Ziele des Moduls

• Sie können Unternehmensabläufe

methodisch erschließen, analysieren
und verbessern.
• Sie verstehen den Nutzen integrierter
betriebswirtschaftlicher
Standardsoftware als Instrument zur
effizienten Abwicklung von
Geschäftsprozessen.
• Sie können in Projekten zur Auswahl
und Einführung von integrierter
betriebswirtschaftlicher
Standardsoftware mitwirken.
Einsatzbereiche
Einsatzbereiche
 Bevor man Geschäftsprozesse verbessern kann,
muss man diese überblicken und verstehen

Quelle: http://www.fabrik-im-seminarraum.de
Prozessmanagement

Geschäftsprozesse verstehen und

beherrschen ist nicht einfach, aber
wichtig. Denn mit Geschäftsprozessen
werden die Produkte und Leistungen
eines Unternehmens erstellt und
verkauft.
Auch nicht-wertschöpfende Prozesse,
wie z.B. die Abwicklung der
monatlichen Gehaltszahlung, sind
Gegenstand des
Prozessmanagements.

Quelle: DIN EN ISO 9004:2018, S. 26

 Beispiel: Verwaltungsprozess (Auftragsbearbeitung)

Die Geschäftsprozesse
funktionieren oft nicht
reibungslos. Schauen Sie sich
den Ablauf an und überlegen
Sie, welche
Verbesserungspotenziale es
hier gibt.

Quelle: Gadatsch, Grundkurs GPM, 2020, S. 36f

 Man findet in Prozessen fast immer
Verbesserungspotenziale.
„Eingespart werden können aber nicht nur Tage, sondern auch Gelder: Bislang
transportieren Kurierdienste die Papierrezepte zu den Rechenzentren; die Rezepte sind
gegen Verlust versichert. Diese relativ teure Versicherung kann bei einem E-Rezept
entfallen. Es kann nur noch der als ausgegeben signierte Datensatz eines E-Rezeptes
verloren gehen, was entsprechend niedriger versichert werden dürfte. Verschwindet der
Datensatz allerdings, bevor er zur Abrechnung bei der Kasse landet, gibt es nach dem
derzeitigen Datenflussmodell keine Erstattung. Gleichzeitig dürfte die Gefahr einer
Retaxation gegen Apotheken, sprich: Regressansprüchen der Krankenkassen bei Ausgabe
falscher oder falsch rabattierter Medikamente, deutlich niedriger werden.
Eine effizientere Datenökonomie ergibt sich auch aus einer anderen Vereinfachung der
Hintergrundprozesse. Zwar muss in der Apotheke nach wie vor jemand mit einem
Handscanner den QR-Code vom Papier oder Smartphone ablesen. Dafür müssen die
Rechenzentren und Online-Versender von Arzneimitteln deutlich weniger Papierrezepte
einscannen. So wurde bekannt, dass Marktführer DocMorris mit dem Sprung zum E-
Rezept 50 Mitarbeiter entlassen will, die bislang mit dem Scannen und der Kontrolle der
Rezepte beschäftigt sind. Ähnlich dürfte es bei den Rechenzentren aussehen, die ganze
Scan-Straßen stilllegen können.“
Quelle: D. Borchers, Gesunde Daten?, c‘t 2021, Heft 20, S. 120.
 Weitere Beispiele

1.

2.
Verschwendung im Büro

Quelle: Wagner / Lindner, WPM Wertstromorientiertes Prozessmanagement, S. 50

Prozessverbesserungen und IT
„Um sowohl die Durchlaufzeit als auch die Qualität bzw.
Fehleranfälligkeit des Erstellungsprozesses eines
Arbeitszeugnisses zu minimieren, bietet sich die
Implementierung der Software Verlingo an. Verlingo bietet
einen Zeugnisgenerator mit bis zu 7.000 juristisch geprüften
Formulierungen und Textbausteinen für Arbeitszeugnisse aller Verbesserungen
Art. […] Nachdem der Mitarbeitende seine Stammdaten und werden häufig
ausgeübten Tätigkeiten selbst eingetragen hat, verschickt das durch den
System eine Meldung an die Führungskraft. Diese muss nun Einsatz von
Software erreicht
die Eingaben seines Mitarbeitenden überprüfen und kann
diese gegebenenfalls überarbeiten. Anschließend kann die
Führungskraft die Fähigkeiten und Eigenschaften seines
Mitarbeitenden über einfache Notenvergabe beurteilen. Nun
erfolgt eine automatische Meldung an die Personalabteilung,
dass alle Daten vollständig im System vorliegen. Das
Arbeitszeugnis kann generiert und noch einmal angepasst
werden.“
 Geschäftsprozesse und Software
Betriebliche Software kann einzelne Prozess-Schritte unterstützen oder auch ganze
End-to-End-Prozesse. Wenn man z.B. eine neue Personalsoftware auswählt, schaut
man sich vorher genau an, welche Prozesse und Funktionen diese unterstützen soll.

Quelle: Tornack / Decker / Schumann, HMD (2014) 51:708–718

 SAP-Fallstudien
• Mit den SAP-Fallstudien erschließen Sie sich die typische Software-unterstützte
Durchführung von Geschäftsprozessen.
• In den Übungen bearbeiten Sie Geschäftsprozesse in der
betriebswirtschaftlichen integrierten Standardsoftware S/4HANA von SAP. Sie
werden erkennen, wie einzelne Bearbeitungsschritte miteinander zu Prozessen
verknüpft sind, auch abteilungsübergreifend.
• Folgende Bereiche (auch Module genannt) lernen Sie kennen:
• Vertrieb (SD)
• Materialwirtschaft (MM)
• Produktion (PP)
• Finanzbuchhaltung (FI)
• Kostenrechnung (CO)
• Personalmanagement (HCM)
 SAP-Fallstudien
• Zu den Modulen gibt es jeweils Folien mit einigen
einleitenden Informationen, Übungen und
Fallstudien. Sie sollten pro Modul zunächst die
Folien zumindest überfliegen. Danach machen Sie
die Übung. In den Übungen werden noch keine
Daten erfasst, Sie schauen sich nur wichtige
Transaktionen an. In den Fallstudien erzeugen Sie
dann Stammdaten und Belege. Dazu folgen Sie den
sehr detaillierten Anweisungen.
• Am Schluss der Fallstudien gibt es zumeist noch
jeweils eine Herausforderung. In den
Herausforderungen sollen Sie einen ähnlichen
Prozess bearbeiten, mit ähnlichen Daten, aber
möglichst ohne die Klick-Anleitung. Die
Herausforderung gehören auch mit zur
Prüfungsleistung.
 SAP-User
SAP-Fallstudien (für‘s Arbeiten im
SAP-System)
• Sie benötigen einen SAP-User. Diese User beginnen mit LEARN- dann folgt
eine dreistellige, individuelle Nummer, z.B. LEARN-027. Jeder bekommt
einen eigenen Benutzer. (z.B. LEARN-027)

• Im OPAL steht eine Liste der SAP-User, zugeordnet zu Ihrern

Matrikelnummern.
• In den Übungsunterlagen steht immer LEARN-###. Sie setzen für ###
immer Ihre Nummer ein.
• Mit diesem Benutzer (z.B. LEARN-027) melden Sie sich im SAP-System an,
und zwar in einem üblichen Internet-Browser unter folgendem Link:
https://a29z.ucc.ovgu.de/sap/bc/ui2/flp?sap-client=200&sap-
language=DE#Shell-home
• Das Initial-Passwort ist tlestart und der Mandant ist für alle 200.
UCC-User
(für‘s Freischalten
Das Passwort müssen Sie beim ersten Anmelden ändern.
der IP-Adresse
• Wenn Sie von zuhause oder am Strand mit dem System arbeiten wollen, zuhause)
müssen Sie vor dem Anmelden zunächst Ihre IP-Adresse freischalten.
Das müssen Sie normalerweise einmal am Tag machen, da Ihr Internet-
Provider Ihnen i.d.R. täglich eine neue IP-Adresse zuweist.
Sie haben für die IP-Freischaltung eine Mail (an Ihre HTWK-Mail-Adresse)
vom UCC-Magdeburg mit einem Link (http://dynamic.ucc.ovgu.de) und
einem UCC-User (H1042xxxx) erhalten.
Diesen User nicht mit Ihrem SAP-User LEARN-### verwechseln!
SAP-Fallstudien
• Bevor Sie mit den Fallstudien beginnen, sollten Sie sich mit dem SAP-Bedienkonzept und der
Übungsfirma vertraut machen (Unterlagen Teile 01, 02, 03).
• In 01 erhalten Sie einen Überblick über das SAP-System S/4HANA, seine Funktionalität und seine
Architektur. Wir verwenden das neue SAP-System in der Version S/4HANA mit der schicken FIORI-
Oberfläche. In den Folien finden Sie auch einige Informationen zu Veränderungen gegenüber der
Vorgängerversion.
• In 02 erhalten Sie einen Überblick über die Bedienung des Systems. Wie drückt man die richtigen
Knöpfe. Das sollten Sie nicht überspringen.
• In 03 geht es um die Übungsfirma Global Bike. Damit man Geschäftsvorfälle in einem SAP-System
bearbeiten kann, müssen Stammdaten angelegt sein. Das sind z.B. Kunden, Produkte, Konten,
Mitarbeiter oder Materialien. Solche Stammdaten sind in unserem System bereits angelegt, und
zwar für ein Unternehmen, das Fahrräder produziert und verkauft. In 03 verschaffen Sie sich
einen Überblick darüber. Damit Sie die Aufgaben besser nachvollziehen können, sollten Sie sich
das unbedingt anschauen.
• Dann folgen die o.g. betrieblichen Funktionsbereiche Verkauf bis Personal (04 bis 09). Hier gibt es
zunächst die Folien (Slides) mit wichtigen inhaltlichen Informationen. Dann gibt es die Übungen
(Exercises) für einen ersten Einstieg. Und weiterhin die Fallstudien (Case Studies) inklusive
Herausforderungen. Manchmal gibt es mehrere Fallstudien zu einem Modul! Es sind Fallstudien
und Herausforderungen zu bearbeiten. Zu den Fallstudien gibt es jeweils noch ein Data-Sheet-
Dokument. Dort sind wichtige Stammdaten vermerkt und Sie können es ausdrucken und
während der Bearbeitung eigene Stammdaten- und Belegnummern aufschreiben.
 SAP-Fallstudien
• Wenn etwas nicht funktioniert, liegt das oft daran, dass Sie ein Kreuzchen oder einen
Schlüssel vergessen haben einzutragen. Das kann auch in einem der vorherigen Schritte
passiert sein. Das müssen Sie dann prüfen, indem Sie die vorangegangenen Schritte
nochmal gründlich nachvollziehen. In der Praxis läuft das genauso. Das selbständige
Problemlösen gehört zum Lernziel.
• Verwechseln Sie nicht die drei Varianten „Anlegen“, „Ändern“, „Anzeigen“. Wenn Sie
z.B. eine Anfrage angelegt haben und diese danach nochmal ändern wollen, machen
Sie das mit der Funktion „Anfrage ändern“ und nicht nochmal mit „Anfrage anlegen“.
Manchmal gibt es aber auch nur eine „Verwalten“-Variante, in der Sie die Daten
anlegen, ändern und anzeigen können, z.B. bei „Geschäftspartner verwalten“.
• Es sind auch alle Knöpfe da, man muss sie nur auf dem Bildschirm finden. Ein Knopf
kann z.B. links oben sein, auch wenn man ihn rechts unten erwarten würde.
• Das System wird regelmäßig aktualisiert. Entsprechend können Bildschirmmasken von
den Unterlagen etwas abweichen. Es gehört zum Lernziel, damit umgehen zu können.
Auch im Unternehmen ändern sich Anwendungssysteme.
Typische kleine Probleme

Bei mir gibt es

das Material
nicht!

Lösung: Richtige
Materialnummer eintragen
Typische kleine Probleme
Bei mir gibt es
das Eingabefeld
„Kostenart“
nicht!

Lösung:
Mit der
Bildlaufleiste
nach unten
scrollen
 Typische kleine Probleme Ich kann keine
Steuerklassifikation
eintragen!

Lösung:
Vertriebsbereich
eintragen, dann
ENTER drücken.
→ Die Eingabefelder für
die Steuerklassifikation
erscheinen.
ENTER löst die
Prüfung und
Ergänzung der
aktuell eingetippten
Daten auf dem
Server aus.
 SAP-Fallstudien
• Achten Sie immer darauf, nur Ihre eigenen Daten zu verwenden und nicht die Ihrer
Kommilitonen (→ ###)!
• Schauen Sie sich bei jedem Schritt die Daten genau an, bevor Sie zum nächsten
Prozessschritt gehen. Wenn z.B. in SD das Angebot falsche Werte hat, dann führt das
Kopieren in den darauffolgenden Auftrag natürlich auch zu falschen Werten im Auftrag
und der Rechnung. Die Werte werden nicht automatisch richtig. Auch das ist im
Praxiseinsatz genauso.
• Wenn Sie merken, dass Sie etwas falsch eingegeben haben und sich dies nicht mehr
ändern lässt, fangen Sie am einfachsten wieder von vorne an, außer bei CO-CCA. Wenn
z.B. der Zahlungseingang am Ende des Sales-Prozesses nicht stimmt, fangen Sie
nochmal mit der Anfrage an. Das Stornieren vorheriger Prozessschritte wäre
mindestens ebenso aufwändig.
Sehen Sie das positiv, Wiederholung unterstützt das Verstehen.
 SAP-Fallstudien
• Man kann Stammdaten-Schlüssel wie Material- oder Kostenstellennummern nachträglich nicht mehr
ändern. Achten Sie sorgfältig auf jedes Zeichen/Ziffer. Auch in der Praxis muss man da achtsam sein, es
gibt stets konkrete Vorgaben für den Aufbau von Schlüsseln. Ist eine Kontonummer falsch vergeben,
müssen Sie eine neue Kontonummer anlegen.
• So legt z.B. Cost Accountant Jamie Shamblin Wert darauf, dass die in der Aufgabenstellung vorgegeben
Schlüssel und Bezeichnung für Konten, Kostenstellen etc. genau so vergeben werden, also z.B. nicht
KAN007 statt KANT1007. Buchhalter und Controller sind sehr penibel. Das gilt auch für Human Resources
Manager Chris Thomas. Der legt Wert darauf, dass die in der Aufgabenstellung vorgegeben Kurz- und
Langbezeichnungen für Abteilungen und Planstellen genau so vergeben werden, also z.B. nicht „007
Security Boss“ statt „007 Security Manager“.
• Ein „Zurücksetzen“ aller Daten eines Users ist nicht möglich. Wir arbeiten mit einem „normalen“ SAP-
System und auch dort kann man nicht mit einem Knopf alle Daten löschen, die Manuela Maier letzte
Woche eingetippt hat (→ Radierverbot!).
• Probleme können wir in der Übungszeit besprechen oder Sie schreiben mir eine Mail. Immer mit einer
nachvollziehbaren Problembeschreibung. „Auftrag anlegen geht nicht“ reicht nicht für eine
Problemanalyse!
• Schreiben Sie genau auf, bei welchem Schritt das Problem besteht (Die Fallstudienschritte sind alle
durchnummeriert.),
• was genau passiert und
• was Sie alles schon geprüft haben.
• Fügen Sie ein oder zwei aussagekräftige Bildschirmfotos hinzu.
• Und geben Sie immer Ihren SAP-User an (LEARN-###).
Sperren
Ein Objekt (Material, Kunde, Bestellung, Stelle, …)
kann nicht gleichzeitig in zwei Browserfenstern
bearbeitet werden. Sie erhalten dann eine Sperr-
Meldung. → Schließen Sie ein Browserfenster.

Es kann auch passieren, dass (zuhause) Ihre

Internetverbindung kurz unterbrochen wird.
Wenn Sie gerade bei der Bearbeitung eines
Objektes waren und dieses Objekt nach
wiederhergestellter Verbindung wieder öffnen,
kann eine Sperre angezeigt werden.
Auch das liegt daran, dass Objekte gegen eine
gleichzeitige Bearbeitung gesperrt werden. Die
Sperre wird normalerweise nach der Bearbeitung
wieder entfernt. Durch den Internetabbruch
bleibt die Sperre aber ggf. erhalten, auch wenn es
Ihr eigener User ist. → In so einem Fall muss man
„eine Weile“ warten, bis die Sperre automatisch
wieder entfernt wird.
 Eigenen Namen zum SAP-User eintragen
Um Missverständnisse zu vermeiden, können Sie zu Ihrem User Learn-### Ihren Namen
im System eintragen.

Über den Namen

Learn-### Ihre
Personalnummer
suchen

In den Pflegen-
Modus wechseln
Eigenen Namen zum SAP-User eintragen

Daten zur Person

auswählen und
ändern

Namen eintragen
und
Prüfungsleistung Beleg: Teil 1, SAP-Fallstudien (65 Punkte)
Aufgaben im SAP-System bearbeiten
(Fallstudien + vorhandene Herausforderungen):
1. SD (Vertrieb), 8 Punkte
2. MM (Einkauf), 8 Punkte
3. PP (Produktion), 8 Punkte
4. FI-AP (Kreditorenbuchhaltung), 6 Punkte
5. FI-AR (Debitorenbuchhaltung), 8 Punkte
6. CO-CCA (Kostenstellenrechnung), 9 Punkte
7. CO-PC (Kostenträgerrechnung), 8 Punkte
8. HCM I + II (Personalwirtschaft), 10 Punkte

Die Punktevergabe richtet sich nach dem Fertigstellungsgrad sowie

dem Unterstützungsbedarf.
Teilnahmebestätigung

Unabhängig von der Prüfungsleistung

bekommen Sie ein Zertifikat von mir, wenn
Sie die Geschäftsprozesse in SAP vollständig
und richtig bearbeitet haben.
Dort sind alle Module aufgeführt, die Sie
vollständig und richtig bearbeitet haben.
Buch zu den Fallstudien
Prüfungsleistung Beleg: Teil 2, Geschäftsprozessdiskussion (25 P.)

• In diesem Teil suchen Sie sich einen geeigneten Geschäftsprozess aus einem Unternehmen, einer Verwaltung,
einer Hochschule, einem Verein o.ä. aus, den Sie selbst erlebt haben und bei dem Sie ein signifikantes
Verbesserungspotenzial sehen.

• Benennen Sie den Prozess. Stellen Sie den Prozess vor und modellieren Sie den Ist-Stand in einer der beiden
Notationen eEPK oder BPMN. Erläutern, diskutieren und quantifizieren Sie die Probleme und
Verbesserungspotenziale, die Sie methodisch erschlossen haben. Überführen Sie Ihre Verbesserungsvorschläge
in ein Soll-Modell.

• Berücksichtigen Sie bei Ihrem Verbesserungsvorschlag die wirtschaftlichen und technischen

Rahmenbedingungen, Realisierbarkeit und Konsequenzen (ggf. Annahmen treffen, schätzen).

• Bewertungskriterien:

- fehlerfreie Modellierung
- systematische, methodische Prozessanalyse, beginnend mit der Prozessabgrenzung
- Literaturverwendung
- Quantifizierung der Verbesserungspotenziale
- Diskussion der Realisierbarkeit mit Berücksichtigung der Rahmenbedingungen, Voraussetzungen,
Konsequenzen, Kosten
- Gegenüberstellung von Aufwand und Nutzen bei einer Umsetzung
- Auswahl des Beispiels, Idee/Kreativität

• Richtwert für den Umfang: bis zu 10 Seiten für eine umfassende, detaillierte Prozessdiskussion mit vollständiger
Bearbeitung aller o.g. Aspekte
Prozessbeispiele
• Lieferantenreklamation anmelden
• Mietzahlungen überprüfen und
Kaltmieten-Ausschüttung auslösen
• Girokonto-Umzugsservice bearbeiten
• Bewerbungen bearbeiten
• Eingangsrechnungen bearbeiten
• Kundenbestellungen in einem
Buchladen bearbeiten
• Kundenerfasste Zählerstände
bearbeiten
• Feedbackgespräche durchführen
• Buch in einem Verlag lektorieren
• Leads erfassen und qualifizieren
• Produkte im Geschäft rabattieren
• Stundenzettel erstellen und
auswerten
• Lasertag-Runde vor- und nachbereiten
• Möbelmontage zum Möbelkauf
buchen
• Produktetikett erstellen
• Vertrag kündigen
• Gewerbesteuererklärung erstellen
• Arbeitszeit erfassen
• Materialien inventarisieren
• Hochzeitsequipment verleihen
• offene Rechnungen mahnen
• Boot verleihen
• Social Media Beitrag erstellen
„Nebenziele“
„Ich habe deshalb diesen Vorschlag meiner Chefin unterbreitet und er wurde
dankend umgesetzt. Nun haben wir am Bootsverleih eine Kleiderstange und
benutzen diese immer. Die Kleiderstange ist jetzt seit einer Woche im Einsatz und
es funktioniert alles so, wie erhofft. Auch der Motor wird immer ein- und
ausgeschaltet. Somit sparen wir viel Sprit und meine Chefin freut sich. Das mit der
Reservierung konnten wir noch nicht technisch umsetzen, dennoch fand meine
Chefin die Idee super und holt sich in nächster Zeit ein Angebot für einen solchen
Auftrag ein.
Somit war dieser Beleg erfolgreich für mich und für den Bootsverleih, ich habe
eine Prämie für diese Verbesserungsvorschläge bekommen.“

„… darüber hinaus wird das entstehende Soll-Modell, in Ergänzung zur bereits

existierenden Evaluation, als Entscheidungshilfe für betriebsinterne Führungskräfte
dienen, um über eine mögliche Integration eines Leaderfassungssystems bei xyz
abzustimmen. …“
Abgabe
• SAP-Aufgaben werden ja direkt im System bearbeitet. Daher ist keine
weitere Abgabe von Lösungszetteln o.ä. nötig.
• Geschäftsprozessdiskussion als pdf-Datei in OPAL-Abgabeordner
hochladen.
• Termin für beides: siehe OPAL-Abgabeordner

Tipp: ab der ersten

Vorlesungswoche
mit der Bearbeitung
beginnen
 Literatur und sonstige Quellen
• Gadatsch, A.: Grundkurs Geschäftsprozess-Management
• Horatzek, S.: Toolbox Prozessmanagement
• Schmelzer/Sesselmann: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis
• Dumas et al., Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements
• Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung
https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html
• DIN SPEC 90158 Handlungsleitfaden für ein strategisches und operatives Prozessmanagement in
der öffentlichen Verwaltung
• ISO 9000:2015 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe
• ISO 9001:2015 Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen
• ISO 9004:2018 Qualitätsmanagement – Qualität einer Organisation – Anleitung zum Erreichen
nachhaltigen Erfolgs
• Drumm/Scheuermann/Weidner, Einstieg in SAP S/4HANA: https://katalog.bib.htwk-
leipzig.de/permalink/49LEIP_HTWK/1eq81pt/alma99928695602586
• Kurbel, K.: Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management in der Industrie
• Zeitschrift ERP-Management: https://www.wiso-net.de/toc_list/ERP