SAPMail V1

Universitt Zrich
SAP CM SAP Mail

SAP Campus Management
SAP Business Workplace / SAP Mail

Version 1.0, 31.03.2009

Inhalt:
Einstieg in SAP Mail, Eingang, Ausgang, Anlegen von Mappen,
Dokumente erstellen und senden, Vertretung aktivieren,
Antworten verfassen, erneutes Versenden fehlerhafter Mails

SAP CM SAP Business Workplace Seite 2 von 35

090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung........................................................................................................................................ 4
1.1 SAP Mail / Business Workplace............................................................................................. 4
1.2 Einsatzmglichkeiten.............................................................................................................. 4
1.3 Einfhrungshinweise .............................................................................................................. 4
2 Einstieg in SAP Mail........................................................................................................................ 5
2.1 Einstieg................................................................................................................................... 5
2.2 bersicht ber den Business Workplace................................................................................ 5
3 Eingang........................................................................................................................................... 7
3.1 Arbeiten mit Workflows (Verwalten von Workitems und Dokumenten) .................................. 7
3.2 Arbeiten mit Dokumenten..................................................................................................... 10
4 Ausgang........................................................................................................................................ 11
5 Ordner anlegen............................................................................................................................. 12
6 Anlegen einer Vertretung.............................................................................................................. 15
6.1 Aktivieren/deaktivieren einer Vertretung............................................................................... 18
6.2 Vertretung bernehmen........................................................................................................ 18
7 Erstellen und senden von Dokumenten........................................................................................ 21
7.1 Dokument anlegen und senden............................................................................................ 21
7.2 Vorgehen.............................................................................................................................. 21
7.3 Weitere Eigenschaften beim Senden eines Dokumentes..................................................... 25
7.4 Antworten ............................................................................................................................. 26
8 Erneutes versenden von fehlerhaften E-Mails aus SAP ............................................................... 31
8.1 Erneut versenden................................................................................................................. 31
8.2 Fehlermeldungen.................................................................................................................. 33
9 Suche des aktuellen Besitzers weitergeleiteter Workitems........................................................... 34

090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe

Information zum Dokument

Versionsverwaltung
Version Datum Status nderungen / Bemerkungen Krzel
0.1 27.06.2007 Template AHA
0.2 26.01.09 Draft Ergnzung der Dokumentation um die
Kapitel 8 und 9
HBE
1.0 31.03.09 Dokumentation Ergnzungen zu den Kapiteln 3.2, 4.0, 8.
sowie neue Gliederung des
Inhaltsverzeichnisses
HBE


090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe

1 Einleitung
1.1 SAP Mail / Business Workplace
Diese Unterlagen geben Ihnen einen Einblick in die Prozesse SAP Business Workplace und zeigen
Ihnen unter anderem, wie Sie Dokumente erstellen, versenden und erhaltene Dokumente und
Workflows beantworten knnen.

1.2 Einsatzmglichkeiten
Der Business Workplace bietet eine einheitliche Arbeitsumgebung, in dem jeder SAP-User seinen
Anteil an den Geschfts- und Kommunikationsprozessen in der UZH erledigen kann. Im Business
Workplace erhalten Sie alle Workitems, die Ihnen im Rahmen des SAP Business Workflow
zugeordnet sind, und bearbeiten Dokumente, die Ihnen von Personen oder von SAP-Anwendungen
gesendet wurden. J edem User steht eine Ablage zur Verfgung, in der er Dokumente und
Arbeitsvorgnge verwalten kann. Weiterhin kann jeder User Informationen lesen oder selbst zur
Verfgung stellen.

1.3 Einfhrungshinweise
Der Business Workplace ist Voraussetzung fr die Benutzer, die in der UZH am SAP Business
Workflow teilnehmen. Auch das Senden in und aus den SAP-Anwendungen wird ber den Business
Workplace abgewickelt. Deshalb wird in vielen Anwendungen ein direkter Absprung in den Business
Workplace angeboten. Zustzlich kann diese Komponente fr das gesamte interne und externe
Mailing der UZH eingesetzt werden.

Erklrungen zu SAP-Objekten finden Sie im Glossar auf dem Web unter
http://www.id.uzh.ch/hilfe/glossar/CM-Glossar.html
oder
http://help.sap.com/saphelp_pserv471/helpdata/DE/35/2cd77bd7705394e10000009b387c12/frameset.htm

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2 Einstieg in SAP Mail
2.1 Einstieg
SAP Mail kann wie folgt gestartet werden:
- Transaktion SBWP oder
- via SAP Men

2.2 bersicht ber den Business Workplace


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Erklrung der wichtigsten Arbeitsumfelder des Business Workplaces
Arbeitsumfeld Definition Beschreibung
Eingang

Im Bereich Dokumente finden
Sie alle an Sie gerichteten
Dokumente sowie die
Wiedervorlagen.
Im Bereich Ungelesene
Dokumente erhalten Sie davon
nur die, die Sie noch nicht
gelesen (d.h. in der Vorschau
angezeigt) haben.
Wokflow zeigt Ihnen die Anzahl
noch zu bearbeitender
Workflows an (siehe Kapitel 3.2).
Ausgang

Im Bereich Dokumente erhalten
Sie eine bersicht und
Informationen ber von Ihnen
gesendete Dokumente und
Workflows.
Wiedervorlage

Im Bereich Dokumente werden
Ihnen die Dokumente, die Ihnen
an einem Termin in der Zukunft
im Eingang wiedervorgelegt
werden, vorbergehend
abgelegt.
Persnliche Ablage Hier steht Ihnen eine selbst zu
erstellende Mappenstruktur zum
Verwalten Ihrer Dokumente,
Nachrichten, Verteilerlisten und
Arbeitsvorgnge zur Verfgung.
Allgemeine Ablage

Hier steht Ihnen eine Mappen-
struktur zum unternehmens-
weiten oder gruppenspezifischen
Verffentlichen und Verwalten
von Informationen sowie zum
berechtigungsabhngigen Zugriff
auf diese Information zur
Verfgung.
Abonnierte Mappen Hier werden Ihnen Ihre
abonnierten Mappen angezeigt.
Papierkorb

Hier werden gelschte Mappen,
Dokumente, Verteilerlisten und
Arbeitsvorgnge vorbergehend
abgelegt mit der Mglichkeit, das
Lschen wieder rckgngig zu
machen.


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3 Eingang
Im Eingang knnen Sie an Sie gesendete Dokumente und Ihnen zugeordnete Workitems anzeigen
und bearbeiten. Der Eingang ist in verschiedene Bereiche unterteilt, der die Gesamtliste danach filtert,
auf welche Informationen zugegriffen werden mchte.

Der Eingang fasst verschiedene Arbeitslisten zusammen:
Arbeitsliste Inhalt Klassifizierung
Dokumente An Sie gesendete Dokumente und Wiedervorlagen

Workitems Ihnen zugeordnete Workitems des SAP Business Workflow

Die Klassifizierung dient dazu, die verschiedenen Funktionen fr Workitems und fr Dokumente
auseinanderzusteuern. Somit werden dem Benutzenden im jeweiligen Kontextmen nur die
Funktionen angeboten, die fr den gewhlten Eintrag mglich sind.

3.1 Arbeiten mit Workflows (Verwalten von Workitems und Dokumenten)
Titel Beschreibung
Verwendung Im Workflow-Eingang wird die Worklist des
angemeldeten Benutzenden angezeigt.
Ansicht Die Worklist kann als Gesamtsicht oder nach den
folgenden Gruppierungskriterien angezeigt
werden:
- Nach Aufgaben
- Nach Inhalt
- Nach Inhaltsart
- Nach Ordnungsbegriff
Weitere Ansichten:
- berfllige Eintrge
- Terminmeldungen
- Fehlerhafte Eintrge

3.1.1 Workflow-Funktionen
Der Bildbereich, in dem die Worklist angezeigt wird, besitzt eine Drucktastenleiste, welche die
Workflow-Funktionen enthlt. Einzelne Funktionen werden unten nher erlutert.


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Ausfhren

Damit ein Workitem ausgefhrt werden kann, muss es sich im Status bereit oder im Status in Arbeit
befinden.

Annehmen

Durch das Annehmen reserviert der/die Endbenutzende ein Workitem fr sich zur Ausfhrung. Das
Workitem muss dafr im Status bereit sein. Dieses Workitem ist damit fr die brigen Empfnger nicht
mehr sichtbar. Der Status des Workitems geht aus dem Status bereit in den Status angenommen
ber.

Achtung! Wird ein Dokument oder ein Workitem geffnet, wird es automatisch bernommen
(andere Personen knnen das Dokument/Workitem nicht mehr sehen). Gegebenenfalls muss
das Workitem/Dokument manuell zurck gelegt werden (siehe Zurcklegen ).

Zurcklegen

Durch das Zurcklegen gibt der/die Endbenutzende das Workitem aus seiner Reservierung frei und
macht es allen ursprnglichen Empfngern wieder zugnglich. Der Status geht dabei aus dem Status
angenommen wieder in den Status bereit ber.

Anlagen verwalten

J edem Workitem knnen ein oder mehrere Anlagen zugeordnet werden. Anlagen sind Dokumente, die
entweder mit einem SAPscript-Editor (Dokumenttyp RAW, SCR) erstellt oder mit einer PC-Anwendung
(Dokumenttyp DOC, URL, PPT, XLS, PDF,) erfasst und dann importiert werden.

Es ist sowohl mglich, neue Dokumente als Anlage zu erfassen, als auch Anlagen aus vorhandenen Dateien zu
erstellen.
Vorhandene Anlagen zu einem Workitem sind in der Spalte Anlagen gekennzeichnet:

Mit einem Klick auf erscheint ein Men, in welchem Sie die Anlagen verwalten knnen:

Achtung: dieses Men erscheint nur, wenn Sie auf den Button klicken,
bei einem Klick auf wird sogleich ein Dokument angelegt.

Die Funktionen des Mens im berblick:

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Anlage anzeigen: Zeigt die Anlage des markierten Items an.
Anlage anlegen: Whlen Sie den richtigen Typ Ihrer Anlage aus

Wenn ein vorhandenes Dokument vom PC in die Anlage importiert werden soll, den Button Import
anklicken:

ndern: Zeigt alle nderbaren Anlagen eines Workitems an:

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Lschen: Zeigt alle lschbaren Anlagen eines Workitems an.

Weitere Funktionen

z.B.: auf erledigt setzen, Ausfhrung
ablehnen, etc.

3.2 Arbeiten mit Dokumenten
Sie knnen an Sie gesendete Dokumente und Wiedervorlagen beantworten, weiterleiten, bearbeiten
und senden. Siehe Kapitel 7.


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4 Ausgang
Im Ausgang werden die versendeten Dokumente, die ausgefhrten Workitems und die gestarteten
Workflows abgelegt. Dadurch erhlt man eine bersicht ber die erledigte Arbeit und der Status der
Dokumente, Workitems und flows kann weiterverfolgt werden.
Der Ausgang ist in verschiedene Bereiche unterteilt, der die Gesamtliste danach filtert, auf welche
Informationen zugegriffen werden mchte (z.B. nur auf versendete Dokumente).

Versendete Dokumente
Bei Dokumenten, die nur an einen Empfnger gesendet wurden, wird direkt in der Liste der
Sendestatus angezeigt. Es knnen darber hinaus weitere Sendeinformationen zu einzelnen
Dokumenten aufgerufen werden.
Der Administrator kann in den Allgemeinen Einstellungen ein Verfallsdatum fr den Ausgang
einstellen, damit die Liste nicht zu lang wird.
Dokumente, die nicht gelscht werden sollen, knnen in der Mappe Persnliche Ablage abgelegt
werden.

Versendete Workitems
Wie auch bei den versendeten Dokumenten sind unter den Funktionen Gestartete Workflows,
Selbst ausgefhrte Workitems und Weitergeleitete Workitems Informationen zu den jeweiligen, von
Ihnen bereits bearbeiteten Workflows/-items abrufbar.

Voraussetzungen
Dokumente werden beim Senden automatisch in den Ausgang abgelegt, wenn dies in den
Persnlichen Einstellungen so angegeben ist. Beim Senden knnen die Voreinstellungen auf dem
Sendedialogfenster gendert werden. Es kann auch eine persnliche Mappe als alleiniger oder
zustzlicher Ablageort fr die versendeten Dokumente festgelegt werden.


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5 Ordner anlegen
5.1.1 Persnlichen oder allgemeinen Ordner anlegen

Whlen der Ablage / Mappe (Persnliche / Allgemeine Ablage), in der die neue Mappe angelegt
werden soll > Men Mappe > Neue anlegen

In den Feldern Mappe einen Namen und eine kurze Bezeichnung angeben.

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Flag Indizierung setzen, um die Mappe fr eine schnellere Suche zu indizieren.
Mit dem Setzen des Flag Vertrauliche Informationen kann anderen Mitarbeitenden der Zugriff auf
die Mappe verweigert werden.
Mit die neue Mappe anlegen.

5.1.2 Besonderheiten beim Anlegen eines allgemeinen Ordners
Besonderheiten beim Anlegen eines Allgemeinen Ordners:

Lebensdauer: Angeben der Anzahl Tage, nach denen Objekte, die nicht mehr gendert werden,
automatisch aus der Mappe gelscht werden sollen. Wenn das Feld frei gelassen wird, werden die
Objekte nur dann automatisch gelscht, wenn ihnen ein eigenes Verfallsdatum zugeordnet ist.
Mappenbereich, -zugriffsrecht: Angeben, ob alle Benutzer auf die Mappe zugreifen sollen
(Mandantenmappe) oder nur die Benutzenden, die auf der Registerkarte Berechtigungen
aufgelistet werden (Gruppenmappe).

Zugriffsrechte angeben:
- Mandantenmappen: Zugriffsrechte gelten fr alle, ausser fr die, denen auf der Registerkarte
Berechtigungen ein anderes Zugriffsrecht aufgelistet ist.

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- Gruppenmappen: Zugriffsrecht wird allen Benutzenden, die auf der Registerkarte
Berechtigungen aufgelistet werden, automatisch zugeordnet, sofern nicht explizit ein anderes
Zugriffsrecht angegeben wird.
Beim Anlegen einer Gruppenmappe auf der Registerkarte Berechtigungen die Benutzenden
angeben, die mit der zugeordneten Berechtigung auf die Mappe zugreifen drfen. Dabei knnen
einzelne Benutzende, Organisationseinheiten und Allgemeine Verteilerlisten angeben werden. Bei
Mandantenmappen knnen hier die Benutzenden angegeben werden, die auf die Mappe mit einer
anderen als dem auf der Registerkarte Eigenschaften angegebenen Zugriffsrecht zugreifen
drfen.


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6 Anlegen einer Vertretung
Wenn Sie fr Ihre Abwesenheiten eine Vertretung bestimmen mchten, gehen Sie folgendermassen
vor: whlen Sie im Men Einstellungen -->Workflow-Einstellungen -->Vertreter pflegen.

Abb. 1
Es erscheint die Maske Persnliche Vertreter:

Abb. 2
Markieren Sie Ihren Namen und klicken Sie auf den Button . Es ffnet sich das Suchhilfefenster
mit den Reitern Suchbegriff und Benutzer nach Adressdaten (Abb. 3 und 4). Whlen Sie die fr
Sie passende Funktion aus und suchen Sie nach der Person, welche die Vertretung bernehmen soll:


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Abb. 3 Abb. 4

Abb. 5
Besttigen Sie mit Enter. Es ffnet sich das Dialogfenster Detailbild Vertretung (Abb. 6):

Abb. 6
Geben Sie unter Daten zur Vertretung den Vertretungs-Zeitraum ein.
Im Feld Profil knnen Sie durch die Angabe eines Vertreterprofils den Umfang der Workitems
festlegen, welcher Ihrer/m Vertreter/in angezeigt werden soll.
Setzen Sie den Haken bei der Checkbox Vertretung aktiv und speichern Sie Ihre Eingaben. In der
Fusszeile des SAP-Bildschirms erscheint die Meldung .
Die Vertretung ist nun aktiv, was in der Maske Persnliche Vertreter durch eine grne Box
gekennzeichnet wird (Abb. 7).

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Achtung: wenn Sie keinen Haken setzen, werden die zu bernehmenden Workitems fr den/die
Vertreter/in nicht sofort sichtbar. Der Status der Vertretung ist deaktiviert. Dies bedeutet, dass die
entsprechende Person die Vertretung zuerst akzeptieren bzw. bernehmen muss (s. Kapitel 6.2).
Wie in Abb. 7 ersichtlich, knnen mehrere Vertretungen (aktive, wie inaktive) erfasst werden. Inaktive
Vertretungen machen zum Beispiel fr Krankheitsabwesenheiten Sinn, welche ja in der Regel nicht
einplanbar sind. Halten Sie deshalb z. B. die Mitarbeiter Ihres Teams stets im Status deaktiviert,
damit diese Ihre Vertretung bernehmen knnen, sollten Sie einmal krank werden oder aus einem
anderen unerwarteten Grund abwesend sein.

Abb. 7
Der Status kann jederzeit gendert werden! Bitte beachten Sie dazu Kapitel 6.1
Wollen Sie die eingegeben Daten ndern, knnen Sie mit einem Klick auf den Button
(Auswhlen) das Fenster Detailbild Vertretung (Abb. 6) erneut aufrufen.
Mit der Funktion (Abgrenzen) knnen Sie auch nur das bis-Datum des Vertretungs-
Zeitraumes anpassen.
Soll eine Vertretung gelscht werden, markieren Sie diese und klicken Sie auf .
wird nicht gepflegt. Erscheint beim Anlegen des/r Vertreter/in nicht
automatisch das Fenster Persnlicher Vertreter (Abb. 2), kann mit diesem Button zwischen den
beiden Vertreter-Arten gewechselt werden. In der SAP-Fusszeile erscheinen dann folgende
Meldungen: bzw. .

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6.1 Aktivieren/deaktivieren einer Vertretung
Den Status der angelegten Vertretungen knnen Sie ber Einstellungen -->Workflow-Einstellungen -
->Vertreter aktivieren / deaktivieren ndern. Es erscheint wie in Abb. 2 die Maske Persnliche
Vertreter, jedoch mit unterschiedlichen Funktionsbuttons:

Abb. 8
Zum Aktivieren einer Vertretung, markieren Sie diese und klicken anschliessend auf . Zum
Deaktivieren whlen Sie .
6.2 Vertretung bernehmen
Sind Sie von jemandem als Vertretung eingeplant und es wurde (noch) kein Haken bei der Checkbox
Vertretung aktiv gesetzt, oder bernehmen Sie bei einem Krankheitsfall vorbergehend die
Vertretung, knnen Sie diese wie folgt bernehmen: whlen Sie dazu im Men Einstellungen -->
Workflow-Einstellungen -->Vertretung bernehmen (Abb. 9).

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Abb. 9
Es erscheint das Fenster Vertretung auswhlen (Abb. 10):

Abb. 10
Markieren Sie die Person, fr welche Sie die Vertretung bernehmen wollen und bettigen Sie den
Button oder aktivieren Sie alternativ die Checkbox neben dem Namen. Besttigen Sie mit .

Wechseln Sie nun im Business Workplace auf Ihre Inbox, erscheint die Meldung bernahme der
aktiven Sichten und Vertretungen (Abb. 11), in welcher Sie zur Besttigung aufgefordert werden,
dass Sie die Vertretung bernehmen werden:

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Abb. 11
Besttigen Sie durch das Ankreuzen der Checkbox und einem Klick auf . Die Workitems ihres/r
Teamkollegen/in werden nun ersichtlich.

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7 Erstellen und senden von Dokumenten
7.1 Dokument anlegen und senden
Dokumente knnen im Eingang, Ausgang, in der Persnlichen und Allgemeinen Ablage angelegt
werden. In den Persnlichen Einstellungen knnen die Benutzenden festlegen, welche PC-
Dokumenttypen zum Anlegen im Business Workplace direkt unter einem selbst whlbaren Namen
(z.B. MS Word-Dokument fr DOC) angeboten werden.
Dokumente knnen angelegt werden, indem
- neue Dokumente mit oder ohne Vorlage angelegt werden
- neue PC-Dokumente angelegt oder auf dem PC vorhandene als Dokumente im Business
Workplace angelegt werden
Bei arbeitsaufwendigen PC-Dokumenten ist es empfehlenswert, diese zunchst auf dem PC
anzulegen und offline zu bearbeiten. Danach kann dann das vorhandene Dokument ber die Import-
Funktion im Business Workplace angelegt werden (siehe Abschnitt 7.2.2).

7.2 Vorgehen
7.2.1 Kurznachricht anlegen und senden

Den Button Neue Nachricht whlen >es ffnet sich ein neuer Modus.

Titel des Dokuments angeben und Text eingeben.

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Gegebenenfalls in die Registerkarte Eigenschaften wechseln, um
- der Kurznachricht ein Verfallsdatum zuzuordnen
- die nderbarkeit, Sensitivitt, Prioritt oder die zugeordnete Sprache zu ndern
- eine andere als die voreingestellte Mappe als Ablageort anzugeben. Standardmssig ist der
Ausgang voreingestellt.

Mit dem Button kann eine Anlage (z.B. ein .doc, das auf dem PC liegt) angehngt werden.
die Registerkarte Anlagen wird hinzugefgt.

Den Empfnger und den zugehrigen Empfngertyp angeben (siehe 7.3.1).
wenn an Empfnger gesendet wird, die nicht in der Adressverwaltung gespeichert sind, mssen
die direkten, der jeweiligen Kommunikationsart entsprechenden Empfngertypen (z.B.
Internetadresse bei externen Email-Adressen) gewhlt werden.
J edem Empfnger knnen die Sendeattribute Express, Kopie oder Geheime Kopie zugeordnet
werden (siehe 7.3.2).


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Gegebenenfalls in die Registerkarte Sendeoptionen wechseln, um
- weitere Sendeattribute (im Hintergrund senden, kein Weiterleiten) anzugeben
- die Voreinstellung, ob die Nachricht nach dem Senden im Ausgang abgelegt werden soll, zu
ndern
- festzulegen, dass die Nachricht zu einem spteren Datum versendet werden soll
- beim externen Senden die Voreinstellung, bei welcher Art von Sendestatus eine Rckmeldung
gewnscht wird, zu ndern.
Den Button whlen, um die Nachricht zu versenden

Unabhngig davon, ob die Nachricht direkt gesendet oder zuerst nur verfasst wird, wird sie beim
Sichern abhngig von den Einstellungen in den Persnlichen Einstellungen in den Ausgang und/oder
in die fr versendete Dokumente festgelegte Mappe abgelegt.

7.2.2 Auf dem PC vorhandenes Dokument importieren und senden

Im Listenfeld von die Funktion Import auswhlen.

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Im Dialogfenster zum gewnschten PC-Ordner navigieren und das Dokument mit einem
Doppelklick auswhlen.

Das Dokument wird in der aktuellen Mappe (standardmssig ist Ausgang eingestellt) angelegt.
Dabei wird automatisch der vorhandene Dateiname ohne Dateierweiterung als Titel bernommen.

Das Dokument markieren und den Button whlen.
Den/die Empfnger eingeben und nochmals den Button whlen, um das Dokument
abzuschicken.
Mglicherweise erscheint beim Anlegen eines neuen PC-Dokuments aus dem Business Workplace
heraus von der PC-Anwendung die Meldung, dass die Datei nicht geffnet werden kann, weil sie nicht
dem Format der Anwendung entspricht. In diesem Fall kann folgendes gemacht werden:

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Zuerst das Dokument in der PC-Anwendung anlegen, und dann das vorhandene Dokument mit der
Import-Funktion im Business Workplace anlegen.

Verfallsdatum
Fr Dokumente, die einen zeitlich begrenzten Informationswert besitzen, kann ein Verfallsdatum angegeben
werden. Bei Erreichen dieses Datums werden die Dokumente automatisch gelscht. Mit Hilfe des
Verfallsdatums wird das System entlastet und die eigenen Aufrumarbeiten werden verringert.
Allgemeine Mappen und der Ausgang enthalten Angaben zur Lebensdauer der darin enthaltenen Dokumente.
Wenn diese Lebensdauer abgelaufen ist, wird das betroffene Dokument auch dann aus dieser Mappe gelscht,
wenn das dem Dokument zugeordnete Verfallsdatum einen spteren Zeitpunkt angibt. Die Lebensdauer wird in
den allgemeinen Mappen von einem Mappenverantwortlichen gepflegt. Fr den Ausgang wird sie von der
Administration in den Allgemeinen Broeinstellungen festgelegt.

Beim Anlegen eines Dokuments wird das von der Administration festgelegte Verfallsdatum voreingestellt. Die
Benutzenden knnen diesen Wert jederzeit in den Eigenschaften eines Dokuments berschreiben.

7.3 Weitere Eigenschaften beim Senden eines Dokumentes
Hier werden weitere, in Abschnitt 7.1 nicht behandelte Eigenschaften aufgefhrt.

Dokumente knnen intern und extern verteilt werden. Beim internen Senden werden Dokumente an
SAP-Benutzende im selben System gesendet.

7.3.1 Empfngerangaben

Die Empfnger eingeben:
- Email-Adresse >Enter (definiert Empfngertyp)
- SAP-Username >Enter (bentigt keinen Empfngertyp)
Achtung: es werden nicht alle Empfngertypen untersttzt.
Bei SAP-Benutzernamen wird empfohlen, das Flag Express anzuwhlen (siehe 7.3.2).


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7.3.2 Sendeattribute
Express

Wenn die Empfnger online mit dem entsprechenden SAP-System
verbunden sind, erhalten sie eine Benachrichtigung ber den Erhalt der
Expressnachricht.
wird bei internem Versenden empfohlen, da die Empfnger sonst
keine Meldung erhalten
Kopie (Cc)

Kopien werden zur Kenntnisnahme gesendet. Nur mglich, wenn
Geheime Kopie nicht ausgewhlt wurde.
Geheime Kopie (Bcc)
Die Empfnger einer geheimen Kopie werden nur den einzelnen
Empfngern selbst und dem Sender in der Empfngerliste angezeigt.
Die Empfnger knnen eine geheime Kopie weder weiterleiten noch
ausdrucken

7.4 Antworten
Wenn Sie ein Dokument mit Sendeattribut Express versenden, erhlt der Empfnger eine
Information, dass er ein Expressdokument erhalten hat.

Mit dem Button Eingang werden Sie automatisch in der Mappe Eingang > Ungelesene Dokumente
verwiesen.
Die mit gekennzeichneten Dokumente wurden per Express versendet.
Das Icon zeigt an, dass dem Dokument ein Anhang beigefgt ist.

Um eine Antwort zu verfassen, mssen Sie die Meldung mit Doppelklick ffnen:

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7.4.1 Aktivitten
Ein erhaltenes Dokument kann mit oder ohne Vorlage beantwortet werden. Bei beiden Funktionen
besteht die Mglichkeit, die Antwort an alle bisherigen Empfnger des gesendeten Dokumentes zu
senden.
Funktion Symbol/Button Beschreibung
Antworten

Die Eigenschaft des markierten Dokuments wird
bernommen. Als Empfnger ist der Sender automatisch
eingetragen.
Die Angaben im Kopf und auf dem Sendebildschirm
knnen gendert oder direkt besttigt werden.
Antworten mit Vorlage

Eigenschaften und Inhalt des markierten Dokuments
werden bernommen. Damit ist der Inhalt der
Korrespondenz nachlesbar. Als Empfnger ist der
Sender automatisch eingetragen.
Das empfangene Dokument dient als Vorlage fr das neu
erstellte Dokument (voreingestellt werden der
Dokumentkopf und falls vorhanden der Editorinhalt).
Diese Funktion ist z.B. sinnvoll, wenn der Absender ein
Formular versendet, das bearbeitet, oder wenn eine
Korrespondenz zurckverfolgt werden soll.

Fr die Antwort wird ein automatischer Titel mit dem Format RE: <Titel>erzeugt. Der Titel kann bei
Bedarf gendert werden.


090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

7.4.2 Antwort verfassen und senden

Nach dem Erfassen der Antwort in der Registerkarte Dokumentinhalt den Button whlen und
gegebenenfalls die anderen Empfnger des Dokuments eintragen.
Es knnen weitere Empfnger hinzugefgt, Sendeoptionen festgelegt, Anlagen angelegt und eine
Notiz erfasst werden.
Um die Antwort abzusenden, den Button whlen.

7.4.3 Briefwechselgeschichte

Die Briefwechselgeschichte zeigt die Korrespondenzliste zu einem Dokument. Sie existiert, wenn die
Antwortfunktion (siehe 7.4) verwendet wurde.
Mit Doppelklick auf das Symbol ist der Briefwechsel abrufbar.
Die Briefwechselgeschichte kann nur zwischen jeweils zwei Korrespondenten nachvollzogen
werden.


090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

1. Im Eingang werden in der Mappe
ungelesene Dokumente die noch nicht
gelesenen Meldungen aufgelistet.

2. Die mit gekennzeichneten
Dokumente wurden per Express
versendet.
3. Das Icon zeigt an, dass dem
Dokument ein Anhang beigefgt ist.
4. Das Dokument wird mit einem
Doppelklick geffnet:

090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

5. Der Anhang ist im Reiter Anlagen
ersichtlich.


090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

8 Erneutes versenden von fehlerhaften E-Mails aus SAP
Wenn Mails nicht versendet werden knnen, liegt in den meisten Fllen entweder ein technischer
Fehler vor oder die Email-Adresse ist nicht korrekt eingegeben worden.
8.1 Erneut versenden
Nicht abgeschickte Mails knnen nochmals gesendet werden. Die Liste Ihrer nicht versendeten Mails
rufen Sie mit der Transaktion SOSB auf.

In der Registerkarte Zeitraum das Sendedatum sowie die maximale Trefferzahl (500) eingeben.
Wollen Sie nur die fehlerhaften Mails anzeigen, setzen sie in der Registerkarte Sendestatus lediglich
das Flag Fehlerhaft und klicken auf .

Den fehlerhaften Sendeauftrag mit dem Button markieren. Bei mehreren Sendeauftrgen werden
alle markiert.

090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

Im Men Sendeauftrag > Senden wiederholen


090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

Der Sendeauftrag wird mit dem nchsten J ob erneut versendet. Sollte die bermittlung dieses Mal
gelingen, finden Sie das Mail nach einem Klick auf den Button Aktualisieren in der Liste der
Versendeten/bermittelten (Achtung: entsprechende Flags Wartend/Versendet/bermittelt unter
Sendestatus setzen).
8.2 Fehlermeldungen
Mit einem Klick auf die Statusampel erscheint eine Fehlermeldung, welche Ihnen Auskunft darber
gibt, weshalb das Mail nicht versandt werden konnte.

Die wichtigsten Fehlermeldungen:
Anzeige Vorgehen
Meldung 802:

>Prfen Sie die Empfngeradresse und
senden Sie die Nachricht ggf. an eine
korrigierte Adresse.
Meldung 806:

>Geben Sie einen gltigen Empfnger
an.
Meldung 817:

Die Nachricht konnte wegen eines
technischen oder eines Konfigurations-
fehlers im SAP-System nicht versendet
werden.
>Versuchen Sie es spter nochmals.
Meldung 829:

Es ist ein interner Fehler im Programm
aufgetreten.
>Geben Sie einen gltigen Empfnger
ein.
>Melden Sie diesen Fehler dem Support


090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

9 Suche des aktuellen Besitzers weitergeleiteter Workitems
Um herauszufinden, wer der aktuelle Besitzer eines Workitems ist, welches Sie zuvor weitergeleitet
haben, klicken Sie auf Ausgang -->Weitergeleitete Workitems in der Navigation des Business
Workplace (Abb. 1).

Abb. 1
Mit einem weiteren Klick auf den - Button gelangen Sie zur Maske Workflow-Protokoll (Abb.2),
wo sie das gesuchte Workitem vorfinden sollten:

Abb. 2
Klicken Sie auf , es erscheint die Maske Welche Bearbeiter mchten Sie anzeigen (Abb. 3):

Abb. 3

090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009

Whlen Sie . Im Fenster Empfnger:[Name des Workitems] werden alle
Bearbeiter angezeigt, welchen das Workitem zugesandt wurde. Der aktuelle Besitzer ist durch die
beiden Icons gekennzeichnet (Abb. 4):

Abb. 4

SAPMail V1

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