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mySAP® R/3® – Einführung


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Peter Türk – Gisela Gratzl – Karsten Petri – Michael Vetter

mySAP® R/3® –
Einführung
Herausgegeben von der CDI

Mit Vorbereitung auf die


SAP-Anwenderzertifizierung

An imprint of Pearson Education


München • Boston • San Francisco • Harlow, England
Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam
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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

07 06 05 04 03

ISBN 3-8273-2075-5

© 2003 by Addison-Wesley Verlag,


ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH,
Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany
Alle Rechte vorbehalten
Lektorat: Rolf Pakendorf, rpakendorf@pearson.de
Produktion: Elisabeth Egger, eegger@pearson.de
Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv)
Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer
Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, Köln
Printed in Germany
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Inhalt
Einleitung 13
1 Einführung 19
1.1 Die SAP AG 21
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 23
1.2.1 SAP R/2 23
1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise 23
1.2.3 mySAP Business Suite 26
1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 32
1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise 36
1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3 39
1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und
Organisationsstrukturen 41
1.6.1 Systemlandschaften und Mandantensysteme 41
1.6.2 Organisationsstrukturen 43
1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung 46
1.8 Fragen 49
1.9 Lösungen 49

2 Grundlagen der Programmoberfläche 51


2.1 SAP R/3-Anmeldung 53
2.2 Aus dem System abmelden 63
2.3 Kennwort ändern 64
2.4 Fenster 65
2.4.1 Einige Windows-Begriffe 65
2.4.2 Das SAP-Fenster 67
2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes 70
2.5.1 Navigation mit Hilfe der Menüleiste 70
2.5.2 Arbeit mit der Systemfunktionsleiste 74
2.5.3 Funktionstastenbelegung und Quick Info 77
2.6 Meldungen 79
2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 81
2.7.1 Arbeit mit Feldern 81
2.7.2 Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern 87
2.7.3 Weitere grafische Elemente 90
2.8 Pflege benutzereigener Daten 91
2.9 Barrierefreie Arbeitsweise 94
2.10 Fragen 94
2.11 Lösungen 95

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3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung 97


3.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports 99
3.2 SAP Easy Access 100
3.2.1 SAP-Menü und Benutzermenü 100
3.2.2 Suchen im SAP Easy Access 103
3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 105
3.3.1 Befehlsfeld 106
3.3.2 Transaktionen 106
3.3.3 Modi 109
3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 114
3.4.1 Stammdaten und Bewegungsdaten 114
3.4.2 Tabellen 116
3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 122
3.5.1 Eingabehilfen 122
3.5.2 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes 124
3.5.3 Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten 130
3.5.4 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos 142
3.5.5 Mit Benutzerparametern arbeiten 145
3.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten 147
3.6 Fragen 149
3.7 Lösungen 149

4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen 151


4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 153
4.1.1 Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes 153
4.1.2 Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 156
4.1.3 Navigation in Dialogtransaktionen 158
4.1.4 Daten halten, Daten setzen 159
4.2 Fragen 160
4.3 Lösungen 161

5 Reporting 163
5.1 Übersicht 165
5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 166
5.2.1 Reportnamen 166
5.2.2 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im
ABAP/4-Programmkatalog 167
5.2.3 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 169
5.2.4 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives
Reporting 171
5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 175
5.3.1 Beschreibung 175
5.3.2 Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen 176
5.4 Informationssysteme 186

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5.4.1 Arten des Reporting 186


5.4.2 Aufruf von Reports 187
5.4.3 Reportwerkzeuge 190
5.5 Fragen 192
5.6 Lösungen 192

6 Hilfen 195
6.1 Die SAP-Bibliothek 197
6.1.1 Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü 198
6.1.2 Hilfe zur Anwendung 206
6.1.3 Glossar 206
6.1.4 Release-Infos 207
6.2 Zusätzliche Hilfen 207
6.2.1 Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs 207
6.2.2 Hilfen bei einem Kurzdump 207
6.2.3 SAP Help Portal 208
6.2.4 Informationsquellen 209
6.3 Fragen 210
6.4 Lösungen 211

7 Drucken im R/3-System 213


7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken 215
7.1.1 Spool-Service 215
7.1.2 Ablauf beim Drucken 216
7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 218
7.2.1 Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung 218
7.2.2 Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text 219
7.2.3 Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste 226
7.2.4 Beispiel: Ausdruck der Liste 228
7.2.5 Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes 231
7.3 Fragen 231
7.4 Lösungen 233

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung,
Kurznachrichten und Workflow 235
8.1 Batchverarbeitung 237
8.1.1 Jobs definieren mit dem Job Wizard 238
8.1.2 Jobs verwalten 246
8.2 Batch-Input-Verarbeitung 248
8.2.1 Technische Grundlagen 249
8.2.2 Batch-Input-Mappe 250
8.3 Kurznachrichten 255
8.3.1 Versenden einer Kurznachricht 256
8.3.2 Empfangen einer Kurznachricht 256
8.4 SAP Business Workflow 258

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8.4.1 Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow 258
8.4.2 Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow 259
8.5 Fragen 260
8.6 Lösungen 261

9 Berechtigungen und Rollen 263


9.1 Berechtigungskonzept 265
9.1.1 Grundbegriffe 265
9.2 Rollenkonzept 267
9.3 Zuweisen von Berechtigungen 268
9.3.1 Benutzerstammsatz 268
9.3.2 Benutzereigene Daten 271
9.4 Profilgenerator 271
9.4.1 Überblick Profilgenerator 271
9.4.2 Terminologie des Profilgenerators 272
9.4.3 Berechtigungstrace mit SU53 273
9.5 Fragen 274
9.6 Lösungen 274

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business


Intelligence 277
10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 279
10.1.1 Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet 279
10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 293
10.2.1 Überblick mySAP SCM 294
10.2.2 Stammdaten des mySAP SCM 296
10.2.3 Schlüsselbereiche des mySAP SCM 298
10.2.4 Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung 303
10.3 Product Lifecycle Management (PLM) 310
10.3.1 Funktionsbereiche 311
10.3.2 Organisationsstrukturen 318
10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 318
10.4.1 Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) 318
10.4.2 Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien 320
10.4.3 Definition des Customer Relationship Management 322
10.4.4 Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management 322
10.4.5 mySAP CRM-Architektur 323
10.5 mySAP Enterprise Portals (EP) 333
10.5.1 Die Plattform für Information und Kooperation 334
10.5.2 Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals 334
10.5.3 Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals 335
10.6 mySAP Business Intelligence 337
10.7 Fragen 340
10.8 Lösungen 341

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11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise 343


11.1 Grundlagen des Finanzwesens 345
11.1.1 Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem 345
11.1.2 Organisationsstrukturen im R/3-System 346
11.1.3 Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung 351
11.1.4 Menüs des Finanzwesens 359
11.1.5 Grundeinstellungen zum Buchungskreis 359
11.1.6 Steuern 362
11.1.7 Automatische Buchungen 363
11.1.8 Praxisfall 365
11.2 Grundlagen des Controlling 370
11.2.1 Organisationsstrukturen im Controlling 370
11.2.2 Prinzipien und Methoden im Controlling 373
11.2.3 Gemeinkostencontrolling 375
11.2.4 Integration 403
11.2.5 Praxisfall 404
11.3 Fragen 410
11.4 Lösungen 411

12 Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise 415


12.1 Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur 418
12.2 Personaladministration 420
12.3 Personalzeitwirtschaft 421
12.4 Personalabrechnung 424
12.5 Personalmanagement 425
12.5.1 Objektorientierung 426
12.5.2 Planungshilfen 428
12.5.3 Organisationsmanagement 428
12.5.4 Personalentwicklung 436
12.6 Veranstaltungsmanagement 439
12.7 Integration in das SAP R/3-System 441
12.8 Fragen 442
12.9 Lösungen 443

13 SAP R/3-Einführungsprojekte 447


13.1 ValueSAP und ASAP 449
13.2 Merkmale der AcceleratedSAP-Lösung 449
13.3 Bestandteile von ASAP 450
13.3.1 Aufgabenstellungen in Einführungsprojekten 450
13.3.2 Methoden 451
13.3.3 Tools 451
13.3.4 Content 451
13.3.5 Zugriff auf AcceleratedSAP 451
13.4 SAP R/3-Projektverlauf 452

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13.5 Phase Projektvorbereitung 454


13.5.1 Projektstart und Zieldefinition 454
13.5.2 Projektorganisation und Verfahren festlegen 455
13.5.3 Projektmanagement installieren 457
13.5.4 Schulungsmaßnahmen planen 460
13.5.5 Qualitätsmanagement sicherstellen 460
13.6 Phase Konzeption 461
13.6.1 Projektmanagement in der Konzeptionsphase 461
13.6.2 Trainings- und Dokumentationsplan aufstellen 462
13.6.3 Geschäftsprozesse definieren 463
13.6.4 Entwicklungsarbeiten beschreiben 464
13.6.5 Systemarchitektur festlegen 466
13.6.6 Risikoanalyse 466
13.6.7 Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen 467
13.6.8 Qualitätssicherung Konzeptionsphase 468
13.7 Phase Realisierung 468
13.7.1 Projektmanagement der Realisierungsphase 468
13.7.2 Trainingskonzept umsetzen 469
13.7.3 Berechtigungskonzept einrichten 469
13.7.4 Eigenentwicklungen und Schnittstellen realisieren 469
13.7.5 System konfigurieren 472
13.7.6 Funktions- und Integrationstests durchführen 473
13.7.7 Technischer Funktionscheck 474
13.7.8 Abschluss und Qualitätssicherung 474
13.8 Phase Produktionsvorbereitung 475
13.8.1 Einführungsstrategie 475
13.8.2 Projektmanagement der Produktionsvorbereitung 476
13.8.3 Technische Infrastruktur vorbereiten 476
13.8.4 SAP GoingLive Check durchführen 477
13.8.5 Produktivbetrieb aufnehmen 477
13.8.6 Qualitätssicherung 478
13.9 Phase Produktivbetrieb 478
13.9.1 Projektabschluss 478
13.9.2 SAP EarlyWatch Check durchführen 479
13.9.3 Kontinuierliche Verbesserung einleiten 479
13.10 Praxisfall 480
13.11 Fragen 483
13.12 Lösungen 484

14 Service und Support 487


14.1 SAP Service Marketplace 489
14.2 Bereitstellung von Informationen 490
14.2.1 SAP-Bibliothek 491
14.2.2 Quick Links 491

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14.2.3 Release-Informationen 491


14.2.4 SAP-Hinweise 491
14.3 Beratung bei Problemen 493
14.4 Unterstützung bei der Systemeinführung 494
14.5 Unterstützung im Systembetrieb 495
14.5.1 SAP EarlyWatch Alert 495
14.5.2 mySAP Services 496
14.6 Consulting 497
14.7 Schulung 497
14.8 Fragen 499
14.9 Lösungen 500

A Anwendungskomponenten 503
A.1 BC - Basissystem 505
A.2 CA – Anwendungsübergreifende Komponenten 509
A.3 AC – Accounting 510
A.4 HR – Human Resources 515
A.5 LO – Logistics 516

Stichwortverzeichnis 523

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Einleitung

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Einleitung
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Aufbau des Buchs und
die behandelten Themen.

Einführung
Gegenstand von Kapitel 1 ist das grundlegende Wissen zu R/3® und zur
SAP® AG.
Vorgestellt werden das Unternehmen SAP und seine erfolgreichen Software-
produkte, die mySAP Business Suite mit ihren Lösungen, die Einordnung von
SAP R/3 in die mySAP Business Suite, die besonderen Leistungsmerkmale von
R/3, die für R/3 erforderliche Systemumgebung und Infrastruktur (Hardware,
Betriebssysteme, Präsentationssoftware und Datenbanken) sowie die prakti-
schen Anwendungsmöglichkeiten der R/3-Applikationen. Darüber hinaus
wird ein Überblick über die SAP-Komponenten und grundlegende SAP-Struk-
turen gegeben. Schließlich lernen Sie die Themen der SAP-Anwenderzertifizie-
rung kennen, die vollständig in diesem Buch behandelt werden.

Arbeiten mit R/3


In den Kapiteln 2 bis 9 werden Ihnen die Kenntnisse vermittelt, die Sie bei
Ihrer täglichen Arbeit mit R/3 benötigen. Sie lernen die grundlegenden Ver-
fahren und Abläufe kennen, die in allen Anwendungsbereichen gleich sind.
Auch wenn Sie keinen Zugang zu einem R/3-System haben, können Sie von
diesen Kapiteln profitieren. Anhand von konkreten Bildschirmfolgen wird Ih-
nen die Handhabung von R/3 Version 4.7 nahegebracht.
• In Kapitel 2 werden Ihnen die Elemente der Programmoberfläche, der
R/3-spezifische Umgang mit der Tastatur und Maus sowie der Aufbau der
SAP-Fenster vorgestellt.
• In Kapitel 3 lernen Sie zunächst verschiedene Möglichkeiten zum Aufruf
von Anwendungen sowie die Bedeutung von Tabellen für die Arbeit mit
Stamm- und Bewegungsdaten kennen. Anhand von Beispielen aus den
Anwendungsbereichen Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft
wird gezeigt, wie man im Einstiegsbild einer Anwendung mit Eingabehil-
fen und Benutzerparametern arbeitet.
• In Kapitel 4 wird beschrieben, wie man mit bestimmten Anwendungen
(Fachbegriff: Dialogtransaktionen) arbeitet, die zur Pflege von Stamm-
und Bewegungsdaten dienen.
• In Kapitel 5 wird Ihnen gezeigt, wie Sie aus den in R/3 gespeicherten Da-
ten die Informationen, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, selektie-
ren und in übersichtlichen Listen am Bildschirm darstellen können. Hierzu
verwenden Sie die sogenannten »Reports«.

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Einleitung

• Besonders während der Einarbeitungsphase sind die ausführlichen Hilfe-


informationen nützlich, die Sie innerhalb und außerhalb von R/3 am Bild-
schirm abrufen können. Wie das geht, wird in Kapitel 6 beschrieben.
• In Kapitel 7 werden Sie ausführlich über die verschiedenen Varianten, Ver-
fahren und Voreinstellungen informiert, die Ihnen von R/3 zum Aus-
drucken angeboten werden.
• Die Hintergrundverarbeitung (Batchverarbeitung), die Batch-Input-Ver-
arbeitung zum Einspielen externer Daten, das Versenden von Kurznach-
richten und der SAP Business Workflow sind die Themen des Kapitels 8.
• Kapitel 9 macht Sie mit dem Berechtigungskonzept (zum Schutz vor uner-
laubten Eingriffen) und dem Rollenkonzept von SAP R/3 (zum Zuweisen
von Berechtigungen an Benutzer entsprechend ihrer Tätigkeiten und Auf-
gaben) bekannt.

Ausgewählte Lösungen und Anwendungen


SAP R/3 ordnet sich in die mySAP Business Suite ein. Innerhalb von R/3 wer-
den die drei großen Anwendungsbereiche Logistik, Rechnungswesen und
Personalwirtschaft unterschieden. Jeder dieser drei Bereiche wird in einem ei-
genen Kapitel (Kapitel 10, 11 und 12) angesprochen, wobei auch praktische
Einsatzmöglichkeiten aufgezeigt werden.
Kapitel 10 befasst sich mit ausgewählten Lösungen der mySAP Business
Suite. Sie lernen zunächst die Logistik-Lösungen
• mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM),
• mySAP Supply Change Management (mySAP SCM),
• mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) und
• mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM)
näher kennen. In Zusammenhang mit den Lösungen mySAP SRM bzw.
mySAP CRM werden die SAP-Logistikkomponenten Materialwirtschaft und
Vertrieb näher beschrieben.
In diesem Kapitel erhalten Sie außerdem einen Überblick über die Lösungen
mySAP Enterprise Portals (mySAP EP) und mySAP Business Intelligence
(mySAP BI).
Kapitel 11 hat die Anwendungskomponente Rechnungswesen und deren
Teilkomponenten Finanzwesen und Controlling zum Gegenstand.
Kapitel 12 hat die Anwendungskomponente Personalwirtschaft mit den
Teilkomponenten Personaladministration, -abrechnung, -zeitwirtschaft und
-management zum Thema.

R/3-Einführungsprojekte
Kapitel 13 wendet sich an alle, die mit einer SAP R/3-Einführung befasst
sind, insbesondere auch an die Endanwender in der entsprechenden Fach-

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abteilung. Von der Anforderungsanalyse bis zum Produktionsbeginn – dem


Zeitpunkt, an dem Sie zum ersten Mal Buchungen in ein R/3-System ein-
geben – werden alle wesentlichen Themen dieser wichtigen Phase ange-
sprochen.

R/3-Support
Für ein System, das alle betriebswirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen
unterstützt, ist es wichtig, dem Kunden einheitliche und internationale Sup-
port- und Serviceleistungen anzubieten. Bei eventuell auftretenden Proble-
men kann so auf einen schnellen und kompetenten Support zurückgegriffen
werden. Was die SAP in diesem Zusammenhang anbietet, wird in Kapitel 14
beschrieben.
Anhang
Im Anhang werden für alle R/3-Applikationen ausführlich die Anwendungs-
komponenten aufgelistet.

Abweichende Bilder und Abläufe


Wenn Sie mit diesem Buch an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten, vergessen Sie
bitte nicht, dass R/3 immer firmenspezifisch angepasst wird. Das heißt, daß
manche Menüs, Bildschirme oder Felder auf Ihrem Bildschirm in einer ande-
ren Form oder möglicherweise überhaupt nicht angezeigt werden.
Damit das System ordnungsgemäß und effizient arbeitet, ist es üblich und
erforderlich, die Zugangsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter auf die
Anwendungen zu beschränken, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es kann da-
her durchaus vorkommen, dass einige Beispiele im Buch von Ihnen nicht
nachvollzogen werden können. Der Grund dafür ist, dass Ihr Systemverwal-
ter Ihnen für diesen Vorgang keine Berechtigung eingeräumt hat. In der Re-
gel wird aber im Unternehmen ein Test- und Schulungssystem zur Verfügung
gestellt, an dem Sie alle Funktionen ausprobieren können.
Ein weiterer Grund für mögliche Abweichungen kann eine andere R/3-Ver-
sion sein. Diesem Buch liegt die Version 4.7 zugrunde.

17
Sandini Bib
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Kapitel 1
Einführung
1.1 Die SAP AG 21
1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 23
1.2.1 SAP R/2 23
1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise 23
1.2.3 mySAP Business Suite 26
1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 32
1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise 36
1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3 39
1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und
Organisationsstrukturen 41
1.6.1 Systemlandschaften und Mandantensysteme 41
1.6.2 Organisationsstrukturen 43
1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung 46
1.8 Fragen 49
1.9 Lösungen 49

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Einführung
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über
• das Unternehmen SAP®,
• seine wichtigsten Produkte,
• die Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise®,
• die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise,
• die Client/Server-Komponenten von SAP R/3®,
• Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen,
• die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung.
Mit der inhaltlichen Gestaltung dieses Buches tragen wir dem Wunsch vieler
Leser Rechnung, SAP nicht nur zu verstehen und in der täglichen Praxis anzu-
wenden, sondern das erlernte Wissen auch bei der Durchführung von Tests
auf den Prüfstand stellen zu können. Deshalb haben wir besonderen Wert auf
die Darstellung derjenigen Themen gelegt, die bei der SAP-Anwenderzertifi-
zierung geprüft werden. Mit diesem »SAP-Führerschein« hat SAP einen Quali-
tätsstandard geschaffen, auf dessen Basis ein Anwender, der die Zertifizierung
erfolgreich abgelegt hat, das System nicht nur »irgendwie« kennt, sondern
auch nachweislich in der täglichen Arbeit effektiv nutzen kann.
Mit dem Bestehen der SAP-Anwenderzertifizierung weisen Sie nach, dass Sie
• die SAP-Programmoberfläche perfekt bedienen können,
• ausgewählte SAP-Konzepte verstehen,
• eine effektive Kommunikation mit SAP-Experten über Ihre Anliegen füh-
ren können.
Am Ende jedes Buchkapitels werden Fragen gestellt, deren Beantwortung wir
Ihnen empfehlen. Mit Hilfe der anschließenden Lösungen können Sie dann
Ihren Wissensstand überprüfen.
Möge dieses Buch Ihnen sowohl bei der Aneignung neuen SAP-Wissens als
auch bei der Anwendung bereits erworbenen Wissens in der täglichen Arbeit
helfen.

1.1 Die SAP AG


SAP, dessen Buchstaben für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der
Datenverarbeitung« stehen, bezeichnet umgangssprachlich (je nach Kon-
text) sowohl die SAP AG als auch die Produkte SAP R/2® und SAP R/3 (ein-
schließlich der Version SAP R/3 Enterprise).

1.1 Die SAP AG 21


Sandini Bib

1 Einführung

Die SAP AG ist mit deutlichem Abstand Deutschlands größtes und weltweit das
drittgrößte unabhängige Softwareunternehmen. In der Wirtschaftsgeschichte
der letzten Jahrzehnte gibt es nur wenige Firmen, die mit vergleichbarem
Tempo zum Global Player wurden. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich die SAP
AG sowohl auf dem deutschen als auch auf dem internationalen Markt der
Softwarehersteller für betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware zum
Marktführer entwickelt. Die Erfolgsstory der SAP AG und ihrer Softwarepro-
dukte soll nun anhand ausgewählter Daten und Ereignisse verdeutlicht werden.

Die SAP AG: Unternehmensdaten und -ereignisse


Der Versuch, aktuelle Zahlen der SAP AG in einem Buch zu präsentieren, ist
problematisch, gerade weil dieses Unternehmen ein so rasantes Entwick-
lungstempo vorlegt. Die Dynamik der genannten Marktprozesse, die auch
und zu einem wesentlichen Teil von den SAP-Lösungen angetrieben werden,
lassen einige Zahlen zur SAP AG und zu ihren Produkten schnell veralten.
Doch betrachten wir zunächst die Firmengeschichte:
• 1972: Gründung der Firma durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter.
• 1980: 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen sind Kunde
der SAP AG.
• 1988: Die SAP AG wird börsennotierte Aktiengesellschaft.
• 1992: Auslieferung des ersten SAP R/3-Releases.
• 1993: Die Beschäftigtenzahl beträgt ca. 3.500 Mitarbeiter.
• 1994: Über 2000 produktive R/3-Installationen und rund 1700 SAP R/2-
Kunden (Höchststand an R/2-Installationen).
• 1995: Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX).
• 1996: Entwicklung erster Branchenlösungen und Vorstellung von ASAP®
(AcceleratedSAP) als Einführungsumgebung für R/3-Projekte. Das SAP-
Release 3.1 wird internetfähig.
• 1998: Ca. 19.000 Mitarbeiter sind für die SAP AG tätig. Neugestaltung
der Oberfläche und des Handlings mit EnjoySAP®.
• 1999: Vorstellung der E-Business-Plattform mySAP.com® (deren Weiter-
entwicklung heute mySAP Business Suite® heißt) als Gesamtpaket aus Lö-
sungen und Service unter Einbindung des Internets. Weltweit über 24.000
Installationen und 5,11 Milliarden Euro Jahresumsatz.
• 2000: Steigerung des Umsatzes auf 6,265 Mrd. Euro.
• 2001: Ca. 23.000 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt.
• 2002: Auslieferung der aktuellen SAP R/3-Version SAP R/3 Enterprise an
Pilotkunden. Der Umsatz beträgt 7,4 Milliarden Euro.
• 2003: Die SAP AG hat mehr als 50.000 SAP-Installationen bei mehr als
18.000 Kunden in über 100 Ländern. SAP R/3 Enterprise ist für alle Kun-
den verfügbar.

22
Sandini Bib

1
Die Mitarbeiterzahl stieg in diesem Zeitraum auf über 28.000 an. SAP R/3
wird in mehr als 30 Sprachen gepflegt, darunter auch in Japanisch und Chi-
nesisch. Neben dem sprachlichen Aspekt ist SAP auf die wichtigsten Wäh-
rungen der Welt ausgerichtet. Die jüngsten Umsatzzahlen zeigen deutlich,
dass der ostasiatische Raum nach den Vereinigten Staaten und Deutschland
ein bedeutender Wirtschaftsraum für die Firma ist.
Die aktuellen Umsatzzahlen der SAP AG belegen, dass der Abstand zu den
Mitbewerbern größer wird.
Diese Erfolgszahlen beruhen unter anderem darauf, dass SAP R/3 bei über
90 der 100 größten deutschen Industrieunternehmungen und bei mehr als
der Hälfte der Fortune 500-Unternehmen (in den unterschiedlichsten Konfi-
gurationen) angewendet wird.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG


1.2.1 SAP R/2
Bereits seit 1979 gibt es das SAP R/2-System, dessen Anwendungsprogramme
für Großrechnersysteme entwickelt wurden. 1994 gab es etwa 1700 R/2-
Installationen. Anfang des Jahres 2003 wurden jedoch nur noch 296 Installa-
tionen produktiv genutzt, d.h. ca. 1400 R/2- wurden durch R/3-Installationen
ersetzt. Da SAP R/2 mittelfristig (durch die Bereitschaft der Unternehmen, auf
R/3 umzusteigen) weiter an Bedeutung verlieren wird, gehen wir in den fol-
genden Ausführungen auf SAP R/2 nicht mehr ein.

1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise


Der Name SAP R/3 steht weltweit für das führende ERP-Produkt, das als in-
tegrierte, branchenneutrale Standardsoftware auf die Gestaltung aller unter-
nehmensinternen betriebswirtschaftlichen Prozesse ausgerichtet ist.
Das »R« in den Bezeichnungen SAP R/2 und SAP R/3 ist eine Abkürzung für
Realtime (Echtzeit). Echtzeitverarbeitung bedeutet die sofortige Verbuchung
und Aktualisierung der im Geschäftsprozess anfallenden Daten. Diese Daten
stehen nach dem Speichern sofort allen betriebswirtschaftlichen Anwen-
dungsbereichen zur Verfügung (in SAP R/3 Enterprise – falls erforderlich –
global) und können von weiteren Bearbeitern verwendet werden. Auf die
Batchverarbeitung (Hintergrundverarbeitung, Stapelverarbeitung) als Gegen-
stück zur Echtzeitverarbeitung gehen wir in einem anderen Kapitel ein.
Der aktuelle Release-Stand von SAP R/3 (nach SAP R/3 4.6C) ist SAP R/3
Enterprise.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 23


Sandini Bib

1 Einführung

SAP R/3 Enterprise enthält eine Reihe von Anwendungskomponenten (von


komplexen Softwareobjekten), mit denen die unterschiedlichsten Geschäfts-
prozesse eines Unternehmens ausführbar sind. Diese Prozesse werden in den
Anwendungsbereichen Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft
(Personalwesen) realisiert, welche die betriebswirtschaftlichen Kernfunktio-
nen enthalten (vgl. Abb. 1.1).

Abbildung 1.1 Anwendungsbereiche von SAP R/3 mit betriebswirtschaftlichen


Kernfunktionen

SAP R/3 Enterprise ist integraler Bestandteil der mySAP Business Suite (vgl.
Abb. 1.2). Es zeichnet sich durch seine Internetfähigkeit und durch die kon-
sequente Verknüpfung (Integration) mit allen anderen SAP-Produkten
(Lösungen der mySAP Business Suite) sowie mit einer Vielzahl von Nicht-
SAP-Produkten aus. Die meisten Lösungen der mySAP Business Suite, z.B.
mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) und mySAP Human
Resources (mySAP HR) oder einzelne Komponenten dieser Lösungen
(mySAP Komponenten), benötigen aufgrund der Integration Anwendungs-
komponenten des SAP R/3 Enterprise-Systems. Ausnahmen sind z.B. mySAP
CRM (mySAP Customer Relationship Management) und mySAP SRM
(mySAP Supplier Relationship Management), die auch ohne SAP R/3 Enter-
prise lauffähig sind.

24
Sandini Bib

Abbildung 1.2 Lösungen und mySAP-Komponenten der mySAP Business Suite (© SAP AG)

Die Businessplattform mySAP Business Suite einschließlich des Systems SAP


R/3 Enterprise wird in der Vollversion auf über 50 CDs ausgeliefert. Darin
einbezogen sind 21 Branchenlösungen (z.B. mySAP Automotive, mySAP En-
gineering, Construction & Operations, mySAP Chemicals usw.), die durch
branchenübergreifende Lösungen wie z.B. mySAP Supply Chain Manage-
ment (mySAP SCM) oder mySAP Customer Relationship Management
(mySAP CRM) komplettiert werden. Als Gesamtpaket installiert würden
damit über 30 GB Festplattenkapazität belegt.
Nach der Installation eines SAP R/3-Systems ist im Normalfall noch umfang-
reiche Einrichtungsarbeit erforderlich, z.B. für
• die Organisationsstruktur des Unternehmens,
• die unternehmensspezifische Anpassung der Geschäftsprozesse,
• die entsprechenden Stammdaten (z.B. Kundendaten, Materialstammdaten,
Konditionen).
Die Anpassung an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Kunden wird
hauptsächlich mit Hilfe des Customizing vorgenommen. Darüber hinaus be-
steht die Möglichkeit, Transaktionen und Reports im R/3-System zu verändern
oder neu zu entwickeln. Hierfür steht eine komfortable Entwicklungsumge-
bung zur Verfügung.
Stellvertretend für eine ganze Reihe weiterer Aktivitäten, die für die Fertig-
stellung (vor der Produktivsetzung) des Systems noch durchzuführen sind,
seien genannt

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 25


Sandini Bib

1 Einführung

• die Übernahme der Altdaten eines Vorgängersystems,


• die Gewährleistung der Sicherheit des Systems über ein Berechtigungs-
konzept.
Wie Sie sehen, muss eine Vielzahl systemtechnischer und anwendungsbezo-
gener Aspekte gepflegt werden, damit das SAP R/3-System den Unterneh-
mensanforderungen entspricht und produktiv genutzt werden kann.

1.2.3 mySAP Business Suite


Manchen ist der ältere Name mySAP.com eher bekannt als der neue Name
mySAP Business Suite. Beide Namen stehen für eine umfassende Business-
plattform, die eine Reihe von beispielhaften Lösungen enthält. Diese Lösungen
versetzen Unternehmen aller Branchen in der Lage, die Geschäftsprozesse mit
Hilfe des Internets abzuwickeln und sämtliche Geschäftsbeziehungen effizien-
ter zu gestalten. Damit ist es einem Unternehmen möglich, die eigenen
Abläufe – insbesondere die logistischen Prozesse unter Einbindung der Mit-
arbeiter, Kunden und Lieferanten – wesentlich zu beschleunigen und zu opti-
mieren.
Hauptgrund für die Namensänderung in mySAP Business Suite ist der Ent-
schluss der SAP AG, unter die vor einigen Jahren ausgelöste »dot-com-Eu-
phorie« einen Schlussstrich zu ziehen. Im Ernüchterungsprozess nach dem
Börsenfieber der »dot-com-Ära« besannen sich die Unternehmen wieder auf
die traditionellen betriebswirtschaftlichen Werte wie Produktivität, Kunden-
zufriedenheit, Effizienz und Rentabilität.
Gleichzeitig wurden weitere Begriffe geändert.
Der bekannte Unternehmensslogan »The best-run e-businesses run SAP«
(ein Inbegriff für effizientes E-Business) wurde auf seine Kernbedeutung
»The best-run businesses run SAP« zurückgeführt, weil Business ohne
E-Business den Ansprüchen moderner Geschäftstätigkeit nicht mehr gerecht
wird.
Das schmälert aber keineswegs die (nach wie vor) wichtige Rolle des E-Busi-
ness zur Wertschöpfung durch Umsatzsteigerung und Kostensenkung. Stei-
gerung des Kundenservice, schnelle Umsetzung von Marketingstrategien
und Online-Verkauf sind weiterhin treibende Elemente der Wertschöpfungs-
kette.
Die mySAP Business Suite zeichnet sich durch eine offene, flexible Architek-
tur aus, die auch Systeme anderer Anbieter unterstützt. Die komplette Platt-
form mySAP Business Suite gliedert sich in einzelne unabhängige Lösungen,
die nahtlos miteinander verknüpfbar sind und eine Fülle von Leistungsmerk-
malen abdecken. Branchenübergreifenden Lösungen sind:
• mySAP Customer Relationship Management®
• mySAP Supply Chain Management®

26
Sandini Bib

1
• mySAP Enterprise Portal®
• mySAP Marketplace®
• mySAP Business Intelligence®
• mySAP Product Lifecycle Management®
• mySAP Human Resources®
• mySAP Financials®
• mySAP Mobile Business®
• mySAP Supplier Relationship Management®
Außerdem zählen die technologische Integrations- und Applikationsplatt-
form SAP NetWeaver® und die Lösungen für den Mittelstand zu den bran-
chenübergreifenden Lösungen der mySAP Business Suite. Wir gehen hier auf
beide Lösungen nicht näher ein.

mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM®)


Ziel von mySAP CRM ist die Gestaltung von wertschöpfenden Beziehungen
zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäfts- und Endkunden.
Mit dieser Lösung werden alle kundenbezogenen Prozesse innerhalb des ge-
samten Kundenbeziehungszyklus (von der Kundenakquisition mit der Erfül-
lung individueller Kundenwünsche über die Auftragsabwicklung bis hin zum
Kundenservice) unterstützt.
mySAP CRM hatte in 2002 einen Anteil von 21% am gesamten Software-
umsatz der SAP AG.

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM®)


mySAP Supply Chain Management zielt auf die komplette Vernetzung und
Verwaltung aller Logistikketten des Unternehmens ab. Die unternehmens-
übergreifende Logistikabwicklung – von der Konzeption bis zur Bezugsquel-
lenfindung, von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb – wird über die unter-
nehmensübergreifende, schnelle Zusammenarbeit aller Beteiligten während
des gesamten Produkt- und/oder Servicelebenszyklus realisiert. Durch die
konsequente Einbindung aller Prozessbeteiligten (Kunden, Zulieferer und
Partner) werden die Verkaufzahlen gesteigert, der Kundenservice optimiert
und Kosteneinsparungen über alle Unternehmensabläufe hinweg erzielt.
mySAP SCM hatte in 2002 einen Anteil von 20% am gesamten Softwareum-
satz der SAP AG. Diese Lösung wird weltweit bei 5200 Kunden eingesetzt.

mySAP Enterprise Portal (mySAP EP®; ehemals mySAP Workplace®)


Diese Portallösung wird von SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet.
Ihre Aufgabe es ist, sämtliche Informationen – wie SAP-Anwendungspro-
gramme, Datenbanken, Nicht-SAP-Lösungen, Internetinformationen und
gespeicherte Dokumente – dem Benutzer in übersichtlicher Form zur Verfü-

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 27


Sandini Bib

1 Einführung

gung zu stellen. Durch Zugriff über einen Web-Browser oder über mobile
Geräte kann der Anwender auf wichtige rollenspezifische (d.h. seiner Rolle
im Unternehmen entsprechende) Informationen innerhalb der Logistikkette
zugreifen und darauf reagieren. Der Bearbeiter ist so in der Lage, unabhän-
gig von Zeit, Ort und jeweiligem Rechner alle für seinen Bearbeitungsprozess
erforderlichen Informationen (die aus verschieden Datenquellen stammen
können) aufzurufen, auszuwerten und die so bearbeiteten Informationen für
weitere Aufgaben bereitzustellen.
Die SAP AG hat für die Anwender ihrer Produkte entsprechende Rollen vor-
bereitet. Diese Rollen steuern, auf welche Informationen der Benutzer zu-
greifen darf. Auf diese Weise werden die Funktionen aufgabenspezifisch zur
Verfügung gestellt.

mySAP Marketplace
Die Lösung mySAP Marketplace dient der effizienten Abwicklung von Ge-
schäften mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit ihr werden virtuelle
Marktplätze (Marktplätze im Internet) verfügbar, über welche die beteiligten
Unternehmen ihren Einkauf, Verkauf und unternehmensübergreifende Ge-
schäfte abwickeln. Sie können so ihre Wettbewerbsfähigkeit positiv beein-
flussen.
SAPMarkets®, eine Tochtergesellschaft der SAP AG mit Sitz in Silicon Valley
stellt die Marktplatzlösungen der SAP bereit. Diese Marktplatzlösungen wer-
den weltweit bei mehr als 1200 Unternehmen eingesetzt.

mySAP Business Intelligence (mySAP BI®)


Das Lösungspaket mySAP Business Intelligence (mySAP BI) besteht aus den
branchenübergreifenden Lösungen mySAP Business Information Warehouse
(SAP BW) und mySAP Knowledge Warehouse (SAP KW). Diese Lösungen
können unabhängig voneinander eingesetzt werden.
Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur die
schnelle und effiziente Beschaffung von Informationen, sondern auch deren
Analyse, Bewertung und anschließende Umsetzung in wertschöpfende Ent-
scheidungen und Aktivitäten. Die Lösung mySAP Business Information
Warehouse stellt die komplette Funktionalität eines Data Warehouse bereit.
Sie wird zur Messung, Analyse und Optimierung von Unternehmensprozes-
sen, aber auch (in der Kombination mit Early Warning-Systemen) für Pro-
blemlösungsstrategien genutzt.
Die Lösung mySAP Knowledge Warehouse ist ebenfalls eine Data Ware-
house-Lösung. Sie stellt eine integrierte Umgebung für das Erstellen, Überset-
zen, Präsentieren, Verteilen und Verwalten von Multimedia-Inhalten bereit
(»Autorenwerkzeug«). Darüber hinaus ermöglicht sie es, die Online-Doku-
mentation der SAP-Bibliothek zu nutzen und zu ändern und so maßgeschnei-
derte Online-Hilfe für betriebliche SAP R/3-Systeme bereitzustellen.

28
Sandini Bib

1
mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM®)
Mit mySAP Product Lifecycle Management wird dem Benutzer eine Lösung
offeriert, die ihm einen Gesamtüberblick über alle produktbezogenen Ge-
schäftsprozesse vermittelt. Sie unterstützt Unternehmen beim Prozess der
Umsetzung einer Produktidee zur angestrebten schnellen Marktreife des
Produktes. Das betrifft die nicht nur die Unterstützung in den Bereichen Ent-
wurf, Konstruktion, Produktion und Änderungswesen, sondern auch die
Wartungs- und Instandhaltungsprozesse. Gleichzeitig wird die Verwaltung
technischer Anlagen ermöglicht und der gesamte Produkt- und Anlagenlebens-
zyklus reflektiert.

mySAP Human Resources (mySAP HR®)


mySAP HR stellt Sachbearbeitern und Führungskräften der Personaladminis-
tration wesentliche Funktionen für die Personalverwaltung zur Verfügung.
Über rollenspezifische Portale stellt mySAP HR wichtige Informationen für
analytische Auswertungen und strategische Entscheidungen bereit und unter-
stützt die Kernfunktionen des HR (Personaladministration, Personalabrechnung,
Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und gesetzliches Reporting).

mySAP Financials
mySAP Financials ist ausgerichtet auf die effiziente Verarbeitung und Analyse
der Finanz- und Unternehmensdaten und hilft Unternehmen bei der Ab-
wicklung von Finanztransaktionen. Das betrifft die Budgetierung, Konsoli-
dierung, das Forderungsmanagement und die Finanzierungen sowie die
Zahlungsprozesse. Darüber hinaus hat SAP moderne Zahlungs-, Abrech-
nungs- und Finanzierungsmodelle integriert. Durch leistungsstarke Finanz-
und Geschäftsanalysen wird die Unternehmensleitung bei der strategischen
Entscheidungsfindung unterstützt.

mySAP Mobile Business


Mit mySAP Mobile Business sind Unternehmen in der Lage, bisherige Mobi-
litätsschranken der Informationstechnologie (starre Netzwerke, Anwen-
dungsprogramme nur über PC/Desktop) zu überwinden. Durch mobile
Geschäftsanwendungen bzw. mobile Portale sind Geschäftsabwicklungen
mit mobilem Charakter möglich geworden, die eine neue und höhere Ser-
vicequalität zur Folge haben.

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM®)


Diese Lösung ist auf alle Geschäftsprozesse ausgerichtet, die zur Evaluierung
sowie An- und Einbindung von Lieferanten benötigt werden. Schlüsselaufga-
ben dieser Lösung sind die intensive Überwachung und Gegenüberstellung von
Lieferantenbeziehungen, die Ermittlung und Bewertung neuer Lieferanten,
elektronische Such- und Ausschreibungsfunktionen, Unterstützung bei Ver-
handlungen mit Lieferanten u.a.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 29


Sandini Bib

1 Einführung

Infrastruktur und Services


Die mySAP Business Suite wird durch mySAP Technology®, eine offene und
sichere Integrationsarchitektur unterstützt, mit der unternehmensweite fle-
xible Business-Lösungen geschaffen und betrieben werden können.
Diese neue internet- und serviceorientierte Plattform ist sowohl für gegen-
wärtige als auch für zukünftige R/3-Lösungen konzipiert. Sie ermöglicht auf-
grund ihrer offenen Architektur die Einbindung einer Vielzahl heterogener
Komponenten und Technologien und öffnet den Zugang zu einem breiten
Spektrum von Services unterschiedlicher Anbieter. Diese Services können
unkompliziert entwickelt bzw. kombiniert und dem Anwender zugänglich
gemacht werden.
Mit Hilfe dieser hochmodernen Plattform ist es möglich, sowohl auf der ad-
ministrativen Seite der IT-Systeme mit offenen Protokollen (WBEM, CIM) als
auch bei der Anwendungsintegration mit verschiedenen Standards (Ver-
zeichnis, XML, Webservice) unter Einbeziehung der offenen Java-Plattform
einzelne Services umzugestalten, weiterzuentwickeln bzw. anzupassen.
Dabei müssen andere Services nicht verändert werden.
Das auch aufgrund dieser technischen Aspekte notwendige und in den letz-
ten Jahren überdurchschnittlich gewachsene hohe Sicherheitsbedürfnis der
Unternehmen resultiert vorwiegend aus den Erfordernissen einer unterneh-
mensübergreifenden Gestaltung von Geschäftsszenarien in einem sich stetig
entwickelnden globalen Wirtschaftsumfeld.
Neben der systemtechnischen Absicherung ist die Sicherheit über das Be-
rechtigungskonzept sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung des SAP Web
Application Servers bei allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogram-
men gewährleistet.
Durch die Schaffung von Schnittstellen zu Microsoft.NET® und die Einbin-
dung der Java-Plattform hat SAP seine Infrastruktur erweitert und für künf-
tige betriebswirtschaftliche Lösungen über das bisherige SAP-Umfeld hinaus
geöffnet.

Branchenlösungen
Branchenlösungen gewährleisten die Anpassung an besonderen Anforde-
rungen einzelner Wirtschaftszweige (vgl. Abb. 1.3). Gegenwärtig werden
folgende Branchenlösungen angeboten:
• mySAP Aerospace & Defense®
• mySAP Automotive®
• mySAP Banking®
• mySAP Chemicals®
• mySAP Consumer Products®
• mySAP Financial Service Provider®

30
Sandini Bib

1
• mySAP Engineering, Construction & Operations®
• mySAP Healthcare®
• mySAP Higher Education & Research®
• mySAP High Tech®
• mySAP Industrial Machinery & Components®
• mySAP Insurance®
• mySAP Media®
• mySAP Mill Products®
• mySAP Mining®
• mySAP Oil & Gas®
• mySAP Pharmaceuticals®
• mySAP Public Sector®
• mySAP Retail®
• mySAP Service Providers®
• mySAP Telecommunications®
• mySAP Utilities®

Abbildung 1.3 Branchenlösungen und branchenübergreifende Lösungen (© SAP AG)

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG 31


Sandini Bib

1 Einführung

Lösungsportfolio
Mit diesem Lösungsportfolio werden über die Integration von Anwendern,
Prozessen und Daten die Voraussetzungen für eine komplexe Zusammenarbeit
von Mitarbeitern, Kunden, Zulieferern und Partnern geschaffen. Dies geschieht
sowohl innerhalb der Unternehmen als auch unternehmensübergreifend.
Unter Verwendung privater und öffentlicher Handelsplattformen werden ge-
nau die Informationen und Anwendungsprogramme zur Verfügung gestellt,
die für die anstehenden Prozesse notwendig sind. Dabei spielen Sicherheits-
fragen nach wie vor eine zentrale Rolle.
Die Vorteile der mySAP Business Suite liegen klar auf der Hand: Schnelle Reak-
tion auf sich anbahnende bzw. durchzuführende Geschäfte, Beschleunigung
des gesamten Geschäftsablaufes, Kostenreduzierung, Steigerung der Kunden-
zufriedenheit und verbesserte Möglichkeiten der langfristigen Kundenbindung
sind Aspekte, die für den Einsatz dieser Businessplattform sprechen.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise


Langfristige Ausrichtung
Die SAP AG, Europas größter Softwareproduzent, der in der Welt nach Micro-
soft und Oracle Platz drei der Softwareanbieter einnimmt, ist mit ihren beein-
druckenden Ressourcen für Forschung und Entwicklung (gegenwärtig mehr
als 7.500 Mitarbeiter in diesem Bereich) die treibende Kraft bei der Entwick-
lung von ERP-Lösungen. Die seit Bestehen des Unternehmens ausgeprägt
nahe Markt- und Kundenorientierung, aus der eine Vielzahl richtungswei-
sender Gesamtlösungen resultiert, hat die SAP AG zum Marktführer für be-
triebswirtschaftliche Produkte werden lassen. Selbst in Zeiten kränkelnder
Unternehmensbilanzen und schlechter Wirtschaftsprognosen zeigt sich die
SAP AG als finanziell starkes und gesundes Unternehmen.

Internationalität
Mit Hilfe von SAP R/3 Enterprise können weltweit agierende und multinatio-
nale Konzerne ihre komplexen betrieblichen Strukturen (z.B. verschiedene
Landesgesellschaften) und betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden. Damit
ist es möglich, in einem einzigen Softwaresystem komplette länderübergrei-
fende Geschäftsvorgänge darzustellen.
Gerade diese Internationalität der R/3-Software bestimmte entscheidend die
Verkaufserfolge der letzten Jahre im Ausland. Trotz starker Konkurrenz von
Oracle im amerikanischen Wirtschaftsraum liegen die Umsatzzahlen der SAP
in den USA weit über denen in Deutschland. Aus der Sicht des Lizenzumsat-
zes ist SAP zum größten Anbieter von Business-Software in der USA gewor-
den. Selbst die Zuwachsraten in Japan (ca. 22% im Jahr 2002) übertreffen
mittlerweile die des deutschen Marktes.

32
Sandini Bib

1
Anforderungen, die an solche Systeme gestellt werden, sind u.a. die sprachli-
che Vielfalt und die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen arbeiten zu
können sowie über den neuesten Stand gesetzlicher Änderungen (z.B. im
steuerlichen und personalrechtlichen Bereich) zu verfügen. Diese Anforde-
rungen werden von SAP R/3 Enterprise nicht nur erfüllt, sondern auch rich-
tungsweisend beeinflusst. Darüber hinaus stellt der internationale Einsatz
weitere Anforderungen:
• Komplette Abbildung von Konzernstrukturen einschließlich unterneh-
mensübergreifender Geschäftsabläufe im Rahmen der Planung und Ab-
wicklung von internationalen Geschäften
• Unterstützung verschiedener Sprachen und landesspezifischer Datums-
formate
• Einbindung verschiedener Kontenpläne
• Berücksichtigung des nationalen Steuerrechts, steuerlicher Besonderheiten
für die Rechnungsprüfung, des landesspezifischen Berichtswesens im
Rechnungswesen und der unterschiedlichen länderbezogenen Verfahren
der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft
• Verschiedene nationale Rechtsvorschriften in der Logistik, z.B. Lagerhal-
tung, Gefahrgutabwicklung etc.
• Einbindung kollaborativer Technologien

Branchenneutralität von SAP R/3 und Branchenlösungen


SAP R/3 bezeichnet eine branchenneutrale (branchenunabhängige) Stan-
dardsoftware, die in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wird.
Darüber hinaus gibt es seit Mitte der 90er Jahre eine Reihe von Branchen-
lösungen, die ausgehend vom SAP R/3-Standardsystem entwickelt wurden.
In diesen Branchenlösungen wurde die Funktionalität der Standardsysteme
ergänzt und auf die Erfordernisse verschiedener Wirtschaftzweige (Branchen)
zugeschnitten. Die zusätzlichen branchenspezifischen Funktionen dieser
Lösungen werden in bereits vorkonfigurierten Varianten ausgeliefert sowie
implementiert und verkürzen so die Einführungszeit der SAP-Software.
Durch die flexiblen Möglichkeiten der Anpassung der SAP R/3-Standardsoft-
ware über das Customizing oder – als weitere Möglichkeit – durch den Ein-
satz einer speziellen Branchenlösung (»Industry Solution«), die ebenfalls mit
dem Customizing weiter angepasst werden kann, wird so eine auf den Kun-
den und auf die jeweilige Branche genau angepasste Unternehmenslösung
erstellt. Der weltweit vorhandene Erfahrungsschatz bei der Implementierung
von SAP-Standardsoftware und Branchenlösungen sowie das damit verbun-
dene Know-how im Business Consulting einschließlich des umfassenden Ser-
vice kommen dabei den Kunden zugute.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 33


Sandini Bib

1 Einführung

Funktionalität
Mit der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enterprise
sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einschließlich der Be-
ziehungen zu anderen Partnern abzubilden. Aufgrund ihrer Größe bzw.
Komplexität kann die Funktionalität in diesem Buch nur angedeutet werden.
Die Vielfalt des SAP-Systems kommt in seinen Anwendungskomponenten
innerhalb der Anwendungsbereiche zum Ausdruck.
Beeinflusst durch das Internetzeitalter und die erweiterten Ansprüche der
New Economy ist diese Vielfalt beträchtlich erweitert worden. Dafür steht die
Plattform mySAP Business Suite als Gesamtpaket aus Lösungen und Services
unter Einbindung des Internets.

Integration
Unter den Bedingungen der heutigen Ökonomie erweist sich das altbe-
währte Prinzip der Integration als der entscheidende Garant für wirtschaftliche
Erfolge. SAP R/3 Enterprise als voll integrierte Software realisiert über die
einfache Datenhaltung (in einem einzigen DV-System) die Organisation der
Informationsflüsse. Das heißt, dass Daten und Informationen unterschiedlich
strukturierter Geschäftsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens und
zwischen verschiedenen Unternehmen nahtlos und benutzerfreundlich inte-
griert werden. Gleichzeitig ist auch die Integration verschiedener elektroni-
scher Marktplätze möglich.
Durch dieses Vorgehen ist gewährleistet, dass alle am jeweiligen Geschäfts-
prozess Beteiligten (Partner, Kunden, Mitarbeiter), in Abhängigkeit von ihrer
Berechtigung auf die benötigten Daten und Informationen zugreifen kön-
nen. Unabhängig von der Größe der Unternehmen sind durch den hohen
Integrationsgrad der Anwendungskomponenten (mit ihrer unübertroffenen
Funktionsvielfalt) eine hohe Effizienz und eine beispiellose Skalierbarkeit
erreichbar. Letztere zeigt sich in der Möglichkeit, dass mit Hilfe mehrerer
plattformunabhängiger Server Tausende von Systembenutzern von jedem
beliebigen Gerät aus gleichzeitig auf das Portal und damit auf wichtige rol-
lenspezifische Informationen zugreifen können.

Moderne Programmoberfläche
Die SAP R/3-Programmoberfläche mit ihren Elementen Bildaufbau, Bedien-
regeln, Tastenbelegung, Mausaktionen etc. entspricht weitgehend der von
Microsoft Windows. An fast jeder Stelle des Systems gelten die gleichen Re-
geln zur Bedienung der Oberfläche, ob im Rechnungswesen, in der Logistik
oder im Personalwesen. In der betrieblichen Praxis bringt das den Vorteil,
dass bei Umstrukturierungen bzw. Tätigkeitswechseln die davon betroffenen
Mitarbeiter in ihrem neuen Umfeld nur auf die fachlich neuen Aspekte ein-
gewiesen bzw. geschult werden müssen, da die Programmoberfläche gleich
bleibt.

34
Sandini Bib

Abbildung 1.4 Nahtlos integrierte Infrastruktur (© SAP AG)

Die Programmoberfläche wird kontinuierlich seit dem R/3-Release 4.0 durch


weitere Elemente verbessert. Zu nennen wären hier viele neue standardisierte
Drucktasten (Symbole, Icons), zusätzliche Tabellenfunktionen (TableControls),
Einbindung der Ampeltechnik und seit dem Release 4.6 die Einbindung des
SAP Easy Access sowie die durchgängige Anwendung der Registerkartentech-
nik zur besseren Übersichtlichkeit der (Dialog-)Transaktionen.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing


Mit dem Customizing wird die ausgelieferte SAP-Software den spezifischen
betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens
angepasst. Damit kann aber auch eine Erweiterung der SAP-Funktionalität
verbunden sein.
Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und
Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende
Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumge-
bung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen
deckt jedoch die meisten Anforderungen ab.
Im Vertriebsprozess werden so z.B. verschiedene Belegarten für Verkauf,
Versand und Fakturierung gepflegt und spezielle Versandtexte im System
hinterlegt. Über die Konditionstechnik stellt man unterschiedliche Findungs-
prozesse ein, wie z.B. Materialfindung, Preisfindung, Textfindung, Nachrich-
tenfindung etc.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise 35


Sandini Bib

1 Einführung

Gleichzeitig besteht durch das Customizing die Möglichkeit, strukturelle


Wandlungen des Unternehmens bzw. der technischen Umgebung des SAP-
Systems schnell, kostengünstig und sicher abzubilden.

1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3


Enterprise
Module, Softwarekomponenten und Anwendungskomponenten
Die große »Öffnung« der SAP-Produkte zum Internet und zu den Produkten
anderer Hersteller ist mit den Begriffen »mySAP.com« und »mySAP Business
Suite« verbunden. Damit einher ging nicht nur ein gewaltiges Wachstum der
SAP-Softwareproduktion, sondern es wurden auch grundlegende Konzepte
und Begriffe neu konzipiert.
In SAP R/3 Enterprise tritt der flexible und weitreichende Begriff »Anwen-
dungskomponente« an die Stelle des (für andere R/3-Releases immer noch
gültigen) Begriffs »Modul«. (Zeitweise wurde der Begriff »Hauptkompo-
nente« verwendet. Er ist jedoch nicht im Glossar der SAP-Bibliothek von SAP
R/3 Enterprise enthalten.)
Eine Softwarekomponente von SAP R/3 Enterprise beschreibt eine Menge
von Softwareobjekten, die nur gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden)
ausgeliefert werden. Anwendungskomponenten sind Softwareobjekte einer
Softwarekomponente. Sie sind wiederverwendbare Bausteine aus der Sicht
der Softwareproduktion und enthalten die betriebswirtschaftlichen Anwen-
dungsprogramme. Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise
sind hierarchisch gegliedert (Komponentenhierarchie).
Anhand der Komponentenhierarchie wählt der Kunde diejenigen Komponen-
ten aus, die er installieren möchte. Davon ausgehend generiert das Projektteam
zur Einführung von SAP R/3 Enterprise einen unternehmensspezifischen Ein-
führungsleitfaden und einen projektspezifischen Leitfaden mit allen Installa-
tionsaktivitäten für die ausgewählten Anwendungskomponenten.
An der Struktur der Komponentenhierarchie orientieren sich weitere Struktu-
ren innerhalb von SAP R/3 Enterprise:
• das Anwendungsmenü (SAP-Menü)
• der Einführungsleitfaden (Implementation Guide, IMG)
• die Systeme zur Verwaltung von Meldungen und Hinweisen
• die Kurzzeichen der Anwendungskomponenten
Jede Anwendungskomponente ist eindeutig über ihr Kurzzeichen, das auf
ihrer englischen Bezeichnung beruht, identifizierbar.

36
Sandini Bib

1
Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche
Wie bereits erläutert, gliedert sich SAP R/3 in die Anwendungsbereiche
Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen), welche
in ihrer Gesamtheit die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Abläufe und
Vorgänge widerspiegeln. Tabelle 1.1 enthält einige Anwendungskomponen-
ten dieser Anwendungsbereiche nebst Kurzzeichen.

Anwendungs- Anwendungskomponente Anwendungskomponente Kurz-


bereich (deutsche Bezeichnung) (englische Bezeichnung) zeichen

Rechnungs- Finanzwesen Financial Accounting FI


wesen
Rechnungs- Treasury Treasury TR
wesen
Rechnungs- Investitionsmanage- Capital Investment IM
wesen ment Management
Rechnungs- Controlling Controlling CO
wesen
Rechnungs- Unternehmenscontrol- Enterprise Controlling EC
wesen ling
Logistik Vertrieb Sales and Distribution SD
Logistik Materialwirtschaft Materials Management MM
Logistik Logistics Execution Logistics Execution LE
Logistik Qualitätsmanagement Quality Management QM
Logistik Instandhaltung Plant Maintenance PM
Logistik Kundenservice Customer Service CS
Logistik Produktionsplanung Production Planning PP
und -steuerung and Control
Logistik Projekt-System Project System PS
Logistik Umweltmanagement Environment EHS
Management
Personal- Personalmanagement Personnel Management PA
wesen
Personal- Personalzeitwirtschaft Personnel Time PT
wesen Management
Personal- Personalabrechnung Payroll PY
wesen
Personal- Veranstaltungsmanage- Training and Event Ma- PE
wesen ment nagement

Tabelle 1.1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche von SAP R/3 Enterprise


(Auswahl)

1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise 37


Sandini Bib

1 Einführung

Anwendungskomponenten des Finanzwesens


Innerhalb der Komponentenhierarchie gliedert sich z.B. das Finanzwesen in
eine Reihe von Anwendungskomponenten, die selbst wieder in weitere An-
wendungskomponenten untergliedert sind usw. (vgl. Tabelle 1.2).

Kurzzeichen der
Anwendungs- Bezeichnung deutsch / Weitere Untergliederung die-
komponente des Bezeichnung englisch ser Anwendungskomponente
Finanzwesens
FI-GL Hauptbuchhaltung/ Hauptbuch mit Sachkonten,
General Ledger Geschäftsbereichs-, Wäh-
rungsbuchhaltung, Konsoli-
dierungsvorbereitung
FI-AR Debitorenbuchhaltung/ Buchhaltung für Debitoren
Accounts Receivable (Kunden), Kundenkredit-
management, Warenkredit-
versicherung, Reklamations-
verarbeitung
FI-AP Kreditorenbuchhal- Buchhaltung für Kreditoren
tung/ (Lieferanten)
Accounts Payable
FI-AA Anlagenbuchhaltung/ Buchhaltung für Anlagen, An-
Asset Accounting lagenbewertung, Leasingab-
wicklung, Konsolidierungs-
vorbereitung

Tabelle 1.2 Anwendungskomponenten des Finanzwesens (Auswahl)

Begriffsvielfalt und Begriffsverwendung


Wer sich als Anwender zum erstenmal mit SAP R/3 befasst, gewinnt nach
kurzer Zeit den Eindruck, dass er nicht nur ein neues DV-System, sondern
auch eine neue Sprache kennen lernt. Diese Sprache ist komplex, da SAP R/3
komplex ist. Der SAP-Sprachgebrauch lebt und entwickelt sich weiter, da
SAP R/3 angewendet und weiterentwickelt wird. Vor allem in den letzten
Jahren hat sich die Anzahl neuer Begriffe innerhalb von SAP R/3 und im SAP-
Umfeld beträchtlich erhöht.
Es ist nicht immer leicht, sich mit R/3-Begriffen zu verständigen. Manchmal
sind Begriffe unmittelbar an bestimmte Releasestände von SAP R/3 gebun-
den und diese Begriffe sind im nächsten Release nicht mehr relevant. Einige
Begriffe werden aus der Sicht bestimmter Anwendungskomponenten ver-
wendet, und es ist möglich, dass für den gleichen Sachverhalt in einer ande-
ren Anwendungskomponente ein anderer Begriff verwendet wird.

38
Sandini Bib

1
Eine weitere Schwierigkeit kann für einen SAP-Erstanwender darin bestehen,
dass ein Sachverhalt in der SAP-Terminologie anders als in seiner betrieblichen
Praxis bezeichnet wird. Ein typisches Beispiel hierfür ist der im SAP-Sprachge-
brauch eingebürgerte Begriff »Bankschlüssel«, wofür jeder Buchhalter bisher
den Begriff »Bankleitzahl« verwendet hat. Allerdings sollte man zugestehen,
dass einige betriebswirtschaftliche und DV-Begriffe auch von Professor zu
Professor und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich geprägt
bzw. verwendet werden.
Es gibt also auch in den SAP-Dokumentationen Mehrfachbenennungen für
ein und denselben Sachverhalt. Ein Grund hierfür ist, dass keine starren Be-
griffskonventionen vorliegen, obwohl die SAP AG mit ihrem »One-Voice-
Handbuch« den Versuch unternahm, die Terminologie zu vereinheitlichen.
In allen diesen Fallen wird hier (in diesem Buch) der Versuch unternommen,
zu jedem Sachverhalt einen geeigneten und häufig verwendeten Begriff aus-
zuwählen (mit Fokus auf den Sprachgebrauch der Herstellerunterlagen),
passend zu erläutern (für SAP-Endanwender und Quereinsteiger mit PC-
Kenntnissen/Desktop-Kenntnissen) und durchgehend zu benutzen. Syno-
nym verwendete Begriffe werden in Klammern angegeben.

1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3


Client/Server-Architektur
Ein Client/Server-System (ein System mit Client/Server-Architektur) ist ein
Informationssystem, das in bestimmter Weise in Komponenten aufgeteilt ist.
Eine Server-Komponente stellt dabei den anderen Komponenten des Systems
Dienste zur Verfügung. Komponenten, die diese Dienste in Anspruch neh-
men, werden als Clients bezeichnet. Server-Komponenten können ihrerseits
auch Dienste von anderen Komponenten in Anspruch nehmen. Allgemeiner
gesagt, kann jede Komponente sowohl als Server wie auch als Client anderer
Komponenten auftreten. Client/Server-Architekturen sind somit keine star-
ren Gebilde.
SAP R/3 ist ein mehrstufiges Client/Server-System. Abbildung 1.5 stellt dar,
wie gleichartige Client/Server-Komponenten zu Schichten (Stufen) zusam-
mengefasst werden.
Diese Zusammenfassung zu Schichten hat zunächst nichts mit der Aufteilung
der Software auf die Hardware zu tun. So sind die Extremfälle möglich, dass
alle Schichten auf einem einzigen Rechner installiert sind (Zentralsystem/
zentrales System, z.B. als Demo-System) oder jede Schicht mindestens einen
eigenen Rechner hat.

1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3 39


Sandini Bib

1 Einführung

Abbildung 1.5 Schichten von SAP R/3 (© SAP AG)

Präsentationsschicht
Die Präsentationsschicht ist die Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP
R/3 und den Anwendern. Ihre Client/Server-Komponenten heißen SAP GUI
(SAP Graphical User Interface). Ein SAP GUI erzeugt die grafische Oberfläche
(z.B. auf Ihrem PC/Desktop), mit deren Hilfe sich SAP R/3 bedienen lässt. Es
bereitet die Daten auf und stellt sie dem Benutzer auf dem Bildschirm zur
Verfügung. In umgekehrter Richtung leitet es Benutzeraktionen (wie Einga-
ben, Mausbewegungen und Mausklicks) an die Anwendungsprogramme
weiter.

Applikationsschicht
Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der Client/Server-Architektur
ist aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP R/3-Systems. SAP be-
zeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissystem.
Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsservern
und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System mehrere
Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start eine
Reihe von Workprozessen (= Betriebssystemprozessen), die in ihrer Gesamt-
heit die »R/3-Applikation« bilden. Der Messageserver dient zur Kommunika-
tion zwischen den Applikationsservern.
Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) stellt mittels der Workprozesse
die eigentliche Funktionalität einer (z.B. betriebswirtschaftlichen) Anwendung
zur Verfügung und reicht ihre Dienste an die Präsentationsschicht weiter:

40
Sandini Bib

1
• R/3-Anwendungsprogramme werden in der SAP-eigenen Programmier-
sprache ABAP (Advanced Business Application Programming) erstellt und
laufen in der Applikationsschicht
• ABAP-Programme kommunizieren mit dem Datenbank-Management-
System (RDBMS) der zentralen (relationalen) Datenbank sowie mit den
grafischen Benutzerschnittstellen (SAP GUI) der Präsentationsschicht

Datenbankschicht
Die Datenbankschicht besteht aus einem einzigen zentralen Datenbanksystem,
in dem alle Daten des SAP R/3-Systems verwaltet werden. Seine Komponenten
sind das Datenbank-Management-System und die eigentliche Datenbank mit
dem Datenbestand. SAP R/3 kann mit Datenbanksystemen verschiedener Her-
steller betrieben werden.
Für die Datenhaltung ist der Datenbankserver verantwortlich. Er speichert
alle Datenbanktabellen im Datenbanksystem und stellt sie der Applikations-
schicht zur Verfügung.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme


und Organisationsstrukturen
1.6.1 Systemlandschaften und Mandantensysteme
SAP-Systeme sind Mandantensysteme.
Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abge-
schlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsät-
zen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jedes R/3-System kann
mehrere (genauer: bis zu 1000) Mandanten enthalten.
Das Mandantenkonzept ermöglicht es, mehrere juristisch (handelsrechtlich)
und organisatorisch eigenständige Unternehmen in einem einzigen SAP R/3-
System zu betreiben, z.B.
• die Mandanten der Unternehmen eines Konzerns innerhalb eines R/3-
Systems dieses Konzerns oder
• eine Vielzahl von Mandanten für die Kunden eines Application Service
Providers (ASP) innerhalb eines R/3-Systems dieses Providers.
Ausnahmen bilden die Komponenten SAP Business Information Warehouse
(SAP BW) und SAP Knowledge Warehouse (SAP KW) der Lösung mySAP Busi-
ness Intelligence (mySAP BI). In ihnen wird jeweils nur ein Mandant genutzt.
Wenn sich ein Benutzer an ein R/3-System anmeldet, so meldet er sich immer
in einem bestimmten Mandanten dieses Systems an. Normalerweise kann er
mit dieser Anmeldung (aufgrund der damit verbundenen Rechte im R/3-Sys-
tem) nur mit Anwendungsdaten des betreffenden Mandanten arbeiten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen 41


Sandini Bib

1 Einführung

Es gibt jedoch Arbeitsaufgaben in R/3-Systemen, die mandantenübergreifend


sind. Dazu zählen vor allem Customizingaufgaben (mit mandantenübergrei-
fenden Einstellungen, z.B. die Modellierung der Struktur eines Unternehmens
mit Hilfe von Organisationselementen) und Entwicklungsaufgaben (z.B. die
Entwicklung von Programmobjekten – etwa Reports – in der ABAP Work-
bench) sowie der Test dieser Einstellungen und Objekte. Allgemeiner ausge-
drückt handelt es sich hierbei um Einführungsaufgaben (bei der Einführung
eines SAP-Systems) und Wartungsaufgaben.
Wenn man Customizing-, Entwicklungs- und Testaufgaben im gleichen SAP
R/3-System wie den Produktivbetrieb durchführt, so kann es hierdurch zu
(teilweise erheblichen) Störungen des Produktivbetriebs kommen. Um dieser
Gefahr zu begegnen, empfiehlt es sich, diese Aufgaben (und evtl. weitere
Aufgaben, wie z.B. Trainingsaufgaben) mit einer gewissen »Entfernung«
vom Produktivmandanten durchzuführen. Zunächst sollten andere Mandan-
ten für diese Aufgaben gewählt werden. Allerdings ist hierbei zu beachten,
dass jeder weitere Mandant zusätzliche Systemressourcen (des Hauptspei-
chers und der Datenbank) benötigt und der administrative Aufwand größer
wird.
• Customizing-Mandant
Customizing- und Entwicklungsarbeiten (in der ABAP Workbench) sollten
in einem Customizing- und Entwicklungsmandanten (kurz: Customizing-
Mandant) durchgeführt werden. Für ihn ist die Abkürzung CUST üblich.
• Qualitätssicherungsmandant
Tests (z.B. Integrationstests mehrerer verschiedener Anwendungskompo-
nenten) sollten in einem Qualitätssicherungsmandanten durchgeführt
werden. Für diesen Mandanten ist die Abkürzung QTST üblich.
• Produktivmandant
Der separate Mandant für die produktive Nutzung des SAP-Systems heißt
Produktivmandant. Für ihn ist die Abkürzung PROD üblich.
Bei größeren Einführungs- oder Wartungsaufgaben empfiehlt die SAP AG,
diese Aufgaben in einem oder mehreren anderen SAP-Systemen durchzu-
führen und die Ergebnisse der Arbeit (z.B. Einstellungen und/oder Objekte)
zwischen den SAP-Systemen zu transportieren. Als Werkzeuge stehen hier
vor allem der Client-Copy (Mandantenkopie) und das Change and Trans-
portsystem (CTS) zur Verfügung.
So kommt es – je nach Vielfalt der Arbeitsaufgaben und nach Größe des
Konzerns/Unternehmens sowie ggf. seiner Partnerunternehmen – zu mehr
oder weniger komplexen Systemlandschaften. Eine Systemlandschaft be-
steht aus SAP-Systemen, die durch Transportwege (für den Einführungs- und
Wartungsprozess) miteinander verbunden sind.

42
Sandini Bib

1
3-Systemlandschaft
Sie besteht aus drei SAP-Systemen, wobei jeder der genannten Mandanten
(CUST, QTST und PROD) in einem eigenen SAP-System enthalten ist. Ände-
rungen an Customizingeinstellungen und Objekten der ABAP Workbench
werden ausschließlich im Customizing-Mandanten CUST durchgeführt und
nach Freigabe der zugehörigen Änderungsaufträge in den Qualitätssiche-
rungsmandanten QTST transportiert. Nach erfolgreichem Test werden die
Änderungsaufträge von dort in den Produktivmandanten PROD transportiert.

2-Systemlandschaft
Sie besteht aus zwei SAP-Systemen, wobei die Mandanten CUST und QTST
in dem einen SAP-System enthalten sind und der Mandant PROD in dem an-
deren SAP-System enthalten ist. Der Ablauf der Änderungen, Freigaben und
Transporte erfolgt grundsätzlich genauso wie in der 3-Systemlandschaft.
Die Nachteile einer 2-Systemlandschaft bestehen darin, dass mandantenun-
abhängige Daten in CUST und QTST gemeinsam genutzt werden; Änderun-
gen mandantenübergreifender Einstellungen im CUST können die Tests im
QTST beeinflussen. Außerdem kann die Vollständigkeit der Transporte von
CUST nach QTST nicht in jedem Fall sichergestellt werden. Für kleinere SAP-
Implementierungen und insbesondere nur geringfügige Workbench-Ent-
wicklungen kann die 2-Systemlandschaft jedoch eine sinnvolle Alternative
zur 3-Systemlandschaft sein.

1-Systemlandschaft
Sie besteht aus einem einzigen SAP-System, in dem alle drei Mandanten
(CUST, QTST und PROD) enthalten sind. Die 1-Systemlandschaft wird von
der SAP AG nicht empfohlen. Insbesondere nach dem Produktivstart können
keine weiteren Entwicklungen und Tests im System vorgenommen werden,
es sei denn, der Produktivbetrieb wird während dieser Zeit eingestellt (z.B.
während der Betriebsferien).

1.6.2 Organisationsstrukturen
Bei der Einführung eines SAP R/3-Systems für einen Konzern oder ein Unter-
nehmen muss der rechtliche und organisatorische Aufbau des Konzerns bzw.
des Unternehmens mit Hilfe von Organisationsstrukturen im SAP-System
abgebildet werden. Die Organisationsstrukturen bilden ein »Gerüst«, mit
dessen Hilfe alle Geschäftsvorfälle im R/3-System abgewickelt werden. Sie
dienen der Steuerung betriebswirtschaftlicher Transaktionen im R/3-System
und werden für das Berichtswesen verwendet. Insbesondere werden anhand
der Organisationsstrukturen und mittels der Transaktionen (z.B. beim Anle-
gen eines Stammsatzes oder beim Buchen eines Belegs) die Anwendungsdaten
des SAP R/3-Systems strukturiert gespeichert. Organisationsstrukturen sind
mandantenspezifisch, d.h. sie werden immer in einem bestimmten Mandan-
ten angelegt und gelten nur für diesen Mandanten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen 43


Sandini Bib

1 Einführung

Die Organisationsstrukturen eines SAP R/3-Systems bestehen aus Organisa-


tionseinheiten sowie aus Zuordnungen zwischen diesen Organisationsein-
heiten.
Da Organisationsstrukturen immer in einem bestimmten Mandanten ange-
legt werden, ist der Mandant eine (die »oberste«) Organisationseinheit jeder
Organisationsstruktur. Die Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3
anhand der Unternehmensstruktur wird in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6 Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Organisationseinheiten werden zunächst aus der Sicht einer Anwendungskom-


ponente des SAP-Systems im Customizing angelegt (definiert). Beispielweise
werden in der Anwendungskomponente Finanzwesen (FI) die Organisations-
einheiten zunächst aus buchhalterischer Sicht definiert, in der Komponente
Controlling (CO) zunächst unter Controlling-Aspekten.
Dabei sind einige Organisationseinheiten obligatorisch, d.h. einige Anwen-
dungskomponenten kann man ohne die Definition und Pflege bestimmter
Organisationseinheiten nicht in einem SAP R/3-System betreiben. Im Finanz-
wesen ist das Anlegen der Organisationseinheit »Buchungskreis« obligato-
risch.
Nach dem Anlegen einer Organisationseinheit ist sie automatisch dem Man-
danten zugeordnet, in dem sie definiert wurde. Aus Gründen der Integration
des R/3-Systems werden jedoch in den meisten Fällen weitere Zuordnungen
zu bereits vorhandenen Organisationseinheiten des Mandanten vorgenom-
men. Beispielsweise müssen die Organisationseinheiten des Controllings den
Organisationseinheiten des Finanzwesens zugeordnet werden, damit die

44
Sandini Bib

1
kostenrechnerisch relevanten Buchungen des Finanzwesens in das Control-
ling übernommen werden können. Eine einzelne Organisationseinheit kann
also für mehrere Anwendungskomponenten relevant sein.
Die Zuordnung von Organisationseinheiten im SAP R/3 wird in Abbildung
1.7 dargestellt.

Abbildung 1.7 Zuordnung und Verwendung von Organisationseinheiten im SAP R/3


(© SAP AG)

Die Pfeile in Abbildung 1.7 können als »wird zugeordnet zu« gelesen werden.
Die Gesamtheit aller in einem Mandanten definierten Organisationseinheiten
sowie deren Zuordnungen bilden die Unternehmensstruktur (im betreffenden
Mandanten). Bei der Arbeit mit einer bestimmten Anwendungskomponente
wird jedoch nur ein Teil der Organisationseinheiten und Zuordnungen benö-
tigt. Man spricht dann von der Organisationsstruktur dieser Anwendungskom-
ponente, z.B. von der Organisationsstruktur
• des Finanzwesens
• der Materialwirtschaft
• des Vertriebs
• des Personalwesens
In den Kapiteln zu den Logistik-Lösungen, zum Rechnungswesen und zur
Personalwirtschaft finden Sie weitere Erläuterungen zu den Organisations-
strukturen von Anwendungskomponenten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen 45


Sandini Bib

1 Einführung

1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung


Folgende Zielsetzungen und Prüfungsthemen gibt die SAP AG für die Tests
zur SAP-Anwenderzertifizierung vor (© SAP AG):

Thema: Anmeldung, Grafische Benutzeroberfläche (GUI),


Navigation (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte)
Zielsetzung: Sie können sich an einem SAP-System anmelden, Ihr Passwort
ändern und die Hauptelemente der GUI-Navigation verwenden. Sie können
Probleme analysieren, die bei der Anmeldung am System möglicherweise
auftreten (z. B. abgelaufenes Passwort).

Prüfungsthemen
• Anmeldung
• Abmeldung
• SAP Logon verwenden
• SAP Logon-Version erkennen
• Schnellanmeldung durch Shortcuts
• Neuen Modus öffnen
• AutoTab-Funktion verwenden
• Befehlsfeld verwenden
• Navigation mit Funktionstasten
• Navigation zwischen Eingabefeldern
• Suchen innerhalb einer Liste

Thema: Grundlegende Systemkenntnisse


(sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte)
Zielsetzung: Sie stellen Ihre Kenntnisse des SAP-Systems unter Beweis, in-
dem Sie Konzepte wie Stammdaten, Realtime, zentrale Datenbank, Berechti-
gung und Dreisystemlandschaft erläutern. Sie können darüber hinaus deren
Vor- und Nachteile beschreiben.

Dank dieser Kenntnisse können Sie besser mit den Systemadministratoren


kommunizieren und Ihre Tätigkeit im gesamten Systemkontext einordnen.

Prüfungsthemen
• Sprachen festlegen, z. B. Anmeldesprache
• Bedeutung von Realtime erklären
• Konzept eines Stammdatensatzes erklären
• Bedeutung von SAP R/3 erklären
• Verwendung von Tabellen und Feldern bei der SAP-Software erklären

46
Sandini Bib

1
• Die wichtigsten Anwendungen der SAP-Software benennen
• Vorteile des Business Workflow benennen
• Systemreaktionszeit verringern
• Organisationseinheiten innerhalb der SAP-Software erklären (z. B. Mandant)
• Vorteile der Hintergrundverarbeitung erklären
• Customizing-Konzept erklären

Thema: Personalisierung (wichtig; 10 bis 15% der Punkte)


Zielsetzung: Sie können alle Personalisierungsoptionen Ihres SAP-Systems
richtig nutzen, beispielsweise eine Favoritenliste anlegen, die Schriftgröße
ändern oder Ihre Parameterwerte speichern.

Prüfungsthemen
• Die Funktionen »Setzen Daten«/»Halten Daten« verwenden
• Parameter-ID und Vorschlagswerte verwenden
• SAP Easy Access verwenden
• Eine Transaktion/URL zu den Favoriten hinzufügen
• Schriftgröße ändern
• Format für die Anzeige von Systemmeldungen ändern
• Rollenkonzept von SAP verstehen

Thema: Systemfunktionalität (wichtig; 10 bis 15% der Punkte)


Zielsetzung: Sie können die Hauptfunktionen im GUI-Systemmenü (System-
statusabfrage, Datenhaltung, Jobs, Batch-Inputs) verwenden.

Prüfungsthemen
• Jobs planen
• Status von Hintergrundjobs anzeigen
• Hintergrundjobs ausführen und Status planen
• Eigene Spool-Aufträge anzeigen
• Batch-Input abspielen
• Verarbeitungsmodi von Batch-Inputs erläutern
• Modi schließen
• Kurznachrichten senden
Thema: Hilfe
Zielsetzung: Sie können die verschiedenen Hilfeoptionen und Informations-
quellen von SAP bei Ihrer täglichen Arbeit einsetzen.

1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung 47


Sandini Bib

1 Einführung

Prüfungsthemen
• SAP-Bibliothek nutzen
• Hilfe zur Anwendung nutzen
• Feldhilfe (F1)/Suchhilfe (F4-Funktionstaste) verwenden
• Technische Info nutzen
• Stammdatensatz suchen
• Suchhilfe
• IDES
• Informationen im SAP Help Portal finden
• erläutern, was ein Kurzdump ist

Thema: Reporting
Zielsetzung: Sie können die Reporting-Funktionen der SAP-Software nutzen.
Sie können Selektionsbilder verwenden, Listen lokal speichern, Varianten an-
legen, Berichte suchen und Berichte im Hintergrund planen.

Prüfungsthemen
• Listen-Layout ändern (ALV)
• Funktionen des SAP-Listviewers (ALV) nutzen
• eine Liste herunterladen
• einen Bericht suchen
• erläutern, was ein Bericht ist
• ein Selektionsbild verwenden
• eine Berichtsvariante anlegen
• Infosystem verwenden

Thema: Ausgabesteuerung und Druckereinstellungen


Zielsetzung: Sie beherrschen die Ausgabesteuerung (Spool, Druck, Bild-
schirm). Sie erkennen den Status von Spool-Aufträgen. Sie können einzelne
Seiten einer Liste ausdrucken.

Prüfungsthemen
• Spool-Aufträge: Status erkennen
• Druckbild-Funktion verwenden
• einen Spool-Auftrag anzeigen
• einzelne Seiten einer Liste ausdrucken
• einen Druckauftrag zurückstellen

Thema: Berechtigung
Zielsetzung: Sie können das Berechtigungs- und Rollenkonzept von SAP
erläutern. Sie kennen die Kriterien für die Erteilung von Berechtigungen.
Sie wissen, wie man Passwörter pflegt.

48
Sandini Bib

1
Prüfungsthemen
• Berechtigungskonzept von SAP erklären
• Rollenkonzept von SAP erklären
• Sich an verschiedenen Systemen anmelden

1.8 Fragen
1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebs-
wirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die
hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wich-
tigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu.
2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme ein-
setzen.
3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert
werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Her-
steller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Soft-
ware verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration.
4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen
von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Indus-
trie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherun-
gen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften
von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung?
5. Nenne Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter
und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben.
6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer?

1.9 Lösungen
1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebs-
wirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die
hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wich-
tigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu.
Zum Anwendungsbereich Rechnungswesen gehören die Anwendungs-
komponenten Controlling, Finanzwesen, Investitionsmanagement, Treasury
und Unternehmenscontrolling.
Der Anwendungsbereich Logistik enthält die Anwendungskomponenten
Vertrieb, Materialwirtschaft, Logistics Execution, Qualitätsmanagement,
Instandhaltung, Kundenservice, Produktionsplanung und -steuerung, Pro-
jektsystem und Umweltmanagement.
Der Anwendungsbereich Personalwesen enthält die Anwendungskompo-
nenten Personalmanagement, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung,
und Veranstaltungsmanagement.

1.8 Fragen 49
Sandini Bib

1 Einführung

2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme ein-


setzen.
Mit der gleichen Software können multinationale Konzerne in einem ein-
zigen System betriebliche Abläufe unterschiedlicher Landesgesellschaften
und länderübergreifende Vorgänge abwickeln. Die Daten unterschiedli-
cher Landesgesellschaften lassen sich konsolidieren. Außerdem verfügen
Konzerne zumeist über Gesellschaften, die in verschiedenen Branchen tä-
tig sind – ein weiterer Pluspunkt für das branchenunabhängige SAP R/3.
3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert
werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Her-
steller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Soft-
ware verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration.
Die einmalige Speicherung von Daten macht Schnittstellen überflüssig,
die bei der Verknüpfung unterschiedlicher Softwareprodukte zur Daten-
übernahme erstellt und gewartet werden müssten. In Auswertungen wer-
den aktuelle Daten verwendet.
4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen
von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Indus-
trie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherun-
gen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften
von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung?
Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben
und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abwei-
chende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwick-
lungsumgebung realisieren. Jedoch deckt die große Anzahl der angebote-
nen Standardfunktionen die meisten Anforderungen ab.
5. Nennen Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter
und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben.
Durch die mySAP Business Suite sind alle beteiligten Mitarbeiter, Kunden,
Lieferanten und Partner entlang der erweiterten Wertschöpfungskette
verbunden. Dadurch können Geschäftsprozesse über die traditionellen
Unternehmensgrenzen hinweg effektiver durchgeführt werden.
6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer?
mySAP Enterprise Portal wird von der SAP auch als Unternehmensportal
bezeichnet und stellt den Zugriff auf Lösungen der SAP, Mailsysteme,
Marktplätze, Web-Inhalte und Nicht-SAP-Lösungen zur Verfügung. Der
Zugriff erfolgt dabei über einen Web-Browser oder mobile Geräte. Der
Benutzer kann so immer und von überall auf alle für seinen Bearbeitungs-
prozess wichtigen Informationen zugreifen. Durch das Einbinden von
Kunden, Lieferanten und Partnern ermöglicht diese Technologie auch
eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.

50
Sandini Bib

Kapitel 2
Grundlagen der
Programmoberfläche
2.1 SAP R/3-Anmeldung 53
2.2 Aus dem System abmelden 63
2.3 Kennwort ändern 64
2.4 Fenster 65
2.4.1 Einige Windows-Begriffe 65
2.4.2 Das SAP-Fenster 67
2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes 70
2.5.1 Navigation mit Hilfe der Menüleiste 70
2.5.2 Arbeit mit der Systemfunktionsleiste 74
2.5.3 Funktionstastenbelegung und Quick Info 77
2.6 Meldungen 79
2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 81
2.7.1 Arbeit mit Feldern 81
2.7.2 Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern 87
2.7.3 Weitere grafische Elemente 90
2.8 Pflege benutzereigener Daten 91
2.9 Barrierefreie Arbeitsweise 94
2.10 Fragen 94
2.11 Lösungen 95

51
Sandini Bib
Sandini Bib

Grundlagen der
Programmoberfläche
Der Schwerpunkt des Kapitels liegt auf der Darstellung der Regeln zur Bedie-
nung der Programmoberfläche sowie auf der Orientierung des Anwenders im
SAP R/3®-System. Darüber hinaus können Sie verschiedene Bedienungsmög-
lichkeiten personalisieren und so an Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen.
Die flexible Gestaltung der Infrastruktur der R/3-Technologie gewährleistet,
dass die R/3-Funktionen mit verschiedenen Programmoberflächen darstell-
bar sind. Ob mit einem Web-Browser, wie dem Microsoft Internet Explorer®,
oder einem Desktop-GUI (Graphical User Interface), R/3 ist mit diesen und
weiteren Oberflächen nutzbar. R/3 läuft unter folgenden Oberflächen:
• Windows und COM/DCOM-Modell
• Web-Browser verschiedener Hersteller
• Java-basierte SAP GUI-Benutzerschnittstelle (Internetfähigkeit)
• Motif für Unix-Arbeitsplätze
Da der Großteil aller R/3-Arbeitsplätze mit PCs ausgestattet ist, die eine Win-
dowsoberfläche haben, erfolgt die Darstellung der SAP-Programmoberflä-
che in diesem Buch auf der Basis des Betriebssystems Microsoft Windows
XP®. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeiten, kann es zu
Abweichungen zwischen Ihrer Bildschirmdarstellung und den Abbildungen
dieses Buches kommen.

2.1 SAP R/3-Anmeldung


Anstelle des Begriffs »Anmeldung« sind auch die Begriffe »Login« bzw.
»Logon« gebräuchlich.

Aufruf des SAP Logon


Mit dem SAP Logon (einem Windows-Programm) melden Sie sich von einem
Windows-PC an SAP R/3 an. Das SAP Logon ist der Vermittler zwischen dem
SAP-System und dem SAP GUI-Programm (SAP GUI = SAP Graphical User In-
terface®) auf Ihrem PC, welches Ihre SAP-Programmoberfläche erzeugt. Durch
Doppelklick auf das SAP Logon-Symbol auf Ihrem Bildschirm rufen Sie dieses
Programm auf (vgl. Abb. 2.1). Im Rahmen »Bezeichnung« wird dann eine
Liste aller von SAP Logon aus verfügbaren SAP-Systeme angezeigt.
Wenn Sie nun die F1-Taste drücken, erhalten Sie Hilfe zum SAP Logon (SAP
GUI Help).

2.1 SAP R/3-Anmeldung 53


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.1 SAP Logon (© SAP AG)

Modifikation der SAP Logon-Einträge


Das Einfügen, Ändern und Löschen von SAP Logon-Einträgen sollte nur nach
Rücksprache mit Ihrer SAP-Systemadministration und mit deren Zustim-
mung vorgenommen werden.
Nach Zustimmung durch die SAP-Systemadministration kann im SAP Logon
mit Hilfe der Taste Neu... der Zugang zu weiteren SAP-Systemen eingerichtet
werden (vgl. Abb. 2.2). Über die Drucktaste Eigenschaften ist es möglich,
bestehende Einträge (durch editieren) zu ändern. Falls erforderlich, kann
man bestehende Einträge mittels der Drucktaste Löschen entfernen. Diese
Option führt ohne Nachfrage des Systems zum Löschen des ausgewählten
Eintrags! Die Drucktasten Gruppen... und Server... sollten der Systemadmi-
nistration vorbehalten bleiben, da für ihre Verwendung bestimmte Voraus-
setzungen im System geschaffen werden müssen.

Abbildung 2.2 Fenster zum Anlegen eines neuen SAP Logon-Eintrags (© SAP AG)

54
Sandini Bib

2
Wenn Ihre SAP-Systemadministration für Sie ein SAP Logon-Pad eingerichtet
hat, können Sie darin keine Einträge einfügen, ändern oder löschen. Das
Symbol des SAP Logon-Pad unterscheidet sich äußerlich nicht vom Symbol
des SAP Logon; Änderungen der Symbolbezeichnung sind möglich.

Ermitteln der SAP Logon-Version


Da zu einem SAP R/3-System nur bestimmte SAP Logon-Versionen passen,
sollten Sie in der Lage sein, diese Version zu ermitteln. Dazu klicken Sie dop-
pelt auf das SAP Logon-Symbol (falls Sie das SAP Logon-Programm noch
nicht aufgerufen haben). Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü in der
linken oberen Fensterecke und wählen Sie den Menüpunkt ÜBER SAP LOGON.
Es erscheint das in Abb. 2.3 gezeigte Fenster, dem Sie die Version (den Re-
leasestand) Ihres SAP Logon entnehmen können. Zum Schließen dieses
Fensters klicken Sie auf die Drucktaste OK.

Abbildung 2.3 Fenster zum Ermitteln der SAP Logon-Version (© SAP AG)

Verbindung zum R/3-System


Wählen Sie im SAP Logon-Rahmen »Bezeichnung« den gewünschten Ein-
trag (Einfachklick auf diesen Eintrag). Durch Klick auf die Drucktaste Logon
stellen Sie nun die Verbindung zum gewählten (und von Ihrer Systemadmi-
nistration schon gestarteten) SAP-System her. In einem neuen Fenster er-
scheint das Anmeldebild (Abb. 2.4).
Hier werden Eingaben verlangt, welche die Reaktionen des R/3-Systems
während Ihrer gesamten Benutzersitzung (von der Anmeldung im R/3-Sys-
tem bis zur Abmeldung) beeinflussen. Bevor wir auf das Handling (Ihre Ar-
beitsschritte am PC) eingehen, erläutern wir die damit verbundenen Begriffe:

2.1 SAP R/3-Anmeldung 55


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.4 Anmeldebild (© SAP AG)

Mandant
Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abge-
schlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsät-
zen und einem eigenständigen Satz von Tabellen).
Jeder Mandant wird mit einer eigenen dreistelligen Mandantennummer im
System geführt. Mit einem einzigen R/3-System lassen sich also bis zu 1000
Mandanten (mit den Nummern 000 bis 999) verwalten, die durch eigenstän-
dige Stammsätze und Tabellen weitgehend voneinander getrennt sind.
Durch Eingabe einer Mandantennummer bei der Anmeldung wird gewähr-
leistet, dass mit dieser Anmeldung nur auf die Daten des ausgewählten Man-
danten zugegriffen wird.
Über dieses Eingabefeld ist auch die Verbindung zu Konzernen mit Filialen,
Tochtergesellschaften etc. wählbar. Darüber hinaus wird dieses Feld für spe-
zifische Aufgaben bei der Implementierung eines R/3-Systems genutzt (Cus-
tomizing-Mandant, Qualitätssicherungsmandant, Produktivmandant).

Benutzer (User)
Jeder Anwender hat eine eigene Benutzer-ID (andere Bezeichnungen: User-
ID oder Benutzername), die in das entsprechende Feld des Anmeldebildes
einzugeben ist. Für die Kollegin Müller aus der Buchhaltung z.B. könnte dies
ihr Nachname »Müller« oder das betrieblich definierte Namenskürzel
»Mü_FI_05« sein. Mit dem Benutzernamen werden benutzerspezifische
Voreinstellungen für die Benutzersitzung wirksam, beispielsweise Zugriffs-
oder Änderungsberechtigungen für Daten in einem bestimmten Buchungskreis.

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Sandini Bib

2
Kennwort (Password)
Das Kennwort (Passwort) ist benutzerspezifisch angelegt und dient dem
Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff. Vor der Erstanmeldung erhält
der Benutzer das erste Kennwort (Initialkennwort) vom Systemverwalter.
Der Benutzer wird bei seiner ersten Anmeldung vom System aufgefordert,
das ihm zugeteilte Kennwort zu ändern (in ein persönliches Kennwort). Er
kann es später von sich aus oder auf regelmäßige Anforderung der System-
verwaltung ändern. Der Systemverwalter hat keine Möglichkeit, die persön-
lichen Kennworte der Benutzer anzuzeigen.

Sprache (Language)
Wie in Kapitel 1 erläutert wurde, ist R/3 ist eine internationale Standardsoft-
ware, die in über 30 Sprachen gepflegt wird. Nicht nur die Menübezeichnungen
sondern die gesamte Systemführung einschließlich der Feldnamen in Bild-
schirmmasken steht in diesen Sprachen zur Verfügung.
Darüber hinaus können Texte zu Stammdaten (z.B. zu Materialien) in ver-
schiedenen Sprachen angelegt werden.
Wenn Sie bei der R/3-Anmeldung nichts in das Sprachfeld eingeben, so wird
eine voreingestellte Sprache »gezogen«, üblicherweise deutsch oder englisch.
Wollen Sie, dass die SAP-Oberfläche in einer anderen Sprache angezeigt wird,
so müssen sie das Sprachkennzeichen der jeweiligen Sprachversion eingeben,
z.B. »DE« für deutsch oder »EN« für englisch.

Erstanmeldung
Vor der ersten Anmeldung an ein SAP R/3-System benötigen Sie von der zu-
ständigen SAP-Systemverwaltung
• die Mandantennummer,
• Ihren Benutzernamen,
• das Kennwort (Initialkennwort).
Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Handling zur Anmeldung


Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für
das Arbeiten in SAP R/3. Abbildung 2.4 zeigt Ihnen das R/3-Anmeldebild.

Ausgangspunkt Anmeldebild
1. Geben Sie in das Feld »Mandant« Ihre (dreistellige) Mandantennummer
ein (*) und drücken Sie (ÿ) (falls Ihr Cursor nicht automatisch in das
nächste Feld springt; auch dies ist im SAP-System einstellbar).

2.1 SAP R/3-Anmeldung 57


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Hinweis (*) Klicken Sie mit der Maus in den rechteckigen Rahmen rechts
von der Feldbezeichnung »Mandant« bzw. »Client«. Wenn in diesem
Feld eine andere Mandantennummer steht, löschen Sie diese mit Hilfe der
Tasten (<-) bzw. (Entf) . Geben Sie nun über die Tastatur Ihre Mandan-
tennummer ein.

2. Geben Sie in das Feld »Benutzer« Ihren Benutzernamen ein und drücken
Sie (ÿ).
3. Geben Sie in das Feld »Kennwort« das Kennwort ein und drücken Sie
(ÿ).

Hinweis Die Eingabe des Kennworts erscheint aus Sicherheitsgründen


nicht auf dem Bildschirm. Im Feld »Kennwort« sind lediglich Sternchen
sichtbar und Sie können die Cursorbewegung verfolgen.

4. Geben Sie bei Bedarf (siehe oben) in das Feld »Sprache« das gewünschte
Sprachkennzeichen ein.

Hinweis Wenn Sie nichts in dieses Feld eingeben, wird automatisch die-
jenige Sprache »gezogen«, die der Systemadministrator bei der Konfigu-
ration Ihres SAP Front End hinterlegt hat.

5. Drücken Sie die Taste (¢).


« Ein neues Fenster erscheint.

Hinweis Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3
anmelden, erscheint ein Dialogfenster zur Änderung des Kennworts. Geben
Sie in dieses Dialogfenster ein neues Kennwort ein. Drücken Sie die Taste
(ÿ), tippen Sie das neue Kennwort nochmals ein und drücken Sie die
Taste (¢). Das Copyright-Fenster erscheint.
Wenn Sie sich später ein weiteres Mal in R/3 anmelden, erscheint in
Schritt 5 das Copyright-Fenster sofort.

6. Drücken Sie die Taste (¢).


« Das SAP-Einstiegsbild (Einstiegsbild SAP Easy Access) erscheint
(Abb. 2.5).

Erfolglose Anmeldeversuche
War eine Anmeldung nicht erfolgreich, so erscheint nach Schritt 5 eine Mel-
dung (am unteren Rand des Anmeldebilds oder in einem gesonderten Fens-
ter), die Sie auf die mögliche Fehlerursache aufmerksam macht.
Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamen
durch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehen
folgende Sperrmechanismen zur Verfügung:

58
Sandini Bib

Abbildung 2.5 SAP-Einstiegsbild (© SAP AG)

• Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen stan-


dardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt
Sie an den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Task
Manager (Programm-Manager) in Windows. Sie können R/3 in diesem
Fall erneut starten.
• Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen füh-
ren standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlich
gesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort ist
nicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter die Sperrung
im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neues Initial-
kennwort zuteilen.
Der Systemverwalter kann die zulässige Anzahl von Anmeldeversuchen für je-
den dieser beiden Fälle anders beschränken (auf eine Zahl zwischen 1 und 99).

Mehrfache Anmeldung an einem R/3-System


Bei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich, sich mit dem gleichen
Benutzernamen mehrfach an ein System anzumelden. Nach einer Mehrfach-
anmeldung öffnet sich für den Anwender ein Dialogfenster (Abb. 2.6).

2.1 SAP R/3-Anmeldung 59


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.6 Informationsbild für Mehrfachanmeldungen an einem System (© SAP AG)

SAP weist hier darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benötigt
wird. Bestehen Unklarheiten über die Lizenzvergabe, dann ist es ratsam, sich
beim Systemverwalter zu erkundigen.
Sie haben in SAP R/3 die Möglichkeit, innerhalb einer Anmeldung (mit einer
Lizenz) mehrere Modi (mehrere Tasks auf Ihrem PC) zu öffnen. Mit jedem
dieser Modi haben Sie die vollen Möglichkeiten des SAP R/3-Systems, d.h.
Sie können in jedem Modus so arbeiten, als hätten Sie sich scheinbar mit
dem gleichen Benutzernamen mehrfach angemeldet. Diese Möglichkeit wird
an anderer Stelle beschrieben.

SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung


Sie können auf Ihrem Desktop eine oder mehrere Verknüpfungen (Shortcuts)
erzeugen, mit deren Hilfe Sie sich schnell an ein SAP-System anmelden und –
bei Bedarf – direkt nach der Anmeldung automatisch eine vorgegebene
Transaktion oder einen vorgegebenen Report aufrufen können. Sie können
also Ihre SAP-Anmeldung personalisieren.
Das Erstellen einer derartigen Verknüpfung ist ohne vorherige Anmeldung
an ein SAP-System möglich, kann jedoch auch aus einem SAP-Fenster her-
aus (also nach der SAP-Anmeldung) erfolgen. Wir erläutern hier nur den ers-
ten Fall für eine SAP-Anmeldung ohne Aufruf einer Transaktion oder eines
Reports.

60
Sandini Bib

2
Ausgangspunkt Beliebig
1. Stellen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle Ihres Desktops (jedoch
nicht auf ein offenes Fenster oder ein Icon) und drücken Sie die rechte
Maustaste.
2. Wählen Sie den Menüpfad NEU | SAP GUI VERKNÜPFUNG.
« Ein Icon erscheint auf Ihrem Desktop, dessen Bezeichnung möglicher-
weise nur teilweise angezeigt wird.
3. Mit Hilfe der Tasten (æ) und (Æ) können Sie sich die vollständige Be-
zeichnung ansehen. Ändern Sie die Bezeichnung bei Bedarf durch Editie-
ren, aber ändern Sie nicht die Extension ».sap«.
Drücken Sie nun die Taste (¢).
4. Stellen Sie den Mauszeiger auf das Icon, drücken Sie die rechte Maustaste
und wählen Sie BEARBEITEN.
« Ein Dialogfenster erscheint, dessen Titelleiste den Pfad der Verknüp-
fungsdatei enthält (Abb. 2.7).
5. Entweder geben Sie nun in das Feld »Description« den Namen eines SAP-
Systems ein, den Sie aus der Dropdown-Liste am rechten Feldrand aus-
wählen ( in diesem Fall wird die System ID automatisch gezogen ) oder Sie
füllen die Felder »System ID« und »SAP GUI parameter« mit Eingaben,
die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben.

Hinweis In der rechteckigen Schablone eines Ein-/Ausgabefeldes erscheint


manchmal (wie im Feld »Description«) eine Dropdown-Box, die dem Be-
nutzer einen Satz von Eingabewerten zur Auswahl stellt. Der Benutzer kann
innerhalb der Dropdown-Box keinen Wert eintippen, sondern muss einen
der angebotenen Werte übernehmen.

Hinweis Zur Zeit sind Listboxen die einzig möglichen Dropdown-Boxen.


Eine Listbox ist eine einspaltige Werteliste von Textfeldern.

6. Füllen Sie das Feld »Client« wie bei Ihrer SAP-Anmeldung aus.
7. Füllen Sie das Feld »User name« wie bei Ihrer SAP-Anmeldung aus.

Hinweis Das Feld »User name« ist normalerweise mit Ihrem Windows-
Benutzernamen vorbelegt.

8. Füllen Sie das Feld »Language« (bei Bedarf) wie bei Ihrer SAP-Anmeldung
mit Hilfe der Dropdown-Liste am rechten Feldrand aus.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste OK.

2.1 SAP R/3-Anmeldung 61


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.7 Dialogfenster für eine SAP-Verknüpfung (© SAP AG)

Nach Doppelklick auf Ihre SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung erscheint


ein Dialogfenster, dessen Titelleiste vorgegebene Daten Ihrer Anmeldung zeigt
(Abb. 2.8). Wenn Sie dort Ihr Passwort eingeben (Ihre Eingaben werden als
Sternchen angezeigt) und auf die Drucktaste Anmelden klicken, loggen Sie
sich in das SAP R/3-System ein.

Abbildung 2.8 Anmeldebild zur Schnellanmeldung (© SAP AG)

62
Sandini Bib

2.2 Aus dem System abmelden


Abmeldung
Mit der Abmeldung beenden Sie eine Benutzersitzung am R/3-System. Sie
sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz ver-
lassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für jeder-
mann zugänglich sein sollen.

Abmelden im Anmeldebild
Im Anmeldebild bewirkt ein Klick auf die Drucktaste den Abbruch der An-
meldung und die Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menüsystem abmelden


Aus jedem SAP-Fenster innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmelde-
verfahren benutzen.

Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster


1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten.
2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN.
« Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt
werden soll (Abb. 2.9).
3. Klicken Sie auf die Drucktaste Ja.
« Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Ebene des
Betriebssystems zurück.

Hinweis Ein Klick auf die Drucktaste Nein brächte Sie in das vorherige
R/3-Fenster zurück.

Abbildung 2.9 Dialogfenster »Abmelden« (© SAP AG)

Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Sicherheitsabfrage »Nicht gesi-


cherte Daten werden verloren gehen. Möchten Sie sich abmelden?« er-
scheint immer, auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind.

Weitere Möglichkeiten der Abmeldung


Alle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmelden«:
• Doppelklicken Sie auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und auf den Menüpunkt SCHLIEßEN.
• Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

2.2 Aus dem System abmelden 63


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

2.3 Kennwort ändern


Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der An-
wender beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern
muss. In einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer ab dem 15. Tag so
lange die Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat.
Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort (bei Bedarf) auch in
kürzeren Zeitabständen ändern. R/3 erlaubt jedoch nur eine Kennwortände-
rung pro Tag.

Regeln für die Verwendung von Kennwörtern


R/3 prüft die Gültigkeit eines neuen Kennwortes nach folgende Regeln:
• Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge von
drei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen.
• Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.
• Verwendet werden alphanumerische Zeichen (alle Buchstaben von A bis
Z, alle Ziffern von 0 bis 9 sowie Interpunktionszeichen).
• Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder
Leerzeichen ( ) verwendet werden.
• Drei aufeinanderfolgende Zeichen, die im Benutzernamen in derselben
Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. So
kann mit dem Benutzernamen »Schwarm« nicht das Kennwort »Arm«
verwendet werden.
• Drei aufeinanderfolgende identische Zeichen am Passwortbeginn sind
verboten (beispielsweise »Rrrums«).
• Die Zeichenfolgen »pass« und »init« sind für andere Zwecke reserviert
und dürfen als Kennwort nicht verwendet werden.
• Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Kennwort ändern
Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild
1. Geben Sie die Mandantennummer und den Benutzernamen sowie das
bisher gültige Kennwort ein.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste Neues Kennwort (New Password).
« Ein Dialogfenster erscheint (Abb. 2.10).
3. Geben Sie in das Feld »Neues Kennwort« das neue Kennwort ein und drü-
cken Sie auf die Taste (ÿ).
« Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen.
Der Cursor springt in das Feld »Kennwort wiederholen«.
4. Geben Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld »Kennwort wieder-
holen« ein.

64
Sandini Bib

2
5. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Copyright-Fenster erscheint.
6. Drücken Sie die Taste (¢).
« Das SAP-Einstiegsbild erscheint.

Abbildung 2.10 Anmeldebild mit Drucktaste Neues Kennwort und das ihm folgende
Dialogfenster zur Kennworteingabe (© SAP AG)

Kennwort vergessen?
Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennwort
einmal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzerna-
men ein neues (Initial-)Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmel-
den können. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr
sichtbar machen.

2.4 Fenster
2.4.1 Einige Windows-Begriffe
Obwohl man davon ausgehen kann, dass die Leser dieses Buches praktische
Erfahrungen mit der Windows-Fenstertechnik haben, beginnen wir diesen
Abschnitt – zur begrifflichen Klarstellung – mit einer kleinen Übersicht in die-
sem Buch verwendeter Windows-Begriffe zum Thema Fenster:
Ein Fenster ist ein rechteckig abgegrenzter Bildschirmbereich; ein Fensterrah-
men (Fensterrand) ist die optische Begrenzung eines Fensters. Wie auf einer
Schreibtischoberfläche lassen sich auch auf einem Bildschirm mehrere Doku-
mente (in mehreren Fenstern) parallel bearbeiten, ändern oder ablegen.

2.4 Fenster 65
Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Man unterscheidet Primärfenster mit veränderbarer Größe (z.B. das Anmelde-


bild) und Dialogfenster (Sekundärfenster), deren Größe nicht geändert wer-
den kann, (z.B. das Copyright-Fenster oder das Fenster zur Kennwortein-
gabe). Dialogfenster fordern eine Aktion des Benutzers (im einfachsten Fall
(¢)) und dienen dem Dialog zwischen SAP R/3 und Benutzer.
Das Fenster, in dem gerade gearbeitet wird, bezeichnet man als aktives Fenster.

Blätterleiste (Bildlaufzeile)
Eine Blätterleiste erscheint nur dann am rechten und/oder unteren Rand ei-
nes Fensters, wenn Informationen nicht vollständig in dieses Fenster passen
(Abb. 2.11).

Abbildung 2.11 Blätterleisten für die Auswahl an Reports (© SAP AG)

Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) an den Enden einer Blätterleiste dienen zum


»Rollen« (»Scrollen«) des Fensterinhalts mit Hilfe der Maus.
Die Blättermarke beschreibt durch ihre Position innerhalb der Schiebefläche,
welche Stelle des Textes oder der Grafik gerade angezeigt wird.

66
Sandini Bib

Funktionstaste Maus Funktion (Ergebnis)

(Strg)+(Bild½) Ziehen der Blättermarke an Erste Seite oben


den Anfang der Blätterleiste
(Bild½) Klicken oberhalb der Blätter- Vorherige Seite
marke in die Blätterleiste
(Bild¼) Klicken unterhalb der Blätter- Nächste Seite
marke in die Blätterleiste
(Strg)+(Bild¼) Ziehen der Blättermarke an das Letzte Seite unten
Ende der Blätterleiste

Tabelle 2.1 Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster

2.4.2 Das SAP-Fenster


Hauptbildbereiche des SAP-Fensters
Mit dem neuen (ab SAP-Release 4.6A ausgelieferten) SAP GUI gliedert sich
das SAP-Fenster in die zwei Hauptbildbereiche Bildkopf und Bildrumpf.
• Der Bildkopf besteht aus
• Menüleiste,
• Systemfunktionsleiste,
• Titelleiste,
• Anwendungsfunktionsleiste.
Dabei bilden die Menüleiste und die Systemfunktionsleiste den sogenann-
ten Bildbanner.
• Der Bildrumpf enthält am unteren Rand eine Statusleiste (Statuszeile). Ober-
halb der Statusleiste befindet sich ein Bildschirmbereich, dessen Gestaltung
von der jeweiligen Transaktion abhängig ist. Nach der SAP R/3-Anmeldung
sehen Sie im linken Teil dieses Bildschirmbereichs einen Navigationsbereich
(SAP Easy Access) (siehe Abbildung 2.12).

Menüleiste
Am oberen Rand eines SAP-Fensters finden Sie die Menüleiste mit den
Menünamen. Die Menünamen können sich ändern, wenn Sie zu einen an-
deren SAP-Fenster wechseln. Die Menünamen »System« und »Hilfe« sind
jedoch in jeder Menüleiste enthalten. Im rechten Teil der Menüleiste (links
neben dem SAP-Logo) finden Sie (von links nach rechts in dieser Reihen-
folge) das Minimierungssymbol, das Maximierungssymbol und das Symbol
zum Schließen des Fensters. Diese Fensterfunktionen können Sie auch mit
Hilfe des Dropdown-Menüs am linken Rand der Menüleiste ausführen.

2.4 Fenster 67
Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.12 Das SAP-Fenster (© SAP AG)

Systemfunktionsleiste
Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste (Symbol-
leiste).
Sie enthält das Befehlsfeld (Kommandofeld) zur Eingabe von Befehlen an
das R/3-System und Drucktasten (Symbole) für häufig verwendete anwen-
dungsübergreifende Funktionen. Funktionen wie »Sichern«, »Zurück«, »Be-
enden« und »Abbrechen«, sowie Navigations- und Hilfefunktionen sind hier
integriert.
Diese Leiste sieht in jedem SAP-Fenster grundsätzlich gleich aus. Es kann je-
doch sein, dass einige Funktionen abgedunkelt (deaktiviert) sind. Die abge-
dunkelten Funktionen werden in diesem SAP-Fenster nicht benötigt.
Sollte das Befehlsfeld nicht sichtbar (ausgeblendet) sein, so können Sie es wie
folgt einblenden: Klicken Sie auf den Pfeil (das Dreieck) rechts neben der
Drucktaste .

Abbildung 2.13 Die Systemfunktionsleiste mit eingeblendetem Befehlsfeld (© SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden weiter unten


näher erläutert.

68
Sandini Bib

2
Weitere Elemente des Bildbanners
Am rechten Rand des Bildbanners sehen Sie das SAP-Logo und ein Wellen-
symbol. Wellenbewegungen bedeuten, dass Ihr R/3-System Datenanforde-
rungen bearbeitet. Die Reaktionszeit des Systems hängt dabei vom Netz-
werk, der verwendeten Hardware und dem Volumen des Datenverkehrs zum
Zeitpunkt der Anfrage ab.
Titelleiste
Unter der Systemfunktionsleiste finden Sie die Titelleiste. Sie enthält den er-
klärenden Fenstertitel und ist in jedem Fenster des R/3-Systems zu sehen. In
Dialogfenstern (z.B. im Copyright-Fenster oder im Fenster zur Kennwortein-
gabe) befindet sie sich am oberen Fensterrand.
Anwendungsfunktionsleiste
Die Anwendungsfunktionsleiste ist unterhalb der Titelleiste eingeordnet. Sie
enthält Drucktasten für anwendungsspezifische Funktionen, die in diesem
SAP-Fenster häufig benutzt werden. So erhält der Benutzer einen schnelleren
Zugriff auf die Funktionen. Alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste
können Sie auch über die Menüleiste aufrufen.

Abbildung 2.14 Die Anwendungsfunktionsleiste (© SAP AG)

Statusleiste
Am unteren Rand des SAP-Fensters sehen Sie die Statusleiste.

Abbildung 2.15 Die Statusleiste (© SAP AG)


Alle Systemmeldungen (z.B. Hinweise auf falsche Eingaben) werden auf der
linken Seite der Statusleiste ausgegeben. Die rechte Seite der Statusleiste
enthält drei Statusfelder. Sollten die Statusfelder nicht angezeigt werden, so
können Sie diese Felder durch Klick auf den Pfeil (das Dreieck) am rechten
Rand der Statusleiste einblenden.
Das erste Statusfeld zeigt (wählbare) Systeminformationen des R/3-Systems
an. Mit Hilfe der Listbox rechts vom ersten Statusfeld können Sie zwischen
diesen Systeminformationen auswählen, z.B. den Namen des R/3-Systems
nebst Modus und Mandant, den Benutzernamen oder den Transaktionscode
der aktuellen Transaktion.

Abbildung 2.16 Listbox mit Statusinformationen (© SAP AG)

2.4 Fenster 69
Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Das zweite und dritte Statusfeld geben Auskunft über den Server, mit dem
Ihr PC verbunden ist bzw. über den Schreibmodus Ihrer Eingaben (OVR =
Überschreibmodus, INS = Einfügemodus). Durch Klick auf das dritte Status-
feld wechseln Sie alternierend zwischen Überschreibmodus und Einfügemodus.

2.5 Programmbedienung mit Elementen des


Bildkopfes
Wir gehen hier nur auf die Elemente der Menüleiste und der Systemfunktions-
leiste ein, da die Titelleiste keine Navigationselemente enthält und da alle
Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste auch über die Menüleiste aus-
geführt werden können.

2.5.1 Navigation mit Hilfe der Menüleiste


Navigation mit der Maus
Wenn Sie in einem SAP-Fenster auf einen Menünamen klicken, sehen Sie die
Menüeinträge (Menüoptionen). Ein Menü besteht aus dem Menünamen und
den Menüeinträgen. Wenn Sie einen Menüeintrag wählen (anklicken), wird in
SAP R/3 eine Aktion ausgelöst. Eine mögliche Aktion ist das Öffnen eines Un-
termenüs (Kaskadenmenü, Aktionsmenü). Sie erkennen dies an dem Dreieck
rechts neben dem Menüeintrag. Durch eine kurze Folge von Klicks auf derar-
tige Menüpunkte (also über einen Menüpfad) gelangen Sie schließlich
• zur Ausführung einer Funktion.
Dabei könnte es sich um die Ausführung einer Anwendungsfunktion im
gleichen SAP-Fenster handeln (z.B. »Sichern«), es könnte aber auch der
Aufruf eines anderen Anwendungsprogramms erfolgen.
• zu einem Dialogfenster.
Beispielsweise können Sie sich über die Menüpunktfolge SYSTEM | STATUS...
Statusangaben anzeigen lassen. Diesen Fall erkennt man im Menüpfad da-
ran, dass der letzten Menüeintrag des Pfades mit drei Punkten endet.

Navigation mit der Tastatur


Sie können Menüs und Funktionen über die Tastatur auswählen:
• Wenn Sie die Taste (F10) drücken, wird das erste Menü in der Menüleiste
markiert.
• Mit Hilfe der Cursortasten (æ) , (Æ) , (½) und (¼) können Sie zwischen
den Menüpunkten navigieren und jeweils einen Menüpunkt markieren.
• Entweder Sie brechen die Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder
(F10) ab oder Sie rufen die hinter einem Menüpunkt hinterlegte Funktion
(bzw. das hinterlegte Dialogfenster) mit der Taste (¢) auf.

70
Sandini Bib

2
Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte über die Tasten-
kombination (Alt) + (unterstrichener Buchstabe des zu wählenden Menü-
punktes) anzuwählen. Sie können auch diese Auswahl von Menüpunkten
mit (Esc) oder (F10) abbrechen.

Standardmenüs
In einem SAP-Fenster stehen zwei Standardmenüs in der Menüleiste immer
zur Verfügung:

Abbildung 2.17 Hilfemenü (© SAP AG)

• Das Menü HILFE bietet Funktionen zum Abruf von Hilfs-Informationen


(Abb. 2.17). Auf die Arbeit mit dem Hilfemenü gehen wir im nächsten Ka-
pitel näher ein.
• Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifische
Informationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung von
Systemparametern (Abb. 2.18).

Abbildung 2.18 Systemmenü (© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes 71


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Statusfenster
Das Statusfenster enthält technische Informationen. Sie können es von je-
dem SAP-Fenster aus aufrufen.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS.
« Das Statusfenster wird angezeigt.

Hinweis Wenn Sie mit dem Mauszeiger in ein beliebiges Feld klicken und
anschließend die (F1)-Taste drücken, wird eine Dokumentation zu die-
sem Feld angezeigt.

2. Drücken Sie (¢).


« Das Statusfenster wird wieder geschlossen.

Abbildung 2.19 Statusfenster (© SAP AG)

Informationen im Statusfenster
• Feldgruppe »Benutzungsdaten«
In den Feldern »Mandant«, »Benutzer« und »Sprache« sehen Sie die Da-
ten, die Sie bei Ihrer Anmeldung eingegeben haben.

72
Sandini Bib

2
• Feldgruppe »Repository-Daten«
Im Feld »Transaktion« können Sie den Transaktionscode der aktiven SAP-
Transaktion ablesen. Das R/3 Repository ist die zentrale Ablage für alle
(Software-)Entwicklungsobjekte der ABAP Workbench.
• Feldgruppe »SAP-Systemdaten«
In dieser Feldgruppe können Sie die Version Ihres SAP-Systems (als
mySAP Komponente bzw. Komponente der mySAP Business Suite) ablesen.
Zusätzlich wird die Lizenznummer angezeigt.
• Feldgruppe »Rechnerdaten«
Sie finden hier den Namen des Applikationsservers und das Betriebssys-
tem, auf dem er läuft sowie eine Angabe zur Hardware, auf der dieses Be-
triebssystem installiert wurde.
• Feldgruppe »Datenbankdaten«
Hier sehen Sie den Namen und den Releasestand des zentralen Daten-
banksystems. Das Feld »Name« enthält den Namen des R/3-Systems
(System-ID = SID; dreistelliger Name der »Datenbankinstanz«). Das Feld
»Host« zeigt den Namen des zuständigen Applikationsservers (des Daten-
bankservers).

Benutzungsdaten, Benutzerdaten, Benutzervorgaben


Die Benutzungsdaten des Statusfensters sollten nicht mit den Benutzerdaten
verwechselt werden. Die Benutzerdaten sind (für jeden SAP R/3-Benutzer
gesondert) in einem sogenannten Benutzerstammsatz enthalten, den die
Systemadministration vor der Erstanmeldung des Benutzers anlegt. Dieser
Benutzerstammsatz enthält z.B. die Rechte des Benutzers innerhalb des R/3-
Systems. Einen Teil seiner Benutzerstammdaten kann jeder Benutzer über
den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN selbst pflegen.
Diesen Teil nennt man benutzereigene Daten.

Komponenteninformationen
Im Statusfenster besteht die Möglichkeit, durch Klick auf die Drucktaste
Komponenteninformationen ein weiteres Dialogfenster mit Information
zu den Softwarekomponenten Ihres R/3-Systems zu öffnen (Abb. 2.20). Eine
Softwarekomponente (mySAP Komponente, Komponente der mySAP Busi-
ness Suite) ist ein wiederverwendbarer Baustein aus der Sicht der Software-
produktion. Sie besteht aus einer Menge von Softwareobjekten, die nur
gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden) ausgeliefert werden. Beispiels-
weise enthält die Softwarekomponente »Logistik und Rechnungswesen« die
Anwendungskomponenten Logistik (LO) und Rechnungswesen (AC); die
Softwarekomponente »SAP Basiskomponente« enthält Komponenten des
Basissystems. Nach Weiterentwicklung einer Softwarekomponente erfolgt
ihre Auslieferung in einer neuen Version (Release). Die Zusammenstellung
der Objekte einer Softwarekomponente erfolgt nach Gesichtspunkten der
Software-Montage, -Auslieferung und -Wartung. Diese Zusammenstellung
kann also von Version zu Version unterschiedlich sein. Eine Komponenten-

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes 73


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

version enthält z.B. Angaben zum Wartungsende, zur Release-Reihenfolge


und zu Freigaben (Land, Sprache, Plattform usw.).

Abbildung 2.20 Dialogfenster mit Informationen zu den Softwarekomponenten (© SAP AG)

2.5.2 Arbeit mit der Systemfunktionsleiste


Befehlsfeld
Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen
(Befehlscodes, alphanumerische Schlüssel). Durch eine geeignete Eingabe in
das Befehlsfeld, die den Transaktionscode der gewünschten Anwendung
enthält, kann man jede Transaktion direkt (ohne den Weg über einen
Menüpfad) aufrufen. Wir gehen darauf später näher ein.

Drucktasten und Navigation mit zugeordneten Funktionstasten


SAP R/3 verwendet eine Vielzahl von Drucktasten. Die Systemfunktionsleiste
(Symbolleiste) ist in jedem SAP-Fenster eines Standardsystems gleich. Doch
nicht alle Drucktasten (Symbole, Icons) der Systemfunktionsleiste sind in al-
len SAP-Fenstern nutzbar. Die entsprechenden Drucktasten erscheinen dann
abgeblendet. Eine Drucktaste erlaubt es Ihnen, durch Einfachklick die zuge-
ordnete Funktion auszuführen. Die Oberfläche einer Drucktaste kann Text
und/oder ein grafisches Symbol (Icon) enthalten.
Funktionstasten
Die Funktionstasten (F1) bis (F12) befinden sich auf der Tastatur. Gelegent-
lich werden sie mit den Drucktasten verwechselt, die jedoch Elemente der
grafischen Benutzeroberfläche von SAP R/3 sind. In R/3 sind eine Vielzahl
von Funktionstasten belegt, d.h. mit Hilfe dieser Funktionstasten (evtl. in
Kombination mit weiteren Tastaturtasten) und ohne Maus können viele R/3-
Funktionen ausgeführt werden, die hinter Drucktasten hinterlegt wurden.
Hier wird also ein gewisser Komfort angeboten, da manche Anwender gern
mit Funktionstasten arbeiten.
Die in Tabelle 2.2 enthaltenen Funktionstasten sind in allen SAP-Fenstern
den Drucktasten der Systemfunktionsleiste fest zugeordnet.

74
Sandini Bib

Druck- Funktions-
Bedeutung Funktionstaste
taste name

Enter Durch Anklicken dieser Taste be- –


stätigen Sie die in einem Fenster
vorgenommenen Eingaben. Sie
können die gleiche Funktion
auch durch Drücken der (¢)-
Taste auf Ihrer Tastatur ausfüh-
ren. Sie können mit dieser Funk-
tion Ihre Arbeit nicht sichern.
Sichern Durch Anklicken dieser Taste si- (F11), (Strg) +(S)
chern Sie Ihre Eingaben. Die SI-
CHERN-Drucktaste führt die glei-
che Aktion aus wie die Funktion
SICHERN im Menü BEARBEITEN.
Zurück Durch Anklicken dieser Taste (F3)
gehen Sie eine Stufe in der An-
wendungshierarchie zurück.
Besteht die Gefahr, dass Daten
verloren gehen, so erscheint ein
Dialogfenster, in dem Sie Ihre
Daten sichern können.
Beenden Durch Anklicken dieser Taste (ª) + (F3)
beenden Sie die aktuelle An-
wendung, ohne Ihre Daten zu
sichern. Das System kehrt zum
Einstiegsbild der Anwendung
oder zum SAP-Menü zurück.
Abbrechen Durch Anklicken dieser Taste (Esc), (F12)
brechen Sie die aktuelle Anwen-
dung ab, ohne Ihre Daten zu
sichern. Die ABBRECHEN-Druck-
taste führt die gleiche Aktion
aus wie die Funktion ABBRECHEN
im Menü BEARBEITEN.
Drucken Durch Anklicken dieser Taste (Strg) + (P)
können Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild angezeigte Da-
ten ausdrucken.
Suchen Durch Anklicken dieser Taste (Strg) + (F)
können Sie nach Daten suchen,
die Sie auf dem aktuellen Bild-
schirmbild benötigen.

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten


(© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes 75


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Druck- Funktions-
Bedeutung Funktionstaste
taste name
Weiter Durch Anklicken dieser Taste (Strg) + (G)
suchen können Sie eine weitere Suche
nach Daten starten, die Sie auf
dem aktuellen Bildschirmbild
benötigen.
Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste (Strg) + (Bild½)
blättern Sie zur ersten Seite
einer Information. Die ERSTE
SEITE-Drucktaste führt die glei-
che Aktion aus wie die Tasten-
kombination (Strg) +
(Bild½).
Vorige Durch Anklicken dieser Taste (Bild½)
Seite blättern Sie zur vorigen Seite in
einer Information. Die VORIGE
SEITE-Drucktaste führt die glei-
che Aktion aus wie die Tastatur-
taste (Bild½).
Nächste Durch Anklicken dieser Taste (Bild¼)
Seite blättern Sie zur nächsten Seite in
einer Information. Die NÄCHSTE
SEITE-Drucktaste führt die glei-
che Aktion aus wie die Tastatur-
taste (Bild¼) .
Letzte Durch Anklicken dieser Taste (Strg) + (Bild¼)
Seite blättern Sie zur letzen Seite in ei-
ner Information. Die LETZTE
SEITE-Drucktaste führt die glei-
che Aktion aus wie die Tasten-
kombination (Strg) + (Bild¼).
Modus Durch Anklicken dieser Taste –
erzeugen erzeugen Sie einen neuen SAP-
Modus. Die MODUS ERZEUGEN-
Drucktaste führt die gleiche Ak-
tion aus wie Funktion ERZEUGEN
MODUS im Menü SYSTEM.
SAP GUI- Durch Anklicken dieser Taste –
Verknüp- können Sie eine SAP GUI-Ver-
fung knüpfung zu einem SAP-Report
erstellen oder einer SAP-Transaktion er-
stellen. Für diese Funktion ist
das 32-Bit-Betriebssystem Win-
dows Voraussetzung.

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten


(© SAP AG) (Forts.)

76
Sandini Bib

Druck- Funktions-
Bedeutung Funktionstaste
taste name

F1-Hilfe Durch Anklicken dieser Taste (F1)


zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld
an, in dem Sie den Cursor posi-
tioniert haben.
Layout- Durch Anklicken dieser Taste (Alt) + (F12)
Menü können Sie die Anzeigeoptionen
anpassen.

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten


(© SAP AG) (Forts.)

Weitere Drucktasten außerhalb der Systemfunktionsleiste werden später be-


handelt.

2.5.3 Funktionstastenbelegung und Quick Info


Anzeige der Funktionstastenbelegungen
Sie können sich in jedem SAP-Fenster die aktiven Funktionstastenbelegun-
gen auf verschiedene Weise anzeigen lassen.
• Wenn Sie mit der Maus einen Menüleistenpfad öffnen (ohne die dahinter-
liegende Funktion aufzurufen), so enthält der Text des letzten Menüpunk-
tes häufig die zugehörige Funktionstastenbelegung.
• Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Status-
leiste liefert Ihnen das Funktionstastenmenü (Kontextmenü).
• Stellen Sie den Mauszeiger (ohne Klick) auf eine Drucktaste und bewegen
ihn nicht weiter, so wird normalerweise nach kurzer Zeit ein Quick-Info-
Text angezeigt, der die Funktion der Drucktaste beschreibt und oft eine
Funktionstastenbelegung enthält. (Abb. 2.21)

Abbildung 2.21 Anzeige der Quick Info für die Drucktaste Layout-Menü (© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes 77


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Einstellung der Quick Info


Sie können einstellen (personalisieren), ob bzw. wie schnell die Quick Info
angezeigt werden soll.

Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster


1. Klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der Systemfunktions-
leiste.
« Sie sehen die Menüeinträge des Layout-Menüs.

Hinweis Wenn Sie den Mauszeiger langsam und ohne zu klicken über die
Menüeinträge ziehen, erscheint zu mehreren Menüeinträgen eine Erläu-
terung in der Statusleiste.

2. Klicken Sie auf den Menüpunkt OPTIONEN... .


« Ein Dialogfenster wird angezeigt, das unterhalb der Titelleiste mehrere
Registerkartentitel enthält.
3. Klicken Sie auf den ersten Kartentitel OPTIONEN.
« Die Registerkarte Optionen wird angezeigt (Abb. 2.22).

Hinweis In der Feldgruppe »Quick-Info« können Sie durch Klick auf ei-
nen der drei runden Auswahlknöpfe auswählen, ob die Quick Info nicht
angezeigt werden soll bzw. ob sie langsam oder schnell angezeigt werden
soll. Sie können immer nur einen der drei Auswahlknöpfe auswählen.

4. Drücken Sie die Taste (¢).


« Die Ausgabe der Quick Info erfolgt entsprechend der von Ihnen ge-
wählten Einstellung.

Abbildung 2.22 Steuerung der Ausgabe von Quick Infos (© SAP AG)

Wir empfehlen Ihnen, bei der Arbeit mit den Funktionen, die hinter der
Drucktaste Layout-Menü hinterlegt sind, besondere Vorsicht walten zu
lassen und nur das in diesem Buch angegebene Handling durchzuführen,
da manche Funktionen des Layout-Menüs nur von Systemadministrato-
ren fachkundig ausgeführt werden können und Fehleinstellungen zu er-
heblichen Beeinträchtigungen Ihrer Arbeit führen könnten. Andererseits
ist es möglich, dass die in diesem Buch mit Handling beschriebenen Funk-
tionen des Layout-Menüs Bestandteil Ihrer Anwenderzertifizierung sind.

78
Sandini Bib

2.6 Meldungen
R/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen im linken Teil der Status-
leiste sowohl auf erfolgreiche als auch auf fehlerhafte Aktionen hin. Das
Symbol kennzeichnet dabei eine Fehlermeldung (vgl. Abb. 2.23), das
Symbol kennzeichnet eine sonstige Systemmeldung (vgl. Abb. 2.24).

Abbildung 2.23 Meldung in der Statusleiste nach fehlerhafter Materialnummerneingabe


(© SAP AG)

Meldungen erscheinen entweder nur in der Statusleiste oder zusätzlich in


einem Dialogfenster (Abb. 2.25).
Wenn nähere Erläuterungen zu den Meldungen im System hinterlegt sind, so
können Sie diese anzeigen, indem Sie im SAP-Fenster auf die Meldung kli-
cken bzw. (im Dialogfenster) auf die Drucktaste HILFE klicken.

Abbildung 2.24 Meldung in der Statusleiste nach erfolgreichem Sichern einer


Materialstammänderung (© SAP AG)

2.6 Meldungen 79
Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.25 Meldung im Dialogfenster nach fehlerhafter Materialnummerneingabe


(© SAP AG)
Änderung der Meldungsausgabe
Sie können steuern (personalisieren), ob bestimmte Meldungen nur in der Sta-
tusleiste oder zusätzlich in einem Dialogfenster ausgegeben werden sollen.
Dazu klicken Sie auf die Drucktaste Layout-Menü der Systemfunktions-
leiste, wählen den Menüpunkt OPTIONEN... und anschließend die Register-
karte »Optionen«. Sie sehen dann das in Abbildung 2.26 gezeigte Dialogfens-
ter. In der Feldgruppe »Nachrichten« können Sie durch Klick auf eines oder
mehrere Ankreuzfelder die entsprechenden Meldungsausgaben alternierend
steuern. Ein Haken in einem Ankreuzfeld bedeutet, dass die entsprechende
Option ausgewählt wurde.

Abbildung 2.26 Steuerung der Ausgabe von Meldungen (© SAP AG)

Bitte nehmen Sie keine Änderungen in den Gruppenrahmen »System«


und »Installation« vor.

80
Sandini Bib

2.7 Programmbedienung mit grafischen


Elementen
SAP-Fenster können eine Vielzahl grafischer Elemente enthalten, u.a.
• Drucktasten
• Felder
• Auswahlknöpfe
• Ankreuzfelder
• Gruppenrahmen
• Register
Auf Drucktasten gingen wir bereits ausführlich ein.

2.7.1 Arbeit mit Feldern


Feldbegriff
Der Begriff des Ein-/Ausgabefeldes ist in programmtechnischer Hinsicht ein
Oberbegriff für:
• Felder (mit rechteckiger Schablone im Bildschirmbild, in die Sie Ihre Daten
eingeben können und/oder das R/3-System Daten ausgibt)
• Auswahlknöpfe
• Ankreuzfelder
Die Definition der Ein-/Ausgabefelder wird im ABAP Dictionary (Data Dic-
tionary) innerhalb der ABAP Workbench vorgenommen.
Das ABAP Dictionary ist eine Komponente der ABAP Workbench und dient
der zentralen Beschreibung und Verwaltung aller im R/3-System verwende-
ten Datendefinitionen. Es ist vollständig in die ABAP Workbench integriert.
Alle anderen Komponenten der ABAP Workbench können aktiv auf die im
ABAP Dictionary enthaltenen Definitionen zugreifen.
Bei der Definition eines Ein-/Ausgabefeldes muss ein Datenelement definiert
werden, das den Datentyp z.B. numerisch, alphabetisch enthält und die in-
haltliche Bedeutung des Ein-/Ausgabefeldes beschreibt. Es verweist auf eine
sogenannte Domäne, die ebenfalls den Datentyp enthält und die zulässigen
Felddaten beschreibt, z.B. durch Informationen über die Feldlänge (Anzahl
der möglichen Zeichen) und die Anzahl der Dezimalstellen.
Auswahlknöpfe und Ankreuzfelder haben immer den Datentyp CHAR der
Länge 1. Ein markierter Auswahlknopf oder ein markiertes Ankreuzfeld fül-
len das zugehörige Datenelement mit dem Wert X, ansonsten mit SPACE.
Die Unterteilung der Felddefinition in Datenelement und Domäne erleichtert
die Übersetzung der Feldnamen in andere Sprachen. Außerdem kann jede im
System enthaltene Domäne zur Definition weiterer Felder verwendet wer-

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 81


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

den. Bei Änderungen einer Domäne werden die darauf verweisenden Felder
gleichzeitig und konsistent mitgeändert.
Den Begriff »Feld« benutzen wir im Folgenden für ein Ein-/Ausgabefeld mit
rechteckiger Schablone (im Bildschirmbild). Da der Begriff »Eingabefeld« in
der SAP-Umgangssprache häufig verwendet wird, verwenden wir ihn als Sy-
nonym für »Feld«. Er verdeutlicht den Sachverhalt, dass ein Anwender in
dieses Feld alphanumerische Eingaben über die Tastatur vornehmen kann
oder muss.
Sie haben Felder bereits aus Benutzersicht kennen gelernt, z.B. im R/3-An-
meldebild, im Dialogfenster zur Kennworteingabe und im Statusfenster.
Felder dienen zur Eingabe von Daten durch den Anwender und/oder zur
Ausgabe von Daten durch das R/3-System.

Mussfeld, Kannfeld
SAP R/3 prüft Ihre Feldeingaben in verschiedener Hinsicht. Wenn Sie bei-
spielsweise in ein Feld vom numerischen Typ einen Buchstaben eingeben,
wird diese Fehleingabe automatisch erkannt.
Ein Mussfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden
müssen. Mussfelder sind normalerweise durch ein Hakensymbol gekenn-
zeichnet (vgl. das Feld »Benutzer« (»User«) im R/3-Anmeldebild). Das Ha-
kensymbol wird nur dann angezeigt, wenn Sie dieses Feld nicht angeklickt
haben.
Sie können ein Fenster mit einem oder mehreren Mussfeldern nur dann er-
folgreich (ohne Fehlermeldung) verlassen, wenn alle Mussfelder mit Daten
gefüllt wurden. Es kann der Fall eintreten, dass Sie in eines von mehreren Fel-
dern Daten eingeben müssen, obwohl in keinem dieser Feldern ein Haken-
symbol hinterlegt wurde. Beispielsweise ist es möglich, dass in einem Fenster
entweder eine Angabe im Feld »Tag« oder eine Angabe im Feld »Woche«
erforderlich ist.
Ein Kannfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden
können. Manche Fenster enthalten nur Kannfelder; diese Fenster können Sie
ohne Dateneingabe erfolgreich verlassen.

Dateneingabe in Felder und Navigation zwischen Feldern


Bei der Bearbeitung der meisten R/3-Transaktionen müssen Sie Daten in Fel-
der eingeben. Sie haben die Möglichkeit, dies mit Hilfe der Maus und der
Tastatur oder ausschließlich mit Hilfe der Tastatur zu bewerkstelligen.
Mit der Maus können Sie in ein Feld klicken (wodurch Sie es zur Datenein-
gabe auswählen) und in einem Feld vorhandene alphanumerische Textteile
markieren. Wenn Sie in einem Standardsystem in ein leeres Feld klicken,
springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des Feldes. Durch Ankli-
cken des entsprechenden Statusfeldes in der Statusleiste können Sie jederzeit
zwischen dem Einfügemodus und dem Überschreibmodus wechseln.

82
Sandini Bib

2
Ihre Daten geben Sie entweder mit der Tastatur oder durch Kopieren aus der
Zwischenablage ein.
Tabelle 2.3 beschreibt Tasten bzw. Tastenkombinationen, mit deren Hilfe Sie
zwischen Eingabefeldern bzw. innerhalb von Eingabefeldern navigieren und
Ihre Daten editieren können.

Taste bzw.
Ergebnis
Tastenkombination

(ÿ) Cursor springt an den Anfang des nächsten Eingabe-


feldes
(ª)+(ÿ) Cursor springt an den Anfang des vorigen Eingabefeldes
(¼) Cursor springt an den Anfang des nächsten Eingabefel-
des oder der nächsten Zeile.
(½) Cursor springt an den Anfang des vorigen Eingabefeldes
oder der vorigen Zeile.
(æ) Cursor bewegt sich innerhalb des Eingabefeldes nach
links.
(Æ) Cursor bewegt sich innerhalb des Eingabefeldes nach
rechts.
(Strg)+(Æ) Cursor springt Wort für Wort nach rechts.
(Strg)+(æ) Cursor springt Wort für Wort nach links.
(Pos1) Cursor springt an den Anfang des Eingabefeldes.
(Ende) Cursor springt an das Ende des Eingabefeldes.
(ª)+(½) Text wird Zeichen für Zeichen nach rechts markiert.
(ª)+(æ) Text wird Zeichen für Zeichen nach links markiert.
(ª)+(Strg)+(Æ) Text wird Wort für Wort nach rechts markiert.
(ª)+(Strg)+(æ) Text wird Wort für Wort nach links markiert.
(ª)+(Pos1) Text wird von der aktuellen Cursorposition bis zum
Zeilenanfang markiert.
(ª)+(Ende) Text wird von der aktuellen Cursorposition bis zum
Zeilenende markiert.
(Strg)+(C) Markierter Text wird in die Zwischenablage kopiert.
(Strg)+(V) In der Zwischenablage abgelegter Text wird eingefügt.
(Strg)+(X) Markierter Text wird aus dem Eingabefeld gelöscht und
in die Zwischenablage kopiert.

Tabelle 2.3 Tasten und Tastenkombinationen zur Dateneingabe in Felder (© SAP AG)

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 83


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Taste bzw.
Ergebnis
Tastenkombination

(Entf) Text rechts vom Cursor oder vom Cursor markierter Text
wird gelöscht.
(<-) Text links vom Cursor wird gelöscht.
(Einfg) Schaltet zwischen Einfüge- und Überschreibmodus um.

Tabelle 2.3 Tasten und Tastenkombinationen zur Dateneingabe in Felder (© SAP AG) (Forts.)

Zwischenablage
Um den Inhalt von mehreren Feldern (evtl. unterschiedlicher Feldarten) in die
Zwischenablage zu übernehmen (und mit externen Programmen, z.B. Micro-
soft Word weiter zu bearbeiten), klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ
der Systemfunktionsleiste und wählen den Menüpfad ZWISCHENABLAGE |
MARKIEREN. Der Zeiger nimmt die Form eines Kreuzes an. Klicken Sie nun in
eine Ecke des zu markierenden rechteckigen Bereiches, halten Sie die linke
Maustaste gedrückt, ziehen Sie den Mauszeiger in die entgegengesetzte
Ecke und lassen Sie die linke Maustaste los. Den Textinhalt des so markierten
Bildschirmbereiches können Sie mittels (Strg)+(C) in die Zwischenablage ko-
pieren und von dort aus weiter bearbeiten.

Feldhilfe und Technische Informationen


Hinter den meisten Feldern ist eine Feldhilfe (F1-Hilfe, Schnellhilfe) hinter-
legt, die Sie mit Klick auf die Drucktaste (falls diese Drucktaste vorhanden
ist) oder durch Drücken der Funktionstaste (F1) aufrufen können.
Die Verwendung der Feldhilfe und daran anknüpfende weitere Möglichkei-
ten der Navigation werden nun an einem Beispiel erläutert, das gleichzeitig
zur Illustration der vorangegangenen Ausführungen dient.

Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild
1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS...
« Das Statusfenster erscheint. Im Feld »Transaktion« sehen Sie den Na-
men der aktuellen Transaktion. Im Feld »Programm (Dynpro)« sehen
Sie den Namen des aktuellen Dynpros.
2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Mandant« und drücken Sie die
Funktionstaste (F1) .
« Die Feldhilfe des Feldes »Mandant« wird angezeigt (Abb. 2.27).

84
Sandini Bib

Abbildung 2.27 Feldhilfe des Feldes »Mandant« (© SAP AG)

3. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Text »Mandant im R/3-System«.


« Die Farbe des Textes verändert sich und der Mauszeiger nimmt die
Form einer Hand an.
4. Klicken Sie auf den Text »Mandant im R/3-System«.
« Eine Definition des Mandantenbegriffs wird angezeigt (Abb. 2.28).

Abbildung 2.28 Definition des Mandantenbegriffs (© SAP AG)

5. Verlassen Sie dieses Fenster durch Klick auf das Symbol »Zurück« .
6. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN .
« Die Technischen Informationen des Feldes »Mandant« werden ange-
zeigt. In der Feldgruppe »Feld-Daten« sehen Sie das Datenelement
»SYMANDT« (Abb. 2.29).
7. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Datenelement« und klicken Sie
auf die Drucktaste Navigieren.
« Das Datenelement »SYMANDT« wird im ABAP Dictionary angezeigt.
In der Registerkarte »Datentyp« sehen Sie die zugeordnete Domäne
mit Informationen über die Feldlänge und den Datentyp. An der Blät-
terleiste erkennen Sie, dass hier nur ein Teil dieser Registerkarte und
ein Teil der runden Auswahlknöpfe angezeigt wird. (Abb. 2.30)

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 85


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.29 Dialogfenster mit technischen Informationen zum Feld »Mandant« (© SAP AG)

8. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Zurück .


« Die Technischen Informationen des Feldes »Mandant« werden wieder
angezeigt.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste Abbrechen .
« Die Feldhilfe des Feldes »Mandant« wird angezeigt.

Abbildung 2.30 SAP-Fenster mit Angaben zur Domäne (© SAP AG)

86
Sandini Bib

2
10. Klicken Sie auf die Drucktaste Schließen .
« Das Statusfenster erscheint.
11. Klicken Sie auf die Drucktaste Abbrechen .
« Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

Schlüsselwort-Exits
Schlüsselwort-Exits sind eine im SAP-Standard vorgesehene Möglichkeit, die
Feldhilfe kundenspezifisch anzupassen. Wurde die Dokumentation zu einem
Datenelement des ABAP Dictionary erweitert und rufen Sie die Feldhilfe zu
diesem Datenelement auf, so wird die Erweiterung anstelle der oder ergän-
zend zur SAP-Dokumentation angezeigt.
Deshalb kann es vorkommen, dass die Feldhilfen Ihres betrieblichen SAP
R/3-Systems teilweise anders aussehen als in diesem Buch gezeigt.

2.7.2 Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit


Feldern
Cursor-Position
Wenn Sie in einem SAP-Standardsystem mit Ihren Eingaben das Ende des ak-
tuellen Eingabefeldes erreicht haben, springt der Mauszeiger automatisch an
den Anfang des nächsten Eingabefeldes. Dieses automatische Tabbing (Auto-
Tab) ist hilfreich, wenn Sie in einem oder mehreren SAP-Fenstern viele Felder
auszufüllen haben. Das AutoTab funktioniert jedoch nur, wenn Sie das Ende
des aktuellen Eingabefeldes erreichen. Ist Ihre Eingabe kürzer, müssen Sie in
das nächste Eingabefeld klicken oder (besser) die Tabulatortaste (ÿ) drü-
cken, um den Cursor in das nächste Eingabefeld zu stellen.
Sie können steuern (personalisieren), ob AutoTab ein- oder ausgeschaltet
sein soll. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der System-
funktionsleiste, wählen den Menüpunkt OPTIONEN... und anschließend die
Registerkarte »Cursor«. Sie sehen dann das in Abbildung 2.31 gezeigte Dia-
logfenster. In der Feldgruppe »Cursor-Position« können Sie durch Klick auf
das Ankreuzfeld »Automatisches Tab am Feldende« das AutoTab (alternie-
rend) steuern. Ein Haken in diesem Feld bedeutet, dass AutoTab aktiviert
wurde.
Die folgende Übersicht zeigt, wie Sie mit den anderen Ankreuzfeldern der
Feldgruppe »Cursor-Position« arbeiten können.
Bei TAB die Position im Feld merken
An (aktiviert bzw. Haken im Ankreuzfeld): Wenn Sie mit der Tabulatortaste
von einem Eingabefeld in ein anderes Eingabefeld wechseln, wird der Cursor
im neuen Eingabefeld an der gleichen Stelle platziert wie im alten Eingabefeld.
Aus (deaktiviert bzw. kein Haken im Ankreuzfeld): Der Cursor wird bei Ver-
wendung der Tabulatortaste an den Anfang des neuen Eingabefeldes platziert.

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 87


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Cursor an das Textende


An: Durch Klick in ein Eingabefeld rechts vom Text, der in dem Eingabefeld
steht, wird der Cursor an das rechte Ende des Textes platziert.
Aus: Platziert den Cursor in einem Eingabefeld genau dahin, wohin Sie klicken.
Text im Bearbeitungsfeld im Einfügemodus markieren
An: Wenn Sie im Einfügemodus (INS) arbeiten und mit der Tabulatortaste in
ein Eingabefeld wechseln, wechseln Text und Hintergrund in diesem Eingabe-
feld die Farbe und bei einer Eingabe in dieses Feld wird zuerst der alte Text
gelöscht.
Aus: Wenn Sie mit der Tabulatortaste in ein Eingabefeld wechseln, findet
kein Farbwechsel statt und der Cursor wird an das rechte Ende des vorhan-
denen Textes platziert.

Abbildung 2.31 Steuerung von AutoTab (© SAP AG)

88
Sandini Bib

2
Eingabehistorie
Nach Klick auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der Systemfunktionsleiste,
Wahl des Menüpunktes OPTIONEN... und anschließend der Registerkarte
»Lokale Daten« sehen Sie das in Abbildung 2.32 gezeigte Dialogfenster.
Im Gruppenrahmen »&Historie« haben Sie die Möglichkeit, die Eingabehis-
torie zu verwalten. Wenn die Eingabehistorie aktiviert ist, baut sie eine kleine
Datenbank auf dem Frontend auf, die für Felder in Transaktionen die letzten
n Eingaben enthält. Den Wert »n« können Sie im Feld »Maximale Anzahl
Einträge« selbst vorgeben. Diese Werte werden Ihnen als Eingabehilfe in den
entsprechenden Feldern angeboten. Die Eingabehistorie arbeitet mit einer
gewissen Verzögerung, die Sie mit Hilfe der runden Auswahlknöpfe im
Gruppenrahmen »&Historie« einstellen können.
Durch Klick auf die Drucktaste Übernehmen aktivieren Sie Ihre Einstellungen.

Abbildung 2.32 Gruppenrahmen zur Personalisierung der Eingabehistorie (© SAP AG)

Bitte nehmen Sie keine Änderungen im Gruppenrahmen »Lokaler Cache«


und im Feld »Verzeichnis für lokale Daten« vor.

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen 89


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

Schriftgröße
Wenn Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ klicken, den Menüpunkt
NEUES DESIGN... wählen und anschließend die Registerkarte »Allgemein«
durch Klick auf den Kartenreiter auswählen, sehen Sie das in Abbildung 2.33
gezeigte Dialogfenster.
Im Gruppenrahmen »Schriftgröße« haben Sie die Möglichkeit, durch Ver-
schieben des Reglers die Schriftgröße zwischen 80% und 120% der Default-
Schriftgröße (des Standardsystems) zu variieren und durch Klick auf die
Drucktaste ÜBERNEHMEN zu übernehmen. Bevor diese Einstellungen wirksam
werden, müssen Sie sich aus SAP R/3 abmelden, das Programm SAP Logon
beenden, SAP Logon wieder aufrufen und sich erneut am System anmelden.

Abbildung 2.33 Gruppenrahmen zur Personalisierung der Schriftgröße (© SAP AG)

2.7.3 Weitere grafische Elemente


Auswahlknöpfe
Sie haben mit Auswahlknöpfen bereits bei der Einstellung der Quick Info ge-
arbeitet (Abb. 2.22). Mit Hilfe von Auswahlknöpfen können Sie aus einer
Liste von Elementen genau ein Element auswählen.

Ankreuzfelder
Sie haben mit Ankreuzfeldern bereits bei der Änderung der Meldungsaus-
gabe gearbeitet (Abb. 2.26). Mit Hilfe von Ankreuzfeldern können Sie aus
einer Liste von Elementen beliebig viele Elemente (also auch kein Element)
auswählen.

90
Sandini Bib

2
Gruppenrahmen
Mehrere inhaltlich zusammengehörige Felder werden häufig zu Feldgruppen
zusammengefasst. Ein Gruppenrahmen ist ein Rahmen, der Gruppen von
Feldern und/oder anderen Bedienelementen einrahmt und so von anderen
Gruppen oder Einzelelementen abhebt. Der Gruppenrahmen enthält häufig
am oberen Rand die Gruppenüberschrift. Sie haben Gruppenrahmen bereits
im Statusfenster (Abb. 2.19) und bei der Änderung der Meldungsausgabe
(Abb. 2.26) kennen gelernt.

Register
Ein Register (TabStrip) ist ein Bildschirmobjekt, das normalerweise aus meh-
reren Registerkarten (TabStrip-Seiten) besteht. Registerkarten sind in der
Reihenfolge ihrer Wichtigkeit oder der Abarbeitung angeordnet. Jede Regis-
terkarte hat einen Kartenreiter (Registerindex, Tab-Reiter), der den Titel der
Registerkarte enthält. Enthält ein Register mehr Registerkarten als durch Kar-
tenreiter angezeigt werden können, so werden die nicht sichtbaren Register-
karten durch Drucktasten dem Blättern zugänglich gemacht. Eine Übersicht
aller Kartentitel ist durch eine Listbox zugänglich.
Im Gegensatz zum klassischen Bildwechsel (in älteren SAP R/3-Releases)
sieht der Benutzer alle Registerkartentitel auf einmal und kann leicht zwi-
schen ihnen navigieren. Sie haben Register bereits bei der Änderung der
Meldungsausgabe (Abb. 2.26) kennen gelernt.

2.8 Pflege benutzereigener Daten


Durch Pflege der benutzereigenen Daten können Sie weitere Einstellungen
im System personalisieren.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN.
« Ein weiteres SAP-Fenster erscheint (Abb. 2.34).
Hinweis In der Registerkarte »Adresse« können Sie Daten zur Ihrer Per-
son, zur Ihrer Kommunikation und zur Ihrer Firma pflegen.
2. Klicken Sie auf den Kartenreiter »Festwerte«.
« Die Registerkarte zur Pflege der Festwerte erscheint (Abb. 2.35).
Hinweis Im Gruppenrahmen »Dezimaldarstellung« können Sie die Dar-
stellung von Dezimalzahlen und insbesondere das Format des Dezimal-
punktes vorgeben. Die Feldhilfe (F1) zu den Auswahlknöpfen gibt Ihnen
ergänzende Informationen. Im Gruppenrahmen »Datumsformat« können
Sie die Darstellung des Datums steuern.
Hinweis Auf die Arbeit mit der Registerkarte »Parameter« gehen wir im
nächsten Kapitel ein.

2.8 Pflege benutzereigener Daten 91


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

3. Wenn Sie eine bestimmte Anmeldesprache dauerhaft hinterlegen wollen


(ohne sie bei jeder Anmeldung an das System einzugeben), können Sie
dies im Feld »Anmeldesprache« tun.
Klicken Sie dazu in das Feld »Anmeldesprache«.
« Am rechten Rand des Feldes erscheint die Drucktaste Eingabehilfe .

Abbildung 2.34 Pflege eigener Benutzervorgaben: Registerkarte »Adresse« (© SAP AG)


4. Klicken Sie auf diese Drucktaste oder drücken Sie die Taste (F4).
« Sie sehen in einem Dialogfenster eine Trefferliste der für dieses Feld
möglichen Eingabewerte (Abb. 2.36).
5. Wählen Sie den gewünschten Wert durch Einfachklick aus (z.B. »DE« für
Deutsch) und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster verschwindet wieder und im Feld »Anmeldespra-
che« steht der von Ihnen gewählte Wert.
6. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Sichern .
« In der Statusleiste erscheint die Meldung »Benutzer XXX wurde gesi-
chert«. Anstelle von »XXX« steht natürlich Ihr Benutzername.
7. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS.
« Sie kommen in das Ausgangsfenster zurück.
Hinweis Die Einstellung der Anmeldesprache wird bei der nächsten An-
meldung automatisch »gezogen«.

92
Sandini Bib

Abbildung 2.35 Pflege eigener Benutzervorgaben: Registerkarte »Festwerte« (© SAP AG)

Abbildung 2.36 Trefferliste zum Feld »Anmeldesprache (© SAP AG)

2.8 Pflege benutzereigener Daten 93


Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

2.9 Barrierefreie Arbeitsweise


Mit dem Release SAP R/3 Enterprise steht dem behinderten Anwender ein
barrierefreies System mit entsprechenden Funktionen zur Verfügung, das
ihm ermöglicht mit R/3 zu arbeiten. Benutzer mit einer motorischen Ein-
schränkung oder einer Sehbehinderung können mit einer entsprechenden
Softwareumgebung alle Vorzüge der R/3-Software nutzen. Das betrifft
sowohl Anwender, die elektronische Hilfsmittel wie z.B. einen Screenreader
benutzen, als auch Benutzer, welche die komplette Funktionalität über den
Zugriff mit der Tastatur erreichen müssen.
Damit dieses barrierefreie Arbeitsumfeld eingerichtet werden kann, emp-
fiehlt SAP folgende Software-Umgebung:

Auf der Serverseite


• SAP Internet Transaction Server (ITS) 6.20
• R/3 Enterprise mit einem HTML Front-End (SAPGUI für HTML)

Auf der Seite des Client


• Windows NT
• Microsoft Internet Explorer 4.x oder höher (SAP empfiehlt hierbei IE 5.x
oder höher)
• Aktivierung der Option Barrierefreiheit
• Beim Einsatz eines Screenreaders: JAWS für Windows 4.x von Freedom
Scientific
• Beim Einsatz von Vergrößerungssoftware: Magic Version 6.2 von Free-
dom Scientific

2.10 Fragen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig?
a) Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach ver-
schwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen.
b) Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche –
danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr an-
melden.
c) Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur
auf 4 bis 99 erhöhen.
d) Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant,
Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen.
2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig?
a) Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein.
b) Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.

94
Sandini Bib

2
c) Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Sys-
temverwalter erfragen.
d) Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wie-
derholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß ge-
schrieben haben.
3. Welche der vier Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig?
a) Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben
werden.
b) Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle
Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIO-
NEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden.
c) Über LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN können Sie festlegen, ob
Meldungen außer in der Statusleiste auch in einem Dialogfenster er-
scheinen.
d) Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen.
4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren.
b) Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich
Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab.
c) Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OP-
TIONEN markiert sind.
d) Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Status-
leiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an.

2.11 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig?
a) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – da-
nach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen.
b) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmelde-
versuche – danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht
mehr anmelden.
c) Falsch Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldever-
suche nur auf 4 bis 99 erhöhen.
d) Falsch Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder
(Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige
Eingabe machen.
Informationen zu den falschen Antworten: Der Systemverwalter kann die
Zahl der erlaubten Anmeldeversuche auch (bis auf 1) verringern; die An-
zahl der möglichen Anmeldeversuche ist nicht feldbezogen.
2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig?
a) Richtig Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein.
b) Falsch Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.

2.11 Lösungen 95
Sandini Bib

2 Grundlagen der Programmoberfläche

c) Falsch Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es
beim Systemverwalter erfragen.
d) Falsch Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort rich-
tig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß
geschrieben haben.
Informationen zu den falschen Antworten: Die letzten fünf Kennwörter
sind ungültig; Kennwörter werden verschlüsselt, so dass sie auch ein Sys-
temverwalter nicht herausfinden kann; zwischen Klein- und Großbuch-
staben wird nicht unterschieden.
3. Welche der vier Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig?
a) Falsch Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht ver-
schoben werden.
b) Falsch Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS
Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIO-
NEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden.
c) Richtig Über LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN können Sie festle-
gen, ob Meldungen außer in der Statusleiste auch in einem Dialogfen-
ster erscheinen.
d) Falsch Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen.
Informationen zu den falschen Antworten: Dialogfenster lassen sich ver-
schieben; im Gegensatz zu MS Word lassen sich die Fensterleisten nicht
ausschalten; in einem Dialogfenster erwartet R/3 häufig eine Entschei-
dung vom Anwender – z.B.: möchten Sie die Bearbeitung verlassen J/N –
in diesem Fall können Sie das Dialogfenster nicht mit (Esc) verlassen.
4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Falsch Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst ak-
zeptieren.
b) Falsch Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als
er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab.
c) Falsch Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIO-
NEN | OPTIONEN markiert sind.
d) Richtig Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der
Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an.
Informationen zu den falschen Antworten: Drei aufeinander folgende
Zeichen sowohl im Kennwort als auch beim Benutzer führen zur Abwei-
sung; Meldungen erscheinen immer in der Statusleiste.

96
Sandini Bib

Kapitel 3
Vom SAP-Einstiegsbild zum
Einstiegsbild der Anwendung
3.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports 99
3.2 SAP Easy Access 100
3.2.1 SAP-Menü und Benutzermenü 100
3.2.2 Suchen im SAP Easy Access 103
3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 105
3.3.1 Befehlsfeld 106
3.3.2 Transaktionen 106
3.3.3 Modi 109
3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 114
3.4.1 Stammdaten und Bewegungsdaten 114
3.4.2 Tabellen 116
3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 122
3.5.1 Eingabehilfen 122
3.5.2 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes 124
3.5.3 Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten 130
3.5.4 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos 142
3.5.5 Mit Benutzerparametern arbeiten 145
3.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten 147
3.6 Fragen 149
3.7 Lösungen 149

97
Sandini Bib
Sandini Bib

Vom SAP-Einstiegsbild zum


Einstiegsbild der Anwendung
3.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports
Nach der Anmeldung im SAP R/3-System gelangen Sie in das SAP-Einstiegs-
bild. Im Navigationsbereich sehen Sie dann ein SAP Easy Access Menü. Mit
Hilfe dieses Menüs können Sie R/3-Transaktionen aufrufen. Nach Aufruf
einer Transaktion (Anwendung) gelangen Sie in die Anwendungsebene.
Normalerweise sehen Sie als erstes Bild der Anwendung das Einstiegsbild der
Anwendung.
Der Begriff Anwendung bezieht sich im R/3-System entweder auf eine
Anwendungskomponente (z.B. Materialwirtschaft (MM) oder Finanzwesen
(FI)) oder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, An-
wendung). In ASAP (AcceleratedSAP) bezeichnet er ein ausführbares Pro-
gramm, z.B. Microsoft Excel.
Eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) ist da-
durch gekennzeichnet, dass sie einen Transaktionscode hat. Jede dieser Funk-
tionen kann nicht nur über das SAP Easy Access Menü aufgerufen werden,
sondern auch mit Hilfe des Transaktionscodes. Wir gehen darauf in diesem
Kapitel näher ein. Jede Anwendung (also jede Funktion auf der Anwendungs-
ebene) umfasst eine Reihe von Anwendungsfunktionen, wie Sichern, Lö-
schen oder Markieren.
Bei den Funktionen auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung)
unterscheidet man Dialogtransaktionen und Reporttransaktionen.
Dialogtransaktionen bestehen aus einer Folge von Bildschirmbildern, mit deren
Hilfe der Benutzer mit der Anwendung »kommuniziert«. Den Wechsel zum
nächsten Bildschirmbild einer Sequenz bezeichnet man als Dialogschritt. Jeder
Dialogschritt benötigt ein Dynpro (DYNamisches PROgramm). Dieses steuert
• das Bildschirmlayout
• die Feldeigenschaften
• die Ablauflogik
Die von Dynpros erzeugten Bildschirmbilder werden im SAP-Sprachge-
brauch häufig ebenfalls als Dynpros bezeichnet. Jede Dialogtransaktion hat
einen Transaktionscode. Ein Teil dieser Transaktionscodes wurde bereits in
SAP R/2 verwendet.
In einer Reporttransaktion wird ein Report über seinen Transaktionscode ge-
startet.

3.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports 99


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Ein Report (Bericht) ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Pro-
gramm«. Der Ablauf eines Reports führt normalerweise von der Datenein-
gabe (in das erste Bild, das bei Reports Selektionsbild genannt wird) über die
entsprechende Datenverarbeitung zu einer Datenausgabe (Liste). Für jeden
Report ist es möglich, einen Transaktionscode und ein Selektionsbild zu defi-
nieren, es gibt aber auch Reports ohne Transaktionscode und ohne Selek-
tionsbild. Alle Reports können über den Reportnamen aufgerufen werden.
(Wir gehen darauf in einem späteren Kapitel näher ein.)
Der Begriff Transaktion bezieht sich im R/3-System entweder auf eine Funk-
tion auf der Anwendungsebene (Dialogtransaktion bzw. Reporttransaktion)
oder – im engeren Sinne – auf eine Dialogtransaktion. Wenn in diesem Buch
von Transaktionen die Rede ist, die keine Reports sind, verwenden wir den
Begriff Dialogtransaktion.

3.2 SAP Easy Access


3.2.1 SAP-Menü und Benutzermenü
SAP Easy Access bietet (zur Erleichterung und Vereinfachung der täglichen Ar-
beit) die Möglichkeit eines personalisierten (benutzerspezifischen) Einstiegs in
das SAP-System. Ein Benutzermenü wird im Regelfall von der Systemverwal-
tung eingerichtet. Es enthält zu einem vorgegebenen Arbeitsgebiet (z.B. für
einen Benutzer aus der Debitorenbuchhaltung) alle für die normale tägliche
Arbeit erforderlichen Einträge (Transaktionen, Berichte oder auch Web-Adres-
sen) (Abb. 3.1).
Wurde von der Systemverwaltung kein besonderes Menü für Ihre Anmel-
dung festgelegt, dann sehen Sie nach der Anmeldung das SAP-Menü, wel-
ches erheblich mehr Menüpunkte als das Benutzermenü enthält.
Auch mit einem Benutzermenü können Sie normalerweise im SAP-Einstiegs-
bild das SAP-Menü aufrufen. Sie erreichen dies über den Menüleistenpfad
MENÜ | SAP-MENÜ.
Jedes SAP Easy Access-Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Ele-
mente einer derartigen Struktur nennt man Knoten; Knoten ohne Nachfolger
heißen Endknoten. Die Endknoten eines SAP Easy Access-Menüs sind Anwen-
dungen (Transaktionen), alle anderen Knoten sind Menüs. Firmenspezifisch
besteht die Möglichkeit, z.B. Web-Adressen als Endknoten hinzuzufügen.

Navigation im SAP Easy Access-Menü


Da jedem Benutzer das SAP-Menü zur Verfügung steht, erläutern wir das
Folgende am Beispiel des SAP-Menüs. Menüs werden in SAP-Menüs durch
Ordner symbolisiert, hinter denen der Menüname steht.
Wenn ein Menü (ausnahmsweise) keine Einträge enthält (z.B. das Menü
Favoriten in einem Auslieferungssystem), ist der Ordner zugeklappt.

100
Sandini Bib

Abbildung 3.1 Arbeitsgebiet Debitoren mit geöffnetem Menü Buchung (© SAP AG)

Wenn ein Menü Einträge enthält, sehen Sie vor dem Ordner ein Dreieck.
• Bei geschlossenem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der
Ordner ist zugeklappt:
• Bei geöffnetem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach unten und der
Ordner ist aufgeklappt: . Etwas nach rechts versetzt folgen dann
die Einträge dieses Menüs (mit hellerer Hintergrundfarbe).
Sie können ein geschlossenes Menü öffnen, indem Sie einfach auf das davor
stehende Dreieck klicken. Ebenso können Sie ein geöffnetes Menü schließen.
Die Endknoten eines SAP-Menüs werden in den meisten Fällen durch ein An-
wendungssymbol dargestellt, hinter dem ein Name steht. Dieser Name ist
nicht immer selbsterklärend. Manchmal ist es hilfreich, ihn zusammen mit den
Namen von einem oder zwei vorangegangenen Menüpunkten zu lesen.

3.2 SAP Easy Access 101


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in die Favoritenliste


Eine Möglichkeit zur Personalisierung von SAP Easy Access besteht darin,
häufig verwendete Anwendungen, Dateien oder auch Web-Seiten in eine
Favoritenliste aufnehmen, um so einen schnelleren Zugriff zu erlangen.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Öffnen Sie im SAP-Menü die erforderlichen Menüpunkte (Knoten-
punkte), bis die gewünschte Anwendung erscheint.
2. Klicken Sie einmal auf das Anwendungssymbol (d.h. markieren Sie das
Anwendungssymbol) und halten Sie die Maus gedrückt.
3. Ziehen Sie diesen Menüeintrag an die gewünschte Stelle in der Favoriten-
liste (auf den Ordner »Favoriten« oder auf einen Eintrag in der Favoriten-
liste) und lassen Sie die Maustaste los (drag&drop).
« Der Eintrag erscheint unterhalb der gewählten Stelle. Die Anwendung
kann nun in der Favoritenliste mit Doppelklick aufgerufen werden.
Alternativ können Sie über die Menüleiste eine Anwendung in die Favoriten-
liste einfügen. Dazu markieren Sie das gewünschte Anwendungssymbol im
SAP-Menü. Danach wird mit Hilfe des Menübefehls FAVORITEN | HINZU-
FÜGEN der gewählte Eintrag an das Ende der Favoritenliste gestellt. Mittels
drag&drop können Sie diesen Eintrag innerhalb der Favoritenliste verschie-
ben (Abb. 3.2).

Abbildung 3.2 Aufbau einer Favoritenliste (© SAP AG)

SAP Easy Access ermöglicht zusätzlich dazu die Verknüpfung zu einer Web-
Adresse oder einer Datei über den Menüleistenpfad FAVORITEN | SONSTIGE
OBJEKTE EINFÜGEN (Abb. 3.3).

102
Sandini Bib

Abbildung 3.3 Dialogfenster für Web-Adresse/Datei (© SAP AG)

Weitere Möglichkeiten zur Personalisierung von SAP Easy Access


Sie haben weitere Möglichkeiten, in SAP Easy Access individuelle Einstellun-
gen der Anzeige vorzunehmen. Über den Menüleistenpfad ZUSÄTZE | EIN-
STELLUNGEN gelangen Sie auf ein Dialogfenster, in dem Sie diese Einstellun-
gen hinterlegen können (Abb. 3.4). Wenn Sie hier das Ankreuzfeld
»Technische Namen anzeigen« wählen (durch Klick auf dieses Ankreuzfeld,
falls kein Haken darin angezeigt wird) und mit Klick auf bestätigen, dann
wird zu jeder Anwendung (jedem Endknoten) von SAP Easy Access der
Transaktionscode dieser Anwendung angezeigt.

Abbildung 3.4 Dialogfenster zur Personalisierung von SAP Easy Access (© SAP AG)

3.2.2 Suchen im SAP Easy Access


Volltextsuche mit Hilfe der Drucktasten Suchen und Weiter suchen
Sie können in den Menüpunkten (den Texten) und/oder den technischen
Namen von SAP Easy Access nach alphanumerischen Zeichenketten suchen
(Volltextsuche). Aus technischen Gründen sollten Sie dabei den Platzhalter
(das Jokerzeichen) »*« benutzen. Dieses einzelne Zeichen symbolisiert eine
beliebige Zeichenkette. Wenn Sie z.B. im SAP Easy Access nach Stammdaten
suchen, können Sie dies mit Hilfe der Zeichenketten »stamm*« oder
»*stamm« tun. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht unter-
schieden.

Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild
1. Markieren Sie einen Anfangspunkt Ihrer Suche durch Klick auf den ent-
sprechenden Menüpunkt.

3.2 SAP Easy Access 103


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Suchen .


« Das Dialogfenster »Suche im Menübaum« wird angezeigt (Abb. 3.5).
3. Geben Sie in das Feld »Suche« eine Zeichenkette mit Platzhalter ein.
4. Bestimmen Sie im Gruppenrahmen »Art der Suche«, ob in den techni-
schen Namen und/oder den Texten (Menüpunkten) gesucht werden soll.
5. Drücken Sie die Taste (¢) .
« Der nächste Knotenpunkt im Menübaum (ab dem von Ihnen markier-
ten Anfangspunkt), der Ihren Vorgaben entspricht, wird mit anders-
farbigem Hintergrund markiert angezeigt. Wenn es sich um ein Menü
handelt, können Sie in den Menüoptionen (Menüeinträgen) dieses
Menüs und ggf. in Untermenüs weiter navigieren.
6. Wenn Sie weiter suchen wollen, klicken Sie in der Systemfunktionsleiste
auf die Drucktaste Weiter suchen .
« Der nächste Knotenpunkt im Menübaum (ab dem zuletzt markierten
Punkt), der Ihren Vorgaben entspricht, wird mit andersfarbigem Hin-
tergrund markiert angezeigt.

Hinweis Sie können diese Suche mit Hilfe der Drucktaste fortsetzen.

Abbildung 3.5 Volltextsuche im Menübaum (© SAP AG)

Volltextsuche mit Hilfe des Befehlsfeldes


Sie können mit Hilfe der Befehlsfeld-Eingaben »search_sap_menu« bzw.
»search_user_menu« im SAP-Menü bzw. im Benutzermenü nach alphanu-
merischen Zeichenketten suchen. Wir erläutern dies am Beispiel des SAP-
Menüs und der Zeichenkette »stamm*«.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »search_sap_menu« ein
und drücken Sie die Taste (¢).
« Das Dialogfenster »Eingabe Transaktionscode oder Menütext« wird
angezeigt (Abb. 3.6).
2. Geben Sie in das Feld »Eingabe Suchtext« eine Zeichenkette mit Platzhal-
ter ein (im Beispiel die Zeichenkette »stamm*«).

104
Sandini Bib

Abbildung 3.6 Eingabe Transaktionscode oder Menütext (© SAP AG)

3. Drücken Sie die Taste (¢) .


« Das Dialogfenster »Suche nach einem Transaktionscode oder Menü-
titel« wird angezeigt (Abb. 3.7). Es zeigt alle Knotenpunkte des SAP-
Menüs, die Ihren Vorgaben entsprechen sowie die Menüpfade zu die-
sen Knotenpunkten in umgekehrter Reihenfolge. Wenn es sich um
einen Endknotenpunkt handelt, wird außerdem der Transaktionscode
angezeigt.

Abbildung 3.7 Volltextsuche nach einem Transaktionscode oder Menütitel (© SAP AG)

Die Länge der Liste in Abbildung 3.7 bzw. die Kürze der Blättermarke inner-
halb der Blätterleiste verdeutlicht, dass Benutzermenüs bei der Verwendung
von Suchfunktionen durch SAP-Erstanwender gegenüber dem SAP-Menü
deutliche Vorteile haben.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi


Anwendungen (Transaktionen) können entweder über eine Folge von
Menüpunkten (Menüleiste, SAP Easy Access) oder – häufig schneller – durch
Eingabe eines Befehlscodes in das Befehlsfeld gestartet werden.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 105


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

3.3.1 Befehlsfeld
Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen
(Befehlscodes).
Wenn Sie im Befehlsfeld auf die Listbox klicken, sehen Sie eine Historien-
liste Ihrer zuletzt verwendeten Befehlscodes in umgekehrter Reihenfolge.
Beispielsweise sehen Sie den Befehlscode »search_sap_menu«, wenn Sie die
oben beschriebene Volltextsuche mit Hilfe des Befehlsfeldes durchgeführt
haben. In der Historienliste stehen sowohl diejenigen Befehlscodes, die Sie
mit der Tastatur in das Befehlsfeld eingegeben haben, als auch die Befehls-
codes der Anwendungen, welche Sie über eine Folge von Menüpunkten ge-
startet haben. Durch Klick auf einen Eintrag in der Historienliste holen Sie
diesen Eintrag in das Befehlsfeld. Sie können nun die entsprechende Anwen-
dung mit einem Klick auf die Drucktaste erneut starten.
Mit dem folgenden Handling können Sie weitere Informationen zum Be-
fehlsfeld anzeigen:«
Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild
1. Stellen Sie den Mauszeiger in das leere Befehlsfeld. und drücken Sie die
Taste (F1).
« Die Feldhilfe zum Befehlsfeld wird angezeigt (Abb. 3.8).
2. Klicken Sie auf die Drucktaste Schließen .
« Sie sehen das SAP-Einstiegsbild.
3. Stellen Sie den Mauszeiger in das leere Befehlsfeld und drücken Sie die
Taste (F4).
« Es erscheint ein Dialogfenster, das Informationen zur Arbeit mit SAP
Easy Access Menüs sowie zum Anlegen einer SAP-Verknüpfung zur
Schnellanmeldung (eines Shortcuts) mit direktem Aufruf einer Trans-
aktion enthält.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Sie sehen das SAP-Einstiegsbild.
Die Feldhilfe des Befehlsfeldes funktioniert so auch in allen anderen SAP-
Fenstern. Sie zeigt Ihnen die Syntax der Befehlscodes zum Aufruf von Trans-
aktionen sowie weitere nützliche Befehlscodes.

3.3.2 Transaktionen
Eine Transaktion (Anwendung) ist aus Sicht der Endanwender ein logisch ab-
geschlossener Vorgang im SAP R/3-System. Ein derartiger Vorgang könnte
z.B. das Anlegen eines Materials (eines Materialstammsatzes) im R/3-Sys-
tem, das Ändern der Adresse eines Kreditors oder das Erzeugen einer Liste
bestimmter Kunden sein.

106
Sandini Bib

Abbildung 3.8 Feldhilfe zum Befehlsfeld (© SAP AG)

Ein Transaktionscode ist eine Folge von Zeichen, die eine Transaktion im
R/3-System benennt. Er kann bis zu 20 Zeichen enthalten (A bis Z, 0 bis 9
und Unterstrich »_«).
Jede Transaktion im SAP R/3 Enterprise hat einen Transaktionscode, mit des-
sen Hilfe sie über das Befehlsfeld aufgerufen werden kann. Viele Transaktio-
nen haben einen vierstelligen Transaktionscode, der in bestimmter Weise
strukturiert ist. Hierzu finden Sie einige Beispiele in Tabelle 3.1.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 107


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Code Name der Anwendung/Zweck


FD01 Debitor anlegen – Eingabe der Stammdaten eines neuen Debitors
(Kunden), wie z.B. Adresse und Bankverbindung
FD02 Debitor ändern – Ändern der Kundenstammdaten
FD03 Debitor anzeigen – Anzeige der Kundenstammdaten
FK01 Kreditor anlegen – Eingabe der Stammdaten eines neuen Kreditors
(Lieferanten), wie z.B. Adresse und Bankverbindung
FK02 Kreditor ändern – Ändern der Lieferantenstammdaten
FK03 Kreditor anzeigen – Anzeige der Lieferantenstammdaten
S000 Rückkehr zum SAP-Menü

Tabelle 3.1 Beispiele für Transaktionscodes

Bei vierstelligen Transaktionscodes (und vor allem bei Transaktionscodes zur


Pflege von Stammdaten) ist häufig das erste Zeichen ein Kürzel für die An-
wendungskomponente innerhalb des Anwendungsbereiches (F: Finanzwe-
sen) und das zweite Zeichen ein Kürzel für eine Teilkomponente innerhalb
dieser Anwendungskomponente (D: Debitoren, K: Kreditoren). In den ge-
nannten Beispielen (und bei vielen weiteren vierstelligen Transaktionscodes)
steht in der dritten und vierten Stelle des Transaktionscodes die Ziffernfolge
»01« für »anlegen«, »02« für »ändern« und »03« für »anzeigen«.

Ermitteln von Transaktionscodes


Sie haben die Möglichkeit, die Transaktionscodes der Transaktionen (Anwen-
dungen) mit Hilfe der technischen Namen des SAP Easy Access Menüs zu er-
mitteln. Wenn Sie die Anzeige der technischen Namen im SAP Easy Access
Menü nicht aktiviert haben, können Sie den Transaktionscode eines einzel-
nen Endknotenpunktes bestimmen, indem Sie ihn markieren und in der Menü-
leiste den Pfad ZUSÄTZE | TECHNISCHE DETAILINFORMATION wählen. Sie sehen
dann ein Dialogfenster, das den gesuchten Transaktionscode anzeigt (Abb.
3.9). Den Transaktionscode einer laufenden (aktiven) Anwendung können
Sie im Statusfenster oder im ersten Statusfeld der Statusleiste ablesen.

Abbildung 3.9 Anzeige technischer Details (© SAP AG)

108
Sandini Bib

3.3.3 Modi
In Abbildung 3.8 sahen Sie, dass man jede Transaktion durch Eingabe des
Befehlscodes »/nxxxx« (»xxxx« = Transaktionscode) in das Befehlsfeld und
Klick auf die Drucktaste ENTER aufrufen kann. Wenn Sie unmittelbar zu-
vor innerhalb einer »alten« Anwendung Daten eingegeben haben, sollten
Sie diese Daten sichern, da sie sonst ohne Warnung durch das System ver-
loren gehen. In manchen Fällen ist dies jedoch nicht unmittelbar möglich,
da das System das Speichern inkonsistenter Daten nicht zulässt. Wenn Sie
später in der »alten« Anwendung weiterarbeiten möchten, haben Sie die
Möglichkeit, die neue Anwendung in einem neuen Modus zu öffnen.
Ein Modus (Session) ist aus der Sicht des Anwenders ein SAP-Fenster. Unmit-
telbar nach der Anmeldung an SAP R/3 arbeiten Sie mit genau einem Modus.
Bei einer gültigen Anmeldung eröffnet der Benutzer eine Datenbanksitzung
(Session) und gleichzeitig die erste Transaktion mit dem Transaktionscode
SESSION_MANAGER.
Zusätzlich zu dem oder den bisher vorhandenen SAP-Fenstern können wei-
tere (maximal sechs) Modi geöffnet werden. Programmintern erzeugt der
Applikationsserver für jeden Modus auf der Ebene des Betriebssystems einen
Prozess (Task), der einen eigenen Speicherbereich im sog. »Shared Memory«
belegt. Der Systemverwalter spezifiziert die Maximalzahl der Modi (von 2 bis
6), die Sie öffnen können.
In jedem Modus steht Ihnen der gesamte Leistungsumfang des SAP R/3-
Systems zur Verfügung. Mit Modi können in den jeweiligen Fenstern ver-
schiedene Anwendungen parallel bearbeitet werden. Die Funktionen, die Sie
in einem Modus ausführen, beeinflussen die anderen Modi nicht.

Arbeit mit Modi


Sie bekommen den Auftrag, telefonisch umgehend über einen bestimmten
Lagerbestand Auskunft zu geben. Allerdings arbeiten Sie gerade an der An-
lage eines neuen Kreditors (Lieferanten). Könnten Sie nur mit einem einzigen
Modus arbeiten, müssten Sie – um die Auskunft über den Lagerbestand zu
suchen und zu erteilen – die Anlage des Kreditorenkontos abbrechen. Sie
würden somit die bis dahin eingegebenen Daten verlieren. Durch die Öff-
nung eines zweiten Modus können Sie jedoch den Lagerbestand ermit-
teln, ohne die Kreditorenanlage abzubrechen. Nach der Lagerbestands-
ermittlung schließen Sie den zweiten Modus und wechseln wieder in den
ursprünglichen Modus zurück, um die Kreditorenanlage zu beenden.
Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt:
• Wenn Sie eine R/3-Anwendung bearbeiten und eine betriebliche Anfrage
sofort beantworten sollen, können Sie hierfür eine neue Anwendung in ei-
nem zusätzlichen Modus öffnen, ohne dass Sie die Arbeit in der laufenden
Anwendung abbrechen müssen.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 109


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

• Wartezeiten, beispielsweise nach dem Start eines komplexen Reports,


können durch das Öffnen einer zweiten Anwendung überbrückt werden.
• Sie können in einem Modus eine SAP-Anwendung ausführen, mit der Sie
noch nicht völlig vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die
SAP-Bibliothek zur Hilfe nutzen.
• Bei manchen Anwendungen, die Sie aufrufen, erzeugt das R/3-System
»von sich aus« einen neuen Modus. Das ist z.B. bei der Pflege der benutzer-
eigenen Daten der Fall.

Modus öffnen
Das folgende Handling beschreibt vier Möglichkeiten zum Öffnen eines
neuen Modus.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (in der linken oberen Ecke der Me-
nüleiste) und auf den Menüpunkt CREATE SESSION oder
2. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/oxxxx« ein (wobei
»xxxx« der Transaktionscode der zu startenden Anwendung ist)
und klicken Sie auf die Drucktaste oder
3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder
4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Neuen Modus erzeu-
gen .
« In allen vier Fällen wird ein neuer Modus geöffnet. Das zusätzliche
SAP-Fenster erscheint optisch »oberhalb« der bereits geöffneten
Fenster und ist das aktive Fenster.

Modi anzeigen
Anhand der Pflege der benutzereigenen Daten soll nun dargestellt werden,
wie Sie Ihre Modi anzeigen können.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Klicken Sie im rechten Teil der Statusleiste auf die Listbox des ersten Sta-
tusfeldes und wählen Sie die Option »System«.
« Der Name des R/3-Systems, die Modusnummer und der Mandant
werden angezeigt.

Hinweis Jeder Modus hat eine eigene Modusnummer. Die Modusnum-


mer bleibt bis zum Schließen dieses Modus unverändert.

110
Sandini Bib

3
2. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN.
« Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« erscheint als
neuer Modus. Im ersten Statusfeld sehen Sie die Nummer dieses Modus.
3. Geben Sie in das Befehlsfeld »/o« ein und klicken Sie auf die Drucktaste
(¢) .
« Ein Dialogfenster mit der Liste Ihrer Modi wird angezeigt (Abb. 3.10).
4. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter .
« Das Dialogfenster verschwindet wieder.
5. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die Taskleiste Ihres PCs.
« Sie sehen Ihre Modi in der Taskleiste.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste
Ihres PCs und wählen Sie den Menüpunkt TASK-MANAGER.
« Der Windows Task-Manager erscheint mit der Anzeige Ihrer SAP-
Modi und evtl. weiterer Windows-Tasks (Abb. 3.11).
7. Klicken Sie auf das Symbol zum Schließen des Taskmanager-Fensters.
« Das Taskmanager-Fenster wird geschlossen.
8. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS.
« Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« wird geschlos-
sen und Sie sind wieder am Ausgangspunkt des Handlings.

Abbildung 3.10 Modusliste (© SAP AG)

Sie können Ihre Modi also anzeigen


• im ersten Statusfeld der Statusleiste
• in einer Modusliste
• in der Taskleiste Ihres PCs
• im Windows Task-Manager

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 111


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.11 Anzeige der Modi im Task-Manager (© SAP AG)

Zwischen Modi wechseln


Um den Modus und damit die Anwendung zu wechseln, klicken Sie auf eine
beliebige Stelle eines anderen SAP-Fensters, sofern es sichtbar ist. Sollten
nicht alle Fenster sichtbar sein, können Sie im Task-Manager den Menüpfad
FENSTER | MAXIMIEREN und anschließend den Menüpfad FENSTER | ÜBERLAP-
PEND wählen. Dann sehen Sie sämtliche Modi und können beliebig wechseln.

In der Taskleiste Ihres PCs und im Windows Task-Manager haben Sie die
Möglichkeit, durch Klick auf einen beliebigen Modus den Modus zu wech-
seln und das entsprechende Fenster zu aktivieren.

Modi minimieren und Verarbeitung beschleunigen


Durch Klick auf das Minimierungssymbol in der Menüleiste eines Modus
können Sie erreichen, dass der betreffende Modus nicht mehr als SAP-Fens-
ter angezeigt wird, sondern nur noch als Task in der Taskleiste Ihres Desk-
tops. Die internen Verarbeitungsprozesse von SAP R/3 werden dadurch nicht
unterbrochen; beispielsweise wird ein Report (Bericht) auch dann weiterbe-
arbeitet, wenn Sie seinen Modus (sein SAP-Fenster) minimieren. Durch das

112
Sandini Bib

3
Minimieren von Modi können Sie die Speichernutzung erheblich verringern
und so die SAP-Verarbeitungsgeschwindigkeit für sich und alle anderen Nut-
zer des Applikationsservers verbessern.

Modus schließen
Das folgende Handling beschreibt vier Möglichkeiten zum Schließen eines
Modus.
Falls Sie Daten in einem Modus verändert haben, sollten Sie Ihre Änderun-
gen vorher speichern. Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, erfolgt beim
Schließen eines einzelnen Modus keine Sicherheitsabfrage.
Wenn Sie nur noch einen Modus geöffnet haben, entspricht das Schließen
dieses Modus einem Befehl zur Abmeldung vom System. In diesem Fall wer-
den Sie von R/3 aufgefordert, noch nicht gesicherte Daten zu speichern.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (in der linken oberen Ecke der
Menüleiste) und auf den Menüpunkt SCHLIEßEN oder
2. Drücken Sie die Tastenkombination (Alt) + (F4) oder
3. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/i« zum Schließen des ak-
tuellen Modus (des aktiven Fensters) ein und klicken Sie auf die Druck-
taste oder
4. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS.
Durch Eingabe der Zeichenkette »/i2« anstelle von »/i« könnten Sie den
Modus mit der Nummer 2 schließen.
Auch in der Taskleiste und im Task-Manager haben Sie Möglichkeiten, einen
Modus zu schließen. Wir gehen darauf aber nicht näher ein.
Sie können alle Modi mit Hilfe der Befehle »/nend« bzw. »/nex« schließen.
Bei »/nend« erfolgt eine Sicherheitsabfrage, bei »/nex« melden Sie sich
ohne Sicherheitsabfrage und ohne Datensicherung vom System ab.

Gründe zum Schließen eines Modus


Das SAP R/3-System verfügt über einen eigenen Sperrmechanismus, um Zu-
griffe auf Daten in der Datenbank zu synchronisieren. Dadurch wird verhin-
dert, dass zwei Transaktionen parallel zueinander die gleichen Daten in der
Datenbank ändern und dass inkonsistente Datensätze entstehen. Solange
Sie einen Datensatz (z.B. einen bestimmten Stammsatz) bearbeiten, sind
diese Daten für Änderungen durch andere Benutzer gesperrt.
Wenn Sie einen Datensatz (z.B. einen Stammsatz) in zwei verschiedenen
Modi bearbeiten, kann es sogar vorkommen, dass Sie sich selbst für die Bear-
beitung in einem der Modi sperren.
Beim Öffnen mehrerer Modi entstehen folgende Nachteile:

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi 113


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

• Zusätzliche Modi verlangsamen das System und verlängern die Antwort-


zeiten.
• Aufgerufene Daten werden für andere Benutzer gesperrt. Für Kollegen,
die dieselben Daten mit einer Änderungstransaktion bearbeiten wollen,
entstehen Wartezeiten.
• Es besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die Anwendungen ver-
lieren, die Sie gleichzeitig geöffnet haben.
Deshalb sollten Sie sich an folgende Regeln halten:

• Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen.


• Schließen Sie jeden nicht mehr benötigten Modus sofort.
• Minimieren Sie alle Modi, die Sie zwar benötigen, in denen Sie aber
gerade nicht arbeiten.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen


3.4.1 Stammdaten und Bewegungsdaten
Die Einteilung der Daten in Stammdaten und Bewegungsdaten ist in der Da-
tenverarbeitung seit mehreren Jahrzehnten bekannt.

Stammdaten
Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben.
Sie enthalten Informationen, die immer wieder in gleicher Weise benötigt wer-
den. Alle Stammdaten eines bestimmten Objektes werden zu einem Stammsatz
zusammengefasst und strukturiert in der Datenbank gespeichert. Durch diese
Zusammenfassung zu einem einzigen Datenbankobjekt (Stammsatz) gibt es im
SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung der Stammdaten.
Sie haben Stammdaten bereits bei der Pflege der benutzereigenen Daten
kennen gelernt. Dort ging es um die Pflege von Benutzerstammdaten in Ih-
rem Benutzerstammsatz.
Ein wesentlich komplexeres Beispiel für Stammdaten ist der Materialstamm. Er
enthält Informationen über alle Materialien, die ein Unternehmen beschafft,
fertigt, lagert oder verkauft. Der Materialstamm wird von den Komponenten
des SAP-Logistiksystems (innerhalb von SAP R/3 Enterprise und darüber hin-
aus) genutzt. Ein Materialstammsatz enthält die Stammdaten eines einzelnen
Materials. Innerhalb des Anwendungsbereiches Logistik werden Material-
stammsätze des R/3-Systems z.B. für folgende Funktionen benötigt:
• im Einkauf für die Abwicklung von Bestellungen
• in der Bestandsführung für die Buchung von Warenbewegungen
• in der Rechnungsprüfung für das Buchen von Rechnungen

114
Sandini Bib

3
• im Vertrieb für die Abwicklung von Aufträgen
• in der Produktionsplanung und -steuerung für die Bedarfsplanung, Termi-
nierung und Arbeitsvorbereitung.
Die Daten eines Materialstammsatzes lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
• Daten mit beschreibendem Charakter
Diese Daten haben ausschließlich Informationswert (z.B. die Bezeichnung
des Materialstammsatzes oder das Bruttogewicht des Materials).
• Daten mit steuerndem Charakter
(z.B. das Dispositionsmerkmal).
Die meisten Daten in einem Materialstammsatz können vom einem Benutzer
(mit den entsprechenden Rechten) eingegeben und geändert werden. Daneben
gibt es aber auch Materialstammsatz-Daten, die nur von SAP R/3-System
fortgeschrieben werden. Beispielsweise werden die Verwaltungsdaten beim
Bearbeiten eines Materialstammsatzes aktualisiert; die Bestandsdaten werden
bei Wareneingangs- und Warenausgangsbuchungen fortgeschrieben.
Stammsätze werden zentral angelegt (im Sinne von anwendungsübergrei-
fend) und können übergreifend (bezüglich der Anwendungskomponenten
von SAP R/3 Enterprise) verwendet werden. Die einzelnen Daten eines
Stammsatzes werden immer Organisationseinheiten zugeordnet und mittels
dieser Zuordnungen in unterschiedlichen Tabellen gespeichert. Man spricht
dann davon, dass bestimmte Daten eines Stammsatzes auf der Ebene einer
Organisationseinheit erfasst werden.
Beispielweise werden die Kontonummer und die allgemeinen Daten eines
Kreditors (Lieferanten) zentral auf der Mandantenebene erfasst; die bu-
chungskreisspezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, An-
sprechpartner usw.) werden für jeden Buchungskreis (jede Firma) gesondert
(dezentral) auf der Ebene des Buchungskreises erfasst. Gleiches gilt für die
Daten eines Debitors (Kunden). Die Materialnummer eines Materials (eines
Materialstammsatzes) wird ebenfalls auf Mandantenebene vergeben. Die
Daten auf Mandantenebene stehen allen darunter liegenden Organisations-
einheiten zur Verfügung. Das bedeutet z.B., dass ein Kreditor in allen Bu-
chungskreisen die gleiche (eindeutige) Kontonummer hat.

Bewegungsdaten
Bewegungsdaten sind Daten, die kurzlebig sind. Sie enthalten vorgangsbe-
zogene Informationen. Alle Bewegungsdaten eines bestimmten Vorgangs
werden zu einem Datensatz zusammengefasst und in einer oder mehreren
(durch sog. »Schlüssel« miteinander verknüpfte) Datenbanktabellen gespei-
chert. Dadurch gibt es im SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung
der Bewegungsdaten.
Die Erfassung von Bewegungsdaten zu Geschäftsvorgängen erfolgt durch
Buchungen in Belegen.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 115


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Beispielsweise werden in der Bestandsführung bei der Erfassung von Material-


bewegungen (Warenbewegungen) Material- und Buchhaltungsbelege als
Nachweis für jede Bewegung erstellt.
Der Materialbeleg zu einer Materialbewegung beschreibt die Warenbewe-
gung aus Lagersicht und dient als Nachweis der mengenmäßigen Verände-
rung durch eine oder mehrere Bewegungen sowie als Informationsquelle für
nachfolgende Anwendungen (z.B. Reports). Alle Positionen des Materialbe-
legs beziehen sich auf dieselbe Periode und denselben Kontenplan. Sie kön-
nen sich aber auf verschiedene Buchungskreise beziehen.
Der Buchhaltungsbeleg zu einer Materialbewegung beschreibt die Waren-
bewegung aus Buchhaltungssicht. Dieser Buchhaltungsbeleg bezieht sich
immer auf einen Buchungskreis. Er beschreibt die Fortschreibung der Sach-
konten der Finanzbuchhaltung und repräsentiert die wertmäßige Verände-
rung bei der Warenbewegung.

3.4.2 Tabellen
Um betriebswirtschaftlich relevante Informationen abzubilden, bildet das
Feld die kleinste Einheit der Darstellung. Es werden meist mehrere Felder mit
konsistenten Daten benötigt, um eine betriebswirtschaftliche Information
vollständig und widerspruchsfrei darzustellen.
Felder (also die Verknüpfung von Datenelement und Domäne ) bilden keine
eigenständigen Objekte. Sie sind immer tabellenabhängig und können nur
innerhalb einer Tabelle des ABAP Dictionary angelegt werden.

Datenbanktabellen
Eine Datenbanktabelle ist ein Datenbankobjekt und besteht aus Spalten
(Mengen von Datenwerten desselben Typs) und Zeilen. Die Felder innerhalb
einer Zeile bilden den Datensatz.

Mandant Buchungskreis Geschäftsbereich Werk


100 1000 4000 1000
100 2000 4000 1000
200 1000 2000 2000

Tabelle 3.2 Felder und Datensätze

Tabelle 3.2 dient lediglich zur prinzipiellen (stark vereinfachten) Darstellung


einer Datenbanktabelle. Die Kopfzeile der Tabelle enthält die Feldbezeich-
nungen von vier Datenelementen. Die Datenbanktabelle besteht aus drei
Datensätzen (Zeilen) und vier Spalten.

116
Sandini Bib

3
Tabellen des ABAP Dictionary
Für jede Datenbanktabelle des SAP R/3-Systems werden die Eigenschaften
und die Reihenfolge der Felder im ABAP Dictionary definiert; das so defi-
nierte Objekt des ABAP Dictionary bezeichnet man üblicherweise ebenfalls
als Tabelle (Tabelle des ABAP Dictionary). Umgekehrt entspricht jedoch
nicht zwangsläufig jeder Tabelle des ABAP Dictionary eine Datenbanktabelle.
Die Zugehörigkeit eines Feldes zu eine Tabelle des ABAP Dictionary wird nun
an einem Beispiel dargestellt.
Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN.
« Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« erscheint (Abb.
3.12).

Abbildung 3.12 SAP-Fenster zur Pflege eigener Benutzervorgaben (© SAP AG)

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Benutzer« und drücken Sie die
Funktionstaste (F1) .
« Die Feldhilfe des Feldes »Benutzer« wird angezeigt (Abb.3.13).

Abbildung 3.13 Feldhilfe des Feldes »Benutzer« (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN .


« Die technischen Informationen des Feldes »Benutzer« werden ange-
zeigt (Abb. 3.14). Im Feld mit der Bezeichnung »Transparente Tab«
finden Sie den Tabellennamen »USR02« der zugehörigen Tabelle des
ABAP Dictionary. Das Feld »Feldname« enthält den Feldnamen
»BNAME« des Feldes innerhalb der Tabelle »USR02«.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 117


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.14 Technische Informationen des Feldes »Benutzer« (© SAP AG)

4. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Transparente Tab« und klicken Sie
auf die Drucktaste Navigieren.
« Die Tabelle »USR02« wird im ABAP Dictionary angezeigt (Abb. 3.15).
Sie sehen das Feld »BNAME« und eine Reihe weiterer Felder dieser Ta-
belle. Zu jedem Feld werden Daten aus dem Datenelement und der
Domäne angezeigt.
Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 3.15 Anzeige der Tabelle »USR02« des ABAP Dictionary (© SAP AG)

118
Sandini Bib

3
Table Control und Tabelleneinstellungen
In Abbildung 3.15 wird ein sog. Table Control dargestellt.
Ein Table Control ist (aus der Sicht der Endanwender) ein rechteckiger, tabel-
lenförmiger Bereich auf dem Dynpro (Bildschirmbild), der zum Anzeigen und
ggf. zur Eingabe von Daten dient. Table Controls sind also Dynpro-Elemente.
Auf einem einzigen Bildschirmbild sind mehrere Table Controls möglich. Ein
Table Control kann
• Ein/Ausgabefelder
• Auswahlknöpfe
• Ankreuzfelder
• Drucktasten
enthalten. In einem Table Control kann man
• vertikal und horizontal blättern (scrollen)
• Spalten und Zeilen markieren
• die Spaltenbreite verändern
• Spalten verschieben
• die aktuellen Einstellungen sichern
Table Controls ermöglichen die Darstellung großer Datenmengen in Tabel-
lenform. Sie haben deshalb eine vertikale und eine horizontale Blätterleiste.
Die erste Spalte eines Table Control ist die Markierungsspalte. Sie dient zum
Markieren von Zeilen. Ein Table Control kann bis zu 255 Spalten enthalten.
Die erste Zeile eines Table Control ist immer die Kopfzeile. Sie enthält die
Spaltenüberschriften (Ausnahme: Markierungsspalte). Die Spaltenüberschrif-
ten dienen gleichzeitig als Drucktasten zur Markierung der Spalten.
Wenn Sie wiederholt auf eine Spaltenüberschrift klicken, wird die entspre-
chende Spalte abwechselnd markiert und entmarkiert. Analog können Sie
Zeilen markieren und entmarkieren.
Ziehen Sie die Maus auf die Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften,
so verändert der Mauszeiger seine Form und Sie können per drag&drop die
Spaltenbreite vergrößern oder verkleinern (bis zum völligen Verschwinden
einer Spalte in dieser Ansicht). Ebenfalls per drag&drop haben Sie die Mög-
lichkeit, die Position von Spalten zu ändern (z.B. zwei benachbarte Spalten
zu tauschen). Das ist sinnvoll bei Tabellen, von denen Sie nicht alle Spalten
benötigen und/oder die Reihenfolge der Spalten ändern möchten (z.B. vor
dem Kopieren von Tabellendaten in die Zwischenablage). Über die Druck-
taste und den Menüpunkt ZWISCHENABLAGE können Sie Tabellendaten in
die Zwischenablage übernehmen.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 119


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Bei einigen Table Controls sind die erste Spalte oder die ersten (Führungs-)Spal-
ten fixiert; diese Spalten kann man nicht verschieben.
Überall dort, wo in der rechten oberen Ecke eines Table Control die Table-
Control-Drucktaste eingefügt ist, können Sie die Einstellungen dieser Ta-
belle nicht nur ändern, sondern auch als Variante speichern (personalisieren).

Ausgangspunkt Anzeige der Tabelle »USR02« des ABAP Dictionary


1. Nehmen Sie im Table Control per drag&drop Änderungen vor und klicken
Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Tabelleneinstellungen« wird gezeigt (Abb. 3.16).

Hinweis Die ursprünglich gezeigte Anzeigevariante heißt Grundeinstel-


lung.

Hinweis Sie können nun für Ihre Anzeigevariante einen Namen verge-
ben, sie durch Markieren des Ankreuzfeldes als Standardeinstellung ver-
wenden, diese Variante anlegen und später wieder eine andere Variante
übernehmen. Die angelegten Varianten bleiben nach der Abmeldung aus
dem R/3-System erhalten.

Hinweis Die Variante »Grundeinstellung« kann nicht gelöscht werden;


alle von Ihnen angelegten Varianten können Sie löschen.

2. Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.16 Tabelleneinstellungen (© SAP AG)

Verwendung von Tabellen


Der Begriff Tabelle wird im SAP-Sprachgebrauch als Oberbegriff für Daten-
banktabellen und Tabellen des ABAP Dictionary verwendet. Tabellen sind ein
zentraler Bestandteil des SAP R/3-Systems. Sie dienen zur Verwaltung von
Daten und werden teilweise auch zur Steuerung von Vorgängen eingesetzt.

120
Sandini Bib

3
Tabellen werden unterschieden nach der Art der in ihnen enthaltenen Infor-
mationen. Daraus resultierend unterscheiden sie sich nach dem physischen
Bereich der Datenbank, in dem sie abgelegt werden, und nach der Art der
Pflege. Auf die Datenbankbereiche gehen wir nicht näher ein.
Tabellen mit Systemsteuerdaten
Diese Tabellen dienen zur technischen Steuerung des SAP R/3-Systems und
werden von Mitarbeitern der SAP AG oder von besonders berechtigten Per-
sonen gepflegt.
Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten
Sie enthalten Daten wie z.B. Länderkürzel, Postleitzahlen und Lohnarten. Ta-
bellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten sind in den Auslieferungssys-
temen der SAP AG mit Vorgabewerten gefüllt. Sie müssen vom Kunden (von
Ihrem Unternehmen) geprüft und gegebenenfalls vervollständigt werden.
Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur
Diese Tabellen enthalten Organisationseinheiten, z.B. Buchungskreise, Kos-
tenrechnungskreise, Werke, Lagerstandorte und Personalbereiche. Ferner
enthalten sie kundenspezifische Steuerdaten wie Drucker oder Berechtigun-
gen. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur werden in den Ausliefe-
rungssystemen der SAP AG teilweise mit Musterwerten gefüllt und müssen
vom Kunden vollständig gepflegt werden.
Tabellen mit Anwendungsdaten
Sie enthalten die Stammdaten sowie die Bewegungsdaten und werden mit
Hilfe der Anwendungen (Transaktionen) gepflegt.

Mandantenabhängigkeit von Tabellen


Eine Tabelle kann entweder für alle Mandanten eines R/3-Systems gelten und
in ihnen verwendet werden (dann ist sie eine mandantenunabhängige Tabelle)
oder für genau einen bestimmten Mandaten des R/3-Systems (dann ist sie
eine mandantenabhängige Tabelle). Die Mandantenunabhängigkeit bzw.
Mandantenabhängigkeit einer Tabelle wird im ABAP Dictionary festgelegt.
Mandantenunabhängige Tabellen
Mandantenunabhängige Tabellen enthalten Daten, die aus der Sicht der
Mandanten eines SAP R/3-Systems von allgemeiner Gültigkeit sind, z.B.
R/3-Systemsteuerdaten, Transaktionscodes und Sprachkürzel.
Mandantenabhängige Tabellen
In mandantenabhängigen Tabellen werden Daten gespeichert, die nur für ei-
nen Mandanten gelten sollen. Hierzu gehören (mit wenigen Ausnahmen, z.B
Sprachkürzel) die Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten, ferner
alle Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur und alle Tabellen mit
Anwendungsdaten. Eine mandantenabhängige Tabelle enthält stets den
Mandanten als erstes Feld (an der ersten »Schlüsselposition«).

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen 121


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und


Benutzerparameter
Sie können eine Anwendung im SAP-Menü auf verschieden Weise starten
(aufrufen):
• Doppelklicken Sie auf das Anwendungssymbol .
• Markieren Sie das Anwendungssymbol und klicken Sie auf (oder drü-
cken Sie die Taste (¢) oder drücken Sie die Taste (F2)).
• Markieren Sie das Anwendungssymbol (Einfachklick) und wählen Sie in
der Menüleiste den Pfad BEARBEITEN | AUSFÜHREN.
Nach Aufruf einer Anwendung kommen Sie in die Anwendungsebene. Das
erste Bild einer Anwendung wird als Einstiegsbild bezeichnet. Außer dem
Einstiegsbild enthalten Anwendungen in den meisten Fällen weitere Bild-
schirmbilder (Fenster).
Zum Beenden einer Anwendung im Einstiegsbild klicken Sie auf eine der
Drucktasten Zurück , Beenden oder Abbrechen . Alternativ können
Sie in der Menüleiste auf den ersten Menünamen und anschließend auf den
Menüeintrag BEENDEN klicken.
Im weiteren Verlauf dieses Kapitels werden beispielhaft Anwendungen zum
Pflegen von Stammsätzen der Logistik, des Rechnungswesens und der Personal-
wirtschaft aufgerufen und die Einstiegsbilder dieser Anwendungen dargestellt.
Unser besonderes Augenmerk gilt hierbei den Eingabehilfen der Felder innerhalb
der Einstiegsbilder.
Mit Reports befassen wir uns später in einem gesonderten Kapitel.

3.5.1 Eingabehilfen
Aufgrund der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enter-
prise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse in diesem Sys-
tem abzubilden. Bei der Ablösung eines Nicht-SAP-Systems durch SAP R/3
müssen normalerweise große Bestände an Stammdaten in das R/3-System
übernommen werden. Insbesondere die Datenmassive der Materialstamm-
daten zeichnen sich hier durch besondere Größe aus. Ferner unterliegen Da-
tenbestände durch Neueingaben, Änderungen oder Löschungen einem
ständigen Wandel.
Ein R/3-Anwender kann deshalb z.B. vor der Aufgabe stehen, ohne Kenntnis
der Materialnummer anhand anderer Informationen einen Materialstamm-
satz in einem Datenmassiv von mehreren Tausend oder sogar mehreren
Zehntausend Materialstammsätzen zu suchen. SAP R/3 Enterprise stellt hier-
für (und für ähnliche Aufgaben) mit den Eingabehilfen ein mächtiges Werk-
zeug zur Verfügung.

122
Sandini Bib

3
Sie haben den Aufruf einer Eingabehilfe (F4-Hilfe) bereits in Kapitel 2 kennen
gelernt. Dort war das Feld »Anmeldesprache« (innerhalb der benutzereige-
nen Daten) das Suchfeld, für welches ein Eingabewert gesucht wurde.
Nach Aufruf der F4-Hilfe sind folgende Eingabehilfen möglich:
• Suchhilfen
• Trefferlisten
• Festwerte
• Statische Eingabehilfen

Suchhilfen
Suchhilfen sind die wichtigsten Eingabehilfen. Eine Suchhilfe ist ein spezielles
Objekt des R/3 Repository, das mit dem Werkzeug ABAP Dictionary (der
ABAP Workbench) angelegt wurde. Suchhilfen beziehen sich normalerweise
auf »große« Datenbestände, die relativ häufig verändert werden.
Man unterscheidet elementare Suchhilfen und Sammelsuchhilfen.
Elementare Suchhilfen
Da Felder (als Verknüpfung von Datenelement und Domäne) immer tabellen-
abhängig sind, gehört jedes Suchfeld zu einer Tabelle des ABAP Dictionary.
Von Ausnahmefällen abgesehen bietet eine elementare Suchhilfe dem Be-
nutzer eine einzelne Bildschirmmaske (Suchmaske) an, die eine Zusammen-
stellung von mehreren Tabellenfeldern enthält. Das Suchfeld muss nicht
zwangsläufig in dieser Zusammenstellung enthalten sein. Zu diesen Feldern
(zu keinem, einigen oder allen) kann der R/3-Anwender seine Informationen
als Selektionskriterien hinterlegen. Nach Start der Suche ermittelt das R/3-
System in der zugehörigen Datenbanktabelle alle Datensätze, deren Daten
bezüglich aller Bildschirmmaskenfelder die entsprechenden Selektionskrite-
rien erfüllen. Die Daten werden in einer Trefferliste ausgegeben, mit welcher
der Benutzer dann weiter arbeiten kann.
Selektionskriterien bestehen aus einer (häufig komplexen) Zusammenstel-
lung von Einzelwerten und Intervallen (ggf. unter Verwendung sog. »Platz-
halter«) sowie aus Vorgaben, in welcher Weise die Elemente dieser Zusam-
menstellung bei der Selektion der Datensätze zu berücksichtigen sind.
Sammelsuchhilfen
Eine Sammelsuchhilfe (Matchcode) ist eine Zusammenfassung mehrerer un-
terschiedlicher elementarer Suchhilfen. Im SAP R/3 Enterprise werden Sam-
melsuchhilfen als Register dargestellt, wobei jede elementare Suchhilfe auf
einer eigenen Registerkarte zu finden ist.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 123


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Trefferlisten
Der Aufruf der Eingabehilfe (F4-Hilfe) in Kapitel 2 (zum Feld »Anmeldespra-
che« innerhalb der benutzereigenen Daten) lieferte unmittelbar eine Treffer-
liste. Wenn Trefferlisten unmittelbar (nach Aufruf der Eingabehilfe/F4-Hilfe)
als Suchhilfe angeboten werden, beziehen sie sich auf »kleinere« Daten-
bestände, die relativ selten verändert werden.

Festwerte
Der Wertebereich der Domäne eines Feldes wird manchmal durch Festwerte
beschrieben. Gilt dies für das Suchfeld, so können diese Festwerte als Ein-
gabehilfe dienen.

Statische Eingabehilfen
Für Datumsfelder und Uhrzeitfelder sind Kalender- und Uhrzeithilfen vorpro-
grammiert, die als Eingabehilfe angeboten werden können.

3.5.2 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines


Materialstammsatzes
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes wird unterschieden zwischen:
• Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material
Hierbei müssen alle benötigten Informationen erfasst werden.
• Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes mit Vorlage wird während des
Anlegevorgangs Bezug auf ein ähnliches Material genommen, das bereits
in der Datenbank definiert ist. Die Daten des Vorlagematerials werden
vom System als Vorschlagswerte in den neuen Materialstammsatz kopiert.
Diese Vorschlagswerte können überschrieben werden.
• Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes
Das Erweitern eines Materialstammsatzes (z.B. um eine neue »Sicht«) legt
keinen neuen Materialstammsatz an, wird aber mit dem Befehl Anlegen
durchgeführt.

Materialnummer
Die Materialnummer ist ein Schlüssel, der das Material eindeutig identifiziert.
Je nach Handhabung im Unternehmen werden »sprechende Schlüssel«
(meist alphanumerisch) oder »nichtsprechende Schlüssel« (numerisch) für
Materialnummern verwendet. Deshalb gibt es im SAP R/3 zwei Arten der
Nummernvergabe: extern und intern. Die Art der Nummernvergabe wird im
Customizing des Materialstamms pro Materialart festgelegt.
Bei externer Nummernvergabe muss der Anwender die Materialnummer
beim Anlegen eines Materialstammsatzes eingeben. Werden alphanumeri-
sche Schlüssel verwendet, kann die »Nummer« des Materials außer Ziffern
auch Buchstaben, Interpunktionszeichen und Leerzeichen enthalten.

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Sandini Bib

3
Bei interner Nummernvergabe muss der Anwender beim Anlegen eines Ma-
terialstammsatzes keine Materialnummer eingeben, sondern die Material-
nummer wird automatisch und fortlaufend vom R/3-System vergeben.

Branche
Jeder Materialstammsatz wird beim Anlegen einer bestimmten Branche zu-
geordnet. Die Branche hat Einfluss darauf,
• welche SAP-Fenster in welcher Reihenfolge angezeigt werden
• welche branchenspezifischen Felder auf den SAP-Fenstern angezeigt
werden

Materialart
Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entspre-
chend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu
Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Mate-
rial wird beim Anlegen seines Materialstammsatzes einer Materialart zuge-
ordnet. Die Materialart legt fest bzw. hat Einfluss darauf,
• wie die Nummernvergabe (der Materialnummer) zu erfolgen hat (intern,
extern)
• welche Bilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden
• welche fachbereichsspezifischen Felder zum Erfassen von Daten angebo-
ten werden
Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmä-
ßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt
von ihr ab, welche Konten bei Wareneingängen und Warenausgängen be-
bucht werden.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT |
MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken
Sie doppelt auf »Sofort«.
« Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt (Abb. 3.17).

Hinweis Das oberste Feld »Material« dient (bei externer Nummernver-


gabe) zur Eingabe einer alphanumerischen Materialnummer. Für die Ein-
gabe der Materialnummer sind im Standardsystem maximal 18 Stellen
vorgesehen.

Hinweis Im Gruppenrahmen »Vorlage« dient das unterste Feld »Material«


zum Anlegen eines Materials mit Bezug zu einer Vorlage, das darüber lie-
gende Feld »Änderungsnummer« wird zum Erweitern eines bestehenden
Materialstammsatzes verwendet. Auf beide Felder gehen wir nicht weiter ein.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 125


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das oberste Feld mit der Bezeichnung »Ma-
terial«.
« Am rechten Rand dieses Feldes erscheint die Drucktaste . Sie zeigt
an, dass mit dem Feld »Material« eine Eingabehilfe verknüpft ist.

Abbildung 3.17 Material anlegen (Einstieg) (© SAP AG)

3. Drücken Sie die Taste (F4) oder klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Eingabehilfe (F4-Hilfe) des Feldes »Material« wird angezeigt.

Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abbil-


dung 3.18).

4. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt.
5. Geben Sie (für dieses Beispiel) in das Feld »Material« per Tastatur die Zei-
chenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie au-
ßerdem in die Felder »Branche« und »Materialart« mit Hilfe der entspre-
chenden Listboxen die Werte »Service Provider« bzw. »Werbemittel« ein
und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt (Abb. 3.19).

Abbildung 3.18 Sammelsuchhilfe des Feldes »Material«, Registerkarte »Materialnummer/-


kurztext« (© SAP AG)

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Sandini Bib

3
6. Wählen Sie die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« durch
Klick auf die entsprechenden Drucktasten.
« Die Hintergrundfarbe der beiden Einträge ändern sich.
7. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)«
wird angezeigt (Abb. 3.20).
Hinweis Rechts neben der Bezeichnung »Material« befinden sich zwei
Felder. Das erste Feld enthält die alphanumerische Materialnummer
»SAP-Einf.buch 4.7«.
8. Rufen Sie die Feldhilfe (F1-Hilfe) des zweiten Feldes neben der Bezeich-
nung »Material« auf.
Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um das Feld »Materialkurztext«
(Abb. 3.21). Der Materialkurztext dient neben der Materialnummer zur
weiteren/genaueren Beschreibung das Materials und kann z.B. bei der
Listausgabe eines Reports zusätzlich zur Materialnummer ausgegeben
werden. Das Feld »Materialkurztext« ist ein Mussfeld.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)«
wird wieder angezeigt.
10. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste Beenden
und beantworten Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf
die Drucktaste Nein.
« Das SAP-Menü wird angezeigt.

Abbildung 3.19 Sichtenauswahl (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 127


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.20 Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel) (© SAP AG)

Abbildung 3.21 Feldhilfe des Feldes »Materialkurztext« (© SAP AG)

Sichten und Organisationseinheiten des Materialstammsatzes


Da normalerweise verschiedenen Abteilungen (Fachbereiche) eines Unter-
nehmens mit einem Materialstammsatz arbeiten und unterschiedliche fach-
bereichsspezifische Informationen hinterlegen, hat jeder Fachbereich seine
eigene(n) Sicht(en) auf die Daten des Materialstammsatzes:
• Grunddaten
Technische Angaben wie Abmessungen, Werkstoff, Zeichnungsnummer
• Einkauf
Einkäufergruppe und Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen

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Sandini Bib

3
• Disposition
Informationen zur Materialbedarfsplanung, Dispositionsverfahren, Los-
größenverfahren und Sicherheitsbestand
• Lagerung
Lagerungsbedingungen und Verpackungsmaße
• Buchhaltung
Preisinformationen: Standardpreis, Durchschnittspreis und Bewertungstyp
• Prognose
Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs: Prognosemodell und
Prognosezeitraum
• Qualitätssicherung
Daten zur Prüfung des Materials
• Vertrieb
Informationen zu Verkauf und Versand
Die pflegbaren Sichten eines Materialstammsatzes werden durch die Material-
art festgelegt. Zu jeder pflegbaren Sicht gibt es ein oder mehrere SAP-Fenster
bzw. Registerkarten innerhalb der Transaktion. Wenn Sie nur die Sichten
»Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« pflegen, werden vom R/3-System
keine Organisationseinheiten abgefragt, d.h. die entsprechenden Daten
werden auf der Ebene des Mandanten gespeichert.
Tabelle 3.3 gibt einen Überblick über die Fachbereiche des Unternehmens
bzw. die Sichten des Materialstammsatzes und die ggf. erforderlichen Einga-
ben von Organisationseinheiten und Profilen.

Sie markieren den ... und nehmen in folgenden


Die Eingabe ist ...
Fachbereich ... Feldern Eingaben vor:
Arbeitsvorbereitung Werk obligatorisch
Buchhaltung Werk (wenn Bewertung auf obligatorisch
Werksebene)
Buchungskreis (wenn obligatorisch
Bewertung auf Buchungs-
kreisebene)
Disposition Werk obligatorisch
Lagerort optional
Dispositionsprofil optional
Einkauf Werk optional
Einkaufsbestelltext keine
Fertigungshilfsmittel Werk obligatorisch
Grunddaten keine

Tabelle 3.3 Fachbereiche (Sichten) und Eingabe von Organisationseinheiten bzw. Profilen
(© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 129


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Sie markieren den ... und nehmen in folgenden


Die Eingabe ist ...
Fachbereich ... Feldern Eingaben vor:

Kalkulation Werk obligatorisch


Klassifizierung keine
Lagerung Werk optional
Lagerort optional
Lagerverwaltung Werk optional
Lagernummer obligatorisch
Lagertyp optional
Prognose Werk obligatorisch
Prognoseprofil optional
Qualitätsmanagement Werk obligatorisch
Vertrieb – Verkaufs- Verkaufsorganisation obligatorisch
organisationsdaten Vertriebsweg abhängig von Ver-
kaufsorganisation
Vertrieb – allg./ Werk optional
Werksdaten Verkaufsorganisation optional
Vertriebsweg abhängig von Ver-
kaufsorganisation
Vertriebstext Werk optional
Verkaufsorganisation obligatorisch
Vertriebsweg abhängig von Ver-
kaufsorganisation

Tabelle 3.3 Fachbereiche (Sichten) und Eingabe von Organisationseinheiten bzw. Profilen
(© SAP AG) (Forts.)

3.5.3 Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und


Trefferlisten
Auswahl einer elementaren Suchhilfe
Die Darstellung einer Sammelsuchhilfe in Form eines Registers bietet einen
einfachen und leicht verständlichen Weg zum Finden einer geeigneten ele-
mentaren Suchhilfe (Registerkarte). Welche elementare Suchhilfe geeignet
ist, hängt von den Informationen des R/3-Anwender über das zu suchende
Material ab. Registerkarten von Sammelsuchhilfen sind in der Reihenfolge
ihrer Wichtigkeit angeordnet.
Auf eine Registerkarte greifen Sie zu, indem Sie den Kartentitel anklicken. Bei
umfangreichen Registern (vgl. Abbildung 3.18) werden nicht alle Register-
karten angezeigt. Sie können dann mittels der Blätterpfeile und zu den
nicht sichtbaren Registerkarten blättern. Alternativ haben Sie die Möglich-
keit, mit Hilfe der Listbox einen Kartentitel (und die entsprechende ele-
mentare Suchhilfe) auszuwählen (vgl. Abb. 3.22).

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Sandini Bib

Abbildung 3.22 Kartentitel der Sammelsuchhilfe des Feldes »Material« (© SAP AG)

Es gibt in SAP R/3 Enterprise (abhängig vom Suchfeld bzw. der diesem Such-
feld zugeordneten Sammelsuchhilfe) eine Vielfalt elementarer Suchhilfen.
Diese Vielfalt kann hier nur in den Grundzügen beschrieben werden.

Defaultwerte einer elementaren Suchhilfe und Suche ohne weitere


Vorgaben
Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT |
MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANZEIGEN | ANZEIGEN AKT. STAND und kli-
cken Sie doppelt auf »Anzeigen akt. Stand«.
« Das Einstiegsbild der Transaktion MM03 wird angezeigt.
2. Löschen Sie evtl. vorhandene Einträge im Feld »Material« und rufen Sie
die Eingabehilfe dieses Feldes auf.
3. Wählen Sie die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« und
klicken Sie auf die Drucktaste Suche starten .
« Eine Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurz-
text« wird angezeigt (Abbildung 3.23).
Hinweis Die gewählte elementare Suchhilfe wird durch einen grünen Ha-
ken kenntlich gemacht. Sie stimmt mit der entsprechenden elementaren
Suchhilfe der Transaktion MM01 überein.
Hinweis In der Kopfzeile der Trefferliste stehen die Feldnamen der Such-
maske.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 131


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

4. Merken Sie sich eine der ausgegebenen Materialnummern und klicken Sie
auf .
« Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion MM03. Das Feld
»Material« enthält die Materialnummer der gewählten Zeile.
Hinweis Hier hätten Sie die Möglichkeit, sich das ausgewählte Material
anzeigen zu lassen. Wir beenden das Handling jedoch an dieser Stelle.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Sie sehen wieder das SAP-Menü.
Die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« enthält Vorschlags-
werte (Defaultwerte) für die Felder »Sprachenschlüssel« und »Maximale
Trefferzahl«, die vom R/3-System ausgegeben wurden. Der Defaultwert
»DE« (für Deutsch) im Feld »Sprachenschlüssel« wurde vom R/3-System aus
der Anmeldesprache »gezogen«, der Defaultwert »500« im Feld »Maximale
Trefferzahl« ist ein programminterner Vorschlagswert des Auslieferungssys-
tems. Beide Werte können von Ihnen geändert werden. Sie sollten dabei jedoch
beachten, dass die maximale Trefferzahl die Dauer der Suche beeinflusst, vor al-
lem bei hoher Systembelastung. Programmintern wird die maximale Treffer-
zahl durch den Wert 5000 begrenzt.

Abbildung 3.23 Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« bei


Vorgabe der Defaultwerte (© SAP AG)

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Sandini Bib

3
Die Vorgaben für die Felder »Materialkurztext«, »Sprachenschlüssel« und
»Material« der Suchmaske sind Selektionskriterien. Selbst wenn Sie nichts in
ein Suchmaskenfeld eingeben, wird diese Vorgabe nach Start der Suche als
Selektionskriterium verwendet. In diesem Fall sind alle Datenbankwerte des
betreffenden Feldes zulässig.
Den drei genannten Feldern der elementaren Suchhilfe entsprechen die Spal-
ten der Trefferliste in gleicher Reihenfolge. Wie Sie sehen, erfüllen die Werte
der Trefferliste die Selektionskriterien.

Anordnung der Zeilen in der Trefferliste


Eine Datenbanktabelle ist in gewisser Weise vergleichbar mit einem Buch. Zur
Beschleunigung der Suche in einem Buch gibt es in vielen Büchern ein Stich-
wortverzeichnis (einen Index). Die Stichworte in diesem Index sind lexikogra-
fisch angeordnet. Manchmal ist ein Buchindex zweistufig; in einem Buch über
ABAP/4 könnten z.B. die Einträge »Selektion – ausführen« und »Selektion –
Kriterien« nacheinander im Buchindex erscheinen. Zweistufige Einträge sind
zunächst nach dem ersten Begriff (im Beispiel »Selektion«) geordnet; falls
mehrere Einträge mit dem gleichen ersten Begriff vorliegen, werden sie nach
dem zweiten Begriff geordnet (»ausführen« bzw. »Kriterien«).
Jeder Datenbanktabelle besitzt einen relativ einfach strukturierten (primären)
Index zur Ein- und Ausgabe von Daten. Für die Suche in »großen« Daten-
mengen können zu einer Tabelle ein oder mehrere weitere (relativ komplex
strukturierte) Indizes angelegt werden. Man spricht dann von einer Indexsuche,
die programmintern anders abläuft als die Volltextsuche mit Hilfe der Druck-
tasten und .
Die Zeilen einer Trefferliste werden bei der Ausgabe wie ein Index (mehrstu-
fig lexikografisch nach dem ASCII-Zeichencode) angeordnet. Hierbei sind die
Daten der Suchmaskenfelder mit den Buchindex-Begriffen vergleichbar.

Platzhalterzeichen in Suchmaskenfeldern
In ein Feld kann immer nur ein Wert eingegeben werden. Das gilt auch für
Felder einer elementaren Suchhilfe. Wenn man in ein Suchmaskenfeld nur ei-
nen genauen Wert (z.B. einen vollständigen Materialkurztext) oder keinen
Wert vorgeben könnte, hätte man ein Problem: Der genaue Wert ist oft nicht
(oder nur bruchstückhaft) bekannt, und wenn man keinen Wert vorgibt, wird
die Trefferliste häufig zu groß. Aus diesem Grund gibt es in SAP R/3 Enterprise
(abhängig von der jeweiligen elementaren Suchhilfe) sehr differenzierte Mög-
lichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien. Diese Möglichkeiten sind eng
mit den Eigenschaften der Indexsuche verknüpft.
Bei der Vorgabe von Selektionskriterien für Suchmaskenfelder dürfen die
Platzhalterzeichen (Jokerzeichen) »+« und/oder »*« verwendet werden.
Das Zeichen »+« kann innerhalb einer Zeichenkette als Platzhalter für ein be-
liebiges einzelnes Zeichen dienen. Wenn Sie z.B. in ein Suchmaskenfeld mit

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 133


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

der Bezeichnung »Benutzername« die Zeichenkette »m++er« eingeben und


die Suche starten, liefert die Suchhilfe alle Benutzernamen mit fünf Buchsta-
ben, die mit »M« beginnen und auf »ER« enden. Das Suchergebnis für die-
ses Feld könnte somit aus den Namen »MEIER«, »MAYER« und »MOSER«
bestehen.
»*« kann als Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette eingesetzt werden.
Wenn Sie z.B. in das Suchmaskenfeld »Materialkurztext« die Zeichenkette
»basis-motor*« eingeben, könnte das Suchergebnis wie in Abbildung 3.24
aussehen.
Die Zeichenketten »m++er« und »basis-motor*« dieser Beispiele und (im
vorangegangenen Beispiel) der Defaultwert »DE« werden nach Start der Suche
von SAP R/3 als Suchmuster für die Felder »Materialkurztext« bzw. »Spra-
chenschlüssel« verwendet.

Abbildung 3.24 Trefferliste bei Eingabe von »basis-motor*« in das Suchmaskenfeld


»Materialkurztext« (© SAP AG)

Mehrfachselektion für das Feld »Materialkurztext«


Mit der Mehrfachselektion werden weitere Möglichkeiten zur Vorgabe von
Selektionskriterien angeboten. Sie können hier Einzelwerte und/oder Inter-
valle (Bereiche) vorgeben.

Ausgangspunkt Elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« mit


Defaultwerten
1. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Materialkurztext« und klicken Sie
auf die Drucktaste Mehrfachselektion .
« Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint
(Abb. 3.25)
2. Geben Sie in das oberste Feld des Gruppenrahmens »Einzelwert: Material-
kurztext« den Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« ein.
« Nach Eingabe des ersten Zeichens erscheint links neben diesem Feld
die Drucktaste .

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Sandini Bib

Abbildung 3.25 Mehrfachselektion: Materialkurztext (© SAP AG)

Hinweis Aufgrund der Vorgabe dieses Einzelwerts wird für das Feld »Ma-
terialkurztext« das Suchmuster »BASIS-MOTOR 90 KW« verwendet, d.h.
das Suchergebnis zum ersten Einzelwert enthält alle Materialien, deren
Materialkurztext »BASIS-MOTOR 90 KW« lautet. Die Trefferliste kann
aufgrund anderer Vorgaben weitere Materialkurztexte enthalten.
3. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert« erscheint (Abb.
3.26). In der (automatisch) markierten Zeile steht der Text »Einzelwert
einschließen«.

Abbildung 3.26 Selektionsoptionen: Einzelwert (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 135


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

4. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert (mehr Optionen)«
erscheint. Es enthält mehr Optionen als das vorangegangene Dialog-
fenster. (Abb.3.27).
5. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert« erscheint wieder.
6. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint
wieder.

Abbildung 3.27 Selektionsoptionen: Einzelwert (mehr Optionen) (© SAP AG)

7. Geben Sie in das oberste linke Feld des Gruppenrahmens »Bereich: Mate-
rialkurztext« das Zeichen »CY« ein. Geben Sie in das rechts daneben ste-
hende Feld die Zeichenkette »DECKEL« ein.
« Links neben diesem Feld erscheint die Drucktaste .

Hinweis Die Navigation zu diesen Feldern erfolgt durch Mausklick oder


mit Hilfe der Tabulatortaste. Wenn man an dieser Vorgabe nichts ändert,
enthält das Suchergebnis zum ersten Intervall das Intervall aller Material-
kurztexte, die (in lexikografischer Anordnung) zwischen »CY« und »DE-
CKEL« liegen (einschließlich dieser beiden Werte, falls vorhanden).

8. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich« erscheint (Abb. 3.28).

136
Sandini Bib

3
Hinweis Sie können hier steuern, ob das Suchergebnis zum ersten Inter-
vall alle Materialkurztexte enthalten soll, die innerhalb oder außerhalb
des beschriebenen Intervalls liegen.

Abbildung 3.28 Selektionsoptionen: Bereich (© SAP AG)

9. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich (mehr Optionen)« er-
scheint (Abb. 3.29).
Hinweis Die Option »Werte innerhalb des Intervalls einschließen« un-
terscheidet sich von der Option »Werte außerhalb des Intervalls aus-
schließen« gegebenenfalls in den »Randwerten des Intervalls« »CY« und
»DECKEL«.

Abbildung 3.29 Selektionsoptionen: Bereich (mehr Optionen) (© SAP AG)

10. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich« erscheint wieder.
11. Klicken Sie auf die Drucktaste .Das Dialogfenster »Mehrfachselektion:
Materialkurztext« erscheint wieder.
Hinweis Wenn Sie vier Einzelwerte eingeben, erscheint am rechten Rand
des Gruppenrahmens »Einzelwert: Materialkurztext« eine Blätterleiste,
mit deren Hilfe Sie weitere Einzelwerte eingeben können.
Hinweis Wenn Sie vier Intervalle eingeben, und die Taste (¼) drücken,
erscheint am rechten Rand des Gruppenrahmens »Bereich: Material-
kurztext« eine Blätterleiste, mit deren Hilfe Sie weitere Intervalle einge-
ben können.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 137


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Hinweis Um einen eingegebenen Einzelwert oder ein eingegebenes


Intervall wieder zu löschen, stellen Sie den Mauszeiger in das (bzw. ein)
entsprechende(s) Feld und klicken auf .
Hinweis Um alle eingegebenen Einzelwerte und Intervalle wieder zu lö-
schen, klicken Sie auf .
Hinweis Im Beispiel belassen wir es bei dem Einzelwert »BASIS-MOTOR
90 KW« und dem Intervall »CY« bis »DECKEL«.
12. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« erscheint wie-
der. Links neben dem rechteckigen Rahmen des Feldes »Material-
kurztext« ist die Drucktaste zu sehen. Sie zeigt an, dass für dieses
Feld eine Mehrfachselektion hinterlegt ist. Der Wert »BASIS-MOTOR
90 KW« wurde automatisch in dieses Feld »gezogen«. Durch Klick auf
eine der Drucktasten oder könnten Sie die Mehrfachselektion zu
diesem Feld erneut aufrufen.
13. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die gewünschte Trefferliste erscheint (Abb. 3.30). Natürlich wurde
bei dieser Suche auch der Defaultwert »DE« des Feldes »Sprachen-
schlüssel« berücksichtigt.
Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Druck-
tasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.30 Trefferliste zum Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« und dem Intervall »CY« bis
»DECKEL« (© SAP AG)

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Sandini Bib

3
Suchhilfen für Suchhilfen und Wertehilfe-Drucktaste
Wenn Sie in der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« den
Mauszeiger in das Feld »Sprachenschlüssel« stellen, erscheint rechts neben
diesem Feld die Drucktaste mit der Quick Info »Eingabehilfe«. Nach Klick
auf diese Drucktaste erscheint eine Trefferliste zum Feld »Sprachenschlüssel«.
Allgemein kann mit jedem Feld einer elementaren Suchhilfe wieder eine Ein-
gabehilfe (Suchhilfe, Trefferliste, Festwerte, Statische Eingabehilfe) verknüpft
sein.
Die Drucktaste ist völlig funktionsgleich zur Drucktaste Eingabehilfe .
Aufgrund des Sprachgebrauchs in früheren R/3-Releases bezeichnen wir die
Drucktaste (in diesem Buch und zur Unterscheidung von der Drucktaste
) als Wertehilfe-Drucktaste. Die Wertehilfe-Drucktaste wird in SAP R/3
Enterprise wesentlich seltener verwendet als die Drucktaste Eingabehilfe.
Wenn man erkennen will, ob mit einem Feld »XXX« eine Eingabehilfe ver-
knüpft ist, muss man den Mauszeiger in dieses Feld stellen. Erscheint dann
neben der rechteckigen Schablone dieses Feldes eine der Drucktasten
oder , so hat dieses Feld eine Eingabehilfe, anderenfalls nicht. Klickt man
stattdessen mit der Maus an eine andere Stelle (außerhalb der rechteckigen
Schablone), so wird für das Feld »XXX« keine der beiden Drucktasten ange-
zeigt, selbst wenn es mit einer Eingabehilfe verknüpft sein sollte.

Trefferlisten
Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Arbeit mit Trefferlisten:
• Suchen (Volltextsuche)
• Sortieren nach einer Spalte
• Download
• Anlegen einer persönlichen Werteliste
Suchen (Volltextsuche)
Die Suche in einer Trefferliste erfolgt mit Hilfe der Drucktasten bzw.
und hat grundsätzlich den gleichen Ablauf wie die Suche im SAP Easy Access
(Volltextsuche). Die Eingabe eines Suchmusters ohne Platzhalter ist möglich.
SAP R/3 sucht zeilenweise über alle Spalten, z.B. nach Eingabe eines einzel-
nen Buchstaben als Suchmuster und Start der Suche wird der nächste Listen-
eintrag ermittelt, der diesen Buchstaben enthält (unabhängig von der Spalte,
in der sich dieser Listeneintrag befindet).
Sortieren nach einer Spalte
In der Kopfzeile einer Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske (vgl.
Abb. 3.30). Durch Klick auf einen dieser Feldnamen können Sie die Treffer-
liste nach den Werten der entsprechenden Spalte sortieren. Wenn Sie wie-
derholt auf einen dieser Feldnamen klicken, wird die Trefferliste abwechselnd
auf- und abwärts sortiert.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 139


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Download
Ausgangspunkt Elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« mit
Defaultwerten
1. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Eine Trefferliste wird angezeigt.
2. Ziehen Sie den Mauszeiger auf einen der ausgegebenen Werte, drücken
Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag »Download«.
« Das Dialogfenster »Liste Sichern in Datei ...« erscheint (Abb. 3.31).
3. Wählen Sie ein Ausgabeformat und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Speichern unter« erscheint (Abb. 3.32).
Hinweis Sie können nun mit Hilfe der bekannten Explorerfunktionen die
Liste speichern.
Hinweis Mit Hilfe des Symbols zum Schließen des Fensters sowie der üb-
lichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder
zurück.

Abbildung 3.31 Dialogfenster »Liste Sichern in Datei...« (© SAP AG)

Abbildung 3.32 Dialogfenster »Speichern unter« (© SAP AG)

140
Sandini Bib

3
Arbeit mit einer persönlichen Werteliste
Wenn Sie für ein bestimmtes Suchfeld (mit Sammelsuchhilfe) immer wieder
mit einer relativ kleinen Menge von Eingabewerten arbeiten, empfiehlt es
sich, eine persönliche Wertelisten anzulegen.
Um einen Überblick über die (vom sog. »Suchhilfe-Control«) angebotenen
Arbeitsmöglichkeiten zu bekommen ziehen Sie innerhalb einer Trefferliste
den Mauszeiger auf einen der ausgegebenen Werte und drücken die rechte
Maustaste. Es erscheint ein Kontextmenü (Abb. 3.33) mit mehreren Arbeits-
möglichkeiten. Einige der auf der Trefferliste angebotenen Drucktasten ent-
sprechen Menüeinträge des Kontextmenüs.

Abbildung 3.33 Kontextmenü zur Trefferliste (© SAP AG)

Um eine persönliche Werteliste anzulegen, wählen Sie einen Eintrag der Treffer-
liste aus (durch Klick auf diesen Eintrag), den Sie in die persönliche Werteliste
übernehmen möchten. Wählen Sie nun den Kontextmenüeintrag »Einfügen in
persönliche Liste«. Die persönliche Werteliste wird dadurch zwar angelegt,
aber noch nicht angezeigt. Durch Wiederholung dieses Vorgangs können Sie
so viele Werte wie erforderlich aus dieser Liste übernehmen.
Wählen Sie nun den Kontextmenüeintrag »Persönliche Werteliste«. Die
persönliche Werteliste wird mit Ihren Einträgen angezeigt. Mit Hilfe des
Kontextmenüeintrags »Löschen aus pers. Werteliste« lassen sich Zeilen der
persönlichen Werteliste wieder löschen.
Über den Kontextmenüeintrag »Alle Werte anzeigen« erreichen Sie, dass zu-
sätzlich zur persönlichen Werteliste die elementare Suchhilfe, mit der Sie die
Trefferliste erzeugt hatten, angezeigt wird. Sie können nun eine andere Su-
che starten, und weitere Werte in die persönliche Werteliste übernehmen.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 141


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Wenn Sie einen Wert in der Spalte »Sprache« anklicken und den Kontext-
menüeintrag »Aktuelle Spalte löschen« wählen, könnte Ihre persönliche
Werteliste z.B. wie in Abb. 3.34 aussehen. Wenn Sie die Anzeige der persön-
liche Werteliste beenden (Klick auf das Symbol zum Schließen des Fensters)
und später erneut aufrufen, wird die Spalte »Sprache« wieder angezeigt.

Abbildung 3.34 Persönliche Werteliste ohne Spalte »Sprache« (© SAP AG)

3.5.4 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines


Sachkontos
Sachkonten sind Konten der Hauptbuchhaltung. Sie werden im Kontenplan-
bereich (auf der Ebene des Kontenplans) und im buchungskreisspezifischen
Bereich (auf Buchungskreisebene) gepflegt.
Ein Buchungskreis ist eine selbstständig bilanzierende Einheit der Finanzbuchhal-
tung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die buchungspflichtigen
Ereignisse erfasst und die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
erstellt.
Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder
mehreren Buchungskreisen verwendet werden. Mehrere Buchungskreise
können einem Kontenplan zugeordnet sein.
Im Kontenplanbereich werden folgende Daten der Sachkontenstammsätze
gepflegt:
• Sachkontennummer
• Sachkontenbezeichnung
• Sachkontenart (Bestandskonto oder Erfolgskonto)
• Daten, die das Anlegen des Sachkontos steuern (Kontengruppe, Muster-
konto)
• Konsolidierungsangaben (Partnergesellschaft)
Im buchungskreisspezifischen Bereich werden folgende Daten der Sachkonten-
stammsätze geführt:
• Kontosteuerung
• Kontoverwaltung
• Steuerung der Belegerfassung

142
Sandini Bib

3
Die Bearbeitung von Sachkontenstammsätzen kann auf verschiedene Weise
erfolgen:
• Nur im Kontenplanbereich
• Nur im Buchungskreisbereich
• Zentral für beide Bereiche
Wenn ein Kontenplan für mehrere Unternehmen (Buchungskreise) genutzt
wird, können seine Sachkonten zentral im Kontenplanbereich angelegt und
für den jeweiligen Buchungskreis dezentral gepflegt werden. Falls dem Kon-
tenplan nur ein Buchungskreis zugeordnet ist, empfiehlt es sich, die Sach-
kontenstammsätze zentral anzulegen.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN |
HAUPTBUCH | STAMMDATEN | EINZELBEARBEITUNG | ZENTRAL und klicken Sie
doppelt auf »Zentral«.
« Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt (Abb. 3.35).

Abbildung 3.35 Sachkonto bearbeiten: Zentral (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 143


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Sachkonto« und klicken Sie auf
die Drucktaste .
« Die Eingabehilfe des Feldes »Sachkonto« wird angezeigt.
Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe
(Abb. 3.36).

Abbildung 3.36 Sammelsuchhilfe des Feldes »Sachkonto« (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt.
4. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Buchungskreis« und klicken Sie
auf die Drucktaste .
« Die Eingabehilfe des Feldes »Buchungskreis« wird angezeigt.
Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Trefferliste (Abb. 3.37).

Abbildung 3.37 Trefferliste des Feldes »Buchungskreis« (© SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt.
6. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste Zurück .
« Das SAP-Menü wird angezeigt.

144
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3.5.5 Mit Benutzerparametern arbeiten


Mit Hilfe von Benutzerparametern (Set-/Get-Parameter) können personalisierte
Vorschlagswerte des R/3-Systems für bestimmte Felder erzeugt werden. Die
überlegte Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondern verringert
auch die Zahl der Fehleingaben. Benutzerparameter sind in vielen Anwendungs-
komponenten einsetzbar. Die Palette reicht von Kundenauftragsnummern oder
Kontenschlüsseln über Bankleitzahlen, Schecknummern, Versandstellen oder
Versandeinheiten bis hin zu Lagerorten und Gebäudenummern.
Nehmen wir an, Sie arbeiten vorrangig im Buchungskreis 1000 Ihres Unter-
nehmens. Dann können Sie die Eingabe in das Suchfeld »Buchungskreis« per-
sonalisieren, indem Sie einem geeigneten Benutzerparameter den Wert 1000
zuweisen. Anschließend wird der Wert 1000 für diejenigen Felder als Vor-
schlagswert ausgegeben, für deren Definition das Datenelement »Buchungs-
kreis« verwendet wurde. Sie können diesen Vorschlagswert überschreiben.
Ein Vorteil der Benutzerparameter besteht darin, dass sie den zugewiesenen
Wert auch nach einer Abmeldung aus dem R/3-System behalten.

Benutzerparameter ermitteln
Wir ermitteln einen Benutzerparameter am Beispiel des Feldes »Buchungskreis«.

Ausgangspunkt Einstiegsbild der Transaktion FS00


1. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld »Buchungskreis«, rufen Sie die
F1-Hilfe auf und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Technische Info des Feldes »Sachkonto« wird angezeigt (Abb. 3.38).

Abbildung 3.38 Technische Info des Feldes »Sachkonto« (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 145


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Hinweis Das Feld »Parameter-Id« enthält den Wert »BUK«. Dieser Wert
ist der Benutzerparameter des Feldes »Buchungskreis«.

2. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld »Parameter-Id« und rufen Sie
die F1-Hilfe auf.
« Die Feldhilfe des Feldes »Parameter-Id« wird angezeigt (Abb. 3.39).

Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.39 Feldhilfe des Feldes »Parameter-Id« (© SAP AG)

Wertzuweisung für einen Benutzerparameter


Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN und klicken Sie auf den Kartentitel »Parameter«.
« Ein neuer Modus wird geöffnet und die Registerkarte zur Pflege der
Parameter erscheint (Abb. 3.40).
2. Geben Sie in das erste freie Feld der Spalte »Parameter« den Wert »BUK«
ein und geben Sie in das daneben liegende Feld der Spalte »Wert« den
Wert »1000« ein. Pflegen Sie einen passenden Text.

Hinweis Wenn Sie eine Zeile löschen wollen, markieren Sie diese Zeile
durch Klick auf die Drucktaste am linken Rand dieser Zeile und klicken auf
die Drucktaste . Wenn Sie alle Zeilen löschen möchten, klicken Sie zu-
nächst auf die Drucktaste und anschließend auf die Drucktaste .

3. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Sichern .


« Die Pflege der benutzereigenen Daten wird geschlossen und in der
Statusleiste erscheint die Meldung »Benutzer ... wurde gesichert«.

146
Sandini Bib

3
4. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/nFS00« ein
und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Im Feld »Buchungskreis« wird der Vorschlagswert »1000« angezeigt.
5. Löschen Sie den aktuellen Modus.
« Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

Abbildung 3.40 Registerkarte zur Pflege der Parameter (© SAP AG)

3.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der


Personalstammdaten
Innerhalb eines Mandanten ist die Personalnummer der einzige eindeutige
Schlüssel zur Identifikation eines Mitarbeiters. Sie wird sowohl zur Anzeige
als auch zur Pflege der Stammdaten und Arbeitszeitdaten eines Mitarbeiters
(mittels »Infotypen«) benötigt.
Für die Transaktionen
• Personalstamm anzeigen (PA20)
• Personalstamm pflegen (PA30)
• Personalmaßnahmen (PA40)
wird die Suche und Auswahl von Objekten durch den Objektmanager ge-
steuert. Er dient einer komfortablen Benutzerführung durch verschiedene
Transaktionen und Komponenten. Zusätzlich zum Arbeitsbereich (im rechten
Teil des Bildes) bietet der Objektmanager im linken Teil der Benutzerober-
fläche einen Suchbereich (mit Drucktasten zur Suche) und einen Auswahl-
bereich (zur Anzeige der Trefferliste) an.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter 147


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad PERSONAL | PERSONALMANAGEMENT |
ADMINISTRATION | PERSONALSTAMM | PFLEGEN und klicken Sie doppelt auf
»Pflegen«.
« Das Einstiegsbild der Transaktion PA30 wird angezeigt (Abb. 3.41)
2. Klicken Sie im Suchbereich auf die Drucktaste Sammelsuchhilfe .
« Eine Sammelsuchhilfe wird in der bekannten Form angeboten.
3. Wählen Sie eine elementare Suchhilfe, geben Sie Ihre Selektionskriterien
ein und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Trefferliste wird im Auswahlbereich angezeigt.
4. Klicken Sie doppelt auf eine Personalnummer, deren Stammdaten Sie pfle-
gen möchten.
« Die entsprechenden Angaben werden in den Arbeitsbereich übernom-
men, in dem Sie nun weiter arbeiten können.

Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Druck-


tasten kommen Sie wieder zurück.

Innerhalb des Suchbereichs sind für die Drucktaste Suchbegriff eine Voll-
textsuche und für die Drucktaste Freie Suche eine HR-spezifische kom-
plexe Suchfunktion hinterlegt.

Abbildung 3.41 Einstiegsbild der Transaktion PA30 (© SAP AG)

148
Sandini Bib

3.6 Fragen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Werte sortieren in einer Trefferliste
ist/sind richtig?
a) Jede Spalte lässt sich auf- und absteigend sortieren, Sie müssen sie nur
angeklickt haben.
b) Persönliche Trefferlisten lassen sich nur aufsteigend sortieren.
c) Sie können sich über die Drucktaste persönliche Hilfe Ihre eigene per-
sönliche Trefferliste zusammenstellen.
d) Bei der persönlichen Trefferliste können Sie die Sortierfolge festlegen.
2. Welche der vier Aussagen zum Suchen ist/sind richtig?
a) Sie können Werte in einer Trefferliste über eine Suchmaske suchen.
b) Sie können sich Trefferlisten ausdrucken.
c) Persönliche Trefferlisten können nicht gelöscht werden.
d) Sie können in Trefferlisten mit den Platzhaltern »*« und »+« suchen;
der Platzhalter »*« ersetzt eine beliebige Zeichenkette, der Joker »+«
genau ein Zeichen; der Name »Müller« wird zum Beispiel so gefunden:
M+ll*.
3. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig?
a) Zusätzliche Modi verlangsamen das System.
b) Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder
(wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von
»/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder
über das Symbol .
c) Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in
Gang gesetzte Anwendung (z. B. ein Report) nicht weiter.
d) Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder
veränderten Daten nicht gesichert.
4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembe-
treuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist.
b) Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlau-
ben.
c) Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht
erscheinen können.
d) SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modi-
anzahl wegen der Systembelastung in der Regel auf 3 oder 4 be-
grenzen.

3.7 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Werte sortieren in einer Trefferliste
ist/sind richtig?
a) Richtig Jede Spalte läßt sich aufsteigend oder absteigend durch Ankli-
cken der Spaltenüberschrift sortieren.
b) Falsch Persönliche Trefferlisten lassen sich nur aufsteigend sortieren.

3.6 Fragen 149


Sandini Bib

3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

c) Falsch Sie können sich über die Drucktaste persönliche Hilfe Ihre ei-
gene persönliche Trefferliste zusammenstellen.
d) Richtig Bei der persönlichen Trefferliste können Sie die Sortierfolge
festlegen.
Informationen zu den falschen Antworten: Sortierung ist auf- und abstei-
gend möglich; persönliche Trefferlisten lassen sich ebenfalls auf- oder ab-
steigend sortieren; die Sortierfolge läßt sich beliebig ändern.
2. Welche der vier Aussagen zum Suchen ist/sind richtig?
a) Richtig Sie können Werte in einer Trefferliste über eine Suchmaske su-
chen.
b) Richtig Sie können sich Trefferlisten ausdrucken.
c) Falsch Persönliche Trefferlisten können nicht gelöscht werden.
d) Richtig Sie können in Trefferlisten mit den Platzhaltern »*« und »+«
suchen; der Platzhalter »*« ersetzt eine beliebige Zeichenkette, der
Joker »+« genau ein Zeichen; der Name »Müller« wird zum Beispiel so
gefunden: M+ll*.
3. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig?
a) Richtig Zusätzliche Modi verlangsamen das System.
b) Richtig Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MO-
DUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Ein-
gabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbol-
leiste oder über das Symbol .
c) Falsch Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine
in Gang gesetzte Anwendung (z. B. ein Report) nicht weiter.
d) Richtig Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten
oder veränderten Daten nicht gesichert.
Informationen zu den falschen Antworten: Anwendungen laufen auch
dann, wenn der Modus auf Symbolgröße verkleinert wurde.
4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig?
a) Richtig Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Sys-
tembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist.
b) Falsch Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro
Tag erlauben.
c) Falsch Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen
oder nicht erscheinen können.
d) Falsch SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre
Modianzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4
begrenzen.
Informationen zu den falschen Antworten: R/3 erlaubt nur eine Kenn-
wortänderung pro Tag; in Kannfelder muss man nichts eingeben; SAP er-
laubt bis zu 6 Modi.

150
Sandini Bib

Kapitel 4
In Dialogtransaktionen
navigieren und Daten pflegen
4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 153
4.1.1 Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes 153
4.1.2 Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 156
4.1.3 Navigation in Dialogtransaktionen 158
4.1.4 Daten halten, Daten setzen 159
4.2 Fragen 160
4.3 Lösungen 161

151
Sandini Bib
Sandini Bib

In Dialogtransaktionen
navigieren und Daten pflegen
4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher
Dialogtransaktionen
Während es im vorangegangenen Kapitel darum ging, eine Anwendung auf-
zurufen und (bezogen auf Dialogtransaktionen) die richtigen Eingaben im
Einstiegsbild einer Anwendung vorzunehmen, wird nun das Arbeiten »inner-
halb« einer Dialogtransaktion betrachtet. Dazu führen wir zunächst ein im
vorangegangenen Kapitel begonnenes Beispiel zu Ende.

4.1.1 Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes


Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT |
MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken
Sie doppelt auf »Sofort«.
« Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt.
2. Geben Sie in das Feld »Material« die Zeichenkette (die Materialnummer)
»SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie außerdem in die Felder »Branche« und
»Materialart« mit Hilfe der entsprechenden Listboxen die Werte »Service
Provider« bzw. »Werbemittel« ein und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt.
3. Wählen Sie die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« (durch Klick
auf die links daneben stehenden Drucktasten) und klicken Sie auf die
Drucktaste .
« Die Registerkarte »Grunddaten 1« des SAP-Fensters »Material SAP-
Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird angezeigt (Abb. 4.1).
Hinweis Die Kartentitel der Registerkarten »Grunddaten 1« und »Grund-
daten 2« enthalten ein Symbol, welches anzeigt, dass diese beiden Sich-
ten in der Sichtenauswahl selektiert wurden.
Hinweis In der Registerkarte »Grunddaten 1« sind drei Felder als Muss-
felder ausgezeichnet. Das Feld »Materialkurztext« hatten wir bereits im
vorangegangenen Kapitel behandelt.
4. Rufen Sie die Feldhilfen (F1-Hilfen) des Feldes »Basismengeneinheit« sowie
des rechts daneben befindlichen Mussfeldes zu Ihrer Information auf und
schließen Sie diese Feldhilfen wieder (Abbildungen 4.2 und 4.3).
« Das dritte Mussfeld hat die Bezeichnung »Text zur Maßeinheit«.

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 153


Sandini Bib

4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

Abbildung 4.1 Registerkarte »Grunddaten 1« zum Anlegen eines Materials (© SAP AG)

5. Geben Sie in das Feld »Materialkurztext« den Wert (die Zeichenkette)


»SAP-Einführungsbuch Release 4.7« ein. Rufen Sie die Eingabehilfe (F4-
Hilfe) des Feldes »Basismengeneinheit« auf, markieren Sie den Wert »ST«
mit dem Maßeinheitentext »Stück« und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Der Wert »ST« wird in das Feld »Basismengeneinheit« übernommen.
Das rechts daneben stehende Feld »Text zur Maßeinheit« bleibt un-
verändert.
6. Klicken Sie (zur Prüfung Ihrer Eingaben durch das R/3-System) auf die
Drucktaste .
« Das R/3-System zeigt die Registerkarte »Grunddaten 2« an (Abb. 4.4).

Abbildung 4.2 Feldhilfe des Feldes »Basismengeneinheit« (© SAP AG)

Hinweis Diesem Verhalten des Systems können Sie entnehmen, dass Ihre
Eingaben akzeptiert wurden.
Hinweis Die Materialnummer und der Materialkurztext werden auch in
diese Registerkarte angezeigt. Weitere Mussfelder sind hier nicht erkennbar.

154
Sandini Bib

4
7. Klicken Sie zu Ihrer Information auf den Kartentitel der Registerkarte
»Grunddaten 1«.
« In das Feld »Text zur Maßeinheit« wurde der Maßeinheitentext
»Stück« übernommen.

Abbildung 4.3 Feldhilfe des Feldes »Text zur Maßeinheit« (© SAP AG)

8. Klicken Sie zum Sichern Ihrer Eingaben auf die Drucktaste Sichern .
« Ihre Eingaben werden gesichert und das Einstiegsbild der Transaktion
MM01 wird wieder angezeigt.
9. Rufen Sie die Eingabehilfe (F4-Hilfe) des Feldes »Material« auf, wählen
Sie die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext«, geben Sie in
das Suchmaskenfeld »Materialkurztext« die Zeichenkette »SAP*« ein und
klicken Sie auf die Drucktaste .
« Eine Trefferliste erscheint, die das soeben angelegte Material enthält
(Abb. 4.5).
Hinweis Wie Sie sehen, wurden Ihre Eingaben in Echtzeit verarbeitet.
Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Druck-
tasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 4.4 Registerkarte »Grunddaten 2« zum Anlegen eines Materials (© SAP AG)

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 155


Sandini Bib

4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

Abbildung 4.5 Trefferliste zum Suchmuster »SAP*« für das Feld »Materialkurztext« (© SAP AG)

4.1.2 Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher


Dialogtransaktionen
Natürlich sind die Aläufe bei der Arbeit mit betriebswirtschaftlichen Dialog-
transaktionen vielfältig strukturiert. Dennoch ähneln sich bestimmte Abläufe
oft (vollständig oder teilweise), insbesondere dort, wo sie durch die Ablauflogik
des Dynpros bestimmt werden. Dieser typische Ablauf (der für viele Anwen-
dungen zutrifft und im Einzelfall ggf. durch weitere Dialogschritte zu ergänzen
wäre) wird im folgenden Handling beschrieben.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Rufen Sie die gewünschte Anwendung mit der gewünschten Art der
Pflege auf.
« Das Einstiegsbild der Anwendung (ein SAP-Bild) erscheint.

Hinweis Die Pflege eines Objekts umfasst aus Endanwendersicht das


Anlegen (und ggf. das Kopieren einer Vorlage), Ändern, Anzeigen und Lö-
schen dieses Objekts. Das Löschen eines Objekts wird hier nicht behandelt.

2. Wählen Sie das zu pflegende Objekt, nehmen Sie ggf. erforderliche zu-
sätzlichen Eingaben und Zwischenschritte vor und rufen Sie das erste Bild
zur Datenpflege innerhalb dieser Transaktion auf.
« Das erste Bild innerhalb der Transaktion erscheint. Es enthält ein Regis-
ter, von dem die erste Registerkarte angezeigt wird.
3. Falls Sie nicht mit der ersten Registerkarte beginnen möchten, wählen Sie
(durch Klick auf den Kartentitel oder unter Verwendung der Listbox )
diejenige Registerkarte, mit der Sie anfangen wollen.

156
Sandini Bib

4
Hinweis Die Registerkarten sind in der Reihenfolge der Abarbeitung an-
geordnet. Das betrifft insbesondere die Reihenfolge beim Anlegen eines
Objekts. Deshalb kann es an dieser Stelle passieren, dass Sie vom R/3-Sys-
tem darauf hingewiesen werden, vor der Wahl dieser Registerkarte zu-
nächst eine andere Registerkarte zu pflegen. In manchen Fällen können
Sie erst dann zur nächsten Registerkarte wechseln, wenn Sie alle Mussfel-
der der aktuellen Registerkarte gepflegt haben. Ferner ist es beim Aufruf
einzelner Registerkarten möglich, dass Sie zu zusätzlichen Eingaben (z.B.
der Eingabe einer Organisationseinheit) aufgefordert werden. Normaler-
weise ist es so, dass Sie zwischen den Registerkarten navigieren können,
ohne alle Daten eingegeben zu haben.

Hinweis In der ersten »vom R/3-System akzeptierten« Registerkarte


werden Felder und evtl. weitere grafische Elemente angezeigt. Häufig
enthalten einige dieser grafischen Elemente bereits Datenwerte (aufgrund
Ihrer Vorgaben oder aufgrund vorangegangener Pflegearbeiten). Manche
dieser Werte können Sie ändern (überschreiben).

4. Wenn Sie das Objekt anzeigen, wählen Sie weitere Registerkarten zur
Anzeige und klicken abschließend auf die Drucktaste . Sollten Sie das
Objekt anlegen oder ändern, nehmen Sie an dieser Stelle Ihre Eingaben in
die gewählte Registerkarte vor.

Hinweis Beim Anlegen eines Objekts sind insbesondere die Mussfelder mit
geeigneten Werten zu füllen. Aber auch beim Ändern kann es vorkommen,
dass (aufgrund Ihrer Eingaben) weitere Felder zu Mussfeldern werden.

Hinweis Nehmen Sie Eingaben in mehrere Felder vor, so empfiehlt sich


die Verwendung der Tabulatortaste. Benutzen Sie – falls erforderlich – die
Feldhilfen (F1-Hilfen) und/oder die Eingabehilfen (F4-Hilfen) der Felder.

Hinweis Sie können die gerade eingegebenen Daten zurücknehmen oder


löschen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste oder wählen in der Menü-
leiste BEARBEITEN | ABBRECHEN. SAP R/3 nimmt dann die von Ihnen einge-
gebenen Daten des aktuellen Bildes zurück, schließt dieses Bild und kehrt
zum vorigen Bild zurück. Manchmal werden Sie in einem Dialogfenster
dazu aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen.

5. Nach Abschluss Ihrer Eingaben in diese Registerkarte klicken Sie auf die
Drucktaste .
« Das R/3-System nimmt eine interne Prüfung Ihrer Eingaben vor und
speichert sie vorläufig oder gibt ggf. eine Fehlermeldung aus. Ändern
Sie im Fehlerfall Ihre Daten und prüfen Sie erneut durch Klick auf die
Drucktaste .
6. Wenn Sie das Objekt anlegen oder ändern und die vorangegangene Daten-
prüfung des R/3-Systems ohne Fehlermeldung abgeschlossen wurde,
können Sie die Daten weiterer Registerkarten (gemäss 3. bis 5.) pflegen.

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 157


Sandini Bib

4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

7. Haben Sie alle erforderlichen Daten eingegeben und wurde die vorangegan-
gene Datenprüfung des R/3-Systems ohne Fehlermeldung abgeschlossen, so
können Sie die Daten sichern. Klicken Sie hierzu auf das Symbol .
« Ihre Eingaben werden (zur Sicherheit) erneut geprüft. Bei Konsistenz
der Daten erscheint ein Dialogfenster mit einer Sicherheitsabfrage.
8. Klicken Sie auf die Drucktaste Ja.
« Ihre Daten werden gesichert und Sie sehen wieder das Einstiegsbild
der Transaktion.

4.1.3 Navigation in Dialogtransaktionen


Die Navigation durch Wahl einer Registerkarte wurde bereits ausführlich be-
schrieben.
Darüber hinaus können Sie über die Menüleiste zu anderen Registerkarten
der aktuellen Anwendung, aber auch zu anderen (zugehörigen) Anwendun-
gen navigieren. Dies ist über die Menüs SPRINGEN, ZUSÄTZE und UMFELD
möglich. (Manchmal werden nicht alle drei Menüs angeboten.) Tabelle 4.1
beschreibt diese Menüfunktionen näher.

Menü Beschreibung
Springen Über das Menü Springen gelangen Sie auf die verschiedenen Bil-
der einer Anwendung.
Sie müssen nicht immer alle Bilder einer Anwendung bearbeiten.
Manchmal möchten Sie vielleicht ein Bild überspringen oder zu
einem vorangegangenen Bild zurückkehren, um eine Ergänzung
oder Änderung vorzunehmen.
Zusätze Über das Menü Zusätze können Sie auf zusätzliche Informatio-
nen und Felder zugreifen.
Manchmal benötigen Sie zusätzliche Informationen, um ein Bild
zu bearbeiten. Oder Sie müssen Felder ausfüllen, die nicht sehr
häufig benutzt werden und sich daher auf Bildern befinden, auf
die Sie über das Menü Zusätze zugreifen.
Umfeld Über das Menü Umfeld kommen Sie zu einer zugehörigen An-
wendung.
Manchmal ist es sinnvoll, eine Anwendung durchzuführen, die
mit der aktuellen zu tun hat. Diese kann sich in Ihrem aktuellen
oder in einem anderen Arbeitsgebiet befinden. Angenommen,
Sie prüfen eine Rechnung (Arbeitsgebiet Materialwirtschaft
Rechnungsprüfung) und wollen diese mit der Bestellung verglei-
chen (Arbeitsgebiet Materialwirtschaft Einkauf). Über das Menü
Umfeld können Sie die Bestellung anzeigen, dann die dort erfass-
ten Daten überprüfen und anschließend zur Anzeige der Rech-
nung zurückkehren.

Tabelle 4.1 Funktionen der Menüs Springen, Zusätze und Umfeld (© SAP AG)

158
Sandini Bib

4.1.4 Daten halten, Daten setzen


Wenn Sie beispielsweise die Stammsätze für 15 Kunden aus dem gleichen
Ort anlegen, wiederholen sich bei jeder Eingabe der Ortsname, das Land und
die Sprache. Damit Sie die gleichen Eingaben nicht für jeden Kunden wieder-
holen müssen, bietet R/3 (zusätzlich zu den Benutzerparametern) zwei wei-
tere Möglichkeiten an, Daten als Vorschlagswerte vorzugeben.
• Geben Sie in eine Registerkarte mehrfach zu verwendende Daten ein und
wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN.
Die gehaltenen Daten werden später – z.B. bei der Bearbeitung eines an-
deren Stammsatzes mit der gleichen Transaktion – in dieser Registerkarte
als Vorschlagswerte angeboten. Gehaltene Daten können von Ihnen je-
derzeit überschrieben werden. Der Cursor springt bei Verwendung der
Tabulatortaste auch in die Felder mit den gehaltenen Daten.
Sie können für beliebig viele Registerkarten dieser Transaktion Daten hal-
ten, indem Sie in jeder dieser Registerkarten den beschriebenen Menüpfad
wählen.
• Geben Sie in eine Registerkarte mehrfach zu verwendende Daten ein und
wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN.
Die gesetzten Daten werden später als Vorschlagswerte angeboten. Ge-
setzte Daten können von Ihnen nicht überschrieben werden. Der Cursor
springt bei Verwendung der Tabulatortaste nicht in die Felder mit den ge-
setzten Daten.
Sie können für beliebig viele Registerkarten dieser Transaktion Daten set-
zen, indem Sie den in diesem Punkt beschriebenen Menüpfad wählen.
• Innerhalb einer Benutzersitzung (also ohne Abmeldung vom R/3-System)
können Sie das Halten oder Setzen von Daten wieder zurücknehmen, in-
dem Sie die betreffende Registerkarte anzeigen und den Menüpfad SYS-
TEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN wählen.

Das Halten und Setzen von Daten wird spätestens mit der Abmeldung vom
R/3-System beendet. Im Gegensatz dazu sind die von Ihnen verwendeten
Werte der Benutzerparameter auch nach einer Abmeldung (und erneuter
Anmeldung) weiter verwendbar.

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen 159


Sandini Bib

4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

4.2 Fragen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anwendungen starten ist/sind
richtig?
a) Anwendungen können über die Baumstruktur des Easy Access oder
über Eingabe von Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbolleiste
gestartet werden.
b) Bei Reports heißt das Einstiegsbild Selektionsbild.
c) Die Anwendungen können per Mausklick im SAP-Menü gestartet wer-
den.
d) Am schnellsten startet man eine Anwendung über den Transaktions-
code; die Baumstruktur wird dagegen genutzt, wenn der Transaktions-
code einer Anwendung nicht bekannt ist.
2. Welche der vier Aussagen zum Thema Daten halten oder setzen ist/sind
richtig?
a) Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVOR-
GABEN | HALTEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen
Maskeneingabe bis zur Abmeldung von R/3 als veränderbare Vor-
schlagswerte vorgegeben.
b) Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGA-
BEN | SETZEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Masken-
eingabe auch nach Abmeldung von R/3 als feste Werte vorgegeben.
c) Wenn Sie Daten gesetzt haben und aus diesen Daten änderbare Vor-
schlagswerte machen wollen, müssen Sie zuerst SYSTEM | BENUTZER-
VORGABEN | LÖSCHEN DATEN anklicken, dann die Daten neu eingeben
und anschließend HALTEN DATEN wählen.
d) Statt Vorschlagswerte über BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN fest-
zulegen, empfiehlt sich beim Anlegen oft eine Vorlage anzugeben.
3. Welche der vier Aussagen zum Thema Benutzerparameter ist/sind richtig?
a) Über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN können Sie im Re-
gister »Parameter« Vorschlagswerte für bestimmte Felder des R/3-Sys-
tems vorgeben, zum Beispiel für den Buchungskreis.
b) Vorschlagswerte, die Sie über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE
DATEN im Register »Parameter« erzeugt haben, gehen bei Abmeldung
nicht verloren.
c) Mit (Alt)+(F4) können Sie die Parametervorgaben auch als feste
Werte setzen.
d) Die mit SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Pa-
rameter« erzeugten Parameter kann nur der Systemverwalter löschen.

160
Sandini Bib

4
4. Welche der vier Aussagen zu Stammdaten ist/sind richtig?
a) Alle Stammdaten eines Kreditors werden auf Buchungskreisebene an-
gelegt.
b) Es ist möglich, die allgemeinen Daten eines Kreditors auf Mandanten-
ebene anzulegen und spezielle Daten (z.B. Zahlungsmodalitäten) auf
Buchungskreisebene zu pflegen.
c) Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und können – falls
erforderlich – Organisationseinheiten zugeordnet werden.
d) Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und werden Orga-
nisationseinheiten zugeordnet.

4.3 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anwendungen starten ist/sind richtig?
a) Richtig Anwendungen können über die Baumstruktur des Easy Access
oder über Eingabe von Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbol-
leiste gestartet werden.
b) Richtig Bei Reports heißt das Einstiegsbild Selektionsbild.
c) Richtig Die Anwendungen können per Mausklick im SAP-Menü ge-
startet werden.
d) Richtig Am schnellsten startet man eine Anwendung über den Trans-
aktionscode; die Baumstruktur wird dagegen genutzt, wenn der Trans-
aktionscode einer Anwendung nicht bekannt ist.
2. Welche der vier Aussagen zum Thema Daten halten oder setzen ist/sind
richtig?
a) Richtig Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUT-
ZERVORGABEN | HALTEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder
neuen Maskeneingabe bis zur Abmeldung von R/3 als veränderbare
Vorschlagswerte vorgegeben.
b) Falsch Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUT-
ZERVORGABEN | SETZEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder
neuen Maskeneingabe auch nach Abmeldung von R/3 als feste Werte
vorgegeben.
c) Richtig Wenn Sie Daten gesetzt haben und aus diesen Daten änder-
bare Vorschlagswerte machen wollen, müssen Sie zuerst SYSTEM | BE-
NUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN anklicken, dann die Daten neu ein-
geben und anschließend HALTEN DATEN wählen.
d) Richtig Statt Vorschlagswerte über BENUTZERVORGABEN | HALTEN DA-
TEN festzulegen, empfiehlt sich beim Anlegen oft, eine Vorlage anzu-
geben.
Informationen zu den falschen Antworten: SETZEN DATEN gilt wie HALTEN
DATEN nur bis zur Abmeldung.

4.3 Lösungen 161


Sandini Bib

4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

3. Welche der vier Aussagen zum Thema Benutzerparameter ist/sind richtig?


a) Richtig Über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN können Sie
im Register »Parameter« Vorschlagswerte für bestimmte Felder des
R/3-Systems vorgeben, zum Beispiel für den Buchungskreis.
b) Richtig Vorschlagswerte, die Sie über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN im Register »Parameter« erzeugt haben, gehen bei Ab-
meldung nicht verloren.
c) Falsch Mit (Alt)+(F4) können Sie die Parametervorgaben auch als
feste Werte setzen.
d) Falsch Die mit SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register
»Parameter« erzeugten Parameter kann nur der Systemverwalter löschen.
4. Welche der vier Aussagen zu Stammdaten ist/sind richtig?
a) Falsch Alle Stammdaten eines Kreditors werden auf Buchungskreisebene
angelegt.
b) Richtig Es ist möglich, die allgemeinen Daten eines Kreditors auf Man-
dantenebene anzulegen und spezielle Daten (z.B. Zahlungsmodalitä-
ten) auf Buchungskreisebene zu pflegen.
c) Falsch Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und können
– falls erforderlich – Organisationseinheiten zugeordnet werden.
d) Richtig Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und wer-
den Organisationseinheiten zugeordnet.

162
Sandini Bib

Kapitel 5
Reporting
5.1 Übersicht 165
5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 166
5.2.1 Reportnamen 166
5.2.2 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4-
Programmkatalog 167
5.2.3 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 169
5.2.4 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives
Reporting 171
5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 175
5.3.1 Beschreibung 175
5.3.2 Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen 176
5.4 Informationssysteme 186
5.4.1 Arten des Reporting 186
5.4.2 Aufruf von Reports 187
5.4.3 Reportwerkzeuge 190
5.5 Fragen 192
5.6 Lösungen 192

163
Sandini Bib
Sandini Bib

Reporting
5.1 Übersicht
Ein ABAP-Report (Report, Bericht) ist ein ABAP/4®-Programm vom Typ
»ausführbares Programm«. Ein Report muss aufgerufen werden, bevor er
das gewünschte Ergebnis liefern kann. Im SAP-System werden viele Reports
automatisch aufgerufen. Einen Teil der Reports müssen Sie selbst aufrufen.
Mit den von Ihnen im Dialog aufzurufenden Reports befassen wir uns in die-
sem Kapitel näher.
Das Einstiegsbild eines im Dialog aufgerufenen Reports heißt Selektionsbild.
Nach Eingabe der Selektionskriterien und Start der weiteren Datenverarbeitung
werden Daten aus der Datenbank gelesen und in Form einer Liste ausgegeben.
Im SAP-Sprachgebrauch bezeichnet Report (Bericht) das Programm und
Liste (Reportliste) das ausgegebene Ergebnis eines Reports. Darüber hinaus
wird der Begriff »Liste« im Zusammenhang mit Suchergebnissen verwendet.
Listen können (direkt) aus nicht-verdichteten Informationen oder (indirekt)
aus verdichteten Informationen erzeugt werden. Neben den Berichtsbäumen
der Anwendungen stehen dafür innerhalb des hier beschriebenen R/3-Sys-
tems die Informationssysteme in der Anwendung zur Verfügung: FIS (Finan-
zen), LIS (Logistik), HIS (Personal) und EIS (Executive Information System).
Außerhalb des hier beschriebenen R/3-Systems kann mit dem Business In-
formation Warehouse ein R/3-System mit eigener Datenbank und eigenen
Werkzeugen zur Aggregation von Informationen genutzt werden, das auch
für die Verarbeitung von Daten aus nicht-SAP-Systemen konzipiert ist.
SAP® R/3 Enterprise enthält neben den im Standard ausgelieferten Reports
noch Reportingwerkzeuge, mit denen kundenspezifische Berichte erzeugt
werden können.
Zu häufig benötigten Listen ist es sinnvoll, die Selektionskriterien als Variante
(Berichtsvariante, Reportvariante) zu speichern. Die gespeicherten Berichts-
varianten können zusammen mit dem Reportnamen in einen sog. »Job« ein-
gebunden und in der Hintergrundverarbeitung ausgeführt werden. Einen Job
kann man planen, d.h. man kann in ihm einen Zeitpunkt (oder periodische
Zeitpunkte) hinterlegen, zu dem (zu denen) er ausgeführt werden soll. Das
ist besonders wichtig für rechenzeitintensive Reports (»Langläufer«).
Die Daten einer Liste können grafisch aufbereitet und (auf den Bildschirm
oder ein anderes Ausgabegerät, z.B. einen Drucker) ausgegeben werden. Sie
haben die Möglichkeit, eine Liste in einem externen Dateiformat auf Ihrem
PC abzulegen, z.B. zur Weiterverarbeitung mit einem Tabellenkalkulations-
programm. Darüber hinaus können Sie eine Liste in eine Mappe des SAPOf-
fice oder in Knotenpunkte des SAP-Menüs ablegen.

5.1 Übersicht 165


Sandini Bib

5 Reporting

Mit den bisher behandelten Dialogtransaktionen sind (fast) alle Anwen-


dungsdaten eines einzelnen Objekts (oder Teilobjekts) der ABAP Workbench
pflegbar (vorausgesetzt, man hat die entsprechenden Berechtigungen). Ein
Report hingegen dient zur Anzeige bzw. Ausgabe (in einigen Fällen auch
zum Ändern) ausgewählter Daten vieler Objekte. Die Auswahl dieser Daten
erfolgt im Selektionsbild. In der anschließend erzeugten Liste werden Ihnen
jedoch nur diejenigen Daten angezeigt, für die mit Ihrem Benutzernamen
(mindestens) eine Anzeigeberechtigung verknüpft ist.
Dynpros, Selektionsbilder und Listen sind die drei möglichen »Bildschirmarten«
im R/3-System.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung


eines Reports
Der ABAP/4-Programmkatalog enthält alle Reportprogramme eines SAP
R/3-Systems. Er kann aus jedem SAP-Fenster über die Menüleiste aufgeru-
fen werden. In ihm gibt es besondere Arbeitsmöglichkeiten, die beim Aufruf
eines Reports über das SAP-Menü nicht in jedem Fall angeboten werden.
Insbesondere können bestimmte Reports (im Dialog) nur im ABAP/4-Pro-
grammkatalog ausgeführt werden (z.B. der Periodenverschieber, der bei ei-
nem Periodenwechsel – beispielsweise einem Monatswechsel – gestartet
wird und sicherstellt, dass bestimmte Daten jeweils in der richtigen Periode
fortgeschrieben werden). Im ABAP/4-Programmkatalog gibt es hauptsäch-
lich anwendungsübergreifende Möglichkeiten der Arbeit mit Reports.
Auf die anwendungsspezifischen Möglichkeiten zur Ausführung von Reports
gehen wir im Abschnitt »Informationssysteme« näher ein.

5.2.1 Reportnamen
Zu allen Anwendungsbereichen gibt es spezielle Berichte; allein für das Per-
sonalwesen werden mehr als 1000 Reports im Standard ausgeliefert. Seit Re-
lease 4.6 können Reportnamen aus bis zu 20 Zeichen bestehen. Für einen
Teil der Reportnamen (nicht für alle) gilt die folgende Namenskonvention:
• Der Reportname ist achtstellig und besteht aus Buchstaben oder Ziffern.
• Die Namen der von der SAP ausgelieferten Reports beginnen mit »R«.
• Zusätzlich vom Kunden erzeugte Reports (Kundenberichte) sollten mit
»Y« oder »Z« beginnen.
• Der zweite bis vierte Buchstabe geben Aufschluss über die Anwendungs-
komponente und das (in früheren Releases verwendete) »Arbeitsgebiet«.
Beispielsweise steht der zweite Buchstabe »F« für »Finanzwesen« und die
nach »F« folgenden Buchstaben »SK« stehen für »Sachkonten«.
• Die Buchstaben fünf bis acht werden zur besseren Unterscheidung der
Reports innerhalb des Arbeitsgebiets verwendet.

166
Sandini Bib

5.2.2 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im


ABAP/4-Programmkatalog
Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING.
« Das SAP-Fenster »ABAP/4: Programmausführung« erscheint (Abb. 5.1).
Hinweis In diesem Fenster können Sie einen Report aufrufen (starten),
wenn Sie den Reportnamen kennen.
Hinweis Über die Drucktaste Hintergrund haben Sie die Möglichkeit, die-
sen Report im Hintergrund (also nicht im Dialog) laufen zu lassen.

Abbildung 5.1 Fenster zur Ausführung eines Reportprogramms (© SAP AG)

2. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad HILFSMITTEL | SUCHEN PROGRAMM.


« Das Selektionsbild des ABAP/4 Programmkatalogs wird angezeigt
(Abb. 5.2). Darin ist das Feld »Programm« als Mussfeld gekennzeichnet.
Hinweis Sie haben hiermit einen Report aufgerufen.
Hinweis Viele Regeln, die für Bildschirmmasken (Suchmasken) elementa-
rer Suchhilfe gelten, sind auch in Selektionsbildern gültig.

Abbildung 5.2 Selektionsbild des ABAP/4 Programmkatalogs (© SAP AG)

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 167


Sandini Bib

5 Reporting

Hinweis Zu jedem der vier Felder dieser Maske kann ein Einzelwert (unter
Verwendung von Platzhaltern) oder ein Intervall eingegeben werden.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach Klick auf die Drucktaste
Mehrfachselektion mehrere Einzelwerte und/oder Intervalle vorzugeben
bzw. von der Selektion auszuschließen.

3. Da wir nach Sachkontenreports suchen, geben Sie bitte in das erste Feld
neben der Bezeichnung »Programm« die Zeichenkette »RFSK*« ein.
Klicken Sie anschließend auf die Drucktaste .
« Drei Sachkontenreports werden angezeigt (Abb. 5.3).

Abbildung 5.3 Sachkontenreports (© SAP AG)

4. Markieren Sie den Report mit dem Reportnamen »RFSKPL00« durch Ein-
fachklick und klicken Sie auf die Drucktaste Dokumentation.
« Die Dokumentation dieses Reports wird angezeigt (Abb. 5.4).

Abbildung 5.4 Dokumentation des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

168
Sandini Bib

5
Hinweis Für das folgende Handling ist der Punkt »Ausgabe« dieser
Dokumentation relevant.

5. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Bild wiederum auf .
« Sie sehen wieder das Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im
Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«.

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

5.2.3 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports


RFSKPL00
Selektionskriterien dienen dazu, die Verarbeitung und Ausgabe unnötiger
Informationen einzuschränken oder zu verhindern. Die Selektionskriterien
im Selektionsbild eines Reports wirken sich aus
• auf die Laufzeit des Reports
• auf die Systembelastung
• auf die Übersichtlichkeit der Liste
• auf die benötigte Papiermenge, sofern das Ergebnis ausgedruckt wird
Besonders bei häufig verwendeten Berichten ist es wichtig, die Listen mit
Hilfe entsprechender Selektionskriterien so kurz wie möglich und so lang wie
nötig zu halten.

Wenn Sie keine Selektionskriterien vorgeben und den Report im Dialog


starten, kann dies (bei längerer Laufzeit des Reports aufgrund der vom
Programm zu verarbeitenden Datenmenge) sowohl Ihre Arbeit als auch
die Arbeit anderer R/3-Benutzer durch längere Antwortzeiten beeinträch-
tigen.

Ausgangspunkt Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Pro-


gramm« steht der Reportname »RFSKPL00«.
1. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das Selektionsbild »Kontenplan« wird gezeigt (Abb. 5.5).
2. Geben Sie im Feld neben der Bezeichnung »Kontenplan« die Zeichenkette
»GKR« ein.
3. Geben Sie im Feld »Zusatzüberschrift« eine Zeichenkette Ihrer Wahl ein,
z.B. »Sachkonten Gemeinschaftskontenrahmen«.

Hinweis Nach Klick auf die Drucktaste Freie Abgrenzungen haben Sie
weitere Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 169


Sandini Bib

5 Reporting

Abbildung 5.5 Selektionsbild »Kontenplan« (© SAP AG)


4. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SPRINGEN | VARIANTEN | ALS VARI-
ANTE SICHERN.
« Das SAP-Fenster »ABAP: Als Variante sichern« wird angezeigt (Abb. 5.6).
5. Geben Sie in das Feld »Variantenname« einen passenden Namen ein, z.B.
»GKR«, und geben Sie in das Feld »Bedeutung« eine passende Bedeutung
ein.
Hinweis Durch Markieren des Ankreuzfeldes »Nur für Hintergrundverar-
beitung« können Sie festlegen, dass diese Variante ausschließlich in der
Hintergrundverarbeitung verwendet werden darf.

Abbildung 5.6 Variante sichern (© SAP AG)

170
Sandini Bib

5
Hinweis Durch Markieren des Ankreuzfeldes »Variante schützen« kön-
nen Sie festlegen, dass diese Variante nur noch von Ihnen geändert wer-
den darf.

6. Sichern Sie diese Variante durch Klick auf die Drucktaste .


7. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Das SAP-Fenster »ABAP/4: Programmausführung« erscheint wieder.
Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«.

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

5.2.4 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und


Interaktives Reporting
Download
Als Download wird ein Vorgang bezeichnet, mit dem Daten aus einem über-
geordneten System wie R/3 in eine Datei auf den PC »heruntergeladen«
werden. Eine derartige Datei kann mit Standardprogrammen wie Word für
Windows, Excel oder Access weiterverarbeitet werden.
Folgende drei Formate stehen dabei zur Verfügung:
• unkonvertiert
Diese Einstellung wird gewählt, wenn Sie keine Formatierungen und keine
Tabellendarstellung in Ihrer Textverarbeitung wünschen. Die Leerräume in
einer Zeile werden mit Leerzeichen und nicht mit Tabstops gefüllt.
• Tabellenkalkulation
Dieses Format ist ideal, wenn die Daten ohne Formatierungen in ein Tabel-
lenkalkulationsprogramm wie Excel übertragen werden sollen. Hier wer-
den zwischen den Haupteinträgen der Zeilen Tabulatoren gesetzt, die das
Tabellenkalkulationsprogramm in Spalten umsetzen kann. In Word für
Windows werden Tabulatoren angezeigt. Das Textprogramm setzt diese
Tabulatoren bei Bedarf (meist problemlos) mit der Menüfunktion Tabelle |
Text In Tabelle in eine Tabelle um.
• Rich Text Format (RTF)
Das RTF-Format ist ein Konvertierungsformat, bei dem sehr viele Forma-
tierungen aus der R/3-Liste übertragen werden. In MS-Word sind dies bei-
spielsweise besondere Zeichenformate und Farben, Tabellen und Rahmen
sowie listenspezifische Papierformate. R/3-Listen, die Sie im RTF-Format
herunterladen, werden in MS-Word generell als Tabellen importiert.
Die Einstellungen »unkonvertiert« und »Tabellenkalkulation« sind besonders
bei komplexen Tabellen mit unterschiedlichem Zeilenaufbau hilfreich. Würde
man diese Tabellen in das RTF-Format exportieren, so hätte das eine komplexe
und kaum handhabbare Tabellenstruktur zur Folge. Bei einem einfachen Zei-
lenaufbau von Tabellen ist es günstiger, in das RTF-Format zu exportieren,
wenn auch weiterhin die Darstellung als Tabelle gewünscht wird.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 171


Sandini Bib

5 Reporting

Ablegen einer Liste


Nach Erzeugen einer Liste können Sie diese
• in einem externen Dateiformat sichern (Download, Datenexport).
Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | LOKALE DATEI.
Ein Download einer Reportliste verläuft analog zum Download einer Tref-
ferliste.
• im SAPOffice ablegen.
Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | ABLAGE OFFICE.
Im folgenden Dialogfenster können Sie die gewünschte Mappe angeben.
• in einem Berichtsbaum ablegen, wenn Sie sie mit einer Reporttransaktion
erzeugt haben.
Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | BERICHTSBAUM.
Das System fügt diese Liste in die SAP-Menü-Knotenpunkte der Report-
transaktion ein.

Klassisches und Interaktives Reporting


Im klassischen Reporting erzeugt ein Report eine einzige Liste, auf der alle
Informationen enthalten sein müssen. Das kann zu sehr langen Listen füh-
ren, in denen der Benutzer seine Detailinformationen suchen muss. Nur diese
Art der Listausgabe kommt für die Hintergrundverarbeitung in Frage.
Bei der Arbeit im Dialog besteht diese Einschränkung nicht. Um die Vorteile
der Dialogarbeit zu nutzen, wurde das klassische Reporting zum interaktiven
Reporting weiterentwickelt.
Beim interaktiven Reporting erstellt man eine Grundliste, von der aus der
Benutzer – je nach Report – Detailinformationen über
• Verzweigungslisten
• Dialogtransaktionen
• Reports
aufrufen kann. Dabei werden die in einer Zeile der Grundliste angezeigten
Werte normalerweise als Startwerte für das folgende Programm verwendet.
Nach dem reportgesteuerten Aufruf von Dialogtransaktionen ist es manch-
mal möglich, Änderungen in den Datenbanktabellen herbeizuführen, deren
Daten in der Grundliste angezeigt wurden.

Ausgangspunkt Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Pro-


gramm« steht der Reportname »RFSKPL00«. Es existiert eine Variante zu
diesem Report.
1. Klicken Sie auf die Drucktaste Variantenübersicht.
« Sie sehen alle Varianten des Reports RFSKPL00 (Abb. 5.7).

172
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Abbildung 5.7 Varianten des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

2. Markieren Sie Ihre Variante durch Einfachklick und klicken Sie auf die
Drucktaste Anzeigen.
« Sie sehen das Fenster »ABAP: Abgrenzungen der Variante ...« (Abb.
5.8).

Abbildung 5.8 Abgrenzungen einer Variante (© SAP AG)

Hinweis So könnten Sie sich auch die Abgrenzungen aller anderen Vari-
anten des Reports RFSKPL00 anzeigen lassen.

3. Klicken Sie auf die Drucktaste AUSFÜHREN.


« Das Selektionsbild dieser Variante wird angezeigt. Hier haben Sie letzt-
malig die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 173


Sandini Bib

5 Reporting

Hinweis Bei komplexen Selektionskriterien, die als Variante gespeichert


sind, können Sie auf diese Weise sehr schnell »ähnliche« Selektionskrite-
rien erzeugen.
Hinweis Dadurch das Anlegen einer Variante ersparen Sie sich das wie-
derholte Eingeben häufig verwendeter gleicher oder ähnlicher Selektions-
kriterien.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Liste des Reports RFSKPL00 zu den vorgegebenen Selektionskrite-
rien wird gezeigt (Abb. 5.9). Im Kopf der Liste sehen Sie Ihre Zusatzü-
berschrift.
Hinweis Wenn Sie nach Ausführung des Reports die Meldung »Es wurde
keine Liste erzeugt« erhalten, empfiehlt es sich, die Selektionskriterien
nochmals zu überprüfen.
Hinweis Sie haben in diesem Fenster verschiedene Arbeitsmöglichkeiten:
Das Arbeiten mit der Suchfunktion kennen Sie bereits.
Sie können diese Liste ablegen.
Über die Drucktaste und den Menüpunkt NEUES DESIGN... können Sie
die Schriftgröße ändern und Farbeinstellungen vornehmen.
Über die Drucktaste und den Menüpunkt GRAFIK GENERIEREN können
Sie grundsätzlich (also für eine andere Liste, bei der dieser Vorgang sinn-
voll ist) eine Grafik generieren.
Auf das Drucken einer Liste (im Dialog und im Hintergrund) gehen wir in
späteren Kapiteln ein.

Abbildung 5.9 Liste des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

174
Sandini Bib

5
5. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag in der Liste.
« Die Dialogtransaktion FSP0 zur Pflege der Kontenplandaten des be-
treffenden Sachkontos wird aufgerufen (Abb. 5.10).
Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 5.10 Aufruf der Transaktion FSP0 aus der Grundliste (© SAP AG)

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control


5.3.1 Beschreibung
Ein Control (Steuerelement, z.B. das Table Control) ist aus programmtechni-
scher Sicht eine wiederverwendbare Software-Komponente. Softwareent-
wickler können ein oder mehrere Controls in ihre Anwendungen integrieren
und die bereitgestellten Funktionen nutzen.
Das SAP List Viewer (ALV) Grid Control (Kurzzeichen BC-SRV-ALV) ist eine
Komponente von SAP R/3 Enterprise.
SAP List Viewer (ALV) ist seit Release 4.6 die neue Bezeichnung des ABAP
List Viewer (ALV). Mit diesem Release wurde die Bedienung von Listen im
SAP R/3 vereinheitlicht.
Das ALV Grid Control stellt Funktionen (u.a. über Drucktasten in einer
Drucktastenleiste) zur Verfügung, mit denen der Benutzer Daten einer Liste
beispielsweise sortieren, filtern und summieren kann. Beim Filtern wird die

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 175


Sandini Bib

5 Reporting

Anzeige in der Liste auf diejenigen Daten eingeschränkt, die vorgebbaren


»Filterkriterien« genügen.
Normalerweise werden in einer Liste nicht alle Funktionen des ALV Grid Control
angeboten. Die Leiste mit den Drucktasten des ALV Grid Control kann anderer-
seits Funktionen enthalten, die nicht vom ALV Grid Control gesteuert werden.

5.3.2 Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen


Die Anforderungen an eine Reportliste sind je nach Benutzer und Fachbe-
reich in einem Unternehmen unterschiedlich. Zum Beispiel sind für einen La-
gerarbeiter die lagerrelevanten Daten wie Gewicht oder Lieferscheinnummer
von Interesse, während für den Einkauf Informationen wie Wareneingangs-
datum, Bestellnummer und Lieferant von Bedeutung sind.
Im Folgenden behandeln wir ein repräsentatives Beispiel zu den Funktionen
des ALV Grid Control.
Zusätzlich zu dem Ihnen bereits bekannten Funktionsumfang von Reportlisten
und zusätzlich zu den im Beispiel erläuterten Funktionen stehen mit dem ALV
Grid Control (abhängig vom Report) noch weitere Funktionen zur Verfügung:
• Mittelwert bilden und löschen
• Maximum/Minimum bilden und löschen
• Aufrisssummenstufe festlegen
• Druckvorschau
• Daten in der Excel-Ansicht bearbeiten
• ABC-Analyse
• Grafik zur Liste anzeigen
Am Beispiel einer Materialbelegliste soll nun das Arbeiten mit dem SAP List
Viewer (ALV) Grid Control erläutert werden.

Reportname, Programmdokumentation, Umfeldobjekte und Details


Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | BE-
STANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN | MATERIALBELEGE

Hinweis Die Transaktion hat den Transaktionscode MB51. Bei Kenntnis


des Transaktionscodes (und mit entsprechenden Rechten) können Sie
jede Reporttransaktion über das Befehlsfeld aufrufen.

2. Klicken Sie doppelt auf »Materialbelege« und geben Sie Ihre Selektions-
kriterien ein.
« Das Selektionsbild »Materialbelegliste« wird angezeigt (Abb. 5.11).

176
Sandini Bib

5
Hinweis Aufgrund des Selektionskriteriums »Bewegungsart 101« wird im
Beispiel nach Wareneingangsbelegen selektiert.

3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS.


«Das Statusfenster wird angezeigt (Abb. 5.12).

Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Reporttransaktion mit


dem Reportnamen »RM07DOCS«. Bei Kenntnis des Reportnamens (und
mit entsprechenden Rechten) kann man jeden Report über den Menüleis-
tenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING aufrufen.

Abbildung 5.11 Selektionsbild »Materialbelegliste« mit Selektionskriterien« (© SAP AG)

4. Klicken Sie im Statusfenster auf die Drucktaste und im Selektionsbild


auf die Drucktaste .
« Mittels der Programmdokumentation können Sie sich über den Report
informieren.

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 177


Sandini Bib

5 Reporting

Abbildung 5.12 Statusfenster des Reports »RM07DOCS« (© SAP AG)

5. Klicken Sie in der Programmdokumentation auf die Drucktaste und im


Selektionsbild auf die Drucktaste .
« Im Beispiel wird die Liste der Wareneingangsbelege zum Material 100-
120 (Flachdichtung) im Lager 1 des Werkes Hamburg auf den Bild-
schirm ausgegeben (Abb. 5.13). Sie umfasst Wareneingangsbelege
aus den Jahren 1998 bis 2002. Der (eingerahmte) Listenkopf enthält
zwei Zeilen mit Feldnamen, die erste Zeile des Listenkörpers Werte
(Daten) zu Feldern der ersten Zeile des Listenkopfes. Alle weiteren Zei-
len des Listenkörpers enthalten Werte (Daten) zu Feldern der zweiten
Zeile des Listenkopfes.

Hinweis Falls Ihnen zur Anzeige eines oder mehrerer selektierter Objekte
die Berechtigung fehlt, kann die Liste unvollständig sein. Sie erhalten dann
eine Meldung und die Drucktaste ist aktiviert. Nach Klick auf diese
Drucktaste wird eine Übersicht der vom Reportprogramm durchgeführten
Berechtigungsprüfungen gezeigt. Wenn Sie die fehlenden Anzeigebe-
rechtigungen für Ihre Arbeit benötigen, sollten Sie Ihre Systemadministra-
tion benachrichtigen.

Hinweis Listeneinträge werden durch einen Einfachklick markiert.

178
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5
Hinweis Durch Doppelklick auf die erste Zeile des Listenkörpers, Klick auf
die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTANDS-
ÜBERSICHT gelangen Sie in die Bestandsübersicht des Materials.

Hinweis Durch Doppelklick auf eine Belegnummer (im Listenkörper) oder


durch Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste
bzw. über den Menüleistenpfad UMFELD | MATERIALBELEG zeigen Sie den
Materialbeleg an. Wenn Sie stattdessen auf die Position doppelt klicken,
wird diese Position im Materialbeleg markiert.

Hinweis Nach Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste
oder über den Menüleistenpfad UMFELD | RECHNUNGSWESENBELEG
können Sie den Rechnungswesenbeleg anzeigen.

Hinweis Über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTELLUNG haben Sie au-


ßerdem die Möglichkeit, die Bestellung aufzurufen, falls es sich um einen
»Wareneingang zur Bestellung« handelt.

Abbildung 5.13 Grundliste (© SAP AG)

6. Markieren Sie in der Liste einen Eintrag und klicken Sie auf die Drucktaste
Detail auswählen .
« Sie sehen eine Liste mit Details zum Wareneingang (Abb. 5.14).

Hinweis Die R/3-Drucktasten, die (in verschiedenen Variationen) eine


Lupe enthalten, dienen zur Detailpflege (z.B. zur Detailanzeige).

7. Klicken Sie auf die Drucktaste und klicken Sie in der Grundliste auf die
Drucktaste Detailliste .
« Sie sehen eine Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Waren-
eingängen (Abb. 5.15).

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 179


Sandini Bib

5 Reporting

Hinweis Die Auswahl der Felder und die Anordnung der Werte (Daten)
ist in der Verzweigungsliste anders als in der Grundliste.
8. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Sie sehen die Grundliste.
Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 5.14 Liste mit Details zu einem Wareneingang (© SAP AG)

Abbildung 5.15 Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen (© SAP AG)

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5
Sortieren, Filtern und Summieren
Ausgangspunkt Grundliste des Beispiels
1. Über die Drucktasten und können Sie die Grundliste aufsteigend
bzw. absteigend sortieren.

Hinweis Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach deren Werte die Sor-
tierung erfolgen soll.

2. Markieren Sie die Spalte »Buch.dat.« und klicken Sie auf die Drucktaste
Filter setzten .
« Das Dialogfenster »Filterkriterien für Positionszeile« erscheint (Abb. 5.16).

Abbildung 5.16 Filterkriterien (© SAP AG)

3. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein (im Beispiel: 01.01.2002 bis


31.12.2002) und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die gefilterten Daten werden angezeigt (Abb. 5.17).

Abbildung 5.17 Liste mit gefilterten Daten (© SAP AG)

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 181


Sandini Bib

5 Reporting

4. Markieren Sie die Spalte »Menge in ErfassME« und klicken Sie auf die
Drucktaste Werte summieren .
« Die summierten Daten werden angezeigt (Abb. 5.18).

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 5.18 Liste mit summierten Daten (© SAP AG)

Ein- und Ausblenden von Spalten, Sichern des Layouts


(bzw. der Anzeigevariante)
In der Bestandsführung wird bei jeder Materialbewegung ein Materialbeleg
erzeugt. Wenn die Bewegung für die Finanzbuchhaltung relevant ist (d.h.
wenn sie zu einer Fortschreibung der Sachkonten führt), wird darüber hinaus
ein Buchhaltungsbeleg erzeugt. Jeder Materialbeleg besteht aus einem Kopf
und mindestens einer Position.
Mit Ausnahme der Verzweigungsliste haben die in diesem Beispiel gezeigten
Liste folgende Struktur:
Die erste Zeile des (eingerahmten) Listenkopfes enthält Feldnamen von Fel-
dern des Belegkopfes (Felder auf Kopfebene)
• Material
• Materialkurztext
• Werk
• Name 1
Die zweite Zeile des Listenkopfes enthält Feldnamen von Feldern der Beleg-
positionen (Felder auf Positionsebene)

182
Sandini Bib

5
• Lagerort
• Bewegungsart
• Sonderbestand
• Materialbeleg
• Position
• Buchungsdatum
• Menge in Erfassungsmengeneinheit
• Erfassungsmengeneinheit
Entsprechend dieser beiden Zeilen ist die Anzeige im Listenkörper struktu-
riert. Sie haben die Möglichkeit, die Auswahl der Felder zu ändern (persona-
lisieren).

Ausgangspunkt Liste mit summierten Daten


1. Klicken Sie auf die Drucktaste Aktuelle Anzeigevariante .
« Im Dialogfenster »Layout ändern« werden die Felder auf Kopfebene
angezeigt (Abb. 5.19).

Abbildung 5.19 Felder auf Kopfebene (© SAP AG)

2. Klicken Sie auf die Drucktaste Position.


« Im Dialogfenster »Layout ändern« werden die Felder auf Positions-
ebene angezeigt (Abb. 5.20).

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 183


Sandini Bib

5 Reporting

3. Markieren Sie im Table Control »ausgeblendete Felder« die Einträge »Be-


trag Hauswähr« und »Währung« und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Beide Einträge werden in das linke Table Control verschoben und an
das Ende gestellt.

Abbildung 5.20 Felder auf Positionsebene (© SAP AG)

Hinweis Das Ankreuzfeld neben dem Eintrag »Betrag Hauswähr« in der


Spalte zeigt an, dass für die Werte dieses Feldes Summierung möglich ist.

4. Markieren Sie dieses Ankreuzfeld und klicken Sie auf die Drucktaste
Übernehmen.
«Die Liste wird mit geändertem Layout angezeigt (Abb. 5.21).

Hinweis Sie können Spalten nicht nur einblenden, sondern auch ausblen-
den.

Hinweis Über den Menüleistenpfad BEARBEITEN | ZWISCHENSUMME...


können Sie nach der Summierung noch Zwischensummen bilden.

Hinweis Über den Teilpfad EINSTELLUNGEN | SPALTEN können Sie die Spal-
tenbreite optimieren und – vorausgesetzt, eine Spalte wurde markiert –
von der ersten bis zur markierten Spalte alle Spalten fixieren.

184
Sandini Bib

Abbildung 5.21 Liste mit geändertem Layout (© SAP AG)

5. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE |


SICHERN... .
« Ein Dialogfenster zum Sichern des Layout wird angezeigt (Abb. 5.22).
6. Geben Sie in das Mussfeld »Layout« ein Kürzel für Ihr personalisiertes
Layout ein.

Hinweis Das Kürzel kann von Ihnen später – z.B. im Selektionsbild dieses
Reports – verwendet werden.

Abbildung 5.22 Dialogfenster zum Sichern des Layout (© SAP AG)

7. Geben Sie in das Mussfeld »Bezeichnung« eine kurze Beschreibung Ihres


Layouts ein.

Hinweis Über das Ankreuzfeld »Benutzerspezifisch« können Sie steuern,


ob nur Sie oder auch andere Benutzer dieses Layout wählen und ändern
dürfen.

Hinweis Das Ankreuzfeld »Filterbedingungen« erscheint deshalb, weil auf


dieser Liste ein Filter gesetzt wurde. Durch Demarkieren steuern Sie, dass
das Layout ohne Filtereinstellungen gespeichert wird.

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control 185


Sandini Bib

5 Reporting

8. Demarkieren Sie das Ankreuzfeld »Filterbedingungen« und klicken Sie auf


die Drucktaste Sichern.
« Sie sehen wieder die Liste mit geändertem Layout. In der Statusleiste
steht der Hinweis »Layout wurde gesichert«.

Hinweis Nach Wahl des Menüleistenpfades EINSTELLUNGEN | ANZEIGE-


VARIANTE | VERWALTUNG... können Sie Layouts verwalten, z.B. ein Layout
löschen.

Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

5.4 Informationssysteme
5.4.1 Arten des Reporting
In einem voll ausgebauten Informationssystem eines Unternehmens kann
man drei Arten des Reporting unterscheiden:

Standardauswertungen
Hierbei handelt es sich um Reports für das Tagesgeschäft mit Belegdaten und
Stammdaten an der »betrieblichen Basis«. Diese Reports werden im Stan-
dard ausgeliefert.
Reporting über die Informationssysteme in der Anwendung
Hierbei geht es um Standardanalysen aus dem FIS (Finanzen), LIS (Logistik)
und HIS (Personal) innerhalb Ihres R/3-Systems. Diese Informationssysteme
beschränken sich also jeweils auf einen Anwendungsbereich und informieren
darüber sehr detailliert (bis zum einzelnen Beleg).
Beispiel: Um kumulierte Daten über das Geschäftsvolumen zu erhalten, wer-
den Belegdaten, sobald sie in der Buchhaltung freigegeben wurden, an das
Logistikinformationssystem (LIS) übergeben. Im Logistikinformationssystem
stehen Reports für Auswertungen, Exception-Analysen, Planungswerkzeuge
usw. zur Verfügung.
Die genannten Informationssysteme enthalten weitere Informationssysteme.
Beispielsweise umfasst das LIS folgende Systeme:
• Vertriebsinformationssystem
• Einkaufsinformationssystem
• Bestandscontrolling
• Fertigungsinformationssystem
• Instandhaltungsinformationssystem
• Qualitätsmanagementinformationssystem

186
Sandini Bib

5
Die Informationssysteme in der Anwendung enthalten Werkzeuge zu Erzeu-
gung unternehmenseigener Reports mit unternehmensspezifischen Informa-
tionsstrukturen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Struktur der
von der SAP ausgelieferten Berichtsbäume zu ändern, um so anwenderorien-
tierte Lösungen zu schaffen, in denen die Anwender nur auf die benötigten
Informationen Zugriff haben.
Reporting über Informationssysteme mit eigener Datenbank
Das betrifft das EIS (Executive Information System) und das Business Infor-
mation Warehouse.
Das EIS dient dazu, anhand von Informationen aus unterschiedlichen Unter-
nehmensbereichen eine Gesamtsicht des Unternehmens oder Konzerns dar-
zustellen. Es dient vor allem zur Überwachung der kritischen Erfolgsfaktoren.
Die verwendeten Informationen können sowohl aus internen Quellen (aus
internen SAP-Systemen oder nicht-SAP-Systemen) als auch aus externen
Quellen stammen (z.B. Marktdaten). Der Datentransfer an das EIS findet
nicht automatisch statt.
Die Informationssysteme in der Anwendung sind funktional enger mit den
Transaktionssystemen verbunden als das EIS. Bei Ihnen findet der Datenaus-
tausch zum externen Data Warehouse automatisch statt.

5.4.2 Aufruf von Reports


Aufruf mit der Funktion Reporting
Dieser Aufruf erfolgt über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPOR-
TING. Sie kennen ihn bereits.

Aufruf in den Berichtsbäumen der Anwendungen


In den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen Standardreports zur Verfü-
gung, die nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in die Transaktio-
nen der Anwendungen eingegliedert sind.
Beispielsweise können Sie im SAP-Menü über den Menüpfad RECHNUNGS-
WESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | PERIODISCHE ARBEITEN | VERZINSUNG |
SALDENVERZINSUNG einen Report aufrufen, der eine Zinsstaffel (Saldenver-
zinsung) für Sachkonten erzeugt. Man spricht in diesem Fall auch davon,
dass dieser Report »im Arbeitsgebiet« aufgerufen wurde.
Die Berichtsbäume der Anwendungen enthalten bereits einen Teil der Re-
ports des betreffenden Informationssystems. Dieser Aufruf erfolgt innerhalb
des Menüpfades über einen Menüpunkt namens INFOSYSTEM. Hierzu ein
Beispiel:

5.4 Informationssysteme 187


Sandini Bib

5 Reporting

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN |
HAUPTBUCH | INFOSYSTEM | BERICHTE ZUM HAUPTBUCH | STAMMDATEN |
KONTENPLAN | KONTENPLAN.

Hinweis Der Transaktionscode lautet S_ALR_87012326.

2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«.


« Ein Selektionsbild erscheint.
3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS.
« Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 auf-
gerufen.

Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Aufruf in den Informationssystemen der Anwendung


Der Aufruf erfolgt hier im SAP-Menü über den Menüpunkt INFOSYSTEME.
Wir geben zunächst ein Beispiel. Da in den Informationssystemen der An-
wendung auch Reports für übergreifende Analysen enthalten sind, kann es
sein, dass Sie für den Aufruf dieser Transaktion nicht die erforderlichen
Rechte haben.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | RECHNUNGSWESEN | FI-
NANZWESEN | HAUPTBUCH | INFOSYSTEM | INFOSYSTEM | KONTENPLAN auf.

Hinweis Der Transaktionscode lautet F.10.

2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«.


« Ein Selektionsbild erscheint.
3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS.
« Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 auf-
gerufen.

Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Mit der Allgemeinen Berichtsauswahl innerhalb der Informationssysteme


können Sie die dort angebotenen Standardreports ausführen, öffentlich ab-
gelegte Listen einsehen und selbst Listen ablegen. Auch dies wird an einem
Beispiel erläutert.

188
Sandini Bib

5
Aufruf in der Allgemeinen Berichtsauswahl, Ablegen einer Liste im
SAP-Menü
Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | ALLGEMEINE BERICHTS-
AUSWAHL | FINANZWESEN | BERICHTE ZUM HAUPTBUCH | STAMMDATEN |
KONTENPLAN | KONTENPLAN.
Hinweis Der Transaktionscode lautet S_ALR_87012326.
2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«.
« Ein Selektionsbild erscheint.
3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS.
« Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 auf-
gerufen.
4. Klicken Sie auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste .
5. Wählen Sie Ihre Variante und klicken Sie auf die Drucktaste .
6. Klicken Sie im Selektionsbild auf die Drucktaste .
« Die bekannte Liste wird angezeigt.
7. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | BE-
RICHTSBAUM.
« Das Dialogfenster »Liste sichern« wird angezeigt (Abb. 5.23).
Hinweis Über die Auswahlknöpfe können Sie steuern, ob diese Liste nur für
Sie oder für alle Benutzer dieses R/3-Systems im Reportingbaum sichtbar ist.

Abbildung 5.23 Dialogfenster zum Sichern einer Liste im Berichtsbaum (© SAP AG)

8. Wählen Sie die Option »Öffentlich«.


9. Geben Sie in das Feld »Name der Liste« den Namen der Liste ein, unter
dem diese Liste im Reportingbaum gespeichert werden soll. (Im Beispiel
lautet der Name »Beispiel Einführungsbuch Rel. 4.7«.)
Hinweis In das Feld »Anhängen an Liste« kann der Name einer Liste im
Reportingbaum angegeben werden, an die diese Liste angehängt werden
soll. Das Anhängen erfolgt nur, wenn das davor stehende Ankreuzfeld
markiert ist.

5.4 Informationssysteme 189


Sandini Bib

5 Reporting

10. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Sie sehen wieder die Liste des Reports RFSKPL00. In der Statusleiste steht
die Meldung »Liste ... wurde im Knoten S_ALR_87012326 gesichert«.
11. Klicken Sie auf die Drucktaste und im Selektionsbild ebenfalls auf die
Drucktaste .
« Sie sehen das SAP-Menü.
12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf S_ALR_87012326 und im
Kontextmenü auf den Menüpunkt GESICHERTE LISTEN.
« Das Dialogfenster »Gesicherte Listen« wird angezeigt (Abb. 5.24).
13. Markieren Sie Ihre Liste im Table Control und klicken Sie auf die Druck-
taste Liste anzeigen.
« Ihre Liste wird angezeigt.
14. Klicken Sie auf die Drucktaste , im Dialogfenster »Gesicherte Listen«
auf die Drucktaste Löschen und in der Sicherheitsabfrage auf Ja.
« Wie Sie sehen, wurde Ihre Liste gelöscht.
15. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

Abbildung 5.24 Dialogfenster »Gesicherte Listen« (© SAP AG)

5.4.3 Reportwerkzeuge
Neben einer Vielzahl von Standardberichten, die mit dem SAP-System aus-
geliefert werden, können kundenspezifische Berichte mit folgenden Werk-
zeugen erstellt werden:
• SAP Query
• Report Painter
• Report Writer
• ABAP/4-Programmierung
Die drei erstgenannten Werkzeuge sind im SAP-Menü über den Menüpunkt
Infosysteme erreichbar.

190
Sandini Bib

5
SAP Query
Sie erreichen die SAP Query über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOC-
BERICHTE | SAP QUERY.
Eine SAP Query kann von jedem R/3-Benutzer ohne Programmierkenntnisse
angelegt werden. Sie ist oft mit einer bestimmten »logischen Datenbank« in-
nerhalb einer Anwendungskomponente verbunden. Die Ausführung einer
Query hat zur Folge, dass ein ABAP-Report erzeugt und ausgeführt wird.

Report Painter
Dieses Werkzeug wird über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOC-BERICHTE
| REPORT PAINTER erreicht.
Mit dem Report Painter können Berichte erzeugt werden, die besonderen
geschäftlichen Anforderungen genügen und Daten aus verschiedenen An-
wendungskomponenten zusammenführen. Er zeigt eine bedienungsfreund-
liche grafische Berichtsstruktur, mit deren Hilfe der Bericht erzeugt wird. Der
Benutzer sieht dabei den Aufbau des Berichts in der gleichen Form wie bei
der Datenausgabe durch den Bericht.

Report Writer
Sie erreichen den Report Writer über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOC-
BERICHTE | REPORT PAINTER | REPORT WRITER.
Auch mit dem Report Writer können Berichte erzeugt werden, die besonde-
ren geschäftlichen Anforderungen genügen und Daten aus verschiedenen
Anwendungskomponenten zusammenführen. Mit Hilfe solcher Funktionen
wie Sets, Variablen, Formeln, Zellen und Kennzahlen werden komplexe Be-
richte möglich. Der Report Writer bietet mehrere Funktionen an, die über
den Funktionsumfang des Report Writers hinausgehen.

ABAP/4-Programmierung
Dieses komplexe Werkzeug wird über den Menüpunkt WERKZEUGE des SAP-
Menüs erreicht.
Mit ihm arbeiten Anwendungsentwickler (Programmierer). Häufig besteht die
Möglichkeit, einen im Auslieferungssystem vorhandenen Bericht an die Be-
dürfnisse Ihres Unternehmens oder Konzerns anzupassen. Darüber hinaus
können spezielle Berichte teilweise oder vollständig neu programmiert werden.

5.4 Informationssysteme 191


Sandini Bib

5 Reporting

5.5 Fragen
1. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig?
a) Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluß
auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die
Papiermenge.
b) Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können
mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte
(z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) – als Suchkriterien eingegeben
werden.
c) Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den
Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen.
d) Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien –
dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.
2. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig?
a) Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer defi-
niert werden.
b) Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport
individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge
ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann.
c) Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht
werden und als Einstiegsvariante definiert werden.
d) Es ist mit Hilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten
Kriterien zu filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden.
3. Mit welchen Werkzeugen können firmenspezifische Berichte im SAP-Sys-
tem erstellt werden?
a) Report Painter
b) ABAP/4-Programmierung
c) ABAP/4-Query
d) Report Writer

5.6 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig?
a) Richtig Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen
Einfluss auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und
die Papiermenge.
b) Richtig Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion –
hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M)
und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) – als Suchkrite-
rien eingegeben werden.
c) Richtig Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können
Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen.
d) Falsch Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskri-
terien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.

192
Sandini Bib

5
2. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig?
a) Falsch Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benut-
zer definiert werden.
b) Richtig Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standard-
report individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihen-
folge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann.
c) Richtig Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich
gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden.
d) Richtig Es ist mit Hilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimm-
ten Kriterien zu filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden.
Informationen zu den falschen Antworten: Es können beliebig viele An-
zeigevarianten pro Report definiert werden.
3. Mit welchen Werkzeugen können firmenspezifische Berichte im SAP-Sys-
tem erstellt werden?
a) Richtig Report Painter
b) Richtig ABAP/4-Programmierung
c) Richtig ABAP/4-Query
d) Richtig Report Writer

5.6 Lösungen 193


Sandini Bib
Sandini Bib

Kapitel 6
Hilfen
6.1 Die SAP-Bibliothek 197
6.1.1 Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü 198
6.1.2 Hilfe zur Anwendung 206
6.1.3 Glossar 206
6.1.4 Release-Infos 207
6.2 Zusätzliche Hilfen 207
6.2.1 Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs 207
6.2.2 Hilfen bei einem Kurzdump 207
6.2.3 SAP Help Portal 208
6.2.4 Informationsquellen 209
6.3 Fragen 210
6.4 Lösungen 211

195
Sandini Bib
Sandini Bib

Hilfen
Die Verwendung der Funktionstasten F1 (Feldhilfe) und F4 (Eingebehilfe)
wurde bereits ausführlich behandelt. In diesem Kapitel geht es um weitere
Hilfen, die jeder SAP R/3®-Anwender nutzen kann.

6.1 Die SAP-Bibliothek


Die SAP-Bibliothek (SAP Online-Dokumentation) zum Release R/3 Enter-
prise wird auf CDs an die Kunden der SAP geliefert und ist darüber hinaus
auf den Internetseiten der SAP frei zugänglich. Die CD-Auslieferung erfolgt
in den Formaten
• HTML Help (Standard HTML)
• Plain HTML (komprimiertes HTML)
HTML Help
Dieses Format wird normalerweise für Frontend-PCs mit den Betriebssystemen
Windows 95, Windows 98 oder Windows NT 4.0 verwendet. Die Anzeige
erfolgt durch den Microsoft HTML-Help Viewer.
Nach entsprechendem Setup ist der Zugriff
• online möglich (aus dem SAP-System)
• offline von der Festplatte möglich (ohne SAP-System)
• offline direkt von der CD möglich (ohne SAP-System)
Der Online-Zugriff wird in diesem Kapitel näher betrachtet.
Plain HTML
Dieses Format kann für alle Frontend-Plattformen eingesetzt werden, die
SAP unterstützt. Die Anzeige erfolgt durch einen Standard-Webbrowser
(Microsoft Internet Explorer, Netscape; vgl. Abb. 6.1).
Nach entsprechendem Setup ist der Zugriff
• online möglich (aus dem SAP-System)
• offline möglich (ohne SAP-System)
Die Hilfedateien werden in einem gepackten Format ausgeliefert und auf ei-
nem Webserver oder Fileserver installiert. Die Volltextsuche funktioniert hier
nur bei Installation auf einem Webserver. Der direkte Zugriff auf die CD (zur
Anzeige der Hilfstexte) ist nicht möglich.

6.1 Die SAP-Bibliothek 197


Sandini Bib

6 Hilfen

Abbildung 6.1 Anzeige der SAP-Bibliothek im Plain HTML-Format (© SAP AG)

6.1.1 Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü


Aufruf der SAP-Bibliothek, Bildbereiche
Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf (vgl. Abb. 6.2) und kli-
cken Sie auf den Menüpunkt SAP-BIBLIOTHEK (vgl. Abb. 6.3).
Die Startseite der SAP-Bibliothek wird angezeigt. Unterhalb der Titelleiste
sehen Sie eine Drucktastenleiste. Darunter sehen Sie im linken Teil des Fens-
ters einen Navigationsbereich mit Registerkarten zur Anzeige eines Menü-
baums, zur Indexsuche und zur Volltextsuche. Der rechte Teil des Fensters
enthält einen Bereich zur Anzeige des aktuellen Hilfethemas.

Abbildung 6.2 Hilfemenü (© SAP AG)

198
Sandini Bib

Abbildung 6.3 Anzeige der SAP-Bibliothek im HTML Help-Format (© SAP AG)

Navigation in der Registerkarte »Inhalt«


Nach Aufruf der SAP-Bibliothek (auf der Startseite) wird im Navigationsbe-
reich die Registerkarte »Inhalt« angezeigt, von deren Menübaum zunächst
lediglich der oberste Knotenpunkt »SAP-Bibliothek« erkennbar ist. Links
neben dieser Bezeichnung sehen Sie ein Buchsymbol.
Das in dieser Registerkarte angezeigte Help Viewer Menü hat eine hierarchi-
sche Baumstruktur. Die Elemente einer derartigen Struktur nennt man Kno-
ten, Knoten ohne Nachfolger heißen Endknoten. Der oberste Knoten eines
Help Viewer Menüs ist ein Buch (und gleichzeitig ein Menü), die Endknoten
eines Help Viewer-Menüs sind Hilfethemen oder Bücher, alle anderen Kno-
ten sind Menüs.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Buch »SAP-Bibliothek« aus, so wird die
zweite Menüebene dieses Buches geöffnet/expandiert (Abb. 6.4). Der erste
Menüeintrag des Buches »SAP-Bibliothek« lautet »Einführung in das SAP-
System«. Die letzten beiden Knoten dieses Help Viewer Menüs sind Hilfe-
themen, die Sie durch Einfachklick auf den entsprechenden Knoten im rech-
ten Teil des Fensters anzeigen können.
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wäh-
len Sie den Menüpunkt ALLE ÖFFNEN des Kontextmenüs. Alle Menüpunkte des
Buches »SAP-Bibliothek« werden geöffnet (Abb. 6.5). Das in dieser Abbildung
gezeigte Menü »Listen« enthält zwei Menüeinträge (Endknoten), die Bücher
sind.

6.1 Die SAP-Bibliothek 199


Sandini Bib

6 Hilfen

Abbildung 6.4 Erste und zweite Menüebene des Buches »SAP-Bibliothek« (© SAP AG)

Abbildung 6.5 Menüpunkte des Menüs »Einführung in das SAP-System« (© SAP AG)

Navigation in den Hilfethemen


Unterhalb des Menüpunkts »Listen« finden Sie das Hilfethema »Arbeiten mit
der Ausgabesteuerung«, das Sie mit einem Einfachklick aufrufen können.
Wenn Sie den Schluss dieses Hilfethemas anzeigen, sehen Sie das in Abbil-
dung 6.6 gezeigte Bild. Die unterste Zeichenkette »Status der Ausgabeauf-
träge« wird unterstrichen und andersfarbig dargestellt; wenn Sie den Maus-
zeiger darauf ziehen, verändert er seine Form und wird zu einer Hand. Damit
wird angezeigt, dass mit diesem Textteil ein Hyperlink zu einem anderen Hilfe-
thema oder Buch verknüpft ist.
Klicken Sie auf diesen Textteil. Ein neues Fenster wird geöffnet und das Hilfe-
thema »Status der Ausgabeaufträge« innerhalb des SAP-Druckerhandbuchs
(zur Anwendungskomponente BC) wird geöffnet (Abb. 6.7).

200
Sandini Bib

Abbildung 6.6 Hilfethema »Arbeiten mit der Ausgabesteuerung« (© SAP AG)

Klicken Sie auf die Drucktaste »Suchen«. Die Position dieses Hilfethemas
innerhalb des Help Viewer Menüs des Buches »Druckerhandbuch« wird
dargestellt (Abb. 6.8).
Durch Klick auf das Symbol zum Schließen eines Fensters (in der rechten
oberen Fensterecke) können Sie das Druckerhandbuch schließen; Sie sehen
wieder das Buch »SAP-Bibliothek«. (Weitere Möglichkeiten zum Schließen
eines Fensters bieten das Dropdownmenü in der linken oberen Fensterecke
und die Tastenkombination (Alt) + (F4)). Zum Komprimieren (Schließen) aller
geöffneten Menüs dieses Buches klicken Sie mit der rechten Maustaste in den
Navigationsbereich und wählen den Menüpunkt ALLE SCHLIEßEN.

Abbildung 6.7 Hilfethema »Status der Ausgabeaufträge« (© SAP AG)

6.1 Die SAP-Bibliothek 201


Sandini Bib

6 Hilfen

Abbildung 6.8 Anzeige der Position eines Hilfethemas (© SAP AG)

Prozesse
Nach Aufruf der SAP-Bibliothek über den bekannten Menüpfad des SAP-Sys-
tems wird ein weiterer Prozess auf der Ebene des Betriebssystems erzeugt, den
Sie z.B. in der Taskleiste Ihres PCs sehen können. Wenn Sie in der Registerkarte
»Inhalt« zu einem Endknotenpunkt navigieren, der ein Buch ist, und einen
Doppelklick auf dieses Buch ausführen, wird dieses Buch geöffnet. Sie sehen
dann ein neues Fenster. Auf der Ebene des Betriebssystems wurde ein neuer
Prozess erzeugt (Abb. 6.9). In diesem neuen Fenster herrschen fast die gleichen
Verhältnisse und können Sie fast genauso arbeiten wie in dem vorangegange-
nen Fenster. Lediglich die Registerkarte »Index« wird hier nicht angeboten, weil
zu diesem Buch kein Index existiert.
Sie können also aus einem Buch heraus weitere Bücher (Fenster, Prozesse)
öffnen. Durch Klick auf das Symbol zum Schließen eines Fensters (in der
rechten oberen Fensterecke) können Sie jedes dieser Fenster wieder schlie-
ßen. Wenn Sie das zuerst aufgerufene Fenster (mit dem Titel »SAP-Biblio-
thek – SAP-Bibliothek«) schließen, werden alle Hilfefenster geschlossen.

Abbildung 6.9 Aufruf eines weiteren Buches (© SAP AG)

202
Sandini Bib

6
Drucktasten
Ausblenden und Einblenden
Durch Klick auf die Drucktaste Ausblenden können Sie den Navigationsbe-
reich ausblenden. Anstelle dieser Drucktaste wird dann die Drucktaste Ein-
blenden angezeigt, die zum Einblenden des Navigationsbereichs dient.
Suchen
Die Position des aktuellen Hilfethemas wird im Navigationsbereich ange-
zeigt. Diese Funktion ist dann interessant, wenn Sie über die Hyperlinks
mehrerer Hilfethemen zu einem bestimmten Hilfethema gekommen sind
und nun wissen wollen, an welcher Stelle der Gliederung dieses Hilfethema
zu finden ist.
Zurück und Vorwärts
Der HTML-Help Viewer speichert innerhalb eines Buches die Links zu den
von Ihnen aufgerufenen Dokumente sowie deren Reihenfolge. Mit Hilfe der
Drucktasten Zurück und Vorwärts können Sie in dieser Folge navigieren.
Startseite
Die Startseite der SAP-Bibliothek wird angezeigt.
Schriftart
Durch wiederholtes Klicken auf diese Drucktaste können Sie die Schriftgröße
des Hilfethemas vergrößern bzw. verkleinern.
Drucken
Sie haben hier die Möglichkeit, das aktuelle Hilfethema bzw. dieses Thema
mit allen seine Unterthemen (im Menübaum) auszudrucken.
Optionen
Die hier angeboten Einstellmöglichkeiten für Anwender sind größtenteils mit
Hilfe der Drucktasten ausführbar.
Hilfe
Hier ist ein Hilfstext hinterlegt.

Indexsuche
Zur Indexsuche innerhalb der SAP-Bibliothek klicken Sie auf den Registerkar-
tentitel »Index« (Abb. 6.10). Wenn Sie nach Aufruf der SAP-Bibliothek erst-
malig auf diesen Kartentitel klicken, wird ein Index erzeugt. Sollten Sie die
SAP-Bibliothek mit der Anzeige dieses Kartentitels schließen, wird bei erneu-
tem Aufruf dieser Index sofort generiert. Das Erzeugen des Index kann einige
Zeit in Anspruch nehmen.
Die Registerkarte »Index« enthält ein Eingabefeld, darunter den Index (zwei-
stufig hierarchisch geordnet) und die Drucktaste Anzeigen.

6.1 Die SAP-Bibliothek 203


Sandini Bib

6 Hilfen

Abbildung 6.10 Registerkarte»Index« (© SAP AG)

Sie können in das Eingabefeld ein Schlüsselwort eingeben. Mit der Eingabe
jedes Zeichens zeigt der darunter stehende Index automatisch den nächsten
Indexeintrag an, auf den die bisher eingegeben Zeichenkette passt.
Wenn Sie z.B. das Schlüsselwort »Feld« eingeben, sehen Sie das in Abbil-
dung 6.11 dargestellte Bild. Nach Markieren eines Indexeintrags und Klick
auf die Drucktaste Anzeigen sehen Sie entweder ein Hilfethema oder meh-
rere Hilfethemen in einem gesonderten Dialogfenster (Abb. 6.12). Hier kön-
nen Sie ein Hilfethema wählen und anzeigen.

Abbildung 6.11 Index zum Schlüsselwort »Feld« (© SAP AG)

204
Sandini Bib

Abbildung 6.12 Hilfethemen zum Indexeintrag »Feld« (© SAP AG)

Volltextsuche
Zur Volltextsuche in der SAP-Bibliothek klicken Sie auf den Registerkartentitel
»Suchen« (Abb. 6.13).
Die Registerkarte »Suchen« enthält ein Eingabefeld, die Drucktasten Themen
auflisten und Anzeigen sowie einen Bereich zur Anzeige der Themen.
Wenn Sie z.B. den Suchbegriff »Feld« eingeben und auf die Drucktaste
Themen auflisten klicken, sehen Sie nach einiger Zeit das in Abbildung 6.13
dargestellte Bild.
Nach Markieren eines Themas und Klick auf die Drucktaste Anzeigen wird
das Hilfethema angezeigt.

Abbildung 6.13 Themen zum Suchbegriff »Feld« (© SAP AG)

6.1 Die SAP-Bibliothek 205


Sandini Bib

6 Hilfen

6.1.2 Hilfe zur Anwendung


Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise eine beliebige Anwendung auf. Rufen Sie in-
nerhalb dieser Anwendung das Hilfemenü auf und klicken Sie auf den
Menüpunkt HILFE ZUR ANWENDUNG. Das zugehörige Buch der SAP-Biblio-
thek und ein zugehöriges Hilfethema werden angezeigt (vgl. Abb. 6.14).
Von hier aus können Sie in bekannter Weise weiter navigieren.

Abbildung 6.14 Hilfe zur Transaktion FS00 (© SAP AG)

6.1.3 Glossar
Das Glossar enthält SAP-Begriffe und ihre Verwendung. Rufen Sie in SAP
R/3 Enterprise das Hilfemenü auf und klicken Sie auf den Menüpunkt GLOS-
SAR (vgl. Abb. 6.15).

Die Arbeit mit dem Glossar läuft analog zur Arbeit mit der SAP-Bibliothek ab.

Abbildung 6.15 Glossar (© SAP AG)

206
Sandini Bib

6.1.4 Release-Infos
Release-Informationen beschreiben neue Funktionen und Änderungen in
einem SAP-Release.
Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf (vgl. Abb. 6.2) und klicken
Sie auf den Menüpunkt Release-Infos. Sie sehen das Einstiegsbild der Transak-
tion SO99 (vgl. Abb. 6.16).
Bei Verwendung der Drucktaste MYSAP RELEASENOTES GESAMTLISTEN wäh-
len Sie zunächst den Releasestand und erhalten eine Baumstruktur mit Re-
leasenotes (geordnet nach Anwendungskomponenten).
Mittels der Drucktaste AUSWAHL ÜBER MYSAP KOMPONENTE wählen Sie zu-
nächst die mySAP Komponente (vgl. die Komponenteninformationen, die
über das Statusfensters erreichbar sind) und erhalten eine »Liste der Release-
informationen«, deren Dokumente Sie anzeigen können.
Die Drucktasten FREITEXTSUCHE... und ATTRIBUTSUCHE... dienen zur Volltext-
suche von Release-Infos nach verschiedenen Kriterien.

Abbildung 6.16 Einstiegsbild zur Suche nach Release-Infos (© SAP AG)

6.2 Zusätzliche Hilfen


6.2.1 Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs
Die Menüpunkte SAP SERVICE MARKETPLACE und SUPPORT MELDUNG ERFASSEN
führen zu Hilfsfunktionen, auf die wir in diesem Kapitel nicht näher eingehen.
Beide Themen werden im Kapitel »Service und Support« näher behandelt.
Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN... sind Einstellungen der F1- und F4-
Hilfe möglich.

6.2.2 Hilfen bei einem Kurzdump


In Einzelfällen kann es aufgrund einer Fehlbedienung, eines Systemfehlers,
eines Programmfehlers oder eines Laufzeitfehlers zu einem Abbruch der Ver-
arbeitung und einem Kurzdump kommen, der auf Ihrem Bildschirm ange-
zeigt wird. Verhaltenshilfen können Sie dann dem angezeigten SAP-Fenster
entnehmen (Abb. 6.17).

6.2 Zusätzliche Hilfen 207


Sandini Bib

6 Hilfen

Abbildung 6.17 Kurzdump (© SAP AG)

6.2.3 SAP Help Portal


Über das SAP Help Portal erhalten Sie öffentlich zugängliche Hilfen zu SAP
R/3 Enterprise sowie zu weiteren Produkten der SAP AG. Diese Website ent-
hält außerdem Informationen zum Bestellen von CD-ROMs mit SAP-Doku-
mentationen.
Rufen Sie in einem Internet Explorer die Internetadresse http://www.help.
sap.com auf (Abb. 6.18). Klicken Sie auf das Menü »SAP R/3 und R/3 Enter-
prise« und wählen Sie den Menüeintrag »SAP R/3 und R/3 Enterprise Re-
lease 4.70«. Klicken Sie nun auf den Eintrag »German« im rechten Teil des
Fensters. Die Startseite der SAP-Bibliothek wird in einem neuen Fenster im
Plain HTML-Format angezeigt (Abb. 6.19).

208
Sandini Bib

Abbildung 6.18 Homepage des SAP Help Portal (© SAP AG)

Abbildung 6.19 Startseite der SAP-Bibliothek im SAP Help Portal (© SAP AG)

6.2.4 Informationsquellen
• SAP-Hauszeitschrift SAP INFO
Die SAP-Hauszeitschrift SAP INFO wird SAP-Kunden normalerweise
automatisch zugesandt. In ihr wird über neue Entwicklungen sowie den
Einsatz der Produkte beim Kunden berichtet.

6.2 Zusätzliche Hilfen 209


Sandini Bib

6 Hilfen

• Funktionsbeschreibungen
Die Funktionsbeschreibungen gibt es zu jeder Anwendungskomponente.
Sie können bei der SAP direkt bestellt werden. In den Funktionsbeschrei-
bungen stehen besonders die betriebswirtschaftlichen Einsatzmöglichkei-
ten von SAP im Vordergrund.
• Internetseiten der SAP AG
Sie erreichen die Homepage der SAP AG unter der Internetadresse
http://www.sap.com/germany/ (Abb. 6.20).

Abbildung 6.20 Homepage der SAP AG (© SAP AG)

6.3 Fragen
1. Welche der vier Aussagen über die Schnellhilfe ist/sind richtig?
a) Hilfefenster können Sie im Unterschied zu Dialogfenstern (die von
Ihnen eine Eingabe verlangen) mit der Taste (Esc) verlassen.
b) Im Hilfefenster gibt es die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS; klicken Sie
diese an, so erhalten Sie Zusatzinformationen; klicken Sie darauf und
auf die Schaltfläche NAVIGIEREN, wird Ihnen z.B. das ABAP/4-Pro-
gramm angezeigt.
c) Bei Reportlisten ist keine Anzeige technischer Infos möglich.
d) Manchmal gibt es im Hilfefenster neben der Schaltfläche TECHNISCHE
INFOS auch die Schaltflächen ERWEITERTE HILFE und SUCHEN.
2. Welche der vier Aussagen über das Glossar ist/sind richtig?
a) Über HILFE | GLOSSAR erhalten Sie je nach Arbeitsgebiet, in dem Sie sich
befinden, eine andere Glossarliste angezeigt.

210
Sandini Bib

6
b) Wenn Ihnen zu einem Glossarbegriff die Erläuterung nicht ausreicht,
drücken Sie (Alt)+(F4), und Sie erhalten von der CD-ROM eine
erweiterte Hilfe.
c) Über das Symbol Suchen können Sie wie in einer Werteliste nach
Begriffen suchen.
d) Der Superuser kann Ihnen die Berechtigung erteilen, neue Glossar-
begriffe anzulegen.
3. Welche der vier Aussagen über das Navigieren in der SAP-Bibliothek
ist/sind richtig?
a) Zur Bibliothek gehören unter anderem eine Dokumentation zum IDES-
Mandanten und Informationen zum Online Service System (OSS).
b) Wenn Sie unterstrichene Begriffe anklicken, bekommen Sie weitere
ausführliche Informationen, bei punktiert unterstrichenen Begriffen
erscheinen kurze Erklärungsfenster.
c) Im linken Drittel einer jeden Bildschirmmaske bekommen Sie das In-
haltsverzeichnis des jeweiligen Buches (oder wahlweise eine Indexsuche
oder eine Volltextsuche) angezeigt, so weit Sie es aufgeblättert haben.
d) In der Drucktastenleiste können Sie nicht nur vor- und rückwärts blät-
tern, sondern auch die Buttons Home, Hide (oder Show), Locate, Print
und Options nutzen.
4. Welche der vier Aussagen über Hilfetexte in der SAP-Bibliothek ist/sind
richtig?
a) Hilfetexte in der Online-Dokumentation lassen sich normalerweise
über die Register Contents, Index und Search finden.
b) Hilfetexte lassen sich über PRINT in der Menüleiste ausdrucken.
c) Zu einem Hilfethema können Sie selbst zusätzliche Anmerkungen er-
stellen, die nach Abspeicherung über eine Büroklammer angezeigt und
verändert werden können.
d) Benötigen Sie Hilfetexte öfter, so können Sie Lesezeichen definieren.

6.4 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen über die Schnellhilfe ist/sind richtig?
a) Richtig Hilfefenster können Sie im Unterschied zu Dialogfenstern (die
von Ihnen eine Eingabe verlangen) mit der Taste (Esc) verlassen.
b) Richtig Im Hilfefenster gibt es die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS;
klicken Sie diese an, so erhalten Sie Zusatzinformationen; klicken Sie
darauf und auf die Schaltfläche NAVIGIEREN, wird Ihnen z.B. das
ABAP/4-Programm angezeigt.
c) Falsch Bei Reportlisten ist keine Anzeige technischer Infos möglich.
d) Richtig Manchmal gibt es im Hilfefenster neben der Schaltfläche TECH-
NISCHE INFOS auch die Schaltflächen ERWEITERTE HILFE und SUCHEN.
Informationen zu den falschen Antworten: Auch Hilfefenster zur Selektions-
eingabe für Reportlisten haben die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS.

6.4 Lösungen 211


Sandini Bib

6 Hilfen

2. Welche der vier Aussagen über das Glossar ist/sind richtig?


a) Falsch Über HILFE | GLOSSAR erhalten Sie je nach Arbeitsgebiet, in dem
Sie sich befinden, eine andere Glossarliste angezeigt.
b) Falsch Wenn Ihnen zu einem Glossarbegriff die Erläuterung nicht aus-
reicht, drücken Sie (Alt)+(F4), und Sie erhalten von der CD-ROM
eine erweiterte Hilfe.
c) Richtig Über das Symbol SUCHEN können Sie wie in einer Werteliste
nach Begriffen suchen.
d) Falsch Der Superuser kann Ihnen die Berechtigung erteilen, neue
Glossarbegriffe anzulegen.
Informationen zu den falschen Antworten: Es gibt keine »erweiterte
Glossarliste«, genauso wenig können oder sollen Sie zu den SAP-Begrif-
fen neue, eigene Begriffe hinzufügen. Die Menüfunktion SUCHEN ist in
der Standardinstallation nicht vorhanden.
3. Welche der vier Aussagen über das Navigieren in der SAP-Bibliothek
ist/sind richtig?
a) Falsch Zur Bibliothek gehören unter anderem eine Dokumentation zum
IDES-Mandanten und Informationen zum Online Service System (OSS).
b) Falsch Wenn Sie unterstrichene Begriffe anklicken, bekommen Sie
weitere ausführliche Informationen, bei punktiert unterstrichenen
Begriffen erscheinen kurze Erklärungsfenster.
c) Richtig Im linken Drittel einer jeden Bildschirmmaske bekommen Sie
das Inhaltsverzeichnis des jeweiligen Buches (oder wahlweise eine In-
dexsuche oder eine Volltextsuche) angezeigt, so weit Sie es aufgeblät-
tert (+) haben.
d) Richtig In der Drucktastenleiste können Sie nicht nur vor- und rück-
wärts blättern, sondern auch die Buttons Home, Hide (oder Show),
Locate, Print und Options nutzen.
Informationen zu den falschen Antworten: Für IDES und OSS gibt es eine
zusätzliche Online-Dokumentation. Die Online-Dokumentation im HTML-
Format hat keine punktiert unterstrichenen Begriffe mehr.
4. Welche der vier Aussagen über Hilfetexte in der SAP-Bibliothek ist/sind
richtig?
a) Richtig Hilfetexte in der Online-Dokumentation lassen sich normaler-
weise über die Register Contents, Index und Search finden.
b) Richtig Hilfetexte lassen sich über Print in der Menüleiste ausdrucken.
c) Falsch Zu einem Hilfethema können Sie selbst zusätzliche Anmerkun-
gen erstellen, die nach Abspeicherung über eine Büroklammer ange-
zeigt und verändert werden können.
d) Falsch Benötigen Sie Hilfetexte öfter, so können Sie Lesezeichen defi-
nieren.
Informationen zu den falschen Antworten: Anmerkungen konnten nur in
den Windows-Help-Dateien erstellt werden. Lesezeichen sind ebenso
entfallen.

212
Sandini Bib

Kapitel 7
Drucken im R/3-System
7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken 215
7.1.1 Spool-Service 215
7.1.2 Ablauf beim Drucken 216
7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 218
7.2.1 Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung 218
7.2.2 Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text 219
7.2.3 Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste 226
7.2.4 Beispiel: Ausdruck der Liste 228
7.2.5 Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes 231
7.3 Fragen 231
7.4 Lösungen 233

213
Sandini Bib
Sandini Bib

Drucken im R/3-System
SAP R/3 stellt Ihnen vielfältige und komfortable Möglichkeiten zur Verfü-
gung, um Ihre Ergebnisse professionell aufbereitet im Netzwerk auszudru-
cken. R/3 unterstützt dabei
• die meistverwendeten Netzwerkdrucker
• alle Windows-kompatiblen Drucker
• Spezialdrucker für Etiketten und Barcode-Listen
Sie können diese Drucker sowohl im Netzwerk als auch am jeweiligen SAP-
Anwendungsserver betreiben.
Darüber hinaus können Sie mit der R/3-Druckersteuerung Daten an Fax-,
Telex- oder Archivdienste weitergeben.
Die Einrichtung dieser Drucker und Dienste obliegt in der Regel der R/3-Sys-
temverwaltung.

7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken


Das Spool-System (Komponente BC-CCM-PRN) ist Bestandteil des Compu-
ting Center Management Systems (Komponente BC-CCM) und der Basis
(Komponente BC). Es dient zur Ausgabe von SAPscript-Texten (z.B. Bestel-
lungen und Rechnungen), Reportlisten (z.B. einer Kostenstellenliste) und
Business-Grafiken an ein Ausgabegerät (z.B. Drucker oder Faxgerät).

7.1.1 Spool-Service
Wie Sie bereits wissen, ist die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der
Client/Server-Architektur aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP
R/3-Systems. SAP bezeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissys-
tem.
Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsser-
vern und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System meh-
rere Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start
eine Reihe von Workprozessen (Betriebssystemprozessen), die in ihrer Ge-
samtheit die R/3-Applikation bilden.
Das Basissystem ist für eine Reihe von Diensten (im Sinne der Client/Server-
Architektur) verantwortlich, die im SAP-Sprachgebrauch auch als Services
bezeichnet werden.
Einer dieser Dienste ist der Spool-Service. Als Client/Server-Applikation, die
auf unterschiedlichsten Plattformen arbeitet, muss SAP R/3 auch unter-
schiedlichste Drucker bedienen können. Dies erfolgt mit Hilfe von (häufig
einem, manchmal mehreren) Spool-Workprozessen.

7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken 215


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

Unmittelbar nach dem Start eines SAP-Applikationsservers wird der SAP-


Dispatcher gestartet, ein Workprozess, der selbst wieder neue Workprozesse
erzeugt. Der SAP-Dispatcher ist also ein Vaterprozess, der eine Kette unter-
geordneter Prozesse erzeugt, die ihm als »Kinder« angehören. Wie viele Un-
terprozesse erzeugt werden und welche Aufgaben sie wahrnehmen, wird
von einer Profildatei gesteuert. Spool-Workprozesse werden vom SAP-Dis-
patcher erzeugt.
Ein anderer Dienst ist der Dialog-Service, dessen Dialog-Workprozesse (Dia-
logprozesse) ebenfalls der SAP-Dispatcher erzeugt. Nach Ihrer Benutzeran-
meldung am R/3-System übernimmt ein Dialog-Workprozess die Auswer-
tung Ihrer Aktionen (z.B. eines Mausklicks) und der von Ihnen im Dialog
eingegebenen Daten.
Als Letztes sei hier der Batch-Service genannt. Der SAP-Dispatcher erzeugt
die Batch-Workprozesse (Batchprozesse) für die Zwecke der R/3-Hinter-
grundverarbeitung.

7.1.2 Ablauf beim Drucken


Druckvorgang innerhalb des R/3-Systems bis zur
Ausgabe der Druckdaten
Der Druckvorgang läuft innerhalb des R/3-Systems – im Gegensatz zum
Druckvorgang innerhalb der meisten anderen Spool-Systeme – bis zur Ausgabe
der Druckdaten in zwei Schritten ab (vgl. Abb. 7.1).
1. Druckdaten können von einem beliebigen Dialog-Workprozess oder
Batch-Workprozess (auf Veranlassung einer R/3-Anwendung) generiert
werden. Die R/3-Anwendung stellt in diesem Fall einen Verwaltungssatz
in die Spool-Datenbank, der Angaben über den Drucker und das Ausgabe-
format enthält. Die eigentlichen (im Wesentlichen geräteunabhängigen)
Druckdaten werden im SAP-Sprachgebrauch als Spoolauftrag bezeichnet.
Sie werden entweder in die TemSe-Datenablage der Datenbank gestellt
(eine Tabelle, die Temporäre Sequentielle Objekte verwaltet) oder in eine
gewöhnliche Betriebssystemdatei. Welche der beiden Alternativen ge-
wählt wird, steuert eine Profildatei beim Start des SAP-Dispatchers.
2. Nach Auslösen eines Ausgabeauftrags liest der Spool-Workprozess den
Verwaltungssatz aus der Datenbank sowie die eigentlichen Druckdaten aus
der TemSe oder der Betriebssystemdatei und bereitet sie für den gewählten
Drucker auf (Formatieren, Einfügen der Drucker-Steuersequenzen).

Ausgabe der Druckdaten


Das weitere Vorgehen ist davon abhängig, wie der angesprochene Drucker
konfiguriert ist.
Ein Ausgabegerät (z.B. ein Drucker) kann aus der Sicht Ihres PC-Betriebssys-
tems über eine lokale Verbindung oder über eine Fernverbindung an das

216
Sandini Bib

7
R/3-System angeschlossen sein. In Abbildung 7.1 wird darüber hinaus ein
Ausgabegerät dargestellt, das direkt über das Betriebssystem, auf dem R/3
läuft an das R/3-System angeschlossen ist.
In der Regel empfiehlt sich eine lokale Verbindung zu einem Drucker. Dies ist
die schnellste und zuverlässigste Verbindungsart. Voraussetzung hierfür ist,
dass der Drucker von einem Windows-NT-Server aus zugänglich ist, auf dem
ein R/3-Aufbereitungsserver läuft. In diesem Fall bearbeitet der Druck-Manager
von Windows NT (auf dem Windows NT-Server) die R/3-Druckaufträge.
Bei einer Fernverbindung (PC-Verbindung) übergibt das R/3-System die
Druckdaten an das Vermittlungsprogramm SAPLPD, das auf dem PC läuft.
(SAPLPD, der »local print demon«, ist ein im Unix-Umfeld gebräuchlicher
Hintergrundprozess für die Druckausgabe.) Das Vermittlungsprogramm
SAPLPD übergibt die Daten dann zum Druck an den Windows-Druckmanager
auf Ihrem PC.

Abbildung 7.1 Drucken im R/3-System (© SAP AG)

In diesem Kapitel behandeln wir das Drucken im Dialog. Auf das Drucken im
Hintergrund gehen wir im nächsten Kapitel ein.

7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken 217


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen


im Dialog
7.2.1 Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung
Bevor Sie aus SAP R/3 drucken, sollten in Ihren benutzereigenen Daten be-
stimmte Vorschlagswerte (Defaultwerte) zur Druckersteuerung (Spool-Steu-
erung) eingetragen sein. Die Arbeit mit diesen Defaultwerten entlastet Sie
und das R/3-System.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN und im angezeigten Bildschirmbild die Registerkarte »Fest-
werte«.
« Die Festwerte Ihrer benutzereigenen Daten werden in einem neuen
Modus angezeigt (Abb. 7.2).

Abbildung 7.2 Registerkarte »Festwerte« (© SAP AG)

2. Tragen Sie in das Feld »Ausgabegerät« des Gruppenrahmens »Spool-


Steuerung« das Kürzel (den Kurznamen) Ihres Ausgabegerätes ein.

218
Sandini Bib

7
Hinweis Erkundigen Sie sich bei Ihrer Systemadministration nach dem
Kurznamen des Ausgabegerätes (Druckers).
Hinweis Die Angabe eines anderen Ausgabegerätes ist später immer noch
möglich, wenn Sie z.B. eine bestimmte Liste drucken wollen.
3. Markieren Sie die Ankreuzfelder »sofort ausgeben« und »Löschen nach
Ausgabe« mit je einem Haken.
Hinweis Sie haben später noch die Möglichkeit, diese Werte zu ändern.
4. Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klick auf .
« In der Statusleiste erscheint der Hinweis »Benutzer ... wurde gesi-
chert«.
5. Löschen Sie den aktuellen Modus.

7.2.2 Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text


SAPscript (Komponente BC-SRV-SCR) ist ein SAP-Werkzeug für das Text-
management und den Formulardruck. Hauptbestandteil ist ein Editor zum
Erfassen und Bearbeiten der Zeilen eines Textes.
Nach Aufruf der Druckfunktion im R/3-System wird generell (mindestens)
ein Auswahlbild gestartet, in das (in die) Sie alle erforderlichen Angaben
eintragen. Ausnahmen davon gibt es nur beim Drucken aus der Hinter-
grundverarbeitung, oder falls die Übergabe der Daten direkt aus der An-
wendung an das Spool-System erfolgt. Die Auswahlbilder verschiedener
Anwendungen können unterschiedlich gestaltet sein.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad WERKZEUGE | FORMULARDRUCK |
SAPSCRIPT | STANDARDTEXT und klicken Sie doppelt auf »Standardtext«.
« Das Einstiegsbild des SAPscript-Editors wird angezeigt (Abb. 7.3).

Abbildung 7.3 Einstiegsbild des SAPscript-Editors (© SAP AG)

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 219


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

2. Geben Sie in das Feld »Textname« die Zeichenkette »Zum Beispiel


SAPscript-Druck« ein und klicken Sie auf die Drucktaste Anlegen.
« Das SAPscript-Fenster zur Texteingabe wird angezeigt (Abb. 7.4).
Hinweis Der Textname sollte mit »Y« oder »Z« beginnen, damit er in
dem für SAP-Kunden reservierten »Namensraum« liegt.

Abbildung 7.4 SAPscript-Fenster zur Texteingabe (© SAP AG)

3. Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein, z.B. »Druck eines SAPscript-Textes«.
4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Drucken .
« Das Auswahlbild »Drucken: Allgemeiner Standardtext ...« wird ange-
zeigt (Abb. 7.5).
Hinweis Die Felder »Ausgabegerät«, »Sofort ausgeben« und »Löschen
nach Ausgabe« enthalten die Festwerte, die Sie in Ihren benutzereigenen
Daten gesetzt haben.
Hinweis Das Feld »Name« enthält den Namen des Spoolauftrags. Dieser
Name wird vom R/3-System vorgeschlagen, kann aber überschrieben
werden.

Abbildung 7.5 Auswahlbild zum Drucken aus dem SAPscript-Editor (© SAP AG)

220
Sandini Bib

7
5. Vergeben Sie im Feld »Titel« einen aussagekräftigen Namen, z.B.
»SAPscript-Druck«.

Hinweis Das hilft Ihnen später, diesen Auftrag im R/3-System leichter zu


identifizieren.

6. Entfernen Sie den Haken im Feld »Sofort ausgeben« durch Klick auf die-
ses Ankreuzfeld, da der Spoolauftrag mit diesem SAPscript-Dokument
zunächst im R/3-System verbleiben soll.

Hinweis Sie stellen damit den Ausdruck zurück. Falls Sie das Feld »Sofort
ausgeben« markieren, erfolgt ein Sofortdruck, d.h. die Druckdaten wer-
den sofort an das Ausgabegerät gesendet.

7. Entfernen Sie den Haken im Feld »Löschen nach Ausgabe«.

Hinweis Das Entfernen des Hakens im Feld »Löschen nach Ausgabe«


sollte die Ausnahme in Ihrer täglichen Arbeit und der Arbeit anderer Be-
nutzer des R/3-Systems sein! Anderenfalls wird das R/3-System mit einer
Vielzahl nicht mehr benötigter Spoolaufträge belastet. Das kostet erfah-
rungsgemäß erheblichen Speicherplatz.

Hinweis Nach Abschluss der Arbeit mit einem derartigen Spoolauftrag


sollten Sie ihn sofort löschen!

8. Klicken Sie auf das Feld »Neuer Spool-Auftrag« und drücken Sie die F1-
Taste.
« Dieses Feld wird entmarkiert und seine Feldhilfe wird angezeigt (Abb.
7.6).

Abbildung 7.6 Feldhilfe des Feldes »Neuer Spool-Auftrag« (© SAP AG)

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 221


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

9. Markieren Sie dieses Feld und das Feld »Spool-Auftrag abschließen« mit
einem Haken.
10. Tragen Sie in das Feld »Abteilung« einen beliebigen Text ein, z.B. »Name
d. Abt.«.

Hinweis Wenn der Ausdruck auf einem gemeinschaftlich genutzten


Drucker erfolgt, ist es sinnvoll, hier Ihren Namen einzutragen, damit der
Ausdruck zugeordnet werden kann.

Hinweis Im Anschluss an diesen Teil des Handlings werden weitere Fel-


der des Auswahlbildes kommentiert.

11. Klicken Sie auf die Drucktaste Drucken.


« Das Auswahlbild wird geschlossen und Sie sehen wieder den
SAPscript-Editor. In der Statusleiste wird die Nummer des Spoolauf-
trags (Spool-Nummer) angezeigt.
12. Klicken Sie auf die Drucktaste und beantworten Sie die Sicherungsab-
frage mit »Nein«.
« Sie sehen wieder das Einstiegsbild des SAPscript-Editors.
13. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Sie sehen das SAP-Menü.

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

In folgenden Fällen ist es sinnvoll, den Spoolauftrag nach einer Ausgabe


nicht zu löschen:
• Bei sehr langen Listen
Solche Ausgabeaufträge werden meist nach Geschäftsschluß erzeugt, da
sonst die Kollegen an einem gemeinsam genutzten Drucker längere Zeit
nicht drucken können.
• Bei Spoolaufträgen, die auf besonderen Vordrucken ausgedruckt werden
müssen
Wenn innerhalb eines Tages mehrere Druckaufträge auf besonderen Vor-
drucken ausgedruckt werden müssen, ist es sinnvoll, die entsprechenden
Spoolaufträge zuerst in der Ausgabesteuerung zu sammeln (um nicht
mehrmals am Tag das Papier zu wechseln). Danach wechseln Sie das Pa-
pier, legen für die zusammengehörenden Druckaufträge die entsprechen-
den Vordrucke ein und drucken anschließend die Druckaufträge gruppen-
weise auf den entsprechenden Vordrucken aus.
• Mehrfachausgabe
Der Spoolauftrag bleibt standardmäßig acht Tage in der Ausgabesteue-
rung. Danach wird er normalerweise gelöscht. Innerhalb dieser Frist kann
ein Spoolauftrag (bei Bedarf) wiederholt gedruckt werden, ohne dass z.B.
ein umfangreicher Report nochmals ausgeführt werden muss.

222
Sandini Bib

7
Wie kommentieren nun weitere Felder des Auswahlbildes und setzen an-
schließen das Beispiel fort:
»Anzahl Ausdr.«
Hier können Sie die gewünschte Anzahl der Ausdrucke eingeben.
»Seitenauswahl«
Durch geeignete Eingaben in dieses Feld (deren Format in der Feldhilfe be-
schrieben wird) können Sie festlegen, dass nur bestimmte Seiten eines Doku-
ments ausgegeben werden. Wenn Sie (für ein anderes Dokument) z.B. den
Wert »4« eingeben, wird nur die Seite 4 ausgedruckt.
»Spool-Verweildauer«
Nach Ablauf der angegebenen Dauer wird der Spoolauftrag gelöscht. Sie
sollten den Defaultwert »8« nur in begründeten Ausnahmefällen ändern.
Löschen Sie in diesem Fall sofort – nach Abschluss der diesbezüglichen Arbei-
ten – diesen Auftrag.

Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE.
« Das Fenster »Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge« wird
in einem neuen Modus angezeigt (Abb. 7.7).

Hinweis Wie Sie sehen, wird der von Ihnen vergebene Titel angezeigt. Wenn
Sie im Auswahlbild keinen Titel angeben, wird hier der Name angezeigt.

Abbildung 7.7 Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge (© SAP AG)

2. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus, indem Sie das Ankreuzfeld
ausfüllen, und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Druckansicht des SAPscript-Textes wird angezeigt (Abb. 7.8).
3. Klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Übersicht der Spool-Aufträge wird wieder angezeigt.

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 223


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

Abbildung 7.8 Druckansicht des SAPscript-Textes (© SAP AG)

4. Klicken Sie einfach auf die Drucktaste oder (als Alternative) doppelt auf
die Spool-Nummer des ausgewählten Auftrags.
« Ein Fenster mit Informationen zu diesem Auftrag wird angezeigt (Abb.
7.9). Die Aufbereitung wurde automatisch auf »INCH12« gesetzt.

Hinweis Sie haben in diesem Fenster die Möglichkeit, verschiedene De-


tails nachträglich zu ändern, z.B. Titel, Ausgabegerät und Aufbereitung.

Abbildung 7.9 Registerkarte »Spool-Informationen« (© SAP AG)

224
Sandini Bib

7
5. Wählen Sie die Registerkarte »Ausgabeinformationen«.
« Diese Registerkarte wird gezeigt (Abb. 7.10)

Hinweis Auch hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Details nach-
träglich zu ändern.

Abbildung 7.10 Registerkarte »Ausgabeinformationen« (© SAP AG)

6. Wählen Sie wieder die Registerkarte »Spool-Informationen«, ändern Sie


in ihr die Aufbereitung mittels der Suchhilfe des Feldes »Aufbereitung« in
»DINA4« und klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste
Sichern .
« Das vorangegangene Fenster wird wieder angezeigt.
7. Klicken Sie auf die Drucktaste und löschen Sie den aktuellen Modus.
« Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 225


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

7.2.3 Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste


Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING, geben
Sie in das Feld »Programm« die Zeichenkette »RFSKPL00« ein und klicken
Sie auf .
« Das Selektionsbild dieses Reports wird angezeigt.
2. Geben Sie in das Feld »Kontenplan« den Wert »GKR« ein und klicken Sie
auf .
« Die Sachkonten des Gemeinschaftskontenrahmens werden in einer
Liste angezeigt (Abb. 7.11).

Abbildung 7.11 Sachkontenliste (© SAP AG)

3. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste .


« Das Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« wird angezeigt (Abb. 7.12).

Abbildung 7.12 Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« (© SAP AG)

4. Klicken Sie auf die Drucktaste .


« Sie sehen ein Dialogfenster mit Tipps (Abb. 7.13).

226
Sandini Bib

Abbildung 7.13 Dialogfenster mit Tipps (© SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Bild auf die Drucktaste
Eigenschaften.
« Das Auswahlbild »Eigenschaften Spoolauftrag« wird angezeigt (Abb.
7.14). Im linken oberen Teil dieses Dialogfensters sehen Sie ein Menü. Das
Menü mit dem Namen »Allgemeine Eigenschaften« ist bereits expandiert.
Im rechten oberen Teil dieses Dialogfensters werden die aktuellen Werte
der Parameter dargestellt.

Abbildung 7.14 Auswahlbild »Eigenschaften Spoolauftrag« (© SAP AG)

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 227


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

6. Klicken Sie doppelt auf »Druckzeitpunkt« und ändern Sie den Druckzeit-
punkt mit Hilfe der Listbox in »Zunächst nur in den SAP-Spooler stel-
len«.
7. Klicken Sie im Menü »Spoolauftrag« doppelt auf »Titel« und vergeben Sie
im Feld »Titel« einen aussagekräftigen Namen, z.B. »Druck einer Liste«.
8. Klicken Sie im Menü »Spoolsteuerung« doppelt auf »Neuer Spool-Auf-
trag«.
« Das Ankreuzfeld »Neuer Spoolauftrag« ist markiert.
9. Klicken Sie im Menü »Spoolsteuerung« doppelt auf »Schutz vor Anhän-
gen« und markieren Sie das Ankreuzfeld »Schutz vor Anhängen«.
10. Markieren Sie das Ankreuzfeld »Ausgewählte Druckparameter auf Ein-
stiegsfenster einblenden« und klicken Sie im Auswahlbild »Eigenschaften
Spoolauftrag« sowie im Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« auf .
« Beide Auswahlbilder werden geschlossen und Sie sehen wieder die
Liste. In der Statusleiste wird die Nummer des Spoolauftrags (Spool-
Nummer) angezeigt.

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

7.2.4 Beispiel: Ausdruck der Liste


Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE.
«Das Fenster »Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge« (Trans-
aktion SP02) wird in einem neuen Modus angezeigt (Abb. 7.15).

Abbildung 7.15 Anzeige beider Spool-Aufträge (© SAP AG)

2. Wählen Sie den Auftrag »Druck einer Liste« aus, indem Sie das Ankreuz-
feld ausfüllen, und klicken Sie auf die Drucktaste .
« Die Druckansicht der Liste wird angezeigt (Abb. 7.16).

228
Sandini Bib

7
Hinweis Sie können der Statusleiste entnehmen, dass diese Liste 11 Seiten
umfasst.

Abbildung 7.16 Druckansicht der Liste (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste .


4. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste Drucken
mit geänderten Parametern.

Hinweis Auch hier könnten Sie noch Details ändern, z.B. dass nur die Sei-
ten 1 bis 3 ausgedruckt werden sollen.

5. Klicken Sie auf die Drucktaste .


6. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste der Übersicht auf die Druck-
taste Drucken ohne Änderung und sofort anschließend (mit schnellen
Wiederholungen) auf die Drucktaste Refresh . Beobachten Sie dabei das
zugehörige Feld »Status«! In diesem Feld wird der Status des Ausgabeauf-
trags angezeigt.
Alternativ können Sie (sofort) nach Klick auf die Drucktaste Drucken ohne
Änderung die Drucktaste Ausgabeaufträge wählen (Sie sehen dann die
Übersicht der Ausgabeaufträge) und sofort anschließend (mit schnellen
Wiederholungen) auf die Drucktaste Refresh klicken.
« Ein Ausgabeauftrag wird erzeugt.
« Normalerweise werden anstelle des ursprünglichen Status »-« ein oder
mehrere andere Stati angezeigt; häufig sehen Sie die Anzeige »in
Arb.«. Wir gehen darauf noch näher ein.
« Der Auftrag »Druck einer Liste« wird in der Übersicht gelöscht.
« Die gewünschte Liste wird gedruckt.

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog 229


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

Stati von Ausgabeaufträgen


Zu einem Ausgabeauftrag können in der Übersicht der Ausgabeaufträge fol-
gende Stati angezeigt werden:

Status Bedeutung

Wartet zeigt an, dass ein Ausgabeauftrag für den Spool-Workprozess


oder die Aufbereitung des Spool-Systems vorgesehen ist oder
diese gerade durchläuft.
Wenn dieser Status für einen Auftrag längere Zeit angezeigt
wird (länger als eine Minute), wurde der jeweilige Spool-
Workprozess möglicherweise abgebrochen, oder die Verbin-
dung zu einem entfernten Ausgabegerät kann nicht hergestellt
werden.
Der Spool-Workprozess gibt den betroffenen Ausgabeauftrag
automatisch neu aus.
In Arb. besagt, dass die auszugebenden Daten vom R/3-Spool-Work-
prozess oder vom Host-Spooler verarbeitet werden.
druckt zeigt an, dass der Auftrag an den Host-Spooler oder ein Aus-
gabegerät übergeben wurde und noch kein endgültiger Status
an das Spool-System zurückgemeldet wurde.
fertig zeigt bei Hostsystemen, die das R/3-Spool-System abfragen
kann, dass ein Auftrag ordnungsgemäß ausgegeben wurde,
wie dem R/3-Spool-System vom Hostsystem oder Ausgabe-
gerät gemeldet.
Wenn Statusinformationen vom Hostsystem für das Spool-
System nicht verfügbar sind, wird der Status des Ausgabeauf-
trags auf fertig gesetzt, sobald der Auftrag an den Host-Spool
übergeben wurde.
Problem besagt, dass bei der Ausgabe des Auftrags ein leichter Fehler
aufgetreten ist.
Fehler besagt, dass ein schwerer Fehler aufgetreten ist. Der Ausgabe-
auftrag konnte nicht ausgegeben werden.
Sie können die Fehlerursache anhand des Fehlerprotokolls er-
mitteln.
Vorgemerkt Der Erzeuger des Auftrags hat festgelegt, dass der Ausdruck
(+Zeitpunkt) zum angegebenen Zeitpunkt erfolgen soll.

Tabelle 7.1 Stati der Ausgabeaufträge (© SAP AG)

Fehler
Alle Fehler, die während der Verarbeitung eines Ausgabeauftrags auftreten,
werden protokolliert. In der Übersicht der Ausgabeaufträge zeigt die Druck-
taste an, zu welchen Ausgabeaufträgen ein Protokoll vorhanden ist.
Durch Klick auf rufen Sie das entsprechende Protokoll auf. Sie sehen
zunächst eine Zusammenfassung der Informationen. Über ALLE INFO wer-
den nähere Informationen zu diesem Protokoll angezeigt.

230
Sandini Bib

7.2.5 Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes


Ausgangspunkt SAP-Menü
1. Rufen Sie die Transaktion SP02 auf.
2. Markieren Sie den Auftrag »SAPscript-Druck«.

Hinweis Sie hätten die Möglichkeit, den Inhalt dieses oder eines anderen
Spoolauftrags (z.B. eine Bestellung oder Rechnung) über den Pfad SPOOL-
AUFTRAG | WEITERLEITEN | ÜBER SAPOFFICE SENDEN als E-Mail oder Fax zu
versenden.

3. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste DRU-


CKEN OHNE ÄNDERUNG.
« Der SAPscript-Text wird gedruckt.
« Der Spoolauftrag wird nicht gelöscht.

Hinweis Sie könnten diesen Text zu einem späteren Zeitpunkt nochmals


ausdrucken.

4. Wählen Sie den Menüpfad SPOOL-AUFTRAG | LÖSCHEN und bestätigen Sie


die Sicherheitsabfrage mit Ja.
« Der Auftrag wird gelöscht.

7.3 Fragen
1. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung der Spoolsteuerung ist/sind
richtig?
a) In der Maske »Bildschirmliste drucken« können Sie Voreinstellungen
zum Ausgabegerät und zur Zahl der Ausdrucke, zur Bezeichnung des
Spoolauftrags, zur Spoolsteuerung, zum Empfänger und zur Ausgabe-
formatierung vornehmen.
b) Bei der Voreinstellung »Druckzeitpunkt« wird bei großen Listen die
Option »Sofort ausgeben« empfohlen, weil es sehr zeitaufwändig ist,
sich eine große Liste an einem kleinen Bildschirm anzuschauen.
c) Voreinstellungen zum Ausgabegerät und zur Spoolsteuerung werden
aus dem Register Festwerte (Menü SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EI-
GENE DATEN) übernommen.
d) Bei der Voreinstellung »Spoolsteuerung« wird die OPTION »Nach Aus-
druck sofort löschen« empfohlen sonst stehen binnen kurzer Zeit we-
gen der vielen Listanforderungen jede Menge Listen in der Spooldatei.

7.3 Fragen 231


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

2. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung zeitversetzten Drucks


ist/sind richtig?
a) Wenn Sie erst später ausdrucken wollen, sollten Sie dem Spoolauftrag
einen »sprechende Namen« geben; abstim_db sagt z.B. mehr als
bayern1 oder uschi2.
b) Zeitversetztes Drucken ist besonders sinnvoll bei langen Listen oder
wenn der Druck auf besonderem Papier (z.B. mit Durchschlägen) erfol-
gen muss.
c) Wenn Sie eine Liste zeitversetzt drucken wollen, müssen Sie »Sofort
ausgeben« deaktivieren.
d) Listen, die nach dem Druck nicht gelöscht werden sollen, haben eine
Spool-Verweildauer von 8 Tagen, bevor sie standardmäßig gelöscht
werden. Sollen sie auch dann nicht gelöscht werden, müssen Sie eine
»9« eingeben.
3. Welche der vier Aussagen zur Spoolsteuerung ist/sind richtig?
a) Über SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE können Sie sich die Liste der (ei-
genen) Spoolaufträge anzeigen lassen.
b) Solange Druckaufträge noch im Spool sind, können Sie sich diese an-
zeigen lassen, oder beispielsweise »Löschen nach Ausgabe« deaktivie-
ren, weil Ihnen eingefallen ist, dass vielleicht auch der Vorstand ein
Listexemplar haben möchte.
c) Wenn Sie eine Spooldatei kennzeichnen, können Sie sich weitere Infor-
mationen (wie die Priorität) anzeigen lassen und ändern.
d) Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG gelangen Sie in die Ausgabe-
steuerung: AUSWAHL SPOOLAUFTRÄGE.
4. Welche der vier Aussagen zum Drucken ist/sind richtig?
a) Wenn aus dem Spoolauftrag ein Ausgabeauftrag erzeugt wurde, lässt
sich der Druck normalerweise nicht mehr stornieren.
b) Wenn Ihr Drucker den Seitenwechsel zu früh beginnt, liegt das in der
Regel an einem zu klein definierten Ausgabeformat.
c) Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG bekommen Sie das Fenster
»Ausgabesteuerung: Auswahl Spool-Aufträge« angezeigt und können
dort über das Ausführungssymbol nach dem Stand Ihres Druckjobs sehen.
d) Löschen Sie täglich einmal Ihre nicht mehr benötigten Spoolaufträge
sonst kann es passieren, dass »das System« – wenn es im Spool für
Neueingänge Platz schafft – die falschen, noch benötigten Spoolauf-
träge löscht.

232
Sandini Bib

7.4 Lösungen
1. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung der Spoolsteuerung ist/sind
richtig?
a) Richtig In der Maske »Bildschirmliste drucken« können Sie Voreinstel-
lungen zum Ausgabegerät und zur Zahl der Ausdrucke, zur Bezeich-
nung des Spoolauftrags, zur Spoolsteuerung, zum Empfänger und zur
Ausgabeformatierung vornehmen.
b) Falsch Bei der Voreinstellung »Spoolsteuerung« wird bei großen Listen
das Ankreuzen des Feldes »Sofort ausgeben« empfohlen, weil es sehr
zeitaufwändig ist, sich eine große Liste an einem kleinen Bildschirm an-
zuschauen.
c) Richtig Voreinstellungen zum Ausgabegerät und zur Spoolsteuerung
werden aus dem Register Festwerte (Menü SYSTEM | BENUTZERVOR-
GABEN | EIGENE DATEN) übernommen.
d) Richtig Bei der Voreinstellung »Spoolsteuerung« wird das Ankreuzen
des Feldes »Löschen nach Ausgabe« empfohlen sonst stehen binnen
kurzer Zeit wegen der vielen Listanforderungen jede Menge Listen in
der Spooldatei.
2. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung zeitversetzten Drucks ist/
sind richtig?
a) Richtig Wenn Sie erst später ausdrucken wollen, sollten Sie dem Spool-
auftrag einen »sprechenden Namen« geben; abstim_db sagt z.B. mehr
als bayern1 oder uschi2.
b) Richtig Zeitversetztes Drucken ist besonders sinnvoll bei langen Listen
oder wenn der Druck auf besonderem Papier (z.B. mit Durchschlägen)
erfolgen muss.
c) Richtig Wenn Sie eine Liste zeitversetzt drucken wollen, müssen Sie
»Sofort ausgeben« deaktivieren.
d) Richtig Listen, die nach dem Druck nicht gelöscht werden sollen, ha-
ben eine Spool-Verweildauer von 8 Tagen, bevor sie standardmäßig
gelöscht werden. Sollen sie auch dann nicht gelöscht werden, müssen
Sie eine »9« eingeben.
3. Welche der vier Aussagen zur Spoolsteuerung ist/sind richtig?
a) Richtig Über SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE können Sie sich die
Liste der (eigenen) Spoolaufträge anzeigen lassen.
b) Richtig Solange Druckaufträge noch im Spool sind, können Sie sich
diese anzeigen lassen, oder beispielsweise »Löschen nach Ausgabe«
deaktivieren, weil Ihnen eingefallen ist, dass vielleicht auch der Vor-
stand ein Listexemplar haben möchte.
c) Richtig Wenn Sie eine Spooldatei kennzeichnen, können Sie sich wei-
tere Informationen (wie die Priorität) anzeigen lassen und ändern.
d) Richtig Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG gelangen Sie in
die Ausgabesteuerung: Auswahl Spoolaufträge.

7.4 Lösungen 233


Sandini Bib

7 Drucken im R/3-System

4. Welche der vier Aussagen zum Drucken ist/sind richtig?


a) Richtig Wenn aus dem Spoolauftrag ein Ausgabeauftrag erzeugt
wurde, lässt sich der Druck normalerweise nicht mehr stornieren.
b) Richtig Wenn Ihr Drucker den Seitenwechsel zu früh beginnt, liegt das
in der Regel an einem zu klein definierten Ausgabeformat.
c) Richtig Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG bekommen Sie das
Fenster »Ausgabesteuerung: Auswahl Spool-Aufträge« angezeigt und
können dort über das Ausführungssymbol nach dem Stand Ihres
Druckjobs sehen.
d) Falsch Löschen Sie täglich einmal Ihre nicht mehr benötigten Spoolauf-
träge, sonst kann es passieren, dass »das System« – wenn es im Spool
für Neueingänge Platz schafft – die falschen, noch benötigten Spool-
aufträge löscht.
Informationen zu den falschen Antworten: Das System schafft keinen
Platz – höchstens der Systembetreuer, den der unübersichtliche Spool
stört.

234
Sandini Bib

Kapitel 8
Batchverarbeitung, Batch-Input-
Verarbeitung, Kurznachrichten
und Workflow
8.1 Batchverarbeitung 237
8.1.1 Jobs definieren mit dem Job Wizard 238
8.1.2 Jobs verwalten 246
8.2 Batch-Input-Verarbeitung 248
8.2.1 Technische Grundlagen 249
8.2.2 Batch-Input-Mappe 250
8.3 Kurznachrichten 255
8.3.1 Versenden einer Kurznachricht 256
8.3.2 Empfangen einer Kurznachricht 256
8.4 SAP Business Workflow 258
8.4.1 Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow 258
8.4.2 Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow 259
8.5 Fragen 260
8.6 Lösungen 261

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Batchverarbeitung, Batch-Input-
Verarbeitung, Kurznachrichten
und Workflow
8.1 Batchverarbeitung
Die Batch- oder Hintergrundverarbeitung spielt eine zentrale Rolle, wenn es
darum geht, das Dialogsystem von zeitaufwändigen Routinearbeiten zu ent-
lasten oder Daten in das SAP R/3-System einzustellen. Dieses Teilkapitel
• stellt Ihnen verschiedene Aspekte der Batchverarbeitung aus der Sicht von
Anwendern vor
• beschreibt die Werkzeuge und Techniken, die R/3 Enterprise dafür zur
Verfügung stellt
Als Benutzer treffen Sie an den unterschiedlichsten Stellen auf die Batchver-
arbeitung. Sie ist beispielsweise in vielen Anwendungen integriert, die Aus-
wertungen und Reports standardmäßig im Hintergrund ausführen, aber
auch periodische Arbeiten wie Gehaltsabrechnungen in der Personalwirt-
schaft oder Verwaltungs- und Systemreports in der Systemverwaltung müs-
sen vom Systemverwalter als Batchjobs eingeplant werden.
Einsatzmöglichkeiten der Batchverarbeitung
• Ein Report oder ein externes Programm kann für die Nacht oder für Zeiten
geringer Systembelastung eingeplant werden.
• Reports können in periodischen Abständen wiederholt werden.
• Bestimmte Reports mit sehr langen Laufzeiten werden automatisch als
Hintergrundjobs eingeplant.
Zwei Begriffe sind in der SAP-Hintergrundverarbeitung besonders wichtig:
Batchjob und Step.
Ein Batchjob ist ein Objekt der Hintergrundverarbeitung des SAP R/3-Sys-
tems. Er wird durch folgende Eigenschaften charakterisiert:
• durch den Namen des Benutzers und den Namen des Jobs
• durch seine Jobklasse (von »C« für reguläre Benutzer bis »A« für System-
verwalter)
• durch den Anwendungsserver, auf dem er abläuft
• durch die eingeplante Startzeit
• durch seine Periodizität

8.1 Batchverarbeitung 237


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

• durch die Bedingungen, unter denen er gestartet wird (beispielsweise


kann ein Batchjob von der erfolgreichen Beendigung eines weiteren Jobs
abhängig gemacht werden)
Zuvor muss jedoch (mindestens) ein so genannter Step (ein Aufgabenschritt)
für einen Batchjob definiert werden. Ein Step ist das im Batch auszuführende
Programm, beispielsweise ein Report oder ein externes Programm. Sind
mehrere Steps definiert, werden sie in der Reihenfolge ihrer Definition aus-
geführt.

8.1.1 Jobs definieren mit dem Job Wizard


Sie planen und definieren einen Job mit Hilfe der Transaktion SM36. Hierbei
unterstützt Sie seit Version 4.6 ein Assistent, der Job Wizard. Im folgenden
Abschnitt wird die Arbeit mit dem Job Wizard am Beispiel des Drucks einer
Liste erläutert.

Ausgangspunkt beliebiges SAP-Fenster


1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | JOBS | JOB-DEFI-
NITION und klicken Sie doppelt auf »Job-Definition«.
« Das Einstiegsbild der Transaktion SM36 erscheint (Abb. 8.1).

Abbildung 8.1 Einstiegsbild der Transaktion SM36 (© SAP AG)

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8
2. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste Job Wizard.
« Das erste Dialogfenster des Job Wizard ist zu sehen (Abb. 8.2).

Hinweis Dieser Assistent führt Sie in wenigen Dialog-Fenstern durch alle


wichtigen Eingaben der Jobdefinition. Dabei zeigt er im oberen Teil des
Bildes eine kurze Dokumentation, um Ihnen bei den Eingaben im unteren
Bildbereich zu helfen. Zwischen den Bildern können Sie mit Hilfe der
Drucktasten Weiter und Zurück wechseln.

Abbildung 8.2 Erstes Fenster des Job Wizard (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter.


« Das Dialogfenster »Allgemeine Jobinformationen« wird angezeigt
(Abb. 8.3).

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

8.1 Batchverarbeitung 239


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8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Abbildung 8.3 Dialogfenster »Allgemeine Jobinformationen« (© SAP AG)

Allgemeine Jobinformationen
Zu den allgemeinen Jobinformationen gehören
• Jobname
Der Jobname dient zur Identifizierung des Batchjobs. In der Jobverwal-
tung dienen vor allem der Jobname und der Eigentümer des Jobs (dies ist
in der Regel der Benutzer, der den Batchjob einplant) zur Selektion von
Jobs. Es empfiehlt sich daher, die Jobnamen nach einer einheitlichen Na-
mensregel zu bilden.
• Jobklasse
Für Endanwender steht nur die Jobklasse »C« mit niedriger Priorität zur
Verfügung. Lediglich Administratoren sind berechtigt, Jobs in der Job-
klasse »A« zu definieren. Diese werden mit hoher Priorität ausgeführt.
• Zielserver
Zielserver ist der SAP-Anwendungsserver gemeint, der mit seinem
»Batch-Workprozess« diesen Job zur Ausführung bringen soll. Dieser Ein-
trag kann freigelassen werden. R/3 wählt dann selbstständig einen Batch-
server aus. Die Angabe eines Zielservers ist dann von Bedeutung, wenn
Sie zum Beispiel auf lokale Dateien zugreifen möchten, die nur auf einem
bestimmten Anwendungsserver zur Verfügung stehen.

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8
Definition eines Steps
Anhand des begonnenen Beispiels soll nun die Definition eines Steps erklärt
werden. Typisch für Hintergrundaufgaben sind dabei
• sehr rechenintensive Auswertungen und Analysen aus den Anwendungs-
bereichen
• für die Systemüberwachung benötigten periodische Aufgaben wie Reor-
ganisationsprogramme oder Sammeln von Systemstatistiken
R/3 kennt drei verschiedene Programmtypen, die Sie als Steps ausführen
können
• ABAP-Programm
Damit ist ein ABAP/4-Report gemeint, der als Ergebnis eine Liste produ-
ziert. Diese Liste kann anschließend ausgedruckt werden.
• Externes Kommando
Hierbei handelt es sich um ein vom Systemadministrator definiertes Kom-
mando, welches direkt auf Betriebssystemebene ausgeführt wird.
• Externes Programm
Auch ohne das externe Kommando im R/3-System definiert zu haben,
können Betriebssystembefehle mit entsprechenden Zeilenparametern im
Hintergrund ausgeführt werden.

Report als ABAP-Programm Step


Im Dialog verwenden Reports ein Selektionsbild zur Eingabe von spezifi-
schen Selektionskriterien. Damit der im Hintergrund ausgeführte Report die
benötigten Eingabedaten erhalten kann, müssen diese Benutzereingaben in
Form einer Variante im System hinterlegt werden.
Zur Ausführung eines Reports im Hintergrund sind folgende Eingaben erfor-
derlich:
• Name des ABAP-Programms
• Name der für dieses Programm im System hinterlegten Variante
• Sprachauswahl für die Listausgabe
Beim Ausführen von ABAP-Programmen im Hintergrund besteht zusätzlich
die Möglichkeit, die Ergebnisliste
• direkt auf einem Drucker auszugeben
• an einen oder mehrere Empfänger als Email zu versenden
Die dazu notwendigen Parameter können über die Drucktasten DRUCKPARA-
METER und SPOOLLISTE-EMFPÄNGER angegeben werden.

8.1 Batchverarbeitung 241


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8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Ausgangspunkt Dialogfenster »Allgemeine Jobinformationen« des Job Wizard


1. Geben Sie einen Jobnamen Ihrer Wahl ein und bestätigen Sie die allge-
meinen Jobinformationen mit Klick auf die Drucktaste Weiter.
« Der Assistent führt Sie in einen Dialog zur Definition des ersten Steps.
2. Wählen Sie die Option »ABAP-Programm-Step« und bestätigen Sie mit
Klick auf die Drucktaste Weiter.
« Der Assistent verzweigt auf das Dialogfenster zur Eingabe der für den
Start eines ABAP/4-Reports maßgeblichen Parameter (Abb. 8.4).

Abbildung 8.4 Job Wizard: ABAP-Programm Step (© SAP AG)

3. Geben Sie in das Feld »ABAP-Programmname« den Namen eines Ihnen


bekannten Reports ein, z.B. »RFSKPL00«.
4. Geben Sie in das Feld »Variante« den Namen einer Variante dieses Re-
ports ein.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste Druckparameter.
« Das aus dem vorigen Kapitel bekannte Auswahlbild »Bildschirmliste
drucken« (Abb. 7.12) trägt hier den Titel »Hintergrund-Druckparame-
ter«.
6. Klicken Sie auf die Drucktaste Eigenschaften.
« Das aus dem vorigen Kapitel bekannte Auswahlbild »Eigenschaften
Spoolauftrag« (Abb. 7.14) erscheint.
7. Vergeben Sie im Menü »Spoolauftrag« einen aussagekräftigen Titel.

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8. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Dialogfenster eben-
falls auf .
« Das Dialogfenster »ABAP-Programm Step« ist wieder aktiv.
9. Bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste Weiter.
Hinweis Der Assistent zeigt ein Dialogfenster, mit dem Sie optional wei-
tere Steps definieren können.
10. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter.
« Das Dialogfenster »Jobdefinition: Startbedingungen« wird gezeigt
(Abb. 8.5).
Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 8.5 Jobdefinition: Startbedingungen (© SAP AG)

Startbedingungen
Haben Sie alle benötigten Steps definiert, führt Sie der Assistent weiter zur
Eingabe der Startbedingungen.
Bei der Definition des Starttermins stehen Ihnen folgende Optionen zur Ver-
fügung, die Sie durch Anklicken der entsprechenden Drucktasten aktivieren
können
• Sofortstart
Der Batchjob steht dann unmittelbar nach Beendigung des Assistenten zur
Ausführung bereit.

8.1 Batchverarbeitung 243


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8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

• Datum/Uhrzeit
Wenn Sie die Option Datum/Uhrzeit wählen, öffnet sich ein neues Fens-
ter, in dem Sie den Startzeitpunkt angeben können, zu dem der Batchjob
ausgeführt werden soll. Zusätzlich können Sie einen spätesten Zeitpunkt
definieren, nach dessen Ablauf der Batchjob nicht mehr ausgeführt wird.
Auch Einschränkungen für Sonn- und Feiertage sowie die Job-Periodizität
kann definiert werden.
• Nach Job
Mit dieser Option können Sie einen Batchjob von der erfolgreichen Aus-
führung oder dem Status eines Vorgängerjobs abhängig machen.
• Nach Ereignis
Jeder Benutzer kann in einem R/3-System eigene Ereignisse definieren, die
beim Starten oder Stoppen von einem ABAP/4-Programm oder von dem
Betriebssystemprogramm »sapevt« gesetzt werden. Abhängig von solchen
Ereignissen können Sie mit dieser Option die Ausführung eines Batchjobs
einplanen.
• Bei Betriebsartumschaltung
Mit Hilfe dieser Option können Sie eine Betriebsart, in der sich das System
befindet, mit einem Batchjob verknüpfen. Betriebsarten werden im
CCMS, dem Rechenzentrums-Leitstand, definiert und bezeichnen ver-
schiedene Konfigurationen des Systems. Auf diese Weise können Sie bei-
spielsweise einen Batchjob mit dem Nachtbetrieb des Systems verbinden,
wenn Sie ihn der Betriebsart »Nacht« zuweisen.
• Start an Werktag
Diese Option erlaubt es Ihnen, den Startpunkt der Ausführung des Batch-
jobs detailliert anzugeben, ihn z.B. mit bestimmten Arbeitstagen zu ver-
binden, die im Fabrikkalender hinterlegt sind.
• Job nicht freigeben
Hierdurch wird der Job nur definiert und muss in einem zweiten Schritt
eingeplant und freigegeben werden.

Periodizität und Einschränkungen


Zusätzlich zum Startzeitpunkt können Sie festlegen, dass Batchaufträge perio-
disch ausgeführt werden oder unter bestimmten Bedingungen unterbleiben.
Hierzu markieren Sie im Dialogfenster »Job Wizard: Definition Datum/Uhrzeit«
das Ankreuzfeld »Periode« und/oder das Ankreuzfeld »Sonn-/Feiertage«. Der
Assistent führt Sie dann durch weitere Dialoge, in denen Sie die entsprechen-
den Periodenwerte und/oder Start-Einschränkungen angeben können.
Besonders komfortabel ist dabei die Möglichkeit, den Start von Jobs in Abhän-
gigkeit zu dem im System hinterlegten Feiertagskalender einzuschränken. Falls
der ermittelte Starttag kein Arbeitstag ist, können sie festlegen, ob der Job:

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• an Feiertagen ausfallen soll
• am vorherigen Arbeitstag ausgeführt werden soll
• auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden soll

Fortführung des Beispiels


Ausgangspunkt Dialogfenster »Jobdefinition: Startbedingungen«
1. Wählen Sie die Option DATUM/UHRZEIT und bestätigen Sie mit Klick auf
die Drucktaste WEITER.
« Der Assistent führt Sie in das Dialogfenster zur Eingabe des Startzeit-
punktes (Abb. 8.6).

Abbildung 8.6 Job Wizard: Definition Datum/Uhrzeit (© SAP AG)

2. Geben Sie den geplanten Startzeitpunkt ein und bestätigen Sie mit Klick
auf die Drucktaste Weiter.
« Der Assistent zeigt Ihnen in einem abschließenden Dialogfenster eine
Übersicht aller von Ihnen vorgenommenen Eingaben (Abb. 8.7).
Hinweis Mit Hilfe der Drucktaste Zurück können Sie wieder auf ein belie-
biges Dialogfenster des Assistenten navigieren, um Ihre Eingaben zu korri-
gieren.

8.1 Batchverarbeitung 245


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8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Abbildung 8.7 Job Wizard: Übersicht der Eingaben (© SAP AG)

3. Sind alle Eingaben korrekt, bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste Fer-
tigstellen.
« Das Einstiegsbild zur Definition eines Jobs wird wieder angezeigt.

Hinweis Ihr Batchjob wird im System eingeplant und in der Statusleiste


erscheint der Hinweis »Job ... wurde gesichert mit Status: freigegeben«.

4. Klicken Sie auf die Drucktaste und bestätigen Sie die folgende Sicher-
heitsabfrage mit Ja.
« Sie sehen wieder das SAP-Menü.

Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

8.1.2 Jobs verwalten


Jobstatus
Der Jobstatus beschreibt den momentanen Zustand eines Jobs in der Batch-
verwaltung. Ein Job kann im R/3-System die folgenden Status annehmen:
• Geplant
Ein geplanter Job befindet sich bereits im System, doch wurden die Bedin-
gungen, unter denen er gestartet wird, noch nicht definiert. Dies ist der
Fall, wenn ein Job explizit nicht freigegeben wurde.

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• Freigegeben
Freigegebene Jobs unterscheiden sich von geplanten dadurch, dass ihr
Startdatum zwar definiert, jedoch noch nicht erreicht ist.
• Bereit
Ein Job ist im Status Bereit, wenn alle Startbedingungen erfüllt sind und er
nur auf den nächsten freien Batch-Workprozess wartet.
• Aktiv
Aktive Jobs werden im Augenblick ausgeführt.
• Fertig
Fertig ist ein Batchjob dann, wenn er erfolgreich abgeschlossen wurde.
• Abgebrochen
Trat während der Ausführung eines Programmschritts ein Fehler auf, der
zum Programmabbruch führte, wird der Job mit dem Status Abgebrochen
gekennzeichnet.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | JOBS | JOB-
ÜBERSICHT und klicken Sie doppelt auf »Job-Übersicht«.
« Das Einstiegsbild der Einfachen Jobauswahl erscheint (Abb. 8.8).
Hinweis Sie können hier Selektionskriterien angeben, nach denen Jobs
für die folgende Anzeige ausgewählt werden.
Hinweis Nach Klick auf die Drucktaste Erweiterte Jobauswahl können Sie
komplexere Selektionskriterien vorgeben.

Abbildung 8.8 Einstiegsbild der Einfachen Jobauswahl (© SAP AG)

8.1 Batchverarbeitung 247


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8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

2. Klicken Sie auf die Drucktaste Ausführen.


« Die Jobübersicht wird angezeigt (Abb. 8.9).
Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 8.9 Jobübersicht (© SAP AG)

Bearbeitungsmöglichkeiten von Jobs in der Jobübersicht


Die Darstellung der Jobs in der Jobübersicht kann jederzeit aktualisiert wer-
den, indem Sie die Drucktaste Aktualisieren anklicken. In der Jobübersicht
stehen Ihnen darüber hinaus noch folgende Informations- und Einflussmög-
lichkeiten bezüglich der Jobs zur Verfügung. Sie können
• das Jobprotokoll anzeigen (Drucktaste Job-Log)
• die Druckausgabe einsehen (Drucktaste Spool). Ob ein Job eine Druck-
ausgabe hat, sehen Sie an dem Symbol in der Spalte »Sp«.
• die Batchjobs freigeben (durch Markieren und Klick auf die Drucktaste
Freigeben)
Sind noch keine Starttermine eingetragen, führt Sie das Programm in die
entsprechende Transaktion. Auch von hier aus können Sie – nach erfolg-
tem Termineintrag – den Batchjob freigeben.
• Freigaben von Batchjobs wieder zurücknehmen. Hierdurch haben Sie z.B.
die Möglichkeit, den Starttermin nachträglich zu ändern.
• in Ausführung befindliche Batchjobs stoppen
Zu dem Zweck wird der gerade ausgeführte Report gestoppt, und das
System bringt Sie in den ABAP/4-Debugger.
• früher definierte Batchjobs kopieren, indem Sie lediglich die relevanten
Ausführungstermine und -bedingungen verändern
Die Kopierfunktion erreichen Sie über Menüpunkt JOB, Eintrag KOPIEREN.

8.2 Batch-Input-Verarbeitung
Die Batch-Input-Verarbeitung ist eine Technik, mit deren Hilfe Daten in die R/3-
Datenbank eingespielt werden. Sie wird hauptsächlich dann verwendet, wenn
• Daten aus Altsystemen übernommen werden
• Daten von parallelen Nicht-R/3-Systemen in die R/3-Datenbank übertra-
gen werden sollen

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Auch innerhalb eines R/3-Systems kann diese Technologie zum Datenaus-
tausch verwendet werden. Als Beispiel hierfür sei die Übergabe von Ab-
schreibungswerten aus der Anlagebuchhaltung (Anwendungskomponente
AA) an die Finanzbuchhaltung (Anwendungskomponente FI) genannt.

8.2.1 Technische Grundlagen


Seit Version 3.1 (und in Ansätzen auch schon früher) ist die Technik der
Batch-Input-Verarbeitung nicht mehr die ausschließliche Methode, um Da-
ten in das R/3-System einzuspielen, wie es für die Altdatenübernahme, aber
auch für Schnittstellenprogramme erforderlich ist.
Hierzu gibt es grundsätzlich die folgenden Möglichkeiten
• Direktes Übertragen in die Datenbank
Die Fremdanwendung überträgt ihre Daten direkt über die Remote-SQL-
Schnittstelle in die R/3-Tabellen. Alternativ kann auch ein ABAP/4-Pro-
gramm direkt in die Datenbank schreiben. Dazu benötigt die Fremdan-
wendung genaue Informationen über die R/3-Tabellen und muss deren
Feldlängen und Typen beachten, was nur bei transparenten Tabellen
möglich ist. Auch wenn es sich dabei um ein praktikables Vorgehen han-
delt, kann es aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen werden.
• Die Batch-Input-Technik
Bei dieser Technik werden die R/3-Anwendungen direkt angesprochen.
Die Altdaten werden aufbereitet und in einer Batch-Input-Mappe in der
R/3-Datenbank gespeichert. Die R/3-Dialogtransaktion bezieht ihre Da-
ten aus der Batch-Input-Mappe. Nach erfolgter Prüfung wird das Objekt
im R/3-System verbucht, und die Daten werden in die entsprechenden
R/3-Tabellen gestellt. Die Batch-Input-Technik simuliert damit die Benut-
zereingaben. Diese Eingaben werden dann mit einem Batch-Workprozess
und dem »R/3-Verbucher« verarbeitet.
• Fast Input
Die Fast-Input-Technik entspricht im Wesentlichen der Batch-Input-Technik.
Zur Beschleunigung erfolgt die gesamte Verarbeitung in einem Dialog-
Workprozess. Der Prozesswechsel entfällt dadurch, und die Verarbeitung
wird erheblich schneller.
• Direct Input
Diese Technik wird ausschließlich von R/3-Standard-Schnittstellenpro-
grammen verwendet und benutzt spezielle Funktionsbausteine statt der
R/3-Dialogtransaktionen. Diese Funktionsbausteine führen eine Prüfung
der Daten durch und übergeben die Daten direkt den Anwendungstabel-
len der Datenbank, was ebenfalls eine erhebliche Beschleunigung der Da-
tenübernahme zur Folge hat.
• CATT – Computer Aided Tests Tool
Hierbei handelt es sich nicht um ein Werkzeug zur Datenübernahme, son-
dern eigentlich um ein integriertes Testwerkzeug. Jedoch lassen sich mit

8.2 Batch-Input-Verarbeitung 249


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

den Mitteln des CATT kleine Datenmengen in die Datenbank einspielen.


Hier werden die originalen Anwendungsprogramme verwendet.

Bewertung
Das R/3-System basiert zwar auf einer relationalen Datenbank, jedoch befin-
den sich die Informationen über die Abhängigkeiten, die zwischen den Anwen-
dungstabellen bestehen, nicht in der Datenbank selbst. Diese gegenseitigen
Abhängigkeiten von Tabellen und Beziehungen werden im ABAP/4-Dictionary
mit Hilfe von Fremdschlüsseldefinitionen hinterlegt oder ergeben sich unmittel-
bar aus dem Programmcode der Anwendungen. Neben diesen mehr techni-
schen Gründen hat natürlich auch das Customizing – technisch gesprochen der
Inhalt von Konfigurationstabellen – einen entscheidenden Einfluss auf den
Programmablauf.
Daraus folgt, dass nur die Dialoganwendungen (Batch-Input-Technik, Fast-
Input) oder spezielle Bausteine im Falle von Direct-Input gewährleisten kön-
nen, die Daten korrekt in die Datenbank einzuspielen. Für die Übernahme
kleiner Datenmengen kommt häufig auch das CATT zum Einsatz.

8.2.2 Batch-Input-Mappe
Dieser Abschnitt geht näher auf die Batch-Input-Technik ein, denn für den
Anwender ist es wichtig, die Bedienung der Batch-Input-Mappen zu verste-
hen. In einer Batch-Input-Mappe (BTCI-Mappe) werden die Eingabedaten
für eine Anwendung im System hinterlegt. Eine Batch-Input-Mappe beinhal-
tet somit alle Eingabedaten, die in den verschiedenen Feldern einer Trans-
aktion erforderlich sind, und stellt sie anschließend – beim Abspielen der
Mappe – der Transaktion zur Verfügung. Die Eingabedaten in einer Batch-
Input-Mappe sind demnach »vorweggenommene« Benutzereingaben.

Erstellung einer Mappe


Eine Batch-Input-Mappe können Sie mit folgenden Mitteln erstellen:
• Standardschnittstellen
Mit Hilfe von Standardschnittstellen können Sie Daten aus Altbeständen
in das R/3-System übernehmen, wenn diese in einem vordefinierten For-
mat vorliegen. SAP liefert solche Programme zusammen mit den Anwen-
dungskomponenten aus, die aus diesen Datenbeständen Batch-Input-
Mappen erstellen.
• ABAP/4-Programm
Ein Benutzerprogramm kann ABAP-Funktionsbausteine wie BTC_INSERT,
BTC_CLOSE und BTC_OPEN verwenden, um eine BTCI-Mappe zu erstel-
len. Ein solches Programm muss den gesamten Ablauf einer Transaktion
und die zu füllenden Felder genau kennen. Die R/3-Transaktion erwartet
aus der Mappe alle Angaben in der richtigen Reihenfolge.

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• Batch-Input-Recorder
Seit der Version 3.1 verfügt das R/3-System über die Möglichkeit, eine
Transaktion direkt aufzuzeichnen. Die gesammelten Eingabedaten kön-
nen dabei in einer Batch-Input-Mappe gespeichert werden.

Übersicht für BTCI-Mappen


Zu den Verwaltungsfunktionen für BTCI-Mappen gelangen Sie mit der
Menüpunktfolge SYSTEM | DIENSTE | BATCH INPUT | MAPPEN.

Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster


1. Rufen Sie den Menüpfad SYSTEM | DIENSTE | BATCH INPUT | MAPPEN auf.
« Das System bringt Sie in die Anwendung »Batch-Input: Mappenüber-
sicht« (Abb. 8.10).
Neu ab Version 4.6 ist der Aufbau dieser Transaktion. Im oberen Teil »Aus-
wahl« können Sie die Auflistung der Mappen nach den wichtigen Eigen-
schaften einschränken
• Mappennamen
• Erstellungsdatum von ... bis ...
• Namen des Mappen-Erstellers
Beim Start der Transaktion werden zunächst alle Mappen angezeigt.
Im unteren Teil des Bildes werden die gefundenen Mappen angezeigt. Mit
Hilfe von Registerkarten kann nach dem Status einer Mappe selektiert wer-
den. Beim Start der Transaktion wird zunächst die Registerkarte »Mappen-
übersicht« angezeigt.

Abbildung 8.10 Batch-Input: Mappenübersicht (© SAP AG)

8.2 Batch-Input-Verarbeitung 251


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Mappenstatus
Die Batch-Input-Mappen können sich im R/3-System in den folgenden Sta-
tus befinden
• neu
Mappen, die sich im Status »neu« befinden, stehen zum Abspielen bereit.
• fehlerhaft
Traten bei der Verarbeitung einer Mappe Fehler auf, verbleibt sie im Sys-
tem, damit Sie die fehlerhaften Transaktionen analysieren, korrigieren und
die Mappe erneut abspielen können.
• verarbeitet
Fehlerfrei bearbeitete Mappen werden gemäß Voreinstellung gelöscht.
Befindet sich eine Mappe im Status »verarbeitet«, dann wurde bei deren
Erstellung bereits festgelegt, dass sie auch nach fehlerfreier Bearbeitung
im System verbleibt.
• in Bearbeitung
Mappen, die sich im Status »in Bearbeitung« befinden, werden gerade im
Dialog abgespielt.
• im Hintergrund
Mappen im Status »im Hintergrund« werden derzeit im Hintergrund ab-
gespielt.
• in Erstellung
Die Funktion BTC_CLOSE wurde noch nicht aufgerufen, d.h. die Über-
nahme der Daten ist noch nicht abgeschlossen.
• gesperrt
Mappen können beim Erstellen bis zu einem gewissen Datum für den Ab-
lauf gesperrt werden.

Abspielen einer Mappe


Wenn Sie in der Mappenübersicht eine Mappe ausgewählt haben, stehen Ih-
nen drei Möglichkeiten zur Verfügung, um diese abzuspielen. Durch Drü-
cken der Drucktaste Abspielen können Sie in einem Dialogfenster eine der
folgenden Optionen auswählen (Abb. 8.11):

Abbildung 8.11 Mappe abspielen (© SAP AG)

252
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• Sichtbar abspielen
Beim sichtbaren Abspielen werden alle in der Mappe gespeicherten Daten
Schritt für Schritt der Transaktion, die im Dialog abläuft, übergeben. Der
nächste Dialogschritt startet erst, wenn Sie den aktuellen Dialogschritt mit
(Return) abschließen. Auf diese Weise können Sie alle Werte überprüfen
und die aus der Mappe an die Transaktion übergebenen Vorschlagswerte
gegebenenfalls überschreiben. Weitere Einflussmöglichkeiten auf den Ab-
lauf des Abspielvorgangs eröffnet Ihnen der Menüpfad SYSTEM | DIENSTE |
BATCH INPUT, wo Sie Transaktionen überspringen oder löschen und bei Be-
darf auch die Verarbeitung der Batch-Input-Mappe ganz beenden können.
• Nur Fehler anzeigen
Die Verarbeitung der Batch-Input-Mappe unter dieser Option – die sich
besonders für Testzwecke eignet – entspricht im Grundsatz der oben ge-
nannten Methode, jedoch mit dem Unterschied, dass der Abspielvorgang
nur beim Auftreten von Fehlern stoppt. In diesem Falle können Sie verän-
derte Werte direkt eingeben und den Verarbeitungsvorgang korrigieren.
Auch hier setzen Sie die weitere Verarbeitung mit (¢) fort.
• Hintergrund
Nur bei der Wahl von »Hintergrund« werden Batch-Input-Mappen gänz-
lich von einem Batch-Workprozess, also von der Hintergrundverarbeitung
des R/3-Systems, verarbeitet. Ist mehr als nur eine Mappe markiert, ist
das Abspielen grundsätzlich nur im Hintergrund möglich. Bei der Auswahl
dieser Option können Sie den Zielrechner festlegen, auf dem der Batch-
Workprozess ausgeführt werden soll.

Abspielen einer Mappe abbrechen


Das interaktive Abspielen einer Mappe können Sie jederzeit abbrechen.
Hierzu müssen Sie lediglich /bend in das Befehlsfeld eines beliebigen Bildes
eingeben. Die gerade laufende Transaktion der Mappe wird abgebrochen
und die gesamte Mappe erhält den Status fehlerhaft. Dadurch bleibt die
Mappe in der Übersicht bestehen.
Weiterhin können Sie das Kommando /bend verwenden, um Mappen zu
testen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um sehr umfangreiche
Mappen mit vielen aufgezeichneten Transaktionen handelt. Sie starten Ihre
Mappe in der Bearbeitungsart Sichtbar abspielen. Nach dem erfolgreichen
Durchlauf einiger Transaktionen der Mappe geben Sie /bend in das Befehls-
feld ein. Jetzt wissen Sie, dass die Mappe ordnungsgemäß erstellt wurde und
Sie können zu einem beliebigen Zeitpunkt die Mappe für die Hintergrund-
verarbeitung erneut abspielen. Die vorher korrekt abgespielten Transaktio-
nen werden nicht nochmals abgespielt.

8.2 Batch-Input-Verarbeitung 253


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Weitere Auswertungsmöglichkeiten
Mit den Funktionen, welche die Batch-Input-Verwaltung außerdem noch zur
Verfügung stellt, können Sie Auswertungen und Protokolle von Batch-Input-
Verarbeitungen erstellen:
• Ein Mappenprotokoll hält alle (Fehler-)Meldungen der Anwendung fest
und stellt somit eine wichtige Hilfe bei der Analyse und Behebung von
Fehlerursachen dar.
• Mit Hilfe der Mappenanalyse können Sie sich alle gespeicherten Daten
einer Batch-Input-Mappe im Detail anzeigen lassen, um beispielsweise
die Feldinhalte jeder Transaktion zu analysieren.
Um eine Mappenauswertung zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

Ausgangspunkt Fenster »Batch-Input: Mappenübersicht« (Abb. 8.10)


1. Setzen Sie den Cursor auf die zu analysierende Mappe, und klicken Sie auf
die Drucktaste Analyse.
« Das System zeigt Ihnen eine Übersicht der zu analysierenden Mappe
(Abb. 8.12). Im linken Teil der Registerkarte TRANSAKTIONEN sehen Sie
die in der Mappe enthaltenen Transaktionen, und im rechten Teil eine
Übersicht zur Batch-Input-Mappe.

Abbildung 8.12 Analyse der Mappe (© SAP AG)

254
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8
2. Wählen Sie mit dem Cursor eine Transaktion aus, und wechseln Sie zur
Registerkarte DYNPROS.
« Sie sehen alle in der Transaktion gespeicherten Bildschirmbilder (Dyn-
pros) unter Angabe des Programmnamens und der Dynpro-Nummer.
3. Wählen Sie die Drucktaste Feldliste, um auch die Feldinhalte der jeweili-
gen Bildschirmbilder anzuzeigen.
« Die Transaktion wechselt in die Detailansicht (Abb. 8.13).
4. Positionieren Sie den Cursor auf die zu analysierende Zeile, beispielsweise
auf ein beliebiges Bildschirmbild (Dynpro) innerhalb einer Transaktion,
und klicken Sie auf die Drucktaste AUSWÄHLEN. An dieser Stelle genügt
auch ein Doppelklick.
« Das System simuliert diese Transaktion und führt Sie direkt an die aus-
gewählte Stelle.

Sperren einer Mappe


Zur Verarbeitung freigegebene Mappen können vorübergehend gesperrt
werden, beispielsweise um zu verhindern, dass zeitabhängige Schnittstellen-
daten vor einem bestimmten Stichtag ins System eingespielt werden können.

Abbildung 8.13 Analyse der Mappe Detailansicht (© SAP AG)

8.3 Kurznachrichten
Während der täglichen Arbeit mit dem SAP-System können Sie jederzeit
Kurznachrichten an andere Benutzer versenden und auch empfangen.

8.3 Kurznachrichten 255


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

8.3.1 Versenden einer Kurznachricht


Ausgangspunkt Beliebige Stelle im SAP-System
1. Wählen Sie den Menüpunkt System und anschließend den Eintrag KURZ-
NACHRICHTEN.
« Ein neuer Modus wird erzeugt und Sie gelangen auf das Bild zum Versen-
den von Kurznachrichten (Abb. 8.14).
2. Vergeben Sie einen entsprechenden Titel für Ihr Dokument.
3. Erstellen Sie selber einen beliebigen Text und/oder legen Sie eine Anlage an.
4. Tragen Sie im unteren Bereich den entsprechenden Empfänger (Benutzer-
name) Ihrer Nachricht ein.
5. Klicken Sie auf die Drucktaste Senden .
« Das Dokument oder die Kurznachricht wird jetzt in den Posteingangs-
korb des ausgewählten Empfängers gestellt.
6. Schließen Sie diesen Modus.

Abbildung 8.14 Dokument erstellen und senden (© SAP AG)

8.3.2 Empfangen einer Kurznachricht


Ausgangspunkt SAP Easy Access
1. Wählen Sie den Menüpfad BÜRO | ARBEITSPLATZ und klicken Sie doppelt
auf ARBEITSPLATZ.
« Der SAP Business Workplace wird aufgerufen (Abb. 8.15).
2. Öffnen Sie das Menü »Eingang«.
3. Klicken Sie auf den Eintrag »Ungelesene Dokumente«.

256
Sandini Bib

8
« Im rechten Bildbereich erscheint dann eine Auflistung der von Ihnen
noch nicht eingesehenen Dokumente. Weiterhin lässt sich ersehen,
wann und von welchem Benutzer diese Dokumente versendet wurden.
4. Wählen Sie ein Dokument aus.
« Sie haben jetzt verschiedene Möglichkeiten dieses Dokument zu bear-
beiten.

Hinweis Sie können es lesen und anschließend löschen.

Hinweis Sie können direkt dem Verfasser eine Antwort senden.

Hinweis Sie können dieses Dokument zu einem beliebigen Zeitpunkt auf


»Wiedervorlage« setzen. Dieses Dokument erscheint dann zum ausge-
wählten Zeitpunkt erneut in Ihrem Posteingangskorb

5. Wählen Sie in der Menüleiste den Menüpfad EINSTELLUNGEN | BÜROEIN-


STELLUNGEN.
« Sie sehen die Registerkarte »Dokumente« Ihrer persönlichen Büroein-
stellungen.

Hinweis Wenn Ihre Systemadministration hieran nichts geändert hat, sehen


Sie die im Standard enthaltenen Dokumenttypen (wie in Abbildung 8.16
gezeigt). Mit Hilfe der Desktop Office Integration können verschiedene
(u.a. die angezeigten) OLE2-fähige Desktop-Office-Anwendungen an das
R/3-System »angebunden« werden. Sie können damit Funktionen dieser
Office-Anwendungen aus dem R/3-System anstoßen und auf Ereignisse der
betreffenden Office-Anwendung reagieren.

Abbildung 8.15 Business Workplace (© SAP AG)

8.3 Kurznachrichten 257


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Abbildung 8.16 Dokumenttypen (© SAP AG)

8.4 SAP Business Workflow


Der SAP Business Workflow ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe der Ablauf
von Geschäftsvorgängen optimiert werden kann. Die Ausführung aufeinan-
derfolgender Arbeitsschritte kann automatisiert ablaufen bzw. der Informa-
tionsfluss koordiniert werden. Der Workflow ermöglicht die elektronische
Vorgangsbearbeitung von strukturierten Abläufen. Durch diese umfassende
Unterstützung von Geschäftsprozessen und die schnelle Zugriffsmöglichkeit
auf Informationen lässt sich eine deutliche Reduzierung von Durchsatz-,
Liege- und Transportzeiten realisieren (Abb. 8.17).

8.4.1 Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business


Workflow
Damit Workflows effektiv eingesetzt werden können, müssen die Geschäfts-
prozesse genau analysiert werden, denn sie sollten bestimmte Eigenschaften
aufweisen.
Diese Geschäftsprozesse sollten
• eine Reihe von Aktivitäten umfassen
• immer in ähnlicher oder identischer Form auftreten
• mehrere Personen oder Abteilungen einbeziehen
• ein hohes Maß an Koordination erfordern

258
Sandini Bib

Abbildung 8.17 Beispiel eines Workflows (© SAP AG)

Innerhalb eines Geschäftsprozesses findet ein Workflowsystem immer den


zuständigen Bearbeiter einer einzelnen Aufgabe über eine Auswertung der
Aufbauorganisation, deshalb ist eine Definition der Aufbauorganisation
zwingend erforderlich. Die Integration des Organisationsmanagements in
den SAP Business Workflow ermöglicht die Verknüpfung von Aufgaben mit
den möglichen Bearbeitern.
Dadurch wird eine weitgehende Transparenz der Geschäftsprozesse und ih-
rer Verantwortlichkeiten erreicht. Änderungen können in der Aufbauorgani-
sation des Unternehmens erfolgen, ohne dass sofortige Änderungen in den
SAP Business Workflow-Definitionen erforderlich sind.

8.4.2 Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow


Vorteile für den Anwender:
• Sobald eine Aufgabe anfällt, wird sie dem Benutzer in seinen elektroni-
schen Eingangskorb geliefert (Business Workplace).
• Alle verfügbaren Informationen, Erläuterungen und Anweisungen werden
dem Benutzer gleichzeitig mitgeliefert.
• Der Workflow verzweigt automatisch in die richtige Transaktion des R/3.

8.4 SAP Business Workflow 259


Sandini Bib

8 Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Vorteile für das Unternehmen:


• Durch die Beschleunigung der Geschäftsprozesse ergibt sich eine Produk-
tionssteigerung.
• Die Fehlerquote verringert sich und es kann schneller auf Fehler reagiert
werden.
• Durch die schnellere Abwicklung von Prozessen und den gesteigerten In-
formationsfluss kann die Kundenzufriedenheit erhöht werden.

8.5 Fragen
1. Welche wichtigen Eigenschaften hat das Objekt »Batchjob«?
a) Name des Benutzers und Name des Jobs
b) Jobklasse (von »C« bis »A«)
c) Die gestartete Planzeit
d) Periodizität
2. Welche Optionen stehen für die Definition des Job-Starttermins zur Ver-
fügung?
a) Sofort
b) Nach Job
c) Nach Ereignis
d) Nach Freigabe durch den Vorgesetzten
3. Welche Programmtypen können als Steps ausgeführt werden?
a) ABAP-Programm
b) C++-Programm
c) Externes Kommando
d) Externes Programm
4. Wie können Sie die Anzeige der Jobübersicht einschränken?
a) Nach dem Namen des Batchjobs
b) Nach dem Benutzernamen
c) Nach dem Datum des Starttermins
d) Nach Programmtypen
5. Welchen Status kann ein Job in der Batchverwaltung haben?
a) In Arbeit
b) Beendet
c) Fehler
d) Aktiv
6. Welche Aussagen zum Abspielen einer Mappe sind richtig?
a) Fehlerfrei abgespielte Mappen erscheinen nicht mehr in der Mappen-
übersicht, es sei denn dies wird ausdrücklich gewünscht.
b) Das Abspielen einer Mappe kann nur bei Fehlern über /bend abgebro-
chen werden.
c) Das Abspielen einer Mappe kann immer über /bend abgebrochen werden.
d) Mappen können nur sichtbar abgespielt werden, damit der Anwender
immer prüfen kann und somit Fehler vermieden werden.

260
Sandini Bib

8.6 Lösungen
1. Welche wichtigen Eigenschaften hat das Objekt »Batchjob«?
a) Richtig Name des Benutzers und Name des Jobs
b) Richtig Jobklasse (von »C« bis »A«)
c) Falsch Die gestartete Planzeit
d) Richtig Periodizität
2. Welche Optionen stehen für die Definition des Job-Starttermins zur Ver-
fügung?
a) Richtig Sofort
b) Richtig Nach Job
c) Richtig Nach Ereignis
d) Falsch Nach Freigabe durch den Vorgesetzten
3. Welche Programmtypen können als Steps ausgeführt werden?
a) Richtig ABAP-Programm
b) Falsch C++-Programm
c) Richtig Externes Kommando
d) Richtig Externes Programm
4. Wie können Sie die Anzeige der Jobübersicht einschränken?
a) Richtig Nach dem Namen des Batchjobs
b) Richtig Nach dem Benutzernamen
c) Richtig Nach dem Datum des Starttermins
d) Falsch Nach Programmtypen
5. Welchen Status kann ein Job in der Batchverwaltung haben?
a) Falsch In Arbeit
b) Falsch Beendet
c) Falsch Fehler
d) Richtig Aktiv
6. Welche Aussagen zum Abspielen einer Mappe sind richtig?
a) Richtig Fehlerfrei abgespielte Mappen erscheinen nicht mehr in der
Mappenübersicht, es sei denn dies wird ausdrücklich gewünscht.
b) Falsch Das Abspielen einer Mappe kann nur bei Fehlern über /bend ab-
gebrochen werden.
c) Richtig Das Abspielen einer Mappe kann immer über /bend abgebro-
chen werden.
d) Falsch Mappen können nur sichtbar abgespielt werden, damit der An-
wender immer prüfen kann und somit Fehler vermieden werden.

8.6 Lösungen 261


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Sandini Bib

Kapitel 9
Berechtigungen und Rollen
9.1 Berechtigungskonzept 265
9.1.1 Grundbegriffe 265
9.2 Rollenkonzept 267
9.3 Zuweisen von Berechtigungen 268
9.3.1 Benutzerstammsatz 268
9.3.2 Benutzereigene Daten 271
9.4 Profilgenerator 271
9.4.1 Überblick Profilgenerator 271
9.4.2 Terminologie des Profilgenerators 272
9.4.3 Berechtigungstrace mit SU53 273
9.5 Fragen 274
9.6 Lösungen 274

263
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Sandini Bib

Berechtigungen und Rollen


9.1 Berechtigungskonzept
9.1.1 Grundbegriffe
Das Berechtigungskonzept von SAP R/3 wurde zum Schutz vor unerlaubten
Eingriffen und zur Sicherung der Datenkonsistenz entwickelt. Zunächst wer-
den einige wichtige Grundbegriffe erläutert, die für das Verständnis dieses
Konzepts unerlässlich sind:
• Berechtigungsobjekt
• Berechtigung
• Berechtigungsprofil

Berechtigungsobjekt
Die kleinste und entscheidende Einheit des Berechtigungskonzepts ist das
Berechtigungsobjekt. Berechtigungsobjekte werden in der R/3-Entwick-
lungsumgebung angelegt und sowohl zur Berechtigungsvergabe (innerhalb
der Benutzerpflege) als auch zur Berechtigungsprüfung (innerhalb von Pro-
grammen, also z.B. nach Aufruf einer Transaktion) verwendet.

Abbildung 9.1 Berechtigung F_DEBITOREN (© SAP AG)

Ein Berechtigungsobjekt kann ein bis zehn Berechtigungsfelder enthalten


und dient als Formular für Berechtigungen. Das Berechtigungsobjekt der
Berechtigung F_DEBITOREN z.B. enthält die Felder »Aktivität« und »Bu-
chungskreis« (Abb. 9.1).

9.1 Berechtigungskonzept 265


Sandini Bib

9 Berechtigungen und Rollen

Berechtigung
Beim Anlegen einer Berechtigung werden die Felder eines Berechtigungs-
objekts mit Werten gefüllt. Hierbei können ihnen folgende Arten von Wer-
ten zugeordnet werden:
• Einzelwerte
• Intervalle
• generische Werte (Werte mit dem Platzhalter »*«)
Eine Berechtigung wird einem Benutzer zugeordnet (erteilt), indem sie in sei-
nen Benutzerstammsatz eingetragen wird.
Bei der R/3-internen Berechtigungsprüfung (z.B. nach Aufruf einer Dialog-
transaktion oder eines Reports) prüft das Programm zu einem oder mehreren
Berechtigungsobjekten, ob in den Berechtigungen des Benutzers die erforder-
lichen Berechtigungen enthalten sind. Ein Benutzer mit der Berechtigung
F_DEBITOREN (z.B. ein Debitorenbuchhalter) würde jede Berechtigungsprüfung
zum Berechtigungsobjekt »Debitor: Berechtigung für Buchungskreise« beste-
hen, da er zu diesem Berechtigungsobjekt alle Berechtigungen in allen Bu-
chungskreisen hätte.
Für andere Benutzer können eingeschränkte Berechtigungen vergeben wer-
den, z.B. durch explizite Vorgabe eines oder mehrerer Buchungskreise
und/oder Vorgabe einer oder mehrerer ausgewählter Aktivitäten. Die Liste der
hier in Frage kommenden Aktivitäten zeigt Abbildung 9.2.

Abbildung 9.2 Liste von Werten für das Feld »Aktivität« (© SAP AG)

266
Sandini Bib

9
Berechtigungsprofil (Einzelprofil, Sammelprofil)
SAP R/3 enthält aufgrund seiner Komplexität eine sehr große Anzahl von Be-
rechtigungen. Deren Verwaltung ist nur deshalb möglich, weil diese Berech-
tigungen zunächst zu Profilen (Einzelprofilen) zusammenfasst werden.
Wenn mehrere Profile zusammengefasst und gegebenenfalls durch einzelne
Berechtigungen ergänzt werden, entsteht daraus ein Sammelprofil.

9.2 Rollenkonzept
Aus der Sicht des Endanwenders beschreibt eine Rolle eine Gruppe von Tä-
tigkeiten im Rahmen eines Geschäftsszenarios. In technischer Hinsicht ist sie
eine Sammlung von Aktivitäten einer Stelle (eine Sammlung von Workflowauf-
gaben oder Anwendungen des SAP-Menüs).
Der Zugriff auf die in Rollen enthaltenen Transaktionen, Berichten oder
Web-basierten Anwendungen erfolgt über Benutzermenüs. Im SAP-Stan-
dard finden Sie eine Vielzahl vordefinierter Rollen (Abb. 9.3).

Abbildung 9.3 Benutzermenü der Rolle »Debitorenbuchhalter« (© SAP AG)

Das Anlegen einer Rolle in R/3 erfolgt mittels des Profilgenerators, welcher
zu Teilen des SAP-Menüs (ggf. auch zu einzelnen Anwendungen) und vor-

9.2 Rollenkonzept 267


Sandini Bib

9 Berechtigungen und Rollen

gebbaren Berechtigungen (unter Verwendung der Organisationseinheiten)


ein entsprechendes Berechtigungsprofil erstellt.

9.3 Zuweisen von Berechtigungen


Das Zuweisen von Berechtigungen zu einem Benutzer (innerhalb des betref-
fenden Mandanten) erfolgt durch die Eintragung eines oder mehrerer Profile
und/oder einer oder mehrerer Rollen in den Benutzerstammsatz (und an-
schließendes Sichern). Ein Benutzer verfügt stets über alle so vergebenen Be-
rechtigungen.

9.3.1 Benutzerstammsatz
Jeder R/3-Benutzer meldet sich in einem bestimmten Mandanten des R/3-
Systems an. Innerhalb dieses Mandaten hat er einen Benutzerstammsatz.
Wenn ein Anwender in mehreren Mandanten arbeiten will, muss in jedem
Mandanten ein Benutzerstammsatz für diesen Anwender angelegt werden.
Ein Benutzerstammsatz enthält unter anderem
• Benutzername
• Adresse
• Logondaten
• Festwerte
• Parameter
• Rollen
• Profile
• Gruppen

Benutzername
Der frei wählbare Benutzername ist der Schlüssel des Benutzerstammsatzes.
Er darf maximal zwölf Zeichen lang sein.

Adresse
Unter dem Register ADRESSE muss das Nachnamenfeld gepflegt sein. Wei-
tere Mussfelder existieren nicht. Nähere Angaben zu Personendaten, dem
Arbeitsort, Kommunikationsdaten und die Firmenadresse können hier eben-
falls hinterlegt werden. Dies erleichtert dem Systemadministrator die gezielte
Ansprache einzelner Benutzer im Produktivbetrieb.

Logondaten
Zu den Logondaten gehören:
• Alias
Der Alias ist eine alternative Kennung eines Benutzers. Zusätzlich zum 12
Zeichen langen Benutzernamen kann auch ein längerer, sprechender Name
(Länge 40 Zeichen) gewählt werden. Der Benutzer kann damit entweder

268
Sandini Bib

9
über den 12-stelligen Benutzernamen oder über seinen Alias identifiziert
werden. Intern ist immer der (12-stellige) Benutzername ausschlaggebend.
Der Alias wird in erster Linie dann benutzt, wenn Benutzer aus Internet-
transaktionen angelegt werden. Dort wird nur der Alias angegeben. Intern
wird ein Benutzername generiert. Der Alias dient also in erster Linie dem
Wiederauffinden von Internetbenutzern, deren interner technischer Benut-
zername nicht bekannt ist.
• Initialkennwort
Es wird beim Anlegen eines neuen Benutzers durch den Administrator ver-
geben.
• Benutzergruppe für Berechtigungsprüfung
Durch die Zuordnung des Benutzers zu einer Benutzergruppe kann die
Pflege der Stammsätze auf unterschiedliche Benutzeradministratoren ver-
teilt werden. Die Berechtigungen von Benutzeradministratoren werden
dann so vergeben, dass sie nur Benutzer pflegen können, die bestimmten
Gruppen zugeordnet sind. Der Gruppeneintrag ist kein zwingender Be-
standteil der Logondaten.
• Gültigkeitsperiode
Die Gültigkeitsperiode eines Benutzerstammsatzes kann durch ein Zeitin-
tervall begrenzt werden. Ohne einen solchen Eintrag gilt ein Benutzer-
stammsatz zeitlich unbeschränkt.
• Weitere Daten
Abrechnungsdaten zur Kostenerfassung. Diese gliedern sich wie folgt:
• die Abrechnungsnummer: Sie dient zur Kontierung der CPU-Zeiten, die
ein Benutzer verbraucht hat.
• die Kostenstelle: Die Kostenstelle, auf welcher die Abrechnungsnummer
läuft.
Kennwort
Beim erstmaligen Anlegen eines neuen Benutzers im SAP-System muss der
Systemverwalter ein Initialkennwort im Benutzerstammsatz vorgeben. Die-
ses muss aus Sicherheitsgründen zweimal eingetragen werden. Meldet sich
der neue Benutzer erstmals im System an, muss er nach der Eingabe des Initi-
alkennworts in jedem Fall sofort ein neues Kennwort eintragen.

Festwerte
Hier können folgende Eigenschaften eingestellt werden:
• das Startmenü oder die Transaktion, zu der das System direkt nach der
Anmeldung springen soll
• Anmeldesprache
• Drucker und Art der Spoolsteuerung
• Zeitzone
• Dezimaleinstellung
• Datumsformat

9.3 Zuweisen von Berechtigungen 269


Sandini Bib

9 Berechtigungen und Rollen

Parameter
Es können Benutzervorgaben zu einzelnen Parameterwerten gepflegt wer-
den. Hat beispielsweise ein Benutzer nur Berechtigungen für den Buchungs-
kreis 1000, oder arbeitet er vorwiegend in diesem Buchungskreis, so kann zu
dem Parameter BUK der Wert »1000« hinterlegt werden. In Bildschirmbil-
dern werden dann Felder, die auf das Datenelement Buchungskreis verwei-
sen, automatisch mit dem Wert 1000 gefüllt. Voraussetzung ist jedoch, dass
in den entsprechenden Bildschirmbildern die Übernahme dieses Wertes
durch den Programmierer eingerichtet wurde.

Rollen
Über diesen Punkt kann die Zuordnung von Rollen an den Benutzer bzw. sei-
nen Stammsatz erfolgen. Es ist möglich, dem Benutzer zeitlich begrenzt eine
Rolle zuzuweisen.
Durch die Zuordnung einer oder mehrerer Rolle(n) wird dem Benutzer ein
Benutzermenü zur Verfügung gestellt, welches erscheint, nachdem er sich
am R/3-System angemeldet hat. Über die Zuordnung von Rollen wird die
Integrität betriebswirtschaftlicher Daten gewährleistet.
Der Benutzer kann die ihm zugeordneten Rollen ändern; z.B. durch das Pfle-
gen von Favoriten.
Die Systemverwaltung kann das Benutzermenü auf persönliche Anforderung
des Benutzers ändern, indem Einträge hinzugefügt oder gelöscht werden.

Profile
Es können jedem R/3-Benutzer eine große Anzahl von Berechtigungsprofilen
zugewiesen werden (im Standard sind ca. 150 Berechtigungsprofile enthal-
ten). Im R/3 Enterprise werden diese Profile normalerweise mit dem Profilge-
nerator erstellt und gepflegt. Profile, die mit dem Profilgenerator generiert
wurden, sollen nie direkt in den Benutzerstammsatz eingefügt werden. Ihre
Zuweisung erfolgt automatisch beim Durchführen eines Benutzerstamm-
abgleichs gemäß der in den Benutzerstamm eingetragenen Rollen.
Hingegen können die durch manuelle Pflege erstellten Profile direkt dem Be-
nutzerstammsatz hinzugefügt werden.

Gruppen
Jeder Benutzer kann einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet wer-
den. Dies dient sowohl der Verteilung der Benutzerpflege auf unterschiedliche
Verwalter (wie schon erwähnt) als auch der Zuteilung von Berechtigungen
beim Einsatz der zentralen Benutzerverwaltung.

270
Sandini Bib

9.3.2 Benutzereigene Daten


Ein Teil der genannten Stammdaten kann auch von jedem Benutzer individu-
ell eingestellt werden. Hierzu gehören:
• Adresse
• Festwerte
• Set-/Get-Parameter, die Vorschlagswerte für Felder wie Buchungskreis,
Werk oder Geschäftsbereich festlegen
Diese Vorgaben sind die benutzereigenen Daten. Jeder Anwender kann diese
auf dem Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN individuell
modifizieren.

9.4 Profilgenerator
Heutzutage ist der Profilgenerator das zentrale Werkzeug zur Generierung
von Berechtigungen und Berechtigungsprofilen. War es früher notwendig,
mühsam die zum Ausführen einer Transaktion benötigten Berechtigungs-
objekte zusammenzustellen, die entsprechenden Berechtigungen manuell zu
erstellen, zu Profilen zusammenzufassen, diese zu generieren und dann dem
Benutzer zuzuordnen, ist dieser Vorgang durch den Profilgenerator über
große Strecken automatisiert worden. Dies bedeutet einen wesentlichen
Zeitgewinn, da im anderen Fall die Zuordnung der Transaktionen und Berech-
tigungsobjekte zu den realen Organisationsstrukturen und Tätigkeitsprofilen
des Unternehmens relativ aufwändig ist. Dieser Arbeitsumfang wurde bei
vielen Projekten unterschätzt.
Gleichwohl ist auch im R/3 Enterprise eine manuelle Pflege von Berechtigungs-
profilen möglich. Dies ist jedoch nur empfehlenswert für Profile, die nicht mit
dem Profilgenerator erstellt wurden. Dabei dürfte es sich in den meisten Fällen
um Profile handeln, die noch aus früheren Releaseständen herrühren. Profile,
die mit dem Profilgenerator erstellt wurden, sollen jedoch nicht manuell ge-
pflegt werden, da sich sonst Inkonsistenzen zum Profilgenerator ergeben.

9.4.1 Überblick Profilgenerator


Der Profilgenerator ist ein mächtiges Werkzeug. Die Definition von Rollen er-
folgt nach einem schematischen Verfahren, das im Folgenden skizziert wird.
• Stellenbeschreibung
Ausgangspunkt der gesamten Arbeit ist eine möglichst genaue Beschrei-
bung der Tätigkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
• Erstellen eines Menübaums durch Zuweisen der benötigten Transaktionen
Nachdem man weiß, welche Aufgaben ein Mitarbeiter wahrnimmt wer-
den ihm mit dem Profilgenerator nur die nötigen Menüpunkte im SAP-
Menübaum zugewiesen. Dies geschieht durch Eingabe der benötigten
Transaktionen und kann durch Internetlinks etc. erweitert werden.

9.4 Profilgenerator 271


Sandini Bib

9 Berechtigungen und Rollen

• Definition von Aufgaben


Verwendet Ihr Unternehmen den SAP Workflow, so können in der Rolle
auch die erlaubten Aufgaben hinterlegt werden.
• Zuweisung der Organisationseinheiten
Nachdem die Menüpunkte und damit die erlaubten Transaktionen festge-
legt wurden, sammelt der Profilgenerator alle in den Berechtigungen hin-
terlegten Organisationseinheiten wie Buchungskreis, Kostenstelle und
Werk. Zu jeder Organisationseinheit wird dann ein der Stellenbeschrei-
bung entsprechender Wert eingegeben. Eingaben mit Hilfe des Platzhal-
ters »*« sind möglich.
• Überarbeitung der Berechtigungen
Aus den obigen Werten generiert der Profilgenerator die entsprechenden
Berechtigungen für die Rolle. Diese müssen gegebenenfalls noch manuell
überarbeitet werden. Hierbei unterstützt der Profilgenerator mit Hilfe
einer leicht verständlichen »Ampelgrafik«.
• Generierung des Profils
Sind die Vorgaben passend, so genügt ein Mausklick, um aus diesen
Angaben ein vollständiges Berechtigungsprofil zu generieren.
• Zuweisung des Profils der Rolle
Das Profil dieser Rolle kann dann den Benutzern, aber auch Organisa-
tionsobjekten aus der Personaladministration, wie Organisationseinhei-
ten, Planstellen, Stellen oder Benutzern, zugewiesen werden. Es ist mög-
lich, die Zuordnung zeitlich einzuschränken.

9.4.2 Terminologie des Profilgenerators


In der vorangegangenen Beschreibung wurden bereits einige Begriffe des Profil-
generators erwähnt. Diese Begriffe sollen hier nachträglich kurz geklärt werden.

Rolle
Der zentrale Begriff des Profilgenerators ist die Rolle (früher Aktivitäts-
gruppe). Hier werden alle Aktivitäten einer Stelle zusammengefasst. Als
Aktivitäten gelten sowohl Transaktionen und Reports aus dem SAP-Menü als
auch Aufgaben aus dem SAP Business-Workflow. Hinzu kommen Zugriffe auf
das Internet. Aus Rollen lassen sich Berechtigungsprofile generieren.

Abgeleitete Rollen
Um nicht wegen jeder neuen Ausprägung einer Organisationseinheit eine
Rolle neu erstellen zu müssen, werden abgeleitete Rollen verwendt. Abgelei-
tete Rollen stehen in einem direkten, erbenden Verhältnis zu den Referenz-
rollen, aus denen sie hervorgingen. Unter einer abgeleiteten Rolle können
Berechtigungsprofile für eine gewisse Organisationsebene unter Verwen-
dung aller Aufgaben und Aktivitäten einer Referenzrolle generiert werden.
Hierdurch lassen sich z.B. aus einer Referenzrolle »Einkäufer« sehr einfach
abgeleitete Rollen für einzelne Buchungskreise definieren.

272
Sandini Bib

9
Begriffe aus dem Organisationsmanagement
Der Profilgenerator bietet im R/3 Enterprise die Möglichkeit, Profile mittels der
Rollen direkt Objekten aus dem Organisationsmanagement zuzuordnen. Hierzu
muss allerdings die Anwendungskomponente PD verwendet werden. So ist es
einfacher, Berechtigungen anhand der Definition von Zuständigkeiten einer
Planstelle zuzuordnen als jedem einzelnen Benutzer einer solchen Planstelle.

R/3-Workflow
Im Rahmen des R/3-Workflow kann man Einzel- und Mehrschrittaufgaben
definieren, die komplexe Geschäftsprozesse miteinander verbinden. Der Pro-
filgenerator kann auch für die Berechtigungsvergabe solcher Workflow-Auf-
gaben verwendet werden.

9.4.3 Berechtigungstrace mit SU53


Fehlt Ihnen während einer R/3-Sitzung eine für die Weiterarbeit erforderliche
Berechtigung, so stellen Sie dies zunächst an der Fehlermeldung »Keine Berech-
tigung für Transaktion ...« fest, die in der Statusleiste des R/3-Fensters erscheint.
Sollten Sie die Berechtigung zu Ausführung der Transaktion SU53 haben, dann
können Sie die fehlende(n) Berechtigung(en) durch einen Berechtigungstrace
analysieren. Rufen Sie dazu im Anschluss an die Fehlermeldung (also unmit-
telbar danach) mit Hilfe des Befehlsfeldes oder über den Menüpfad SYSTEM |
HILFSMITTEL | ANZ. BERECHT.PRÜFUNG die Transaktion SU53 auf. Sie sehen ein
Fenster, welches folgende Angaben enthält (Abb. 9.4):
• den Namen des Berechtigungsobjekts (technischer Name inklusive Be-
schreibung)
• die in Ihrem Benutzerstammsatz vorhandenen Berechtigungen zu diesem
Objekt

Abbildung 9.4 SU53 (© SAP AG)

9.4 Profilgenerator 273


Sandini Bib

9 Berechtigungen und Rollen

Mit diesen Angaben können Sie sich an den Systemadministrator wenden,


der die erforderliche(n) Berechtigung(en) ggf. neu anlegt und Ihrem Benut-
zerstammsatz zuweist.

9.5 Fragen
1. Welche Objekte regeln im R/3-System den Datenzugriff?
a) Benutzerstammsatz
b) Berechtigungstrace
c) Profilgenerator
d) Berechtigungsobjekte
2. Welche Aussagen zum Thema »Benutzerstammdaten« sind korrekt?
a) Das Initialkennwort dient dem Ersteinstieg des Benutzers in das SAP-
System.
b) Kein Benutzer hat Zugriff auf Feldinhalte seines Benutzerstammsatzes.
c) Durch Zuweisung eines Profils kann der Systemverwalter den Aufruf einer
Transaktion nach dem Start von R/3 bestimmen.
d) Das Profil SAP_New enthält wichtige Berechtigungen für die Einfüh-
rung und Implementierung von SAP R/3.
3. Welche Aussagen sind richtig?
a) Das Benutzermenü enthält nur die Transaktionen, für die ein Benutzer
aufgrund seiner Aufgabenstellung auch berechtigt ist.
b) Ein Benutzer kann über die Transaktion SU53 fehlende Berechtigungen
ermitteln und diese dann seiner Rolle über die Transaktion SU99 zuord-
nen, um den Systemadministrator zu entlasten.
c) Benutzer mit gleichen Aufgaben lassen sich zu einer Rolle zusammenfassen.
d) Der Benutzername ist der Schlüssel des Benutzerstammsatzes.

9.6 Lösungen
1. Welche Objekte regeln im R/3-System den Datenzugriff?
a) Richtig Benutzerstammsatz
b) Falsch Berechtigungstrace
c) Falsch Profilgenerator
d) Richtig Berechtigungsobjekte
2. Welche Aussagen zum Thema »Benutzerstammdaten« sind korrekt?
a) Richtig Das Initialkennwort dient dem Ersteinstieg des Benutzers in das
SAP-System.
b) Falsch Kein Benutzer hat Zugriff auf Feldinhalte seines Benutzerstamm-
satzes.
c) Falsch Durch Zuweisung eines Profils kann der Systemverwalter den
Aufruf einer Transaktion nach dem Start von R/3 bestimmen.
d) Falsch Das Profil SAP_New enthält wichtige Berechtigungen für die
Einführung und Implementierung von SAP R/3.

274
Sandini Bib

9
3. Welche Aussagen sind richtig?
a) Richtig Das Benutzermenü enthält nur die Transaktionen, für die ein
Benutzer aufgrund seiner Aufgabenstellung auch berechtigt ist.
b) Falsch Ein Benutzer kann über die Transaktion SU53 fehlende Berechti-
gungen ermitteln und diese dann seiner Rolle über die Transaktion
SU99 zuordnen, um den Systemadministrator zu entlasten.
c) Falsch Benutzer mit gleichen Aufgaben lassen sich zu einer Rolle zu-
sammenfassen.
d) Richtig Der Benutzername ist der Schlüssel des Benutzerstammsatzes.

9.6 Lösungen 275


Sandini Bib
Sandini Bib

Kapitel 10
Logistik-Lösungen, Enterprise
Portals und Business Intelligence
10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 279
10.1.1 Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet 279
10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 293
10.2.1 Überblick mySAP SCM 294
10.2.2 Stammdaten des mySAP SCM 296
10.2.3 Schlüsselbereiche des mySAP SCM 298
10.2.4 Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung 303
10.3 Product Lifecycle Management (PLM) 310
10.3.1 Funktionsbereiche 311
10.3.2 Organisationsstrukturen 318
10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 318
10.4.1 Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) 318
10.4.2 Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien 320
10.4.3 Definition des Customer Relationship Management 322
10.4.4 Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management 322
10.4.5 mySAP CRM-Architektur 323
10.5 mySAP Enterprise Portals (EP) 333
10.5.1 Die Plattform für Information und Kooperation 334
10.5.2 Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals 334
10.5.3 Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals 335

277
Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

10.6 mySAP Business Intelligence 337


10.7 Fragen 340
10.8 Lösungen 341

278
Sandini Bib

10

Logistik-Lösungen, Enterprise
Portals und Business Intelligence
10.1 mySAP Supplier Relationship Management
(SRM)
10.1.1 Beschaffung und Lieferanten-Management über
das Internet
Bereits seit 1996 bietet SAP Internetlösungen an. 1999 kam eine neue Lö-
sung für die elektronische Beschaffung hinzu: mySAP E-Procurement, das
durch seinen Einsatz im B2B Procurement (Business-to-Business) bekannt
geworden ist. Später wurde diese Lösung in SAP Enterprise Buyer umbe-
nannt; nunmehr wird sie durch mySAP SRM (Supplier Relationship Manage-
ment) ergänzt. Diese Weiterentwicklung des E-Procurement dient zur Opti-
mierung der Kunden-Lieferant Beziehung. (Siehe auch: Schlüsselbereiche
von mySAP SRM, S.288 f.)
Unternehmen aller Couleur nutzen das Internet seit längerem nicht nur dazu,
neue Märkte zu erschließen, sondern auch um die Optimierung ihrer Logistik-
kette und die damit zusammenhängende Beschaffung effektiv voranzutreiben.
Anders als im klassischen Beschaffungsprozess, wo der Einkäufer noch im
großen Maße direkt mit dem Verkäufer kommuniziert(e), stützt sich der Er-
folg von Unternehmen in zunehmenden Maße auf eine Automatisierung in-
nerhalb der Logistikkette. Dies gilt für Waren- und Geldströme ebenso wie
für Informationen (siehe hierzu auch SCM – Supply Chain Management,
S. 293 ff.).
Die Beschaffungsabwicklung über das Internet kann einem Unternehmen in
großem Umfang zusätzlichen Nutzen sowie Kosteneinsparungen bringen. Es
hat sich über viele Jahre gezeigt, dass die berühmte 80:20-Regel auch in der
Beschaffung ihre Gültigkeit hat. Diese Regel besagt, dass Unternehmen 80%
Ihres Bedarfs durch 20% der Lieferanten abdecken. Im Umkehrschluss heißt
das: 80% (!) der Lieferanten liefern lediglich 20% der Bedarfs. Jüngste Unter-
suchungen haben ergeben, dass sich dieses Verhältnis ziemlich genau mit dem
Verbrauch an Direkten (~80%) und Indirekten Materialien (~20%) deckt.

Hinweis Direkte Materialien gehen direkt in die Produktion ein (z.B. Roh-
stoffe) oder sind für den Vertrieb gedacht. Die Beschaffung ist oft kompli-
ziert und die Zuverlässigkeit der Lieferanten bzw. die hochwertige Produkt-
qualität stehen im Vordergrund. Indirekte Materialien werden intern für die
Instandhaltung, die Wartung bzw. den Betrieb von Maschinen sowie für die
Verwaltung gebraucht, wie z.B. Bürobedarf, Büromöbel, PCs.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 279


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Daraus ergibt sich, dass der administrative Aufwand für indirekte Materialien
unverhältnismäßig groß ist zum eigentlichen Wert der Produkte. Anderer-
seits ist der Einkaufsprozess direkter Materialien wesentlich komplizierter
(Ausschreibungen, Verhandlungen) und erfordert eine genauere Überwa-
chung (Qualitäts- und Lieferantenauswertung) und Steuerung (Planung, Be-
stellabwicklung).
Mit mySAP SRM hat ein Unternehmen die Möglichkeit, Teile der Beschaf-
fung zu dezentralisieren und damit die Abteilung Einkauf zu entlasten. Da-
durch kann sich der Einkauf auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Die
Katalogbeschaffung ermöglicht es Anwendern, gewünschte Materialien aus
unterschiedlichen Lieferantenkatalogen auszuwählen und zu bestellen (siehe
auch Workflow). Selbstverständlich können Positionen auch manuell in der
Bestellung erfasst werden.

Abbildung 10.1 Die 80:20 Regel

Überall dort, wo SAP R/3 als ERP-Software (ERP = Enterprise Resource Plan-
ning), also als operatives System zur (internen) Prozessabwicklung und -opti-
mierung genutzt wird, erweitert das Supplier Relationship Management die
Beschaffung um die Möglichkeiten strategischer Auswertungen (Planung
und Steuerung durch Nutzung des Business Warehouse = BW) und sorgt für
die Integration des Internet im gesamten Beschaffungsprozess. Die Prozesse
und die Zusammenarbeit im Bereich Materialwirtschaft (Material Manage-
ment = MM) finden jetzt zunehmend unternehmensübergreifend statt. Neben
der Beschaffung indirekter Materialien über Kataloge unterstützt mySAP
SRM jetzt auch die Beschaffung direkter Materialien.

Hinweis Enterprise Resource Planning ist die Planung unternehmensweiter


Ressourcen und verbindet Produktions-, Finanz-, Personal-, Vertriebs- und
Materialwirtschaftssysteme.

280
Sandini Bib

10
Hinweis Das Business Warehouse beruht auf einer komplexen Datenbank
mit vielen vorkonfigurierten Inhalten und Informationsmodellen, unterneh-
mensinternen und externen Daten sowie vordefinierten Berichten.

mySAP SRM hat also zum Ziel, die unternehmensübergreifende Zusammen-


arbeit und die gesamte Beschaffungsstrategie sowohl für direkte wie indirekte
Materialien zu optimieren und damit die Wertschöpfung an der Beschaffungs-
seite zu erhöhen bzw. zu Kosteneinsparungen zu kommen.
Dieses soll in erster Linie erreicht werden durch:
• Optimierung der Lieferantenauswahl
• Verkürzung der Beschaffungszeiten
• Verringerung der Prozesskosten
• zielorientierte Beschaffungsstrategien
Durch die Evaluierung der Unternehmensabläufe z.B. im Einkauf mit Hilfe von
mySAP SRM ist es möglich, zielgerichtet an diesen Verbesserungen zu arbeiten,
die Beschaffung zu steuern bzw. zu automatisieren sowie die Zusammenarbeit
mit Lieferanten (insbesondere bei der Planung) durch eine direkte An- und Ein-
bindung zu verbessern. Da jedes Unternehmen seine eigenen Beschaffungsbe-
dürfnisse hat, besteht mySAP SRM aus verschiedenen Komponenten, welche
durch SAP R/3 unterstützt werden.

Überblick Materialwirtschaft R/3


Überblick Logistik
Die Logistik befasst sich mit den Prozessen
• des Vertriebs
• der Beschaffung
• der Herstellung
• der Lagerung
Um Mehrfachbearbeitungen zu vermeiden, erfolgt die Planung, Steuerung
und Koordination der gesamten logistischen Kette bereichsübergreifend. Im
SAP R/3 werden die Teilbereiche Vertrieb (SD), Produktionsplanung und -steu-
erung (PP), Materialwirtschaft (MM), Qualitätsmanagement (QM) und In-
standhaltung (PM) durch Anwendungskomponenten abgebildet. In Abbil-
dung 10.2 sind die wichtigsten Funktionen grafisch dargestellt.
Materialwirtschaft
Die SAP R/3 Materialwirtschaft umfasst die Grundfunktionen Disposition,
Einkauf, Rechnungsprüfung und Bestandsführung, ferner die Lagerverwal-
tung und -steuerung.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 281


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Abbildung 10.2 Überblick Logistik

Ausgehend von einen Produktionsprogramm werden Materialbedarfe nach


Art, Menge und Termin ermittelt. Man ermittelt so den Bruttobedarf. Durch
Abgleich mit den verfügbaren Lagerbeständen wird danach der Nettobedarf
errechnet, welcher entweder durch eigene Produktion oder durch Zukäufe
abgedeckt werden muss.
Betriebswirtschaftlich gesehen besteht die Aufgabe der Materialwirtschaft
darin, die Versorgung eines Unternehmens mit den benötigten Waren und
Dienstleistungen sicherzustellen, also die Beschaffung und Bereitstellung von
Gütern in der erforderlichen Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt am
richtigen Ort. Dabei darf der Kostenaspekt niemals aus den Augen verloren
werden. Im Grunde besteht die Kunst darin, eine hohe Lieferbereitschaft mit
minimalen Kosten zu gewährleisten (z.B. Kapitalbindung durch Lager und
Bestellkosten). Dazu gehören auch Kriterien wie die Einhaltung der Ferti-
gungsabläufe bzw. die Auslastung der Kapazitäten des Unternehmens.
Schnittstellen
Folgenden Komponenten von R/3 haben Schnittstellen zur Materialwirtschaft:
• Controlling (CO) – z.B. Kontierungen bei Materialentnahmen
• Finanzbuchhaltung (FI) – z.B. Weiterleitung der Daten aus der Rech-
nungsprüfung
• Produktionsplanung (PP) – z.B. Bedarfsanforderung der Produktionspla-
nung an den Einkauf
• Vertrieb (SD) – z.B. Verfügbarkeitsprüfung bei Kundenauftrag

282
Sandini Bib

10
Stammdaten im R/3 MM
Damit die Prozesse und Funktionen der Materialwirtschaft durchgeführt
werden können, benötigt man Stammdaten, welche in Form von Stammsät-
zen im System hinterlegt werden. Das Anlegen und Ändern von Stammsätze
geschieht im System nur einmal. Danach stehen diese Stammsätze allen in
anderen Anwendungskomponenten (z.B. Vertrieb, Produktion) zur Verfü-
gung. Damit wird Datenredundanz (das wiederholte Auftreten gleicher
Daten) vermieden. Neben materialbezogenen Daten können Stammdaten
auch Informationen mit Bezug auf organisatorischen Einheiten enthalten
(z.B. Werk, Lagerort oder Einkaufsorganisation).
Stammdaten im SAP R/3 MM sind z.B.
• Materialstammdaten mit Informationen über Rohstoffe, Handelswaren
usw. Alle Daten werden fachbereichsübergreifend (SD, MM, PP) geführt;
• Lieferantenstammdaten mit Einkaufs- und Buchhaltungsdaten und allen
sonstigen Daten zu einem Lieferanten oder Kreditor;
• Einkaufsinfosätze mit Informationen zu einem Lieferanten und einem
Material, das von diesem Lieferanten bezogen wird. Sie stellen die Bezie-
hung zwischen Material und Lieferant her;
• Konditionen mit Informationen zur Preisfindung.
Organisationsstruktur
In der Materialwirtschaft sind folgende Organisationseinheiten relevant:
• Mandant – stellt das Unternehmen bzw. den Konzern dar
• Buchungskreis – rechtlich selbständig bilanzierende Einheit (z.B. einzelne
GmbH)
• Einkaufsorganisation – zuständig für die Beschaffung

Hinweis Einkaufsorganisationen können:


• genau für ein Werk zuständig sein (z.B. EK-Org1 für Werk 1),
• werksübergreifend pro Buchungskreis tätig sein (z.B. EK-Org2 für Werk
2 und 3),
• oder buchungskreisübergreifend für alle Werke tätig sein (z.B. EK-Org3,
ähnlich wie ein Zentraleinkauf).
• Werk – die disponierende und bestandsführende Einheit
• Lagerort – damit lassen sich Materialbestände innerhalb eines Werkes ge-
trennt führen

Hinweis Lagerorte sind einem Werk zugeordnet, deshalb kann die Num-
mernvergabe (z.B Lagerort 1) mehrmals vorkommen (vgl. Abb. 10.3)!

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 283


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Abbildung 10.3 Beispiel einer Organisationsstruktur

Geschäftsprozesse und Funktionen von R/3 MM


SAP R/3 deckt sämtliche Funktionen der Materialwirtschaft ab: von der Dis-
position über den Einkauf bis zur Rechnungsprüfung.
• Materialdisposition
In der sog. verbrauchsgesteuerten Disposition werden Beschaffungsvor-
schläge anhand von fest vorgegeben Bestellpunkten (z.B. bei Unterschrei-
tung des Sicherheitsbestandes) oder von Prognoseberechnungen bestimmt.
Der ermittelte Bedarf wird als Vorschlag gespeichert. Diese Vorschläge
werden entweder als Bestellanforderungen dem zuständigen Einkauf zuge-
ordnet oder als Planauftrag an die Produktion (PP) gegeben. Zusätzlicher
Bedarf kann als manuelle Bestellanforderung erfasst werden.
• Einkauf
Diese Bestellanforderungen können nun vom Einkauf in Bestellungen
oder Rahmenverträge umgesetzt werden. Im Einkaufsprozess wird dabei
unterschieden, ob Bestellungen sofort erfolgen können (aufgrund beste-
hender Vereinbarungen wie z.B. Rahmenverträge) oder ob erst Angebote
mit Hilfe von Anfragen eingeholt werden müssen. Der Einkauf ist also für
eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich: Bearbeitung von Anfragen
und Angeboten, Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung, Lieferantenbeur-
teilung usw.

284
Sandini Bib

10
Hinweis Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit ei-
nem Lieferanten über die Lieferung von Dienstleistungen oder Materialien
zu festgelegten Konditionen. Man unterscheidet Mengen- oder Wertver-
träge als Kontrakte oder Lieferpläne.

• Bestandsführung
Die Bestandsführung hat die Aufgabe, die Bestände mengen- und wert-
mäßig zeitnah zu erfassen und zu verbuchen. Hierzu gehören alle Vor-
gänge, welche den Bestand an Waren verändern, wie z.B. Wareneingänge
und -ausgänge, Umbuchungen und Umlagerungen aber auch Materialre-
servierungen und Rücklieferungen. Die Mengen werden bei jeder Material-
bewegung fortgeschrieben. Die Wertfortschreibung erfolgt im Normalfall
über eine automatische Kontenfindung. Das System leistet praktische
Hilfe, wenn z.B. ein Wareneingang (WE) mit Bezug zu einer Bestellung
gebucht werden soll. Hierbei werden alle relevanten Daten vom System
bereit gestellt.
• Lagerverwaltung
Mit dem Lagerverwaltungssystem können komplexe Lagerstrukturen
festgelegt und überwacht werden. Dabei werden unterschiedliche Me-
thoden der Ein- und Auslagerung unterstützt. In der Lagerverwaltung
werden bestandsverändernde Vorgänge wie Wareneingänge, Umlage-
rungen usw. abgebildet.
• Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung stellt das Bindeglied zwischen der Materialwirtschaft
und dem Rechnungswesen (FI) dar. Hier können die erhaltenen Rechungen,
welche Bezug zu einem Wareneingang (WE) oder einer Bestellung haben,
schnell erfasst, geprüft und anschließend gebucht werden. Darüber hinaus
werden Informationen aus dem Materialstamm verwendet. Die weitere
Abwicklung hängt von einigen Prämissen ab:
• stimmen die Rechnungsdaten mit den vorgeplanten Daten überein,
werden die Buchungen automatisch durchgeführt und die Rechnung
wird zur Zahlung freigegeben,
• bei Überschreitung vorgegebener Toleranzen wird die Rechnung zur
Zahlung gesperrt,
• eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Rechnung automatisch beim
Wareneingang erstellen zu lassen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Beschaffungsmarketing. Damit ist ge-
meint, dass das Unternehmen die Aufgabe hat, durch den Aufbau und die
Pflege von (möglichst) dauerhaften Beziehungen zu zuverlässigen Lieferan-
ten die Versorgung sicherzustellen. Grundlage einer effektiven Zusammenar-
beit zwischen Unternehmen ist dabei der Vorteil, der sich für beide Partner,
also Kunden und Lieferant, ergibt und von beiden gewünscht und angestrebt
wird. Gerade hier spielt mySAP SRM seine Stärken aus.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 285


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Komponenten von mySAP SRM


Die Umsetzung der Funktionalitäten in mySAP SRM erfolgt durch einander
ergänzende Komponenten. Da mySAP SRM in verschiedenen Konfiguratio-
nen erhältlich ist, beschränken wir uns hier auf die Beschreibung einiger
wichtiger Komponenten, welche in den Paketen enthalten sind
Die wichtigsten Komponenten der SRM-Lösung sind das EBP (Enterprise
Buyer Professional), ein internetgestütztes Beschaffungssystem und Teil des
mySAP SRM E-Procurement sowie das Business Warehouse, ein Data Ware-
house zur Durchführung strategischer Analysen und Auswertungen. mySAP
SRM ist kompatibel mit den Logistikfunktionalitäten des SAP R/3-Systems
und anderer ERP-Systeme.
Weitere Komponenten sind
• SUS (Supplier Self Services). Damit können die Lieferanten direkt am Be-
schaffungssystem teilnehmen
• Der Content Integrator kann gemeinsam mit mySAP SRM für die Harmo-
nisierung von Lieferanten und Materialien sowie für die Ausgabenanalyse
eingesetzt werden.
Überblick mySAP SRM
Ähnlich wie SAP R/3 benötigt auch mySAP SRM ein Gerüst aus Organisations-
struktur und Stammdaten.
Stammdaten
Die Stammdaten können entweder über bestehende ERP-Systeme (z.B. SAP
R/3) übertragen oder direkt im EBP (Enterprise Buyer Professional) angelegt
werden. Das gilt für den Materialstamm ebenso wie für die Warengruppe und
den Lieferantenstamm. Auch die Benutzerdaten können aus anderen Systemen
in das EBP übertragen werden. Benutzer müssen darüber hinaus auch als
Business Partner angelegt werden (siehe dazu auch Organisationsstruktur).

#  !

 


  


 

Abbildung 10.4 Stammdaten im R/3 und EBP

286
Sandini Bib

10
Achtung Stammdaten im SAP und im EBP können unterschiedliche Bezeich-
nungen haben (siehe Abbildung 10.4).

Organisationsstruktur
Die Organisationsstruktur im EBP ist etwas anders aufgebaut als im R/3. Sie
beinhaltet die Organisationseinheiten des Unternehmens, gegliedert nach
Aufgaben und Funktionen (z.B. Einkauf). Die höchste Ebene einer Organisa-
tionsstruktur wird als Wurzel bezeichnet; unterhalb der Wurzel wird die rest-
liche Struktur aufgebaut.
Anders als im SAP R/3 sind jedoch auch die Benutzer im EBP ein zentraler Be-
standteil des Organisationsplans. Das heißt, der Benutzer (User) muss über
eine Struktur, welche mehrere Objekte umfasst, im Organisationsplan eingebun-
den sein. Eines dieser Objekte ist die Planstelle: Planstellen sind die tatsächlich zu
besetzenden Positionen im Unternehmen (z.B. Einkäufer oder Sekretärin der
Buchhaltung). Weitere Objekte sind der R/3-User, die zentrale Person und
der Geschäftspartner (siehe auch Geschäftspartnerkonzept).

Abbildung 10.5 Beispiel einer Organisationsstruktur der Firma XY (mit Gliederung des
Einkaufs)

Geschäftspartnerkonzept
mySAP SRM nutzt das sogenannte SAP-Geschäftspartnerkonzept. Dieses sieht
vor, dass jeder, der als (interner oder externer) Geschäftspartner an einem Ge-
schäftsvorgang beteiligt ist, als Business Partner im System angelegt sein
muss. Dieses gilt für sowohl für Personen wie für Personengruppen oder Orga-

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 287


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

nisationen. Das bedeutet, dass nicht nur Lieferanten oder Ansprechpartner als
Business Partner hinterlegt werden, sondern auch die Mitarbeiter des eigenen
Unternehmens. Im Grunde genommen wird also das Geschäftspartnermodell
mit der Aufbauorganisation verknüpft.
Damit also ein Benutzer an einem Geschäftsvorfall beteiligt werden kann,
muss er nicht nur als User sondern darüber hinaus auch als Business Partner
angelegt werden. Diesem Business Partner können dann Rollen zugeordnet
werden. Die Rolle stellt eine Sammlung von Aktivitäten dar, welche von ei-
ner Person ausgeführt werden. An diese Rollen sind Berechtigungen und
Transaktionen geknüpft, welche die Durchführung bestimmter Anwendun-
gen ermöglichen (z.B. Bestellung anlegen oder Bestellung freigeben).
Beispiel: In der Organisationsstruktur der Firma XY möchte der User A einen
Drucker bestellen (siehe Abbildung 10.5). Das System prüft, welche EK-Or-
ganisationen der Abteilung des User A zugeordnet sind und somit bestellen
dürfen. Hierzu gehören die EK-Gruppe Europa und der zentrale EK. Grund
dafür ist, dass:
• die EK-Gruppe Europa der Organisation Europa zugeordnet ist und für die
Organisation Europa (und alle dazugehörigen Abteilungen) bestellen darf
und
• der Zentrale Einkauf organisatorisch der »Wurzel« (Firma XY) zugeordnet ist
und für diese und alle dazugehörigen Abteilungen bestellen darf.
Das System prüft weiter, welche dieser EK-Gruppen für die bestellte Produkt-
kategorie sachlich zuständig ist und wählt darum den Zentralen Einkauf als
zuständige EK-Gruppe aus.

Hinweis Sollten mehrere zugeordnete EK-Gruppen zuständig sein, wählt


das System die EK-Gruppe auf der niedrigsten Ebene. In der EK-Gruppe sind
dann weitere sachliche Zuständigkeiten und Berechtigungen für die einzel-
nen Einkäufer definiert. Liegen die Organisationsdaten für den Einkauf (EK
Organisation) in einem R/3-System, sind mit den Organisationseinheiten im
EBP keine User verknüpft, da das EBP lediglich für die Weiterleitung der
Werte verwendet werden..

Schlüsselbereiche von mySAP SRM


Die Schlüsselbereiche von mySAP SRM bestehen aus 3 Hauptbereichen
(Abb. 10.6):
I. Evaluierung der Beschaffungsstrategie
• Entwicklung der Beschaffungsstrategie
Zweck: Optimierung der Bezugsquellenfindung (welche Lieferanten bzw.
Hersteller kommen in Frage), aber auch der Beschaffung (Auswahl des
Lieferanten) und Produktentwicklung mittels systemseitig unterstützter
Analysen. Durch die Zusammenführung der analysierten Daten aus dem
SAP BW verbessert mySAP SRM den Überblick und die Transparenz.

288
Sandini Bib

10

Abbildung 10.6 Schlüsselbereiche von mySAP SRM

• Qualifizierung der Lieferanten


Zweck: Verringerung des Aufwands bei der Suche nach Bezugsquellen
durch Auswertung und Verwendung eindeutiger und zeitnaher Informa-
tionen. Unterstützung der Lieferantenprüfung und der Qualifizierung mit
dem Ziel, das Beschaffungsrisiko und die Kosten zu senken.
• Auswahl von Lieferanten
Zweck: Die Ermittlung von Bezugsquellen soll durch den Einsatz struktu-
rierter Anfragen und »Auktionen« vereinfacht und beschleunigt werden.
Hierbei helfen die unter Qualifizierung der Lieferanten erfassten Auswer-
tungen. Es ist möglich, über das elektronische Ausschreibungsverfahren
Ausschreibungen zu veröffentlichen, Auktionen durchzuführen und damit
einen neuartigen Zugang zur Geschäftswelt zu erhalten. Dies kann öffent-
lich oder auch nur für eingeführte Lieferanten geschehen. Hierdurch wird
die Beschaffung von Direktmaterialien effektiv unterstützt.
• Vertragsverhandlungen und -verwaltung
Zweck: Nutzung der Vorteile strategischer Zusammenarbeit bei Vertrags-
verhandlungen durch die Zusammenführung von Informationen auf
Unternehmensebene oder sogar auf unternehmensübergreifender Ebene
(z.B. bei Projektteams).
II. Anbindung aller Lieferanten
• Supplier Self Services
Zweck: Durch die Anbindung der Lieferanten an mySAP SRM will man
nicht nur den Einkaufsprozess, sondern auch den Verkaufsprozess an Lie-

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 289


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

ferantenseite verbessern und langfristig zu einer Verschmelzung von


Geschäftsprozessen kommen. Lieferanten können so nicht nur ihre Pro-
duktkataloge auf den aktuellsten Stand halten, sondern auch Aufträge
abwickeln und sogar Rechnungen erstellen. Der direkte Weg des Liefe-
ranten zum Kunden wird somit geebnet.
• Content Management
Content Management ist ein Prozess, welcher die Informationen zu
Produkten und Lieferanten und die Beschaffung steuert. Das Ziel be-
steht darin, zu der unter Supplier Self Services genannten Anbindung
eine Wissensdatenbank (Content) mit aktuellsten Informationen zu Lie-
feranten und Produkten aufzubauen. Statt Produkte manuell anzulegen
ist es auch möglich, Daten aus anderen Quellen (Marktplätze, Lieferan-
ten) zu importieren und zu verwalten. Die Inhalte können dann im SAP
Enterprise Buyer bearbeitet werden. Diese Funktionalität lässt sich nicht
nur optimal für indirekte sondern auch für direkte Materialien nutzen.
III. Einbindung aller Lieferanten
• Operative Bezugsquellenfindung
Zweck: Unter Nutzung zusammenhängender Informationen sollen unvor-
hergesehene Bedarfsanforderungen schnell und effizient in Bestellungen
umgesetzt werden.
• Beschaffung per Self Service (Mitarbeiter Self Service)
Zweck: Entlastung der Einkaufsabteilung durch Einbeziehung dezentralisierter
Einkaufsprozesse unter gleichzeitiger Beachtung der Einkaufsbestimmungen.
Self Service eignet sich in erster Linie für die Beschaffung indirekter Materia-
lien. Auch Mobile Procurement, also die Beschaffung über mobile Geräte
wie Mobiltelefon oder PDA (Personal Digital Assistant) ist möglich. Vor-
teil: dringend benötigte Materialien können sofort bestellt und Genehmi-
gungen von überall aus erteilt werden. Neben dem Einkauf können auch
Meldungen oder Workflows bearbeitet werden. Dazu gibt es Funktionen
für das Reporting oder die Instandhaltung.
• Planungs- und produktionsgesteuerte Beschaffung
Zweck: Automatisierte Beschaffung (meist direkte Materialien) unter Ein-
beziehung von Planungs- und Produktionssystemen oder Verknüpfung
der Beschaffung mit vorhandenen Prozessen des SCM (Supply Chain
Management). Hierbei können ebenfalls die bereits erwähnten Aus-
schreibungsverfahren und auch der SAP APO (Advanced Planner and
Optimizer) eingesetzt werden (siehe auch SCM).
• Überwachung von Lieferantenbeziehungen
Zweck: Erfassung des gesamten Spektrums der Lieferantenbeziehungen zur
Sicherung des Erfolgs und der Wirksamkeit der strategischen Beschaffung.

290
Sandini Bib

10
Möglichen Szenarien beim Einsatz von EBP
Wie bereits erwähnt, ist es möglich EBP unabhängig von ERP Systemen zu
nutzen. Deshalb werfen wir jetzt einen Blick auf die verschiedenen Szena-
rien, welche denkbar wären.
• Klassisches Szenario
Hierbei werden die Geschäftsabläufe im eigentlichen ERP-System abgewi-
ckelt.
• Entkoppeltes Szenario
Hier werden einige Teile des Geschäftsprozesses im EBP (z.B. die Bestel-
lung indirekter Materialien), andere wiederum im ERP-System abgewi-
ckelt (z.B. direkte Materialien).
• Erweitertes Klassisches Szenario
Der EBP wird für die gesamte Beschaffung genutzt. Der EBP leitet Kopien
der erfassten Schritte (z.B. Bestellungen) an das ERP-System weiter. Die
Materialwirtschaftsfunktionen des ERP werden z.B. für die Lagerhaltung
genutzt.
• Standalone-Szenario
Das EBP ist lediglich mit einem FI-System (Rechnungswesen) verbunden;
in diesem Fall wird das EBP als eigenständige Lösung genutzt und der ge-
samte Prozess lokal verarbeitet.

Workflow
Nun kommen wir zu einer Funktion, welche die allgemeinen Abläufe im SAP
R/3 bereits unterstützt, aber durch den Einsatz von mySAP SRM ihre vielfäl-
tigen Möglichkeiten erst voll entfaltet.
Ein Workflow stellt eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) dar. Er be-
schreibt, wer was wann und in welcher Reihenfolge bearbeitet.
Die Workflow-Methodik findet auch im EBP (Enterprise Buyer Professional)
Anwendung. Die Verknüpfung der einzelnen Aufgaben werden dabei vom
SAP Business Workflow sichergestellt. So können z.B. standardmäßige Work-
flows für Bestellgenehmigungen, Bestätigungen oder Rechnungen genutzt
werden.
Dafür muss ein Geschäftsprozess definiert werden, welcher die erforderliche
Reihenfolge von Ereignissen festlegt und beschreibt, welche Daten dafür
(meist vorübergehend) zur Verfügung stehen müssen. Dieser Prozess wird in
einem Ereignisdiagramm hinterlegt, das aus dem auslösenden Ereignis und
darüber hinaus aus einzelnen Aufgaben sowie gegebenenfalls erforderlichen
logischen Abfragen besteht.
Die jeweiligen Ereignisse aus dem Diagramm bestimmen, wann etwas gemacht
werden muss. Beispiel: Bestellanforderung (BANF) angelegt und gesichert.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 291


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Was gemacht werden muss, wird durch eine Aufgabe (Workitem) ausge-
führt. Aufgaben beziehen sich auf die einzelnen Arbeiten, welche im Work-
flow-Prozess auszuführen sind. So kann das Sichern der BANF z.B. eine
Funktion aufrufen, die automatisch eine Bestellung generiert. Die Aufgaben
können aber auch zugeordnet werden.
Wer diese Aufgabe bearbeitet, wird durch die Aufbauorganisation und die
hinterlegten Rollen gesteuert. So kann z.B. dem Einkaufsleiter (im Eingangs-
korb eines Mailsystems) die erwähnte Bestellung zur Freigabe (oder als Erin-
nerung zur weiteren Bearbeitung) vorgelegt werden.
Workflow-Beispiel ohne EBP
Sie wollen eine Bestellung aufgeben. Wenn keine Genehmigung erforderlich
ist, wird die Bestellung dem verantwortlichen Einkäufer zur Festlegung des
Lieferanten oder zum Ausdruck der Bestellung weitergeleitet. Ist eine Genehmi-
gung erforderlich, wird die Bestellung Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung
vorgelegt. Erfolgt keine Genehmigung, dann erhalten Sie eine Nachricht (mit
dem Ablehnungsgrund). Bei Genehmigung wird Ihre Bestellung dem Einkäu-
fer zugestellt (Abb. 10.7).
Im EBP wird die Abwicklung über Workflows noch weiter verfeinert, da in
den neuen Beschaffungsprozessen alle Mitarbeiter eingebunden sein kön-
nen. Hier kommt die Funktion Mitarbeiter Self Service zum Einsatz wo mit-
tels Einkaufswagen über Kataloge bestellt wird.

Abbildung 10.7 Beispiel Workflow (vereinfacht)

292
Sandini Bib

10
Workflow-Beispiel mit EBP
Sie möchten einen Flachbildschirm bestellen. Anstatt sich über Formulare an
den Einkauf oder den Vorgesetzten zu wenden, wollen Sie in einen Online-
Katalog schauen und prüfen, ob ein Produkt mit den verlangten Eigenschaf-
ten und zu einem annehmbaren Preis zum gewünschten Termin verfügbar ist.
Im Online-Katalog finden Sie die aktuellsten Daten. Über ausgeklügelte
Suchfunktionen können Sie das gewünschte Produkt suchen und sofort ei-
nen Produkt- und Preisvergleich machen. Ferner können Sie den Artikel auf
Verfügbarkeit prüfen. Wenn Sie mit der Suche und Auswahl fertig sind, können
Sie die Bestellanforderung sichern. Erst damit ist der Vorgang abgeschlossen. Vor
dem Sichern können Sie jederzeit Ihren Einkaufswagen ändern oder löschen.
Abhängig vom gewählten Prozess kann der Enterprise Buyer nach Absenden
der Anforderung automatisch eine Bestellung erzeugen, welche dem bevor-
zugten Lieferanten direkt zugeleitet wird. Als Zwischenstufe könnte noch
eine Genehmigung der Bestellanforderung auf Grund des Bestellwerts not-
wendig sein. Wenn der Bestellwert unterhalb einer festgelegten Grenze liegt,
kann die Bestellgenehmigung automatisch erfolgen. Falls nicht, kann die
Bestellung über einen Workflow zur Genehmigung vorgelegt werden. Sie
können dabei den Status der Genehmigung verfolgen.
Hat der Lieferant ein SAP-System, so kann die Bestellung nahtlos übertragen
werden; der Lieferant kann bei Bedarf eine Auftragsbestätigung zurückschi-
cken. Die Auftragsbestätigung könnte sogar direkt an Sie geschickt werden.
mySAP SRM ermögliche ferner die Überwachung des Versands. Trifft die
Ware ein, so kann der Wareneingang – abhängig vom Szenario – entweder
im zentralen Wareneingang oder sogar am Arbeitsplatz erfasst werden. Im
letzten Fall müssen Sie den Wareneingang erfassen und mit den Daten der
Bestellung abgleichen.
Auch für die Fakturierung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel
kann sich der Lieferant direkt über das Web ankoppeln und alle erforderli-
chen Daten (in Bezug auf die Bestellung) eingeben. Ferner kann die Rech-
nung an Sie zur Prüfung gesendet werden. Sie können dann die Rechnung
freigeben (evtl. mit Limits) oder auch ablehnen.

10.2 mySAP Supply Chain Management


(mySAP SCM)
Unser modernes Weltwirtschaftssystem befindet sich in rasantem Wandel.
Wachsender Wettbewerb auf globaler Ebene, kürzere Produktlebenszyklen,
verändertes Konsumverhalten, die Liberalisierung von Märkten mit einem
drastischen Anstieg des grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungs-
verkehrs sowie die Erwartungshaltung der Shareholder sind nur einige der
vielen Einflussfaktoren. Die traditionellen Organisationsstrukturen und Un-
ternehmensprozesse werden den Anforderungen der modernen Wirtschafts-

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 293


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

welt nicht mehr gerecht. Unternehmen und ihre Partnernetzwerke müssen in


der Lage sein, auf Marktveränderungen zeitnah und nachhaltig zu reagieren.
Damit ist auch Supply Chain Management eine der großen Herausforderun-
gen an das Management im noch jungen 21. Jahrhundert. Eine optimierte
Logistikkette vom Zulieferer bis zum Endabnehmer lässt sich durch Supply
Chain Management-Lösungen erreichen.
So vielschichtig der Begriff Supply Chain Management immer noch ist, so
klar ist doch, die aktive Gestaltung und laufende Modernisierung von Ver-
sorgungsketten der Wirtschaft leistet einen gewaltigen Beitrag zur Sicherung
und Steigerung des Unternehmenserfolgs. Ein optimierter Fluss – wie das
Supply Chain Management ihn anstrebt – kann erreicht werden durch ver-
besserte Verkettung der physischen und informellen Flüsse zwischen den Be-
teiligten. Supply Chain Management bedeutet daher vor allem Integration.
SAP stellt mit mySAP SCM eine Lösung bereit, die eine erfolgreiche Abstim-
mung und Verwaltung der gesamten unternehmensübergreifenden Logistik-
prozesse und -aktivitäten eines Unternehmens und seiner Partner ermöglicht.
Sie reicht von der Konzeption der Logistikkette bis zur Bezugsquellenfindung
und von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb.

10.2.1 Überblick mySAP SCM


Im Vordergrund von mySAP SCM steht die Schaffung optimaler Arbeitsab-
läufe durch unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zwischen Unter-
nehmen und deren beteiligten Partnern in der Logistikkette. Die Lösung
mySAP SCM befasst sich dabei mit der Verwaltung der Material-, Informations-
und Kapital-Flüsse innerhalb eines partnerschaftlichen Netzwerks. Partner
des Unternehmens sind in diesem Kontext z.B. Lieferanten, Hersteller, Spedi-
teure, Distributoren und Kunden.
Kernstücke der Lösung mySAP SCM sind der SAP Advanced Planner and Opti-
mizer (SAP APO), der SAP Event Manager (SAP EM) und SAP R/3 Enterprise.

 
     
   
  
S 6$3 $32 6$3 $GYDQFHG 3ODQQHU 2SWLPL]HU
S 6$3 5
S 6$3 (3 6$3 (QWHUSULVH 3RUWDO
S 6$3 (0 6$3 (YHQW 0DQDJHPHQW
S 6$3 %: 6$3 %XVLQHVV ,QIRUPDWLRQ :DUHKRXVH
S 6$3 /(6 6$3 /RJLVWLFV ([HFXWLRQ 6\VWHP
S 6$3 670 6$3 6WRFN 0DQDJHPHQW
S 6$3 ,&+ 6$3 ,QYHQWRU\ &ROODERUDWLRQ +XE
S 6$3 )& 6$3 )XOILOOPHQW &RRUGLQDWLRQ
Abbildung 10.8 Technische Grundlagen von mySAP SCM

294
Sandini Bib

10
Beim Erwerb einer mySAP SCM-Lizenz werden Produkte, welche die techni-
schen Grundlagen des mySAP SCM bilden, im aktuellen Release ausgeliefert
(Abb. 10.8). Im nachfolgenden Abschnitt sind die wichtigsten Anwendungs-
komponenten des mySAP SCM kurz hinsichtlich ihrer Funktionalitäten be-
schrieben.

Anwendungskomponenten des mySAP SCM


• SAP R/3 Enterprise
Das aktuelle SAP R/3-Release SAP R/3 Enterprise ist die optimierte Aus-
gangsplattform für eine Implementierung von unternehmensübergreifenden
Geschäftsprozessen. SAP R/3 Enterprise setzt sich aus drei Komponenten zu-
sammen: SAP R/3 Enterprise Core 4.7, SAP R/3 Enterprise Extensions und
SAP Web Application Server 6.20.
In SAP R/3 Enterprise Core 4.7 finden sich die SAP R/3-Anwendungen zur Lo-
gistik (Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Qualitätsmanagement etc.).
SAP R/3 Enterprise enthält neue funktionale Entwicklungen in unter-
schiedlichen betriebswirtschaftlichen Bereichen. Diese Erweiterungen sind
in den unabhängigen Extensions gekapselt und können einzeln zum SAP
R/3 Enterprise Core aktiviert werden. Die Entwicklungsstände der SAP
R/3 Enterprise Extensions werden über einen eigenen Releasestand doku-
mentiert. Zukünftig erfolgt die Erweiterung von SAP R/3 über die Weiter-
entwicklung bestehender oder die Auslieferung neuer Extensions.
Der SAP Web Application Server 6.20 stellt die Verbindung zwischen den
bestehenden SAP-Technologien und den neuen E-Business-Technologien
dar. Er verfügt über die wichtigsten Protokolle und Sprachen und stellt
damit die Kommunikation mit anderen technischen Komponenten oder
auch SAP-fremder Software sicher. Er unterstützt die Entwicklung und
Betreuung von Web-Anwendungen.
• SAP APO (Advanced Planner and Optimizer)
Der SAP APO ist eine neue Generation einer Planungs- und Optimierungs-
software zur Integration und Synchronisation von globalen Prozessen der
Logistikkette. SAP APO umfasst ein komplettes Angebot von Supply-
Chain-Planungsinstrumenten und Optimierungsalgorithmen zur Echtzeit-
Planung und zur Entscheidungsunterstützung. Der Advanced Planner and
Optimizer (SAP APO) umfasst Planungsfunktionen in den Bereichen
strategische, taktische und operative Planung.
• SAP EM (Event Manager)
Als Werkzeug zur Überwachung der Logistikkette bietet SAP EM durch-
gängige Transparenz, Entscheidungsunterstützung und aktive Reaktions-
möglichkeiten. Innerhalb der Lösung mySAP SCM stellt SAP EM die
Schnittstelle zwischen Execution und Planung dar, die mögliche Störfakto-
ren zwischen diesen Bereichen frühzeitig erkennt und eine unverzügliche
Reaktion auf Abweichungen und Ausnahmen ermöglicht.

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 295


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• SAP LES (Logistics Execution System)


Über SAP LES wird die schnelle und gezielte Abwicklung aller logistischen
Vorgänge ermöglicht. Alle Prozessschritte von der Lagerhaltung über den
Transport bis hin zur Außenhandelsabwicklung werden unterstützt. SAP
LES kann entweder als integrierter Bestandteil des SAP R/3 oder als Stand-
alone-Lösung betrieben werden.
• SAP STM (Stock Management)
SAP STM ermöglicht durch die generelle Trennung von Mengen- und
Wertbuchungen eine flexible und schlanke Verwaltung von Beständen/
Transitbeständen im gesamten logistischen Netzwerk.
• SAP ICH (Inventory Collaboration Hub)
Dieses Dispositionstableau dient zur Steuerung der Bestände durch den Liefe-
ranten, es ermöglicht eine Synchronisierung von Bedarfen und Lieferungen.
• SAP FC (Fulfillment Coordination)
Mit SAP FC können alle logistischen Prozesse aus Vertrieb, Auftragsab-
wicklung und Lagerbewegungen über die gesamte Supply Chain hinweg
gesteuert und überwacht werden. Die Abwicklung von Kundenaufträgen
kann schneller und kostengünstiger erfolgen.

Integration mit anderen mySAP-Lösungen


Die Anbindung anderer branchenübergreifender Lösungen der mySAP Business
Suite mit der Lösung mySAP SCM ist jederzeit möglich. Über die Verknüpfung
mit mySAP PLM (Product Lifecycle Management) wird sichergestellt, dass alle
Produktinformationen von der Entwicklung über die Produktion bis zur War-
tung und Ersatzteilbeschaffung verfolgt und gesteuert werden können. Die
Verknüpfung mit mySAP CRM (Customer Relationship Management) ermög-
licht es, Kundenwünsche und -anforderungen entlang der gesamten Logistik-
kette zu berücksichtigen. Auf der Beschaffungsseite kann durch die Integration
der Lösung mySAP SRM (Supplier Relationship Management) eine unterneh-
mensübergreifende Beschaffung realisiert werden.

10.2.2 Stammdaten des mySAP SCM


Grundlegende Datenobjekte, die über einen längeren Zeitraum unverändert in
einem DV-System genutzt werden, bezeichnet man als Stammdaten. Innerhalb
des mySAP SCM werden Datenobjekte zwischen SAP R/3 und SAP APO über
eine Echtzeitschnittstelle, das APO-Core-Interface (CIF) ausgetauscht. Aus der
umfangreichen SAP R/3-Datenmenge werden nur diejenigen Datenobjekte an
SAP APO übergeben, die in den Datenstrukturen des SAP APO für die verschie-
denen Planungs- und Optimierungsprozesse erforderlich sind.

Materialstamm/Produktstamm
Der Materialstamm ist das zentrale Datenobjekt innerhalb der logistischen Pro-
zesse. Innerhalb der Produktionsplanung und -steuerung sind vor allem die
Dispositions- und Arbeitsvorbereitungsdaten relevant. Diese Daten werden

296
Sandini Bib

10
auf der Werks- bzw. Lagerortebene gepflegt. Weiterhin enthalten Klassifizie-
rung, Dokumentation und Qualitätsmanagement für die Produktion wichtige
Informationen. In SAP APO werden Materialien als Produkte bezeichnet.

Stücklisten
Stücklisten sind vollständige, formal strukturierte Listen der Komponenten,
aus denen Produkte oder Baugruppen bestehen. Die Stücklisten enthalten
die Objektnummern der Komponenten sowie Mengen und Maßeinheiten.
Daten, die in Stücklisten gespeichert werden, bilden eine wesentliche Grund-
lage für verschiedene Bereiche der Produktionsplanung und -steuerung. Die
Materialbedarfsplanung löst Stücklisten auf, um kostengünstige Bestell- oder
Produktionsmengen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu ermitteln und die
Produktion mit den benötigten Komponenten in der richtigen Menge zum
richtigen Zeitpunkt zu versorgen. Primärbedarfe beziehen sich auf Ender-
zeugnisse, Sekundärbedarfe geben Auskunft über Rohstoffe und Halbfabri-
kate, die zur Herstellung der Enderzeugnisse eingesetzt werden.
Neben der zentralen Stellung innerhalb der Produktionsplanung- und Steue-
rung werden die Daten der Stücklisten auch in anderen Unternehmensberei-
chen (z.B. Vertrieb, Einkauf, Kalkulation, Konstruktion) benötigt.

Arbeitsplatz/Ressource
Das Stammdatenobjekt Arbeitsplatz enthält Vorschlagswerte zur Arbeitspla-
nung, die in Arbeitspläne kopiert oder referenziert werden. Der Arbeitsplatz
stellt die Verbindung zur Kostenstelle her und dient damit der Kostenermitt-
lung und dem Wertefluss. Weiterhin bildet der Arbeitsplatz das vorhandene
Kapazitätsangebot ab, das durch die Einrichtung verschiedener Schicht-
modelle auch variable Angebotsintervalle enthalten kann. Die Kapazitäts-
angebote können durch planmäßige Wartung oder durch Reparaturen
über die Instandhaltung beeinflusst werden.

Arbeitsplan
Der Arbeitsplan legt die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte (Vor-
gänge) fest, die erforderlich sind um ein Erzeugnis herzustellen. Mit dem Ar-
beitsplan werden über die Vorgabewerte der Vorgänge Termine ermittelt
und Kapazitätsbedarfe errechnet. Den Vorgängen sind die notwendigen Ma-
terialkomponenten, Fertigungshilfsmittel und Dokumente zugeordnet, damit
diese Objekte durchlaufzeitbezogen rechtzeitig zur Fertigung bereitgestellt
werden. Zur prozessbegleitenden Qualitätssicherung können die Qualitäts-
merkmale mit den Vorgängen verknüpft werden.
Die Produktkostenrechnung kann aus dem Arbeitsplan die Fertigungskosten
und Fertigungsgemeinkosten für das herzustellende Material ermitteln.

Fertigungshilfsmittel
Fertigungshilfsmittel sind nicht ortsgebundene Betriebsmittel, die in der Ferti-
gung oder der Instandhaltung eingesetzt werden. Sie können den Vorgängen

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 297


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

im Arbeitsplan zugeordnet werden, und ermögliche damit eine Disposition der


Fertigungshilfsmittel. Sie können über den Material- oder Fertigungshilfsmit-
telstamm sowie über Dokumente beschrieben werden.

Lieferanten (Kreditoren)
Die grundlegenden Lieferantenstammdaten werden hauptsächlich vom Ein-
kauf gepflegt und genutzt; der Lieferantenstamm enthält alle zur Beschaf-
fungsabwicklung erforderlichen Informationen. Über die Integration der
branchenübergreifenden Lösung mySAP SRM können gepflegte Kreditoren-
stammdaten auch im Rahmen der unternehmensübergreifenden Beschaf-
fung des Supply Chain Managements genutzt werden.

Kunden (Debitoren)
Die grundlegenden Kundenstammdaten werden hauptsächlich vom Vertrieb
gepflegt und genutzt; der Kundenstamm enthält alle zur vertrieblichen Abwick-
lung erforderlichen Informationen. Über die Integration der branchenüber-
greifenden Lösung mySAP CRM können gepflegte Debitorenstammdaten
auch im Rahmen der unternehmensübergreifenden Kundenauftragsabwick-
lung des Supply Chain Managements genutzt werden.

Lokation
Dies bezeichnet einen Ort oder eine organisatorische Einheit im SAP APO, an
dem/der eine mengenmäßige Verwaltung von Produkten oder auch Res-
sourcen stattfindet. Es gibt folgende Standard-Lokationstypen: Werk, Distri-
butionszentrum (DC), Lager, Kunde, Lieferant.

10.2.3 Schlüsselbereiche des mySAP SCM


Die mySAP Business Suite-Lösung mySAP SCM (Supply Chain Management)
weist Schlüsselbereiche auf, welche unterschiedliche Funktionen im Rahmen des
Supply Chain Managements erfüllen. Im Folgenden werden diese Bereiche dar-
gestellt, wobei der Fokus auf der SCM-Planung und der SCM-Ausführung liegt.

mySAP SCM-Vernetzung
Der Private Marktplatz liefert die Infrastruktur für einen virtuellen Marktplatz,
mit dessen Hilfe die Logistikprozesse über Unternehmensgrenzen hinweg
ausgeweitet und Lieferanten, Partner und Kunden eingebunden werden kön-
nen. Die am privaten Marktplatz teilnehmenden Partner planen, koordinieren
und arbeiten zusammen, tauschen Informationen aus, um die Reaktions-
fähigkeit und -geschwindigkeit entlang der Logistikkette zu optimieren.
Das auf mySAP Enterprise Portal basierende Logistikportal bietet allen Teil-
nehmern eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf die gewünschten Informatio-
nen, Anwendungen und Serviceleistungen – von Lösungen im Rahmen der
mySAP Business Suite und anderen Unternehmenssystemen bis hin zu virtuel-
len Marktplätzen. So können alle Teilnehmer schnell auf Kundenwünsche ein-
gehen, flexibel auf Veränderungen reagieren und kontinuierlich Leistung auf

298
Sandini Bib

10
höchstem Niveau erbringen. Über das Unternehmensportal können Mitarbei-
ter weltweit unternehmensübergreifend zusammenarbeiten – ganz gleich, ob
sich die Kollegen am anderen Ende des Flurs oder am anderen Ende der Welt
befinden. So können sie engere Beziehungen zu Lieferanten, Partnern und
Kunden knüpfen. Das Ergebnis ist eine nahtlose unternehmensübergreifende
Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Logistiknetzwerks.
Über das Mobile Supply Management können alle Beteiligten der Lieferkette
unmittelbaren mobilen Zugriff auf die benötigten Informationen der mySAP
Business Suite erhalten.

mySAP SCM-Koordination
Jede Phase des Logistikprozesses, von der Preiskalkulation bis zur Lieferung
zum Kunden, lässt sich im Rahmen des Supply Chain Event Management
überwachen. Mit mySAP SCM können Ereignisse und Prozesse über die ge-
samte Logistikkette hinweg überwacht und ein anpassungsfähiges Logistik-
netzwerk modelliert werden. Vordefinierte Verhaltensregeln lösen im Falle
einer Planabweichung automatisch den Versand von Benachrichtigungen
aus. Mit Hilfe dieser Überwachung und Übermittlung von Warnmeldungen
werden Geschäftspartner aktiv über Planabweichungen informiert.
Wichtige Kennzahlen und Zielvorgaben zur Performance der Logistikkette
werden mit dem Supply Chain Performance Management überwacht. Der
Anwender erhält Berichte über Kosten und Wertschöpfung im gesamten
Logistiknetz.

mySAP SCM-Planung
Der Schlüsselbereich Planung in mySAP SCM umfasst die beiden Gebiete
Supply Chain Design und Supply Chain Planning.
In Supply Chain Design finden sich die Konzepte zur Modellierung und
Überwachung der Logistikkette. Hier wird die Infrastruktur der Logistikkette
abgebildet; es dient zur Unterstützung strategischer Entscheidungen über
Produktionsstandorte, Bezugsquellenfindung und Distributionsverfahren.
Supply Chain Planning befasst sich mit dem Konzept der Liefer- und Be-
schaffungsketten. Hier erfolgt die Absatzplanung auf der Grundlage des
vorab definierten Modells der Logistikkette. Darauf aufbauend ermittelt
Supply Network Planning (SNP) den mittelfristigen Plan zur Deckung der ge-
schätzten Absatzmengen. Im Planungsergebnis sind sowohl die Mengen
enthalten, die zwischen zwei Lokationen (z.B. vom Produktionswerk zum
Distributionszentrum oder vom Distributionszentrum zum Kunden) trans-
portiert werden müssen, als auch die Beschaffungs- und Produktionsmen-
gen. Für den vom Supply Network Planning generierten Vorschlag vergleicht
das System alle logistischen Aktivitäten mit den Kapazitätsangeboten.

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 299


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Supply Chain Design


Um das Supply Chain Management effizient nutzen zu können, müssen im
ersten Schritt die unterschiedlichen SAP- bzw. Nicht-SAP-Systeme verbun-
den werden, z.B. SAP R/3 Enterprise und SAP APO (Advanced Planner and
Optimizer). Anschließend werden in SAP R/3 die erforderlichen Stammdaten
(z.B. Werk, Kunden, Lieferanten) gepflegt. Über das APO-Core-Interface
(CIF) erfolgt der Datenaustausch zwischen SAP APO und SAP R/3-Syste-
men. Das APO-Core-Interface ist eine Echtzeit-Schnittstelle, die sowohl die
Versorgung mit den Erstdaten als auch Datenänderungen sichert.
Im SAP APO werden die Lokationen (z.B. Produktionswerke, Distributionszen-
tren, Transportzonen, Lieferanten, Kunden, Transportdienstleister) hinterlegt.
Über Transportbeziehungen wird der Materialfluss zwischen den einzelnen Lo-
kationen abgebildet. Die Gesamtheit der abgebildeten Lokationen und die
Verknüpfung über die Transportbeziehungen ergeben das Supply Chain-
Netzwerk. Den Lokationen in SAP APO werden Produktstammsätze, Res-
sourcen und Produktionsprozessmodelle (PPM) zugeordnet.
Zur Überwachung der in SAP APO definierten Logistikketten steht das integ-
rierte Ausnahmehandling zur Verfügung, Ausnahmefälle im Plan können als
Alerts über den Alert Monitor angezeigt werden. So besteht die Möglichkeit,
auf Ausnahmesituationen frühzeitig zu reagieren und die entsprechenden
Vorkehrungen zu treffen.
Das wesentliche Tool zur Überwachung der Logistikketten in SAP APO ist das
Supply Chain Cockpit. Mit ihm können die Liefer- und Beschaffungsketten
erstmalig definiert, im laufenden Betrieb redesigned und überwacht werden.
Über das Supply Chain Cockpit können die APO-Stammdaten, der Alert Mo-
nitor, die APO-Anwendungen (Supply Network Planning, Produktionspla-
nung, Absatzplanung), Planungsergebnisse, Netzwerk-Informationen und das
Business Information Warehouse aufgerufen werden.

Überblick über die Absatzplanung in mySAP SCM


Im Rahmen von mySAP SCM dient die Absatzplanung der Prognose, der
Marktentwicklung und der Promotionsplanung. Es wird eine Planung der
Umsatzvorgaben und der Bedarfe unter Berücksichtigung von Vergangen-
heitszahlen (Absatz- und Verbrauch) durchgeführt.
Die Absatzplanung kann sowohl in SAP R/3 Enterprise als flexible Planung
durchgeführt werden, als auch in SAP APO als Demand Planning (DP). Die
Absatzplanung in SAP APO bildet anschließend die Basis für die SAP R/3 En-
terprise-seitige Programmplanung oder das SAP APO-seitige Supply Network
Planning (SNP).
Die Absatzplanung (DP) ermöglicht es, den Kunden- und Verbraucherbedarf
auf Basis der aggregierten Vergangenheitsdaten mit Hilfe von statistischen
Prognoseverfahren vorherzusagen. Die Absatzplanungsdaten sind in der Re-
gel periodenorientiert und restriktionsfrei (Abb. 10.9).

300
Sandini Bib

10

Abbildung 10.9 Überblick Absatzplanung

Die Extraktion der aggregierten Vergangenheitsdaten aus SAP R/3 Enterprise


ist ebenso möglich wie der Import aus SAP BW, MS Excel oder anderen Sys-
temen. Die aus der Absatzplanung entstandenen Planprimärbedarfe können
über unterschiedliche Strategien mit den eingehenden Kundenbedarfen ver-
rechnet werden. Diese Kundenbedarfe werden verdichtet fortgeschrieben
und dienen als Grundlage für spätere Planungen (Abb. 10.10).

Planung der Liefer- und Beschaffungsketten


Das Supply Network Planning in SAP APO integriert im Rahmen von mySAP
SCM die Bereiche Beschaffung, Produktion, Distributíon und Transport. Es
ermöglicht somit die Simulation und Umsetzung umfassender taktischer Pla-
nungsentscheidungen und Entscheidungen über Bezugsquellenfindung auf
der Grundlage eines globalen Marktes.
Basis für die SNP-Planung bildet entweder die in SAP APO erstellte Absatzpla-
nung (DP) oder die im SAP R/3 Enterprise entwickelte Programmplanung. Der
Planungshorizont des Supply Network Planning ist mittel- bis langfristig. Das
Ergebnis ist ein mengenbasierter, lokationsübergreifender grober Produktions-
und Distributionsplan. Über das Supply Network Planning wird sichergestellt,
dass die richtigen Mengen der Enderzeugnisse zum richtigen Zeitpunkt zur
Verfügung stehen, ohne dass kritische Ressourcen überlastet werden. Die ma-
ximale Genauigkeit der Terminierung liegt auf der Tagesebene.
Im Zusammenhang mit dem Supply Network Planning werden zahlreiche
Bewegungsdaten zwischen SAP R/3 Enterprise und SAP APO ausgetauscht.
Die Planprimärbedarfe kommen wie bereits erwähnt entweder aus der R/3
Programmplanung oder aus der SAP APO-Absatzplanung. Kundenaufträge
kommen aus dem SAP R/3, sie werden dort in der Anwendungskomponente
SD verwaltet.

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 301


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Abbildung 10.10 Planungshorizonte in mySAP SCM

Abbildung 10.11 gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Bewe-
gungsdaten im Planungsprozess.
Über SNP erzeugt das System Bestellanforderungen (Banf), Umlagerungs-
bestellanforderungen und SNP-Planaufträge, und übergibt sie an SAP R/3 En-
terprise. Planaufträge können anschließend im SAP R/3 in Fertigungsaufträge
umgesetzt werden, oder die detaillierte Planung zum SNP-Planauftrag erfolgt in
SAP APO und anschließend wird der Fertigungsauftrag an SAP R/3 übergeben.
Die Feinplanung der SNP Planaufträge kann also sowohl im SAP R/3 als auch in
SAP APO stattfinden. Über das APO-Core-Interface (CIF) wird die Übertragung
der erforderlichen Daten in Echtzeit sichergestellt.

Abbildung 10.11 Bewegungsdaten im SNP

In SAP APO stehen drei verschiedene SNP-Planungsmethoden zur Verfügung:


• Die Heuristik ist eine Planungsmethode zur schnellen werksübergreifen-
den Distributions- und Beschaffungsplanung, wenn Randbedingungen
keine Rolle spielen sollen. Randbedingungen könnten z.B. das Kapazitäts-
angebot oder die Materialverfügbarkeit sein. Bei dieser infiniten Planungs-
methode (Heuristik) wird dann von einer unbegrenzten Ressourcen- und
Materialverfügbarkeit ausgegangen.

302
Sandini Bib

10
• Capable-to-Match (CTM) ist eine Planungsmethode, die regelgesteuert
werksübergreifend Randbedingungen berücksichtigt (finite Planung).
• Der SNP-Optimierer ist eine Planungsmethode, die kostenbasiert werks-
übergreifend Randbedingungen berücksichtigt (finite Planung). Der Opti-
mierer findet zur Bedarfsdeckung diejenige optimale Lösung (bei Mini-
mierung der Transport-, Produktions-, Lager- und Handlingkosten), die
die Randbedingungen berücksichtigt. Der Optimierer ist damit das kom-
plexeste und auch langsamste der drei Planungsverfahren. Er liefert aber
die besten Planungsergebnisse.

Produktions- und Feinplanung


Die Produktions- und Feinplanung erzeugt vor allem im kurzfristigen Zeithori-
zont Planaufträge und Bestellanforderungen direkt im Produktionswerk. Die im
SAP APO erzeugten Bewegungsdaten werden über die R/3-APO-Schnitt-
stelle an das SAP R/3 zur Ausführung übertragen. Planaufträge und Bestel-
lanforderungen können sowohl in SAP R/3 Enterprise als auch in SAP APO
in Fertigungsaufträge oder Bestellungen umgesetzt werden. Über das CIF er-
folgt ein automatischer Datenabgleich zwischen den beiden Systemen. Umlage-
rungsbestellanforderungen können vom SAP APO-Deployment/TLB (Transport
Load Builder) in Umlagerungsbestellungen umgesetzt und anschließend an SAP
R/3 Enterprise übergeben werden. Für die operative Abarbeitung (Freigaben,
Rückmeldungen, Materialbereitstellungen oder Warenbewegungen) der im
SAP APO erzeugten Bewegungsdaten ist SAP R/3 Enterprise das führende
System. Die Ausführungsfunktionen erfolgen in SAP R/3, die veränderten
Daten werden nach der Ausführung aus SAP R/3 an SAP APO übertragen.

10.2.4 Integrierte, unternehmensübergreifende


Ausführung
Die Lösung mySAP SCM stellt Unternehmen die erforderlichen Werkzeuge
bereit, um eine optimal funktionierende Logistikkette aufzubauen. Innerhalb
des integrierten Systems können damit alle Aktivitäten der Fremdbeschaf-
fung (Direct Procurement), Produktion (Manufacturing) und des Vertriebs
(Order Fullfillment) entsprechend der Logistikkette ausgeführt werden.

Unternehmensübergreifende Beschaffung
Durch die nahtlose Integration von mySAP Supplier Relationship Manage-
ment (mySAP SRM) und mySAP SCM kann die unternehmensübergreifende
Beschaffung realisiert werden. Diese Kombination der beiden branchenüber-
greifenden Lösungen ermöglicht einen straffen Beschaffungsprozess für Direkt-
materialien – von der Bestellung über den Versand bis hin zur Fakturierung.
Durch einen regelgesteuerten Beschaffungsprozess stellen mySAP SCM und
mySAP SRM die bedarfsgerechte (Mengen und Termine) und automatische
Aufstockung der Bestände sicher. Die gesamte Bandbreite der Lieferanten
kann so verwaltet und gesteuert werden, ebenso wie z.B. der Einkauf von
Rohstoffen, Halbfabrikaten oder maßgeschneiderten Produktionsmateria-

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 303


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

lien. Die Beschaffung wird zu einem unternehmensübergreifenden, integrier-


ten Prozess, an dem die Logistikpartner über das Internet teilnehmen können
– unabhängig davon, welches Backend-System oder welche Beschaffungslö-
sung sie im Einsatz haben. Dadurch lassen sich Ersatzteile an einer zentralen
Stelle lagern und die Gesamtbestände senken, ohne dass dies auf Kosten der
Sicherheitsbestände geht. Die ständige Verfolgung und Fortschreibung der
Lieferanten-Performance unterstützt Unternehmen bei den strategischen
Entscheidungen zur Auswahl der Bezugsquellen.
Über das Zusammenspiel von mySAP SCM und mySAP SRM können die
nachfolgenden Optimierungen hinsichtlich der Beschaffungskette realisiert
werden:
• Automatisierung der Beschaffungsprozesse
Der gesamte Beschaffungsprozess für die Produktion kann weitgehend
automatisiert werden. Zahlreiche manuelle Datenerfassungen und damit
verbundene Verzögerungen können entfallen. Für den Einkauf hat dies
Produktivitäts- sowie Effizienzsteigerungen und damit Kostensenkungen
zur Folge. Die Automatisierung der Beschaffungsprozesse hat damit sowohl
auf die Gesamtbeschaffungskosten als auch auf die Kosten für Direktmate-
rialien (z.B. Rohstoffe, Komponenten, Baugruppen, Fremdleistungen etc.)
und die Kosten pro Beschaffungsvorgang einen maßgeblichen Einfluss.
• Schnelle und flexible Auswahl von Lieferanten
Für manche Beschaffungsprozesse wird es nach wie vor erforderlich sein,
dass verantwortliche (Einkaufs-) Mitarbeiter manuell in den Prozess ein-
greifen müssen. Sei es, dass durch den Ausfall eines langfristigen Lieferan-
ten neue geeignete Anbieter gefunden werden müssen, oder dass die
Produktion alternative Komponenten benötigt. Mit den entsprechenden
Anwendungen aus mySAP SCM und mySAP SRM ist der Anwender in der
Lage, an der entscheidenden Stelle der Prozesskette einzugreifen und
neue Lieferanten oder alternative Materialien zu finden.
• Verwaltung von Lieferverträgen
Bei der Automatisierung der Beschaffungsprozesse spielen längerfristige
Lieferantenbeziehungen eine wichtige Rolle. Für bestimmte Direktmate-
rialien kann es sinnvoll sein, die Beschaffung bei ausgewählten Lieferan-
ten über einen längeren Zeitraum durch Rahmenverträge abzusichern.
Die umfassende Verwaltung der Lieferanten und die erdumspannenden
Beschaffungsaktivitäten werden dabei durch zentralisierte Funktionen des
mySAP SRM unterstützt.
Über die optimierte Beschaffung können Rahmenverträge mit Lieferanten
automatisch berücksichtigt werden, während die täglichen Beschaffungsakti-
vitäten weiterhin von den einzelnen Mitarbeitern durchgeführt werden. In
Abhängigkeit von der Unternehmensgröße, dem Beschaffungsmarkt und der
Einkaufsmacht können damit die Beschaffungskosten gesenkt und trotzdem
maßgeschneiderte, konfigurierte Produkte eingekauft werden.

304
Sandini Bib

10
• Einsatz zusätzlicher alternativer Beschaffungsmethoden
Über das mySAP Enterprise Portal (mySAP EP) besteht die Möglichkeit,
öffentliche oder private Ausschreibungen im Internet zu platzieren und
damit weltweit Angebote von neuen oder etablierten Lieferanten einzu-
holen. Weiterhin ermöglicht mySAP EP über das Internet Angebote für
Produkte oder Serviceleistungen von bestehenden Lieferanten abzufra-
gen, aus denen dann das Günstigste auszuwählen ist.
• Analyse- und Reportingfunktionen für die Optimierung
Die Integration moderner und umfassender Analyse- und Reportingfunk-
tionen eröffnet die Möglichkeit, neben operativen und strategischen Kos-
ten auch Trends zu verfolgen, auszuwerten und abzuleiten. Die Ergebnisse
dieser Auswertungen liefern wertvolle Hilfen bei Vertragsverhandlungen
bzw. können Grundlagen bei der strategischen Ausrichtung der Beschaf-
fungsaktivitäten bilden.

Unternehmensübergreifende Produktion
Vorrangiges Ziel der Lösung mySAP SCM ist es, Unternehmen bei der Pla-
nung, Steuerung und Optimierung der Logistikkette zu unterstützen. Diese
Lösung gewährleistet einen ständigen Informationsaustausch zwischen allen
an der Produktion beteiligten Partnern. Produktionsprozesse können optimal
aufeinander abgestimmt werden und die Zusammenarbeit mit allen Partnern
steigert die Reaktionsfähigkeit und Effizienz des Unternehmens. Die unter-
nehmensübergreifende Produktion wird durch mySAP SCM in den verschie-
densten Prozessschritten unterstützt; im Folgenden werden beispielhaft die
wichtigsten dargestellt.
• Unterstützung verschiedener Fertigungsarten
Innerhalb der mySAP Business Suite kann die Produktionsplanung und
-steuerung sowohl für die diskrete Fertigung (auftrags- bzw. perioden-/
mengenorientiert) als auch für die Prozessfertigung genutzt werden. In Ab-
hängigkeit von der Branche bzw. dem Produktbereich oder der Fertigungs-
ebene können unterschiedliche Fertigungsarten zum Einsatz kommen.
• Auftragsfertigung
Diese Fertigungsart beinhaltet unterschiedliche Funktionen zur auftragsbe-
zogenen Produktion. Die Funktionen der Produktkonfiguration ermöglichen
es, Produkte für kundenspezifische Aufträge mittels einer Variantenstückliste
zu konfigurieren. Einzelfertigungsfunktionen schaffen die Voraussetzungen
für schlanke Herstellungsvorgänge. Funktionen für die Lagerfertigung ge-
währleisten eine auf Bedarfsprognosen abgestimmte Produktion. Typische
Branchen, die mit Auftragsfertigung arbeiten, sind der Maschinen-, Anla-
gen- und Fahrzeugbau, die Luft- und Raumfahrt, die Zulieferer- und Kon-
sumgüterindustrie u.a.m.
• Serienfertigung
Im Gegensatz zur auftragsgebundenen Fertigung findet bei der Serienfer-
tigung eine perioden- und mengenorientierte Planung der Produktions-

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 305


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

mengen statt. Es werden u.a. Funktionen zur Abbildung der Fertigungs-


linien, zur Reduzierung des Produktionssteuerungsaufwandes und zur
Vereinfachung der Istdatenerfassung genutzt. Diese Fertigungsart wird
u.a. in den Branchen Maschinenbau, Zulieferer-, Elektro- und Konsum-
güterindustrie eingesetzt.
• Prozessfertigung
Den Besonderheiten der Prozessindustrie tragen die Funktionen der Prozess-
fertigung in Form von Ressourcenverwaltung, Planungsrezeptverwaltung,
Kampagnen- und Prozessplanung sowie Prozesskoordination Rechnung.
Die anwendungsübergreifende Chargenverwaltung (Chargenfindung und
Chargenverfolgung) ist für die anwendenden Branchen hinsichtlich der Pro-
dukthaftung eine unumgängliche Notwendigkeit. Für die Prozessfertigung
typische Branchen sind beispielsweise die chemische und pharmazeutische
Industrie sowie die Nahrungsmittelindustrie.
• Projektorientierte Fertigung
Mit Hilfe von Projektfertigungstools für den Anlagenbau können kom-
plette Projekte entwickelt und durchgeführt werden. Die projektorientierte
Fertigung nutzt Produktionslose für eine bestimmte Produktionsmenge ei-
ner Baugruppe, die gemeinsam mit Bezug zu einer Nummer geplant und
gefertigt wird. Die Nummer des Produktionsloses ist ein PSP-Element, das
vom System beim Anlegen der Nummer erzeugt wird. Die projektorien-
tierte Fertigung ist besonders für Industriezweige wichtig, die aufgrund
von kontinuierlichen Produktverbesserungs- und Kostenreduzierungspro-
zessen ihre Enderzeugnisse bzw. Halbfertigteile mit unterschiedlichen
Stücklisten, Arbeitsplänen oder Änderungsständen planen und fertigen
müssen. Eingesetzt wird die projektorientierte Fertigung hauptsächlich in
den Branchen Maschinen-, Anlagen-, Fahrzeug- und Gerätebau.
• Kanban
Kanban ist ein Verfahren zur Just-in-Time-Produktionssteuerung. Über
selbststeuernde Regelkreise wird festgelegt, wie die Materialbereitstellung
erfolgen soll. Kanban ist als eine Sonderform der Fertigung in allen Bran-
chen anwendbar.
• Informationsfluss zwischen Konstruktion, Planung und Umsetzung
Sobald Daten in mySAP SCM geändert werden, sind die aktualisierten In-
formationen sofort überall im System verfügbar. So verfügt das System
über eine solide Grundlage für die unternehmensübergreifende Fertigung.
Mit Hilfe der Änderungsfunktionen für Fertigungsaufträge lassen sich geän-
derte Kundenaufträge und neue Stücklistenversionen von der Konstruktion
bis zur Produktion verfolgen. Funktionen für die integrierte Änderungs-
verfolgung und Auftragsterminierung sorgen dafür, dass Änderungen am
Produktionsplan schnell und kosteneffektiv vorgenommen werden. Aus-
führung und Planung sind außerdem durch Regelkreise verbunden, so dass
Probleme, die im Laufe der Produktion auftreten, bei der Planung nachfol-
gender Schritte berücksichtigt werden können.

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Sandini Bib

10
• Optimierung der Fertigung entlang der gesamten Logistikkette
Mit mySAP SCM besteht die Möglichkeit, Produktionspläne unter der Be-
rücksichtigung von Material- und Kapazitätsengpässen zu optimieren.
Gleichzeitig werden Informationen aus anderen Logistikplanungsprozes-
sen, etwa der Absatz- oder Logistiknetzplanung, berücksichtigt. Darüber
hinaus stehen weitere benutzerspezifische Verfahren zur Verfügung, mit
denen schnell umsetzbare Lösungen für die Optimierung der Planung
entwickelt werden können. Die Integration dieser Werkzeuge in Altsys-
teme und Anwendungen anderer Anbieter ist dabei problemlos möglich.
• Unterstützung bei der Ausführung von Produktionsplänen
Mit mySAP SCM können Auftragsdaten aus verschiedenen zentralen Prozes-
sen – beispielsweise aus den Bereichen Kostenrechnung, Personalwirtschaft,
Materialwirtschaft, Lagerverwaltung, Instandhaltung und Qualitätsmanage-
ment – miteinander verknüpft werden. mySAP SCM unterstützt dezentrale
Ausführungssysteme, bei denen eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet sein
muss. Die Anbindung an Prozesssteuerungssysteme zur Automatisierung
sowie an Fertigungsdatensysteme, die Informationen zur Produktionsdurch-
führung bereitstellen, ist problemlos möglich. Des weiteren stehen Mitarbei-
tern der Arbeitsvorbereitung browsergestützte Herstellanweisungen für
manuell gesteuerte Prozesse sowie Dokumentationen zu allen Produktions-
schritten zur Verfügung.

Fertigungsauftragsverwaltung
Die Bearbeitung von Fertigungsaufträgen im SAP R/3 Enterprise kann eine
Vielzahl einzelner Aktivitäten durchlaufen, die von der Auftragseröffnung bis
zur Archivierung/Löschung des Auftrags aus dem System reichen. Im We-
sentlichen beinhaltet der Lebenszyklus von Fertigungsaufträgen die drei
nachfolgenden Phasen:
• Auftragseröffnung
Bei der Auftragseröffnung erfolgen die Selektion des Arbeitsplans, die
Stücklistenauswahl und -auflösung, die Terminierung, die Bildung von Ka-
pazitätsbedarfen, die Erzeugung von Materialreservierungen oder Bestel-
lanforderungen und die Auftragskalkulation. Mit der Auftragseröffnung
kann auch eine automatische Verfügbarkeitsprüfung (für Materialkompo-
nenten, Kapazitäten und Fertigungshilfsmittel) gekoppelt sein.
• Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung beginnt mit der Freigabe. Diese beinhaltet die Ver-
fügbarkeitsprüfung, den Druck der Auftragspapiere, die Materialentnahme
und Rückmeldungen. Die Auftragsabwicklung schließt im Allgemeinen mit
der Qualitätsprüfung und der Warenzugangsbuchung ins Lager ab.
• Auftragsabschluss
Nach vollständiger Lieferung kann der Fertigungsauftrag abgerechnet
werden. Der Saldo zwischen Auftragsbelastungen (Materialentnahmen,
Rückmeldungen, Fremdleistungskosten, Gemeinkosten etc.) und Auftrags-

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 307


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

entlastungen (Wareneingangsbuchung) wird ermittelt und der Auftrag


über die Auftragsabrechnung entlastet. Die Entlastung ist eine Vorausset-
zung für die spätere Archivierung und Löschung des Auftrags.
Der aktuelle Bearbeitungsstand eines Fertigungsauftrags wird über den Sys-
tem- und Anwenderstatus dokumentiert. Je nach ausgeführtem betriebswirt-
schaftlichem Vorgang zum Fertigungsauftrag wird vom System automatisch
ein Status gesetzt. In SAP R/3 Enterprise ist eine fest vordefinierte, nicht än-
derbare Anzahl an Systemstatus hinterlegt; zusätzlich können Anwendersta-
tus definiert werden. Über die im Fertigungsauftrag gesetzten Status werden
die betriebswirtschaftlich erlaubten bzw. nicht erlaubten Vorgänge gesteuert.
Unternehmensorganisatorisch endet der logistische Prozess zum Fertigungs-
auftrag mit der Wareneingangsbuchung. Die Funktionen des Auftragsab-
schlusses werden in aller Regel von Controlling-Abteilungen ausgeführt.
Bei der Serien- und Prozessfertigung stellen sich die beschriebenen Phasen
entsprechend der fertigungstechnischen Besonderheiten verändert dar. Hier
erfolgt die Abbildung im SAP R/3 Enterprise jeweils mit eigenen Auftragsarten
(vgl. Abb. 10.12).

Abbildung 10.12 Lebenszyklus eines Fertigungsauftrags von Eröffnung bis Löschung

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Sandini Bib

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Unternehmensübergreifende Kundenauftragsabwicklung
Mit mySAP SCM können Unternehmen Liefertermine in Echtzeit bestätigen
und Aufträge aus allen Vertriebskanälen termingerecht abwickeln. Optimierte
Fertigungs-, Lager- und Transportprozesse gewährleisten einen optimalen
Kundenservice. Die Integration von mySAP SCM und mySAP Customer Re-
lationship Management (mySAP CRM) sorgt hierbei dafür, dass eine neu
entstandene Nachfrage von Kunden unter Berücksichtigung der vorhande-
nen Bestände und Kapazitäten befriedigt werden kann, ohne Rückstände
oder Fehlmengen zu verursachen. Mit mySAP SCM können das Unterneh-
men und seine Logistikpartner das Internet für folgende Aktivitäten nutzen:
• Globale Lieferzusagen
Funktionen für die Produktkonfiguration schaffen die Voraussetzungen für
das Angebot von kundenspezifischen Produkten. Durch eine globale On-
line-Verfügbarkeitsprüfung lässt sich feststellen, wo im Logistiknetz Fertig-
produkte und Komponenten sowie freie Maschinenkapazitäten vorhanden
sind. Optimierte Herstellungs-, Lager- und Transportprozesse sorgen an-
schließend für die bestmögliche Abwicklung von Fertigungsaufträgen und
Bestellungen. Auf der Basis von Istbeständen, Plänen und Kontingenten
kann die Lieferung bestellter Mengen verbindlich zugesagt werden.
mySAP SCM unterstützt die Umsetzung der Vertriebsstrategien mittels der
flexiblen globalen Suche nach Bezugsquellen sowie der Einplanung von Er-
satzmaterialien für den Fall von Fertigungs- und Transportengpässen.
• Produktkontingentierung
Mit mySAP SCM kann der Produktfluss durch die Unternehmens-Ver-
triebskanäle zum Endkunden gesteuert werden. Ferner können das Ange-
bot auf eine profitable Weise an den Markt angepasst und Kontingente
für Fertigprodukte, Komponenten und Fertigungskapazitäten definiert
werden.
• Zuordnung von Angebot und Nachfrage
Angebot und Nachfrage werden unter Berücksichtigung von Prioritäten
für einzelne Kunden miteinander in Einklang gebracht. Dadurch ermög-
licht mySAP SCM Unternehmen, auf kurzfristige Angebotsänderungen
und unerwartete Nachfrageverschiebungen zu reagieren, ohne in Auf-
tragsrückstand zu geraten.
• Gemeinsame Transportabwicklung und -planung
Das Netzwerk und die Wahl der Logistikpartner können so gestaltet wer-
den, dass termingerechte, preisgünstige Lieferungen möglich sind. Die
Auswahl der Spediteure ist z.B. unter Kostenaspekten möglich. Integrierte
Ausschreibungsfunktionen sorgen für die Vergabe von Frachtsendungen
an den Logistikpartner. Die Funktionen zur automatischen Transportab-
wicklung und Frachtkostenkalkulation gewährleisten effiziente Logistik-
prozesse entlang der gesamten Lieferkette.

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) 309


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• Lagerverwaltung
Optimierte Kommissionierungs- und Packprozesse sowie die automatische
Erstellung von Belegen sorgen für reibungslose Abläufe bei der Lagerhaltung
und bei den Warenbewegungen. Durch die Anbindung mobiler Endgeräte
können jederzeit verlässliche und aktuelle Informationen über Bestände
und Warenbewegungen zwischen den einzelnen Lagerorten im System
gehalten werden.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM)


In den Unternehmen entwickelt sich ein weiter gefasstes Verständnis zum
Produkt. Es genügt nicht mehr, ein Produkt in der Konstruktion zu entwi-
ckeln, im Betrieb zu produzieren und über den Vertrieb abzusetzen. Vielmehr
sind die Erfahrungen der einzelnen Bereiche in die anderen Bereiche zu trans-
ferieren und dort zu nutzen. Unternehmen, denen es gelingt, die Erfahrun-
gen und Potentiale ihrer Unternehmensbereiche systematisch zu erfassen,
auszuwerten und in anderen Unternehmensbereichen zu transferieren, ha-
ben Vorteile, wenn es darum geht, marktgerechte Produkte zu erschaffen.
Das Product Lifecycle Management unterstützt Unternehmen, die ihre Er-
fahrungen und Potentiale nutzen und sie in marktgerechte Produkte umset-
zen wollen. Über bisherige Businesssysteme hinaus bietet PLM
• das Erfassen und Verwalten der nicht im Wertefluss eingebundenen Do-
kumente und Daten (z.B. Zeichnungen, Verträge, Sicherheitsdatenblätter
usw.),
• die Integration von CAD-Entwicklungsumgebungen in die Business Lösun-
gen von SAP,
• das Bereitstellen einer Kommunikationsstruktur auch über die Unterneh-
mensgrenzen hinaus.

PLM ist in den Business-Lösungen integriert


Product Lifecycle Management bietet eine Entwicklungsumgebung, die in
den Business-Lösungen von SAP integriert ist. Die Übergänge zum Customer
Relationship Management und zum Supply Chain Management sind nahtlos.
Das Programm- und Projektmanagement und das Lifecycle Data Management
unterstützen die Handhabung komplexer Abläufe und ein umfassendes Infor-
mationsmanagement. Über das mySAP Enterprise Portal werden Beteiligte
außerhalb des Unternehmens in die Kommunikationsstruktur eingebunden.
Sie haben in Echtzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und besitzen die
Möglichkeit, über Redlining-Funktionen ein Feedback zu geben. Dieser
ganzheitliche Ansatz beschleunigt den Informationsfluss und führt zu schnel-
leren Reaktionen und Entscheidungen.

310
Sandini Bib

10

10.3.1 Funktionsbereiche
Lifecycle Data Management
Lifecycle Data Management ist die Verwaltung aller produktbezogenen Da-
ten. Es unterstützt die Handhabung der produktbezogenen Daten mit Werk-
zeugen, welche die bisherigen Lösungen zusammenfassen und erweitern:
• Anlegen und Bearbeiten von Stammdaten
• Dokumentenverwaltung
• Klassifizierung
• CAD-Integration
• Änderungsdienst und Konfigurationsmanagement
Dokumentenverwaltung
PLM bietet eine in den SAP Business-Lösungen integrierte Dokumentenver-
waltung. Sie integriert Datenbestände aus Entwicklungssystemen und stellt
diese in SAP zur Verfügung. Damit werden der Entwicklungsprozess und
seine Verwaltung unterstützt. Gerade während der Entwicklung werden viele
Dokumente erzeugt und herangezogen. Die Dokumentenverwaltung unter-
stützt Erfassung und Zugriff auf die Dokumente nicht nur innerhalb des Ent-
wicklungsteams, sondern auch in den anderen Bereichen wie Beschaffung
und Produktion. Über die Enterprise Portals erhalten auch Beteiligte, die
nicht in die Business-Lösungen einbezogene sind, Zugriffs- und Bearbei-
tungsmöglichkeiten auf Dokumente. Die Dokumentenverwaltung ist damit
die Basis für den Austausch der aktuellen Informationen aller Beteiligten.
Gleichteitig mit der Erfassung der jeweils neuen Dokumente und Daten wird
die Historie des Prozesses abgebildet.
Mit der Dokumentenverwaltung werden Dokumente erfasst und für die wei-
tere Nutzung bereitgestellt. Zur Erfassung wird ein Dokumenteninfosatz an-
gelegt. Dieser Infosatz enthält die Beschreibung des Dokuments in einer vom
R/3-System nutzbaren Form und steuert den Bearbeitungsablauf der Origi-
nale im R/3-System. Der Dokumentinfosatz enthält ferner Klassifizierungs-
merkmale, Verknüpfungen zu anderen R/3-Objekten (z.B. Materialnummer)
und den Sicherheitsbereich, in dem das Dokument abgelegt ist. Der Infosatz
ist im Änderungsdienst integriert und enthält eine Statusverwaltung und eine
Gültigkeitsverwaltung, mit denen Freigaben gesteuert werden können. Hier
sind auch die Informationen über die Schnittstellen zu externen Systemen,
wie CAD- oder Archivsystemen, hinterlegt.
Der Dokumenteninfosatz ermöglicht die Ansicht und die Bearbeitung der
Originaldokumente. Im Infosatz sind die MS-Office-Applikationen integriert.
Nur über den Infosatz ist die Bearbeitung der MS-Office-Originaldokumente,
welche in den Sicherheitsbereichen abgelegt sind, möglich. Der integrierte
EAI-Viewer zeigt 2D- und 3D-Orginale an und unterstützt das Erzeugen von
Redlining-Dateien.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM) 311


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

CAD-Integration
Moderne CAD-Systeme gehen über die reine Erstellung von Geometriedaten
und Zeichnungen hinaus. Sie bieten bereits eine an ihren Zwecken ausge-
richtete Stammdaten- und Technologiedatenverwaltung an und sind oft ein
eigenständiges Entwicklungssystem. So entsteht während der Entwicklung
eines Produktes in einem CAD-Entwicklungssystem eine Datenstruktur, wel-
che bereits viele Daten enthält, die für die Abwicklung der Geschäftsprozesse
in den SAP Business-Lösungen notwendig sind. Da Produkte Veränderungen
unterliegen, ist ein transparenter Datenaustausch zwischen dem CAD-Sys-
tem einerseits und der Verwaltung der Stammdaten und Dokumente in den
SAP Business-Lösungen andererseits notwendig. Beide Systeme werden
nicht direkt gekoppelt sondern indirekt über eine applikationsspezifische
Komponente, die von einem Complementary Software Partner entwickelt
wird. Über die CAD-Schnittstelle läuft der bidirektionale Datenaustausch
zwischen beiden Systemen. Der Austausch enthält nicht nur Dokumente und
Technologiedaten sondern auch Stammdaten, die in den Geschäftsprozessen
genutzt werden. So ist es möglich, dass ein Teil der Stammdaten im CAD-
System verwaltet wird und der Anwender dieses Systems nicht direkt auf das
R/3-System zugreift, wobei diese Stammdaten für ihn im R/3-System nicht
änderbar sind.
Produktstrukturverwaltung
Die Produktstrukturverwaltung umfasst alle dem Produkt zugeordneten
Daten. Sie bietet über den Produktstrukturbrowser einen Überblick über:
• Materialstammdaten
• Stücklisten
• Arbeitspläne (Rezepte)
• Dokumente
• Klassenzuordnungen
• Änderungsstand
• Status der angezeigten Objekte
So erfolgt ein einfacher Einstieg in die Bearbeitung der verschiedenen SAP-
Objekte.
Mit einem weiteren Werkzeug, der Engineering Workbench, können Stück-
listen und Arbeitspläne in einer integrierten Darstellung bearbeitet werden.
Damit wird die Variantenkonfiguration deutlich vereinfacht. Es ist sogar
möglich, dass mehrere Anwender am selben Produkt arbeiten.
Der Änderungsdienst
Durch die Integration von PLM in den Business-Lösungen ist der Änderungs-
dienst nahtlos eingefügt. Die in PLM bearbeiteten Änderungen sind unmittelbar
in SCM sichtbar und werden direkt in den laufenden Planungsprozessen wirk-
sam. Sie können in vorhandene Fertigungsaufträge und Bestellungen übernom-

312
Sandini Bib

10
men werden. Änderungen sind so mit minimalem Aufwand durchführbar und
ihr Vollzug kann von allen Beteiligten unmittelbar festgestellt werden.
Mit dem Anlegen einer Änderungsnummer werden die Änderungen erfasst
und deren Gültigkeit festgelegt. Damit entsteht eine lückenlose Historie der
Änderungen, die auch Nachweispflichten genügt. Die Änderungen werden
zum vorgegebenen Gültigkeitsdatum in den Planungen der Supply Chain
wirksam. Über die Planaufträge werden die Änderungen automatisch in Fer-
tigungsaufträge und Bestellungen übernommen.
Mit einem Änderungsantrag kann eine Bearbeitungs- und Freigabeprozedur
systemunterstützt genutzt werden. Es wird eine Statusverwaltung wirksam,
die eine bereichsübergreifende Bearbeitung unterstützt.
Konfigurationsmanagement
Das Konfigurationsmanagement begleitet ein Produkt durch seinen Lebens-
zyklus. Während dieses Zyklus unterliegt das Produkt entsprechend seiner
Lebensphase Veränderungen. Es entstehen viele Daten aus den unterschied-
lichsten Unternehmensbereichen, wie z.B. Service, Vertrieb, Konstruktion,
Produktion, Instandhaltung, Einkauf. Diese Daten dokumentieren die Zu-
stände, die ein Produkt während seines Lebenszyklus zu einem bestimmten
Zeitpunkt annimmt.
Mit so genannten Konfigurationsmappen werden diese Daten bis zu einem
bestimmten Zeitpunkt gesammelt und so dokumentiert. Die Konfigurations-
mappen enthalten alle Objekte, die für die Verwaltung der Produkt- und
Projektdaten relevant sind, beispielsweise Materialstammsätze, Dokumenten-
infosätze, Stücklisten, aber auch Projektstrukturen und Netzpläne.
Die Konfigurationsmappen dokumentieren so den Werdegang eines Produk-
tes. Sie werden auch als Arbeitsumgebung (als cFolder) angelegt, um so Ent-
wicklergruppen eine gemeinsame Arbeitsplattform anzubieten. Mittels der
Enterprise Portals sind solche cFolder über das Internet zugänglich und un-
terstützen das gemeinsame Arbeiten von verschiedenen Orten aus.

Program and Projectmanagement


Die Vorhaben eines Unternehmens, die nicht mit dem Tagesgeschäft abge-
wickelt werden können, werden üblicherweise als Projekte durchgeführt.
Darunter versteht man einmalige, in sich geschlossene Vorhaben wie z.B.
Produktentwicklungen, umfangreiche Instandhaltungsmaßnahmen, Investi-
tionsvorhaben usw. Nur mit einer konsequenten Planung solcher Projekte ist
eine erfolgreiche und effiziente Durchführung gewährleistet. Das Program
and Projectmanagement stellt die Werkzeuge für die Planung, Planverfol-
gung und Abweichungsanalyse zur Verfügung. Erfasst werden zeitliche Vor-
gänge genauso wie finanzielle Vorgänge und die Belastung von Ressourcen.
Das gesamte vorhandene Instrumentarium der Logistik wird genutzt und um
projektspezifische Elemente erweitert.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM) 313


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Projektstruktur erstellen
Zu Projektbeginn werden die Projektziele definiert und daraus die Einzelauf-
gaben des Projekts abgeleitet und beschrieben. Die Bewertung dieser Einzel-
aufgaben führt zum Finanzvolumen, dem Budget des Projekts. Es liegt in der
Natur der Sache, dass in dieser Projektphase Annahmen gemacht werden
müssen. Wie gut diese Annahmen zutreffen ist entscheidend für den gesam-
ten Projektverlauf. Es ist deshalb wichtig, auf einfache Weise auf vergleich-
bare und bekannte Teilvorgänge aus anderen Projekten als Vorlage zugreifen
zu können um so Erfahrungen zu übernehmen. Damit wird die Planungs-
genauigkeit besser; der Arbeitsaufwand in der Planungsphase verringert
sich. Der Project Builder bietet diesen benutzerfreundlichen Einstieg. Hier
werden Projekte angelegt sowie die Strukturelemente erstellt und in einem
hierarchischen Strukturbaum abgebildet. Es erfolgt eine erste grobe Termi-
nierung und Ressourcenzuweisung. In späteren Projektphasen bietet der
Project Builder einen umfassenden Überblick über alle Projektdaten und di-
rekten Zugriff auf untergeordnete Objekte.
Die Beziehungen und Abhängigkeiten der Projektelemente untereinander
werden in einem Netzplan dargestellt. Mit dem Netzplan wird eine genauere
Terminierung ermittelt. Für die Einzelvorgänge werden die frühesten/spätes-
ten Start- und Endtermine ermittelt und vorhandene Zeitreserven ausgewie-
sen. Vorgänge ohne Zeitreserven werden als kritischer Weg markiert.
Projektverfolgung
Die Projektverwaltung bietet wirkungsvolle Werkzeuge um den Projektfort-
schritt zu begleiten und zu kontrollieren. Der Projektfortschritt wird erfasst
und in Soll/Ist-Auswertungen dargestellt:
• Kapazitätsbelastungsauswertungen
• Kostenanalysen
• Claim Management
• Meilensteintrendanalyse
• Berichte aller Art
Bei der begleitenden Dokumentation wird die Dokumentenverwaltung ge-
nutzt. Für Beschaffung und Herstellung werden die Funktionen des Supply
Chain Management genutzt.

Collaboration
Unter dem Oberbegriff Collaboration werden alle Lösungen zusammengefasst,
welche die Arbeitsumgebung des Unternehmens Beteiligten öffnet, die dieser
Arbeitsumgebung nicht direkt angehören. Über Enterprise Portals werden die
Business Contents im Internet zugänglich. SAP bietet eine breite Palette von Lö-
sungen an, sogenannte Business Packages, die auf den Anwendungsfall abge-
stimmt sind und das Content Management der Enterprise Portals unterstützen.
Je nach Arbeitsumfeld und Arbeitsinhalt werden verschiedene Zugriffsmöglich-

314
Sandini Bib

10
keiten und-rechte auf SAP-Objekte mit mehreren Techniken kombiniert zu so-
genannten iViews. Der externe Anwender benötigt den Internetexplorer und
eine URL mit Zugangsrechten, um an der Kommunikation teilzunehmen. Der
Zugriff des Browsers auf die SAP-spezifischen Objekte erfolgt über ActivX-Con-
trols. Der Anwender hat so Zugriff und Bearbeitungsmöglichkeiten auf SAP-Ob-
jekte. Er kann Stammdaten und Dokumente ansehen und mit entsprechenden
Rechten bearbeiten. Er kann einzelne Dokumente oder ganze cFolder auf seinen
lokalen Rechner kopieren, offline bearbeiten und wieder zurückübertragen.
Diese Vorgänge können mit Fortschrittsmeldungen verknüpft werden und so in
die Projektstruktur und die Projektfortschrittsverfolgung eingebunden werden.
Es lassen sich Arbeitsgruppen bilden, deren Mitglieder unter Umständen durch
globale Entfernungen voneinander getrennt sind.
Asset Lifecycle Management
Produktionsanlagen unterliegen während des Betriebs Belastungen, die zur
Abnutzung dieser Anlagen führt. Aufgabe der Instandhaltung ist es, die Pro-
duktionsanlagen – abgestimmt auf ihre Belastung – betriebsbereit zu halten.
Das Asset Lifecycle Management verwaltet Anlagen und Einrichtungen über
den gesamten Lebenszyklus hinweg und umfasst alle Komponenten eines
unternehmensweiten Anlagenmanagementsystems. Das Asset Lifecycle Ma-
nagement gliedert sich in die Instandhaltung (PM) (Ziel: Verwaltung eigener
technischer Anlagen) und den Kundenservice (CS) (Ziel: Das Management
von Kundenanlagen als Kundenservice).
Die technischen Objekte der Instandhaltung
In der Instandhaltung und im Kundenservice bestehen besondere Anforde-
rungen an die Strukturierung der Anlagen und an die Erfassung der Historie
• Welche Objekte, an denen Instandhaltungs- und Servicemaßnahmen
durchgeführt werden, sind zu erfassen?
• Werden Nachweise benötigt (Historie)?
• Genügt die Erfassung als Ersatzteil?
Ein Instandhaltungsobjekt wird als Technischer Platz und/oder als Equipment
abgebildet.
Mit dem Technischen Platz wird der Einbauort erfasst. Hintergrund: In einer
Anlage können an verschiedenen Stellen baugleiche Aggregate eingebaut
sein, die aber unterschiedlichen Belastungen und damit unterschiedlicher
Abnutzungen unterliegen. Der Technische Platz berücksichtigt diese Einbau-
bedingungen. Eine Anlage wird als hierarchische Struktur von Technischen
Plätzen dargestellt. Jeder Technischer Platz wird mit einem Stammsatz be-
schrieben, dieser enthält:
• Dokumente
• Equipment
• IH-Stücklisten
• Klassifizierung

10.3 Product Lifecycle Management (PLM) 315


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• Messpunkte und Zähler


• Genehmigungen
Mit der Erfassung der Einzelnachweise zu Kosten, zu technischen Befunden und
zu Änderungen am Stammsatz entsteht eine Historie des Technischen Platzes.
Das Equipment ist ein Einzelaggregat, für das Einzelnachweise zu Kosten und
zu technischen Befunden geführt werden müssen. Ein Equipment kann ei-
nem Technischen Platz zugeordnet werden oder auch unabhängig von einer
Hierarchie verwaltet werden. Der Stammdatensatz ist analog zum Techni-
schen Platz aufgebaut.
Der Einsatz von Equipment in Technischen Plätzen wird in Einsatzlisten pro-
tokolliert. Diese Einsatzlisten enthalten Angaben aus Sicht des Equipments
(in welchem Technischen Platz wurde es genutzt) bzw. aus der Sicht des
Technischen Platzes (welches Equipment war wie lange eingebaut).
Instandhaltungsabwicklung
Die Instandhaltung wird über Instandhaltungsaufträge abgewickelt. Instand-
haltungsaufträge entstehen aus Instandhaltungsmeldungen und Wartungs-
plänen oder werden bei Bedarf direkt angelegt.
Mit Instandhaltungsmeldungen wird ein Bedarf an Instandhaltungsleistung an-
gemeldet. Die Instandhaltungsmeldung erfolgt entweder (im Fall von Störun-
gen) mit hoher Dringlichkeit, als Anforderung mit weniger hoher Dringlichkeit
oder als Tätigkeitsmeldung zur Erfassung einer bereits durchgeführten Tätig-
keit. Instandhaltungsmeldungen dienen auch der Erfassung technischer Be-
funde zur Bildung einer Historie.
Für komplexe und zeitkritische Vorhaben kann das Programm- und Projekt-
management genutzt werden. Das Gesamtvorhaben wird als Projektstruktur
abgebildet und durchgeführt. Eine weitere Besonderheit sind Freischaltab-
wicklungen, die dazu dienen, Sicherheitsmaßnahmen gesteuert und kontrol-
liert durchzuführen um ein sicheres Arbeitsumfeld herzustellen.
Kundenservice
In Zusammenhang mit Asset Lifecyle Management ist Kundenservice als ein
Dienstleistungsangebot von Instandhaltungsleistungen für Kunden zu verste-
hen. Eine Kundenanfrage wird – ähnlich wie in der Instandhaltung – als Service-
meldung erfasst und die weitere Servicebearbeitung grob geplant. Eine Ser-
vicemeldung kann mit einem Serviceauftrag für Dienstleistungen oder mit
einem Kundenauftrag für Ersatzteile weiter bearbeitet werden. Serviceaufträge
sind die Abrechnungsgrundlage für Arbeiten, die im Kundenauftrag durchge-
führt werden. Im Unterschied zu Instandhaltungsaufträgen müssen sie einem
Kunden zugeordnet werden und Angaben zur Fakturierung enthalten. Lang-
fristige Vereinbarungen mit Kunden werden als Serviceverträge abgeschlos-
sen. Es wird vereinbart, welche Leistungen erbracht werden und wie diese
Leistungen in Rechnung gestellt werden. Das Erbringen der Leistung wird über
Servicemeldungen oder einen Wartungsplan angestoßen.

316
Sandini Bib

10
Quality Management
Das Qualitätsmanagement begleitet den gesamten Produktionsprozess
durch die Supply Chain. Es bestätigt den ordnungsgemäßen Ablauf in der
Produktion. Dazu werden ausgewählte Eigenschaften eines Produktes oder
Materials geprüft und die Werteausprägung festgestellt. Liegen diese Werte
nicht in dem vorher definierten zulässigen Bereich, sind Prozesse anzustoßen,
die für diesen Fall vorgesehen sind. Das moderne Verständnis des Qualitäts-
managements beschränkt sich nicht auf die Prüfprozesse, sondern bezieht
die organisatorischen Abläufe der Prüfung und der darauf folgenden Pro-
zesse ein. Ziel ist die vollständige Integration des Qualitätsmanagements in
die organisatorischen Abläufe der Produktion. Das Qualitätsmanagement
im Product Lifecycle Management umfasst:
• Prüfplanung
• Qualitätsprüfung
• Probenverwaltung
• Qualitätszeugnis
• Problemmanagement mit Meldungen
• Statistische Prozesslenkung
• Lieferantenbeurteilung
• Auswertungen
• Prüfmittelverwaltung
Integration in die SAP Business-Lösungen
Das Qualitätsmanagement ist vollständig im Supply Chain Management
integriert. Prüfmerkmale werden festgelegt und können zu Klassen zusam-
mengefasst werden. So können Merkmalsgruppen für bestimmten Produk-
tionsmethoden oder Werke gebildet werden. Prüfmerkmale und Prüfpläne
werden einem Material zugeordnet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die
Prüfungen an Fertigungsaufträge oder Wareneingänge zu binden. Erreicht
der Fertigungsauftrag oder der Wareneingang einen vorbestimmten Status,
wird die Prüfung automatisch angestoßen. Die Prüfungen werden mit einem
Verwendungsentscheid abgeschlossen. Neben einfachen ja/nein-Entschei-
dungen lässt der Verwendungsentscheid auch ein Grading zu, mit dem das
Material verschieden Qualitätsklassen zugeordnet werden kann. Der Ver-
wendungsentscheid ist – abhängig vom Ergebnis – der Ausgangspunkt für
weitere Geschäftsprozesse (umbuchen auf das Fertigwarenlager, automati-
sches Buchen in ein Sperrlager, umbuchen auf ein anders Material usw.).
Falls benötigt, können Qualitätszeugnisse automatisch in der Landessprache
des Kunden erstellt werden und automatisch den Versandpapieren beigefügt
werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit der Collaboration, um Quali-
tätszeugnisse an Kunden zu senden oder von Lieferanten zu erhalten.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM) 317


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Environment, Health and Safety


Unter Environment, Health and Safety sind diejenigen Funktionen zusammen-
gefasst, die den Arbeitsschutz, das Gefahrstoffmanagement, die Arbeitsmedizin
und das Abfallmanagement abbilden.
• Es werden die vorhandenen Daten aus der Personalwirtschaft, der In-
standhaltung und der Materialwirtschaft genutzt.
• Mit der Integration ist bereichsübergreifend ein einheitlicher Informations-
stand mit automatischer Aktualisierung der Daten sichergestellt.
• Die Erfassung aller Vorgängen führt zu deren vollständiger Dokumentation.
Das Sicherheitsmanagement ist in die dynamischen Prozesse der Betriebe
eingebunden. Es unterstützt präventive Tätigkeiten wirkungsvoll.

10.3.2 Organisationsstrukturen
Product Lifecycle Management nutzt dieselben Organisationsstrukturen wie
andere SAP-Anwendungen:
• Mandant
• Buchungskreis
• Werk

10.4 mySAP Customer Relationship Management


(CRM)
10.4.1 Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and
Distribution (SD)
Bevor SAP seine branchenübergreifende Lösung Customer Relationship Ma-
nagement auf den Markt brachte, wurden die Bereiche Vertrieb und Verkauf
von der Anwendungskomponente SAP R/3 Sales and Distribution abgedeckt.
Folgende Funktionen stehen dort zur Verfügung:
• Stammdaten zu Kunden, Material/Produkte und Konditionen
• Vertriebsunterstützung
• Kundenanfragen- und Angebotsverwaltung
• Auftragserfassung und -prüfung
• Warenausgang und Versand
• Transport
• Fakturierung
Das Hauptaugenmerk liegt bei den Stammdaten auf der Erfassung von Kun-
dendaten (z.B. Adressen und Ansprechpartnern) und Produkten (nebst deren
Beschreibung in den Materialstammsätzen). Die Konditionen (z.B. Rabatt-,

318
Sandini Bib

10
Skonti-, Lieferkonditionen) für die einzelnen Kunden und Produkte werden
in den Konditionsstammsätzen hinterlegt.
Der Bereich Vertriebsunterstützung stellt dem Innendienst und dem Marke-
ting im wesentlichen folgende Informationen zur Verfügung:
• Ansprechpartner mit Branchenzugehörigkeit und Betriebsgröße bis hin zur
Privatadresse
• Kundenkontakt wie Besuche, Telefonate oder Schreiben
• Verkaufsunterstützende Informationen zu den Produkten
• Vertriebspartner
• Mitbewerber mit Umsätzen, Produkten und Branchenzugehörigkeit
Mit Hilfe dieser Daten werden dann Auswertungen durchgeführt und Routine-
arbeiten können vereinfacht werden. Beispiele dafür sind
• die Verwaltung von Wiedervorlagen, z.B. zur Versendung von Informations-
broschüren,
• die Erstellung von Mailingaktionen mit zielgerichteter Adressenauswahl,
• die Anlage von Kundenstammsätzen durch einfache Übernahme bereits
gespeicherter Interessentendaten.
Die Aufgaben des Bereichs Verkauf beginnen im SAP R/3 mit der Bearbei-
tung von Anfragen und werden weitergeführt mit der Angebotserstellung
(bei der Materialien/Produkte, Konditionen und Lieferzeitpunkt ermittelt
werden) sowie der Auftragserfassung. Vordefinierte kundenspezifische Kredit-
limits werden dabei überwacht.
In Rahmenverträgen können Vereinbarungen über Abnahmemengen, Preise
und Lieferzeitpunkte für einen definierbaren Zeitraum erfasst werden.
Die Vorbereitung für den Versand umfasst die Ermittlung der spezifischen Eigen-
heiten des Materials oder Produkts auf Basis der Materialstammdaten. Ferner
prüft man die Verfügbarkeit und die daraus resultierende Terminierung.
Mit der Fakturierung (Rechnungserstellung) an die Rechnungsadresse des
Kunden wird die Buchung der Erträge in der Finanzbuchhaltung veranlasst.
Gegebenenfalls erzeugt die Finanzbuchhaltung Mahnungen. Es ist jedoch
auch möglich, im Vertrieb Mahnsperren für bestimmte Rechnungen zu set-
zen, weil man beispielsweise bei einem Kunden vor dem Abschluss neuer
Verträge steht und diesen nicht gefährden möchte.
Insgesamt gesehen definiert sich der Vertrieb im SAP R/3 hauptsächlich über
die Pflege von Stammdaten und die Auftragsabwicklung. Die Unterstützung
für Marketingaktivitäten und Kundenakquisition beschränkt sich hier im we-
sentlichen auf Mailing- und Telefonaktionen.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 319


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

10.4.2 Traditionelle Marketingaktivitäten –


Neue Verkaufsstrategien
In den letzten zwei Jahrzehnten fanden entscheidende Veränderungen im
Verkauf statt.
Der Markt war in vergangenen Zeiten für Anbieter und Kunde überschaubar
und in der Regel umwarb ein Anbieter seine Kunden nur bis zum erfolgrei-
chen Verkauf seiner Waren oder Dienstleistungen. Durch die Globalisierung,
durch rege Import- und Exporttätigkeiten der einzelnen Länder kam es je-
doch zu einer explosionsartig ansteigenden Auswahl an angebotenen Pro-
dukten bis hin zum Überangebot. Um sich auf dem Markt behaupten zu
können, müssen die Unternehmen harte Preiskalkulation für ihre Produkte
durchführen.
Zusätzlich ermöglichen neue Informationskanäle wie zum Beispiel das Inter-
net oder eine verstärkte Medienpräsenz dem Interessenten mehr und detail-
lierte Informationen über die Produkte. Eine Folge dieser Entwicklungen ist,
dass der Kunde immer anspruchsvoller wird und beispielsweise für seine
Kaufentscheidung Zusatzleistungen verlangt, die über das Produkt hinaus-
gehen oder es ergänzen.
Dieser Trend erfordert bei den Anbietern, dass sie sich mit Kunde und Pro-
dukt intensiver auseinandersetzen müssen, um im Wettbewerb bestehen zu
können.
Traditionelle Wertschöpfungsketten lösen sich somit auf, neue Wertschöp-
fungsmodelle müssen entwickelt werden.

Traditionelle Marketingaktivitäten
Viele Unternehmen reagieren auf diese Veränderung noch immer damit,
dass sie ausschließlich ihre Marketing- und Mailingaktivitäten erhöhen. Oft
geschieht dies in Form einer groß angelegten Mailingkampagne zu den Pro-
dukten. Die Folge ist eine Überhäufung des umworbenen Kunden mit einer
Flut an relativ undifferenzierten Mitteilungen.
Weitere Nachteile des Massenmarketings aus Sicht eines Unternehmens sind
• sowohl bei der Neukundenwerbung als auch bei den bestehenden Kun-
den findet keine Unterscheidung zwischen potenziell profitablen und
nicht profitablen Kunden statt,
• Ursachen für die Abwanderung von Kunden werden nicht untersucht,
• individuelle Kundenbedürfnisse werden nicht erkannt.

Neue Verkaufsstrategien
Die Unternehmen gelangten immer mehr zu der Einsicht, dass es notwendig
ist, den einzelnen Kunden besser kennen zu lernen, eine kooperative Part-
nerschaft mit ihm einzugehen und zufriedenstellende Serviceleistungen für
ihn zu erbringen.

320
Sandini Bib

10
Die Grundgedanken dazu waren
• ein Verständnis der Kundenbeziehung als Unternehmenswert,
• die Steigerung des Kundenwertes durch systematisches und straffes Ma-
nagement,
• der Erhalt der Kunden durch Konzepte wie z.B. »Personalisierte Ange-
bote« und »Loyalitätsmaßnahmen«,
• die Betrachtung der Kundenbeziehung mit langfristiger Perspektive.
Diese neuen Ansätze führten zu folgender Unterscheidung der modernen
Marketingstrategien von den alter Marketingaktivitäten:
• Weg von der Sicht auf das Produkt – Orientierung hin zum Kunden
Das klassische Marketing ist produktorientiert und versucht, mit effizien-
ten internen Prozessen dem Kunden ein Produkt mit dem bestmöglichen
Preis-Leistungsverhältnis zu liefern. Im Customer Relationship Manage-
ment wird dagegen untersucht, wie das Unternehmen die Wertschöp-
fungsprozesse seiner Kunden unterstützen kann mit Blick auf eine lang
andauernde Geschäftsverbindung.
• Maßgeschneiderte Angebote für den Kunden
Ziel ist die Individualisierung der Kundenbeziehung. Ein Beispiel dafür ist
der PC-Hersteller Dell. Der vom Kunden auf der Website dieses Unterneh-
mens konfigurierte PC wird präzise nach den Kundenwünschen zusam-
mengebaut.
• Behandlung der Kunden gemäss ihrer Profitabilität
Im herkömmlichen Marketing bekommen alle Kunden in der Regel die
gleiche Aufmerksamkeit. Doch nicht alle Kunden sind für das Unterneh-
men gleich attraktiv. Eine profitabilitätsorientierte Behandlung kann sich
dadurch äußern, dass die individuelle und kostenintensivere Beratung
beim Verkauf nur denjenigen Kunden vorbehalten ist, die auch über-
durchschnittlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen könnten.
• Erhöhung des Kundenlebenszyklus (Customer Lifetime Value)
Langfristige Beziehungen zu profitablen Kunden steigern nachvollziehbar die
Gewinne. Untersuchungen zeigen, dass eine 5%ige Zunahme der Kunden-
bindung (durch Service, ein gutes Unternehmensimage und zielgerichtete
Marketingkampagnen) den Customer Lifetime Value (darunter versteht
man die Anzahl der Monate, Jahre etc., in denen ein Kunde dem Unterneh-
men als Geschäftspartner erhalten bleibt) um 30% bis 90% erhöht.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 321


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

10.4.3 Definition des Customer Relationship Management


Diese Überlegungen führten zur Definition des Customer Relationship Ma-
nagement:

Customer Relationship Management (CRM) ist eine ganzheitliche Unter-


nehmensphilosophie und -strategie, bei der der Kunde im Mittelpunkt al-
ler Aktivitäten steht, wobei die Bedürfnisse bestehender und potenzieller
Kunden mit eingebunden sind.

10.4.4 Maßgebliche Ziele von Customer Relationship


Management
Vorrangig geht es in der Geschäftsbeziehung zwischen Kunde und Unter-
nehmen um die Schaffung von Mehrwert. Dabei muss ein Unternehmen das
bestmögliche Gleichgewicht zwischen den Kosten und der Erfüllung aller
Kundenbedürfnisse finden.
Für das Unternehmen ergeben sich daraus folgende betriebswirtschaftliche
Sekundärziele:
Steigerung der Effizienz bei der Kundengewinnung
Mit CRM kann man systematisch Informationen über den Markt und die
potenziellen Kunden sammeln und gezielt analysieren. Das so gewonnene
Wissen stellt eine Unterstützung bei der Neukundenakquisition dar.
Steigerung der Profitabilität von Kundenbeziehungen
Eine Steigerung der Profitabilität wird einerseits durch eine verstärkte Kun-
denbindung und die damit verbundene länger andauernde Kundenbezie-
hung erreicht Eine verstärkte Kundenbindung erreicht ein Unternehmen
durch hervorragenden Service, einem guten Unternehmensimage und ziel-
gerichteten Marketingkampagnen.
Auf der anderen Seite tragen Kostensenkungen zur Profitabilitätserhöhung
bei. Diese erreicht man durch die Automatisierung von Vorgängen in den Be-
reichen Marketing, Sales und Service sowie durch die Reduzierung von
Transaktionskosten und -zeiten.
Beispiele für kostensenkende Impulse sind:
• rasche Bearbeitung großer Datenmengen
• automatische Abwicklung manueller Tätigkeiten
• effiziente Bereitstellung von Unterlagen zur Entscheidungsunterstützung
• Erhöhung von Marktanteilen und der Unternehmensrentabilität
Erhöht man die Geschäftstätigkeiten mit Bestandskunden und gewinnt
gleichzeitig Neukunden, so spricht man bei Märkten mit stagnierendem
Wachstum von einer Erhöhung des Marktanteils. Die Unternehmensrentabi-

322
Sandini Bib

10
lität erhöht sich, da sich das Unternehmen mittels CRM bewusster und sorg-
fältiger auf die Erhöhung des Umsatzes mit profitablen Kunden konzentriert.
SAP hat diese Zeichen der Zeit erkannt und im Rahmen der mySAP Business
Suite die branchenübergreifende Lösung mySAP Customer Relationship Ma-
nagement für den Vertrieb/Verkauf auf den Markt gebracht.

10.4.5 mySAP CRM-Architektur


Um die Philosophie von Customer Relationship Management umsetzen zu
können, werden Informationssysteme benötigt. mySAP CRM spaltet sich
deshalb in folgende drei Bereiche auf:
• Operativer Bereich von mySAP CRM (Operatives CRM)
• Backoffice/Analytischer Bereich von mySAP CRM (Analytisches CRM)
• Kollaborativer Bereich von mySAP CRM (Kollaboratives CRM)

Abbildung 10.13 Die Closed Loop-Struktur von CRM

Von zentraler Bedeutung sind dabei folgende Faktoren:


• Eine integrierte Betrachtungsweise von Marketing, Verkauf und Service
und daraus resultierend ein permanenter Informationsfluss zwischen die-
sen Prozessen.
• Die operativen CRM-Prozesse greifen während ihres Ablaufs auf Back-
office- und analytische CRM-Prozesse zu. Beide Prozesse werden nach-
folgend beschrieben.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 323


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• Der kollaborative Bereich bildet die Kommunikationsplattform als Voraus-


setzung für die Interaktion zwischen Geschäftspartner und Unternehmen.
Die Vernetzung der Prozesse und der damit verbundene permanente Daten-
austausch ermöglicht dem Unternehmen für alle Kundenkontakte und -akti-
vitäten die Bereitstellung der gewünschten Daten, Analysen, Aktivitäten
usw. Die durch Marketing-, Vertriebs-, und Serviceaktivitäten gewonnenen
Daten werden im Backoffice-, und analytischen Bereich verdichtet, ausge-
wertet und/oder mit Daten aus anderen Unternehmensbereichen ergänzt.
Sie können dann wieder für Planungs-, oder Informationszwecke in den ope-
rativen Teil zurückfließen und bilden auf diese Weise einen geschlossenen
Kreislauf, einen sogenannten Closed Loop (vgl. Abb. 10.13).

Operatives CRM
Kunden- und Verkaufsprozesse
Alle operativen CRM-Prozesse sind auf eine optimale Unterstützung der
Kunden- und Verkaufsprozesse ausgerichtet. Da diese den direkten Kontakt
zwischen Unternehmen und Kunden darstellen, sozusagen an der »Kunden-
front« ablaufen, werden sie als Frontoffice-Prozesse bezeichnet.
Im Gegensatz dazu ist das zentrale Merkmal der Backoffice-Prozesse der
nicht vorhandene Kundenkontakt. Darauf gehen wir später näher ein.
Im Bereich der Frontoffice-Prozesse unterstützt mySAP CRM die Verwaltung
der sogenannten mySAP CRM Business-Objekte, wie z.B.:
• Leads/Aktivitäten
• Opportunities/Geschäftspartner
• Produkte/Produktkataloge
Die Frontoffice-Prozesse nutzen verschiedene Instrumente und Kontakt-
kanäle, z.B.
• die Bereitstellung einer Plattform, die dem Kunden per Telefon, Fax und
E-Mail die Kontaktaufnahme mit Vertriebs- und Servicebeauftragten er-
möglicht (Interaction Center),
• den Verkauf über das Internet (Internet Sales),
• die Möglichkeit für Außendienstmitarbeiter, über Laptop und andere mobile
Endgeräte Informationen für Verkaufsaktivitäten abzurufen, Aufträge zu ge-
nerieren und den Auftragsablauf im R/3-System anzustoßen (Mobile Sales).
• das Marketing- und Kampagnenmanagement.
Customer Buying Circle
Mit dem Customer Buying Circle teilt SAP den Kaufprozess des Kunden in
die vier Phasen Prospecting (Schürfen), Acquiring (Erwerben), Servicing
(Betreuen) und Retaining (Behalten) ein. Aus diesen Phasen werden auf der
Unternehmensseite die CRM-Hauptprozesse für Marketing, Vertrieb und
Service abgeleitet (vgl. Abb. 10.14).

324
Sandini Bib

10

Abbildung 10.14 Die Zuordnung der Kaufphasen zu den CRM-Hauptprozessen und den
Kontaktkanälen (© SAP AG)

Anwendungskomponenten des operativen CRMs


Bei der Beschreibung der Kundenprozesse wurde bereits darauf hingewiesen,
welche Business-Objekte im Front-Office-Bereich durch mySAP CRM unter-
stützt werden.
Es folgt nun eine detaillierte Aufzählung der Anwendungskomponenten von
mySAP CRM, die eine Interaktion mit Geschäftspartnern informationstech-
nisch unterstützen. Die Unterteilung erfolgt gemäß der Hauptprozesse Mar-
keting – Vertrieb – Service.

Marketing
Der Marketingprozess beinhaltet vorwiegend Kampagnen und Aktivitäten,
die zur Kundengewinnung oder Kundenanalyse beitragen.
Ausgewählte Funktionsbereiche sind:
Marketinganalyse
Die Marketinganalyse beinhaltet die Teilfunktionen Marktforschung, Marke-
tingplanung, Lead-Analyse sowie Kampagnenplanung und -optimierung. Sie
dient dazu, qualifizierte Informationen über Markt und Kunden zur Planung
und Optimierung der Marketingprozesse zu gewinnen.
Kampagnenmanagement
Zum Kampagnenmanagement gehören Funktionen zur Planung, Durchfüh-
rung und Kontrolle von Marketingmaßnahmen wie
• Marketing- und Kampagnenplanung (Planung, Budgetierung, Kampag-
nenüberwachung),
• Zielgruppenselektion (Zielgruppenmodellierung, Profilbildung und Selektion),

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 325


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• Kampagnendurchführung/Aktivitätsmanagement (alle Aktivitäten, die


mit der Kampagne zusammenhängen, können verfolgt werden, um den
Erfolg der Kampagne zu messen),
• Kampagnenanalyse (Zugriff auf das Business Information Warehouse).
Telemarketing
Damit generiert und qualifiziert man sogenannte Leads über verschiedene
Kontaktkanäle (z.B. über das Interaction Center). Zusätzlich dient es zur Ver-
waltung von Listen und Kontakten.
Eine Telemarketingkampagne hat folgenden Ablauf:
Zuerst wird eine Kampagne angelegt. Dieser werden eine ausgewählte Ziel-
gruppe (kampagnenrelevante Geschäftspartner) und ein Skript (Textbausteine
für das Gespräch mit dem Geschäftspartner) zugeordnet. Die Zielgruppe bildet
den Grundstein für eine Anrufliste, die Geschäftspartnerinformationen und
weitere vom Call-Center benötigte Informationen enthält. Mit Hilfe des Skripts
und der Anrufliste arbeiten die Call-Center-Agenten alle Kunden aus der Liste
telefonisch ab. Nach einem Anruf aktualisiert der Agent die Aktivität durch
Erfassung des Ergebnisses. Die gesammelten Informationen dienen zu Über-
wachungs- und Reportingzwecken im Business Warehouse.
E-Marketing
Das E-Marketing ermöglicht die Durchführung personalisierter und groß ange-
legter Marketingkampagnen in Echtzeit über das Internet. Die ausgewählten
Zielgruppen erhalten per E-Mail maßgeschneiderte Inhalte und Produkte.
Eine E-Marketingkampagne hat folgenden Ablauf:
Eine Marketingkampagne für die Abwicklung über den Kanal »E-Mail« mit
dazugehöriger Zielgruppe wird angelegt. Ein E-Mailformular mit den ge-
wünschten Marketinginhalten wird generiert. Die E-Mails mit den parametri-
sierten URL-Links werden an alle Teilnehmer der Kampagne versandt. Klickt
der Empfänger auf den URL-Link in der E-Mail, dann gelangt er zu einer per-
sonalisierten Webseite (z.B. Internet Sales). Dadurch wird die mit dem Ge-
schäftspartner verknüpfte Aktivität entweder angelegt oder aktualisiert (z.B.
»Geschäftspartner hat Webseite besucht«).
Lead Management
Unter einem Lead versteht man einen Kontakt (Kunde, Geschäftspartner,
Firma), der sich in der Zukunft zu einer Geschäftsbeziehung entwickeln
könnte.
Der Prozess des Lead Managements besteht aus folgenden Phasen:
• Leadgewinnung
Ein Lead wird entweder aufgrund eingehender oder ausgehender Kon-
takte mit dem Geschäftspartner erzeugt.

326
Sandini Bib

10
• Leadqualifizierung
Bei der Leadqualifizierung handelt es sich um einen Prozess, bei dem ein
Lead über einen bestimmten Zeitraum hinweg mehrmals bearbeitet wer-
den kann. Sobald der Lead eine bestimmte Stufe erreicht hat (Beispiel: der
Verkaufsbeauftragte kann davon ausgehen, dass der Interessent in naher
Zukunft einen Kauf tätigen wird), kann er in eine Opportunity umgewan-
delt werden.
• Lead-Reporting
Für das Lead Management werden strategische Reportingfunktionen be-
reitgestellt, um den aktuellen Stand der Leads in der Leadhierarchie zu un-
tersuchen.
Kundenanalyse
Mit Kundenanalysen werden Kunden (aufgrund verschiedener Kriterien) z.B.
für Mailingaktionen im Direktmarketing ausgewählt. Die Zielgruppenselek-
tion erfolgt hierbei im mySAP CRM (ab Rel. 3.0) über drei Datenquellen
• mittels Business Warehouse Reports (auf der Basis von Business Ware-
house Infocubes),
• mittels ABAP/4 Queries (auf der Basis von InfoSets),
• über Marketingmerkmale aus den Merkmalsgruppen des Geschäftspart-
nerstammsatzes.
Infocubes und Reports unterstützen im Business Warehouse die Selektion
von Geschäftspartnern für eine Zielgruppe. Quellen dafür sind Stammdaten,
Profile oder Bewegungsdaten-Infosets. ABAP/4 Queries werten allgemeine
Daten aus dem Geschäftpartnerstammsatz (wie z.B. Adresse, Postleitzahl)
aus oder bilden damit neuen Zielgruppen.
Im Geschäftspartnerstammsatz werden eigene Marketingmerkmale gepflegt
und zu Merkmalsgruppen zusammengefasst. Nach der Zuordnung zum Ge-
schäftspartner können diese zur Zielgruppenselektion genutzt werden.

Vertrieb
Beim Vertriebsprozess werden Planungs- und Administrationsaufgaben des
Vertriebs/Verkaufs unterstützt. Ausgewählte Funktionsbereiche sind:
Opportunity Management
Opportunity ist das Fachwort für eine Geschäftsbeziehung (mit einem Kun-
den, einer Firma o.ä.), die eine mögliche Verkaufschance für Produkte oder
Serviceleistungen darstellt. Opportunities können aus Messen, Verkaufsaktionen
oder Ausschreibungen erwachsen. Ein Lead mit dem Status »heiß« kann
ebenfalls in eine Opportunity umgewandelt werden. Diesen Status nimmt
auch ein bestehender Kunde bei einem neuen Verkaufsprojekt ein.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 327


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Das Opportunity Management stellt ein wichtiges Instrument zur Vertriebs-


überwachung, Absatzprognose, Planung der Verkaufstechnik, Ermittlung
wichtiger Entscheidungsträger sowie zur Berechnung der Abschlusswahr-
scheinlichkeit und des voraussichtlichen Abschlussdatums dar. Es erlaubt eine
gebündelte Sicht auf alle Aktivitäten, die für die Realisierung eines einzelnen
Geschäftes benötigt werden. Um dem Kunden jederzeit kompetent Aus-
kunft über zurückliegende Vorgänge geben zu können, muss der Vertriebs-
mitarbeiter Zugriff auf Angaben zu Anfragen, Angeboten, Aufträgen, aber
auch zu Serviceleistungen und Reklamationen haben. Neben der Unterstüt-
zung im Angebots- und Auftragsprozess werden mit Sales Automation-Lö-
sungen auch die Umsatzplanung und die Erstellung von Verkaufsprognosen
auf der Basis noch nicht abgeschlossener Geschäfte unterstützt.
Kunden- und Kontaktmanagement
Mit dem Kunden- und Kontaktmanagement werden einerseits Angaben zu
Kundenunternehmen festgehalten (z.B. Ansprechpartner) und andererseits
die Kundenkontakte mit Zeitpunkt, Inhalt und Ergebnis dokumentiert. Zur
Planung und Dokumentation der Tätigkeiten von Einzelpersonen und zur
Weiterleitung von Aufgaben an andere Mitarbeiter dient das Activity-Ma-
nagement.
Telesales
Darunter versteht man den Verkauf per Telefon. Intelligentes Telesales-Ma-
nagement unterstützt den Vertriebsmitarbeiter bei seinen Verkaufstätigkeiten.
Eingehender Anruf
Der Kunde ruft an, wird aufgrund seiner Telefonnummer identifiziert und zu
einem geeigneten Agenten weitergeleitet; hierbei wird der identifizierte
Kunde mit seinen Adressdaten auf dem Bildschirm angezeigt. Der Agent
nimmt das Gespräch an und wird im Dialog mit dem Kunden bei Bedarf
durch ein interaktives Skript unterstützt. Folgende Möglichkeiten stehen
dem Agenten nun zur Verfügung
• Informationen zum Kunden im sogenannten Infoblatt sowie in der Kon-
takthistorie.
• Unterstützung der Verkaufsvorgänge durch Produktvorschläge. Verfüg-
barkeit von Infos zu Produkten (Bild, Produktstamm, Dokumentenverwal-
tung) in der Produktinfo.
• Überwachung der Vorgänge durch das Kreditmanagement. Wahlweise
kann per Kreditkarte, Nachnahme oder Rechnung gezahlt werden.
• Problemlösungssuche in der Lösungsdatenbank bzw. passende Antwor-
ten zu Fragen des Kunden.
• Möglichkeit der zusätzlichen Bearbeitung von Vorgangsarten wie Aktivi-
täten, Opportunities und Servicevorgänge (siehe Customer Interaction
Center).

328
Sandini Bib

10
Ausgehender Anruf
Der Agent erhält eine Anrufliste zur Bearbeitung. Er wählt aus der Liste eine
zu bearbeitende Kampagne aus. Nun erscheint eine Liste mit Geschäftspart-
nern, die angerufen werden sollen. Der Agent selektiert einen Partner und
klickt auf den Button WÄHLEN. Die Verbindung zum Kunden wird hergestellt.
Das System zeigt je nach Art der Kampagne entweder die geplante Aktivität
an oder startet das Skript.
Ein Anruf muss vom Agenten entweder als abgeschlossen oder als fehlge-
schlagen gekennzeichnet werden. Ein abgeschlossener Anruf wird in der An-
rufliste entsprechend markiert. Ein Anruf mit dem Status fehlgeschlagen
kann später erneut bearbeitet werden.
Vertriebsaußendienst/Mobile Sales
Mobile Sales stellt eine eigenständige mobile Komponente des mySAP CRM
dar, die den Außendienst eines Unternehmens bei seiner täglichen Arbeit un-
terstützt.
Die auf Laptops installierte Software ermöglicht es Vertriebsteams, offline zu
arbeiten, ihre Daten mit dem R/3-System zu synchronisieren sowie die Be-
reitstellung aller Informationen, welche für eine optimale Zusammenarbeit
mit dem Kunden erforderlich sind. Diese Informationen umfassen u.a. Echt-
zeitdaten zu:
• Geschäftspartnern
• Ansprechpartnern
• Produkten und Serviceleistungen
• Opportunities
• Aktivitäten
Außerdem beinhaltet Mobile Sales Funktionen, die dem Vertriebsbeauftrag-
ten folgende Möglichkeiten einräumen:
• Koordination der Aktivitäten
• Präsentation von Produktlinien und Vergleich von Wettbewerberprodukten
• Anlage von Angebote und Aufträge direkt beim Kunden
• Überprüfung auf korrekte Erfassung der Aufträge
• Bestätigung der Konfigurations-, Preisfindungs- und Lieferdaten
• Koordination von Übertragung, Bereitstellung und Speicherung ein- und
ausgehender Daten
Internetgestützte Preisfindung und Konfiguration
Geschäftspartner können Produkte online konfigurieren und Preise über
verschiedene Kataloge und Marktplätze hinweg miteinander vergleichen.
Außerdem werden Warenkorbfunktionen angeboten.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 329


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Auftragserfassung/-akquise
Bei der Auftragserfassung/-akquise für Produkte und Dienstleistungen wer-
den Funktionalitäten wie Produktvorschläge, Angebote, Steuerberechnung
und Verfügbarkeitsprüfung offeriert.
Auftragsabwicklung
Die eigentliche Auftragsabwicklung findet im R/3 System statt. mySAP CRM
bietet in diesem Bereich Logistik- und Finanzanalysen zur Optimierung der
Auftragsabwicklung an.
Logistikmanagement
Es dient zur Überwachung von Aufträgen entlang der Produktions-, Ver-
triebs- und Serviceprozesse. Die Kunden werden automatisch bei allen Ände-
rungen benachrichtigt, welche sich auf die Lieferung auswirken. Das Logis-
tikmanagement bietet Echtzeitzugriff auf Bestände, Produktionskapazitäten
und Vorlaufzeiten über die gesamte Logistikkette hinweg.
Kreditmanagement
Das Kreditmanagement ermöglicht die Durchführung von Kreditprüfungen
in der Vorgangsbearbeitung und leitet Belege, die aus Kreditgründen ge-
sperrt sind, zur Überprüfung direkt an die zuständigen Mitarbeiter weiter.
Abrechnung
Dieser Bereich liefert Informationen über Kundenverträge, Rabatte, Abrech-
nungsstatus und Konten.
Vertriebsanalyse
Die Vertriebsanalyse ist zuständig für die Absatz- und Ergebnisplanung, für
Pipeline-Analysen sowie für die Analyse des Vertriebszyklus und der Ver-
triebsorganisation zur Optimierung der Vertriebsprozesse.

Service
Im Servicebereich werden Funktionen bereitgestellt, die zur Lösung von Kun-
denproblemen und Beschwerden in der Nachverkaufsphase benötigt werden.
Ausgewählte Funktionsbereiche sind hier:
Kundenbetreuung und Help Desk
Dort werden Anfragen, Reklamationen, Retouren mit Eskalations- und Work-
flow-Bearbeitung sowie Service-Level-Vereinbarungen durchgeführt.
Vertrags- und Installationsmanagement
Dieser Schlüsselbereich von mySAP CRM liefert Informationen zu Kundenin-
stallationen und -verträgen einschließlich der Service-Level-Vereinbarungen,
zur Garantieabwicklung und zur Qualitätssicherung.
Enterprise Intelligence
Damit wird eine effiziente Problemlösung unter mit Hilfe intelligenter Such-
algorithmen über eine integrierte Lösungsdatenbank gewährleistet.

330
Sandini Bib

10
Außendienst und Einsatzplanung
Dieser Bereich liefert Kundeninformationen für Außendienstmitarbeiter und
gewährleistet damit einen schnelleren und genaueren Kundenservice. Zu-
dem werden Funktionen für die Planung, Terminierung und Einsatzplanung
der Servicemitarbeiter bereitgestellt.
E-Service
Geschäftspartnern wird damit der Zugriff auf Informationen und Services
über das Internet gewährleistet.
Serviceanalyse
Die Serviceanalyse beinhaltet Servicestatus- und Prozessanalysen sowie Ser-
vicekosten- und Rentabilitätsanalysen zur Planung und Optimierung der Ser-
vice- und Supportprozesse.

Backoffice System und Analytisches CRM


Backoffice System
Durch den Vertragsabschluss zwischen Kunde und Unternehmen (über den
Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung) wird der Auftragsabwick-
lungsprozess im SAP R/3-System angestoßen.
Dieser Backoffice-Prozess findet in SAP R/3 oder einem anderen Online
Transaction Processing System (OLTP-System) statt und schließt eine Vielzahl
von Subprozessen, (Beschaffung der Produktionsmaterialien, Angebots-/Auf-
tragserstellung, Materialbereitstellung, Lieferung, Fakturierung/Zahlung) ein.
Damit die Kundenakquisition und -betreuung im Frontoffice reibungslos und
effizient ablaufen kann, sind diese Subprozesse im Backofficebereich eng mit
dem Frontofficebereich verzahnt.
Analytisches CRM
Im analytischen Bereich des mySAP CRM werden die Daten aus dem opera-
tiven Teil des mySAP CRM, aus dem OLTP System und/oder aus externen
Quellen aufgezeichnet. Die Analyse dieser Daten generiert Wissen und Mo-
delle zur Kundenbearbeitung und dient der Optimierung der kundenbezoge-
nen Geschäftsprozesse.
Analytisches CRM umfasst unter anderem die Elemente
• Auswertung von im Business Warehouse (BW) gespeicherte Kundendaten
(z.B. für die Gewinnung von Informationen zu Marketingkampagnen),
• Vorhaltung der Verfügbarkeitsdaten von Materialien und Produkten aus
dem Advanced Planner and Optimizer (APO) in ständig aktualisiertem
Zustand,
• Auswertungstechniken mit Online Analytical Processing (OLAP).

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 331


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Einsatz des Business Warehouse beim CRM


Im Business Warehouse (BW) werden sämtliche kundenbezogenen Informatio-
nen zusammengeführt. Das BW dient der Integration entscheidungsrelevanter
Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen in einer einheitlichen Systemum-
gebung. Die Daten liegen dabei in einer strukturierten, bereinigten und
verdichteten Form vor.
Warum ist der Einsatz des Business Warehouse wichtig?
Wie schon erwähnt, ist Online Transaction Processing System (OLTP-System)
ein Oberbegriff für SAP R/3, SAP R/2 und andere ERP-Systeme. In größeren
Unternehmen existieren oft mehrere OLTP-Systeme gleichzeitig nebeneinander,
deren Datenbestände nicht in einer einzigen zentralen Datenbank verfügbar
sind. Jedes dieser Systeme ist zum effizienten Lesen und Schreiben von kleinen
Datenmengen in einem vorbestimmten Bereich seiner Datenbank optimiert. Bei
häufigen größeren Datenbankabfragen, wie sie für das CRM notwendig sind,
können sich für die OLTP-Systeme Performanceprobleme ergeben, da die Ab-
wicklung von Transaktionen aus dem operativen Geschäft verzögert wird.
Um diese Problematik zu vermeiden, speichert man die dispositiven Daten
im BW. Sie stehen dann zu Analyse-, Planungs- und Kontrollzwecken zur
Verfügung.

Schnittstelle APO – CRM


Zur Bestätigung, dass die im CRM-Kundenauftrag angeforderten Positionen
zeitgerecht geliefert werden können, sind im APO-System die folgenden
Funktionen durchzuführen:
• Available-to-Promise (ATP) Verfügbarkeitsprüfung
• Versandterminierung
• Transportterminierung
Kollaboratives CRM
Das Kollaborative CRM umfasst die Kommunikationskanäle, die eine direkte
Interaktion zwischen Kunde und Unternehmen ermöglichen und bildet für
alle operativen CRM-Prozesse die gebündelte Kommunikationsplattform.
Neben dem persönlichen Kontakt erfolgt die Kommunikation über ein Cus-
tomer Interaction Center (CIC), das als zentrale Anlaufstelle für Kunden die
Kanäle Internet Telefon, Telefax und Briefpost integriert. Somit werden dem
Kunden ungeachtet des benutzten Mediums die gleichen Informationen und
die gleiche Servicequalität geboten.

Anwendungskomponenten des kollaborativen CRM


Customer Interaction Center (CIC)
Ziel eines Call Centers ist immer die Steigerung der Kundenzufriedenheit durch:
• Einsatz effizienter Technik
• speziell geschulte Telefonbetreuer

332
Sandini Bib

10
Ein CIC ist in technischer Hinsicht die Zusammenführung von Telefonneben-
stellenanlage, PC und Datenbanksystemen, damit der Servicemitarbeiter alle
relevanten Daten (Kundenstammdaten) sofort einsehen kann.
Diese Servicemitarbeiter, die speziell für die Kundenberatung im Call Center
ausgebildet wurden, fungieren als eine Gruppe von Agenten, welche zustän-
dig für die Bearbeitung telefonischer Kundenanfragen ist.
Problemlösungsmanagement
Es enthält Standardschritte zur strukturierten Diagnose und Bearbeitung von
Service-Fällen mit Hilfe einer Problemlösungsdatenbank.
Servicemanagement
Das Servicemanagement verwaltet die vertraglichen Vereinbarungen mit
dem Kunden und erlaubt eine Zuordnung und Auswertung der erbrachten
Serviceleistungen zum jeweiligen Vertrag.
Internet Self Service
Damit wird dem Kunden die Möglichkeit gegeben, Probleme selbst zu lösen,
z.B. mittels Supportinformationen auf der Webseite.
Field Service
Field Service dient den Servicetechnikern im Außendienst bei der Administra-
tion von Störungsmeldungen (Erfassung von Schadensreporten, Arbeitszeit,
Spesen) und bei der Behebung von Störungen (technische Dokumentatio-
nen, Problemlösungsdatenbanken).
Serviceanalysen
Mit Serviceanalysen kann die Qualität der erbrachten Serviceaktivitäten über
verschiedene Messgrößen überwacht werden, beispielsweise über die An-
zahl der Anrufer, die vor der Kontaktaufnahme mit einem Call Center Agen-
ten (den Telefonhörer) aufgehängt haben.

10.5 mySAP Enterprise Portals (EP)


Heutzutage sind die Unternehmen bemüht, ihren Geschäftspartnern auf PC
oder Mobile Clients Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies führt je-
doch dazu, dass der Einzelne mit Daten, die in der Regel auch noch auf un-
terschiedlichen Anwendungsplattformen in unterschiedlichen Darstellungen
laufen, »zugeschüttet« wird. Dann tritt eine Überforderung des menschli-
chen Aufnahme- und Orientierungsvermögens ein. Erschwerend kommt
hinzu, dass der Benutzer sich mit unterschiedlichen Benutzernamen und
Passwörtern bei den verschiedenen Systemen anmelden muss. Ein weiterer
Nachteil: will man Informationen aus einer Quelle in eine andere übertragen,
so geschieht es nicht selten, dass diese Daten aufgeschrieben werden, um sie
in einer anderen Applikation manuell wieder einzutragen.

10.5 mySAP Enterprise Portals (EP) 333


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Fazit:
Die Vorteile, die durch die neuen Plattformen E-Business und Internet ge-
schaffen worden sind, werden häufig durch uneinheitliche und überfrachtete
DV-Infrastrukturen wieder zunichte gemacht.
Die SAP AG hat inzwischen (ebenso wie andere führende IT-Unternehmen)
diese Problematik aufgegriffen und eine neue Softwarelösung entwickelt, die
dem Benutzer einen einheitlichen, webbasierenden Arbeits- und Interaktions-
platz für die benötigten Anwendungen, Daten und Informationen bietet:
mySAP Enterprise Portals.

10.5.1 Die Plattform für Information und Kooperation


Bei mySAP Enterprise Portals (mySAP EP) handelt es sich um eine Weiterent-
wicklung des mySAP Workplace. Für den Benutzer offeriert sich diese Lö-
sung am Bildschirm folgendermaßen:
Browserbasierend teilt mySAP EP den Bildschirm (der vergleichbar ist mit einem
großen Bilderrahmen) in kleine, übersichtlich angeordnete »Bilderrahmen« ein,
die Inhalte aus unterschiedlichen Quellen enthalten können. Beispielsweise
zeigt der Inhalt eines dieser Rahmen (im Fachjargon Portal genannt) den
Verlauf des Börsenkurses in Echtzeit an. Ein weiteres Portal kann den Flug-
plan einer Airline beinhalten, im nächsten Rahmen werden aktuelle Meldun-
gen aus aller Welt von einer Suchmaschine wie Yahoo geliefert. Zusätzlich
gibt es vielleicht ein Portal, in dem der Benutzer Kundenvorgänge aufrufen
und bearbeiten kann. In jedem dieser Portale besteht die Möglichkeit, zu na-
vigieren und interaktive Eingaben zu tätigen. So wird der elektronische Ar-
beitsplatz strukturiert und überschaubar gestaltet.
mySAP Enterprise Portals ist eine Lösung, die so jedem Anwender gezielt
skalierbare Entscheidungshilfen liefert, welche zwar abhängig von seiner
Funktion und Rolle im Unternehmen sind, jedoch unabhängig vom Standort
und der Systemplattform. Diese über das Internet bzw. Intranet aufrufbare
offene und skalierbare Applikation ist ein flexibles Gestaltungsinstrument für
die Geschäftsprozesse der Unternehmen. Dabei beschränkt sich das Portal
nicht auf SAP-Lösungen und -Services: Offene Standards erlauben die Inte-
gration aller Inhalte, die über eine Internet-Adresse erreichbar sind.

10.5.2 Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals


• Steigerung der Produktivität, Effektivität und des Erfahrungsschatzes des
einzelnen Anwenders, da Informationen rollenspezifisch angeboten werden.
• Schnellere Informationsfindung mit geringerem Aufwand durch effiziente
Suchroutinen, die dem Anwender in kurzer Zeit erlauben, relevante Daten
in einem Kontext zusammenzustellen.

334
Sandini Bib

10
• Vernetzung von Mitarbeiten, Kunden, Lieferanten und Partnern innerhalb
eines Geschäftsprozesses durch grenzüberschreitende Zusammenarbeit
über gemeinsame Ordner, Diskussionsforen und andere unternehmens-
übergreifende Anwendungen.
• Zentraler Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen, Anwendun-
gen und Dienste, unabhängig von Zeit, Ort und Plattform.
• Reduktion des Administrationsaufwands auf Grund der zentralisierten
Server-Architektur für Business-Applikationen und der Zugangsmöglich-
keit über jeden gängigen Web-Browser oder mobile Geräte.
• Ausweitung der Flexibilität, da neue Geschäftsprozesse über eine Änderung
der Rollenstruktur im Unternehmen verfügbar gemacht werden können.
Die neue Technologie stellt somit dem Benutzer maßgeschneidert Dienste,
Daten und Dokumente auf seinem PC, Laptop oder Handy über einen Web-
browser zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle,
• aus welcher Datenbank oder aus welcher Anwendung diese Informatio-
nen stammen,
• ob die Daten aus einem System (z.B. OLTP-Systeme wie SAP R/3) oder
aus dem Internet kommen und
• ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert sind.

10.5.3 Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals


mySAP Enterprise Portals gibt es in zwei Ausführungen:
Basisversion: Enterprise Collaboration Portal
Damit werden alle typischen Anforderungen von Unternehmen abgedeckt.
Erweiterte Version: Enterprise Unification Portal
Diese Version bietet Funktionen für die Informationsabstraktion zwischen
heterogenen Anwendungen sowie für Drag&Relate zwischen mySAP Busi-
ness Suite-Anwendungen und Anwendungen anderer Anbieter (Siebel, Ora-
cle, Baan etc.).

Rollenverwaltung
Maßgeblich bei einem Enterprise Portal ist die Möglichkeit für den Anwender,
auf interne und externe Informationen, Anwendungen und Dienste zugreifen
zu können, die er in seiner Rolle im Unternehmen benötigt. Mitarbeiter und
Geschäftspartner können Rollen zugeordnet werden, die das Unternehmen
verwaltet.
Was versteht man unter einer Rolle?
SAP definiert die Rolle als eine Sammlung von Aufgaben, Services und Infor-
mationen, die Gruppen von Benutzern zur Verfügung stehen. Die Rolle be-
stimmt, auf welchen Service zugegriffen werden kann.

10.5 mySAP Enterprise Portals (EP) 335


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

In einer Enterprise Portal-Lösung werden für jede Unternehmensfunktion


Rollen konzipiert, die automatisch den Zugriff auf notwendige Informationen,
Anwendungen und Dienste erlauben. Vordefinierte Rollen für die unterschied-
lichen Aufgaben im Verkauf, im Einkauf, im Controlling, im Personalwesen
oder in der Unternehmensleitung sind hierbei enthalten. Über diese Rollen
wird an zentraler Stelle festgelegt, welche Inhalte das Unternehmen den Be-
nutzern des Enterprise-Portals zur Verfügung stellen will.
Personalisierung
Die Personalisierung ermöglicht es dem Anwender, das Portal nach seinen
Interessen (Gestaltung und Anpassung der Inhalte) zu konfigurieren und
schließt die folgenden Funktionen ein:
• Serverbasierte Favoriten
• Individuelle Anpassung des Layouts und der Inhalte
• Anpassung leicht realisierbar
• Individuelle Einstellung der Sprache
iViews
iViews ermöglichen dem Anwender einen eingerichteten Arbeitsplatz, der
auf einer einzigen Seite übersichtlich alle Informationen und Services offe-
riert. Diese Miniapplikationen – in der Fachsprache werden sie iViews ge-
nannt – offerieren folgende Inhalte:
• Informationen (Nachrichten aus dem Unternehmen, Überwachung,
Warnmeldungen, Dokumentation und Wissensmanagement)
• Anwendungen (E-Mail, Kalender, elektronische Beschaffung, Employee
Self Service, mySAP Business Suite-Lösungen)
• Dienste (Suchmaschinen im Internet, Reisedienste, Frachtberechnung, vir-
tuelle Marktplätze)
iViews sind nicht auf Inhalte aus SAP-Systemen beschränkt, sondern können
Informationen aus vielen verschiedenen Quellen bereitstellen.
Content Management
Das Content Management deckt den gesamten Lebenszyklus von Website-
Inhalten ab (einschließlich Erstellung, Klassifizierung, Strukturierung und Be-
reitstellung) wie zum Beispiel:
• Zugriff per ausgefeilter Suchfunktionen, Registrierungs- und Veröffentli-
chungsmöglichkeiten auf beliebige Inhalte
• Verwaltung, Klassifizierung und Abfrage von Inhalten
• Steuerung des Veröffentlichungszyklus mit Funktionen für die Online-Be-
arbeitung und Workflow-Funktionen für die Bearbeitung
• Verknüpfung von Informationen und Transaktionen
• Verbindung von internen und Internet-Ressourcen

336
Sandini Bib

10
Syndication
Sie erlaubt den Zugriff auf Anwendungen, Informationen und Dienste aus
den verschiedensten Quellen. Informationen können analysiert, bewertet
und kombiniert, Ergebnisse jederzeit und überall angezeigt werden.
Zum Beispiel kann ein Vertriebsbeauftragter vor der Kontaktaufnahme bei ei-
nem Kunden die gesamte Kundengeschichte aufrufen, in angrenzenden iViews
offene Bestellungen und offene Rechnungen einsehen sowie aktuelle Nachrich-
ten zu seinem Kunden im Internet abrufen. So werden alle Informationen an
seinem Arbeitsplatz auf einer Seite gebündelt und strukturiert. Der Vertriebsbe-
auftragte hat sich damit in kurzer Zeit einen aktuellen und umfassenden Über-
blick zu seinem Kunden verschafft und kann dementsprechend agieren.

Drag&Relate
Zwei Objekte können durch das Verschieben(drag) eines Objekts im Browser-
Fenster zueinander in Beziehung (relate) gesetzt werden und so bestimmte
Funktionen auslösen. Zum Beispiel kann der Code eines Pakets per Maus auf
einen dafür vorgesehenen Link des Versenders gezogen werden; hierdurch
wird die Paketverfolgung per Internet ausgelöst und in einem dafür vorgese-
henen iView angezeigt.

Single Sign On – Session Management


Durch das Single Sign On werden die Anmeldungen (per Benutzer-ID und
Kennwort) an die unterschiedlichen Anwendungen und Systeme unnötig,
nachdem einmal die Eingangsauthentifizierung am Enterprise Portal erfolgt ist.
Den Single Sign On (SSO)-Mechanismus des Enterprise Portal gibt es in zwei
Varianten, abhängig von den Sicherheitsanforderungen und den unterstütz-
ten Backend-Systemen:
• SSO mit SAP-Anmeldetickets
• SSO mit Benutzer-ID und Kennwort
Während SSO mit SAP-Anmeldeticket auf einem sicheren Ticketvergabe-
mechanismus beruht, werden bei SSO mit Benutzer-ID und Kennwort die
Anmeldedaten eines Benutzers (Benutzer-ID und Kennwort) an das System
weitergegeben, welches der Benutzer aufrufen möchte.

10.6 mySAP Business Intelligence


In der heutigen Zeit werden die Unternehmen über externe und interne
Kommunikationskanäle mit einer Flut von Informationen überschwemmt. In
dieser Situation ist das zielorientierte Sammeln und die stringente Interpreta-
tion von Informationen für die Kursbestimmung und für den Erfolg eines Un-
ternehmens von ausschlaggebender Bedeutung.

10.6 mySAP Business Intelligence 337


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

MySAP Business Intelligence (mySAP BI) setzt hier an und bietet einerseits mit
SAP BW (Business Information Warehouse) eine Informationszentrale für die
gesamte mySAP Business Suite, andererseits werden Instrumente und Metho-
den aus den analytischen Anwendungen (Business Analytics) der einzelnen
Bestandteile der Business Suite wie z.B. mySAP CRM oder mySAP Finan-
cials sowie der strategischen Unternehmensführung (SEM) bereitgestellt, die
diese Informationszentrale nutzen, um Entscheidungshilfen zur Steuerung des
Unternehmens zu gewinnen. Die gewonnenen Lösungen werden dem
Management über das Portal mySAP Enterprise Portals dargestellt.
MySAP BI ist die erste integrierte und internetfähige Lösung zur Steuerung
der Unternehmensperformance, die auf der Basis der operativen Geschäfts-
prozesse analytische Elemente mit systemtheoretischen Ansätzen (Prinzip
der Rückkopplung) kombiniert.
Im einzelnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Data Warehousing
Kernstück von mySAP BI ist das Data Warehousing im BW.
Dabei ist die Informationsgewinnung nicht auf R/3 beschränkt, sondern es
erfolgt eine automatisierte Datenbeschaffung aus den operativen Prozessen
aller Bestandteile der Business Suite (R/3, CRM, APO, SRM, SCM) sowie aus
Fremdsystemen und über das Internet.
Die Daten werden aus den unterschiedlichsten internen und externen Quel-
len in regelmäßigen Abständen extrahiert (Pull-Mechanismus). Hierzu wer-
den den operativen Systeme sogenannte Extraktoren eingepflanzt, die Daten
sammeln und diese an das SAP BW liefern.
Die gesammelten Daten werden durch die sogenannte Staging Engine zu-
sammengeführt und nach Zwischenspeicherung im Operational Data Store
(ODS) strukturiert in speziellen relationalen Datenbanktabellen, den soge-
nannten InfoCubes, abgelegt. Diese sind unter dem Gesichtspunkt einer
optimalen Performance im Sternschema aufgebaut.
Die Strukturen und Fortschreibungsregeln für Die Infocubes sind in einem
Metadaten Repository abgelegt, das durch den Meta Daten Manager ver-
waltet wird.
Die Anforderungen zur Auswertung der Daten werden an einen OLAP-Pro-
zessor (Online Analytical Prozessor) gestellt, der Queries über die InfoCubes
ausführt. Die eigentlichen Datenzugriffe erfolgen durch den Datenmanager.

Analysen
Das Data Warehouse stellt die Daten für die analytischen Anwendungen
(Business Analytics) und die strategische Planung und Führung (SEM) bereit:
Die analytischen Anwendungen steuern und optimieren die Geschäftspro-
zesse in den Geschäftsszenarien der einzelnen Geschäftsbereiche als auch
geschäftsbereichübergreifend.

338
Sandini Bib

10
Sie messen vordefinierte Kennzahlen, überwachen die kritischen Erfolgsfak-
toren, warnen den Anwender bei Abweichungen (alert monitoring) und bie-
ten ihm die Möglichkeit, korrigierend einzugreifen bzw. tun dies selbst nach
vorgegebener Anweisung.
Dabei kommen vielfältige mathematische und heuristische, multivariate Me-
thoden zum Einsatz. Ein vielzitiertes Beispiel hierfür ist das sog. Data Mining,
das versucht, versteckte Assoziationen in sehr großen Datenmengen aufzu-
spüren und auszuwerten.
Die strategische Planung und Führung (SEM) nutzt erprobte betriebswirt-
schaftliche Methoden wie Balanced Scorecards, Portfolioanalyse, Benchmar-
king und Szenariotechnik mit grafischer Modellierung zur Unterstützung der
Entscheidungen des Managements. Der Manager sitzt vor seinen Cockpit
und kommuniziert interaktiv mit dem System.

Darstellung
Für die Aufbereitung und Darstellung der Daten stehen verschiedene, fle-
xible Werkzeuge wie z.B. geografische Informationssysteme(GIS) und Infor-
mations-Cockpits zur Verfügung. Die Benutzer können die Darstellungen in
unterschiedlichem Verdichtungsgrad über drei alternative Berichtswerkzeuge
abrufen:
Über einen Web-Browser (Web Reporting)
Mit Microsoft Excel (Business Explorer – Bex)
Über das Unternehmensportal mySAP Enterprise Portal

Portalintegration
Über diese Portalintegration können die Mitarbeiter des Unternehmens und
die Geschäftspartner weltweit über das Internet auf die Informationen und
Entscheidungshilfen von mySAP BI zugreifen. Innerhalb des Portals können
parallel interaktive Grafiken, Web-Anwendungen, Frühwarnsysteme und In-
formationscockpits rollenbezogen angezeigt werden sowie umfangreiche
Suchfunktionen genutzt werden.

Knowledge Management
Als weitere Funktion stellt mySAP BI dem Anwender ein Knowledge Manage-
ment zur Verfügung, mit dem sämtliche Informationen eines Unternehmens
verwaltet werden.
Hierüber können Entscheidungsträger z.B. Berichte mit Kommentaren versehen,
Genehmigungsprozesse automatisieren und im Team am Entscheidungsprozess
des Unternehmens teilnehmen. Verschiedene Benutzer können unternehmens-
übergreifend Ressourcen und Content gemeinsam nutzen (Collaboration).

10.6 mySAP Business Intelligence 339


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Business Content
Zur beschleunigten Einführung von mySAP BI stehen Best-Practice-Modelle
zur Verfügung. Damit können die Anwender auf erprobte Analyseszenarien,
Kennzahlensysteme und Regeln für die Extraktion und Transformation von
Daten zurückgreifen.

10.7 Fragen
1. Welche der nachfolgenden Aussagen zur Planung im Rahmen des mySAP
SCM sind richtig?
a) Die Absatzplanung kann sowohl in SAP R/3 als auch in SAP APO
durchgeführt werden.
b) Die Absatzplanung kann nur in SAP APO erfolgen, das Planungsergeb-
nis wird über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 übergeben.
c) SNP-Planaufträge, die über Supply Network Planning in SAP APO
erzeugt wurden, können über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 über-
geben und dort in Fertigungsaufträge umgesetzt werden.
d) Über die CIF-Schnittstelle erfolgt immer nur ein Datenabgleich von SAP
APO nach SAP R/3.
e) Die Basis der Supply Network Planning bilden die in SAP APO erstellte
Absatzplanung (DP) oder die in SAP R/3 entwickelte Programmplanung.
2. Welche der nachfolgenden Stammdaten-Elemente sind für mySAP SCM
von Bedeutung? Markieren Sie die Richtigen.
a) Lieferanten (Kreditoren)
b) Materialstämme/Produktstämme
c) Arbeitspläne
d) Arbeitsplätze
e) Kunden (Debitoren)
f) Stücklisten
3. Welches sind die drei Kernstücke der branchenübergreifenden Lösung
mySAP SCM?
a) SAP Advanced Planner and Optimizer (APO)
b) SAP R/3 Enterprise
c) mySAP CRM (Customer Relationship Management)
d) SAP Event Manager (EM)
e) mySAP SRM (Supplier Relationship Management)
4. Welche Phasen durchläuft ein Fertigungsauftrag im SAP R/3-System?
a) Auftragsrückmeldung
b) Auftragsabrechnung
c) Auftragseröffnung
d) Auftragsabwicklung
e) Auftragsdruck
f) Auftragsabschluss

340
Sandini Bib

10
5. Welche dieser Organisationseinheiten sind in der Materialwirtschaft relevant?
a) Unternehmen
b) Buchungskreis
c) Verkaufsorganisation
d) Werk
e) Lagerort
6. Was sind Einkaufsinfosätze?
a) Angaben mit Informationen zur Einkaufsabteilung
b) Einkaufsinfosätze gehören zu den Stammdaten in der Materialwirt-
schaft.
c) Einkaufsinfosätze enthalten Informationen zu einem Material und dem
Lieferanten.
7. Wie heißt der Materialstamm im EBP?
a) Produktbuch
b) Materialliste
c) Produktstamm
d) Produktdatei

10.8 Lösungen
1. Welche der nachfolgenden Aussagen zur Planung im Rahmen des mySAP
SCM sind richtig?
a) Richtig Die Absatzplanung kann sowohl in SAP R/3 als auch in SAP
APO durchgeführt werden.
b) Falsch Die Absatzplanung kann nur in SAP APO erfolgen, das Pla-
nungsergebnis wird über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 übergeben.
Die Absatzplanung kann in beiden Systemen erfolgen, über CIF wer-
den die Daten anschließend abgeglichen.
c) Richtig SNP-Planaufträge, die über Supply Network Planning in SAP
APO erzeugt wurden, können über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3
übergeben und dort in Fertigungsaufträge umgesetzt werden.
d) Falsch Über die CIF-Schnittstelle erfolgt immer nur ein Datenabgleich
von SAP APO nach SAP R/3.
Über CIF werden die Daten in beiden Systemen abgeglichen.
e) Richtig Die Basis der Supply Network Planning bilden die in SAP APO
erstellte Absatzplanung (DP) oder die in SAP R/3 entwickelte Pro-
grammplanung.
2. Welche der nachfolgenden Stammdaten-Elemente sind für mySAP SCM
von Bedeutung? Markieren Sie die Richtigen.
a) Richtig Lieferanten (Kreditoren)
b) Richtig Materialstämme/Produktstämme
c) Richtig Arbeitspläne
d) Richtig Arbeitsplätze
e) Richtig Kunden (Debitoren)
f) Richtig Stücklisten

10.8 Lösungen 341


Sandini Bib

10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

3. Welches sind die drei Kernstücke der branchenübergreifenden Lösung


mySAP SCM?
a) Richtig SAP Advanced Planner and Optimizer (APO)
b) Richtig SAP R/3 Enterprise
c) Falsch mySAP CRM (Customer Relationship Management)
d) Richtig SAP Event Manager (EM)
e) Falsch mySAP SRM (Supplier Relationship Management)
4. Welche Phasen durchläuft ein Fertigungsauftrag im SAP R/3-System?
a) Falsch Auftragsrückmeldung
b) Falsch Auftragsabrechnung
c) Richtig Auftragseröffnung
d) Richtig Auftragsabwicklung
e) Falsch Auftragsdruck
f) Richtig Auftragsabschluss
5. Welche dieser Organisationseinheiten sind in der Materialwirtschaft rele-
vant?
a) Falsch Das Unternehmen wird im SAP als Mandant dargestellt.
b) Richtig Der Buchungskreis stellt die rechtlich selbständig bilanzierende
Einheit dar (z.B. einzelne GmbH).
c) Falsch Die Verkaufsorganisation ist die oberste Einheit des Vertriebs
und gehört zur Komponente SD. Richtig wäre Einkaufsorganisation.
d) Richtig Das Werk ist die disponierende und bestandsführende Einheit.
e) Richtig Der Lagerort ist eine Zusammenfassung von Lagerplätzen inner-
halb eines Werks. So lassen sich die Materialbestände getrennt führen.
6. Was sind Einkaufsinfosätze?
a) Falsch Es sind vielmehr Angaben welche der Einkaufsabteilung bei der
Bestellung eines Materials helfen, den geeigneten Lieferanten zu fin-
den.
b) Richtig Einkaufsinfosätze gehören zu den Stammdaten in der Material-
wirtschaft (ähnlich wie Materialstammdaten, Konditionen).
c) Richtig Einkaufsinfosätze enthalten Informationen zu einem Material
und dem Lieferanten. Sie stellen die Verknüpfung zwischen einem Ma-
terial- und einem Lieferantenstammsatz her.
7. Wie heißt der Materialstamm im EBP?
a) Falsch Produktbuch
b) Falsch Materialliste
c) Richtig Produktstamm
d) Falsch Produktdatei

342
Sandini Bib

Kapitel 11
Das Rechnungswesen in
SAP R/3 Enterprise
11.1 Grundlagen des Finanzwesens 345
11.1.1 Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem 345
11.1.2 Organisationsstrukturen im R/3-System 346
11.1.3 Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung 351
11.1.4 Menüs des Finanzwesens 359
11.1.5 Grundeinstellungen zum Buchungskreis 359
11.1.6 Steuern 362
11.1.7 Automatische Buchungen 363
11.1.8 Praxisfall 365
11.2 Grundlagen des Controlling 370
11.2.1 Organisationsstrukturen im Controlling 370
11.2.2 Prinzipien und Methoden im Controlling 373
11.2.3 Gemeinkostencontrolling 375
11.2.4 Integration 403
11.2.5 Praxisfall 404
11.3 Fragen 410
11.4 Lösungen 411

343
Sandini Bib
Sandini Bib

11

Das Rechnungswesen in
SAP R/3 Enterprise
11.1 Grundlagen des Finanzwesens
11.1.1 Die Integration des Finanzwesens in das
SAP-Gesamtsystem
Aufgabe des Finanzwesens
Das betriebliche Rechnungswesen (Anwendungskomponente AC) ist der
zentrale Anwendungsbereich, mit dem diejenigen Daten eines Unterneh-
mens erfasst, gesteuert und verteilt werden, die für das betriebliche Ergebnis
relevant sind. Es lässt sich in einen externen und einen internen Rechnungskreis
gliedern. Der externe Rechnungskreis deckt die Haupt- und Geschäftsbuchhal-
tung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern ab, der interne Rech-
nungskreis deckt die Kosten- und Leistungsrechnung ab. In SAP R/3 wird das
externe Rechnungswesen in der Anwendungskomponente Finanzwesen
(FI), das interne Rechnungswesen in der Anwendungskomponente Control-
ling (CO) dargestellt.

Hauptbuchfortschreibung und Nebenbücher


Das Finanzwesen als zentrale Informationsquelle bezieht seine Daten über-
wiegend aus den folgenden Nebenbüchern, die eine Fortschreibung von
Hauptbuchkonten bewirken:
• FI-interne Nebenbücher Debitoren (Kundenbuchhaltung), Kreditoren
(Lieferantenbuchhaltung) und Anlagenbuchhaltung
• Materialwirtschaft mit Einkauf, Bestandsverwaltung und Rechnungsprü-
fung
• Produktion mit dem PPS-System und Instandhaltung
• Vertrieb
• Personalwirtschaft (periodische Datenübernahme in maschineller Form)
Das Finanzwesen wiederum gibt die Daten als Aufwands- oder Ertragsbuchun-
gen an das interne Rechnungswesen weiter. Um internes und externes Rech-
nungswesen zu integrieren, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
• Nutzung eines gemeinsamen Kontenplans
• Mitführung von Zusatzkontierungen bei der Belegerfassung (z. B. Kosten-
stelle, Auftragskontierung)
• Einzelbelegverbuchung nach einem durchgängigen Belegkonzept

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 345


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.1 Integration des Finanzwesens im R/3-System

Komponenten des Finanzwesens


Das Finanzwesen im R/3-Release 4.7 umfasst folgende Anwendungskom-
ponenten:
• Hauptbuchhaltung (FI-GL)
• Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
• Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)
• Bankbuchhaltung (FI-BL)
• Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
• Konsolidierung (FI-LC)
• Spezielle Ledger (FI-SL)
• Reisemanagement (FI-TV)

11.1.2 Organisationsstrukturen im R/3-System


Bei der Einführung eines R/3-Systems müssen die betrieblichen Organisations-
strukturen eines Konzerns oder Unternehmens im R/3-System abgebildet
werden. Die Organisationsstrukturen lassen sich in R/3 nach den Sichten der
verschiedenen Unternehmensbereiche gliedern. Dabei werden folgende Be-
reiche unterschieden:
• Vertrieb
• Buchhaltung
• Logistik
• Kostenrechnung
• Personalwesen

346
Sandini Bib

11

Abbildung 11.2 Organisationsstrukturen im R/3-Finanzwesen (mit Beispielen von


Kostenrechnungskreiszuordnungen)

Organisationsstrukturen von Unternehmensbereichen können unabhängig


voneinander definiert werden. Die Integration des R/3-Systems bedingt je-
doch auch eine gegenseitige Zuordnung der Organisationseinheiten von Un-
ternehmensbereichen. Im Folgenden werden die Organisationseinheiten des
Finanzwesens sowie die wichtigsten Einheiten aus der Kostenrechnung und
der Logistik beschrieben.

Mandant
Unter einem Mandanten versteht man eine in sich handelsrechtlich, organi-
satorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-
Systems mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von
Tabellen.

Konzernunternehmen
Im R/3-System werden Konsolidierungsfunktionen der Finanzbuchhaltung
über so genannte Konzernunternehmen abgewickelt. Konzernunternehmen
sind alle Gesellschaften, die zu einem Konzern gehören und deren Ergebnisse
in das Konzernergebnis einfließen. Die Organisationseinheit »Konzernunter-
nehmen« ist nur dann erforderlich, wenn das R/3-Modul LC (Konsolidie-
rung) eingesetzt wird. Für die Buchhaltungskonsolidierung eines Konzerns
müssen die Daten der Einzelabschlüsse aller Unternehmen im Konsolidie-

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 347


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

rungskreis des Konzerns in das Konsolidierungssystem übernommen und


ausgewertet werden. Einem Konzernunternehmen können ein oder mehrere
Buchungskreise zugeordnet werden.

Buchungskreis
Ein Mandant kann bis zu 9999 Buchungskreise umfassen. Unter Buchungs-
kreisen versteht man im R/3-System selbstständig bilanzierende Einheiten
der Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die
Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Firmenspezifi-
sche Daten werden auf Buchungskreisebene, firmenübergreifende Daten auf
Mandantenebene angelegt.
Buchungskreisunabhängige Daten sind beispielsweise:
• Belegarten
• Bewegungsarten
• Kontenpläne
Buchungskreisabhängige Daten sind unter anderem:
• Geschäftsjahresende
• Hauswährung
• Belegnummernkreise

Geschäftsbereich
Ein Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die einem wirtschaft-
lich separaten Bereich entspricht. Er dient grundsätzlich zu Auswertungszwe-
cken. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, geschäftsbereichintern Bilanzen
und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen, die jedoch nicht den Anfor-
derungen externer Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen entsprechen.
Der Geschäftsbereich dient ferner dazu, Kostenstellen zusammenzufassen und
Auswertungen vorzunehmen. Zu diesem Zweck muss er im Kostenstellen-
stamm hinterlegt sein. Ein Geschäftsbereich wird unabhängig von allen ande-
ren Organisationseinheiten definiert. Ein Geschäftsbereich wird mit Hilfe einer
Zusatzkontierung in der Belegposition erfasst.

Kreditkontrollbereich
Der Kreditkontrollbereich ist die Organisationseinheit, in der die Kreditlimits
für Debitoren gesteuert werden. Mit seiner Hilfe wird abgebildet, welcher
Buchungskreis für die Kreditüberwachung zuständig ist.

Funktionsbereich
Der Funktionsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens
und dient zur Darstellung des Umsatzkostenverfahrens. Er kann aus Merk-
malen von Kontierungsobjekten sowie aus Beleginformationen auf der Basis
eines Substitutionsverfahrens abgeleitet werden. Einen Funktionsbereich zu
definieren ist nur dann notwendig, wenn Ihr Unternehmen das Umsatzkos-

348
Sandini Bib

11
tenverfahren einsetzt. Das ist neben dem in Deutschland bislang üblichen
Gesamtkostenverfahren eine Darstellungsform der GuV. Das Gesamtkosten-
verfahren zeigt die gesamten Kosten einer Periode kostenartenbezogen,
während das Umsatzkostenverfahren die Kosten leistungsbezogen darstellt.

Finanzkreis
Die Organisationseinheit Finanzkreis gliedert ein Unternehmen nach den Kri-
terien der Finanzmittelrechnung sowie des Haushaltsmanagements. Sie ent-
spricht üblicherweise dem Buchungskreis. Aber auch mehrere Buchungs-
kreise können einem Finanzkreis zugeordnet werden.

Werk
Das Werk ist die zentrale Organisationseinheit der Logistik. Insbesondere in
den Bereichen Materialbewertung, Bestandsführung, Disposition und Kalku-
lation dient es als Bezugsgrundlage. Jedes Werk muss einem Buchungskreis
eindeutig zugeordnet sein.

Kostenrechnungskreis
Neben den rein buchhalterischen Belangen müssen auch logistische Aspekte
bzw. betriebswirtschaftliche Belange des internen Leistungs- und Lieferver-
kehrs kostenrechnerisch korrekt erfasst, bewertet und zugeordnet werden
können.
Der Kostenrechnungskreis ist diejenige Organisationseinheit der Kostenrech-
nung, in der alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle dargestellt werden. Um
eine Datenübernahme aus der Buchhaltung (Durchbuchungen) zu ermöglichen,
muss jeder Buchungskreis mindestens einem Kostenrechnungskreis zugeordnet
sein. Für die Belange des Controllings können mehrere Buchungskreise zusam-
mengefasst werden.
Buchungskreis und Kostenrechnungskreis haben:
• denselben Kontenplan
• dieselbe Währung
• dieselben Geschäftsbereiche

Kontenrahmen, Kontenplan
Der Kontenrahmen ist eine systematische Gliederung verschiedener Konten
und von den einzelnen Wirtschaftszweigen abhängig (z. B. Industriekonten-
rahmen – IKR, Gemeinschaftskontenrahmen – GKR). Er stellt die Grundlage
eines individuellen betrieblichen Kontenplans dar, der alle Konten beinhaltet,
die im Buchhaltungssystem eines Betriebs mit ihren betriebsspezifischen
Kontenbezeichnungen geführt werden. Das R/3-System bildet alle Wert-
ströme und Datenflüsse mit Hilfe des Sachkontos ab.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 349


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.3 Kontenplan im Rahmen der Firmenstruktur

Kontenplan – Kontierungsebene
Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Konten eines Buchungskreises. Des-
halb ist jeder Buchungs- und Kostenrechnungskreis genau einem Kontenplan
zugeordnet, der für alle Buchungs- und Kostenrechnungskreise, die zusam-
mengehören, identisch sein muss. Umfasst ein Kostenrechnungskreis mehrere
Buchungskreise, müssen auch die betroffenen Buchungskreise demselben
Kontenplan zugeordnet sein.

Integrierter Kontenplan im SAP-System


Der integrierte Kontenplan umfasst das externe und das interne Rechnungswe-
sen. Aus Sicht der Kostenrechnung ist das R/3-System ein Einkreissystem, da
• die Kostenrechnungskonten (Kostenarten) aus den Aufwandskonten der
Finanzbuchhaltung übernommen werden.
• die Geschäftsvorfälle, die das interne Rechnungswesen betreffen, nicht
noch einmal erfasst werden müssen.

350
Sandini Bib

11
Dieser enge Zusammenhang zwischen Finanzwesen und Kostenrechnung
sichert die Integration der Belege und die kontinuierliche Abstimmung bei-
der Rechnungssysteme.
Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling
Finanzbuchhaltung und Controlling werden mit Hilfe des so genannten Ab-
stimm-Ledgers abgeglichen. Seine Aufgabe ist es, die Daten des externen
und des internen Rechnungswesens so zu sammeln und zu verdichten, dass
sie überschaubar sind und gegenseitig abgestimmt werden können.

11.1.3 Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung


Daten der SAP R/3-Finanzbuchhaltung
Das R/3-System unterscheidet zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten.
Alle Daten, die dauerhaft erforderlich sind, also lange bestehen bleiben, werden
als Stammdaten geführt. Bewegungsdaten sind im R/3-System alle die Infor-
mationen, die aus Belegen abgeleitet werden (z. B. Lieferantenrechnungen).
Stammdaten im FI-System
Das FI-System kennt neben den Benutzerstammdaten, die für alle Anwen-
dungen gleichermaßen gelten, vorrangig folgende Stammdaten:
• Debitoren-, Kreditorenstammdaten
Stammdaten werden auf Mandantenebene (Konzernebene) mit allge-
mein gültigen Daten – wie zum Beispiel Anschrift, Telefonnummer, Bank-
verbindung – angelegt. Darauf können innerhalb eines Mandanten alle
Bereiche der in R/3 definierten Buchungskreise (Firmen) zugreifen und
ihre jeweils spezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingung, An-
sprechpartner usw.) hinzufügen. Die Daten für die Vertriebs- und Einkaufs-
abteilungen werden ebenfalls dezentral auf den jeweiligen Debitoren- bzw.
Kreditorenkonten gepflegt.
• Sachkontenstammdaten
Sachkontenstammdaten werden zentral, nicht auf Mandanten-, sondern
auf Kontenplanebene definiert. Sie werden ebenfalls durch ein für den Bu-
chungskreis spezifisches Segment ergänzt. Ein Konzern kann über den
Kontenplan die allgemeinen Daten der Sachkonten (z. B. Bezeichnung,
Kontengruppe) festlegen. Die zum Konzern gehörenden Unternehmen
ergänzen dann die für ihr Unternehmen spezifischen Daten (z. B. Wäh-
rung, Offene-Posten-Verwaltung). Diese Vorgehensweise ermöglicht die
Einführung eines Konzernkontenplans mit einheitlichen Bezeichnungen
und einheitlicher Kontensteuerung.
• Bankenstammdaten
Bankenstammdaten (Anschrift, BLZ) werden zentral im Bankenverzeichnis
abgelegt. Die Personenkonten nehmen auf diese Daten Bezug. Im Gegen-
satz dazu werden jedoch die Angaben, welche die Hausbanken der Bu-
chungskreise betreffen, separat definiert. Jeder Hausbank muss ein eigenes
Sachkonto zugeordnet sein.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 351


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Summendaten
Wenn Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonten bebucht werden, errechnet
R/3 die jeweiligen Summendaten. Diese verdichten die zu Grunde liegenden
Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge Mandant – Kontonummer – Buchungs-
kreis.
Bewegungsdaten im FI-System
Alle Geschäftsvorfälle werden in Form von Belegen erfasst und gespeichert
(Belegprinzip). Die Grundvoraussetzung für die Abspeicherung eines Belegs
ist, dass der Saldo der Einzelposten im Beleg null ergibt. Es können nur Belege
gebucht werden, die vordefinierten Regeln entsprechen. Unvollständige
oder fehlerhafte Belege können in einer Zwischenablage gespeichert wer-
den, wirken sich aber nicht auf die echten Buchhaltungsdaten aus (vorer-
fasste Belege, gemerkte Belege).

Mitbuchkontentechnik
Hauptbuch
Das Hauptbuch stellt die Standardstruktur im R/3-System dar. Es bildet die
Grundlage für die Erstellung der Bilanz und hat folgende Struktur:
• Mandant
• Sachkontonummer
• Buchungskreis
• Geschäftsbereich
Mit Hilfe der Komponente FI-SL, »Erweiterte Hauptbuchhaltung« (Special
Ledger), können Sie zusätzliche Bücher (Ledger) in frei zu detaillierender
Struktur definieren. Diese Struktur kann beispielsweise Daten aus anderen
Mandanten enthalten. Bei der Bebuchung von Sachkonten werden Sum-
mendaten fortgeschrieben. Die Summendaten der Sachkonten werden in
Büchern geführt, in denen festgelegt ist, nach welchen Kriterien die Beträge
zu Auswertungszwecken verdichtet werden.
Nebenbücher
Für das Rechnungswesen des R/3-Systems sind drei Gruppen von Neben-
büchern von Bedeutung:
• Zum Kontokorrent gehören die in Offener-Posten-Buchhaltung geführten
Kreditoren und Debitoren sowie Sonderhauptbuchvorgänge wie Anzah-
lungen und Wechsel.
• Finanzbezogene Nebenbücher dokumentieren die Bewegungen der Geld-
abwicklung und sind in die Konten der Hauptbuchhaltung integriert.
• Die abrechnungs- und bestandsorientierten Nebenbücher (Anlagen- und
Materialbuchhaltung, Personalabrechnung) geben – gesteuert von ein-
stellbaren automatischen Kontenfindungsvorgängen – ihre Daten an
Hauptbuchkonten weiter.

352
Sandini Bib

11

Abbildung 11.4 Prinzip der Buchhaltung (Mitbuchkonten im Hauptbuch)

Debitoren, Kreditoren, Abstimmkonto


Debitoren sind über Forderungskonten, Kreditoren über Verbindlichkeits-
konten mit dem Hauptbuch verbunden (Abstimmkonten). Dies wird dadurch
erreicht, dass in jedem Debitoren- bzw. Kreditorenstammsatz das zugeord-
nete Hauptbuchkonto (Abstimmkonto) eingetragen wird. Diese Abstimm-
konten werden bei einem Buchungsvorgang auf einen Debitor oder Kreditor
automatisch fortgeschrieben, was gewährleistet, dass Haupt- und Neben-
buch zu jeder Zeit den gleichen Stand aufweisen.

Belegprinzip und Belegstruktur


Beleg
Im R/3-System werden Geschäftsvorfälle in Form von Belegen gespeichert,
die mit einem Bezug zum Buchungskreis versehen sind. Die Belegnummern,
unter denen die Abspeicherung erfolgt, sind in jedem Mandanten eindeutig.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 353


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.5 Zusammenhang zwischen Originalbeleg und Buchungsbeleg

Belegprinzipien
Bei der Erfassung von Belegen gelten im R/3-System folgende Regeln:
• Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens zwei, maximal
999 Belegpositionen.
• Im Belegkopf finden sich die allgemeinen Daten (beispielsweise Beleg-
datum, Buchungsdatum, Belegnummer, Belegart), die für den gesamten
Beleg gelten.
• Jede Belegposition enthält mindestens einen Buchungsschlüssel, eine
Kontonummer und einen Betrag, der auf das Konto gebucht werden soll.
Zusätzlich können weitere Informationen, wie zum Beispiel Zahlungsbe-
dingungen, angegeben werden.
• Ein Beleg kann nur gebucht werden, wenn der Saldo aus den Soll- und
Habenpositionen null ist.

354
Sandini Bib

11
Belegart
Um Belege nach Art des Geschäftsvorfalls (Journalerstellung) unterscheiden
zu können, ist im Standardsystem eine Reihe von Belegarten (Bankbeleg,
Debitorenrechnung, Debitorenzahlung usw.) definiert. Bei der Erfassung ei-
ner Belegart wird dieser automatisch ein Belegnummernkreis zugeordnet.
Die Definition weiterer Belegarten ist jederzeit möglich.
Buchungsschlüssel
Mit dem Buchungsschlüssel wird definiert,
• ob eine Soll- oder Habenbuchung vorgenommen werden soll,
• welche Kontoart (z. B. Sachkonto, Debitor oder Kreditor) zu bebuchen ist,
• ob sich der Vorgang auf den Umsatz auswirkt,
• wie die Maske zur Belegerfassung erscheinen soll.
Integration der Belege im System
Mit Hilfe der Belegerfassung wird jeder Geschäftsvorfall detailliert im System
gespeichert. Gleichzeitig werden aber auch die Salden in den Nebenbuchhal-
tungen und im Hauptbuch fortgeschrieben. Auf diese Weise können Sie im
Finanzwesen bereits unmittelbar nach dem Buchen eines Belegs Auswertun-
gen erstellen, die auf dem jeweils aktuellsten Stand basieren
Automatische Buchungserstellung
Um die Belegerfassung zu erleichtern, erstellt R/3 verschiedene Buchungen
automatisch, beispielsweise Buchungen von Skonti, Umsatzsteuern, Zahlungs-
oder Währungsdifferenzen. Für jede automatisch erzeugte Buchung wird eine
Buchungszeile erstellt und in den aktuell bearbeiteten Beleg eingestellt.
Belegartenkennzeichen
In R/3 wird die Belegart genutzt, um verschiedene Arten von Geschäftsvor-
fällen zu unterscheiden. Eine Belegart ist ein zweistelliges Kennzeichen, dem
eine Reihe von Steuerungsfunktionen zugeordnet ist; sie wird in der Belegarten-
tabelle T003 für den gesamten Mandanten definiert. Alle Belegarten sind de-
finiert. Neben den bereits vorgegebenen können Sie als Anwender zusätzlich
weitere Belegarten definieren.

Abbildung 11.6 Im Standardsystem definierte Belegarten der Buchhaltung (© SAP AG)

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 355


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Verwendung der Belegart


Die Belegart hat verschiedene Funktionen, zum Beispiel:
• Differenzierung der Geschäftsvorfälle
• Steuerung der bebuchbaren Kontoarten im Beleg (in reinen Sachkonten-
belegen dürfen z. B. keine Kreditoren- oder Debitorenkonten bebucht
werden)
• Steuerung der Belegnummernvergabe
• Vorgaben für die Ablage
Belegnummern
Belegarten und Belegnummern stehen im R/3-System in engem Zusammen-
hang: Jeder Beleg erhält eine eigene Nummer, die durch Hinzufügung des
Buchungskreises und des Geschäftsjahres erweitert und dadurch eindeutig
ist. Belegnummern dürfen maximal zehnstellig sein.



Abbildung 11.7 Informationen zur Belegablage

Belegnummernvergabe
Belegnummern können extern oder intern vergeben werden. Bei der exter-
nen Vergabe vergibt der Benutzer selbst die Belegnummern. Bei diesem Vor-
gehen weist das System Doppelvergaben ab. Bei der internen Vergabe von
Belegnummern übernimmt das System die fortlaufende Nummerierung der
Belege gemäß den obigen Kriterien.
Eine externe Nummernvergabe ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Belege
aus einem Vorsystem über eine Schnittstelle in das SAP R/3-System über-
nommen werden (ursprüngliche Belegnummer).
Die interne Nummernvergabe wird grundsätzlich dann verwendet, wenn ein
Beleg keine eindeutige Belegnummer hat (z. B. bei Eingangsrechnungen).

356
Sandini Bib

11
Belegnummernkreise
Jeder Belegart muss ein Nummernkreis im System zugeordnet werden. Num-
mernkreise hängen vom Buchungskreis ab: Das heißt, für jeden Buchungs-
kreis müssen separate Nummernkreise angelegt werden. Dies geschieht in
der Regel, indem bereits existierende Nummernkreise kopiert werden.
Sind Nummernkreise jahresbezogen definiert, dann steht für jedes Geschäftsjahr
der vollständige Nummernbereich zur Verfügung. Durch die Angabe der Beleg-
nummer und des Geschäftsjahres lässt sich jeder Beleg eindeutig identifizieren.
Werden Nummernkreise geschäftsjahresunabhängig definiert (indem man
als Geschäftsjahr »9999« angibt), dann kann dieselbe Belegnummer selbst-
verständlich nur ein einziges Mal innerhalb des so definierten Zeitraums ver-
wendet werden.
Bei der Definition der Nummernkreise muss das jährliche Belegvolumen be-
rücksichtigt werden. Rechnen Sie mit einem hohen Belegaufkommen, sollten
Sie die Belegnummernkreise in jedem Fall jahresbezogen definieren.
Ablagekriterien
Bei der Ablage der Originalbelege muss sichergestellt sein, dass zwischen
den abgelegten Belegen und dem EDV-Beleg eine eindeutige Verbindung
besteht. Es hat sich bewährt, den Originalbeleg unter der gleichen Nummer
wie den EDV-Beleg abzulegen. Die Belegart und die Nummernkreisdefinition
unterstützen dieses Ablageverfahren.
Einem Nummernkreis können mehrere Belegarten zugeordnet werden. Auf
Grund dieser Zuordnung kann die gemeinsame Ablage zusammengehöriger
Originalbelege gesteuert werden.
Standardausprägung
Das R/3-System wird mit vordefinierten Buchungsschlüsseln ausgeliefert.
Diese Vorgaben sollten Sie als Anwender übernehmen, da Sie anderenfalls
umfangreiche Änderungen in den verschiedensten Steuertabellen vorneh-
men müssen.
Abbildung 11.8 zeigt die im Standardsystem vorgegebenen Buchungsschlüs-
sel. Von besonderer Bedeutung für die Buchhaltung sind die Bereiche:
• Debitoren (01 – 19)
• Kreditoren (21 – 39)
• Sachkonten (40 – 50)
Die Buchungsschlüssel sind auf Mandantenebene definiert, deshalb wirken
sich Änderungen auf alle Buchungskreise dieses Mandanten aus.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 357


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.8 Buchungsschlüssel im R/3-System

Steuerungsfunktionen
Für die Fortschreibung der gebuchten Werte in den Summendaten werden
für jeden Buchungsschlüssel Informationen hinterlegt, wie zum Beispiel
• die zu bebuchende Kontoart (beispielsweise Sachkonto, Debitor, Kreditor,
Material oder Anlage)
• die Art der Buchung als Soll- oder Habenbuchung
• das Umsatzkennzeichen (»Umsatzkennzahlen fortschreiben Ja/Nein«)
Der Buchungsschlüssel steuert auch Verarbeitungsabläufe für die gebuchten
Daten:
• Kennzeichen – Zahlungsvorgang (Analyse des Zahlungsverhaltens und
Erstellung von Zahlungsmitteilungen für Debitoren und Kreditoren)
• Buchungsschlüssel für die Stornierung eines Belegs (Ermittlung des Um-
kehrbuchungsschlüssels aus dem Buchungsschlüssel des zu stornierenden
Belegs)

358
Sandini Bib

11
Bildschirmmodifikation
Feldstatusdefinitionen steuern im R/3-System, ob ein Feld gepflegt werden
muss oder gepflegt werden kann bzw. ob es angezeigt oder ausgeblendet
wird. Diese Definitionen werden zum einen in den Stammsätzen der Sachkon-
ten und zum anderen in den Festlegungen, die bezüglich der Buchungsschlüs-
sel getroffen werden, hinterlegt. Diese miteinander verknüpften Festlegungen
bilden die Grundlage für die Modifikation des Erfassungsbildschirms auf
Belegzeilenebene. Der Erfassungsbildschirm kann damit je nach bebuchtem
Sachkonto (bei Nebenbuchhaltungen ist dies das Abstimmkonto) und Bu-
chungsschlüssel gestaltet werden.

11.1.4 Menüs des Finanzwesens


R/3 fasst unter dem Oberbegriff »Rechnungswesen« verschiedene Arbeits-
gebiete zusammen:
• Hauptbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bankenbuchhaltung
• Anlagenwirtschaft
• Konsolidierung
• Spezielle Ledger
• Reisemanagement
Die Arbeitsgebiete »Hauptbuch«, »Debitoren«, »Kreditoren« und »Banken«
enthalten alle Funktionen, die zur Abwicklung von Arbeiten im Rahmen der
Finanzbuchhaltung notwendig sind. Die weiteren Menüs dienen zum Um-
gang mit Firmenverbänden (d. h. für Konsolidierungsmaßnahmen), zum Ein-
satz des General Ledger als erweiterter Auswertungsfunktion, zur Steuerung
von Einnahmen und Ausgaben (Haushaltsmanagement) und zur buchmäßigen
Darstellung von Geschäftsreisen. Im Folgenden wird als Beispiel das Arbeitsge-
biet »Kreditoren« dargestellt. Die übrigen Arbeitsgebiete der Finanzbuchhaltung
sind analog aufgebaut.

11.1.5 Grundeinstellungen zum Buchungskreis


Im Folgenden werden die wichtigsten Grundeinstellungen vorgestellt, die im
R/3-System für einen Buchungskreis vorgenommen werden müssen:

Geschäftsjahre
In der Buchhaltung sind Geschäftsjahre ein wichtiges Gliederungskriterium. Sie
werden in Buchungsperioden und – für den Jahresabschluss – in Sonderperioden
unterteilt. Im R/3-System ist der Benutzer nicht an Kalenderjahre oder -monate
gebunden, wenn er Geschäftsjahre oder Buchungsperioden definieren will. In
jedem Geschäftsjahr können bis zu 16 Perioden definiert werden; dabei ist die
Aufteilung in Buchungs- und Sonderperioden frei wählbar.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 359


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.9 Buchungsperioden einstellen

Geschäftsjahresvariante
Mit Hilfe der Geschäftsjahresvariante werden der Zeitraum des Geschäftsjah-
res und die Buchungsperioden festgelegt. Jedem Buchungskreis muss eine
Geschäftsjahresvariante zugeordnet werden. Dies geschieht, indem Sie ein
Kennzeichen in der Buchungskreistabelle T001 angeben. Genügen die im
System bereits definierten Varianten nicht den konkreten Erfordernissen,
können für jeden Mandanten beliebig viele weitere Geschäftsjahresvarianten
definiert werden. Einem Buchungskreis dagegen kann jeweils nur eine Vari-
ante zugeordnet werden. Eine Geschäftsjahresvariante wird durch die fol-
genden Parameter definiert:
• Beginn und Ende eines Geschäftsjahres
• Anzahl der Perioden (maximal 16)
• Länge des Geschäftsjahres sowie Länge der einzelnen Buchungsperioden

360
Sandini Bib

11
Buchungsperiode
Jeder Geschäftsvorfall wird im R/3-System als Beleg gespeichert und immer
einer Buchungsperiode zugeordnet. Die Buchungsperiode ist ein für die Zwe-
cke der Buchhaltung definierter Zeitraum innerhalb eines Geschäftsjahres,
welches aus maximal 16 Buchungsperioden bestehen darf.
Man unterscheidet zwei Arten von Buchungsperioden:
• normale Buchungsperioden
• Abschlussperioden (Sonderperioden)

Buchungsperiodensteuerung
In einem ordnungsgemäß geführten Buchhaltungssystem muss gewährleis-
tet sein, dass buchhalterisch abgeschlossene Perioden nachträglich nicht
mehr und zukünftige, noch nicht relevante Perioden, noch nicht bebucht
werden können. Dies ist der Grund, weshalb die laut zugeordneter Ge-
schäftsjahresvariante definierten Buchungsperioden buchungskreisabhängig
geöffnet und geschlossen werden.
Grundsätzlich wird eine Buchungsperiode für den gesamten Buchungskreis
geöffnet oder geschlossen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, nach Kontoart
und -nummer spezifiziert die Buchungsperioden zu öffnen oder zu schließen
(z. B. für Konten, die durch Schnittstellen in der Mitte der Folgeperiode be-
bucht werden).

Buchungsperiode und Geschäftsjahr


Die Finanzbuchhaltung kann im R/3-System zu jedem beliebigen Zeitpunkt
beginnen, also auch innerhalb eines Geschäftsjahres.
Aus dem Buchungsdatum in den Belegen wird mittels der Festlegungen zur
Geschäftsjahresvariante diejenige Buchungsperiode bestimmt, die fortge-
schrieben wird. Handelt es sich um Abschlussperioden, muss im Beleg die
entsprechende Buchungsperiode angegeben werden. Werden Buchungen in
ein zurückliegendes Geschäftsjahr vorgenommen, führt dies automatisch zu
einer Korrektur des Saldovortrags für das neue Jahr.

Pflege der Buchungsperioden


Buchungsperioden werden im Arbeitsgebiet der Hauptbuchhaltung ge-
pflegt. Dafür stehen zwei Zeitintervalle zur Verfügung: Das erste bildet die
Buchungsperioden 1 bis 12, das zweite die Sonderperioden. Für jedes Inter-
vall werden Anfangs- und Endperiode des Geschäftsjahres angegeben. Die
in diesen Grenzen liegenden Perioden sind dann für Buchungen bereit.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 361


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

11.1.6 Steuern
Steuerarten
Das R/3-System berücksichtigt eine Vielzahl von Steuern, die im In- und
Ausland auf einen Rechnungsbetrag erhoben werden, so zum Beispiel
• Umsatzsteuer (Ausgangssteuer, Vorsteuer, abzugsfähig und nicht abzugs-
fähig)
• Zusatzsteuern (z. B. Investitionssteuer in Norwegen oder Ausgleichssteuer
in Belgien)
• Quellensteuer

Steuerkennzeichen
Das zweistellige Steuerkennzeichen regelt alle mit der Steuerermittlung ver-
bundenen Vorgänge. Die Festlegungen, die zusätzlich zum Steuerkennzei-
chen getroffen werden, dienen zum
• Prüfen des Umsatzsteuerbetrags im Beleg
• automatischen Errechnen des Steuerbetrags
• Errechnen des nicht abzugsfähigen Vorsteueranteils
• Prüfen der Zulässigkeit der gewählten Steuerart auf dem bebuchten Konto
• automatischen Ermitteln des zugehörigen Steuerkontos

Kalkulationsschema
Für viele Länder ist im R/3-System bereits ein Kalkulationsschema definiert,
das die erforderlichen Festlegungen zur Berechnung und Buchung landesspe-
zifischer Steuern enthält. Im Kalkulationsschema des jeweiligen Landes (für
Deutschland ist dies »TAXD«) werden die dafür erforderlichen Steuertypen de-
finiert, indem für jeden Steuertyp die folgenden Parameter definiert werden:
• Der Basisbetrag für die Steuerberechnung
• Die Rechenregel zur Ermittlung des Steuerbetrages (im Hundert bzw. vom
Hundert)
• Die Kontoseite (Soll oder Haben), auf die gebucht werden soll
• Separate Buchung des Aufwands aus Steuern oder Verteilung auf Sach-
konten- und Anlagepositionen

Nutzung der Steuerkennzeichen


Im Sachkonto wird festgelegt, welche steuerlich relevanten Buchungen zu-
lässig sind. Dies geschieht, indem entweder ein Steuerkennzeichen festge-
legt oder definiert wird, ob – und welche – Gruppen von Steuerkennzeichen
verwendet werden können. Angaben, die Abstimmkonten betreffen, wirken
sich auf die zugeordnete Nebenbuchhaltung aus.

362
Sandini Bib

11
Auf Belegebene wird das Steuerkennzeichen für jede Kontierungszeile defi-
niert. Die Verprobung der Steuer erfolgt für jedes Steuerkennzeichen auf der
Belegebene. Steuermeldungen werden generell aus den Steuerdaten der Be-
lege erzeugt.

Abbildung 11.10 Steuertypen in SAP R/3

11.1.7 Automatische Buchungen


Begriff
Im R/3-System ist eine Vielzahl von automatischen Buchungen vordefiniert,
die mit den Customizing-Funktionen individuellen betrieblichen Bedingungen
angepasst werden können. In Abbildung 11.11 sind die Sachverhalte darge-
stellt, für die das System automatische Buchungen vorsieht.
Für alle automatischen Buchungen gilt, dass das System auf Grund der Infor-
mationen im Buchungsbeleg oder in den betroffenen Stammsätzen zusätzliche
Buchungszeilen erstellt.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 363


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.11 Komplexe mit automatischer Erstellung von Buchungszeilen in Belegen

Bilanz
Bei der unternehmensspezifischen Anpassung des R/3-Systems, dem so ge-
nannten Customizing, werden den verschiedenen Verfahren der Bilanzkorrektur
die entsprechenden Sachkonten zugeordnet. Dabei wird für jedes Gewinn- und
Verlustkonto auf Kontenplanebene ein Schlüssel definiert, der bestimmt, auf
welches Vortragskonto das Ergebnis im Rahmen des Jahresabschlusses vor-
getragen wird.

Kursdifferenzen
Wenn beim Ausgleich offener Posten Kursdifferenzen auftreten, wird dies
vom System automatisch ermittelt und gebucht. Zu diesem Zweck müssen
das zu bebuchende Sachkonto sowie die verwendeten Buchungsschlüssel
festgelegt werden. Kursgewinn- und Kursverlustkonten können – nach
Währungen differenziert – bereits bei der Definition der automatischen Bu-
chungen vorgegeben werden.

Nachbelastung von GuV- und Bilanzkonten


Um Nachbelastungen von GuV- und Bilanzkonten zur Geschäftsbereichsauf-
teilung durchzuführen, werden Korrektur- und Verrechnungskonten benö-
tigt, die automatisch bebucht werden. Die Geschäftsbereichsaufteilung dient
zum Erstellen von Geschäftsbereichsbilanzen.

364
Sandini Bib

11
Skontobuchungen
Bevor ein Skonto gebucht werden kann, muss dessen Betrag ermittelt wer-
den. Diese Beträge bucht das System entweder auf Skontoertrags- oder
Skontoaufwandskonten.
Folgende Sachkonten werden benötigt:
• Skontoertrag
• Skontoaufwand
• Skontoverrechnung (bei Anwendung des Nettoverfahrens)
Bei der Definition automatischer Skontobuchungen wird festgelegt, nach
welchen Kriterien das System die Skontokonten ermittelt. Mit Hilfe eines
Steuerkennzeichens kann eine weitere Unterteilung in verschiedene Skonto-
konten vorgenommen werden.

Steuern
In den Belegzeilen für die Aufwands- und Erlöspositionen werden auch In-
formationen über die Buchung der Umsatzsteuer mitgeführt. Der Buchungs-
betrag auf dem Sachkonto, der Steuerbetrag und das Steuerkennzeichen
sind die wichtigsten Informationen für die Erstellung der Steuerbuchungs-
zeile. Für die Kontenfindung ist der Steuerschlüssel relevant, der die Steuer-
art (Vor- oder Ausgangssteuer) und den zutreffenden Prozentsatz der Steuer
definiert. Beide Größen sind Schlüssel für die Zuordnung von Steuerkonten.
Über den Buchungskreis wird das jeweils gültige Kalkulationsschema ermit-
telt, aus dem mit dem Steuerschlüssel, der in der Belegzeile angegeben ist,
der Kontenschlüssel für die automatische Buchung ermittelt wird. Der dem
Buchungskreis zugeordnete Kontenplan und der Kontenschlüssel sind not-
wendige Parameter für die Ermittlung des Steuerkontos in der Tabelle T030.
Hier kann zusätzlich auf Grund des Steuerkennzeichens eine Unterscheidung
nach den zu bebuchenden Steuerkonten vorgenommen werden.

11.1.8 Praxisfall
In einem Industrieunternehmen der Konsumgüterbranche (im folgenden
Kunz AG genannt) wurde beschlossen, die bisherige Individualsoftware in
den Bereichen Rechnungswesen und Controlling durch die SAP R/3-Anwen-
dungskomponenten FI (Finanzwesen) und CO (Controlling) zu ersetzen. Im
Zuge der R/3-Einführung sollten auch Maßnahmen zur Prozessoptimierung
erfolgen. Insbesondere im Bereich Rechnungswesen verursachten umfang-
reiche Abstimmarbeiten im Rahmen der Monats- und Jahresabschlüsse er-
hebliche Zusatzbelastungen für die zuständige Fachabteilung.
Die Kunz AG gliedert sich funktional in folgende Bereiche:
• Zentrale
• Produktion
• Vertriebsniederlassungen

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 365


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

In der Zentrale sind das Rechnungswesen, das Controlling, der Einkauf, der
Vertrieb, das Marketing und die Entwicklung angesiedelt. Die Produktion er-
folgt in mehreren Werken an verschiedenen Standorten. Die Kunz AG ver-
fügt etwa über 20 Vertriebsniederlassungen. Außerdem wird der Vertrieb
von rechtlich selbstständigen Händlern unterstützt.
Vor der Umstellung war das Rechnungswesen der Kunz AG in elf Abrech-
nungskreise gegliedert:
• Zentrale (mit Werken)
• zehn Niederlassungen
Die Kunz AG unterhielt somit elf vollständig voneinander getrennte Buchhal-
tungen, die jedoch monatlich abgestimmt und zum Jahresabschluss konsolidiert
werden mussten. Jede Niederlassung hatte darüber hinaus ihren eigenen Kon-
tenplan. Die Niederlassungen – wenn auch juristisch keine selbstständigen
Unternehmen – wurden buchhalterisch als eigenständige Unternehmen be-
handelt. Der Grund für diese Organisationsform bestand darin, dass jede
Niederlassung eine separate Bilanz und eine am Profit-Center orientierte Ver-
rechnung aufstellen konnte. Diese sollte es erleichtern, die Niederlassungen
mit den unabhängigen Händlern zu vergleichen; daneben diente sie dem je-
weiligen Niederlassungsleiter als Steuerungsinstrument.
Diese buchhalterische Trennung führte dazu, dass alle Transaktionen zwi-
schen der Zentrale und den einzelnen Niederlassungen sowie zwischen den
Niederlassungen selbst so gebucht wurden, als handele es sich um Fremdunter-
nehmen. Die Folgen waren:
• Aufblähung des Buchungsstoffs
• Großer Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Niederlassungs-
abrechnungen und der Zentrale
• Hoher Konsolidierungsaufwand
Man ging davon aus, dass in der Zentrale für die Abstimmungsarbeiten der
Niederlassungsabrechnungen jeweils zehn Manntage pro Monat aufgewendet
werden mussten. Hinzu kamen weitere zehn Manntage pro Berichtszeitpunkt
(zwei Mal jährlich) innerhalb der Kunz AG-Zentrale für die erforderlichen Kon-
solidierungsarbeiten.
Abbildung 11.12 zeigt die Ausgangssituation der Kunz AG, wobei die Orga-
nisationselemente den im R/3-System gebräuchlichen Begriffen angepasst
wurden.
Infolge der Trennung des Buchungsstoffs in unabhängige Abrechnungskreise
und einer zunehmenden Geschäftstätigkeit stiegen die Belastungen der Mit-
arbeiter im Rechnungswesen ständig. Der zuständige Abteilungsleiter fasste
den Entschluss, diese Situation im Zuge der R/3-Einführung grundlegend zu
verändern.

366
Sandini Bib

11

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Abbildung 11.12 Aufbauorganisation der Kunz AG

Die Abrechnungen der Niederlassungen betreffend wurden folgende Ziele


festgelegt:
• Beibehaltung der Ergebnisdarstellung jeder einzelnen Niederlassung
• Reduzierung des Abstimmungsaufwands im laufenden Geschäft sowie
des Konsolidierungsaufwands zum Jahresabschluss
Um Organisationsstrukturen im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung und
Controlling) darzustellen, stehen im R/3-System folgende Organisationsele-
mente zur Verfügung:
• Mandant
• Buchungskreis
• Geschäftsbereich
• Kostenrechnungskreis
• Ergebnisbereich
Im Rahmen des Einführungsprojekts wurden die Organisationselemente für
das Rechnungswesen und das Controlling einer gründlichen Untersuchung
unterzogen. Folgende Eigenschaften wurden dabei festgehalten:

Mandant
Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene in einem R/3-System. Zwi-
schen einzelnen Mandanten bestehen grundsätzlich keine Querverbindun-
gen. Die in einem Mandanten vorgenommenen Einstellungen gelten für alle
Buchungskreise. Unterschiedliche Produktivmandanten werden nur dann
geführt, wenn mit einem System getrennte Unternehmen abgebildet wer-
den (beispielsweise ein externes Rechenzentrum). Der Mandant ist deshalb
grundsätzlich mit dem Konzern identisch.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 367


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Buchungskreis
Ein Buchungskreis im SAP R/3-System ist eine bilanzierende Einheit. Man
verwendet ihn nur für rechtlich selbstständige Gesellschaften. Auf der
Grundlage der Daten eines Buchungskreises werden Bilanz und GuV erstellt.
Auf dieser Ebene finden auch alle bilanztechnischen Arbeiten statt, die das
R/3-System durch Standardreports unterstützt (Beispiele: Offene-Posten-
Rasterung, Fremdwährungsbewertung).
Zwischen den Buchungskreisen bestehen Querverbindungen: Zum einen wer-
den bestimmte Grunddaten auf Mandantenebene bzw. Kontenplanebene ge-
führt und sind somit für alle Buchungskreise des Mandanten verfügbar (zum
Beispiel: Belegarten – Mandantenebene, Sachkonten – Kontenplanebene), zum
anderen unterstützt R/3 so genannte buchungskreisübergreifende Buchungen.
Voraussetzung hierfür ist, dass für jedes Buchungskreispaar Verrechnungskon-
ten im System definiert sind, die automatisch bebucht werden können. Die
Hauswährung und das Steuerschema müssen deshalb identisch sein. Falls eine
rechtlich selbstständige Gesellschaft mehrere Buchungskreise führt, müssen
diese zum Jahresabschluss konsolidiert werden.
Geschäftsbereich
Ein Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die einem wirt-
schaftlich separat betrachteten Bereich entspricht. Die Definition des Ge-
schäftsbereichs kann unabhängig von den übrigen Organisationseinheiten
erfolgen. So können zum Beispiel mehrere Geschäftsbereiche innerhalb eines
Buchungskreises (hier als organisatorische Definition) oder ein Geschäftsbe-
reich über mehrere Buchungskreise definiert werden. Der Geschäftsbereich
bietet die Möglichkeit, für interne Zwecke eine Bilanz und GuV zu erstellen.
Außerdem kann der Geschäftsbereich als Abgrenzungskriterium für Auswer-
tungen herangezogen werden.
Der Geschäftsbereich wird in der Belegposition erfasst. Zusätzlich kann er im
Kostenstellenstamm definiert werden (bei der Erfassung der Kostenstelle wird
der Geschäftsbereich dann automatisch ergänzt). Auf diese Weise können
mehrere Kostenstellen zu einem Geschäftsbereich zusammengefasst werden.
Kostenrechnungskreis
Ein Kostenrechnungskreis stellt die Organisationseinheit für Kostenrechnun-
gen dar. Jeder Buchungskreis muss einem Kostenrechnungskreis zugeordnet
sein. Auf diese Weise werden innerbetriebliche Geschäftsvorfälle festgehal-
ten, und die Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung wird ermöglicht.
Ein Kostenrechnungskreis kann jedoch auch mehrere Buchungskreise umfas-
sen. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn mehrere bilanzierende Einhei-
ten eine gemeinsame Kostenrechnung betreiben. Wenn ein Unternehmen
über zwei oder mehr selbstständige Vertriebsgesellschaften verfügt und die
Kostenrechnung zentral in der Verwaltung angesiedelt sein soll, bietet es sich
an, die Vertriebsgesellschaften unter einem einzigen Kostenrechnungskreis
zu führen. Das Kostenvolumen kann dennoch jederzeit für das gesamte Un-
ternehmen (innerhalb einer Kostenstellenhierarchie) dargestellt werden.

368
Sandini Bib

11
Ergebnisbereich
Ein Ergebnisbereich ist die Organisationseinheit der Ergebnisrechnung (Cont-
rolling). Auf der Ebene des Ergebnisbereichs werden so genannte Merkmale
und Wertfelder hinterlegt, die zur Definition der Ergebnisobjekte herangezo-
gen werden. Der Ergebnisbereich kann mehrere Kostenrechnungskreise (und
somit Buchungskreise) umfassen und ermöglicht die Definition einer einheit-
lichen Ergebnisstruktur für mehrere selbstständige Gesellschaften. In der
Sollkonzeptionsphase wurden mehrere Alternativen zur Gestaltung der Or-
ganisationsstruktur der Kunz AG entworfen. Die Entscheidung fiel schließlich
zu Gunsten der folgenden Struktur (vgl. Abb. 11.13).
Die Kunz AG wird im SAP R/3-System organisatorisch als Mandant geführt. Statt
der früheren elf Buchungskreise existiert nur noch ein einziger. Wesentliche Vor-
teile dieser neuen Konzeption sind, dass kein Konsolidierungsaufwand entsteht
und auch der Aufwand bei der Abstimmung der Niederlassungsabrechnungen
entfällt. Würden die Niederlassungen als Buchungskreise geführt, würde das
R/3-System zwar den Verrechnungsaufwand zwischen den Buchungskreisen
ebenfalls unterstützen (auf Grund der automatischen Verrechnungsbuchungen),
der Konsolidierungsaufwand für die Abschlüsse bliebe jedoch gleich. Darüber hi-
naus müssten für jede Niederlassung buchungs-kreisspezifische Parameter einge-
richtet und gepflegt werden. Dem dafür erforderlichen Aufwand stünden jedoch
keine nennenswerten Vorteile gegenüber.
Die für die jeweilige Niederlassung spezifische Darstellung der Ergebnisse und
Bilanzkonten wird mit Hilfe des Geschäftsbereichs realisiert. Für jede Niederlas-
sung wurde deshalb ein Geschäftsbereich definiert, der in Form einer Zusatzkon-
tierung im Beleg mitgeführt wird. Darüber hinaus sind dem Geschäftsbereich
bestimmte Kostenstellen eindeutig zugeordnet und im Kostenstellenstamm ent-
sprechend definiert. Sobald eine Kostenstelle im Beleg angegeben wird, wird
diesem automatisch der betroffene Geschäftsbereich zugeordnet.
Für die Ergebnisberichterstattung wurde die R/3-Ergebnisrechnung (CO-PA)
implementiert. Die Trennung der Kunz-Niederlassungen erfolgt hierbei
ebenfalls auf Geschäftsbereichsebene.
Diese Veränderung der Organisationsstruktur wies folgende Vorteile auf:
• Flexible Ergebnisdarstellung nach Niederlassungen (Geschäftsbereiche)
• Darstellung der Sachkonten nach Niederlassungen (Geschäftsbereiche)
• Möglichkeit, Geschäftsbereichsbilanzen zu erstellen
• Verwendung von Standardauswertungen in der Finanzbuchhaltung und
Kostenrechnung mit Geschäftsbereichsabgrenzungen
• Erhebliche Reduzierung des Abstimmungsaufwands, der fortan nur noch
bei falscher Kontierung erforderlich wird (maschinelle Unterstützung
durch Standardreports)
• Wegfall der Konsolidierungsarbeiten

11.1 Grundlagen des Finanzwesens 369


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

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Abbildung 11.13 Organisationsstruktur der Kunz AG nach der Sollkonzeptionsphase

11.2 Grundlagen des Controlling


Die Anwendungskomponente Controlling (CO) enthält folgende Teilkompo-
nenten:
• Gemeinkostencontrolling (CO-OM)
• Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC)
• Produktkostencontrolling (CO-PC)
• Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)
Darüber hinaus enthält die Anwendungskomponente Unternehmenscon-
trolling (EC) folgende Teilkomponenten:
• Profitcenter-Rechnung (EC-PCA)
• Konsolidierung (EC-CS)
• Executive Information System (EC-EIS)
• Unternehmensplanung (EC-BP)
Das Rechnungswesen von SAP R/3 umfasst darüber hinaus weitere Anwen-
dungskomponenten, die für ein differenziertes Controlling genutzt werden
können, z.B.
• Projektsystem (PS)

11.2.1 Organisationsstrukturen im Controlling


Zur Abbildung betrieblicher Organisationsstrukturen eines Konzerns oder
Unternehmens in R/3 stehen in den Anwendungskomponenten unterschied-

370
Sandini Bib

11
liche Organisationseinheiten zur Verfügung. Die Organisationseinheiten können
in den Anwendungskomponenten unabhängig voneinander definiert werden.
Die Integration des R/3-Systems bedingt jedoch auch eine gegenseitige Zuord-
nung der Organisationseinheiten.
Außer dem Mandanten (Konzern), der für jede Anwendungskomponente
die übergeordnete Organisationseinheit darstellt, sind für das Controlling
weitere Organisationseinheiten von Bedeutung.
Innerhalb der Komponente Controlling werden folgende Organisationsein-
heiten definiert:

Kostenrechnungskreis
Neben den rein buchhalterischen Belangen ist es erforderlich, auch logisti-
sche Aspekte und betriebswirtschaftliche Belange des internen Leistungs-
und Lieferverkehrs kostenrechnerisch richtig zu erfassen, zu bewerten und
zuzuordnen.
Der Kostenrechnungskreis ist die Organisationseinheit der Kostenrechnung,
in dem alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet werden. Um eine
Datenübernahme aus der Buchhaltung (Durchbuchungen) zu ermöglichen,
muss jeder Buchungskreis einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden.
Es besteht die Möglichkeit, mehrere Buchungskreise aus Sicht des Controllings
durch die Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis zusammenzufassen. Da-
durch wird eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung möglich. Vor-
aussetzung für eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist, dass
alle Buchungskreise auf einen gemeinsamen Kontenplan zugreifen. Die Ge-
schäftsjahresvariante steuert das Geschäftsjahr sowie die Anzahl der Perioden.
Sie darf bei Kostenrechnungskreis und Buchungskreis nur in den Sonderperioden
voneinander abweichen.

Ergebnisbereich
Durch die Definition eines Ergebnisbereichs als organisatorische Einheit des
Controllings werden flexible, absatzmarktorientierte Auswertungen bis zu
den einzelnen Produkten und Produktvarianten möglich. Die Auswertungen
basieren auf dem Umsatzkostenverfahren.
Der Ergebnisbereich ist die oberste Berichtsebene für die Ergebnis- und
Marktsegmentrechnung. Dem Ergebnisbereich können mehrere Kostenrech-
nungskreise zugeordnet werden.
Grundsätzlich können mehrere Ergebnisbereichsstrukturen definiert werden.
In der Praxis wird meistens jedoch nur eine Struktur definiert und verwendet,
da für jede Struktur eine Vielzahl von Auswertungsmerkmalen und Möglich-
keiten definiert werden kann.
Durch die Integration innerhalb von SAP R/3 sind für das Controlling weitere
Organisationseinheiten relevant.

11.2 Grundlagen des Controlling 371


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Verknüpfung zu den Organisationseinheiten


der Finanzbuchhaltung
Die Verknüpfung mit den Organisationseinheiten der Finanzbuchhaltung er-
folgt über den Buchungskreis.
Buchungskreis
Unter Buchungskreisen versteht man im R/3-System selbstständig bilanzie-
rende Einheiten der Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskrei-
ses werden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt.
Geschäftsbereich
Der Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die für Auswer-
tungszwecke verwendet wird. Mittels der Geschäftsbereiche kann eine Seg-
mentberichterstattung durchgeführt werden. Innerhalb der Kostenrechnung
können mit Hilfe des Geschäftsbereichs z.B. CO-Kontierungsobjekte zusam-
mengefasst und ausgewertet werden. Der Geschäftsbereich wird hierzu wie
das Profitcenter im Stammsatz der Kontierungsobjekte hinterlegt.
Der Geschäftsbereich wird völlig unabhängig von allen anderen Organisations-
einheiten definiert. Die Erfassung des Geschäftsbereichs erfolgt entweder
manuell oder per Ableitung als Zusatzkontierung in der Belegposition. In der
Praxis wird der Geschäftsbereich nur vereinzelt eingesetzt.
Funktionsbereich
Der Funktionsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens
und dient zur Darstellung des Umsatzkostenverfahrens. Durch die Verbreite-
rung des Umsatzkostenverfahrens gewinnt der Einsatz von Funktionsberei-
chen an Bedeutung. Dabei werden die betrieblichen Aufwendungen nach
den Funktionen des Unternehmens dargestellt. Dies sind üblicherweise:
• Herstellung
• Forschung und Entwicklung
• Vertrieb
• Verwaltung
Der Funktionsbereich kann in den Stammdaten folgender Objekte eingetra-
gen werden:
• Primäre und sekundäre Kostenart
• Kostenstelle
• Auftrag
• PSP-Element
• Netzplan und Netzplanvorgang
Die Ableitung des Funktionsbereichs bei primären und sekundären Buchun-
gen erfolgt nach festen Regeln. In den FI- bzw. CO-Belegen sowie in den
Summentabellen des Abstimmledgers und der Profit-Center-Rechnung wird
der Funktionsbereich aufgeführt.

372
Sandini Bib

11
Verknüpfung zu den Organisationseinheiten der Logistik
Die Zuordnung der Organisationseinheiten der Logistik zu den Organisations-
einheiten des Rechnungswesens erfolgt über den Buchungskreis.

Bewertungskreis
Der Bewertungskreis ist das Verbindungselement zwischen den Organisations-
einheiten des Rechnungswesens und den Organisationseinheiten der Logistik.
Der Bewertungskreis legt fest, auf welcher Ebene die Materialbestände wert-
mäßig geführt werden. Organisationsebene für die Materialbewertung kann
der Buchungskreis oder das Werk sein.

Werk
Der Organisationsbegriff Werk gliedert das Unternehmen aus Sicht der Pro-
duktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Ein Werk wird einem
Buchungskreis über den Bewertungskreis zugeordnet. Einem Buchungskreis
können mehrere Werke zugeordnet werden. Materialstammdaten werden in
R/3 werksbezogen geführt. Ebenso werden die Disposition, die Bestandsfüh-
rung und die Kalkulation auf Werksebene durchgeführt.
Bei Nutzung der Produktkostenplanung der CO-Komponente Produktkos-
tencontrolling muss die Bewertung auf Werksebene durchgeführt werden,
da alle kalkulationsrelevanten Daten mit Werksbezug gespeichert werden.
Die Materialbewegungen werden auf der Basis der Ergebnisse der werksbe-
zogenen Kalkulationen (Standardpreis) bewertet. Daraus ergibt sich, dass die
Bewertungskreise bei Nutzung der Produktkostenplanung in einer 1:1-Bezie-
hung zu dem Organisationsbegriff Werk stehen müssen. Die Anzahl der Be-
wertungskreise ist somit abhängig von der Anzahl der Werke. Hinsichtlich
der Zuordnung Bewertungskreis zu Buchungskreis ist eine n:1-Zuordnung
möglich.

11.2.2 Prinzipien und Methoden im Controlling


Kostenrechnungsverfahren
Mit der Anwendungskomponente Controlling können die gängigen Kosten-
rechnungsverfahren eingesetzt werden. Die Verfahren müssen nicht durch-
gängig eingesetzt werden. Es ist möglich, die verschiedenen Verfahren je
nach den Anforderungen der Unternehmensbereiche parallel einzusetzen.
Vollkostenrechnung mit Ist- und Plankosten
Die Vollkostenrechnung mit Ist- und Plankosten basiert auf der Trennung der
Kosten in Einzel- und Gemeinkosten. Eine weitere Differenzierung findet
nicht statt. Die Einzelkosten werden direkt den Kostenträgern zugerechnet.
Die Gemeinkosten werden über ein Umlageverfahren auf Basis von Schlüs-
seln und Zuschlagssätzen auf die Kostenträger verrechnet.

11.2 Grundlagen des Controlling 373


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Vollkostenrechnung mit starrer Plankostenrechnung


In dieser Weiterentwicklung der Kostenrechnung werden die Gemeinkosten
auf Grundlage des Beschäftigungsgrades in Form von Planbezugsgrößen wie
Fertigungsmenge, Fertigungszeiten etc. auf den Kostenstellen geplant und
dargestellt.
Mit den im Rahmen der Planung ermittelten (Voll-) Kostensätze werden die
Leistungsmengengerüste aus dem Arbeitsplan bewertet und fließen somit in
die Kalkulation ein.
Bei der Ermittlung des Ist-Ergebnisses in der Ergebnisrechnung werden die
verkauften Mengen mit den in der Erzeugniskalkulation errechneten Her-
stellkosten bewertet. Zusätzlich wird die Gesamtabweichung zu den Plan-
herstellkosten dargestellt.
Vollkostenrechnung mit flexibler Plankostenrechnung
Mit diesem Verfahren wird eine Trennung der Kosten in fixe und proportio-
nale Bestandteile vorgenommen. Damit lassen sich Sollkosten ermitteln, in
dem die Plankosten an die Ist-Beschäftigung angepasst werden. Die flexible
Plankostenrechnung ermöglicht differenzierte Abweichungen nach Ver-
brauchs- und Beschäftigungseinflüssen.
Teilkostenrechnung
Die Teilkostenrechnung basiert auf einer vollständigen Trennung von fixen
und proportionalen Kostenbestandteilen. In Weiterführung der flexiblen
Plankostenrechnung verzichtet die Teilkostenrechnung auf eine Weiterver-
rechnung der fixen Kosten auf die Kostenträger. Die Verrechnungssätze für
innerbetriebliche Leistungen sowie die Sätze der Zuschlagskalkulation um-
fassen nur variable Kosten.
Die Herstellkosten in der Produktkalkulation beinhalten nur variable Bestand-
teile. Bei der Rückmeldung der Kostenträger werden damit die Kostenstellen
nur noch mit ihren variablen Kosten entlastet. Die verbleibenden Kostenstel-
lensalden können im Rahmen des Monatsabschlusses per Umlage in die Er-
gebnisrechnung auf verschiedene Deckungsbeitragsstufen verrechnet werden.
Die Teilkostenrechnung ermöglicht den Aufbau einer echten Deckungsbeitrags-
rechnung. Zusätzlich wird die Grundlage für Managemententscheidungen wie
z.B. make-or-buy-Entscheidungen oder Festlegungen von Preisuntergrenzen
verbessert.

Versionskonzept
Versionen fassen kostenrechnungskreisbezogene jahresabhängige Kennzeichen
für Plan- und Istdaten zusammen. Damit lassen sich eigenständige Datenbe-
stände für Plan- und Istdaten führen.
Planungen werden in Unternehmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und
mit unterschiedlichen Zielsetzungen durchgeführt. Die Versionen werden
dazu genutzt, alternative Szenarien der Jahresplanung (best case bis worst

374
Sandini Bib

11
case) mit abweichenden Planungsprämissen darzustellen. Ebenso können für
Jahresplanung, Forecastplanung sowie Mittelfristplanung eigene Planversio-
nen genutzt werden.
Der Version 000 kommt besondere Bedeutung zu, da in dieser Version alle
Ist-Daten gebucht werden. Die zur Leistungsverrechnung im Ist genutzten
Plantarife werden aus dieser Version gezogen, so dass es sich empfiehlt, den
verabschiedeten Jahresplan in dieser Version zu buchen.

Belegsystematik
Geschäftsvorfälle im Controlling werden in R/3 als Vorgänge abgebildet.
Jede Buchung im Controlling erzeugt einen Buchungsbeleg. Dazu ist es er-
forderlich, dass jeder Vorgang über die Zuordnung zu einer Vorgangsgruppe
einem Nummernkreisintervall zugeordnet ist.

11.2.3 Gemeinkostencontrolling
Die Anwendungskomponente Gemeinkostencontrolling wird zur Erfassung
und Verrechnung der Kosten eingesetzt, die sich nicht unmittelbar den
betrieblichen Leistungseinheiten (z.B. Produkten) zuordnen lassen. Das
Gemeinkostencontrolling gliedert sich in folgende Teilkomponenten:
• Kostenartenrechnung (CO-OM-CEL)
• Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)
• Innenaufträge (CO-OM-OPA)
• Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC)
Neben Ist- und Plankosten kann auf den Kontierungsobjekten des Gemeinkos-
tencontrolling ein Obligo dargestellt werden. Dies stellt eine zukünftige Zah-
lungsverpflichtung aufgrund einer Bestellanforderung oder Bestellung dar.

Gemeinkostencontrolling: Kostenartenrechnung
Zielsetzung der Kostenartenrechnung ist es, die angefallenen Kosten zu er-
fassen und zu strukturieren. Damit ist ein Überblick über die Kostenstruktur
und das Kostenniveau eines Unternehmens möglich mit dem Zweck, ein-
zelne Kostenarten sowie die Gesamtkosten in ihrer Höhe zu beeinflussen.
Da das Rechnungswesen in R/3 als Einkreissystem gestaltet ist, steht die De-
finition der Kostenarten im R/3-Controlling in engem Zusammenhang mit
den Sachkonten der Finanzbuchhaltung. Bei einem Einkreissystem werden
die primären Kosten- und Erlösarten aus den Aufwands- und Ertragskonten
des Kontenplans der Finanzbuchhaltung übernommen. Für die Pflege der
Kostenarten wird deshalb in der Kostenartenrechnung zwischen primären
Kosten- und Erlösarten sowie sekundären Kostenarten unterschieden.
Für die primären Kostenarten muss im Kontenplan der Finanzbuchhaltung
immer ein entsprechendes Aufwandskonto vorhanden sein. Durch die Defi-
nition eines Aufwandskontos der Finanzbuchhaltung als Kostenart in der

11.2 Grundlagen des Controlling 375


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Kostenartenrechnung erfordern Buchungen auf dieses Konto immer eine


kostenrechnungsrelevante Nebenkontierung (z.B. Kostenstelle, Innenauf-
trag). So wird beispielsweise bei der Buchung einer Fremdrechnung in der
Finanzbuchhaltung sichergestellt, dass diese zeit- und wertgleich unter dem
gleichen Konto auf einem Kontierungsobjekt des R/3-Controllings fortge-
schrieben wird.
Sekundäre Kostenarten werden nur in der Kostenrechnung geführt. Sie die-
nen zur Fortschreibung von Verrechnungen innerhalb des Controllings. Für
sekundäre Kostenarten darf es in der Finanzbuchhaltung von R/3 kein ent-
sprechendes Sachkonto geben.
Für Zwecke des Investitionscontrollings ist es möglich, Bilanzkonten als sta-
tistische Kostenarten anzulegen. Damit kann auf Aufträgen und PSP-Ele-
menten ein Investitionsvolumen geplant und im Ist ein Investitionszugang
gebucht werden.
Bei buchungskreis– oder geschäftsbereichsübergreifender Kostenrechnung
sowie beim Einsatz der Funktionsbereiche führt der Wertefluss im Control-
ling zu einem Abstimmbedarf zwischen internem und externem Rechnungs-
wesen. Diese Abstimmung wird mittels des Abstimmledgers durchgeführt.

Gemeinkostencontrolling: Kostenstellenrechnung
Der Kostenstellenrechnung liegt in R/3 eine funktionale, primär an der Auf-
bauorganisation eines Unternehmens orientierte Sicht auf die Gemeinkosten
zu Grunde. Kostenstellen werden in der Regel nach Funktions-, Verantwor-
tungs-, Raum- und Verrechnungsprinzip gebildet. Durch eine strukturierte Er-
fassung der Kostenarten auf den Kostenstellen können die Kosten geplant und
kontrolliert werden. Sie bilden somit die kleinsten Verantwortungsbereiche im
Unternehmen und werden für die Zwecke eines Gemeinkostencontrollings zu
Steuerungs- und Entscheidungsbereichen zusammengefasst. Zusätzlich zur Er-
fassung der Kosten dienen Kostenstellen zur Weiterverrechnung der Gemein-
kosten. Jede Kostenstelle verfügt in der Komponente Gemeinkostencontrolling
über einen eigenen Stammsatz. Jede Kostenstelle ist auch der Kostenstellen-
Standardhierarchie zugeordnet. In der Regel bildet diese die Aufbauorganisation
des Unternehmens ab. Es ist auch möglich, alternative Kostenstellenhierarchien
(Gruppen) anzulegen, die zu Planungs-, Verrechnungs- und Analysezwecke ge-
nutzt werden.
Außer den Kostenstellen werden in der Kostenstellenrechnung die folgenden
Stammdaten geführt:
• Leistungsarten
• Statistische Kennzahlen
• Ressource

376
Sandini Bib

11
In R/3 werden die aus dem betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch bekann-
ten Bezugsgrößen als Leistungsarten bezeichnet. Sie stellen Maßeinheiten der
Kostenverursachung dar, mit deren Hilfe sich der Output einer Kostenstelle
beschreiben lässt. Leistungsarten sind also die erbrachte Leistung einer Kos-
tenstelle in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen, wie beispielsweise die
Anzahl der Fertigungs- oder Maschinenstunden.
In der Kostenstellenrechnung werden die Leistungsarten zur Sollkostener-
mittlung und zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung benötigt. In Bezug
auf die innerbetriebliche Leistungsverrechnung bilden die Leistungsarten die
Grundlage für die Ermittlung der Verrechnungstarife (siehe auch den Abschnitt
»Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken«). Die Tarife einer Leis-
tungsart können entweder politisch (manuell) gesetzt oder vom System im
Rahmen der Planung auf Basis der Kosten und Leistungsmengen ermittelt
werden. Bei der systemgestützten Tarifermittlung werden die Kosten der
Kostenstelle durch die geplante Leistung der Leistungsarten dividiert, und ein
Planpreis (Tarif) pro Leistungsart wird ermittelt, der bei der innerbetrieblichen
Leistungsverrechnung herangezogen wird. Die Tarifermittlung wird in der
Kostenstellenrechnung sowohl zur Ermittlung von Plantarifen (geplante Kos-
ten und Mengen) als auch von Isttarifen (Istkosten und Istmengen) unter-
stützt. Dabei erfolgt die Verrechnung im Ist zunächst mit Plantarifen. Erst zum
Monatsende kann eine Ist-Tarifermittlung durchgeführt werden. Die Differenz
zwischen Plan- und Isttarif wird automatisch weiterverrechnet. Die innerbe-
triebliche Verrechnung erfolgt über eine sekundäre Kostenart, so dass auf dem
Empfänger die Kostenzusammensetzung des Tarifs nicht ersichtlich ist.
Statistische Kennzahlen werden als Bezugsbasis für interne Verrechnungen
eingesetzt, wie beispielsweise zur Verteilung oder Umlage. Sie können darü-
ber hinaus zur Bildung von Kennzahlen auf Kostenstellen oder Aufträgen
verwendet werden.
So ist beispielsweise die Mitarbeiterzahl als statistische Kennzahl zur Arbeits-
kräfteplanung und -abrechnung sinnvoll, aber auch zur Verteilung oder Um-
lage von solchen Gemeinkosten, die sich proportional zur Mitarbeiterzahl
(z.B. Kosten der Betriebskantine) verhalten. Statistische Kennzahlen werden
als Stammdaten auch für Innenaufträge und in der Prozesskostenrechnung
verwendet.
Für Planungs-, Verrechnungs- und Analysezwecke ist es möglich, Stammdaten-
gruppen von Leistungsarten und Statistischen Kennzahlen anzulegen.
In der Regel werden Kosten auf Ebene der Kostenart geplant. Ist es erforder-
lich, eine mengenmäßige Primär-Kostenplanung unterhalb der Kostenar-
tenebene durchzuführen, werden Ressourcen genutzt. Sie stellen Güter und
Dienstleistungen dar, die das Unternehmen von außen bezieht oder selbst
erstellt. Dazu stehen drei Ressourcentypen zur Verfügung:

11.2 Grundlagen des Controlling 377


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Gemeinkostenressource: Bepreisung direkt in Preistabellen


• Mit Bezug auf ein Material: Bewertung des Ressourcenverbrauchs mit
dem Materialpreis
• Mit Bezug zu einer Musterkalkulation: Bewertung des Ressourcenver-
brauchs aus der Musterkalkulation
Plandaten können sowohl über eine SAP-Erfassungsmaske als auch aus Mic-
rosoft–Excel-Dateien über eine Excel-Integration erfasst werden. Neben der
Primär- und Sekundärkostenplanung sowie der Detailplanung über Ressourcen
besteht die Möglichkeit, Kostenstellenetats zu planen. Damit ist ein summari-
scher Plan-Ist-Vergleich möglich und es kann eine Verfügbarkeitskontrolle bei
Bestellungen durchgeführt werden.

Gemeinkostencontrolling: Prozesskostenrechnung
Im Gegensatz zur Kostenstellenrechnung liegt der Prozesskostenrechnung
eine vorgangsorientierte, primär an der Ablauforganisation eines Unterneh-
mens orientierte Sicht auf die Gemeinkosten zu Grunde. Stammdatum und
Controllingobjekt der Prozesskostenrechnung sind der Geschäftsprozess. Er
repräsentiert einen funktionsübergreifenden Ablauf (z.B. Auftragsbearbei-
tung), an dem in der Regel mehrere Kostenstellen beteiligt sind.
Kostenstellen- und Prozesskostenrechnung stehen im Gemeinkostencontrol-
ling nicht in einer substitutiven, sondern in einer komplementären Beziehung.
In der Kostenstellenrechnung steht die verursachungsgerechte Verrechnung
der Gemeinkosten der direkten Leistungsbereiche (Fertigung) mit Hilfe der
Leistungsverrechnung (Mann- und Maschinenzeiten) – bewertet mit den
nach den Verfahren der (Grenz-)Plankostenrechnung ermittelten Tarifen für
die Leistungen – im Vordergrund. In der Fertigung ist der Produktionsprozess
und damit die Leistungsinanspruchnahme eines Produkts durch den Arbeits-
plan (siehe den Abschnitt »Produktkostencontrolling: Produktkostenplanung«)
genau beschrieben und ermöglicht eine verursachungsgerechte Verrechnung
der Gemeinkosten von den Kostenstellen auf die Produkte.
Eine andere Situation zeigt sich in den indirekten Leistungsbereichen (Beschaf-
fung, Verwaltung, Vertrieb) des Unternehmens. Bei alleiniger Nutzung der
Kostenstellenrechnung können die Gemeinkosten der indirekten Leistungsbe-
reiche auf Kostenträger nur mit Hilfe der Gemeinkostenzuschlagsrechnung
verrechnet werden. Dabei werden die Gemeinkosten (z.B. Vertriebsgemeinkos-
ten) auf der Basis wertmäßiger Bezugsbasen (z.B. Herstellkosten) auf Kosten-
träger verrechnet. Die Höhe der auf einen Kostenträger/ein Produkt verrechne-
ten Vertriebsgemeinkosten wird durch die Höhe der Herstellkosten bestimmt.
Die tatsächliche Inanspruchnahme von Leistungen des Vertriebsbereichs (z.B.
Anzahl der Angebote, Anzahl der bearbeiteten Kundenaufträge) wird dagegen
bei der Kostenverrechnung nicht berücksichtigt.
Die Prozesskostenrechnung trägt zu einer verursachungsgerechteren Ver-
rechnung der Gemeinkosten der indirekten Leistungsbereiche bei, da die

378
Sandini Bib

11
Verrechnung entsprechend der Inanspruchnahme von Leistungen dieser Un-
ternehmensbereiche auf die Kostenträger erfolgt. Die Prozesskostenrechnung
stellt dabei in R/3 ein Bindeglied zwischen der Kostenstellenrechnung und der
Kostenträgerrechnung der Komponente Produktkostencontrolling dar.
Eine direkte Kontierung der Gemeinkosten aus der Finanzbuchhaltung auf Ge-
schäftsprozesse ist für die Prozesskostenrechnung nicht vorgesehen. Sämtliche
Gemeinkosten werden auch bei Nutzung der Prozesskostenrechnung zunächst
auf den Kostenstellen gesammelt. Von den Kostenstellen können die Gemein-
kosten entweder über die Leistungsverrechnung oder per Umlage/Verteilung
(siehe dazu »Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken«) auf die Ge-
schäftsprozesse verrechnet werden. Für die Leistungsverrechnung werden dazu
auf den Kostenstellen der indirekten Leistungsbereiche (z.B. Einkauf, Vertrieb)
analog zu den Kostenstellen im Fertigungsbereich im System der (Grenz-)Plan-
kostenrechnung Leistungsarten geführt. Ein Beispiel für eine Leistungsart ist die
Anzahl der Prüfstunden in einer Kostenstelle »Wareneingangsprüfung«. Die
Verrechnung der Prüferstunden auf einen Geschäftsprozess »Warenannahme/-
einlagerung« kann z.B. anhand der Warenlieferungen einer Periode mit Hilfe
der (indirekten) Leistungsverrechnung erfolgen. Da an einem Geschäftsprozess
in der Regel mehrere Kostenstellen beteiligt sind, wird durch die Prozesskosten-
rechnung die funktionale an der Kostenstellengliederung orientierte Gemein-
kostensicht um eine ablauforientierte Sicht erweitert.
Die Verrechnung der auf den Geschäftsprozessen gesammelten Gemeinkos-
ten auf die Kostenträger kann mit Hilfe eines Prozessschemas erfolgen. Das
Prozessschema beschreibt die mengenmäßige Inanspruchnahme von Geschäfts-
prozessen durch die Kalkulationsobjekte/Kostenträger. Die Prozessmengen wer-
den mit dem Tarif des Geschäftsprozesses bewertet. Das Prozessschema kann
dabei vereinfachend als Arbeitsplan für die indirekten Leistungsbereiche inter-
pretiert werden: So wie der Arbeitsplan die mengenmäßige Inanspruchnahme
von Fertigungsleistungen (Mann- und Maschinenzeiten) der direkten Leis-
tungsbereiche beschreibt, beschreibt das Prozessschema die mengenmäßige
Inanspruchnahme von Leistungen des indirekten Leistungsbereichs durch ein
Kalkulationsobjekt/einen Kostenträger.
Mit der Prozesskostenrechnung können somit z.B. die Materialgemeinkosten
anhand der notwendigen Beschaffungsprozesse (z.B. Materialbestellung, Wa-
reneinlagerung) für Einsatzmaterialien in der Kalkulation/Kostenträgerrechnung
verrechnet werden. Damit wäre die Höhe der auf ein Kalkulationsobjekt/einen
Kostenträger verrechneten Materialgemeinkosten davon abhängig, ob die
Einsatzmaterialien, z.B. im Rahmen von Sammel- oder Einzelbestellungen, be-
schafft wurden. Die beschriebene Verrechnung der Materialgemeinkosten ist
verursachungsgerechter als bei der Gemeinkostenzuschlagsrechnung, bei der
die verrechneten Materialgemeinkosten allein vom Preis der Einsatzmaterialien
(= Materialeinzelkosten) abhängen.

11.2 Grundlagen des Controlling 379


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.14 Verbindung zwischen Kostenstellen-, Prozesskostenrechnung und


Produktkostencontrolling

Die beschriebenen Funktionalitäten der Prozesskostenrechnung beziehen


sich auf die operative Prozesskostenrechnung, bei der die Prozessverrech-
nungen voll in den betrieblichen Abrechnungsfluss integriert sind. Daneben
besteht in R/3 die Möglichkeit, die Prozesskostenrechnung als Parallelrech-
nung für Simulationszwecke einzuführen. Der betriebliche Wertfluss bleibt
davon unberührt.

Gemeinkostencontrolling: Innenaufträge
Mit Innenaufträgen werden Plan- und Istkosten, die für eine innerbetriebli-
che Maßnahme anfallen, gesammelt und kontrolliert.
Jeder Auftrag dient als Kontrollgröße für eine konkrete Aufgabenstellung,
beispielsweise für Werbe- oder Messeaufträge. Gemeinkostenaufträge sind
damit die detaillierteste operationale Ebene der Kosten- und Leistungsver-
rechnung.
Aus Controllingsicht können Innenaufträge wie folgt klassifiziert werden:
• Einzelaufträge
Sie zeichnen sich durch ihre Einmaligkeit und eine oft längere Laufzeit aus.
Solche Einzelaufträge werden meist nach Fertigstellung abgerechnet.
• Daueraufträge
Sie werden zur Verrechnung immer wiederkehrender Lieferungen und
Leistungen verwendet. Die hier gesammelten Istkosten werden monatlich
abgerechnet.
• Statistische Aufträge
Sie werden als typisches Instrument zur Auswertung von Kosten einge-
setzt, die über die Kostenstellenrechnung nicht in diesem Detaillierungs-
grad ausgewiesen werden sollen, wie beispielsweise fahrzeugbezogene
Kosten des Fuhrparks. Statistische Aufträge werden nicht in den betriebli-
chen Wertefluss eingebunden. Das heißt, bei jeder Kontierung auf einen

380
Sandini Bib

11
statistischen Auftrag (z.B. Rechnung über Fahrzeuginspektion) muss zu-
sätzlich ein »echtes« Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, der dieses
Fahrzeug zugeordnet ist) mit kontiert werden. Eine Abrechnung statisti-
scher Aufträge ist nicht möglich.
Ein weiteres Beispiel für einen Verwendungszweck ist, alle für ein Gebäude
anfallenden Maler- oder Elektroarbeiten als Plan- und Istkosten zu sammeln.
So ist eine Kostenkontrolle in Form von fortlaufend aktualisierten Abwei-
chungsrechnungen möglich. Sie legen für die Elektroarbeiten an Ihrem Ver-
waltungsgebäude einen Innenauftrag an und sammeln alle Kosten, die für
diese Instandhaltungsmaßnahmen anfallen. Die Kosten rechnen Sie dann
monatlich an eine Kostenstelle ab.
Abweichend zu Kostenstellen haben Aufträge keinen definierten Gültigkeits-
zeitraum. Stattdessen durchlaufen sie in ihrem Lebenszyklus mehrere Stati. Je
nach Status sind betriebswirtschaftliche Vorgänge (wie Planung, Ist-Bu-
chung, Abrechnung) erlaubt oder nicht zulässig. So kann ein Auftrag beplant
werden, wenn er »Eröffnet« wurde. In diesem Status kann er aber noch nicht
mit Ist-Buchungen belastet werden. Dazu muss er freigegeben werden.
Für Planungs-, Verrechnungs- und Analysezwecke ist es möglich, Auftrags-
gruppen anzulegen. Zusätzlich können Aufträge über Stammdatenfelder des
Auftragsstamm für Auswertungszwecke verdichtet werden.
Plandaten können sowohl über eine SAP-Erfassungsmaske als auch aus Mic-
rosoft–Excel-Dateien über eine Excel-Integration erfasst werden. Zusätzlich
zur Kostenartenplanung auf Aufträgen kann eine Auftragsbudgetierung er-
folgen. Das Auftragsbudget kann dazu verwendet werden, bei der Beschaf-
fung von Anlagen oder Leistungen auf diesen Auftrag eine Verfügbarkeits-
kontrolle durchzuführen.

Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken
Um die auf dem jeweiligen Kontierungsobjekt gesammelten Gemeinkosten
zu verrechnen, stehen in den einzelnen Teilkomponenten des Gemeinkosten-
controllings verschiedene Techniken zur Verfügung. Alle Verrechnungstechniken
sind durch eindeutige Sender- und Empfängerbeziehungen gekennzeichnet. Bei
jeder Verrechnung wird der Sender zeit- und wertgleich mit dem Betrag ent-
lastet, mit dem der Empfänger belastet wird.
Bei den Verrechnungen im Gemeinkostencontrolling wird zwischen vorgangs-
bezogenen und periodischen Verrechnungen unterschieden. Zu den vorgangs-
bezogenen Verrechnungen zählen neben der Umbuchung zur Korrektur von
Fehlkontierungen die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung sowie die
manuelle Kostenverrechnung. Bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsver-
rechnung werden die mengenmäßigen Leistungsbeziehungen abgebildet. Eine
mengenmäßige Leistungsbeziehung liegt z.B. vor, wenn eine Fertigungskosten-
stelle zehn Stunden der Leistungsart »Instandhaltungsstunden« von einer Kos-
tenstelle der Instandhaltung bezieht. Diese Leistungsverrechnung wird mit dem

11.2 Grundlagen des Controlling 381


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Tarif der entsprechenden Leistungsart bewertet. Der Sender (= Kostenstelle der


Instandhaltung) wird dabei unter der gleichen sekundären Kostenart entlastet,
unter welcher der Empfänger (= Fertigungskostenstelle) belastet wird. Sender
einer direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist in R/3 immer eine
Kostenstelle. Mit der manuellen Kostenverrechnungen können sowohl primäre
als auch sekundäre Kosten von einer Kostenstelle umgebucht werden. Ausge-
nommen sind Kostenarten der Leistungsverrechnung.
Im Rahmen der periodischen Verrechnungen werden Kosten bzw. Mengen,
die während einer Periode auf einem Senderobjekt (z.B. Kostenstelle) kontiert
wurden, nach zuvor definierten Regeln auf die Empfängerobjekte verrechnet.
Die Verrechnung basiert dabei nicht wie bei der direkten Leistungsverrech-
nung auf der Abbildung des direkten Leistungsaustauschs zwischen CO-Kon-
tierungsobjekten, sondern auf zuvor definierten Schlüsseln, wie beispielsweise
Prozentsätze oder gebuchte Beträge (z.B. Istkosten). Tabelle 11.11 gibt einen
Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein
Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben:

Verfahren Sender Kennzeichen Empfänger

Periodische Kostenstelle, Verrechnung unter Beibe- Kostenstelle


Umbuchung Innenauf- haltung der originären Innenauftrag
trag Kostenarten des Senders, Prozess
Fortschreibung der Informa- Kostenträ-
tionen der Finanzbuchhal- ger*
tung Buchungshilfe zur PSP-Element
Reduzierung des Kontie-
rungsaufwands in der
Finanzbuchhaltung
Verteilung Kostenstelle Wertmäßige Verrechnung, Kostenstelle
Verrechnung unter Beibe- Innenauftrag
haltung der originären Kos- Prozess
tenarten des Senders, Fort- Kostenträ-
schreibung der ger* PSP-Ele-
Senderinformationen ment
Umlage Kostenstelle Wertmäßige Verrechnung, Kostenstelle
Prozess Originäre Kostenarten des Innenauftrag
Senders werden unter einer Prozess
Sekundärkostenart verrech- Kostenträ-
net, Fortschreibung der Sen- ger*
derinformation PSP-Element
Ergebnisob-
jekt

Tabelle 11.1 Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein
Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben

382
Sandini Bib

11

Verfahren Sender Kennzeichen Empfänger


Indirekte Kosten- Mengenmäßige Verrech- Kostenstelle
Leistungsver- stelle/ nung Bewertung mit dem Innenauftrag
rechnung Leistungsart Leistungsarten-/Prozessta- Prozess
Prozess rif, Fortschreibung der Sen- Kostenträ-
derinformation unter ger* PSP-Ele-
Sekundärkostenart ment
Abrechnung Innenauf- Wertmäßige Verrechnung, Kostenstelle
trag Verrechnung unter den ori- Innenauftrag
PSP-Element ginären Kostenarten des Kostenträ-
Senders oder unter Abrech- ger* Ergebni-
nungskostenarten sobjekt
Gemeinkos- Kostenstelle Wertmäßige Verrechnung, Kostenstelle
tenzu- Innenauf- Verrechnung prozentualer Innenauftrag
schlagsrech- trag oder mengenbezogener Zu- Kostenträ-
nung schläge unter Sekundärkos- ger* PSP-Ele-
tenarten ment
* = siehe zum Kostenträgerbegriff den Abschnitt »Produktkostencontrolling:
Kostenträgerrechnung«

Tabelle 11.1 Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein
Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben (Forts.)

Produktkostencontrolling
Das Produktkostencontrolling wird in R/3 in die Produktkostenplanung und
in die Kostenträgerrechnung untergliedert. Im Mittelpunkt der Produktkos-
tenplanung steht die Ermittlung der auftragsneutralen Herstellkosten eines
eigengefertigten Produkts. Die Kostenträgerrechnung dagegen wird dazu
verwendet, um die Kosten zu überwachen, die durch die Produktion eines
Produkts oder die Erstellung einer Dienstleistung verursacht werden.

Produktkostencontrolling: Produktkostenplanung
Mit Hilfe der Produktkostenplanung werden in R/3 die Kosten für die Her-
stellung einer Einheit eines eigengefertigten Produkts kalkuliert. Die Aus-
gestaltung der Produktkostenplanung wird durch den Grad der Vernetzung
des Controllings mit den logistischen Anwendungskomponente von R/3
bestimmt.
Sofern die Produktkostenplanung auf einem Mengengerüst in Form von
Stücklisten und Arbeitsplänen aus der Logistikkomponente Produktionspla-
nung und -steuerung (PP) basiert, spricht man von einer Erzeugniskalkulation
mit Mengengerüst. Wenn die Produktkostenplanung ohne die Verbindung
zur R/3-Produktionsplanung und -steuerung eingesetzt wird, kann sie mit
Hilfe der Erzeugniskalkulation ohne Mengengerüst durchgeführt werden. In
diesem Fall kann ein einfaches Mengengerüst mit der Funktionalität der Ein-
zelkalkulation manuell oder per Schnittstelle unter Anbindung SAP-fremder,
logistischer Vorsysteme aufgebaut werden.

11.2 Grundlagen des Controlling 383


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Mit Blick auf den Verbreitungsgrad und die Möglichkeiten zur Ausgestaltung
einer aussagefähigen Produktkalkulation in Fertigungsunternehmen steht
die Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst im Vordergrund der folgenden
Ausführungen zur Produktkostenplanung.
Produktkostenplanung: Ablauf der Erzeugniskalkulation
mit Mengengerüst
Wie bereits erwähnt, ist die Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst durch
eine dichte Vernetzung mit den logistischen Anwendungskomponenten von
R/3 gekennzeichnet. Voraussetzung für die Ermittlung der Herstellkosten eines
Produkts über die Erzeugniskalkulation ist, dass in der Anwendungskompo-
nente Materialwirtschaft (MM) ein gültiger Materialstammsatz vorhanden ist.
Zu diesem Material müssen in der Anwendungskomponente Produktionspla-
nung und -steuerung (PP) eine entsprechende Stückliste und ein Arbeitsplan
vorhanden sein.
Aus dem durch Arbeitsplan und Stückliste beschriebenen Mengengerüst
werden während der Kalkulation folgende Informationen ermittelt:
• Materialeinsatzmengen für Rohstoffe und fremdbezogene oder eigengefer-
tigte Einsatzmaterialien aus der Stückliste des zu kalkulierenden Materials.
• Vorgabezeiten für die Fertigung des Materials und fremdbearbeitete Vor-
gänge aus dem Arbeitsplan des zu kalkulierenden Material.
• Zur Bewertung des ermittelten Mengengerüsts werden Wertansätze aus
den Anwendungskomponenten Materialwirtschaft und Controlling heran-
gezogen.
• Für die Bewertung der Materialeinsatzmengen von Rohstoffen und fremd-
bezogenen Einsatzmaterialien wird der Preis aus dem Materialstammsatz
aus der Anwendungskomponente Materialwirtschaft ermittelt.
• Die Bewertung der Materialeinsatzmengen von eigengefertigten Materia-
lien kann auf der Basis einer bereits vorhandenen Kalkulation aus der
Komponente Produktkostencontrolling oder ebenfalls mit dem Preis aus
dem Materialstammsatz des Einsatzmaterials aus der Anwendungskompo-
nente Materialwirtschaft erfolgen.
• Fremdbearbeitete Arbeitsvorgänge können mit einem Preis aus der Anwen-
dungskomponente Materialwirtschaft (Einkaufsinfosatz oder Bestellung)
oder mit einem im Arbeitsplan des zu kalkulierenden Materials hinterlegten
Preis bewertet werden.
• Die Vorgabezeiten für Eigenleistungen werden mit Leistungsartentarifen
aus der Kostenstellenrechnung bewertet. Der Leistungsartentarif wird auf
der Basis der Informationen zum ausgeführten Arbeitsvorgang ermittelt.
Jeder Arbeitsvorgang wird im Arbeitsplan einem Arbeitsplatz zugeordnet,
an dem er ausgeführt wird. Der Arbeitsplatz als Organisationseinheit der
Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung wird wie-
derum einer Kostenstelle und einer Leistungsart zugeordnet. Der Tarif der
Leistungsart beschreibt den Preis für die erbrachte Eigenleistung.

384
Sandini Bib

11
Durch die Bewertung des Mengengerüsts in der beschriebenen Weise wer-
den vom System die Material- und Fertigungseinzelkosten des zu kalkulie-
renden Materials ermittelt. Die Einzelkosten können im Rahmen der
Produktkostenplanung mit Gemeinkosten bezuschlagt werden. Die Gemein-
kostenzuschlagsrechnung wird in R/3 über ein Kalkulationsschema gesteu-
ert. Das Kalkulationsschema enthält folgende Informationen:
• welche Einzelkosten bezuschlagt werden (Berechnungsbasis)
• unter welchen Bedingungen ein Zuschlag berechnet wird (Abhängigkeiten)
• wie hoch der prozentuale Zuschlag ist bzw. welcher Betrag pro Mengen-
einheit verrechnet wird (Zuschlag)
Alternativ bzw. ergänzend können mit Hilfe des Prozessschemas Gemeinkos-
ten in der Produktkostenplanung berücksichtigt werden. Das Prozessschema
beschreibt die mengenmäßige Inanspruchnahme von Prozessen in den indi-
rekten Leistungsbereichen durch das Produkt (siehe auch den Abschnitt
»Gemeinkostencontrolling: Prozesskostenrechnung«).

Produktkostenplanung: Kalkulationsvarianten
In R/3 können zu einem Material unterschiedliche Kalkulationen gespeichert
werden. Die verschiedenen Kalkulationen werden mit Hilfe der Kalkulations-
variante vorgenommen. Die Kalkulationsvariante in der Produktkostenpla-
nung enthält für die Kalkulation folgende Steuerungsinformationen:
• Wie das Mengengerüst aufgelöst werden soll, das heißt, welche Stücklis-
ten und Arbeitspläne zur Ermittlung des kalkulationsrelevanten Mengen-
gerüsts herangezogen werden sollen (Auflösungssteuerung).
• Wie das Mengengerüst bewertet wird, das heißt, welche Preise z.B. für
Einsatzmaterialien oder Eigenleistungen berücksichtigt werden sollen (Be-
wertungsvariante).
• Ob für eigengefertigte Einsatzmaterialien bereits vorhandene Kalkulatio-
nen berücksichtigt werden sollen oder generell neu kalkuliert werden soll
(Übernahmesteuerung).
Im Einzelnen werden in R/3 die folgenden Kalkulationsvarianten bezüglich
des Mengengerüsts und der Wertansätze unterschieden:
• Die Plankalkulation, bei der das Planmengengerüst mit Planwertansätzen
bewertet wird
• Die Sollkalkulation, bei der das Istmengengerüst mit Plan-Wertansätzen
bewertet wird
• Die Aktuelle Kalkulation, bei der das Istmengengerüst mit Istwertansät-
zen bewertet wird
• Die Inventurkalkulation, bei der das aktuelle Mengengerüst mit handels-
und steuerrechtlich zulässigen Wertansätzen bewertet wird

11.2 Grundlagen des Controlling 385


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Die Ergebnisse der einzelnen Kalkulationsvarianten werden zu verschiedenen


Kalkulationszwecken eingesetzt und können entsprechend ihrer Verwen-
dung in den unterschiedlichen Preisfeldern des Materialstammsatzes des kal-
kulierten Materials fortgeschrieben werden.
Die Plankalkulation wird eingesetzt, um den Standardpreis von eigengefertig-
ten Materialien zu ermitteln. Der auf dieser Basis ermittelte Standardpreis wird
bei standardpreisgesteuerten Materialien in der Anwendungskomponente
Materialwirtschaft (MM) zur Bewertung von Warenbewegungen in der Logis-
tik (z.B. Lagerentnahme des Materials für einen Fertigungsauftrag) verwendet.
Die Ergebnisse der Plankalkulation werden nach Vormerkung und Freigabe der
Kalkulationsergebnisse im Preisfeld »Standardpreis« des Materialstammsatzes
des kalkulierten Materials fortgeschrieben. Ab diesem Zeitpunkt ist der Stan-
dardpreis für die Materialbewertung in den Anwendungskomponente Materi-
alwirtschaft und Finanzwesen aktiv. Die Plankalkulation wird in der Regel
einmalig zu Beginn eines Geschäftsjahres für sämtliche eigengefertigte Materi-
alien durchgeführt. Der Standardpreis (z.B. bei gravierenden Änderungen des
zu Grunde liegenden Mengengerüsts) kann nur zu Beginn einer Abrechnungs-
periode (meist Monat) geändert werden.
Bei der Sollkalkulation werden die gleichen Wertansätze verwendet wie bei
der Plankalkulation. Es werden jedoch beim Mengengerüst (Stücklisten, Arbeits-
pläne) die aktuellen Basisdaten herangezogen. Im Vergleich zur Plankalkulation
gibt die Sollkalkulation darüber Aufschluss, wie dispositive Änderungen im Be-
reich der Fertigung, die von Änderungen des Mengengerüsts herrühren, sich
auf die Herstellkosten eines Materials auswirken. Die Ergebnisse der Sollkal-
kulation können in den Planpreisen des Materialstammsatzes des kalkulierten
Materials in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft fortgeschrieben
werden. Sie lassen sich dann als Basis für weitere Kalkulkationen verwenden.
Für die Bewertung von Materialbewegungen im externen Rechnungswesen
sind sie nicht relevant.
Bei der aktuellen Kalkulation wird das gleiche Mengengerüst wie bei der Soll-
kalkulation verwendet. Hinsichtlich der Wertansätze werden jedoch keine
geplanten, sondern aktuelle Werte (z.B. Isttarif der letzten Periode für Eigen-
leistungen, letzter Rechnungspreis für fremdbeschaffte Einsatzmaterialien)
zu Grunde gelegt. Im Vergleich zur Sollkalkulation gibt die aktuelle Kalkula-
tion Aufschluss darüber, wie Preisänderungen bei den eingesetzten Ressourcen
sich auf die Herstellkosten eines Produkts auswirken. Die Kalkulationsergeb-
nisse können ebenfalls in den Planpreisfeldern des Materialstammsatzes fort-
geschrieben werden.
Die Inventurkalkulation wird verwendet, um die handels- und steuerrechtlich
zulässigen Wertansätze für die Bestandsbewertung eigengefertigter Materialien
zu ermitteln. Hinsichtlich des Mengengerüsts kann sie sowohl auf den geplanten
als auch auf den aktuellen Arbeitsplänen und Stücklisten basieren. Bei der Be-
wertung der Einsatzmaterialien werden die nach dem Niederstwertprinzip ermit-

386
Sandini Bib

11
telten Materialpreise aus der Anwendungskomponente Materialwirtschaft zu
Grunde gelegt. Eigenleistungen werden mit speziellen Leistungsartentarifen be-
wertet, die nur handels- bzw. steuerrechtlich zulässige Kostenkomponenten ent-
halten. Die Ergebnisse der Inventurkalkulation können in den Preisfeldern für
handels-/steuerrechtliche Preise fortgeschrieben werden.

Produktkostenplanung: Struktur der Kalkulationsergebnisse


Die Ergebnisse der Kalkulation können in R/3 nach verschiedenen Sichten
gespeichert und analysiert werden. Die im Folgenden genannten Sichten un-
terscheiden sich in ihrem Detaillierungsgrad:
• Einzelnachweis
• Kostenartennachweis
• Kostenelemente
Im Einzelnachweis werden die Kalkulationsergebnisse in ihrer detailliertesten
Form gespeichert. Der Einzelnachweis enthält z.B. sämtliche Informationen
zu der Herkunft, den eingesetzten Mengen und den Preisansätzen der Ein-
satzmaterialien und Eigenleistungen, die zur Fertigung des kalkulierten Ma-
terials erforderlich waren.
Im Kostenartennachweis werden die Kalkulationsergebnisse auf Kostenar-
tenebene gespeichert. In R/3 werden sämtliche Ressourcenverbräuche unter
Kostenarten fortgeschrieben. Wenn beispielsweise ein Material für einen
Fertigungsauftrag aus dem Lager entnommen wird, werden die dafür ent-
standenen Kosten unter einer Kostenart auf dem Auftrag fortgeschrieben.
Diese Logik wird auch in der Produktkostenplanung verwendet. Das heißt,
ein Vorstufenmaterial, das in der Stückliste des kalkulierten Materials vorhanden
ist, wird in der Erzeugniskalkulation unter der gleichen Kostenart berücksichtigt,
unter der es bei einer Materialentnahme auf einem Fertigungsauftrag fortge-
schrieben wird.
In der Sicht Kostenelemente werden die Kalkulationsergebnisse nach Kostenka-
tegorien/-komponenten gespeichert. Die Gliederung der Kostenelementesicht
in Kostenkategorien ist frei definierbar und kann z.B. Materialeinzelkosten, Ma-
terialgemeinkosten, Fertigungslohn, Maschinenkosten und Fertigungsgemein-
kosten umfassen. Die Kostenelementesicht wird durch die Zuordnung von
Kostenarten zu den entsprechenden Kostenelementen im Kostenelementes-
chema gesteuert. Außer der Gliederung der Kalkulationsergebnisse nach
Kostenelementen enthält das Kostenelementeschema weitere Steuerungsin-
formationen für die Erzeugniskalkulation. Im Kostenelemente-schema wird
für jedes Kostenelement festgelegt, ob
• die Werte des Elements fixe, variable oder Gesamtkosten sind,
• die Werte des Elements an der Kostenwälzung teilnehmen, das heißt, ob
die Kosten eines Vorstufenmaterials im übergeordneten Material im glei-
chen Kostenelement ausgewiesen werden,

11.2 Grundlagen des Controlling 387


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• die Werte des Elements Bestandteil des Standardpreises des Materials


sind,
• die Werte des Elements Bestandteil des handels-/steuerrechtlichen Mate-
rialpreises sind,
• die Werte des Elements Bestandteil der Herstellungs- bzw. Selbstkosten
des Materials sind.
Bei mehrstufigen Kalkulationen kann bei einer in der Kostenelementesicht
durchgeführten Kostenwälzung die Wertschöpfung je Produktionsstufe ana-
lysiert werden. Das heißt, die Kosten eines Vorstufenmaterials gehen nach
Kostenelementen gegliedert in die Hauptstufe ein. Somit werden z.B. die
Materialkosten und die Kosten für Eigenleistungen eines Vorstufenmaterials
auch in denselben Kostenelementen der Hauptstufe ausgewiesen.

Abbildung 11.15 Kostenwälzung in der Produktkostenplanung

Produktkostencontrolling: Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung wird eingesetzt, um die Kosten zu überwachen,
die bei der Erstellung von betrieblichen Leistungseinheiten (z.B. Produkten,
Aufträgen) anfallen. In R/3 wird zwischen folgenden Formen der Kostenträ-
gerrechnung unterschieden:
• periodisches Produktcontrolling
• auftragsbezogenes Produktcontrolling
• Kundenauftragscontrolling
Die Ausgestaltung der Kostenträgerrechnung in R/3 wird stark vom Ferti-
gungstyp und damit von der Komplexität des zu fertigenden Produkts oder
der zu fertigenden Leistung beeinflusst. Tabelle 11.2 gibt die einzelnen For-
men der Kostenträgerrechnung in R/3 in Abhängigkeit vom Fertigungstyp
und der Produktkomplexität wieder.
Wie die Mehrfachzuordnung der Formen der Kostenträgerrechnung zu den
Fertigungstypen zeigt, sind Kombinationen der Ausgestaltungsformen der
Kostenträgerrechnung innerhalb eines Unternehmens grundsätzlich mög-
lich. Ein Beispiel dafür ist ein Unternehmen, das als Zulieferer Motoren für die
Automobilindustrie fertigt. Während die Produktion der einzelnen Motoren-

388
Sandini Bib

11
komponenten in Serienfertigung mit dem periodischen Produktcontrolling
überwacht wird, wird die kundenbezogene Motorenmontage mit Hilfe des
Kundenauftragscontrollings überwacht.
Da sich die im Rahmen der Kostenträgerrechnung zur Verfügung stehenden
Funktionalitäten stark in Abhängigkeit von der Form der Kostenträgerrech-
nung unterscheiden, würde eine detaillierte Behandlung den Rahmen dieses
Einführungskapitels sprengen. Aus diesem Grund soll im Folgenden beispiel-
haft das auftragsbezogene Produktcontrolling eines anonymen Lagerferti-
gers im Zeitablauf betrachtet werden.

Produktkom- Formen der Kos- Kostenträger-


Fertigungstyp
plexität tenträgerrechnung begriff

Anonyme La- gering; standardi- Auftragsbezoge- Fertigungsauf-


gerfertigung sierte Produkte nes Produktcont- trag, Prozess-
rolling, Periodisches auftrag, Pro-
Produktcontrolling duktions-
kostensamm-
ler, Kostenträ-
gerhierarchie
Kundenauf- Hoch; konfigu- Auftragsbezoge- Fertigungsauf-
tragsbezogene rierbare Produkte nes Produkt- trag, Prozess-
Massen-ferti- controlling, auftrag, Pro-
gung Periodisches duktionskosten-
Produktcontrolling, sammler, Kos-
Kundenauftrags- tenträgerhierar-
controlling chie, Kunden-
auftrag,
Kundenauf-
tragsposition
Komplexe Hoch; kundenin- Kundenauftrags- Kundenauf-
Kundenein- dividuelle Pro- controlling trag, Kunden-
zelfertigung dukte/Leistungen auftragsposi-
tion, Projekte

Tabelle 11.2 Formen der Kostenträgerrechnung in R/3

Kostenträgerrechnung: Auftragsbezogenes Produktcontrolling


Bei der Kostenträgerrechnung im Rahmen des auftragsbezogenen Produktcon-
trolling eines Werkstattfertigers ist der Fertigungsauftrag der Anwendungskom-
ponente Produktionsplanung/-steuerung Objekt der Kostenträgerrechnung.
Der Fertigungsauftrag enthält von der Produktionsplanung und -steuerung
sämtliche Informationen, die zur Fertigung eines Loses eines Materials benö-
tigt werden. Aus Sicht der Kostenträgerrechnung im auftragsbezogenen Pro-
duktcontrolling ist der Fertigungsauftrag Anknüpfungspunkt der Kostenpla-
nung und -überwachung für das zu fertigende Los des Materials. Es werden
folgende Phasen der Kostenträgerrechnung unterschieden:

11.2 Grundlagen des Controlling 389


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Auftragsvorkalkulation
• Mitlaufende Kalkulation
• Nachkalkulation/Periodenabschluss

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Auftragsvorkalkulation


Bei der Auftragsvorkalkulation werden die Plankosten für das zu fertigende Los
des Materials ermittelt. Bei der Auftragseröffnung kann der Fertigungsauftrag
automatisch vorkalkuliert werden. Die für die Ausführung des Fertigungsauf-
trags in der Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung se-
lektierten Stücklisten und Arbeitspläne werden bei der Vorkalkulation wie bei der
Produktkostenplanung bewertet. Die Ergebnisse der Auftragsvorkalkulation
können mit den Ergebnissen der Plankalkulation des zu fertigenden Materials
verglichen werden. Wenn bei der Vorkalkulation des Auftrags die gleichen
Wertansätze wie bei der Plankalkulation zu Grunde liegen, kann schon vor der
Auftragsdurchführung die zu erwartende dispositive Abweichung ermittelt wer-
den. Sie ergibt sich aus den Änderungen am Mengengerüst (Stücklisten, Arbeits-
pläne) auf Grund fertigungstechnischer Erfordernisse (im Vergleich zu dem
Mengengerüst, das der Plankalkulation zu Grunde liegt).

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Mitlaufende Kalkulation


Die mitlaufende Kalkulation wird verwendet, um auftragsbezogen die ange-
fallenen Istkosten zu überwachen. Belastungen mit Istkosten können auf
dem Fertigungsauftrag z.B. durch folgende betriebswirtschaftliche Vorgänge
entstehen:
• Warenausgänge zum Auftrag in der Anwendungskomponente Material-
wirtschaft
• Rückmeldungen zum Fertigungsauftrag in der Anwendungskomponente
Produktionsplanung und -steuerung
Sobald Warenausgänge in der Bestandsführungskomponente der Anwen-
dungskomponente Materialwirtschaft als Lagerentnahme erfasst werden,
werden diese automatisch auf dem Fertigungsauftrag belastet. Das entnom-
mene Material wird – je nach Preissteuerung – zum Standardpreis oder zum
gleitenden Durchschnittspreis bewertet. Sobald Sie den Fertigungsauftrag
belasten, wird der Materialverbrauch automatisch auf das entsprechende
Sachkonto der Finanzbuchhaltung gebucht.
Durch Rückmeldungen in der Produktionsplanung und -steuerung wird der
Fertigungsauftrag mit Istkosten für Eigenleistungen belastet. Die Rückmeldung
löst in der Kostenstellenrechnung eine entsprechende Leistungsverrechnung
von der Kostenstelle an den Fertigungsauftrag aus. Der zugehörige Leistungs-
artentarif für die Bewertung der Eigenleistung wird durch die Zuordnung des
rückgemeldeten Arbeitsvorgangs zu einem Arbeitsplatz und dessen Zuord-
nung zu einer Kostenstelle gefunden. Sobald der Fertigungsauftrag mit den
Kosten für die Eigenleistung belastet wird, wird die Kostenstelle um den glei-
chen Betrag entlastet.

390
Sandini Bib

11
Entlastungen auf dem Fertigungsauftrag entstehen durch die Ablieferung
der gefertigten Materialien an das Lager. Durch die Erfassung des Warenein-
gangs in der Bestandsführung der Anwendungskomponente Materialwirt-
schaft wird der Fertigungsauftrag um den Betrag entlastet, der sich aus der
Bewertung der abgelieferten Gutmenge zum Preis des gefertigten Materials
ergibt. Je nach Preissteuerung kann die abgelieferte Gutmenge zum Stan-
dard- oder zum gleitenden Durchschnittspreis bewertet werden. Sobald der
Fertigungsauftrag entlastet wird, wird automatisch der Bestandszugang in
der Finanzbuchhaltung gebucht.

Auftragsbezogenes Produktcontrolling:
Nachkalkulation/Periodenabschluss
Zu den Aktivitäten der Nachkalkulation im auftragsbezogenen Produktcon-
trolling zählen die folgenden Tätigkeiten, die zumeist im Rahmen des Perio-
denabschlusses durchgeführt werden:
• Prozessverrechnungen und Gemeinkostenzuschlagsrechnung
• WIP-Ermittlung
• Abweichungsermittlung
• Abrechnung
Bei der Prozessverrechnung und der Gemeinkostenzuschlagsrechnung wer-
den im Rahmen des Periodenabschlusses Gemeinkosten aus den Controlling-
komponenten Prozesskostenrechnung und Kostenstellenrechnung auf den
Fertigungsauftrag verrechnet. Die Prozesskostenverrechnung wird über ein
Prozessschema gesteuert, das die mengenmäßige Inanspruchnahme der Pro-
zesse durch die Kostenträger beschreibt. Die Prozesskostenverrechnung mit
Hilfe der Controlling-Komponente Prozesskostenrechnung ermöglicht eine
differenziertere Gemeinkostenverrechnung auf Kostenträger als die prozentu-
ale Gemeinkostenzuschlagsrechnung. Die Gemeinkostenzuschlagsrechnung
wird auch in der Kostenträgerrechnung über das bereits bei der Produktkos-
tenrechnung behandelte Kalkulationsschema gesteuert.
Im Rahmen der WIP-Ermittlung wird für noch nicht endgelieferte Ferti-
gungsaufträge die Ware in Arbeit ermittelt. Bei der WIP-Ermittlung nach Ist-
kosten ermittelt sich die Ware in Arbeit aus dem Saldo von Belastungen (z.B.
Materialentnahmen, Leistungsverrechnungen usw.) und Entlastungen durch
Ablieferungen an das Lager. Die ermittelte Ware in Arbeit wird bei der Ab-
rechnung des Fertigungsauftrags an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet.
Mit der Endlieferung des Fertigungsauftrags wird die Ware in Arbeit aus den
Vorperioden aufgelöst.
Bei der Abweichungsermittlung werden die während des Produktionsprozesses
entstandenen Abweichungen ermittelt. Die Abweichung kann im beschriebe-
nen Szenario, das von einer Gesamtabrechnung des Auftrags ausgeht, erst
nach Endlieferung des Fertigungsauftrags und der Auflösung des WIP ermit-
telt werden. Basis für die Abweichungsermittlung bildet die Plankalkulation

11.2 Grundlagen des Controlling 391


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

des gefertigten Materials. Die Sollkosten des Fertigungsauftrags werden


durch die Anpassung der Kalkulationsgröße der Plankalkulation an die pro-
duzierte Menge ermittelt. Durch den Vergleich der Plankalkulation mit den
angefallenen Istkosten wird sichergestellt, dass die Abweichungen auf der
Basis der gleichen Wertansätze ermittelt werden, unter denen der Auftrag
bei der Ablieferung an das Lager zum Standardpreis entlastet wurde. Der
Standardpreis eines eigengefertigten Materials ist in R/3 das Ergebnis der
Plankalkulation zu diesem Material (siehe den Abschnitt »Produktkostenpla-
nung: Kalkulationsvarianten«).
Die Abweichungen werden je Kostenart nach Abweichungskategorien ge-
gliedert ermittelt. Die einzelnen Abweichungskategorien sehen Sie in Abbil-
dung 11.16.
Die ermittelten Abweichungen werden bei der Abrechnung des Fertigungsauf-
trags an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Die Produktionsabweichungen
werden in der Finanzbuchhaltung summarisch gebucht. Bei standardpreisge-
steuerten Materialien werden die Produktionsabweichungen auf einem Preisdif-
ferenzenkonto in der Finanzbuchhaltung gebucht. Bei GLD-Preis-gesteuerten
Materialien erfolgt eine Bestandsumbewertung durch die Abrechnung der Pro-
duktionsabweichungen. Sofern Sie die Controllingkomponente Ergebnis- und
Marktsegmentrechnung benutzen, können die Produktionsabweichungen nach
den obigen Abweichungskategorien gegliedert als Periodenkosten in der Ergeb-
nis und -Marktsegmentrechnung abgerechnet werden.

Abbildung 11.16 Abweichungskategorien

392
Sandini Bib

11
Projektsystem
Das Projektsystem ist eine übergreifende Anwendungskomponente, die auf
Ebene des Mandanten angesiedelt ist. Von dieser Ebene aus ist sie mit den
Organisationsstrukturen des internen und externen Rechnungswesens ver-
knüpft.
Innerhalb des Rechnungswesens stellt das Projektsystem (PS) eine eigene
Anwendungskomponente dar. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung der
Funktion des Projektcontrollings in Unternehmen werden im folgenden in
erster Linie die Controlling-Funktionalitäten von PS dargestellt.

Projektstrukturen in PS
Das Projekt als komplexes, zeitliches befristetes, strukturiertes und budge-
tiertes Vorhaben wird in PS über eine gestaffelte Projektstruktur abgebildet.
Die Projektdefinition stellt in R/3 den Rahmen für das gesamte Vorhaben
dar. Auf dieser Ebene erfolgt die Zuordnung zu den Organisationseinheiten
wie z.B. Kostenrechnungskreis, Buchungskreis, Geschäftsbereich und Werk.
Die Projektdefinition stellt kein Kontierungsobjekt dar.
Der Projektstrukturplan (PSP) mit seinen PSP-Elementen bildet die Aufbau-
organisation des Projekts ab und strukturiert das Projekt je nach Anforderung
phasen-, funktions- oder produktorientiert. Die Projektaufgaben oder Ar-
beitspakete (PSP-Elemente) werden innerhalb der Projektdefinition hierar-
chisch dargestellt. Auf Basis des Projektstrukturplans:
• kann eine Planung, Koordination und Steuerung hinsichtlich Terminen
und Ressourcen durchgeführt werden
• kann der Aufwand hinsichtlich Arbeitsumfang, Zeit und Kosten dargestellt
werden
• wird das Projekt transparent dargestellt und ermöglicht somit die Zuord-
nung von Verantwortlichkeiten
• können Budgetierung, Kosten- und Erlösplanung, Ist-Darstellung von
Kosten und Erlösen durchgeführt werden
Der Netzplan legt den Projektablauf fest. Vorgänge und Anordnungsbezie-
hungen sind die Elemente, die den Netzplan beschreiben. Interne und externe
Ressourcen, Materialien sowie Hilfsmittel können auf Vorgängen geplant
werden. Abbildung 11.17 zeigt einen vereinfachten Projektaufbau.

11.2 Grundlagen des Controlling 393


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.17 Beispiel einer Projektstruktur (© SAP AG)

Projektcontrolling: Planung von Kosten und Erlösen


Ein aussagefähiges Projektcontrolling setzt eine entsprechende Projektpla-
nung voraus. Je nach Struktur und Komplexität sowie dem Projektfortschritt
des Projekts stehen dazu mehrere Verfahren zur Verfügung:
Zu Projektbeginn kann eine grobe Kosten- und Erlösschätzung zunächst kos-
tenartenunabhängig auf Ebene des Projektstrukturplanes erfolgen (hierarchi-
sche Planung). Wird im weiteren Verlauf ohne Netzplan gearbeitet, kann
eine mengenbasierte Planung mittels Easy Cost Planning durchgeführt wer-
den. Die weitergehende Detailplanung von Kosten und Erlösen auf Ebene
der primären und sekundären Kostenarten ermöglicht die Einbindung der
Projektplanung z.B. in eine Jahresplanung sowie die Abstimmung mit der
Kosten- und Leistungsverrechnung. Diese Planung wird auf den PSP-Elemen-
ten abgebildet. Liegen Informationen über Termine und benötigte Ressourcen
vor, kann eine Netzplankalkulation durchgeführt werden. Für bezogene Güter
und Leistungen wird dabei eine Primärkostenplanung erstellt. Bei Rückgriff
auf interne Ressourcen werden über die Integration mit der Kostenstellen-
rechnung Leistungen mit den Plantarifen bewertet und verrechnet.
Basiert das Projekt auf einem Kundenauftrag oder einem Kundenangebot,
kann eine Erlösplanung aus den Werten des Verkaufsbelegs übernommen
werden. Zeitlich geplante Erlöse können in einem Fakturierungsplan erfasst
werden, der mit Bezug zu einem Kundenauftrag oder einem PSP-Element
angelegt werden kann.

394
Sandini Bib

11
Wie bei Aufträgen kann ein PSP-Element budgetiert werden. Nachdem in der
Genehmigungsphase eines Projekts die Kosten möglichst genau geplant wur-
den, gibt das Budget in der Realisierungsphase die zur Verfügung stehenden
Mittel vor. Bei Budgetaktualisierungen werden Nachtragsbudgets, Rückga-
ben und Umbuchungen von Budgets unterschieden. Das Budget hat zusätz-
lich die Aufgabe der Verfügbarkeitskontrolle bei Beschaffungsvorgängen.

Projektcontrolling: Ist-Kosten und Ist-Ergebnisse


Durch die Zuordnung eines PSP-Elements zu einem Kundenauftrag oder einer
Kundenauftragsposition werden bei einer Fakturierung die Erlöse automatisch
auf dem Projekt fortgeschrieben. Durch die Integration mit dem Modul Sales
and Distribution (SD) stehen alle Fakturierungsarten zur Verfügung. Zusätzlich
kann bei der Erreichung von in PS definierten Meilensteinen eine Fakturierung
vorgeschlagen werden. Bei Projekten, die nach Aufwand fakturiert werden,
steht dazu die Abwicklung der auftragsbezogenen Fakturierung zur Verfü-
gung. Diese greift auf die auf den PSP-Elementen oder Netzplanvorgängen er-
fassten Aufwände zurück und bewertet sie für die Fakturierung.
Durch die Integration des PS werden Kostenbuchungen, die in anderen Mo-
dulen ausgelöst werden, automatisch auf den PSP-Elementen oder Netzplä-
nen fortgeschrieben. Kostenbelastungen können durch Rückmeldungen von
Fertigungsaufträgen (PPS), Warenbewegungen: z.B. Lagerentnahme und
Wareneingang (MM), Buchungen aus der Finanzbuchhaltung (FI) oder aus
dem Controlling: z.B. innerbetriebliche Leistungsverrechnung (CO) entstehen.
Die Obligofunktion, d.h. der Ausweis von eingegangenen finanziellen Ver-
pflichtungen aufgrund einer Bestellanforderung oder Bestellungen, wird in
PS ebenso unterstützt.
Im Rahmen des Monatsabschlusses und bei Projektende sind aus Sicht des
Controlling und der Finanzbuchhaltung besondere Tätigkeiten durchzuführen:
Mittels einer automatisierten Ergebnisermittlung kann der Bestand an Ware in
Arbeit (WIP) für die Finanzbuchhaltung monatlich ermittelt werden. Ebenso
kann der Rückstellungsbedarf bei fehlenden Kosten ermittelt werden. Für die
Ergebnisrechnung können die Kosten des Umsatzes oder ein errechneter Erlös
ermittelt werden. Beim Monatsabschluss im Controlling können Gemeinkos-
tenzuschläge auf PSP-Elemente oder Netzplanvorgänge verrechnet werden.
Ebenso ist es möglich, Kostenumbuchungen vorzunehmen. Je nach Art kann
ein Projekt mit einer Projektabrechnung an die Finanzbuchhaltung (Sach-
konto), Anlagenbuchhaltung (eigenerstellte Anlage), in die Ergebnisrechnung
(Ergebnisobjekt) oder an das Controlling (Kostenstellen oder Aufträge) abge-
rechnet werden.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung


Die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung wird im Controlling
von R/3 zum Vertriebscontrolling verwendet. Sie ist primär als Instrument
der absatzmarktbezogenen Außensteuerung eines Unternehmens ausgestal-

11.2 Grundlagen des Controlling 395


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

tet. Typische Fragestellungen, die bei der Ergebnis- und Marktsegmentrech-


nung im Vordergrund stehen, sind beispielsweise:
• Welcher Deckungsbeitrag wurde mit dem Produkt X in der Vertriebsregion
Y erzielt?
• Wie verteilen sich die Umsatzerlöse der Produktgruppe Y auf die Groß-
kunden des Unternehmens?

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung: Auswertungsstrukturen


und Verfahren
Die Auswertungsstrukturen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung wer-
den durch Merkmale (z.B. Kunde, Artikel, Vertriebsweg) beschrieben. Die
Merkmale der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung können bei der Einrich-
tung des Systems entweder frei definiert oder aus Stammdatentabellen (z.B.
aus dem Kundenstamm oder der Vertriebssicht des Materialstamms) der übri-
gen Anwendungen von R/3 übernommen werden. Hinsichtlich der Merk-
male wird im Wesentlichen zwischen folgenden Kategorien unterschieden:
• kundenorientierte Merkmale (z.B. Kunde, Kundengruppe)
• produktorientierte Merkmale (z.B. Produkt, Produktgruppe)
• organisationsorientierte Merkmale (z.B. Geschäftsbereich, Verkaufsorga-
nisation, Vertriebsweg)
Für die Merkmale werden im System gültige Merkmalswerte hinterlegt, die
beschreiben, welche Ausprägungen ein Merkmal annehmen kann. So kön-
nen z.B. für das Merkmal Vertriebsregion die Ausprägungen Nord, Süd,
West, Ost als Merkmalswerte definiert werden. Sofern ein Merkmal frei defi-
niert wurde, müssen in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung die gültigen
Merkmalswerte für dieses Merkmal explizit erfasst werden. Wenn dagegen ein
Merkmal aus einer Stammdatentabelle übernommen wurde, sind die Aus-
prägungen dieses Stammdatums gleichzeitig auch die Merkmalswerte dieses
Merkmals.
Kombinationen von Merkmalen mit gleichen Ausprägungen für ihre Merk-
malswerte werden in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung als Ergebnis-
objekte bezeichnet. Beispiel für ein Ergebnisobjekt ist der Kunde X, der das
Produkt Y in der Vertriebsregion Süd bezogen hat. Durch die Ergebnisobjekte
werden gleichzeitig die Marktsegmente festgelegt, die im Berichtswesen
analysiert werden können. Im Berichtswesen der Ergebnis- und Marktseg-
mentrechnung ist eine flexible mehrdimensionale Analyse der Marktsegmente
möglich (vgl. Abbildung 11.18).
Wie die Auswertungsgrößen (Umsatz, Erlösschmälerungen, Herstellungs-
kosten) in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung abgebildet werden,
wird durch die Form der Ergebnisrechnung bestimmt. Hinsichtlich der Form
der Ergebnisrechnung wird zwischen der buchhalterischen und der kalkula-
torischen Ergebnisrechnung unterschieden.

396
Sandini Bib

11
In der buchhalterischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungsgrößen in
Kontenform gespeichert. Im Vordergrund der buchhalterischen Ergebnisrech-
nung steht dabei die jederzeitige Abstimmbarkeit zwischen Finanzbuchhal-
tung und Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, da z.B. eine Abstimmung
der Umsatzerlöse auf der Ebene des jeweiligen Erfolgskontos möglich ist.
In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungsgrößen in
Form von Mengen- (z.B. Absatzmenge) und Wertfeldern (z.B. Umsatz, Er-
lösschmälerungen) gespeichert. Die Mengen- und Wertfelder können bei
der Einrichtung des Systems frei definiert werden. Sie bilden die Grundlage
für die Definition des Deckungsbeitragsschemas und von Kennzahlen (z.B.
Deckungsbeitrag I je Stück). Die Wertfelder stellen dabei grundsätzlich eine
Aggregation der Sachkonten der Finanzbuchhaltung dar, so dass eine Ab-
stimmung zwischen kalkulatorischer Ergebnisrechnung und Finanzbuchhal-
tung nur auf einer höheren Ebene (z.B. den Kontengruppen) möglich ist.

Abbildung 11.18 Beispiel einer Recherche

11.2 Grundlagen des Controlling 397


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Die beschriebenen Verfahren der buchhalterischen und der kalkulatorischen


Ergebnisrechnung können alternativ oder auch parallel in der Ergebnis- und
Marktsegmentrechnung abgebildet werden.
Die Auswertungen in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung erfolgen
auf der Basis des Umsatzkostenverfahrens. Beim Umsatzkostenverfahren
werden den Umsatzerlösen der abgesetzten Leistungen nur die für die Erstel-
lung dieser Leistungen angefallenen Kosten gegenübergestellt.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung: Wertefluss


Die Überleitung der Umsätze und Erlösschmälerungen in die Ergebnis- und
Marktsegmentrechnung erfolgt zeitgleich mit der Fakturierung einer Kun-
denauftragsposition in der Anwendungskomponente Vertrieb (SD). Durch
den Fakturabeleg werden sowohl die Merkmale als auch die Auswertungs-
größen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung versorgt. Im Falle der kal-
kulatorischen Ergebnisrechnung werden die Wertfelder (z.B. Bruttoumsatz)
durch die Zuordnung der in der Preisfindung der Anwendungskomponente
Vertrieb (SD) genutzten Konditionen (z.B. Verkaufspreis) versorgt. Bei der
buchhalterischen Ergebnisrechnung erfolgt die Versorgung der Sachkonten
mit Hilfe der Kontenfindung der Anwendungskomponente Vertrieb (SD), mit
der auch die entsprechenden Sachkonten ermittelt werden, unter denen die
Umsatzerlöse und Erlösschmälerungen in der Finanzbuchhaltung gebucht
werden.
Durch die Übernahme der Fakturen auf Positionsebene können die Merkmale
der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung entweder direkt versorgt oder aus
den in der Fakturaposition enthaltenen Merkmalen abgeleitet werden. Für die
Merkmalsableitung können in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Re-
geln definiert werden, nach denen bei der Fakturaübernahme, z.B. aus der im
Fakturabeleg vorhandenen Sparte, ein Merkmalswert für das selbstdefinierte
Merkmal »strategische Geschäftseinheit« ermittelt wird.
In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung besteht außer der Merkmalsableitung
noch die Möglichkeit, die aus der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) über-
nommenen Umsätze zu bewerten. Die Umsätze können dabei mit einer Er-
zeugniskalkulation oder mit Hilfe der Konditionstechnik bewertet werden.
Die Bewertung mit einer Erzeugniskalkulation kann auf der Basis der Infor-
mationen aus der Faktura mit Hilfe einer Kalkulation aus der Komponente
Produktcontrolling (CO-PC) erfolgen. Die Werte der Kalkulation werden als
Herstellkosten des Umsatzes den Umsatzerlösen aus der Faktura gegenüber-
gestellt. Die Werte aus der Erzeugniskalkulation werden wie die Kostenele-
mente der Komponente Produktkostencontrolling übergeleitet (siehe den
Abschnitt »Produktkostenplanung: Struktur der Kalkulationsergebnisse«).
Die Kostenelemente können, nach fixen und variablen Bestandteilen geglie-
dert, den Wertfeldern der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung zugeordnet
werden. Wenn die Herstellungskosten des Umsatzes, die durch die Bewertung
mit der Erzeugniskalkulation ermittelt wurden, gebucht werden, werden au-

398
Sandini Bib

11
tomatisch die Umsatzerlöse im gleichen Beleg gebucht. Für ein zeitnahes
Vertriebscontrolling kann die Bewertung mit der Plankalkulation des faktu-
rierten Artikels erfolgen, um so einen jederzeitigen Ergebnisausweis zu Stan-
dardwerten zu ermöglichen.

Abbildung 11.19 SD-Fakturaübernahme mit Ableitung und Bewertung

Bei der Bewertung mit Hilfe der Konditionstechnik können kalkulatorische


Wertansätze, die zum Zeitpunkt der Faktura noch nicht bekannt sind, in der
Ergebnis- und Marktsegmentrechnung berücksichtigt werden. So können
z.B. bei einer vorangegangenen Bewertung einer Faktura mit einer Erzeug-
niskalkulation auf Basis der ermittelten Herstellungskosten noch kalkulatori-
sche Gewährleistungskosten als Prozentsatz mit Hilfe der Konditionstechnik
zum Ansatz gebracht werden.
Außer der beschriebenen Übernahme der Fakturadaten können auch Auf-
tragseingänge aus der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) übernommen
werden, wobei die gleichen Funktionalitäten wie bei der Fakturaübernahme
möglich sind.
Während die Überleitung der Fakturadaten vorgangsbezogen erfolgt, wer-
den die übrigen Werte zumeist periodisch im Rahmen des Periodenabschlus-
ses in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung übergeleitet. Durch die
Überleitung der periodischen Werte aus den vorgelagerten Anwendungs-
komponenten ist außer dem zeitnahen Vertriebscontrolling zu Standardwer-
ten (offene Rechnung) eine geschlossene Ergebnisrechnung zu Istwerten
möglich. Durch die Übernahme der periodischen Verrechnungen in die Er-
gebnis- und Marktsegmentrechnung auf verschiedenen Merkmalsebenen
(z.B. Umlage der Verwaltungsgemeinkosten auf der Ebene Verkaufsorgani-

11.2 Grundlagen des Controlling 399


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

sation, Abrechnung eines Gemeinkostenauftrags für eine Messe auf Pro-


duktgruppenebene) sowie die mögliche Trennung fixer und variabler Kos-
tenbestandteile sind in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung mehrstufige
Deckungsbeitragsrechnungen möglich.
Tabelle 11.3 gibt einen Überblick über den Datenfluss in die Ergebnis- und
Marktsegmentrechnung.

Anwendungskompo-
Übernahmeart Zeitpunkt
nente

Finanzbuchhaltung (FI) Direktkontierungen von vorgangsbezogen


Kosten und Erlösen
Kostenstellenrechnung Kostenstellenumlage, Leis- Periodisch vorgangs-
(CO-OM-CCA) tungsverrechnungen bezogen
Gemeinkostenaufträge Abrechnung periodisch oder nach
(CO-OM-OPA) Auftragsabschluss
Prozesskostenrechnung Prozessumlage, Prozess- Periodisch vorgangs-
(CO-OM-ABC) verrechnungen bezogen
Kostenträgerrechnung Abrechnung von Produk- Periodisch
(CO-PC) tionsabweichungen bei
anonymer Lagerfertigung
Abrechnung von Erlösen Periodisch
und Kosten bei Kunden-
einzelfertigung
Projektsystem (PS) Abrechnung periodisch oder nach
Projektabschluss

Tabelle 11.3 Datenfluss in die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Unternehmenscontrolling (EC)
Außer der Anwendungskomponente Controlling (CO), deren Funktionen
primär für die operative Steuerung betrieblicher Teilbereiche ausgelegt sind,
werden in R/3 mit der Anwendungskomponente Unternehmenscontrolling
(EC) weitere Controllingfunktionen zur Verfügung gestellt, die sich auf die
gesamte Steuerung des Unternehmens beziehen.
In der Anwendungskomponente Unternehmenscontrolling (EC) stehen fol-
gende Komponenten zur Verfügung:
• Profitcenter-Rechnung (EC-PCA)
• Konsolidierung (EC-CS)
• Executive Information System (EC-EIS)
• Unternehmensplanung (EC-BP)

400
Sandini Bib

11
Mit der Entwicklung des Strategic Enterprise Management (SEM) in Verbindung
mit dem SAP Business Warehouse können die Teilkomponenten im Unterneh-
menscontrolling ersetzt werden. Dies gilt nicht für die Profit Center-Rechnung.
Aus diesem Grund werden die Komponenten nur kurz dargestellt. Die R/3-
Komponenten haben folgende Entsprechung in SEM:
• Konsolidierung (EC-CS) ‡ SEM-BCS (Business Consolidation)
• Executive Information System (EC-EIS) ‡ SEM-CPM (Corporate Perfor-
mance Manager)
• Unternehmensplanung ‡ SEM-BPS (Business Planning and Simulation)

Profitcenter-Rechnung
Mit der Komponente Profitcenter-Rechnung kann man ein internes Betriebs-
ergebnis für das Profitcenter erheben, das somit einen ergebnisrelevanten
Teilbereich eines Unternehmens darstellt. Ein Profitcenter ist eine selbstständig
operierende Einheit am Markt. Dieser Markt kann auch ein »unternehmensin-
terner Markt« sein, auf dem das Profitcenter seine Leistungen an andere Abtei-
lungen verkauft oder von diesen Leistungen bezieht. Jeder ergebnisrelevante
Geschäftsvorfall wird auf den Profitcentern abgebildet. Das als Stammsatz in
R/3 abgebildete Profitcenter ist jedoch kein eigenständiger Kontierungsbe-
griff. Die Datenversorgung der Profitcenter-Rechnung erfolgt vielmehr durch
die Zuordnung der »echten« SAP-Kontierungsobjekte (z.B. Kostenstelle, In-
nenauftrag, PSP-Element, Material) zu einem Profitcenter in ihrem Stamm-
satz. Wenn nun ein Geschäftsvorfall auf ein Kontierungsobjekt kontiert wird,
wird die Kontierung durch die Zuordnung des Kontierungsobjekts zu einem
Profitcenter automatisch auf dem jeweils im Stammsatz hinterlegten Profit-
center fortgeschrieben. Das heißt, die Profitcenter-Rechnung wird automa-
tisch ohne zusätzlichen Kontierungsaufwand fortgeschrieben.
Folgende ergebnisrelevante Geschäftsvorfälle werden in der Profitcenter-
Rechnung automatisch fortgeschrieben:
• Primärbuchungen von Kosten und Erlösen aus der Finanzbuchhaltung (FI)
auf CO-Kontierungsobjekte
• Erlöse und Erlösschmälerungen aus Fakturadatenübernahmen aus der An-
wendungskomponente Vertrieb (SD) in die Komponente Ergebnis- und
Marktsegmentrechnung
• Warenbewegungen in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft
• Ergebnisrelevante Geschäftsvorfälle aus der Erstellung, Nutzung und dem
Verkauf von Anlagegütern aus der Komponente Anlagenbuchhaltung (FI-
AA) und der Anwendungskomponente Investitionsmanagement (IM)
• Sämtliche Sekundärverrechnungen innerhalb der Teilkomponenten des
R/3-Controllings.
Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen Profitcentern werden entspre-
chend der Abbildung der Profitcenter als eigenständige am Markt operie-

11.2 Grundlagen des Controlling 401


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

rende Einheiten auf dem sendenden Profitcenter als interner Erlös und auf
dem empfangenden Profitcenter als Kosten des »internen« Umsatzes ausge-
wiesen. Bei Materiallieferungen zwischen Profitcentern kann darüber hinaus
der Transferpreis bewertet werden. Dabei werden beispielsweise profitcen-
ter-übergreifende Materialbewegungen nicht zum Standardpreis, sondern
zum marktüblichen Preis bewertet.
Zusätzlich zur Abbildung der Sekundärverrechnungen aus dem Gemeinkos-
tencontrolling können Kosten auch in der Profitcenter-Rechnung verrechnet
werden. Dazu stehen die Verrechnungstechniken Umlage und Verteilung zur
Verfügung.
Neben erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen können aus der Finanzbuchhaltung
auch Bilanzpositionen, wie z.B. Forderungen und Verbindlichkeiten, Anlagen-
und Materialbestände, in die Profitcenter-Rechnung übernommen werden. Da-
mit kann das Profit Center zum Investmentcenter erweitert werden.
In der Profitcenter-Rechnung kann das Ergebnis nach dem Gesamt- oder nach
dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden. Voraussetzung für die Profit-
center-Rechnung nach dem Umsatzkostenverfahren ist die zusätzliche Kontie-
rung oder Ableitung des Kontierungsbegriffs »Funktionsbereich«, der eine
Zuordnung von Kosten zu den Funktionskostenblöcken Herstellkosten des
Umsatzes, Vertriebskosten und allgemeinen Verwaltungskosten ermöglicht.

Konsolidierung
Die Konsolidierung im Unternehmenscontrolling umfasst neben den Konso-
lidierungsfunktionen für die externe Rechnungslegung auch Konsolidie-
rungsfunktionen für die interne Berichterstattung. Bis zum Release 4.0 war
die Konsolidierung in R/3 in der Komponente Konsolidierung der Anwen-
dungskomponente Finanzwesen (FI-LC) des externen Rechnungswesens
enthalten. Die Konsolidierung im Unternehmenscontrolling unterstützt au-
ßer der gesetzlichen Konzernkonsolidierung auf Gesellschaftsebene auch
die Geschäftsbereichs- und die Profitcenter-Konsolidierung, um auch inter-
nen managementorientierten Berichtsanforderungen gerecht zu werden.
Die Konsolidierung wird künftig über das Konsolidierungsmodul BCS (Busi-
ness Consolidation) des SEM (Strategic Enterprise Management) abgebildet.
Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität bei der Abbildung der Konsolidierung
nach unterschiedlichen externen und internen Verfahren sowie die Möglich-
keit der Matrixkonsolidierung nach Legal Entities und Marktsegmenten.

Executive Information System


Durch den vermehrten Einsatz des SAP Business Warehouse in Verbindung
mit der Komponente Corporate Performance Manager (CPM) des SEM, fin-
det das in R/3 angebotene Executive Information System (EIS) nur noch ge-
ringe Verwendung.

402
Sandini Bib

11
Prinzipiell wird das EIS dazu verwendet, um dem Management eines Unter-
nehmens Daten für weitere Entscheidungen bereitzustellen. Im EIS werden
Daten aus den operativen Anwendungen von R/3 und externen Datenquel-
len verdichtet aufbereitet und in einem flexiblen Berichtswesen dem Ma-
nagement zur Verfügung gestellt.
Das EIS von R/3 verfügt über eine eigene Datenbank, in welche die Daten
aus den operativen R/3-Anwendungskomponente mit Hilfe von Datenbe-
schaffungsberichten übernommen werden. Ein direktes Durchbuchen von
Daten in die EIS-Datenbank ist jedoch nicht möglich.
Die aus den operativen Anwendungen in das EIS übernommenen Daten
werden zu Kennzahlen verdichtet und können im flexiblen und mehrdimen-
sionalen Berichtswesen ausgewertet werden.

11.2.4 Integration
Zur Vernetzung des Controllings mit dem Finanzwesen sei auf den entspre-
chenden Abschnitt »Integration« im Unterkapitel »Finanzwesen« hingewiesen.
An dieser Stelle wollen wir nochmals die Bedeutung des Kontenplans als in-
tegratives Element zur Abbildung des Wertflusses herausstellen:
• Finanzwesen und Controlling greifen auf einen gemeinsamen Kontenplan zu.
• Die primären Kostenarten entsprechen den Aufwandskonten der Finanz-
buchhaltung.
• Die Erlösarten entsprechen den Erfolgskonten der Finanzbuchhaltung.
• Abgrenzungskonten sind nur für periodengerechte Kostenzuordnungen
und kalkulatorische Abgrenzungen, beispielsweise für die periodische
Glättung von Personalnebenkosten (z.B. Weihnachts- und Urlaubsgeld),
erforderlich.
• Die zur Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses erforderlichen sekun-
dären Kostenarten werden nur im Controlling verwendet und können
nicht direkt aus der Finanzbuchhaltung kontiert werden.
• Jeder Buchungskreis und jeder Kostenrechnungskreis ist genau einem
Kontenplan zugeordnet. Dieser Kostenplan muss in den zusammengehö-
renden Buchungs- und Kostenrechnungskreisen gleich sein.
• Wenn ein Kostenrechnungskreis mehrere Buchungskreise umfasst, müs-
sen die betroffenen Buchungskreise dem gleichen Kontenplan zugeordnet
sein.
• Kostenrechnungskreis und die zugeordneten Buchungskreise haben die
selbe Geschäftsjahresvariante. Nur bei den Sonderperioden sind Abwei-
chungen möglich
Die Kontierung von primären Kosten und Erlösen auf beispielsweise einer
Kostenstelle oder einem Auftrag erfolgt mit Hilfe von Zusatzkontierungen

11.2 Grundlagen des Controlling 403


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

bei der Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung. Die Fortschreibung erfolgt


zeit- und wertgleich unter dem gleichen Konto auf dem erfassten Kontie-
rungsobjekt.

Abbildung 11.20 Beispiel eines Werkstattfertigers mit Querverbindungen von CO-OM-ABC zu


den CO-Komponenten der Kostenstellenrechnung, Kalkulation und
Ergebnisrechnung

Außer der Vernetzung des internen Rechnungswesens (Controlling) mit dem


externen Rechnungswesen besteht für das Controlling eine starke Vernetzung
mit den Anwendungskomponente der Logistik. Die Vernetzung ist besonders
intensiv im Bereich der Produktkostenplanung und Kostenträgerrechnung
durch eine gemeinsame Nutzung der logistischen Stammdaten (Arbeitspläne,
-plätze, Stücklisten und Materialstammdaten). Die jeweiligen Zusammen-
hänge wurden bereits bei den Grundfunktionen des Produktkostencontrol-
lings behandelt (siehe den Abschnitt »Produktkostencontrolling«).

11.2.5 Praxisfall
Der im Kapitel «Grundlagen des SAP R/3-Finanzwesens» dargestellte Praxis-
fall soll aus Sicht des Controllings im folgenden detailliert werden:
Die Kunz AG – ein Unternehmen in der Konsumgüterindustrie – möchte mit
der Einführung von SAP R/3 das Controlling hinsichtlich der Datenqualität und
der Datenverfügbarkeit verbessern. Bisher war die Erstellung der kurzfristigen
Erfolgsrechnung ein zeitaufwändiger Prozess, da die dafür erforderlichen Da-
ten aus mehreren Systemen verarbeitet werden mussten. Eine Ergebnisdarstel-

404
Sandini Bib

11
lung nach den Unternehmensbereichen Haushaltspflege und Körperpflege
wurde nur quartalsweise durchgeführt, da dies zusätzliche umfangreiche ma-
nuelle Auswertungen erforderte. Die Ermittlung des Ergebnisbeitrags von
Produktgruppen und Produkt bzw. Kundengruppen und Kunden zum Ge-
samtergebnis konnte aufgrund der aufwendigen Abstimmung zwischen den
Daten des Vertriebs, der Finanzbuchhaltung und der Produktion ebenfalls nur
quartalsweise durchgeführt werden. Auch dann war nur die Darstellung des
Deckungsbeitrags 1: Umsatz minus Gesamtherstellkosten darstellbar.
Die Marketingaufwendungen stiegen in den letzten Jahren kontinuierlich.
Auswertungen zu den Marketingaktivitäten wurden mit großer Zeitverzöge-
rung erstellt, da diese in externen Systemen manuell geführt wurden. Dies
gilt ebenso für Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen. Die Produkt-
entwicklung dauert im Vergleich zu Konkurrenzunternehmen zu lange. In
der Vergangenheit gab es in der Entwicklung immer wieder Ressourceneng-
pässe. Zudem kam es wiederholt zu Leerzeiten, da benötigte Grundstoffe
nicht verfügbar waren.
Dies führte zur Definition der folgenden Ziele:
• Monatliche Ermittlung der Betriebsergebnisse der Unternehmensbereiche
Haushaltspflege und Körperpflege
• Monatliche Ermittlung der Führungskennzahl Return on Capital Employed
(ROCE) für die beiden Unternehmensbereiche
• Monatliche Deckungsbeitragsrechnung nach Produkt, Kunden- und Ver-
triebssicht. Die Ergebnisse der Marken sollen ebenfalls dargestellt werden
• Der Monatsabschluss muss am fünften Arbeitstag des Folgemonats er-
stellt sein
• Einführung einer integrierten Produktkalkulation
• Transparente und zeitnahe Darstellung der Marketingaktivitäten
• Verkürzung der Produktentwicklungszeiten
• Transparente und zeitnahe Darstellung der FuE-Aufwendungen

Gemeinkostencontrolling
Die Kostenstellenstruktur des Unternehmens wird neu gegliedert. Dabei wird
die bisherige funktionale Aufbauorganisation zu Gunsten einer Aufbauorgani-
sation nach Unternehmensbereichen aufgegeben. Da Verwaltungs- und Ver-
rechnungskostenstellen jedoch übergreifend angeordnet sind, lässt sich dieses
Prinzip nicht durchgehend durchsetzen. Ebenso besitzen die Produktionswerke
Fertigungslinien für beide Unternehmensbereiche. Somit sind auf oberster
Ebene der Kostenstellenstandardhierarchie folgende Kostenstellenknoten:
• Zentralfunktionen (Geschäftsführung, Finanzen, Controlling, Personal
und DV)
• Unternehmensbereich Haushaltspflege
• Unternehmensbereich Körperpflege

11.2 Grundlagen des Controlling 405


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Verrechnungs-Kostenstellen
• Produktion
In den Stammsätzen der Kostenstellen werden die Profitcenter eingetragen,
nachdem diese angelegt sind.
Im Rahmen des Monatsabschlusses werden die Zentral- und Verrechnungskos-
tenstellen auf die übrigen Kostenstellen verrechnet. Dazu werden geeignete
Schlüssel genutzt: die Kosten der Personalkostenstellen werden z.B. anhand der
statistischen Kennzahl Mitarbeiter umgelegt. Die weiteren Leitungskosten-
stellen werden ebenfalls per Umlage auf die zugehörigen Kostenstellen ver-
rechnet. Nach erfolgtem Monatsabschluss in der Kostenstellenrechnung sind
alle Kosten auf Kostenstellen, die eindeutig einem Unternehmensbereich zu-
zuordnen sind.
Für die Marketingaktivitäten werden Innenaufträge verwendet. Dafür kann je
Unternehmensbereich differenziert werden nach Produkt-, Kunden- und Mar-
kenaktivitäten. Für jede dieser Kategorien wird eine eigene Auftragsart mit ge-
sondertem Nummernkreisintervall angelegt. Im Rahmen des Monatsabschlusses
werden die Marketing-Aufträge direkt in die Ergebnisrechnung abgerechnet. Je
nach Auftragsart werden dabei die Merkmale Produkt, Kunde oder Marke kon-
tiert. Durch die klare Strukturierung der Aufträge ist es möglich, Strategien zur
Ermittlung der Abrechnungsvorschrift zu definieren, so dass eine manuelle
Pflege dieser Vorschriften entfällt.

Produktkostencontrolling
Da die Kunz AG in der Logistik bereits SAP einsetzt, stehen in der Anwen-
dungskomponente Produktionsplanung und -steuerung (PP) sowie der Ma-
terialwirtschaft (MM) Arbeitsplan und Stückliste für eine Erzeugniskalkulation
mit Mengengerüst zur Verfügung. Für die Erzeugnisse der Kunz AG soll
künftig im Rahmen der Jahresplanung eine Standardpreiskalkulation durch-
geführt werden. Dabei sollen fixe und variable Kostenbestandteile kalkuliert
werden. Zugekaufte Erzeugnisse werden nicht kalkuliert. Sie werden nicht zu
Standardpreisen sondern zum gleitenden Durchschnittswert geführt.
Die Kunz AG entscheidet sich für eine Kostenträgerrechnung mittels Pro-
duktkostensammlern. Diese Entscheidung wird getroffen, da folgende Merk-
male bei der Produktion gegeben sind:
• Anonyme Lagerfertigung
• Geringe Produktkomplexität
• Massenproduktion
• Produktkosten sollen periodisch, nicht auftragsbezogen ausgewertet werden
Die Produktionsabweichungen werden monatlich je Produkt in die Ergebnis-
rechnung abgerechnet.

406
Sandini Bib

11
Projektsystem
Die Forschungs- und Entwicklungsaufträge erstrecken sich in der Regel über
einen längeren Zeitraum. Für die Produktentwicklung ist eine komplexe Pla-
nung und Strukturierung des Vorhabens hinsichtlich Terminen, Ressourcen
und Kosten notwendig. Aus diesen Gründen entscheidet sich die Kunz AG in
diesem Bereich für den Einsatz des Projektsystems.
Je Entwicklungsauftrag wird ein Projekt angelegt. Die Teilprojekte werden
über PSP-Elemente abgebildet. Die Ressourcenplanung, insbesondere der in-
ternen Mitarbeiter wird auf Ebene der Netzplanvorgänge vorgenommen. Die
Mitarbeiter in der Entwicklung melden ihre Ist-Zeiten ebenso auf dieser
Ebene zurück. Durch die Integration mit der Materialwirtschaft werden be-
nötigte Materialien rechtzeitig beschafft und deren Kosten auf den richtigen
PSP-Elementen oder Vorgängen belastet.
Im Rahmen des Monatsabschlusses werden die PSP-Elemente in die Ergeb-
nisrechnung auf die Produktmerkmale abgerechnet.

Profitcenter-Rechnung
Die Betriebsergebnisse für die beiden Unternehmensbereiche Haushalts-
pflege und Körperpflege werden mit der Profitcenter-Rechnung abgebildet.
Innerhalb der beiden Unternehmensbereiche bestehen die Segmente Wasch-
mittel und Haushaltsreinigung (Haushaltspflege) und Haarpflege, Hautpflege
und Zahnpflege (Körperpflege). Diese Struktur entspricht der Führungsstruk-
tur des Unternehmens. An die Kennzahl ROCE sind die Tantiemen der Ge-
schäftsführer der beiden Unternehmensbereiche gekoppelt.

.XQ] $*
3*(6

8% +DXVKDOWVSIOHJH 8% .|USHUSIOHJH
3+3 3.3

8% /HLWXQJ9HUZDOWXQJ 8% /HLWXQJ9HUZDOWXQJ
3+38%/ 3.38%/

8% /HLWXQJ 8% /HLWXQJ
 
0DUNHWLQJ +3 0DUNHWLQJ .3
3+30DUN 3.30DUN

0DUNHWLQJ /HLWXQJ +3 0DUNHWLQJ :DVFKPLWWHO 0DUNHWLQJ 5HLQLJHU 0DUNHWLQJ /HLWXQJ .3 0DUNHWLQJ +DXWSIOHJH 0DUNHWLQJ +DDUSIOHJH
     
9HUWULHE 9HUWULHE
3+39HUW 3+39HUW

9HUWULHE =HQWUDO +3 1LHGHUODVVXQJ , +3 1LHGHUODVVXQJ  +3 9HUWULHE =HQWUDO +3 1LHGHUODVVXQJ , +3 1LHGHUODVVXQJ  +3


     
3URGXNWLRQ +3 3URGXNWLRQ +3
3+33URG 3+33URG

:HUN 1RUG +3 :HUN 6G +3 :HUN 1RUG +3 :HUN 6G +3


   
)( +3 )( +3
3+3)X( 3+3)X(

)X( /HLWXQJ +3 )X( :DVFKPLWWHO )X( 5HLQLJHU )X( /HLWXQJ .3 )X( +DXWSIOHJH )X( +DDUSIOHJH
     

Abbildung 11.21 Profitcenter-Standardhierarchie der Kunz AG

11.2 Grundlagen des Controlling 407


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Da die Kostenstellenstandardhierarchie im Wesentlichen der Gliederung nach


den Unternehmensbereichen entspricht, kann die Standardhierarchie der
Kostenstellenrechnung als Standardhierarchie der Profitcenter-Rechnung ko-
piert werden. Anschliessend kann sie weiter bearbeitet werden. Die Profitcen-
ter-Standardhierarchie hat den in Abb. 11.21 gezeigten Aufbau (Profitcenter
grau hinterlegt).
Durch die Buchung von Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Forderungen
und Verbindlichkeiten auf die Leitungsprofitcenter lässt sich je Unterneh-
mensbereich die Kennzahl ROCE (Return on Capital Employed) ermitteln.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung


Hauptauswertungsdimensionen für die Kunz AG sind Produkt- und Kunden-
sicht. Dabei sollen alle Produkte abgebildet werden. Die Produkte werden
zusätzlich gemäss den Segmenten gruppiert. In der Kundensicht sind nur die
Unternehmen abzubilden und nicht deren Filialen. Die Kunden werden nach
Absatzkanälen (Großhandel, Selbstbedienungshandel, Tankstellen etc.) grup-
piert.
Die Marke soll ebenfalls auswertbar sein, da Produkte aus unterschiedlichen
Segmenten der selben Marke angehören.
Die Vertriebsorganisation ist ebenfalls abzubilden. Zusätzlich zu den Nieder-
lassungen ist eine Regionalsicht gemäß der Strukturierung der Marktfor-
schungsinstitute abzubilden.
Dazu sind folgende Auswertungs-Merkmale zu definieren:

Merkmal Herkunft
Unternehmensbereich Profitcenter
Produkt Materialstamm
Produktgruppe Materialstamm
Marke Materialstamm, abgeleitet
Kunde Kundenstamm
Absatzkanal Kundenstamm
Niederlassung Kundenstamm
Markforschungsgebiet Kundenstamm, abgeleitet

Tabelle 11.4 Merkmale und ihre Herkunft aus vorgelagerten Modulen

Aus der Anwendungskomponente SD werden die Fakturen und die Auftrag-


seingänge übernommen. Die in der Faktura enthaltenen Herstellkosten
(Standardkosten bei Eigenproduktion, Gleitender Durchschnitt bei Handels-
ware) werden ebenfalls aus SD übernommen.

408
Sandini Bib

11
Die Produktionsabweichungen werden zum Monatsende auf die Ebene des
Produkts übernommen.
Die PSP-Elemente und Vorgänge der FuE werden monatlich auf die Ebene
Produkt abgerechnet. Die Produktgruppe wird daraus abgeleitet. Die auf
den FuE-Kostenstellen verbleibenden Kosten werden ebenso im Rahmen des
Monatsabschlusses umgelegt. Sie werden aber getrennt von den Projektkos-
ten ausgewiesen.
Die Vertriebskostenstellen werden am Monatsende umgelegt. Da die Nieder-
lassungen als Merkmal abgebildet sind, können die Kostenstellen der Niederlas-
sungen direkt auf den zugehörigen Merkmalswert umgelegt werden. Kosten
von Key-Account-Funktionen lassen sich auf einzelne Kunden umlegen.
Die Verwaltungskostenstellen werden auf die Unternehmensbereiche umgelegt.
Damit ergibt sich die (vereinfachte) Ergebnisdarstellung (vgl. Abb. 11.22).
Die grauen Felder sind Rechenfelder, die übrigen sind die definierten Wert-
felder.



 

 

  



    
 
   
 
   

       
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   % 
Abbildung 11.22 Betriebsergebnisschema der Kunz AG

11.2 Grundlagen des Controlling 409


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

11.3 Fragen
1. Die Anwendungskomponente Finanzwesen enthält verschiedene Teil-
komponenten. Um welche Teilkomponenten handelt es sich dabei?
2. Zur Darstellung der unterschiedlichen Unternehmensstrukturen stehen
im R/3-System für Anwendungskomponenten verschiedene Organisa-
tionselemente zur Verfügung. Welche Organisationselemente werden
in der R/3-Finanzbuchhaltung verwendet?
3. Erläutern Sie die SAP-Begriffe »Mandant«, »Buchungskreis« und »Ge-
schäftsbereich«.
4. Kontenplan und Buchungskreis sind zwei wesentliche Elemente der R/3-
Finanzbuchhaltung. Welche Beziehung besteht zwischen ihnen?
5. Im R/3-System wird zwischen »Stamm-« und »Bewegungsdaten« unter-
schieden. Nennen Sie Stammdaten, die in der SAP R/3-Finanzbuchhal-
tung typischerweise geführt werden.
6. Der »Beleg« ist im R/3-System nach einer bestimmten Struktur aufge-
baut. Beschreiben Sie diese Struktur. Was versteht SAP unter dem »Be-
legprinzip«?
7. Der Beleg im R/3-System erfordert bestimmte Mindesteingaben. Welche
Eingaben müssen mindestens erfasst werden, damit der Beleg gebucht
werden kann?
8. Die Belegnummer spielt im R/3-System eine bedeutende Rolle. Welche
Hauptfunktion erfüllt die Belegnummer? Welche Arten der Belegnum-
mernvergabe gibt es?
9. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Belegart zugeordnet werden. Welche
Funktionen hat das Kennzeichen »Belegart« im SAP R/3-System?
10. Nennen Sie die Teilkomponenten der Anwendungskomponente Con-
trolling.
11. Erläutern Sie den Unterschied zwischen primärer und sekundärer Kostenart.
12. Für welche Verrechnungstechniken werden Leistungsarten benötigt?
13. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine Planung auf
einer Kostenstelle durchgeführt werden kann?
14. Wodurch unterscheiden sich statistische Innenaufträge von den sonsti-
gen Controlling-Innenaufträgen?
15. Was bedeutet der Begriff »Standardpreisgesteuertes Material«?
16. Seitens der Geschäftsführung besteht die Anforderung, monatlich eine
Produkt- und Kundendeckungsbeitragsrechnung zu erstellen. Dazu sol-
len auch kalkulatorische Wertansätze verwendet werden. In welcher An-
wendungskomponente bilden Sie diese ab?

410
Sandini Bib

11

11.4 Lösungen
1. Die Anwendungskomponente Finanzwesen enthält verschiedene Teil-
komponenten. Um welche Teilkomponenten handelt es sich dabei?
Das R/3-Finanzwesen umfasst folgende Teilkomponenten:
a) Hauptbuchhaltung (FI-GL)
b) Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
c) Kreditorenbuchhaltung (FI-AP)
d) Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
e) Konsolidierung (FI-LC)
f) Spezielle Ledger (FI-SL)
g) Reisemanagement (FI-TV)
h) Bankbuchhaltung (FI-BL)
2. Zur Darstellung der unterschiedlichen Unternehmensstrukturen stehen im
R/3-System für Anwendungskomponenten verschiedene Organisations-
elemente zur Verfügung. Welche Organisationselemente werden in der
R/3-Finanzbuchhaltung verwendet?
Für die SAP R/3-Finanzbuchhaltung stehen folgende Organisationsele-
mente zur Darstellung der spezifischen Unternehmensstruktur zur Verfü-
gung:
a) Mandant
b) Konzernunternehmen (Gesellschaft)
c) Buchungskreis
d) Geschäftsbereich
e) Mahnbereich
f) Kreditkontrollbereich
3. Erläutern Sie die SAP-Begriffe »Mandant«, »Buchungskreis« und »Ge-
schäftsbereich«.
Ein Mandant ist eine für sich handelsrechtlich, organisatorisch und daten-
technisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems mit ge-
trennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen.
Der Buchungskreis ist im SAP R/3-System grundsätzlich eine bilanzie-
rende Einheit. Er enthält die Datenbasis zur Erstellung der Bilanz und der
GuV.
Ein Geschäftsbereich dient grundsätzlich zu Auswertungszwecken. Darüber
hinaus besteht die Möglichkeit, geschäftsbereichsintern Bilanzen und Ge-
winn- und Verlustrechnungen zu erstellen, die jedoch nicht den Anforderun-
gen externer Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen entsprechen.
4. Kontenplan und Buchungskreis sind zwei wesentliche Elemente der SAP
R/3-Finanzbuchhaltung. Welche Beziehung besteht zwischen ihnen?
Jeder Buchungskreis wird einem Kontenplan zugeordnet. Einem Konten-
plan können mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

11.4 Lösungen 411


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

5. Im SAP R/3-System wird zwischen »Stamm-« und »Bewegungsdaten«


unterschieden. Nennen Sie Stammdaten, die in der SAP R/3-Finanzbuch-
haltung typischerweise geführt werden.
Im SAP R/3-System werden für die Finanzbuchhaltung folgende Stamm-
daten geführt:
a) Sachkontenstammdaten
b) Debitorenstammdaten
c) Kreditorenstammdaten
d) Bankenstammdaten
e) Summendaten
6. Der »Beleg« ist im SAP R/3-System nach einer bestimmten Struktur auf-
gebaut. Beschreiben Sie diese Struktur. Was versteht SAP unter dem »Be-
legprinzip«?
Der Beleg im SAP R/3-System besteht aus einem Belegkopf und mindes-
tens zwei (maximal 999) Belegpositionen. Unter dem Belegprinzip ver-
steht SAP die Tatsache, dass alle Geschäftsvorfälle in Form von Belegen
erfasst und gespeichert werden.
7. Der Beleg im SAP R/3-System erfordert bestimmte Mindesteingaben.
Welche Eingaben müssen mindestens erfasst werden, damit der Beleg ge-
bucht werden kann?
Der Beleg in der SAP R/3-Finanzbuchhaltung erfordert folgende Min-
desteingaben im Belegkopf:
a) Belegdatum
b) Buchungsdatum
c) Belegart
d) Buchungskreis
e) Währung
In der Belegposition müssen folgende Angaben gemacht werden:
a) Buchungsschlüssel
b) Konto
c) Betrag
d) Darüber hinaus kann ein Beleg nur gebucht werden, wenn er abschlie-
ßend den Saldo null aufweist.
8. Die Belegnummer spielt im SAP R/3-System eine bedeutende Rolle. Wel-
che Hauptfunktion erfüllt die Belegnummer? Welche Arten der Beleg-
nummernvergabe gibt es?
Zweck der Belegnummer ist die Identifizierung des Belegs und die Refe-
renzdarstellung zwischen »Maschinenbeleg« und Originalbeleg. Im SAP
R/3-System existieren zwei Arten der Belegnummernvergabe:
a) Interne Belegnummernvergabe (fortlaufende Vergabe durch das Sys-
tem)
b) Externe Belegnummernvergabe (»manuelle« Erfassung durch den An-
wender)

412
Sandini Bib

11
9. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Belegart zugeordnet werden. Welche
Funktionen hat das Kennzeichen »Belegart« im SAP R/3-System?
Die Belegart übernimmt im SAP R/3-System folgende Funktionen:
a) Differenzierung der Geschäftsvorfälle (Ablagekriterium)
b) Zuordnung des Belegnummernkreises
10. Nennen Sie die Teilkomponenten der Anwendungskomponente Controlling.
Gemeinkostencontrolling (CO-OM), Produktkostencontrolling (CO-PC),
Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA).
11. Erläutern Sie den Unterschied zwischen primärer und sekundärer Kostenart.
Primäre Kostenarten besitzen ein entsprechendes Konto in der Finanz-
buchhaltung und erhalten von dort die Daten für die Kostenrechnung.
Sekundäre Kostenarten werden nur in der Kostenrechnung, beispiels-
weise für Umbuchungen oder Verrechnungen, genutzt und dürfen da-
her nicht in der Finanzbuchhaltung, sondern nur vom Controlling ge-
pflegt werden.
12. Für welche Verrechnungstechniken werden Leistungsarten benötigt?
Leistungsarten werden benötigt bei der direkten innerbetriebliche Leis-
tungsverrechnung (vorgangsbezogene Verrechnung) und bei der indi-
rekten Leistungsverrechnung (periodenbezogene Verrechnung). Bei die-
sen Verrechnungstechniken werden keine Kosten verrechnet, sondern
Leistungsmengen, die mit Preisen (Tarifen) bewertet werden.
13. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine Planung auf
einer Kostenstelle durchgeführt werden kann?
Kostenstelle und Kostenart, die beplant werden sollen, müssen für den
Planungszeitraum gültig angelegt sein. Plandaten werden in Versionen
abgelegt. Es muss also mindestens eine Version für den Planungszeit-
raum angelegt sein. Zusätzlich ist es erforderlich, dass der Planungsvor-
gang einem Belegnummernkreis zugeordnet ist.
14. Wodurch unterscheiden sich statistische Innenaufträge von den sonsti-
gen Controlling-Innenaufträgen?
Innenaufträge sind Kontierungsobjekte, die für spezifische innerbetriebli-
che Maßnahmen eingesetzt werden. Die »echten« Innenaufträge sind
dabei in Plan und Ist voll in die Werteflüsse des Gemeinkostencontrollings
integriert. Sie werden durch Buchungen aus der Finanzbuchhaltung be-
lastet. Diese und die Belastungen aus CO-Verrechnungen können am
Monatsende abgerechnet werden. Statistische Aufträge werden dann
verwendet, wenn für bestimmte Sachverhalte eine weitere Detaillierung
der Kostenstellenrechnung erforderlich ist (Beispiel: fahrzeugbezogene
Fuhrparkkosten). D.h. die »echte« Primärkostenbuchung aus der Finanz-
buchhaltung wird auf die Kostenstelle und nur zusätzlich statistisch auf
den Auftrag gebucht. Diese Aufträge lassen sich nicht abrechnen. Im
Rahmen der Planung können sie beplant werden, sind jedoch nicht plan-
integriert zur Kostenstellenrechnung.

11.4 Lösungen 413


Sandini Bib

11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

15. Was bedeutet der Begriff »Standardpreisgesteuertes Material«?


Die Materialbewertung in den Anwendungskomponenten Materialwirt-
schaft und Finanzbuchhaltung kann entweder standardpreisbasiert oder
auf Basis eines gleitenden Durchschnittswert basieren. Ein Standardpreis
wird über eine Plankalkulation (in der Regel zu Beginn des Geschäftsjah-
res) ermittelt. Nachdem die Kalkulation freigegeben wurde, ist der Stan-
dardpreis im Materialstamm hinterlegt. Lagerzugänge, die Bestandsfüh-
rung und Lagerentnahmen werden zum Standardpreis bewertet. In der
Ergebnisrechnung CO-PA werden bei der Fakturaübernahme die Her-
stellkosten zum Standardpreis bewertet. Für die Kostenträgerrechnung
ist das Vorhandensein eines Standardpreises die Voraussetzung für eine
Abweichungsermittlung und -analyse. Die Abweichungen können eben-
falls in die Ergebnisrechnung übernommen werden.
16. Seitens der Geschäftsführung besteht die Anforderung, monatlich eine
Produktdeckungsbeitragsrechnung zu erstellen. In welcher Anwendungs-
komponente bilden Sie diese ab?
Eine Produktergebnisrechnung – mit aussagefähigen Deckungsbeitrags-
stufen – wird mit der Ergebnisrechnung CO-PA abgebildet. Dazu sind
Produkt und Kunde als Merkmal anzulegen. Da mit kalkulatorischen
Wertansätzen gearbeitet werden soll (z.B. kalkulatorisch ermittelter
Skontoabzug) ist die kalkulatorische Ergebnisrechnung einzusetzen. Im
Gegensatz zur Ergebnisrechnung der Komponente CO-PA wird die Pro-
fitcenter-Rechnung dazu eingesetzt, Ergebnisse von am Markt selbstän-
dig operierenden Unternehmenseinheiten abzubilden.

414
Sandini Bib

Kapitel 12
Die Personalwirtschaft in
SAP R/3 Enterprise
12.1 Organisationseinheiten: Unternehmens- und
Personalstruktur 418
12.2 Personaladministration 420
12.3 Personalzeitwirtschaft 421
12.4 Personalabrechnung 424
12.5 Personalmanagement 425
12.5.1 Objektorientierung 426
12.5.2 Planungshilfen 428
12.5.3 Organisationsmanagement 428
12.5.4 Personalentwicklung 436
12.6 Veranstaltungsmanagement 439
12.7 Integration in das SAP R/3-System 441
12.8 Fragen 442
12.9 Lösungen 443

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Sandini Bib
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Die Personalwirtschaft in
SAP R/3 Enterprise
Um den unterschiedlichen Anforderungen aus dem Personalbereich gerecht
zu werden, bietet die Lösung mySAP Human Resources (mySAP HR) ein
breites Anwendungsspektrum.
Die Personalwirtschaft untergliedert sich in folgende Anwendungskompo-
nenten:
• Personalmanagement (HR-PA) mit Beschaffung, Administration, Aufbau-
organisation oder Personalentwicklung
• Personalzeitwirtschaft (HR-PT) mit Zeitdatenerfassung, Personaleinsatz-
planung oder Zeitauswertung
• Personalabrechnung (HR-PY) mit einer Vielzahl von länderspezifischen
Varianten
• Veranstaltungsmanagement (HR-PE)
Diese Funktionen gestatten eine umfassende Planung und Steuerung der
personalwirtschaftlichen Tätigkeiten von der Organisations- und Kostenpla-
nung über die Personalentwicklung bis hin zur Personaleinsatzplanung.
Um eine integrierte Bearbeitung der personalwirtschaftlichen Aufgaben zu
ermöglichen, wird selbstverständlich in den Anwendungen häufig auch auf
die Daten der anderen Anwendungen zugegriffen, so beispielsweise im Rah-
men des Vergütungsmanagements auf die Organisationsstruktur aus dem
Organisationsmanagement, auf die Mitarbeiterdaten aus der Personaladmi-
nistration und auf die Beurteilungsergebnisse aus der Personalentwicklung.
Zum besseren Verständnis wollen wir die personalwirtschaftlichen Funktio-
nen zunächst an einem vereinfachten Musterprozess betrachten. Hierbei
handelt es sich um eine vereinfachte Darstellung der personalwirtschaftli-
chen Funktionen und Prozesse in einem Unternehmen. Diese Prozesssicht
verdeutlicht die Verknüpfung der einzelnen Komponenten.
Das Organisationsmanagement dient zur Abbildung des Unternehmens mit
seiner Organisations- und Berichtsstruktur.
Mit den in SAP R/3 zur Verfügung stehenden Auswertungen kann anschlie-
ßend der aktuelle Personalbedarf durch die Identifizierung der vakanten Po-
sitionen im Unternehmen ermittelt werden. Dieser Personalbedarf löst den
Beschaffungsprozess innerhalb der Anwendungskomponente Personalbe-
schaffung aus.

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12 Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

Im Rahmen der Personalbeschaffung können dann die entsprechenden Be-


schaffungsmaßnahmen geplant und verwaltet werden, beispielsweise das
Schalten von internen und externen Stellenanzeigen, die Administration der
eingehenden Bewerbungen sowie die Bewerbervorauswahl. Nach Abschluss
der Vorstellungsrunden wird dem geeigneten Kandidaten ein Vertragsange-
bot unterbreitet, und nach erfolgter Vertragsunterschrift können die Stamm-
daten des Bewerbers in die Personaladministration übernommen werden. Zu
diesem Zeitpunkt wird erstmals die Personalnummer vergeben. Anschlie-
ßend werden die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters um alles Not-
wendige ergänzt.
Nach Abschluss der Personalstammdatenerfassung stehen die Mitarbeiter-
daten in allen personalwirtschaftlichen Komponenten zur Verfügung.
Nun können die Zeitdaten des Mitarbeiters erfasst und bewertet werden und
die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durchführbar. Wenn der Mitarbeiter
auf eine Dienstreise geht, kann er oder eine beauftragte Person die entstan-
denen Reisekosten mit Hilfe des R/3-Systems abrechnen. Außerdem ist es
möglich, die Abrechnungsergebnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur
Kosten- und Budgetplanung des nächsten Jahres heranzuziehen.
Die notwendigen Einführungsveranstaltungen und Seminare zur Einarbei-
tung des neuen Mitarbeiters können mit Hilfe des Veranstaltungsmanage-
ments geplant und durchgeführt werden.
Um die Daten komfortabel auszuwerten, stehen im Informationssystem
zahlreiche Berichte und Werkzeuge zu Verfügung.

12.1 Organisationseinheiten: Unternehmens- und


Personalstruktur
Durch den Einsatz der Komponente Personaladministration können Sie Ar-
beitnehmerdaten verwalten und auswerten. Voraussetzung hierfür ist jedoch
die systemseitige Definition der Unternehmens- und Personalstruktur.
Bei der Abbildung der Unternehmensstruktur legen Sie den generellen Auf-
bau Ihres Unternehmens fest. Zur Strukturierung eines Unternehmens oder
einer Unternehmensgruppe stehen Ihnen die Organisationseinheiten Man-
dant, Buchungskreis, Personalbereich und Personalteilbereich zur Verfü-
gung. Während Mandant und Buchungskreis auch in anderen Applikationen
verfügbar sind, werden der Personalbereich und der Personalteilbereich aus-
schließlich in der Anwendungskomponente Personalwirtschaft (HR) verwen-
det. Bei der Definition dieser beiden Organisationseinheiten muss demnach
keine Abstimmung mit anderen Anwendungskomponenten erfolgen.

Mandant und Buchungskreis


Der Mandant steht stellvertretend für die Unternehmensgruppe oder das
einzelne Unternehmen. In den Buchungskreisen werden die selbständigen

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12
Firmen der Unternehmensgruppe dargestellt. Die Personalbereiche unter-
gliedern den Buchungskreis in die verschiedenen Unternehmensbereiche. In
den Personalbereichen werden in der Regel die verschiedenen Standorte des
Unternehmens abgebildet.
Beispiel: Die IDES-Gruppe als Mandant ist in die Buchungskreise IDES AG,
IDES UK und IDES US Inc. unterteilt. Der Buchungskreis der IDES AG wird
wiederum in die Personalbereiche Frankfurt, Hamburg und Dresden unter-
gliedert. Der Personalbereich Frankfurt wird in die Personalteilbereiche Zen-
trale und Produktion aufgeteilt.
Beim Unternehmen ONLY sind Mandant und Buchungskreis identisch. Die-
ser Buchungskreis wird in die Personalbereiche Farben, Lösungsmittel und
Kosmetik unterteilt. Dem Personalbereich Kosmetik sind wiederum die Per-
sonalteilbereiche Frankfurt und Stuttgart zugeordnet.

Mitarbeitergruppe und Mitarbeiterkreis


Bei der Abbildung der Personalstruktur definieren Sie die möglichen Arbeit-
geber/Arbeitnehmer-Verhältnisse in Ihrem Unternehmen. Die hierfür zur
Verfügung stehenden Strukturierungselemente sind die Mitarbeitergruppe
und der Mitarbeiterkreis. In der Mitarbeitergruppe nehmen Sie zunächst eine
grobe Einteilung der Mitarbeiter vor. Diese Grobunterteilung der Mitarbeiter
wird mit Hilfe des Mitarbeiterkreises verfeinert.
Beispiel: Ein Unternehmen kann zwischen den Mitarbeitergruppen Aktive,
Rentner, Vorruheständler und Externe unterscheiden. Zu der Mitarbeiter-
gruppe der Aktiven zählen unter anderem die Mitarbeiterkreise der leitenden
Angestellten, der Angestellten und der Gewerblichen.

Auswirkungen von Unternehmens- und Personalstruktur


Die Strukturierungselemente der Personalwirtschaft dienen unter anderem
zur Berechtigungsprüfung. Sie werden in Selektions- und Auswertungskrite-
rien verwendet und ermöglichen die Generierung von Vorschlagswerten.
Darüber hinaus enthalten sie wichtige Steuerungsinformationen für die wei-
tere Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Dies gilt insbesondere für die Perso-
nalteilbereiche und die Mitarbeiterkreise.
Beispiel: Beim Unternehmen ONLY existieren an den verschiedenen Stand-
orten unterschiedliche Arbeitszeitpläne. Diese wurden bei den jeweiligen
Personalteilbereichen entsprechend hinterlegt.
Das Unternehmen ONLY beschäftigt unter anderem leitende Angestellte,
Angestellte und Auszubildende. Sie werden alle auf monatlicher Basis be-
zahlt. Um die monatliche Abrechnung systemseitig zu steuern, wurden diese
Mitarbeiterkreise gruppiert, und die entsprechende Abrechnungsregel wurde
zugeordnet.

12.1 Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur 419


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12 Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

12.2 Personaladministration
Sobald die Unternehmens- und Personalstruktur definiert und im System
hinterlegt ist, kann die Arbeit der Endanwender beginnen.

Datenersterfassung, Infotypen
Haben Sie sich für die Einstellung eines Mitarbeiters entschieden, müssen zu-
nächst einmal seine Daten im System erfasst werden. Zur Datenerfassung
werden Ihnen so genannte Infotypen zur Verfügung gestellt. Infotypen (In-
formationstypen) sind (aus der Sicht des Endanwenders) Bildschirmmasken,
die inhaltlich ähnliche Daten zusammenfassen. Da Sie bei einer Ersterfassung
sehr viele Infotypen pflegen müssen, werden alle notwendigen Infotypen
gruppiert und nacheinander zur Pflege angeboten. Man spricht bei einer sol-
chen Gruppierung auch von Maßnahmen. Die im Rahmen einer Maßnahme
angebotenen Infotypen werden im Customizing definiert.
Um die Ersterfassung von Daten zu beschleunigen, haben Sie darüber hinaus
die Möglichkeit der Maßnahmen-Schnellerfassung. Hierbei werden auf einer
einzigen Bildschirmmaske ausschließlich die Mussfelder der benötigten Info-
typen zur Pflege angeboten.
Mitarbeiterdaten verändern sich. Sie können deshalb auf alle Infotypen
eines Mitarbeiters einzeln zugreifen und die verschiedenen Pflegefunktionen
ausüben. Hierzu zählen das Anlegen, das Kopieren sowie das Ändern und
Löschen von Infotypsätzen.

Historienfähigkeit
Beim Anlegen neuer Infotypen bleiben vergangenheitsbezogene Daten im
System erhalten. Bedingt ist diese so genannte Historienfähigkeit durch die
zeitabhängige Speicherung der Daten. Für jeden neuen Infotypsatz erfassen
Sie einen spezifischen Gültigkeitszeitraum im System. Unterstützt wird die
Historienfähigkeit durch die so genannte Zeitbindung von Infotypen. Je nach
zugeordneter Zeitbindung endet bei der Neuanlage eines Infotypsatzes der
vormals gültige Infotypsatz automatisch bei Gültigkeitsbeginn des neuen.
Um sich über Daten einzelner Mitarbeiter zu informieren, können Sie sich
alle Infotypsätze aufgelistet oder einzeln anzeigen lassen. Darüber hinaus
steht Ihnen die Funktion der Personalakte zur Verfügung, mit der Sie sich alle
zu einem Mitarbeiter vorhandenen Infotypsätze aller angelegten Infotypen
anschauen können.
Ergeben sich Änderungen bei Mitarbeiterdaten, die mehrere Mitarbeiter
gleichzeitig betreffen, bietet Ihnen das System die Möglichkeit der Infotyp-
Schnellerfassung. Mit deren Hilfe können Sie auf einer Bildschirmmaske be-
stimmte Daten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig pflegen.

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