis (N114)
Kundenauftragsabwick- Verkauf von Nicht- Konsignation mit Mehrfirmenverwal- Leihgutabwicklung Kreditmanagement Abwicklung von
lung mit Anzahlung (N201) Lagerware (N115) Kunden (N119) tung (N123) (N120) (N108) Lastschriften (N116)
Gutschriftsabwicklung Chargenrückruf (N122) Retouren und Periodenabschluss Kundenauftragsab- Rabattabwicklung
(N204) Reklamationen (N111) SD (N203) wicklung mit Sammel- Naturalrabatt (N121)
fakturierung (N205)

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SAP Best Practices Szenarien (2/2) www.agilita.ch

Produktionsplanung und Steuerung


Logistikplanung (N144) Diskrete Fertigung Lagerfertigung – Kundeneinzelferti- Kundeneinzelfertigung Serienfertigung (N149) PP-Lohnbearbeitung
(N145) Prozessindustrie (N146) gung mit Varianten- ohne Varianten- (Fremdbearbeitung)
konfiguration (N147) konfiguration (N148) (N150)
Nacharbeitsabwicklung -
unfertige Produkte in der
Fertigung (N202)
Produktlebenszyklus
PLM – interne Produkt-
entwicklung (N210)
Dienstleistungen für Projekte und Service
Adhoc Beratung zum Kundenauftrag mit Interne Instandhaltung Service mit Servicekontrakt mit Serviceabwicklung Periodische
Festpreis (N194) Festpreis und (N193) aufwandbezogener periodischer Fakturierung zum Festpreis (N200) Dienstleistungen (N112)
aufwandbezogener Fakturierung (N198) (N199)
Fakturierung (N195)
Reparaturen im Lager Periodensabschluss Projekt mit Festpreis Internes Projekt (N197)
(N217) Serviceaufträge (N189) und aufwandbezo-
gener Fakturierung
(N196)
Human Capital Management / Travel Management
Zeiterfassung (N211) Reisekostenabrech- Personaladministra-tion Personalzeitwirt-
nung (N191) & Lohnbrechnung CH schaft – Präsenzzeit
(AGPY) (AGPT)
Analytische Funktionen
SAP ERP Berichte für das SAP ERP Berichte für BEx Analyzer (N132)
Rechnungswesen (N221) die Logistik (N222)

Branchenspezifische-Ergänzungsszenarien

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Agenda

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Fallbeispiel: Roth Planzen AG & Zulauf AG

Baumschule Baumschule
& Gartencenter & Gartencenter
8593 Kesswil 5107 Schinznach
65 Mitarbeiter 150 Mitarbeiter
www.rothpflanzen.ch www.zulaufquelle.ch

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Roth Planzen AG

• Die Roth Pflanzen AG ist ein unabhängiges Schweizer


Unternehmen für den Handel von Pflanzen und als Baumschule für
die Produktion von Bäumen, Stauden und weiteren Pflanzen.
• Eine breite Produktpalette an Pflanzen und Hartware (Geräte,
Werkzeuge), sowie lösungsorientierte Dienstleistungen stehen den
Kunden zur Verfügung.
• Die Hauptaktivitäten der Roth Pflanzen AG sind
- Handel en gros
- Handel Gartenbauer
- Objekt Geschäft
- Gartencenter (Verkauf privat)
- Baumschul-Produktion

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ERP Situation 2006

IST
• AS/400
• Selber weiterentwickelte Software
• Buchhaltung mit Schnittstellen
• Produktion nicht von EDV unterstützt

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ERP Situation 2006

SOLL
• Plattformunabhängige Lösung – IBM System i bevorzugt
• 1 integrierte Lösung für alle Bereiche
• ERP mit integriertem PPS
• Prozesssicherheit
• Controlling / Profit Center Rechnung
• EDI mit Kunden
• Application Sharing mit
mit Zulauf AG, Schinznach

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SAP Best Practices Szenarien (1/2) www.agilita.ch

Rechnungswesen und Controlling


Hauptbuch (N156) Debitorenbuchhaltung (N157) Kreditorenbuchhaltung (N158) Periodenabschluss in der Cash Management (N160) Anlagenbuchhaltung (N162) Anlagenzugang durch
Finanzbuchhaltung (N159) Direktaktivierung (N163)

Anlagenzugang für Anlagen im Bau Gemeinkosten-Controlling-Ist (N184) F&E-Innenaufträge-Ist (N185) Innenaufträge für Mark-eting und Segmentbericht-erstattung (N166)
(Investi-tionsanträge) (N164) sonstige Ge-mein-kosten-Ist
(N186)
Operativer Jahresplan und Prognose
Absatzmengenbudgetie-rung und SOP durch Übergabe der Planung des Allgemeine Kostenstellenplanung Fertigungskostenstellenpla-nung (N176) F&E-Innenauftrags-planung (N177) Standardkostenberech-nung (N178)
Übergabe an SOP (N172) Langfristplanung an LIS/PIS/ Einkaufs-ma-te-rial-preises (N174) (N175)
Kapazität (N173)
Quartalsplan und Periodenabschluss „Allgemein“ Bestandsbewertung für Muster- und Periodenabschlussaktivitäten (N224)
Absatzmengenprognose mit CO-PA (Werk) (N181) Jahresabschluss (N182) Simulations-kalkulation (187)
(N179)
Beschaffungsprozess
Beschaffungsangebot (N128) Einkauf von Ver-brauchs--material Beschaffung ohne QM (N130) Beschaffungskontrakt (N133) Einkauf Fremdleistung (N208) Einkauf Dienstleistung (N209) Interne Beschaffung mit
(N129) firmenübergreifender Umlagerung
(N141)
Konsignationsabwicklung mit Lieferanten Lohnbearbeitung (N138) Lieferantenretoure (N136) QM für Beschaffung mit Chargenverwaltung (N117) Bestandsverwaltung, Nacharbeit, Umlagerung mit Lieferung (N134)
(N139) Lieferanten-beur-teilung (N127) Aus-schuss, Sperre (N131)

Umlagerung ohne Lieferung (N135) Inventur/Inventurzäh-lung mit


Bestands-korrektur (N137)

Auftragsabwicklung
Kundenangebot (N112) Telefonverkauf (N109) Tresenverkauf (N113) Lean Warehouse Management Kostenlose Lieferung (N110) Streckengeschäft mit Lieferavis Streckengeschäft ohne Liefaravis
(N124) (N107) (N114)
Kundenauftragsabwicklung mit Anzahlung Verkauf von Nicht-Lagerware (N115) Konsignationsabwick-lung mit Mehrfirmenverwaltung (N123) Leihgutabwicklung (N120) Kreditmanagement (N108) Abwicklung von Lastschriften (N116)
(N201) Kunden (N119)
Gutschriftsabwicklung (N204) Chargenrückruf (N122) Retouren und Reklama-tionen (N111) Periodenabschluss SD (N203) Kundenauftragsabwicklung mit Rabattabwicklung Naturalrabatt
Sammel-fakturierung (N205) (N121)

Produktionsplanung und Steuerung


Logistikplanung (N144) Diskrete Fertigung (N145) Lagerfertigung – Prozessindustrie Kundeneinzelfertigung mit Kundeneinzelfertigung ohne Serienfertigung (N149) PP-Lohnbearbeitung
(N146) Varianten-kon-figu-ra-tion (N147) Varianten-konfigu-ra-tion (N148) (Fremdbearbeitung) (N150)

Nacharbeitsabwicklung (unfertige
Produkte in der Fertigung) (N202)
Produktlebenszyklus
PLM – interne Produktentwicklung (N210)

Dienstleistungen für Projekte und Service


Adhoc Beratung zum Festpreis (N194) Kundenauftrag mit Festpreis und Interne Instandhaltung (N193) Service mit auf-wand-bezogener Servicekontrakt mit periodischer Serviceabwicklung zum Festpreis Periodische Dienstleistungen (N112)
aufwandbezogener Fakturierung Fakturierung (N198) Fakturierung (N199) (N200)
(N195)
Reparaturen im Lager (N217) Periodensabschluss Serviceaufträge Projekt mit Festpreis und Internes Projekt (N197)
(N189) aufwandbezo-ge-ner Fakturierung
(N196)
Human Capital Management / Travel Management
Zeiterfassung (N211) Reisekostenabrech-nung (N191) Personaladministration & Personalzeitwirtschaft –
Lohnabrechnung CH (AGPY) Präsenzzeit (AGPT)
Analytische Funktionen
SAP ERP Berichte für das SAP ERP Berichte für die Logistik BEx Analyzer (N132)
Rechnungswesen (N221) (N222)
Branchenspezifische-Ergänzungsszenarien
Wertschöpfungskette für Milchprodukte Handling Unit Mana-gement für
(GE1) Lebens-mittelsicherheit (G67)

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Agenda

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Best Practice Configurator für
ERP Lösungen www.agilita.ch

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Jedes Best Practice Szenario ist vollständig dokumentiert

Ablaufdiagramm

Konfigurationsleitfaden
Ablaufbeschreibung

http://www.sapconfigurator.com/sapcfg/build/index.html?lang=de&p=agil&cntry=ch2

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Output E-Mail aus dem Configurator:
Ausgewählter Prozessumfang & Kostenschätzung

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Wie realistisch ist die Kostenschätzung
aus dem Configurator?

Frage Antwort

Ist der berechnete Der Preis ist ein erstes Richtangebot, jedoch durchaus genau,
Configurator-Preis ein sofern der Kunde in seinem Projekt möglichst nahe am
verbindliches Angebot von ausgewählten, voreingestellten Prozess- und Funktionsumfang
AGILITA an den bleibt.
Interessenten?

Was ist die  Langjährige KMU Projekterfahrungen von SAP und AGILITA
Kalkulationsgrundlage des  Diverse ERP Studien, z.B.
Schätzung und Beeinflussung der Kosten von ERP-Systemen in Schweizer KMU von Thomas Widmer
SAP Solution Configurator? Diss., Technische Wissenschaften, Eidgenössische Technische Hochschule ETH Zürich, Nr. 15630, 2004
http://e-collection.ethbib.ethz.ch/show?type=diss&nr=15630

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Wie realistisch ist die Kostenschätzung
aus dem Configurator?

Frage Antwort

Zu welchem Preis wird das Erfahrungsgemäss etwa 10 – 30% über den im Configurator
Projekt zum Schluss geschätzen Dienstleistungskosten.
effektiv realisiert?

Woher kommen die Deltas • z.B. wenn die Organisationsstruktur aus mehreren Firmen
zur Schätzung aus dem besteht.
Configurator? • aus den Anpassungen der Prozesse/Szenarien mittels
Customizing.
• aus branchenspezifischen Spezialprozessen, welche in mit den
Szenarien nicht abgebildet sind.
• aus kundenindividuellen Anforderungen, welche meist mittels
Customizing, manchmal via Programmierung, umgesetzt werden,
z.B. besondere Auftragsmasken, Reports oder Formulare.
Wie werden die Deltas Mittels Delta-Workshops werden die Abweichungen identifiziert,
ermittelt? dokumentiert, bewertet, priorisiert und verbindlich geschätzt.

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Agenda

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Einige ERP Besonderheiten Pflanzenhandel /
Baumschule

• Die Parzellen/Beete sind „am Boden liegende“


Hochregallager, darauf basiert die Lagerplatzverwaltung.
• Die Lagerplätze werden durch langlaufende
Fertigungsaufträge (wachsende Pflanzen, z.T. über
mehrere Jahre) belegt.
• Die Instandhaltung (giessen, düngen, …) erfolgt an
einem Produkt (Baum), welches sich immer noch im
Produktionsprozess befindet.
• Umkehr der klassischen Produktionslogistik: Nicht die
Produkte „gehen“ zu den Arbeitsplätzen, sondern die
Instandhaltungs-Arbeitsplätze „kommen“ zu den
Produkten.
• Die wertschöpfenden Tätigkeiten und damit verbundene
Kosten können nur mit eingeschränkter Genauigkeit
einem einzelnen Produkt („Baum“) zugeordnet werden -
„Giesskannenprinzip“

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ERP Logistik im Gartencenter (schematisch):
Fertigungsauträge, Lagerplätze, Instandhaltungsaufträge

Aussenquartier
IH-Auftrag 400001  Düngen
Totalkosten: CHF 150.—
FAUF Abrechnungsvorschrift automatisch
100001  CHF 15.-- (Anteil)
100023
100005  CHF 25.--
100009  CHF 25.--
Rest  CHF 85.--*
==> Verteilung Rest über Programm oder
Liste der belegten WM-Plätze: FHM-Zuordnung

100001 A9003-1 – A9003-19


100001 A6001-13 – A6001-15
100005 A6001-5 – A6001-12
100009 etc. etc. IH-Auftrag 4000001
100012 etc. etc Vorgang 10 – Düngen
100023 etc. etc.
400001 A6001-1 – A6001-25
FAUF
400001 A3001-2 – A3001-20 FAUF
400001 etc. etc. 100009
100005

FAUF
100001

FAUF
FAUF 100001  100 Stück
100012
Vorgang 10 – Säen
Vorgang 20 – Umgraben
Vorgang 30 – Ernten
( Vorgänge = virtuelle Arbeitsplätze)

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Besondere Anforderungen: Etikette

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Besondere Anforderung:
Umlagerung + Zusatzverkauf

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Besondere Anforderung: Sortimentsverkauf

Ich hätte gerne 50 Stück


ABELIA, 70-80 cm hoch, …

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Agenda

18. Mai 2011 Folie 34


Aufbau einer SAP Best Practice Lösung

Realisierungsgrad Heutige Anforderungen


der Lösung des Kunden
Umfang
Einführungsprojekt
100% 5. Veränderung / Wachstum der Anforderungen über die Zeit
≈ 95%
4. Programmierung
≈ 90%
3. Customizing
≈ 80%
2. weitere Standard-
prozesse aus SAP ERP
≈ 70%

1. SAP Best Practices

0% SAP Prozess- &


SAP ERP Weitere SAP Lösungen
Funktionsumfang

SAP Business Suite

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Erfolgsfaktoren Best Practice Projekte

• Wenn immer möglich: Rückführung vermeintlich „neuer“ oder gar


„exotischer“ Anforderungen auf bekannte Best Practice Szenarien,
Prozesse und Funktionen
• Kunde ist bereit, seine Prozesse & Organisation an Best Practice
anzupassen
• Klare Definition des Projektumfanges – „weniger ist mehr“
• KMU orientiertes pragmatisches Projektvorgehen: AGILITA SPEED

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KMU Projektmethode SPEED:
Vorgehensmodell

Konzeption Feintuning
Key User Schulung
Testing
Detailanpassungen
Datenmigration
80 Produktiv
Start
70 Delta Workshops
Kapazität Kunde in %

Schulung Projektteams
60

50 Personal
Personal
Projekt
40
Vorbe- Customizing Go Live
30 reitung Logistik Werkstatt Logistik Support
20 1. P Orga 1. Delta ausprägen
2. P Start
10 3. Baseline
Finanzen 2. Prozesse Finanzen
Installation dokumentieren
01 02 03 04 05 06 07
Projekt Durchlaufzeit (Monate)

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KMU Projektmethode SPEED:
Tagesablauf mit minimaler Belastung des Kunden

Der Tagesablauf in der Projektphase


Feintuning
zur Bewältigung von Projektaufgaben und Tagesgeschäft

Mittag
Mittag

Gemeinsame
Gemeinsame
Festlegung
Festlegung 11.30 12.30 Tagesgeschäft (Kunde)
Tagesgeschäft (Kunde)
Anpassungen
Anpassungen
11 14

Customizing
Customizing (Berater)
(Berater)

10 15

Prototyping
Prototyping
Berater
Berater
9
+ 16

Schulung
Schulung
Prozessabnahme
Prozessabnahme
Kunde
Kunde
8 17

17.30 Dokumentation / /
Dokumentation
Know - how
Know Transfer
how Transfer

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Zusammenfassung:
Ihr Nutzen aus dem „Best Practices“ Ansatz

• Sie erhalten international erprobte Best Practice Prozesse, lokalisiert für


die Schweiz.
• Sie verkürzen die Evaluations- & Implementierungszeit Ihres Projektes.
• Sie senken die Kosten für Auswahl und Einführung Ihres integrierten
ERP Systems.
• Sie minimieren das Risiko Ihres SAP Projektes.
• Sie schonen Ihre Budgets und Ressourcen – welche Sie besser in
denjenigen Prozessen einsetzen, wo Ihre Firma wirklich individuell ist.
• Sie erhalten einen höheren ROI und eine kürzere Paybackdauer auf
Ihre Investition.
• Sie schützen Ihre Investition durch die Wahl einer zukunftssicheren
Softwarelösung.
• Sie setzen auf einen pragmatischen, agilen & erfahrenen KMU-
Beratungs- & Implementierungspartner.

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Ihre Kontaktperson für Fragen:

Thomas Burkhardt
Sales Executive
lic. oec. publ.
AGILITA AG
thomas.burkhardt@ Althardstrasse 80
agilita.ch CH 8105 Regensdorf
Telefon: +41 44 842 74 11
Telefax: +41 44 842 74 12
Mobile: +41 79 215 84 15

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