SEMINAR NASIONAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2017

ISBN : 978-602-6428-12-7

Mewujudkan Tata Kelola Arsip Untuk Menunjang Peningkatan

Kapabilitas Manajerial pada SD Kendangsari 1 Surabaya
1
Tris Kusumaningrum, 2Rosa Juniarti, 3Tias Indrawati, 4Sista Paramita, 5Nurul Indawati
1, 2, 3, 4, 5Universitas
Negeri Semarang
Email: riaskusumaningrum@unes.ac.id

ABSTRACT
This study aims to realize the archive governance that can support organizational managerial capabilities.
Problems found in partners are lack of knowledge about archive management and lack of human resources to
perform archive management. Partners in this research are teachers and education personnel. This study used
descriptive qualitative method. Data obtained from observation and interview. Solutions offered to face problems
faced by partners that will be held archival training and mentoring. Archival training consists of material creation
use, to the destruction of the archives. The results of partner satisfaction viewed from the training preparation
show that the majority (over 60%) of the partners revealed Training Themes, Timeliness, Atmosphere,
Completeness of Materials, Organizers Attitudes and Tools used in good training. The accompaniment is related
to the activity of classifying the archive code according to the need, making the label, entering the document
according to the label and arrangement of the document into the storage cabinet. Good archival management
supports the achievement of an organization's goals. Effective and effective archive management has an effect on
both data retrieval and information for the organization for policy and decision making materials.

Keywords: Archive Management, Archive Storage Systems, Archive Recovery

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mewujudkan tata kelola arsip yang dapat menunjang kapabilitas manajerial
organisasi. Masalah yang ditemukan pada mitra yaitu kurangnya pengetahuan tentang pengelolaan arsip dan
kekurangan sumber daya manusia untuk melakukan pengelolaan arsip. Mitra dalam penelitian ini yaitu guru dan
tenaga kependidikan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Data diperoleh dari observasi dan
wawancara. Solusi yang ditawarkan untuk menghadapi masalah yang dihadapi oleh mitra yaitu akan diadakan
pelatihan kearsipan dan pendampingan. Pelatihan kearsipan terdiri dari materi penciptaan penggunaan, hingga
pemusnahan arsip. Hasil kepuasan mitra dilihat dari persiapan pelatihan menunjukkan bahwa mayoritas (lebih
dari 60%) mitra mengungkapkan Tema Pelatihan, Ketepatan Waktu, Suasana, Kelengkapan Materi, Sikap
Penyelenggara dan Alat bantu yang digunakan dalam pelatihan bagus. Pendampingan yang dilakukan berkaitan
dengan kegiatan kegiatan pengklasifikasian kode arsip sesuai dengan kebutuhan, pembuatan label,
memasukkan dokumen sesuai dengan label dan penataan dokumen ke dalam lemari penyimpanan. Tata kelola
arsip yang baik menunjang tercapainya tujuan suatu organisasi. Tata kelola arsip yang efisein dan efektif
berpengaruh pada pencariankembali data maupun informasi bagi organisasi untuk bahan pengambilan kebijakan
dan keputusan.

Kata kunci: Tata Kelola Arsip, Sistem Penyimpanan Arsip, Penemuan Kembali Arsip

1. Pendahuluan
Arsip merupakan rekaman informasi dari keseluruhan kegiatan yang sudah atau belum
dilaksanakan oleh suatu organisasiketika menjalankan tupoksi yang dipercayakan oleh masyarakat.
Melalui arsiplah akan diketahui keberhasilan atupun kegagalan orgnisasi dalam menjalankan
tupoksinya. Arsip juga digunakan untuk menilai mutu suatu organisasi. Kondisi arsip saat ini di SDN
Kendangsari 1 Surabaya belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen
sekolah. Kurang optimalnya pengelolaan manajemen sekolah disebabkan oleh: 1.Kesadaran dan
kepedulian pimpinan dalam hal pengelolaan manajemen arsip masih rendah, 2) Mutu SDM yang
melaksankan kegiatan pengarsipanbelum sesuai dengan kualifikasi, 3) Organisasi kurang menghargai
arsiparis, sehingga pegawai kurang minat untuk melakoni pekerjaan sebagai arsiparis, 4) Anggaran
dana untuk pengadaan sarana maupun prasarana kearsipan masih kurang, 5) Organisasi kurang
mengirimkan SDM untuk ikut pelatihan kearsipan yang berkesinambungan, (6) SDM yang telah dididik
di bidang kearsipan tidak diposisikan dibidang kearsipan.
Masalah yang dihadapi Sekolah Dasar berkaitan dengan kearsipan ini membuat perlunya
dibuat sebuah sistem pengarsipan sederhana yang dapat mengakomodir kebutuhan manajemen arsip
bagi SDN Kendangsari 1 Surabaya. Permasalahan yang dihadapi oleh mitra dari kelompok tenaga

SENADIMAS 2017 385

 SEMINAR NASIONAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2017
ISBN : 978-602-6428-12-7

kependidikan merasa tugas administrasi yang overload, sehingga arsip menunpuk dan tidak sempat
segera disimpan dengan baik. Selain itu pendidikan tenaga kependidikan tidak sesuai dengan
kebutuhan kompetensi yang dibutuhkan sebagai pegawai administrasi. Sedangkan mitra guru masih
melakukan kesalahan pengarsipan dalam hal sering terjadi kasus hilangnya surat masuk maupun
surat keluar.
Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa pengelolaan
kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan
pembinaan kearsipan. Sedangkan Suraja (2006:62) menyatakan bahwa manajemen kearsipan
adalah serangkaian pengelolaan semua unsur yang terlibat di dalam proses pengurusan arsip.Archief
adalah sebutan arsip dalam bahasa belanda, dalam bahasa ingris disebut “archive”, dalam bahasa
latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa yunani disebut
dengan “arche” mempunyai arti permulaan. Kata “arche” dalam bahasa yunani disempurnakan
menjadi kata “archia” yang berarti catatan, dan berkembang lagi menjadi “arsipcheton” yang berarti
gedung pemerintahan (Priansa, 2014:195). Arsip menurut Undang-undang No 7 tahun 2001 adalah
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah serta naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
perseorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan menurut Sedarmayati (2003:10) kearsipan
merupakan pengetahuan tentang arsip mulai perseorangan, pihak swasta maupun pemerintahan
yang diperlukan untuk penelitian atau rujukan peristiwa di kemudian hari.
Tujuan dari manajemen kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan menyediakan
bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan dan pelaksanaan penyelenggaraan
kehidupan bangsa, (Barthos, 2009:12).Menurut Amsyah, (2003:51) prosedur kearsipan dapat
dilakukan dengan menyelesaikan pekerjaan bersangakutan sejak permulaan sampai selesai.
Prosedur pertama yaitu prosedur permulaan untuk surat masuk terdiri daripengadministrasian
pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur kedua yaitu prosedur permulaan untuk surat
keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman surat. Prosedur ketiga yaitu
penyimpanan surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks,
mengkode, menyortir dan meletakkan.
Untuk mewujudkan prosedur manajemen kearsipan yang efektif dan efisien, maka perlu
dilakukan penyimpanan arsip yang bagus agar data atau informasi yang dibutuhkan dapat segera
ditemukan. Penataan berkas (filling) sesuai prosedur dilakukan mulai daripengaturan,
penyusunanhingga penataan berkas sesuai tipe sertakegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.
Penataan berkasjuga dilaksanakan sampai mempersiapkankelengkapan sarana dan penataan berkas
pada tempat penyimpanan (Rahmadeni danSyahyuman, 2012:3). Sukoco
(2007:69)menyebutkanlangkah-langkah yang dapat dilakukan agar arsip dapat digunakan tepat
warktu adalah: terciptanya komitmendari berbagai lini pimpinan manajemen untuk menggunakan
sistempengarsipan yang modern, melakukan interaksi denganpengguna sistem pengarsipan,
melakukanidentifikasi arsip ataudokumen yang dikelola, selain itumempertimbangkan penerapan
system RFID (radio frequency identification systems) agar arsip dapatdilacak secara otomatis dan
dapat ditemukan dengancepat, selain itu agar arsip mudahditemukan maka arsip harus ditempatkan
pada tempat yang terjangkau ataumudah ditemukan.
Sistem penyimpanan diklasifikasikan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang
sudah disimpan baik berupa urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan berdasarkan urutan
abjad adalah sistem nama (sistem abjad), sistem geogafis, dan sistem subjek. Sedangkan system
penyimpanan berdasarkan urutan angka yang adalah sistem numeric,sistem kronologis, dan sistem
subjek numeric (Amsyah, 2001:71).Sistem penyimpanan arsip yang lengkap dan sesuai prosedur juga
dapat mewujudkan efisiensi penemuan kembali arsip apabila diperlukan (Porwani, 2012 : 8). Sistem
penyimpanan yang akan disampaikan dalam materi pelatihan yaitu berdasarkan abjad dan angka.
Arsip yang disimpan dan tidak diperlukan lagi oleh suatu organisasi maka harus dimusnahkan.
Arsip yang dimusnahkan adalah arsip dinamis. Prosedur pemusnahan menurut Amsyah (2001: 218)
yaituseleksi arsip dinamis yang akan dimusnahkan,membuatdaftar arsip dinamis yang
akandimusnahkan, membuat berita acara pemusnahan,terakhir yaitumelaksanakan pemusnahan

SENADIMAS 2017 386

 SEMINAR NASIONAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2017
ISBN : 978-602-6428-12-7

dengan saksi-saksi.Arsip dapat dimusnahkan dengan beberapa metodediantaranya dengan cara

dicacah, dibakar, dimusnahkan secara kimiawi dan pembuburan.
Penelitian iniberupaya untuk mewujudkan tata kelola arsip yang efektif dan efisien sehingga
dapat menunjang kapabilitas manajerial pada SD Kendangsari 1 Surabaya.

2. Metode
Deskriptif kualitatif adalah metode yang digunakan dalam penelitian ini. Pada metode ini akan
menggambarkan bagaimana permasalahan yang terjadi pada mitra, proses pemecahan masalah
sehingga penelitian yang dilakukan dapat bermanfaat bagi mitra.Adapun data penelitian diperoleh dari
kegiatan observasi dan wawancara. Sampel penelitian adalah Guru dan Tenaga Kependidikan di SD
Kendangsari 1 Surabaya.

3. Hasil dan Pembahasan

Dari hasil wawancara dengan Kepala Sekolah SD Kendangsari 1 Surabaya Bapak
Mohammad Ismail S.Pd, bahwa kelemahan pengarsipan yang ada di sekolah ini adalah SDM tenaga
pengarsipan yang tidak memahami proses dan sistem pengarsipan yang baik, padahal setiap
kegiatan organisasi apalagi sekolah identik dengan kegiatan administrasi yang tidak dapat terpisah
satu dengan yang lainnya. Hasil konfirmasi lanjutan, ternyata di sekolah yang menjadi tempat tugas
mereka memiliki ruangan yang terbatas untuk kegiatan ketatatusahaan, bahkan tugas
keadministrasian tersebut terpaksa harus dirangkap oleh guru-guru, dan serba serabutan. Gambar 1
menunjukkan suasana kegiatan dan lokasi pengarsipan sangat jauh dari yang diharapkan.

Gambar 1. Perlakuan pada Arsip yang belum sempat dikerjakan, hanya ditumpuk di atas digantung di
dinding, atau ditumpuk di sudut ruangan.

Dari hasil observasi dan wawancara tersebut, tim melakukan beberapa rangkaian kegiatan
untuk mengatasi permasalahan yang ada pada SD Kendangsari 1 Surabaya. Pertama, melakukan
persiapan sebelum pelaksanaan pelatihan arsip, tim berkoordinasi dengan dengan pihak mitra untuk
memastikan tanggal dan waktu pelaksanaan pelatihan arsip. Dari koordinasi tersebut disepakati
bahwa pelaksanaan pelatihan arsip dilaksanakan Jum’at 14 Juli 2017 di SD Kendangsari 1 Surabaya.
Selain memastikan tanggal dan waktu pelaksanaan pelatihan arsip, tim mempersiapkan materi
pelatihan, daftar hadirperangkat untukdokumentasi, serta angket kepuasan mitra terhadap pelaksaan
pelatihan arsip.
Kegiatan kedua, pelaksanaan kegiatan pelatihan arsip, Kegiatan pengabdian kepada
masyarakat ini dilakukan untuk mengyelesaikan masalah mengenai tata kelola dan manajemen
pengarsipan di SD Kendangsari 1 Surabaya. Adapun materi yang disampaikan meliputi penciptaan,
penggunaan, dan pelestarian arsip. Ketiga, refleksi kegiatan pelatihan , peserta diberikan angket
pelatihan untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan peserta sebelum diberikan pelatihan ini.
Angket ini dibagikan untuk mengetahui sejauh mana mereka pengalaman mereka selama mengikuti

SENADIMAS 2017 387

 SEMINAR NASIONAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2017
ISBN : 978-602-6428-12-7

pelatihan, dilihat dari aspek materi, instruktur, suasana belajar, dan panduan yang digunakan. Dari
angket kepuasan mitra selama mengikuti pelatihan dapat diketahui bahwa pertanyaan yang diajukan
kepada mitra seputar persiapan pelatihan, instruktur, dan suasana belajar. Hasil kepuasan mitra
dilihat dari persiapan pelatihan menunjukkan bahwa mayoritas (lebih dari 60%) mitra mengungkapkan
Tema Pelatihan, Ketepatan Waktu, Suasana, Kelengkapan Materi, Sikap Penyelenggara dan Alat
bantu yang digunakan dalam pelatihan bagus. Kepuasan mitra dilihat dari segi instruktur dengan item
penguasaan materi, teknik presentasi, manfaat materi pelatihan, feedback dengan peserta,
penggunaan alat presentasi, dan adanya kesempatan berdiskusi dimana mitra mengaku puas dengan
pelatihan. Sedangkan dari segi suasana belajar yang diukur dengan item Kebaruan materi,
Kesesuaian dalam menyelesaikan tugas, Efektivitas pelaksanaan, dan Makanan / Konsumsi
menunjukkan mayoritas mitra puas dengan kegiatan pelatihan.
Keempat, Kegiatan pendampingan dilaksanakan sebanyak empat kali. Pada pendampingan
pertama dilakukan kegiatan pengklasifikasian kode arsip sesuai dengan kebutuhan sekolah. Arsip di
klasifikasikan ke dalam beberapa klasifikasi, yaitu Kode A untuk akademik, kode B untuk Keuangan,
dan Kode C untuk Kurikulum. Pendampingan kedua yaitu pembuatan label.Apabila semua kode arsip
sudah siap, maka langkah selanjutnya dibuat label yang akan ditempel pada otner. Label dibuat
dengan tulisan yang jelas, sehingga pengambil arsip mudah membaca dan mencari
arsip.Pendampingan ketiga yaitu memasukkan dokumen sesuai dengan label.Dokumen yang ada di
SD Kendangsari 1 sebelumnya hanya ditata pada lemari dan ditempatkan secara acak. Namun
setelah ada pelatihan dan pendampingan dari tim, dokumen dimasukkan ke dalam otner sesuai
dengan labelnya. Pendampingan keempat yaitu Penataan dokumen ke dalam lemari penyimpanan.
Dokumen yang sudah dimasukkan ke dalam otner yang sesuai dengan label kemudian disusun ke
dalam lemari penyimpanan arsip. Dokumen tersebut disusun urut mulai kode A, B, dan C. Dokumen
juga diurutkan berdasar tahun arsip. Tahun arsip yang terdahulu ditata diurutan lebih awal daripada
tahun yang baru. Dari kegiatan pelatihan dan pendampingan, Mitra menunjukkan hasil yang bagus
dalam tata kelola arsip dapat dilihat pada gambar 2 dan gambar 3 di bawah ini.

Gambar 2. Lemari arsip sebelum pendampingan Gambar 3. Lemari arsip setelah pendampingan

4. Simpulan
Tata kelola arsip yang baik menunjang tercapainya tujuan suatu organisasi. Penelitian ini
diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam melatih guru maupun tenaga kependidikan untuk
dapat melakukan pengarsipan dengan efisien dan efektif. Tata kelola arsip yang efisein dan efektif
berpengaruh pada penelusuran dan pencarian data maupun informasi yang baik bagi pimpinan
organisasiuntuk bahan pengambilan kebijakan dan keputusan.

Daftar Rujukan
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama.

SENADIMAS 2017 388

 SEMINAR NASIONAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 2017
ISBN : 978-602-6428-12-7

Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2001
Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan, Jakarta.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi,
Cetakan VI. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Porwani, Sri. 2012 . Jurnal Orasi Bisnis Edisi ke-VIII, November 2012 ISSN: 2085-137.Palembang.
Priansa, Donni Juni &Fenny Damayanti.Administrasi & Operasional Perkantoran.Jakarta: Alfabeta,
2014.
Rahmadeni, Rico dan Syahyuman. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1, No. 1,
September2012, Seri C .Padang
Sedarmayati. 2003. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar
Maju.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Surabaya:Erlangga
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma.

SENADIMAS 2017 389