Prozess MM-1

Bedarfs & Bezugsquellenermittlung fr Einkaufsmaterial

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Einordnung in Gesamtprozess

Einordnung aus Planungsgesichtspunkten

(Benz, 2011) Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Einordnung in Gesamtprozess

Einordnung aus Beschaffungsgesichtspunkten

(Benz, 2011) Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Bestellanforderungshandling & Bezugsquellenermittlung

Ziele:

Schnittstelle zwischen Materialbedarfsplanung und externer Beschaffung

Management der Zugangselemente fr fremdbeschafftes Material

Zugangselemente wurden in Materialbedarfsplanung generiert

Zugangselemente bilden Startpunkt fr operativen Beschaffungsprozess Potentiell manuelle nderung der vorgeschlagenen Zusatzelemente

nderung der Menge Entscheidung Beschaffung/ Eigenfertigung oder zumindest explizite Erzeugung der Bestellanforderungen Neue Zugangselemente auch fr Materialien, die z.B. nicht geplant wurden.

Feststellung mglicher Bezugsquellen/ Lieferanten zur Deckung der ermittelten Bedarfe Schrittweise Ermittlung, ob zeitlich gltige Quotierungen, Orderbucheintrge, Rahmenvertrge und Infostze vorhanden sind

Falls keine Bezugsquellen existieren, knnen durch Anfragen bei Lieferanten neue Bezugsquellen ermittelt werden

Bitte vergleichen Sie auch Kapitel 5.5.1 bis 5.5.3 im Buch von Benz
Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Bezugsquellenermittlung, Angebotsvergleich, Lieferantenauswahl

Der folgende Prozess stellt die Bezugsquellenermittlung, Angebotsvergleich, Lieferantenauswahl als EPK dar

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Definition Bestellprozess

Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (gekrzt)

Prozess zur rechtlichen Absicherung der Besitzbertragung und der organisatorischen Abwicklung dieser Aufgaben auf der Basis von Informationen aus der Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung und Einkaufspolitik. Der Bestellprozess setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen. Durch die Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung wird dem Einkufer die innerbetriebliche Nachfrage bermittelt. Die Einholung verschiedener Angebote erfolgt durch traditionelle Anfragen oder ber elektronische Mrkte oder elektronische Ausschreibungen. Im Rahmen der Angebotsbearbeitung werden die Angebote auf bereinstimmung mit internen Anforderungskriterien (z.B. Qualitt, Menge, Lieferzeit und Einkaufsbedingungen) geprft, nach dem Preis-Leistungs-Verhltnis untersucht und miteinander verglichen. bersendet der Lieferant eine Auftragsbesttigung, ist schlielich der Inhalt dieser Besttigung mit der Bestellung zu vergleichen, um die inhaltlich richtige Auftragsannahme zu kontrollieren. Der Bestellvorgang hat sich durch Nutzung internetbasierter Technologien signifikant verndert.

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Externe Beschaffung
Bestellanf.

Zahlungsabwicklung
Rechnung

Bedarfsermittlung

Bestellung

Das linke Bild zeigt den Standard-Einkaufsprozess in SAP Dies ist ein betriebswirtschaftlich relevanter Ablauf, der in einer hnlichen Form auch in anderen ERPSystemen implementiert ist Auch im echten Leben haben wir einen hnlichen Prozess

Rechnungsprfung

Bezugsquellenermittlung

WEB-Shops ALDI

Wareneingang
Bestellung

Lieferantenauswahl

Bestellanforderungshandling kann als Schritt 1 der externen Beschaffung gesehen werden Die Bestellanforderung ist das wesentliche Bewegungsdatum der ersten 3 Schritte Bezugsquellenermittlung ist der zweite Schritt innerhalb der externen Beschaffung Es knnen Schritte zur Lieferantenauswahl notwendig sein

Bestellberwachung

Bestellabwicklung

(SAP)

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Prozesse der Externen Beschaffung

1.

Bedarfsermittlung (PP)

Bedarfe knnen im Rahmen der Disposition entstehen oder manuell eingegeben werden

2.

Bezugsquellenermittlung
welche Lieferanten knnen zu welchen Konditionen das bentigte Material liefern ?

3.

Lieferantenauswahl
Nach Ermittlung mglicher Bezugsquellen kann die tatschliche Bezugsquelle (ein Lieferant) festgelegt werden.

4.

Bestellabwicklung
Nach der Lieferantenauswahl wird die zugrunde liegende Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt Auch manuelle Erstellung der Bestellung mglich

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Prozesse der Externen Beschaffung

5.

Bestellberwachung

berwachung des Bearbeitungsstands der Bestellung Erzeugung der Mahnungen an den Lieferanten

6.

Wareneingang
Auf Grund der Bestellung liefert der Lieferant das Material Im Wareneingang wird die Ware mit Bezug zur Bestellung verbucht

7.

Rechnungsprfung (Link zu FI)

Lieferant sendet mit/nach Warenlieferung die entsprechende Rechnung Rechnung muss auf rechnerische und sachliche Richtigkeit berprft werden Bezug dabei auf Bestellungen und Wareneingnge

8.

Zahlungsabwicklung (FI)
Bezahlung der Rechnung via Zahlungslauf

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Definition Bestellanforderung

Definition laut SAP

Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

10

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Die Bestellanforderung

Bedarfe nach (externen) Materialien entstehen an unterschiedlichen Stellen

Als Produktionsmittel: bei unserem PC die fremdbeschafften Teile (direkte Materialien) Als Verbrauchsgut: etwa Bromaterial (indirekte Materialien)
Interne Belege, mit denen der Einkauf aufgefordert wird, ein Material in bestimmter Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

Diese Bedarfe werden in Bestellanforderungen (BANF) ausgedrckt

Die Bestellanforderungen werden dann in Bestellungen und andere Beschaffungselemente umgewandelt Verschiedene Herkunftsobjekte/ Mglichkeiten der Anlage von BANFen existieren

Manuelle Eingabe oder automatische Generierung Freigabemechanismen existieren (etwa nach Preis)

11

(Benz, 2011)

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Wesentliche Elemente einer Bestellanforderung

1 2 3 4 5

1. 2. 3. 4. 5.

Bestellposition enthlt u.a. das Material und die Menge Positionstyp Art der Position (wir verwenden Blank Werk Werk an das das Material geliefert werden soll Lieferant Lieferant des Materials Bezugsquelle Bezugsquelle als Referenz (auch fr Preis)

12

Bemerkung: Es knnen auch Materialien beschafft werden, die nicht auf Lager gelegt werden (z.B. Verbrauchsmaterial. Diese werden dann kostenseitig direkt auf eine Kostenstelle bezogen statt auf den Werksbestand.

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Ablauf Bezugsquellenermittlung

Bezugsquellenermittlung durchluft verschiedene Schritte

13

(Benz, 2011)

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Anfragen und Angebote

Anfrage

In Frage kommende Lieferanten werden aufgefordert, zu bestimmten Materialien Angebot mit entsprechenden Konditionen und Aussagen zur Lieferfhigkeit abzugeben Eine Anfrage kann in SAP manuell oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung angelegt werden

Angebot

Die aufgeforderten Lieferanten geben auf Grund der Anfrage ein Angebot ab oder bermitteln eine Absage. Das Angebot enthlt blicherweise Preise und Konditionen zu den angefragten Materialien und Dienstleistungen fr die Anfrage und wird hierfr gepflegt Angebote und Anfragen knnen gruppiert werden, um sptere Vergleiche durchfhren zu knnen (Preisspiegel) Die um das Angebot ergnzte Anfrage kann auch als Vorlage fr operative Bestellungen verwendet werden

14

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Definition Anfrage

Definition laut SAP

Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung von Materialien oder zur Erbringung von Dienstleistungen abzugeben.

15

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Typen von Anfragen

Typen von Anfragen

In der Betriebswirtschaft werden allgemeine und bestimmte Anfragen unterschieden Vergleichen Sie auch im Buch von Speth/ der WI-Grundlagenvorlesung Welchen Typ knnen wir mit einem ERP-System abdecken ?

16

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda [Speth]

Beispiel einer Anfrage

[Speth]

17

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Definition Angebot

Definition laut SAP

Offerte ber bestimmte Waren und/oder Dienstleistungen, die der Lieferant an einem festgelegten Datum zu einem festgelegten Preis an den Kunden oder Interessenten liefern wird, wenn dieser den Vorschlag annimmt.

Bemerkung: es existieren eine Reihe verschiedener

Definitionen von SAP fr Angebote abhngig vom Modul

18

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Beispiel eines Angebots

[Speth]

19

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda

Angebotsvergleich

Angebote knnen mit Hilfe eines Preisspiegels verglichen werden

Preisspiegel vergleicht Angebote es

existiert die Mglichkeit, einen Marktpreis zu sichern

Ein Marktpreis kann im Rahmen einer

Lieferantenbeurteilung als
Bewertungskriterium fr den Lieferanten eingehen

[SAP]

20

Prof. Dr. Norbert Ketterer HS Fulda