Benutzerhandbuch SAP R/3 Grundlagen

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Dokumentation fr die Anwender zu Grundlagen von SAP R/3 Release 4.6b Darstellung der Vorgehensweise, zu pflegenden Feldern und Auswertungsmglichkeiten

Erstellt von: Mathias Girlich Kai Vollmar

SAP-ZUGANG@admin.uni-giessen.de

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Benutzerhandbuch SAP R/3 Grundlagen Inhaltsverzeichnis

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A. Grundlagen von SAP R/3 _____________________________________ 3

1. 2. a) b) c) d) e) 3. 4. 5. a) b) 6. 7. Kurzportrt der Firma SAP und ihrer Produkte ________________________ 3 Oberflche und Handling ____________________________________________ 3 Technische Namen ________________________________________________ 3 Das SAP-Fenster __________________________________________________ 4 Elemente in SAP R/3_______________________________________________ 5 Navigation im SAP-System _________________________________________ 6 Navigation mit der Befehlszeile ______________________________________ 7 Mgliche Eingabewerte anzeigen lassen ________________________________ 8 Hilfefunktionen ___________________________________________________ 10 Drucken _________________________________________________________ 10 Standarddruck ___________________________________________________ 10 SAPscript_______________________________________________________ 13 Excel Download ___________________________________________________ 14 Abmelden ________________________________________________________ 16

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A. Grundlagen von SAP R/3

In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen berblick ber die Software SAP R/3. Darber hinaus wird die Oberflche und das Handling detailliert dargestellt.

1. Kurzportrt der Firma SAP und ihrer Produkte

1972 grndeten ehemalige IBM Mitarbeiter die Firma SAP mit dem Stammsitz in Walldorf. Die Buchstaben SAP stehen fr Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Das R steht fr Realtime und bedeutet, dass eingegebene Daten sofort verbucht bzw. aktualisiert werden. Im Gegensatz hierzu werden bei Buchungssystemen von Banken die Daten tagsber eingegeben und nachts automatisch gebucht bzw. aktualisiert. Die 3 steht fr die dritte Version dieses Softwareprodukts. SAP R/3 ist ein so genanntes ERP-System. So bezeichnet man eine Anwendungssoftware, die als integrative betriebswirtschaftliche Gesamtlsung alle wesentlichen Funktionen der Administration, Disposition und Fhrung im Unternehmen untersttzt. Das System besteht aus Modulen, die sich den drei groen betrieblichen Bereichen Rechnungswesen, Logistik und Personal zuordnen lassen.

2. Oberflche und Handling

a) Technische Namen
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die Technischen Namen (Transaktionscodes) einblenden knnen. Diese bentigen Sie, wenn Sie Befehle ber die Befehlszeile eingeben mchten (vgl. Punkt e).

Abbildung 1: Technische Namen Seite 3 von 16 SAP R3 Grundlagen.doc

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Klicken Sie bitte auf Zustze und Einstellungen (Abbildung 1) und in der darauf folgenden Maske auf "technische Namen anzeigen" (Abbildung 2) und besttigen diese mit .

Abbildung 2: Technische Namen anzeigen

b) Das SAP-Fenster

Abbildung 3: Das SAP Fenster

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Menleiste ber die Menleiste kann der Anwender zu einer bestimmten Transaktion gelangen, die jedoch von der jeweiligen Anwendung abhngig sind, die gerade bearbeitet wird. Systemfunktionsleiste Die Systemfunktionsleiste enthlt das Befehlsfeld und Drucktasten fr hufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern, Besttigen oder Abbrechen. Titelleiste Die Titelleiste zeigt den Namen der aktuellen Anwendung (z.B. Kontoauszug) Anwendungsfunktionsleiste Die Anwendungsfunktionsleiste enthlt Schaltflchen und Symbole zu der jeweils aufgerufenen Transaktion

c) Elemente in SAP R/3

Element/Drucktaste Funktionsname Enter Bedeutung Durch Anklicken dieser Taste besttigen Sie die auf einem Datenbild gettigten Eingaben (Optional: ENTER Taste auf Ihrer Tastatur ausfhren). Sie knnen Ihre Arbeit mit dieser Funktion nicht sichern!! Feld zur Eingabe von Befehlen (Transaktionscodes) Durch Anklicken dieses Symbols sichern Sie Ihre Arbeit. Durch Anklicken gelangen Sie zum vorherigen Bildschirm Sie beenden Ihre aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zur SAPEbene zurck. Die aktuelle Anwendung wird abgebrochen, ohne Ihre Daten zu sichern. Daten auf den aktuellen Bildschirmbild werden ausgedruckt Sie knnen nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild bentigen. Sie knnen eine erweiterte Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild bentigen. Durch Anklicken fhren Sie eine Aktion aus
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Befehlsfeld Sichern Zurck Beenden

Abbrechen Drucken Suchen Weiter suchen Ausfhren

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Benutzerhandbuch SAP R/3 Grundlagen Element/Drucktaste Funktionsname Werteliste

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Bedeutung ffnet eine Werteliste, welche eine Auswahl mglicher Feldinhalte enthlt Mehrfachselektion Nach Anklicken ffnet sich eine Tabelle, in der Sie zustzliche Selektionen vornehmen knnen Hilfe Durch Anklicken dieser Taste zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem sie den Cursor positioniert haben.

d) Navigation im SAP-System
Um im SAP-System bestimmte Anwendungen (Transaktionen) aufzurufen, knnen Sie sich des so genannten Navigationsbereichs bedienen. Beim Aufruf der SAP-Benutzeroberflche erscheint das in Abbildung 4 abgebildete Benutzermen. Sie gelangen zu den Verschiedenen Transaktionen, indem Sie mit der Maus auf klicken oder mit einem Doppelklick auf den Verzeichnisnamen und so die Verzeichnisse ffnen.

Abbildung 4: Benutzermen

Wird ein Menpunkt per Mausklick geffnet, zeigt der vorangestellte Pfeil nicht mehr nach rechts, sondern nach unten. Unter dem ausgewhlten Menpunkt zeigen sich weitere Untermens. Zeigt sich kein Pfeil mehr vor dem Meneintrag, sondern dieses Zeichen , so handelt es sich um eine Transaktion, die durch einen doppelten Mausklick aufgerufen werden kann. Das System schliet das Benutzermen und fhrt die ausgewhlte Funktion aus. Wird die Transaktion beendet, erscheint automatisch wieder das Benutzermen.
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e) Navigation mit der Befehlszeile

Eine weitere Mglichkeit, bestimmte Transaktionen aufzurufen, bietet die so genannte Befehlszeile (Abbildung 5) in der Systemfunktionsleiste.

Abbildung 5: Befehlszeile

Anstatt eine Anwendung ber das Benutzermen auszuwhlen, knnen Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes direkt eine Anwendung starten. Wenn Sie bspw. Die Transaktion ZK2 hufig verwenden, erreichen Sie die angestrebte Funktion durch Eingabe des Codes in die Befehlszeile sehr viel schneller. Beispiel: Aufruf des Kontoauszuges In der Befehlszeile Tragen Sie bitte ZK2 ein und klicken auf oder bettigen die Eingabe Taste (ENTER) auf ihrer Tastatur sie gelangen direkt in die Anwendung (vgl. Abschnitt zum Kontoauszug).

Abbildung 6: Eingabe eines Transaktionscode

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3. Mgliche Eingabewerte anzeigen lassen

Wenn Sie herausfinden mchten, welche Werte Sie in ein Eingabefeld eingeben knnen, knnen Sie sich bei einigen Feldern eine Liste mit den mglichen Werten anzeigen lassen. Aus dieser Liste knnen Sie dann den gewnschten Wert auswhlen und in Ihr Eingabefeld bernehmen. Wenn eine Auswahlliste vorhanden ist, dann erscheint beim klicken in ein Feld (1.) rechts neben diesem Feld die Wertehilfe-Drucktaste (Abbildung 7)

Abbildung 7: Wertehilfe-Drucktaste

In der folgenden Bildschirmmaske erhalten Sie vielfltige Mglichkeiten nach Projektnummern zu suchen (Abbildung 8).

Abbildung 8: Suchhilfe zu Projekten Seite 8 von 16 SAP R3 Grundlagen.doc

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In den Feldern ohne Auswahloptionen knnen Sie einen Freitext eingeben. Zu den Feldern mit Auswahloptionen knnen Sie sich durch Mausklick auf ten anzeigen lassen. weitere Eingabemglichkei-

Nach dem Sie ihre Daten1 eingegeben haben, klicken Sie bitte auf und das/die Ergebnis(se) erscheinen. Den gewnschten Wert knnen Sie mittels klick auf die Projektnummer in den Kontoauszug bernehmen (Abbildung 9).

Abbildung 9: Beispiel Suchhilfe

Bei der Suche geben Sie bitte immer einen Stern (*) ein, da ansonsten die Werte nicht gefunden werden knnen.

Bei Freitexteingabe unterscheidet das System zwischen Gro- und Kleinschreibung. Der Eintrag *nest* wrde zu keinem Treffer fhren. Seite 9 von 16 SAP R3 Grundlagen.doc

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4. Hilfefunktionen
Sie knnen sich einen Hilfetext zu einem bestimmten Feld anzeigen lassen, indem Sie den Cursor in ein Feld positionieren und anschlieend die Hilfe-Drucktaste ( ) anklicken oder F1 auf ihrer Tastatur eingeben.

5. Drucken

a) Standarddruck
Zum ausdrucken klicken Sie bitte auf und es ffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 10)

Abbildung 10: Druckfenster

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Klicken Sie bitte in das Feld "Ausgabegert" , lschen den Wert "Windows Default Drucker" und tragen anschlieend LPDF in das Feld ein. Hiernach klicken Sie bitte auf bildung 9). (Ab-

Abbildung 11: Drucksteuerung

Im folgenden Fenster klicken Sie bitte auf

(Abbildung 12).

Abbildung 12: Adobe Druckfenster

Ihre Windows Drucksteuerung ffnet sich und Sie knnen den Druck auf Ihrem lokalen Drucker starten (Abbildung 13).

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Abbildung 13: Windows Drucksteuerung

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b) SAPscript
Bentigen Sie einen Ausdruck des Kontoauszugs in der gewohnten Form, so klicken Sie bitte auf und es ffnet sich ein Dialogfenster fr die Drucksteuerung. Dort klicken Sie wie oben detailliert beschrieben in das Feld Ausgabegert und tragen dort LPDF ein (Abbildung 14).

Abbildung 14: Drucksteuerung

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6. Excel Download
Sie knnen sich Daten aus dem SAP R/3 System in einer Excel Tabelle anzeigen lassen. Klicken Sie im Kontoauszug auf und besttigen alle nachfolgenden Hinweisfelder mit Ja.

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In dem folgendem Beispiel wird der Kontoauszug auf dem Desktop gespeichert. Sie mssen aber vorher die Dateiendung txt durch xls ersetzen.

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7. Abmelden
Wenn Sie Ihre Aufgaben abgeschlossen haben oder kurz eine Pause einlegen wollen, sollten Sie sich aus dem SAP R/3-System abmelden. Nur so kann sichergestellt werden, dass kein anderer Benutzer mit Ihrer Zugangsberechtigung im System arbeiten kann. Sie knnen sich aus jeder Bildschirmmaske heraus abmelden. Klicken Sie in der Menleiste auf SYSTEM und im aufklappenden Men auf ABMELDEN. Im folgenden Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie sich abmelden wollen. Diese Fragen besttigen Sie mit Ja.2 Anschlieend schlieen Sie bitte Ihren Internet Browser!

Abbildung 15: Abmelden

Der Hinweis, dass Nicht gesicherte Daten verloren gehen erscheint immer, auch dann wenn Sie ihre Daten vorher gesichert haben. Seite 16 von 16 SAP R3 Grundlagen.doc