WI: Management and Organization

Unit: Grundlegende Konzepte, Navigation und

Firma Global Bike

•Prof. Dr. Robert Franz

•robert.franz@th-brandenburg.de
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designed as self-study materials or preparation for examinations.
All students should take own notes during lectures to include all
additional discussions and topics which will occur.

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 Unit – Basic Concepts

Learning Objectives

! System access for course

! Adaption possibilites of ERP systems
! Master data vs Transactional data
! Reporting

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 Systemzugang

Jeder als Teilnehmer in Moodle registrierte Studierende sollte am

Samstag 10.4. eine Mail mit Zugangsdaten erhalten haben
Die Usernamen haben das Format LEARN-### (wobei ### durch
eine individuelle Nummer ersetzt ist
Das in der Mail genannte Passwort ist nur ein Initialpasswort, d.h. Sie
müssen das Passwort beim ersten Log-In zwangsweise ändern:
Sicherheitsaspekt (!!!) des ERP-Systems
Bitte das selbst gewählte Passwort merken und mit niemanden
teilen
Bei 3x Eingabe falsches Passwort wird Benutzer automatisch
gesperrt - Sicherheitsaspekt (!!!) des ERP-Systems
Sie haben (fast) alle Berechtigungen - bitte
verantwortungsvoll damit umgehen! Sie werden sich nie
wieder so frei in einem ERP-System bewegen können - CHANCE

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 System landscape for lecture

Presentation Layer
SAP GUI and/or browser
installed at THB Lab
or your private PC

Application Layer

University Competence
Center (UCC) of SAP at
Otto-von-Guericke-Universität
Magdeburg

Database

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 System access: Browser and Fiori-Apps

https://m29z.ucc.ovgu.de/sap/bc/ui2/flp?sap-client=304
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 Systemzugang

• Übungen/Fallstudien werden in einer SAP S/4HANA Systemumgebung

stattfinden
• Zugang über den Link
https://m29z.ucc.ovgu.de/sap/bc/ui2/flp?sap-client=304

• Mandant 304
• Passwort: (Initialpasswort per Mail)
• Benutzername: LEARN-###
(### ist immer durch die eigene individuell zugeteilte dreistellige
Zahl zu ersetzen)

• Nicht nur beim Benutzernamen, sondern immer -bei allen Übungen,

Fallstudien, Objektnamen- ist die Zeichenkette ### durch ihre eigene
Nummer aus dem Benutzernamen zu ersetzen!

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 Prozess-orientation of ERP software

• ERP software (Enterprise Resource Planning) fulfill criteria of

process orientation, because all areas of an enterprise are
supported (Logistics, Financials, Human Resources, strategic
Planning...)
• Most business processes are nowadays standardized, because the
usage of ERP solutions
• ERP Software is able to adopt to company needs
• There are less and more critical adaption levels:
Core processes (standard processes) included in ERP software
Adaptability using Customizing and/or Parameters
Change of source code using Programming
Replacement with special software tools

Quality of an ERP system is strongly depending from a good

fit to the business processes of the enterprise and/or an
open SOA architecture

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 Kapitel: Grundlegende Konzepte in SAP
Systemen

Lernziele

• Welche Terminologie wird in SAP Systemen verwendet?

• Welche Organisationseinheiten werden für die Abbildung von
Geschäftsprozessen in SAP Systemen verwendet?
• Wie werden Stammdaten im System abgelegt?
• Wie werden mit Transaktionen Geschäftsprozesse ausgeführt?
• Welche Ausgabe- und Nachrichtenarten gibt es?

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 Systemweite Konzepte in SAP-Systemen

• Die in SAP Systemen abgebildeten Geschäftsprozesse

beruhen auf Elementen und Stammdaten, die miteinander
verbunden sind und einen Prozessfluss bilden

• Dem SAP S/4HANA (vormals SAP ERP; vormals SAP R/3) als
auch anderen SAP Lösungen liegen einige systemweite
Konzepte zugrunde:
• Organisationeinheiten
• Stammdaten
• Transaktionen
• Ausgabe
• Workflow
• Reporting

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 Wichtige Begriffe der SAP-Welt I

Transaktion: Anwendungsprogramme, die Geschäftsprozesse im SAP System

ausführen. Logisch abgeschlossener Vorgang, der eine oder mehrere
Bildschirmmasken umfaßt (Bsp.: Anlegen Kundenauftrag).Transaktionen
können im System direkt über die sogenannten Transaktionscodes (Bsp.:
VA01) aufgerufen werden.

Organisationseinheiten: Die Struktur eines Unternehmens wird mit Hilfe von

Organisationseinheiten auf die SAP Anwendungen abgebildet.

Stammdaten: Werden zentral angelegt und stehen allen Anwendungen und

allen berechtigten Benutzern zur Verfügung. (Stammdaten haben auch
organisatorische Aspekte, da sie in Sichten aufbereitet werden, die
Organisationseinheiten zugeordnet sind.)

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 Wichtige Begriffe der SAP-Welt II

Ausgabe: Stellt eine Nachricht im SAP System dar, die entweder manuell oder
automatisch freigegeben werden kann (Bsp: e-Mail/Faxen von Bestellungen
an Lieferanten oder Übersendung von Auftragsbestätigungen an Kunden)

Workflow: Werkzeug zur Optimierung und Automatisierung von

Geschäftsprozessen.

Reporting: Transaktionen, Belege und Stammdaten werden im SAP System

erfasst und hinterlegt. Verschiedene Auswertungen können im SAP System
jederzeit erzeugt werden.

Customizing: Vorgang der individuellen Anpassung an die

unternehmensspezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens, durch
Vornehmen von bestimmten Einstellungsmöglichkeiten, die das R/3 bietet.

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 Über Organisationseinheiten wird die
Struktur eines Unternehmens im SAP-
Terminologie System für gesetzliche und/oder
betriebliche Zwecke definiert.
SAP

Unternehmen Mandant

Tochter- Buchungs-
Firma kreis
gesellschaft

Fabrik Werk

Verkaufs- Verkaufs-
organisation organisation

Geschäfts-
Abteilung Sparte Sparte
bereich

Lager Lagerorte

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 Erläuterungen Organisationeinheiten

Mandant:
Handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit.
Übergeordnetes Element für alle Organisationseinheiten. Entspricht der höchsten
Unternehmensebene wie z.B. Konzern, Holding
Buchungskreis:
Eine eigenständig bilanzierende Einheit innerhalb eines Mandanten – z.B.
Tochterunternehmen, Landesgesellschaft. Die zentrale Organisationseinheit für
das Finanz- und Rechnungswesen.
Werk:
Ein Werk kann Produkte herstellen, vertreiben oder Dienstleistungen erbringen.
Die zentrale Organisationseinheit für die Produktionsplanung.
Verkaufsorganisation und Sparte:
Die zentralen Organisationseinheiten des Vertriebs, über die
Verkaufsbedingungen gesteuert werden und über die Produktlinien abgebildet
werden.
Lagerort:
Zentrale Organisationseinheit der Bestandführung. Materialbestände können
innerhalb eines Werks nach Lagerorten weiter unterteilt werden.

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 Beispiel Organisationseinheiten
Beispiel AG

Beispiel GmbH Example Ltd.

Landesgesellschaft Deutschland Landesgesellschaft England
Buchungskreis 1000 Buchungskreis 3000

Kostenrechnungskreis
2000
Werk 1000 Werk 1100 Werk 3100 Die Organisationseinheiten haben
Einfluss darauf, in welcher Form
Daten im System abgelegt werden:
Quelle: SAP AG

Wenn z.B. eine Warenbewegung am

Lagerort 0003 im Werk 1100 gebucht
Lagerort Lagerort Lagerort wird, sind der entsprechende
0001 0002 0003 Buchungskreis und Mandant für die
Transaktion vorgegeben.

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 Stammdaten: Kundenstamm

Allgemeine
Daten
(unternehmens-
übergreifend)
Stammdaten
(z.B. Kundenstammdaten)
Vertriebs-
Buchhaltungs- daten
(nur vertriebs-
daten relevant)
(nur buchungs-
kreisrelevant)

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 Kundenstamm - Allgemeine Daten und
Finanzdaten

Allgemeine Daten
Name 1
Mandant Name 2
Anschrift
Telefon
Bankverbindung
DE 500 500 10 123 456 78

Buchungskreise

1000 3000
Buchungskreisdaten Buchungskreisdaten
Abstimmkonto nnnnnn Abstimmkonto nnnnnn
Zahlungsbedingungen ZB01 Zahlungsbedingungen ZB20
Postensortierung 0005 Postensortierung 0001
Mahnverfahren 0001 Mahnverfahren 0002
:

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 Kundenstamm - Vertriebsdaten
Allgemeine Daten

Name
Anschrift
Telefon
Mandant

Buchungskreisdaten Buchungskreisdaten Verkaufsorg.-Daten

Buchungskreis Buchungskreis Verkaufsorganisation

1000 3000 1000

Finanzwesen Vertrieb

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 Stammdaten - Materialstamm
Sichten des Materialstammsatzes

Einkauf Materialstammsatz - Vertrieb

Definition:
Konstruktion Kalkulation
Der Materialstamm ist
ein zentrales Datenobjekt
Disposition im SAP-System. Arbeits-
planung
Er repräsentiert
Rohstoffe,
Werks-/Lager- Prognose
bestand Hilfsstoffe,
Betriebsstoffe,
A B
Finanz- Halbfabrikate,
Klassifizierung
XX XX

wesen Erzeugnisse,
Fertigungs-
Lagerung hilfsmittel... Lager-
verwaltung
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 Stammdaten

Stammdaten werden zentral angelegt, d.h. alle Transaktionen bzw.

berechtigte Benutzer können auf sie zugreifen
Zentrale Stammdatenhaltung reduziert Redundanzen
Zentrale Stammdatenhaltung sorgt für Aktualität
Stammdaten nutzen die Organisationseinheiten zur
Mandantenebene Mandantenebene
Aufbereitung
AllgemeinevonDaten
Sichten: Materialnummer, Kurztext,
(Name, Adresse, Land…) Gewicht, …

Buchungskreisebene Verkaufsorganisation
Buchhaltungsdaten Auslieferungswerk, Ver-
(Sachkonto, kaufsmengeneinheit... Material-
Kunden- stamm-
Zahlungsparameter,
stamm- satz
satz
Mahnungen …) Werksebene
Planungs-/Einkaufs-
Vertriebsbereichebene parameter, Prognose…
Vertriebsdaten
(Versandparameter, Lagerortebene
Partner, …) Inventur, Bedarfsplanung
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 Transaktion
Transaktionen sind Anwendungsprogramme, die Geschäftsprozesse im SAP System ausführen
Soweit möglich werden vorhandene Stammdaten bei der Verarbeitung genutzt (Bsp: Transaktion
„Kundenauftrag anlegen“ nutzt nach Eingabe der Nummer des Kundenstammsatzes die bereits
hinterlegten Daten)
Das Ausführen von Transaktionen erzeugt im System Belege (z.B. Verkaufsbeleg).
Belege enthalten alle relevanten Informationen aus den Stammdaten und Organisationseinheiten

Buchungskreis
Verkaufs- Verkaufs-
beleg organisation
wer Vertriebs-
Auftraggeber:
weg
1000
Sparte
Pos. Material Menge
Werk
1. HD-1300 4
was 2. P-103 7 Lagerort

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 Ausgabe Online
(Bildschirmausgabe)
Erzeugte Nachrichten werden

..............................
..............................
..............................
..............................
..............................
..............................
..............................
..............................
..............................

gesammelt (z.B. nachts)

..............................
..............................

sofort oder Drucker

..............................
.... .... .... ....
....
....
....
....
....
....
. . . .. . . .

....
....
. . . .. . . . . . . .. . . .
. . . .. . . .
....
....
ausgegeben
.... ....

Freigabe der Nachrichten erfolgt manuell EDI

oder automatisch über ein Nachrichten-
steuerprogramm.
Telefax E-Mail

Wann immer im System ein Beleg (z.B. Bestellung, Fertigungsauftrag, Angebot,

Lieferschein etc.) angelegt wird, erzeugt das System von dem betreffenden Beleg ein
Ausgabeformat. Dieses Ausgabeformat stellt eine Nachricht im System dar. Nachrichten
werden in die Nachrichtenwarteschlange gestellt.

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 Aufgabe 1 zur nächsten Vorlesung

Bitte bearbeiten Sie den Navigationskurs im SAP-System. Der Navigationskurs:

zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Benutzer „in Beschlag“ nehmen
zeigt Ihnen die grundlegenden Funktionen der Navigation im SAP-System
ist als Selbstlerneinheit konzipiert und Voraussetzung für die
Fallstudienbearbeitung
allgemeine Hinweis zum Arbeiten mit SAP-Systemen in der Vorlesung:
Für die Fallstudien der Vorlesung arbeiten wir immer komplette
Geschäftsprozesse durch, d.h. Sie werden die volle Komplexität des
Systems erfahren. Nutzen Sie deshalb einen Arbeitsplatz mit
größtmöglichem Monitor (keine Smartphones, Tablets etc.); drucken Sie
sich die Fallstudien/Navigationskurs aus und öffnen nicht pdf und SAP
parallel oder wechseln auf dem Bildschirm immer zwischen Dokument und
System hin und her - FEHLER steigen bei dieser Arbeitsweise
exponentiell! Fehlersuche ist komplex und kostet sehr viel Zeit!

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 Aufgabe 2 zur nächsten Vorlesung

Lesen Sie sich die Dokumente zur Firma Global Bike durch

Die Firma Global Bike ist der Gegenstand aller Fallstudien. Ohne
ein grundlegendes Verständnis der Strukturen und
Prozesse dieser Firma ist ein erfolgreiches Bearbeiten der
Fallstudien nicht möglich

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