Daten in ERP & SAP

Stammdaten vs. Bewegungsdaten

Stammdaten vs. Bewegungsdaten

Stammdaten sind Daten, die ber einen lngeren Zeitraum unverndert bleiben Bewegungsdaten ergeben sich aus einem Geschftsprozess Stammdaten sind (meistens) notwendig, um einen Geschftsprozess im ERP-System abwickeln zu knnen, oder stellen zumindest die Vorlage fr Daten dar - damit man die Daten nicht immer wieder eingeben muss Stammdaten referenzieren immer Organisationsstrukturen! Beispiel (Erfassung eines Kundenauftrags im Verkauf):

Kunde muss im System als Stammdatum gepflegt sein Das zu verkaufende Produkt (Material) muss im System als Stammdatum gepflegt sein Der Preis sollte im System als Stammdatum gepflegt sein Der Auftrag selbst wird ein Bewegungsdatum werden weitere Bewegungsdaten sind der Bestand des Produkts (Materials), die Lieferung, der Transport
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Exkursion: Der Auftragsbearbeitungsprozess

Folie aus Methoden (Grundlagen) der WI

Bestellung als Auftrag eingeben

[Laud]
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Exkursion: Architektur eines integrierten Systems

Folie aus Methoden (Grundlagen) der WI

[Laud]
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Stammdaten vs. Bewegungsdaten (2)

Beispiel: Abbildung auf Auftragsabwicklungsprozess

Vertriebsprozess

Tabellen fr Bewegungsdaten
Tabellen fr Stammdaten

nutzt

Update/ Insert
Applikation fr Vertrieb

Select

Datenbank des ERP-Systems

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Identifikation von Stammdaten

Identifikation von Stammdaten

Stammdaten knnen sprechend sein, oder nicht -sprechend kodiert vorliegen sprechende Stammdaten sind fr den Nutzer oftmals intuitiver zu verstehen, aber systemseitig/ prozessseitig nicht immer optimal sie enthalten Information ber die Semantik des Objekts direkt in der entsprechenden Kodierung

Beispiel: Materialnummern nach gewissem Schema etwa ein Rohmaterial hat immer eine 0 an einer gewissen Stelle - Beispiel: TTTT0NN

Kodierung der Stammdaten

Durch interne Nummer Nummer wird durch System generiert

Anwender findet ein bestimmtes Stammdatum ber Referenzen, wie Texte, Klassifikation Anwender findet ein bestimmtes Stammdatum durch Kenntnis der Nummer etwa da die Nummer sprechend kodiert ist

Durch externe Nummer - Nummer wird extern vorgegeben

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Stammdaten

Kunden und Lieferanten

Kunden & Lieferantenstamm

Bitte vergleichen Sie auch: Kapitel 4.1 im Buch von Benz! Prozesse mit Geschftspartnern eines Unternehmens:

Beschaffung und Vertrieb von Sach- und Dienstleistungen

Bentigt: Information ber Lieferanten und Kunden

Daten werden in SAP in entsprechenden Stammstzen, mit Bezug auf die Organisationsstrukturen, gepflegt.

Was mssen wir ber unsere Kunden/ Lieferanten wissen ?

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Definition Kunde (Debitor)

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon:

Tatschlicher oder potenzieller Nachfrager auf Mrkten. Kunden knnen

Einzelpersonen oder Institutionen (organisationales Kaufverhalten) mit

mehreren Entscheidungstrgern sein. Sog. Schlsselkunden sind aus der Anbietersicht aufgrund ihres Kaufvolumens oder anderen Merkmalen von bes. Bedeutung (Key Account Management).

Definition laut SAP:

Geschftspartner, mit dem Geschftsbeziehungen im Hinblick auf die Abgabe von Produkten und/oder Dienstleistungen bestehen knnen.

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Kundenstamm (Debitorenstamm)

Zentrale Datenhaltung von Kundenstammstzen in einem SAP-ECC-System

Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt Wird von verschiedenen Abteilungen zur Durchfhrung der Businessprozesse genutzt

Kundenstammstze werden von der Buchhaltung und dem Vertrieb genutzt Sichten bezogen auf Organisationsstrukturen

Sichten-Konzept

Vertriebsweg, Sparte, Verkaufsorganisation

(Benz, 2011)
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Definition Lieferant (Kreditor)

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (nur fr Kreditor):

1. Begriff: a) I.e.S.: Glubiger einer Unternehmung aus den auf Kredit bezogenen Waren (Glubiger). b) I.w.S.: Glubiger aller Art, z.B. auch Bank- und Darlehensglubiger, Maschinenlieferanten. 2. Buchung: Die Konten der Kreditoren werden in den Bchern des Unternehmens beim Warenbezug erkannt (Gutschrift ins Haben) und bei Begleichung der Rechnung belastet (Lastschrift ins Soll); hufig in Form des Kontokorrents. Geschftspartner, von dem Materialien oder Dienstleistungen bezogen werden knnen.

Definition laut SAP:

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Lieferantenstamm (Kreditorenstamm)

Zentrale Datenhaltung von Lieferantenstammstzen in einem SAP-ECC-System

Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt Wird von verschiedenen Abteilungen zur Durchfhrung der Businessprozesse genutzt

Lieferantenstammstze werden von der Buchhaltung und dem Einkauf genutzt Sichten bezogen auf Organisationsstrukturen

Sichten-Konzept

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(Benz, 2011)
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Frage .

Warum verlinken wir den Kundenstamm und den Lieferantenstamm mit der Buchhaltung ?

Warum nicht nur mit dem Vertrieb und dem Einkauf ??

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Rolle des Abstimmkontos

Das externe Rechnungswesen im SAP-System ist in ein Hauptbuch und mehrere Nebenbcher untergliedert. Das Hauptbuch ist Grundlage fr die Erstellung von Bilanz sowie GuV und enthlt Forderungs- und Verbindlichkeitskonten. Lieferanten und Kunden werden aus auf Nebenbchern als Offene-PostenBuchhaltung gefhrt.

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(Benz, 2011)
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Exkursion: Grundlagen Buchfhrung

Basis: Buch von Wnsche (BWL fr IT-Berufe Kapitel 7) Prinzip der doppelten Buchfhrung

Verbuchung eines Geschftsvorfalls

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(Wnsche, 2010)

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Exkursion: Grundlagen Buchfhrung (2)

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Industriekontenrahmen

(Wnsche, 2010)

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Beispiel einer Bilanz

Aktivseite:

Wie werden meine Mittel verwendet ? Welche Arten von Vermgen ? Wo ist es investiert ?

Passivseite:

Quellen des Kapitals ? Wie bin ich finanziert ?

Basiert auf buchhalterischen Transaktionen Existiert pro Buchungskreis ebenso die zugeordneten Konten (wie etwa Sachkonten) Details zu Bilanzen: Gabler Wirtschaftlexikon http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/bilanz .html

Bilanzgliederung nach 266 HGB

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(Wikipedia) Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Exkursion: Grundlagen Buchfhrung (3)

Bestandskonten

Bankkonten Erfolgskonten
(alle Bilder aus Wnsche, 2010)

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Bemerkung: Komplette Geschftsvorflle sehen in unserem ERPSystem in Detail etwas anders aus als im Buch von Prof.Wnsche Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Datenbereiche Kundenstamm

Pflege der Allgemeinen Daten pro Kunde

(Benz, 2011)

Pflege der Buchungskreisdaten pro Kunde & Buchungskreis

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(Benz, 2011)
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Datenbereiche Kundenstamm (2)

Pflege der Daten pro Vertriebsbereich

(Benz, 2011)

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Datenbereiche Lieferantenstamm

Pflege der Allgemeinen Daten pro Lieferant

(Benz, 2011)

Pflege der Buchungskreisdaten pro Lieferant & Buchungskreis

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(Benz, 2011)
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Datenbereiche Lieferantenstamm (2)

Pflege der Daten pro Einkaufsorganisation

(Benz, 2011)

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Stammdaten

Materialien

Materialstamm

Bitte vergleichen Sie auch: Kapitel 4.2 im Buch von Benz! Geschftsprozesse eines Industrieunternehmens verwenden oft Materialien:

Die beschafften und vertriebenen Sach- und Dienstleistungen

Art des Material (Rohstoff, Betriebsstoff, ..) Art der Beschaffung (einzeln, auf Palleten, in Fssern) Wert im Lager Art der Lagerung (zusammen mit )

Bentigt: Information ber Material

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Definition Material/ Materialstamm

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (nur Material):

Stoffe; Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe der Fertigung sowie Kleinmaterial, bezogene Normteile, einbaufertige Aggregate, wiederverwertbare Reststoffe etc., d.h. vorwiegend Ausgangsstoffe der Produktion. Halb- und Fertigerzeugnisse und selbst gefertigte Bestandteile gehren nicht zum Material. Gut, das Gegenstand der Geschftsttigkeit ist. Mit einem Material wird gehandelt, es wird bei der Fertigung eingesetzt, verbraucht oder erzeugt. Im Materialstamm werden alle in einer Firma vorkommenden Materialien und deren wesentliche Daten gefhrt.

Definition laut SAP (Material):

Definition laut SAP (Materialstamm):

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Materialstamm

Stammdatum zur Abbildung aller Produkte (Fertigwaren, Zwischenprodukte, Rohmaterial) Zentrale Datenhaltung von Materialstammstzen in einem SAP-ECC-System

Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt Von den meisten Abteilungen zur Durchfhrung der Businessprozesse genutzt

Material besitzt eine Reihe von Sichten, die den Prozessen der verschiedenen Abteilungen zugeordnet sind
Sichten bezogen auf Vielzahl von Organisationsstrukturen, wie Werk, Vertriebsorganisation, Vertriebswerk, Lagerort, etc

Sichten-Konzept

Sichten entsprechen den Geschftsprozessen fr das Material!! Weitere Org-Einheiten existieren, wie: - Vertriebsweg, - Verkaufsorganisation

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(Benz, 2011)

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Wichtige Sichten eines Materialstammes

Grunddaten

Grunddaten sind bergreifend und gelten fr das gesamte Unternehmen Daten liegen organisatorisch auf Mandantenebene Beispiele: Materialkurztexte, Mengeneinheiten, Abmessungen und Gewichte

Buchhaltung

Buchhaltungsdaten des Materials liegen (bei uns) auf Werksebene ein Material wird pro Werk einheitlich bewertet Dies bedeutet, dass fr ein bestimmtes Material z.B. nur einen Wert pro Werk existiert, mit dem es buchhalterisch bewertet wird. Auch wird es pro Werk nur auf einem bestimmten Konto gefhrt Beispiele: Preis (i.S. des Werts) des Materials

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Wichtige Sichten eines Materialstammes

Disposition

Disposition eines Materials wird pro Werk gleich durchgefhrt es gibt jedoch einige wenige Parameter, die pro Lagerort definierbar sind Disposition des Materials definiert Dinge, wie die Art der Planung ( verbrauchsoder plangesteuert), verantwortliche Planer, Vorgaben fr Wiederbeschaffungszeiten, Losgren, etc Auf Lagerortebene knnen einige Dispositionsparameter verfeinert werden etwa ob ein Material dieses Lagerortes an der Disposition teilnimmt Beispiele: verantwortliche Planer, Verfahren der Planung, Verfahrung der Losgrenbildung, Rundungsfaktoren, Minimale & Maximale Losgren

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Wichtige Sichten eines Materialstammes

Einkauf

Einkaufsdaten eines Materials werden hauptschlich werksspezifisch gepflegt

es gibt auf Ebene der Einkaufsorganisation lieferantenspezifische Ergnzungen (etwa durch den Einkaufsinfosatz) Einige Daten liegen nur auf Mandantenebene

Einkaufsdaten beschreiben Dinge wie Bestellmengen, Verantwortliche Personen, Mahnverfahren (falls nicht rechtzeitig geliefert wird) Bestelltexte (etwa lieferantenspezifische Bezeichnungen) sind pflegbar (auf Mandantenebene) Beispiele: Bestellmengeneinheit, Einkufer, Warengruppe

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Wichtige Sichten eines Materialstammes

Vertrieb

Einige Vertriebsdaten werden auf Ebene des Vertriebs gepflegt (Vertriebsorganisation und Vertriebsweg), fr den Datenanteil der diesen Sichten zuordbar ist dies sind die wirklich verkaufsbezogenen Daten Einige Vertriebsdaten werden auf Ebene des Werkes gepflegt dies sind die logistischen Daten das Material muss nach dem Verkauf aus einem Werk geliefert werden Einige Vertriebsdaten gelten fr den gesamten Mandanten Vertriebsdaten beschreiben Verkaufsmengeneinheiten, Steuern, Vertriebstexte, Daten knnen gruppiert werden etwa aus Grnden der Preissteuerung. Daten beschreiben die Art des Versands. Beispiele: Vertriebsmengeneinheit, Vertriebsbro, Versandpunkt

Arbeitsvorbereitung

Arbeitsvorbereitungsdaten werden hauptschlich werksspezifisch gepflegt Es werden Dinge beschrieben, die die Produktion beschreiben wie die Fertigungsmengeneinheit, Produktionsspezifische Zeiten Beispiele: Fertigungsmengeneinheit, Rstzeit, bergangszeit

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Materialart

Materialien, die gleiche oder hnliche Eigenschaften bezglich der Businessprozesse, wie Einkauf, Produktion und Vertrieb aufweisen, werden in unserem ERP-System Materialarten zusammengefasst Es existiert eine Reihe von Standard-Materialarten es ist jedoch auch mglich, diese zu erweitern

Rohstoffe (ROH) - Rohstoffe werden ausschlielich fremdbeschafft. Sie enthalten zwar Einkaufsdaten, jedoch keine Arbeitsvorbereitungsdaten. Halbfabrikate (HALB) - Diese Materialien knnen eigengefertigt oder fremdbeschafft werden. Sie enthalten Arbeitsvorbereitungsdaten und Einkaufsdaten. Fertigerzeugnisse (FERT) - Fertigerzeugnisse sind oft Materialien, die ein Unternehmen selbst herstellt. Weiterhin sind sie fr den Verkauf bestimmt. Sie enthalten nicht unbedingt Einkaufsdaten, wohl aber Vertriebssichten.

Materialarten sind ein wesentliches steuerndes Element im Materialstamm und anderen Stammdatenfunktionen (z.B. Stcklistenpflege) steuert z.B. die Sichtenauswahl beim Materialstamm, die verfgbaren Felder

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