Seite 1 von 8 CFOaktuell 2012, 135 Controlling in Kleinstunternehmen Alles blo Management by Bank Account Statement? HELMUT SILLER * Das Interesse an einer detaillierten Erforschung von Controlling in Kleinstunternehmen resultiert aus dem Umstand, dass diese Grenkategorie i. d. R. nicht mit Controlling in Verbindung gebracht wird. Kleinstunternehmen sind aufgrund geringer personeller, zeitlicher und finanzieller Ressourcen oft nicht in der Lage, Controlling zu betreiben. Die dadurch fehlende Informationstransparenz und Entscheidungsuntersttzung beeintrchtigen aber die optimale Unternehmensgestaltung und bedrohen das berleben vieler Kleinstunternehmen. 1. Grundstzliches und Definitionen 1.1. Controlling Zweck des Controllings ist Fhrungsuntersttzung, um gemeinsam mit der Fhrung vereinbarte Unternehmensziele zu erreichen (transparentes Monitoring). Monitoring bedeutet die laufende, systematische Beobachtung und berwachung von fhrungsrelevanten Zielen, Plnen, Prozessen und Ergebnissen. Das hat transparent zu erfolgen, damit Unternehmer im Bilde darber sind, was geschieht bzw. geschah, und noch mehr darber, was knftig geschehen kann bzw. soll. 1 Wir verstehen Controlling als betriebswirtschaftlich fundierte normen-, strategie-, erfolgs-, finanz-, markt-, prozess-, informations- und verhaltensorientierte Regelung in Unternehmen. 1.2. Kleinstunternehmen Zur Abgrenzung von Unternehmen knnen quantitative und qualitative Kriterien herangezogen werden. Fr die Einteilung von Unternehmen nach qualitativen oder quantitativen Kriterien gibt es aber keine eindeutigen Regelungen. Ausnahme ist das Ein-Person-Unternehmen (EPU). Neben den Bezeichnungen Kleinst-, Klein-, Mittel- und Gro- gibt es noch den Begriff Mikro - unternehmen. Definitionen der Unternehmensgre sind international und auch innerhalb Europas sehr vielfltig. Im internationalen Sprachgebrauch wird kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bzw. Small- and Medium-Sized Enterprises (SME) oder Small Businesses (SB) verwendet. Im deutschen Sprachraum wird oft auch vom Mittelstand gesprochen. 2 Die Europische Kommission hat in ihrer Empfehlung vom 6. 5. 2003 eine Definition der Unternehmensgre anhand von vier Kriterien entwickelt. 3 Demnach haben Kleinst- unternehmen bis zu neun Mitarbeiter, 2 Mio. Euro Umsatz oder 2 Mio. Euro Bilanzsumme und sind unabhngig, d. h., Kapitalanteile oder Stimmrechte im Fremdbesitz liegen bei < 25 Prozent. 4 1.3. sterreichische Unternehmenslandschaft Die sterreichische Unternehmenslandschaft ist durch kleinste und kleine Unternehmen gekennzeichnet (vgl. Abb. 1): Zahl der Betriebe Zahl der unselbstndig Beschftigten 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 2 von 8 Absolut in % Absolut in % Betriebe Gesamt 442.991 100 2.177.766 100 Davon KMU 441.945 99,8 1.314.753 60,4 Davon Kleinstunternehmen 412.462 93,3 344.250 26,2 Davon EPU 265.472 64,4 Abb. 1: sterreichische Unternehmenslandschaft Quelle: vgl. http://portal.wko.at/wk/format_detail.wk? AngID=1&StID=356717&DstID=17 (Stand 10. 11. 2011, Abfrage 1. 8. 2012) EPU (Ein-Personen-Unternehmen) sind Unternehmen ohne unselbstndig Beschftigte (auch ohne geringfgig Beschftigte) der gewerblichen Wirtschaft mit Orientierung am Markt, auf Dauer ausgerichteter Ttigkeit und ohne Mitunternehmertum, d. h. im Wesentlichen nur Einzel- unternehmen und GmbH ohne fest angestellte Mitarbeiter. 5 Whrend unzhlige Untersuchungen den KMU-Bereich betreffen, gibt es auer jenen der KMU Forschung Austria kaum Untersuchungen, die sich ausschlielich auf Kleinstunternehmen (inkl. EPU) konzentrieren. 2. Controlling in Kleinstunternehmen Fr Grobetriebe ist eine groe Zahl an Instrumenten, wie Planungs-, Kontroll- oder Kennzahlensysteme u. a., notwendig. In Kleinbetrieben hingegen gengen im bertragenen Sinn oft noch das Steuerruder und der Blick auf Wasser, Wellen und in der Nhe befindliche Schiffe. 6 In kleinen Unternehmen muss Controlling nicht aufwendig sein. Einige wichtige Werkzeuge reichen aus, um das Unternehmen sinnvoll zu steuern. 7 Zwecke des Controllings in Kleinstunternehmen sind die Erhhung der Qualitt der Fhrungs entscheidungen, ein Mindestma an Planung und Kontrolle, laufende Schwachstellen- und Engpassanalysen sowie das verstrkte, systematische Bemhen, Unternehmensziele gemeinsam mit der Fhrung professioneller zu erreichen. Im Kleinstunternehmen sind vor allem folgende Ziele des Controllings relevant: Sicherung der Frhaufklrungs- und Anpassungsfhigkeit, um Fehlentwicklungen am Markt und im Unternehmen frh zu erkennen und rechtzeitig Manahmen ergreifen zu knnen. Seite 136 Laufende (qualitative) Verbesserung des Rechnungswesens als wichtigstes Informationsinstrument. Strkere rationale Fundierung von Entscheidungen, um Bauchentscheidungen und Gewohnheits handlungen in den Hintergrund zu drngen. 3. Die empirische Studie 3.1. berblick Ziel der Untersuchung war es, den Stand von Controlling in der Praxis sterreichischer Kleinst- unternehmen und den Bedarf von Kleinstunternehmen an Controlling-Tools zu ermitteln. Dabei wurde eine Doppelstrategie gewhlt: 1. ein quantitatives Design, um Hufigkeiten in der betrieblichen Praxis zu untersuchen und bekannte bzw. vermutete Zusammenhnge zu ermitteln, und dazu 2. ein qualitatives Design, um durch Interviews mit Kleinstunternehmern deren Meinungen, Ansichten und Einstellungen zu Controlling zu ermitteln. 3.2. Quantitativer Teil 3.2.1. Design Die Erhebung umfasste Kleinstunternehmen inkl. EPU in ganz sterreich und wurde aus Grnden der Effizienz, Raschheit und Einfachheit online (ber Globalpark) durchgefhrt. Als 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 3 von 8 Methode wurde die Befragung gewhlt, als Instrument der Online-Fragebogen. Kontaktiert wurden alle Kleinstunternehmen, die zum 30. 9. 2011 in der Aurelia-Datenbank erfasst waren. 8 Eckdaten des quantitativen Teils: Erhebungs zeitraum: 15. 11. bis 15. 12. 2011. Zahl der Betriebe insgesamt (Grundgesamtheit): 442.991. Zahl der kontaktierten Unternehmen aus der Datenbank: 64.888. Zahl der wirklichen Kleinstunternehmen mit korrekter E-Mail-Adresse: 60.855. Zahl der auswertbaren Antworten: 1.567 (Rcklaufquote 2,57 %). Zahl der Respondenten, die den Online-Fragebogen beendet und zur Gnze ausgefllt haben: 623 (Beendigungsquote) 1,1 %. Die groe Diskrepanz zwischen Grundgesamtheit und Anzahl der Datenstze in der Datenbank liegt vor allem darin, dass kleinere Unternehmen im Gegensatz zu greren weniger hufiger Dienste der Creditreform in Anspruch nehmen, und darin, dass die Mitgliedschaft in der Datenbank nicht verpflichtend ist. Grnde fr das Nicht-Antworten waren u. a.: Man nehme an Umfragen generell nicht teil, es bestehe kein Bedarf an Controlling, bzw. man habe fr die Beantwortung keine Zeit. Es zeigte sich, dass Betriebe einer Befragung umso leichter zugnglich sind, je grer sie sind. 9 Der Wert der Rcklaufquote liegt klar unter den Quoten hnlicher Studien; als Mindestwert wren 10 % anzusehen. 10 Die Studienergebnisse sind aufgrund weitestgehender Strukturgleichheit zwischen Respondenten und Grundgesamtheit zwar reprsentativ, aufgrund der geringen Rcklaufquote kann aber kein gltiger Schluss auf alle Kleinstunternehmen sterreichs gezogen werden. Dennoch erlauben die Antworten einer so groen Zahl befragter Unternehmen valide Aussagen zum Stand des Controllings in Kleinstbetrieben. Der Fragebogen umfasste 29 Fragen, davon sieben zum Unternehmen, vier zu Erfolgs faktoren und 18 zu Management und Controlling. 3.2.2. Ergebnisse 3.2.2.1. Antworten zum Unternehmen und seinen Erfolgs faktoren Im typischen Kleinstunternehmen sind 0 bis 3 Familienmitglieder bzw. 0 bis 3 Eigentmer beschftigt. Unter den Branchen der Respondenten dominiert der Dienstleistungsbereich. Das typische Kleinstunternehmen hat einen Jahresumsatz zwischen 100.000 und 500.000 Euro. Als Rechtsform dominieren Einzelunternehmen und GmbH. Freude an der Arbeit und Freude im Umgang mit Menschen spielen die relativ grten Rollen unter den persnlichen Erfolgs faktoren. Fachkompetenz und die schnelle Erledigung von Kundenauftrgen haben die relativ grte Bedeutung unter den fachlichen Erfolgs faktoren. Unter den Umfeld faktoren dominieren nach Ansicht der Antwortenden die hhere Qualitt der Leistungen und die hhere Anpassungsfhigkeit der Kleinst- gegenber greren Unternehmen. ber 60 % der Respondenten erzielten zuletzt einen Jahres gewinn von 1 bis 50.000 Euro, 10 % verzeichneten einen Verlust. Eine Korrelation zwischen Controllingprofil bzw. -qualitt und Jahreserfolg konnte nicht gefunden werden. 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 4 von 8 Es sind vor allem zwei Grnde, warum operative Instrumente des Controllings nur in relativ bescheidenem Umfang eingesetzt werden: kein Bedarf aufgrund der berschaubaren Unternehmensgre und Zeitmangel. Der Steuerberater bietet in der Mehrzahl der Kleinst - unternehmen strategische Untersttzung, 3.2.2.2. Antworten zu Management und Controlling Operative Fhrung Auer den aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu fhrenden Rechnungslegungsunterlagen weisen Kalkulation (3,7), Deckungsbeitrags- und Erfolgs rechnung (3,1), Budgetierung (3,0) und Tools im Qualittsmanagement (2,9) die grte Verwendungsintensitt (0 = keine Verwendung, 1 = derzeit geringe Intensitt, 5 = derzeit hohe Intensitt) unter operativen Instrumenten auf. Es wird aber kein Instrument mit hoher bzw. sehr hoher Intensitt genutzt. So kommt die Abweichungsanalyse nur auf einen Wert von 2,1.
Es sind vor allem zwei Grnde, warum operative Instrumente des
Controllings nur in relativ bescheidenem Umfang eingesetzt werden: kein Bedarf aufgrund der berschaubaren Unternehmensgre und Zeitmangel. Seite 137 Die Schwerpunkte des knftigen Ausbaus des operativen Instrumentariums sind relativ klar erkennbar: Kosten- und Leistungs rechnung und die mehrjhrige Planung. Der Steuerberater bietet in der Mehrzahl der Kleinstunternehmen operative Untersttzung, dies aber nur mit einer durchschnittlichen Intensitt. An zweiter Stelle folgt Controlling als Nebenaufgabe der Fhrungskraft. Strategische Fhrung Knapp 40 % der Respondenten sind der Meinung: Wir planen zwar ber ein Jahr hinaus, halten dies aber nicht schriftlich fest. In fast zwei Dritteln der antwortenden Unternehmen liegt der Zeithorizont der strategischen Planung zwischen einem und zwei Jahren. Im Set strategischer Instrumente dominieren SWOT-Analyse (3,0), Branchenanalyse (2,9) und Konkurrenzanalyse (2,7), (0 = keine Verwendung, 1 = derzeit geringe Intensitt, 5 = derzeit hohe Nutzungsintensitt). Unter den Grnden fr die Nichtverwendung strategischer Instrumente dominieren wieder das Zeitargument und der gefhlte fehlende Bedarf. Geplante nderungen betreffen so berhaupt eine Bedarf gesehen wird vor allem die SWOT- und die Konkurrenzanalyse.
Der Steuerberater bietet in der Mehrzahl der Kleinstunternehmen
strategische Untersttzung, dies aber nur mit einer durchschnittlichen Intensitt. An zweiter Stelle folgt auch hier Controlling als Nebenaufgabe der Fhrungskraft. 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 5 von 8 dies aber nur mit einer durchschnittlichen Intensitt. An zweiter Stelle folgt auch hier Controlling als Nebenaufgabe der Fhrungskraft. Normative Fhrung Das typische Kleinstunternehmen sagt: Wir verfgen ber eine Vision und/oder eine Mission und/oder ein Leitbild, aber nicht in schriftlicher Form. 31 % haben weder Vision noch Mission noch Leitbild. Vision, Mission bzw. Leitbild sind die am strksten genutzten normativen Instrumente. Kein Bedarf und operative berlastung dominieren die Grnde fr die Nichtverwendung normativer Instrumente. Dennoch wird durchaus Offenheit gegenber normativen Themen signalisiert. Auch in der normativen Untersttzung spielt der Steuerberater die Hauptrolle, aber gleichauf mit der Fhrungskraft, die Controlling als Nebenaufgabe versteht. Kennzahlen Cashflow, operatives Ergebnis in Prozent vom Umsatz und Umsatzrentabilitt sind die am hufigsten verwendeten quantitativen Kennzahlen. Servicequalitt, Produktqualitt, Kundenzufriedenheit und Reputation bzw. Image dominieren unter den qualitativen Kennzahlen. Drngendste Probleme Generelle Zeitknappheit, starker Konkurrenz-, Preis- bzw. Margendruck sowie ein instabiles, schlecht einschtz- und planbares Umfeld sind die am drngendsten empfundenen Probleme. Kundenbeschwerden und mangelnde bersicht bereiten die wenigsten Probleme. 3.3. Qualitativer Teil 3.3.1. Design Zwecks Ergnzung des quantitativen Teils und zur Prfung der Validitt der Antworten bzw. Schlussfolgerungen aus dem Online-Fragebogen wurden ergnzend Interviews mit Kleinst- unternehmern durchgefhrt. Dieser Teil wurde von Studierenden im Rahmen der Lehrveranstaltung Forschung in der betriebswirtschaftlichen Praxis im dritten Semester des Bachelorlehrgangs am Institut fr Unternehmensfhrung der FHWien-Studiengnge der WKW durchgefhrt. Die qualitative Erhebung bezog sich nur auf Kleinst unternehmen in Wien. Die Studierenden haben die nachstehenden Branchen gewhlt und leitfadengesttzte Interviews durchgefhrt: Informations- und Consultingbranche: neun Interviews, italienische Gastronomie: zehn Interviews, brige Gastronomie: zehn Interviews, Friseurbetriebe: zehn Interviews, Textileinzelhandel: acht Interviews. 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 6 von 8 Konkurrenz-, Preis-, SWOT- Analyse, Soll-Ist- Vergleich, DB- Rechnung, Breakeven- Analyse, Kassabuch, Finanzplan und die Erhebung der Kundenzufriedenheit sind die am intensivsten eingesetzten Instrumente. Man knnte berspitzt von management by bank account statement sprechen. Zwischen November 2011 und Jnner 2012 wurden insgesamt 47 Interviews durchgefhrt. 3.3.2. Ergebnisse Die wesentlichen Erkenntnisse ber die fnf analysierten Branchen sind zusammengefasst: Der Begriff des Controllings ist negativ besetzt und wird sehr oft mit Kontrolle gleichgesetzt. Viele Unternehmer wenden Controlling an, wenn auch nicht bewusst. Kleinstunternehmen ohne EPU sind controllingaffiner als EPU. Die Scheu der Unternehmer vor Controlling liegt hauptschlich am Mangel an Wissen, dem dafr bentigten Zeitbedarf und daran, dass die Aussicht auf kurzfristigen Erfolg attraktiver erscheint, als (viel) Arbeit und Zeit in Controlling zu investieren. Controllingaktivitten werden teilweise an den Steuerberater delegiert.
Rechnung, Breakeven-Analyse, Kassabuch, Finanzplan und die Erhebung der Kundenzufriedenheit sind die am intensivsten eingesetzten Instrumente. Man knnte berspitzt von management by bank account statement sprechen. Der Groteil der befragten Unternehmen konnte im letzten Geschftsjahr Gewinn verzeichnen. Dies ist auch einer der Grnde, warum viele die Notwendigkeit von Controlling nicht sehen. Inhaltlich wurden die Antworten aus dem quantitativen Teil zur Gnze besttigt. Seite 138 4. Schlussfolgerungen Es ergibt sich zusammenfassend das in Abb. 2 skizzierte Bild: Wesentliche Strken und Schwchen Auswirkungen auf das Controlling Strken Rasche Entscheidungsvorbereitung und -findung Controlling durch die FK bzw. die Mitarbeiter mglich Einfache, bersichtliche Strukturen Einfaches, bersichtliches (lean) Controlling erforderlich Flexibilitt in der Anpassung an Kundenwnsche Flexibles, anpassungsfhiges Controlling 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 7 von 8 * 1 2 3 4 5 Persnliches Verhltnis zu den wichtigsten Stakeholdern, vor allem persnliches Marketing bzw. Service (Ihr ... machts persnlich) Controlling muss die wichtigsten Stakeholder bzw. die Branche gut kennen Groe Bedeutung von Vertrauen und Handschlagqualitt Groe Bedeutung von Vertrauen und Handschlagqualitt Kaum aufwendige Dokumentation Herausforderung fr Controlling Aufgrund bersichtlicher Organisationsstruktur wenig interne Koordination und Integration erforderlich (Mehr) Raum fr Fokus auf Planung, Informationsversorgung und Kontrolle Schwchen Dominierende Persnlichkeit des Unternehmers Neben breitem Fachwissen auch soziale Kompetenz des Controllers erforderlich, um sich zu behaupten Kaum formales betriebswirtschaftliches Instrumentarium im Einsatz Controlling muss fr mageschneidertes Mindestinstrumentarium sorgen Oft fehlende Mindestgre zwecks langfristiger Deckung der Gesamtkosten Genaue (Schwachstellen- und Engpass- )Analysen erforderlich (Knnen wir uns mehr Mitarbeiter leisten?) Aufbringung ausreichender Finanzmittel Fokus des Controllings auf Rating und Liquiditts sicherung Wenig dokumentierte normative bzw. strategische Planung bzw. Erkenntnisse; kaum bzw. selten durchdachte Strategie bzw. strategische Planung Fokus auf operative Instrumente, insb. Erfolgs- und Liquiditts rechnung (Planung und Kontrolle); viele inhaltliche Planungsaufgaben Wenig Einsatz von Software und IKT, Schwierigkeiten in der Informationsbeschaffung; kaufmnnische Agenden oft an den Steuerberater ausgelagert Einschrnkung der Qualitt von Daten fr Controllingaus wertungen Anzweifelbare Qualitt von Entscheidungen bzw. groe Zahl an Bauch entscheidungen Bessere Fundierung von Entscheidungen durch fundierte Informationsversorgung Abb. 2: Wesentliche Strken und Schwchen von Kleinstunternehmen und ihre Auswirkungen auf das Controlling Quelle: eigene Darstellung Mag. Dr. Helmut Siller, MSc, ist Fachbuchautor, Vortragender und Leiter des Bereichs Rechnungswesen und Controlling am Institut fr Unternehmensfhrung (FHWien-Studiengnge der WKW). Vgl. Eschenbach/Siller, Controlling professionell 2 , Stuttg art 2011, 40; hnlich International Group of Controlling, Controller-Leitbild, 2005, VII und 56; vgl. Weber/Schffer, Einfhrung in das Controlling, Stuttgart 2008, 19. Vgl. Deutsche Bank, Research 2009, https://www.global- banking.db.com/docs/Dynamische_Vielfalt_als_Chance.pdf (eingesehen am 1. 8. 2012), 3. Vgl. Europische Kommission, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do? uri=OJ:L:2003:124:0036:0041:DE:PDF (eingesehen am 1. 8. 2012). Vgl. http://portal.wko.at/wk/format_detail.wk?angid=1&stid=527514&dstid=17 (Stand 10. 11. 2011, eingesehen am 1. 8. 2012). Vgl. http://portal.wko.at/wk/format_detail.wk?AngID=1&StID=357341&DstID=17 (Stand 19. 1. 09.03.14 17:29 CFOaktuell 2012, 135 Seite 8 von 8 6 7 8 9 10 2012, eingesehen am 1. 8. 2012). Vgl. Bussiek, Informationsmanagement im Mittelstand, Wiesbaden 1994, 167, zitiert nach Czenskowsky/Schnemann/Zdrowomyslaw, Grundzge des Controllings 3 , Gernsbach 2010, 53. Spraul/Oeser, Controlling, Stuttgart 2004, 8. AURELIA ist eine Datenbank von Creditreform und Bureau von Dijk, die Firmenprofile zu 390.000 Unternehmen enthlt; vgl. http://www.bvdep.com/at/AURELIA.html (eingesehen am 1. 8. 2012). Vgl. Hirtenlehner/Sebinger, Betriebliche Gesundheitsfrderung fr KMU, Linz 2004, 8; http://www.netzwerk-bgf.at/mediaDB/MMDB123879_Bericht_KMU4.pdf (eingesehen am 1. 8. 2012). Vgl. Paier, Quantitative Sozialforschung. Eine Einfhrung, Wien 2010. CFOaktuell 2012, 135