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Grundlagen der kaufmnnischen Rechnungslegung


Kleine Einfhrung in die wichtigsten Vorschriften
Version 3.10 Harry Zingel 2001, EMail: HZingel@aol.com, Internet: http://www.zingel.de
Nur fr Zwecke der Aus- und Fortbildung

Inhaltsbersicht
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.3.1.
1.3.1.1.
1.3.1.2.
1.3.2.
1.3.2.1.
1.3.2.2.
1.3.2.3.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.4.
3.5.
3.6.
3.
3.1.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.

Grundbegriffe ......................................................................... 2
Aufgaben des Rechnungswesens ............................................ 2
Gliederung des Rechnungswesens .......................................... 2
Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens ................................ 2
Gesetzliche Rechtsquellen ...................................................... 3
Handelsrechtliche Vorschriften ............................................... 3
Steuerrechtliche Vorschriften ................................................. 4
Die Grundstze der ordnungsgemen Buchfhrung ............. 4
Dokumentationsgrundstze .................................................... 4
Bilanzierungsgrundstze ........................................................ 4
Ordnungsgeme computergesttzte Buchhaltung ................. 5
Buchfhrungspflicht ............................................................... 6
Handelsrechtliche Buchfhrungspflicht .................................. 6
Steuerrechtliche Buchfhrungspflicht ..................................... 6
Weitere Aufzeichnungspflichten ............................................. 6
Buchfhrungsorganisation ..................................................... 8
Grund- und Hauptbuch .......................................................... 8
Nebenbuchhaltungen .............................................................. 8
Aufbewahrungspflichten ......................................................... 8
Handelsrechtliche Detailregelungen ....................................... 8
Steuerrechtliche Detailregelungen .......................................... 9
Aufbewahrungsfristen ............................................................ 9
Unterscheidung der Belege ................................................... 10
Muster fr die Behandlung von Belegen gem GoB ........... 10
Inventur, Inventar, Bilanz ..................................................... 10
Das Inventar ......................................................................... 10
Die Inventur ......................................................................... 11
Grundlegende Definition ...................................................... 11
Bewertung und Bewertungsvereinfachung ........................... 11

3.2.3.
3.2.4.
3.2.4.1.
3.2.4.2.
3.2.4.3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
5.
5.1.
5.2.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.

Inventurorganisation ............................................................ 12
Besondere Arten der Inventur ............................................... 13
Permanente Inventur ............................................................ 13
Verlegte Inventur ................................................................. 13
Stichprobeninventur ............................................................. 13
Inventar und Bilanz .............................................................. 13
Grundlegende Definition ...................................................... 13
Die Bilanzwaage .................................................................. 13
Das grundlegende Gliederungsschema ................................. 14
Beispiel fr eine Bilanz ........................................................ 14
Die Ableitung der Buchungsmethodik .................................. 14
Bilanz und Buchungsregeln .................................................. 15
Ableitung von Buchungsstzen ............................................ 16
bersichten zur Buchungssystematik ................................... 16
bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln.
Teil 1: Die vier elementaren Buchungsflle. ......................... 17
bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln.
Teil 2: Der Buchungskreislauf der Bilanzkonten. ................. 18
bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln.
Teil 3: Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital. ..................... 19
Anhang A: Allgemeine Kontenbersicht ............................... 20
Anhang B: Gliederungsschema des Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR) ...................................... 21
Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen
(IKR) ................................................................................... 22
Anhang D: Das Merkblatt: Die Buchungsflle der Geschftsbuchfhrung ......................................................................... 22
Anhang E: Alle Buchungsregeln: die elementaren
Buchungsregeln der Geschftsbuchfhrung .......................... 24

Anstelle eines Vorwortes bitte nicht zu berlesen:


Die Buchfhrung ist der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und die Fertigkeit,
Buchungen richtig vorzunehmen, ist eine Grundqualifikation jeder kaufmnnischen Aus- und Fortbildung.
Und da es an dieser Qualifikation mangelt zeigt sich an dem Umstand, da in kaufmnnischen Prfungen
in keinem anderen Fach so viele Prfungskandidaten durchfallen wie in der Buchfhrung.
Dieses Skript stellt die wichtigsten Grundzge der kaufmnnischen Rechnungslegung dar. Es enthlt alle
grundlegenden Gedanken von den Rechtsvorschriften, der Buchfhrungspflicht bis hin zur Bildung von
Buchungsstzen. Es wird ergnzt durch die auf der CD befindliche Foliensammlung, die besonders fr den
Unterrichtenden gedacht ist, aber auch Handouts und Thesenpapiere enthlt, die dem Lernenden unbedingt
vorliegen sollten.
In der Buchhaltung baut ein Thema auf dem anderen auf. Anders als in manchem anderen Fach gibt es in
der Regel nur richtig oder falsch. Um Frustrationen und Fehlschlge zu vermeiden wird daher
empfohlen, mit diesem Skript sehr grndlich umzugehen. Jedes seiner Elemente wird spter wieder von
Bedeutung sein. Nichts ist berflssig. Wer die Grundregeln nicht verstanden hat, wird spter mit Gewiheit
scheitern. Also, bitte, nehmen Sie es ernst!
Zwei didaktische Anmerkungen aus meiner langjhrigen Lehrerfahrung mchte ich noch voranstellen:
1. Buchungsregeln sind entweder Rechtsvorschriften oder nur gegenseitig auseinander abzuleiten, aber
nicht explizit verstndlich. Soll, Haben oder an bedeuten nichts.
2. Die Regeln zum Bilden von Buchungsstzen sind aus der Bilanz abgeleitet. Verstehen Sie erst den Inhalt
der Bilanz. Wenn Sie bildliches Vorstellungsvermgen besitzen, werden Sie es wahrscheinlich einfacher
haben, weil Sie sich vorstellen mssen, was auen und innen im Bilanzschema steht!
Viel Erfolg!

Harry Zingel

Mein besonderer Dank geht an Herrn W. Aleker fr den Hinweis auf zwei kleine Fehler, die in dieser Version inzwischen bereinigt sind!
HZ

-21. Grundbegriffe

l Buchfhrung: Diese ist eine unternehmensbezogene


Zeitraum- und Zeitpunktrechnung. Die zeitraumbezogene Rechnungslegung gipfelt in der Gewinnund Verlustrechnung (GuV) und die zeitpunktbezogene
Rechnungslegung kulminiert in der Bilanz.

Rechnungslegung ist der Oberbegriff fr die Gesamtheit


der Aufzeichnungspflichten, mit denen internen und externen Interessenten Rechenschaft ber die Geschftsvorflle und die Lage des Unternehmens gegeben wird.

l Kosten- und Leistungsrechnung: Diese ist eine betriebsbezogene Stck- und Gesamtrechnung, d.h., sie liefert
Daten ber den einzelnen Betrieb (nicht das Unternehmen) bezogen auf einen Zeitraum (nbicht unbedingt ein Geschftsjahr) und eine Leistungseinheit
(Stck, Exemplar, usw).

Externe Interessenten knnten sein:


l
l
l
l

Banken
Glubiger
Behrden, insbesondere das Finanzamt
Kapitalanleger

l Statistik: Im Rechnungswesen versteht man hierunter


eine Vergleichs- und Analyserechnung, die etwa fr
Zeit-, Unternehmens- oder Betriebsvergleiche eingesetzt werden kann. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit wird
die Statistik auch in anderen unternehmerischen Teilbereichen eingesetzt, insbesondere in der Marktforschung un im Qualittsmanagement, so da sich hier
Schnittstellen des Rechnungswesens zu diesen Teilbereichen ergeben.

Interne Interessenten sind insbesondere


l
l
l
l

Die Geschftsleitung
Controller und interne Revision
Mitarbeiter, insbesondere leitende
Kapitaleigentmer

Dieses Skript stellt die wesentlichen Grundlagen der


betrieblichen Rechnungslegung dar.

1.1. Aufgaben des Rechnungswesens

l Planrechnung: Diese ist eine betriebs- oder unternehmensbezogene Vorschaurechnung, die Zukunftsdaten hinsichtlich relevanter Bereiche prognostiziert.
Sie wird auch als Budgetierung bezeichnet und ist
zugleich ein Teilgebiet des Controllings.

Allgemeine hat das Rechnungswesen die Aufgabe, das


gesamte Unternehmensgeschehen zahlenmig zu erfassen, zu berwachen und auszuwerten. Im besondere unterscheidet man:
1. Dokumentationsaufgabe: Aufzeichnung smtlicher
Geschftsflle anhand von Belegen: zeitnah, zeitrichtig, geordnet, lckenlos, wahr und fortlaufend.
2. Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe:
Periodenweise (jhrliche) Berichterstattung an Unternehmenseigner, Behrden, Glubiger (Kreditgeber)
usw. ber Vermgens- und Ertragslage (Jahresabschlu).
3. Kontrollaufgabe: Aussagen ber Produktivi-tt, Wirtschaftlichkeit u. Rentabilitt des Unternehmens, seiner Betriebe und anderen Teilsysteme (z.B. Kostenstellen).

Dieses Skript befat sich ausschlielich mit der Buchfhrung. Zu den anderen Teilbereichen stehen vom gleichen
Autor weitere Skripte zur Verfgung; zu allen Teilbereichen (und vielen anderen Themen) sollten Sie auch im
Lesikon fr Rechnungswesen und Controlling des gleichen Autors nachschlagen sowie die zahlreich vorhandene Lernsoftware des Autors benutzen.

1.3. Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens


Allgemein versteht man unter einer Rechtsquelle eine
Erkenntnisquelle aus der Vorschriften fr ein relevantes
Sachgebiet entnommen werden knnen. Die Buchhaltung ist hochgradig reglementiert und (etwa im Gegensatz zur Kostenrechnung, Statistik oder Planrechnung)
von zahlreichen Rechtsquellen bis ins Detail geregelt.

4. Dispositionsaufgabe: Bereitstellung von Zahlenmaterial als Grundlage fr unternehmerische Entscheidungen, z.B. ber Investitionen, Mrkte, Produktsortimente oder Absatzpolitiken.

Hierbei ist die Gesamtheit aller Rechtsnormen, die die


Rechnungslegung regeln von Bedeutung. Man unterscheidet dabei kodifiziertes Recht, Rechtsprechung und
Gewohnheitsrecht. Alle drei Arten von Rechtsnormen
kommen im Rechnungswesen vor:

1.2. Gliederung des Rechnungswesens


Das Rechnungswesen besteht raditionell aus vier Teilbereichen:

Die allgemeine Gliederung


des betrieblichen Rechnungswesens
Buchfhrung:

Kosten- und
Statistik:
Leistungsrechnung:
unternehmensVergleichsrechnung
bezogene Zeitraumbetriebsbezogene
(Zeit-, Unternehund ZeitpunktStck- und Gesamt- mens- und Betriebsrechnung.
rechnung.
vergleich).
HZ

Planrechnung:
Vorschaurechnung
zu Investition, Einkauf, Absatz, Produktion usw.

-3l Kodifiziertes Recht sind im Wesentlichen gesetzliche Regelungen im Steuer- und im Handelsrecht. Man unterscheidet hierbei insbesondere
Gesetze, Verordnungen und Erlasse.

1.3.1. Gesetzliche Rechtsquellen


Kodifiziertes Recht

Man unterscheidet hier zwei grundstzlich relevante Rechtsbereiche: das Steuerrecht und das Handelsrecht. Beide
Rechtsgebiete enthalten teilweise ver(code law)
streut, teilweise konzentriert Rechtsl Rechtsprechung kommt in
vorschriften zur Rechnungslegroem Umfang in allen
gung, die einander in der TheoGebieten der RechnungsRechrie ergnzen, in der Praxis
legung vor.
aber oftmals widersprechen.
nungsBesonders die Bonner und
l Gewohnheitsrecht findet
wesen
RechtGewohnBerliner Laienspieltruppe
sich in zahlreichen von
sprechung
heitsrecht
von 1998 hat mit ihren diGesetzen nur unscharf
(Richterrecht)
versen Steuerreformen die(common
oder berhaupt nicht desen
Zustand verschrft. Das
(case
law)
finierten Grundstzen,
law)
ist
fr
den Unternehmer
etwa den Grundstzen der
schlecht,
weil
er allen ernstes
ordnungsgemen Buchgezwungen
ist,
einander
direkt
fhrung, die vielfach nur gewidersprechenden
Rechtsvorschriften
wohnheitsrechtlichen Charakter haben, oder etwa auch in Handelsbruchen (z.B. 346 voll zu gengen, tewa einem steuerrechtlichen Verbot der
Teilwertabschreibung bei einer gleichzeitigen handelsHGB) oder Treu und Glauben (157 BGB).
rechtlichen Pflicht zu einer solchen Abschreibung.
Die kodifizierten Rechtsquellen und die Rechtsprechung
sind leider uerst unsystematisch und vermitteln viel- 1.3.1.1. Handelsrechtliche Vorschriften
fach eher den Anschein zuflliger Sammlungen von Die grunglegenden handelsrechtlichen Vorschriften sind
Vorschriften anstatt systematischer und planmiger konsistent an einem Ort im Handelsgesetzbuch zusamRechtssetzung. Insgesamt lassen sich das aber Handels- mengefat und gliedern sich im 3. Buch HGB in folgende
recht und das Steuerrecht als wesentliche Hauptrechts- Teile:
quellen unterscheiden.
1. 238-263
Grundlegende Vorschriften fr alle
Obwohl das Mageblichkeitsprinzip und das umgekehrte
Kaufleute,
Mageblichkeitsprinzip aufgrund von 5 Abs. 1 EStG 2. 264-335
Zustzliche Vorschriften fr Kapitalund 254 HGB eine Einheit zwischen diesen beiden
gesellschaften,
Rechtsgebieten herzustellen versuchen ist diese Einheit 3. 336-339
Zustzliche Vorschriften fr eingedoch sptestens durch die Steuerreform 1999 weitgehend
tragene Genossenschaften,
verlorengegangen (vgl. beispielsweise Teilwertabschrei- 4. 340-341 o Zustzliche Vorschriften fr Unterbung).
nehmen bestimmter Geschftszweige, insbesondere fr die KreditinstiFr brsengngige Konzernmutterunternehmen kommen
tute, Finanzdienstleister und Versidurch die ffnung Deutschlands fr die internationale
cherungen,
Rechnungslegung derzeit noch die International Accounting Standards (IAS) als Rechtsquelle hinzu. Die deut- 5. 342, 342 a Privates Rechnungslegungsgremium,
Rechnungslegungsbeirat.
schen Rechnungslegungsstandards (DRS) bieten eine neue
kodifizierte Rechtsquelle, die sich aber gerade erst am Rechtsformenspezische Vorschriften finden sich u.a. auch
Anfang befindet.
in den gesellschaftsrechtlichen Regelungen des Handels(Gesetze, Verordnungen,
Richtlinien)

gesetzbuches fr die offene Handelsgesellschaft und die


Kommanditgesellschaft, ferner fr die Aktiengesellschaft
im Aktiengesetz sowie fr die GmbH im GmbHG. Weiterhin sind zu beachten das Publizittsgesetz (Offenlegungspflichten) und fr die Genossenschaft, speziell die
Genossenschaftsprfung das Genossenschaftsgesetz.

Eine Freigabe der IAS fr alle Unternehmen ist bis 2005


geplant.
Gesetzliche Grundlagen des Rechnungswesens
Handelsrecht

Steuerrecht

AktG

EStG

GmbHG

KStG

GenG

UStG, GewStG

PublG

BewertungsG

HGB

AO

und allgemeine GoB

Div. VO'en, EU-Recht

Grenspezifische Vorschriften sind insbesondere im


Handelsgesetzbuch (vgl. z.B. 267 HGB) und im Publizittsgesetz enthalten.
Branchenspezifische Regelungen finden sich insbesondere fr das Versicherergewerbe im Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und fr das Kreditgewerbe im Kreditwesengesetz (KWG). Auch fr Kraftwerksbetreiber, Krankenhuser und viele andere Branchen gibt es mehr oder
weniger konsistente Sonderrechte. Dabei sind insbeson HZ

-4dere die sonderrechtlichen Einschrnkungen fr bestimmte


Branchen verfassungsrechtlich bedenklich.

EStR). Darber hinaus fordert 243 Abs. 2 HGB, da der


Jahresabschlu klar und bersichtlich sein mu.

1.3.1.2. Steuerrechtliche Vorschriften

Grundsatz der Richtigkeit: dieser verlangt richtige Verbuchung und Aufzeichnung von Geschftsvorfllen (239
Abs. 2 HGB).

Waren schon die handelsrechtlichen Regelungen inhomogen, inkonsistent und ber viele Regelungsorte verstreut, so trifft dies auf die steuerrechtlichen Regelungen
noch viel mehr zu.

Grundsatz der Vollstndigkeit: dieser gebietet, smtliche


Vermgensgegenstnde, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Ertrge in den Jahresabschlu einzubeziehen, soweit gesetzlich nichts anderes
bestimmt ist (246 Abs. 1 HGB). Dabei drfen Bilanzierungswahlrechte und Bilanzierungsverbote nur im gesetzlich genau umgrenzten Rahmen wahrgenommen
werden. Es gilt das allgemeine Verrechnungsverbot, wonach keine Verrechnung von Posten der Aktivseite mit
Posten der Passivseite, von Aufwendungen mit Ertrgen,
von Grundstcksrechten mit Grundstckslasten zulssig
ist (246 Abs. 2 HGB). Darber hinaus sind alle Geschftsvorflle einzeln aufzuzeichnen (und grundstzlich auch
einzeln zu bewerten).

l Grundlegende Rechtsquelle ist die Abgabenordnung,


in der etwa die steuerrechtliche Buchfhrungspflicht
geregelt ist - teilweise im Widerspruch zu den handelsrechtlichen Regelungen.
l Wichtigste Rechtsquelle ist das Einkommensteuergesetz mit seinen unzhligen und zum Teil hochkomplexen Bewertungs- und Bilanzierungsregeln.
l Weitere Rechtsquellen finden sich in den einzelnen
Steuergesetzen zu den jeweiligen Steuerarten. Besonders wichtig ist hierbei das Umsatzsteuergesetz (UStG),
weil es fast alle Unternehmer betrifft.

Grundsatz der Ordnungsmigkeit des Belegwesens: Damit sich die Geschftsvorflle in ihrer Entstehung und
Abwicklung verfolgen lassen (238 Abs. 1 Satz 3 HGB),
mssen bei der Belegbehandlung folgende Regeln beachtet werden.

l Zu fast allen Steuergesetzen bestehen Richtliniensammlungen, die die Regelungsinhalte der Gesetze
vertiefen und konkretisieren, oft bis ins kleinste Detail.
l Die Richtlinien werden ihrerseits durch amtliche Hinweise vertieft, die wiederum die Richtlinien konkretisieren.

1. Belegzwang fr Buchungen: Keine Buchung ohne


Beleg.

l Schlielich ist die steuerrechtliche Rechtsprechung


gnzlich unbersichtlich geworden.

1.3.2. Die Grundstze der ordnungsgemen


Buchfhrung

2. Rechnerische Richtigkeit des Beleginhalts.


3. Datumspflicht von Buchungsbelegen: Jeder Beleg ist
mit einem Ausstellungsdatum zu versehen.
4. Unmiverstndlicher Belegtext bei hinreichender
Erklrung des Geschftsvorfalls: Belege mssen in
einer lebenden Sprache gehalten werden (239 Abs. 1
HGB), Aufstellung des Jahresabschlusses dagegen in
deutscher Sprache (244 HGB). Bedeutung von Abkrzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen mu
eindeutig festliegen (239 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Diese sind ein mehr oder weniger unbestimmter Rechtsbegriff (Generalklausel), der die Gesamtheit der kodifizierten und nichtkodifizierten Vorschriften und Normen
umschreibt, die fr die Buchfhrung, die Jahresabschlugliederung, den Ansatz und die Bewertung im handelsrechtlichen Jahresabschlu magebend sind. Man unterscheidet zwei Gruppen von GoB:

5. Gegenseitiges Verweisprinzip: Von der Buchung zum


Beleg, vom Beleg zur Buchung.

1. Grundstze, die der Dokumentation dienen sind der


Grundsatz der bersichtlichkeit, der Grundsatz der
Richtigkeit, der Grundsatz der Vollstndigkeit und
der Grundsatz der Ordnungsmigkeit des Belegwesens;

6. Korrekturverbot: Keine nachtrgliche Vernderung


einer Eintragung oder Aufzeichnung, so da der ursprngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (239
Abs. 3 Satz 1 HGB). Auch keine Vornahme solcher
nderungen, deren Beschaffenheit es ungewi lt,
ob sie ursprnglich oder erst spter gemacht worden
sind (239 Abs. 3 Satz 2 HGB). Pflicht zum Storno
fehlerhafter Eintragungen, Aufzeichnungen und Buchungen (der fehlerhafte Vorgang ist aus Grnden der
Klarheit und bersichtlichkeit offen rckgngig zu
machen). Pflicht zur Belegerstellung auch fr Stornobuchungen.

2. Bilanzierungsgrundstze sind der Grundsatz der Klarheit, der Grundsatz der Wahrheit, der Grundsatz der
Kontinuitt und der Grundsatz der Vorsicht.

1.3.2.1. Dokumentationsgrundstze
Grundsatz der bersichtlichkeit: dieser verlangt eine
solche Beschaffenheit der Buchfhrung, da sie einem
sachverstndigen Dritten innerhalb angemessener Zeit
einen berblick ber die Geschftsvorflle und ber die
Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschftsvorflle mssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung
verfolgen lassen (238 Abs. 1 Satz 2 HGB, 145 AO, R 29

1.3.2.2. Bilanzierungsgrundstze
Grundsatz der Klarheit: dieser schreibt vor, den Jahresabschlu klar und bersichtlich aufzustellen (243 Abs. 2
HGB). Er dokumentiert sich u.a. in den Vorschriften einer
Postengliederung nach vorgeschriebener Reihenfolge
HZ

-5(265 Abs. 1 HGB), in der Verpflichtung zu zutreffender


und eindeutiger Postenbezeichnung, im Verrechnungsverbot (246 Abs. 2 HGB), in der Pflicht zur Einhaltung
der vorgeschriebenen Ausweisformen ( Kontoform fr
Bilanz, 266 Abs. 1 HGB, Staffelform fr GuV-Rechnung, 275 Abs. 1 HGB) sowie in der Pflicht zur Beachtung des Grundsatzes der Wesentlichkeit (z.B. 265 Abs.
3 HGB).
Grundsatz der Wahrheit: dieser bezieht sich auf die
materielle, inhaltliche Ordnungsmigkeit in bezug auf
Ansatz- und Bewertungsfragen, umfat den Vollstndigkeitsgrundsatz (246 Abs. 1 HGB), das Verbot der
Tuschung oder Irrefhrung Dritter (d.h., Pflicht zur
Orientierung an der Generalklausel nach 264 Abs. 2
HGB) und die Pflicht zu materiell richtiger Verbuchung
von Geschftsvorfllen und Gestaltung des Jahresabschlusses.
Grundsatz der Kontinuitt: dieser gliedert sich in Bilanzidentitt (die die bereinstimmung der Erffnungsbilanz
mit der Schlubilanz des Vorjahres hinsichtlich Gliederung, Ansatz und Bewertung fordert), formelle Kontinuitt (welche die Beibehaltung von Gliederung und Postenbezeichnung im Zeitablauf verlangt) und in materielle
Kontinuitt (welche auf die Beibehaltung des Wertzusammenhangs durch Wertfortfhrung im Zeitablauf
zielt).
Grundsatz der Vorsicht: dieses auch als Vorsichtsprinzip
bzw. Grundsatz der kaufmnnischen Vorsicht bekannte
Grundprinzip (252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) ist der vielleicht
wichtigste Grundsatz berhaupt. Nach dieser Grundregel
hat sich ein Kaufmann bei Bilanzierung im Zweifel rmer
darzustellen, als er ist. Oberbegriff fr eine Vielzahl von
Einzelgrundstzen und vorschriften, die darauf abzielen,
da der Ausweis im Jahresabschlu nicht zu optimistisch
ausfllt, sondern allen erkennbaren Risiken und Gefahren
Rechnung trgt. Das Vorsichtsprinzip wird berall dort
zur Leitlinie, wo aufgrund unvollstndiger Information
oder der Unsicherheit knftiger Ereignisse Ermessensspielrume bestehen. In diesen Fllen bedeutet das Vorsichtsprinzip, da alle Gesichtspunkte, die fr die Bewertung von Bedeutung sein knnen, sorgfltig und vollstndig zu erfassen sind, insbesondere solche, die eingetretene
Verluste erkennen lassen oder die auf bestehende Risiken
hindeuten. Der Grundsatz der Vorsicht verlangt nicht,
da von der verlustbringendsten Annahme auszugehen
ist, allerdings sollte von mehreren Schtzungsalternativen
eine etwas pessimistischere als die wahrscheinlichste
gewhlt werden. Richtschnur und Grenze fr das Vorsichtsprinzip ist die vernnftige kaufmnnische Beurteilung, die fordert, da fr eine Manahme sachliche
Grnde vorliegen mssen. Die willkrliche Bildung stiller Rcklagen (stille Reserven) mit dem Ziel, andere
Gesellschafter zu benachteiligen und den Informationsgehalt des Jahresabschlusses zu vermindern, ist durch den
Grundsatz der Vorsicht nicht gedeckt. Das Vorsichtsprinzip kommt insbesondere bei der Bemessung der Abschreibungen, der Bewertung des Vorratsvermgens (Vorrte) und der Forderungen sowie der Dotierung der Rckstellungen zum Tragen.

1.3.2.3. Ordnungsgeme computergesttzte


Buchhaltung
Hierbei handelt es sich um die Nachfolgevorschrift zu den
alten Grundstzen ordnungsmiger Speicherbuchfhrung. Regelungsquelle sind die Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS)
nach BMF, Schreiben v. 7.11.1995, IV A 8 S 0316 52/
95, BStBl I 1995 S. 738
Die Ordnungsmigkeit einer DV-gesttzten Buchfhrung ist grundstzlich nach den gleichen Prinzipien zu
beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchfhrung.
Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB der Mastab
fr die Ordnungsmigkeit der Buchfhrung fr den
Bereich der DV-gesttzten Buchfhrung przisiert werden. Zu beachten sind neben den handelsrechtlichen
Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung (vgl. hierzu
insbesondere 238, 257 und 261 HGB) die 145 bis
147 AO. Die wichtigsten GoB sind in R 29 der Einkommensteuerrichtlinien 1993 (EStR 1993) dargestellt.
Auch an die DV-gesttzte Buchfhrung wird die Anforderung gestellt, da Geschftsvorflle retrograd und progressiv prfbar bleiben mssen. Zur Erfllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum
Ordnungskriterium fr die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der
Buchungen ist zu dokumentieren.
Die ordnungsgeme Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchfhrung der
in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist
u.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation zu erbringen. Detailvorschriften
der Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung bei computergesttzten Verfahren umfassen Beleg-, Journal- und
Kontenfunktion, Buchung, Internes Kontrollsystem, Datensicherheit, Dokumentation und Prfbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Wiedergabe der auf Datentrgern
gefhrten Unterlagen und Verantwortlichkeit.
Die wichtigsten Ordnungsvorschriften sind:
l Die buchungspflichtigen Geschftsvorflle mssen
richtig, vollstndig und zeitgerecht erfat sein sowie
sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen
lassen (Beleg- und Journalfunktion).
l Die Geschftsvorflle sind so zu verarbeiten, da sie
geordnet darstellbar sind und ein berblick ber die
Vermgens- und Ertragslage gewhrleistet ist (Kontenfunktion).
l Die Buchungen mssen einzeln und geordnet nach
Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen
oder Salden sowie nach Abschluposition dargestellt
und jederzeit lesbar gemacht werden knnen.
l Ein sachverstndiger Dritter mu sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchfhrung in angemessener
Zeit zurechtfinden und sich einen berblick ber die
Geschftsvorflle und die Lage des Unternehmens
verschaffen knnen.

HZ

-6l Das Verfahren der DV-Buchfhrung mu durch eine


Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen
als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verstndlich und nachvollziehbar gemacht werden.
l Es mu gewhrleistet sein, da das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm (Version) voll entspricht (Programmidentitt).
Geschftsvorflle bei DV-Buchfhrungen sind dann ordnungsgem gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollstndig, formal richtig, zeitgerecht und
verarbeitungsfhig erfat und gespeichert sind:
l Das Ordnungsprinzip bei DV-gesttzten Buchfhrungssystemen setzt die Erfllung der Belegfunktion
sowie der Kontenfunktion voraus. Die Speicherung
der Geschftsvorflle nach einem bestimmten Ordnungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forderung nach einem Ordnungsprinzip ist erfllt, wenn
auf die gespeicherten Geschftsvorflle und/oder Teile von diesen gezielt zugegriffen werden kann.

Kaufleute, d.h., fr alle Gewerbetreibende. Als Kaufleute


im Sinne der Buchfhrungsvorschriften sind anzusehen:
1. Nach 1 HGB nunmehr seit 1. Juli 1998 alle Gewerbetreibende, wobei die alte branchenbezogene Definition abgeschafft wurde;
2. Land- und Forstwirte, die nach 3 Abs. 2 HGB die
Eintragung in das Handelsregister wegen ihres Geschftsumfanges herbeigefhrt haben (sogenannter
Kannkaufmann);
3. Handelsgesellschaften im Sinne des 6 Abs. 1 HGB,
d.h., alle Kapitalgesellschaften;
4. Eingetragene Genossenschaften (17 Abs. 2 GenG);
5. Versicherungsunternehmen, die nicht kleinere Vereine sind (53 Abs. 1 VAG).
Freiberufler sind Nichtgewerbetreibende und damit auch
aus handelsrechtlicher Sicht nicht buchfhrungspflichtig.

2.2. Steuerrechtliche Buchfhrungspflicht


Die steuerliche Buchfhrungspflicht unterscheidet nicht
nach Ttigkeit, sondern nach dem dabei erzielten Erfolg.
Nach 141 AO ist buchfhrungspflichtig, wer
1. pro Jahr ber 500.000 DM (bis 2001) bzw. 260.000
(ab 2002) Umsatz macht oder
2. pro Jahr 48.000 DM (bis 2001) bzw. 25.000 (ab
2002) Gewinn erzielt oder
3. selbstgenutzte landwirtschaftliche Flchen im Wert
von ber 40.000 DM (bis 2001) bzw. 20.500 (ab
2002) besitzt.

l Die Verarbeitungsfhigkeit der Buchungen mu, angefangen von der maschinellen Erfassung ber die
weiteren Bearbeitungsstufen, sichergestellt sein. Sie
setzt voraus, da neben den Daten zum Geschftsvorfall selbst auch die fr die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind.
l Durch Kontrollen ist sicherzustellen, da alle Geschftsvorflle vollstndig erfat werden und nach
erfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohne
Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis
des vorausgegangenen Zustandes verndert werden
knnen.

Die steuerliche Buchfhrungspflicht kann ebenfalls nur


Gewerbetreibende treffen. Bei der steuerlichen Buchfhrungspflicht wird ferner die abgeleitete von der originren
Buchfhrungspflicht unterschieden. Die abgeleitete Buchfhrungspflicht ergibt sich aus 140 AO: Wer nach
anderen als den Steuergesetzen Bcher und Aufzeichnungen zu fhren hat, die fr die Besteuerung von Bedeutung
sind, hat die damit auferlegten Verpflichtungen auch im
Interesse der Besteuerung zu erfllen. Daneben beschreibt
141 Abs. 1 AO eine originre steuerliche Buchfhrungspflicht fr gewerbliche Unternehmen (Gewerbebetriebe)
sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Grenmerkmale erfllen.

l Die formale Richtigkeit der Buchungen mu durch


Erfassungskontrollen sichergestellt werden, um zu
gewhrleisten, da alle fr die unmittelbar oder
zeitlich versetzt nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und
plausibel sind. Insbesondere mssen die Merkmale fr
eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach
Sach- und Personenkonten gespeichert sein.

2.3. Weitere Aufzeichnungspflichten

l Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung bezieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (der
richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfassung der Geschftsvorflle.

Gesonderte steuerliche Aufzeichnungspflichten, die an


sich keine eigentliche Buchfhrungspflicht sind, die aber
von der Buchfhrung wahrgenommen werden, bestehen
hinsichtlich Warenein- und -ausgang (Fhrung des
Wareneingangsbuch und Warenausgangsbuch, 143,
144 AO), aufgrund von umsatzsteuerlichen Tatbestnden
(22 UStG, 63 ff. UStDV), zur Bercksichtigung bestimmter Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung,
z.B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen (4 Abs. 5
und Abs. 7 EStG, R 21 EStR), fr geringwertige Wirtschaftsgter (6 Abs. 2 EStG, R 40 Abs. 4 EStR), fr
Arbeitnehmerdaten auf dem Lohnkonto (41 EStG, 4
LStDV), fr Anbauverzeichnisse bei Land- und Forstwirten (142 AO).

2. Buchfhrungspflicht
Wie nicht anders zu erwarten, ist die Buchfhrungspflicht
im Handels- und im Steuerrecht uneinheitlich geregelt.

2.1. Handelsrechtliche Buchfhrungspflicht


Gem 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet,
Bcher zu fhren und in diesen seine Handelsgeschfte
und die Lage seines Vermgens nach den Grundstzen
ordnungsmiger Buchfhrung ersichtlich zu machen.
Seit der Neuregelung des Kaufmannsbegriffes zum 1. Juli
1998 gelten diese Vorschriften fr alle eingetragenen
HZ

bersicht ber die Definition der Kaufmannseigenschaft im Handelsgesetzbuch


Kaufmann kraft Gewerbebetrieb
(1) (Mukaufmann, Istkaufmann)
Jeder, der ein Gewerbe betreibt.
Dienstleistungsbetriebe und Handwerker
werden schon durch die tatschliche Gewerbeausbung Kaufleute, sofern sie einen in kaufmnnischer Art und Weise eingerichteten
Geschftsbetrieb bentigen. Magebliche
Grenze hierfr werden wiederum die 140,
141 AO. Der Begriff des Minderkaufmannes
wird abgeschafft.

Formkaufleute (6)

Kaufleute kraft Eintragung


Kleingewerbekaufleute (2)

Kannkaufleute (3)

Gewerbetreibende, die nach Art und Umfang


einen in kaufmnnischer Weise eingerichteten Geschftsbetrieb nicht bentigen, und
daher nicht durch 1 erfat sind. Grenze =
steuerliche Buchfhrungspflicht nach 140,
141 AO. Auch Kleingewerbetreibende erhalten nunmehr die Mglichkeit zur Bildung
einer OHG oder KG.

Land- und Forstwirte sind berechtigt aber


nicht verpflichtet, sich im Handelsregister
eintragen zu lassen. Lassen sie sich eintragen, werden sie Kaufleute. Die Lschung
eingetragener Kannkaufleute findet jedoch
nur noch nach den allgemeinen Vorschriften
ber das Handelsregister statt.

Juristische Personen des privaten oder ffentlichen Rechts (z.B. GmbH, Aktiengesellschaft) erwerben durch Eintragung in das
Handelsregister Rechtspersnlichkeit und
gleichzeitig auch die Kaufmannseigenschaft.
36 HGB, der bislang die juristischen Personen des ffentlichen Rechts von der Eintragung ausnahm, wird abgeschafft und bestehende juristische Personen des ffentlichen
Rechts mssen nachgetragen werden.

Handels- und steuerrechtliche Vorschriften fr alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute


Die folgenden besonderen Rechtsinstitute kennt das Handelsrecht fr Kaufleute:

2. Handelsregister (8-16 HGB): ffentliches Verzeichnis aller Kaufleute in einem Gerichtsbezirk. Das Handelsregister verzeichnet Tatbestnde wie Gesellschafter, Geschftsfhrer,
Prokuristen, Kapital und Beteiligungen und ist jedermann jederzeit ohne Bedarfsnachweis zugnglich.
3. Buchfhrungspflicht (238ff HGB und 140, 141 AO): Umfat Vorschriften ber Bewertung, Rechnungslegung und Bilanzierung.
4. Prokura (48-58 HGB): Generalvertretung in allen gewhnlichen und auergewhnlichen Angelegenheit mit Ausnahme des Verkaufens und Belastens von Grundstcken.
Sachverhalte, die nicht bevllmchtigt werden drfen, wie die Unterzeichnung der Bilanz und der Steuererklrung, sind auch dem Prokuristen nicht erlaubt.

Die Eintragung in das Handelsregister ist...


...konstituiv (rechtsbegrndend)

...deklaratorisch

Die Kaufmannseigenschaft besteht vor der Die Kaufmannseigenschaft wird erst durch die Eintragung in das Handelsregister bewirkt. Sie besteht erst ab dem Moment der
Eintragung schon durch die reine Ausbung Eintragung. Vor Bewirkung der Eintragung sind ausschlielich brgerlich-rechtliche Regeln anwendbar. Die Handelnden haften Dritten
des Gewerbes und wird durch die Eintragung gegenber gesamtschuldnerisch (421 BGB).
nur nach auen erklrt und bekanntgegeben.
Die Eintragung ist

pflicht

Die Eintragung ist

freiwillig

Die Eintragung ist

freiwillig

Die Eintragung ist

pflicht

Der Kaufmannsbegriff wurde zum 1. Juli 1998 neu gefat. Diese bersicht zeigt nur noch die neue Rechtlage. Die alten Begriffe des Sollkaufmannes und des Minderkaufmannes wurden
abgeschafft und die Kaufmannseigenschaft wurde allgemein an den Gewerbebegriff gekoppelt. Insofern wurde die Rechtslage also vereinfacht. Freie Berufe bleiben Nichtgewerbetreibende und sind daher von der Reform der Kaufmannseigenschaft nicht betroffen, so da auch diese Reform eigentlich nur ein Refrmchen geblieben ist.

-7-

HZ

1. Firma (17-37 HGB): Name des Kaufmannes, unter dem er klagt, verklagt werden kann und seine Geschfts fhrt. Nicht der Betrieb des Kaufmannes. Man unterscheidet Sachund Personenfirma sowie Kombinationen aus beidem. Bisherige rechtsformenspezifische Vorschriften wurden ebenfalls abgeschafft.

-8Belege

uere Organisation der buchhalterischen Arbeiten und insbesondere der Eing.Aufbewahrung und Ordnung der buch- rechhalterischen Dokumente und Aufzeich- nungen
nungen:
Ausg.3.1. Grund- und Hauptbuch
rechnungen
Man unterscheidet zunchst in
1. Grundbuch mit zeitlicher Aufzeichnung aller Geschftsflle in Form
von Buchungsstzen und
2. Hauptbuch mit sachlicher Ordnung
aller Geschftsflle auf Konten.

Grundbuch (Journal)
Grundbuch Seite: ... Jahr: ... Monat: ...
Datum: Beleg:

.
.
.

.
.
.

Bankauszge
Kassenbelege

Bei elektronischer Buchhaltung mu Barnur das Grundbuch durch den Buch- Quittng.
halter durch die Eingabe von Buchungsstzen gefhrt werden; die Konten des usw...
Hauptbuches werden automatisch vom
Programm gefhrt.

3.2. Nebenbuchhaltungen
Ferner unterscheidet man
1. die Nebenbuchhaltungen, die spezielle buchhalterische Tatbestnde und Informationen verarbeiten, z.B. Lhne und Gehlter, Wechsel,
Anlagen. Diese leistet Zuarbeiten, die in der
2. Hauptbuchhaltung verarbeitet werden. Nur die
Hauptbuchhaltung liefert dem Leser ein vollstndiges Bild ber die Geschftsvorflle und
die Lage des Unternehmens.

Haupt
buch

Buchungstext:

Erffnungsbuchungen,
Laufende Buchungen,
Vorbereitende
Abschlubuchungen,
Jahresabschlu.

Konto: Betrag:
S

.
.
.

.
.
.

.
.
.

.
.
.

Zeitliche Ordnung
der Buchungsaufzeichnung

S Kto... H
....
....
....
....
S Kto... H
....
....
....
....

Sachliche Ordnung
der Buchungen

3. Buchfhrungsorganisation

Nebenbcher nach Bedarf:


Lohn- u.
Gehaltsbuch

Kassenbuch

Anlagebuchfhrung

Kontokorrentbuch
(Girokto)

Wechselkopierbuch

Offene
Posten
Buchfhrung

Bilanzbuch

Inventur
buch

Die Belege fr beide Bereiche der Buchhaltung sind


geordnet gem den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren.

halb angemessener Frist verfgbar sind. Ab 2002 mssen die aufzubewahrenden Aufzeichnungen whrend der
Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit, also nicht
mehr innerhalb der angemessenen Frist verfgbar sein
und maschinell ausgewertet werden knnen (147 Abs. 2
Nr. 2 AO). Das ist eine wesentliche Verschrfung der
bisherigen Regelung.

3.3. Aufbewahrungspflichten
Die Aufbewahrung war im Steuerrecht und im Handelsrecht bereinstimmend geregelt; durch die Neufassung
des 147 AO ergeben sich ab 2002 jedoch gravierende
nderungen. Kaufleute sind gem 257 HGB und 147
AO zunchst zur Aufbewahrung folgender Unterlagen
verpflichtet:

3.3.1. Handelsrechtliche Detailregelungen

1. Handelsbcher, Inventare, Erffnungsbilanzen, Jahresabschlsse, Lageberichte, Konzernabschlsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verstndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. Empfangene Handels- oder Geschftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung
von Bedeutung sind.
Aufzubewahrende Unterlagen sind in systematisch und
chronologisch (zeitlich) geordneter Weise bis zum Ende
der Aufbewahrungsfrist so zu verwahren, da sie inner HZ

Eine detaillierte Vorschrift, wie die Aufbewahrung vorzunehmen ist, besteht auf handelsrechtlicher Seite nicht,
jedoch wird allgemein eine geordnete Aufbewahrung
gefordert (257 Abs. 1 HGB). Neben einer originalschriftlichen Aufbewahrung lt das Gesetz auch eine
Aufbewahrung in Form der Wiedergabe auf einem Bildtrger oder anderen Datentrgern zu. Ausnahmen sind
Erffnungsbilanz, Jahres- und Konzernabschlsse. Dieses Verfahren mu zudem den GoB entspricht und sicherstellen ist, da die Wiedergabe oder die Daten mit den
empfangenen Handels- oder Geschftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen
inhaltlich bereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, und wenn sie whrend der Aufbewahrungsfrist verfgbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist
bzw. jederzeit lesbar gemacht werden knnen.

-93.3.2. Steuerrechtliche Detailregelungen

l berlegungen zum Grundsatz der Verhltnismigkeit: Der Datenzugriff erstreckt sich grundstzlich
nur auf Daten, die ab dem 1. Januar 2002 erfat und
archiviert werden. Daten aus der Zeit bis zum
31.12.2001 mssen weder erneut eingegeben noch
digitalisiert oder sonst zum unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff bereitgehalten (wohl aber auf traditionelle Art aufbewahrt!) werden. Auch die maschinelle Ausrstung ist vorzuhalten - d.h., Soft- und
Hardware einschlielich der dazugehrigen Dokumentationen (Handbcher!) sind archivierungspflichtig, wenn alte Daten nicht auf neue Systeme
bertragen werden knnen (etwa beim Portieren einer
Buchhaltung auf ein neues System).

Auf steuerrechtlicher Seite besteht ab 2002 die Regelung,


da mit Hilfe der EDV erstellte Unterlagen erstellt worden von den Finanzbehrden im Rahmen von Auenprfungen auch maschinell ausgewertet werden drfen.
Das entspricht einem Zugangsrecht der Finanzmtern zu
den Computern der Steuerpflichtigen. Auerdem knnen
die Prfer verlangen, da die Daten nach ihren Vorgaben
maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datentrger (CD, DVD, Band) zur Verfgung
gestellt werden. Die Kosten dafr trgt der Steuerpflichtige (147 Abs. 6 AO).
Zur konkreten Durchfhrung dieser neuen Form der
Auenprfungen gibt es ein Inzwischen ist auch ein
BMF-Schreiben vom 16.07.2001, in dem der Finanzminister zu den Details der digitalen Steuerprfung Stellung
nimmt. Hier sind die wichtigsten Eckpunkte zusammengefat:
l Umfang und Ausbung des Rechts auf Datenzugriff
durch die Finanzbehrden: Der Datenzugriff soll sich
auf steuerlich relevante Daten beschrnken (was nicht
verwundert, aber die Betonung dieses Sachverhaltes
macht hellhrig).
l Unmittelbarer Datenzugriff ist dabei der Zugriff
der Finanzbehrde auf Datenbestnde des Steuerpflichtigen, wobei dieser nur einen Nurlese-Zugriff bereithalten mu. Online-Zugriffe durch die
Finanzbehrden aud Datenbestnde des Steuerpflichtigen werden (noch?) ausgeschlossen - die
Prfer mssen also immernoch persnlich zum
Steuerfplichtigen kommen.
l Mittelbarer Datenzugriff ist die Auswertung
durch den Steuerpflichtigen nach den Vorgaben
der Behrde und die bergabe von Datentrgern
(147 Abs. 6 AO).
Da fr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten der Buchfhrung ein unmittelbarer
Datenzugriff verlangt werden kann, haben Systeme
wie Microfilme oder Microfiches ab 2002 wohl endgltig ausgedient, weil diese keine maschinelle Auswertung der Daten erlauben: jetzt tut es nur noch die
Datenbank.

l Archivierung und Aufbewahrung: Originr digitale


Daten drfen nur noch in auswertbarer Form aufbewahrt werden. Ausdrucke auf Papier, Microfilm oder
selbst in PDF-Dateien ist damit also nicht mehr ausreichend! Die maschinell auswertbare Form wird nicht
verlangt, wenn Daten originr in Papierform anfallen,
etwa handschriftlich ausgefllte Quittungen. Bei digitalen Rechnungen mu auch die digitale Signatur
gem 14 Abs. 4 Satz 2 UStG mit Anbieterakkreditierung gem 15 Abs. 1 SigG aufbewahrt werden,
weil sie einen Teil der Rechnung bildet. Ansonsten
gelten die Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter Buchhaltungssysteme von 1995 fort.
Ausblick: Als Manahme zur Terrorismusbekmpfung
wurde inziwschen eine zentrale Erfassung smtlicher
Konten und Depots in den Gesetzgebungsproze geschickt, um verdchtige Geldbewegungen von Terroristen aufdecken zu knnen. Auch wenn Hans Eichel am 5.
Oktober 2001 auf einer Pressekonferenz die Verwendung
dieser Daten fr Zwecke der Steuerfahndung bestritten
hat, so kann doch vermutet werden, da nicht nur die
Finanzmter begehrlich nach dieser zentralen Erfassung
schielen werden, sondern auch die Arbeitsmter, die
Sozialmter, die Versicherungen und wei-Gott-wer-noch.
Die Terroranschlge vom 11. September scheinen uns
dem berwachungsstaat mit Riesenschritten nherzubringen!

3.4. Aufbewahrungsfristen
1. Einer 10jhrigen Aufbewahrungsfrist unterliegen
Handelsbcher bzw. Bcher und Aufzeichnungen,
Inventare, Erffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlsse, Lageberichte und Konzernlageberichte,
die zum Verstndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationspapiere sowie ab
1999 auch die Belege.

Die Finanzbehrden mssen sptestens nach Bestandkraft der aufgrund einer Auenprfung erlassenen
Steuerbescheide die vom Steuerpflichtigen berlassenen Datentrger lschen oder zurckgeben.
l Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen: Der Steuerpflichtige mu entsprechende Computer (Hard- und
Software) und eine mit der Datenverarbeitung vertraute Person bereitstellen, so da die Finanzbeamten
mit der modernen Technik auch klarkommen. Bei
Datentrgerberlassung mu auch eine Dateibeschreibung (Feldnamen, Feldinhalte usw.) zur Verfgung gestellt werden.

2. Einer 6jhrigen Aufbewahrungsfrist unterliegen empfangene Handels- oder Geschftsbriefe, die Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschftsbriefe,
sonstige Unterlagen, soweit sie fr die Besteuerung
von Bedeutung sind, sowie bis 1998 die Belege.
Die Aufbewahrungsfrist luft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen fr Steuern von Bedeutung sind, fr die

HZ

- 10 die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schlu des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch
bzw. Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Erffnungsbilanz oder der Jahresabschlu festgestellt, der
Konzernabschlu aufgestellt, der Handels- oder Geschftsbrief empfangen oder abgesandt, der Buchungsbeleg entstanden, die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (fast gleichlautend in
257 HGB und in 147 AO).

3.5. Unterscheidung der Belege


Allgemein kennt die Buchhaltung zwei Kategorien von
Belegen:
Fremdbelege sind Belege, die von einem anderen Wirtschaftsteilnehmer erstellt wurden, und uns im Geschftsverkehr zugegangen sind
l
l
l
l
l
l
l
l
l

Eingangsrechnungen
Quittungen
Bank- und Postbelege
Erhaltene Wechsel und Schecks
Erhaltene Begleitbriefe zu Schecks und Wechseln
Erhaltene sonstige Handelsbriefe
Gutschriftenanzeigen von Lieferanten
Steuerbescheide
Strafbescheide

Ausgangsrechnungen
Quittungsdurchschriften
Kopien eigener Wechsel und Schecks
Kopien abgesandter Handelsbriefe
Gutschriftenanzeigen an Kunden
Entnahmebelege
Lohn- und Gehaltslisten
Belege ber Storno, Umbuchungen und Buchungsfehler
l Ergebnisverwendungebeleg

Buchungstag(e)

5195415871 000-011
11.01.
12.01.

Blatt-Nr.

1. Vorbereitende Arbeiten
1.1. Prfung auf sachliche und rechnerische
Richtigkeit
1.2. Bestimmung des Buchungsbeleges und Zusammenfhrung von Doppelbelegen (Vermeidung
von Doppelbuchungen)
1.3. Ordnen nach Belegarten
(Belegkategorisierung)
1.4. Fortlaufende und kategorienweise
Nummerierung der Belege
1.5. Vorkontierung der Belege
2. Buchen der Belege
2.1. Buchung in Nebenbuchhaltung, wenn erforderlich
2.2. Buchung im Grundbuch
2.3. Buchung im Hauptbuch (in EDV-Buchhaltung
automatisch aus Journalbuchung)
3. Ablage und Aufbewahrung (Fristen: 257 Abs. 4
HGB)

3. Inventur, Inventar, Bilanz

l
l
l
l
l
l
l
l

Konto-Nr.

Skizze des Mindestumfanges der buchhalterischen Arbeiten, die erforderlich sind, um den Grundstzen der
ordnungsgemen Buchfhrung zu gengen:

Unten ist ein Muster fr einen bearbeiteten Fremdbeleg zu


sehen.

Eigenbelege sind alle Belege, die wir im Wirtschaftsverkehr mit anderen selbst hergestellt haben

Kontoauszug/Statement

3.6. Muster fr die Behandlung von Belegen


gem GoB

Dieser Abschnitt fhrt die grundlegenden Begrifflichkeiten


der Buchfhrung ein.

3.1. Das Inventar


Unter einem Inventar versteht man eine detaillierte Zusammenstellung der am Bilanzstichtag im Jahresabschlu
anzusetzenden Vermgensgegenstnde und Schulden einer Unternehmung, und zwar nach Art, Menge und Wert.
Der besondere Vorzug des Inventars gegenber der Bilanz liegt in seinem bis ins einzelne gehenden Nachweis.

Kapitalertrge sind einkommenssteuerpflichtig.


Dieser Beleg ist keine Steuerbescheinigung.
Bankleitzahl
Erstellungsdatum

51210010 13.01.1999

Bayerische Hypotheken- und Wechsel-Bank


Aktiengesellschaft

Gutschrift Kunde Hirsekorn


Barauszahlung

1170,23H
1000,00S

BA #6
Firma
H.B. Nichts GmbH & Co. KG
Am Leihhaus 13
W-6000 Bankfurt 13
Art. 1540106 Kontoauszug KAD IBM

8912"

ALTER SALDO

EUR

215,30S

NEUER SALDO

EUR

45,07S

BAY. HYPOBANK AG
Nur fr bungszwecke !

Stand 1/99
HZ

Ein Kontoauszug
einer Bank, d.h.,
ein Eingangsbeleg,
der gem den
Regeln der GoB
behandelt worden
ist. Als Organisationsmittel dienen
Buchungsstempel,
in die die
Buchungsstze
eingetragen
werden. Dieser
Zustand reprsentiert die Arbeitsschritte bis
Nummer 1.5 in der
vorstehenden
Gliederung.

- 11 Das. Inventar folgt dabei der Staffelform und gliedert sich


in
1. Vermgenswerte,
2. Schuldwerte sowie
3. Reinvermgen
Die Vermgenswerte (unterteilt in Anlage- und Umlaufvermgen) gliedert man nach ihrer zeitlichen Bindung
bzw. steigenden Liquidierbarkeit (beginnend mit Immobilien, endend mit Kassenbestand), die Schulden nach
Flligkeit bzw. Dringlichkeit der Zahlung (beginnend mit
langfristigen, endend mit kurzfristigen Schulden).

Vermgensgegenstnde stattfindet. Diese mu zeitnah,


regelmig binnen 10 Tagen vor und nach dem Bilanzstichtag (R 30 EStR), erfolgen. Zwischenzeitliche Bestandsvernderungen sind ordnungsgem aufzuzeichnen. Daneben sind als Inventurerleichterungen die permanente Inventur und die verlegte Inventur sowie die
Stichprobeninventur zulssig.

3.2.2. Bewertung und Bewertungsvereinfachung


Grundstzlich gilt stets der Grundsatz der Einzelbewertung
(252 Abs. 1 Nr. 3 HGB), der besagt, da jeder Vermgensgegenstand und Schuldposten einzeln zu bewerten ist.
Hierbei ist die Verkehrsfhigkeit zugrundezulegen, d.h.,
die selbstndige Nutzbarkeit. Jede Schraube ist daher
prinzipiell ein eigenstndiger Vermgensgegenstand, der
einzeln zu bewerten wre. Dies ist in der Praxis kaum zu
bewerkstelligen, so da der Gesetzgeber drei wesentliche
Arten von Erleichterungen vorgesehen hat:

Grundlage fr die Aufstellung des Inventars ist die Erfassung der Vermgensgegenstnde und Schulden. Diese
nennt man auch Inventur.

3.2. Die Inventur


3.2.1. Grundlegende Definition
Untereiner Inventur versteht man die tatschliche Bestandsaufnahme des Vermgens und der Schulden zwecks
Aufstellung des Inventars. Die Inventur ist bei Beginn
oder Beendigung des Handelsgewerbes sowie bei Geschftsjahresschlu durchzufhren (240 Abs. 1 und 2
HGB) und mu smtliche Vermgensgegenstnde und
Schulden umfassen. Normalfall ist die Stichtagsinventur,
bei der zu einem Stichtag eine Gesamtaufnahme aller

1. Vermgensgegenstnde des Sachanlagevermgens sowie Roh-, Hilfs-und Betriebsstoffe knnen, wenn sie
regelmig ersetzt werden und ihr Gesamtwert fr das
Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit
einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in
seiner Gre, seinem Wert und seiner Zusammenset-

Inventuraufnahmeblatt
(Entwurf)

Datum:
Schreiber:
Zhler:
Kontrolle:
Nr. Art. Nr. Bezeichnung

Alter;
Beschaffenheit

Warengruppe

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Abnahme von:

Unterschrift:
HZ

Stempel

Einheit

Menge,
Anzahl

- 12 zung nur geringen Vernderungen unterliegt (240


Abs. 3 HGB). In diesem Fall ist dennoch alle drei Jahre
eine krperliche Bestandsaufnahme erforderlich.

wesentlichen Ttigkeiten enthlt. Wichtige Aufgaben des


Inventurleiters umfassen:
1. Prfung, ob alle Belege und Unterlagen vollstndig
vorhanden sind;

2. Gleichartige Vermgensgegenstnde des Vorratsvermgens sowie andere gleichartige oder annhernd


gleichwertige bewegliche Vermgensgegenstnde und
Schulden knnen jeweils zu einer Gruppe zusammengefat und mit dem gewogenen Durchschnittswert
angesetzt werden (240 Abs. 4 HGB). Dieses Verfahren ist auch als Durchschnittsmethode bekannt.

2. Nummerierung und/oder Verzeichnung aller


Aufnahmeorte (auch Produktions- und Werksttten,
Verkaufsrume, Auengelnde und Bros gehren zu
den Inventurbereichen);
3. Einsatzplanung des Personals, insbesondere die Zuordnung von Funktionen/Verrichtungen den einzelnen an der Inventur beteiligten Mitarbeitern ( Organisation);

3. Soweit es den Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung entspricht, d.h., soweit ein entsprechender
belegmiger Nachweis gefhrt werden kann, darf fr
den Wertansatz gleichartiger Vermgensgegenstnde
des Vorratsvermgens unterstellt werden, da die
zuerst oder da die zuletzt angeschafften oder hergestellten Vermgensgegenstnde zuerst oder in einer
sonstigen bestimmten Folge verbraucht oder veruert worden sind. Dieses Verfahren ist auch als
Verbrauchsfolgebewertung bekannt und umfat das
FIFO-Verfahren und das LIFO-Verfahren.

4. Das Personal den Aufnahmeorten zuordnen;


5. Wenn erforderlich Personalschulungen durchfhren;
6. Unmittelbar vor Durchfhrung der Inventur das Lager
ordnen und kennzeichnen;
7. Unmittelbar vor und whrend der Inventur Kunden,
Geschftspartner und andere Dritte ber die Betriebsunterbrechung/Schlieung informieren;

3.2.3. Inventurorganisation

8. Die Abgrenzung anweisen, insbesondere hinsichtlich


der Aufnahme von Geringwertigen Wirtschaftgtern,
Fremdeigentum und Leasinggegenstnden;

Ein von der Geschftsleitung zu bestimmender Inventurleiter ist fr Planung und Durchfhrung verantwortlich.
Dieser hat ein Inventurprotokoll zu fhren, das alle

9. Personal bei Beginn der Inventur einweisen;

Inventurprotokoll
(Entwurf)

Nr. Ttigkeit
1 Belege und Unterlagen vollstndig
vorhanden
2 Aufnahmeorte nummeriert und verzeichnet
3 Personal geplant und Funktionen
zugeordnet
4 Personal den Aufnahmeorten zugeordnet
5 Personal geschult
6 Lager geordnet und gekennzeichnet
7 Dritte informiert
8 Abgrenzung angewiesen
9 Einweisung Personal bei Inventur
10 Kontrolle, Freigabe und Belegablage
11 Abgrenzungsprotokoll

erledigt/Datum

Inventurleiter:

HZ

Stempel

Unterschrift

Unterschrift:

- 13 10. Belege, insbesondere Inventuraufnahmelisten ausgeben, nach Durchfhrung der Inventur einsammeln,
kontrollieren und geordnet ablegen;
11. Ein Abgrenzungsprotokoll erstellen, das detaillierte
Arbeitsanweisungen fr alle genannten Grenzflle
enthlt.

unkontrollierbare Abgnge eintreten, und fr besonders


wertvolle Wirtschaftsgter nicht zugelassen (R 30 EStR).

3.2.4.3. Stichprobeninventur

Das vorstehende Inventurprotokoll ist der Gesamtbeleg,


der die Durchfhrung aller einzelnen Schritte protokolliert. Da Verste gegen den Grundsatz der Ordnungsgemen Buchfhrung Straftaten sein knnen (283ff
StGB), ist es ein wichtiges Dokument mit Beweiskraft.
Auf der Folgeseite ist ein Aufnahmeblatt abgebildet, das
der Werterfassung der einzelnen Vermgensgegenstnde
und Schulden dient.

Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der


Vermgensgegenstnde nach Art, Menge und Wert auch
mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden (241
Abs. 1 HGB). Der Aussagewert des auf diese Weise
aufgestellten Inventars mu dem eines auf Grund einer
krperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars
gleichkommen. Voraussetzung fr die Anwendung dieser
Methode ist, da die Lagerpositionen durch Zufallsauswahl aus dem Lagerkollektiv in die Stichprobe gelangen.
Das Verfahren mu den GoB entsprechen.

3.2.4. Besondere Arten der Inventur

4. Inventar und Bilanz

Da die Inventur eine groe organisatorische Belastung


darstellt, hat der Gesetzgeber nicht nur Bewertungserleichterungsvorschriften erlassen, sondern auch besondere Arten der Inventur ermglicht, die die mit der
vollstndigen krperlichen Bestandsaufnahme verbundene Arbeitsbelastung verringern sollen.

Dieser Abschnitt stellt dar, wie aus dem Inventar die


Bilanz abgeleitet wird. Das ist grundlegend fr die Diskussion der Buchungsmethodik, die sich anschliet. bergehen Sie diesen Abschnitt nicht, weil der folgende
Abschnitt darauf aufbaut!

4.1. Grundlegende Definition

3.2.4.1. Permanente Inventur

Allgemein ist eine Bilanz eine Gegenberstellung der


Aktiva (Vermgensgegenstnde) und Passiva (Kapitalpositionen) mit dem Ziel, als Restgre (Nettovermgensgre) das Eigenkapital zu ermitteln.

Hierunter versteht man die Durchfhrung der Inventur


ber einen groeren Zeitraum oder ununterbrochen gem 241 Abs. 2 HGB. Hier kann die Erfassung der
einzelnen Bestnde ber das gesamte Geschftsjahr verteilt werden (z.B. Bestandsaufnahme dann, wenn der
jeweilige Bestand sehr niedrig ist). Sie setzt genaue
Aufzeichnungen ber Bestnde, Zu- und Abgnge nach
Tag, Art und Menge voraus, aus denen sich die Stichtagsbestnde der einzelnen Wirtschaftsgter ermitteln und
bewerten lassen.

Die Bilanz ist damit eine gedrngte Gegenberstellung


von Vermgen und Kapital der Unternehmung. Sie grndet sich auf das Inventar, das Vermgensverzeichnis. Der
Vorzug der Bilanz gegenber dem Inventar besteht in
ihrer bersichtlichkeit, da sie die vielen Einzelposten des
Inventars in Gruppen zusammenfat.

4.2. Die Bilanzwaage

Die permanente Inventur ist nur dann ordnungsgem,


wenn gewhrleistet ist, da jeder Inventurposten einmal
im Jahr inventurmig erfat wird; sie darf sich nicht nur
auf Stichproben oder die Verprobung eines reprsentativen Querschnitts beschrnken (vgl. R 30 EStR).

Man kann eine Bilanz gut als Waage visualisieren. tatschlich kommt das Wort von ital. Bilancia, Balkenwaage. Das Bild stellt dar, da die Bilanz stets ausgewogen
sein mu, d.h., die Vermgensgegenstnde mssen den
Schulden und dem Eigenkapital entsprechen:

Fr Wirtschaftgter, die besonders wertvoll sind oder


unkontrollierbaren Abgngen unterliegen, ist die permanente Inventur nicht zulssig (R 30 EStR).

AKTIVA

PASSIVA

ANLAGEUND
UMLAUFVERMGEN

EIGENES
UND
FREMDES
KAPITAL

3.2.4.2. Verlegte Inventur


241 Abs. 3 HGB gestattet die Aufstellung eines besonderen Inventars auf einen Zeitpunkt innerhalb der letzten
drei Monate vor oder der beiden ersten Monate nach dem
Bilanzstichtag, dessen Inventarposten lediglich wertmig, nicht aber nach Art und Menge fortzuschreiben bzw.
rckzurechnen sind.
Dieses besondere Inventar kann auch auf Grund einer
permanenten Inventur erstellt werden. Die in dem besonderen Inventar erfaten Vermgensgegenstnde brauchen nicht im Inventar fr den Schlu des Geschftsjahres
verzeichnet werden.
Die zeitlich verlegte Inventur ist wie die permanente
Inventur fr Bestnde, bei denen ins Gewicht fallende

Die Buchfhrung legt also stets doppelt Rechenschaft ab:


einmal auf der Aktiv- und einmal auf der Passivseite. Man
HZ

- 14 spricht in diesem Zusammenhang auch von der sogenannten doppelten Buchfhrung. Das Prinzip der doppelten Rechnungslegung ist kurz auch als Doppik bekannt.

Die Aktivseite wird von 247 Avs. 2 HGB in die Positionen Anlagevermgen und Umlaufvermgen unterteilt. Dabei entscheidet alleine die Nutzungsabsicht, und
nicht das tatschliche Verhalten: eine Ware, die zur
Eigennutzung entnommen wird, geht in das Anlagevermgen ber, whrend eine mit Verkaufsabsicht gehaltene
Ware im Umlaufvermgen bleibt, selbst dann, wenn sie
sich de facto nicht kurzfristig (sondern nur berhaupt
irgendwann) verkaufen lt.

4.3. Das grundlegende Gliederungsschema


Dieses Schema gibt einen grundlegenden berblick ber
die Inhalte der Bilanz:
Aktiva

Grundschema der Bilanz

Anlagevermgen

Das Eigenkapital ist das Kapital im Eigentum der Gesellschafter, also ohne Rckzahlungsfrist, whrend Fremdkapital Finanzierungsmittel sind, die einem externen
Kapitalgeber zurckzuzahlen sind.

Eigenkapital

(langfristige
Nutzungsabsicht)

Umlaufvermgen

Die Rechnungsabgrenzungsposten enthalten vorausgezahlte Aufwendungen oder vorauserhaltene Erlse.

Fremdkapital

(kurzfristige
Nutzungsabsicht)

Rechnungsabgrenzung

Passiva

(Schulden, Verbindlichkeiten)

4.4. Beispiel fr eine Bilanz

Rechnungsabgrenzung

Summe

Nachfolgend betrachten wir als Beispiel die Bilanz einer


kleinen Kommanditgesellschaft: Das Unternehmen ist
eine Handelsgesellschaft mit Ladengeschft in einer Einkaufszone.

Summe

Die Aktivseite legt Rechenschaft ab ber das Vermgen.


Sie enthlt Informationen ber die Mittelverwendung,
d.h., die Investition.

Die 265ff HGB sind fr Personengesellschaften nicht


anwendbar, so da das Anlage- und das Umlaufvermgen, Eigenkapital, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten nur gesondert ausgewiesen und hinreichend auf-

Die Passivseite enthlt Daten ber die Mittelherkunft,


d.h., das Kapital, also die Finanzierung.

Karl Frannke KG
Aktiva
A. Anlagevermgen
Maschinen und Anlagen
Fahrzeuge, Fuhrpark
Betriebs- und Geschftsausstatt.
B. Umlaufvermgen
Warenbestand
Forderungen aus Lieferungen
Sonstige Forderungen
Schecks, Kasse, Bankguthaben
C. Rechnungsabgrenzungsposten

SUMME

Berichtsjahr Passiva
P
12.653,50
25.650,00
31.450,00
69.753,50

A Eigenkapital
A.
Komplementr Karl Franke
Kommanditist K. Scheuermann
Kommanditist P. Schneider

B
B.
45.876,29
4.768,20
1.468,60
3.878,87
C.
55.991,96 C
745,60

Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten gegenber Banken
Verbindlichkeiten aus Lieferungen
Sonstige Verbindlichkeiten
Rechnungsabgrenzungsposten

126.491,06 SUMME
S

Berichtsjahr
20.000,00
10.000,00
10.000,00
40.000,00
31.500,00
47.067,81
7.835,65
86.403,46
87,60

126.491,06

Stuttgart, den 31.12.20..

gegliedert ( 247 Abs. 1 HGB) sein mssen. Zur dieser


hinreichenden Aufgliederung gehrt die Trennung der
verschiedenen Arten von Anlage- und Umlaufvermgen
sowie die Aufstellung ber die Einlagen der beteiligten
Gesellschafter.

Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsverbindlichkeiten enthalten.


In dieser Bilanz (wie auch in allen folgenden) sind die
Unterschriften der persnlich haftenden Gesellschafter
(245 HGB) bzw. der entsprechenden Rechtsvertreter aus
Vereinfachungsgrnden weggelassen worden.

Es htte in diesem Fall gereicht, die Kommanditisten


gemeinsam in einer Position Kommanditkapital auszuweisen. Aus Grnden des besseren Verstndnisses wurde
die Position jedoch separat dargestellt. Der Warenbestand
umfat das Lager und den Warenbestand im Verkaufsbereich. Die sonstigen Forderungen enthalten u.A. auch die
antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten; in den sonstigen Verbindlichkeiten sind auer diesen auch die

5. Die Ableitung der Buchungsmethodik


Grundgedanke ist, da die Position eines Bilanzobjektes
die Art und Weise definiert, wie buchhalterisch mit dem
Bilanzobjekt zu verfahren ist. Das Verstndnis der
Buchungsregeln setzt also das Verstndnis der Bilanz
voraus. Fr jeweils die Aktiva oder die Passiva bestehen
HZ

- 15 eigene Buchungsregeln, die zwar in sich logisch aber als


ganzes nicht begrndbar sind auer aus den Zusammenhngen mit der Bilanz.
Dieser Abschnitt ist der wichtigste von allem. Wenn Sie
diesen Teil nicht verstehen, haben Sie spter keine Chance!

Aktivkonto

Soll

Anfangsbestand aus
Erffnungsbilanz

- Minderungen

+ Mehrungen

= Schlubestand in
Schlubilanz

5.1. Bilanz und Buchungsregeln

Summe S

Buchungsregeln sind allgemein gesagt die Regeln, auf


welcher Seite von Konten welche Sachverhalte zu erfassen sind. Die Buchungsregeln bilden Grundlage fr die
Bildung von Buchungsstzen und betreffen Vereinbarungen darber, was auf der linken Soll-Seite und der
rechten Haben-Seite der Konten zu stehen hat. Sie sind
fr jede Kontenart einzeln definiert und bilden ein in sich
geschlossenes Regelwerk.

l Aktivkonten sind Konten, die Wertbestnde auf


Vermgenskonten abbilden;
l Passivkonten sind Konten, die Wertbestnde auf Kapitalkonten abbilden;
l Aufwandskonten sind Konten, die einen Wertverzehr
von Vermgen (d.h., Verbruche) abbilden und
l Ertragskonten sind Konten, die Verwertungen von
Vermgen (d.h., Wertmehrungen) darstellen.
Im einzelnen gibt es fr die vier Kontenarten die nebenstehenden Buchungsregeln.

Anfangsbestand aus
Erffnungsbilanz

= Schlubestand in
Schlubilanz

+ Mehrungen

Soll

Summe H

Aufwands- und Kostenkonto

= Schlubestand in GuV
=

Summe S

Summe H

Erls- und Leistungskonto

- Erlsminderungen

Aktiv- und Passivkonten:

= Schlubestand in GuV

Die Buchungsregeln der Aktiva und der Passiva sind


genau spiegelverkehrt, d.h., was man in den Aktiva im
Soll bucht, das gehrt bei den Passiva ins Haben.
Merksatz: Die Bestandskonten haben ihre Anfangsbestnde und Mehrungsbuchungen auf der Seite, auf der
sie in der Bilanz stehen, und die Minderungsbuchungen
und Schlusalden auf der gegenberliegenden Seite.

Summe S

Haben

- Aufwandsminderungen

Summe der
Aufwandsbuchungen

Soll

Kurz und bndig: Buchungsregeln

Haben

- Minderungen

Summe S

Dabei unterscheidet man Regeln fr vier Kontenarten:

Summe H

Passivkonto

Soll

Diese Regeln knnen nicht aus der Sache heraus logisch


begrndet, sondern nur auswendig gelernt und angewendet werden.

Haben

Haben

Summe der
Erlsbuchungen
=

Summe H

Um richtig zu buchen, mu der Buchhalter das vorstehende gedankliche Schema vollkommen internalisiert haben
und im Schlaf herbeten knnen!
Die vorstehenden Regeln haben den Charakter von Vereinbarungen, und lassen sich in keiner Weise aus der
Sache begrnden. Sie wrden seitenverkehrt ebensogut
funktionieren. Ihre vollstndige Beherrschung durch den
Buchhalter ist eine Grundvoraussetzung fr das Funktionieren des betrieblichen Rechnungswesens.

Aufwands- und Ertragskonten:


Diese Konten sind Unterkonten zum Eigenkapital.
Merksatz: Aufwendungen und Ertrge bucht man so,
wie man ihre Auswirkung im Eigenkapitalkonto buchen wrde, also Aufwendungen im Soll (=Eigenkapitalminderung!) und Ertrge im Haben (=Eigenkapitalmehrung!).

Die Summe der Buchungen im Soll und der im Haben


mu stets gleich sein, und zwar sowohl im einzelnen
Konto als auch in jeder beliebigen Summe von Konten.
Eine Saldendifferenz ist ein untrgliches Zeichen fr
einen Buchungsfehler. Es ist nicht mglich, durch regelgerechtes Buchen Saldendifferenzen zu erzeugen, d.h.,
bei fehlerfreier und vollstndiger Anwendung aller
Buchungsvorschriften werden alle einzelnen Konten ebenso wie die Bilanz immer ausgewogen sein. Das angewandte Regelwerk ist in sich stabil und fehlerintolerant.

Wichtig:
Diese Regeln sind Vereinbarungen. Sie passen zueinander, aber knnen nur gegenseitig aus einander begrndet werden. Lernen Sie diese Regeln, und hinterfragen Sie sie nicht!

HZ

- 16 Die Begriffe Soll und Haben deuten also heute nichts


mehr an. Es ist jedoch bekannt, da italienische Mnche
der Renaissance Schuldnerlisten fhrten, die unterteilt
waren in Gezahlt haben und Zahlen sollen. Dies
begrndet die historische Entwicklung von Soll und
Haben, die ihren damaligen Sinnbezug jedoch inzwischen vollkommen verloren haben. Die Buchungsregeln
lassen sich heute berhaupt nicht mehr aus der Sache
begrnden, sondern mssen gelernt und angewandt werden.

Das im Soll zu bebuchende Konto ist immer zuerst und


das im Haben zu buchende Konto immer zuletzt zu
nennen.
Das Wrtchen AN hat die Funktion der Trennung der
Soll- von den Haben-Konten. Es deutet keine Bewegungsoder Buchungsrichtung an.
Nach den vorstehend skizzierten Buchungsregeln knnen
Mehrungen oder Minderungen auf den beteiligten Konten sowohl im Soll als auch im Haben erfat sein. Da ein
Konto im Soll oder im Haben bebucht wird, sagt also
fr sich genommen noch nichts darber aus, ob der auf
diesem Konto zu erfassende Geldbetrag eine Mehrung
oder eine Minderung darstellt; um dies zu erkennen, ist
die Erkenntnis erforderlich, um was fr ein Konto es sich
handelt, und die nachfolgende Anwendung der relevanten Buchungsregeln.

5.2. Ableitung von Buchungsstzen


Ein Buchungssatz ist eine formelhafte Benennung der
durch einen Buchungsvorgang (eine Buchung) bebuchten
Konten, der jeweiligen Kontenseiten (auf denen die Buchung vorgenommen wird) und der Betrge nach der
Form

6. bersichten zur Buchungssystematik

Soll AN Haben

Auf den folgenden Seiten stellen wir die Buchungssystematik in der Form von Kreislaufdarstellungen dar.
Wir analyseieren dabei, welche Wertbewegungen zu welchen Buchhalterischen Darstellungsformen fhren.

wobei unter Soll und Haben die jeweils beteiligten


Konten und die dort zu erfassenden Geldbetrge zu verstehen sind:

Kasse AN Bank

Sie mssen diese Darstellungen vollkommen verstanden


haben - bis auf den Grund. Sie mssen sich absolut ber
die Bedeutung jeder einzelnen Zahl klar sein. Ist das nicht
der Fall, werden Sie mit grter Wahrscheinlichkeit
massive Probleme beim Verstndnis der folgenden Skripte haben!

Es kann auch mehr als ein Konto unter Soll und/oder


unter Haben vorkommen:

Wareneinkauf und Vorsteuer


AN Verbindlichkeiten
Die im Soll und im Haben zu buchenden Geldbetrge
mssen einander jedoch in der Summe stets entsprechen.
Ist das nicht der Fall, so wird die nachfolgende Bilanz
nicht ausgewogen sein.

Die fnf eisernen Regeln:


1.

2.
3.
4.
5.

Was fr Konten sind an der durchzufhrenden Buchung beteiligt? Es mssen immer


mindestens zwei verschiedene Konten sein,
knnen aber auch wesentlich mehr als zwei
Konten werden!
Was fr Konten sind das? D.h., handelt es
sich um Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oder
Erlskonten?
Nehmen diese Konten, jeweils einzeln betrachtet, durch die auf ihnen durchzufhrende Buchung ab oder zu?
Wo, d.h., im Soll oder im Haben, sind
diese Zu- oder Abnahmen zu buchen? Verwenden Sie die Buchungsregeln!
Aus den bisherigen Erkenntnissen erst im
Grundbuch, d.h., durch einen Buchungssatz
SOLL AN HABEN, und dann im Hauptbuch
(d.h., auf Konten) buchen. Bei elektronischer
Buchfhrung wird die Hauptbuchbuchung
vom Programm erledigt, und der Buchhalter
mu lediglich die Buchungsstze eingeben.
HZ

6.1. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 1: Die vier elementaren Buchungsflle.
Man kann sich die Bilanz als Waage (Bilanzwaage) mit einem kleinen Schlchen fr jede Position vorstellen. Jeder Buchungsfall verndert die Gewichte in den Schlchen:

Aktiva

Geschftsausstattung
Anfangsstand
Buchung 1:
Buchung 2:
Buchung 3:
Buchung 4:

Rohstoffe
(Material)

30.000,00
38.000,00
38.000,00
38.000,00
38.000,00

20.000,00
20.000,00
20.000,00
30.000,00
30.000,00

Passiva

Bilanz

= Vermgen, Mittelverwendung, Investition

Kasse
(Bargeld)
20.000,00
20.000,00
14.000,00
4.000,00
4.000,00

Summe
Aktiva

= Kapital, Mittelherkunft, Finanzierung

Summe
Passiva

Eigenkapital

70.000,00
78.000,00
72.000,00
72.000,00
72.000,00

70.000,00
78.000,00
72.000,00
72.000,00
72.000,00

40.000,00
40.000,00
40.000,00
40.000,00
40.000,00

Darlehensschulden

Lieferschulden

25.000,00
25.000,00
25.000,00
25.000,00
27.000,00

5.000,00
13.000,00
7.000,00
7.000,00
5.000,00

Erluterungen zu den einzelnen Buchungsfllen:


Wir kaufen einen neuen Computer im Wert von 8.000 . Der Buchungsbeleg ist
eine Rechnung (=Kauf auf Ziel).

Geschftsausstattung AN Lieferschulden 8.000


Buchung 2:

Wir leisten eine Teilzahlung aus vorstehender Rechnung in Hhe von 6000 in
bar. Der Buchungsbeleg ist eine Quittung.

Lieferschulden AN Kasse 6.000


Buchung 3:

Wir kaufen Rohstoffe im Wert von 10.000 gegen Barzahlung. Der Buchungsbeleg ist ebenfalls eine Quittung.

Rohstoffe AN Kasse 10.000


Buchung 4:

Der Lieferant aus Buchung 1 und 2 gewhrt fr die Restschuld eine langfristige
Stundung. Der Buchungsbeleg ist ein Handelsbrief.

Lieferschulden AN Darlehensschulden 2.000

Geschftsausstattung Lieferschulden

Die Summe der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz steigen gleichzeitig.

Bilanzverlngerung (Bilanzmehrung)
Kasse Lieferschulden

Die Summe der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz sinken gleichzeitig.

Bilanzverkrzung (Bilanzminderung)
Rohstoffe Kasse

Die Summe der Aktiva sinkt und steigt zugleich, bleibt also insgesamt gleich.

Aktivtausch

Darlehensschulden Lieferschulden

Die Summe der Passiva sinkt und steigt zugleich, bleibt also insgesamt gleich.

Passivtausch

Jede Bilanzbuchung kann in einen der vier Flle eingeordnet werden, aber manche komplexere Buchungen gehrt zu mehreren Fllen gleichzeitig. Die Buchungsregeln sind so
beschaffen, da bei sach- und regelgerechter Buchung niemals eine unausgewogene Bilanz entstehen kann. Allerdings fhrt man die Buchungen in der Realitt auf Konten:

- 17 -

HZ

Buchung 1:

6.2. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 2: Der Buchungskreislauf der Bilanzkonten.
Passiva

= Kapital, Mittelherkunft, Finanzierung

Erffnungsbilanzkonto (EBK)

Aktiva

= Vermgen, Mittelverwendung, Investition

Eigenkapital ............................................................................... 40.000,00 Geschftsausstattung ................................................................. 30.000,00


Darlehensschulden ..................................................................... 25.000,00 Rohstoffe ................................................................................... 20.000,00
Lieferschulden .............................................................................. 5.000,00 Kasse ......................................................................................... 20.000,00
70.000,00
Haben
38.000

Konto Rohstoffe
Soll
Erffnungsbilanz
20.000 Schlubilanz
Buchung 3
10.000
Summe
30.000 Summe

Haben
30.000

Soll
Erffnungsbilanz
Summe

Aktiva

Konto Kasse
20.000 Buchung 2
Buchung 2
Schlubilanz
20.000 Summe

= Vermgen, Mittelverwendung, Investition

38.000

30.000
Haben
6.000
10.000
4.000
20.000

Das Erffnungsbilanzkonto
mu seitenverkehrt erscheinen, damit die Buchungslogik
Soll AN Haben auch bei den
Erffnungsbuchungen erhalten
bleibt. Die Buchungen der Erffnungssalden lauten:
Aktivkonto AN EBK
EBK AN Passivkonto
Die Abschlubuchungen am
Jahresende sind:
SBK AN Aktivkonto
Passivkonto AN SBK
Bei sach- und regelgerechter
Buchung kann es daher nie eine
unausgewogene Schlubilanz
geben.

Soll
Schlubilanz
Summe

Konto Eigenkapital
40.000 Erffnungsbilanz
40.000 Summe

Haben
40.000
40.000

Konto Darlehensschulden
Soll
Schlubilanz
27.000 Erffnungsbilanz
Buchung 4
Summe
27.000 Summe

Haben
25.000
2.000
27.000

Soll
Buchung 2
Buchung 4
Schlubilanz
Summe

Schlubilanzkonto (SBK)

Konto Lieferschulden
6.000 Erffnungsbilanz
2.000 Buchung 1
5.000
13.000 Summe

Haben
5.000
8.000
13.000

Passiva

= Kapital, Mittelherkunft, Finanzierung

Geschftsausstattung..................................................................38.000,00 Eigenkapital .............................................................................. 40.000,00


Rohstoffe ....................................................................................30.000,00 Darlehensschulden..................................................................... 27.000,00
Kasse ............................................................................................ 4.000,00 Lieferschulden ............................................................................. 5.000,00
72.000,00

72.000,00

- 18 -

HZ

Konto Geschftsausstattung
Soll
Erffnungsbilanz
30.000 Schlubilanz
Buchung 1
8.000
Summe
38.000 Summe

70.000,00

6.3. bersicht ber die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 3: Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital.
Soll

Aktives Bestandskonto

Soll
Aktivkonto

Rohstoffaufwand

Soll
Aktivkonto

Lhne

30.000 Gewinn & Verlust

20.000 Gewinn & Verlust

Gehlter
15.000 Gewinn & Verlust

HZ

Soll
Aktivkonto

Sozialversicherung

Soll
Aktivkonto

Weitere Aufwandsarten

18.000 Gewinn & Verlust

42.000 Gewinn & Verlust

Haben
30.000
Haben
20.000
Haben
15.000
Haben
18.000
Haben
42.000

Gewinn und Verlust (GuV)


Soll
Rohstoffaufwand
30.000 Umsatzerlse
Lhne
20.000
Gehlter
15.000
Sozialversicherung 18.000
Weitere Aufw.
42.000
Eigenkapital
15.000
Summe
140.000 Summe

Soll
Schlubilanz
Summe

Konto Eigenkapital
55.000 Erffnungsbilanz
Gewinn & Verlust
55.000 Summe

Haben
140.000

Haben

Umsatzerlse/Warenverkauf
Soll
Haben
Gewinn & Verlust 140.000 Zahlung/Forderg. 140.000

140.000

- 19 -

Soll
Aktivkonto

Zahlungs- oder Forderungskto.


Soll
Mehrung(en)
140.000

Haben
Minderung(en) 125.000

Haben
40.000
15.000
55.000

Aufwand - Verbrauch:

Ertrag - Verwertung:

Minderungen auf Aktivkonten, die Verbruche darstellen, heien Aufwand. Sie werden
auf einer eigenen Kontenklasse, den Aufwandskonten erfat. Alle Aufwandskonten
mindern eigentlich das Eigenkapital (d.h., verkrzen indirekt die Bilanz), werden aus
Grnden der bersichtlichkeit und Klarheit jedoch ber eigene Konten gefhrt, die
Aufwandskonten. Diese werden in die GuV-Rechnung abgerechnet.

Mehrungen auf Aktivkonten, die keine Umbuchungen anderer Bestnde sind, heien
Ertrag oder Erls. Es handelt sich um die Verwertung von Gtern. Sie mehren indirekt das
Eigenkapital, sind also indirekte Bilanzverlngerungen. Ertrge werden aus Grnden der
Klarheit und bersichtlichkeit ebenfalls ber eigene Konten gefhrt, die Ertragskonten.
Auch die Ertragskonten rechnet man zunchst in die GuV-Rechnung ab.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, G&V):


Diese ist ein Unterkonto zum Konto Eigenkapital. Da das Eigenkapital durch direkt abgerechnete Aufwendungen und Ertrge jedoch unbersichtlich wre, und Probleme bei der
Zurechnung zu den einzelnen Gesellschaftern entetehen wrden, erfat die GuV-Rechnung zunchst alle erfolgswirksamen Vorgnge, und rechnet dann nur noch deren Saldo, d.h.,
den Gewinn der Rechnungsperiode, an das Konto Eigenkapital ab, ggfs. in mehreren Teilbuchungen fr jeden beteiligten Gesellschafter.

- 20 -

Anhang A: Allgemeine Kontenbersicht


Aktiva, Passiva, Aufwands- und Ertragskonten

Aktiva

Passiva

Anlagevermgen:

Eigenkapital:

Grundstcke

Eigenkapital (Vollhafter)

Gebude

Eigenkapital (Kommanditist)

Maschinen
Bro- und Geschftsausstattung (BGA)
Bromaschinen
Fuhrpark
Geringwertige Wirtschaftsgter (GWG)
Wertpapiere des Anlagevermgens (WPAV)
Darlehensforderungen
Umlaufvermgen:
Rohstoffe
Hilfsstoffe
Betriebsstoffe
Fertigerzeugnisse (FE)
Unfertigerzeugnisse (UFE)
Wareneinkauf (WEK)
Lieferantenskonti, Lieferantenboni, Erlsschmlerungen
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Ford.
L&L)
Zweifelhafte Forderungen
Geleistete Anzahlungen
Forderungen an Mitarbeiter
Vorsteuer
Besitzwechsel (=Wechselforderungen)
Protestwechsel

Aufwendungen
Rohstoffaufwand
(=Fertigungsmaterial, FM,
Materialeinzelkosten)
Hilfsstoffaufwand

Gezeichnetes Kapital
(Kapitalgesellschaft)

Betriebsstoffaufwand

Rcklagen

Gehlter

Bilanzgewinn (Kapitalgesellschaft)

Sozialkosten

Lhne

Steuern, Gebhren

Gewinnvortrag (Kapitalge- Rechtsberatungsaufwand


sellschaft)
Brokosten
Lfr. Fremdkapital:
Kosten des Geldverkehrs
Darlehensverbindlichkeiten

Mietaufwand, Pachtaufwand

Hypothekenverbindlk.

Leasingaufwendungen
Haus- und Grundaufwand
(HuGA)

Kfr. Fremdkapital:
Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen (Verb. L&L)

Ertrge
Warenverkauf (WVK)
Verkaufserlse (VKErl.)
Mieterls, Pachterls
Leasingerlse
Haus- und Grunderlse
(HuGE)
Zinserls
Auerordentlicher Erls
(A.o.Erl.)
Kundenskonti, Kundenboni, Erlsschmlerung

Erffnungskonten
Erffnungsbilanzkonto
(EBK)

Abschlukonten

Instandhaltungsaufwand

Privatkonto

Erhaltene Anzahlungen

Sondereinzelkosten des
Vertriebes (SEKV)

Betriebsergebniskonto
(BEK)

Umsatzsteuer

Abschreibung (AfA)

Neutrales Ergebniskonto
(NEK)

Schuldwechsel (=Wechsel- Zinsaufwand


schulden)
Kalkulatorische Kosten
(diverse)
Bankschulden
Auerordentlicher Aufwand (A.o. Aufw.)

Postgiroschulden
Verbindlichkeiten gegen
Finanzamt (Verb. FA)

Gewinn- und Verlust


(GuV; G&V)
Schlubilanzkonto (SBK)

Verbindlichkeiten gegen
Sozialversicherungstrger
(Verb. SV)
Sonstige Verbindlichkeiten
Rechnungsabgrenzung:
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Sonstige Forderungen
Schecks (Kundenschecks)
Bankguthaben
Postgiroguthaben
Kasse
Rechnungsabgrenzung:
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

HZ

Bitte beachten Sie: Diese bersicht ist ausschielich ein Hilfsmittel fr bungen. Sie sollte
ebenso ausschlielich fr bungszwecke und
keinesfalls zur realen Kontierung wirklicher
Geschftsflle verwandt werden. Bei Mibrauch,
Irrtum oder Verwendung im wirklichen buchhalterischen Geschehen keine Haftung! Dies ist
kein Kontenplan. Fr Vollstndigkeit wird keine Garantie bernommen. Begriffe der Kostenrechnung werden nicht bercksichtigt (d.h., keine
Trennung von neutralen Aufwendungen und
Kostenarten).

Anhang B: Gliederungsschema des Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR)


Nachfolger des Pflichtkontenrahmen von 1937, Musterbeispiel fr einen Prozegegliederten Kontenrahmen

Kontenklasse Kontenklasse Kontenklasse Kontenklasse Kontenklasse


0
1
2
3
4
Neutrale Auf- Aktivkonten:
Langfristige
Kurzfristige
Echte Kostenwendungen
Material- und arten
BestandsBestandsund Ertrge
Warenkonten Nach Kostenarten
konten
konten
Von Kosten oder
Leistungen
wesens- oder
periodenfremde
Gren wie
auerordentliche
Aufwendungen
oder Ertrge,
ferner verrechnete
kalkulatorische
Kosten.

gegliederte Kontierung echter


Kostenarten einschlielich der
kalkulatorischen
Kosten.

Fr die Kostenrechnung vorgesehener Raum,


wenn der BAB
mit Buchungsstzen erstellt
werden soll (in
der Praxis selten).

Abrechnung der
Bestandsvernderungen bei Fertigund Unfertigerzeugnissen in
Bilanz und GuV.
Sonderfall der
Bestandskonten
mit Erfolgskomponente.

Verkaufs- und
sonstige Leistungskontierung,
nicht jedoch
Bestandsnderungen oder Nebengeschfte.

Erffnungs- und
Abschlukonten
(EBK, BEK,
NEK, GuV und
SBK).

Ruhende
Konten

Bewegte Konten: Konten, die den betrieblichen Leistungserstellungsproze abbilden, und whrend des Geschftsjah- Ruhende
res vielfach bebucht werden.
Konten
Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag, Kosten und Leistungen)
(Sonderflle: Waren- und Materialbestnde, Bestandsnderungen: Aktiva mit Erfolgskomponente).

im Jahr 1951 allgemein empfohlener Kontenrahmen, Nachfolger des Pflichtkontenrahmen von 1937
(Erlakontenrahmen).
Beim GKR ist die Verzahnung zwischen Finanz- und Betriebsbuchfhrung deutlich sichtbar. Er eignet
sich daher besser fr die Integration der Kostenrechnung. Die Kontenklassen 4 bis 8 enthalten die
Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostentrgerrechnung. Jedoch nur die Kontenklassen 5 und 6 sind
ausschlielich fr die Betriebsbuchfhrung vorgesehen, die Klassen 4, 7 und 8 haben Mischcharakter und
dienen der Finanzbuchfhrung gleichermaen.
Zu erkennen ist auch die Gliederung nach Prozeablufen (Prozegliederungsprinzip). In den Klassen 0
und 1 sind die Anlage- und Finanzkonten untergebracht. Aufwendungen, die den Produktionsproze
selbst nicht betreffen, werden in der Klasse 2 abgegrenzt und zum neutralen Ergebnis (Klasse 9)

- 21 -

hochliquide
Aktiva, kurzfristige Verbindlichkeiten)

HZ

niedrigliquide
Aktiva, Eigenkapital, langfristige
Verbindlichkeiten.

Bilanzkonten
(Aktiva und Passiva)

Bestnde an Roh-,
Hilfs- und Betriebsstoffen sowie
Handelswaren, die
bei Verbrauch als
Aufwendungen zu
erfassen sind. Fr
Einzelkostenrechnung bedeutsam.

Kontenklassen Kontenklasse Kontenklasse Kontenklasse


5-6
7
8
9
Frei fr KoBestandsvern- Betriebliche
Abschlustenrechnung derungen
Leistungen
konten

Bilanzkonten

weitergeleitet. Andere Aufwendungen, die das Betriebsergebnis betreffen und daher Kosten darstellen,
werden, gegliedert nach Kostenarten, in der Klasse 4 erfat, anschlieend in 5 und 6 auf die einzelnen
Kostenstellen umgelegt und in 7 und 8 den Erzeugnissen und Leistungen (Kostentrger) zugerechnet. Die
Kontenklassen 0, 1, 3 und 7 beinhalten Bestandskonten. Sie werden ber das Schlubilanzkonto
abgeschlossen. Die Kontenklassen 2, 4 und 8 beinhalten Erfolgskonten. Ihr Abschlu erfolgt ber das
GuV-Konto, dem das neutrale Ergebniskonto und das Betriebsergebniskonto vorgeschaltet sind.
Im Vergleich zum Industriekontenrahmen (IKR) hat der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie den
Nachteil, fr Anfnger schwerer verstndlich zu sein, aber den gewichtigen Vorteil, eine lckenlose
Verkoppelung der Buchfhrung und der Kostenrechnung zu ermglichen.

Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen (IKR)

Musterbeispiel fr einen bilanzgegliederten Kontenrahmen mit sekundrer Bercksichtigung der Kostenrechnung


Kontenklasse
1
Finanzanlagen und
Geldkonten

Kontenklasse
2
Vorrte,
Forderungen,
Aktive RAP

Kontenklasse
3
Eigenkapital,
Wertbericht.
u. Rckstell.

Kontenklasse
4
Verbindlichkeiten und
passive RAP

Kontenklasse
5
Ertrge (Leistungen und
neutrale Ert.)

Kontenklasse
6
Material- u.
Personalaufw.,
AfA

Kontenklasse
7
Zinsen, Steuern, sonstige
Aufwend.

Kontenklasse
8
Erffnungsu. Abschlukonten

Kontenklasse
9
Kosten- und
Leistungsrechnung

Grundstcke,
Gebude,
Maschinen,
Anlagen,
Konzessionen,
gewerbliche
Schutzrechte.

Beteiligungen,
Ausleihungen,
Wertpapiere,
Kassen, Banken.

Roh-, Hilfs- und


Betriebsstoffe,
Waren, unfertige- und Fertigerzeugnisse,
Forderungen,
RAP.

Eigenkapital
(rechtsformenspezifisch),
Sonderposten
mit Rcklageanteil, Indirekte
Wertbericht.
EWB und PWB,
Rckstellungen.

Anleihen,
Kredite, Verbindlichkeiten
aus Lieferungen
und Leistungen,
Sonstige
Verbindlichkeiten, Passive
RAP.

Umsatzerlse,
Bestandsnderungen, aktivierte Eigenleistungen, Zinsen
und neutrale
Ertrge aller
Art.

Materialaufwendungen,
Lhne, Gehlter, SV, AfA
nach verschiedenen Anlssen
und Arten.

Zinsaufwendungen, Steuern
vom Einkommen und Ertrag,
Sonst. Steuern,
Einstellungen in
Sonderposten
mit Rcklageanteil, Versich.

EBK, GuV,
SBK. Im IKR
existieren keine
NEK- und
BEK-Konten, so
da keine kalk.
Kosten gebucht
werden knnen.

Unternehmensbezogene
Abgrenzung,
Verrechnete
Leistungen und
Kosten, Kostenstellen, Kostentrger, interne
Leistungen usw.

Ruhende
Konten

Bewegte Konten: Konten, die den betrieblichen Leistungserstellungsproze abbilden, und whrend des
Geschftsjahres vielfach bebucht werden.

Ruhende
Konten

Bewegte
Konten

Bilanzkonten: Aktiva

Bilanzkonten: Passiva

Ein abschlugegliederter Kontenrahmen (Abschlugliederungsprinzip) im Gegensatz zum prozegegliederten Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR) (Prozegliederungsprinzip). Der IKR ist
eine neuer Entwicklung und derzeit weiter verbreitet als der GKR.
Die Kontenklassen 0 bis 8 bilden den Rechnungskreis Abs. 1 und umschlieen die Finanzbuchfhrung
(Dokumentation und Rechnungslegung). Diese ist streng an die Doppik gebunden. Die Kontenklasse 9

Erfolgskntn:
Ertrge

Erfolgskonetn: Aufwendungen und Kosten

Erffnung
Kostenrechund Abschlu nung

wird als Rechnungskreis Abs. 2 bezeichnet, der die Kosten- und Leistungsrechnung einschlielich der
Abgrenzungsrechnung umschliet. Er kann buchhaltersich oder statistisch durchgefhrt werden.
Die Kontenaufteilung im Rechnungskreis Abs. 1 des IKR fhrt durch ihre Abschluorientierung
automatisch zum klaren Ablauf der Abschluarbeiten. Das gilt auch fr Zwischenabschlsse und fr den
Aufbau von Sonderbilanzen. Kostenrechnerische Gesichtspunkte entfallen im Rechnungskreis Abs. 1
vollstndig. Das ergibt sich schon aus der bernahme der GuV-Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren (275 Abs. 2 HGB).

- 22 -

HZ

Kontenklasse
0
Sachanlagen
und immaterielle Anlagen

- 23 -

DAS MERKBLATT

Die Buchungsflle der Geschftsbuchfhrung

Auf diesem Merkblatt finden Sie die wichtigsten Verfahrensweisen und Rechtsvorschriften zur Bildung von Geschftsbuchungsstzen bersichtlich auf einer einzigen Seite zusammengefat.
Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingel@aol.com

BUCHUNGSREGELN
AUF EINEN BLICK
Und so bucht man auf Konten:
Aktivkonto

Soll

Haben

Anfangsbestand aus
Erffnungsbilanz

- Minderungen

+ Mehrungen

= Schlubestand in
Schlubilanz
=

Summe S

Summe H

Passivkonto

Soll

Haben

- Minderungen

Anfangsbestand aus
Erffnungsbilanz

= Schlubestand in
Schlubilanz

+ Mehrungen

Soll

Soll

Geringwertiges Wirtschaftsgut

Haben

Summe der
Erlsbuchungen

= Schlubestand in GuV
Summe S

Haben

Summe H

Erls- und Leistungskonto

- Erlsminderungen

410

= Schlubestand in GuV
=

Summe S

ber 410 besteht immer Abschreibungspflicht: Der Gegenstand mu ber mehrere


Jahre abgeschrieben werden.

- Aufwandsminderungen

Summe H

Aufwands- und Kostenkonto

Summe der
Aufwandsbuchungen

Nur bei Kauf von Gegenstnden


zur eigenen Benutzung (also keine
Waren oder Materialarten):

ber 60 aber unter 410


besteht Abschreibungswahlrecht: Der Gegenstand darf in
einem einzigen Jahr abgeschrieben werden, mu aber
nicht. Buchung als

Summe S

DIE WICHTIGEN WERTGRENZEN:

Summe H

DIE SOG. FNF EISERNEN REGELN:


So bildet man Buchungsstze:
1. Welche Konten sind berhrt?
2. Was fr Konten sind das? (Aktiva, Passiva, Aufwendungen oder
Ertrge)
3. Nehmen diese Konten zu oder
nehmen sie ab?
4. Wenden Sie das Buchungssystem
an! (vgl. nebenstehend)
5. Nennen Sie zuerst das im Soll
zu buchende Konto, dann das im
Haben zu buchende Konto unabhngig davon, ob diese Konten
zu- oder abnehmen:

SOLL AN HABEN

60

DIE UMSATZSTEUERSPALTE:
Wichtige Rechtsgrundlagen:
Steuersatz: Normalerweise betrgt
die Steuer immer 16%. Andere Lnder haben andere Steuerstze. Folgende Ausnahmen bestehen von diesem Satz in Deutschland:

UMSATZSTEUERFREI:
Alle staatlichen Monopolleistungen
(Behrdengebhren usw.), Post (nicht
aber private Paketdienste!), Vermietung und Verpachtung von Wohnungen (Gewerberume aber nur eingeschrnkt), Alle Umstze von Banken
(Gebhren, Kredite, der Wertpapierhandel usw.), Leistungen von rzten, Krankenhusern, Versicherungen, viele Kultureinrichtungen, Ausund Fortbildung (vereinfacht).

UMSATZSTEUER 7%:
l Die meisten rohen Lebensmittel
l Bcher, Zeitungen und Zeitschriften (mit Ausnahme der jugendgefhrdenden Schriften)
l Kunstwerke, Kunstsammlungen
l Rollsthle und Prothesen
l Nahverkehr (bis 50 km)
Grundlegend: Folgendermaen ist
eine Rechnung aufgebaut:

Nettobetrag
Umsatzsteuer
Bruttobetrag

100%
16%
116%

Unter 60 ist der Gegenstand


sofort als Aufwand (Verbrauch) zu erfassen (die sogenannte Verbrauchsfiktion).

+
=

SKONTOBUCHUNGEN:

Die wichtigsten Rechenformeln:

So bucht man Skonti im Einkauf:


Verbindlichkeiten aus L&L
AN Bank/Kasse
<Aktivkonto>
Vorsteuer

So bucht man Skonti im Verkauf:


Bank/Kasse
Verkaufserlse/WVK
Umsatzsteuer
AN Forderungen aus L&L

Regeln: Skonto ist Teilstorno. Storno ist eine


Umkehrung der ursprnglichen Buchung.

BUCHUNG BEZUGS- U.
NEBENKOSTEN:
Immer wie Sache selbst buchen!
HZ

Bei Belegen unter 100 gengt der Bruttobetrag und die Nennung des Steuersatzes.

Brutto
Netto = 1,16
Brutto = Netto 1,16
USt . = Netto 0,16

Die wichtigsten Kontierungen:


Einkauf immer mit Vorsteuer:
<Aktiv/Aufwand>
Vorsteuer
AN Kasse/Bank/Verbindlichkeiten
Verkauf immer mit Umsatzsteuer:
Kasse/Bank/Forderungen
AN Verkaufserlse/WVK
Umsatzsteuer

- 24 -

ALLE BUCHUNGSREGELN
bersicht: die elementaren Buchungsregeln der Geschftsbuchfhrung
Nehmen Sie diese Seite zu Ihren Unterlagen und halten Sie sie in Sichtweite, solange Sie noch das
Gefhl haben, mit den Buchungsregeln nicht absolut und vollkommen sicher zu sein!
Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingel@aol.com

Bilanz

Aktiva

Passiva

Definition: Vermgen, Wirtschaftsgter, unter- Definition: Kapital, unternehmerische Mittelnehmerische Mittelverwendung, Investition
herkunft, Finanzierung
Aktivkonto

SOLL

Anfangsbestand

HABEN

Passivkonto

SOLL

Minderungen

Minderungen

Anfangsbestand
Mehrungen

Mehrungen
Schlubestand

Summe im SOLL

Schlubestand

Summe im HABEN

Definition: Verbrauch von Gtern


Aufwandskonto

Aufwendungen

Summe im SOLL

Summe im SOLL

Summe im HABEN

Gewinn- und Verlustrechnung

Aufwand
SOLL

HABEN

Ertrag

Definition: Verwertung von Gtern


HABEN

SOLL

Ertragskonto

Minderungen

Minderungen

Saldo (Summe)
der Aufwendungen

Saldo (Summe)
der Ertrge

Summe im HABEN

Summe im SOLL

HABEN

Ertrge

Summe im HABEN

UND DAS SIND DIE SOGENANNTEN FNF EISERNEN REGELN:

So bildet man Buchungsstze:

Beantworten Sie fr jeden einzelnen Geschftsfall die folgenden Fragen in der folgenden Reihenfolge:
1. Welche Konten sind berhrt?
2. Was fr Konten sind das? (also: sind es Aktiva, Passiva, Aufwendungen oder Ertrge)
(Verwenden Sie hierfr die Definitionen!)
3. Nehmen diese Konten zu oder nehmen sie ab?
(Sehen Sie sich die Buchungsregeln oben an!)
4. Wenden Sie die Buchungsregeln an!
(d.h., finden Sie heraus, welches Konto im SOLL und welches im HABEN zu buchen ist!)
5. Nennen Sie zuerst das im Soll zu buchende Konto, dann das im Haben zu buchende Konto
unabhngig davon, ob diese Konten zu- oder abnehmen. Der Buchungssatz lautet also immer:
SOLL-Konto; SOLL-Betrag AN HABEN-Konto; HABEN-Betrag
Das Wrtchen AN dient dabei lediglich der Trennung von Soll und Haben bei mehreren Konten
auf einer Seite und bedeutet ansonsten nichts.
HZ