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Handbuch fr die Funktion Versenden


Stand Oktober 2014

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Abzug der Online-Hilfe fr die Funktion
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Version 1/Stand: Oktober 2014

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Inhaltsverzeichnis
1

Zusammenfassung...................................................................................................... 8

Versandabwicklung..................................................................................................... 8
2.1
Sendungsbersicht ............................................................................................. 9
2.1.1 Sendung vervollstndigen.................................................................................. 9
2.1.1.1 Bearbeitung in der Detailansicht ................................................................ 9
2.1.2 Sendung drucken und manuell abschlieen ...................................................... 9
2.1.3 Tagesabschluss ............................................................................................... 10
2.1.4 Sendung lschen oder stornieren .................................................................... 10
2.1.5 Sendungen suchen und sortieren .................................................................... 10
2.2
Sendung erfassen............................................................................................. 11
2.2.1 Auswahl Sendungsvorlage .............................................................................. 11
2.2.2 Basisdaten ....................................................................................................... 11
2.2.3 Absender und Empfnger ................................................................................ 11
2.2.4 Gewichte und Mae......................................................................................... 12
2.2.5 Produkt- und Serviceauswahl .......................................................................... 12
2.2.6 Abrechnungsdaten........................................................................................... 12
2.2.7 Internationale Sendung erfassen ..................................................................... 12
2.2.7.1 Empfngeradressen international ............................................................ 12
2.2.7.2 Sendungsbegleitende Angaben............................................................... 13
2.2.7.2.1
Abschnitt Warenbeschreibung.......................................................... 13
2.2.7.2.2
Abschnitt Art der Sendung................................................................ 14
2.2.7.2.3
Abschnitt Genehmigungsnummer, Bescheinigungsnummer,
Rechnungsnummer ................................................................................................... 14
2.2.8 Speichern, Drucken ......................................................................................... 14
2.2.9 Als Sendungsvorlage speichern ...................................................................... 14
2.3
eBay-Bestellungen............................................................................................ 14
2.3.1 eBay-Bestellungen / Auktionen importieren ..................................................... 14
2.3.2 Sendungen erzeugen aus eBay-Bestellungen / Auktionen .............................. 15
2.3.2.1 Sendungen erzeugen mit Hilfe der Sendungsvorlage.............................. 15
2.3.3 eBay-Bestellungen / Auktionen lschen........................................................... 15
2.3.4 eBay-Bestellungen / Auktionen suchen und sortieren ..................................... 15
2.4
Sendungsdaten importieren.............................................................................. 15
2.4.1 Voraussetzung fr den Sendungsimport.......................................................... 15
2.4.2 Vorlage auswhlen .......................................................................................... 16
2.4.3 Datei whlen .................................................................................................... 16
2.4.4 Datei hochladen............................................................................................... 16
2.4.5 DHL Vorlagen .................................................................................................. 16
2.5
Sendungsarchiv ................................................................................................ 16
2.5.1 Sendung duplizieren ........................................................................................ 16
2.5.2 Sendungsdetails in der Detailansicht ansehen ................................................ 17

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2.5.3 Sendung verfolgen........................................................................................... 17


2.5.4 Sendungen suchen und sortieren .................................................................... 17
2.5.5 Sendungen exportieren.................................................................................... 17
2.5.6 Archivierte Sendungsdaten.............................................................................. 17
2.6
Tagesabschlusslisten ....................................................................................... 18
2.6.1 Tagesabschlusslisten suchen und sortieren .................................................... 18
2.6.2 Tagesabschlusslisten drucken und speichern ................................................. 18
3 Adressbuch................................................................................................................ 18
3.1
Empfngeradressbuch...................................................................................... 18
3.1.1 Empfnger suchen und sortieren..................................................................... 19
3.1.2 Fehlerhafte Adressen korrigieren..................................................................... 19
3.1.2.1 Gelbe Markierung .................................................................................... 19
3.1.2.2 Rote Markierung ...................................................................................... 19
3.1.2.3 Empfnger bearbeiten ............................................................................. 19
3.1.3 Empfnger lschen .......................................................................................... 19
3.1.4 Empfnger exportieren .................................................................................... 20
3.1.5 Mit Empfngeradresse Sendungserfassung starten ........................................ 20
3.1.6 Empfngeradresse........................................................................................... 20
3.1.6.1 Basisdaten ............................................................................................... 20
3.1.6.2 Adressen.................................................................................................. 20
3.1.6.3 Mit Empfngeradresse Sendungserfassung starten ................................ 21
3.1.6.4 Empfnger oder einzelne Empfngeradresse lschen ............................ 21
3.1.6.5 Empfnger speichern............................................................................... 21
3.2
Absenderadressbuch........................................................................................ 21
3.2.1 Absender suchen und sortieren ....................................................................... 21
3.2.2 Fehlerhafte Adressen korrigieren..................................................................... 22
3.2.2.1 Gelbe Markierung .................................................................................... 22
3.2.2.2 Rote Markierung ...................................................................................... 22
3.2.2.3 Absender bearbeiten ............................................................................... 22
3.2.3 Absender lschen ............................................................................................ 22
3.2.4 Absender exportieren....................................................................................... 22
3.2.5 Mit Absenderadresse Sendungserfassung starten .......................................... 23
3.2.6 Absenderadresse............................................................................................. 23
3.2.6.1 Basisdaten ............................................................................................... 23
3.2.6.2 Adressen.................................................................................................. 23
3.2.6.2.1
Absenderadresse................................................................................ 23
3.2.6.2.2
Mit Absenderadresse Sendungserfassung starten ............................. 23
3.2.6.2.3
Retourenadresse ................................................................................ 24
3.2.6.2.4
Retourenadresse lschen ................................................................... 24
3.2.6.3 Absenderlogo........................................................................................... 24
3.2.6.3.1
Dateiformat ......................................................................................... 24

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3.2.6.3.2
Dateimae .......................................................................................... 24
3.2.6.3.3
Logo lschen ...................................................................................... 24
3.2.6.4 Absender speichern ................................................................................. 24
3.3
Adressen importieren........................................................................................ 25
3.3.1 Voraussetzung fr den Adressimport............................................................... 25
3.3.2 Vorlage auswhlen .......................................................................................... 25
3.3.3 Datei whlen .................................................................................................... 25
3.3.4 Datei hochladen............................................................................................... 25
3.3.5 DHL Vorlagen .................................................................................................. 25
4 Vorlagen ..................................................................................................................... 26
4.1
Vorlagen Sendungserfassung .......................................................................... 26
4.1.1 Vorlagen suchen und sortieren ........................................................................ 26
4.1.2 Vorlagen bearbeiten......................................................................................... 26
4.1.3 Vorlagen lschen ............................................................................................. 26
4.1.4 Mit Vorlage Sendungserfassung starten .......................................................... 27
4.1.5 Erstellen von Sendungsvorlagen ..................................................................... 27
4.2
Vorlagen fr Sendungsdatenexport .................................................................. 27
4.2.1 Vorlagen suchen und sortieren ........................................................................ 27
4.2.2 Vorlagen bearbeiten......................................................................................... 27
4.2.3 Vorlagen lschen ............................................................................................. 28
4.2.4 DHL Vorlagen .................................................................................................. 28
4.2.5 Erstellung von Vorlagen fr Sendungsdatenexport.......................................... 28
4.2.5.1 Konfiguration der CSV-Datei.................................................................... 28
4.2.5.2 Definition der zum Export mglichen Codes ............................................ 29
4.2.5.3 Definition der zum Export mglichen Adressdaten .................................. 29
4.2.5.4 Definition der zum Export mglichen Sendungsdimensionen .................. 31
4.2.5.5 Definition der zum Export mglichen Produkt- und Serviceauswahl........ 32
4.2.5.6 Definition der zum Export mglichen Vertragsdaten................................ 32
4.2.5.7 Definition der zum Export mglichen produktbergreifenden Services.... 32
4.2.5.8 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Paket .... 33
4.2.5.9 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt Weltpaket ..... 33
4.2.5.10 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Europaket
34
4.2.5.11 Definition der zum Export mglichen Sendungsangaben fr den
internationalen Versand ........................................................................................... 34
4.2.5.12 Zeilen hinzufgen .................................................................................... 35
4.2.5.13 Mglichkeiten der "manuellen Zuordnung" .............................................. 35
4.2.5.14 Eingaben lschen .................................................................................... 36
4.2.5.15 Vorlage speichern.................................................................................... 36
4.3
Vorlagen fr Sendungsdatenimport .................................................................. 36
4.3.1 Vorlagen suchen und sortieren ........................................................................ 36

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4.3.2 Vorlagen bearbeiten......................................................................................... 36


4.3.3 Vorlagen lschen ............................................................................................. 36
4.3.4 Mit Vorlage Sendungsdatenimport starten....................................................... 37
4.3.5 DHL Vorlagen .................................................................................................. 37
4.3.6 Erstellung von Vorlagen fr Sendungsdatenimport.......................................... 37
4.3.6.1 Konfiguration der CSV-Datei.................................................................... 37
4.3.6.2 Definition der zum Export mglichen Codes ............................................ 38
4.3.6.3 Definition der zum Export mglichen Adressdaten .................................. 38
4.3.6.4 Definition der zum Export mglichen Sendungsdimensionen .................. 41
4.3.6.5 Definition der zum Export mglichen Produkt- und Serviceauswahl........ 41
4.3.6.6 Definition der zum Export mglichen Vertragsdaten................................ 41
4.3.6.7 Definition der zum Export mglichen produktbergreifenden Services.... 42
4.3.6.8 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Paket .... 42
4.3.6.9 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt Weltpaket ..... 43
4.3.6.10 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Europaket
43
4.3.6.11 Definition der zum Export mglichen Sendungsangaben fr den
internationalen Versand ........................................................................................... 44
4.3.6.12 Zeilen hinzufgen .................................................................................... 45
4.3.6.13 Mglichkeiten der "manuellen Zuordnung" .............................................. 45
4.3.6.14 Eingaben lschen .................................................................................... 45
4.3.6.15 Vorlage speichern.................................................................................... 45
4.4
Vorlagen fr Adressdatenexport ....................................................................... 45
4.4.1 Vorlagen suchen und sortieren ........................................................................ 45
4.4.2 Vorlagen bearbeiten......................................................................................... 46
4.4.3 Vorlagen lschen ............................................................................................. 46
4.4.4 DHL Vorlagen .................................................................................................. 46
4.4.5 Erstellung von Vorlagen fr Adressdatenexport............................................... 46
4.4.5.1 Konfiguration der CSV-Datei.................................................................... 46
4.4.5.2 Definition der zum Export mglichen Adressdaten .................................. 47
4.4.5.3 Zeilen hinzufgen .................................................................................... 48
4.4.5.4 Mglichkeiten der "manuellen Zuordnung" .............................................. 48
4.4.5.5 Eingaben lschen .................................................................................... 48
4.4.5.6 Vorlage speichern.................................................................................... 48
4.5
Vorlagen fr Adressdatenimport ....................................................................... 48
4.5.1 Vorlagen suchen und sortieren ........................................................................ 49
4.5.2 Vorlagen bearbeiten......................................................................................... 49
4.5.3 Vorlagen lschen ............................................................................................. 49
4.5.4 Mit Vorlage Adressimport starten..................................................................... 49
4.5.5 DHL Vorlagen .................................................................................................. 50
4.5.6 Erstellung von Vorlagen fr Adressdatenimport............................................... 50
4.5.6.1 Konfiguration der CSV-Datei.................................................................... 50

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4.5.6.2 Definition der Adressdaten....................................................................... 51


Einstellungen............................................................................................................. 51

5.1
Allgemeine Einstellungen ................................................................................. 52
5.1.1 Vorgabe zur bernahme von Adressen (Art der Speicherung)........................ 52
5.1.2 Position des Startcursors in der Sendungserfassung ...................................... 52
5.1.3 Optionen zum Druck des Versandscheins ....................................................... 52
5.1.3.1 Druckeinstellung fr einen Laserdrucker ................................................. 52
5.1.3.1.1
Versandmarken .................................................................................. 52
5.1.3.1.2
Zollinhaltserklrung und internationaler Zahlschein ............................ 52
5.1.3.1.3
Tagesabschlussliste............................................................................ 53
5.1.3.2 Druckeinstellung fr einen Thermodrucker .............................................. 53
5.1.3.2.1
Versandmarken .................................................................................. 53
5.1.3.2.2
Zollinhaltserklrung und internationaler Zahlschein ............................ 53
5.1.3.2.3
Tagesabschlussliste............................................................................ 53
5.2
Zuordnung von Warenpositionen...................................................................... 53
5.2.1 Warenposition suchen und sortieren................................................................ 53
5.2.2 Warenposition bearbeiten ................................................................................ 53
5.2.3 Warenposition lschen..................................................................................... 54
5.2.4 Warenposition anlegen .................................................................................... 54
5.2.5 Warenposition speichern ................................................................................. 54
5.3
Zuordnung von Lndercodes ............................................................................ 54
5.3.1 Lndercodes suchen und sortieren.................................................................. 54
5.3.2 Lndercodes bearbeiten .................................................................................. 55
5.3.3 Lndercodes lschen....................................................................................... 55
5.3.4 DHL Vorlagen .................................................................................................. 55
5.3.5 Zuordnung von Lndercodes anlegen ............................................................. 55
5.3.5.1 Eingaben lschen .................................................................................... 56
5.3.5.2 Lndercodes speichern............................................................................ 56
5.4
Zuordnung von Produkt- und Service-Zuordnung............................................. 56
5.4.1 Produkt- und Servicezuordnung suchen und sortieren .................................... 56
5.4.2 Produkt- und Servicezuordnung bearbeiten..................................................... 56
5.4.3 Produkt- und Servicezuordnung lschen ......................................................... 56
5.4.4 DHL Vorlagen .................................................................................................. 57
5.4.5 Zuordnung von Produkt- und Service-Zuordnung anlegen .............................. 57
5.4.5.1 Eingaben lschen .................................................................................... 57
5.4.5.2 Produkt- und Servicezuordnung speichern .............................................. 57
6 Administration ........................................................................................................... 57
6.1
Bankverbindungen............................................................................................ 58
6.1.1 Bankverbindungen suchen und sortieren......................................................... 58
6.1.2 Bankverbindungen bearbeiten ......................................................................... 58
6.1.3 Bankverbindungen lschen.............................................................................. 58

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6.1.4 Bankverbindung anlegen ................................................................................. 58


6.1.4.1 Standard-Bankverbindung ....................................................................... 59
6.1.4.2 Kontoreferenz .......................................................................................... 59
6.1.4.3 Bankverbindung speichern ...................................................................... 59
6.2
eBay-Profile ...................................................................................................... 59
6.2.1 eBay-Profile suchen und sortieren ................................................................... 59
6.2.2 eBay-Profile bearbeiten ................................................................................... 59
6.2.3 eBay-Profile lschen ........................................................................................ 60
6.2.4 eBay-Profil anlegen.......................................................................................... 60
6.2.4.1 Konfiguration............................................................................................ 60
6.2.4.1.1
Sende Versandbesttigung................................................................. 60
6.2.4.1.2
Zeige unbezahlte Auktionen ............................................................... 60
6.2.4.1.3
Gltigkeitsdauer des eBay-Tokens ..................................................... 60
6.2.4.1.4
eBay-Token holen............................................................................... 60
6.2.4.1.5
Token prfen....................................................................................... 61
6.2.4.1.6
eBay-Profil speichern.......................................................................... 61
6.3
Nutzergruppen .................................................................................................. 61
6.3.1 Nutzergruppen suchen und sortieren............................................................... 61
6.3.2 Nutzergruppen bearbeiten ............................................................................... 61
6.3.3 Nutzergruppen lschen.................................................................................... 62
6.3.4 Standard-Gruppenprofil ................................................................................... 62
6.3.5 Nutzergruppe anlegen ..................................................................................... 62
6.3.5.1 Basisdaten ............................................................................................... 62
6.3.5.2 Vorgaben fr den internationalen Versand .............................................. 62
6.3.5.2.1
Standardsprache fr Zolldokumente ................................................... 62
6.3.5.2.2
Andruck von Zolldokumenten ............................................................. 63
6.3.5.3 Abrechnungsnummern............................................................................. 63
6.3.5.4 Zugeordnete Nutzer ................................................................................. 63
6.3.5.5 Nutzergruppe speichern........................................................................... 63
6.4
Benachrichtigungen (E-Mail-Texte) .................................................................. 63
6.4.1 Benachrichtigungen suchen und sortieren....................................................... 63
6.4.2 Benachrichtigungen bearbeiten ....................................................................... 64
6.4.3 Benachrichtigungen lschen............................................................................ 64
6.4.4 DHL Standard Versandbesttigung ................................................................. 64
6.4.4.1 Empfngername ...................................................................................... 64
6.4.4.2 Absendername ........................................................................................ 64
6.4.5 Konfiguration Benachrichtigung (E-Mail-Text) ................................................. 64
6.4.5.1 E-Mail-Text anlegen................................................................................. 65
6.4.5.2 Nachrichten standardmig im BCC erhalten ....................................... 65
6.4.5.3 Test-E-Mail versenden............................................................................. 65
6.4.5.4 E-Mail-Text speichern .............................................................................. 65

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1 Zusammenfassung
Die Funktion Versenden bietet Ihnen die Mglichkeit, Ihren Versand bequem und einfach
online abzuwickeln. Sie erreichen smtliche Menpunkte ber den Navigationspunkt
Versenden.
Dabei haben Sie die Wahl, Ihre Sendungen manuell zu erfassen, Sendungsdaten ber
einen CSV-Import (Excel) oder eBay zu importieren oder aber einen Webservicezugriff zu
nutzen.
Alle Sendungen werden Ihnen entsprechend ihres Status in der Sendungsbersicht oder im
Sendungsarchiv dargestellt.
Fr die Sendungsverarbeitung bentigte Absenderadressen sowie Empfngeradressen
knnen Sie im Adressbuch manuell verwalten oder bequem Empfngeradressen
importieren.
Die Vorlagenfunktionalitt dient Ihnen zur Untersttzung und Beschleunigung der
Sendungsverarbeitung. Hierzu knnen Sie sowohl Vorlagen fr die manuelle
Sendungserfassung anlegen als auch Vorlagen fr den Sendungsdatenimport oder den
Adressdatenimport erstellen.
Mchten Sie Ihre Daten exportieren und danach archivieren, knnen Sie sich ein flexibles
Exportformat mit Hilfe der Vorlagen fr den Sendungsdatenexport oder der Vorlagen fr
den Adressdatenexport anlegen.
Eine Individualisierung Ihres Sendungsdrucks und der manuellen Sendungserfassung
knnen Sie unter allgemeinen Einstellungen vornehmen.
Insbesondere fr den internationalen Versand haben Sie die Mglichkeit, Voreinstellungen
durch die Zuordnung von Lndercodes und die Anlage von Warenpositionen vorzunehmen.
Sensible Unternehmensdaten knnen im Bereich Anwendungseinstellung durch den
Kunden-Administrator bearbeitet werden. Dazu zhlen die Anlage von Bankverbindungen,
sowie das Hinterlegen von eBay-Zugangsdaten. Eine Verwaltung von
Abrechnungsnummern und Nutzern kann der Kunden-Administrator mit Hilfe von
Nutzergruppen vornehmen. Mit jeder Sendung kann zudem definiert werden, ob Ihren
Kunden nach erfolgreicher Versandabwicklung eine Versandbenachrichtigung zugeschickt
werden soll. Hierzu kann ein individueller Benachrichtigungstext in die Versandbesttigung
integriert werden.
Nach erfolgreicher Versandabwicklung werden Ihnen am Ende des Tages im Bereich
Tagesabschlusslisten die Details sortiert nach Abrechnungsnummern als PDF zur
Verfgung gestellt.

2 Versandabwicklung
Aus dieser bersicht heraus stehen Ihnen alle Funktionen zur Steuerung, Vorbereitung und
Abwicklung Ihres Versands mit DHL Paket zur Verfgung.
So knnen Sie aus der Sendungsbersicht heraus Ihren gesamten Versand lenken, neue

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Sendungen manuell oder ber die Funktionen eBay-Bestellungen und


Sendungsdatenimport erstellen und nach der Durchfhrung des Tagesabschlusses alle
Sendungen im Sendungsarchiv verwalten.

2.1 Sendungsbersicht
Unter dem Menpunkt Sendungsbersicht finden Sie alle Sendungen, die noch nicht
abgeschlossen wurden, nach ihrem Zustand sortiert: unvollstndig, vollstndig, gedruckt
und vordatiert. Gedruckte Sendungen sind bereit zum Abschluss, vordatierte Sendungen
sind ebenfalls vollstndig, allerdings mit einem Abschlussdatum, das in der Zukunft liegt.
Ihnen stehen verschiedene Funktionen auf der Sendungsbersichtsseite zur Verfgung.
Sie knnen Ihre Sendungen editieren, drucken, manuell abschlieen oder, falls ntig,
lschen.

2.1.1 Sendung vervollstndigen


Befinden sich erstellte Sendungen im Reiter unvollstndige Sendungen, so sind diese
Angaben fr einen Versand nicht ausreichend oder fehlerhaft. Zum Vervollstndigen der
Sendungen steht Ihnen die Bearbeitungs-Funktion zur Verfgung:
2.1.1.1 Bearbeitung in der Detailansicht
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um die Sendung in der Maske fr die
Sendungserfassung anzuzeigen. Nach dem ffnen der Seite werden Sie direkt zu dem
Bereich geleitet, welcher fehlerhaft ist. Der jeweilige Fehler wird Ihnen durch eine
Fehlermeldung und durch eine Fehlermarkierung des jeweiligen Feldes kenntlich gemacht.
Nach Korrektur der Fehler knnen Sie Ihre Sendung aus der Detailansicht heraus drucken
oder nur speichern.
Die oben beschriebenen Bearbeitungsmglichkeiten stehen Ihnen auch fr vollstndige und
vordatierte Sendungen zur Verfgung, fr die Sie den Versandschein-Druck noch nicht
angestoen haben. Valide nderungen werden vom System sofort bernommen. Falls die
Bearbeitung zu einer Inkonsistenz in den Sendungsangaben fhren wrde, bernimmt das
System Ihre Eingaben nicht. Stattdessen erhalten Sie einen Hinweis und vermeiden so,
dass bereits vollstndige Sendungen wieder als fehlerhaft oder unvollstndig gelten und
damit nicht mehr bereit zum Versand sind.
Fr gedruckte Sendungen steht die Bearbeitungs-Funktion so nicht mehr zur Verfgung.

2.1.2 Sendung drucken und manuell abschlieen


Fr vollstndige und vordatierte Sendungen knnen Sie ber das Drucken-Symbol Ihren
Versandschein und ggf. weitere Versanddokumente erstellen lassen. Zum Drucken
mehrerer Sendungen auf einmal whlen Sie die gewnschten Sendungen links in der
ersten Tabellenspalte aus und klicken Sie anschlieend auf das Drucken-Symbol unterhalb
der ersten Tabellenspalte. Die Drucken-Funktion steht Ihnen auch fr jede einzelne
vollstndige Sendung in der Detailansicht zur Verfgung.

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All Ihre gedruckten Sendungen werden zum voreingestellten Datum beim automatischen
Tagesabschluss abgeschlossen. Das Nachdrucken des Versandscheins und weiterer
Versanddokumente ist fr jede Sendung mglich.
Alternativ knnen Sie Ihre Sendungen im Reiter Gedruckte Sendungen manuell
abschlieen. Fr den Abschluss einzelner Sendungen klicken Sie einfach auf das
Sendung abschlieen -Symbol rechts neben der entsprechenden Sendung in der Tabelle.
Mchten Sie mehrere Sendungen gleichzeitig abschlieen, whlen Sie die entsprechenden
Sendungen an und klicken Sie auf Auswahl abschlieen unterhalb der Tabelle.
Mchten Sie seitenbergreifend alle Sendungen im Reiter Gedruckte Sendungen
abschlieen, whlen Sie den Button Alle abschlieen
Mit dem Abschluss werden die Sendungen in das Sendungsarchiv verschoben, wo Ihnen
alle dem Sendungsabschluss nachgelagerten Aktionen zur Verfgung stehen.

2.1.3 Tagesabschluss
Das System bietet Ihnen die Mglichkeit, Ihre Sendungen automatisch abschlieen zu
lassen. Der automatische Tagesabschluss findet tglich um 18 Uhr statt. Alle Sendungen,
die mit dem Datum des aktuellen Tages versehen und gedruckt sind, aber noch nicht
manuell abgeschlossen wurden, fallen unter den automatischen Tagesabschluss.
Vordatierte Sendungen werden, sobald das Abschlussdatum erreicht ist, in den Reiter
Vollstndige Sendungen oder Gedruckte Sendungen verschoben und automatisch
abgeschlossen, sofern Sie sich nicht fr den manuellen Abschluss entscheiden.
Ungedruckte Sendungen knnen, unabhngig vom vorgesehenen Abschlussdatum, nicht
automatisch abgeschlossen werden. Die Sendungen behalten das ursprnglich
vorgesehene Datum und verbleiben solange im Reiter Vollstndige Sendungen bis sie
gedruckt sind.

2.1.4 Sendung lschen oder stornieren


Innerhalb der Sendungsbersicht haben Sie die Mglichkeit, einzelne Sendungen zu
lschen oder gegebenenfalls zu stornieren. Ungedruckte Sendungen knnen Sie ber das
Lschen-Symbol einzeln lschen. Nach Besttigen der Sicherheitsabfrage werden die
Sendungen vollstndig aus dem System entfernt.
Gedruckte Sendungen knnen Sie vor dem Abschluss noch stornieren. Klicken Sie dazu
auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die zu stornierende Sendung. Nach Besttigung
der Sicherheitsabfrage wird Ihre Sendung storniert. Diese wird nach dem Tagesabschluss
im Sendungsarchiv abgebildet.
Bitte beachten Sie, dass einmal stornierte Sendungen und deren gedruckte
Versandmarken nicht verwendet werden drfen.

2.1.5 Sendungen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Sendungen suchen und so die Sendungsliste
einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein oder whlen Sie einen Zeitraum
und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der
dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen

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Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes
wieder rckgngig machen.
Die Sendungsbersicht bietet Ihnen ebenso eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile
neben den Spaltenberschriften fr eine Auf- oder Abwrtssortierung.

2.2 Sendung erfassen


Von der Sendungsbersicht aus oder ber die Navigation gelangen Sie ber Sendung
erfassen zur Eingabemaske fr neue Sendungen.

2.2.1 Auswahl Sendungsvorlage


Am Beginn der Sendungserfassung erhalten Sie die Mglichkeit, eine im System angelegte
Sendungsvorlage fr die Schnellerfassung einer Sendung auszuwhlen. Durch die Auswahl
einer Sendungsvorlage werden alle in der Sendungsvorlage hinterlegten Daten in die
Sendungserfassungsmaske bernommen.

2.2.2 Basisdaten
Im Feld Sendungsreferenz knnen Sie eine interne Kennzeichnung (Referenz) fr die
Sendung vergeben. ber die von Ihnen definierte Sendungsreferenz knnen Sie spter in
der Sendungsbersicht ganz einfach Sendungen wiederfinden und weiterbearbeiten. Bitte
beachten Sie: Das System prft die von Ihnen eingegebene Sendungsreferenz nicht. Die
Sendungsreferenz knnen Sie ebenfalls fr die Sendungssuche in der Sendungsverfolgung
nutzen.
Das Versanddatum ist mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie knnen das Datum ndern
und die Sendung vordatieren. Die Sendung steht erst zu diesem Datum zum Abschluss
bereit.

2.2.3 Absender und Empfnger


Im Abschnitt Absender kann man den im System hinterlegten Absender auswhlen oder
einen individuellen Absender anlegen. Beide Optionen sind ber das Drop-Down-Men
erreichbar. Haben Sie nur einen Absender fr Versenden im Adressbuch hinterlegt, wird
dieser automatisch fr die Sendungserfassung vorausgewhlt.
Im Abschnitt Empfnger kann sofort eine individuelle Empfngeradresse eingetragen
werden. Das System untersttzt Sie bei der Eingabe der Adressdaten:
- Land: nach Eingabe von zwei Buchstaben wird Ihnen eine Liste der mglichen Lnder
vorgeschlagen
- Empfngerreferenz / Name 1: nach Eingabe von zwei Buchstaben werden Ihnen die
Kontakte aus Ihrem Empfngeradressbuch zur Auswahl angezeigt
- Strae / PLZ / Ort: Nach Eingabe einer vollstndigen PLZ wird Ihnen im Feld Ort ebenfalls
nach Eingabe von einem Buchstaben ein Liste von Orten zur Auswahl angeboten. Sind
PLZ und Ort vorhanden, wird im Feld Strae nach Eingabe von zwei Buchstaben eine

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Liste der mglichen Straen angezeigt (dies soll vor allem eine Untersttzung fr Sie im
Fehlerfall darstellen)
- Adresstypen: Whlen Sie den Adresstyp Packstation oder Postfiliale Direkt aus, passt
das System die notwendigen Felder zum Versand an eine Packstationsadresse oder
Postfiliale Direkt Adresse an. Bitte beachten Sie, dass der Versand an Packstationen
oder Postfiliale Direkt nur innerhalb Deutschlands mglich ist.

2.2.4 Gewichte und Mae


Nach Eingabe der Empfngerdaten werden die Angaben zu Gewicht und Maen der
Sendung bentigt. Geben Sie zunchst das Bruttogewicht Ihrer Sendung (= Gewicht der
Ware plus Verpackungsmaterial) in Kilogramm ein. Sie knnen auerdem Angaben zu den
Maen (Lnge, Breite, Hhe in cm) der Sendung machen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie
eines der Mae eingeben, mssen Sie die Maangaben insgesamt vervollstndigen.

2.2.5 Produkt- und Serviceauswahl


Auf Grundlage Ihrer vorherigen Angaben und Ihrer Vertragskonditionen listet das System
die mglichen Produkte auf. Zum ausgewhlten Produkt wird Ihnen eine Liste der
mglichen Services angezeigt. Wenn Sie durch Setzen eines Hkchens in dem
Auswahlfeld einen Service auswhlen, prft das System die brigen Services und
deaktiviert alle, die sich nicht mit dem gewhlten Service kombinieren lassen oder aktiviert
automatisch Services, welche fr die vorherigen Eingaben zwingend notwendig sind.
Einige Services erfordern zustzliche Angaben. Hier ffnet sich nach Auswahl des Services
ein zustzlicher Bereich mit Feldern zur Dateneingabe.

2.2.6 Abrechnungsdaten
Im Abschnitt Abrechnungsdaten whlen Sie eine Abrechnungsnummer aus. Die
Auswahlliste zeigt nur die aufgrund der Sendungsangaben mglichen
Abrechnungsnummern an. Ist nur eine Abrechnungsnummer mglich, so wird diese durch
das System selektiert.

2.2.7 Internationale Sendung erfassen


Je nach Vertrag haben Sie die Mglichkeit, internationale Sendungen zu erfassen.
2.2.7.1 Empfngeradressen international
Anhand der Eingabe des Landes erkennt das System, ob es sich um eine internationale
Sendung handelt. Im Feld Provinz haben Sie die Mglichkeit, zustzliche Adressangaben
zu machen, die fr manche Lnder verpflichtend sind z.B. fr die USA. Das Feld Provinz
ist nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet.
Bitte beachten Sie: Fr internationale Sendungen ist die Angabe einer Telefonnummer
Pflicht.

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2.2.7.2 Sendungsbegleitende Angaben


Fr eine Sendung ins nicht-europische Ausland oder in EU-Ausnahmegebiete mssen Sie
zustzliche Versanddokumente wie Paketkarte oder Zollinhaltserklrung beilegen.
Anmerkung: Sie knnen entscheiden, ob Sie diese Dokumente systemisch mit Ihrer
Sendung erfassen und drucken mchten, oder ob Sie diese manuell erstellen mchten.
Diese Einstellung kann durch den Kundenadministrator bergreifend fr alle Nutzer in der
jeweiligen Nutzergruppe festgelegt werden.
Das System ermittelt anhand Ihrer Adresseingaben, ob es sich um eine zollpflichtige
Sendung handelt und zeigt Ihnen den Eingabebereich unterhalb der Abrechnungsdaten an.
Ihnen wird automatisch angezeigt, in welchen Sprachen Sie die Warenposition fr die
Zollinhaltserklrung angeben knnen.
Fr eine optimale Untersttzung bieten wir Ihnen:

die Mglichkeit zur Vorauswahl, in welcher Reihenfolge Sie gern Sprachen prferiert
angeben
die Mglichkeit zur Hinterlegung Ihres internationalen Warenangebots fr die
jeweilige Sprache

Die Auswahlmglichkeit Sprache lsst Sie aus diesen Sprachen whlen und selektiert
automatisiert vor, welche Sprache (sofern definiert) sie bevorzugen. Mit der Auswahl der
Sprache ist verbunden, welche der hinterlegten Warenpositionen Ihnen mit Eingabe von
zwei Buchstaben in das Feld Beschreibung zur Auswahl angeboten werden. Mit Auswahl
einer hinterlegten Warenposition werden die brigen Felder mit den vorhandenen
Informationen belegt.
Mchten Sie auf diese Untersttzung verzichten, so knnen Sie das Auswahlfeld Sprache
ignorieren und ganz normal hndisch Ihre Warenpositionen in einer der erforderlichen
Sprachen angeben.
2.2.7.2.1 Abschnitt Warenbeschreibung
Hier steht Ihnen eine Tabelle zur Verfgung, in der Sie pro Paket bis zu sechs Positionen
detailliert beschreiben knnen. Geben Sie die Art der Ware (Beschreibung), Menge,
Ursprungsland, Zolltarifnummer, Gewicht pro Einheit sowie Zollwert pro Einheit ein.
Sowohl die Zwischensumme fr den Zollwert als auch der Zollwert selbst werden
automatisiert ermittelt und auf der Zollinhaltserklrung angedruckt. Das
Gesamtnettogewicht wird ebenfalls automatisiert ermittelt, kann jedoch im Zweifelsfall
berschrieben werden. Die Angabe weiterer Entgelte ist ebenfalls verpflichtend.
Das Gesamtbruttogewicht (Gewicht unter Gewicht & Mae) sollte der Summe des
Gesamtnettogewichts plus Verpackungsmaterial entsprechen. Das Feld Whrung ist nicht
editierbar und stellt den aktuellen Status dar, in welcher Form die Angabe Ihrer Zollwerte
erfolgen muss.

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2.2.7.2.2 Abschnitt Art der Sendung


Sie haben die Wahl zwischen den Sendungsarten Dokumente, Geschenk,
Warenmuster, Warenrcksendung oder Sonstiges. Wenn Sie Sonstiges auswhlen,
ist eine Eingabe im Feld Beschreibung verpflichtend.
2.2.7.2.3 Abschnitt Genehmigungsnummer, Bescheinigungsnummer,
Rechnungsnummer
Hier knnen Sie zustzliche Angaben zu Ihrer Sendung machen. Die Eingaben sind nicht
verpflichtend, werden aber, falls vorhanden, auf der Zollinhaltserklrung angedruckt.

2.2.8 Speichern, Drucken


Fr eine fehlerfreie, vollstndig ausgefllte Sendung kann sofort eine Versandmarke
erzeugt werden durch Klick auf Drucken und neue Sendung. Diese Aktion speichert
zudem die Sendung unter gedruckte Sendungen in der Sendungsbersicht und bietet
Ihnen die Sendungserfassungsmaske erneut zur Erfassung einer weiteren Eingabe an.
Mit dem Klick auf Speichern wird eine vollstndige Sendung in der Sendungsbersicht im
Reiter Vollstndige Sendung abgelegt. Falls Sie eine Sendung vordatiert haben, befindet
sich diese im Reiter Vordatierte Sendung.
Eine Sendung kann auch unvollstndig gespeichert werden. Sie erscheint in der
Sendungsbersicht im Reiter Unvollstndig.

2.2.9 Als Sendungsvorlage speichern


Alle gettigten Eingaben knnen als Sendungsvorlage gespeichert werden, um zu einem
spteren Zeitpunkt erneut fr die Sendungserfassung genutzt zu werden. Dabei werden
alle Daten mit Ausnahme der Basis- und Empfngerdaten gespeichert. Es ist lediglich eine
zustzliche Eingabe eines eindeutigen Namens fr die Sendungsvorlage ntig.

2.3 eBay-Bestellungen
In dieser bersicht knnen Sie Ihre verkauften und evtl. bereits bezahlten eBayBestellungen einsehen sortiert nach Regionen (Welt, EU, Deutschland) oder in einer
Gesamtbersicht im Reiter Alle. Nachdem Sie auf Sendungen erzeugen klicken, werden
die ausgewhlten Auktionen als Sendung importiert und in den Reitern der
Sendungsbersicht abgebildet. Die Verwaltung Ihrer eBay-Profile knnen Sie hier
vornehmen.

2.3.1 eBay-Bestellungen / Auktionen importieren


Das System zeigt Ihnen im Drop-Down-Men alle verfgbaren eBay-Profile an. Whlen Sie
eines davon aus und klicken auf "Aktualisieren". Alle neuen, noch nicht importierten Daten,
werden importiert und Ihnen in der bersicht dargestellt.

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Beachten Sie: Alle Bestellungen / Auktionen in dieser bersicht sind noch keine
Sendungen.

2.3.2 Sendungen erzeugen aus eBay-Bestellungen / Auktionen


ber das Symbol "Sendung erzeugen" oder die Funktion "Sendung erzeugen" knnen Sie
einzelne oder mehrere eBay-Bestellungen / Auktionen als Sendung erzeugen. Auf diese Art
werden die Daten der eBay-Bestellungen / Auktionen (Adressinformationen) in die Sendung
bernommen und unter "unvollstndige Sendungen" in der Sendungsbersicht abgelegt. In
der bersicht knnen Sie die Sendungen im Nachhinein bearbeiten.
2.3.2.1 Sendungen erzeugen mit Hilfe der Sendungsvorlage
Haben Sie eine Sendungsvorlage definiert, knnen Sie diese fr eine Sendungserzeugung
nutzen, um "vollstndige Sendungen" in der Sendungsbersicht zu erzeugen.

2.3.3 eBay-Bestellungen / Auktionen lschen


Innerhalb der bersicht haben Sie die Mglichkeit, eBay-Bestellungen / Auktionen zu
lschen. Nach Besttigen der Sicherheitsabfrage werden die eBay-Bestellungen /
Auktionen aus dem System entfernt. Bitte beachten Sie, dass einmal gelschte eBayBestellungen / Auktionen nicht erneut importiert werden knnen.

2.3.4 eBay-Bestellungen / Auktionen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach eBay-Bestellungen / Auktionen suchen und
so die bersichtsliste einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und
whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten
Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis.
Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes wieder
rckgngig machen.
Die bersicht bietet Ihnen ebenso eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den
Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

2.4 Sendungsdaten importieren


Hier knnen Sie Sendungsdaten im CSV-Format aus Ihren Systemen zur weiteren
Verarbeitung importieren. Der Datenimport erfolgt mit Hilfe vorab erstellter
Sendungsimportvorlagen.

2.4.1 Voraussetzung fr den Sendungsimport


Bitte legen Sie einmalig zu Beginn eine Sendungsimportvorlage an.

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2.4.2 Vorlage auswhlen


Bitte whlen Sie ber das Auswahlmen "Vorlage" die gewnschte Vorlage fr den
Sendungsdatenimport aus.

2.4.3 Datei whlen


Bitte whlen Sie im zweiten Schritt die Importdatei aus durch das Symbol "keine Datei
ausgewhlt" oder klicken Sie ganz einfach in das Feld. Daraufhin ffnet sich der "WindowsExplorer" und Sie knnen die Datei aussuchen und "ffnen" whlen.

2.4.4 Datei hochladen


Bitte whlen Sie im dritten Schritt die Funktion "Datei hochladen". Damit starten Sie den
Importvorgang. Bevor jedoch der Import ausgefhrt wird, zeigt Ihnen das System eine
Importvorschau an. Hier knnen Sie noch einmal berprfen, ob Ihre Daten zu den
dargestellten Feldern passen. Ist dies der Fall, knnen Sie die Bearbeitung mit der Funktion
"Import starten" fortsetzen. Ihre Sendungsdaten werden daraufhin in der
Sendungsbersicht dargestellt. Wenn Ihnen in der Importvorschau durch eine rote
Markierung bereits Fehler angezeigt werden, haben Sie die Mglichkeit den Importvorgang
abzubrechen durch "Import abbrechen", und knnen bereits erkannte Fehler in der CSVDatei bereinigen. Natrlich knnen Sie den Importvorgang auch fortsetzen und die Fehler
im Nachhinein im Sendungsbersicht korrigieren.

2.4.5 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Vorlage Sendungsdatenimport. Wenn Sie die
dazugehrige "DHL_Beispiel_Sendungsimport.csv" nutzen mchten, knnen Sie auf die
Anlage einer neuen Sendungsimportvorlage verzichten.

2.5 Sendungsarchiv
In dieser bersicht finden Sie alle Sendungen, fr die der Versandschein bereits gedruckt
und der Tagesabschluss erstellt wurde sowie stornierte Sendungen. Aus der bersicht
heraus knnen Sie eine neue Sendung mit den gleichen Angaben erfassen oder ber die
Sendungsverfolgung den Status abgeschlossener Sendungen abrufen. Zudem besteht die
Mglichkeit des Sendungsdatenexports.
Achtung: Alle Sendungen, die lter als 6 Monate sind, werden aus der bersicht gelscht.
Bitte exportieren Sie daher die Daten, welche Sie lngerfristig bentigen.

2.5.1 Sendung duplizieren


Sendungen im Sendungsarchiv knnen jederzeit dupliziert werden. Das heit, dass eine
neue Sendung mit den Eingaben der archivierten Sendung erzeugt werden kann. Das

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Sendungsdatum wird auf das aktuelle Datum gesetzt.


Achtung: Da es sich um eine neue Sendung handelt, wird die Sendungsnummer mit Druck
der Sendung erneuert.
In der Sendungsbersicht erkennen Sie duplizierte Sendungen an dem "Typ" Archive.

2.5.2 Sendungsdetails in der Detailansicht ansehen


Klicken Sie auf das Ansehen-Symbol, um die Sendung in der Maske fr die
Sendungserfassung anzuzeigen. Die Daten werden im Lese-Modus angezeigt und knnen
nicht bearbeitet werden.

2.5.3 Sendung verfolgen


Klicken Sie auf das Sendungsverfolgungs-Symbol, um die Sendung auf www.dhl.de
nachzuverfolgen.

2.5.4 Sendungen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Sendungen suchen und so die Sendungsliste
einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein oder whlen Sie einen Zeitraum
und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der
dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen
Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes
wieder rckgngig machen. Die Sendungsbersicht bietet Ihnen ebenso eine
Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrtsoder Abwrtssortierung.

2.5.5 Sendungen exportieren


Zum Exportieren Ihrer Sendungsdaten klicken Sie bitte auf das Exportieren-Symbol links
unter der Tabelle. Sie werden vom System aufgefordert, eine vorbereitete Formatvorlage
fr Ihren Sendungsdaten-Export auszuwhlen. In einem Drop-Down-Men werden Ihnen
alle vorhandenen Vorlagen zur Auswahl angeboten. Klicken Sie die gewnschte Vorlage an
und drcken Sie dann auf den roten Button Exportieren rechts unten. Das System erzeugt
eine Excel-Datei, die Sie abspeichern knnen.
Mchten Sie eine Vorlage fr den Sendungsdatenexport neu anlegen oder bearbeiten, so
knnen Sie dies in der Vorlagenbersicht vornehmen.

2.5.6 Archivierte Sendungsdaten


Auf dieser Seite knnen Sie sich die Sendungsdetails einer abgeschlossenen oder
stornierten Sendung nachtrglich anschauen.

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2.6 Tagesabschlusslisten
In der bersicht knnen Sie alle Tagesabschlsse der letzten 6 Monate zu Ihren
Abrechnungsnummern einsehen und drucken.

2.6.1 Tagesabschlusslisten suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Tagesabschlusslisten suchen und so die
Sendungsliste einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein oder whlen Sie
einen Zeitraum und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen dann die
Ergebnisse in der dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird,
erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb
des Suchfeldes wieder rckgngig machen. Die bersicht bietet Ihnen eine ebenso eine
Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrtsoder Abwrtssortierung.

2.6.2 Tagesabschlusslisten drucken und speichern


ber das Druck-Symbol knnen Sie sich die Tagesabschlusslisten als PDF ffnen und
speichern oder drucken.

3 Adressbuch
Das Adressbuch erleichtert Ihnen die Nutzung und Verwaltung Ihrer Empfngeradressen
und Absenderadressen. Automatisch werden alle verwendeten Empfngeradressen im
Empfnger-Adressbuch gespeichert ndern knnen Sie dies in den allgemeinen
Einstellungen. Zudem haben Sie die Mglichkeit, unterschiedliche Absenderadressen fr
den Versand Ihrer Sendungen zu verwalten und Adressdaten aus Ihren Systemen zu
importieren.

3.1 Empfngeradressbuch
Unter dem Menpunkt Empfngeradressbuch stehen Ihnen alle gespeicherten
Empfngeradressen zur Auswahl zur Verfgung. Aus der bersicht heraus haben Sie die
Mglichkeit, neue Empfnger anzulegen, fr einzelne Adressen eine Sendung zu erfassen
oder diese zu bearbeiten. Zudem knnen Sie einen CSV-Export der Adressdaten anstoen
oder einzelne bzw. mehrere Adressen verwerfen.
Gespeichert werden alle verwendeten Empfngeradressen automatisch mit Druck oder
Speicherung einer Sendung. Eine nderung der Voreinstellung knnen Sie unter
Allgemeine Einstellungen vornehmen.

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3.1.1 Empfnger suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Empfngern suchen und so die
Empfngerliste einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und whlen
anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten Tabelle
zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche
knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes wieder rckgngig
machen. Die Empfngerbersicht bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die
Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

3.1.2 Fehlerhafte Adressen korrigieren


Befinden sich erstellte Empfngeradressen in der bersicht, welche eine gelbe oder rote
Markierung erhalten haben, so sind diese Angaben fr einen Versand nicht ausreichend
oder fehlerhaft.
3.1.2.1 Gelbe Markierung
Eine gelbe Markierung stellt vollstndige Adressdaten dar, deren Details DHL nicht kennt
und die somit nicht leitcodiert werden knnen.
3.1.2.2 Rote Markierung
Eine rote Markierung stellt unvollstndige Adressdaten dar, welche bei der Benutzung in
der Sendungserfassung zu einem Fehler fhren werden.
Zum Korrigieren des Empfngers steht Ihnen die Bearbeitungs-Funktion zur Verfgung:
3.1.2.3 Empfnger bearbeiten
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um die Adresse Ihres Empfngers in der Maske fr
die Adresserfassung anzuzeigen. Nach dem ffnen der Seite werden Sie direkt zu dem
Bereich geleitet, welcher fehlerhaft ist. Der jeweilige Fehler wird Ihnen durch eine
Fehlermeldung und durch eine Fehlermarkierung des jeweiligen Feldes kenntlich gemacht.
Nach Korrektur der Fehler knnen Sie Ihre Empfngeradresse in der Sendungsverwaltung
ganz normal nutzen.

3.1.3 Empfnger lschen


Innerhalb der Empfngerbersicht haben Sie die Mglichkeit, einzelne Empfngeradressen
zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die zu lschende
Adresse. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihre ausgewhlte
Empfngeradresse gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Empfngeradressen
im Feld ganz links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen
alle Empfngeradressen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden,

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verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das
Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

3.1.4 Empfnger exportieren


Zum Exportieren Ihrer Empfngeradressen klicken Sie bitte auf das Exportieren-Symbol
links unter der Tabelle. Sie werden vom System aufgefordert, eine vorbereitete
Formatvorlage fr Ihren Adress-Export auszuwhlen. In einem Drop-Down-Men werden
Ihnen alle vorhandenen Vorlagen zur Auswahl angeboten. Klicken Sie die gewnschte
Vorlage an und drcken Sie dann auf den roten Button Exportieren rechts unten. Das
System erzeugt eine Excel-Datei, die Sie abspeichern knnen. Mchten Sie eine Vorlage
fr den Adressdatenexport neu anlegen oder bearbeiten, so knnen Sie dies in der
Vorlagenbersicht vornehmen.

3.1.5 Mit Empfngeradresse Sendungserfassung starten


ber das Empfngeradressbuch knnen Sie jederzeit mit dem Symbol Sendung erfassen
die manuelle Sendungsverarbeitung starten. Hierzu werden die Daten, welche Sie fr die
Empfngeradresse hinterlegt haben, direkt fr die Sendung bernommen.

3.1.6 Empfngeradresse
Hier knnen Sie Straen-, Packstations- sowie Postfiliale Direkt-Adressen Ihrer
Sendungsempfnger hinterlegen und bearbeiten. Direkt nach der Eingabe ist die
Sendungserfassung zu der jeweiligen Adresse mglich.
3.1.6.1 Basisdaten
Sie knnen eine interne Kennzeichnung (Referenz) fr die Empfnger vergeben. ber die
von Ihnen definierte Empfngerreferenz knnen Sie spter hier in der Empfngerbersicht
ganz einfach Empfnger wiederfinden und weiterbearbeiten. Bitte beachten Sie: Das
System prft die von Ihnen eingegebene Empfngerreferenz nicht.
3.1.6.2 Adressen
Sie knnen bis zu 20 Straen-, Packstations- oder Postfiliale Direkt-Adressen fr Ihren
Sendungsempfnger hinterlegen und bearbeiten. Direkt nach der Eingabe ist die
Sendungserfassung zu der jeweiligen Adresse mglich.
Das System untersttzt Sie bei der Eingabe der Adressdaten Ihrer Empfnger durch DropDown-Mens. Anhand der Eingabe des Landes erkennt das System, ob es sich um eine
internationale Sendung handelt. Im Feld Provinz haben Sie die Mglichkeit, zustzliche
Adressangaben zu machen, die fr manche Lnder verpflichtend sind z.B. fr die USA.
Das Feld Provinz ist nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet. Bitte beachten Sie: Fr
internationale Sendungen ist die Angabe einer Telefonnummer Pflicht. Whlen Sie den
Adresstyp Packstation oder Postfiliale Direkt aus, passt das System die notwendigen

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Felder zum Versand an eine Packstationsadresse oder Postfiliale Direkt Adresse an.
Bitte beachten Sie, dass der Versand an Packstationen oder Postfiliale Direkt nur
innerhalb Deutschlands mglich ist.
Das System untersttzt Sie bei der Eingabe der Adressdaten:
- Nach Eingabe einer vollstndigen PLZ wird Ihnen im Feld Ort ebenfalls nach Eingabe von
einem Buchstaben ein Liste von Orten zur Auswahl angeboten
- Sind PLZ und Ort vorhanden, wird im Feld Strae nach Eingabe von zwei Buchstaben
eine Liste der mglichen Straen angezeigt (dies soll vor allem eine Untersttzung fr Sie
im Fehlerfall darstellen)
3.1.6.3 Mit Empfngeradresse Sendungserfassung starten
ber das Empfngeradressbuch knnen Sie jederzeit mit der Funktion Sendung erfassen
die manuelle Sendungsverarbeitung starten. Hierzu werden die Daten, welche Sie fr die
Empfngeradresse hinterlegt haben, direkt fr die Sendung bernommen.
3.1.6.4 Empfnger oder einzelne Empfngeradresse lschen
Innerhalb der Seite haben Sie die Mglichkeit, einzelne Empfngeradressen zu lschen.
Klicken Sie dazu auf die Funktion "Empfngeradresse lschen" fr die zu lschende
Adresse. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihre ausgewhlte
Empfngeradresse gelscht.
3.1.6.5 Empfnger speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihren Empfnger ber den roten Speichern-Button rechts
unten. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weit das
System Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf
zu ergnzende Daten hin.

3.2 Absenderadressbuch
Unter dem Menpunkt Absenderadressbuch knnen Sie alle fr Ihre Abrechnungsnummern
bentigten Absender- und Retourenadressen anlegen oder bearbeiten. Sie haben zudem
die Mglichkeit mit einer gewhlten Absenderadresse direkt in die Sendungserfassung
einzusteigen.

3.2.1 Absender suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Absendern suchen und so die Liste der
Absender einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und whlen
anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten Tabelle
zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche
knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes wieder rckgngig

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machen. Die Absenderbersicht bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile
neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

3.2.2 Fehlerhafte Adressen korrigieren


Befinden sich erstellte Absenderadressen in der bersicht, welche eine gelbe oder rote
Markierung erhalten haben, so sind diese Angaben fr einen Versand nicht ausreichend
oder fehlerhaft.
3.2.2.1 Gelbe Markierung
Eine gelbe Markierung stellt vollstndige Adressdaten dar, deren Details jedoch bei DHL
nicht bekannt sind und somit nicht leitcodiert werden knnen.
3.2.2.2 Rote Markierung
Eine rote Markierung stellt unvollstndige Adressdaten dar, welche bei der Benutzung in
der Sendungserfassung zu einem Fehler fhren werden.
Zum Korrigieren des Absenders steht Ihnen die Bearbeitungs-Funktion zur Verfgung:
3.2.2.3 Absender bearbeiten
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Absenderadressen in der Maske fr die
Adresserfassung anzuzeigen. Nach dem ffnen der Seite werden Sie direkt zu dem
Bereich geleitet, welcher fehlerhaft ist. Der jeweilige Fehler wird Ihnen durch eine
Fehlermeldung und durch eine Fehlermarkierung des jeweiligen Feldes kenntlich gemacht.
Nach Korrektur der Fehler knnen Sie Ihre Absenderadresse in der Sendungsverwaltung
ganz normal nutzen.

3.2.3 Absender lschen


Innerhalb der Absenderbersicht haben Sie die Mglichkeit, einzelne Absenderadressen zu
lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die zu lschende
Adresse. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihre ausgewhlte Absenderadresse
gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Absenderadressen im Feld ganz links in
der Tabelle knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen alle
Absenderadressen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie
bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das LschenSymbol unterhalb der Tabelle.

3.2.4 Absender exportieren


Zum Exportieren Ihrer Absenderadressen klicken Sie bitte auf das Exportieren-Symbol links
unter der Tabelle. Sie werden vom System aufgefordert, eine vorbereitete Formatvorlage

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fr Ihren Adress-Export auszuwhlen. In einem Drop-Down-Men werden Ihnen alle


vorhandenen Vorlagen zur Auswahl angeboten. Klicken Sie die gewnschte Vorlage an
und drcken Sie dann auf den roten Button Exportieren rechts unten. Das System erzeugt
eine Excel-Datei, die Sie abspeichern knnen. Mchten Sie eine Vorlage fr den
Adressdatenexport neu anlegen oder bearbeiten, so knnen Sie dies in der
Vorlagenbersicht vornehmen.

3.2.5 Mit Absenderadresse Sendungserfassung starten


ber das Absenderadressbuch knnen Sie jederzeit mit dem Symbol Sendung erfassen
die manuelle Sendungsverarbeitung starten. Hierzu werden die Daten, welche Sie fr die
Absenderadresse hinterlegt haben, direkt fr die Sendung bernommen.

3.2.6 Absenderadresse
Neben der Angabe oder nderung einer Absenderadresse knnen Sie zustzlich eine
Retourenadresse eingeben. Tragen Sie keine separate Retourenadresse ein, wird fr DHL
Retouren (beigelegt) automatisch die Absenderadresse verwendet. Zudem haben Sie die
Mglichkeit ein Logo zu hinterlegen, welches auf dem Versandschein angedruckt wird.
3.2.6.1 Basisdaten
Sie knnen eine interne Kennzeichnung (Referenz) fr die Absender vergeben. ber die
von Ihnen definierte Absenderreferenz knnen Sie spter hier in der Absenderbersicht
ganz einfach Absender wiederfinden und weiterbearbeiten.
Bitte beachten Sie: Das System prft die von Ihnen eingegebene Absenderreferenz nicht.
3.2.6.2 Adressen
Sie knnen fr einen Absender eine Absenderadresse sowie eine Retourenadresse
hinterlegen
3.2.6.2.1 Absenderadresse
Sie knnen eine Straenadresse Ihrer Sendungsabsender hinterlegen und bearbeiten.
Direkt nach der Eingabe ist die Sendungserfassung zu der jeweiligen Adresse mglich.
3.2.6.2.2 Mit Absenderadresse Sendungserfassung starten
ber die Funktion "Sendung erfassen" knnen Sie mit der angegebenen Absenderadresse
direkt die manuelle Sendungserfassung starten.

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3.2.6.2.3 Retourenadresse
Sie knnen zustzlich zur Absenderadresse eine Retourenadresse hinterlegen, wenn Sie
Ihren Kunden eine beigelegte Retouren-Versandmarke zukommen lassen mchten.
Hinterlegen Sie keine Retourenadresse haben Sie bei Auswahl der DHL Retoure in der
Sendungserfassung die Mglichkeit, die jeweilige Absenderadresse als Retourenadresse
zu verwenden oder eine individuelle Retourenadresse einzugeben.
3.2.6.2.4 Retourenadresse lschen
Die angegebene Retourenadresse knnen Sie fr den Absender jederzeit wieder lschen.
3.2.6.3 Absenderlogo
Zustzlich haben Sie die Mglichkeit ein Logo zu hochzuladen, welches auf der
Versandmarke angedruckt werden soll.
Bitte beachten Sie dabei: Der Auftraggeber ist fr die Gestaltung und den Inhalt der zur
Verfgung gestellten Logos allein verantwortlich. Es ist ausschlielich Sache des
Auftraggebers, rechtliche, insbesondere wettbewerbs-, marken-, urheber- oder
namensrechtliche Fragen sowie Rechte Dritter zu klren. Der Auftraggeber stellt DHL von
diesbezglichen Ansprchen Dritter frei.
3.2.6.3.1 Dateiformat
Folgende Dateiformate sind mglich:

.png
.jpg

3.2.6.3.2 Dateimae
Sie knnen Logos in den Maen max. 20x16mm hinterlegen. Sollten Ihre Logos grer
sein, werden diese automatisch auf die mgliche Gre skaliert.
3.2.6.3.3 Logo lschen
Das hochgeladene Logo knnen Sie fr den Absender jederzeit wieder lschen.
3.2.6.4 Absender speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihren Absender ber den roten Speichern-Button rechts
unten. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weit das
System Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf
zu ergnzende Daten hin.

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3.3 Adressen importieren


Hier knnen Sie Empfngeradressdaten im CSV-Format aus Ihren Systemen zur weiteren
Sendungsverarbeitung importieren. Der Datenimport erfolgt mit Hilfe vorab erstellter
Adressimportvorlagen

3.3.1 Voraussetzung fr den Adressimport


Bitte legen Sie einmalig zu Beginn im Menpunkt Vorlagen eine Vorlage fr den
Adressdatenimport an.

3.3.2 Vorlage auswhlen


Bitte whlen Sie ber das Auswahlmen "Vorlage" die gewnschte Vorlage fr den
Adressdatenimport aus.

3.3.3 Datei whlen


Bitte whlen Sie im zweiten Schritt die Importdatei aus durch das Symbol "keine Datei
ausgewhlt" oder klicken Sie ganz einfach in das Feld. Daraufhin ffnet sich der "WindowsExplorer" und Sie knnen die Datei auswhlen und "ffnen" whlen.

3.3.4 Datei hochladen


Bitte whlen Sie im dritten Schritt die Funktion "Datei hochladen". Damit starten Sie den
Importvorgang. Bevor jedoch der Import ausgefhrt wird, wird Ihnen eine Importvorschau
angezeigt. Hier knnen Sie noch einmal berprfen, ob Ihre Daten zu den dargestellten
Feldern passen. Ist dies der Fall knnen Sie mit der Funktion "Import starten" fortfahren.
Ihre Empfngerdaten werden daraufhin in der Empfngerbersicht dargestellt.
Wenn Ihnen in der Importvorschau bereits Fehler angezeigt werden durch eine rote
Markierung, so haben Sie die Mglichkeit, den Importvorgang abzubrechen durch "Import
abbrechen", und knnen bereits erkannte Fehler direkt in der CSV-Datei bereinigen.
Natrlich knnen Sie den Importvorgang auch fortsetzen und die Fehler im Nachhinein im
Empfngeradressbuch korrigieren.

3.3.5 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Vorlage Adressdatenimport. Wenn Sie die
dazugehrige "DHL_Beispiel_Adressimport.csv" nutzen mchten, knnen Sie auf die
Anlage einer neuen Adressimportvorlage verzichten.

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Seite 26 von 65

4 Vorlagen
Sparen Sie Zeit mit Hilfe von Vorlagen fr die Sendungserfassung, den
Sendungsdatenimport, den Sendungsdatenexport, den Adressdatenimport und den
Adressdatenexport. Nach einmaligem Erstellen einer Vorlage knnen Sie diese aus der
jeweiligen bersicht heraus jederzeit wieder verwenden. So sind z.B. Sendungen mit
wiederkehrenden Angaben einfach vorzubereiten oder Datenimporte mit gleichem
Dateiformat schnell durchzufhren.

4.1 Vorlagen Sendungserfassung


Mit Hilfe von Vorlagen zur Sendungserfassung knnen Sie Sendungen mit
wiederkehrenden Angaben einfach und schnell vorbereiten. Nach einmaligem Anlegen
einer Vorlage steht Ihnen diese in der bersicht fr die Erfassung neuer Sendungen oder
fr die weitere Bearbeitung zur Verfgung. Auf der Sendungsvorlagenbersicht knnen Sie
Ihre Vorlagen in der Tabelle bearbeiten oder, falls ntig, lschen: Auerdem knnen Sie in
die Sendungserfassung wechseln sowie eine neue Sendungsvorlage anlegen.

4.1.1 Vorlagen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Sendungsvorlagen suchen und so die Liste
der Sendungsvorlagen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und
whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten
Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis.
Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes wieder
rckgngig machen. Die Sendungsvorlagenbersicht bietet Ihnen eine Sortierfunktion.
Klicken Sie auf die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder
Abwrtssortierung.

4.1.2 Vorlagen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Sendungsvorlage anzuzeigen und zu
bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Sendungsvorlagenbersicht den Namen der
gewhlten Sendungsvorlage anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die
Sendungsvorlagenerfassung geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge nun
verndern und danach wieder speichern.

4.1.3 Vorlagen lschen


Innerhalb der Sendungsvorlagenbersicht haben Sie die Mglichkeit, einzelne
Sendungsvorlagen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr
die zu lschende Sendungsvorlage. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihre
ausgewhlte Sendungsvorlage gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter
Sendungsvorlagen im Feld ganz links in der Tabelle knnen Sie diese in einem
Lschvorgang lschen. Sollen alle Sendungsvorlagen aus der Tabelle der dargestellten

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Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der
Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

4.1.4 Mit Vorlage Sendungserfassung starten


ber die Sendungsvorlagenbersicht knnen Sie jederzeit mit dem Symbol Sendung
erfassen die manuelle Sendungsverarbeitung starten. Hierzu werden die Daten, welche
Sie fr die Sendungsvorlage hinterlegt haben, direkt fr die Sendung bernommen.

4.1.5 Erstellen von Sendungsvorlagen


Mit Hilfe von Sendungsvorlagen knnen Sie Sendungen mit wiederkehrenden Angaben
einfach und schnell vorbereiten.
Hier knnen Sie alle Angaben unabhngig von der Empfngeradresse eingeben.
Die Details knnen Sie bei den Informationen zur Sendungserfassung nachlesen.

4.2 Vorlagen fr Sendungsdatenexport


Der Export von Sendungsdaten erfolgt mit Hilfe vorab erstellter Vorlagen. Bereits
bestehende Vorlagen knnen Sie fr den Sendungsdatenexport verwenden, bearbeiten
oder verwerfen.
Zudem haben Sie die Mglichkeit, neue Vorlagen zu erstellen. In der bersicht finden Sie
zur Untersttzung eines schnellen Sendungsdatenexports die DHL Vorlage
Sendungsdatenexport, die nicht editierbar ist.

4.2.1 Vorlagen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Vorlagen zum Sendungsdatenexport suchen
und so die Liste der Sendungsdatenexport-Vorlagen einschrnken. Geben Sie in das
Suchfeld einen Begriff ein und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die
Ergebnisse in der dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird,
erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb
des Suchfeldes wieder rckgngig machen. Die Vorlagen-bersicht zum
Sendungsdatenexport bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben
den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung

4.2.2 Vorlagen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Vorlage fr Sendungsdatenexporte
anzuzeigen und zu bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Vorlagen-bersicht den
Namen der gewhlten Exportvorlage anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die
Vorlagenerfassung geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge nun verndern und
danach wieder speichern.

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4.2.3 Vorlagen lschen


Innerhalb der Vorlagen-bersicht zum Sendungsdatenexport haben Sie die Mglichkeit,
einzelne Vorlagen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die
zu lschende Vorlage fr den Sendungsdatenexport. Nach Besttigung der
Sicherheitsabfrage wird Ihre ausgewhlte Vorlage gelscht. Durch Anhaken mehrerer
ausgewhlter Vorlagen im Feld ganz links in der Tabelle knnen Sie diese in einem
Lschvorgang lschen. Sollen alle Vorlagen aus der Tabelle der dargestellten Seite
gelscht werden, verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle
und nutzen Sie das Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

4.2.4 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Vorlage Sendungsdatenexport, die nicht editierbar ist.
Sie knnen jedoch eine Kopie der Standard-Vorlage erstellen und diese nach Ihren
Bedrfnissen anpassen.

4.2.5 Erstellung von Vorlagen fr Sendungsdatenexport


Bei der Erstellung einer Export-Vorlage legen Sie einmalig Kriterien fr den Aufbau der
Export-Datei fest. So knnen Sie die Sendungsdaten nach dem Export einfach und
problemlos in Ihren Systemen weiter verarbeiten.
4.2.5.1 Konfiguration der CSV-Datei
Konfigurationselement

Beschreibung

Name

Sie knnen eine interne Kennzeichnung fr die Vorlage vergeben. ber die
von Ihnen vergebene Referenz knnen Sie spter hier in der bersicht ganz
einfach Vorlagen wiederfinden und weiterbearbeiten. Bitte beachten Sie: Das
System prft die von Ihnen eingegebene Referenz nicht

Trennzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Elemente in der CSV-Datei
trennen. Bei CSV-Dateien werden Elemente meist mit Komma , oder
Semikolon ; getrennt.

Dezimalzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Werte in einem Element der
CSV-Datei trennen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit Komma ,
oder Punkt . getrennt.

Zeichenkodierung / -satz

Eine Zeichenkodierung erlaubt die eindeutige Zuordnung von Schriftzeichen


(Buchstaben oder Ziffern) innerhalb eines Zeichensatzes. Zur richtigen
Darstellung eines Zeichens muss also die Zeichenkodierung bekannt sein. Fr
CSV-Dateien, welche unter Microsoft erstellt wurden ist es zumeist der
Zeichensatz: "ISO 8859-1".

Texterkennungszeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre Texte in einem Element der CSV-Datei
kennzeichnen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit einfachen

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Hochkomma ' oder doppeltem Hochkomma ; getrennt.


Datumsformat

Ein Datumsformat ist die Form, in der ein Kalenderdatum schriftlich dargestellt
wird. Es legt fest in welcher Reihenfolge die Komponenten des
Kalenderdatums (das Jahr, der Monat, der Tag) genannt werden.

Zuordnung von
Lndercodes

Die Zuordnung von Lndercodes ist die Form, in der die Lndernamen
schriftlich in der CSV-Datei dargestellt werden.

Erste Zeile enthlt


Spaltenberschriften

Diese Option bestimmt, ob Sie lediglich die Adressdaten exportieren oder in


der ersten Zeile eine Spaltenberschrift dargestellt wird. In beiden Fllen
mssen Sie jedoch den Spaltennamen angeben.

4.2.5.2 Definition der zum Export mglichen Codes


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Bemerkung

max. 35 Zeichen

Sendungsreferenz, die der Benutzer angeben kann

Sendungsnummer
Sendungsstatus
Sendungsreferenz
Sendungsdatum

4.2.5.3 Definition der zum Export mglichen Adressdaten


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Name 1 (Absender)

max. 35
Zeichen

Name 1 der
Absenderadresse

Name 2 (Absender)

max. 35
Zeichen

Name 2 der
Absenderadresse

Name 3 (Absender)

max. 35
Zeichen

Name 3 der
Absenderadresse

Strae (Absender)

max. 35
Zeichen

Strae der Absenderadresse

Hausnummer
(Absender)

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Absenderadresse

PLZ (Absender)

max. 17

Postleitzahl der

Bemerkung

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Zeichen

Absenderadresse

Ort (Absender)

max. 35
Zeichen

Ort der Absenderadresse

Provinz (Absender)

max. 9
Zeichen

Provinz der Absenderadresse

Land (Absender)

max. 3
Zeichen

Land der Absenderadresse

E-Mail-Adresse
(Absender)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Absenderadresse

Telefonnummer
(Absender)

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Absenderadresse

Absenderreferenz

max. 35
Zeichen

Absenderreferenz der
Absenderadresse

Name 1 (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Name 1 der
Empfngeradresse

Name 2 (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Name 2 der
Empfngeradresse

Name 3 (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Name 3 der
Empfngeradresse

Strae (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Strae der
Empfngeradresse

Hausnummer
(Empfnger)

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Empfngeradresse

PLZ (Empfnger)

max. 17
Zeichen

Postleitzahl der
Empfngeradresse

Ort (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Ort der Empfngeradresse

Provinz (Empfnger)

max. 9
Zeichen

Provinz der
Empfngeradresse

Land (Empfnger)

max. 3
Zeichen

Land der Empfngeradresse

E-Mail-Adresse

max. 70

E-Mail-Adresse der

Seite 30 von 65

Region-Code der
Absenderadresse nach ISO_31662

Pflichtfeld, wenn das Land nicht


Deutschland ist

Region-Code der
Empfngeradresse nach
ISO_3166-2

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(Empfnger)

Zeichen

Empfngeradresse

Telefonnummer
(Empfnger)

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

Empfngerreferenz

max. 35
Zeichen

Empfngerreferenz der
Empfngeradresse

Name 1 (Retoure)

max. 35
Zeichen

Name 1 der Retourenadresse

Name 2 (Retoure)

max. 35
Zeichen

Name 2 der Retourenadresse

Name 3 (Retoure)

max. 35
Zeichen

Name 3 der Retourenadresse

Strae (Retoure)

max. 35
Zeichen

Strae der Retourenadresse

Hausnummer
(Retoure)

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Retourenadresse

PLZ (Retoure)

max. 17
Zeichen

Postleitzahl der
Retourenadresse

Ort (Retoure)

max. 35
Zeichen

Ort der Retourenadresse

Provinz (Retoure)

max. 9
Zeichen

Provinz der Retourenadresse

Land (Retoure)

max. 3
Zeichen

Land der Retourenadresse

E-Mail-Adresse
(Retoure)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Retourenadresse

Telefonnummer
(Retoure)

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Retourenadresse

Pflichtfeld, wenn das Land nicht


Deutschland ist

Region-Code der Retourenadresse


nach ISO_3166-2

Pflichtfeld, wenn das Land nicht


Deutschland ist

4.2.5.4 Definition der zum Export mglichen Sendungsdimensionen


Feld

Feldlnge

Bemerkung

Gewicht

max. 10 Zeichen

in Gramm

Seite 31 von 65

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Seite 32 von 65

Hhe

max. 4 Zeichen

in Zentimeter

Lnge

max. 4 Zeichen

in Zentimeter; Hier ist die lngste Seite der Paket-Sendung anzugeben.

Breite

max. 4 Zeichen

in Zentimeter

4.2.5.5 Definition der zum Export mglichen Produkt- und Serviceauswahl


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Produkt- und
Servicekennzeichnung

max. 255
Zeichen

Die ProduktID und ServiceIDs mit Punkten


getrennt.

Die Maximalausprgung fr Paket National (V01PAK) ist


V01PAK.V01TV.V01VV.V01BLNN.V01EH.V07RET.V01GOGR.V00VSB.V00SPERR
Die Maximalausprgung fr WELTPAKET ist
V53WPAK.V53GOGR.V53TV.V53RS.V53VV.V53COD.V00SPERR.V00VSB
Die Maximalausprgung fr Europaket ist
V54EPAK.V54TV.V54VV.V00SPERR.V00VSB
4.2.5.6 Definition der zum Export mglichen Vertragsdaten
Feld

Feldlnge

Beschreibung

Abrechnungsnummer

max 14 Zeichen

Abrechnungsnummer

Abrechnungsnummer (Retoure)

max 14 Zeichen

Abrechnungsnummer fr DHL Retoure

4.2.5.7 Definition der zum Export mglichen produktbergreifenden Services


Feld

Feldlnge

Beschreibung

E-Mail Text-Vorlage

max. 70
Zeichen

E-Mail Text-Vorlage, welche zum Versand an den


Kunden benutzt werden soll.

E-Mail-Adresse
(Versandbesttigung)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse, an die die Versandbesttigung gesendet


werden soll.

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Seite 33 von 65

4.2.5.8 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Paket
Feld

Feldlnge

Zahlungsempfnger (DHL Paket)

max. 80
Zeichen

Kontoreferenz (DHL Paket)

Beschreibung

Referenznamen auf hinterlegtes Konto

Nachnahmebetrag (DHL Paket)

max. 10
Zeichen

Betrag in Euro mit maximal 2


Nachkommastellen.

Bankname (DHL Paket)

max. 80
Zeichen

Name der Bank

BIC (DHL Paket)

max. 11
Zeichen

IBAN (DHL Paket)

max. 34
Zeichen

Verwendungszweck 1 (DHL Paket)

max. 35
Zeichen

Verwendungszweck 1 (DHL Paket)

max. 35
Zeichen

Transportversicherungsbetrag (DHL
Paket)

max. 10
Zeichen

Versicherungshhe in EURO

4.2.5.9 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt Weltpaket


Feld

Feldlnge

Zahlungsempfnger (Weltpaket)

max. 80
Zeichen

Kontoreferenz (Weltpaket)

Beschreibung

Referenznamen auf hinterlegtes Konto

Nachnahmebetrag (Weltpaket)

max. 10
Zeichen

Betrag in Euro mit maximal 2 Nachkommastellen.

Bankname (Weltpaket)

max. 80
Zeichen

Name der Bank

BIC (Weltpaket)

max. 11
Zeichen

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IBAN (Weltpaket)

max. 34
Zeichen

Transportversicherungsbetrag
(Weltpaket)

max. 10
Zeichen

Vorausverfgungs-Typ
(Weltpaket)

Seite 34 von 65

Versicherungshhe in EURO

Mgliche Werte: IMMEDIATE (Sofortige Rcksendung an


den Absender); AFTER_DEADLINE (Rcksenden an den
Absender nach Ablauf der Frist); ABANDONMENT
(Preisgabe des Pakets durch den Absender (entgeltfrei))

4.2.5.10 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Europaket
Feld

Feldlnge

Beschreibung

Transportversicherungsbetrag
(Weltpaket)

max. 10
Zeichen

Versicherungshhe in EURO

Frankatur

max. 3
Zeichen

Mgliche Werte: DDP (Frei Haus inkl. Zollabfertigung, Zlle


und Steuern); DXV (Frei Haus inkl. Zollabfertigung, Zlle
exkl. Steuern); DDU (Frei Haus exkl. Zollabfertigung, Zlle
und Steuern); DDX (Frei Haus inkl. Zollabfertigung, exkl.
Zlle und Steuern)

4.2.5.11 Definition der zum Export mglichen Sendungsangaben fr den


internationalen Versand
Fr Das Produkt "Weltpaket" knnen Sie bis zu sechs Warenpositionen angeben. Fr das
Produkt "DHL Europaket" knnen Sie eine Warenposition angeben. Die Inhalte sind gleich
und werden aus diesem Grund nur einmal hier beschrieben.
Feld

Feldlnge

Beschreibung (Warenposition 1)

max. 256 Zeichen

Menge (Warenposition 1)

max. 5 Zeichen

Zollwert / Einheit (Warenposition 1)

max. 10 Zeichen

Ursprungsland (Warenposition 1)
Zolltarifnummer (Warenposition 1)

max. 11 Zeichen

Gewicht (Warenposition 1)

max. 9 Zeichen

Beschreibung

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bergreifend sind folgende Sendungsangaben relevant


Feld

Feldlnge

Sendung mit
Ausfuhranmeldung

Beschreibung
Besitzt die Sendung eine Ausfuhranmeldung? Wird
ausgewhlt, wenn Warenwert (value) > 1000 Euro ist.

Rechnungsnummer

max. 10
Zeichen

Genehmigungsnummer

max. 35
Zeichen

Bescheinigungsnummer

max. 35
Zeichen

Whrungszeichen

max. 3
Zeichen

Entgelte / Versandkosten

max. 10
Zeichen

Sendungsart

max. 17
Zeichen

Mgliche Werte: DOCUMENT; PRESENT;


COMMERCIAL_SAMPLE; RETURN_OF_GOODS; OTHER

Beschreibung (bei
Sendungsart "Sonstiges")

max. 512
Zeichen

Beschreibung der Sendungsart. Pflichtfeld, wenn als


Sendungsart "OTHER" ausgewhlt wurde.

Gesamtnettogewicht

max. 9
Zeichen

Das Gesamtnettogewicht der Sendung. Dieses muss


mindestens so gro sein wie das summierte Gewicht der
einzelnen Warenpositionen.

Whrungszeichen nach ISO 4217

4.2.5.12 Zeilen hinzufgen


Bitte gehen Sie wie folgt vor: vergeben Sie den Spaltennamen und whlen Sie direkt das
dazugehrige Adressdatum im Feld der "manuellen Zuordnung" aus. Dann nutzen Sie die
Funktion "Zeile hinzufgen" und eine neue Zeile wird hinzugefgt, in der Sie bitte analog
vorgehen.
4.2.5.13 Mglichkeiten der "manuellen Zuordnung"
Sie knnen feste Werte auswhlen, welche Ihnen direkt zur Auswahl angezeigt werden,
sobald Sie in das Feld klicken. Mchten Sie immer einen festen Wert ausgeben, dann
knnen Sie diesen Wert z.B. "Deutschland" eingeben und "Enter" drcken. Dieser Wert
wird anschlieend "grau" dargestellt.

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4.2.5.14 Eingaben lschen


Einzelne Eingaben knnen Sie jederzeit durch das "Lschen-Symbol" herauslschen.
4.2.5.15 Vorlage speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre Vorlage ber den roten Speichern-Button rechts unten.
Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weit das System
Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu
ergnzende Daten hin.

4.3 Vorlagen fr Sendungsdatenimport


Der Import von Sendungsdaten aus Ihren Systemen erfolgt mit Hilfe vorab erstellter
Vorlagen. Bereits bestehende Vorlagen knnen Sie fr den Sendungsdatenimport
verwenden, bearbeiten oder verwerfen. Zudem haben Sie die Mglichkeit neue Vorlagen zu
erstellen. Sie finden in der bersicht zur Untersttzung eines schnellen
Sendungsdatenimports die DHL Vorlage Sendungsdatenimport, die nicht editierbar ist.

4.3.1 Vorlagen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Vorlagen zum Sendungsdatenimport suchen
und so die Liste der Sendungsdatenimport-Vorlagen einschrnken. Geben Sie in das
Suchfeld einen Begriff ein und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die
Ergebnisse in der dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird,
erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb
des Suchfeldes wieder rckgngig machen. Die Vorlagen-bersicht zum
Sendungsdatenimport bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben
den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

4.3.2 Vorlagen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Vorlage fr Sendungsdatenimporte
anzuzeigen und zu bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Vorlagen-bersicht den
Namen der gewhlten Importvorlage anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die
Vorlagenerfassung geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge nun verndern und
danach wieder speichern.

4.3.3 Vorlagen lschen


Innerhalb der Vorlagen-bersicht zum Sendungsdatenimport haben Sie die Mglichkeit,
einzelne Vorlagen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die
zu lschende Vorlage. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihre ausgewhlte
Vorlage gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Vorlagen im Feld ganz links in
der Tabelle knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen alle Vorlagen aus der

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Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte das Auswahlfeld
Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol unterhalb der
Tabelle.

4.3.4 Mit Vorlage Sendungsdatenimport starten


Sie knnen ber das Symbol Datenimport starten direkt aus der bersichtstabelle heraus
die gewnschte Vorlage fr den Sendungsdatenimport nutzen. Bitte whlen Sie die
Importdatei aus und drcken Sie auf den Button Datei hochladen.

4.3.5 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Vorlage Sendungsdatenimport, die nicht editierbar ist.
Sie knnen jedoch eine Kopie der Standard-Vorlage erstellen und diese nach Ihren
Bedrfnissen anpassen. Weitere Vorlagen fr den Sendungsdatenimport aus
Warenwirtschaftssystemen (z.B. Afterbuy) werden Ihnen von DHL direkt in der
bersichtstabelle zur Verfgung gestellt, sobald diese bekannt sind. Diese knnen durch
Sie bei Bedarf bearbeitet werden.

4.3.6 Erstellung von Vorlagen fr Sendungsdatenimport


Bei der Erstellung einer Import-Vorlage legen Sie einmalig Kriterien zum Abgleich der
Datenfelder Ihrer individuellen Dateien mit den Feldern der Versandsoftware fest. So
knnen Ihre Daten anhand der Vorlage einfach und problemlos in die Sendungsbersicht
bernommen und fr die Sendungsvorbereitung genutzt werden.
4.3.6.1 Konfiguration der CSV-Datei
Konfigurationselement

Beschreibung

Name

Sie knnen eine interne Kennzeichnung fr die Vorlage vergeben. ber die
von Ihnen vergebene Referenz knnen Sie spter hier in der bersicht ganz
einfach Vorlagen wiederfinden und weiterbearbeiten. Bitte beachten Sie: Das
System prft die von Ihnen eingegebene Referenz nicht

Trennzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Elemente in der CSV-Datei
trennen. Bei CSV-Dateien werden Elemente meist mit Komma , oder
Semikolon ; getrennt.

Dezimalzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Werte in einem Element der
CSV-Datei trennen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit Komma ,
oder Punkt . getrennt.

Zeichenkodierung / -satz

Eine Zeichenkodierung erlaubt die eindeutige Zuordnung von Schriftzeichen


(Buchstaben oder Ziffern) innerhalb eines Zeichensatzes. Zur richtigen
Darstellung eines Zeichens muss also die Zeichenkodierung bekannt sein. Fr
CSV-Dateien, welche unter Microsoft erstellt wurden ist es zumeist der

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Zeichensatz: "ISO 8859-1".


Texterkennungszeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre Texte in einem Element der CSV-Datei
kennzeichnen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit einfachen
Hochkomma ' oder doppeltem Hochkomma ; getrennt.

Datumsformat

Ein Datumsformat ist die Form, in der ein Kalenderdatum schriftlich dargestellt
wird. Es legt fest in welcher Reihenfolge die Komponenten des
Kalenderdatums (das Jahr, der Monat, der Tag) genannt werden.

Zuordnung von
Lndercodes

Die Zuordnung von Lndercodes ist die Form, in der die Lndernamen
schriftlich in der CSV-Datei dargestellt werden.

Erste Zeile enthlt


Spaltenberschriften

Diese Option bestimmt, ob Sie lediglich die Adressdaten exportieren oder in


der ersten Zeile eine Spaltenberschrift dargestellt wird. In beiden Fllen
mssen Sie jedoch den Spaltennamen angeben.

4.3.6.2 Definition der zum Export mglichen Codes


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Sendungsreferenz

max. 35
Zeichen

Sendungsreferenz, die
der Benutzer angeben
kann

Sendungsdatum

Bemerkung

Pflichtfeld
nein

wenn kein Sendungsdatum


gesetzt wird, wird immer das
aktuelle fr den Import
angenommen.

nein

4.3.6.3 Definition der zum Export mglichen Adressdaten


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Bemerkung

Pflichtfeld

Name 1 (Absender)

max. 35
Zeichen

Name 1 der
Absenderadresse

ja

Name 2 (Absender)

max. 35
Zeichen

Name 2 der
Absenderadresse

nein

Name 3 (Absender)

max. 35
Zeichen

Name 3 der
Absenderadresse

nein

Strae (Absender)

max. 35
Zeichen

Strae der
Absenderadresse

ja

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Hausnummer
(Absender)

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Absenderadresse

ja

PLZ (Absender)

max. 17
Zeichen

Postleitzahl der
Absenderadresse

ja

Ort (Absender)

max. 35
Zeichen

Ort der
Absenderadresse

ja

Provinz (Absender)

max. 9
Zeichen

Provinz der
Absenderadresse

Land (Absender)

max. 3
Zeichen

Land der
Absenderadresse

ja

E-Mail-Adresse
(Absender)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Absenderadresse

nein

Telefonnummer
(Absender)

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Absenderadresse

Absenderreferenz

max. 35
Zeichen

Absenderreferenz der
Absenderadresse

nein

Name 1
(Empfnger)

max. 35
Zeichen

Name 1 der
Empfngeradresse

ja

Name 2
(Empfnger)

max. 35
Zeichen

Name 2 der
Empfngeradresse

nein

Name 3
(Empfnger)

max. 35
Zeichen

Name 3 der
Empfngeradresse

nein

Strae (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Strae der
Empfngeradresse

ja

Hausnummer
(Empfnger)

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Empfngeradresse

ja

PLZ (Empfnger)

max. 17
Zeichen

Postleitzahl der
Empfngeradresse

ja

Ort (Empfnger)

max. 35
Zeichen

Ort der
Empfngeradresse

ja

Provinz (Empfnger)

max. 9
Zeichen

Provinz der
Empfngeradresse

Region-Code der
Absenderadresse nach
ISO_3166-2

Pflichtfeld, wenn das


Land nicht Deutschland
ist

Region-Code der
Empfngeradresse nach
ISO_3166-2

nein

abhngig

nein

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Land (Empfnger)

max. 3
Zeichen

Land der
Empfngeradresse

ja

E-Mail-Adresse
(Empfnger)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

nein

Telefonnummer
(Empfnger)

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

Empfngerreferenz

max. 35
Zeichen

Empfngerreferenz
der Empfngeradresse

nein

Name 1 (Retoure)

max. 35
Zeichen

Name 1 der
Retourenadresse

abhngig, wenn
das Produkt "DHL
Retoure"
ausgewhlt wurde.

Name 2 (Retoure)

max. 35
Zeichen

Name 2 der
Retourenadresse

nein

Name 3 (Retoure)

max. 35
Zeichen

Name 3 der
Retourenadresse

nein

Strae (Retoure)

max. 35
Zeichen

Strae der
Retourenadresse

abhngig, wenn
das Produkt "DHL
Retoure"
ausgewhlt wurde.

Hausnummer
(Retoure)

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Retourenadresse

abhngig, wenn
das Produkt "DHL
Retoure"
ausgewhlt wurde.

PLZ (Retoure)

max. 17
Zeichen

Postleitzahl der
Retourenadresse

abhngig, wenn
das Produkt "DHL
Retoure"
ausgewhlt wurde.

Ort (Retoure)

max. 35
Zeichen

Ort der
Retourenadresse

abhngig, wenn
das Produkt "DHL
Retoure"
ausgewhlt wurde.

Provinz (Retoure)

max. 9
Zeichen

Provinz der
Retourenadresse

Land (Retoure)

max. 3
Zeichen

Land der
Retourenadresse

Pflichtfeld, wenn das


Land nicht Deutschland
ist

Region-Code der
Retourenadresse nach
ISO_3166-2

nein

nein

abhngig, wenn
das Produkt "DHL
Retoure"
ausgewhlt wurde.

DHL Geschftskundenportal
Handbuch fr die Funktion Versenden

E-Mail-Adresse
(Retoure)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Retourenadresse

Telefonnummer
(Retoure)

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Retourenadresse

Seite 41 von 65

nein

Pflichtfeld, wenn das


Land nicht Deutschland
ist

4.3.6.4 Definition der zum Export mglichen Sendungsdimensionen


Feld

Feldlnge

Bemerkung

Pflichtfeld

Gewicht

max. 10
Zeichen

in Kilogramm

ja

Hhe

max. 4 Zeichen

in Zentimeter

nein

Lnge

max. 4 Zeichen

in Zentimeter; Hier ist die lngste Seite der Paket-Sendung


anzugeben.

nein

Breite

max. 4 Zeichen

in Zentimeter

nein

4.3.6.5 Definition der zum Export mglichen Produkt- und Serviceauswahl


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Produkt- und
Servicekennzeichnung

max. 255
Zeichen

Die ProduktID und ServiceIDs mit Punkten


getrennt.

Die Maximalausprgung fr Paket National (V01PAK) ist


V01PAK.V01TV.V01VV.V01BLNN.V01EH.V07RET.V01GOGR.V00VSB.V00SPERR
Die Maximalausprgung fr WELTPAKET ist
V53WPAK.V53GOGR.V53TV.V53RS.V53VV.V53COD.V00SPERR.V00VSB
Die Maximalausprgung fr Europaket ist
V54EPAK.V54TV.V54VV.V00SPERR.V00VSB
4.3.6.6 Definition der zum Export mglichen Vertragsdaten
Feld

Feldlnge

Beschreibung

Pflichtfeld

Abrechnungsnummer

max 14
Zeichen

Abrechnungsnummer

ja

ja

DHL Geschftskundenportal
Handbuch fr die Funktion Versenden

Abrechnungsnummer
(Retoure)

max 14
Zeichen

Abrechnungsnummer fr
DHL Retoure

Seite 42 von 65

abhngig, wenn das Produkt


"DHL Retoure" ausgewhlt
wurde.

4.3.6.7 Definition der zum Export mglichen produktbergreifenden Services


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Pflichtfeld

E-Mail Text-Vorlage

max. 70
Zeichen

E-Mail Text-Vorlage, welche


zum Versand an den Kunden
benutzt werden soll.

nein, wenn keine Angabe erfolgt,


wird die "DHL Standard
Versandbesttigung" gewhlt

E-Mail-Adresse
(Versandbesttigung)

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse, an die die


Versandbesttigung gesendet
werden soll.

ja

4.3.6.8 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Paket
Feld

Feldlnge

Zahlungsempfnger (DHL Paket)

max. 80
Zeichen

Kontoreferenz (DHL Paket)

Beschreibung

Pflichtfeld
ja

Referenznamen auf hinterlegtes


Konto

ja

Nachnahmebetrag (DHL Paket)

max. 10
Zeichen

Betrag in Euro mit maximal 2


Nachkommastellen.

ja

Bankname (DHL Paket)

max. 80
Zeichen

Name der Bank

nein

BIC (DHL Paket)

max. 11
Zeichen

ja

IBAN (DHL Paket)

max. 34
Zeichen

ja

Verwendungszweck 1 (DHL Paket)

max. 35
Zeichen

ja

Verwendungszweck 1 (DHL Paket)

max. 35
Zeichen

nein

Transportversicherungsbetrag (DHL
Paket)

max. 10
Zeichen

Versicherungshhe in EURO

ja

DHL Geschftskundenportal
Handbuch fr die Funktion Versenden

Seite 43 von 65

4.3.6.9 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt Weltpaket


Feld

Feldlnge

Zahlungsempfnger
(Weltpaket)

max. 80
Zeichen

Kontoreferenz (Weltpaket)

Beschreibung

Pflichtfeld
ja

Referenznamen auf hinterlegtes Konto

ja

Nachnahmebetrag (Weltpaket)

max. 10
Zeichen

Betrag in Euro mit maximal 2


Nachkommastellen.

ja

Bankname (Weltpaket)

max. 80
Zeichen

Name der Bank

nein

BIC (Weltpaket)

max. 11
Zeichen

ja

IBAN (Weltpaket)

max. 34
Zeichen

ja

Transportversicherungsbetrag
(Weltpaket)

max. 10
Zeichen

Vorausverfgungs-Typ
(Weltpaket)

Versicherungshhe in EURO

ja

Mgliche Werte: IMMEDIATE (Sofortige


Rcksendung an den Absender);
AFTER_DEADLINE (Rcksenden an den
Absender nach Ablauf der Frist);
ABANDONMENT (Preisgabe des Pakets durch
den Absender (entgeltfrei))

ja

4.3.6.10 Definition der zum Export mglichen Services fr Produkt DHL Europaket
Feld

Feldlnge

Beschreibung

Pflichtfeld

Transportversicherungsbetrag
(Weltpaket)

max. 10
Zeichen

Versicherungshhe in EURO

ja

Frankatur

max. 3
Zeichen

Mgliche Werte: DDP (Frei Haus inkl.


Zollabfertigung, Zlle und Steuern); DXV (Frei
Haus inkl. Zollabfertigung, Zlle exkl. Steuern);
DDU (Frei Haus exkl. Zollabfertigung, Zlle und
Steuern); DDX (Frei Haus inkl. Zollabfertigung,
exkl. Zlle und Steuern)

ja

DHL Geschftskundenportal
Handbuch fr die Funktion Versenden

Seite 44 von 65

4.3.6.11 Definition der zum Export mglichen Sendungsangaben fr den


internationalen Versand
Fr Das Produkt "Weltpaket" knnen Sie bis zu sechs Warenpositionen angeben. Fr das
Produkt "DHL Europaket" knnen Sie eine Warenposition angeben. Die Inhalte sind gleich
und werden aus diesem Grund nur einmal hier beschrieben.
Feld

Feldlnge

Beschreibung

Beschreibung (Warenposition 1)

max. 256 Zeichen

ja

Menge (Warenposition 1)

max. 5 Zeichen

ja

Zollwert / Einheit (Warenposition 1)

max. 10 Zeichen

ja

Ursprungsland (Warenposition 1)

Pflichtfeld

nein

Zolltarifnummer (Warenposition 1)

max. 11 Zeichen

ja

Gewicht (Warenposition 1)

max. 9 Zeichen

ja

bergreifend sind folgende Sendungsangaben relevant


Feld

Feldlnge

Sendung mit
Ausfuhranmeldung

Beschreibung

Pflichtfeld

Besitzt die Sendung eine Ausfuhranmeldung?


Dies wird notwendig, wenn der Warenwert > 1000
Euro ist.

abhngig

Rechnungsnummer

max. 10
Zeichen

nein

Genehmigungsnummer

max. 35
Zeichen

nein

Bescheinigungsnummer

max. 35
Zeichen

nein

Entgelte / Versandkosten

max. 10
Zeichen

ja

Sendungsart

max. 17
Zeichen

Mgliche Werte: DOCUMENT; PRESENT;


COMMERCIAL_SAMPLE;
RETURN_OF_GOODS; OTHER

ja

Beschreibung (bei
Sendungsart "Sonstiges")

max. 512
Zeichen

Beschreibung der Sendungsart. Pflichtfeld, wenn


als Sendungsart "OTHER" ausgewhlt wurde.

abhngig

DHL Geschftskundenportal
Handbuch fr die Funktion Versenden

Gesamtnettogewicht

max. 9
Zeichen

Seite 45 von 65

Das Gesamtnettogewicht der Sendung. Dieses


muss mindestens so gro sein wie das summierte
Gewicht der einzelnen Warenpositionen.

nein

4.3.6.12 Zeilen hinzufgen


Bitte gehen Sie wie folgt vor: vergeben Sie den Spaltennamen und whlen Sie direkt das
dazugehrige Adressdatum im Feld der "manuellen Zuordnung" aus. Dann nutzen Sie die
Funktion "Zeile hinzufgen" und eine neue Zeile wird hinzugefgt, in der Sie bitte analog
vorgehen.
4.3.6.13 Mglichkeiten der "manuellen Zuordnung"
Sie knnen feste Werte auswhlen, welche Ihnen direkt zur Auswahl angezeigt werden,
sobald Sie in das Feld klicken. Mchten Sie immer einen festen Wert ausgeben, dann
knnen Sie diesen Wert z.B. "Deutschland" eingeben und "Enter" drcken. Dieser Wert
wird anschlieend "grau" dargestellt.
4.3.6.14 Eingaben lschen
Einzelne Eingaben knnen Sie jederzeit durch das "Lschen-Symbol" herauslschen.
4.3.6.15 Vorlage speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre Vorlage ber den roten Speichern-Button rechts unten.
Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weit das System
Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu
ergnzende Daten hin.

4.4 Vorlagen fr Adressdatenexport


Der Export von Adressen erfolgt mit Hilfe vorab erstellter Vorlagen. Bereits bestehende
Vorlagen knnen Sie fr den Adressdatenexport verwenden, bearbeiten oder verwerfen.
Zudem haben Sie die Mglichkeit neue Vorlagen zu erstellen. Sie finden in der bersicht
zur Untersttzung eines schnellen Adressdatenports die DHL Vorlage Adressdatenexport,
die nicht editierbar ist.

4.4.1 Vorlagen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Vorlagen zum Adressdatenexport suchen
und so die Liste der Adressdatenexport-Vorlagen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld
einen Begriff ein und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die
Ergebnisse in der dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird,
erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb

DHL Geschftskundenportal
Handbuch fr die Funktion Versenden

Seite 46 von 65

des Suchfeldes wieder rckgngig machen. Die Vorlagen-bersicht zum


Adressdatenexport bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den
Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

4.4.2 Vorlagen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol , um Ihre Vorlage fr Adressexporte anzuzeigen
und zu bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Vorlagen-bersicht den Namen der
gewhlten Exportvorlage anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die Vorlagenerfassung fr
den Adressdatenexport geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge nun verndern und
danach wieder speichern.

4.4.3 Vorlagen lschen


Innerhalb der Vorlagen-bersicht zum Adressdatenexport haben Sie die Mglichkeit,
einzelne Vorlagen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die
zu lschende Vorlage fr den Adressdatenexport. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage
wird Ihre ausgewhlte Vorlage gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Vorlagen
im Feld ganz links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen
alle Vorlagen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte
das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol
unterhalb der Tabelle.

4.4.4 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Vorlage Adressdatenexport, die nicht editierbar ist.
Sie knnen jedoch eine Kopie der Standard-Vorlage erstellen und diese nach Ihren
Bedrfnissen anpassen.

4.4.5 Erstellung von Vorlagen fr Adressdatenexport


Bei der Erstellung einer Export-Vorlage legen Sie einmalig Kriterien fr den Aufbau der
Export-Datei fest. So knnen Sie die Adressdaten nach dem Export einfach und problemlos
in Ihren Systemen weiter verarbeiten.
4.4.5.1 Konfiguration der CSV-Datei
Konfigurationselement

Beschreibung

Name

Sie knnen eine interne Kennzeichnung fr die Vorlage vergeben. ber die
von Ihnen vergebene Referenz knnen Sie spter hier in der bersicht ganz
einfach Vorlagen wiederfinden und weiterbearbeiten. Bitte beachten Sie: Das
System prft die von Ihnen eingegebene Referenz nicht

Trennzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Elemente in der CSV-Datei

DHL Geschftskundenportal
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Seite 47 von 65

trennen. Bei CSV-Dateien werden Elemente meist mit Komma , oder


Semikolon ; getrennt.
Dezimalzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Werte in einem Element der
CSV-Datei trennen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit Komma ,
oder Punkt . getrennt.

Zeichenkodierung / -satz

Eine Zeichenkodierung erlaubt die eindeutige Zuordnung von Schriftzeichen


(Buchstaben oder Ziffern) innerhalb eines Zeichensatzes. Zur richtigen
Darstellung eines Zeichens muss also die Zeichenkodierung bekannt sein. Fr
CSV-Dateien, welche unter Microsoft erstellt wurden ist es zumeist der
Zeichensatz: "ISO 8859-1".

Texterkennungszeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre Texte in einem Element der CSV-Datei
kennzeichnen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit einfachen
Hochkomma ' oder doppeltem Hochkomma ; getrennt.

Datumsformat

Ein Datumsformat ist die Form, in der ein Kalenderdatum schriftlich dargestellt
wird. Es legt fest in welcher Reihenfolge die Komponenten des
Kalenderdatums (das Jahr, der Monat, der Tag) genannt werden.

Zuordnung von
Lndercodes

Die Zuordnung von Lndercodes ist die Form, in der die Lndernamen
schriftlich in der CSV-Datei dargestellt werden.

Erste Zeile enthlt


Spaltenberschriften

Diese Option bestimmt, ob Sie lediglich die Adressdaten exportieren oder in


der ersten Zeile eine Spaltenberschrift dargestellt wird. In beiden Fllen
mssen Sie jedoch den Spaltennamen angeben.

4.4.5.2 Definition der zum Export mglichen Adressdaten


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Name 1

max: 35
Zeichen

Empfngerreferenz der
Empfngeradresse

Name 1

max: 35
Zeichen

Name 1 der Empfngeradresse

Name 2

max: 35
Zeichen

Name 2 der Empfngeradresse

Name 3

max: 35
Zeichen

Name 3 der Empfngeradresse

Strae

max: 35
Zeichen

Strae der Empfngeradresse

Hausnummer

max: 5
Zeichen

Hausnummer der
Empfngeradresse

Bemerkung

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PLZ

max: 17
Zeichen

Postleitzahl der
Empfngeradresse

Ort

max: 35
Zeichen

Ort der Empfngeradresse

Provinz

max: 9
Zeichen

Provinz der Empfngeradresse

Land

max: 3
Zeichen

Land der Empfngeradresse

E-Mail-Adresse

max: 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

Telefonnummer

max: 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

Seite 48 von 65

Region-Code der Empfngeradresse


nach ISO_3166-2

Pflichtfeld, wenn das Land nicht


Deutschland ist

4.4.5.3 Zeilen hinzufgen


Bitte gehen Sie wie folgt vor: vergeben Sie den Spaltennamen und whlen Sie direkt das
dazugehrige Adressdatum im Feld der "manuellen Zuordnung" aus. Dann nutzen Sie die
Funktion "Zeile hinzufgen" und eine neue Zeile wird hinzugefgt, in der Sie bitte analog
vorgehen.
4.4.5.4 Mglichkeiten der "manuellen Zuordnung"
Sie knnen feste Werte auswhlen, welche Ihnen direkt zur Auswahl angezeigt werden,
sobald Sie in das Feld klicken. Mchten Sie immer einen festen Wert ausgeben, dann
knnen Sie diesen Wert z.B. "Deutschland" eingeben und "Enter" drcken. Dieser Wert
wird anschlieend "grau" dargestellt.
4.4.5.5 Eingaben lschen
Einzelne Eingaben knnen Sie jederzeit durch das "Lschen-Symbol" herauslschen.
4.4.5.6 Vorlage speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre Vorlage ber den roten Speichern-Button rechts unten.
Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weit das System
Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu
ergnzende Daten hin.

4.5 Vorlagen fr Adressdatenimport

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Seite 49 von 65

Der Import von Empfngeradressen aus Ihren Systemen erfolgt mit Hilfe vorab erstellter
Vorlagen. Bereits bestehende Vorlagen knnen Sie fr den Adressdatenimport verwenden,
bearbeiten oder verwerfen. Zudem haben Sie die Mglichkeit neue Vorlagen zu erstellen.
In der bersicht finden Sie zur Untersttzung eines schnellen Adressdatenimports die DHL
Vorlage Adressdatenimport, die nicht editierbar ist.

4.5.1 Vorlagen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Vorlagen zum Adressdatenimport suchen
und so die Liste der Adressdatenimport-Vorlagen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld
einen Begriff ein und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die
Ergebnisse in der dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird,
erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb
des Suchfeldes wieder rckgngig machen. Die Vorlagen-bersicht zum
Adressdatenimport bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den
Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

4.5.2 Vorlagen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Vorlage fr Adressdatenimporte
anzuzeigen und zu bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Vorlagen-bersicht den
Namen der gewhlten Importvorlage anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die
Vorlagenerfassung geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge nun verndern und
danach wieder speichern.

4.5.3 Vorlagen lschen


Innerhalb der Vorlagen-bersicht zum Adressdatenimport haben Sie die Mglichkeit,
einzelne Vorlagen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die
zu lschende Vorlage fr den Adressdatenimport. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage
wird Ihre ausgewhlte Vorlage gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Vorlagen
im Feld ganz links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen
alle Vorlagen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte
das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol
unterhalb der Tabelle.

4.5.4 Mit Vorlage Adressimport starten


Sie knnen ber das Symbol Datenimport starten direkt aus der bersichtstabelle heraus
die gewnschte Vorlage fr den Adressdatenimport nutzen. Bitte whlen Sie die
Importdatei aus und drcken Sie auf den Button Datei hochladen.

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Seite 50 von 65

4.5.5 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Vorlage Adressdatenimport, die nicht editierbar ist.
Sie knnen jedoch eine Kopie der Standard-Vorlage erstellen und diese nach Ihren
Bedrfnissen anpassen. Weitere Vorlagen fr den Adressdatenimport aus
Warenwirtschaftssystemen (z.B. Afterbuy) werden Ihnen von DHL Paket direkt in der
bersichtstabelle zur Verfgung gestellt, sobald diese bekannt sind. Diese knnen durch
Sie bei Bedarf bearbeitet werden.

4.5.6 Erstellung von Vorlagen fr Adressdatenimport


Bei der Erstellung einer Import-Vorlage legen Sie einmalig Kriterien zum Abgleich der
Datenfelder Ihrer individuellen Dateien mit den Feldern der Versandsoftware fest. So
knnen Ihre Empfngeradressdaten anhand der Vorlage einfach und problemlos in das
Empfngeradressbuch bernommen und fr die Sendungsvorbereitung genutzt werden.
4.5.6.1 Konfiguration der CSV-Datei
Konfigurationselement

Beschreibung

Name

Sie knnen eine interne Kennzeichnung fr die Vorlage vergeben. ber die von
Ihnen vergebene Referenz knnen Sie spter hier in der bersicht ganz
einfach Vorlagen wiederfinden und weiterbearbeiten. Bitte beachten Sie: Das
System prft die von Ihnen eingegebene Referenz nicht

Trennzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Elemente in der CSV-Datei
trennen. Bei CSV-Dateien werden Elemente meist mit Komma , oder Semikolon ;
getrennt.

Dezimalzeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre einzelnen Werte in einem Element der CSVDatei trennen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit Komma , oder Punkt
. getrennt.

Zeichenkodierung / -satz

Eine Zeichenkodierung erlaubt die eindeutige Zuordnung von Schriftzeichen


(Buchstaben oder Ziffern) innerhalb eines Zeichensatzes. Zur richtigen
Darstellung eines Zeichens muss also die Zeichenkodierung bekannt sein. Fr
CSV-Dateien, welche unter Microsoft erstellt wurden ist es zumeist der
Zeichensatz: "ISO 8859-1".

Texterkennungszeichen

Bitte geben Sie hier an, wie Sie Ihre Texte in einem Element der CSV-Datei
kennzeichnen. Bei CSV-Dateien werden die Werte meist mit einfachen
Hochkomma ' oder doppeltem Hochkomma ; getrennt.

Datumsformat

Ein Datumsformat ist die Form, in der ein Kalenderdatum schriftlich dargestellt
wird. Es legt fest in welcher Reihenfolge die Komponenten des Kalenderdatums
(das Jahr, der Monat, der Tag) genannt werden.

Zuordnung von
Lndercodes

Die Zuordnung von Lndercodes ist die Form, in der die Lndernamen schriftlich
in der CSV-Datei dargestellt werden.

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Seite 51 von 65

4.5.6.2 Definition der Adressdaten


Feld

Feldlnge

Beschreibung

Pflichtfeld

Name 1

max. 35
Zeichen

Empfngerreferenz der
Empfngeradresse

nein

Name 1

max. 35
Zeichen

Name 1 der
Empfngeradresse

ja

Name 2

max. 35
Zeichen

Name 2 der
Empfngeradresse

nein

Name 3

max. 35
Zeichen

Name 3 der
Empfngeradresse

nein

Strae

max. 35
Zeichen

Strae der
Empfngeradresse

ja

Hausnummer

max. 5
Zeichen

Hausnummer der
Empfngeradresse

ja

PLZ

max. 17
Zeichen

Postleitzahl der
Empfngeradresse

ja

Ort

max. 35
Zeichen

Ort der Empfngeradresse

ja

Provinz

max. 9
Zeichen

Provinz der
Empfngeradresse

nein

Land

max. 3
Zeichen

Land der
Empfngeradresse

ja

E-Mail-Adresse

max. 70
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

nein

Telefonnummer

max. 35
Zeichen

E-Mail-Adresse der
Empfngeradresse

nein

Bemerkung

Region-Code der
Empfngeradresse nach
ISO_3166-2

Pflichtfeld, wenn das Land nicht


Deutschland ist

5 Einstellungen
Fr eine leichtere Nutzung des Systems knnen Sie hier Voreinstellungen vornehmen.
Neben allgemeinen Einstellungen fr den Sendungsdruck steht Ihnen die Mglichkeit eines
erleichterten Datenimports aus Ihren Systemen zur Verfgung z.B. fr den Abgleich von
Produkt- und Servicebezeichnungen. Fr Ihren internationalen Versand knnen Sie zudem

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Seite 52 von 65

die Sendungserfassung erleichtern - durch das Hinterlegen von Warenpositionen und den
Abgleich von Lndercodes fr den Datenimport.

5.1 Allgemeine Einstellungen


Hier knnen Sie allgemeine Voreinstellungen z.B. fr den Druck Ihrer Versandscheine und
fr die bernahme von Empfngeradressen vornehmen.

5.1.1 Vorgabe zur bernahme von Adressen (Art der Speicherung)


Fr die manuelle Sendungserfassung und den CSV-Datenimport knnen Sie definieren, ob
Adressdaten, welche Sie im System nutzen, gespeichert werden sollen. Hierzu knnen Sie
aus folgenden Optionen whlen:

Automatische Speicherung ohne Nachfrage


Speicherung nur mit Nachfrage
Keine Speicherung

5.1.2 Position des Startcursors in der Sendungserfassung


ber diese Option knnen Sie definieren, ob der Startcursor bei der Sendungserfassung
auf dem Sendungsreferenzfeld stehen soll oder nicht. Wenn Sie diese Option nicht whlen,
steht der Cursor auf dem ersten Pflichtfeld der Sendungserfassung.

5.1.3 Optionen zum Druck des Versandscheins


Sie knnen den Versandscheindruck auf Ihre Bedrfnisse anpassen. Ihnen stehen hierzu
Optionen fr Laserdrucker und Thermodrucker zur Verfgung.
Nachfolgend sehen Sie einige Beispiele fr die Einstellmglichkeiten
5.1.3.1 Druckeinstellung fr einen Laserdrucker
5.1.3.1.1 Versandmarken
Anmerkung: Neben den Einstellungen achten Sie bitte darauf, dass die Common Label von
DHL im Universalschacht des Druckers einzufhren sind. Aus diesem Grund ist dieser
Schacht auch in der Drucksteuerung Ihres PC auszuwhlen und dabei optimalerweise auch
das Papierformat auf A5 einzustellen.
5.1.3.1.2 Zollinhaltserklrung und internationaler Zahlschein
Diese Dokumente werden Ihnen als PDF in DIN A4 zur Verfgung gestellt. Wenn Sie
keinen Druck dieser Dokumente wnschen, knnen Sie eine entsprechende Einstellung
ber den Kunden-Administrator im Menpunkt Nutzergruppen vornehmen lassen.

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Seite 53 von 65

5.1.3.1.3 Tagesabschlussliste
Die Tagesabschlussliste wird Ihnen als PDF in DIN A4 zur Verfgung gestellt.
5.1.3.2 Druckeinstellung fr einen Thermodrucker
5.1.3.2.1 Versandmarken
Anmerkung: Sollte der Druck dennoch nicht funktionieren, gibt es hierfr einen speziellen
Druckertreiber von Seagull (Version 7.2.3).
5.1.3.2.2 Zollinhaltserklrung und internationaler Zahlschein
Diese Dokumente stehen fr den Druck mit einem Thermodrucker nicht zur Verfgung.
5.1.3.2.3 Tagesabschlussliste
Dieses Dokument steht fr den Druck mit einem Thermodrucker nicht zur Verfgung.

5.2 Zuordnung von Warenpositionen


Bei internationalem Versand ist die Anlage von Warenpositionen fr die Zollinhaltserklrung
erforderlich. Um wiederkehrende Positionen schnell bernehmen zu knnen, haben Sie
hier die Mglichkeit, Warenpositionen anzulegen und zu bearbeiten. Diese stehen Ihnen
dann in der Sendungserfassung zur Verfgung.

5.2.1 Warenposition suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Warenpositionen suchen und so die Liste der
Warenpositionen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und whlen
anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten Tabelle
zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche
knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes wieder rckgngig
machen. Die bersicht der Warenpositionen bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie
auf die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung

5.2.2 Warenposition bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Warenpositionen anzuzeigen und zu
bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der bersicht der Warenpositionen den Namen der
gewhlten Ware anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die Bearbeitung der
Warenpositionen geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge nun verndern und
danach wieder speichern.

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Seite 54 von 65

5.2.3 Warenposition lschen


Innerhalb der bersicht der Warenpositionen haben Sie die Mglichkeit, einzelne
Warenpositionen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die
zu lschende Warenposition. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihre
ausgewhlte Warenposition gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter
Warenpositionen im Feld ganz links in der Tabelle knnen Sie diese in einem
Lschvorgang lschen. Sollen alle Warenpositionen aus der Tabelle der dargestellten Seite
gelscht werden, verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle
und nutzen Sie das Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

5.2.4 Warenposition anlegen


Fr jede Warenposition machen Sie hier einmalig detaillierte Angaben zur spteren
reibungslosen Abwicklung des internationalen Versands whrend der manuellen
Sendungserfassung. Da fr die Zollinhaltserklrungen je nach internationalem Zielland
unterschiedliche Sprachen vorausgesetzt werden, knnen Sie die Warenposition nach
Sprache definieren.
Es stehen Ihnen die Sprachen Deutsch, Englisch, Franzsisch und Spanisch in einem
Drop-Down-Men fr Ihre Auswahl zur Verfgung. Pflichtfelder sind durch *
gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weist das System Sie durch eine
Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu ergnzende Daten
hin.

5.2.5 Warenposition speichern


Sie speichern Ihre Eingaben fr jede Warenposition ber den roten Speichern-Button
rechts unten.

5.3 Zuordnung von Lndercodes


Zur Vereinfachung Ihres internationalen Versands haben Sie die Mglichkeit, Lnderlisten
(mit Lndercodezuordnungen) zu hinterlegen. Diese dienen dem automatisierten
Datenabgleich whrend eines Datenimports aus Ihren Systemen. Aus der bersicht heraus
knnen Sie neue Lnderlisten erstellen, vorhandene bearbeiten oder verwerfen. Zudem
finden Sie hufig genutzte Standard-Lnderlisten, die Sie direkt fr Ihren Datenimport
nutzen knnen.

5.3.1 Lndercodes suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Lndercodezuordnungen suchen und so die
Liste der Lndercodezuordnungen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff
ein und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der
dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen
Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes

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wieder rckgngig machen. Die bersicht der Lndercodezuordnungen bietet Ihnen eine
Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrtsoder Abwrtssortierung.

5.3.2 Lndercodes bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Lndercodezuordnungen anzuzeigen und
zu bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der bersicht der Lndercodezuordnungen den
Namen des gewhlten Lndercodes anklicken, wird ebenfalls die Maske fr die
Bearbeitung der Lndercodezuordnungen geffnet. Sie knnen die vorhandenen Eintrge
nun verndern und danach wieder speichern.

5.3.3 Lndercodes lschen


Innerhalb der bersicht der Lndercodes haben Sie die Mglichkeit, einzelne Lndercodes
zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr den zu lschenden
Lndercode.. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihr ausgewhlter Lndercode
gelscht.
Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Lndercodes im Feld ganz links in der Tabelle
knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen alle Lndercodes aus der Tabelle
der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links
unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

5.3.4 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die Lndercode-Listen ISO-2-Alpha, ISO-3-Alpha, ISO-3-Num
und KFZ (internationale KFZ-Lnderkennzeichen), die nicht editierbar sind. Sie knnen
jedoch jeweils eine Kopie der Standard-Vorlagenlisten erstellen und diese nach Ihren
Bedrfnissen anpassen. Wenn Sie Ihre individuell verwendeten Lnderbezeichnungen dort
ergnzen, werden diese dann als Basis fr den Import Ihrer internationalen Daten
herangezogen.

5.3.5 Zuordnung von Lndercodes anlegen


Bitte ergnzen Sie zu den aufgelisteten Lndern jeweils Ihre individuell verwendeten
Lnderbezeichnungen. Diese werden dann als Basis fr den Import Ihrer internationalen
Daten herangezogen.
Bitte vergeben Sie zunchst einen eindeutigen Namen fr Ihre Lndercodezuordnung.
Dann ergnzen Sie bitte zu den aufgelisteten Lndern jeweils Ihre individuell verwendeten
Lnderbezeichnungen.

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5.3.5.1 Eingaben lschen


Sie knnen in jeder Zeile Ihre Eingabe verwerfen, indem Sie rechts auf das Lschen
Symbol klicken.
5.3.5.2 Lndercodes speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre Lndercodezuordnung ber den roten SpeichernButton rechts unten. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden
Pflichtangaben weist das System Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des
betroffenen Feldes auf zu ergnzende Daten hin.

5.4 Zuordnung von Produkt- und Service-Zuordnung


Zur Vereinfachung Ihres Datenimports haben Sie die Mglichkeit, individuelle Produkt- und
Servicebezeichnungen zu hinterlegen. Diese dienen dem automatisierten Datenabgleich
whrend eines Sendungsdatenimports aus Ihren Systemen. Aus der bersicht heraus
knnen Sie neue Bezeichnungen erstellen, vorhandene bearbeiten oder verwerfen.

5.4.1 Produkt- und Servicezuordnung suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Produkt- und Servicezuordnungen suchen
und so die Liste der Produkt- und Servicezuordnungen einschrnken. Geben Sie in das
Suchfeld einen Begriff ein und whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die
Ergebnisse in der dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird,
erhalten Sie einen Hinweis. Die Suche knnen Sie mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb
des Suchfeldes wieder rckgngig machen. Die bersicht der Produkt- und
Servicezuordnungen bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den
Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

5.4.2 Produkt- und Servicezuordnung bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Produkt- und Servicezuordnungen
anzuzeigen und zu bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Produkt- und
Servicezuordnung den Namen der gewhlten Zuordnung anklicken, wird ebenfalls die
Maske fr die Bearbeitung der Produkt- und Servicezuordnungen geffnet. Sie knnen die
vorhandenen Eintrge nun verndern und danach wieder speichern. Bitte ergnzen Sie
Ihre individuell verwendeten Bezeichnungen in der Produkt- und Serviceliste. Diese werden
dann als Basis fr den Import Ihrer Sendungsdaten herangezogen.

5.4.3 Produkt- und Servicezuordnung lschen


Innerhalb der bersicht der Produkt- und Servicezuordnungen haben Sie die Mglichkeit,
einzelne Produkt- und Servicezuordnungen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das LschenSymbol in der Zeile fr die zu lschende Produkt- und Servicezuordnung. Nach Besttigung

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der Sicherheitsabfrage wird Ihre ausgewhlte Produkt- und Servicezuordnung gelscht.


Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Produkt- und Servicezuordnungen im Feld ganz
links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Lschvorgang lschen. Sollen alle Produktund Servicezuordnungen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden,
verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das
Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

5.4.4 DHL Vorlagen


Sie finden in der bersicht die DHL Produkt- und Service-Zuordnung, die nicht editierbar
ist. Sie knnen jedoch eine Kopie dieser Standard-Vorlage erstellen und sie nach Ihren
Bedrfnissen anpassen. Bitte ergnzen Sie Ihre individuell verwendeten Bezeichnungen in
der Produkt- und Serviceliste. Diese werden dann als Basis fr den Import Ihrer
Sendungsdaten herangezogen. Der "DHL Produkt- und Service-Zuordnung knnen Sie
entnehmen, wie die systemische Zuordnung von Produkten und Services fr die "DHL
Vorlage Sendungsdatenimport" definiert ist.

5.4.5 Zuordnung von Produkt- und Service-Zuordnung anlegen


Bitte ergnzen Sie Ihre individuell verwendeten Bezeichnungen in der Produkt- und
Serviceliste.
Bitte vergeben Sie zunchst einen eindeutigen Namen fr Ihre Vorlage der Produkt- und
Service-Zuordnung. Dann ergnzen Sie bitte Ihre individuell verwendeten Bezeichnungen
oder Krzel in der Liste aller Produkte und Services von DHL Paket und schaffen Sie so
eine bersetzungsliste. Die von Ihnen eingegebenen Bezeichnungen werden dann als
Basis fr den Import Ihrer Sendungsdaten herangezogen.
5.4.5.1 Eingaben lschen
Sie knnen in jeder Zeile Ihre Eingabe verwerfen, indem Sie rechts auf das Lschen
Symbol klicken.
5.4.5.2 Produkt- und Servicezuordnung speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre Zuordnung von Produkten und Services ber den
roten Speichern-Button rechts unten. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei
fehlenden Pflichtangaben weist das System Sie durch eine Fehlermeldung und die
Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu ergnzende Daten hin.

6 Administration
Als Kunden-Administrator haben Sie die Mglichkeit zur Hinterlegung bergreifender
Informationen. So knnen Sie Bankverbindungen fr die Nutzung des Service Nachnahme

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anlegen, eBay-Zugangsdaten fr den eBay-Datenimport einrichten, Vorlagen fr E-MailBenachrichtigungen erstellen oder Nutzergruppen verwalten.

6.1 Bankverbindungen
Die hier hinterlegten Bankverbindungen dienen zur Nutzung des Service "Nachnahme".
Bei Auswahl des Service "Nachnahme" in der Sendungserfassung knnen Sie aus den
aufgelisteten Bankverbindungen die gewnschte auswhlen. Haben Sie einem Datensatz
das Merkmal "Standard-Bankverbindung" gegeben, werden diese Daten bereits
automatisiert in der Sendungserfassung bernommen. Aus der bersicht heraus knnen
Sie bestehende Bankverbindungen bearbeiten und verwerfen oder neue erstellen.

6.1.1 Bankverbindungen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Bankverbindungen suchen und so die Liste
der Bankverbindungen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und
whlen anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten
Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis.
Mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes knnen Sie die Suche wieder
rckgngig machen. Die bersicht der Bankverbindungen bietet Ihnen eine Sortierfunktion.
Fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung klicken Sie auf die Pfeile neben den
Spaltenberschriften

6.1.2 Bankverbindungen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol , um Ihre Bankverbindungen anzuzeigen und zu
bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Bankverbindungen den Namen der gewhlten
Bankverbindung anklicken, wird ebenfalls die Bearbeitungsmaske geffnet. Dort knnen
Sie die vorhandenen Eintrge verndern und erneut speichern.

6.1.3 Bankverbindungen lschen


Innerhalb der bersicht haben Sie die Mglichkeit, einzelne Bankverbindungen zu lschen.
Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die zu lschende
Bankverbindung. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird die ausgewhlte
Bankverbindung gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Bankverbindungen im
Feld links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Vorgang lschen. Sollen alle
Bankverbindungen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie
bitte das Auswahlfeld Alle unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol
unterhalb der Tabelle.

6.1.4 Bankverbindung anlegen


Neben den Pflichtangaben knnen Sie zudem das Merkmal Standard-Bankverbindung
vergeben.

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6.1.4.1 Standard-Bankverbindung
Mchten Sie, dass whrend der manuellen Sendungserfassung eine Bankverbindung stets
standardmig vorausgewhlt ist, so whlen Sie diese Kennzeichnung aus. Die
Kennzeichnung kann nur einmalig hinterlegt werden.
6.1.4.2 Kontoreferenz
Die Vergabe einer Referenz erleichtert die sptere Suche nach der Bankverbindung in der
manuellen Sendungserfassung. Die Kontoreferenz knnen Sie ebenso beim
Sendungsdatenimport per CSV vergeben und damit die Details automatisch eintragen
lassen.
6.1.4.3 Bankverbindung speichern
Sie speichern Ihre Eingaben ber den roten Speichern-Button rechts unten.
Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weist das System
Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu
ergnzenden Daten hin.

6.2 eBay-Profile
Die hinterlegten eBay-Zugangsdaten dienen als Basis zur Nutzung des Imports von eBayBestellungen. Aus der bersicht heraus knnen Sie neue Zugangsdaten anlegen,
vorhandene bearbeiten oder verwerfen.

6.2.1 eBay-Profile suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach eBay-Profilen suchen und so die Liste der
eBay-Profile einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und whlen Sie
anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten Tabelle
zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. Mit dem
Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes knnen Sie die Suche wieder rckgngig
machen. Die bersicht der eBay-Profile bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf
die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

6.2.2 eBay-Profile bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol um Ihre eBay-Profile anzuzeigen und zu
bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der eBay-Profile den Namen des gewhlten eBayProfils anklicken, wird ebenfalls die Bearbeitungsmaske geffnet. Sie knnen die
vorhandenen Eintrge nun verndern und danach wieder speichern.

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6.2.3 eBay-Profile lschen


Innerhalb der bersicht der eBay-Profile haben Sie die Mglichkeit, einzelne eBay-Profile
zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr das zu lschende
eBay-Profil. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird Ihr ausgewhltes eBay-Profil
gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter eBay-Profile im Feld links in der Tabelle
knnen Sie diese in einem Vorgang lschen. Sollen alle eBay-Profile aus der Tabelle der
dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte das Auswahlfeld Alle links
unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol unterhalb der Tabelle.

6.2.4 eBay-Profil anlegen


Zur Anlage eines neuen Importprofils ist die Anforderung eines eBay-Tokens erforderlich.
Dieses stellt die Erlaubnis dar, eine Verbindung zwischen dem Versandlogistiksystem und
Ihrem eBay-Konto herzustellen.
Um das Token zu "aktivieren" (holen), klicken Sie bitte auf Token holen. Daraufhin werden
Sie zu Ihrem eBay-Account weitergeleitet. Je nach Sicherheitsstufe knnen Sie sich direkt
dort einloggen oder mit Hilfe eines PIN-Verfahrens das Token aktivieren.
Nach Erhalt des Tokens knnen Sie Ihre eBay-Bestellungen importieren.
6.2.4.1 Konfiguration
6.2.4.1.1 Sende Versandbesttigung
Whlen Sie diese Option, wenn Sie mchten, dass eine Rckmeldung an eBay versendet
wird, sobald Ihre Sendung abgeschlossen wird. Dies fhrt dazu, dass der eBay-Status Ihrer
Auktion / Bestellung auf "versendet" gendert wird.
6.2.4.1.2 Zeige unbezahlte Auktionen
DHL geht davon aus, dass Sie nur bereits "bezahlte" Auktionen / Bestellungen zum
Versand vorbereiten mchten. Gerne bieten wir Ihnen mit dieser Option die Mglichkeit,
auch "unbezahlte" Auktionen / Bestellungen zu importieren. Der unterschiedliche Status
wird Ihnen eindeutig unter den eBay-Bestellungen angezeigt.

6.2.4.1.3 Gltigkeitsdauer des eBay-Tokens


Die Gltigkeitsdauer des eBay-Tokens ist durch eBay eingeschrnkt. Wir zeigen Ihnen
diese in jedem Profil an. Bitte prfen Sie regelmig die Gltigkeit und aktualisieren Sie das
Token vor Ablauf damit die Versandabwicklung ber eBay nicht beeintrchtigt wird.
6.2.4.1.4 eBay-Token holen

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Zur Anlage eines neuen Importprofils ist die Anforderung eines eBay-Tokens erforderlich.
Dieses stellt die Erlaubnis dar, eine Verbindung zwischen dem Versandlogistiksystem und
Ihrem eBay-Konto herzustellen. Um das Token zu "aktivieren" (holen), klicken Sie bitte auf
Token holen. Daraufhin werden Sie zu Ihrem eBay-Account weitergeleitet. Je nach
Sicherheitsstufe knnen Sie sich direkt dort einloggen oder mit Hilfe eines PIN-Verfahrens
das Token aktivieren. Nach Erhalt des Tokens knnen Sie Ihre eBay-Bestellungen
importieren.
6.2.4.1.5 Token prfen
Mit der Funktion "Token prfen" knnen Sie die Verfgbarkeit und Gltigkeit des eBayTokens sicherstellen.
6.2.4.1.6 eBay-Profil speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre eBay-Profile ber den roten Speichern-Button rechts
unten. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weist das
System Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf
zu ergnzende Daten hin.

6.3 Nutzergruppen
Als Kunden-Administrator knnen Sie alle fr Ihre EKP-Nr. hinterlegten Nutzergruppen
einsehen. Zudem besteht die Mglichkeit, bereits angelegte Nutzergruppen zu bearbeiten
oder zu verwerfen.

6.3.1 Nutzergruppen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Nutzergruppen suchen und so die Liste der
Nutzergruppen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und whlen Sie
anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der dargestellten Tabelle
zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen Hinweis. Mit dem
Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes knnen Sie die Suche wieder rckgngig
machen. Die bersicht der Nutzergruppen bietet Ihnen eine Sortierfunktion. Klicken Sie auf
die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrts- oder Abwrtssortierung.

6.3.2 Nutzergruppen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Nutzergruppen anzuzeigen und zu
bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Nutzergruppen den Namen der gewhlten
Nutzergruppe anklicken, wird ebenfalls die Bearbeitungsmaske geffnet. Sie knnen die
vorhandenen Eintrge nun verndern und danach wieder speichern.

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6.3.3 Nutzergruppen lschen


Innerhalb der bersicht der Nutzergruppen haben Sie die Mglichkeit, einzelne
Nutzergruppen zu lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die zu
lschende Nutzergruppe. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird die ausgewhlte
Nutzergruppe gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Nutzergruppen im Feld
links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Vorgang lschen. Sollen alle Nutzergruppen
aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden Sie bitte das
Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das Lschen-Symbol
unterhalb der Tabelle.

6.3.4 Standard-Gruppenprofil
Das Standard-Gruppenprofil ist die Vorgabe von DHL. Diese Nutzergruppe beinhaltet
standardmig alle Abrechnungsnummern. Diese Zuordnung kann nicht gendert werden.
Ebenfalls werden standardmig alle Nutzer dieser Nutzergruppe zugeordnet. Diese
Einstellung kann vom Kunden-Administrator verndert werden. Die fr Sie aktuell aktive
Nutzergruppe ist auf jeder Seite im oberen rechten Bereich sichtbar hinterlegt. Dort ist auch
die Auswahl mglich, wenn Sie mehreren Nutzergruppen zugeordnet sind.

6.3.5 Nutzergruppe anlegen


Neben der Namensvergabe erfolgt hier die Rechtevergabe fr neue Nutzergruppen. Sie
knnen hierber steuern, welche Abrechnungsnummern durch einen Benutzer verwendet
werden drfen. Die aktuell aktive Nutzergruppe ist auf jeder Seite im oberen rechten
Bereich sichtbar hinterlegt. Dort knnen Sie auch die Auswahl wechseln, wenn Sie
mehreren Nutzergruppen zugeordnet sind.
6.3.5.1 Basisdaten
Als Basisdaten knnen Sie einen Gruppen-Namen vergeben, der dem Nutzer im oberen
rechten Bereich jeder Seite angezeigt wird. Die Beschreibung knnen Sie zur schnelleren
Identifizierung auf der bersichtsseite der Nutzergruppen ber das Info-Symbol abrufen.
6.3.5.2 Vorgaben fr den internationalen Versand
Fr den internationalen Versand kann der Kunden-Administrator folgende bergreifende
Einstellungen vornehmen.
6.3.5.2.1 Standardsprache fr Zolldokumente
Die Sprachauswahl erleichtert Ihnen die sptere Zuordnung der Warenpositionen whrend
der manuellen Sendungserfassung. Sie knnen hierfr die Sprachen in die gewnschte
Reihenfolge setzen. Die Reihenfolge definiert die prferierte standardmige
Sprachauswahl whrend der Sendungserfassung. Legen Sie keine Reihenfolge fest, wird
die durch DHL definierte standardmige Reihenfolge bernommen.

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6.3.5.2.2 Andruck von Zolldokumenten


Sie knnen ber die beiden nachfolgenden Optionen entscheiden, ob Sie die
internationalen Dokumente durch das System drucken lassen mchten oder diese
bevorzugt hndisch ausfllen.

Internationalen Nachnahmezahlschein drucken


Zollinhaltserklrung drucken

6.3.5.3 Abrechnungsnummern
Fr die Anlage einer Nutzergruppe werden Ihnen alle Abrechnungsnummern angezeigt,
welche Ihnen im Geschftskundenportal zur Verfgung stehen. Sie knnen die Auswahl
treffen:

Besitzt alle Abrechnungsnummern der EKP


Besitzt nur ausgewhlte Abrechnungsnummern

Whlen Sie die 2. Option, so knnen Sie anschlieend auch individuell die
Abrechnungsnummern auswhlen und der Nutzergruppe zuordnen.
6.3.5.4 Zugeordnete Nutzer
Unter dieser Zuordnung whlen Sie aus, auf welche vorher definierten
Abrechnungsnummern die verfgbaren Nutzer Zugriff haben sollen.
6.3.5.5 Nutzergruppe speichern
Sie speichern Ihre Eingaben ber den roten Speichern-Button rechts unten.
Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weist das System
Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes auf zu
ergnzende Daten hin.

6.4 Benachrichtigungen (E-Mail-Texte)


Sie haben die Mglichkeit, den Empfnger Ihrer Sendung ber den Versand der bestellten
Ware zu benachrichtigen. Wenn Sie den Service "Versandbesttigung" nutzen, knnen Sie
hier individuelle Texte fr die Kommunikation an Ihre Kunden einstellen oder den von DHL
hinterlegten Standard-Text verwenden.

6.4.1 Benachrichtigungen suchen und sortieren


Von der bersichtsseite aus knnen Sie nach Benachrichtigungen suchen und so die Liste
der Benachrichtigungen einschrnken. Geben Sie in das Suchfeld einen Begriff ein und
whlen Sie anschlieend Finden. Das System stellt Ihnen die Ergebnisse in der

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dargestellten Tabelle zur Verfgung. Wenn kein Treffer gefunden wird, erhalten Sie einen
Hinweis. Mit dem Zurcksetzen-Link unterhalb des Suchfeldes knnen Sie die Suche
wieder rckgngig machen. Die bersicht der Benachrichtigungen bietet Ihnen eine
Sortierfunktion. Klicken Sie auf die Pfeile neben den Spaltenberschriften fr eine Aufwrtsoder Abwrtssortierung.

6.4.2 Benachrichtigungen bearbeiten


Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen und zu
bearbeiten. Wenn Sie in der Tabelle der Benachrichtigungen den Namen der gewhlten
Benachrichtigung anklicken, wird ebenfalls die Bearbeitungsmaske geffnet.

6.4.3 Benachrichtigungen lschen


Innerhalb der bersicht haben Sie die Mglichkeit, eine einzelne Benachrichtigung zu
lschen. Klicken Sie dazu auf das Lschen-Symbol in der Zeile fr die zu lschende
Benachrichtigung. Nach Besttigung der Sicherheitsabfrage wird die ausgewhlte
Benachrichtigung gelscht. Durch Anhaken mehrerer ausgewhlter Benachrichtigungen im
Feld links in der Tabelle knnen Sie diese in einem Vorgang lschen. Sollen alle
Benachrichtigungen aus der Tabelle der dargestellten Seite gelscht werden, verwenden
Sie bitte das Auswahlfeld Alle links unterhalb der Tabelle und nutzen Sie das LschenSymbol unterhalb der Tabelle.

6.4.4 DHL Standard Versandbesttigung


Nachfolgend knnen Sie den Inhalt der "DHL Standard Versandbesttigung" einsehen.
6.4.4.1 Empfngername
Der "Empfngername" wird mit dem von Ihnen vergebenen "EName 1" des Empfngers
hinterlegt.
6.4.4.2 Absendername
Der "Absendername" wird mit dem von Ihnen vergebenen "AName 1" des Absenders
hinterlegt.

6.4.5 Konfiguration Benachrichtigung (E-Mail-Text)


Neben dem E-Mail-Text knnen Sie hier zudem definieren, ob zustzlich zu Ihrem Kunden
weitere Personen oder Einheiten in Ihrem Unternehmen die E-Mail erhalten sollen (z.B. Ihr
Kundenservice).

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6.4.5.1 E-Mail-Text anlegen


Sie knnen hier einen individuellen Benachrichtigungstext anlegen.
Beispieltext:
Sehr geehrte(r) <%EName1%>,
Ihre Sendung ist heute am <%Sendungsdatum%> von <%AName1%> mit der
Sendungsnummer <%Sendungsnummer%> an DHL bergeben worden.
Wenn Sie sich einen berblick ber den Sendungsstatus verschaffen mchten, knnen Sie
auf der Internetseite www.dhl.de eine Sendungsanfrage mit der hier angegebenen
Sendungsnummer sowie Ihrer PLZ (bei nationalen Sendungen) starten oder auf den
nachfolgenden Link klicken:
<%TTLink%>.
Um Ihren E-Mail-Text so individuell wie mglich zu gestalten, haben wir Ihnen auf der Seite
Tabelle fr Platzhalter in der Versandbesttigung alle mglichen Platzhalter hinterlegt.
Der von Ihnen definierte E-Mail-Text wird in die "DHL Standard Versandbesttigung"
eingefgt.
6.4.5.2 Nachrichten standardmig im BCC erhalten
Sie knnen standardmig eine E-Mail-Adresse hinterlegen, welche eine Kopie jeder
versendeten Versandbesttigung erhlt ohne dass dies fr die anderen Empfnger sichtbar
ist.
6.4.5.3 Test-E-Mail versenden
Um Ihre Einstellung zu testen, knnen Sie sich ber die Funktion "Test-E-Mail versenden"
eine E-Mail zusenden.
6.4.5.4 E-Mail-Text speichern
Sie speichern Ihre Eingaben fr Ihre Benachrichtigung ber den roten Speichern-Button
rechts unten. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Bei fehlenden Pflichtangaben weist
das System Sie durch eine Fehlermeldung und die Hervorhebung des betroffenen Feldes
auf zu ergnzende Daten hin.