(Ebook) Moreen - Ratgeber - BWL - Buchhaltung Grundlagen 2002

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Grundlagen der kauImnnischen Rechnungslegung
Kleine Einfhrung in die wichtigsten Jorschriften
Version 3.10 Harry Zingel 2001, EMail: HZingelaol.com, Internet: http://www.zingel.de
Nur Ir Zwecke der Aus- und Fortbildung
Inhaltsbersicht
1. GrundbegriIIe ......................................................................... 2
1.1. AuIgaben des Rechnungswesens ............................................ 2
1.2. Gliederung des Rechnungswesens .......................................... 2
1.3. Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens ................................ 2
1.3.1. Gesetzliche Rechtsquellen ...................................................... 3
1.3.1.1. Handelsrechtliche VorschriIten ............................................... 3
1.3.1.2. Steuerrechtliche VorschriIten ................................................. 4
1.3.2. Die Grundstze der ordnungsgemen BuchIhrung ............. 4
1.3.2.1. Dokumentationsgrundstze .................................................... 4
1.3.2.2. Bilanzierungsgrundstze ........................................................ 4
1.3.2.3. Ordnungsgeme computergesttzte Buchhaltung ................. 5
2. BuchIhrungspIlicht ............................................................... 6
2.1. Handelsrechtliche BuchIhrungspIlicht .................................. 6
2.2. Steuerrechtliche BuchIhrungspIlicht ..................................... 6
2.3. Weitere AuIzeichnungspIlichten ............................................. 6
3. BuchIhrungsorganisation ..................................................... 8
3.1. Grund- und Hauptbuch .......................................................... 8
3.2. Nebenbuchhaltungen .............................................................. 8
3.3. AuIbewahrungspIlichten......................................................... 8
3.3.1. Handelsrechtliche Detailregelungen ....................................... 8
3.3.2. Steuerrechtliche Detailregelungen .......................................... 9
3.4. AuIbewahrungsIristen ............................................................ 9
3.5. Unterscheidung der Belege ................................................... 10
3.6. Muster Ir die Behandlung von Belegen gem GoB........... 10
3. Inventur, Inventar, Bilanz ..................................................... 10
3.1. Das Inventar ......................................................................... 10
3.2. Die Inventur ......................................................................... 11
3.2.1. Grundlegende DeIinition ...................................................... 11
3.2.2. Bewertung und BewertungsvereinIachung ........................... 11
3.2.3. Inventurorganisation ............................................................ 12
3.2.4. Besondere Arten der Inventur ............................................... 13
3.2.4.1. Permanente Inventur ............................................................ 13
3.2.4.2. Verlegte Inventur ................................................................. 13
3.2.4.3. Stichprobeninventur ............................................................. 13
4. Inventar und Bilanz .............................................................. 13
4.1. Grundlegende DeIinition ...................................................... 13
4.2. Die Bilanzwaage .................................................................. 13
4.3. Das grundlegende Gliederungsschema ................................. 14
4.4. Beispiel Ir eine Bilanz ........................................................ 14
5. Die Ableitung der Buchungsmethodik .................................. 14
5.1. Bilanz und Buchungsregeln.................................................. 15
5.2. Ableitung von Buchungsstzen ............................................ 16
6. bersichten zur Buchungssystematik ................................... 16
6.1. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln.
Teil 1: Die vier elementaren BuchungsIlle. ......................... 17
Teil 2: Der BuchungskreislauI der Bilanzkonten. ................. 18
Teil 3: ErIolgskonten, GuV und Eigenkapital. ..................... 19
7.1. Anhang A: Allgemeine Kontenbersicht ............................... 20
7.2. Anhang B: Gliederungsschema des GemeinschaIts-
kontenrahmen der Industrie (GKR) ...................................... 21
7.3. Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen
(IKR) ................................................................................... 22
7.4. Anhang D: Das Merkblatt: Die BuchungsIlle der GeschIts-
buchIhrung ......................................................................... 22
7.5. Anhang E: Alle Buchungsregeln: die elementaren
Buchungsregeln der GeschItsbuchIhrung.......................... 24
Anstelle eines Vorwortes bitte nicht zu berlesen:
Die Buchfhrung ist der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und die Fertigkeit,
Buchungen richtig vor:unehmen, ist eine Grundqualifikation feder kaufmnnischen Aus- und Fortbildung.
Und da es an dieser Qualifikation mangelt :eigt sich an dem Umstand, da in kaufmnnischen Prfungen
in keinem anderen Fach so viele Prfungskandidaten durchfallen wie in der Buchfhrung.
Dieses Skript stellt die wichtigsten Grund:ge der kaufmnnischen Rechnungslegung dar. Es enthlt alle
grundlegenden Gedanken von den Rechtsvorschriften, der Buchfhrungspflicht bis hin :ur Bildung von
Buchungsst:en. Es wird ergn:t durch die auf der CD befindliche Foliensammlung, die besonders fr den
Unterrichtenden gedacht ist, aber auch Handouts und Thesenpapiere enthlt, die dem Lernenden unbedingt
vorliegen sollten.
In der Buchhaltung baut ein Thema auf dem anderen auf. Anders als in manchem anderen Fach gibt es in
der Regel nur ,richtig' oder ,falsch'. Um Frustrationen und Fehlschlge :u vermeiden wird daher
empfohlen, mit diesem Skript sehr grndlich um:ugehen. Jedes seiner Elemente wird spter wieder von
Bedeutung sein. Nichts ist berflssig. Wer die Grundregeln nicht verstanden hat, wird spter mit Gewiheit
scheitern. Also, bitte, nehmen Sie es ernst'
Zwei didaktische Anmerkungen aus meiner langfhrigen Lehrerfahrung mchte ich noch voranstellen.
1. Buchungsregeln sind entweder Rechtsvorschriften oder nur gegenseitig auseinander ab:uleiten, aber
nicht expli:it verstndlich. ,Soll', ,Haben' oder ,an' bedeuten nichts.
2. Die Regeln :um Bilden von Buchungsst:en sind aus der Bilan: abgeleitet. Jerstehen Sie erst den Inhalt
der Bilan:. Wenn Sie bildliches Jorstellungsvermgen besit:en, werden Sie es wahrscheinlich einfacher
haben, weil Sie sich vorstellen mssen, was ,auen' und ,innen' im Bilan:schema steht'
Jiel Erfolg' Harrv Zingel
Mein besonderer Dank geht an Herrn W. Aleker Ir den Hinweis auI zwei kleine Fehler, die in dieser Version inzwischen bereinigt sind!
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1. Grundbegriffe
Rechnungslegung ist der OberbegriII Ir die Gesamtheit
der AuIzeichnungspIlichten, mit denen internen und ex-
ternen Interessenten RechenschaIt ber die GeschItsvor-
Ille und die Lage des Unternehmens gegeben wird.
Externe Interessenten knnten sein:
Banken
Glubiger
Behrden, insbesondere das Finanzamt
Kapitalanleger
Interne Interessenten sind insbesondere
Die GeschItsleitung
Controller und interne Revision
Mitarbeiter, insbesondere leitende
Kapitaleigentmer
Dieses Skript stellt die wesentlichen Grundlagen der
betrieblichen Rechnungslegung dar.
1.1. Aufgaben des Rechnungswesens
Allgemeine hat das Rechnungswesen die AuIgabe, das
gesamte Unternehmensgeschehen zahlenmig zu erIas-
sen, zu berwachen und auszuwerten. Im besondere un-
terscheidet man:
1. DokumentationsauIgabe: AuIzeichnung smtlicher
GeschItsIlle anhand von Belegen: zeitnah, zeit-
richtig, geordnet, lckenlos, wahr und IortlauIend.
2. RechenschaItslegungs- und InIormationsauIgabe:
Periodenweise (jhrliche) Berichterstattung an Unter-
nehmenseigner, Behrden, Glubiger (Kreditgeber)
usw. ber Vermgens- und Ertragslage (Jahresab-
schlu).
3. KontrollauIgabe: Aussagen ber Produktivi-tt, Wirt-
schaItlichkeit u. Rentabilitt des Unternehmens, sei-
ner Betriebe und anderen Teilsysteme (z.B. Kosten-
stellen).
4. DispositionsauIgabe: Bereitstellung von Zahlenma-
terial als Grundlage Ir unternehmerische Entschei-
dungen, z.B. ber Investitionen, Mrkte, Produkt-
sortimente oder Absatzpolitiken.
1.2. Gliederung des Rechnungswesens
Das Rechnungswesen besteht raditionell aus vier Teilbe-
reichen:
BuchIhrung: Diese ist eine unternehmensbezogene
Zeitraum- und Zeitpunktrechnung. Die zeitraum-
bezogene Rechnungslegung gipIelt in der Gewinn-
und Verlustrechnung (GuV) und die zeitpunktbezogene
Rechnungslegung kulminiert in der Bilanz.
Kosten- und Leistungsrechnung: Diese ist eine betriebs-
bezogene Stck- und Gesamtrechnung, d.h., sie lieIert
Daten ber den einzelnen Betrieb (nicht das Unter-
nehmen) bezogen auI einen Zeitraum (nbicht unbe-
dingt ein GeschItsjahr) und eine Leistungseinheit
(Stck, Exemplar, usw).
Statistik: Im Rechnungswesen versteht man hierunter
eine Vergleichs- und Analyserechnung, die etwa Ir
Zeit-, Unternehmens- oder Betriebsvergleiche einge-
setzt werden kann. AuIgrund ihrer Vielseitigkeit wird
die Statistik auch in anderen unternehmerischen Teil-
bereichen eingesetzt, insbesondere in der MarktIor-
schung un im Qualittsmanagement, so da sich hier
Schnittstellen des Rechnungswesens zu diesen Teil-
bereichen ergeben.
Planrechnung: Diese ist eine betriebs- oder unter-
nehmensbezogene Vorschaurechnung, die ZukunIts-
daten hinsichtlich relevanter Bereiche prognostiziert.
Sie wird auch als Budgetierung bezeichnet und ist
zugleich ein Teilgebiet des Controllings.
Dieses Skript beIat sich ausschlielich mit der BuchIh-
rung. Zu den anderen Teilbereichen stehen vom gleichen
Autor weitere Skripte zur VerIgung; zu allen Teilberei-
chen (und vielen anderen Themen) sollten Sie auch im
,Lesikon Ir Rechnungswesen und Controlling' des glei-
chen Autors nachschlagen sowie die zahlreich vorhande-
ne LernsoItware des Autors benutzen.
1.3. Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens
Allgemein versteht man unter einer Rechtsquelle eine
Erkenntnisquelle aus der VorschriIten Ir ein relevantes
Sachgebiet entnommen werden knnen. Die Buchhal-
tung ist hochgradig reglementiert und (etwa im Gegen-
satz zur Kostenrechnung, Statistik oder Planrechnung)
von zahlreichen Rechtsquellen bis ins Detail geregelt.
Hierbei ist die Gesamtheit aller Rechtsnormen, die die
Rechnungslegung regeln von Bedeutung. Man unter-
scheidet dabei kodiIiziertes Recht, Rechtsprechung und
Gewohnheitsrecht. Alle drei Arten von Rechtsnormen
kommen im Rechnungswesen vor:
Die allgemeine Gliederung
des betrieblichen Rechnungswesens
Planrechnung:
Vorschaurechnung
zu Investition, Ein-
kauI, Absatz, Pro-
duktion usw.
Statistik:
Vergleichsrechnung
(Zeit-, Unterneh-
mens- und Betriebs-
vergleich).
Kosten- und
Leistungsrechnung:
betriebsbezogene
Stck- und Gesamt-
rechnung.
Buchfhrung:
unternehmens-
bezogene Zeitraum-
und Zeitpunkt-
rechnung.
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KodiIiziertes Recht
(Gesetze, Verordnungen,
Richtlinien)
(code law)
Rech-
nungs-
wesen
Recht-
sprechung
(Richterrecht)
(case law)
Gewohn-
heitsrecht
(common
law)
KodiIiziertes Recht sind im Wesentli-
chen gesetzliche Regelungen im Steu-
er- und im Handelsrecht. Man un-
terscheidet hierbei insbesondere
Gesetze, Verordnungen und Er-
lasse.
Rechtsprechung kommt in
groem UmIang in allen
Gebieten der Rechnungs-
legung vor.
Gewohnheitsrecht Iindet
sich in zahlreichen von
Gesetzen nur unscharI
oder berhaupt nicht de-
Iinierten ,Grundstzen',
etwa den Grundstzen der
ordnungsgemen Buch-
Ihrung, die vielIach nur ge-
wohnheitsrechtlichen Charakter ha-
ben, oder etwa auch in ,Handelsbruchen' (z.B. 346
HGB) oder ,Treu und Glauben' (157 BGB).
Die kodiIizierten Rechtsquellen und die Rechtsprechung
sind leider uerst unsystematisch und vermitteln viel-
Iach eher den Anschein zuIlliger Sammlungen von
VorschriIten anstatt systematischer und planmiger
Rechtssetzung. Insgesamt lassen sich das aber Handels-
recht und das Steuerrecht als wesentliche Hauptrechts-
quellen unterscheiden.
Obwohl das Mageblichkeitsprinzip und das umgekehrte
Mageblichkeitsprinzip auIgrund von 5 Abs. 1 EStG
und 254 HGB eine Einheit zwischen diesen beiden
Rechtsgebieten herzustellen versuchen ist diese Einheit
doch sptestens durch die SteuerreIorm 1999 weitgehend
verlorengegangen (vgl. beispielsweise Teilwertabschrei-
bung).
Fr brsengngige Konzernmutterunternehmen kommen
durch die IInung Deutschlands Ir die internationale
Rechnungslegung derzeit noch die International Accoun-
ting Standards (IAS) als Rechtsquelle hinzu. Die deut-
schen Rechnungslegungsstandards (DRS) bieten eine neue
kodiIizierte Rechtsquelle, die sich aber gerade erst am
AnIang beIindet.
Eine Freigabe der IAS Ir alle Unternehmen ist bis 2005
geplant.
1.3.1. Gesetzliche Rechtsquellen
Man unterscheidet hier zwei grundstz-
lich relevante Rechtsbereiche: das Steu-
errecht und das Handelsrecht. Beide
Rechtsgebiete enthalten teilweise ver-
streut, teilweise konzentriert Rechts-
vorschriIten zur Rechnungsle-
gung, die einander in der Theo-
rie ergnzen, in der Praxis
aber oItmals widersprechen.
Besonders die Bonner und
Berliner Laienspieltruppe
von 1998 hat mit ihren di-
versen SteuerreIormen die-
sen Zustand verschrIt. Das
ist Ir den Unternehmer
schlecht, weil er allen ernstes
gezwungen ist, einander direkt
widersprechenden RechtsvorschriIten
voll zu gengen, tewa einem steuerrechtlichen Verbot der
Teilwertabschreibung bei einer gleichzeitigen handels-
rechtlichen PIlicht zu einer solchen Abschreibung.
1.3.1.1. Handelsrechtliche Vorschriften
Die grunglegenden handelsrechtlichen VorschriIten sind
konsistent an einem Ort im Handelsgesetzbuch zusam-
mengeIat und gliedern sich im 3. Buch HGB in Iolgende
Teile:
1. 238-263 Grundlegende VorschriIten Ir alle
KauIleute,
2. 264-335 Zustzliche VorschriIten Ir Kapital-
gesellschaIten,
3. 336-339 Zustzliche VorschriIten Ir einge-
tragene GenossenschaIten,
4. 340-341 o Zustzliche VorschriIten Ir Unter-
nehmen bestimmter GeschItszwei-
ge, insbesondere Ir die Kreditinsti-
tute, Finanzdienstleister und Versi-
cherungen,
5. 342, 342 a Privates Rechnungslegungsgremium,
Rechnungslegungsbeirat.
RechtsIormenspezische VorschriIten Iinden sich u.a. auch
in den gesellschaItsrechtlichen Regelungen des Handels-
gesetzbuches Ir die oIIene HandelsgesellschaIt und die
KommanditgesellschaIt, Ierner Ir die AktiengesellschaIt
im Aktiengesetz sowie Ir die GmbH im GmbHG. Weiter-
hin sind zu beachten das Publizittsgesetz (OIIenlegungs-
pIlichten) und Ir die GenossenschaIt, speziell die
GenossenschaItsprIung das GenossenschaItsgesetz.
GrenspeziIische VorschriIten sind insbesondere im
Handelsgesetzbuch (vgl. z.B. 267 HGB) und im Publi-
zittsgesetz enthalten.
BranchenspeziIische Regelungen Iinden sich insbeson-
dere Ir das Versicherergewerbe im VersicherungsauI-
sichtsgesetz (VAG) und Ir das Kreditgewerbe im Kredit-
wesengesetz (KWG). Auch Ir KraItwerksbetreiber, Kran-
kenhuser und viele andere Branchen gibt es mehr oder
weniger konsistente Sonderrechte. Dabei sind insbeson-
Gesetzliche Grundlagen des Rechnungswesens
Steuerrecht Handelsrecht
AktG
GmbHG
GenG
PublG
HGB
und allgemeine GoB
EStG
KStG
UStG, GewStG
BewertungsG
AO
Div. VO'en, EU-Recht
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dere die sonderrechtlichen Einschrnkungen Ir bestimmte
Branchen verIassungsrechtlich bedenklich.
1.3.1.2. Steuerrechtliche Vorschriften
Waren schon die handelsrechtlichen Regelungen inho-
mogen, inkonsistent und ber viele Regelungsorte ver-
streut, so triIIt dies auI die steuerrechtlichen Regelungen
noch viel mehr zu.
Grundlegende Rechtsquelle ist die Abgabenordnung,
in der etwa die steuerrechtliche BuchIhrungspIlicht
geregelt ist - teilweise im Widerspruch zu den han-
delsrechtlichen Regelungen.
Wichtigste Rechtsquelle ist das Einkommensteuerge-
setz mit seinen unzhligen und zum Teil hochkom-
plexen Bewertungs- und Bilanzierungsregeln.
Weitere Rechtsquellen Iinden sich in den einzelnen
Steuergesetzen zu den jeweiligen Steuerarten. Beson-
ders wichtig ist hierbei das Umsatzsteuergesetz (UStG),
weil es Iast alle Unternehmer betriIIt.
Zu Iast allen Steuergesetzen bestehen Richtlinien-
sammlungen, die die Regelungsinhalte der Gesetze
vertieIen und konkretisieren, oIt bis ins kleinste De-
tail.
Die Richtlinien werden ihrerseits durch amtliche Hin-
weise vertieIt, die wiederum die Richtlinien konkreti-
sieren.
Schlielich ist die steuerrechtliche Rechtsprechung
gnzlich unbersichtlich geworden.
1.3.2. Die Grundstze der ordnungsgemen
Buchfhrung
Diese sind ein mehr oder weniger unbestimmter Rechts-
begriII (Generalklausel), der die Gesamtheit der kodiIi-
zierten und nichtkodiIizierten VorschriIten und Normen
umschreibt, die Ir die BuchIhrung, die Jahresabschlu-
gliederung, den Ansatz und die Bewertung im handels-
rechtlichen Jahresabschlu magebend sind. Man unter-
scheidet zwei Gruppen von ,GoB':
1. Grundstze, die der Dokumentation dienen sind der
Grundsatz der bersichtlichkeit, der Grundsatz der
Richtigkeit, der Grundsatz der Vollstndigkeit und
der Grundsatz der Ordnungsmigkeit des Beleg-
wesens;
2. Bilanzierungsgrundstze sind der Grundsatz der Klar-
heit, der Grundsatz der Wahrheit, der Grundsatz der
Kontinuitt und der Grundsatz der Vorsicht.
1.3.2.1. Dokumentationsgrundstze
Grundsatz der bersichtlichkeit: dieser verlangt eine
solche BeschaIIenheit der BuchIhrung, da sie einem
sachverstndigen Dritten innerhalb angemessener Zeit
einen berblick ber die GeschItsvorIlle und ber die
Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die GeschIts-
vorIlle mssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung
verIolgen lassen (238 Abs. 1 Satz 2 HGB, 145 AO, R 29
EStR). Darber hinaus Iordert 243 Abs. 2 HGB, da der
Jahresabschlu klar und bersichtlich sein mu.
Grundsatz der Richtigkeit: dieser verlangt richtige Ver-
buchung und AuIzeichnung von GeschItsvorIllen (239
Abs. 2 HGB).
Grundsatz der Vollstndigkeit: dieser gebietet, smtliche
Vermgensgegenstnde, Schulden, Rechnungsabgren-
zungsposten, AuIwendungen und Ertrge in den Jahres-
abschlu einzubeziehen, soweit gesetzlich nichts anderes
bestimmt ist (246 Abs. 1 HGB). Dabei drIen Bilan-
zierungswahlrechte und Bilanzierungsverbote nur im ge-
setzlich genau umgrenzten Rahmen wahrgenommen
werden. Es gilt das allgemeine Verrechnungsverbot, wo-
nach keine Verrechnung von Posten der Aktivseite mit
Posten der Passivseite, von AuIwendungen mit Ertrgen,
von Grundstcksrechten mit Grundstckslasten zulssig
ist (246 Abs. 2 HGB). Darber hinaus sind alle GeschIts-
vorIlle einzeln auIzuzeichnen (und grundstzlich auch
einzeln zu bewerten).
Grundsatz der Ordnungsmigkeit des Belegwesens: Da-
mit sich die GeschItsvorIlle in ihrer Entstehung und
Abwicklung verIolgen lassen (238 Abs. 1 Satz 3 HGB),
mssen bei der Belegbehandlung Iolgende Regeln beach-
tet werden.
1. Belegzwang Ir Buchungen: Keine Buchung ohne
Beleg.
2. Rechnerische Richtigkeit des Beleginhalts.
3. DatumspIlicht von Buchungsbelegen: Jeder Beleg ist
mit einem Ausstellungsdatum zu versehen.
4. Unmiverstndlicher Belegtext bei hinreichender
Erklrung des GeschItsvorIalls: Belege mssen in
einer lebenden Sprache gehalten werden (239 Abs. 1
HGB), AuIstellung des Jahresabschlusses dagegen in
deutscher Sprache (244 HGB). Bedeutung von Ab-
krzungen, ZiIIern, Buchstaben und Symbolen mu
eindeutig Iestliegen (239 Abs. 1 Satz 2 HGB).
5. Gegenseitiges Verweisprinzip: Von der Buchung zum
Beleg, vom Beleg zur Buchung.
6. Korrekturverbot: Keine nachtrgliche Vernderung
einer Eintragung oder AuIzeichnung, so da der ur-
sprngliche Inhalt nicht mehr Ieststellbar ist (239
Abs. 3 Satz 1 HGB). Auch keine Vornahme solcher
nderungen, deren BeschaIIenheit es ungewi lt,
ob sie ursprnglich oder erst spter gemacht worden
sind (239 Abs. 3 Satz 2 HGB). PIlicht zum Storno
IehlerhaIter Eintragungen, AuIzeichnungen und Bu-
chungen (der IehlerhaIte Vorgang ist aus Grnden der
Klarheit und bersichtlichkeit oIIen rckgngig zu
machen). PIlicht zur Belegerstellung auch Ir Storno-
buchungen.
1.3.2.2. Bilanzierungsgrundstze
Grundsatz der Klarheit: dieser schreibt vor, den Jahresab-
schlu klar und bersichtlich auIzustellen (243 Abs. 2
HGB). Er dokumentiert sich u.a. in den VorschriIten einer
Postengliederung nach vorgeschriebener ReihenIolge
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(265 Abs. 1 HGB), in der VerpIlichtung zu zutreIIender
und eindeutiger Postenbezeichnung, im Verrechnungs-
verbot (246 Abs. 2 HGB), in der PIlicht zur Einhaltung
der vorgeschriebenen AusweisIormen (a KontoIorm Ir
Bilanz, 266 Abs. 1 HGB, a StaIIelIorm Ir GuV-Rech-
nung, 275 Abs. 1 HGB) sowie in der PIlicht zur Beach-
tung des Grundsatzes der Wesentlichkeit (z.B. 265 Abs.
3 HGB).
Grundsatz der Wahrheit: dieser bezieht sich auI die
materielle, inhaltliche Ordnungsmigkeit in bezug auI
Ansatz- und BewertungsIragen, umIat den Voll-
stndigkeitsgrundsatz (246 Abs. 1 HGB), das Verbot der
Tuschung oder IrreIhrung Dritter (d.h., PIlicht zur
Orientierung an der Generalklausel nach 264 Abs. 2
HGB) und die PIlicht zu materiell richtiger Verbuchung
von GeschItsvorIllen und Gestaltung des Jahresab-
schlusses.
Grundsatz der Kontinuitt: dieser gliedert sich in Bilanz-
identitt (die die bereinstimmung der ErIInungsbilanz
mit der Schlubilanz des Vorjahres hinsichtlich Gliede-
rung, Ansatz und Bewertung Iordert), Iormelle Kontinui-
tt (welche die Beibehaltung von Gliederung und Posten-
bezeichnung im ZeitablauI verlangt) und in materielle
Kontinuitt (welche auI die Beibehaltung des Wert-
zusammenhangs durch WertIortIhrung im ZeitablauI
zielt).
Grundsatz der Vorsicht: dieses auch als Vorsichtsprinzip
bzw. Grundsatz der kauImnnischen Vorsicht bekannte
Grundprinzip (252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) ist der vielleicht
wichtigste Grundsatz berhaupt. Nach dieser Grundregel
hat sich ein KauImann bei Bilanzierung im ZweiIel rmer
darzustellen, als er ist. OberbegriII Ir eine Vielzahl von
Einzelgrundstzen und vorschriIten, die darauI abzielen,
da der Ausweis im Jahresabschlu nicht zu optimistisch
ausIllt, sondern allen erkennbaren Risiken und GeIahren
Rechnung trgt. Das Vorsichtsprinzip wird berall dort
zur Leitlinie, wo auIgrund unvollstndiger InIormation
oder der Unsicherheit knItiger Ereignisse Ermessens-
spielrume bestehen. In diesen Fllen bedeutet das Vor-
sichtsprinzip, da alle Gesichtspunkte, die Ir die Bewer-
tung von Bedeutung sein knnen, sorgIltig und vollstn-
dig zu erIassen sind, insbesondere solche, die eingetretene
Verluste erkennen lassen oder die auI bestehende Risiken
hindeuten. Der Grundsatz der Vorsicht verlangt nicht,
da von der verlustbringendsten Annahme auszugehen
ist, allerdings sollte von mehreren Schtzungsalternativen
eine etwas pessimistischere als die wahrscheinlichste
gewhlt werden. Richtschnur und Grenze Ir das Vor-
sichtsprinzip ist die vernnItige kauImnnische Beurtei-
lung, die Iordert, da Ir eine Manahme sachliche
Grnde vorliegen mssen. Die willkrliche Bildung stil-
ler Rcklagen (stille Reserven) mit dem Ziel, andere
GesellschaIter zu benachteiligen und den InIormations-
gehalt des Jahresabschlusses zu vermindern, ist durch den
Grundsatz der Vorsicht nicht gedeckt. Das Vorsichts-
prinzip kommt insbesondere bei der Bemessung der Ab-
schreibungen, der Bewertung des Vorratsvermgens (Vor-
rte) und der Forderungen sowie der Dotierung der Rck-
stellungen zum Tragen.
1.3.2.3. Ordnungsgeme computergesttzte
Buchhaltung
Hierbei handelt es sich um die NachIolgevorschriIt zu den
alten ,Grundstzen ordnungsmiger SpeicherbuchIh-
rung'. Regelungsquelle sind die ,Grundstze ordnungs-
miger DV-gesttzter BuchIhrungssysteme (GoBS)'
nach BMF, Schreiben v. 7.11.1995, IV A 8 S 0316 52/
95, BStBl I 1995 S. 738
Die Ordnungsmigkeit einer DV-gesttzten BuchIh-
rung ist grundstzlich nach den gleichen Prinzipien zu
beurteilen wie die einer manuell erstellten BuchIhrung.
Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB der Mastab
Ir die Ordnungsmigkeit der BuchIhrung Ir den
Bereich der DV-gesttzten BuchIhrung przisiert wer-
den. Zu beachten sind neben den handelsrechtlichen
Grundstzen ordnungsmiger BuchIhrung (vgl. hierzu
insbesondere 238, 257 und 261 HGB) die 145 bis
147 AO. Die wichtigsten GoB sind in R 29 der Einkom-
mensteuerrichtlinien 1993 (EStR 1993) dargestellt.
Auch an die DV-gesttzte BuchIhrung wird die AnIor-
derung gestellt, da GeschItsvorIlle retrograd und pro-
gressiv prIbar bleiben mssen. Zur ErIllung der Beleg-
Iunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum
Ordnungskriterium Ir die Ablage und zum Buchungsda-
tum auI dem Beleg erIorderlich. Die ReihenIolge der
Buchungen ist zu dokumentieren.
Die ordnungsgeme Anwendung des jeweiligen VerIah-
rens ist zu belegen. Der Nachweis der DurchIhrung der
in dem jeweiligen VerIahren vorgesehenen Kontrollen ist
u.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Ver-
Iahrensdokumentation zu erbringen. DetailvorschriIten
der Grundstze ordnungsgemer BuchIhrung bei com-
putergesttzten VerIahren umIassen Beleg-, Journal- und
KontenIunktion, Buchung, Internes Kontrollsystem, Da-
tensicherheit, Dokumentation und PrIbarkeit, AuI-
bewahrungsIristen, Wiedergabe der auI Datentrgern
geIhrten Unterlagen und Verantwortlichkeit.
Die wichtigsten OrdnungsvorschriIten sind:
Die buchungspIlichtigen GeschItsvorIlle mssen
richtig, vollstndig und zeitgerecht erIat sein sowie
sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verIolgen
lassen (Beleg- und JournalIunktion).
Die GeschItsvorIlle sind so zu verarbeiten, da sie
geordnet darstellbar sind und ein berblick ber die
Vermgens- und Ertragslage gewhrleistet ist (Konten-
Iunktion).
Die Buchungen mssen einzeln und geordnet nach
Konten und diese Iortgeschrieben nach Kontensummen
oder Salden sowie nach Abschluposition dargestellt
und jederzeit lesbar gemacht werden knnen.
Ein sachverstndiger Dritter mu sich in dem jewei-
ligen VerIahren der BuchIhrung in angemessener
Zeit zurechtIinden und sich einen berblick ber die
GeschItsvorIlle und die Lage des Unternehmens
verschaIIen knnen.
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Das VerIahren der DV-BuchIhrung mu durch eine
VerIahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen
als auch die historischen VerIahrensinhalte nach-
weist, verstndlich und nachvollziehbar gemacht wer-
den.
Es mu gewhrleistet sein, da das in der Dokumen-
tation beschriebene VerIahren dem in der Praxis ein-
gesetzten Programm (Version) voll entspricht (Pro-
grammidentitt).
GeschItsvorIlle bei DV-BuchIhrungen sind dann ord-
nungsgem gebucht, wenn sie nach einem Ordnungs-
prinzip vollstndig, Iormal richtig, zeitgerecht und
verarbeitungsIhig erIat und gespeichert sind:
Das Ordnungsprinzip bei DV-gesttzten BuchIh-
rungssystemen setzt die ErIllung der BelegIunktion
sowie der KontenIunktion voraus. Die Speicherung
der GeschItsvorIlle nach einem bestimmten Ord-
nungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forde-
rung nach einem Ordnungsprinzip ist erIllt, wenn
auI die gespeicherten GeschItsvorIlle und/oder Tei-
le von diesen gezielt zugegriIIen werden kann.
Die VerarbeitungsIhigkeit der Buchungen mu, an-
geIangen von der maschinellen ErIassung ber die
weiteren BearbeitungsstuIen, sichergestellt sein. Sie
setzt voraus, da neben den Daten zum GeschIts-
vorIall selbst auch die Ir die Verarbeitung erIorder-
lichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind.
Durch Kontrollen ist sicherzustellen, da alle Ge-
schItsvorIlle vollstndig erIat werden und nach
erIolgter Buchung nicht unbeIugt (d. h. nicht ohne
ZugriIIsschutzverIahren) und nicht ohne Nachweis
des vorausgegangenen Zustandes verndert werden
knnen.
Die Iormale Richtigkeit der Buchungen mu durch
ErIassungskontrollen sichergestellt werden, um zu
gewhrleisten, da alle Ir die unmittelbar oder
zeitlich versetzt nachIolgende Verarbeitung erIor-
derlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und
plausibel sind. Insbesondere mssen die Merkmale Ir
eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach
Sach- und Personenkonten gespeichert sein.
Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung be-
zieht sich auI die zeitnahe und periodengerechte (der
richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) ErIas-
sung der GeschItsvorIlle.
2. Buchfhrungspflicht
Wie nicht anders zu erwarten, ist die BuchIhrungspIlicht
im Handels- und im Steuerrecht uneinheitlich geregelt.
2.1. Handelsrechtliche Buchfhrungspflicht
Gem 238 Abs. 1 HGB ist jeder KauImann verpIlichtet,
Bcher zu Ihren und in diesen seine HandelsgeschIte
und die Lage seines Vermgens nach den Grundstzen
ordnungsmiger BuchIhrung ersichtlich zu machen.
Seit der Neuregelung des KauImannsbegriIIes zum 1. Juli
1998 gelten diese VorschriIten Ir alle eingetragenen
KauIleute, d.h., Ir alle Gewerbetreibende. Als KauIleute
im Sinne der BuchIhrungsvorschriIten sind anzusehen:
1. Nach 1 HGB nunmehr seit 1. Juli 1998 alle Gewer-
betreibende, wobei die alte branchenbezogene DeIini-
tion abgeschaIIt wurde;
2. Land- und Forstwirte, die nach 3 Abs. 2 HGB die
Eintragung in das Handelsregister wegen ihres Ge-
schItsumIanges herbeigeIhrt haben (sogenannter
,KannkauImann');
3. HandelsgesellschaIten im Sinne des 6 Abs. 1 HGB,
d.h., alle KapitalgesellschaIten;
4. Eingetragene GenossenschaIten (17 Abs. 2 GenG);
5. Versicherungsunternehmen, die nicht kleinere Verei-
ne sind (53 Abs. 1 VAG).
FreiberuIler sind Nichtgewerbetreibende und damit auch
aus handelsrechtlicher Sicht nicht buchIhrungspIlichtig.
2.2. Steuerrechtliche Buchfhrungspflicht
Die steuerliche BuchIhrungspIlicht unterscheidet nicht
nach Ttigkeit, sondern nach dem dabei erzielten ErIolg.
Nach 141 AO ist buchIhrungspIlichtig, wer
1. pro Jahr ber 500.000 DM (bis 2001) bzw. 260.000 t
(ab 2002) Umsatz macht oder
2. pro Jahr 48.000 DM (bis 2001) bzw. 25.000 t (ab
2002) Gewinn erzielt oder
3. selbstgenutzte landwirtschaItliche Flchen im Wert
von ber 40.000 DM (bis 2001) bzw. 20.500 t (ab
2002) besitzt.
Die steuerliche BuchIhrungspIlicht kann ebenIalls nur
Gewerbetreibende treIIen. Bei der steuerlichen BuchIh-
rungspIlicht wird Ierner die abgeleitete von der originren
BuchIhrungspIlicht unterschieden. Die abgeleitete Buch-
IhrungspIlicht ergibt sich aus 140 AO: Wer nach
anderen als den Steuergesetzen Bcher und AuIzeichnun-
gen zu Ihren hat, die Ir die Besteuerung von Bedeutung
sind, hat die damit auIerlegten VerpIlichtungen auch im
Interesse der Besteuerung zu erIllen. Daneben beschreibt
141 Abs. 1 AO eine originre steuerliche BuchIhrungs-
pIlicht Ir gewerbliche Unternehmen (Gewerbebetriebe)
sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Gren-
merkmale erIllen.
2.3. Weitere Aufzeichnungspflichten
Gesonderte steuerliche AuIzeichnungspIlichten, die an
sich keine eigentliche BuchIhrungspIlicht sind, die aber
von der BuchIhrung wahrgenommen werden, bestehen
hinsichtlich Warenein- und -ausgang (Fhrung des
Wareneingangsbuch und Warenausgangsbuch, 143,
144 AO), auIgrund von umsatzsteuerlichen Tatbestnden
(22 UStG, 63 II. UStDV), zur Bercksichtigung be-
stimmter Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung,
z.B. Geschenke, BewirtungsauIwendungen (4 Abs. 5
und Abs. 7 EStG, R 21 EStR), Ir geringwertige Wirt-
schaItsgter (6 Abs. 2 EStG, R 40 Abs. 4 EStR), Ir
Arbeitnehmerdaten auI dem Lohnkonto (41 EStG, 4
LStDV), Ir Anbauverzeichnisse bei Land- und Forstwir-
ten (142 AO).

H
Z
-

7

-
bersicht ber die DeIinition der KauImannseigenschaIt im Handelsgesetzbuch
KauImann kraIt Gewerbebetrieb
(1) (MukauImann, IstkauImann)
Jeder, der ein Gewerbe betreibt.
Dienstleistungsbetriebe und Handwerker
werden schon durch die tatschliche Gewerbe-
ausbung KauIleute, soIern sie einen in kauI-
mnnischer Art und Weise eingerichteten
GeschItsbetrieb bentigen. Magebliche
Grenze hierIr werden wiederum die 140,
141 AO. Der BegriII des MinderkauImannes
wird abgeschaIIt.
KauIleute kraIt Eintragung
KleingewerbekauIleute (2)
Gewerbetreibende, die nach Art und UmIang
einen in kauImnnischer Weise eingerichte-
ten GeschItsbetrieb nicht bentigen, und
daher nicht durch 1 erIat sind. Grenze
steuerliche BuchIhrungspIlicht nach 140,
141 AO. Auch Kleingewerbetreibende er-
halten nunmehr die Mglichkeit zur Bildung
einer OHG oder KG.
KannkauIleute (3)
Land- und Forstwirte sind berechtigt aber
nicht verpIlichtet, sich im Handelsregister
eintragen zu lassen. Lassen sie sich eintra-
gen, werden sie KauIleute. Die Lschung
eingetragener KannkauIleute Iindet jedoch
nur noch nach den allgemeinen VorschriIten
ber das Handelsregister statt.
FormkauIleute (6)
Juristische Personen des privaten oder I-
Ientlichen Rechts (z.B. GmbH, Aktienge-
sellschaIt) erwerben durch Eintragung in das
Handelsregister Rechtspersnlichkeit und
gleichzeitig auch die KauImannseigenschaIt.
36 HGB, der bislang die juristischen Perso-
nen des IIentlichen Rechts von der Eintra-
gung ausnahm, wird abgeschaIIt und beste-
hende juristische Personen des IIentlichen
Rechts mssen nachgetragen werden.
Handels- und steuerrechtliche VorschriIten Ir alle im Handelsregister eingetragenen KauIleute
Die Iolgenden besonderen Rechtsinstitute kennt das Handelsrecht Ir KauIleute:
1. Firma (17-37 HGB): Name des KauImannes, unter dem er klagt, verklagt werden kann und seine GeschIts Ihrt. Nicht der Betrieb des KauImannes. Man unterscheidet Sach-
und PersonenIirma sowie Kombinationen aus beidem. Bisherige rechtsIormenspeziIische VorschriIten wurden ebenIalls abgeschaIIt.
2. Handelsregister (8-16 HGB): IIentliches Verzeichnis aller KauIleute in einem Gerichtsbezirk. Das Handelsregister verzeichnet Tatbestnde wie GesellschaIter, GeschItsIhrer,
Prokuristen, Kapital und Beteiligungen und ist jedermann jederzeit ohne BedarIsnachweis zugnglich.
3. BuchIhrungspIlicht (238II HGB und 140, 141 AO): UmIat VorschriIten ber Bewertung, Rechnungslegung und Bilanzierung.
4. Prokura (48-58 HGB): Generalvertretung in allen gewhnlichen und auergewhnlichen Angelegenheit mit Ausnahme des VerkauIens und Belastens von Grundstcken.
Sachverhalte, die nicht bevllmchtigt werden drIen, wie die Unterzeichnung der Bilanz und der Steuererklrung, sind auch dem Prokuristen nicht erlaubt.
Die Eintragung in das Handelsregister ist...
...deklaratorisch
Die KauImannseigenschaIt besteht vor der
Eintragung schon durch die reine Ausbung
des Gewerbes und wird durch die Eintragung
nur nach auen erklrt und bekanntgegeben.
...konstituiv (rechtsbegrndend)
Die KauImannseigenschaIt wird erst durch die Eintragung in das Handelsregister bewirkt. Sie besteht erst ab dem Moment der
Eintragung. Vor Bewirkung der Eintragung sind ausschlielich brgerlich-rechtliche Regeln anwendbar. Die Handelnden haIten Dritten
gegenber gesamtschuldnerisch (421 BGB).
Die Eintragung ist
pIlicht
Die Eintragung ist
Ireiwillig
Die Eintragung ist
Ireiwillig
Die Eintragung ist
pIlicht
Der Kaufmannsbegriff wurde :um 1. Juli 1998 neu gefat. Diese bersicht :eigt nur noch die neue Rechtlage. Die alten Begriffe des Sollkaufmannes und des Minderkaufmannes wurden
abgeschafft und die Kaufmannseigenschaft wurde allgemein an den Gewerbebegriff gekoppelt. Insofern wurde die Rechtslage also vereinfacht. Freie Berufe bleiben Nicht-
gewerbetreibende und sind daher von der Reform der Kaufmannseigenschaft nicht betroffen, so da auch diese Reform eigentlich nur ein Refrmchen geblieben ist.
HZ
- 8 -
3. Buchfhrungsorganisation
uere Organisation der buchhalteri-
schen Arbeiten und insbesondere der
AuIbewahrung und Ordnung der buch-
halterischen Dokumente und AuIzeich-
nungen:
3.1. Grund- und Hauptbuch
Man unterscheidet zunchst in
1. Grundbuch mit zeitlicher AuIzeich-
nung aller GeschItsIlle in Form
von Buchungsstzen und
2. Hauptbuch mit sachlicher Ordnung
aller GeschItsIlle auI Konten.
Bei elektronischer Buchhaltung mu
nur das Grundbuch durch den Buch-
halter durch die Eingabe von Buchungs-
stzen geIhrt werden; die Konten des
Hauptbuches werden automatisch vom
Programm geIhrt.
3.2. Nebenbuchhaltungen
Ferner unterscheidet man
1. die Nebenbuchhaltungen, die spezielle buch-
halterische Tatbestnde und InIormationen ver-
arbeiten, z.B. Lhne und Gehlter, Wechsel,
Anlagen. Diese leistet Zuarbeiten, die in der
2. Hauptbuchhaltung verarbeitet werden. Nur die
Hauptbuchhaltung lieIert dem Leser ein voll-
stndiges Bild ber die GeschItsvorIlle und
die Lage des Unternehmens.
Die Belege Ir beide Bereiche der Buchhaltung sind
geordnet gem den handels- und steuerrechtlichen AuI-
bewahrungsvorschriIten auIzubewahren.
3.3. Aufbewahrungspflichten
Die AuIbewahrung war im Steuerrecht und im Handels-
recht bereinstimmend geregelt; durch die NeuIassung
des 147 AO ergeben sich ab 2002 jedoch gravierende
nderungen. KauIleute sind gem 257 HGB und 147
AO zunchst zur AuIbewahrung Iolgender Unterlagen
verpIlichtet:
1. Handelsbcher, Inventare, ErIInungsbilanzen, Jah-
resabschlsse, Lageberichte, Konzernabschlsse, Kon-
zernlageberichte sowie die zu ihrem Verstndnis er-
Iorderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Or-
ganisationsunterlagen,
2. EmpIangene Handels- oder GeschItsbrieIe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder GeschIts-
brieIe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie Ir die Besteuerung
von Bedeutung sind.
AuIzubewahrende Unterlagen sind in systematisch und
chronologisch (zeitlich) geordneter Weise bis zum Ende
der AuIbewahrungsIrist so zu verwahren, da sie ,inner-
halb angemessener Frist' verIgbar sind. Ab 2002 ms-
sen die auIzubewahrenden AuIzeichnungen whrend der
Dauer der AuIbewahrungsIrist ,jederzeit', also nicht
mehr innerhalb der ,angemessenen Frist' verIgbar sein
und maschinell ausgewertet werden knnen (147 Abs. 2
Nr. 2 AO). Das ist eine wesentliche VerschrIung der
bisherigen Regelung.
3.3.1. Handelsrechtliche Detailregelungen
Eine detaillierte VorschriIt, wie die AuIbewahrung vor-
zunehmen ist, besteht auI handelsrechtlicher Seite nicht,
jedoch wird allgemein eine geordnete AuIbewahrung
geIordert (257 Abs. 1 HGB). Neben einer original-
schriItlichen AuIbewahrung lt das Gesetz auch eine
AuIbewahrung in Form der Wiedergabe auI einem Bild-
trger oder anderen Datentrgern zu. Ausnahmen sind
ErIInungsbilanz, Jahres- und Konzernabschlsse. Die-
ses VerIahren mu zudem den GoB entspricht und sicher-
stellen ist, da die Wiedergabe oder die Daten mit den
empIangenen Handels- oder GeschItsbrieIen und Bu-
chungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen
inhaltlich bereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wer-
den, und wenn sie whrend der AuIbewahrungsIrist ver-
Igbar sind und jederzeit ,innerhalb angemessener Frist'
bzw. ,jederzeit' lesbar gemacht werden knnen.
Belege Grundbuch (1ournal)
Eing.-
rech-
nungen
Ausg.-
rech-
nungen
Bank-
auszge
Kassen-
belege
Bar-
Quittng.
usw...
Grundbuch Seite: ... Jahr: ... Monat: ...
Datum: Beleg: Betrag: Konto:
S H S H
Buchungstext:
.
.
.
.
.
.
ErIInungs-
buchungen,
LauIende Bu-
chungen,
Vorbereitende
Abschlu-
buchungen,
Jahresab-
schlu.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Zeitliche Ordnung
der BuchungsauIzeichnung
S
a
c
h
l
i
c
h
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O
r
d
n
u
n
g
d
e
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B
u
c
h
u
n
g
e
n
Lohn- u.
Gehalts-
buch
Kassen-
buch
Anlage-
buch-
Ihrung
Konto-
korrent-
buch
(Girokto)
Haupt
buch
Nebenbcher nach Bedarf:
Wechsel-
ko-
pierbuch
OIIene
Posten
Buch-
Ihrung
Bilanz-
buch
Inventur
buch
S H
Kto...
....
....
....
....
S H
Kto...
....
....
....
....
HZ
- 9 -
3.3.2. Steuerrechtliche Detailregelungen
AuI steuerrechtlicher Seite besteht ab 2002 die Regelung,
da mit HilIe der EDV erstellte Unterlagen erstellt wor-
den von den Finanzbehrden im Rahmen von Auen-
prIungen auch maschinell ausgewertet werden drIen.
Das entspricht einem Zugangsrecht der Finanzmtern zu
den Computern der SteuerpIlichtigen. Auerdem knnen
die PrIer verlangen, da die Daten nach ihren Vorgaben
maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unter-
lagen und AuIzeichnungen auI einem maschinell ver-
wertbaren Datentrger (CD, DVD, Band) zur VerIgung
gestellt werden. Die Kosten daIr trgt der SteuerpIlich-
tige (147 Abs. 6 AO).
Zur konkreten DurchIhrung dieser neuen Form der
AuenprIungen gibt es ein Inzwischen ist auch ein
BMF-Schreiben vom 16.07.2001, in dem der Finanzmi-
nister zu den Details der digitalen SteuerprIung Stellung
nimmt. Hier sind die wichtigsten Eckpunkte zusammen-
geIat:
UmIang und Ausbung des Rechts auI DatenzugriII
durch die Finanzbehrden: Der DatenzugriII soll sich
auI steuerlich relevante Daten beschrnken (was nicht
verwundert, aber die Betonung dieses Sachverhaltes
macht hellhrig).
,Unmittelbarer DatenzugriII' ist dabei der ZugriII
der Finanzbehrde auI Datenbestnde des Steuer-
pIlichtigen, wobei dieser nur einen Nurlese-Zu-
griII bereithalten mu. Online-ZugriIIe durch die
Finanzbehrden aud Datenbestnde des Steuer-
pIlichtigen werden (noch?) ausgeschlossen - die
PrIer mssen also immernoch persnlich zum
SteuerIplichtigen kommen.
,Mittelbarer DatenzugriII' ist die Auswertung
durch den SteuerpIlichtigen nach den Vorgaben
der Behrde und die bergabe von Datentrgern
(147 Abs. 6 AO).
Da Ir alle auIzeichnungs- und auIbewahrungs-
pIlichtigen Daten der BuchIhrung ein unmittelbarer
DatenzugriII verlangt werden kann, haben Systeme
wie MicroIilme oder MicroIiches ab 2002 wohl end-
gltig ausgedient, weil diese keine ,maschinelle Aus-
wertung' der Daten erlauben: jetzt tut es nur noch die
Datenbank.
Die Finanzbehrden mssen sptestens nach Bestand-
kraIt der auIgrund einer AuenprIung erlassenen
Steuerbescheide die vom SteuerpIlichtigen berlasse-
nen Datentrger lschen oder zurckgeben.
MitwirkungspIlichten des SteuerpIlichtigen: Der Steu-
erpIlichtige mu entsprechende Computer (Hard- und
SoItware) und ,eine mit der Datenverarbeitung ver-
traute Person' bereitstellen, so da die Finanzbeamten
mit der modernen Technik auch klarkommen. Bei
Datentrgerberlassung mu auch eine Dateibe-
schreibung (Feldnamen, Feldinhalte usw.) zur VerI-
gung gestellt werden.
berlegungen zum Grundsatz der Verhltnismig-
keit: Der DatenzugriII erstreckt sich grundstzlich
nur auI Daten, die ab dem 1. Januar 2002 erIat und
archiviert werden. Daten aus der Zeit bis zum
31.12.2001 mssen weder erneut eingegeben noch
digitalisiert oder sonst zum unmittelbaren oder mittel-
baren DatenzugriII bereitgehalten (wohl aber auI tra-
ditionelle Art auIbewahrt!) werden. Auch die maschi-
nelle Ausrstung ist vorzuhalten - d.h., SoIt- und
Hardware einschlielich der dazugehrigen Doku-
mentationen (Handbcher!) sind archivierungs-
pIlichtig, wenn alte Daten nicht auI neue Systeme
bertragen werden knnen (etwa beim Portieren einer
Buchhaltung auI ein neues System).
Archivierung und AuIbewahrung: Originr digitale
Daten drIen nur noch in auswertbarer Form auIbe-
wahrt werden. Ausdrucke auI Papier, MicroIilm oder
selbst in PDF-Dateien ist damit also nicht mehr ausrei-
chend! Die maschinell auswertbare Form wird nicht
verlangt, wenn Daten originr in PapierIorm anIallen,
etwa handschriItlich ausgeIllte Quittungen. Bei digi-
talen Rechnungen mu auch die digitale Signatur
gem 14 Abs. 4 Satz 2 UStG mit Anbieterakkre-
ditierung gem 15 Abs. 1 SigG auIbewahrt werden,
weil sie einen Teil der Rechnung bildet. Ansonsten
gelten die Grundstze ordnungsgemer DV-gesttz-
ter Buchhaltungssysteme von 1995 Iort.
Ausblick: Als Manahme zur TerrorismusbekmpIung
wurde inziwschen eine zentrale ErIassung smtlicher
Konten und Depots in den Gesetzgebungsproze ge-
schickt, um verdchtige Geldbewegungen von Terrori-
sten auIdecken zu knnen. Auch wenn Hans Eichel am 5.
Oktober 2001 auI einer PressekonIerenz die Verwendung
dieser Daten Ir Zwecke der SteuerIahndung bestritten
hat, so kann doch vermutet werden, da nicht nur die
Finanzmter begehrlich nach dieser zentralen ErIassung
schielen werden, sondern auch die Arbeitsmter, die
Sozialmter, die Versicherungen und wei-Gott-wer-noch.
Die Terroranschlge vom 11. September scheinen uns
dem berwachungsstaat mit Riesenschritten nherzu-
bringen!
3.4. Aufbewahrungsfristen
1. Einer 10jhrigen AuIbewahrungsIrist unterliegen
Handelsbcher bzw. Bcher und AuIzeichnungen,
Inventare, ErIInungsbilanzen, Jahres- und Konzern-
abschlsse, Lageberichte und Konzernlageberichte,
die zum Verstndnis erIorderlichen Arbeitsanwei-
sungen und sonstige Organisationspapiere sowie ab
1999 auch die Belege.
2. Einer 6jhrigen AuIbewahrungsIrist unterliegen emp-
Iangene Handels- oder GeschItsbrieIe, die Wiederga-
be der abgesandten Handels- oder GeschItsbrieIe,
sonstige Unterlagen, soweit sie Ir die Besteuerung
von Bedeutung sind, sowie bis 1998 die Belege.
Die AuIbewahrungsIrist luIt nicht ab, soweit und solan-
ge die Unterlagen Ir Steuern von Bedeutung sind, Ir die
HZ
- 10 -
die FestsetzungsIrist noch nicht abgelauIen ist. Die AuI-
bewahrungsIrist beginnt mit dem Schlu des Kalender-
jahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch
bzw. Buch gemacht, das Inventar auIgestellt, die ErII-
nungsbilanz oder der Jahresabschlu Iestgestellt, der
Konzernabschlu auIgestellt, der Handels- oder GeschIts-
brieI empIangen oder abgesandt, der Buchungsbeleg ent-
standen, die AuIzeichnung vorgenommen oder die sonsti-
gen Unterlagen entstanden sind (Iast gleichlautend in
257 HGB und in 147 AO).
3.5. Unterscheidung der Belege
Allgemein kennt die Buchhaltung zwei Kategorien von
Belegen:
Fremdbelege sind Belege, die von einem anderen Wirt-
schaItsteilnehmer erstellt wurden, und uns im GeschIts-
verkehr zugegangen sind
Eingangsrechnungen
Quittungen
Bank- und Postbelege
Erhaltene Wechsel und Schecks
Erhaltene BegleitbrieIe zu Schecks und Wechseln
Erhaltene sonstige HandelsbrieIe
GutschriItenanzeigen von LieIeranten
Steuerbescheide
StraIbescheide
Eigenbelege sind alle Belege, die wir im WirtschaIts-
verkehr mit anderen selbst hergestellt haben
Ausgangsrechnungen
QuittungsdurchschriIten
Kopien eigener Wechsel und Schecks
Kopien abgesandter HandelsbrieIe
GutschriItenanzeigen an Kunden
Entnahmebelege
Lohn- und Gehaltslisten
Belege ber Storno, Umbuchungen und BuchungsIeh-
ler
Ergebnisverwendungebeleg
Konto-Nr. Buchungstag(e) Blatt-Nr. Bankleitzahl Erstellungsdatum
Kontoauszug/Statement
Kapitalertrge sind einkommenssteuerpflichtig.
Dieser Beleg ist keine Steuerbescheinigung.
Art. 1540106 Kontoauszug KAD IBM 8912" Stand 1/99
S19S41S871 000-011 1 S1210010 1.01.1999
11.01. 0utscLrIft Kunde HIrseLorn 1170,2H
12.01. EarauszaLIun 1000,008
FIrma
H.E. HIcLts 0mbH & Co. K0 ALTEF 8ALD0 EUF 21S,08
Am LeILLaus 1
HEUEF 8ALD0 EUF 4S,078
W-6000 EanLfurt 1
EAY. HYF0EAHK A0
*) $ *) $ *) $ *) $ *) $
Baverische Hvpotheken- und Wechsel-Bank
Aktiengesellschaft
Nur fr bungszwecke !
Ein Kontoaus:ug
einer Bank, d.h.,
ein Eingangsbeleg,
der gem den
Regeln der GoB
behandelt worden
ist. Als Organisati-
onsmittel dienen
Buchungsstempel,
in die die
Buchungsst:e
eingetragen
werden. Dieser
Zustand reprsen-
tiert die Arbeits-
schritte bis
Nummer 1.5 in der
vorstehenden
Gliederung.
3.6. Muster fr die Behandlung von Belegen
gem GoB
Skizze des MindestumIanges der buchhalterischen Ar-
beiten, die erIorderlich sind, um den Grundstzen der
ordnungsgemen BuchIhrung zu gengen:
1. Vorbereitende Arbeiten
1.1. PrIung auI sachliche und rechnerische
Richtigkeit
1.2. Bestimmung des Buchungsbeleges und Zusam-
menIhrung von Doppelbelegen (Vermeidung
von Doppelbuchungen)
1.3. Ordnen nach Belegarten
(Belegkategorisierung)
1.4. FortlauIende und kategorienweise
Nummerierung der Belege
1.5. Vorkontierung der Belege
2. Buchen der Belege
2.1. Buchung in Nebenbuchhaltung, wenn erIorder-
lich
2.2. Buchung im Grundbuch
2.3. Buchung im Hauptbuch (in EDV-Buchhaltung
automatisch aus Journalbuchung)
3. Ablage und Aufbewahrung (Fristen: 257 Abs. 4
HGB)
Unten ist ein Muster Ir einen bearbeiteten Fremdbeleg zu
sehen.
3. Inventur, Inventar, Bilanz
Dieser Abschnitt Ihrt die grundlegenden BegriIIlichkeiten
der BuchIhrung ein.
3.1. Das Inventar
Unter einem Inventar versteht man eine detaillierte Zu-
sammenstellung der am Bilanzstichtag im Jahresabschlu
anzusetzenden Vermgensgegenstnde und Schulden ei-
ner Unternehmung, und zwar nach Art, Menge und Wert.
Der besondere Vorzug des Inventars gegenber der Bi-
lanz liegt in seinem bis ins einzelne gehenden Nachweis.
HZ
- 11 -
Das. Inventar Iolgt dabei der StaIIelIorm und gliedert sich
in
1. Vermgenswerte,
2. Schuldwerte sowie
3. Reinvermgen
Die Vermgenswerte (unterteilt in Anlage- und UmlauI-
vermgen) gliedert man nach ihrer zeitlichen Bindung
bzw. steigenden Liquidierbarkeit (beginnend mit Immo-
bilien, endend mit Kassenbestand), die Schulden nach
Flligkeit bzw. Dringlichkeit der Zahlung (beginnend mit
langIristigen, endend mit kurzIristigen Schulden).
Grundlage Ir die AuIstellung des Inventars ist die ErIas-
sung der Vermgensgegenstnde und Schulden. Diese
nennt man auch Inventur.
3.2. Die Inventur
3.2.1. Grundlegende Definition
Untereiner Inventur versteht man die tatschliche Be-
standsauInahme des Vermgens und der Schulden zwecks
AuIstellung des Inventars. Die Inventur ist bei Beginn
oder Beendigung des Handelsgewerbes sowie bei Ge-
schItsjahresschlu durchzuIhren (240 Abs. 1 und 2
HGB) und mu smtliche Vermgensgegenstnde und
Schulden umIassen. NormalIall ist die Stichtagsinventur,
bei der zu einem Stichtag eine GesamtauInahme aller
Vermgensgegenstnde stattIindet. Diese mu zeitnah,
regelmig binnen 10 Tagen vor und nach dem Bilanz-
stichtag (R 30 EStR), erIolgen. Zwischenzeitliche Be-
standsvernderungen sind ordnungsgem auIzuzeich-
nen. Daneben sind als Inventurerleichterungen die per-
manente Inventur und die verlegte Inventur sowie die
Stichprobeninventur zulssig.
3.2.2. Bewertung und Bewertungsvereinfa-
chung
Grundstzlich gilt stets der Grundsatz der Einzelbewertung
(252 Abs. 1 Nr. 3 HGB), der besagt, da jeder Vermgens-
gegenstand und Schuldposten einzeln zu bewerten ist.
Hierbei ist die VerkehrsIhigkeit zugrundezulegen, d.h.,
die selbstndige Nutzbarkeit. Jede Schraube ist daher
prinzipiell ein eigenstndiger Vermgensgegenstand, der
einzeln zu bewerten wre. Dies ist in der Praxis kaum zu
bewerkstelligen, so da der Gesetzgeber drei wesentliche
Arten von Erleichterungen vorgesehen hat:
1. Vermgensgegenstnde des Sachanlagevermgens so-
wie Roh-, HilIs-und BetriebsstoIIe knnen, wenn sie
regelmig ersetzt werden und ihr Gesamtwert Ir das
Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit
einer gleichbleibenden Menge und einem gleichblei-
benden Wert angesetzt werden, soIern ihr Bestand in
seiner Gre, seinem Wert und seiner Zusammenset-
Stempel
Datum:
Schreiber:
Zhler:
Kontrolle:
Nr. Art. Nr. Bezeichnung Alter;
BeschaIIenheit
Warengruppe Einheit Menge,
Anzahl
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Abnahme von: UnterschriIt:
InventurauInahmeblatt
(Entwurf)
HZ
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zung nur geringen Vernderungen unterliegt (240
Abs. 3 HGB). In diesem Fall ist dennoch alle drei Jahre
eine krperliche BestandsauInahme erIorderlich.
2. Gleichartige Vermgensgegenstnde des Vorrats-
vermgens sowie andere gleichartige oder annhernd
gleichwertige bewegliche Vermgensgegenstnde und
Schulden knnen jeweils zu einer Gruppe zusammen-
geIat und mit dem gewogenen Durchschnittswert
angesetzt werden (240 Abs. 4 HGB). Dieses VerIah-
ren ist auch als Durchschnittsmethode bekannt.
3. Soweit es den Grundstzen ordnungsmiger Buch-
Ihrung entspricht, d.h., soweit ein entsprechender
belegmiger Nachweis geIhrt werden kann, darI Ir
den Wertansatz gleichartiger Vermgensgegenstnde
des Vorratsvermgens unterstellt werden, da die
zuerst oder da die zuletzt angeschaIIten oder herge-
stellten Vermgensgegenstnde zuerst oder in einer
sonstigen bestimmten Folge verbraucht oder veru-
ert worden sind. Dieses VerIahren ist auch als
VerbrauchsIolgebewertung bekannt und umIat das
FIFO-VerIahren und das LIFO-VerIahren.
3.2.3. Inventurorganisation
Ein von der GeschItsleitung zu bestimmender Inventur-
leiter ist Ir Planung und DurchIhrung verantwortlich.
Dieser hat ein Inventurprotokoll zu Ihren, das alle
wesentlichen Ttigkeiten enthlt. Wichtige AuIgaben des
Inventurleiters umIassen:
1. PrIung, ob alle Belege und Unterlagen vollstndig
vorhanden sind;
2. Nummerierung und/oder Verzeichnung aller
AuInahmeorte (auch Produktions- und Werksttten,
VerkauIsrume, Auengelnde und Bros gehren zu
den Inventurbereichen);
3. Einsatzplanung des Personals, insbesondere die Zu-
ordnung von Funktionen/Verrichtungen den einzel-
nen an der Inventur beteiligten Mitarbeitern ( Orga-
nisation);
4. Das Personal den AuInahmeorten zuordnen;
5. Wenn erIorderlich Personalschulungen durchIhren;
6. Unmittelbar vor DurchIhrung der Inventur das Lager
ordnen und kennzeichnen;
7. Unmittelbar vor und whrend der Inventur Kunden,
GeschItspartner und andere Dritte ber die Betriebs-
unterbrechung/Schlieung inIormieren;
8. Die Abgrenzung anweisen, insbesondere hinsichtlich
der AuInahme von Geringwertigen WirtschaItgtern,
Fremdeigentum und Leasinggegenstnden;
9. Personal bei Beginn der Inventur einweisen;
Stempel
Nr. Ttigkeit erledigt/Datum Unterschrift
1 Belege und Unterlagen vollstndig
vorhanden
2 AuInahmeorte nummeriert und verzeichnet
3 Personal geplant und Funktionen
zugeordnet
4 Personal den AuInahmeorten zugeordnet
5 Personal geschult
6 Lager geordnet und gekennzeichnet
7 Dritte inIormiert
8 Abgrenzung angewiesen
9 Einweisung Personal bei Inventur
10 Kontrolle, Freigabe und Belegablage
11 Abgrenzungsprotokoll
Inventurleiter: UnterschriIt:
Inventurprotokoll
(Entwurf)
HZ
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10. Belege, insbesondere InventurauInahmelisten ausge-
ben, nach DurchIhrung der Inventur einsammeln,
kontrollieren und geordnet ablegen;
11. Ein Abgrenzungsprotokoll erstellen, das detaillierte
Arbeitsanweisungen Ir alle genannten GrenzIlle
enthlt.
Das vorstehende Inventurprotokoll ist der Gesamtbeleg,
der die DurchIhrung aller einzelnen Schritte protokol-
liert. Da Verste gegen den Grundsatz der Ordnungsge-
men BuchIhrung StraItaten sein knnen (283II
StGB), ist es ein wichtiges Dokument mit BeweiskraIt.
AuI der Folgeseite ist ein AuInahmeblatt abgebildet, das
der WerterIassung der einzelnen Vermgensgegenstnde
und Schulden dient.
3.2.4. Besondere Arten der Inventur
Da die Inventur eine groe organisatorische Belastung
darstellt, hat der Gesetzgeber nicht nur Bewertungs-
erleichterungsvorschriIten erlassen, sondern auch beson-
dere Arten der Inventur ermglicht, die die mit der
vollstndigen krperlichen BestandsauInahme verbunde-
ne Arbeitsbelastung verringern sollen.
3.2.4.1. Permanente Inventur
Hierunter versteht man die DurchIhrung der Inventur
ber einen groeren Zeitraum oder ununterbrochen ge-
m 241 Abs. 2 HGB. Hier kann die ErIassung der
einzelnen Bestnde ber das gesamte GeschItsjahr ver-
teilt werden (z.B. BestandsauInahme dann, wenn der
jeweilige Bestand sehr niedrig ist). Sie setzt genaue
AuIzeichnungen ber Bestnde, Zu- und Abgnge nach
Tag, Art und Menge voraus, aus denen sich die Stichtags-
bestnde der einzelnen WirtschaItsgter ermitteln und
bewerten lassen.
Die permanente Inventur ist nur dann ordnungsgem,
wenn gewhrleistet ist, da jeder Inventurposten einmal
im Jahr inventurmig erIat wird; sie darI sich nicht nur
auI Stichproben oder die Verprobung eines reprsentati-
ven Querschnitts beschrnken (vgl. R 30 EStR).
Fr WirtschaItgter, die besonders wertvoll sind oder
unkontrollierbaren Abgngen unterliegen, ist die perma-
nente Inventur nicht zulssig (R 30 EStR).
3.2.4.2. Verlegte Inventur
241 Abs. 3 HGB gestattet die AuIstellung eines besonde-
ren Inventars auI einen Zeitpunkt innerhalb der letzten
drei Monate vor oder der beiden ersten Monate nach dem
Bilanzstichtag, dessen Inventarposten lediglich wertm-
ig, nicht aber nach Art und Menge Iortzuschreiben bzw.
rckzurechnen sind.
Dieses besondere Inventar kann auch auI Grund einer
permanenten Inventur erstellt werden. Die in dem beson-
deren Inventar erIaten Vermgensgegenstnde brau-
chen nicht im Inventar Ir den Schlu des GeschItsjahres
verzeichnet werden.
Die zeitlich verlegte Inventur ist wie die permanente
Inventur Ir Bestnde, bei denen ins Gewicht Iallende
unkontrollierbare Abgnge eintreten, und Ir besonders
wertvolle WirtschaItsgter nicht zugelassen (R 30 EStR).
3.2.4.3. Stichprobeninventur
Bei der AuIstellung des Inventars darI der Bestand der
Vermgensgegenstnde nach Art, Menge und Wert auch
mit HilIe anerkannter mathematisch-statistischer Metho-
den auI Grund von Stichproben ermittelt werden (241
Abs. 1 HGB). Der Aussagewert des auI diese Weise
auIgestellten Inventars mu dem eines auI Grund einer
krperlichen BestandsauInahme auIgestellten Inventars
gleichkommen. Voraussetzung Ir die Anwendung dieser
Methode ist, da die Lagerpositionen durch ZuIallsaus-
wahl aus dem Lagerkollektiv in die Stichprobe gelangen.
Das VerIahren mu den GoB entsprechen.
4. Inventar und Bilanz
Dieser Abschnitt stellt dar, wie aus dem Inventar die
Bilanz abgeleitet wird. Das ist grundlegend Ir die Dis-
kussion der Buchungsmethodik, die sich anschliet. ber-
gehen Sie diesen Abschnitt nicht, weil der Iolgende
Abschnitt darauI auIbaut!
4.1. Grundlegende Definition
Allgemein ist eine Bilanz eine Gegenberstellung der
Aktiva (Vermgensgegenstnde) und Passiva (Kapital-
positionen) mit dem Ziel, als Restgre (Nettovermgens-
gre) das Eigenkapital zu ermitteln.
Die Bilanz ist damit eine gedrngte Gegenberstellung
von Vermgen und Kapital der Unternehmung. Sie grn-
det sich auI das Inventar, das Vermgensverzeichnis. Der
Vorzug der Bilanz gegenber dem Inventar besteht in
ihrer bersichtlichkeit, da sie die vielen Einzelposten des
Inventars in Gruppen zusammenIat.
4.2. Die Bilanzwaage
Man kann eine Bilanz gut als Waage visualisieren. tat-
schlich kommt das Wort von ital. Bilancia, Balkenwaa-
ge. Das Bild stellt dar, da die Bilanz stets ausgewogen
sein mu, d.h., die Vermgensgegenstnde mssen den
Schulden und dem Eigenkapital entsprechen:
Die BuchIhrung legt also stets doppelt RechenschaIt ab:
einmal auI der Aktiv- und einmal auI der Passivseite. Man
ANLAGE-
UND
UMLAUF-
VERMGEN
EIGENES
UND
FREMDES
KAPITAL
AKTIVA PASSIVA
HZ
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spricht in diesem Zusammenhang auch von der soge-
nannten doppelten BuchIhrung. Das Prinzip der doppel-
ten Rechnungslegung ist kurz auch als Doppik bekannt.
4.3. Das grundlegende Gliederungsschema
Dieses Schema gibt einen grundlegenden berblick ber
die Inhalte der Bilanz:
Die Aktivseite legt RechenschaIt ab ber das Vermgen.
Sie enthlt InIormationen ber die Mittelverwendung,
d.h., die Investition.
Die Passivseite enthlt Daten ber die MittelherkunIt,
d.h., das Kapital, also die Finanzierung.
Grundschema der Bilanz
Aktiva Passiva
Anlagevermgen
(langIristige
Nutzungsabsicht)
Eigenkapital
Umlaufvermgen
(kurzIristige
Nutzungsabsicht)
Fremdkapital
(Schulden, Verbindlichkei-
ten)
Rechnungsabgren:ung
Rechnungsabgren:ung
Summe Summe
Aktiva Berichtsjahr P
A. Anlagevermgen A
Maschinen und Anlagen 12.653,50
Fahrzeuge, Fuhrpark 25.650,00
Betriebs- und GeschItsausstatt. 31.450,00
69.753,50
B. UmlauIvermgen B
Warenbestand 45.876,29
Forderungen aus LieIerungen 4.768,20
Sonstige Forderungen 1.468,60
Schecks, Kasse, Bankguthaben 3.878,87
55.991,96 C
C. Rechnungsabgrenzungsposten 745,60
SUMME 126.491,06 S
Karl Fran
Stuttgart, den
Passiva Berichtsjahr
A. Eigenkapital
Komplementr Karl Franke 20.000,00
Kommanditist K. Scheuermann 10.000,00
Kommanditist P. Schneider 10.000,00
40.000,00
B. Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten gegenber Banken 31.500,00
Verbindlichkeiten aus LieIerungen 47.067,81
Sonstige Verbindlichkeiten 7.835,65
86.403,46
C. Rechnungsabgrenzungsposten 87,60
SUMME 126.491,06
nke KG
31.12.20..
Die Aktivseite wird von 247 Avs. 2 HGB in die Positio-
nen ,Anlagevermgen' und ,UmlauIvermgen' unter-
teilt. Dabei entscheidet alleine die Nutzungsabsicht, und
nicht das tatschliche Verhalten: eine Ware, die zur
Eigennutzung entnommen wird, geht in das Anlagever-
mgen ber, whrend eine mit VerkauIsabsicht gehaltene
Ware im UmlauIvermgen bleibt, selbst dann, wenn sie
sich de Iacto nicht kurzIristig (sondern nur berhaupt
irgendwann) verkauIen lt.
Das Eigenkapital ist das Kapital im Eigentum der Gesell-
schaIter, also ohne RckzahlungsIrist, whrend Fremd-
kapital Finanzierungsmittel sind, die einem externen
Kapitalgeber zurckzuzahlen sind.
Die Rechnungsabgrenzungsposten enthalten vorausge-
zahlte AuIwendungen oder vorauserhaltene Erlse.
4.4. Beispiel fr eine Bilanz
NachIolgend betrachten wir als Beispiel die Bilanz einer
kleinen KommanditgesellschaIt: Das Unternehmen ist
eine HandelsgesellschaIt mit LadengeschIt in einer Ein-
kauIszone.
Die 265II HGB sind Ir PersonengesellschaIten nicht
anwendbar, so da das Anlage- und das UmlauIverm-
gen, Eigenkapital, Schulden und Rechnungsabgrenzungs-
posten nur ,gesondert ausgewiesen und hinreichend auI-
gegliedert' ( 247 Abs. 1 HGB) sein mssen. Zur dieser
hinreichenden AuIgliederung gehrt die Trennung der
verschiedenen Arten von Anlage- und UmlauIvermgen
sowie die AuIstellung ber die Einlagen der beteiligten
GesellschaIter.
Es htte in diesem Fall gereicht, die Kommanditisten
gemeinsam in einer Position ,Kommanditkapital' auszu-
weisen. Aus Grnden des besseren Verstndnisses wurde
die Position jedoch separat dargestellt. Der Warenbestand
umIat das Lager und den Warenbestand im VerkauIsbe-
reich. Die sonstigen Forderungen enthalten u.A. auch die
antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten; in den son-
stigen Verbindlichkeiten sind auer diesen auch die
Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-
verbindlichkeiten enthalten.
In dieser Bilanz (wie auch in allen Iolgenden) sind die
UnterschriIten der persnlich haItenden GesellschaIter
(245 HGB) bzw. der entsprechenden Rechtsvertreter aus
VereinIachungsgrnden weggelassen worden.
5. Die Ableitung der Buchungsmethodik
Grundgedanke ist, da die Position eines Bilanzobjektes
die Art und Weise deIiniert, wie buchhalterisch mit dem
Bilanzobjekt zu verIahren ist. Das Verstndnis der
Buchungsregeln setzt also das Verstndnis der Bilanz
voraus. Fr jeweils die Aktiva oder die Passiva bestehen
HZ
- 15 -
eigene Buchungsregeln, die zwar in sich logisch aber als
ganzes nicht begrndbar sind auer aus den Zusammen-
hngen mit der Bilanz.
Dieser Abschnitt ist der wichtigste von allem. Wenn Sie
diesen Teil nicht verstehen, haben Sie spter keine Chan-
ce!
5.1. Bilanz und Buchungsregeln
Buchungsregeln sind allgemein gesagt die Regeln, auI
welcher Seite von Konten welche Sachverhalte zu erIas-
sen sind. Die Buchungsregeln bilden Grundlage Ir die
Bildung von Buchungsstzen und betreIIen Vereinbarun-
gen darber, was auI der linken ,Soll'-Seite und der
rechten ,Haben'-Seite der Konten zu stehen hat. Sie sind
Ir jede Kontenart einzeln deIiniert und bilden ein in sich
geschlossenes Regelwerk.
Diese Regeln knnen nicht aus der Sache heraus logisch
begrndet, sondern nur auswendig gelernt und angewen-
det werden.
Dabei unterscheidet man Regeln Ir vier Kontenarten:
Aktivkonten sind Konten, die Wertbestnde auI
Vermgenskonten abbilden;
Passivkonten sind Konten, die Wertbestnde auI Ka-
pitalkonten abbilden;
AuIwandskonten sind Konten, die einen Wertverzehr
von Vermgen (d.h., Verbruche) abbilden und
Ertragskonten sind Konten, die Verwertungen von
Vermgen (d.h., Wertmehrungen) darstellen.
Im einzelnen gibt es Ir die vier Kontenarten die neben-
stehenden Buchungsregeln.
Soll Haben
AnIangsbestand aus
ErIInungsbilanz
- Minderungen
Mehrungen
Schlubestand in
Schlubilanz
Summe S Summe H
Aktivkonto
Soll Haben
- Minderungen
AnIangsbestand aus
ErIInungsbilanz
Schlubestand in
Schlubilanz
Mehrungen
Summe S Summe H
Passivkonto
Soll Haben
- AuIwands-
minderungen
Schlubestand in GuV
Summe S Summe H
AuIwands- und Kostenkonto
Summe der
AuIwandsbuchungen
Soll Haben
- Erlsminderungen
Schlubestand in GuV
Summe S Summe H
Erls- und Leistungskonto
Summe der
Erlsbuchungen
Kurz und bndig: Buchungsregeln
Aktiv- und Passivkonten:
Die Buchungsregeln der Aktiva und der Passiva sind
genau spiegelverkehrt, d.h., was man in den Aktiva im
,Soll' bucht, das gehrt bei den Passiva in`s ,Haben'.
Merksatz: Die Bestandskonten haben ihre AnIangsbe-
stnde und Mehrungsbuchungen auI der Seite, auI der
sie in der Bilanz stehen, und die Minderungsbuchungen
und Schlusalden auI der gegenberliegenden Seite.
AuIwands- und Ertragskonten:
Diese Konten sind Unterkonten zum Eigenkapital.
Merksatz: AuIwendungen und Ertrge bucht man so,
wie man ihre Auswirkung im Eigenkapitalkonto bu-
chen wrde, also AuIwendungen im ,Soll' (Eigen-
kapitalminderung!) und Ertrge im ,Haben' (Eigen-
kapitalmehrung!).
Wichtig.
Diese Regeln sind Vereinbarungen. Sie passen zuein-
ander, aber knnen nur gegenseitig aus einander be-
grndet werden. Lernen Sie diese Regeln, und hinter-
Iragen Sie sie nicht!
Um richtig zu buchen, mu der Buchhalter das vorstehen-
de gedankliche Schema vollkommen internalisiert haben
und im SchlaI herbeten knnen!
Die vorstehenden Regeln haben den Charakter von Ver-
einbarungen, und lassen sich in keiner Weise aus der
Sache begrnden. Sie wrden seitenverkehrt ebensogut
Iunktionieren. Ihre vollstndige Beherrschung durch den
Buchhalter ist eine Grundvoraussetzung Ir das Funktio-
nieren des betrieblichen Rechnungswesens.
Die Summe der Buchungen im ,Soll' und der im ,Haben'
mu stets gleich sein, und zwar sowohl im einzelnen
Konto als auch in jeder beliebigen Summe von Konten.
Eine SaldendiIIerenz ist ein untrgliches Zeichen Ir
einen BuchungsIehler. Es ist nicht mglich, durch regel-
gerechtes Buchen SaldendiIIerenzen zu erzeugen, d.h.,
bei IehlerIreier und vollstndiger Anwendung aller
BuchungsvorschriIten werden alle einzelnen Konten eben-
so wie die Bilanz immer ausgewogen sein. Das ange-
wandte Regelwerk ist in sich stabil und Iehlerintolerant.
HZ
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Die ,InI eisernen Regeln':
1. Was Ir Konten sind an der durchzuIhren-
den Buchung beteiligt? Es mssen immer
mindestens zwei verschiedene Konten sein,
knnen aber auch wesentlich mehr als zwei
Konten werden!
2. Was Ir Konten sind das? D.h., handelt es
sich um Aktiv-, Passiv-, AuIwands- oder
Erlskonten?
3. Nehmen diese Konten, jeweils einzeln be-
trachtet, durch die auI ihnen durchzuIhren-
de Buchung ab oder zu?
4. Wo, d.h., im ,Soll' oder im ,Haben', sind
diese Zu- oder Abnahmen zu buchen? Ver-
wenden Sie die Buchungsregeln!
5. Aus den bisherigen Erkenntnissen erst im
Grundbuch, d.h., durch einen Buchungssatz
SOLL AN HABEN, und dann im Hauptbuch
(d.h., auI Konten) buchen. Bei elektronischer
BuchIhrung wird die Hauptbuchbuchung
vom Programm erledigt, und der Buchhalter
mu lediglich die Buchungsstze eingeben.
Die BegriIIe ,Soll' und ,Haben' deuten also heute nichts
mehr an. Es ist jedoch bekannt, da italienische Mnche
der Renaissance Schuldnerlisten Ihrten, die unterteilt
waren in ,Gezahlt haben' und ,Zahlen sollen'. Dies
begrndet die historische Entwicklung von ,Soll' und
,Haben', die ihren damaligen Sinnbezug jedoch inzwi-
schen vollkommen verloren haben. Die Buchungsregeln
lassen sich heute berhaupt nicht mehr aus der Sache
begrnden, sondern mssen gelernt und angewandt wer-
den.
5.2. Ableitung von Buchungsstzen
Ein Buchungssatz ist eine IormelhaIte Benennung der
durch einen Buchungsvorgang (eine Buchung) bebuchten
Konten, der jeweiligen Kontenseiten (auI denen die Bu-
chung vorgenommen wird) und der Betrge nach der
Form
,Soll' AN ,Haben'
wobei unter ,Soll' und ,Haben' die jeweils beteiligten
Konten und die dort zu erIassenden Geldbetrge zu ver-
stehen sind:
Kasse AN Bank
Es kann auch mehr als ein Konto unter ,Soll' und/oder
unter ,Haben' vorkommen:
WareneinkauI und Vorsteuer
AN Verbindlichkeiten
Die im ,Soll' und im ,Haben' zu buchenden Geldbetrge
mssen einander jedoch in der Summe stets entsprechen.
Ist das nicht der Fall, so wird die nachIolgende Bilanz
nicht ausgewogen sein.
Das im ,Soll' zu bebuchende Konto ist immer zuerst und
das im ,Haben' zu buchende Konto immer zuletzt zu
nennen.
Das Wrtchen ,AN' hat die Funktion der Trennung der
Soll- von den Haben-Konten. Es deutet keine Bewegungs-
oder Buchungsrichtung an.
Nach den vorstehend skizzierten Buchungsregeln knnen
Mehrungen oder Minderungen auI den beteiligten Kon-
ten sowohl im Soll als auch im Haben erIat sein. Da ein
Konto im ,Soll' oder im ,Haben' bebucht wird, sagt also
Ir sich genommen noch nichts darber aus, ob der auI
diesem Konto zu erIassende Geldbetrag eine Mehrung
oder eine Minderung darstellt; um dies zu erkennen, ist
die Erkenntnis erIorderlich, um was Ir ein Konto es sich
handelt, und die nachIolgende Anwendung der relevan-
ten Buchungsregeln.
6. bersichten zur Buchungssystematik
AuI den Iolgenden Seiten stellen wir die Buchungs-
systematik in der Form von KreislauIdarstellungen dar.
Wir analyseieren dabei, welche Wertbewegungen zu wel-
chen Buchhalterischen DarstellungsIormen Ihren.
Sie mssen diese Darstellungen vollkommen verstanden
haben - bis auf den Grund. Sie mssen sich absolut ber
die Bedeutung feder ein:elnen Zahl klar sein. Ist das nicht
der Fall, werden Sie mit grter Wahrscheinlichkeit
massive Probleme beim Jerstndnis der folgenden Skrip-
te haben'

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6.1. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 1: Die vier elementaren BuchungsIlle.
Man kann sich die Bilanz als Waage (,Bilanzwaage') mit einem kleinen Schlchen Ir jede Position vorstellen. Jeder BuchungsIall verndert die Gewichte in den Schlchen:
Bilanz
Aktiva
Vermgen, Mittelverwendung, Investition
Passiva
Kapital, MittelherkunIt, Finanzierung
GeschIts-
ausstattung
RohstoIIe
(,Material')
Kasse
(Bargeld)
Summe
Aktiva
Summe
Passiva
Eigenkapital Darlehens-
schulden
LieIer-
schulden
30.000,00 t AnIangsstand 20.000,00 t 20.000,00 t 70.000,00 t 70.000,00 t 40.000,00 t 25.000,00 t 5.000,00 t
38.000,00 t Buchung 1: 20.000,00 t 20.000,00 t 78.000,00 t 78.000,00 t 40.000,00 t 25.000,00 t 13.000,00 t
Buchung 1:
,Wir kaufen einen neuen Computer im Wert von 8.000 '. Der Buchungsbeleg ist
eine Rechnung (Kauf ,auf Ziel').
GeschItsausstattung AN LieIerschulden 8.000
GeschItsausstattung LieIerschulden
Die Summe der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz steigen gleichzeitig.
Bilanzverlngerung (Bilanzmehrung)
Buchung 2:
,Wir leisten eine Teil:ahlung aus vorstehender Rechnung in Hhe von 6000 in
bar'. Der Buchungsbeleg ist eine Quittung.
LieIerschulden AN Kasse 6.000
Kasse LieIerschulden
Die Summe der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz sinken gleichzeitig.
Bilanzverkrzung (Bilanzminderung)
Buchung 3:
,Wir kaufen Rohstoffe im Wert von 10.000 gegen Bar:ahlung'. Der Buchungs-
beleg ist ebenfalls eine Quittung.
RohstoIIe AN Kasse 10.000
RohstoIIe Kasse
Die Summe der Aktiva sinkt und steigt zugleich, bleibt also insgesamt gleich.
Aktivtausch
Buchung 4:
,Der Lieferant aus Buchung 1 und 2 gewhrt fr die Restschuld eine langfristige
Stundung'. Der Buchungsbeleg ist ein Handelsbrief.
LieIerschulden AN Darlehensschulden 2.000 t
Darlehensschulden LieIerschulden
Die Summe der Passiva sinkt und steigt zugleich, bleibt also insgesamt gleich.
Passivtausch
38.000,00 t Buchung 4: 30.000,00 t 4.000,00 t 72.000,00 f 72.000,00 f 40.000,00 t 27.000,00 t 5.000,00 t
Erluterungen :u den ein:elnen Buchungsfllen.
Jede Bilanzbuchung kann in einen der vier Flle eingeordnet werden, aber manche komplexere Buchungen gehrt zu mehreren Fllen gleichzeitig. Die Buchungsregeln sind so
beschaIIen, da bei sach- und regelgerechter Buchung niemals eine unausgewogene Bilanz entstehen kann. Allerdings Ihrt man die Buchungen in der Realitt auI Konten:

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6.2. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 2: Der BuchungskreislauI der Bilanzkonten.
ErIInungsbilanzkonto (EBK)
Passiva
Aktiva
Eigenkapital ............................................................................... 40.000,00 t
Darlehensschulden ..................................................................... 25.000,00 t
LieIerschulden .............................................................................. 5.000,00 t
GeschItsausstattung................................................................. 30.000,00 t
RohstoIIe................................................................................... 20.000,00 t
Kasse ......................................................................................... 20.000,00 t
70.000,00 f 70.000,00 f
Schlubilanzkonto (SBK)
Aktiva
Passiva
GeschItsausstattung.................................................................. 38.000,00 t
RohstoIIe....................................................................................30.000,00 t
Kasse ............................................................................................ 4.000,00 t
Eigenkapital .............................................................................. 40.000,00 t
Darlehensschulden..................................................................... 27.000,00 t
LieIerschulden ............................................................................. 5.000,00 t
72.000,00 f 72.000,00 f
Konto ,Rohstoffe' Soll Haben
ErIInungsbilanz 20.000
Buchung 3 10.000
Summe 30.000
Schlubilanz 30.000
Summe 30.000
Konto ,Geschftsausstattung' Soll Haben
Buchung 1 8.000
Summe 38.000
Schlubilanz 38.000
Summe 38.000
Konto ,Kasse' Soll Haben
Summe 20.000
Buchung 2 6.000
Buchung 2 10.000
Schlubilanz 4.000
Summe 20.000
Konto ,Eigenkapital' Soll Haben
Schlubilanz 40.000
Summe 40.000
Summe 40.000
Konto ,Darlehensschulden' Soll Haben
Schlubilanz 27.000
Summe 27.000
Buchung 4 2.000
Summe 27.000
Konto ,Lieferschulden' Soll Haben
Buchung 2 6.000
Buchung 4 2.000
Schlubilanz 5.000
Summe 13.000
Buchung 1 8.000
Summe 13.000
Das ErIInungsbilanzkonto
mu ,seitenverkehrt' erschei-
nen, damit die Buchungslogik
,Soll AN Haben' auch bei den
ErIInungsbuchungen erhalten
bleibt. Die Buchungen der Er-
IInungssalden lauten:
Aktivkonto AN EBK
EBK AN Passivkonto
Die Abschlubuchungen am
Jahresende sind:
SBK AN Aktivkonto
Passivkonto AN SBK
Bei sach- und regelgerechter
Buchung kann es daher nie eine
unausgewogene Schlubilanz
geben.

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6.3. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 3: ErIolgskonten, GuV und Eigenkapital.
Aktives Bestandskonto Soll Haben
Minderung(en) 125.000
Zahlungs- oder Forderungskto. Soll Haben
Mehrung(en) 140.000
Gewinn und Jerlust (GuJ) Soll Haben
RohstoIIauIwand 30.000
Lhne 20.000
Gehlter 15.000
Sozialversicherung 18.000
Weitere AuIw. 42.000
Eigenkapital 15.000
Summe 140.000
Umsatzerlse 140.000
Summe 140.000
Rohstoffaufwand Soll Haben
Aktivkonto 30.000 Gewinn & Verlust 30.000
Umsat:erlse/Warenverkauf Soll Haben
Gewinn & Verlust 140.000 Zahlung/Forderg. 140.000
Lhne Soll Haben
Gehlter Soll Haben
So:ialversicherung Soll Haben
Weitere Aufwandsarten Soll Haben
Konto ,Eigenkapital' Soll Haben
Schlubilanz 55.000
Summe 55.000
Gewinn & Verlust 15.000
Summe 55.000
Aufwand - Jerbrauch.
Minderungen auI Aktivkonten, die Verbruche darstellen, heien AuIwand. Sie werden
auI einer eigenen Kontenklasse, den AuIwandskonten erIat. Alle AuIwandskonten
mindern eigentlich das Eigenkapital (d.h., verkrzen indirekt die Bilanz), werden aus
Grnden der bersichtlichkeit und Klarheit jedoch ber eigene Konten geIhrt, die
AuIwandskonten. Diese werden in die GuV-Rechnung abgerechnet.
Ertrag - Jerwertung.
Mehrungen auI Aktivkonten, die keine Umbuchungen anderer Bestnde sind, heien
Ertrag oder Erls. Es handelt sich um die Verwertung von Gtern. Sie mehren indirekt das
Eigenkapital, sind also indirekte Bilanzverlngerungen. Ertrge werden aus Grnden der
Klarheit und bersichtlichkeit ebenIalls ber eigene Konten geIhrt, die Ertragskonten.
Auch die Ertragskonten rechnet man zunchst in die GuV-Rechnung ab.
Gewinn- und Jerlustrechnung (GuJ, G&J).
Diese ist ein Unterkonto zum Konto ,Eigenkapital'. Da das Eigenkapital durch direkt abgerechnete AuIwendungen und Ertrge jedoch unbersichtlich wre, und Probleme bei der
Zurechnung zu den einzelnen GesellschaItern entetehen wrden, erIat die GuV-Rechnung zunchst alle erIolgswirksamen Vorgnge, und rechnet dann nur noch deren Saldo, d.h.,
den Gewinn der Rechnungsperiode, an das Konto ,Eigenkapital' ab, ggIs. in mehreren Teilbuchungen Ir jeden beteiligten GesellschaIter.
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Anhang A: Allgemeine Kontenbersicht
Aktiva, Passiva, AuIwands- und Ertragskonten
Aktiva
Anlagevermgen:
Grundstcke
Gebude
Maschinen
Bro- und GeschItsaus-
stattung (BGA)
Bromaschinen
Fuhrpark
Geringwertige Wirt-
schaItsgter (GWG)
Wertpapiere des Anlage-
vermgens (WPAV)
DarlehensIorderungen
UmlauIvermgen:
RohstoIIe
HilIsstoIIe
BetriebsstoIIe
Fertigerzeugnisse (FE)
UnIertigerzeugnisse (UFE)
WareneinkauI (WEK)
LieIerantenskonti, LieIer-
antenboni, Erlsschmle-
rungen
Forderungen aus LieIerun-
gen und Leistungen (Ford.
L&L)
ZweiIelhaIte Forderungen
Geleistete Anzahlungen
Forderungen an Mitarbei-
ter
Vorsteuer
Besitzwechsel (Wechsel-
Iorderungen)
Protestwechsel
Sonstige Forderungen
Schecks (Kundenschecks)
Bankguthaben
Postgiroguthaben
Kasse
Rechnungsabgrenzung:
Aktive Rechnungsabgren-
zungsposten (ARAP)
Passiva
Eigenkapital:
Eigenkapital (VollhaIter)
Eigenkapital (Kommandi-
tist)
Gezeichnetes Kapital
(KapitalgesellschaIt)
Rcklagen
Bilanzgewinn (Kapitalge-
sellschaIt)
Gewinnvortrag (Kapitalge-
sellschaIt)
LIr. Fremdkapital:
Darlehens-
verbindlichkeiten
Hypothekenverbindlk.
KIr. Fremdkapital:
Verbindlichkeiten aus
LieIerungen und Leistun-
gen (Verb. L&L)
Erhaltene Anzahlungen
Umsatzsteuer
Schuldwechsel (Wechsel-
schulden)
Bankschulden
Postgiroschulden
Verbindlichkeiten gegen
Finanzamt (Verb. FA)
Verbindlichkeiten gegen
Sozialversicherungstrger
(Verb. SV)
Sonstige Verbindlichkeiten
Rechnungsabgrenzung:
Passive Rechnungsabgren-
zungsposten (PRAP)
Aufwendungen
RohstoIIauIwand
(Fertigungsmaterial, FM,
Materialeinzelkosten)
HilIsstoIIauIwand
BetriebsstoIIauIwand
Lhne
Gehlter
Sozialkosten
Steuern, Gebhren
RechtsberatungsauIwand
Brokosten
Kosten des Geldverkehrs
MietauIwand, PachtauI-
wand
LeasingauIwendungen
Haus- und GrundauIwand
(HuGA)
InstandhaltungsauIwand
Sondereinzelkosten des
Vertriebes (SEKV)
Abschreibung (AIA)
ZinsauIwand
Kalkulatorische Kosten
(diverse)
Auerordentlicher AuI-
wand (A.o. AuIw.)
Ertrge
WarenverkauI (WVK)
VerkauIserlse (VKErl.)
Mieterls, Pachterls
Leasingerlse
Haus- und Grunderlse
(HuGE)
Zinserls
Auerordentlicher Erls
(A.o.Erl.)
Kundenskonti, Kunden-
boni, Erlsschmlerung
Erffnungskonten
ErIInungsbilanzkonto
(EBK)
Abschlukonten
Privatkonto
Betriebsergebniskonto
(BEK)
Neutrales Ergebniskonto
(NEK)
Gewinn- und Verlust
(GuV; G&V)
Schlubilanzkonto (SBK)
Bitte beachten Sie: Diese bersicht ist ausschie-
lich ein Hilfsmittel fr bungen. Sie sollte
ebenso ausschlielich fr bungs:wecke und
keinesfalls zur realen Kontierung wirklicher
GeschItsIlle verwandt werden. Bei Mibrauch,
Irrtum oder Verwendung im wirklichen buch-
halterischen Geschehen keine Haftung! Dies ist
kein Kontenplan. Fr Vollstndigkeit wird kei-
ne Garantie bernommen. BegriIIe der Kosten-
rechnung werden nicht bercksichtigt (d.h., keine
Trennung von neutralen AuIwendungen und
Kostenarten).

H
Z
-

2
1

-
Anhang B: Gliederungsschema des GemeinschaItskontenrahmen der Industrie (GKR)
NachIolger des PIlichtkontenrahmen von 1937, Musterbeispiel Ir einen Prozegegliederten Kontenrahmen
Kontenklasse
0
Kontenklasse
1
Kontenklasse
2
Kontenklasse
3
Kontenklasse
4
Kontenklassen
5-6
Kontenklasse
8
Kontenklasse
9
LangIristige
Bestands-
konten
niedrigliquide
Aktiva, Eigenka-
pital, langIristige
Verbindlichkei-
ten.
KurzIristige
Bestands-
konten
hochliquide
Aktiva, kurzIristi-
ge Verbindlich-
keiten)
Neutrale AuI-
wendungen
und Ertrge
Von Kosten oder
Leistungen
wesens- oder
periodenIremde
Gren wie
auerordentliche
AuIwendungen
oder Ertrge,
Ierner verrechnete
kalkulatorische
Kosten.
Aktivkonten:
Material- und
Warenkonten
Bestnde an Roh-,
HilIs- und Be-
triebsstoIIen sowie
Handelswaren, die
bei Verbrauch als
AuIwendungen zu
erIassen sind. Fr
Einzelkosten-
rechnung bedeut-
sam.
Echte Kosten-
arten
Nach Kostenarten
gegliederte Kon-
tierung echter
Kostenarten ein-
schlielich der
kalkulatorischen
Kosten.
Frei Ir Ko-
stenrechnung
Fr die Kosten-
rechnung vorgese-
hener Raum,
wenn der BAB
mit Buchungs-
stzen erstellt
werden soll (in
der Praxis selten).
Betriebliche
Leistungen
VerkauIs- und
sonstige Leis-
tungskontierung,
nicht jedoch
Bestandsnderun-
gen oder Neben-
geschIte.
Kontenklasse
7
Bestandsvern-
derungen
Abrechnung der
Bestandsvernde-
rungen bei Fertig-
und UnIertiger-
zeugnissen in
Bilanz und GuV.
SonderIall der
Bestandskonten
mit ErIolgs-
komponente.
Abschlu-
konten
ErIInungs- und
Abschlukonten
(EBK, BEK,
NEK, GuV und
SBK).
Ruhende
Konten
Bewegte Konten: Konten, die den betrieblichen Leistungserstellungsproze abbilden, und whrend des GeschItsjah-
res vielIach bebucht werden.
Ruhende
Konten
Bilanzkonten
(Aktiva und Passiva)
ErIolgskonten (AuIwand und Ertrag, Kosten und Leistungen)
(SonderIlle: Waren- und Materialbestnde, Bestandsnderungen: Aktiva mit ErIolgskomponente).
Bilanzkonten
im Jahr 1951 allgemein empIohlener Kontenrahmen, NachIolger des PIlichtkontenrahmen von 1937
(Erlakontenrahmen).
Beim GKR ist die Verzahnung zwischen Finanz- und BetriebsbuchIhrung deutlich sichtbar. Er eignet
sich daher besser Ir die Integration der Kostenrechnung. Die Kontenklassen 4 bis 8 enthalten die
Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostentrgerrechnung. Jedoch nur die Kontenklassen 5 und 6 sind
ausschlielich Ir die BetriebsbuchIhrung vorgesehen, die Klassen 4, 7 und 8 haben Mischcharakter und
dienen der FinanzbuchIhrung gleichermaen.
Zu erkennen ist auch die Gliederung nach ProzeabluIen (Prozegliederungsprinzip). In den Klassen 0
und 1 sind die Anlage- und Finanzkonten untergebracht. AuIwendungen, die den Produktionsproze
selbst nicht betreIIen, werden in der Klasse 2 abgegrenzt und zum neutralen Ergebnis (Klasse 9)
weitergeleitet. Andere AuIwendungen, die das Betriebsergebnis betreIIen und daher Kosten darstellen,
werden, gegliedert nach Kostenarten, in der Klasse 4 erIat, anschlieend in 5 und 6 auI die einzelnen
Kostenstellen umgelegt und in 7 und 8 den Erzeugnissen und Leistungen (Kostentrger) zugerechnet. Die
Kontenklassen 0, 1, 3 und 7 beinhalten Bestandskonten. Sie werden ber das Schlubilanzkonto
abgeschlossen. Die Kontenklassen 2, 4 und 8 beinhalten ErIolgskonten. Ihr Abschlu erIolgt ber das
GuV-Konto, dem das neutrale Ergebniskonto und das Betriebsergebniskonto vorgeschaltet sind.
Im Vergleich zum Industriekontenrahmen (IKR) hat der GemeinschaItskontenrahmen der Industrie den
Nachteil, Ir AnInger schwerer verstndlich zu sein, aber den gewichtigen Vorteil, eine lckenlose
Verkoppelung der BuchIhrung und der Kostenrechnung zu ermglichen.

H
Z
-

2
2

-
Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen (IKR)
Musterbeispiel Ir einen bilanzgegliederten Kontenrahmen mit sekundrer Bercksichtigung der Kostenrechnung
Kontenklasse
0
Sachanlagen
und immateri-
elle Anlagen
Grundstcke,
Gebude,
Maschinen,
Anlagen,
Konzessionen,
gewerbliche
Schutzrechte.
Ruhende
Konten
Bewegte Konten: Konten, die den betrieblichen Leistungserstellungsproze abbilden, und whrend des
GeschItsjahres vielIach bebucht werden.
Bewegte
Konten
Bilanzkonten: Aktiva
Kontenklasse
1
Finanzan-
lagen und
Geldkonten
Beteiligungen,
Ausleihungen,
Wertpapiere,
Kassen, Ban-
ken.
Kontenklasse
2
Vorrte,
Forderungen,
Aktive RAP
Roh-, HilIs- und
BetriebsstoIIe,
Waren, unIerti-
ge- und Fertig-
erzeugnisse,
Forderungen,
RAP.
Kontenklasse
3
Eigenkapital,
Wertbericht.
u. Rckstell.
Eigenkapital
(rechtsIormen-
speziIisch),
Sonderposten
mit Rcklage-
anteil, Indirekte
Wertbericht.
EWB und PWB,
Rckstellungen.
Kontenklasse
4
Verbindlich-
keiten und
passive RAP
Anleihen,
Kredite, Ver-
bindlichkeiten
aus LieIerungen
und Leistungen,
Sonstige
Verbindlichkei-
ten, Passive
RAP.
Kontenklasse
5
Ertrge (Leis-
tungen und
neutrale Ert.)
Umsatzerlse,
Bestandsnde-
rungen, akti-
vierte Eigenlei-
stungen, Zinsen
und neutrale
Ertrge aller
Art.
Kontenklasse
6
Material- u.
PersonalauIw.,
AIA
MaterialauI-
wendungen,
Lhne, Gehl-
ter, SV, AIA
nach verschie-
denen Anlssen
und Arten.
Kontenklasse
7
Zinsen, Steu-
ern, sonstige
AuIwend.
ZinsauIwendun-
gen, Steuern
vom Einkom-
men und Ertrag,
Sonst. Steuern,
Einstellungen in
Sonderposten
mit Rcklage-
anteil, Versich.
Kontenklasse
8
ErIInungs-
u. Abschlu-
konten
EBK, GuV,
SBK. Im IKR
existieren keine
NEK- und
BEK-Konten, so
da keine kalk.
Kosten gebucht
werden knnen.
Kontenklasse
9
Kosten- und
Leistungs-
rechnung
Unternehmens-
bezogene
Abgrenzung,
Verrechnete
Leistungen und
Kosten, Kosten-
stellen, Kosten-
trger, interne
Leistungen usw.
Ruhende
Konten
Bilanzkonten: Passiva ErIolgskntn:
Ertrge
ErIolgskonetn: AuIwendun-
gen und Kosten
ErIInung
und Abschlu
Kostenrech-
nung
Ein abschlugegliederter Kontenrahmen (Abschlugliederungsprinzip) im Gegensatz zum proze-
gegliederten GemeinschaItskontenrahmen der Industrie (GKR) (Prozegliederungsprinzip). Der IKR ist
eine neuer Entwicklung und derzeit weiter verbreitet als der GKR.
Die Kontenklassen 0 bis 8 bilden den Rechnungskreis Abs. 1 und umschlieen die FinanzbuchIhrung
(Dokumentation und Rechnungslegung). Diese ist streng an die Doppik gebunden. Die Kontenklasse 9
wird als Rechnungskreis Abs. 2 bezeichnet, der die Kosten- und Leistungsrechnung einschlielich der
Abgrenzungsrechnung umschliet. Er kann buchhaltersich oder statistisch durchgeIhrt werden.
Die KontenauIteilung im Rechnungskreis Abs. 1 des IKR Ihrt durch ihre Abschluorientierung
automatisch zum klaren AblauI der Abschluarbeiten. Das gilt auch Ir Zwischenabschlsse und Ir den
AuIbau von Sonderbilanzen. Kostenrechnerische Gesichtspunkte entIallen im Rechnungskreis Abs. 1
vollstndig. Das ergibt sich schon aus der bernahme der GuV-Gliederung nach dem Gesamtkosten-
verIahren (275 Abs. 2 HGB).
HZ
- 23 -
Die BuchungsIlle der GeschItsbuchIhrung
AuI diesem Merkblatt Iinden Sie die wichtigsten VerIahrenswei-
sen und RechtsvorschriIten zur Bildung von GeschItsbuchungs-
stzen bersichtlich auI einer einzigen Seite zusammengeIat.
Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingelaol.com
Soll Haben
AnIangsbestand aus
ErIInungsbilanz
- Minderungen
Mehrungen
Schlubestand in
Schlubilanz
Summe S Summe H
Aktivkonto
Soll Haben
- Minderungen
AnIangsbestand aus
ErIInungsbilanz
Schlubestand in
Schlubilanz
Mehrungen
Summe S Summe H
Passivkonto
Soll Haben
- AuIwands-
minderungen
Schlubestand in GuV
Summe S Summe H
AuIwands- und Kostenkonto
Summe der
AuIwandsbuchungen
Soll Haben
- Erlsminderungen
Schlubestand in GuV
Summe S Summe H
Erls- und Leistungskonto
Summe der
Erlsbuchungen
BUCHUNG8REGELN
AUF ENEN BLCK
Und so bucht man auI Konten:
DE WCHTGEN WERT-
GRENZEN:
Nur bei Kauf von Gegenstnden
:ur eigenen Benut:ung (also keine
Waren oder Materialarten).
ber 410 t besteht immer Ab-
schreibungspflicht: Der Ge-
genstand mu ber mehrere
Jahre abgeschrieben werden.
410 C
ber 60 t aber unter 410 t
besteht Abschreibungswahl-
recht: Der Gegenstand darf in
einem einzigen Jahr abge-
schrieben werden, mu aber
nicht. Buchung als
Geringwertiges WirtschaItsgut
60 C
Unter 60 t ist der Gegenstand
soIort als Aufwand (Ver-
brauch) zu erIassen (die soge-
nannte Jerbrauchsfiktion).
DE UM8ATZ8TEUER-
8PALTE:
Wichtige Rechtsgrundlagen:
Steuersatz: Normalerweise betrgt
die Steuer immer 16. Andere Ln-
der haben andere Steuerstze. Fol-
gende Ausnahmen bestehen von die-
sem Satz in Deutschland:
UMSATZSTEUERFREI:
Alle staatlichen Monopolleistungen
(Behrdengebhren usw.), Post (nicht
aber private Paketdienste!), Vermie-
tung und Verpachtung von Wohnun-
gen (Gewerberume aber nur einge-
schrnkt), Alle Umstze von Banken
(Gebhren, Kredite, der Wertpapier-
handel usw.), Leistungen von rz-
ten, Krankenhusern, Versicherun-
gen, viele Kultureinrichtungen, Aus-
und Fortbildung (vereinfacht).
UMSATZSTEUER 7%:
Die meisten rohen Lebensmittel
Bcher, Zeitungen und ZeitschriI-
ten (mit Ausnahme der jugendge-
Ihrdenden SchriIten)
Kunstwerke, Kunstsammlungen
Rollsthle und Prothesen
Nahverkehr (bis 50 km)
Grundlegend: Folgendermaen ist
eine Rechnung auIgebaut:
Nettobetrag 100
Umsatzsteuer 16
Bruttobetrag 116
Bei Belegen unter 100 gengt der Bruttobe-
trag und die Nennung des Steuersat:es.
Die wichtigsten RechenIormeln:
16 , 1
Brutto
Netto =
16 , 1 = Netto Brutto
16 , 0 . = Netto USt
Die wichtigsten Kontierungen:
Einkauf immer mit 1orsteuer:
Aktiv/AuIwand>
Vorsteuer
AN Kasse/Bank/Verbindlichkeiten
Verkauf immer mit Imsatzsteuer:
Kasse/Bank/Forderungen
AN VerkauIserlse/WVK
Umsatzsteuer
DE 8OG. FUNF E8ER-
NEN REGELN:
So bildet man Buchungsstze:
1. Welche Konten sind berhrt?
2. Was Ir Konten sind das? (Akti-
va, Passiva, AuIwendungen oder
Ertrge)
3. Nehmen diese Konten zu oder
nehmen sie ab?
4. Wenden Sie das Buchungssystem
an! (vgl. nebenstehend)
5. Nennen Sie zuerst das im ,Soll'
zu buchende Konto, dann das im
,Haben' zu buchende Konto un-
abhngig davon, ob diese Konten
zu- oder abnehmen:
SOLL AN HABEN
8KONTOBUCHUNGEN:
So bucht man Skonti im EinkauI:
Verbindlichkeiten aus L&L
AN Bank/Kasse
Aktivkonto>
Vorsteuer
So bucht man Skonti im VerkauI:
Bank/Kasse
VerkauIserlse/WVK
Umsatzsteuer
AN Forderungen aus L&L
Regeln: Skonto ist Teilstorno. Storno ist eine
Umkehrung der ursprnglichen Buchung.
BUCHUNG BEZUG8- U.
NEBENKO8TEN:
Immer wie Sache selbst buchen!
DA8 MERKBLATT
HZ
- 24 -
bersicht: die elementaren Buchungsregeln der GeschItsbuchIhrung
Nehmen Sie diese Seite zu Ihren Unterlagen und halten Sie sie in Sichtweite, solange Sie noch das
GeIhl haben, mit den Buchungsregeln nicht absolut und vollkommen sicher zu sein!
Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingelaol.com
ALLE BUCHUNG8REGELN
Bilanz Aktiva Passiva
DeIinition: Jermgen, Wirtschaftsgter, unter-
nehmerische Mittelverwendung, Investition
DeIinition: Kapital, unternehmerische Mittel-
herkunft, Finan:ierung
Aktivkonto
SOLL HABEN
Minderungen AnIangsbestand
Mehrungen
Schlubestand
Summe im SOLL Summe im HABEN
Passivkonto
SOLL HABEN
Minderungen AnIangsbestand
Mehrungen
Schlubestand
Gewinn- und Verlustrechnung AuIwand Ertrag

DeIinition: Jerbrauch von Gtern DeIinition: Jerwertung von Gtern
AuIwandskonto
SOLL HABEN
Minderungen AuIwendungen
Saldo (Summe)
der AuIwendungen
Ertragskonto
SOLL HABEN
Minderungen Ertrge
Saldo (Summe)
der Ertrge
UND DA8 8ND DE 8OGENANNTEN FUNF E8ERNEN REGELN:

So bildet man Buchungsstze:
Beantworten Sie Ir jeden einzelnen GeschItsIall die Iolgenden Fragen in der Iolgenden ReihenIolge:
1. Welche Konten sind berhrt?
2. Was Ir Konten sind das? (also: sind es Aktiva, Passiva, AuIwendungen oder Ertrge)
(Jerwenden Sie hierfr die Definitionen')
3. Nehmen diese Konten zu oder nehmen sie ab?
(Sehen Sie sich die Buchungsregeln oben an')
4. Wenden Sie die Buchungsregeln an!
(d.h., finden Sie heraus, welches Konto im SOLL und welches im HABEN :u buchen ist')
5. Nennen Sie zuerst das im ,Soll' zu buchende Konto, dann das im ,Haben' zu buchende Konto
unabhngig davon, ob diese Konten zu- oder abnehmen. Der Buchungssatz lautet also immer:
SOLL-Konto; SOLL-Betrag AN HABEN-Konto; HABEN-Betrag
Das Wrtchen ,AN' dient dabei lediglich der Trennung von Soll und Haben bei mehreren Konten
auI einer Seite und bedeutet ansonsten nichts.

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Gewinn- und Verlustrechnung AuIwand Ertrag

UND DA8 8ND DE 8OGENANNTEN FUNF E8ERNEN REGELN:

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