Der Kickstart

für Ihre digitale

Transformation
So sichern Sie mit dem Digital Workplace Ihre Zukunftsfähigkeit
Der Kickstart
für Ihre digitale
Transformation
So sichern Sie mit dem Digital Workplace Ihre Zukunftsfähigkeit
AUTOREN
Dr. Gero Presser,
Christoph Herzog
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nung Marken sein und als solche den gesetzlichen
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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

2. Digitale Transformation, Bedeutung und Hindernisse . . . . . . . . . . . . .7

2.1 Digitalisierung verändert alles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2.2 Wie packen Sie das Thema konkret an? . . . . . . . . . . . . . . . . .8

3. Wo anfangen und wie die Menschen mitnehmen? . . . . . . . . . . . . . . 9

3.1 Digitalisierung ist eine andauernde Reise . . . . . . . . . . . . . . . .9

3.2 Den Wandel positiv gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

4. Die Rolle des Digital Workplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

5. Der Digital Workplace als Basis für die Digitalisierung . . . . . . . . . . . 12

5.1 Warum der Digital Workplace die perfekte Basis ist . . . . . . . . . . 12

5.2 Klein starten, dann wachsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5.3 Die richtige Software für Ihren Digital Workplace . . . . . . . . . . . 13

6. Und was ist mit den Kunden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

6.1 Der Digital Workplace ausgeweitet auf Kunden und Geschäftspartner . . 15

6.2 Vom Digital Workplace zum B2B-Portal . . . . . . . . . . . . . . . . 15

7. Kickstart: So sparen Sie wertvolle Zeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

7.1 Der Spagat zwischen Standard und Individualität . . . . . . . . . . . 16

7.2 Kickstart mit einer Standardlösung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

7.3 Wachsen in Richtung Individualität . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

8. Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
 1. Einleitung

Digitalisierung betrifft uns alle, sie verändert Produkte, Unternehmen

und unsere Gesellschaft. Sie macht auch vor Ihrem Unternehmen
nicht Halt. Zunehmend entscheidet der kluge Umgang mit dem
Digitalen über den Erfolg im Wettbewerb. Zwar gibt es eine Vielzahl
an individuellen Beratungsangeboten, jedoch fehlt es an praktischen
Vorschlägen für erste, konkrete Schritte in Richtung Digitalisierung.
Viele Unternehmen erkennen die Notwendigkeit zu handeln, wissen
aber noch nicht, wo sie starten sollen.

Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein immerwährender

Vorgang, eine andauernde Reise. Und diese beginnt mit dem ersten
Schritt. Aus unserer Erfahrung ist ein Digital Workplace der perfekte
Ausgangspunkt für diese Reise. Der Digital Workplace ist der zentrale,
digitale Zugang für Mitarbeiter zum Unternehmen. Er sorgt dafür, dass
Informationen gezielt verteilt werden, Zusammenarbeit reibungsfrei
ablaufen kann und Prozesse optimiert werden. Der Digital Workplace
ist die Spitze der Evolutionskette, die mit dem Intranet begann. Mit
jeder Generation kamen neue Möglichkeiten hinzu. Die Mächtigkeit
und der Nutzen dieser Systeme wurde dadurch immer größer.

Entscheidend bei der Digitalisierung ist der schnelle, sichtbare und

erfolgreiche Einstieg. Unsere Erfahrung ist, dass die ersten Schritte
für den Einstieg über den Digital Workplace gut standardisiert
werden können. Das weitere Wachstum erfolgt dann individuell.
Insofern empfehlen wir als Ausgangspunkt einen Kickstart, der eine
hohe Standardisierung aufweist. Anschließend können und sollten
Anwendungen auf Basis individueller Anforderungen ergänzt werden.
Mit dem Standard können Erfahrungen gesammelt werden, um mit
Vorwissen in Richtung Individualität zu wachsen.

In diesem Whitepaper stellen wir diese Gedanken ausführlicher dar.

Es soll Impulse vermitteln, wie das abstrakte Thema Digitalisierung
konkret angepackt werden kann. Der Umgang mit Digitalisierung ist
entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit unserer vom Mittelstand
geprägten Wirtschaft. Dieses Dokument soll praktische, umsetzbare
und auf Erfahrung basierende Anregungen vermitteln, wie auch Sie
risikoarm und dennoch wirksam Fahrt beim Thema Digitalisierung
aufnehmen können. Das Ziel: erfolgreich im Wettbewerb bestehen
und langfristig Märkte aktiv gestalten.

6 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation

 2. Digitale Transformation, Bedeutung
und Hindernisse

2.1 Digitalisierung verändert alles

Die Digitale Transformation ist in aller Munde,
die Bedeutung der Digitalisierung mittlerweile
bei fast jedem angekommen. Berufsverbände,
Beratungsgesellschaften, IT-Unternehmen und
Netzwerke jeder Art, Fachpublikationen und all-
gemeine Medien informieren über die Dringlichkeit
zur Digitalisierung und stellen die Bedeutung für
das Überleben von Unternehmen heraus.
Digitale Lösungen verbreiten sich in unglaublicher
Geschwindigkeit. Das Telefon hat noch 75 Jahre
benötigt um 100 Millionen Menschen zu erreichen,
das World Wide Web nur 7 Jahre, Whatsapp 2,3
Jahre und die Candy Crush Saga 1,3 Jahre.
Wie sehr die Digitalisierung im Alltag angekommen
ist, illustriert folgender Twitter-Beitrag anschaulich:

Immer wieder findet man dabei dieselben Beispiele

für Unternehmen, die auf dramatische Weise Märkte
verändert haben: Uber revolutioniert den Taxi-
Markt ohne Fahrzeuge zu besitzen. Airbnb ist
der größte Anbieter von Übernachtungen ohne
eigene Immobilien zu benötigen. Facebook ist
die größte Medienplattform der Welt ohne selbst
nennenswert Content zu produzieren. Und Netflix
ist der größte Filmverleiher ohne Kinos oder La-
denlokale zu besitzen. Diese Unternehmen ha-
ben ihre Branchen verändert und dies innerhalb
kürzester Zeit.

Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation 7

Wirkt dies heutzutage nicht weltfremd? Natürlich
hat fast jeder Mensch jederzeit einen Taschen-
rechner zur Verfügung. 2,3 Milliarden Menschen
besitzen ein Smartphone. Sie haben damit mehr
Rechenleistung als für die Mondmission erforderlich
war (www.intrexx.com/44years-ago).
Das Weltwirtschaftsforum spricht von der vierten
industriellen Revolution, andere Experten vom
zweiten Maschinenzeitalter, alle von dramatischen
Umwälzungen. Einig sind sich die Experten, dass
Produkte und Dienstleistungen digitaler werden.
Das heißt auch: günstiger, leichter zugänglich
und einfacher zu teilen. Die Digitalisierung führt
zur Dematerialisierung und Sharing-Ökonomie.
Produkte werden zu Software, an die Stelle des
Besitzens rückt das Nutzen. Wie gut Unternehmen
sich an diesen Wandel anpassen, ist entscheidend
für ihre Bedeutung im internationalen Wettbewerb
und letzten Endes für ihre Existenz.
Diese Argumente zur Bedeutung der Digitalis-
ierung sind nicht von der Hand zu weisen. Die
Welt hat sich verändert, Menschen haben einen
ganz anderen Zugang zu Technik als früher. Diese
Technik verändert Produkte, Organisationen, Märk-
te und letzten Endes die gesamte Gesellschaft.
Firmen mit neuen Ansätzen wachsen in unglaub-
licher Geschwindigkeit und revolutionieren ganze
Branchen, Anbieter von Plattformen dominieren
in kürzester Zeit ganze Märkte.
8 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
2.2 Wie packen Sie das Thema konkret an?
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die
Entwicklungen für das eigene Geschäft zu nutzen.
Denn, seien wir ehrlich: kaum ein Unternehmen
wird das nächste Uber, Airbnb, Facebook oder
Netflix werden. Kaum jemand kann sich vorstellen,
wie man zu einer Plattform werden und Märkte
verändern kann.
Genau an dieser Stelle liegt das Problem: Unterneh-
men erkennen zwar die Handlungserfordernis,
ertrinken aber in einem Überangebot von abstrak-
ten Angeboten zur Beratung oder Verortung.
Was häufig fehlt, sind direkte Anregungen, um
anzupacken. Auf die Erkenntnis der Bedeutung
müssen tatsächliche Schritte folgen, um in die
Digitalisierung einzusteigen.
Bei aller Berechtigung von Beratung glauben wir,
dass man durchaus mit Digitalisierung beginnen
kann und Beratung wirkungsvoller genutzt wird,
wenn Unternehmen schon erste eigene Erfahrungen
mit der digitalen Welt gesammelt haben.
Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass man sein
gesamtes Geschäftsmodell umschmeißt oder sofort
alle Produkte digitalisiert. Für den Anfang genügt
es häufig, die Möglichkeiten der Digitalisierung für
das eigene Unternehmen besser zu erschließen.
In fast allen Fällen ist es utopisch, mit einem Mas-
terplan für das nächste Jahrzehnt zu starten. Die
Devise „Anfangen, Wachsen“ ist viel zielführender.
 3. Wo anfangen und
wie die Menschen mitnehmen?
3.1 Digitalisierung ist eine andauernde Reise
Realistisch betrachtet ist die Digitalisierung eine
andauernde Reise für ein Unternehmen, kein Pro-
jekt, das man durchführt und abschließt. Unterneh-
men profitieren vielmehr an unterschiedlichen
Stellen von den Möglichkeiten der Digitalisierung: in
der Kommunikation, bei internen Prozessen, in der
Zusammenarbeit. Aber auch in der Weiterentwick-
lung ihrer Produkte und Dienstleistungen, in der
Bei dieser Reise ist zwar die Richtung klar, das
konkrete Reiseziel aber ungewiss. Erst mit dem
Weg zeichnen sich langsam Zwischenziele am Hori-
zont ab, die erreichbar sind und das Unternehmen
immer weiter bringen. Es ist absehbar, dass der
Weg der Digitalisierung nicht immer bequem und
ausgetreten sein wird, sondern streckenweise auch
beschwerlich. Ebenso richtig und auf die Digitalis-
ierung übertragbar ist jedoch die positive Erkennt-
nis, dass Reisen bildet: Auf Erfahrungen kann
aufgebaut und der Reiseweg optimiert werden. Mit
jedem Etappenziel kann man die nächste Etappe
besser planen und sicherstellen, dass man sich
Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
Ansprache von Kunden, in der Zusammenarbeit
mit Partnern und im besseren Verständnis von
Märkten und Kunden, um nur einige Beispiele zu
nennen. Diese Vorteile werden nicht auf einen
Schlag erschlossen, sondern kontinuierlich. Es
kommen immer mehr Aspekte hinzu, die jeweils
immer tiefer durchdrungen werden.
immer weiter in die richtige Richtung bewegt –
ohne dass von Anfang an der Masterplan festgelegt
sein muss.
Digitalisierung betrifft üblicherweise das gesamte
Unternehmen und ist keine One-Man-Show. Weder
der Geschäftsführer noch die IT-Abteilung oder der
strategische Berater werden im Alleingang eine
disruptive Idee entwickeln, die das Unternehmen
revolutioniert und zu einem digitalen Champion
macht. Zwar gibt es immer wieder einzelne solcher
Fälle, dies bleibt aber die absolute Ausnahme.
9
3.2 Den Wandel positiv gestalten

Eine Herausforderung besteht darin, alle Mitarbeiter
für die Digitalisierungs-Reise zu begeistern und
sich gemeinsam auf den Weg zu machen. Wenn
die Bedeutung und Ernsthaftigkeit für jeden klar
erkennbar ist, die Potenziale jedes Mitarbeiters
aktiviert und Widerstände vor Änderungen über-
wunden werden, bewegt sich die gesamte Organi-
sation zunächst langsam, dann immer schneller
voran. Dieser Weg ist kontinuierlich, nachhaltig
und integriert das Thema Digitalisierung dauer-
haft in die eigene Kultur. Beginnend mit einfachen
Dingen (Quick-Wins sind häufig die Verbesserung
interner Prozesse durch deren Digitalisierung)
steigen Erfahrung und Mut. Damit werden dann
auch größere Schritte (z. B. die Flankierung eige-
ner Produkte mit digitalen Zusatzangeboten oder
digitale Schnittstellen zu Kunden und Partnern)
realistisch, planbar und umsetzbar. Digitalisierung
gelingt am besten dann, wenn alle mitgehen. Erst
langsam, dann immer schneller.

Naturgemäß besteht Skepsis gegenüber Änderun- der Reise einzubinden und ihr Wissen zu nutzen.
gen, insofern auch gegenüber Digitalisierungsini- Zum Glück ist dies in vielen Fällen vergleichsweise
tiativen in Unternehmen. Auf der anderen Seite einfach möglich!
durchdringt dieses Thema auch unseren privaten
Alltag, so dass nicht selten Mitarbeiter ihr Unterneh-
men faktisch bereits überholt haben. Egal ob das
Einkaufen via Amazon, Versteigern via Ebay, die
Übernachtungsbuchung via Airbnb, Börsengeschäfte
beim Online Broker oder der Austausch mit Freun-
den via Facebook – viele Mitarbeiter nutzen in ihrem
Privatleben bereits moderne Arbeitsweisen, die sich
problemlos und vorteilhaft auf das Unternehmen
übertragen lassen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist
insofern, die Mitarbeiter aktiv bei der Gestaltung

10 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation

 4. Die Rolle des Digital Workplace
Das bringt uns zum Digital Workplace, der kon-
sequenten Weiterentwicklung von Intranet und
Mitarbeiterportal. Der Digital Workplace ist das
System, das alle Mitarbeiter eines Unternehmens
verbindet. Er erleichtert die Zusammenarbeit und
den Zugang zu Informationen. Arbeitsprozesse
werden dadurch verbessert. Insofern ist der Digital
Workplace die perfekte Basis für den Einstieg in
die Digitalisierung.
Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
Ausgehend von einem kleinen, einfachen und
beherrschbaren Beginn ist ein kontinuierliches
Wachstum möglich, so dass Risiken reduziert und
die Mitarbeiter (und das Unternehmen) durch
die Geschwindigkeit nicht überfordert werden.
Auch hier gilt: Klein anfangen, dann kontinuierlich
wachsen. So begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für
das Thema und schaffen Erfolgserlebnisse.
11
 5. Der Digital Workplace
als Basis für die Digitalisierung

5.1 Warum der Digital Workplace die perfekte

Basis ist

Der Digital Workplace ist als Nachfolger des In-
tranets der zentrale, digitale Zugangspunkt zum
Unternehmen für alle Mitarbeiter. Über ihn werden
Informationen verteilt, Prozesse abgebildet und die
Zusammenarbeit organisiert. Mitarbeiter greifen
über das Mittel ihrer Wahl zu, das je nach Situa-
tion auch variieren kann: Über den klassischen PC
im Büro, ein Notebook oder Smartphone im Zug
oder ein Tablet während eines Meetings. Jedem
Mitarbeiter stehen personalisiert die richtigen In-
formationen in der richtigen Aufarbeitung (bspw.
Visualisierung) zur Verfügung, die für seine Arbeit
benötigt werden. Indem unterschiedliche Systeme
integriert sind, ist der Digital Workplace der zen-
trale Zugang zu Informationen aus unterschiedli-
chen Systemen.
Über den Digital Workplace wird die Zusammenar-
beit mit Kollegen gefördert und ermöglicht, Teams
organisieren sich effektiv und können eigenstän-
dig ihren Aufgaben nachkommen. Teams finden
sich quer zur Organisationsstruktur, so dass die
Expertise von Mitarbeitern weitaus effektiver the-
menspezifisch eingebracht werden kann.

»» Ein ganzheitlicher Digital Workplace besteht aus verschiedenen Ebenen

12 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation

Diese Eigenschaften machen den Digital Workplace
zum perfekten Ausgangspunkt für die Heraus-
forderungen der Digitalisierung, die sich Unterneh-
men stellen. Wenn es ein System gibt, das einen
besonders hohen Nutzwert für die Digitalisierung
hat, dann ist es sicherlich der Digital Workplace:
Er verbindet alle Mitarbeiter und hilft dabei, Infor-
mationen, Prozesse und die Zusammenarbeit zu
digitalisieren. Es ist der zentrale, digitale Zugang-
spunkt zum Unternehmen für alle Mitarbeiter.
5.2 Klein starten, dann wachsen
Dabei gibt es den Digital Workplace in unter-
schiedlichen Ausbaustufen. Er kann verstanden
werden wie eine Lego-Bodenplatte, auf der suk-
zessive weitere Gebäude errichtet werden: der
Digital Workplace wächst sukzessive um weitere
Anwendungen, die Prozesse digitalisieren, wei-
tere Systeme einbinden und neue Informationen
zugänglich für Mitarbeiter machen. Gleichzeitig
setzt er bei etwas an, das Mitarbeiter kennen,
dem klassischen Intranet. Der Digital Workplace
kann für so einfache Dinge wie die Verbreitung
von Neuigkeiten, ein schwarzes Brett, ein Lexi-
kon mit Firmenwissen oder den Kantinenplan
verwendet werden. Entscheidend ist aber, dass
er hier nicht aufhört (sondern vielmehr beginnt).
Sukzessive kommen weitere Anwendungen hinzu,
vom persönlichen Urlaubsantrag (um mit einem
einfachen, bekannten Vorgang langsam Erfahrung
mit der Digitalisierung von Prozessen zu machen)
über ein Management Cockpit mit personalisierten
Sichten auf relevante Kennzahlen bis zur Abbildung
individueller Prozesse einer Organisation.
Die Chance eines Digital Workplace besteht darin,
einfach und mit allen Mitarbeitern zu starten,
dann kontinuierlich zu wachsen und den Digital-
isierungsgrad des Unternehmens sukzessive zu
erhöhen. In der Praxis beobachten wir häufig, dass
Mitarbeiter bekannte Dinge als Ausgangspunkt für
neues verwenden, quasi als gedanklichen Anker.
„Könnte man nicht die Budgetfreigaben bei un-
seren Kunden so ähnlich organisieren wie den
Urlaubsantrag? Eigentlich bräuchten die doch auch
nur die Benachrichtigung, dann die Möglichkeit
der Freigabe, eine Erinnerungsfunktionen und
Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
die Möglichkeit einer Eskalation, so wie das im
Ideenmanagement funktioniert“, ist ein Beispiel
aus der Praxis eines gehobenen mittelständischen
Unternehmens mit mehreren Tausend Mitarbeitern.
Einfache Anwendungen wie der Urlaubsantrag
setzen diese gedanklichen Anker, die Mitarbei-
ter zu neuen Ideen bewegen. Je vielfältiger der
Digital Workplace, desto mehr konstruktive und
nutzenbringende neue Anregungen entwickeln
die Mitarbeiter.
5.3 Die richtige Software für Ihren Digital
Workplace
Vielleicht verfügt Ihr Unternehmen schon über
ein handgestricktes, d.h. selbst programmiertes
Intranet. Prinzipiell ist es möglich, dieses zum
Digital Workplace auszubauen. Allerdings würde
das unnötig hohen Aufwand bzw. hohe Kosten und
Trägheit verursachen, behindert also die Reise. Es
ist wenig effektiv, einen Nagel mit einem Hammer
aus der Wand zu ziehen, für diese Aufgabe gibt
es passendere Werkzeuge. Beginnen Sie auch
beim Digital Workplace von Anfang an mit dafür
zugeschnittenen Lösungen, selbst wenn im er-
sten Schritt nur weniger komplexe Funktionen
erforderlich sind. Wichtig ist, dass Sie systemseitig
einen langfristigen Reisebegleiter haben, mit dem
Sie einfach starten können („die ersten Schritte
gehen“), um dann sukzessive zu wachsen und
den Reifegrad Ihrer persönlichen Digitalisierung
zu erhöhen.
Sie werden bemerken, dass die Mitarbeiter auf
diesem Reiseweg aktiv mitwirken und wichtige
Ideen liefern, die langfristig die Lösung und Ihr
Unternehmen mitprägen werden.
13
»» So kann ein Digital Workplace mit der Software Intrexx aussehen

Der Digital Workplace führt nicht nur zu mehr Reife
und Kompetenz in der Digitalisierung über ein ges-
amtes Unternehmen hinweg. Er bewirkt auch eine
höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, da Hürden
und frustrierende Arbeitsschritte entfernt werden
(zum Beispiel die Suche nach Informationen).
Schließlich trägt der Digital Workplace wesentlich
dazu bei, die Arbeit von Ort und Zeit unabhängiger
zu machen indem Informationen, Prozesse und
Zusammenarbeit immer und von überall möglich
werden. Damit werden neue Arbeitsplatzmodelle
erst möglich, die gerade bei der Suche nach qual-
ifizierten Mitarbeitern an Bedeutung gewinnen.

14 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation

 6. Und was ist mit den Kunden?
6.1 Der Digital Workplace ausgeweitet auf
Kunden und Geschäftspartner
Bisher war vom Digital Workplace mit Bezug auf
Mitarbeiter, interne Prozesse und interne Systeme
die Rede. Aber auch der Kunde, der im Zentrum
»» Der Digital Workplace kann als B2B-Portal auch für Partner verfügbar sein
So wie der Digital Workplace die Zusammenarbeit,
den Zugang zu Informationen sowie den Ablauf
von Prozessen digitalisiert, lässt sich auch die
Zusammenarbeit mit Kunden optimieren. Hier
spricht man häufig vom Business-to-Business
Portal (B2B-Portal), das Ihr Unternehmen mit
anderen Unternehmen verbindet (meist Kunden,
gelegentlich auch Lieferanten oder sonstige Ge-
schäftspartner). Rein technisch kommen hier häufig
vergleichbare Systeme wie beim Digital Workplace
zum Einsatz, nur dass die Zielgruppe eine andere
ist. Das B2B-Portal kann als „Verlängerung“ des
Digital Workplace auf Kunden und Geschäftspartner
verstanden werden.
6.2 Vom Digital Workplace zum B2B-Portal
Bemerkenswert ist, dass viele Unternehmen die
Reise mit dem Digital Workplace beginnen und
hiermit praktische Erfahrungen sammeln. Mit
Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
des Handelns eines Unternehmens steht, profitiert
direkt von einer Digitalisierungsstrategie.
zunehmendem Reifegrad rückt dann das Thema
eines B2B-Portals in den Vordergrund, das den
Digital Workplace ergänzt und auf dieser Erfahrung
aufsetzt. Häufig wird ein B2B-Portal angetrieben
durch Ideen, die sich aus dem Digital Workplace
erst ergeben haben. „Könnten wir nicht unseren
Kunden Zugang zu ihren Betriebsdaten über das
Internet geben und dort individuelle Service-
vorschläge empfehlen?“ ist ein gutes Beispiel für
eine Anregung, die zu einem B2B-Portal führen
kann. So wird das eigene Produktgeschäft um
einen digitalen Aspekt erweitert.
Immer häufiger werden solche B2B-Portale von
größeren Kunden aktiv zur Optimierung von
Abläufen eingefordert. Sie erweisen sich als wich-
tiges Kundenbindungsinstrument oder ermöglichen
es, Unternehmen Mehrwerte neben dem Produkt
zu etablieren.
15
 7. Kickstart:
So sparen Sie wertvolle Zeit
7.1 Der Spagat zwischen
Standard und Individualität
Beratungsangebote zur Digitalisierung betonen
meist, dass jedes Unternehmen anders ist und
individuell betrachtet werden muss. Dies ist ohne
Zweifel richtig, wir beobachten jedoch auch immer
wieder, dass die ersten Schritte in Richtung eines
Digital Workplace bei vielen Unternehmen gleich
sind: die Basis lässt sich standardisieren, der
Aufwand und die Zeit zur Einführung sowie das
Risiko damit reduzieren. Was sich anschließt,
ist hingegen zunehmend individuell: Bei unter-
schiedlichen Unternehmen wächst der Digital
Workplace in unterschiedliche Richtungen, gerade
wenn die individuellen eigenen Prozesse abgebildet
und bestehende Systeme eingebunden werden.
Diese Individualität verstärkt sich häufig noch,
wenn Kunden angebunden werden. Zum einen,
weil gerade hier mit der eigenen Individualität
auch Vorteile im Wettbewerb erzielt werden sollen,
zum anderen, weil Kunden auch ihre Individualität
mitbringen.
Diese Beobachtung führt mit Blick auf die IT-Unter-
stützung zu einer interessanten Herausforderung.
Am Anfang steht Standard, danach dominiert
Individualität. Es gibt wenige Ansätze, die
einen solchen Verlauf effektiv ermöglichen und
unterstützen. Manche Systeme legen den Fokus
auf Standardisierung, ermöglichen damit einen
guten Einstieg, behindern jedoch den weiteren
Reiseweg, da Individualität aufwändig wird.
Andere Systeme bieten umfängliche Flexibilität zur
Abbildung von Individualität, erschweren mangels
Standardlösungen aber den Einstieg.
7.2 Kickstart mit einer Standardlösung
Bei unserer Zusammenarbeit mit mittelständischen
Unternehmen hat sich ein Ansatz als erfolg-
16 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
reich erwiesen, der auf der Software Intrexx
(www.intrexx.com) basiert, einer im deutsch-
sprachigen Raum führenden Lösung für das
Thema Digital Workplace. Intrexx ermöglicht mit
vielfältigen, integrierten Werkzeugen eine hohe
Entwicklungs-geschwindigkeit, um individuelle
Anforderungen umzusetzen. Ergänzt wird dies
durch einen Application Store (www.intrexx.
com/application-store), in dem hunderte fertige
Lösungen für wiederkehrende Herausforderungen
bereitgestellt werden. Dies ist eine vorteilhafte
Kombination aus Standard und Individualität.
Um den schnellen, planbaren und einfachen Einstieg
in das Thema Digital Workplace zu ermöglichen,
haben wir einen Kickstart zusammengestellt, mit
dem wir Projekte üblicherweise beginnen. Dieser
Kickstart kombiniert fertige Anwendungen aus
dem Application Store, eigene Entwicklungen
und methodisches Wissen zur Einführung. Der
Kickstart ermöglicht es in kürzester Zeit (Wochen)
mit einem Digital Workplace live zu gehen, der
für die Mitarbeiter bereits viele Mehrwerte bietet,
sie aber nicht überfordert. Damit ist die Basis
hergestellt, um kontinuierlich zu wachsen.
»» Intrexx lässt sich dank vorgefertigter Applikationen
schnell einsetzen und individuell anpassen
7.3 Wachsen in Richtung Individualität
Das Wachstum verläuft dann meist in unter-
schiedliche Richtungen. Einige Themen können
durch fertige Anwendungen aus dem Application
Store adressiert werden. Im Zeitablauf kommen
aber häufig auch Themen hinzu, die individuelle
Anforderungen stellen. Mit Hilfe der grafischen
Werkzeuge von Intrexx lassen sich diese vergleichs-
weise schnell und aufwandsarm umsetzen. Viele
unserer Kunden bauen eigenes Wissen hierzu in
ihrer IT-Abteilung auf, um damit das Wachstum
des Digital Workplace mit eigenen Kräften zu
unterstützen. Andere unserer Kunden binden
Partner als verlängerte Werkbank hierzu ein, um auf
aktuelles Wissen zuzugreifen und besser skalieren
zu können. Natürlich ist auch eine Kombination
möglich.
»» Eine digitale Arbeitsplattform ist der erste Schritt
zur weiteren Digitalisierung des Unternehmens
Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
Mit dem Kickstart ist der erste, wichtige, greif-
bare und wahrnehmbare Schritt in Richtung
Digitalisierung getan und die Reise begonnen.
Ausgehend hiervon wächst der Digital Workplace
kontinuierlich, auch aus den Anregungen
der Mitarbeiter und in Richtung individueller
Anwendungen und Prozesse. Mit zunehmender
Erfahrung steigt der Innovationsgrad der Ideen,
häufig damit auch deren Auswirkungen. Früher
oder später wird auch die Digitalisierung der
eigenen Produkte und Dienstleistungen diskutiert,
kommen Vorschläge für die Verbesserung der
Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern
durch die digitalen Möglichkeiten. Die Digitali-
sierung des Unternehmens läuft.
17
 8. Fazit
Wir fassen Digitalisierung als eine andauernde
Reise auf, mit der man konkret beginnen muss.
Erst mit den ersten Schritten gewinnen Unterneh-
men an Erfahrung, um die nächsten Schritte zu
planen, schneller zu werden und größere Chancen
zu identifizieren und für sich zu erschließen. Die
Herausforderung besteht häufig darin, anzupacken
und anzufangen. Viele Unternehmen haben die
Wichtigkeit und Dringlichkeit erkannt, tun sich
aber schwer mit ersten konkreten Schritten.
Die erfolgreiche Digitalisierung eines Unternehmens
wird durch alle Mitarbeiter getragen. Insofern ist
der Digital Workplace der perfekte Ausgangs-
punkt für die Digitalisierung. Er ist die zentrale,
digitale Zugangsplattform zum Unternehmen für
alle Mitarbeiter. Über ihn werden Informationen
systemübergreifend bereitgestellt, die Zusam-
menarbeit ermöglicht und Prozesse optimiert.
Insofern ist der Digital Workplace die bislang höch-
ste Evolutionsstufe des klassischen Intranets; er
kombiniert die Möglichkeiten eines Content Ma-
nagement Systems (Organisation von Inhalten)
mit denjenigen eines Mitarbeiterportals (Anbind-
ung von Systemen, Abbildung von Prozessen) und
eines Enterprise Social Networks (Kommunikation
und Collaboration). Die wahre Stärke liegt in der
Kombination der einzelnen Facetten innerhalb eines
Systems, da die Themen verzahnt sind.
Unsere Empfehlung ist es, schnell, unkompliziert
und risikoarm mit möglichst viel Standard zu begin-
nen, dann kontinuierlich in Richtung Individualität
zu wachsen. Wir setzen als technische Lösung auf
Intrexx, eine marktführende Softwarelösung für
den Digital Workplace, die die Vorteile von Stan-
dard mit der Flexibilität einfach zu erreichender
Individualität kombiniert. Für den schnellen Einstieg
bieten wir einen Kickstart an, der bestehend aus
Technik und Methodik als erste Reiseetappe ver-
standen werden kann. Von hier ausgehend kann
ein Unternehmen sukzessive weitere Anwendungen
und Prozesse zum Digital Workplace hinzunehmen,
18 Whitepaper – Der Kickstart für Ihre digitale Transformation
teilweise aus einem Application Store, teilweise
durch die eigene Umsetzung.
Unsere Erfahrung zeigt, dass der Digital Workplace
den Gedanken der Digitalisierung in die Köpfe der
Mitarbeiter bringt, dort verankert und kontinuierlich
neu ins Gedächtnis ruft. Dies führt zu vielfältigen
Impulsen, die von Abteilungen, Bereichen oder
einzelnen Mitarbeitern ausgehen und entschei-
dend bei der schrittweisen Digitalisierung des
Unternehmens helfen. So werden Abläufe verbes-
sert, analoge Hürden und Relikte aus dem Weg
geräumt. Nach und nach werden auch Produkte
oder Dienstleistungen sowie die Zusammenarbeit
mit Kunden und Geschäftspartnern digitalisiert.
Der Digital Workplace ist der Nährboden in dem
Ideen gedeihen, wie neue Möglichkeiten der Digi-
talisierung in Form von individuellen Lösungen zum
Vorteil des Unternehmens genutzt werden können.
Anliegen dieses Whitepapers ist es, zum Anfangen
und Anpacken zu motivieren. Wenn etwas wichtig
beim Thema Digitalisierung ist, dann ist es die
Zeit. Geschwindigkeit ist wichtiger als überzogene
Perfektion. Der Abstand zwischen Unternehmen
mit digitalen Genen und Nachzüglern wird immer
größer, wobei die Nachzügler viel Zeit mit Diskus-
sionen und vorgeschobenen Hinderungsgründen
vergeuden. Wir sind der Meinung, dass die Digital-
isierung angepackt werden kann und muss, letzten
Endes zum Wohl unseres Wirtschaftsstandortes
und seiner Zukunft am Weltmarkt.
 Über United Planet

United Planet gehört zu den Trendsettern im Bereich Enterprise

Social Networks und Digital Workplace. Mit der innovativen Portal-
Software Intrexx ist das Unternehmen Marktführer im Bereich
der mittelständischen Wirtschaft.

Tätigkeitsschwerpunkte von United Planet:

• Digital Workplace Kontakt

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• B2B-Portale
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Über QuinScape

Die QuinScape GmbH ist führender IT-Dienstleister für die

Plattformen Intrexx, Kony, TIBCO Jaspersoft/Spotfire und Talend.
QuinScape wurde 2001 gegründet. Von Dortmund aus arbeitet
das von ihren Gesellschaftern geführte Unternehmen mit mehr
als 100 Mitarbeitern für eine größere Zahl an Konzernen und
namhaften mittelständischen Kunden.

Tätigkeitsschwerpunkte der QuinScape GmbH:

• Digital Workplace und B2B-Portale

• Lösungen für die Daten- und Systemintegration Kontakt

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