Front Office - Checkliste für allgemeine Aufgaben

Tägliche Aufgaben
Thema FOM Rezi Nighty Wann
KD Reports für Hoti speichern Nach dem Tagesabschluss
Zeitungen ausdrucken Sobald per Email erhalten
Weckrufe durchführen Am Morgen
Kasse zählen 1-mal pro Schicht
Tagesempfehlung an der Rezeption vom Shop Am Morgen vorbereiten
Kaffee & Kuchen- / Late Night Snack- / F & B Aktionen Schilder vorbereiten Vormittags
Menüs für nächsten Tag updaten (wenn das OK von Chef und Maitre gekommen ist, dann HM
zur Kontrolle vorlegen) Tagsüber

Menüs für den nächsten Tag beim HM speichern Tagsüber

Getränke Paket Verbrauchsliste führen Tagsüber
Shop Statistik führen Fortlaufend während des Tages
Post vorbereiten, speziell Postkarten mit Briefmarken ggf. kaufen Fortlaufend während des Tages
Desinfektionsgerät im Auge halten -> auffüllen mit Epicare, umplazieren Fortlaufend während des Tages
Bonbonschale auffüllen Fortlaufend während des Tages
Rezeptionstheke abwischen Fortlaufend während des Tages
Lobby schön halten ->Tische, Sessel, Tischdecken wechseln, Zeitungen, usw. organisieren Fortlaufend während des Tages
Logbuch regelmässig führen -> Reise-, Gäste- & Crew Infos, nautische Sachen z.B. Manöver usw.
Fortlaufend während des Tages
Reklamation, Reparaturen eintragen
Sobald Gäste an den Vitrinen stehen darauf zugehen und versuchen zu verkaufen Fortlaufend während des Tages
Shop, Postkarten Ständer, Vitrinen checken Fortlaufend während des Tages
Tombola Werbung und Verkauf Fortlaufend während des Tages
Mwst umstellen, wenn man im 1. Hafen im neuen Land angelegt hat Ganzen Tag
Ankunftszeit in die MwSt Excelliste eintragen, sobald in Fidelio umgestellt ist Ganzen Tag
Menüs fürs Restaurant fertig machen -> in die Hüllen reinlegen Am Abend
Tagesprogramm für den nächsten Tag durchschauen --> Essenszeiten, Ausflüge und
Landgangsende markieren (+ Kopien für die Rezeption aufheben) Am Abend

Kellner Abrechnungen entgegen nehmen und kontrollieren Am Abend

Shop Verkauf, Minibar, Kabinenwasser, Wäscherei buchen Nighty
Helicall checken und buchen Nighty
Tagesabschluss und Datumsumstellung Nighty
Landgangsendeschilder und Anlegekärtchen vorbereiten Nighty
Wöchentliche Aufgaben bzw. bei Bedarf
Tombola Verkauf im Restaurant beim Piraten Abend
Flusstag oder am Vormittag
Shop Präsentation während der Fahrt

Bei neuem Crew-Check In: Schlüssel, Namenschild, HACCP Buch, Microskarten, Flaschenöffner
ausgeben; Pass nehmen & kopieren, Kopie im Crew Ordner abheften, Daten in Fidelio eintragen,
Kabinenplan Updaten; Uniform Übergabe vorbereiten; Willkommensbrief, Infection protection Bei Crew-Check In
sheet, Uniform Instruction mitgeben

Bei Crew-Check Out: Gegenstände entgegennehmen (Schlüssel, Namenschild, HACCP, Micros,

Flaschenöffner) + Uniformabgabe und Kabinen mit HK checken ob alles in Ordnung war und Bei Crew-Check Out
unterschreiben lassen; Dann-> Pass zurückgeben
IPM, Sicherheitsrolle aktualisieren Bei Crew-Check In
IPM für nächste Woche schreiben Freitags
Schlüsselkarten für die neue Reise vorbereiten 2 Tage vor Einschiffung
Zwischenrechnungen für die Gäste drucken und verteilen Nacht bevor Bezahlung
Anreiselisten für die Einschiffung und Kofferloading vorbereiten Nach der Ausschiffung
Alte Micros Checks nach Reise sortiert in Umschläge verwahren Nach der Ausschiffung
Listen für den Drill aus Fidelio drucken, sobald alle Gäste eingecheckt haben Nach der Einschiffung
Rote Mappe aktualisieren wenn alle Pässe eingelesen sind Nach der Einschiffung
Geburtstagsliste mit Passkopien für alle Abteilungen vorbereiten Nach der Einschiffung
Pässe nach der Einschiffung swipen, auf Geburtsdatum achten
(System nimmt vor 1929 als 2029) Nach der Einschiffung
24 Std vor Anreise
Passau Crew & Pax Manifest umschreiben und vorbereiten FOM per email schicken
FOM spätestens 1 std vor
Wien Crew Manifest umschreiben und per email versenden Ankunft / Durchfahrt per Email
Wien Rapport vorbereiten Tagsüber vor Ankunft
Bratislava Rapport vorbereiten Tagsüber vor Ankunft
Budapest Rapport vorbereiten Tagsüber vor Ankunft
FOM Aufgaben
FOM - System Accounts Belege vorbereiten & unterschreiben lassen Jeden Tag
FOM - Gastgeschenke buchen Jeden Tag
FOM - Neue Reise vorbereiten und Info´s an HOD´s während des Meeting´s verteilen 2 Tage vor Einschiffung
FOM - neue Tombola Tabelle anlegen, sobald die alte Reise abgeschlossen ist 1x pro Reise
FOM - neue Reise in Fidelio anlegen 1 Tag vor Reise Ende
FOM - neue MwST Liste anfangen Nach dem Cruise Abschluss
FOM - neues Logbuch anfangen Nach dem Cruise Abschluss
FOM - AGE Plan für die nächste Reise vorbereiten und Shortcut zum Desktop erstellen Nach dem Cruise Abschluss
FOM - Online Drubba Bestätigung, wird immer Freitags aktualisiert Freitags, nach der Lieferung
FOM - Rapporte und Manifeste für die Schwarzmeer Reise vorbereiten Nach der Einschiffung &
(siehe separate Checkliste) Tagsüber vor Ankunft