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Rechnungswesen
AC010
AC010
AC010 Einführung in das externe Rechnungswesen
Einführung
in das externe
Rechnungswesen
SAP AG 1999
SAP AG
System R/3
Release 4.6C
Januar 2001
Materialnummer 5004 2115
0.2
Copyright
SAP AG 2006
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0.3
Finanzwesen I
AC305 4 Tage
Weitere
e-learnings @
HR051 1 Tag Anlagenbuchhaltung
Grundlagen der
Personalwirtschaft I
AC220 5 Tage
HR052 2 Tage Spezielle Ledger
Grundlagen der AC270 3 Tage AC275 2 Tage
Personalwirtschaft II Reisemanagement - Reisemanagement -
Reisekostenabrechnung Reiseplanung
SAP AG 1999
0.4
Voraussetzungen für Teilnehmer
SAP AG 1999
0.5
Zielgruppe
Teilnehmer:
Mitglieder des FI-Projektteams
Mitarbeiter der Buchhaltung
Dauer: 5 Tage
SAP AG 1999
Benutzerhinweise
Die Schulungsunterlagen bilden keine Selbstlernprogramme. Nur in Verbindung mit den
Erläuterungen des Referenten/der Referentin haben Sie komplette Unterlagen. Auf Ihren Unterlagen
haben Sie Platz, um diese Zusatzinformationen zu notieren.
1
Kursüberblick
Inhalt:
Struktur der Schulung
Zielsetzungen des Kurses
Lernziele des Kurses
Inhaltsverzeichnis
Übersichtsdiagramm
Gesamtunternehmensszenario
Einführung
SAP AG 1999
Einfü
Einführungskurse Geschä
Geschäftsprozeß
ftsprozeßkurse Detailkurse und
Workshops
SD MM PP FI CO
IMG
Global Setti ngs
Countri es
Currencies
Calendars
IMG
Global Setti ngs
Countri es
Currencies
Calendars
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Vorspann
Anhang
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten
Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus
Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der
Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet
an das Hauptbuch weitergeben:
Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die
die Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM
— Materials Management).
Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die
die Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD —
Sales & Distribution).
Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die
Verwaltung von Anlagen betreffen.
Das Reisemanagement (TV — Travel Management) verwaltet und berechnet Reisekosten und
unterstützt bei der Reiseplanung und -abrechnung.
Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen.
Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwand
als Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen
der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
SAP AG 1999
SAP-
System
Hardware Mandanten
Auslieferungsmandant
(000 & 001)
Produktivmandant
(z.B. 100)
Testmandant
(z.B. 999)
Schulungsmandant
(z.B. 400)
SAP AG 1999
Mandanten dienen dazu, die Daten eines SAP-Systems für unterschiedliche Zwecke in verschiedene
Datenbereiche zu unterteilen. Wenn ein Unternehmen z.B. sein SAP-System auch für Test- und
Schulungszwecke einsetzen möchte, legt es für jeden Zweck einen Mandanten an.
Ein Mandant wird über ein 3stelliges Kürzel identifiziert. Daten können über Transporte und
Korrekturen von einem Mandanten zum anderen übertragen werden.
Bereits bei der Anmeldung muß sich der Benutzer für einen Mandanten entscheiden, in dem er
arbeiten will. Nur auf die Daten in diesem Mandanten kann er dann zugreifen.
EC
Unternehmenscontrolling
TR FI CO
Finanz- Gemeinkosten-
disposition Hauptbuch- rechnung
haltung
Treasury- Produktkosten-
management Nebenbuch- rechnung
haltungen
Cashma- Ergebnis-
nagement rechnung
SAP AG 1999
Verschiedene Finanzanwendungen bieten verschiedene Sichten auf die finanzielle Situation und
Leistung einer Firma und ermöglichen verschiedene Steuerungsebenen:
FI externes Rechnungswesen (Finanzwesen)
CO internes Rechnungswesen (Controlling)
TR Treasury
IMInvestitionsmanagement
EC Unternehmenscontrolling (Enterprise Controlling)
RE Immobilienmanagement (Real Estate)
PS Projektsystem
In diesem Kurs erhalten Sie einen Überblick über die Anwendung FI.
Journalisten
Medien Banken
Steuer- Aktionäre Justiz-
behörden behörden
Versicherungen
Analysten
Rechnungsprüfer
Unternehmensleitung
Verwaltung Leitende
Angestellte
Controller Mitarbeiter
SAP AG 1999
Es gibt zwei Gruppen von Zielgruppen, die mit Informationen aus dem Rechnungswesen arbeiten:
Unternehmensexterne Benutzer:
Diese Benutzer benötigen in der Regel veröffentlichte Daten, die den rechtlichen Anforderungen
genügen. Diese Daten werden in der Anwendung FI — Finanzwesen verwaltet.
Unternehmensinterne Benutzer:
Diese Benutzer können allen Ebenen des Unternehmens angehören. Sie benötigen Informationen
zu den internen Operationen des Unternehmens.Diese Daten werden der Anwendung CO —
Controlling entnommen.
Inhalt:
Benutzerführung
Benutzerspezifische Einstellungen
SAP AG 2002
SAP AG 2002
SAP AG 2001
SAP R/3
Neues Passwort
Sprache
SAP AG 1999
SAP Systeme sind Mandantensysteme. Durch das Mandantenkonzept ist es möglich, in einem
System mehrere, betriebswirtschaftlich voneinander unabhängige Unternehmen gemeinsam zu
betreiben. Die Komponenten BW und KW bilden hier Ausnahmen, hier ist jeweils nur ein Mandant
in Nutzung. Jede Benutzersitzung hat nur Zugriff auf die Daten des bei der Anmeldung ausgewählten
Mandanten.
Ein Mandant ist eine organisatorisch selbständige Einheit im System. Jeder Mandant hat ein eigenes
Datenumfeld und demzufolge eigene Stamm- und Bewegungsdaten, zugeordnete Benutzerstämme
und Kontenpläne sowie spezifische Customizing-Parameter.
Damit Anwender sich am System anmelden können, muß für diese - bezogen auf den
entsprechenden Mandanten - ein sogenannter Benutzerstammsatz angelegt sein. Aus Gründen des
Zugriffsschutzes wird bei der Anmeldung ein Kennwort (Passwort) verlangt. Die Eingabe erfolgt
dunkel („gesternt“).
SAP-Systeme sind mehrsprachig ausgelegt. Über das Eingabefeld Sprache wird die für die aktuelle
Sitzung gültige Anmeldesprache gewählt.
Mehrfachanmeldungen werden ab Release 4.6 protokolliert. Dies hat sowohl sicherheitsbedingte, als
auch lizenzrechtliche Gründe. Bei einer zweiten und jeder weiteren Anmeldung des gleichen
Benutzers, erscheint eine Hinweismeldung, welche dem Benutzer drei Möglichkeiten bietet:
Beenden der bestehenden Sitzung(en), Neuanmeldung
Vorhandene Sitzung(en) bestehen lassen, zusätzlich neu anmelden (wird protokolliert)
Neuanmeldung abbrechen
Es ist möglich, auf verschiedenen Wegen, eigene Texte auf dem Anmeldebildschirm zu hinterlegen.
Siehe hierzu den o.g. Hinweis. Der GuiXT (Ende dieses Kapitels) bietet eine weitere Möglichkeit.
Kommandofeld Systemfunktionsleiste
Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe
Eingabefeld
Anwendungs-
Ankreuz funktionsleiste
Auswahl 1
Auswahl 2
Auswahl 3 Dieses Bild ist eine
Auswahl 4
Ankreuzfelder Zusammenstellung verschiedenster
Auswahl Auswahlknöpfe Bildelemente und hat keine
entweder dies
Druckknopf Entsprechung im System
oder jenes
vielleicht auch das
Überblick
oder aber dieses
wie, noch eins?
positiv
Anzeigen Ändern neutral
Register
Systemmeldungen T70 (1) (400) iwdf5070 INS Statusleiste
SAP AG 1999
Favoriten
SAP Menü
Büro
Logistik
Rechnungswesen
Personal
Infosysteme
Werkzeuge
SAP AG 1999
SAP Easy Access ist der Standardeinstieg in das System. Sie navigieren im System mittels einer
übersichtlichen Baumstruktur.
Auf der rechten Bildschirmseite können Sie ein Bild einbinden, z.B. Ihr Unternehmenslogo. Dieses
Bild kann nur systemweit vorgegeben werden, und ist mandantenunabhängig eingestellt.
Entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, finden Sie unter dem Menüpunkt Zusätze -->
Information zur Administration eine detaillierte Beschreibung der hierfür notwendigen
Einstellungen. Bitte beachten Sie, dass das Bild im System hinterlegt wird, und bei jedem Aufruf
von SAP Easy Access auf das Frontend transportiert wird. Diese Übertragung findet zwar
komprimiert statt, jedoch sollte das Einstiegslogo nicht größer als etwa 20 kB sein. Sie können den
Aufruf dieses Bildes auch unterbinden, indem Sie entweder im Programm SAPLogon die Einstellung
„Low Speed Connection wählen“ (s. Hinweis 161053), oder unter Zusätze -->Einstellungen den
Aufruf des Bildes ausschalten. Siehe auch „Benutzerspezifische Personalisierung“.
SAP AG 1999
Favoriten
Tolle Transaktionen
SM50 - Work-Prozeß-Übersicht
Vom Benutzer selbstgewählte
VA01 - Kundenauftrag anlegen
Interessante WWW-Seiten Favoriten verkürzen
URL - Schau die Welt
URL - Sieh in den Spiegel Navigationszeiten
Wichtige Dateien
URL - Urlaubsplanung
Benutzermenü für Enjoy
URL - SAP Notes (User / PW req.)
Debitorenbuchhaltung
FD02 - Ändern Debitor (Buchhaltung)
Materialstamm
Vertrieb
Werkzeuge
SAP AG 1999
Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Tätigkeiten im System. Diese repräsentieren
den vom Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise benötigten Funktionsumfang.
Über Rollen werden auch die Berechtigungen für die in den Menüs vorgesehenen Aktivitäten den
Benutzern zugeordnet. Mit dem Release 4.6 sind vordefinierte Benutzerrollen aus allen
Anwendungsbereichen im Standard enthalten.
Wenn ein Benutzer einer Rolle zugeordnet wurde, so kann er zwischen seinem Benutzermenü und
dem Standard "SAP Menü" wählen.
Im obigen Bild sehen Sie als Beispiel das rollenbasierte Benutzermenü für einen Benutzer mit dem
Namen "Enjoy". Rollen, die von SAP im Standard ausgeliefert werden, finden Sie z.B. über den
Druckknopf Anderes Menü im Einstiegsbild SAP Easy Access.
Zusätzlich zu seiner Rolle kann jeder Endanwender seinen Einstieg ins System über Favoriten
personalisieren. Sie können sich eine eigene Favoritenliste der von Ihnen am häufigsten
verwendeten Transaktionen, Berichte, Dateien und Web-Adressen anlegen.
Favoriten können Sie entweder über den Menüpunkt Favoriten anlegen oder einfach mit der Maus
über „drag & drop“ in das Favoriten-Verzeichnis einfügen.
Vorgehen
Abhängig von der Art der Nummernvergabe ist beim Anlegen eines
das System vergibt die Nummer beim Speichern des Satzes. Die Art der
Debitor 1000
Einträge gefunden
Buchungskreis
Einschränkungen
Name der Firma
Ort
F4-Hilfe: Anzeige von
Währung Eingabemöglichkeiten
Bu... Name der Firma Ort Wäh...
Max. Trefferzahl SAP A.G. Walldorf EUR
IDES AG 1000 Frankfurt UNI
IDES Canada Toronto CAD
IDES AG Frankfurt UNI
SAP AG 1999
Releaseinformationen
Einführungsleitfaden
Glossar
SAP AG 1999
SAP Systeme bieten ausführliche Online-Hilfen an. Von jedem Bild des Systems können Sie die
Hilfe aufrufen. Sie können Hilfe immer über das Menü Hilfe, oder über die entsprechende Ikone
(gelbes Fragezeichen) anfordern.
Einen sehr komfortablen und schnellen Zugriff auf die SAP Bibliothek können Sie auch auf dem
SAP Service Marktplatz nutzen. Dort finden Sie unter Knowledge and Training das sogenannte SAP
Help Portal. Dort können Sie die Hilfe nicht nur im HTML-Format zugreifen, sondern auch sehr
effizient Volltextsuchen in der Bibliothek anstarten. Bei entsprechender Installation der SAP
Bibliothek haben Sie diese Möglichkeiten natürlich auch innerhalb Ihres Unternehmens.
Das Help Portal erreichen Sie auch direkt unter http://help.sap.com.
SAP AG 1999
Unter dem Menüpunkt System finden sich unter anderem die folgenden Punkte:
Erzeugen/Löschen Modus: Erzeugen und Löschen eines Modus, die Maximalzahl der Modi kann
vom Systemadministrator über den Parameter rdisp/max_alt_modes auf eine Zahl zwischen 2 und
6 eingestellt werden.
Benutzervorgaben: Eingabe von benutzerspezifischen Voreinstellungen, z.B. können hier unter
Eigene Daten sogenannte Parameter IDs genutzt werden, um benutzerabhängig bestimmte Felder
im System (z.B. das Feld Buchungskreis) mit Werten vorzubelegen.
Liste: Wichtige Listenfunktionen, wie Suchen nach Zeichenketten, Sichern in PC-Dateien,
Drucken, usw.
Status: Anzeigen der wichtigsten Benutzer- und Systemdaten
Abmelden: Beenden der SAP R/3-Sitzung (mit Rückfrage)
Unter dem Menüpunkt Hilfe finden sich unter anderem die folgenden Punkte:
Eine kontextsensitive Hilfe zur Anwendung
Der Aufruf der SAP Bibliothek (s. nächste Seite)
ein Glossar
...
Einstellungen
Verschiedene Einstellmöglichkeiten
erleichtern die Arbeit mit dem System
T70 (1) (400) iwdf5070 INS
SAP AG 1999
Tabelleneinstellungen
Varianten auswählen
Aktuelle Einstellung Meine Variante
Standardeinstellung Grundeinstellung
Varianten verwalten
Variante
Als Standardeinstellung verwenden
Anlegen
Löschen
Übernehmen Administrator
SAP AG 1999
Mit der Funktion Tabelleneinstellungen können Sie die mit dem System ausgelieferten
Grundeinstellungen einer Tabelle im sogenannten "Table-Control" individuell ändern. Dies ist
besonders nützlich bei Tabellen, bei denen Sie nicht alle Spalten benötigen. Dabei können Sie über
"drag & drop"mit der Maus die Spaltenpositionen und Spaltenbreiten, bis zum Verschwinden der
Spalte, verändern.
Die veränderten Tabelleneinstellungen können Sie als Variante speichern. Zu einer Tabelle können
Sie beliebig viele verschiedene Varianten anlegen.
Die erste Variante heißt Grundeinstellung; dies ist die vom SAP-System definierte Einstellung. Die
Grundeinstellung können Sie nicht löschen (im Gegensatz zu selbst definierten Varianten).
Im System navigieren
Die Fensterelemente benennen
Persönliche Systemeinstellungen vornehmen
SAP AG 2002
Kapitel: Navigation
Thema: Grundlegende Funktionen
Als neuer Benutzer des R/3-Systems beginnen Sie mit Hilfe von
Menüpfaden und Transactionscodes im System zu navigieren und nutzen
die verschiedenen Formen der Online-Hilfe.
1-3 Wie heißen die durch die folgenden Menüpfade erreichten Bildschirmbilder und
welche Transaktionscodes entsprechen den Menüaufrufen?
Transaktion: ___________
Transaktion: __________
1-4-1 In welchen Bereich der SAP Bibliothek verzweigt die Hilfe zur Anwendung
vom Bild SAP Easy Access aus?
______________________________________________________
1-4-2 Nutzen Sie die F4-Hilfe für das Feld Debitor, um die Nummer des Debitors
mit dem Namen Becker ## zu finden.
Hinweis: ## entspricht Ihrer Gruppennummer.
______________________________________________________
1-4-3 Nutzen Sie die F1-Hilfe für das Feld Debitor, um folgende Frage zu
beantworten. Wozu dient das Feld Debitor? Bitte fassen Sie die
betriebswirtschaftlich relevanten Information kurz zusammen.
______________________________________________________
Hinweis: Wenn gewünscht, können Sie die Starttransaktion wieder auf den
Systemvorschlagswert (SAP Easy Access) zurücksetzen.
Kapitel: Navigation
Thema: Grundlegende Funktionen
1-1 Melden Sie sich an dem System an, das Ihnen der Referent vorgegeben hat, und
ändern Sie Ihr Initialkennwort.
1-2 Öffnen und Schließen von Modi erfolgt über System Erzeugen Modus (oder
über die entsprechende Ikone) und System Löschen Modus.
Es können pro Benutzersitzung maximal sechs Modi geöffnet werden.
1-3 Den Transaktionscode finden Sie über System Status. Diese Bildschirmbilder
und Transaktionscodes entsprechen den Menüpfaden:
1-3-1 SM04 für Benutzerliste
1-3-2 FD03 für Debitor anzeigen: Allgemeine Daten
Feldname Werte
Name Becker ##
Wenn Sie die Suche über Enter ausführen, wird Ihnen eine Liste möglicher
Treffer vorgeschlagen, aus der Sie den entsprechenden Wert selektieren.
1-4-3 Vorschlag: Über das Feld Debitor wird ein Debitor innerhalb eines SAP-
Systems eindeutig identifiziert.
1-4-4 FI – Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (Debitorenstammsatz anzeigen)
1-4-5 Über die Drucktaste Technische Informationen finden Sie den Eintrag
Parameter-Id: BUK.
Inhalt:
Organisationseinheiten der Bilanzierung
Sachkontenstammdaten
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Hauptbuchhaltung
SAP AG 1999
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten
Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus
Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der
Buchungsstoff differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, welche ihre Daten
verdichtet an das Hauptbuch weitergeben.
SAP AG 1999
Präsentation:
Buchungskreise
Geschäftsbereiche
SAP AG 1999
Bilanzierende Buchungs-
=
Einheit kreis
SAP AG 1999
Ein Buchungskreis repräsentiert eine selbständig bilanzierende Einheit im R/3, z.B. eine Firma
innerhalb eines Konzerns. Er wird gekennzeichnet durch einen vierstelligen alphanumerischen
Schlüssel.
Auf Buchungskreisebene wird das Hauptbuch geführt und daraus werden die vom Gesetzgeber
geforderte Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.
Bei jeder Transaktion in der Finanzkomponente des R/3 muß der Buchungskreis angegeben werden.
Dies geschieht entweder manuell oder automatisch, indem der Buchungskreis aus anderen
Datenelementen abgeleitet wird.
Paris / Frankreich
Barcelona / Spanien
SAP AG 1999
IDES ist ein weltweit tätiger Konzern und hat Firmen in Amerika, Europa und Asien. Jede dieser
Firmen bildet für sich eine wirtschaftliche Einheit, welche gesetzlich verpflichtet ist, einen
Jahresabschluß unter den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen zu erstellen.
2200 Frankreich
2300 Spanien
SAP AG 1999
Die Firmen von IDES werden im R/3-System als Buchungskreise abgebildet und durch eine jeweils
vierstellige Zahlenkombination gekennzeichnet. Jeder Buchungskreis hat eine Hauswährung in die
prinzipiell alle Buchungsbeträge umgerechnet werden
Die Einführung des R/3-Rechnungswesens gestaltete sich weltweit als recht problemlos, da für alle
IDES-Länder (und für viele weitere mehr) länderspezifische Vorlagen mit ausgeliefert werden.
Tätigkeitsfelder Geschäftsbereiche
Anlagenbau
= 2000 Anlagenbau
SAP AG 1999
Die Tätigkeitsfelder oder Branchen in denen ein Konzerns tätig ist, können als Geschäftsbereiche
im R/3-System angelegt werden und bieten dann eine zusätzliche Auswertungsebene z.B. zum
Zwecke der Segmentberichterstattung.
2200 Frankreich
2300 Spanien
1000
1000 Maschinenbau
Maschinenbau 2000
2000 Anlagenbau
Anlagenbau 3000
3000 Fahrzeuge
Fahrzeuge
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Sachkontenstammdaten
Sachkontenstammdaten
Kontenpläne
Kontengruppen
Abstimmkonten
Bilanzstrukturen
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Jedes Hauptbuch wird gemäß eines Kontenplans aufgebaut. Der Kontenplan enthält in geordneter
Form die Definitionen aller Sachkonten des Hauptbuchs. Diese Definitionen umfassen im
wesentlichen die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die Kategorisierung des
Sachkontos als Erfolg- oder Bilanzkonto.
Im R/3-System können beliebig viele Kontenpläne definiert werden. Viele länderspezifische
Kontenpläne werden bereits standardmäßig ausgeliefert.
Kontenplan
SAP AG 1999
Ein Buchungskreis muß sich entscheiden nach welchem Kontenplan er sein Hauptbuch aufbaut.
Diesem wird er daraufhin zugeordnet. Ein Kontenplan kann durchaus von mehreren
Buchungskreisen verwendet werden (siehe Abbildung). Das bedeutet, daß deren Hauptbuch dann
auch identisch aufgebaut ist.
INT
Kontendefinition
im Kontenplan
Konto X
PLUS PLUS
Buchungskreis- Buchungskreis-
spezifische spezifische
Einstellungen Einstellungen
BK 1000 BK 3000
Bevor ein Buchungskreis ein bestimmtes Konto verwenden kann, muß er der Kontendefinition noch
buchungskreisspezifische Einstellungen hinzufügen, welche dann nur für den einen Buchungskreis
gelten. Ein Beispiel für eine typische buchungskreisspezifische Einstellung ist die Festlegung der
Kontowährung. Während der Buchungskreis 1000 die meisten seiner Konten in UNI führt, führt der
Buchungskreis 3000 die meisten Konten in USD.
Zahlungsmittel-
konten
Cash
000000-099999 Buchungskreisspezifische
C Einstellungen
100000-199999
Asst
Hauptbuch
200000-299999 Kontendefinition
im Kontenplan
Matl
300000-399999
P/L
400000-499999 Kontengruppen Konto 001111
Cash
Liab e n-
500000-599999 000000-099999 Kont e
p
grup
...
600000-699999
SAP AG 1999
Um die große Menge an Sachkonten zu ordnen und besser zu verwalten, werden die Sachkonten in
Kontengruppen eingeteilt.
Die Konten einer Kontengruppe haben normalerweise ähnliche betriebswirtschaftliche Aufgaben. Es
kann zum Beispiel eine Kontengruppe für Zahlungsmittelkonten, eine für Aufwandskonten, eine für
Erfolgskonten, eine für sonstige Bestandskonten etc. geben.
Abstimmkonten für
Debitoren, Kreditoren, Anlagen
Hauptbuch
aa bb
Nebenbücher
Kreditoren
Debitoren
Anlagen
Nebenbuch-
konten
aa bb
SAP AG 1999
Abstimmkonten verbinden die Nebenbücher mit dem Hauptbuch realtime, d.h., sobald eine
Buchung auf einem Nebenbuchkonto getätigt wurde, wird analog die Buchung auch auf dem
entsprechenden Abstimmkonto im Hauptbuch getätigt.
Nebenbücher, welche über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbunden sind, sind die Bücher der
Debitoren, Kreditoren und der Anlagen.
Sachkonto
Positionen Positionen
. .
. .
1000
1000 Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben
Maschinenbau
Maschinenbau
2000
2000
Anlagenbau Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben
Anlagenbau
3000
3000
Verkehrszahl / Soll Verkehrszahl / Haben
Fahrzeuge
Fahrzeuge
SAP AG 1999
Unter einer Verkehrszahl versteht man die Summe aller Buchungen im Soll bzw. im Haben.
Grundsätzlich werden im R/3-System pro Konto je eine Verkehrszahl für das Soll und eine
Verkehrszahl für das Haben geführt. Die Bilanz des Buchungskreises wird erstellt, indem auf diese
Verkehrszahlen zurückgegriffen wird.
Wenn Geschäftsbereiche verwendet werden, werden außerdem Verkehrszahlen pro Geschäftsbereich
geführt (siehe Abbildung). Wird eine Geschäftsbereichsbilanz erstellt, so wird dann nur auf die
Verkehrszahlen des jeweiligen Geschäftsbereichs zurückgegriffen.
SAP AG 1999
Das Hauptbuch wird geführt, um daraus eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.
Diese Berichte müssen sich nach den landesspezifischen Anforderungen richten, d.h. für IDES zum
Beispiel, daß der Buchungskreis 1000 (Deutschland) eine Bilanz nach HGB erzeugen muß, während
der Buchungskreis 3000 (USA) eine Bilanz nach US-GAAP abgeben muß.
Für diese unterschiedlichen Reportinganforderungen können im R/3-System verschiedene
Bilanz/GuV-Strukturen angelegt werden. In diesen Bilanz/GuV-Strukturen ist genau festgelegt,
welche Konten in welcher Bilanzposition erscheinen sollen. Viele Bilanz/GuV-Strukturen werden
bereits ausgeliefert.
Bei der Erzeugung der Bilanz muß dem System mitgeteilt werden, nach welcher Bilanz/GuV-
Struktur die Bilanz aufgebaut sein soll.
Handelsbilanz
nach
IAS Bewertung
nach IAS
1000
Deutschland
Bewertung
Handelsbilanz nach US-GAAP
nach
US-GAAP
SAP AG 1999
Für viele Unternehmen kann es heutzutage notwendig sein, nicht nur eine Bilanz für die nationale
Rechnungslegung zu erstellen, sondern auch Bilanzen nach anderen Bewertungsrichtlinien wie IAS
oder US-GAAP zu erstellen. Gründe hierfür können sein:
Zugang zu internationalen Kapitalmärkten
Orientierung an ausländischen Aktionären
Globale Fusionen und Akquisitionen
erhöhte Transparenz
Diese parallele Rechnungslegung kann mit R/3 verwirklicht werden, indem
die unterschiedlichen Bewertungen auf verschiedenen Sachkonten geführt werden
diese Sachkonten in unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen verwendet werden.
Präsentation:
Präsentation:
Innerperiodische Geschäftsvorfälle
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der Hauptbuchhaltungin
der Hauptbuchhaltung
Enjoy - Sachkontenbuchung
Allgemeine/Komplexe Buchungen
Kontenabfrage
SAP AG 1999
Informations-
Kopfdaten
bereich
Arbeits-
vorlagen
Positionsdaten
SAP AG 1999
Seit dem Release 4.6 (ENJOY-Release) ist es möglich, einen Sachkontenbeleg komfortabel mit
Hilfe einer Einbildtransaktion zu erfassen und zu buchen. Der Erfassungsbildschirm ist unterteilt in
die Bereiche
Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als
Vorlagen gewählt werden)
Kopfdaten (hier werden Daten des Belegkopfes erfaßt)
Positionsdaten (hier werden die Positionen des Belegs erfaßt)
Informationsbereich (hier werden die Soll- und Habensummen des Belegs angezeigt)
Eingabe
Belegkopf
1. Positionsbild
Bildschirmfolge
Eingabe
Einstieg
Erste
Erste Belegposition
Belegposition
2. Positionsbild
Eingabe
Einstieg
Zweite
Zweite Belegposition
Belegposition
weitere
Einstieg
Positions-
Dritte Belegposition bilder
SAP AG 1999
Die komplexe oder allgemeine Buchung in Release 4.6 entspricht der alten, umständlicheren
Standardbuchungstransaktion FB01.
Da noch nicht alle Buchungstransaktionen zum Release 4.6 erneuert wurden, ist es oftmals noch
notwendig, die Technik der allgemeinen/komplexen Buchung zu beherrschen:
Auf einem Einstiegsbild werden die Daten des Belegkopfes eingegeben. Außerdem gibt man hier
den Buchungsschlüssel und das Konto der ersten Belegposition an. Der Buchungsschlüssel liefert
dem System nun die Information, um welche Kontoart (Sachkonto, Debitor, Kreditor, Anlagen,
Material) es sich bei dem Konto handelt. Der Buchungsschlüssel und die Feldstatusgruppe steuern,
wie der Eingabebildschirm der Position aussehen soll.
Aus diesen Informationen wird der Eingabebildschirm der ersten Position aufgebaut. Diesen füllt
man aus und ruft über die Eingabe des nächsten Buchungsschlüssels und des nächsten Kontos den
nächsten Bildschirm auf.
Auf dem folgenden Bildschirm gibt man die Daten der zweiten Position ein und ruft unter
Umständen die dritte Position auf und so weiter.
-
oren
- oren
-
oren- onten
Debit ngen Debit riften Debit en Sachk
DG
DR
SA
DZ
u h ng belege
rechn gutsc zahlu
-
itoren
n- n- n- Kred ch-
itore itore itore re
K r ed n Kr ed n Kred en netto und
KG
hrifte
KR
KN
unge
KZ
ng en
rechn gutsc zahlu nung riften
ch
-guts
SAP AG 1999
Um die Vielzahl der FI-Belege leicht unterscheiden und ordnen zu können, werden Belegarten
verwendet. Jeder Beleg ist genau einer Belegart zugeordnet, welche im Belegkopf eingetragen ist.
Eventuell existierende Echtbelege, auf die sich der R/3-Beleg bezieht, sollten ebenfalls nach der R/3-
Belegart abgelegt werden (siehe Folie). Die Nummern von Belegen mit gleicher Belegart befinden
sich im selben Nummernbereich.
Für Sachkontenbuchungen wird meist die Belegart SA verwendet, aber auch weitere Belegarten (z.B.
für Abgrenzungsbelege, Bewertungsbelege etc.) sind möglich.
Detailansicht
SAP AG 1999
Jede Belegposition enthält genau einen Buchungsschlüssel. Dies ist ein internes
Steuerungsinstrument, welches bei den komplexen Buchungen verwendet wird, um dem System zu
signalisieren,
welche Kontoart bebucht werden soll
ob es sich um eine Soll oder Habenbuchung handelt
welche Felder der Position gefüllt werden können bzw. müssen.
In den neuen ENJOY-Transaktionen muß der Buchungschlüssel nicht mehr eingegeben werden. Im
Beleg taucht er aber nach wie vor auf und seine Steuerungsfunktionen sind immer noch relevant.
SAP AG 1999
Saldenanzeige ORIGINAL-
BELEG
Konto 100000
Einzelpostenliste Optisch
Januar 100000+ archiviert
Februar 400000+
März 300000- Konto 100000
April 100000+ 1.3.2000 400000-
... ... 10.3.2000 300000- eventuell
12.3.2000 100000+
15.3.2000 500000+
18.3.2000 200000+ Beleg
20.3.2000 200000-
25.3.2000 200000-
18.03.2000
Positionen
01 100000 200000-
02 113100 200000+
SAP AG 1999
Für die Kontenabfrage stehen die Saldenanzeige und die Postenanzeige zur Verfügung, welche
getrennt voneinander, aber auch aufbauend aufeinander genutzt werden können.
Die Saldenanzeige gibt einen Überblick über die gespeicherten Verkehrszahlen eines Kontos. Durch
Doppelklick auf eine Verkehrszahl gelangt man auf eine Liste der Einzelposten, welche die
Verkehrszahl ergeben.
Aus dieser Einzelpostenliste wiederum gelangt man per Doppelklick auf einen Posten zu dem
Beleg, welcher diesen Posten enthält.
Existiert zu diesem R/3-Beleg ein Echtbeleg und wurde dieser optisch archiviert, so kann man sich
auch diesen anzeigen lassen.
SAP AG 1999
Kapitel: Hauptbuchhaltung
Thema: Sachkontenstammdaten
1-3 Bilanz-/GuV-Strukturen
Die Sachkonten werden benötigt, um mit deren Salden die Bilanz und die Gewinn-
und Verlustrechnung zu erstellen. Dafür müssen alle Sachkonten in
Bilanzpositionen einer Bilanz-/GuV-Struktur gehängt werden. Für unterschiedliche
Zwecke können unterschiedliche Bilanz-/GuV-Strukturen verwendet werden.
Die Bilanz-/GuV-Struktur zur Erzeugung der Handelsbilanz des Buchungskreises
1000 heißt wie der Kontenplan auch INT. Gehen Sie wieder in die
buchungskreisspezifischen Einstellungen des Kontos 160000 und springen Sie von
dort in die Bilanz-/GuV-Struktur INT, um zu sehen, in welcher Bilanzposition
dieses Konto eingehängt ist. Notieren Sie die Bilanzposition sowie alle
übergelagerten Positionen.
Bilanzpositionen: ________________________________________________
________________________________________________
SAP AG 1999
Kapitel: Hauptbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle im Hauptbuch
2-2-1 Saldenanzeige
Kontrollieren Sie die Verkehrszahlen und den Saldo des Kontos 78200 im
Buchungskreis 1000 und dem Geschäftsbereich BA##.
Konto Salden anzeigen
Warum sehen Sie hier nur einen Saldo von 200.000 UNI? Haben nicht alle
Gruppen auf dieses eine Konto ihre Sollbuchung durchgeführt? Wo sind die
Buchungen der anderen Gruppen geblieben?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Was müssen Sie machen, um den Gesamtbetrag zu sehen, welcher von allen
Gruppen insgesamt in der letzten Übung auf dieses Konto gebucht wurde?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
2-2-2 Einzelpostenanzeige
Lassen Sie sich von der Saldenanzeige ausgehend alle Einzelposten
anzeigen, welche soeben darauf gebucht wurden.
Testen Sie unterschiedliche Anzeigevarianten, um sich die Einzelpostenliste
anzeigen zu lassen.
2-2-3 Beleganzeige
Springen Sie von der Einzelpostenanzeige in die Anzeige Ihres Belegs.
2-4 Saldenlisten7
Um eine Liste sämtlicher Sachkontensalden anzuzeigen, bietet SAP Standardreports
an. Führen Sie diese Reports aus.
SAP AG 1999
Kapitel: Hauptbuchhaltung
Thema: Sachkontenstammdaten
1-3 Bilanz-/GuV-Strukturen
Stammdaten Einzelbearbeitung Im Buchungskreis
Überprüfen Sie die Erfüllung der Vorgaben, und entfernen Sie in der
Registerkarte Steuerungsdaten die Alternative Kontonummer.
Sichern Sie das Konto.
Hinweis: Wenn Sie das Bild der vorigen Übung verlassen haben,
anschließend wieder das Bild der Buchungskreisdaten zum Stammsatz
aufrufen und die Bilanz-/GuV-Struktur INT auswählen, wird die
Bilanzstruktur nicht automatisch bis zum Vorlagekonto 70000 geöffnet. In
diesem Fall müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
Klick auf Teilbaum expandieren (in der Drucktastenleiste zweite Ikone von
links)
Die Bilanzstruktur wird komplett geöffnet. Über das Fernglas nach dem
Konto 0000070000 (Stammkapital) suchen. Das Konto findet sich in der
Position Gezeichnetes Kapital.
Markieren Sie die Position Subscribed Capital (Gezeichnetes Kapital), und
klicken Sie auf Konten zuordnen. Fügen Sie das Intervall von 700## bis
700## hinzu. Markieren Sie S und H (für Soll- und Habensaldo).
Weiter
Sichern Sie die Bilanzstruktur.
Kapitel: Hauptbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle im Hauptbuch
Geben Sie den Buchungskreis ein, falls Sie mit einem Popup dazu aufgefordert
werden. Dies ist nicht erforderlich, wenn Sie den Buchungskreis in der vorigen
Übung bereits angegeben haben.
Wenn Sie keinen Buchungskreis eingeben müssen, bedeutet dies, daß dieser bereits
vorher festgelegt („gesetzt“) wurde. Welcher Buchungskreis jeweils gesetzt ist,
erfahren Sie bei Bedarf unter Umfeld Buchungskreis wechseln.
Feldname oder Datenart Werte
Buchungskreis 1000
Weiter
Grunddaten:
Feldname oder Datenart Werte
Belegdatum Aktuelles Datum
Buchungsdatum Aktuelles Datum
Weiter
Grunddaten:
Feldname oder Datenart Werte
Kurztext Kapitalerhöhung Gruppe ##
Weiter
Wählen Sie die Drucktaste Arbeitsvorlagen an, wenn links keine
Erfassungsvarianten angezeigt werden.
1. Position
Feldname oder Datenart Werte
Sachkonto 700##
S/H Haben
Betrag Belegwährung 200000
Geschäftsbereich BA##
2. Position
Feldname oder Datenart Werte
Sachkonto 78200
S/H Soll
Betrag Belegwährung 200000
Geschäftsbereich BA##
Klicken Sie auf das Buchen-Symbol (Sichern).
Beleg Anzeigen
BS: Buchungsschlüssel_______________________________________
40: Buchungsschlüssel für Sollbuchungen im Hauptbuch____________
50: Buchungsschlüssel für Habenbuchungen im Hauptbuch__________
2-2 Kontenabfrage
2-2-1 Saldenanzeige
Konto Salden anzeigen
2-2-2 Einzelpostenanzeige
Doppelklick auf Saldo in der aktuellen Periode.
In der Einzelpostenliste klicken Sie auf Layout auswählen, um ein anderes
Layout auswählen zu können.
2-2-3 Beleganzeige
Doppelklick auf den Einzelposten mit dem Geschäftsbereich BA##.
Dadurch kommen Sie in die Detailsicht der Position.
Von dort aus mit Klick auf Belegübersicht in die Beleganzeige.
2-4 Saldenlisten
Inhalt:
SAP AG 1999
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die
Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM —
Materials Management).
Präsentation:
Präsentation:
Stammdaten
Stammdaten in der
in der Kreditorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung
SAP AG 1999
Kreditor X
Kontendefinition
Allgemeine auf Mandantenebene
Daten
PLUS PLUS
Buchungskreis- Buchungskreis-
spezifische spezifische
Einstellungen Einstellungen
BK 1000 BK 2000
Kreditoren-
konten
Kreditorenbuchhaltung
Kred
000000-099999
C
100000-199999 Buchungskreis-
daten
Inl.
200000-299999
Allgemeine Einkaufs-
Daten organisations-
Ausl
300000-399999
daten
CPD
400000-499999
0001
500000-599999
Kontengruppen Konto 001111
Kred
e n-
... 000000-099999 Kont e
p p
600000-699999 gru
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Innerperiodische Geschäftsvorfälle
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in
in der Kreditorenbuchhaltung
der Kreditorenbuchhaltung
ENJOY-Rechnungs-/Gutschriftsbuchung
Dauerbuchungen
Manueller und automatischer Zahlungsausgang
SAP AG 1999
Vorgang: Rechnung/Gutschrift
Informations-
Kopf- und bereich
Kreditorendaten
Arbeits-
vorlagen
Sachkontenpositionen
SAP AG 1999
Seit dem Release 4.6 (ENJOY-Release) ist es möglich, eine Kreditorenrechnung oder -gutschrift
komfortabel mit Hilfe einer Einbildtransaktion zu erfassen und zu buchen. Der Erfassungsbildschirm
ist unterteilt in die Bereiche
Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als
Vorlagen gewählt werden)
Kopf- und Kreditorendaten (hier werden Daten des Belegkopfes und der Kreditorenposition
erfaßt)
Positionsdaten (hier werden die Sachkontenpositionen des Belegs erfaßt)
Informationsbereich (hier werden der Saldo des Belegs sowie Informationen über den Kreditor
angezeigt)
Mit dieser Transaktion können auch Belege in Fremdwährung erfaßt werden. Der
Fremdwährungsbetrag wird mit Hilfe von hinterlegten Umrechnungskursen in die Hauswährung
umgerechnet.
Statistisches CO-Objekt
Belastung
Kostenart Betrag
SAP AG 1999
Bei der Erfassung einer Aufwandsposition für betrieblichen Aufwand muß immer genau ein echtes
CO-Objekt mitgegeben werden. Bei der Verbuchung wird dann nicht nur ein FI-Beleg sondern auch
ein CO-Beleg erzeugt. Der CO-Beleg bucht die dem Aufwand entsprechenden Kosten auf das echte
CO-Objekt.
Neben dem echten CO-Objekt können noch weitere statistische CO-Objekte mitgegeben werden,
welche dann mit den Kosten statistisch (das heißt „nicht verrechenbar“ und nur zu
Informationszwecken) bebucht werden.
LLeiter Finanzbuchhaltung
HHauptbuchhalter
LLeiter Debitorenbuchhaltung
DDebitorenbuchhalter
CCredit Manager
LLeiter Kreditorenbuchhaltung
KKreditorenbuchhalter
BBankbuchhalter
SAP AG 1999
Die mit dem SAP-Standardmenü erstellte Kreditorenrechnung kann auch über ein Menü und
Bildschirmbild erzeugt werden, das mit Hilfe des Workplace und Benutzerrollen speziell
für Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung eingerichtet wurde. Diese Konfiguration wird
im 2-Tage-Kurs MY301 behandelt.
Vorteile: Zugriff auf alle von den Benutzern benötigten Anwendungen über ein einziges
Portal: einfacher zentraler Zugriff auf unterschiedliche Systeme; wichtige Informationen
sind direkt auf der Benutzeroberfläche zusammengefaßt; Links zu weiteren Informationen
stets verfügbar; Ausblenden nicht benötigter Informationen und Funktionen über Filter. Das
LaunchPad eines Benutzers im Workplace ist entsprechend der Rolle im Unternehmen
aufgebaut.
Einzelrollen sind nützliche Sammlungen von Funktionen. Einzelrollen können mehreren
Systemen zugewiesen und zu einer Sammelrolle kombiniert werden. Zur Beschleunigung
der Einführungsphase werden Einzelrollen mit vordefinierten Berechtigungsprofilen
ausgeliefert. So können zum Beispiel Funktionen im Ansichtsmodus vielen Benutzern in
einer Rolle zur Verfügung gestellt werden, während eine andere Rolle
Änderungen/Eingaben erlaubt.
Der WorkSpace steht für alle SAP- und Fremdanwendungen zur Verfügung, die Sie aus
dem LaunchPad heraus aufrufen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, mehrere Modi zu
erzeugen und zwischen den gewünschten Anwendungen und MiniApps zu wechseln.
MiniApps liefern dem Benutzer ständig grundlegende Kurzinformationen, ohne daß in
verschiedenen Anwendungen danach gesucht werden muß. In der Buchhaltung könnten dies
wichtige Kontensalden, der Status des Monatsabschlusses oder eine Liste der zehn Kunden
mit der höchsten ausstehenden Schuld sein.
Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg
Erste Ausführung 01.01.XX Dauerbuchungsprogramm
Letzte Ausführung 01.12.XX
Nächste Ausfg. 01.02.XX Abrechnungsperiode:
Abstand in Monaten 1 01.02.XX - 29.02.XX
Positionen
001 40 Aufwand 1000
002 31 Kreditor 1000-
Batch-Input Mappe
Echtbuchung
Nächste
Ausführung
Aufwand Kreditor
am 01.03.XX
1000 1000
SAP AG 1999
Für sich regelmäßig wiederholende Buchungen, wie Miet- oder Zinsaufwand, gesetzliche Gebühren
und Eigentumssteuern kann das Dauerbuchungsprogramm verwendet werden, welches die
erforderlichen Buchungsbelege automatisch erzeugt.
Die sich wiederholenden Geschäftsvorfälle müssen dafür als Dauerbuchungsurbelege im System
gespeichert werden. Jeder Dauerbuchungsurbeleg enthält das Datum der ersten und der letzten
Ausführung und die Periodizität, sowie das Datum der geplanten nächsten Ausführung.
In periodischen Abständen muß dann das Dauerbuchungsprogramm mit einem mitgegebenen
Abrechnungszeitraum gestartet werden. Dieses selektiert alle Dauerbuchungsurbelege, bei denen
das Datum der nächsten Ausführung in dem Abrechnungszeitraum liegt und erzeugt daraus eine
Batch-Input-Mappe.
Durch das Abspielen der Mappe wird ein FI-Beleg gebucht, der dem Urbeleg entspricht und das
Datum der nächsten Ausführung im Dauerbuchungsurbeleg wird heraufgesetzt.
Barmittel Kreditor
10 10 10 Buchen des Zahlungsbelegs
Manuell Automatisch
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Das Zahlungsprogramm wurde für internationale Zahlungsvorgänge mit Kunden und Lieferanten
entwickelt und kann sowohl für den Zahlungsausgang als auch den Zahlungseingang verwendet
werden. Die Verwendung für Zahlungsausgänge ist international jedoch gebräuchlicher.
Der automatische Zahlungsprozeß umfaßt mehrere Schritte.
Der erste Schritt umfaßt die Pflege von Parametern. Über Parameter teilen Sie dem
Zahlungsprogramm mit, welche Konten und Posten im automatischen Zahllauf berücksichtigt
werden sollen.
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Im dritten Schritt kann der erstellte Zahlungsvorschlag geprüft und bearbeitet werden. Dieser
Schritt kann übersprungen werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Korrektheit der Daten
sicherzustellen.
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Integration mit der Materialwirtschaft
Integration mit der Materialwirtschaft
Werke
Einkaufsorganisationen
MM-Sicht des Kreditorenstammsatzes
Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung
SAP AG 1999
BK 1000
IDES Deutschland
Werk 1000 Werk 1100 Werk 1200 Werk 1300 Werk 1400
Hamburg Berlin Dresden Frankfurt Stuttgart
SAP AG 1999
Das Zentrale Organisationsobjekt in der Logistik ist das Werk. Mehrere Werke können in einem
Buchungskreis liegen, das heißt sie werden in der Konfiguration einem gemeinsamen Buchungskreis
zugeordnet.
Der IDES-Buchungskreis 1000 (Deutschland) umfaßt zum Beispiel die Werke
1000 (Hamburg)
1100 (Berlin)
1200 (Dresden)
1300 (Frankfurt)
1400 (Stuttgart)
Alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge in einem dieser fünf Werke werden in der Buchhaltung des
Buchungskreises 1000 verbucht.
Werk 1000 Werk 1100 Werk 1200 Werk 1300 Werk 1400
Hamburg Berlin Dresden Frankfurt Stuttgart
SAP AG 1999
Der Einkauf für die Werke wird von Einkaufsorganisationen übernommen. In jedem Land in dem
IDES Werke betreibt, gibt es auch je eine Einkaufsorganisation. Diese kauft jeweils für alle Werke
des Landes ein und bucht den Einkauf in dem jeweiligen Buchungskreis.
In Deutschland gibt es zum Beispiel die Einkaufsorganisation 1000, welche für alle deutschen Werke
(Hamburg, Berlin, Dresden, Frankfurt, Stuttgart) den Einkauf erledigt. Gebucht wird der Einkauf im
deutschen Buchungskreis 1000.
Kreditor X
Kontendefinition
Allgemeine
auf Mandantenebene
Daten
PLUS PLUS
Buchungskreis- Einkaufs-
spezifische organisations-
Einstellungen spezifische
Einstellungen
EK 1000
BK 1000
Die Einkaufsorganisationen kaufen bei Lieferanten ein, welche dann von der Kreditorenbuchhaltung
bezahlt werden. Die verschiedenen Einkaufsorganisationen des Konzerns müssen
einkaufsspezifische Daten im Kreditorenstammsatz hinterlegen bevor sie den
Lieferantenstammsatz verwenden können.
Wareneingang
Materialbestand
Material-
Bestellung
Beleg oder -verbrauch
beleg Positionen
Material
MM Waren- WE/RE
1
eingang
Bestellung
MM FI
Bestell-
WE/RE
betrag 2 1
FI
Rechnungseingang
Kein Beleg
Rech- Beleg
nungs- Positionen Kreditor
prüfungs- WE/RE
beleg Kreditor
Steuer 2
MM FI
SAP AG 1999
Die dreistufige Abstimmung ist das Standardverfahren zum Buchen von Beschaffungsvorgängen in
FI. Das Verfahren umfaßt folgende drei Schritte:
Bestellung
Dieser Vorgang läuft ausschließlich in MM ab. Es erfolgen keine Buchungen in FI.
Wareneingang
Zur Aktualisierung des Bestands wird in MM ein Materialbeleg erstellt. Gleichzeitig wird in FI ein
Beleg erstellt, mit dem die bewerteten Waren auf das Materialbestandskonto oder das
Verbrauchskonto (Soll) und auf ein Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Haben) gebucht
werden.
Rechnungseingang
Die Kreditorenrechnung wird in MM gebucht, und gleichzeitig wird in FI ein Beleg erstellt, mit
dem der Rechnungsbetrag auf das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (Soll) und das
Kreditorenkonto (Haben) gebucht wird.
Die beiden letzten Schritte können in umgekehrter Reihenfolge ausgeführt werden, je nachdem, ob
zuerst Waren oder zuerst Rechnungen eingehen.
Über das Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto wird sichergestellt, daß für jede Rechnung ein
Wareneingang erfolgt ist und umgekehrt.
Präsentation:
Präsentation:
Abschlußarbeiten
Abschlußarbeiten in der
in der Kreditorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung
Überblick: Kreditorenabschlußarbeiten
Saldenbestätigungen
Fremdwährungsbewertung
Umgliedern von Verbindlichkeiten
SAP AG 1999
Technische/organisatorische
Gesetzliche Arbeiten
Arbeiten
Umgliederungen vornehmen
Zeitstrahl
SAP AG 1999
Buchhaltung Kreditoren
Saldenbestätigungen
Anschr
eiben
Rückan
twort
Listen
Rück-
antwort
Abstimm-
liste
Ergebnis-
tabelle
Kontroll-
stelle
SAP AG 1999
500 USD
1000 UNI
Korrekturkonto für FW
Kreditor
100 UNI
500 USD
1000 UNI
Bewertungs-
differenz
100 UNI
SAP AG 1999
Eine Fremdwährungsbewertung ist immer dann notwendig, wenn es auf den Kreditorenkonten
offene Posten in Fremdwährung gibt. Die Beträge dieser offenen Posten wurden zum Zeitpunkt ihrer
Entstehung mit dem aktuellen Wechselkurs in die Hauswährung umgerechnet (auf der Folie wurden
z.B. 500 USD in 1000 UNI Hauswährung umgerechnet)
Zum Bilanzstichtag hat sich normalerweise der Wechselkurs verändert und die offenen Posten
müssen neu bewertet werden. Ein Programm nimmt die Bewertung zum neuen Kurs vor und trägt
die entstandene Bewertungsdifferenz (auf der Folie 100 UNI) in den bewerteten Posten ein.
Weiterhin erzeugt es die Bewertungsbuchung
Aufwand aus Währungsbewertung an Korrekturkonto für Fremdwährung (siehe Folie)
Es kann nicht direkt durch eine Buchung auf dem Verbindlichkeitskonto bewertet werden, da
Abstimmkonten prinzipiell nicht direkt bebucht werden können. Daher wird auf ein Korrekturkonto
gebucht, welches in der selben Bilanzposition auftaucht wie das Abstimmkonto.
Wie im einzelnen bewertet wird, wird mit einer Bewertungsmethode festgelegt. Diese muß in
Abhängigkeit von den landesspezifischen Bewertungsvorschriften eingerichtet werden. Sie gibt zum
Beispiel an, ob nach den Niederstwertprinzip, nach dem strengen Niederstwertprinzip oder generell
(also auch mit Erträgen aus Bewertung) bewertet wird.
SAP AG 1999
Verbindlichkeiten und Forderungen dürfen in der Bilanz nicht verrechnet ausgewiesen werden. Da es
aber vorkommen kann, daß einzelne Kreditoren ein Sollsaldo aufweisen, müssen diese Salden für die
Bilanzerstellung auf ein Konto für Debitorische Kreditoren umgegliedert werden.
In manchen Ländern wird außerdem verlangt, daß die Verbindlichkeiten nach Restlaufzeiten
gruppiert in der Bilanz aufgeführt werden.
Beide Umgliederungen werden mit Hilfe eines speziellen Programmes durchgeführt. Gleichzeitig
werden sie für den ersten Tag der nächsten Periode bereits wieder zurückgenommen, da diese
Umgliederungen während des Tagesgeschäfts nicht notwendig sind.
Auf der Folie sehen Sie wie die Forderungen mit höheren Restlaufzeiten zwecks Bilanzerstellung auf
separat ausgewiesene Konten ausgebucht werden. Außerdem werden debitorische Kreditoren
umgegliedert. Als Gegenkonto dient wieder ein Korrekturkonto, da nicht direkt auf dem
Abstimmkonto korrigiert werden darf.
Hinweis: Sowohl die Fremdwährungsbewertung als auch die Umgliederung kann unterschiedlich für
verschiedene Rechnungslegungsvorschriften vorgenommen werden. Die Ergebnisse werden dann auf
verschiedenen Konten verbucht, welche wiederum in unterschiedlichen Bilanz/GuV-Versionen
verwendet werden.
Hinweis: Dieses Programm wird auch eingesetzt, wenn das Abstimmkonto eines Kreditors im Laufe
des Jahres geändert wurde.
SAP AG 1999
Thema: Kreditorenbuchhaltung
Thema: Kreditorenstammdaten
Stammdaten Anlegen
Stammdaten Ändern
SICHERN Sie.
Kehren Sie zurück in das Menü SAP Easy Access.
Kreditorenrechnungen im FI buchen
einen Dauerbuchungsbeleg anlegen und
Dauerbuchungen erzeugen
manuell einen Zahlungsausgang buchen und einen
Scheck drucken
automatische Zahlungen durchführen
Kreditorenkonten abfragen
SAP AG 1999
Thema: Kreditorenbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Kreditorenbuchhaltung
Buchung Rechnung
Achtung: Spielen Sie nur die Mappe ab, die Sie selbst erstellt haben.
2-5 Fälligkeitsanalyse
Um einen Überblick über die in der Zukunft fälligen offenen Posten zu bekommen,
können Sie einen Recherchebericht zur Fälligkeitsanalyse anzeigen. Führen Sie
diesen für den Buchungskreis 1000 aus.
Die Recherche ist neben den klassischen ABAP-Reports, der SAP-Query und den
Debitoren-/Kreditoreninformationssystemen ein weiteres SAP-Reportingtool.
Saldenbestätigungen drucken
SAP AG 1999
Thema: Kreditorenbuchhaltung
Thema: Abschlußarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung
Zum Zwecke der folgenden Übungen gehen wir jetzt davon aus, daß wir die
Bilanzvorbereitung für den Abschluß des letzten Monats durchführen.
3-2 Fremdwährungsbewertung
Insbesondere bei ausländischen Kreditoren kommt es häufig vor, daß diese ihre
Rechnungen in ihrer jeweiligen Heimatwährung ausstellen. Wenn diese Währung
nicht mit der Buchungskreiswährung übereinstimmt, wird sie vom System als
Fremdwährung angesehen und gemäß hinterlegtem Kurs in die Hauswährung
umgerechnet.
Bei der Bilanzvorbereitung müssen die offenen Posten in Fremdwährung gemäß
landesspezifischer Vorschriften neu bewertet werden, da sich der Wechselkurs seit
der Entstehung des offenen Postens verändert haben kann.
Bevor Sie den Beleg buchen, wählen Sie bitte die Registerkarte
Hauswährung. Dort finden Sie den mit dem neuesten Kurs der
Tabelle in Hauswährung umgerechneten Betrag. Ändern Sie den
Umrechnungskurs zu 2,00000. Der Umrechnungskurs wird hier
geändert, damit sich der Kurs der Rechnung von dem Kurs
unterscheidet, den das System bei Ausführung der
Fremdwährungsbewertung verwendet.
Buchung Rechnung
Buchung Rechnung
Hauptbuchhaltung:
Konto Salden anzeigen
SAP AG 1999
Thema: Kreditorenbuchhaltung
Thema: Kreditorenstammdaten
1. Seite: Anschrift
Feldname oder Datenart Werte
Name ein Name Ihrer Wahl
Suchbegriff AC010
Sprache die Sprache Ihres Landes
übrige Felder beliebig, aber achten Sie
darauf, eine vollständige
Adresse mit Straße, Ort etc.
einzugeben
Enter
2. Seite: Steuerung
Alles frei lassen
Enter
3. Seite: Zahlungsverkehr
Alles frei lassen
Enter
SICHERN
Thema: Kreditorenbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Kreditorenbuchhaltung
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Kreditor AGENCY##
Weiter
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Rechnungsdatum Datum des Vortags
Buchungsdatum aktuelles Datum
Weiter
Der Stammsatz des Maklers wird rechts oben angezeigt.
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Referenz 1##
(C) SAP AG AC010 50
Betrag 4400
Steuerbetrag/Steuerkennzeiche 400 (Steuerkennzeichen 1I,
n 10% Vorsteuer)
Text Maklerprovision Gruppe ##
Wählen Sie die Drucktaste Arbeitsvorlagen an. Wählen Sie im Ordner
Erfassungsvarianten für Positionen durch einen Doppelklick die
Erfassungsvariante mit Kostenstelle aus.
Positionen
Feldname oder Datenart Werte
Sachkonto 470000
S/H Soll
Betrag Belegwährung 4000
Steuerkennzeichen 1I
Kostenstelle CC##
Buchen Sie, indem Sie das Symbol Sichern wählen.
Markieren Sie in der Übersicht die Mappe SAPF120-## mit ihrem Benutzer
AC010-## als Ersteller, und klicken Sie auf Abspielen.
Wählen Sie den Abspielmodus Sichtbar abspielen, entfernen Sie den Haken
bei Dynpro Standardgröße, und wählen Sie Expertenmodus. Wählen Sie
dann die Drucktaste Abspielen. Beobachten Sie nun, wie das System die
Bildschirmbilder der Reihe nach mit den Werten aus der Mappe füllt.
Akzeptieren Sie jedes Bild mit Weiter (Enter).
Wenn die Meldung Das Abspielen der Batch-Input-Mappe wurde beendet
eingeblendet wird, wählen Sie Batch-Input Beenden, um wieder zum Menü
SAP Easy Access zu gelangen.
2-5 Fälligkeitsanalyse
Infosystem Berichte zur Kreditorenbuchhaltung Kreditoren Posten OP
Fälligkeitsanalyse
Unten sehen Sie alle fälligen und nicht-fälligen Posten nach Tagen gerastert.
In der linken Spalte sehen Sie die Merkmale, nach denen Sie die Anzeige abgrenzen
können. Wenn Sie dort z.B. auf das Merkmal Kreditor klicken, sehen Sie rechts die
Liste aller Kreditoren mit den jeweiligen Summen aller fälligen und nicht fälligen
Posten.
Durch Auswahl eines Kreditors (Doppelklick auf Kreditor) können Sie das
Tagesraster im unteren Teilbildschirm auf diesen einen Kreditors eingrenzen.
Thema: Kreditorenbuchhaltung
Thema: Abschlußarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung
Ausführen
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Kreditor AGENCY##
Weiter
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Rechnungsdatum 15. des Vormonats
Buchungsdatum Letzter des Vormonats
Weiter
Warnung erscheint, welche meldet, daß in die vergangene Periode gebucht
wird (Buchungsperiode wird angepaßt). Bestätigen Sie diese mit Enter.
Der Stammsatz des Maklers wird rechts oben angezeigt.
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Referenz 2##
Betrag 5000 USD (!!!)
Steuerbetrag/Steuerkennzeiche 0 (Steuerkennzeichen 0I –
n Vorsteuer für Schulung 0%)
Positionen
Feldname oder Datenart Werte
Sachkonto 470000
S/H Soll
Betrag Belegwährung 5000
Steuerkennzeichen 0I
Kostenstelle CC##
Buchen
Löschen Sie den Eintrag im Feld „Erstellt von“, und wählen Sie im
Dialogfenster „Ausführen“.
Variante AC010 auswählen
Ausführen
Kehren Sie zurück in das Menü SAP Easy Access, indem Sie Batch-Input
beenden wählen.
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Kreditor AGENCY##
Weiter
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Rechnungsdatum 15. des Vormonats
Buchungsdatum 15. des Vormonats
Weiter
Warnung erscheint, welche meldet, daß in die vergangene Periode gebucht
wird. Bestätigen Sie diese mit Enter.
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Referenz 3##
Betrag 6000 UNI
Steuerbetrag 0 (Steuerkennzeichen 0I -
keine Vorsteuer)
Positionen
Feldname oder Datenart Werte
Sachkonto 470000
S/H Soll
Betrag Belegwährung 6000
Steuerkennzeichen 0I
Kostenstelle CC##
Buchen
Bestätigen Sie eventuelle Warnmeldungen mit Enter.
Ausführen
Batch-Input-Mappe abspielen
Folgen Sie dem folgenden Menüpfad:
System Dienste Batch-Input Mappen
Inhalt:
Stammdaten in der Debitorenbuchhaltung
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Debitorenbuchhaltung inkl. einer Internet-
Anwendungskomponente (IAC)
Integration mit dem Vertrieb
Kreditmanagement
Abschlußarbeiten in der Debitorenbuchhaltung
SAP AG 1999
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die
die Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales
& Distribution).
SAP AG 1999
Präsentation:
Stammdaten in der
Debitorenbuchhalung
Kontendefinitionen und buchungs-
kreisspezifische Einstellungen
Kontengruppen
SAP AG 1999
Debitor X
Kontendefinition
Allgemeine
Daten
auf Mandantenebene
PLUS PLUS
Buchungskreis- Buchungskreis-
spezifische spezifische
Einstellungen Einstellungen
BK 1000 BK 2000
Debitoren-
konten
Debitorenbuchhaltung
Debi
000000-099999
C
100000-199999
Buchungskreis-
Inl. daten
200000-299999
Allgemeine Vertriebs-
Ausl
Daten bereichs-
300000-399999
daten
CPD
400000-499999
0001
500000-599999
Kontengruppen Konto 001111
Debi
... e n-
000000-099999 Kont e
600000-699999 p p
gru
SAP AG 1999
Präsentation:
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in
der Debitorenbuchhaltung
Rechnungen, Gutschriften
Zahlungsdifferenzen
Automatisches Mahnen
Korrespondenz
SAP AG 1999
Vorgang: Rechnung/Gutschrift
Informations-
Kopf- und bereich
Debitorendaten
Arbeits-
vorlagen
Sachkontenpositionen
SAP AG 1999
Debitorenrechnungen und -gutschriften gelangen fast ausnahmslos integrativ über das Modul SD in
die Debitorenbuchhaltung, aber es ist auch wieder möglich, für Ausnahmefälle die ENJOY-
Transaktion Rechnungs-/Gutschriftsbuchung zu verwenden. Der Erfassungsbildschirm ist
unterteilt in die Bereiche
Arbeitsvorlagen (hier können Erfassungsvarianten, Kontiervorlagen oder gemerkte Belege als
Vorlagen gewählt werden)
Kopf- und Debitorendaten (hier werden Daten des Belegkopfes und der Debitorenposition erfaßt)
Positionsdaten (hier werden die Sachkontenpositionen des Belegs erfaßt)
Informationsbereich (hier werden der Saldo des Belegs sowie Informationen über den Debitor
angezeigt)
Mit dieser Transaktion können auch Belege in Fremdwährung erfaßt werden. Der
Fremdwährungsbetrag wird mit Hilfe von hinterlegten Umrechnungskursen in die Hauswährung
umgerechnet.
Hinweis: Bei der Erfassung der Erlöspositionen ist es notwendig, ein Ergebnisobjekt mitzugeben,
auf das die Erlöse gebucht werden, um dort die Rentabilitätsanalyse durchzuführen.
Vollzahlung
Geringe Zahlungsdifferenz
(innerhalb Toleranzen)
Größere Zahlungsdifferenz
(außerhalb Toleranzen)
Debitor Debitor
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SAP AG 1999
Kreditor Debitor
Internet-Anwendungskomponente (IAC)
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Der SAP Internet Transaction Server (ITS) ist eine Software, die Bildschirmbilder des SAP-
Systems R/3 in HTML-Format umwandelt und über eine benutzerfreundliche Web-Technologie,
die als Internet-Anwendungskomponente (IAC) bezeichnet wird, den Zugriff auf SAP-Systeme
ermöglicht.
Voraussetzungen auf Seite des Kreditors: Installation des Internet Transaction Server (ITS), der
für R/3-Kunden kostenlos ist. Die Software läßt sich von den unten aufgeführten Internet-Sites
herunterladen (Details: ITS-Kurse). Legen Sie für Ihren Debitor eine Internetbenutzer-ID an
(Transaktion SU05), und setzen Sie ihn davon in Kenntnis.
Voraussetzungen auf Seite des Debitors: Zugriff über Web-Browser (z.B. Internet Explorer,
Netscape etc.)
R/3-Online-Dokumentation (Internet-Anwendungskomponenten, ITS-Verwaltungswerkzeug)
<4.6A: Anwendungsübergreifende Komponenten -> Business Framework Architecture -> Web
Basis (CA-BFA-WEB).
>=4.6A: Basis -> Frontend Services -> Internet Transaction Server (BC-FES-ITS).
Web-Sites (Allgemeine Informationen, Software zum Herunterladen, unterschiedliche
Dokumentation)
http://www.saplabs.com/its http://service.sap.com/sap-its
Virtual Classroom Demonstration: Clear Open Items
http://service.sap.com/c-bs -> Generic Scenarios -> Financials -> Accounting: Clear Open Items ->
„Click here for Interaction View“ -> „Check out the related Virtual Classroom session “
4
3
2 Berechnung der Mahnstufen
1
..........
.......... Führen der Mahnhistorie
..........
Das R/3-System bietet die Möglichkeit, automatisch den Bestand an offenen Posten zu analysieren
und überfällige Posten zu mahnen. Dabei wird eine Mahnstufe ermittelt, die um so höher ist, je
größer die Anzahl der Verzugstage ist. Auf Basis dieser Mahnstufe können Mahngebühren und
Mahnzinsen berechnet werden und auch der Mahntext wird in Abhängigkeit von der Mahnstufe
gewählt. Über die getätigten Mahnungen wird eine Mahnhistorie geführt.
Die automatische Mahnung kann entweder nur für ein einzelnes Konto angestoßen werden
(Einzelmahnung), oder das Mahnprogramm führt die automatische Mahnung für eine abgegrenzte
Menge von Konten durch.
Debitor Korrespondenz
Buchungskreis
Mahndaten
Mahnverfahren 0001
Mahnverfahren
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Das Mahnverfahren steuert das Mahnwesen. In jedes Konto, das beim automatischen Mahnen
berücksichtigt werden soll, muß ein Mahnverfahren eingetragen sein.
Auch in CpD-Konten wird ein Mahnverfahren eingetragen, das für alle Einmalkunden gültig ist.
Es können beliebig viele verschiedene Mahnverfahren definiert werden. Das R/3-System enthält
bereits einige Standardmahnverfahren, die als Vorlage für weitere Verfahren verwendet werden
können.
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Durch die Eingabe von Parametern in das Mahnprogramm können Sie angeben, wie der Mahnlauf
ausgeführt werden soll. Dabei können Sie die Parameter eines schon vorhandenen Mahnlaufs als
Vorlage verwenden und die Termine anpassen. Parameter sind z.B. die Buchungskreise und Konten,
die in dem Mahnlauf berücksichtigt werden sollen.
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Im Mahnlauf werden die Konten ausgewählt und auf überfällige Posten geprüft. Anschließend wird
geprüft, ob Mahnungen versandt werden müssen, und es werden Mahnstufen zugeordnet. Alle
Mahndaten werden in einem Mahnvorschlag gespeichert.
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Der Mahnvorschlag kann so oft bearbeitet, gelöscht und neu erstellt werden, bis der Sachbearbeiter
mit dem Ergebnis zufrieden ist.
Dieser Schritt kann übersprungen werden. Nach dem Mahnlauf können dann sofort Mahnungen
gedruckt werden.
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In einem Schritt werden Mahnungen gedruckt und Mahndaten in den Stammsätzen und Belegen
aktualisiert.
Korrespondenzanforderungen
Interne Belege
Serienbrief
Offene-Posten-Liste
Kontoauszug Wechselspesen-
abrechnung
Individuelle
Korrespondenz
Zahlungsmitteilung
...
Korres-
pondenz-
anforde-
rungen
Auslöse-Programm
Druckprogramme
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Die Korrespondenzen des Tagesgeschäfts müssen zuerst angefordert werden, bevor sie ausgedruckt
werden können. Die Korrespondenzanforderung kann folgendermaßen durchgeführt werden:
automatisch bei der Verbuchung spezieller Vorgänge wie Wechselspesen
(Wechselspesenabrechnung) oder Zahlungsdifferenzen (Zahlungsmitteilung)
manuell vom Sachbearbeiter
mit Hilfe eines Anforderungsprogramms, das gleichzeitig eine große Anzahl von
Korrespondenzanforderungen erstellt (periodische Kontoauszüge, interne Belege, Serienbriefe)
Angeforderte Korrespondenzen werden in einer Korrespondenzanforderungstabelle gespeichert, und
der Druck kann über ein Auslöseprogramm angestoßen werden.
Zahlungsverhalten
Währungsanalyse
Überfällige Posten
DSO Analyse
Tage vereinbart/
Auswertungen Tage realisiert
anzeigen
Auswertungen
erstellen
SAP-Datenbank
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Präsentation:
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Verkaufsorganisation Verkaufsorganisation
A
AA 1000 — Frankfurt A
AA 1020 — Berlin
Vertriebsweg 10 — Vertriebsweg 20 —
Endkundenverkauf Handelsketten
Vertriebsweg 12 — Vertriebsweg 22 —
Wiederverkäufer Industr. Abnehmer
Vertriebsweg 14 — Vertriebsweg 24 —
Service Abnehmer Pharma
Vertriebsweg 16 —
Werksverkauf
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Rechtlich verantwortlich für den Verkauf sind im R/3 die sogenannten Verkaufsorganisationen.
Mehrere Verkaufsorganisationen können innerhalb eines Buchungskreises liegen. Der IDES-
Buchungskreises 1000 umfaßt zum Beispiel die Verkaufsorganisationen 1000 (Frankfurt) und 1020
(Berlin). Alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge in einer dieser Verkaufsorganisationen werden
daher im Buchungskreis 1000 verbucht.
Jede Verkaufsorganisation kann verschiedene Vertriebswege nutzen, um die Waren abzusetzen. Ein
Vertriebsweg kann prinzipiell auch von zwei verschiedenen Verkaufsorganisationen genutzt werden.
Vertriebswege bei IDES sind:
Endkundenverkauf
Wiederverkäufer
Service
Werksverkauf
Handelsketten
Industrielle Abnehmer
Abnehmer Pharma
Verkaufsorganisation Verkaufsorganisation
A
AA 1000 — Frankfurt A
AA 1000 — Frankfurt
Vertriebsweg 10 — Vertriebsweg 12 —
Endkundenverkauf Wiederverkäufer
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Die Kombination aus einer Verkaufsorganisation und einem Vertriebsweg heißt auch Vertriebslinie.
Vertriebslinien verkaufen Waren aus Werken. So verkaufen die beiden IDES-Vertriebslinien 1000-
10 und 1000-12 Waren aus dem IDES-Werk Berlin und buchen den Verkauf in dem IDES-
Buchungskreis 1000, der ebenfalls dem Werk zugeordnet ist.
Sparten
Sparte 02 —
Motorräder
Sparte 03 —
Farben
Material
Sparte 05 —
Nahrungsmittel
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Um die große Menge an verschiedenen Materialien besser verwalten und verarbeiten zu können,
werden die Materialien im R/3-System in Sparten eingeteilt. Sparten im IDES-Konzern sind zum
Beispiel Motorräder, Farben und Nahrungsmittel.
Sparten
Vertriebsbereich
1000 — 10 — 02
02
Verkaufsorganisation
A
AA 1000 — Frankfurt
Vertriebsbereich
Vertriebsweg 10 — 1000 — 10 — 03
Endkundenverkauf 03
Vertriebslinie 1000 — 10
Vertriebsbereich
1000 — 10 — 05
05
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Einer Vertriebslinie werden die Sparten zugeordnet, die über diese Vertriebslinie verkauft werden
können. Diese Kombinationen aus Vertriebslinie und Sparte heißen Vertriebsbereiche.
Für jeden Vertriebsbereich können kundenspezifische Vereinbarungen, z.B. über Teillieferungen
oder Preis- und Zahlungsbedingungen, abgeschlossen werden. In einem Vertriebsbereich können
Statistiken erstellt und getrennte Marketingaktivitäten durchgeführt werden.
Debitor X
Kontendefinition
Allgemeine
Daten
auf Mandantenebene
PLUS PLUS
Buchungskreis- Vertriebsbereichs-
spezifische spezifische
Einstellungen Einstellungen
Vertriebsbereich
1000-10-10
BK 1000
Bevor ein Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte) mit
einem Kunden Geschäfte abschließen kann, muß er dem Kunden zuerst noch
vertriebsbereichsspezifische Einstellungen hinterlegen. Dies sind zum Beispiel spezielle
Konditionen und Zahlungsbedingungen, die der Kunde mit dem speziellen Vertriebsbereich
ausgehandelt hat.
SD FI
Kunden-
Verkauf auftrag Kein Beleg
Versand
Auslieferung Transferauftrag Warenausgang
Waren- Beleg
Ausliefe- Kommis- Positionen
rung sionierung ausgang ...
...
SD MM
SD FI
Rechnung
Faktura-
Fakturierung beleg Positionen
...
...
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Die Grundlage für den Vertriebsprozeß ist der Kundenauftrag. Nach Eingang eines Auftrags eines
Kunden muß zu Beginn des Prozesses ein Kundenauftrag erstellt werden. Der Kundenauftrag wird
auf der Ebene der Vertriebslinie generiert. Die bestellten Posten können verschiedene Sparten
betreffen. Der Kundenauftrag ist ein Beleg in SD und zieht keine Buchungen im Finanzwesen nach
sich. Nach Erfassung des Kundenauftrags führt das System eine Verfügbarkeitsprüfung für den
gewünschten Liefertermin durch.
Am Tag des Versands wird ein Auslieferungsbeleg erstellt. Die Fakturierung für die Auslieferung
kann erst erfolgen, wenn die Waren dem Lagerbestand entnommen und als Warenausgang gebucht
wurden.
Für die Kommissionierung wird die Lagerverwaltungsfunktion verwendet. Ein Transferauftrag muß
erstellt werden, der den Kommissionierauftrag generiert. Die angeforderten Waren werden dem
Lager entnommen und für die Auslieferung vorbereitet.
Die zu liefernden Waren werden als Warenausgang gebucht. In MM wird ein Warenausgangsbeleg
erstellt, und in FI wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, um den Warenausgang auf die richtigen
Hauptbuchkonten zu buchen.
Der letzte Schritt im Vertriebsprozeß ist die Fakturierung. Ein Fakturabeleg wird in SD erstellt, und
eine gedruckte Rechnung wird an den Kunden gesandt. Gleichzeitig wird in FI ein Beleg erstellt,
damit die Forderungen und Erlöse auf die richtigen Konten gebucht werden können.
Präsentation:
Kreditmanagement
Kreditkontrollbereich
Kreditmanagementstammdaten
Kreditkontrolle
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6000 5000
1000
6000 5000
Mexiko Japan
2000 2300
England Spanien
3000
1000 2100
Deutschland Portugal
2200
3000 4000 Frankreich
USA Kanada
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Die Organisationseinheit, auf deren Ebene die Kreditkontrolle durchgeführt wird, ist der
Kreditkontrollbereich. Ein Kreditkontrollbereich kann einzelnen Buchungskreisen (dezentrale
Organisation) oder einer Gruppe von Buchungskreisen (zentrale Organisation) zugeordnet sein.
Ein Kreditkontrollbereich wird im allgemeinen von einer eigenen Kreditabteilung verwaltet, die
intern in eine Anzahl von Bearbeitergruppen mit je mehreren Bearbeitern eingeteilt werden kann.
Der IDES-Konzern verwendet vier Kreditkontrollbereiche:
Mexiko und Japan haben je eine eigene Kreditabteilung (Kreditkontrollbereiche 5000 und 6000)
USA und Kanada haben eine zentrale Kreditkontrolle im Kreditkontrollbereich 3000
In Europa wird die Kreditkontrolle ebenfalls zentral für alle Buchungskreise durchgeführt
(Kreditkontrollbereich 1000)
Kreditmanagementstammsatz
Übersicht
Debitoren- Allgemeine
stammsatz Daten
Kreditkontoll- Kreditkontoll-
bereichsdaten bereichsdaten
1000 3000
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Um die für das Kreditmanagement relevanten Daten zu pflegen und zu überwachen, steht der
Kreditabteilung ein eigener Kreditmanagementstammsatz zur Verfügung, der den
Debitorenstammsatz erweitert.
Der Kreditmanagementstammsatz besteht aus mehreren Teilen:
Allgemeine Daten, die für alle Kreditkontrollbereiche relevant sind. Dies sind zum Beispiel die
Anschrift und die Kommunikationsdaten des Debitors, aber auch ein maximal vergebbares
Gesamtlimit für die Summe aller gewährten Kreditlimits.
Kreditkontrollbereichsdaten, die nur für einen bestimmten Kreditkontollbereich relevant sind.
Dies ist zum Beispiel das Kreditlimit auf der Ebene des Kreditkontrollbereichs oder die
Einstufung des Debitors in eine Risikoklasse.
Eine Übersicht, die die wichtigsten Daten aller anderen Teile enthält.
Kunden-
auftrag Kredit-
kontrolle
Auftragssperre
Absage
Klärung
Weiterverarbeitung
Ausliefe- Faktura
nein ja rung
Evtl. Freigabe? ...
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Präsentation:
Abschlußarbeiten in der
Debitorenbuchhaltung
Überblick: Debitorenabschlußarbeiten
Wertberichtigungen
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Technische/organisatorische
Gesetzliche Arbeiten
Arbeiten
Umgliederungen vornehmen
Sonderperioden für Debitoren
schließen
Zeitstrahl
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Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der
Debitorenkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen. Dann werden die Buchungperioden des
alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für die Abschlußbuchungen geöffnet. Eine
technische Abstimmung garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege.
Danach folgt die Versendung von Saldenbestätigungen, die Bewertung von Fremdwährungsbelegen,
die Durchführung von Wertberichtigungen und eine bilanzielle Umgliederung der Forderungen.
Anschließend können die Sonderperioden geschlossen werden.
Die Erzeugung von Saldenbestätigungen, die Fremdwährungsbewertung und die Umgliederungen
funktionieren analog wie in der Kreditorenbuchhaltung. In diesem Kapitel wird daher nur noch auf
die Durchführung von Wertberichtigungen eingegangen.
Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig
sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.
Beleg
Konto Tag der Ausführung 01.03.XXXX Beleg
Items
Konto
Identifikation AC200 PK ...
Beleg
Items
PK ...
Konto PK... ...
Positionen
PK ...
D oder K Status BS... ...
BS ...
10 20 Parameter pflegen ...
... ...
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Die Wertberichtigungen können ab 4.5 mit Hilfe eines Bewertungsprogramms durchgeführt werden.
Dieses ist in seiner Bedienung ähnlich aufgebaut wie das Mahn- und das Zahlprogramm. Jeder
Bewertungslauf ist eindeutig identifiziert über die zwei Felder „Tag der Ausführung“ und
„Identifikation“.
Durch die Eingabe von Parametern für den Bewertungslauf können Sie angeben, wie die
Bewertung ausgeführt werden soll. Dabei können Sie die Parameter eines schon vorhandenen
Bewertungslaufs als Vorlage verwenden. Parameter sind zum Beispiel: die Bewertungsmethode, der
Bewertungsbereich und Buchungsangaben.
Beleg
Konto Tag der Ausführung 01.03.XXXX Beleg
Items
Konto
Identifikation AC200 PK ...
Beleg
Items
PK ...
Konto PK... ...
Positionen
PK ...
D oder K Status BS... ...
BS ...
10 20 Parameter pflegen ...
... ...
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Der Bewertungslauf greift auf die in den Parametern hinterlegten Konten und Belege zurück und
erstellt einen Bewertungsvorschlag, der daraufhin auch bearbeitet werden kann. Die Bewertungen
wurden entweder zu einem früheren Zeitpunkt manuell in den Beleg eingetragen
(Einzelwertberichtigung)
werden mit Hilfe eines Wertberichtigungsschlüssels ermittelt, der in dem Debitorenstammsatz
eingetragen ist. Abhängig von der Anzahl der überfälligen Tage wird eine Bewertung in Höhe
eines gewissen Prozentsatzes des überfälligen Betrages ermittelt. (pauschalierte
Einzelwertberichtigung)
Aufwand aus
WB zu Ford.
X
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Der letzte Schritt des Bewertungsprozesses ist die Überleitung. Dabei werden die Hauptbuchbelege
erstellt, die die Bewertung verbuchen und die Bewertung wird außerdem in die bewerteten Belege
eingetragen, damit sie jederzeit nachvollzogen werden kann.
1. Hinweis: Die Bewertungen können für die parallele Rechnungslegung unterschiedlich
durchgeführt werden. Die abweichenden Ergebnisse werden dann auf verschiedenen Konten
verbucht, die in unterschiedlichen Bilanz-/GuV-Strukturen verwendet werden.
2. Hinweis: Mit Hilfe des Bewertungslaufs können offene Forderungen auch abgezinst werden, d.h.,
sie werden mit dem Barwert bewertet.
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Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Debitorenstammdaten
SAP AG 1999
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Debitorenbuchhaltung
Buchung Zahlungseingang
Stammdaten Ändern
2-6 Kontoanalyse
Nutzen Sie die Kontoanalyse, um das Zahlungsverhalten des Debitors 1000 zu
untersuchen.
Konto Analyse
SAP AG 1999
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Integration mit R/3-SD
3-1-3 Fakturierung
Schließlich muß die Lieferung dem Kunden noch in Rechnung gestellt
werden. Fakturieren Sie die Lieferung.
Lassen Sie sich die Faktura am Bildschirm anzeigen, und springen Sie von
dort aus auf den zugehörigen Buchhaltungsbeleg. Wie lautet der
Buchungssatz?
______________________________________________________
______________________________________________________
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Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Kreditmanagement
Stammdaten Ändern
Stammdaten Ändern
Wertberichtigungen buchen
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Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Abschlußarbeiten in der Debitorenbuchhaltung
Stammdaten Ändern
SAP AG 1999
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Debitorenstammdaten
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Debitorenbuchhaltung
OP bearbeiten anklicken
Inaktivieren Sie alle offenen Posten außer dem Posten über 5000 UNI.
Suchen Sie den Posten über 5000 UNI. Er müßte nun bei den
ausgeglichenen Posten zu finden sein.
Suchen Sie nach dem Restposten mit ihrer notierten Belegnummer. Er
müßte als neuer offener Posten aufgeführt sein.
Mahnbrief anzeigen:
Folgen Sie dem folgenden Menüpfad:
System Dienste Ausgabesteuerung
Feldname oder Datenart Werte
Erzeuger AC010-##
Ausführen
Spoolauftrag Script markieren und anzeigen lassen (Brille)
Sowohl das Feld Letzte Mahnung als auch Mahnstufe in der Registerkarte
Korrespondenz sollten gefüllt sein.
2-6 Kontoanalyse
Konto Analyse
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Integration mit R/3-SD
Kehren Sie über den gelben Pfeil zurück in das Menü SAP Easy Access.
Kehren Sie über den gelben Pfeil zurück in das Menü SAP Easy
Access.
Kehren Sie über den gelben Pfeil zurück in das Menü SAP Easy
Access.
3-1-3 Fakturierung
Fakturierung Faktura Anlegen
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Kreditmanagement
CUSTOMER## sollte in der Liste auftauchen. Suchen Sie mit Hilfe der
Suchfunktion Ihren Debitor in der Liste.
Kapitel: Debitorenbuchhaltung
Thema: Abschlußarbeiten in der Debitorenbuchhaltung
Wenn Sie auf dem Konto keinen Saldo sehen, wechseln Sie zu Ihren Batch-
Jobs.
Folgen Sie dem folgenden Menüpfad, den Sie in jedem Bild finden:
System Dienste Batch-Input Mappen
Schauen Sie nach, ob der Job F107-AC010## existiert. Wenn ja, spielen Sie
ihn im Abspielmodus Nur Fehler anzeigen ab. Gehen Sie mit Enter, die
einzelnen Bilder mit Fehlern durch, und beheben Sie dabei alle Fehler, die
den Batch-Job daran hindern, automatisch abzulaufen. Prüfen Sie, nachdem
der Batch-Job abgespielt wurde, erneut das Konto 142100, um zu prüfen, ob
sich darauf, wie oben beschrieben, ein Saldo von 500 UNI befindet.
Inhalt:
Anlagenstammdaten
Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Anlagenbuchhaltung
Abschlußarbeiten in der Anlagenbuchhaltung
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Anlagenstammdaten pflegen
Anlagenbewegungen buchen
Abschreibungen erfassen und buchen
beschreiben, wie SAP Sie bei den
Abschlußvorbereitungen in der Anlagenbuchhaltung
unterstützt
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CO
Bilanz
... ...
GuV
...
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Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die
Verwaltung von Anlagen betreffen.
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Anlagenstammdaten
Anlagenstammdaten
Anlagenklassen
Bewertungsbereiche
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Jede Anlage gehört zu jeweils einem Buchungskreis und einem Geschäftsbereich. Alle Buchungen,
die für die Anlage durchgeführt werden (Zugänge, Abgänge, Abschreibungen, etc.), werden
innerhalb des zugeordneten Buchungskreises und Geschäftsbereiches getätigt.
Weiterhin kann die Anlage verschiedenen CO-Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag, Leistungsart)
und Logistik-Organisationseinheiten (nur für Selektionszwecke) zugeordnet werden.
Anlage 001111
Konten für Gebäude
1000
gen-
000000-099999 Anla
e
kla s
s
Anlagenbuchhaltung
1000 Gebäude
000000-099999
C
100000-199999
Betriebs- und
3000
300000-399999 Geschäftsausstattung
4000
400000-499999
Anlagen im Bau
5000
500000-599999
Geringwertige Wirtschaftsgüter
...
600000-699999
SAP AG 1999
Die Anlagenklasse ist das Hauptgliederungskriterium für das Anlagevermögen. Jede Anlage muß
genau einer Anlagenklasse zugeordnet werden. In jeder Anlagenklasse können Sie bestimmte
Steuerungsparameter und Vorschlagswerte für die Abschreibungsrechnung und sonstige Stammdaten
festlegen.
Anlagen, die in der Bilanz an unterschiedlichen Stellen aufgeführt werden sollen (z.B. Gebäude und
Maschinen) müssen verschiedenen Anlagenklassen zugeordnet werden. Außerdem gibt es
mindestens je eine spezielle Anlagenklasse für Anlagen im Bau und geringwertige Wirtschaftsgüter.
Bei IDES sind dies die Anlagenklassen
4000 für Anlagen im Bau
5000 für geringwertige Wirtschaftsgüter
1. Hinweis: Auch für immaterielle Anlagen und geleaste Anlagen lassen sich eigene Anlagenklassen
anlegen. Für die Leasingabwicklung stehen eigene Funktionalitäten zur Verfügung.
2. Hinweis: Für die technische Verwaltung der Anlagen dient das Komponente PM (Plant
Maintenance). Für die Verwaltung von Finanzanlagen ist das Komponente TR (Treasury)
vorgesehen.
Handels-
100 000 40 000 60 000
recht
Steuer-
100 000 40 000 60 000
recht
Parallele
100 000 10 000 90 000
Bewertung
SAP AG 1999
Es kommt häufig vor, daß Anlagenbestände und Bewegungen für unterschiedliche Zwecke
unterschiedlich bewertet werden sollen, z.B. sollen möglicherweise unterschiedliche Wertansätze
verwendet werden für
die Handelsbilanzierung nach regionalen Erfordernissen
die Steuerbilanz (soweit eine andere Bewertung erlaubt ist)
das interne Rechnungswesen (Kalkulation)
parallele Rechnungslegungen für die Konzernbilanzierung (nach IAS, US-GAAP etc.)
Um diese unterschiedlichen Wertansätze führen zu können, werden im R/3-System sogenannte
Bewertungsbereiche geführt. Es werden separate Verkehrszahlen geführt
pro Anlage und Bewertungsbereich
für einzelne Wertkomponenten wie Bestandswerte, Abschreibungen, Restbuchwerte etc.
Kalender
01
Normal-AfA-Beginn Jan
Wann begann die Nutzungsdauer?
SAP AG 1999
Bewertungs-
Bestands-
bereiche konten
Handelrecht
Handels-
recht
Afa-
Konten
Handelrecht
Anlage X
Konten- Kalkulato-
Kalkulation
findung rische
Afa-
Konten
Bestands-
konten
z.B. für IAS
Parallele
Bewertung
Afa-
Konten
z.B. für IAS
SAP AG 1999
Anlagen-
komplex
3000 / 0000
Anlagen
1000 / 0000 2000 / 0000
Anlagenunternummern
1000 / 0100 1000 / 0200
SAP AG 1999
Für Reportingzwecke können Teile einer Anlage separat unter Anlagenunternummern geführt
werden, und Anlagen können zu Anlagenkomplexen zusammengefaßt werden.
Die Hauptanlage bekommt die Unternummer 0000, die Anlagenunternummern können frei vergeben
werden.
Der Anlagenkomplex hat einen eigenen Stammsatz. Diesem Komplex können verschiedene
Hauptanlagen zugeordnet werden. Dies ist hauptsächlich in den USA von Bedeutung.
Präsentation:
Innerperiodische
Präsentation: Geschäftsvorfälle in
der Anlagenbuchhaltung
Innerperiodische Geschäftsvorfälle
in der Anlagenbuchhaltung
Bewegungsarten
Anlagenbewegungen
Außerplanmäßige Abschreibungen
Anlagen im Bau
Asset Explorer
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Anlagenbuchung
z.B. Zugang, Abgang, Umbuchung, Verrechnung, Abschreibung,
Zuschreibung, Aufwertung etc.
Anlagengitter
Buchwerte Zu- Ab- Umbu- Abschrei- Buchwerte
GJ-Beginn gänge gänge chungen bungen GJ-Ende
Buchungsschlüssel 70/75
Bewegungsart xxx DM DM
$
+ - Afa
$
SAP AG 1999
Die Bewegungsart ist eine Ergänzung zu den Anlagenbuchungsschlüsseln 70 und 75, die immer
mitgegeben werden muß, wenn auf ein Anlagekonto gebucht werden soll. Die Bewegungsart ist
notwendig, um der Anlagenbuchhaltung mitzuteilen, an welcher Stelle im Anlagengitter die
Anlagenbuchung ausgewiesen werden soll.
Die Bewegungsart ist das Hauptunterscheidungsmerkmal der unterschiedlichen Anlagenbuchungen,
seien es
Käufe und Verkäufe
Gutschriften
Zugänge aus Eigenfertigung
Umbuchungen
Abgänge ohne Erlös
Zu- oder Abschreibungen
etc.
Anlagen Hauptbuch
Anlagen Kreditoren
Anlagenbewegung integriert
Anlage Kreditor
mit Debitoren- oder
100 100 Kreditorenbuchhaltung
Anlagen Kreditoren
SAP AG 1999
Bewegungsart für
außerplanmäßige Abschreibung
SAP AG 1999
Eine außerplanmäßige Abschreibung wird verbucht, wenn ein Ereignis eingetreten ist, das den
Wert einer Anlage dauerhaft verringert.
Wie bei jedem Anlagenvorgang muß auch hierfür eine spezielle Bewegungsart verwendet werden.
Es ist möglich, den entstandenen Schaden in den verschiedenen Bewertungsbereichen
unterschiedlich hoch anzugeben, z.B wird der Schaden vielleicht kalkulatorisch niedriger angesetzt
als handelsrechtlich.
Nach der Verbuchung des Vorgangs werden die außerplanmäßigen Abschreibungen als Planwerte
gespeichert. Zu Buchwerten werden sie erst mit der Durchführung des Abschreibungslaufs im
Rahmen der Abschlußarbeiten.
Anlage 1
IM
In
au ves
ftr titi 40%
äg on
e s-
Anlage im Bau
o Abrechnung der
d Anlage im Bau
e gemäß
r Aufteilungsregel
g e
än
z ug 60
en % Anlage 2
lag
An
FI-
AA
SAP AG 1999
Die Aufwendungen für Anlagen im Bau können auf zwei unterschiedliche Arten verwaltet werden:
In der Applikation IM (Investitionsmanagement) können Investitionsaufträge angelegt, bebucht,
verwaltet und schließlich auf eine Anlage im Bau abgerechnet werden. Das IM bietet umfassende
Funktionalitäten zur Unterstützung von Investitionsmaßnahmen.
Soll die Applikation IM nicht verwendet werden, da Anlagen im Bau nur gelegentlich auftreten, so
kann die Anlage im Bau auch direkt in der Anlagenbuchhaltung bebucht werden.
Ist die Anlage fertiggestellt, so müssen
für die fertigen Anlagen die Stammsätze angelegt werden und
die Werte von dem AIB-Konto auf die fertigen Anlagen umgebucht werden, wobei diese aktiviert
werden. Dabei können die Aufwendungen gemäß einer Aufteilungsregel auf mehrere
Anlagekonten verteilt werden.
Übersicht:
Bewegungen Gebuchte/
im Geschäftsjahr geplante
Abschreibungen
Reiter
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Der Asset Explorer bietet ab Release 4.6 pro Bewertungsbereich, Anlage und Geschäftsjahr eine
übersichtliche Darstellung der
geplanten Werte
gebuchten Bewegungen
gebuchten Beträge
gebuchten und geplanten Abschreibungen
Abschreibungsparameter
Präsentation:
Abschlußarbeiten in der
Anlagenbuchhaltung
Inventur
Abschreibungslauf
Anlagengitter
SAP AG 1999
Technische/organisatorische
Gesetzliche Arbeiten
Arbeiten
Jahreswechsel
Beginn neues Geschäftsjahr
Abschreibungslauf
Periodische Bestandsbuchung
Jahresabschluß
Anlagengitter erzeugen
Zeitstrahl
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Anlagenbuchhaltung
Inventur-
liste
Inventur
Inventur-
liste
Korrekturen durchführen
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Für die Inventur können mit Hilfe des R/3-Systems eine oder mehrere Inventurlisten erstellt
werden. Diese werden an die Mitarbeiter verteilt, die die Inventur durchführen. Diese notieren darauf
alle Unstimmigkeiten und geben die Liste an die Buchhaltung zurück, die die notwendigen
Korrekturen durchführt.
FI- FI-
AA GL
Handelsrecht
Geplante gebuchte Afa-
Abschrei- Abschrei- Konten
Batch-Input-Mappe abspielen
bungen bungen Handelsrecht
Abschreibungslauf
Kalkulation
Kalkulato-
Geplante gebuchte
rische
Abschrei- Abschrei- Afa-
bungen bungen Konten
Parallele Bewertung
SAP AG 1999
DM DM
+ - Afa
$ $
SAP AG 1999
Das Anlagengitter ist die wichtigste und umfassendste Auswertung für den Abschluß. Wie bei der
Bilanz, so hängt auch der Aufbau des Anlagengitters stark von länderspezifischen Anforderungen ab.
Es ist daher möglich, verschiedene Anlagengitterversionen zu erstellen.
Jede Anlagengitterversion enthält verschiedene Gittergruppen wie z.B.
Buchwerte zu Geschäftsjahresbeginn
Zugänge
Abgänge
Umbuchungen
Abschreibungen
Buchwerte zu Geschäftsjahresende
SAP AG 1999
Kapitel: Anlagenbuchhaltung
Thema: Anlagenstammdaten
SAP AG 1999
Kapitel: Anlagenbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Anlagenbuchhaltung
2-1 Anlagenzugang
IDES hat das Gebäude bei dem Makler AGENCY## gekauft, welcher auch bereits
als Wohnungsmakler fungiert hat. Das Bürogebäude ist 1.000.000 UNI wert.
Woran erkennen Sie, daß der Betrag in drei Raten fällig wird?
______________________________________________________
______________________________________________________
2-3 Verschrottung
Zu Beginn des aktuellen Geschäftsjahres hat IDES einen gebrauchten Roboter im
Restwert von 500.000 UNI gekauft und geschätzt, daß dieser noch eine
Nutzungsdauer von weiteren 3 Jahren hat. Leider stellt sich Ende September des
aktuellen Geschäftsjahres heraus, daß die Technologie des Roboters doch schon
ziemlich veraltet ist, und man entschließt sich, diesen auszurangieren, obwohl sein
(C) SAP AG AC010 29
Restbuchwert noch positiv ist. Es ist nicht mehr möglich, mit ihm noch einen Erlös
durch Verkauf zu erzielen, und er wird daher verschrottet.
Buchen Sie die Verschrottung des Roboters mit der Anlagennummer ROBOT##
zum 30.09. des aktuellen Geschäftsjahres.
Buchung Abgang Abgang durch Verschrottung
Kehren Sie zurück in das Menü SAP Easy AccessDaily Accounting Transactions
-
Bestandslisten drucken
das Anlagengitter erzeugen
SAP AG 1999
Kapitel: Anlagenbuchhaltung
Thema: Abschlußarbeiten in der Anlagenbuchhaltung
Für die folgenden Übungen gehen wir davon aus, daß wir die Bilanzvorbereitung für den
Abschluß des letzten Monats durchführen.
3-1 Inventurliste
Um die Inventur durchführen zu können, müssen mit dem SAP-System
Inventurlisten erstellt werden, auf welchen dann die Abweichungen des
tatsächlichen Bestandes zum gebuchten Bestand notiert werden. Gemäß den
festgestellten Abweichungen müssen dann noch Korrekturen in SAP durchgeführt
werden.
Erzeugen Sie die Inventurliste für das Werk 1000 des Buchungskreises 1000.
Um ihnen das Ausfüllen des Selektionsschirmes zu erleichtern, wurde eine
Reportvariante AC010 angelegt. Ändern Sie das Berichtsdatum auf den 31.12. des
aktuellen Jahres.
Welche Anlagen wurden zum Stichtag auf Ihrer Kostenstelle CC## geführt?
____________________________________________________________
3-2 Anlagengitter
Erzeugen Sie das Anlagengitter ihres Geschäftsbereichs BA## im Buchungskreis
1000.
Um ihnen das Ausfüllen des Selektionsschirmes zu erleichtern, wurde eine
Reportvariante AC010 angelegt.
Verwenden Sie diese, und ersetzen Sie noch die ## durch ihre Gruppennummer.
Welche Gitterversion wird in der Variante verwendet?
_____________________________
Die Werte von welchem Bewertungsbereich werden durch diese Variante
angezeigt?
_____________________________
SAP AG 1999
Kapitel: Anlagenbuchhaltung
Thema: Anlagenstammdaten
Die Buchwerte für den Bereich 01 (Handelsrecht) sind alle gleich Null. Dies
liegt in der Natur von geringwertigen Wirtschaftsgütern, da sie ja
handelsrechtlich direkt komplett abgeschrieben werden.
Im kalkulatorischen Bewertungsbereich 20 sind Buchwerte größer Null
vorhanden, da in die Kostenrechnung ja alle Kosten (also auch geringe)
einfließen sollen.
Registerkarte Zeitabhängig
Feldname oder Datenart Werte
Geschäftsbereich BA##
Kostenstelle CC##
Werk 1000
Sichern
Kapitel: Anlagenbuchhaltung
Thema: Innerperiodische Geschäftsvorfälle in der
Anlagenbuchhaltung
2-1 Anlagenzugang
Folgende Konten aus folgenden Büchern werden mit diesem Beleg bebucht:
Daß der Betrag in drei Raten fällig wird, erkennt man daran, daß der
Gesamtbetrag bei der Kreditorenbuchung in drei Positionen aufgespalten
wurde.
2-3 Verschrottung
Buchung Abgang Abgang durch Verschrottung
Registerkarte Zeitabhängig
Feldname oder Datenart Werte
Kapitel: Anlagenbuchhaltung
Thema: Abschlußarbeiten in der Anlagenbuchhaltung
3-1 Inventurliste
Infosystem Berichte zur Anlagenbuchhaltung Anlagenbestand
Inventurlisten Inventurliste ... nach Werk
Springen Varianten Holen... oder verwenden Sie das Symbol „Variante
holen“.
Doppelklick auf Variante AC010
Ändern Sie das Berichtsdatum auf den 31.12. des laufenden Jahres.
Ausführen
Zum Stichtag wird auf Ihrer Kostenstelle CC## die Anlage ROBOT## geführt. Da
Sie die Anlage in der vorigen Übung verschrottet haben, wird dafür ein Wert von 0
UNI angezeigt.
Kehren Sie zurück in das Menü SAP Easy Access.
3-2 Anlagengitter
Infosystem Berichte zur Anlagenbuchhaltung Erläuterungen zur Bilanz
International Anlagengitter
Springen Varianten Holen... oder verwenden Sie das Symbol „Variante
holen“.
Doppelklick auf Variante AC010
## durch Gruppennummer ersetzen
Ausführen
Die Anlagengitterversion lautet HGB1. Der Bewertungsbereich ist Handelsrecht.
Inhalt:
Stammsätze im Reisemanagement
Geschäftsvorfälle im Reisemanagement
SAP AG 1999
Reiseprivilegien pflegen
Reisen erfassen
Reisen abrechnen
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Das Reisemanagement (TV — Travel Management) verwaltet und berechnet Reisekosten und
unterstützt bei der Reiseplanung und -abrechnung.
SAP AG 1999
Präsentation:
Stammsätze im Reisemanagement
SAP AG 1999
Reisekosten-Ministamm im FI-TV
(durch-
Organisa-
Daten zur geführte) Bankver-
torische Anschriften
Person Maß- bindungen
Zuordnung
nahmen
Personalstamm im HR
SAP AG 1999
FI- FI-
AP TV
Personalnummer
Kreditor X 1000
Report und
Personal- Batch-Input
nummer: 1000
Infotypen
SAP AG 1999
Der IDES-Konzern läßt die angefallenen Reiseaufwendungen an den Mitarbeiter über die
Finanzbuchhaltung auszahlen. Damit das Zahlprogramm diese Arbeit übernehmen kann, muß für
jeden reisenden Mitarbeiter ein Kreditorenstammsatz angelegt werden. Diese mitarbeiterbezogenen
Kreditorenstammsätze können mit Hilfe eines Reports automatisch angelegt werden. Der Report
erzeugt erst eine Batch-Input-Mappe, die dann noch abgespielt werden muß.
Die Personalnummer wird in den Kreditorenstammsatz eingetragen.
Präsentation:
Geschäftsvorfälle im Reisemanagement
Reisen erfassen
Reisen abrechnen
Reisen ans FI weiterleiten
SAP AG 1999
Name des
Mitarbeiter
Reisen
Reiseanträge
Reisepläne
Reisekosten-
abrechnungen
Anlegen von Reiseobjekten
oder
Detailsicht eines Reiseobjekts
Übersicht
über angelegte
Reiseobjekte
SAP AG 1999
Im Reisemanager hat der Mitarbeiter einen kompletten Überblick über alle seine Reisen und die
Reiseobjekte, die dazu existieren. Es gibt drei Arten von Reiseobjekten: Reiseanträge, Reisepläne
und Reisekostenabrechnungen.
Jedes dieser Objekte kann aus dem Reisemanager heraus angelegt oder verändert werden.
Je nachdem wie das Reisekostenmanagement in der Firma organisiert ist, können alle Reiseobjekte
oder nur ein Teil davon eine Rolle im Reiseprozeß spielen:
Mit einem Reiseantrag bekundet der Mitarbeiter seine Absicht, eine Dienstreise zu unternehmen,
und leitet diesen gegebenenfalls an ein internes Reisebüro weiter.
Der Reiseplan kann verwendet werden, um eine Reise im Detail zu planen und Reisemittel zu
buchen. Dabei werden die als Infotypen im System hinterlegten Reisepräferenzen berücksichtigt.
Ein Reiseplan kann sowohl von einem internen Reisebüro als auch vom Mitarbeiter selbst angelegt
werden.
Bei der Reisekostenabrechnung handelt es sich um eine Sammlung aller abrechnungsrelevanten
Reisefakten. Sie sind die Basis für die Berechnung der Reiseerstattungsbeträge gemäß der
jeweiligen Landesgesetzgebung und für deren Verbuchung im Rechnungswesen. Fallen
lohnsteuerpflichtige Beträge an, so können diese in die Personalabrechnung übertragen werden.
Reiseantrag Reiseplan
Offene
Reisekosten- Simulation
abrechnung
Kreditor
x
Übergabe
ans FI
Genehmigung Abrechnung Reiseaufwand
x
SAP AG 1999
Die Reisekostenabrechnung ist das zentrale Objekt im Reiseprozeß. Die Reisefakten werden
manuell erfaßt oder können aus einem Reiseantrag bzw. Reiseplan übernommen und anschließend
korrigiert werden. Während der Reiseantrag und der Reiseplan eine optionale Zusatzfunktionalität
bieten, ist die Reisekostenabrechnung unbedingt notwendig. Vor der eigentlichen Abrechnung
können die Abrechnungsergebnisse simuliert werden.
Die Reisekostenabrechnung kann entweder vom Mitarbeiter selbst oder von der Spesenabteilung
angelegt werden. Wurde Sie vom Mitarbeiter selbst erfaßt, so muß sie vor der Abrechnung noch von
der Spesenabteilung nach Prüfung der Belege genehmigt werden.
Bei der Abrechnung der Reisekostenabrechnung erzeugt das System aus den erfaßten Reisedaten
und den eingerichteten Erstattungssätzen und Abrechnungsregeln die Abrechnungsergebnisse und
speichert diese in der Datenbank.
Die Abrechnungsergebnisse werden anschließend über einen speziellen Buchungslauf an das FI
weitergegeben.
SAP AG 1999
Kapitel: Reisemanagement
Thema: Stammdaten im FI-TV
SAP AG 1999
Kapitel: Reisemanagement
Thema: Geschäftsvorfälle im FI-TV
____________________________________________________________
SAP AG 1999
Kapitel: Reisemanagement
Thema: Stammdaten im FI-TV
Ausführen
Kapitel: Reisemanagement
Thema: Geschäftsvorfälle im FI-TV
Rahmendaten
Feldname oder Datenart Werte
Reisebeginn heute, 16.00 Uhr
Reiseende morgen, 22.00 Uhr
Erstes Reiseziel Berlin
Reiseland DE
Reisegrund Geschäftsreise
Spesenbelege
Feldname oder Datenart Werte
Spesenbeleg 001 Flug bezahlt (aus möglichen
Einträgen auswählen)
am heute
Betrag 900 UNI
Klick auf Übernehmen
Der Beleg wird in der Belegliste angezeigt.
Kehren Sie über den gelben Pfeil zurück in das Menü SAP Easy Access.
Inhalt:
Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
Geschäftsvorfälle in der Bankenbuchhaltung
SAP AG 1999
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Verbuchung von Bargeldflüssen.
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
Stammdaten in der Bankenbuchhaltung
Bankenstammsätze
Bankensachkonten
SAP AG 1999
Land Debitor/Kreditor
Bankschlüssel Man- Bankangaben
Man- Anschrift danten- Land Bankschlüssel Konto
dan- ... ebene
ten- Banktyp Einzugserm.
ebene Steuerdaten
...
Banken
SAP AG 1999
Das Bankenverzeichnis enthält die Adressen und allgemeingültige Steuerungsdaten (z.B. Swift-
Code) aller Banken, die im SAP-System verwendet werden.
Das Bankenverzeichnis kann entweder
automatisch eingelesen werden, soweit das Bankenverzeichnis auf einem Datenträger verfügbar ist
und ein Einlesereport für diese Daten existiert oder
manuell aufgebaut werden.
Wenn eine Bank im Bankenverzeichnis angelegt ist, so kann zum Beispiel beim Eingeben der
Bankangaben im Debitoren- oder Kreditorenstammsatz darauf zurückgegriffen werden. Es muß dann
nur das Bankland und der Bankschlüssel angegeben werden, und Name und Adresse der Bank
werden im Hintergrund ermittelt.
Bankensachkonto — Stammsatz
Kontonummer
Kontosteuerung
Kontowährung
Bankkonto im SAP-System
Bank/Finanzang.
Hausbank-ID Hausbank
Konto-ID Konto-ID
Bank
Bankkonto bei
der Hausbank
SAP AG 1999
Eine Hausbank ist eine Bank, bei dem ein Buchungskreis ein oder mehrere Konten hat.
Jedes Bankkonto wird im SAP-System dargestellt durch eine Kombination aus Hausbank-ID und
Konto-ID. Diese Kombination wird wiederum in ein Sachkonto eingetragen, das im Hauptbuch das
Bankkonto repräsentiert. Es besteht also eine Verknüpfungskette
Bankkonto bei der Hausbank <--> Kombination Hausbank und Konto-ID <--> Sachkonto
Die dargestellten Verbindungen sollten immer 1-zu-1 -Verbindungen sein.
Präsentation:
Präsentation:
Geschäftsvorfälle
Geschäftsvorfälle in der
in der Bankenbuchhaltung
Bankenbuchhaltung
Kassenvorgänge
Scheckeinreichung
Lockbox
Kontoauszüge
Scheckverwaltung
SAP AG 1999
Buchungskreis xxxx
SAP AG 1999
Seit dem ENJOY-Release 4.6 bietet SAP Kassenbücher für die Verwaltung von Kassenbeständen an.
Sie können Kassenbücher anlegen, die durch eine vierstellige Bezeichnung gekennzeichnet sind.
Jedes Kassenbuch sollte genau einem Sachkonto zugeordnet werden, die das Kassenbuch im
Hauptbuch repräsentiert. Es ist jedoch auch möglich, mehrere Kassenbücher mit einem Sachkonto zu
verbinden. Die Kassenvorgänge werden im Kassenbuch separat gespeichert und periodisch (z.B.
einmal pro Tag) an das Hauptbuch weitergeleitet.
Saldenanzeige für
Datenselektion
Anzeigezeitraum
Geschäftsvorfälle
(Einnahmen und Ausgaben)
SAP AG 1999
Das Kassenbuch ist als neue Transaktion bereits als ENJOY-Transaktion gestaltet. Der Bildschirm
unterteilt sich in drei Bereiche:
Datenselektion: Hier kann der Datenzeitraum gewählt werden.
Saldenanzeige: Zeigt die Summen der Ein- und der Ausnahmen sowie den Anfangs- und Endsaldo
an.
Geschäftsvorfälle: Hier können die Kassenbuchvorfälle eingegeben werden.
Die Geschäftsvorfälle werden im Kassenbuch separat gespeichert und periodisch (z.B. einmal pro
Tag) an das Hauptbuch weitergeleitet. Die weitergeleiteten Vorgänge lassen sich in einem Journal
ausdrucken.
Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall läßt sich eine Quittung drucken.
Kasse Bankverrechng
Einzahlung von Bankkonto
X X
Kasse Bankverrechng
Auszahlung auf Bankkonto
X X
Kasse Debitor
Debitorenzahlung
X X
Kasse Kreditor
Kreditorenzahlung
X X
Kasse Erlöse
Erlösbuchung
X X
Kasse Aufwand
Aufwandsbuchung
X X
SAP AG 1999
Auf dieser Folie sind die möglichen Typen von Kassenbuchgeschäftsvorfällen und ihre
zugehörigen Buchungssätze abgebildet.
Zu jedem dieser Typen kann es beliebig viele konkrete Geschäftsvorfälle mit genau spezifizierten
Bankverrechnungs-, Erlös- oder Aufwandskonten und einem aussagefähigen Text geben. Ein
Beispiel für einen Geschäftsvorfall des Typs „Aufwandsbuchung“ ist z.B. „Barkauf von
Büromaterial“ mit dem Aufwandskonto „Büromaterial“. Die Geschäftsvorfälle werden im
Customizing angelegt, können aber auch gegebenenfalls aus der Anwendung heraus angelegt
werden, wenn im täglichen Betrieb ein neuer Geschäftsvorfall notwendig wird.
1. Hinweis: Die Debitoren- und Kreditorenzahlungen können nicht mit Ausgleich durchgeführt
werden. Die Zahlung muß in einem separaten Schritt in der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung
mit einem offenen Posten verrechnet werden.
2. Hinweis: Bankein- und -auszahlungen werden nicht direkt auf die Bankkonten gebucht, sondern
zuerst auf Bankverrechnungskonten. Die Bankverrechnungskonten werden später mit Hilfe der
Kontoauszugsbuchung ausgeglichen.
Schecks und
Einreicherliste Kontoauszug Lockboxdatei
SAP AG 1999
Die Verarbeitung von Scheckeingängen wird international unterschiedlich behandelt. Die beiden
gängigsten Verfahren sind auf der Folie anhand der IDES-Buchungskreise 1000 (Deutschland) und
3000 (USA) dargestellt. In Deutschland werden Zahlungen oft mit Überweisungen getätigt; in den
USA geschieht dies fast immer per Scheck. Daher ist die Menge an eingehenden Schecks in
Deutschland geringer und kann von der Buchhaltung selbst bewältigt werden. In den USA nehmen
viele Unternehmen dagegen oft einen besonderen Service ihrer Bank in Anspruch, die sogenannte
Lockbox, der ihnen sehr viel Arbeit abnimmt.
Deutschland: Die Schecks werden von den Debitoren direkt an die Buchhaltung geschickt. Diese
gleicht die bezahlten Posten aus, verbucht die Scheckeingänge auf speziellen Scheckeingangskonten
und gibt die Schecks zusammen mit einer Scheckeinreicherliste an die Bank weiter. Die Bank zieht
das Geld ein und verbucht den Geldeingang auf dem Bankkonto. Diese Buchung taucht auf dem
Kontoauszug auf, und der Geldeingang gleicht im Hauptbuch das Scheckeingangskonto aus.
USA: Die Schecks werden von den Debitoren direkt an die Lockbox des Unternehmens geschickt.
Die Bank zieht das Geld ein und registriert die Schecks und die Avise in einer Lockboxdatei. Diese
gibt sie an die Buchhaltung weiter. Durch Verbuchen der Lockboxdaten werden die bezahlten Posten
ausgeglichen und die Scheckbeträge auch direkt auf dem Banksachkonto gebucht. Für das
Lockboxkonto ist die Verarbeitung des Kontoauszugs also nicht notwendig.
Hinweis: Das Lockboxkonto ist nur für Geldeingänge vorgesehen. Das eingegangene Geld wird auf
ein anderes Bankkonto übertragen, von dem alle anderen Geschäftsvorfälle (Spesen, Geldausgänge
etc.) abgewickelt werden. Für dieses muß dann auch der Kontoauszug verarbeitet werden.
Scheckeinreicherlisten
Elektronische
Erfassung
Bestand
Batch-Input-Mappen
oder direkt buchen
Manuelle
Erfassung
Manuelle
Nachbearbeitung
SAP AG 1999
OP 2 2 1 1
Offener
Posten
Nebenbuch- Bankbuch-
haltungsmappe haltungsmappe
SAP AG 1999
Aus den Scheckeinreicherlisten werden zwei Batch-Input-Mappen erzeugt, die abgespielt werden
müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Bei diesen beiden Mappen handelt es sich um
eine Nebenbuchhaltungsmappe und eine Bankbuchhaltungsmappe.
Die Nebenbuchhaltungsmappe wird im allgemeinen von der Debitorenbuchhaltung abgespielt
und gleicht die bezahlten offenen Posten aus. Die Gegenbuchung wird auf ein
Scheckverrechnungskonto getätigt. Die auszugleichenden Posten werden anhand der Daten
gefunden, die der Scheckeinreicherliste mitgegeben wurden (z.B. Liefernummer, Belegnummer
etc.)
Die Bankbuchhaltungsmappe wird im allgemeinen von der Bankbuchhaltungsabteilung (oder
dem Cashmanagement) abgespielt und bucht die Scheckbeträge auf das Scheckeingangskonto und
die Gegenbuchung wiederum auf das Scheckverrechnungskonto.
Die Bankbuchhaltungsmappe sollte zuerst abgespielt werden, um dem Cashmanagement so bald wie
möglich die aktuellen Daten zur Verfügung zu stellen. Beim Abspielen der
Nebenbuchhaltungsmappe müssen unter Umständen Zahlungsdifferenzen behandelt werden.
Hinweis: Für ein kleines Unternehmen ohne diese strikte Abteilungstrennung kann auch auf die
Verwendung des Scheckverrechnungskontos verzichtet werden. Dann würden die Buchungen der
Nebenbuchhaltungsmappe direkt auf das Scheckeingangskonto gebucht werden.
Debitor
Lockbox- OP 1
datei
Scheckeingang
Daten- Beträge Einlesen
transfer und 1 2
Haus- Avise
bank
Bank
2
1. Bankbuchhaltungsmappe
2. Nebenbuchhaltungsmappe
SAP AG 1999
Bei Verwendung des Lockbox-Verfahrens schicken die Debitoren ihre Schecks und Avise direkt an
die Bank. Dort werden die Scheck- und die Avisdaten in einer Datei gespeichert und diese über
Datentransfer (Datenträger, Datenleitung, EDI) an die Buchhaltung geschickt. Die Lockboxdatei
wird über einen Report in das SAP-System eingelesen, und es werden automatisch die
Scheckeingangsbuchungen getätigt und die bezahlten Posten ausgeglichen. Je besser die
Informationen sind, die auf den Avisen mitgegeben wurden, umso zuverlässiger kann R/3 den
Ausgleich vornehmen. Ist eine Zuordnung nicht möglich, so müssen die Avisdaten mit einer
speziellen Transaktion nachbearbeitet werden.
Haus-
bank
Datentransfer
Bankdatenspeicher
Kontoauszüge im
Batch-Input-Mappen
Konto- oder direkt buchen
Einlesen
auszugs-
datei
Manuelle Kontoauszug
Erfassung ausdrucken
SAP AG 1999
Über die Vorgänge auf dem Bankkonto des Unternehmens informiert die Bank die Buchhaltung mit
Hilfe eines Kontoauszuges. Die darauf verzeichneten Buchungen müssen daraufhin in der
Buchhaltung nachvollzogen werden.
Der Kontoauszug kann auf zwei verschiedene Weisen zum Unternehmen gelangen:
als Formular: In diesem Fall muß der Kontoauszug manuell im SAP-System erfaßt werden.
als Datei: Die Datei wird entweder auf einem Datenträger geliefert oder kann mittels eines
Übertragungsprogramms (bankenspezifisch) von der Bank abgerufen werden. Ein SAP-Report
liest daraufhin diese Datei in den Bankenzwischenspeicher des SAP-Systems.
Die Weiterverarbeitung erfolgt folgendermaßen:
Die Kontoauszüge im Bankzwischenspeicher können für Dokumentationszwecke ausgedruckt
werden.
Aus den Kontoauszügen im Bankzwischenspeicher werden außerdem Batch-Input-Mappen
erzeugt, die abgespielt werden müssen, um die notwendigen Buchungen zu erzeugen. Ab 4.0
besteht auch die Möglichkeit, direkt (d.h. ohne Batch-Input) zu buchen.
Eine eventuelle Nachbearbeitung erfolgt entweder durch Sichtbar-Abspielen der Batch-Input-
Mappen oder — beim direkten Buchen — durch eine spezielle Nachbearbeitungstransaktion.
Scheckausgänge
Scheckeingänge
Im Verlauf des Kurses wurden verschiedene Programme vorgestellt, die die Buchhaltung bei der
Verarbeitung von Schecks unterstützen. Auf dieser Folie ist nochmal zusammenfassend dargestellt,
für welche Buchungen diese Programme jeweils zuständig sind.
Scheckausgänge: Das Zahlprogramm erzeugt den Scheck und bucht den Scheckausgang, wobei der
offene Kreditorenposten ausgeglichen wird. Der Scheckausgang wird auf ein dafür vorgesehenes
Scheckausgangskonto gebucht. Wenn der Scheck schließlich vom Kreditor eingereicht und das
Bankkonto belastet wurde, erscheint dies auf dem Kontoauszug, und die Bankbuchhaltungsmappe
der Kontoauszugfunktionalität bucht „Scheckausgang an Bank“. Bei der Verwendung der
Scheckverwaltung wird diese Buchung über den Scheckrücklauf getätigt.
Scheckeingänge: Hier haben Sie bereits zwei unterschiedliche Verfahren kennengelernt. In den
USA werden alle erforderlichen Buchungen von der Lockbox-Funktionalität durchgeführt. Bei dem
anderen Verfahren bucht zuerst die Scheckeinreichung auf ein Scheckeingangskonto und gleicht die
offenen Posten aus. In einem zweiten Schritt bucht die Bankbuchhaltungsmappe schließlich den
Geldeingang über „Bank an Scheckeingang“.
Ausgehende Überweisungen
Eingehende Überweisungen
Überweisungen werden in manchen Ländern sehr intensiv genutzt, in anderen hingegen fast
überhaupt nicht. Auf dieser Folie ist nochmal zusammenfassend dargestellt, für welche Buchungen
welche Programme jeweils zuständig sind.
Ausgehende Überweisungen: Das Zahlprogramm erstellt die Überweisung und bucht sie auf ein
Geldausgangskonto. Gleichzeitig werden die offenen Kreditorenposten ausgeglichen. Der
Geldabfluß erscheint später auf dem Kontoauszug und die Bankbuchhaltungsmappe erzeugt die
Buchung „Geldausgang an Bank“.
Eingehende Überweisungen: Eingegangene Überweisungen erscheinen auf dem Kontoauszug. Die
Kontoauszugsfunktionalität bucht über die Bankbuchhaltungsmappe den Geldeingang „Bank an
Geldeingang“. Die Nebenbuchhaltungsmappe gleicht die bezahlten Posten auf dem Debitorenkonto
aus. Die Zuordnungsinformationen holt sich die Kontoauszugsfunktionalität aus dem
Überweisungsfeld „Verwendungszweck“.
Kreditor
... leitet den Scheck weiter.
Scheckregister
Scheck 1000
Zahlprogramm
Scheck 2000
Bob Jones
...
Zahlweg C
Bank Scheckausg. Kreditor 1
2 2 1 1 OP
Haus- Scheckextrakt
bank
BK 3000
Scheckrücklaufliste/-datei 2
USA
SAP AG 1999
Die Scheckverwaltung dient dazu, den Status eines Schecks (offen, eingelöst, entwertet)
nachverfolgen zu können. SAP bietet zwei Zahlwege an, für die die Scheckverwaltung
unterschiedlich durchgeführt wird:
Zahlweg S (nicht abgebildet): Der Scheck erhält dieselbe Nummer wie der dazugehörige
Zahlungsbeleg. Die Zahlungsbelege werden auf dem Scheckausgangskonto gebucht. Der Status
eines Schecks kann durch einen Blick auf das OP-geführte Scheckausgangskonto ermittelt werden.
Zahlweg C (siehe Folie): Der Scheck ist vornumeriert oder erhält eine eigene fortlaufende
Nummer aus einem festgelegten Nummernbereich. Der Status solcher Schecks wird in einem
speziellen Scheckregister festgehalten. Dies wird insbesondere in den USA stark genutzt.
Der Zahlungsprozeß mit dem Zahlweg C läuft folgendermaßen ab:
Das Zahlprogramm gleicht den offenen Posten aus, druckt den Scheck und trägt ihn als „offen“ in
das Scheckregister ein. Der Bank wird zur Prüfung der Rückläufe eine Liste aller ausgegebenen
Schecks geschickt (Scheckextrakt).
Der Kreditor erhält den Scheck und reicht ihn bei seiner Bank ein, die ihn an die Hausbank des
Buchungskreises des Debitors weiterleitet.
Auf dem Kontoauszug der Bank erscheinen die Scheckzahlungen; diese werden jedoch beim
Einlesen des Auszuges übersprungen. Die Buchhaltung erhält von der Bank weiterhin eine
Scheckrücklaufliste oder -datei. Diese wird erfaßt oder eingelesen und gleicht dann die
Scheckausgangsbuchung aus und markiert den Scheck im Scheckregister als „eingelöst“.
SAP AG 1999
Kapitel: Bankbuchhaltung
Thema: Bankenstammdaten
Konto: ___________________________________________________________
Hauptbuchhaltung:
Stammdaten Einzelbearbeitung Im Buchungskreis
SAP AG 1999
Kapitel: Bankbuchhaltung
Thema: Geschäftsvorfälle in der Bankbuchhaltung
2-1 Kassenbuch
Die Buchhaltung der Firma IDES Deutschland (Buchungskreis 1000) führt mehrere
Handkassen, um einfach und effektiv auch Barein- oder Barauszahlungen
durchführen zu können. Öffnen Sie das Kassenbuch 10##, und führen Sie die
folgenden Vorgänge aus: Ausgänge Kassenbuch
Erfassen Sie damit die Positionen der Scheckeinreicherliste, und sichern Sie
sie.
Spielen Sie zuerst die Batch-Input Mappe Bank ## und dann die Mappe
Kunden ## ab.
Kehren Sie zurück in das Bild Bearbeiten Scheckeinreicherliste.
SAP AG 1999
Kapitel: Bankbuchhaltung
Thema: Bankenstammdaten
Kapitel: Bankbuchhaltung
Thema: Geschäftsvorfälle in der Bankbuchhaltung
2-1 Kassenbuch
Ausgänge Kassenbuch
2-2-1 Vorgaben erfassen (Hinweis: Wenn dieses Popup nicht angezeigt wird,
wählen Sie Einstellungen Vorgaben)
Der von der Batch-Input-Mappe erzeugte Posten findet sich bei den
ausgeglichenen Posten und hat als Positionstext für Konto 113117 die
Schecknummer, die Kontonummer und den Bankschlüssel (in Deutschland:
Bankleitzahl).
Doppelklick auf den Einzelposten mit der Belegart DZ.
(C) SAP AG AC010 34
Klick auf Belegübersicht.
Die Belegpositionen sind:
113117 Scheckeingangsverrechnungskonto 9700,00
880000 Kunden-Skonto 258,62
CUSTOMER## Becker ## 10000,00-
175000 Ausgangssteuer 41,38
Klicken Sie auf das Belegkopf-Symbol. Hier sehen Sie, daß dieser Beleg
von der Mappe Kunden ## erzeugt worden ist.
Kehren Sie zurück in das Menü SAP Easy Access.
Inhalt:
Abschlußarbeiten im Hauptbuch
Umsatzkostenverfahren
Konsolidierung
SAP AG 1999
SAP AG 1999
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Die Salden des Hauptbuchs dienen der Erstellung der Bilanz und GuV.
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Abschlußarbeitenimim
Abschlußarbeiten Hauptbuch
Hauptbuch
SAP AG 1999
Aufgabenplan
— Aufgaben-
gruppen Monatsübersicht
— Aufgaben
Tagesübersicht
SAP AG 1999
Ab Release 4.6 (ENJOY-Release) steht der Schedule Manager für die Planung, Durchführung und
Überwachung komplexer Arbeitsabläufe zur Verfügung.
Ein Arbeitsablauf wird im Schedule Manager als Aufgabenplan abgelegt. Solch ein Aufgabenplan
enthält selbst nicht weiteres als eine bestimmte Reihenfolge von Aufgaben. Innerhalb des
Arbeitsplans können die Aufgaben auch zu Aufgabengruppen zusammengefaßt sein. Aufgaben
können sein:
online auszuführende Transaktionen oder Programme
im Hintergrund auszuführende Programme mit Variante
Workflowdefinitionen
Merkhilfen als Platzhalter zur Beschreibung einer Aufgabe, die nicht im R/3-System bearbeitet
wird
Die Mitarbeiter, die als verantwortlich für eine Aufgabe bestimmt wurden, können diese dann aus
dem Aufgabenplan heraus in die Tagesübersicht einplanen oder diese bei Bedarf online ausführen.
Der Schedule Manager wird insbesondere im Rahmen der Abschlußarbeiten eingesetzt, kann aber
auch für innerperiodische Arbeiten verwendet werden. Der Einsatz ist in allen Nebenbüchern des FI
und auch im CO möglich.
Technische/organisatorische
Gesetzliche Arbeiten
Arbeiten
Meldewesen
Zeitstrahl
SAP AG 1999
Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der
Sachkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen.
Dann werden die Buchungsperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für
die Abschlußbuchungen geöffnet. Eine technische Abstimmung zwischen Verkehrszahlen und
Belegen garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege.
Danach folgt die Bewertung von Fremdwährungsbelegen, die Durchführung von Abgrenzungen und
eine Analyse des WE/RE-Verrechnungskontos inklusive bilanzieller Umgliederung des Saldos.
Sollten Geschäftsbereichsbilanzen erwünscht sein, muß eine Nachbelastung der Geschäftsbereiche
durchgeführt werden. Dabei werden die Geschäftsbereiche nachträglich auf Saldo Null gebracht.
Anschließend können die Sonderperioden geschlossen werden.
Zwecks Dokumentation wird dann die Kontenschreibung durchgeführt und die Bilanz/GuV wird
erstellt. Schließlich werden Meldungen für das gesetzliche Meldewesen erstellt.
Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig
sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.
Rechnung
120
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
Aufwand
Perioden
Antizipative Transitorische
Abgrenzungen Abgrenzungen
SAP AG 1999
Aufwendungen und Erlöse, die in einer bestimmten Buchungsperiode verbucht wurden, haben
oftmals ihren wirtschaftlichen Ursprung nicht nur in dieser einen Periode, sondern wurden auch von
anderen Perioden verursacht. Daher müssen solche Aufwendungen und Erlöse zeitlich abgegrenzt
werden, d.h., sie werden auf die Perioden verteilt, von denen sie verursacht wurden.
Es wird unterschieden in
antizipative Abgrenzungen
Auslösende Situation: Aufwand/Erlös gehört wirtschaftlich in die laufende Periode, wird aber erst
beim Rechnungseingang/-ausgang in einer späteren Periode gebucht.
transitorische Abgrenzungen
Auslösende Situation: Aufwand/Erlös wurde beim Rechnungseingang/-ausgang in der laufenden
Periode gebucht, gehört aber zumindest teilweise wirtschaftlich in eine zukünftige Periode.
Antizipative und transitorische Abgrenzungen können im FI unterschiedlich behandelt werden.
Auf der Abbildung sehen Sie das Beispiel einer Rechnung, die in der 7.Periode eintrifft und dort
auch gebucht wird. Da diese Rechnung für ein Gut erstellt wurde, das das ganze Jahr über genutzt
wird, muß der Aufwand über 120 auf alle Perioden anteilsmäßig verteilt werden. Für die ersten 6
Perioden müssen daher antizipative Abgrenzungen in Höhe von jeweils 10 erstellt werden. Ein
Betrag von 50 muß nach Rechnungseingang noch auf die letzten fünf Monate verteilt werden.
Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg
Erste Ausführung 01.01.XX Dauerbuchungsprogramm
Letzte Ausführung 01.06.XX
Nächste Ausfg. 01.02.XX Abrechnungsperiode:
Abstand in Monaten 1 01.02.XX - 29.02.XX
Positionen
40 Aufwand 10
50 Sonstige Verbindlich-
keiten/Rückstellungen 10- Batch-Input-Mappe
Echtbuchung Nächste
Ausführung
Sonst. Verb./ am 01.03.XX
Aufwand
Rückst.
10 10 vom 01.01.XX
10 vom 01.02.XX
...
SAP AG 1999
Antizipative Abgrenzungen müssen immer dann gebildet werden, wenn in der Zukunft ein
Aufwand oder ein Erlös eintreten wird, dessen wirtschaftliche Zugehörigkeit ganz oder teilweise in
der aktuellen Periode liegt. Für deren Buchung eignet sich das Dauerbuchungsprogramm, da in jeder
Periode genau der gleiche Betrag (hier: 10) auf die gleichen Konten gebucht wird.
Der Buchungssatz lautet in jeder Periode „Aufwand an Sonstige Verbindlichkeiten (bzw.
Rückstellungen)“. Es wird gebucht auf das Konto
Sonstige Verbindlichkeiten: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund und Höhe sicher ist.
Rückstellungen: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund, Höhe oder beidem ungewiß ist und daher
nur geschätzt werden kann.
Mit jeder Periode, in der antizipative Abgrenzungen durchgeführt werden, wächst der Habensaldo
auf dem Konto „Sonstige Verbindlichkeiten (bzw. Rückstellungen)“.
Bilanz Bilanz
Aktiva Passiva
... ...
Berechnet, Geliefert,
aber nicht geliefert aber nicht berechnet
20 20
oder
Anhang Anhang
WE/RE-Konto WE/RE-Konto
100 80 80 100
WE/RE-Korrektur WE/RE-Korrektur
20 20
SAP AG 1999
Periodisch Arbeits-
datei
Datenbank Jährlich
Grundbuch
Konto
Saldovortrag
... Positionen ...
Kontostand
SAP AG 1999
Es ist im allgemeinen gesetzlich vorgeschrieben, daß es möglich sein soll, auch über Jahre hinweg
jederzeit den Saldo eines Kontos anhand der zugehörigen Belegpositionen erklären zu können.
Solange sich die betreffenden Belege noch alle im System befinden, ist dies problemlos möglich.
Allerdings ist es normalerweise notwendig, ältere Beleg zu archivieren und aus der Datenbank zu
löschen, um das System zu entlasten. Um dann trotzdem noch jeden Kontenstand erklären zu
können, muß vor der Archivierung die sogenannte Kontenschreibung gestartet werden. Diese
erzeugt für eine Periode das Grundbuch und trägt dieses in eine Datei ein.
Einmal in Jahr kann dann der kumulierte Inhalt dieser Arbeitsdatei archiviert oder ausgedruckt
werden.
Hinweis: Wird die Archivierung nur einmal pro Jahr gestartet, so kann auf dem Umweg mit der
Arbeitsdatei verzichtet werden und das Grundbuch direkt aus der Datenbank erstellt werden.
Buchungs-
kreisbilanzen
Bilanzversionen
CAUS Geschäfts-
Handelsbilanz bereichsbilanzen
USA
GKR
Handelsbilanz
Deutschland
INT
Handelsbilanz Operativer
IDES Kontenplan
Landes-
kontenplan
SAP AG 1999
Zum Erstellen einer Bilanz gibt es im R/3-System zur Zeit zwei Möglichkeiten:
mittels eines ABAP-Reports
mittels des Sachkonteninformationssystems
Beide Methoden bieten die Möglichkeit,
verschiedene Bilanzversionen zu verwenden
Einzel- und Summenbilanzen für Buchungskreise zu erstellen
Einzel- und Summenbilanzen für Geschäftsbereiche zu erstellen
Bilanzen gemäß des operativen Kontenplans zu erstellen
Bilanzen gemäß des Landeskontenplans zu erstellen
Abweichungsanalysen zwischen zwei Geschäftsjahren oder zwischen Plan und Ist zu erstellen.
Meldender
Buchungskreis
Finanz-
behörde
z
set
Ge
SAP AG 1999
Zur Unterstützung des Meldewesens gibt es zur Zeit bereits eine Vielzahl von Reports, die auch den
landesspezifischen Anforderungen gerecht werden. So gibt es eine Liste von landesspezifischen
Reports zur Durchführung der Umsatzsteuermeldung, eine Unterstützung der zusammenfassenden
EU-Meldung und weitere Reports zur Abdeckung sonstiger gesetzlicher Meldepflichten (z.B. gemäß
der deutschen Außenwirtschaftsverordnung).
Präsentation:
Präsentation:
Das Umsatzkostenverfahren
Das Umsatzkostenverfahren
Funktionsbereiche
Das Umsatzkostenledger
SAP AG 1999
Materialaufwand
+ Personalaufwand
+ Abschreibungen Gesamtkosten der Periode
gegliedert nach Aufwandsarten
+ Sonst. betr. Aufwand
= Gesamtaufwand
Betriebsergebnis (netto)
SAP AG 1999
Für die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung sind prinzipiell zwei Verfahren möglich:
das Gesamtkostenverfahren
das Umsatzkostenverfahren
Beide Verfahren führen zum selben Betriebsergebnis. Welches dieser Verfahren verwendet werden
soll,
ist entweder gesetzlich vorgeschrieben
oder bei einem gesetzlichen Wahlrecht frei wählbar. In diesem Fall wird die Entscheidung für
eines der beiden Verfahren aufgrund betriebswirtschaftlicher Erwägungen (z.B. internationaler
Vergleichbarkeit) getroffen.
Beim Gesamtkostenverfahren wird die Gesamtleistung einer Periode den Gesamtkosten der
Periode gegenübergestellt.
Die Gesamtleistung einer Periode bestimmt sich dabei als der Umsatzerlös abzüglich einer
Verringerung des Lagerbestandes bzw. zuzüglich einer Erhöhung des Lagerbestandes.
Die Gesamtkosten der Periode werden gemäß den einzelnen Aufwandsarten gegliedert, d.h. es
können einfach die Salden ähnlicher Aufwandskonten (z.B. verschiedene Konten für
Personalaufwand) zusammengefaßt werden. Durch diese Gliederung wird deutlich, wie sich die
Aufwendungen auf die verschiedenen Produktionsfaktoren verteilen.
Herstellkosten d. Umsatzes
+ Vertriebsaufwand
+ Verwaltungsaufwand Umsatzkosten der Periode
gegliedert nach betrieblicher
+ F+E-Aufwand Herkunft
+ Produktionsaufwand Funktionsbereiche
= Umsatzkosten
Betriebsergebnis (netto)
SAP AG 1999
Beim Umsatzkostenverfahren werden die Umsatzerlöse einer Periode den Umsatzkosten der
Periode gegenübergestellt.
Die Umsatzerlöse der Periode werden genauso wie beim Gesamtkostenverfahren ermittelt. Die
Bestandsveränderungen bleiben unberücksichtigt.
Die Umsatzkosten der Periode geben den Aufwand an, der für die Erzielung des Umsatzes
entstanden ist. Dabei wird der Aufwand nicht wie beim Gesamtkostenverfahren nach
Aufwandsarten gegliedert, sondern nach seiner betriebswirtschaftlichen Herkunft, wie z.B.
Herstellung, Vertrieb, Verwaltung, Forschung und Entwicklung (F+E), Produktion etc.
Die Herstellkosten des Umsatzes werden zum Zeitpunkt des Warenausgangs ermittelt. Bei
Verwendung des Gesamtkostenverfahrens lautet die Buchung „WE/RE-Verrechnungskonto an
Bestandsveränderung“, bei Verwendung des Umsatzkostenverfahrens lautet die Buchung „WE/RE-
Verrechnungskonto an Herstellungskosten des Umsatzes“.
Zur Zuordnung der restlichen Aufwendungen zu den Orten ihrer betrieblichen Herkunft benötigt das
SAP-System ein weiteres Merkmal, den Funktionsbereich. Typische Funktionsbereiche sind
Vertrieb, Produktion, Marketing, Verwaltung, Forschung & Entwicklung.
Beleg
Positionen
Konto Funktionsbereich CO-Objekt Betrag
40 Aufwand 0400 1000 10
50 Bilanzkonto 10-
SAP AG 1999
Bei Verwendung des Umsatzkostenverfahrens wird der Kontierungsblock (d.h. die Liste aller
Kontierungsobjekte) um ein Feld für den Funktionsbereich erweitert. Dieses Feld wird gefüllt
durch manuelle Eingabe
durch automatisches Kopieren eines eingetragenen Funktionsbereiches aus dem Stammsatz des
CO-Objekts
durch automatisches Kopieren eines eingetragenen Funktionsbereiches aus dem Stammsatz des
Erfolgskontos
durch automatisches Eintragen des Funktionsbereichs mittels Substitutionsregel
Die obige Reihenfolge gibt gleichzeitig die Priorität der Ableitungsmöglichkeiten an, d.h., manuelle
Eingabe hat die höchste, Substitution die niedrigste Priorität. Das System sollte jedoch so eingestellt
werden, daß eine manuelle Eingabe normalerweise nie notwendig ist und der Funktionsbereich
stattdessen aus dem kontierten CO-Objekt, dem Erfolgskonto oder per Substitutionsregel abgeleitet
wird.
FI-
FI- FI-
FI- Umsatz-
GL Hauptbuch GL kosten-
ledger
Sachkonto Sachkonto
1000
1000 300
300
Maschinenbau
Maschinenbau Vertrieb
Vertrieb
Verkehrszahlen Verkehrszahlen
2000
2000 400
400
pro pro
Anlagenbau
Anlagenbau Verwaltung
Verwaltung
Geschäftsbereich Funktionsbereich
3000
3000 500
500
Fahrzeuge
Fahrzeuge Forschung
Forschung
SAP AG 1999
Präsentation:
Konsolidierung
Präsentation:
Konsolidierung
EC-CS, SEM-BCS
SAP AG 1999
CO-
CO-PA EIS BP
Executive Business
HR Information Planning
System
EC-CS Konsolidierung
Sicht
FI Daten PCA Daten
Konsolidierungseinheit = KE =
Gesellschaft / Gesellschaft /
Geschäftsbereich Profit Center
EC-PCA
Profit Center Accounting
Profit Center, Buchungskreis
FI-GL Hauptbuch
Anlagen WIP CO Controlling
SD Bestandskonten
Forderungen Bestand Kostenstelle
Verbindlichkeiten
Sonst.
Auftrag
MM
Erfolgskonten
und CO-Objekt Projekt
SAP AG 1999
EC-CS konsolidiert auf den Organisationseinheiten Gesellschaft, Geschäftsbereich und Profit Center.
Befinden sich die operativen Anwendungen und das Konsolidierungssystem auf einem System und
Mandanten, so können die Daten online in das Konsolidierungssystem übergeben werden.
Darüber hinaus können Daten per periodischem Extrakt oder Rollup aus anderen R/3-Systemen
übernommen werden.
Periodischer Extrakt:
Im Sendersystem extrahieren Sie die Meldedaten mit dem Report “Bilanz/GuV”.
Im Empfängersystem liest ein Report den Datenextrakt ein und verbucht ihn.
Rollup:
Der Rollup ist im SAP-System ein Standard-Tool zum Übertragen von Datensätzen aus einer
Sendertabelle in eine Empfängertabelle. Er wird für die Überleitung der EC-PCA-Daten nach EC-
CS verwendet. Sie können ihn ebenfalls einsetzen, wenn Sie Daten aus unterschiedlichen R/3-
Systemen oder Mandanten nach EC-CS überleiten und die GuV nach Umsatzkostenverfahren
erstellen wollen.
Für die Datenüberleitung aus Nicht-SAP-Systemen können Sie offline die Daten übertragen mit EC-
CS-Erfassungsformularen, MS-Access oder MS Excel.
Konsoli- Welt
dierungs-
kreis
(Teilkonzern) Nordamerika Europa
Konsoli-
dierungs- Vereinigte Kanada Deutsch- Groß- Frank-
einheit Staaten land britannien reich
(Gesellschaft)
Mit EC-CS können Sie eine gesetzliche und eine Managementkonsolidierung durchführen. Die
Grundlage hierfür bilden die Organisationeinheiten Gesellschaften, Geschäftsbereiche und Profit
Center. Für jede dieser Konsolidierungsarten wird eine Sicht angelegt.
Innerhalb einer Sicht kann die Konzernstruktur in unterschiedlichen Hierarchien dargestellt werden.
IDES verwendet eine Hierarchie für die legale und eine für die regionale Darstellung.
EC-CS bildet die Konzernstruktur über Konsolidierungskreise und -einheiten ab. Pro Hierarchie
werden Konsolidierungskreise definiert. Sie stellen die Stufen dar, auf denen konsolidiert wird.
Konsolidierungskreise können sein: Teilkonzerne (Gesellschaftskonsolidierung), Geschäftsbereiche
(Geschäftsbereichskonsolidierung), Profit Center und Hierarchieknoten (Profit-Center-
Konsolidierung).
Die Objekte, die konsolidiert werden sollen, hängen unter den Konsolidierungskreisen und heißen
Konsolidierungseinheiten. Entsprechend der Konsolidierungsart handelt es sich dabei um
Gesellschaften, Kombinationen aus Gesellschaften und Geschäftsbereiche oder Kombinationen aus
Gesellschaften und Profit Centern.
Maßnahmen
Hierarchie der Gesamt-
Kreise/Einheiten status Datenübernahme Validierung Umrechnung ...
- Segmente
+ Kons.güter Non-food
- Pharma
+ USA
+ Deutschland
+ Australien
+ Elektronik
+ Andere
Meilenstein
SAP AG 1999
Die Konsolidierung wird mit Hilfe zweier Monitore durchgeführt. Sie enthalten sämtliche
durchzuführende Maßnahmen.
Datenmonitor: Vor der Konsolidierung müssen die zu konsolidierenden Daten auf Ebene der
Konsolidierungseinheiten vorbereitet werden.
Der Datenmonitor enthält alle vorbereitenden Maßnahmen und ihren aktuellen Status. Maßnahmen
des Datenmonitors sind zum Beispiel: Erfassung der Meldedaten und Zusatzmeldedaten
(zusätzliche, für die Konsolidierung relevante Daten), Validierung der Meldedaten, manuelle
Anpassungsbuchungen, Währungsumrechnung, Quotierung, Validierung der angepaßten
Meldedaten.
Konsolidierungsmonitor: Auf der Ebene des Konsolidierungskreises werden die vorbereiteten
Daten der Konsolidierungseinheiten schließlich konsolidiert.
Maßnahmen des Konsolidierungsmonitors sind zum Beispiel: Schuldenkonsolidierung,
Erlöskonsolidierung, Aufwand- und Ertragkonsolidierung, Beteiligungsertragskonsolidierung.
Kapitalkonsolidierung, Validierung der konsolidierten Werte.
Bei richtiger Einstellung des Systems und richtiger Erfassung der notwendigen Meldedaten arbeitet
das System die Konsolidierungsschritte auf Knopfdruck ab. Die automatisch erzeugten Buchungen
werden im Protokoll angezeigt. Meilensteine dienen dazu, den automatischen
Konsolidierungsdurchlauf bei den entsprechend gekennzeichneten Maßnahmen zu stoppen. Die
nächste Maßnahme wird separat gestartet.
CO
Direktes
Kostenarten Durchbuchen Positionsplan
”Konzern”-
Rollup Bilanz
FI Kontenplan
EC-
EC-CS
”Operativer"
Kontenplan GuV
”Landes”-
1
Kontenplan N:
(gesetzl.) Geldflußrechnung
1
1: N:1 Bil.-/
GuV-
Struktur Statistische Pos.
Buchen
Kennzahlen
Bilanz/
GuV Bilanz/
GuV
Periodischer
Extrakt
Konzern-
Operative Sendersysteme abschluß
SAP AG 1999
Wie die Daten in die Konsolidierung übergeleitet werden, hängt von der Datentransfermethode ab:
Direkte Durchbuchung/Rollup:
Für alle Konten des Konzernkontenplans müssen namensgleiche Wertpositionen auf dem
Positionsplan des EC-CS vorliegen. Im Customizing wird der operative Kontenplan einem
Konzernkontenplan zugeordnet.
Periodischer Extrakt:
Die operativen Konten werden einer Konzern-Bilanz-/GuV-Struktur im Sendersystem zugeordnet.
Den Positionen dieser Bilanz-/GuV-Struktur entsprechen die Positionen des Positionsplanes im
Empfängersystem. Im Sendersystem FI extrahieren Sie die Meldedaten mit dem Report
“Bilanz/GuV”.
Im Empfängersystem EC-CS liest ein Report den Datenextrakt ein und verbucht ihn.
Der Positionsplan des EC-CS besteht aus Wertpositionen, unter denen die Werte geführt werden,
und aus Summenpositionen, die die Summen der darunter hängenden Wertpositionen enthalten.
Sie können mehrere Positionspläne für unterschiedliche Anforderungen verwenden:
Positionsplan für die externe Rechnungslegung (z.B. Konzernbilanz nach US-GAAP)
verkürzter Positionsplan
Positionsplan mit Kennzahlen
SAP Wertorientierte
Konsolidierungs- Konzernsteuerungs-
Engine funktionen
R/3 BW
OLTP-Strukturen OLAP-Strukturen
fix teilweise
flexibel
EC-CS SEM-BCS
Konsolidierung Business Consolidation
SAP AG 1999
SAP SEM
BPS: Verbindung zwischen
strategischer Planung und Stakeholder
Unternehmensplanung/ relationship
Simulation management
Corporate Business
CPM: Balanced Scorecards, performance (SRM)
Consoli-
Management Cockpit, monitor dation
Kennzahlensysteme (CPM) (BCS)
SRM: Einbeziehung von Stakeholder
Erwartungen in Unternehmensziele
Business Business
BCS: Gesetzliche und Management- Information
planning &
Konsolidierung auf Knopfdruck Collection
simulation
BIC: Automatische (BPS) (BIC)
Informationsgewinnung aus externen
und internen Unternehmensdaten
BW: Integration strategischer,
operativer Informationen und BW
Finanzdaten
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Kapitel: Abschlußerstellung
Thema: Abschlußarbeiten im Hauptbuch
SAP AG 1999
Kapitel: Abschlußerstellung
Thema: Das Umsatzkostenverfahren
SAP AG 1999
Kapitel: Abschlußerstellung
Thema: Abschlußarbeiten im Hauptbuch
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Kreditor 1921
Weiter
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Rechnungsdatum 01. des Vormonats
Buchungsdatum 01. des Vormonats
Weiter
Warnung bestätigen
Der Stammsatz des Maklers wird rechts oben angezeigt.
Grunddaten
Feldname oder Datenart Werte
Referenz 100##
(C) SAP AG AC010 36
Betrag 6000
Steuerbetrag 0 (0I Vorsteuer Schulung 0%)
Text Versicherungsbeitrag BA##
Positionen
Feldname oder Datenart Werte
Sachkonto 466000
S/H Soll
Betrag Belegwährung 6000
Steuerkennzeichen 0I
Kostenstelle CC##
Buchen
An den Verkehrszahlen können Sie erkennen, daß der Saldo des Kontos in
der Vorperiode nur noch 500 UNI beträgt, was ja auch genau dem Betrag
entspricht, mit dem diese Periode belastet werden soll.
Die restlichen 5500 UNI Versicherungsbeitrag sind in die aktuelle Periode
verschoben worden.
Drücken Sie ENTER. Bestätigen Sie die Meldung zur Terminänderung mit
Enter.
Eine Warnung erscheint, daß für diese Rechnung noch kein Wareneingang
vorliegt (gelieferte Menge ist Null).
Warnung mit Enter bestätigen
Eventuelle Information bestätigen
Notieren Sie die Belegnummer des Rechnungseingangs.
Der Saldo müßte für die Vorperiode gleich 100 UNI sein. Diese 100 UNI
müssen für den Abschluß auf dem Konto Berechnet, aber nicht geliefert
angezeigt werden.
Das Konto sollte in der Periode des Vormonats einen Saldo von 100 UNI
haben. Dieser wird in der darauffolgenden Periode zurückgenommen.
Klicken Sie auf das graue Dreieck vor Handelsbilanz im rechten Bildschirmfenster.
Sie erhalten die Bilanz der letzten Periode im Vergleich zur selben Periode des
Vorjahres. In der Bilanz können Sie bis auf die Verkehrszahlen der Konten hinunter
navigieren.
Gehen Sie zurück auf das Selektionsbild, und grenzen Sie noch zusätzlich auf Ihren
Geschäftsbereich BA## ein.
Kapitel: Abschlußerstellung
Thema: Das Umsatzkostenverfahren
Die GuV nach Umsatzkostenverfahren für den Buchungskreis 1000 wird angezeigt.
Doppelklicken Sie auf den Funktionsbereich, um die GuV-Positionen nach
Funktionsbereichen zu sehen.
Gehen Sie zurück, und wiederholen Sie den selben Report für Ihren
Geschäftsbereich BA##.
Inhalt:
Überblick: Organisationselemente im RW
Überblick: Organisationselemente im LO
Empfehlungen zur Vertiefung des Stoffes
SAP AG 1999
Ergebnis-
bereich
Kosten- Kosten-
rechnungs- rechnungs-
kreis kreis
Geschäfts-
bereiche
Buchungskreise
SAP AG 1999
Sparten
Vertriebsweg
Vertriebslinie
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Inhalt:
Buchungshilfen
Spezielle Ledger
Glossar
Menüpfade
SAP AG 1999
Inhalt:
Referenzbelege
Daten halten/setzen
Parameter IDs
Beleg vorerfassen
Validierung und Substitution
Berichtsvarianten
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Referenzbelege, Muster-belege und die Funktion Daten halten/setzen vermindern die Anzahl
der bei der Erfassung eines neuen Beleges erforderlichen Eingaben
Referenzbelege sind bereits gebuchte Belege, die als Vorlage benutzt werden können.
Musterbelege sind Vorlagebelege, die ebenfalls in eine neue Buchung kopiert werden können.
Die Funktion Daten halten/setzen ermöglicht die automatische Erfassung bestimmter Daten bei der
Wiederholung von Buchungen.
Beleg # 1 (Vorlagebeleg):
Kopf: 01/19/1995 Buchungskreis: 0001
Positionen:
BS Konto Betrag
40 123000 5000
50 345560 2000
50 907902 3000
Beleg # 2:
Kopf : 01/23/1995 Buchungskreis : 0001
Positionen:
BS Konto Betrag
40 123000 5000
50 345560 2000
50 907902 3000
SAP AG 1999
Wenn Sie einen Beleg buchen, ist es manchmal einfacher, eine bereits verwendete bzw. häufig
verwendete Kontenzuordnung zu benutzen. Hierzu können Sie Vorlagebelege verwenden.
In diesem Beispiel kopiert der Anwender einen bereits vorhandenen Beleg, um einen neuen
Beleg zu buchen. Dies geschieht durch das Angeben des Vorlagebeleges bei der Buchung.
Erfassungsvariante
SAP01-
SAP01- Standard 1-
SAP01-Standard 1-zeilig
1-zeilig
Positionen:
BS Konto Betrag St GB Kostenstelle Auftrag BK
40 415000 5000 i0 9900 3200 3000
40 415000 4000 i0 990 310 3000
50 113100 9000 3000
Schnellerfassung - Konto,
Konto, Kost.
Kost. & Betrag
Positionen:
SAP AG 1999
Es gibt einen speziellen Bildschirm für die schnelle Erfassung von Sachkontenpositionen.
Beim regulären Buchen von Belegpositionen wird für jede Belegposition ein neuer Bildschirm mit
den möglichen Feldern benötigt. Bei der Schnellerfassung von Sachkontenpositionen werden
Belegpositionsvorlagen verwendet, in denen nur vordefinierte Felder verfügbar sind. Diese limitierte
Auswahl hat i.d.R. eine Länge von 1 oder 2 Zeilen. Deshalb passen zahlreiche Belegpositionen auf
denselben Bildschirm. Dies erleichtert die Erfassung von mehreren Belegpositionen bei
Standarderfassungen.
Über das Customizing ist es möglich, entsprechend den individuellen Anforderungen der Anwender,
verschiedene Erfassungsvorlagen zu konfigurieren.
Kontierungsmuster
Kontierungsmuster 9889
Positionen:
BS Konto Betrag
40 123000 5000
50 345560 2000
50 907902 3000
Gebuchter Beleg
Kopf: 23.01.1995 Buchungskreis: 0001
Positionen:
BS Konto Betrag
40 123000 5000
50 345560 2000
50 907902 3000
SAP AG 1999
Das Kontierungsmuster beinhaltet die Einzelposten, die im gebuchten Beleg vorgeschlagen werden.
Das Kontierungsmuster kann beliebig viele Einzelposten und den gebuchten Betrag beinhalten.
Die Buchung im Kontierungsmuster muß nicht vollständig sein. Im Muster kann z. B. das Konto
enthalten sein, während die Kostenstelle und der Betrag erst bei der abschließenden Buchung unter
Verwendung des Musters eingegeben werden.
Kontonummer ?
Buchungskreis 1000
Vorlage
Kontonummer
Buchungskreis
SAP AG 1999
Belegerfassung
Konto 470000
Betrag 1000
Belegnummer: 505021
Kostenstelle ??? Keine Fortschreibung der Verkehrszahlen
Vorerfassen Benutzer: MacDonald
SAP AG 1999
Ein unvollständiger Beleg kann vorerfaßt und erst später gebucht werden. Dies kann entweder durch
denselben oder einen anderen Benutzer erfolgen.
Die Vorerfassung hat den Vorteil, daß Belegdaten bereits zu Berichtszwecken Online ausgewertet
werden können. Es muß also nicht mit der Auswertung gewartet werden, bis die Belege vollständig
erfaßt und gebucht sind. Beispielsweise können Beträge auf vorerfaßten Belegen bereits für Berichte
zur Umsatzsteuerzahllast verwendet werden.
Substitutionen und Verprobungen werden bei der Belegvorerfassung nicht unter-stützt. Jedoch sind
sie nach der Vervollständigung und der Buchung des Belegs möglich.
Vorerfasster
Vorerfasster Beleg:
Beleg: 505021
Beleg: 505021 Beleg
Beleg vervollstä
vervollst ändigt/
ndigt/gebucht
vervollständigt/gebucht
SAP AG 1999
Sie können einen vorerfaßten Beleg entweder einzeln oder über eine Liste buchen. Wenn Sie
mehrere geparkte Belege über eine Liste gebucht haben, erstellt das System eine Liste mit den
Details und den Belegen, die erfolgreich gebucht wurden.
Mit Hilfe dieser Liste können Sie eine evtl. erforderliche Nachbearbeitung von geparkten Belegen
vornehmen, die aufgrund von fehlenden wichtigen Daten (beispielsweise fehlende
Kontierungsangabe) nicht gebucht werden konnten. Darüber hinaus können Sie eine
Stapelverarbeitungssitzung anlegen, um die vorerfaßten Belege zu buchen.
Konto = “Heat”
Heat” Kost.st. = 05
Konto = “Heat”
Heat” Kost.st. = 01 X
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Inhalt:
Aufbau der Speziellen Ledger
Berichtsmöglichkeiten in den Speziellen Ledgern
SAP AG 1999
CO SD
FI
Externe Daten
MM
Korrekturbuchungen
Spezielle Ledger
SAP AG 1999
Spezielle Ledger
XXXXX XXXXXXXXX
Berichtswesen
mit dem Report
Hauptbuch
Painter
AKTIVA PASSIVA GEWINN & VERLUST
SAP AG 1999
BS: Konto:
Konto: REPORT PAINTER
A1 1997 1998 +/-
DEM DEM
GENERAL LEDGER
250 300 50
380 10 (370)
SAP AG 1999
FI
REPORT REPORT
REPORT
WRITER WRITER
PAINTER
CO
MM
Ko s te narte n Is t Plan Abw e ic hung
SAP AG 1999
REPORT PAINTER
Bericht A1
FI/CO/MM-Datenbanken
Merkmale Kennzahlen
xxxxx ##### xxxxxxx ######
##### xxxxxxx ###### A1 1997 1998 Abw.
xxxxx
xxxxx ##### xxxxxxx ######
xxxxx ##### xxxxxxx ###### 250 300 50
380 310 70 -
xxxxx ##### xxxxxxx ######
45 10 35 -
xxxxx ##### xxxxxxx ######
##### xxxxxxx ###### 235 330 95
xxxxx
xxxxx ##### xxxxxxx ######
SAP AG 1999
Spalten
Schlüsselspalte -------------
Schlüsselspalte ----------- ------------ -------------
SAP AG 1999
SAP AG 1999
Kapitel: Anhang
Thema: Glossar
ABAP Query Werkzeug der ABAP Workbench, das Benutzern ohne Kenntnis der ABAP-
Programmiersprache und der einzelnen Tabellen- und Feldnamen die Möglichkeit bietet,
eigene Auswertungen zu definieren und auszuführen. Auch Statistiken und Ranglisten sind
verfügbar.
Abstimmkonto Das Abstimmkonto ist ein Sachkonto über das die Nebenbuchkonten parallel
zum Hauptbuch fortgeschrieben werden. Im Buchungskreissegment von jedem
Nebenbuchkontenstammsatz wird ein Abstimmkonto definiert. Dadurch werden alle
Buchungen auf Nebenbuchkonten auch automatisch auf das Hauptbuchabstimmkonto gebucht.
Anlagenklasse Die Anlagenklasse ist das Hauptkriterium für die Gliederung des
Anlagevermögens. Sie ermöglicht die Kontenfindung und bietet Nummernkreise sowie
Anzeigeoptionen.
Arbeitsvorrat Bei der Anzeige von Kontoständen oder Einzelposten können Sie mit der Hilfe
von Arbeitsvorräten schnell mehrere Konten gleichzeitig abfragen. Arbeitsvorräte können für
die folgenden Objekte definiert werden: BUKRS (Buchungskreis), KUNNR (Debitor), LIFNR
(Kreditor) und SAKNR (Sachkonto).
ASAP (Accelerated SAP) ASAP ist die SAP-Lösung für die beschleunigte Einführung von
R/3-Projekten. ASAP optimiert Zeit, Qualität und den Einsatz von Ressourcen. Der
Schwerpunkt liegt auf der Koordination aller Elemente, die eine erfolgreiche Einführung
ausmachen.
Ausgleichen Vorgang, bei dem offene Posten eines Kontos oder mehrerer Konten als
ausgeglichen gekennzeichnet werden. Offene Posten können ausgeglichen werden, wenn die
Summe der Sollbeträge und der Habenbeträge der einander zugeordneten Posten eines oder
mehrerer Konten einen Saldo von Null ergeben. Beispiel: Wenn ein Kunde eine Rechnung
bezahlt, können Sie die zugehörigen offenen Posten ausgleichen.
Basisdatum Das Basisdatum legt fest, ab wann die Zahlungsbedingungen gelten. Das R/3-
System ermöglicht die individuelle Anpassung dieses Datums gemäß Kundenanforderungen.
Belegprinzip Prinzip, nach dem Buchungen immer in Belegform gespeichert werden. Der
Beleg bleibt als zusammenhängende Einheit bestehen und ist jederzeit anzeigbar, bis er
archiviert wird.
Bewertung Begriff der Bilanzierung; Feststellung des Wertes sämtlicher Güter des Anlage-
und Umlaufvermögens sowie der Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt nach
gesetzlichen Vorschriften.
Bilanz/GuV-Struktur Strukturen werden angelegt, um die Bilanz und die Gewinn- und
Verlustrechnung zu strukturieren. Bilanz/GuV-Strukturen können für einen bestimmten
Kontenplan, einen Konzernkontenplan oder ohne Zuordnung definiert werden. Kontengruppen
werden den Positionen auf den untersten Hierarchiestufen zugeordnet.
Buchungskreis Die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die
eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet
die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für
einen gesetzlichen Einzelabschluß, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen.
CpD-Konten Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von Geschäftspartnern
ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschäft abgewickelt wird. Für
CpD-Konten wird ein spezieller Stammsatz benötigt. Die spezifischen Daten des
Geschäftspartners, wie die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz,
sondern im Beleg eingegeben.
Buchungsschlüssel Mit jeder in R/3 verarbeiteten Belegposition ist immer nur ein
Buchungsschlüssel verknüpft. Der Buchungsschlüssel steuert, ob es sich bei einer Position um
eine Soll- oder eine Habenbuchung handelt. Der Buchungsschlüssel steuert die Kontoart der
Belegposition und beeinflußt die Bildschirmanzeige.
Feldstatus Das Ziel von R/3 ist die Sicherstellung einer genauen und effizienten
Datenerfassung. Die Verwendung der Feldstatusfunktion erlaubt die Anzeige der
entsprechenden Felderkombination zum Zeitpunkt der Dateneingabe. Dadurch werden Fehler
verhindert, die bei Ein- und Ausschluß entstehen. Einzelne Felder können als Mußfelder,
Kannfelder oder ausgeblendet definiert werden. Dies hängt von der benutzerdefinierten
Konfiguration von R/3 ab.
Filialkonto Konto, das benutzt wird, um ein Zentral- und Filialverhältnis eines Kunden oder
Lieferanten im SAP-System abzubilden. Die auf Filialkonten erfaßten Bestellungen,
Lieferungen oder Rechnungen werden auf das Zentralkonto gebucht. Jedes Filialkonto muß auf
ein Zentralkonto verweisen.
Finanzkalender Der Finanzkalender erlaubt die schnelle und zentrale Übersicht über im
System eingeplante oder bereits ausgeführte Arbeiten, wobei der Benutzer Aufgaben im
Finanzwesen zentral überwachen und planen kann, sobald Sie sich ergeben.
Finanzkreis Der Finanzkreis ist eine organisatorische Einheit der Komponente Treasury im
R/3-System. Finanzkreise untergliedern ein Unternehmen in Einheiten, in denen eine
unabhängige Finanzmittelrechnung und ein unabhängiges Haushaltsmanagement durchgeführt
werden können.
(C) SAP AG AC010 25
Funktionsbereich Organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen
entsprechend den Anforderungen des Umsatzkostenverfahrens nach betrieblichen Funktionen
wie Produktion, Verwaltung, Vertrieb, Marketing oder Forschung und Entwicklung gliedert.
Indem die Kosten nach den Funktionsbereichen ausgewiesen werden, wird im
Umsatzkostenverfahren gezeigt, weshalb Kosten in einem Unternehmen angefallen sind und
wozu die Aufwendungen dienen.
Innenauftrag Durch die Verwendung von Innenaufträgen können Kosten von bestimmten
Vorgängen und Aufgaben innerhalb eines Unternehmens geplant, gesammelt, überwacht und
abgerechnet werden. Das SAP-R/3-System ermöglicht die durchgehende Überwachung von
Innenaufträgen (vom Anlegen über die Planung und Buchung von Ist-Kosten bis zur
Endabrechnung).
Kontengruppe Zusammenfassung von Eigenschaften, die das Anlegen und Verwalten von
Stammsätzen steuern. Sie bestimmt, welche Daten für den Stammsatz relevant sind und einen
Nummernbereich, aus dem die Nummern für die Stammsätze zu wählen sind. Jedem
Stammsatz muß eine Kontengruppe zugewiesen werden.
Kontierungsmuster Das Kontierungsmuster ist eine Schablone für die Buchung von Belegen.
Es enthält die Posten, die zur Vereinfachung der Dateneingabe im Beleg vorgeschlagen
werden. Das Kontierungsmuster kann eine unbestimmte Anzahl von Einzelposten sowie den
gebuchten Betrag enthalten oder einen Äquivalenzfaktor, um einen Betrag proportional zu
verteilen.
Konzern Ein Konzern ist die Konsolidierungseinheit, der Buchungskreise zugeordnet werden.
Kostenstelle Kostenstellen sind organisatorische Einheiten, auf denen die Kosten gesammelt
werden, die in bestimmten Verantwortungsbereichen anfallen. Sie werden innerhalb eines
Kostenrechnungskreises definiert.
Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere Buchungskreise umfassen.
Kurstypen Mit dem Kurstyp können mehrere Umrechnungskurse im System hinterlegt und
für verschiedene Zwecke benutzt werden. Der Kurstyp kann verwendet werden, um für die
Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen einen Geld-, Brief- und Mittelkurs zu definieren,
um einen Kurs für die Umrechnung von Finanzberichten oder einen Kurs für eine spezielle
Währungsanforderung in Ihrem Unternehmen zu definieren.
Mahnwesen Strukturierter Prozeß des Mahnens von Kunden. Im R/3-System werden Kunden
einem Mahnverfahren zugeordnet, das genau festlegt, wie und wann der Mahnvorgang
stattfindet.
Merkposten Spezieller Posten, durch den keinerlei Kontostände verändert werden. Beim
Buchen eines Merkpostens wird ein Beleg erzeugt; der Posten ist über die Einzelpostenanzeige
anzeigbar. Bestimmte Merkposten werden durch das Zahlungs- oder Mahnprogramm
bearbeitet. Beispiel: Anzahlungsanforderungen
Nachbelastung Bilanz (Programm) Das Programm SAPF180 stellt sicher, daß die
Geschäftsbereiche Nullsalden aufweisen. Das ist erforderlich für das Erstellen der Bilanzen pro
Geschäftsbereich. Wenn die Profit-Center-Rechnung aktiv ist, werden Nachbelastungen auch
für Profit Center durchgeführt. Das Programm nimmt eine nachträgliche Zuordnung von
Forderungen, Verbindlichkeiten, Steuern und Kursdifferenzen vor.
Nettobuchung Buchungsmethode, bei der der erwartete Skontobetrag bereits beim Buchen
der Rechnung realisiert wird und die Anschaffungskosten bzw. den Materialbestandswert
vermindert. Daher ist es möglich, die exakten Anschaffungswerte minus dem Skontobetrag zu
buchen.
Offene FI-Schnittstelle Die Standardfunktionen des Rechnungswesens reichen oft nicht aus,
um die speziellen Anforderungen bestimmter Kunden oder Branchen zu erfüllen. Oft ist es
nicht immer praktikabel, das Standardsystem zu erweitern. Gleichzeitig sollten
Modifikationen des Standardsystems vermieden oder so gering wie möglich gehalten werden.
Die Offene FI-Schnittstelle ermöglicht die Erweiterung der Standardfunktionen ohne eine
Modifikation des Standardsystems.
Offene-Posten-Verwaltung Festlegung, daß die Posten eines Kontos durch andere Posten des
Kontos ausgeglichen werden müssen. Der Saldo der am Ausgleich beteiligten Posten muß Null
ergeben. Der Kontensaldo ergibt sich dadurch stets aus der Summe der offenen Posten.
Parameter-IDs (PIDs) Parameter-Ids werden dazu verwendet, den Standardwert für ein Feld
im Benutzerstammdatensatz festzulegen. Das Verfahren hat für den Benutzer den Vorteil, daß
er nicht länger den Feldwert auf dem Bildschirm eingeben muß.
Personalbereich Der Personalbereich ist eine organisatorische Einheit, die einen nach
personaladministrativen, zeitwirtschaftlichen und abrechnungsorgnisatorischen
Gesichtspunkten abgegrenzten Unternehmensbereich darstellt. Einem Personalbereich ist
genau ein Buchungskreis zugewiesen.
Primäre Kostenarten Primäre Kostenarten sind Kosten- oder Erlöspositionen innerhalb eines
Kontenplans mit ihnen entsprechenden Sachkonten im Finanzwesen. Wenn eine primäre
Kostenart angelegt wird, muß sie zuerst als Sachkonto im Kontenplan und als Konto im
Finanzwesen vorhanden sein.
Profit Center Profit Center sammeln Erlöse und Kosten für die Kostenstellen, für die sie
verantwortlich sind.
Rate Die Rate ist eine Zahlungsbedingung. Jede Ratenzahlung kann eine eigene
Zahlungsbedingungsdefinition haben.
Sachkontenstammsatz Datensatz, der Informationen enthält, die das Erfassen von Daten auf
ein Sachkonto und die Verwaltung des Kontos steuern. Dazu zählt u. a. die Währung, in der
ein Konto geführt wird.
Saldovortrag Zum Jahreswechsel werden durch den Saldovortrag alle Salden von
Bilanzpositionen vom alten ins neue Jahr als Anfangsbestand vorgetragen.
Standardhierarchie Normalerweise wird die Struktur der Profit Center und Kostenstellen
eines Unternehmens in einer umfangreichen Hierarchie abgebildet. Diese Hierarchie nennt
man in R/3 Standardhierarchie.
Substitution Eine Substitution ist der Prozeß der Ersetzung von Werten bei der Eingabe in
das R/3-System. Die Substitutionen sind für den Benutzer, der die Daten eingibt, transparent.
Validierung Die Validierung ist der Prozeß der Überprüfung von Werten und
Wertkombinationen bei der Eingabe dieser Werte und Wertkombinationen in das R/3-System.
Wenn die Validierungsbedingungen nicht erfüllt werden, gibt das System eine vom Benutzer
definierte Fehler- oder eine Warnmeldung aus.
Werk Das Werk ist ein Betriebsbereich oder eine Niederlassung innerhalb eines
Unternehmens. Das Werk spielt eine wichtige Rolle bei der Materialbewertung, bei der
Bestandsführung, Disposition, Fertigung, den Kosten und der Instandhaltung. Bei der
Konfiguration wird ein Werk einem Buchungskreis zugeordnet. Ein Werk kann nur einem
Buchungskreis zugewiesen werden, jedoch können einem Buchungskreis mehrere Werke
zugeordnet sein.
Zuordnungsfeld Das Feld “Zuordnung“ ist ein zusätzliches Referenzfeld für Einzelposten. Es
ist für jeden gebuchten Einzelposten vorhanden. Einzelposten können im
Einzelpostenverzeichnis nach diesem Feld sortiert werden. Das Zuordnungsfeld wird entweder
automatisch gefüllt (Sortierschlüssel im Stammsatz) oder manuell (Eintrag in einem
Einzelposten).
Kapitel: Anhang
Thema: Menüpfade
Aufgaben Menüpfad
Hauptbuchhaltung:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch
Stammdaten
Kontenplan anzeigen Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten
Kontenplan
Sachkontenverzeichnis Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten
anzeigen Sachkontenverzeichnis
Kontendefinition pflegen Stammdaten Einzelbearbeitung Im Kontenplan
Buchungskreisspezifische Stammdaten Einzelbearbeitung Im Buchungskreis
Einstellungen pflegen
Geschäftsvorfälle
Sachkontenbuchung Buchung Sachkontenbuchung
(ENJOY)
Komplexe/Allgemeine Buchung Sonstige Allgemeine Buchung
Buchung
Saldenanzeige Konto Salden anzeigen
Postenanzeige Konto Posten anzeigen/ändern
Reporting
Sachkontensaldenliste Infosystem Berichte zum Hauptbuch Saldenlisten
anzeigen Allgemein Sachkontensalden
(C) SAP AG AC010 33
Aufgaben Menüpfad
Strukturierte Saldenliste Infosystem Berichte zum Hauptbuch Saldenlisten
anzeigen Allgemein Strukturierte Saldenliste
Kreditorenbuchhaltung:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren
Stammdaten
Kreditorenverzeichnis Infosystem Berichte zur Kreditorenbuchhaltung
erstellen Stammdaten Kreditorenverzeichnis
Kreditorenstammsatz anlegen Stammdaten Anlegen
Kreditorenstammsatz ändern Stammdaten Ändern
Kreditorenstammsatz Stammdaten Anzeigen
anzeigen
Änderungen in einem Stammdaten Änderungen anzeigen
einzelnen Stammsatz
nachvollziehen
Kontenübergreifende Infosystem Berichte zur Kreditorenbuchhaltung
Änderungsanzeige Stammdaten Änderungsanzeige Kreditoren
Geschäftsvorfälle
Kreditorenrechnung buchen Buchung Rechnung
Saldenanzeige Konto Salden anzeigen
Postenanzeige Konto Posten anzeigen/ändern
Beleg anzeigen Beleg Anzeigen
Belegänderungen anzeigen Beleg Änderungen anzeigen
Manueller Zahlungsausgang Buchung Zahlungsausgang Buchen +
mit Formulardruck Formulardruck
Dauerbeleg anlegen Buchung Referenzbelege Dauerbeleg
Dauerbuchungsprogramm Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Ausführen
ausführen
Automatisches Zahlen Periodische Arbeiten Zahlen
Reporting
Fälligkeitsanalyse Infosystem Berichte zur Kreditorenbuchhaltung
durchführen Kreditoren Posten OP Fälligkeitsanalyse
Einkauf
Einstieg in den Einkauf Logistik Materialwirtschaft Einkauf
Bestellung anlegen Einkauf: Bestellung Anlegen Lieferant/Lieferwerk
bekannt
Wareneingang buchen Einkauf: Bestellung Folgefunktionen Wareneingang
Rechnungsprüfung Einkauf: Bestellung Folgefunktionen Logistische
(C) SAP AG AC010 34
Aufgaben Menüpfad
durchführen Rechnungsprüfung
Abschlußarbeiten
Saldenbestätigungen drucken Periodische Arbeiten Abschluß Prüfen/Zählen
Saldenbestätigungen: Drucken
Fremdwährungsbewertung Periodische Arbeiten Abschluß Bewerten
durchführen Fremdwährungsbewertung der OP
Umgliederung von Periodische Arbeiten Abschluß Umgliedern
Forderungen und Forderungen/Verbindlichkeiten umgliedern
Verbindlichkeiten
durchführen
Debitorenbuchhaltung:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren
Stammdaten
Debitorenverzeichnis Infosystem Berichte zur Debitorenbuchhaltung
erstellen Stammdaten Debitorenverzeichnis
Debitorenstammsatz anlegen Stammdaten Anlegen
Debitorenstammsatz ändern Stammdaten Ändern
Debitorenstammsatz anzeigen Stammdaten Anzeigen
Änderungen in einem Stammdaten Änderungen anzeigen
einzelnen Stammsatz
nachvollziehen
Kontenübergreifende Infosystem Berichte zur Debitorenbuchhaltung
Änderungsanzeige Stammdaten Änderungsanzeige Debitoren
Geschäftsvorfälle
Debitorenrechnung buchen Buchung Rechnung
Saldenanzeige Konto Salden anzeigen
Postenanzeige Konto Posten anzeigen/ändern
Beleg anzeigen Beleg Anzeigen
Belegänderungen anzeigen Beleg Änderungen anzeigen
Manueller Zahlungseingang Buchung Zahlungseingang
Kontoauszüge drucken Periodische Arbeiten Korrespondenz drucken
Periodische Kontoauszüge
Automatisches Mahnen Periodische Arbeiten Mahnen
Reporting
Datenbestand für Debitoren- Infosystem Werkzeuge Einstellen Auswertungen
Infosystem erstellen erstellen
Debitoren-Infosystem nutzen Infosystem Werkzeuge Auswertungen anzeigen
Anlagenbuchhaltung:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Anlagen
Stammdaten
Anlagenbestandsliste Infosystem Berichte zur Anlagenbuchhaltung
erstellen Anlagenbestand Bestandslisten Anlagenbestand
Anlagenstamm anlegen Anlage Anlegen Anlage
Geschäftsvorfälle
Reisemanagement:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement
Stammdaten
Reiseprivilegien anlegen Personenbezogene Stammdaten Pflegen
Kreditoren erzeugen Personenbezogene Stammdaten Kreditoren erzeugen
Geschäftsvorfälle
Reisen pflegen Reisemanager
Reisen abrechnen Reisekostenabrechnung Periodische Arbeiten Reisen
abrechnen
Reiseüberleitungsbelege Reisekostenabrechnung Periodische Arbeiten
erstellen Überleitung ins Rechnungswesen Buchungslauf anlegen
Buchhaltungsbelege erstellen Reisekostenabrechnung Periodische Arbeiten
Überleitung ins Rechnungswesen Buchungsläufe
verwalten
Bankenbuchhaltung:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Banken
Stammdaten
Bankenverzeichnis pflegen Stammdaten Bankenstamm Ändern
Abschlußerstellung im Hauptbuch:
Einstieg Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch
Abgrenzungen erstellen Periodische Arbeiten Abschluß Bewerten
Abgrenzungsbeleg erfassen
Abgrenzungen umkehren Periodische Arbeiten Abschluß Bewerten
Abgrenzungsbeleg umkehren
WERE-Verrechnungskonto Periodische Arbeiten Abschluß Umgliedern
analysieren WE/RE-Verrechnung
Grundbuch erstellen Infosystem Berichte zum Hauptbuch Beleg
Allgemein Beleg-Kompaktjournal SAP-
Minimalvariante
Bilanz erstellen nach GKV Infosystem Berichte zum Hauptbuch
Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist-/Ist-Vergleiche
Ist-/Ist-Vergleich Periode
Bilanz erstellen nach UKV Infosystem Berichte zum Hauptbuch
Bilanz/GuV/Cash Flow Allgemein Ist/Ist-Vergleiche
Gewinn und Verlustrechnung UKV (HGB)