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Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement

Studiengang: Studieneinheit: Studiengruppe: Prfungscode: Dozentin: Verfasserin:

Saxion Hogeschool Enschede Academie Mens & Maatschappij MN MMH: Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement MMEMHa1 38602 Paul Trapp Doreen Ackerstaff (348458), Kerstin Bertels (350083), Sarah Hemme ()

Abgabe:

07.01.2014

Inhaltsverzeichnis
EINLEITUNG ........................................................................................................................... 2 1. VORSTELLUNG DER EINRICHTUNGEN ................................................................................ 3 1.1 1.2 2. Hof Mhlenvenn........................................................................................................ 3 Heilpdagogische Hilfe Osnabrck (HHO) ................................................................... 3

QUALITTSMANAGEMENT : SICHTUNG UND BESCHREIBUNG DER VERFAHREN IN DER

PRAXISSTELLE ........................................................................................................................ 3 3. 4. STRKEN - UND SCHWCHENANALYSE .............................................................................. 4 PRAXISGERECHTE EMPFEHLUNG FR EINE WEITERENTWICKLUNG UND OPTIMIERUNG DER SYSTEME DES QMS, BERICHTSWESENS UND DER DOKUMENTATION .................10

VORHANDENEN

4.1 4.2 5.

Hof Mhlenvenn.......................................................................................................10 Heilpdagogische Hilfe Osnabrck (HHO) ..................................................................11

NACHWORTE ..................................................................................................................12 5.1 5.2 5.3 Doreen Ackerstaff.....................................................................................................12 Kerstin Bertels .........................................................................................................12 Sarah Hemme ...........................................................................................................13

LITERATURVERZEICHNIS ........................................................................................................14 FEEDBACKFORMULAR ............................................................................................................15

EINLEITUNG
Die Lehreinheit Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement des Minors Menschen mit Handicap sieht den Arbeitsauftrag einer Ausarbeitung und eines Vergleichs der in zwei Praxiseinrichtungen angewandten Verfahren des Berichtswesens, der Dokumentation und des Qualittsmanagements vor. Vor der Bearbeitung des Auftrages bildeten wir ein Trio. Gemeinsam entschieden wir uns fr zwei von den insgesamt drei Einrichtungen, in denen jeweils einer von uns zurzeit ttig ist. Durch eine gute Vernetzung unsererseits knnen wir gewhrleisten, dass auch das dritte Mitglied unseres Trios, deren Einrichtung nicht vorgesellt wird, einen guten Einblick in das Berichtswesen, die Dokumentation und das Qualittsmanagement der vorgestellten Praxiseinrichtungen hat und einen qualitativ hochwertigen Beitrag leisten kann. Innerhalb dieses Produktes gehen wir anfangs auf die jeweilige Einrichtung nher ein und stellen diese vor. Im Anschluss daran wird eine Strkenund Schwchenanalyse in Bezug auf die Bereiche Berichtswesen, Qualittsmanagement sowie Dokumentation durchgefhrt und deren Ergebnisse und die Effizienz der jeweiligen Systeme verglichen. Daraufhin werden wir praxisgerechte Empfehlungen fr eine Weiterentwicklung oder Optimierung der vorhandenen Systeme aussprechen. Das Produkt wird mit einem Nachwort abgeschlossen. Jedes Mitglied des Trios reflektiert in diesem Nachwort den eigenen Lernprozess und geht auf den persnlichen Kompetenzgewinn bezglich der Kernqualifikationen ein. Qualittsmanagement (QM) bezeichnet alle organisatorischen Manahmen, Prozesse oder Strukturen, die der stndigen Verbesserung eines Produktes oder einer Dienstleistung dienen. QM ist eine Kernaufgabe des Managements. Die internationale Organisation fr Normung (ISO) hat die Normen ISO 9000:2000, ISO 200:2000 und ISO 2004:2000 entwickelt. Als Nachfolger frherer Normreihen traten sie im Jahr 2000 in Kraft (TV Rheinland Group, 2006). Ziel bei der Durchfhrung eines Qualittsmanagementsystems ist die Sicherung der Wettbewerbsfhigkeit. Die Durchfhrung des Qualittsmanagementsystems hngt von der Art des Unternehmens, dessen Gre und Strukturen sowie von den Erfordernissen des Marktes ab (TV Rheinland Group, 2006).

1. VORSTELLUNG DER EINRICHTUNGEN


1.1 Hof Mhlenvenn Der Hof Mhlenvenn ist ein, in der Grafschaft Bentheim gelegenes, Wohnheim fr Menschen mit einer geistigen Behinderung. Der Hof besteht seit 1960, wurde jedoch durch die im Jahre 2005 gegrndete Wilfried-Jeurink-Stiftung, eine selbststndige gemeinntzige Stiftung Brgerlichen Rechts, im Jahre 2007 neu errichtet und zu der jetzigen Dienstleistung fr Menschen mit Handicap umfunktioniert. Der Hof Mhlenvenn bietet 24 Menschen mit einer geistigen Beeintrchtigung und/oder einer Mehrfachbehinderung ein langfristiges Wohnangebot. Es gibt insgesamt vier Wohngruppen, die je sechs Menschen mnnlichen und/oder weiblichen Geschlechts bewohnen knnen. In einem Schaubild, welches dem Anhang beigefgt wird, wird grafisch die Aufbauorganisation des Hofes Mhlenvenn dargestellt (Wilfried-Jeurink-Stiftung, 2010).

1.2 Heilpdagogische Hilfe Osnabrck (HHO) In der Heilpdagogischen Hilfe Osnabrck (HHO) werden Menschen mit Behinderung auf ihrem Weg zu einem mglichst selbststndigen Leben begleitet (HHO, 2013). In der HHO werden an mehr als 60 Standorten ber 2700 Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit geistiger, psychischer oder krperlicher Behinderung adquat untersttzt und bestmglich gefrdert. Der 1960 gegrndete Verein ist heute der grte Trger von stationren, teilstationren und ambulanten Angeboten in der Hilfe fr Menschen mit Behinderung in der Stadt und im Landkreis Osnabrck (HHO, 2013).

2. QUALITTSMANAGEMENT : SICHTUNG UND BESCHREIBUNG DER VERFAHREN IN DER PRAXISSTELLE


2.1 Hof Mhlenvenn Das Qualittsmanagement des Hofes Mhlenvenn kann als Modell der internen Evaluation eingruppiert werden. Bei der internen Evaluation steuern direkte Organisationsmitglieder die Evaluation selbst (Einfhrung in die interne Evaluation, 2010) Innerhalb des Teams vom Hof Mhlenvenn wurde ein Qualittszirkel gegrndet, der die Qualittsplanung vornimmt. Bei einem Qualittszirkel handelt es sich um eine Gruppe von Mitarbeitern/-innen, die sich ber einen befristeten Zeitraum regelmig treffen, um ein Problem zu analysieren und nach Lsungsmglichkeiten zu suchen (Hessisches Amt fr Versorgung und Soziales, 1997). Whrend der regelmig stattfindenden Qualittsplanung wird die Qualittslenkung bzw. steuerung durch den Qualittsbeauftragten sowie durch die verantwortlichen Beauftragten in den einzelnen Teilbereichen bernommen. Zu den Teilbereichen gehren unter anderem die Medikamentendokumentation und die -verwahrung. Es werden Qualittsprozesse und Beweise besprochen, die fr die Erreichung von gesteckten pdagogischen Zielen notwendig sind. Auch die

Notwendigkeit der Kostentrger und die Prfung der Heimaufsicht werden zum Thema gemacht. Das Ziel der Qualittslenkung/-steuerung ist die Transparenzherstellung.

2.2 Heilpdagogische Hilfe Osnabrck In der HHO stellt den Rahmen des QM die Norm ISO 9001:2000 dar. Das Ziel der Durchfhrung von QM der HHO ist es, fr den Kunden attraktiv zu sein. Der Kunde ist im diesem Fall der Klient der HHO, also der Mensch mit geistiger, psychischer oder krperlicher Behinderung. Eigens fr den Bereich QM wurde ein Mitarbeiter eingestellt, der die Fden des QM innerhalb der HHO vereint (Mathias Malcher, Industriestrae 17, Sutthauen, 49082 Osnabrck). Die Norm ISO 9001:2000 ist durch acht Bereiche gegliedert. Der erste Aufgabenbereich ist die Definition fr den Anwendungsbereich, weiterfhrend mssen normative Verweisungen, Begriffe, Definitionen von Qualittsmanagementsystemen, Verantwortungsbereiche, Ressourcenmanagement, Produktrealisierung und Messung, Analyse und Verbesserungen festgelegt werden. Die Norm ISO 9001:2000 kann jedoch eher als Gerst angesehen werden. Es bietet einen Rahmen, gefllt werden muss er jedoch von dem jeweiligen Unternehmen, in diesem Falle von der HHO. In der HHO wurde vor dem Aufbau eines Qualittsmanagementsystems das Leitbild verfasst. Da der Trger christlich ist (Diakonie), ist selbstverstndlich auch das Leitbild christlich geprgt. Erst nach Festlegung des Leitbildes konnte die Ausrichtung und Lenkung der HHO, die Qualittspolitik und ziele sowie deren Erreichung geplant werden.

3. STRKEN- UND SCHWCHENANALYSE


Die Strken- und Schwchenanalyse wird anhand einiger ausgewhlter Qualittsmerkmale durchgefhrt. Orientiert an die DIN EN ISO 9001-2008 wirken sich diese Qualittsmerkmale auf das vorliegende Qualittsmanagement aus. Im Folgenden wird verglichen, inwiefern die einzelnen Qualittsmerkmale in den Einrichtungen wiederzufinden sind. Auerdem wird dargestellt, wie funktional und effektiv die Verfahren in den Einrichtungen durchgefhrt werden in Bezug auf Klientenorientierung, Mitarbeitereinbeziehung und Optimierung von Organisationsablufen. Die Qualittsmerkmale umfassen beispielsweise den Nachweis ber ein teilhabeorientiertes Leitbild, ein Einrichtungskonzept, indikatorspezifische Behandlungs- und Betreuungskonzepte, verschiedene Basiselemente des QM, ein vorhandenes Beschwerdemanagement, externe Qualittssicherung, interne Ergebnismessung, Fehlermanagement und interne Kommunikation und Personalentwicklung. Im Folgenden werden einige Aspekte als Beispiel gezielt aufgegriffen und in den beiden Einrichtungen miteinander vergleichen. In der Diskussion wird dann ein, alle Merkmale umfassender, Vergleich dargestellt.

Qualittsmerkmale

Hof Mhlenvenn
Das Leitbild bzw. das Menschenbild, welches der Hof Mhlenvenn vertritt, ist: Menschliches Leben ist vielfltig und in dieser Vielfalt bereichernd fr jede Gesellschaft. Der Mensch wird unabhngig seiner Neigungen, Behinderungen und Vorlieben in seiner Gesamtpersnlichkeit akzeptiert und als gleichwertig anerkannt. Auerdem wird von der Wilfried-Jeurink-Stiftung untermauert, dass die Bedeutung des Rechts auf Individualitt folgendes ist: den ganzen Menschen mit seinen Bedrfnissen und Wnschen zu respektieren und zu achten, unabhngig von seiner Behinderung. Toleranz und ein wrdevoller Respekt zeichnen die menschlichen Begegnungen aus. 1. Der um Assistenz fragende Mensch steht im Mittelpunkt unserer Arbeit. 2. Die Erhaltung und Entwicklung einer weitgehend eigenstndigen Lebensfhrung der von uns untersttzten Menschen wird von uns angestrebt. 3. Wir bercksichtigen die Lebensgeschichte und respektieren und untersttzen die Lebensvorstellungen der Menschen, die unsere Leistungen in Anspruch nehmen. 4. Den Umfang und die Art der Hilfen bestimmt der um Assistenz fragende Bewohner selbst. 5. Die Frderung und Pflege findet in einem ganzheitlichen Rahmen statt. 6. Pflege und pdagogische Frderung fhren wir kompetent, nach allgemein anerkannten wissenschaftlichen Erkenntnissen, durch. 7. Die Vernetzung unserer Angebote mit denen anderer Trger, sozialer Organisationen, Vereinen und Verbnden, rzten, Therapeuten und Pflegekrften ist fr uns selbstverstndlich. 8. In unserer Einrichtung wnschen und pflegen wir die enge Zusammenarbeit mit allen fr die Bewohner wichtigen Personen, insbesondere den Angehrigen, den Freunden und Betreuern. 9. Wir streben einen kooperativen 5

Heilpdagogische Hilfe Osnabrck


Das Leitbild der Heilpdagogischen Hilfe Osnabrck ist schriftlich niedergeschrieben. Es umfasst Aussagen zu den Zielen und Werten, dem Selbstverstndnis, zu Handlungsfeldern und Fhrungsstzen, der Mitarbeiterpflege sowie der Wirtschaftlichkeit, Kooperation und kologie. Das Leitbild ist an ein christlich orientiertes Menschenbild angelehnt, da auch der Trger der HHO die Diakonie ist. Das Leitbild befindet sich in keinem dynamischen Prozess, sondern besitzt eine lngere Halbwertszeit (aktualisiert 1995, 2011,2014). In krzester Vergangenheit fanden zwei Aktualisierungen des Leitbildes statt, um konkrete Aussagen zur UN Konvention einbringen zu knnen. Den Mitarbeitern und Klienten wird das Leitbild ber Flyer oder Visitenkarten sowie ber das Intranet zur Verfgung gestellt. Dennoch ist der Wunsch danach da, dass das Leitbild mehr lebt, da zur Zeit weder Mitarbeiten noch Klienten das Leitbild kennen.

Leitbild

Arbeitsstil an, der auch in konfliktreichen Situationen Eigeninitiative und eigenverantwortliches Handeln sowie einen kreativen Diskurs zwischen den Mitarbeitern erlaubt. 10. Wir berprfen regelmig unsere Zielvorstellungen und unser Handeln. Unsere Dienste und Angebote werden stets den Bedrfnissen und Erfordernissen unserer Bewohner angepasst. 11. Wir handeln umweltgerecht, wirtschaftlich und legen Wert auf Qualitt. Wir investieren in unsere fachliche und persnliche Weiterentwicklung. 12. Transparenz ist eine Maxime unseres Handelns und Wirtschaftens. Wir legen Rechenschaft ab ber die Verwendung ffentlicher und privater Gelder. Intern lassen wir unsere Entscheidungen durch ein Kuratorium berwachen; extern wird unser Handeln durch Stiftungsbehrde und Finanzamt berwacht. Wir sind ein verlsslicher Partner fr alle Beteiligten. 13. Wir kommunizieren offen und konstruktiv und informieren uns gegenseitig, rechtzeitig und umfassend. (Wilmink, 2010) Der Hof Mhlenvenn hat zurzeit einen Qualittsmanagement-Zirkel. Dieser kommt in regelmigen Abstnden zusammen und berprft die Qualitt der Arbeit innerhalb des Wohnheims. Ein Qualittszirkel besteht aus einer Gruppe von Mitarbeitern/innen die sich ber einen befristeten Zeitraum regelmig treffen, um ein Problem zu analysieren und nach Lsungsmglichkeiten suchen. Die Teilnahme ist freiwillig, jedoch nicht unverbindlich. Ein/e Moderator/in leitet die Sitzung, strukturiert und begleitet den Gruppenprozess. (Hessisches Amt fr Versorgung und Soziales, 1997) In dem Qualittszirkel wurden bisher Verfahrensanleitungen fr den optimierten Ablauf von Prozessen im Wohnheim erstellt. Auerdem gibt es Checklisten fr den Frhdienst und die Nachtbereitschaft. Regelmig wird berprft, wie die Dokumentation der 6 In der HHO liegt das QMS nicht in schriftlicher Form vor. Dennoch sind die einzelnen Verfahren nach EN ISO schriftlich dargelegt und knnten schnell zusammengefasst werden. In vielen Bereichen ist die HHO auch zertifiziert, nur in dem Bereich Kinder und Jugendhilfe nicht. Denn hierfr ist eine Zertifizierung nicht notwendig. Fr viele selektive Bereiche liegen auch Prozessbeschreibungen inklusive Qualittsziele vor (bspw. Lenkung fehlerhafter Produkte, internes Audit). Mithilfe des in der Prozessbeschreibung festgelegten internen Audits werden somit regelhafte Selbstberprfungen durchgefhrt. Diese werden durch externe Prfer durchgefhrt. Darber hinaus finden auch Schulungen, bspw. In den Werksttten statt, die von den externen berprfern durchgefhrt werden. Betreuungsziele werden zwar

BasisElemente QM

Mitarbeiter innerhalb des Wohnheims verbessert werden kann, Fehler beseitigt werden oder mgliche Anpassungen stattfinden knnen. Es bestehen Vordrucke, die in Teambesprechungen in regelmigen Abstnden besprochen und falls notwendig angepasst werden. Bei diesen Vordrucken handelt es sich z.B. um Checklisten fr die Medikamentendokumentation oder eine Einweisung in die Betriebsfahrzeuge. (Veenhuis, Schrewe & Hermes, 2010) Der Hof Mhlenvenn sieht seine Bewohner als autonome und willensbekundende Individuen an, die mglichst in allen Bereichen der Gestaltung des Hoflebens mitbestimmen. Es wird alle zwei Jahre von den Bewohnern ein Heimbeirat gewhlt, der den offenen Austausch zwischen den Bewohnern und dem Betreuungspersonal frdert. Zu den Aufgaben zhlen unter anderem, dass sie den Bewohnern als Anlaufstelle fr Beschwerden und Kritik dienen. Auerdem ist im Eingangsbereich des Hofes Mhlenvenn ein sogenannter Beschwerdekasten angebracht. Jeder Bewohner darf seine Beschwerden, Anregungen oder hnliches anonym loswerden. Der Beschwerdekasten wird wchentlich eingesehen. Vorhandene Beschwerden, Kritik oder Anregungen werden in der Teambesprechung, die regelmig alle zwei Wochen stattfindet, besprochen und an der Umsetzung von nderungen oder Anpassungen gearbeitet. Der Hof Mhlenvenn arbeitet stetig an der Zufriedenheit der Kunden. Zur umfassenden Nutzung der Problemlsekompetenz wird der Mitarbeiter Qualittszirkel eingesetzt. Die in dem QM Zirkel besprochenen Themen und die daraus resultierende Umsetzung dieser werden den Mitarbeitern whrend der Teamsitzungen vorgestellt und nher gebracht. Mit allen Teammitgliedern wird berprft und besprochen, wie die Qualitt in der tglichen Arbeit des Wohnheims oder die Zufriedenheit der Kunden gehalten oder verbessert werden kann. Alle besprochenen Themen werden whrend der Teamsitzungen dokumentiert und bei 7

festgelegt, aber da die HHO aus sehr vielen Betreuungshusern besteht, findet das Festlegen von Betreuungszielen eher ber die Leistungstrger statt.

Systematisches Beschwerdemanagement

Von der HHO sind schriftliche Regelungen, ein schriftliches Konzept und Verantwortlichkeiten zum Beschwerdemanagement dargelegt. Es wird anhand des Qualittszyklus PDCA durchgefhrt. Es fanden bspw. Mitarbeitertage statt, in denen zusammen ein Formular (Beschwerdebogen) entwickelt wurde. Fortbildungen wurden zur konstruktiven Kritik und Beschwerde durchgefhrt. In jeder Institution der HHO hngen sogenannte Beschwerdeksten. Diese Beschwerdebgen werden regelmig gesichtet und in neuen Qualittszirkeln werden die genannten Beschwerden mithilfe des PDCA-Zyklus ausgebessert.

Interne Ergebnismessung

Interne Ergebnismessung wird in der HHO in Bezug auf Kundenzufriedenheit, Leistungsangebot nachgewiesen. Im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe ist dieser Nachweis jedoch weitaus anspruchsvoller. Hier werden bspw. Elternfragebgen eingesetzt. Zur Problemlsekompetenz werden in der HHO hufig Qualittszirkel oder berprfungen eingesetzt. Auerdem gibt es zur Ergebnismessung auch immer externe Mglichkeiten, wie bspw. die Durchfhrung eines Schul-TVs. Eine Qualittssteuergruppe fasst die interne Ergebnismessung zusammen, ratifiziert sie und verffentlich sie anschlieend fr alle Mitarbeiter und Klienten ersichtlich

einem darauffolgenden Treffen erneut aufgegriffen und auf die Umsetzung berprft. (Veenhuis, Schrewe & Hermes, 2010)

im Intranet.

Hof Mhlenvenn
Da das Qualittsmanagement des Hofes Zusammen- Mhlenvenn dem der internen Evaluation angehrt, werden die Strken und fassung Schwchen auf Basis des Buches Qualittsmanagement in der Sozialen Arbeit von Joachim Merchel zusammengefasst und analysiert. die Qualittsvorstellungen werden immer wieder konstruiert und die Prozesse der Qualittsentwicklung werden nur in einer kommunikativen Form gestaltet und durch dieses Verfahren entsteht eine Haltung bei den Beteiligten, die der Diskursivitt und der Prozesshaftigkeit des Qualittsbegriffs entspricht (Merchel, 2010, S. 110) diese Form des Qualittsmanagements in Einrichtungen ermglicht, dass den Akteuren nicht standardisierte Kriterien und Verfahren bergestlpt werden, sondern dass das Verfahren auf die spezifischen Ziele und Fragestellungen und auf die spezifischen Bedingungen der Einrichtung zugeschnitten wird. Dies erhht zum einen die Akzeptanz durch die Mitarbeiter und frdert zum Anderen die Ziel- und Themengenauigkeit des Qualittsmanagements fr eine Einrichtung. Anders als bei anderen Verfahren des Qualittsmanagements werden die Akteure nicht gentigt, sich mit Fragen auseinanderzusetzen, deren Relevanz sie fr gering oder umstritten halten (mit der Folge, dass diese Fragen entsprechend inhaltsleer und brokratisch abgearbeitet werden), sondern sie knnen sich auf solche Fragen konzentrieren, die ihnen fr ihre spezifische Praxisgestaltung wichtig sind (Merchel, 2010, S. 111) Die Selbstevaluation macht Mitarbeiter nicht zu Betroffenen einer 8

Heilpdagogische Hilfe Osnabrck

Strken

Der HHO gelingt es durch die vorhandenen Systeme des QM, Berichtswesen und der Dokumentation, die Interessen des Klienten, der Mitarbeiter und der Praxiseinrichtung zu frdern. Durch Bercksichtigung des christlichen Menschenbilds sind die Interessen der Klienten weitestgehend gesichert. Darber hinaus findet eine interne Ergebnismessung statt, in der die Klienten nach ihrer Zufriedenheit befragt werden. Auerdem gibt es verschiedene Untersttzungsprozesse. Diese Untersttzungsprozesse tragen dazu bei, dass das Einrichtungskonzept umgesetzt werden kann (zufriedene Klienten, ein angenehmes Arbeitsumfeld fr Mitarbeiter und ein wirtschaftlich rentiertes Unternehmen). Beispielsweise gibt es ein Hygienemanagement, um sowohl die Gesundheit der Klienten als auch die der Mitarbeiter zu wahren. Oder ein Stressmanagement, welches die Mitarbeiter vor einem eventuellen BurnOut bewahren soll. Da viele Bereiche des QM in seiner Umsetzung erfolgreich war und bspw. viele einzelne Arbeitsschritte zu einem Arbeitsschritt zusammengefasst werden konnten (wie bspw. bergreifende Elternfragebgen der HHO- nicht mehr jede Institution verfasste einen eigenen), wirkt QM in der HHO in vielen Bereichen effizient. Auerdem konnte durch verschiedene Untersttzungsprozesse die Klientensowie Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden.

Qualittsbewertung macht, sondern sieht sie als Beteiligte, als die wesentlichen Akteure einer selbstbestimmten Qualittsentwicklung. Akzeptiert man, dass Qualittsentwicklung nur unter Beteiligung der Mitarbeiter und nur durch die Gestaltungsbereitschaft und durch Reflexivitt der Mitarbeiter erfolgreich praktiziert werden kann, ist der Ansatz der Selbstevaluation in besonderer Weise geeignet, diese Haltung zu frdern. Die Mitarbeiter stehen in einer Steuerungsfunktion nicht nur beider Qualittsbewertung, sondern auch bei den Lernvorgngen zur Qualittsverbesserung. (Merchel, 2010, S. 110) Verfahren der Selbstevaluation frdern eine professionelle Haltung bei den Fachkrften, indem sei auf das Interesse der Mitarbeiter an einer guten Arbeit setzen und dabei die Bereitschaft zur Herstellung von Transparenz sttzt und herausfordert. (Merchel, 2010, S. 110) Eine besonders deutliche Begrenzung der internen Evaluation und insbesondere der Selbstevaluation liegt im Fehlen eines Korrektivs durch den fremden Blick und in der daraus resultierenden Gefahr des routinisierten Selbstbetrugs bei groer Methodenabsicherung durch Laien-Anleihen bei den Sozialwissenschaften (Koch, 2000, S. 153). (Merchel, 2010, S. 112) Interne Evaluationen stehen immer vor der Gefahr einer potentiellen berforderung von Mitarbeitern (Koch, 2000, S. 156 f.). Die berforderung von Mitarbeitern resultiert zum einen aus der Anforderung, nicht auf eine vorhandene Struktur von Qualittskriterien, Zielformulierungen und Prfungsinstrumentenzurckgreifen zu knnen, sondern fr eigene Untersuchungsfragen jeweils speziell ausgerichtete Untersuchungsdesigns schaffen zu mssen, die gleichermaen im Alltag einsetzbar wie methodisch 9 Dennoch gelingt die Mitarbeitereinbeziehung in den Prozess des QM nicht. Zwar sind die Prozesse zugunsten der Mitarbeiter, dennoch tragen nur wenige zur Umsetzung des QM bei. Grund dafr ist laut Mathias Malcher (persnliches Gesprch, Dezember 2, 2013), dass QM einfach in seiner Komplexitt sehr abschreckend sei. Zwar wrden sich immer mehr Mitarbeiter zur Verfgung stellen, bspw. beim internen Audit mitzuarbeiten. Doch ganze Bereiche der HHO, wie beispielsweise die Horst-Ksling-Schule weisen QM noch komplett von sich. Angebote, wie bspw. das Beschwerdemanagement werden hier kaum angenommen. Auch das Leitbild, Grundlage des Einrichtungskonzepts und somit auch Teil des QM, ist in der HHO kaum verbreitet.

Schwchen

angemessen sind. (Merchel, 2010, S. 113) Zum anderen kann ein zustzlich hoher zeitlicher Aufwand zum normalen Alltagsgeschft durch die Anforderungen an die Mitarbeiter entstehen (Merchel, 2010, S. 113) In den Verfahren der Selbstevaluation dominiert zunchst einmal die Mitarbeiterperspektive, whrend andere fr das Qualittsmanagement wichtige Perspektiven (der Adressaten, der Finanzgeber oder der Hierarchieebenen in der Organisation) nicht systematisch in die Logik des Verfahrens eingebunden sind. (Merchel, 2010, S. 113)

4. PRAXISGERECHTE EMPFEHLUNG

FR EINE

WEITERENTWICKLUNG

UND OPTIMIERUNG DER VORHANDENEN

SYSTEME DES QMS,

BERICHTSWESENS UND DER DOKUMENTATION


4.1 Hof Mhlenvenn Der Hof Mhlenvenn ist stets bemht das Qualittsmanagement weiterzuentwickeln. Das Qualittsmanagement findet in der Form der internen Evaluation statt. Die alle zwei Wochen fr jeweils 1 Stunden stattfindenden Dienstbesprechungen dienen dazu, schon entwickelte Instrumente und Modelle vorzustellen, zu erlutern und diesbezglich offene Fragen zu klren. Auch Rckmeldungen oder Anregungen von den MitarbeiterInnen, die Erfahrungen aus der Praxis gesammelt haben, werden vom Qualittszirkel im weiteren Vorgehen einbezogen. Es findet also ein reger Informationsaustausch statt, an dem alle Mitarbeiter teilnehmen knnen. Negativ hingegen ist die zeitaufwendige Umsetzung der Evaluation. Dies wiederum ist die Folge einer eher schleppenden Weiterentwicklung des QMs. Auerdem setzt diese Art der internen Evaluation voraus, dass alle Mitarbeiter an den regelmig stattfindenden Teamsitzungen teilnehmen. Da dies nicht gewhrleistet werden kann, wird der Informationsfluss nicht ausreichend durchgefhrt. Die in den Teambesprechungen behandelten Themen werden zwar protokolliert und an alle Mitarbeiter per E-Mail weitergeleitet, trotzdem ist hierdurch nicht abgesichert, dass auch jeder Mitarbeiter sich das Protokoll durchliest. Und deutlich festgelegt ist auch nicht, an wen der fehlende Mitarbeiter sich bei Fragen bezglich des Protokolls wenden kann. Sinnvoll wre daher mglicherweise ein wchentliches Treffen des Teams, sodass bei Fragen oder Anregungen von abwesenden
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Mitarbeitern nicht vier Wochen bis zur nchsten Teamsitzung vergehen. Unter Umstnden sind zum Zeitpunkt des nchsten Treffens die Unklarheiten vergessen oder relevante zu besprechende Themen nicht mehr aktuell. Auerdem wre es sinnvoll, die Themen der einzelnen Teambesprechungen in der SMART Methode zu verfassen. Ziele sowie deren Umsetzungen knnen somit konkreter dargestellt werden.

4.2 Heilpdagogische Hilfe Osnabrck (HHO) Das Qualittsmanagement der HHO ist sehr umfangreich festgelegt und umfasst alle Qualittsmerkmale, die an der DIN EN ISO 2001-2008 orientiert sind. Neben den oben genannten Bereichen finden in der HHO auch indikationsspezifische Behandlungs- und Betreuungskonzepte, externe Qualittssicherung, Fehlermanagement oder interne Kommunikation und Personalentwicklung statt (Malcher, persnliches Gesprch, Dezember 2,
2013) Die einzelnen Qualittsmerkmale greifen sinnvoll ineinander ber. So ist bspw. das

Einrichtungskonzept auf das Leitbild abgestimmt oder das Fehlermanagement, welches mithilfe des FMEA oder dem 8D-Report durchgefhrt wird, schliet an den PDCA-Zyklus des Beschwerdemanagements an. Dennoch liegt eine Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit vor. Denn QM lsst sich nicht in allen Bereichen der HHO gleichermaen durchsetzen. In einigen Bereichen, wie bspw. in der Horst-Ksling-Schule, wird QM vom Schulleiter aufgrund seiner Komplexitt nicht angenommen. Es sollte Fortbildungstage geben, in denen den Mitarbeitern die Relevanz von QM dargelegt wird. Auerdem sollte aufgezeigt werden, wieviel effizienter die einzelnen Einrichtungen arbeiten knnten und welche Vorteile die Teilnahme am QM ihnen verschaffen wrde. Solange nicht alle Mitarbeiter oder Einrichtungen im gleichen Mae am Strang des QM ziehen, ist auch eine effektive und effiziente Umsetzung in der HHO nicht im vollen Ausma mglich. Auch das Leitbild sowie das Einrichtungskonzept der HHO kennt kaum ein Mitarbeiter, geschweige denn ein Klient. Es sollte also das Augenmerk auf die Verbreitung des Leitbildes gelegt werden, da dieses Grundlage fr QM ist. Erst wenn dieses allen Klienten und Mitarbeitern bekannt ist, kann eine Ergebnismessung effektiv durchgefhrt werden. Denn erst dann sind Klienten und Mitarbeiter sich im Klaren, was berhaupt das Ziel der HHO ist und inwiefern sie es umsetzen konnten. In unseren Augen ist erst dann die Ergebnismessung valide. Das Leitbild knnte den Mitarbeitern, Klienten und deren Angehrigen beispielsweise durch Flyer nahegelegt werden. Darber hinaus knnte es Fortbildungstage geben, in denen ber die Relevanz dieser Leitlinien gesprochen wird. Auerdem knnten sie in den einzelnen Einrichtungen ausgehangen werden.
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5. NACHWORTE
5.1 Doreen Ackerstaff Whrend der Studieneinheit Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement habe ich mich ausfhrlich mit der Frage, was Qualitt berhaupt bedeutet sowie dem Begriff Qualittsmanagement beschftigt. Durch die Arbeit an dem Produktbericht wurde mir bewusst, welche wichtige Rolle Qualittsmanagementsysteme in Einrichtungen, in denen Menschen betreut werden, spielen. Wir hatten uns zwar gemeinsam dazu entschlossen, lediglich zwei Praxisstellen miteinander zu vergleichen, dennoch begann ich whrend der Arbeit am Produktbericht die Qualitt bzw. das Qualittsmanagement meiner Praktikumsstelle zu hinterfragen. Dadurch wurde ich auf Mngel aufmerksam, die mir zuvor nicht auffielen. Damit gelingt es mir Qualittsmanagementprozesse zu analysieren und kritisch zu betrachten, wodurch ich die Kernqualifikationen 1-4 auf Produktionsniveau erreicht habe. Zu dem Entschluss, lediglich zwei Praxisstellen zu vergleichen, kamen wir, da wir der Meinung waren, dass dadurch der Produktbericht bersichtlicher wird. Hinzu kam, dass durch das Heranziehen einer dritten Praxiseinrichtung die Beschreibung der verschiedenen Qualittsmanagementsysteme und deren Analyse stark htten eingekrzt werden mssen, wodurch diese weniger detailliert ausgefallen wren. Dadurch, dass ich das Qualittsmanagement der Praxiseinrichtungen kritisch betrachte und nach Lsungsanstzen suche, diese dokumentiere und transparent mache trage ich zur Entwicklung des Qualittsmanagements bei, womit ich die Kernqualifikation 7 Arbeiten in und in Vertretung einer Organisation erreiche. Durch das Transparentmachen von zwei verschiedenen Qualittsmanagementsystemen und deren Vor- und Nachteile konnte ich auch meiner Praktikumseinrichtung Verbesserungen vorschlagen und habe dadurch an der Kernqualifikation 9 Zur Entwicklung des Berufes beitragen gearbeitet.

5.2 Kerstin Bertels Im Rahmen der Studieneinheit und durch die Erarbeitung des Produktberichtes Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement habe ich mich sehr ausfhrlich mit dem Qualittssystem des Hofs Mhlenvenn beschftigt. Deutlich wurde mir sofort, dass ich trotz der Einfhrung fr mein Praktikum in die Tages- sowie die Medikamentendokumentation, keine Hintergrundinformationen zu dieser Art von
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Dokumentation hatte. Zu der tglichen routinierten Dokumentation fehlten mir viele Basisinformationen, die ich durch die intensive Auseinandersetzung aufgrund dieses Berichts nachholen konnte. Bezglich des Aspekts der strukturierten Dokumentation des methodischen Zyklus konnte ich die Kernqualifikationen 1-4 auf Produktionsniveau erreichen. Wie in dem Bericht erkennbar wird, bin ich in der Lage Qualittsmanagementprozesse bezglich der Leitziele und Qualittsindikatoren auf ihre Umsetzung im Berufsfeld zu analysieren und kritisch zu bewerten. Auerdem formulierte ich aufbauend auf die Analyse und die Bewertung Ziele, um eine Verbesserung der Qualitt auf dem Hof Mhlenvenn zu erreichen. Die Kernqualifikation 7 Arbeiten in und in Vertretung einer Organisation wurde mir durch das Vergleichen zweier Einrichtungen nher gebracht. Es war mir mglich aus dem Vergleich Resultate zu ziehen, um so bei der Weiterentwicklung des Qualittsmanagement des Hofs Mhlenvenn beizutragen. Die Kernqualifikation 9 Zur Entwicklung des Berufes beitragen ist meiner Meinung nach eine sehr relevante Kompetenz. Durch das Transparentmachen der Qualittssysteme der jeweiligen Einrichtungen konnten mgliche Folgen der verwendeten Methode aufgezeigt und durchdacht werden. Daraus resultierend konnten fr beide Einrichtungen Verbesserungen vorgeschlagen und somit bei der Weiterentwicklung bzw. der Optimierung des QMs geholfen werden.

5.3 Sarah Hemme Durch die Teilnahme an der Studieneinheit Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement wurde mir der Einblick in das Qualittsmanagementsystem der Heilpdagogischen Hilfe Osnabrck gewhrt. Vor dieser Studieneinheit hatte ich nur wenige Berhrungspunkte mit Qualittsmanagement. Da der Bereich Berichtswesen, Dokumentation und Qualittsmanagement als auch die Heilpdagogische Hilfe Osnabrck sehr umfassend sind, arbeitete ich mich nicht selbststndig in das Thema Qualittsmanagement ein. Stattdessen bat ich den Qualittsmanagementbeauftragten um ein persnliches Gesprch. In diesem Gesprch legte er mir die Prozesse, Auflagen und Instrumente nahe, die fr Qualittsmanagement von Belangen sind. Da ich bei der Heilpdagogischen Hilfe Osnabrck in einer Tagesbildungssttte arbeite und der Schulleiter der Tagesbildungssttte sich vor Qualittsmanagement und allen dazugehrigen Prozessen strubt, kam ich bisher nur sehr wenig in Kontakt mit Qualittsmanagement. Mithilfe des Interviews, welches ich im Rahmen des Arbeitsauftrages
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durchfhrte, erlangte ich aber einen berblick ber die verschiedenen Systeme, Prozesse und Instrumente. Mithilfe von Recherche und der Verschriftlichung des Interviews przisierte und vervollstndigte ich meine Kenntnisse in diesem Bereich. Durch das Beschreiben der vorhandenen Qualittsprozesse in meiner Einrichtung, der anschlieenden Analyse sowie dem Herausarbeiten von Zielen und Verbesserungsprozessen, erreichte ich die Kernkompetenzen 1,2,3 und 4 auf Produktionsniveau. Darber hinaus erreichte ich die Kompetenz 7, indem ich die das Qualittsmanagement fr meine Praxis erarbeitete und durch einen Vergleich mit anderen Praxiseinrichtungen Verbesserungsvorschlge herausarbeiten konnte. Somit arbeite ich in Vertretung von einer Organisation und vertrat ihre Interessen. Diese Interessen stellen in dem Fall das Zufriedenstellen der Klienten dar. Mithilfe der aus dem Arbeitsauftrag gezogenen Informationen kann ich letzten Endes zum Erreichen des Ziels beziehungsweise der Interessen beitragen. Durch die Analyse der einzelnen Qualittsmanagementsysteme der Einrichtungen zeigte ich Vor- und Nachteile der einzelnen Einrichtungen auf. Somit knnen andere Einrichtungen die positiven Aspekte bernehmen und die negativen Aspekte aussparen. Mglicherweise zeige ich mit meiner Recherche meiner Praxiseinrichtung auch zum ersten Mal mgliche Verbesserungen auf. Mithilfe dieses Arbeitsauftrages trage ich also zur Weiterentwicklung des Berufstandes der Sozialpdagogik bei.

LITERATURVERZEICHNIS
Einfhrung in die interne Evaluation. (2010). Zugriff am 15.12.2013 unter http://www.modus21.forschung.uni-erlangen.de/inhalt/Skript_Interne_Evaluation.pdf Hessisches Amt fr Versorgung und Soziales. (1997). Fachliche Leitlinien der Arbeit in Wohnheimen fr erwachsene Menschen mit Behinderung. Heimaufsichtsbehrden: Hessen & NordrheinWestfalen HHO (2013). Leitbild der Heilpdagogischen Hilfe Osnabrck. Osnabrck: Heilpdagogische Hilfe Osnabrck gGmbH Merchel, J. (2010). Qualittsmanagement in der Sozialen Arbeit, Eine Einfhrung. 3. berarbeitete Auflage. Weinheim und Mnchen: Juventa TV Rheinland Group. (2004). Broschre Qualittsmanagement. Kln: TV Rheinland Group. Veenhuis, F., Schrewe, N. & Hermes, F. (2010). Hof Mhlenvenn, Forschungsarbeit. Zugriff am 15.12.2013 unter http://www.hof14

muehlenvenn.de/index.php?option=com_content&view=article&id=163&Itemid=164 Wilmink, B. (2010). Wilfried-Jeurink-Stiftung. Zugriff am 13.12.2013 unter http://www.hof-muehlenvenn.de/

FEEDBACKFORMULAR
MN MMH: Berichtwesen, Dokumentation, Qualittsmanagement (t.amm.38602)
Student/-in Gruppe: Datum: Prfer/-in: Unterschrift St.-Nr.
Academie Mens en Maatschappij

Bewertungsvoraussetzungen
Sprachgebrauch, Textaufbau und Auswahl und Umgang mit Quellen entsprechen dem Leitfaden Professionelles Schreiben. Quellen sind aktuell und wissenschaftlich. Verweise und Quellenangaben orientieren sich an der APA-Norm. Digital eingelieferte Produkte bestehen aus einem Dokument. Der Bericht enthlt ca. 6 bis maximal 8 Seiten ohne Anhang.

Gengend / Ungengend

Feedback / Erluterung

Passt auf: Die Prfung kann nur bestanden werden, wenn die inhaltliche Bewertungsvoraussetzungen berhaupt gegeben sind. Auch wenn ein ungengend erreicht wird, wird der Bericht dennoch inhaltlich in Gnze beurteilt an den Studierenden zurckgegeben. In Bison wird aber dieser Versuch mit der Ziffer 1 (als nicht bestanden/niet voldaan) registriert, auch wenn die inhaltlichen Aspekte entsprechend der Punkteliste hinreichend beurteilt sind.

Inhaltliche Beurteilungskriterien Sie erstellen fr beide Einrichtungen eine fundierte Strken und Schwchen Analyse fr die Bereiche Qualittsmanagement, Dokumentation und Berichtswesen, die folgende Aspekte beinhaltet: Wie wird die Qualitt der Arbeit durch die vorhandenen Systeme des QM, Berichtswesen und Dokumentation gesichert und gefrdert zugunsten des Klienten, der Mitarbeiter und der

Beurteilung: 6-1 Punkt /6

Feedback / Erluterung

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Organisation? Wie wird die Qualitt der Arbeit durch die vorhandenen Systeme des QM, Berichtswesens und Dokumentation eingeschrnkt in Bezug auf die Klienten, Mitarbeiter und die Organisation? Sie erstellen einen Vergleich zwischen beiden Einrichtungen und der Effizienz der vorhandenen Systeme. Aufbauend auf der fundierten Strken/Schwchen Analyse und des Vergleiches entwickeln Sie praxisgerechte Empfehlungen fr eine Weiterentwicklung und Optimierung der vorhandenen Systeme des QM, Berichtswesen und Dokumentation. Der Bericht enthlt individuelle Nachworte, die eine Reflektion des Lernprozesses und eine Beschreibung des Kompetenzgewinns in Bezug auf die Kernqualifikationen sowie die bodies of skills, knowledge & attitude enthalten. /6 /6

Benotung: Umrechnungstabelle
Note Max. 24 Punkte Sie fgen in der Anlage die im Unterricht vorgestellte Powerpointprsentation(oder ein vergleichbares Format) zu Ihrer Einrichtung bei. Darin finden sich folgende Aspekte: Die Einrichtung ist benannt und in ihren betrieblichen Eckdaten beschrieben; angewandte QM-Systeme oder qualittsbezogene Aktivitten sind benannt; gesetzliche und vertragliche Anforderungen sind benannt; Kernprozesse und Instrumente des QM, Berichtswesens und der Dokumentation sind definiert und deutlich dargestellt. Punkte insgesamt (max. 4 x 6 = 24 Punkte) /6 1/2/3 0-7 4/5 8-13 6 14-16 17-18 7 19-20 8 21-22 9 23 10 24

Gesamtbewertung (Note):
Die Gesamtbewertung ergibt sich aus den erreichten Punkten (sehe Umrechnungstabelle)

Erluterung: Gesamtbewertung

Erluterung: Punkte
Punkte Erluterung

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6 Punkte 5 Punkte

Gengt den allerhchsten Anforderungen und ist hinsichtlich dieses Kriteriums im Rahmen des normalen Arbeitsaufwands nicht zu verbessern. Eine gute Ausfhrung, die in einigen Punkten noch verbessert werden kann. Direkt notwendig ist dies jedoch nicht, da die Vorgehensweise zu guten Resultaten fhrt und die Ziele erreicht werden.

4 Punkte 3 Punkte 2 Punkte 1 Punkt

Die Ausfhrung ist ausreichend. Ab und zu werden Schnheitsfehler gemacht, die jedoch keinen gravierenden Einfluss auf die Zielerreichung haben. Schnheitsfehler sind mehr Regel als Ausnahme und werden ab und zu zu Fehlern, die negative Folgen fr die gesamte Ausfhrung haben. Die Ausfhrung zeigt viele Fehler, die nicht mehr als Schnheitsfehler bezeichnet werden knnen und dadurch zu falschen Resultaten fhren. Die Ausfhrungen sind schwerwiegend fehlerhaft.

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