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E-Mail-Signaturen: Die Rechtslage

E-Mail-BewerbungSeit 2007 werden geschftliche E-Mails als Geschftsbriefe


angesehen, das heit: Fr ihre Signaturen gelten dieselben Auflagen wie fr die
geschftliche Korrespondenz auf Papier. Somit muss auch die Mail-Signatur von
eingetragenen Unternehmen folgende aktuelle, textliche Angaben (Grafiken oder
Links zum Impressum sind nicht erlaubt) enthalten:
Name der Firma
Rechtsform und Sitz
Registergericht und Handelsregisternummer
Alle (!) Geschftsfhrer und Vorstandsmitglieder
Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden)

Wer dagegen verstt, kann von der Konkurrenz abgemahnt werden. Allerdings
gilt dies wirklich nur fr Firmenmails, Privatleute oder Internetschaffende, die
keine eingetragene Firma leiten, brauchen sich daran nicht zu halten.

Dennoch kann sich eine Signatur auch fr sie lohnen, denn sie wirkt fast immer
professionell, gehrt neben der korrekten Anrede heute zum guten Ton und wird
schon deshalb oft erwartet.

Beispiel einer E-Mail-Signatur

Eine typische, private Signatur knnte so aussehen:

Vorname Nachname

Anschrift
PLZ Ort
Telefon
E-Mail
Internet

Damit sie aber auch ankommt, sollte man ein paar Regeln beherzigen. Diese:

Die wichtigsten Signatur-Regeln

Eins vorweg: bertreiben Sie es beim Mailen nie mit dem Marketing in eigener
Sache. So wie sinnbefreite Disclaimer und Warnhinweise zu Risiken und
Nebenwirkungen der Mail-Lektre nerven, so sehr kosten auch zweckfreie
Werbesprche von Typ Liesmich, Klickmich, Kaufmich wertvolle Sympathien.
Eine Signatur ist weder ein Plakat noch eine Dreingabe, sondern ein
Kommunikationsextrakt - so aussagekrftig wie der Schwung Ihrer Unterschrift.
Also whlen Sie die Zutaten sorgfltig aus...

Was gehrt in die Signatur hinein?


Gruformel und Name Vor- und Zuname des Absenders sind natrlich Pflicht. Auf
Gruformeln indes empfehle ich zu verzichten, da es viel charmanter wirkt, diese
individuell zu formulieren (Lesen Sie hierzu bitte diesen Beitrag). Wichtiger ist
dagegen, auf Sonderzeichen, bzw. Umlaute zu achten und diese ggf. durch
Steuerzeichen zu ersetzen. Je nachdem welches Mailprogramm der Empfnger
verwendet und in welchem Land er sitzt, kann das unschne Ergebnisse
erzeugen.
Funktion und Titel Falls Sie nicht vorhaben, E-Mails nur an Freunde zu
verschicken, wre es gut, dem Empfnger kurz (!) mitzuteilen, mit wem er es zu
tun hat, sprich: welche Funktion Sie in dem Unternehmen haben oder in welcher
Rolle Sie den Betreffenden anschreiben. Achtung: Verzichten Sie dabei auf
kryptische Titel wie Chief Fulfiller of Needs. Das klingt zwar toll (und ist vielleicht
auch zutreffend), trotzdem kann sich niemand etwas darunter vorstellen. Also
lieber Rezeptionist als Director Of First Impressions.
Adresse und Kontaktdaten sind neben dem Namen die wichtigsten
Signaturbeigaben. Neben der Postanschrift, der Festnetz- und Handynummer
(wer nicht direkt angerufen werden will, nennt die Nummer der Zentrale) gehren
dazu heute auch die URL der eigenen Webseite oder falls nicht vorhanden der
Link zum Profil in einem sozialen Netzwerk wie Xing, Facebook oder Twitter. An
dieser Stelle darf etwas Selbstmarketing ruhig sein.
Slogans und Motti sind beliebt, sollten aber mit Bedacht gewhlt werden. Humor
vom Typ Diese Nachricht ist zu 100 Prozent biologisch abbaubar oder God
save the screen mag beim ersten Mal ein Lcheln hervorrufen, nutzt sich aber
ab und wirkt dann nur noch albern. Auerdem zieht es die Seriositt manches
Anliegens gehrig in Zweifel. Und Sprche wie Der Fehler sitzt meistens vor dem
Gert sind gar ein Affront gegen den Empfnger. Besser sind positive
Sinnsprche und Wortspielereien, die Mut machen, inspirieren oder zum
Unternehmen passen. Aber auch hier bitte nicht mehr als eine Zeile!
Umfang und Lnge Apropos: Mit all den genannten Zutaten verhlt es sich wie
mit Medizin: Die Dosis macht das Gift. Die Zeilen sollten nicht mehr als 60
Zeichen haben, da das sonst je nach Mailklient unschne Umbrche erzeugt. Die
Signatur insgesamt sollte maximal sieben Zeilen nicht bersteigen, bei kurzen
Mails wirkt das sonst unverhltnismig und so als sei Ihre Korrespondenz in
Wahrheit ein Werbeflchen-Vorschub. Zudem empfiehlt sich am Ende der

Signatur eine Leerzeile einzufgen, damit diese nicht am Mailende klebt. Auch
zwischendrin sorgen ein, zwei Leerzeilen fr Auflockerung und bersichtlichkeit.
Nur bitte nicht zwischen jeder Zeile.

Was gehrt NICHT in die Signatur?


Tippfehler Gewiss, das ist eine Binse. Trotzdem kann man nicht oft genug
betonen, dass gerade automatisierte Textbausteine (wie Abwesenheitsmails
auch) fehlerfrei sein mssen. Schlielich konnte man den Text grndlich
vorbereiten und korrigieren. Er ist wie eine Visitenkarte: Wer hier schon schlampt,
legt den Verdacht nahe, das auch bei wichtigeren Dingen zu tun.
E-Mail-Adresse Diese ausgerechnet in der E-Mail-Signatur aufzulisten, ist nicht nur
redundant, sondern zeugt zugleich von wenig Kompetenz fr das Medium.
Gehren nach Mehrheit der Leser doch in Signaturen (siehe Kommentare), weil
sie die ursprngliche Absenderadresse bei mehrfachem Weiterleiten schon mal
verloren geht und manche die Kontaktdaten so leichter ins Adressbuch kopieren
knnen.
Disclaimer und Warnhinweise Wer wirklich hochsensible Daten verschickt, sollte
diese verschlsseln. Gelesen wird dieser Mail-Ballast ohnehin nicht und
Empfnger mit krimineller Energie wird das sicher nicht abschrecken. Zudem
sorgen berlange Zustze oft dafr, dass die gesamte E-Mail von
Spamprogrammen herausgefiltert wird.
ASCII-Grafiken Bei Teenagern mgen die Figuren und Bilder aus Buchstaben und
Zahlen noch gut ankommen. Sptestens mit dem Beginn von Ausbildung oder
Studium sind sie aber tabu.

Wie Sie Signaturen hinzufgen knnen


OutlookOutlook Klicken Sie im Outlook-Men auf Extras und auf Optionen und
dann auf den Reiter E-Mail-Format. Der unterste Punkt lautet Signaturen. Wenn
Sie dort den Menpunkt Signaturauswahl bzw. Neu anklicken, knnen Sie direkt
einen eigenen Text eingeben oder die vorhandene Signatur bearbeiten. Es ist
ebenfalls mglich (und oft auch komfortabler), die Signatur in Word
vorzuformatieren und dann per Copy & Paste zu bertragen. Sie knnen aber
auch Ihre bereits angelegte Outlook-Visitenkarte oder webbasierte Tools dort
integrieren. Zum Schluss aktivieren Sie das Feld Allen ausgehenden Nachrichten
Signaturen hinzufgen. Fertig.
GMailGMail Um eine Signatur bei Googlemail einzufgen, klicken Sie in Ihrem
Account oben auf das Feld Einstellungen, ungefhr in der Mitte der neuen Seite
befindet sich dann der Bereich Signatur. Wenn Sie dort einen Text in das leere
Feld eintragen, wird dieser an alle ausgehenden Mails automatisch angefgt.
HTML-Codierungen funktionieren auf diesem Weg bisher allerdings nicht. Hierzu
mssen Sie - leider - einen Umweg gehen. Siehe nchster Punkt...
WiseStampWiseStamp Mit diesem relativ frischen Firefox-Plugin knnen Sie
multifunktionale Signaturen in alle blichen Mail-Clients integrieren, die Sie ber
Ihren Browser verwalten - auch Gmail! Das Tool erlaubt HTML-Codierungen und
Farben ebenso zu verwenden wie diverse Links zu Sozialen Netzwerken oder den

RSS-Feed des eigenen Blogs zu integrieren. Praktisch: Nach der Installation


erzeugt WiseStamp rechts unten im Browser ein Kontrollkstchen, ber das sich
alle Einstellungen jederzeit modifizieren lassen. Die Mail-Integration erfolgt indes
automatisch, sobald man eine neue Mail im Browserfenster schreibt. Das
Ergebnis sieht dann etwa so aus:

WisestampBeispiel