Integrierte Reporting- und Planungslsung schafft

Transparenz und beschleunigt Prozesse

ROBINSON Club GmbH
Qualitts- und Marktfhrer fr Cluburlaub
23 Clubanlagen
Tochtergesellschaft der TUI

Herausforderung
Rechenintensive Algorithmen

Art des Projektes
Planung & Reporting


Lsung
BOARD & Microsoft SQL Server

Vorteile & Nutzen
Enorme Zeitersparnis
Fehlerquote auf ein Minimum reduziert und Pla-
nungsgte signifikant verbessert
Flexible Ad-hoc-Analysen (u.a. KER-Analysen)
Umsetzung kurzfristiger Manahmen aufgrund
der Transparenz
Automatische Umrechnung in Landeswhrungen
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Vormals aufwndige Datensammlung und
Datenaufbereitung sind fr ROBINSON heute
kein Thema mehr. Die integrierte Reporting-
und Planungslsung sorgt fr unkomplizierte
Ad-hoc-Analysen, ein einheitliches Standard-
Reporting und eine effiziente Planung fr das
gesamte Unternehmen: Das spart Zeit, mini-
miert die Fehlerquote und erhht die Planungs-
gte.
UNTERNEHMEN
Die ROBINSON Club GmbH, ein Tochterunternehmen
der TUI AG mit Sitz in Hannover, ist der deutsche
Qualitts- und Marktfhrer im Premiumsegment fr
Cluburlaub. Zum Portfolio gehren derzeit 23 Club-
anlagen in elf Lndern mit einer Kapazitt von
13.000 Betten.
ROBINSON bietet Familien, Paaren und Alleinreisen-
den in kommunikativer Atmosphre ein besonders
vielfltiges Urlaubsangebot mit Sport, WellFit, Enter-
tainment, Golf und dem ROBY CLUB fr Kinder.
AUFGABENSTELLUNG
Mit Einfhrung der neuen Hotelsoftware Protel und
der Absicht die komplette IT-Architektur zu erneu-
ern, wnschte ROBINSON die Aktualisierung des
Foto: ROBINSON
bisherigen Reportings und der Planung. Bisher fhr-
te das Unternehmen in einem aufwendigen manuel-
len Prozess alle relevanten Daten in Excel zusam-
men, um anschlieend entsprechende Reports zu
erstellen. Ebenso sammelte das zentrale Controlling
die komplexen und detailreichen Plandaten anhand
standardisierter Excel-Dateien in den einzelnen
Clubs ein. Zum Teil vernderte Excel-Tabellen und
daraus resultierendes undurchsichtiges Daten-
material lieen die Zusammenfhrung und Interpre-
tation der Planwerte fehleranfllig werden. Diesem
manuellen und zeitraubenden Prozess wollte ROBIN-
SON konsequent mit einem neuen Tool, das sowohl
flexible Analysen, ein einheitliches Standard-
Reporting und flexible Planungslogiken unter sich
vereint, entgegenwirken. Diesen Anforderungen
wurde BOARD mehr als gerecht. Die Konzeption und
Implementierung bernahmen SDG-Berater.
LSUNG
Zu Projektbeginn erfolgte in einer Analyse- und Kon-
zeptionsphase die Katalogisierung der bentigten
Berichte, Kennzahlen, Kenngren und Dimensio-
nen. Auerdem wurde definiert, welche Person, wel-
che Informationen, zu welchem Zeitpunkt erhalten
soll. Ebenso erfolgte in einer spteren Konzeptions-
phase die Festlegung des Planungsprozesses: Auf
Basis welcher Kennzahlen soll wann durch wen und
wie geplant werden.
Grundlage einer jeden Reporting- und Planungs-
lsung ist ein zentrales Datawarehouse, welches
eine konsistente Datenbasis schafft. Dieses imple-
mentierten die SDG-Berater in Form des Microsoft
SQL Servers. Anhand von SSIS Paketen (SQL Server
Integration Services) werden die Daten aus unter-
schiedlichen Quellsystemen nchtlich bertragen,
konsolidiert und berprft. Die nun konsistente
Datenlage bildet die Grundlage fr das relationale
Standardreporting mit Hilfe von Microsoft Reporting
Services sowie fr das bentigte Datenmodell, wel-
ches in der BOARD-Datenbank umgesetzt wurde.
Entsprechend der vorherigen Definitionen realisier-
ten die SDG-Berater die bentigten Berichte und
Analysen.
Mit der Lsung steht dem ROBINSON-Controlling
heute ein standardisiertes tagesaktuelles Reporting
zur Verfgung. Auerdem knnen die ROBINSON-
Mitarbeiter - vom zentralen Controlling bis hin zum
Club-Direktor - jederzeit schnell und flexibel Ad-hoc-
Analysen durchfhren, um beispielsweise den aktu-
ellen Buchungstand, bernachtungsanzahl und Zim-
merbelegung und die damit verbundene Auslastung
zu betrachten.
Die entscheidende Kennzahl Personenbelegung
lsst sich ber bis zu acht verschiedene Dimensio-
nen und in unterschiedlichsten Kombinationen ana-
lysieren und planen. Smtliche Informationen kn-
nen unkompliziert anhand eines Drill-Downs in an-
dere Dimensionen wie Buchungskanal oder Bu-
chungszeitraum der Gste aufgesplittet werden. So
entgeht dem Controlling keine Information und jeder
Trend lsst sich durch entsprechende Manahmen
begleiten.
Parallel erfolgt die dezentrale Planung jetzt mittels
eines definierten Planungsprozesses, der mit einem
entsprechenden Workflow unterlegt ist. So melden
die einzelnen Clubs auf Basis der Kernkennzahl
Personenbelegung den zu erwartenden Logisum-
satz. Die Eingabe kann flexibel auf smtlichen Ebe-
nen z.B. Zimmerkategorie oder Altersgruppe ange-
passt werden.
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Foto: ROBINSON
Bemerkenswert dabei ist, dass der Logisumsatz zu-
nchst in Euro geplant wird, und anschlieend an-
hand hinterlegter Wechselkurse in die jeweilige Lan-
deswhrung des Clubs umgerechnet wird. Dem ge-
genber steht die dezentrale Kostenplanung nach
Kostenart und Kostenstelle in der Landeswhrung.
So lassen sich die zu erwartenden Kosten dem
voraussichtlichen Umsatz zuverlssig gegenberstel-
len. Somit sind kurzfristige und zuverlssige KER-
Analysen heute bei ROBINSON Standard. Ebenso
nutzt ROBINSON die Lsung fr weitere Analysen
unter anderem in den Bereichen Incentives and
Meetings, HR und Verkaufssteuerung.
KUNDENNUTZEN
Durch die integrierte Reporting- und Planungslsung
ist es ROBINSON nun mglich, jederzeit ber tages-
aktuelle Informationen zu sprechen. Kurzfristige
Auslastungsanalysen in unterschiedlichsten Dimensi-
onen und in verschiedensten Kombinationen lassen
sich flexibel und unkompliziert abbilden. Ebenso ist
die zentrale Zusammenfhrung der dezentralen
Planeingaben in den Clubs mittels BOARD Office-
add-in mit nur wenigen Mausklicks mglich.
Der Aufwand durch die manuelle Datenaufbereitung
sowohl im Reporting als auch bei der Planung ist
heute nicht mehr notwendig. So lassen sich wichtige
Ressourcen in die ausfhrliche Analyse der aktuellen
Kennzahlen und Plandaten investieren, und das bei
gleichzeitig geringerer Fehlerquote, hherer Daten-
qualitt und signifikant verbesserter Planungsgte.
Bentigte Standardberichte werden durch ein Be-
richte-Abonnements an die relevanten Zielpersonen
verteilt, womit wichtige Information prozesssicher
und automatisiert zur Verfgung stehen.
Zuverlssige Informationen in Bezug auf Auslastung
und Kostenerwartung schaffen die Voraussetzung fr
unternehmerischen Erfolg durch die Ableitung geeig-
neter Manahmen. Somit ist die integrierte Report-
ing- und Planungslsung als erfolgsbeeinflussender
Faktor zu verstehen. Ein Faktor der ROBINSON ei-
nen wichtigen Vorteil gegenber dem Wettbewerb
verschafft.
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Groe Elbstrae 86 22767 Hamburg
Tel.: +49 40 46899640 info@sdg-consulting.de
Trotz ausgesprochen hohem Datenvolumen knnen wir mit der hybriden InMemory-
Datenbanktechnologie HBMP eine konstant hohe Performance sicherstellen. Selbst wenn
eine grere Anwenderanzahl mit dem System arbeitet, sind keine Performanceeinbuen
zu befrchten. Insgesamt ist die Reporting- und Planungslsung auf Basis von BOARD und
MS SQL Servers schnell und flexibel erweiterbar. Somit knnen wir unkompliziert und
ohne groen Zeitaufwand auf neue Anforderungen reagieren.
Bernd Schindler, Bereichsleiter Informationstechnologie, ROBINSON Club GmbH
Die manuelle Aufbereitung und Zusammenfhrung von Daten ist heute kein Thema mehr. Zeitin-
tensive und fehleranfllige Prozesse sind eliminiert. Dagegen sind jetzt schnelle und flexible
Analysen jederzeit mglich. Aus den unterschiedlichsten Perspektiven sind smtliche Entwicklun-
gen kontinuierlich transparent. Eine Gegenberstellung der Plandaten zeigt Trends auf und er-
mglicht es uns, heute dank der von SDG realisierten integrierten Reporting- und Planungs-
lsung, kurzfristig auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu knnen.
Johannes Louris, Abteilungsleiter Controlling, ROBINSON Club GmbH