Kurz program

großzügige Zahlungsziele einräumen. Mal ist die Rechnung noch gar nicht verschickt.
Und immer wieder lässt sich so mancher Kunde viel Zeit, seine Rechnungen zu
begleichen und verschafft sich somit gewissermaßen einen günstigen Kredit. Manche
Kunden zahlen sogar überhaupt nicht. Dann heißt es für den Unternehmer Mahnungen zu
schreiben und das ausstehende Geld einzutreiben.
Sie tun sich schwer damit, Mahnungen zu schreiben? Dann können Sie selbst dazu
beitragen, dass solche Situationen erst gar nicht entstehen. Denn professionelle
Unternehmer zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihre Forderungen zügig in Rechnung
stellen. Achten Sie darauf, dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind. So
mancher Kunde ist sehr spitzfindig, wenn es darum geht, die Rechnung nicht sofort
zu begleichen. Achten Sie daher darauf, dass ab einem Rechnungsbetrag von 150 Euro
folgende Punkte in Ihrer Rechnung enthalten sind:
• Name und Adresse des leistenden Unternehmers
• Name und Adresse des Kunden
• Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden
Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
• Nettoentgelt
• Minderung des Entgelts
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig
ist)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen
Tipp: Wenn es sich um eine bewegliche Sache handelt, können Sie den
Eigentumsvorbehalt in Ihre Rechnung aufnehmen. Dann sichern Sie sich das Eigentum
an der Ware zu, bis der Kaufpreis vollständig gezahlt ist.
Nehmen Sie außerdem Zahlungstermine in Form von konkrete Kalenderdaten in Ihre
Rechnungen auf. Beispiel: „Zahlbar bis 10. Oktober 2016“. Dann können Sie
gegebenenfalls auf das Versenden einer Mahnung verzichten, da Ihr Kunde nach
Verstreichen des Termins automatisch in Verzug gerät.
FÄLLIGKEIT UND VERZUG: DER FEINE UNTERSCHIED
Wichtig: Bei Rechnungen und Mahnungen müssen Sie zwischen den Begriffen Fälligkeit
und Verzug unterscheiden. Unter Fälligkeit versteht man den Zeitpunkt, ab dem Sie
von Ihrem Kunden verlangen können, dass dieser die Rechnung bezahlt. Sie selbst
können die Fälligkeit im Vertrag, den Sie geschlossen haben, bestimmen – zum
Beispiel binnen eines bestimmten Zeitraums oder zu einem festgelegten Datum. Ist
kein Fälligkeitstermin ausdrücklich vereinbart, muss der Schuldner grundsätzlich
unverzüglich zahlen. Unverzüglich bedeutet: Sie haben Ihre Leistung erbracht. Wenn
Sie in Ihren Rechnungen ein Zahlungsziel aufnehmen, tritt die Fälligkeit mit dem
Datum des Zahlungsziels ein. Achtung: Obwohl eine Rechnung fällig ist, befindet
sich Ihr Kunde nicht automatisch in Verzug.
Es gibt drei Varianten, wie Ihr Schuldner in Verzug geraten kann:
1 Sie schicken Ihrem Kunden eine Mahnung.
2 Ihr Schuldner erhält eine Mahnung von Ihnen, die ihn auffordert, die
fällige Forderung zu begleichen. Damit befindet sich der Schuldner im Verzug.
3 Sie setzen einen Termin für die Zahlung.
4 Sie müssen keine Mahnung versenden, wenn Sie im Vertrag oder auf der
Rechnung ein konkretes Datum benannt haben, bis wann die Forderung zu begleichen
ist. Lässt der Schuldner die Zahlungsfrist verstreichen, befindet er sich ab dem
Tag im Zahlungsverzug, der auf den letzten Tag der Zahlungsfrist folgt.
5 Ein Unternehmens-Kunde zahlt 30 Tage lang nicht.
6 Ist Ihr Schuldner ein Unternehmer, kommt er grundsätzlich 30 Tage nach
Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, wenn er bis dahin nicht bezahlt
hat.
Achtung: Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, müssen Sie ihn ausdrücklich auf die
Verzugsregelung hinweisen. Hier hilft ein Passus in der Rechnung, etwa: „Sie
geraten spätestens 30 Tage nach Erhalt dieser Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3
BGB)“.
ERST UNKLARHEITEN BESEITIGEN, DANN MAHNEN
Mit einer Mahnung sind Sie auf der sicheren Seite. Denn spätestens mit der Mahnung
kommt Ihr Kunde in Verzug. Trotzdem gilt: Schicken Sie nicht sofort ein unhöfliches
Schreiben, wenn mal eine Zahlung ausbleibt. Klären Sie zunächst, ob
• es Unstimmigkeiten bei der Abnahme gab,
• die Rechnung überhaupt eingetroffen ist,
• der zuständige Ansprechpartner in der Buchhaltung des Kunden krank oder
in Urlaub ist oder
• der Kunde tatsächlich nicht zahlen will oder kann.
Viele dieser Fragen lassen sich durch Telefonate mit Auftraggeber und Buchhaltung
klären. Häufig hilft zusätzlich ein höfliches Erinnerungsschreiben statt einer
Mahnung. Weisen Sie aber in diesem Schreiben bereits darauf hin, dass ab dem
Fälligkeitstermin Zinsen verlangt werden.
In der Vergangenheit war es üblich, stufenweise drei Mahnungen zu versenden. Das
führte bei zahlungsunwilligen Kunden dazu, dass sie auf die ersten beiden Mahnungen
erst einmal nicht reagiert haben. Die Praxis zeigt außerdem, dass der persönliche
Anruf und das Nachhaken beim säumigen Zahler mehr Erfolg versprechen als das
mehrfache schriftliche Mahnen.
Wenn Sie schriftlich mahnen wollen, bezeichnen Sie mehrere Mahnungen nicht als „1.
Mahnung“ oder „2. Mahnung“. Sie können Ihre Mahnung schon kurz nach Fälligkeit der
Rechnung versenden. Achten Sie aber darauf, dass Sie Verzugszinsen erst berechnen
dürfen, wenn der Kunde sich tatsächlich in Verzug befindet.
NICHT VERGESSEN: VERZUGSZINSEN UND VERZUGSSCHADENSPAUSCHALE
Seit 2014 dürfen Sie – zumindest zwischen Unternehmern – einen höheren
Verzugszinssatz sowie eine Verzugsschadenspauschale berechnen. Der Verzugszinssatz
beträgt nun 9 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz. Komplett neu ist die
Pauschale für den Verzugsschaden in Höhe von 40 Euro. Mit diesem Betrag sollen die
Kosten für das interne Mahnwesen, mögliche Rechtsberatung oder andere Ausgaben
gedeckt werden. Sie dürfen diesen Betrag im Verzugsfall sofort berechnen – es kommt
nicht darauf an, ob diese Kosten tatsächlich entstanden sind oder nicht. Sollten
nachweislich höhere Ausgaben angefallen sein, können auch diese geltend gemacht
werden. Bei Geschäften mit Verbrauchern dürfen Sie Verzugszinsen in Höhe von
derzeit 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz berechnen. Wie hoch der jeweilige
Basiszinssatz ist, können Sie auf den Seiten der Bundesbank nachlesen.
Ob Sie eine oder mehrere Mahnungen verschicken, bleibt Ihnen überlassen. Dies hängt
auch davon ab, wie Sie Ihren Kunden einschätzen. Entscheidend ist, beim letzten
Schreiben darauf hinzuweisen, dass in der Folge rechtliche Schritte eingeleitet
werden. Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, sollten Sie einen Anwalt oder ein
Inkassounternehmen beauftragen.