Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
AC010
Inhalt:
Abschlußarbeiten im Hauptbuch
Umsatzkostenverfahren
Konsolidierung
SAP AG 1999
0.2
Abschlußerstellung: Lernziele des Kapitels
SAP AG 1999
1
Übersichtsdiagramm: Abschlußerstellung
CO
Bilanz
... ...
GuV
...
SAP AG 1999
Die Salden des Hauptbuchs dienen der Erstellung der Bilanz und GuV.
SAP AG 1999
Präsentation:
Präsentation:
Abschlußarbeiten
Abschlußarbeiten imim Hauptbuch
Hauptbuch
SAP AG 1999
Aufgabenplan
— Aufgaben-
gruppen Monatsübersicht
— Aufgaben
Tagesübersicht
SAP AG 1999
Ab Release 4.6 (ENJOY-Release) steht der Schedule Manager für die Planung, Durchführung und
Überwachung komplexer Arbeitsabläufe zur Verfügung.
Ein Arbeitsablauf wird im Schedule Manager als Aufgabenplan abgelegt. Solch ein Aufgabenplan
enthält selbst nicht weiteres als eine bestimmte Reihenfolge von Aufgaben. Innerhalb des
Arbeitsplans können die Aufgaben auch zu Aufgabengruppen zusammengefaßt sein. Aufgaben
können sein:
online auszuführende Transaktionen oder Programme
im Hintergrund auszuführende Programme mit Variante
Workflowdefinitionen
Merkhilfen als Platzhalter zur Beschreibung einer Aufgabe, die nicht im R/3-System bearbeitet
wird
Die Mitarbeiter, die als verantwortlich für eine Aufgabe bestimmt wurden, können diese dann aus
dem Aufgabenplan heraus in die Tagesübersicht einplanen oder diese bei Bedarf online ausführen.
Der Schedule Manager wird insbesondere im Rahmen der Abschlußarbeiten eingesetzt, kann aber
auch für innerperiodische Arbeiten verwendet werden. Der Einsatz ist in allen Nebenbüchern des FI
und auch im CO möglich.
Technische/organisatorische
Gesetzliche Arbeiten
Arbeiten
Meldewesen
Zeitstrahl
SAP AG 1999
Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres wird der Saldovortrag durchgeführt und damit der Saldo der
Sachkonten in das neue Geschäftsjahr vorgetragen.
Dann werden die Buchungsperioden des alten Geschäftsjahres gesperrt und die Sonderperioden für
die Abschlußbuchungen geöffnet. Eine technische Abstimmung zwischen Verkehrszahlen und
Belegen garantiert die technisch einwandfreie Verbuchung der Belege.
Danach folgt die Bewertung von Fremdwährungsbelegen, die Durchführung von Abgrenzungen und
eine Analyse des WE/RE-Verrechnungskontos inklusive bilanzieller Umgliederung des Saldos.
Sollten Geschäftsbereichsbilanzen erwünscht sein, muß eine Nachbelastung der Geschäftsbereiche
durchgeführt werden. Dabei werden die Geschäftsbereiche nachträglich auf Saldo Null gebracht.
Anschließend können die Sonderperioden geschlossen werden.
Zwecks Dokumentation wird dann die Kontenschreibung durchgeführt und die Bilanz/GuV wird
erstellt. Schließlich werden Meldungen für das gesetzliche Meldewesen erstellt.
Hinweis: In verschiedenen Ländern können auch abweichende Bilanzvorbereitungen notwendig
sein. Ihr Referent kann Sie auf in ihrem Land herrschende Besonderheiten aufmerksam machen.
Rechnung
120
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
Aufwand
Perioden
Antizipative Transitorische
Abgrenzungen Abgrenzungen
SAP AG 1999
Aufwendungen und Erlöse, die in einer bestimmten Buchungsperiode verbucht wurden, haben
oftmals ihren wirtschaftlichen Ursprung nicht nur in dieser einen Periode, sondern wurden auch von
anderen Perioden verursacht. Daher müssen solche Aufwendungen und Erlöse zeitlich abgegrenzt
werden, d.h., sie werden auf die Perioden verteilt, von denen sie verursacht wurden.
Es wird unterschieden in
antizipative Abgrenzungen
Auslösende Situation: Aufwand/Erlös gehört wirtschaftlich in die laufende Periode, wird aber erst
beim Rechnungseingang/-ausgang in einer späteren Periode gebucht.
transitorische Abgrenzungen
Auslösende Situation: Aufwand/Erlös wurde beim Rechnungseingang/-ausgang in der laufenden
Periode gebucht, gehört aber zumindest teilweise wirtschaftlich in eine zukünftige Periode.
Antizipative und transitorische Abgrenzungen können im FI unterschiedlich behandelt werden.
Auf der Abbildung sehen Sie das Beispiel einer Rechnung, die in der 7.Periode eintrifft und dort
auch gebucht wird. Da diese Rechnung für ein Gut erstellt wurde, das das ganze Jahr über genutzt
wird, muß der Aufwand über 120 auf alle Perioden anteilsmäßig verteilt werden. Für die ersten 6
Perioden müssen daher antizipative Abgrenzungen in Höhe von jeweils 10 erstellt werden. Ein
Betrag von 50 muß nach Rechnungseingang noch auf die letzten fünf Monate verteilt werden.
Vorlage: Dauerbuchungsurbeleg
Erste Ausführung 01.01.XX Dauerbuchungsprogramm
Letzte Ausführung 01.06.XX
Nächste Ausfg. 01.02.XX Abrechnungsperiode:
Abstand in Monaten 1 01.02.XX - 29.02.XX
Positionen
40 Aufwand 10
50 Sonstige Verbindlich-
keiten/Rückstellungen 10- Batch-Input-Mappe
Echtbuchung Nächste
Ausführung
Sonst. Verb./ am 01.03.XX
Aufwand
Rückst.
10 10 vom 01.01.XX
10 vom 01.02.XX
...
SAP AG 1999
Antizipative Abgrenzungen müssen immer dann gebildet werden, wenn in der Zukunft ein
Aufwand oder ein Erlös eintreten wird, dessen wirtschaftliche Zugehörigkeit ganz oder teilweise in
der aktuellen Periode liegt. Für deren Buchung eignet sich das Dauerbuchungsprogramm, da in jeder
Periode genau der gleiche Betrag (hier: 10) auf die gleichen Konten gebucht wird.
Der Buchungssatz lautet in jeder Periode „Aufwand an Sonstige Verbindlichkeiten (bzw.
Rückstellungen)“. Es wird gebucht auf das Konto
Sonstige Verbindlichkeiten: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund und Höhe sicher ist.
Rückstellungen: Wenn der Abgrenzungsbetrag in Grund, Höhe oder beidem ungewiß ist und daher
nur geschätzt werden kann.
Mit jeder Periode, in der antizipative Abgrenzungen durchgeführt werden, wächst der Habensaldo
auf dem Konto „Sonstige Verbindlichkeiten (bzw. Rückstellungen)“.
Rechnung
120
Sonst. Verb./
Kreditor Rückst.
120 60 60*
10 10 10 10 10
Aufwand
Aufwand ARAP
Perioden
60 50 50 50
7. Periode
Rechnung buchen 50
8. Periode
Abgrenzung buchen
Abgrenzungsbuchung umkehren * aufgelaufene antizipatorische
Abgrenzungen
SAP AG 1999
Transitorische Abgrenzungen müssen immer dann gebildet werden, wenn in der aktuellen Periode
ein Aufwand oder ein Erlös gebucht wurde, dessen wirtschaftliche Zugehörigkeit ganz oder teilweise
in der Zukunft liegt. Für die Buchung transitorischer Abgrenzungen wurden eigene Transaktionen
entwickelt.
Aufbauend auf dem Beispiel der vorherigen Abbildungen gestaltet sich der Prozeß folgendermaßen:
Die Rechnung über 120 trifft in der 7. Periode ein und wird dort gebucht. Dabei werden die
durch antizipative Abgrenzungen aufgelaufenen sonstigen Verbindlichkeiten bzw. Rücklagen
ausgeglichen. Der Buchungssatz lautet also:
Sonst. Verbindlichkeiten (bzw. Rücklagen) und Aufwand an Kreditor
Damit wurden die sonstigen Verbindlichkeiten (bzw. Rücklagen) in echte Verbindlichkeiten
umgewandelt und ein Aufwand von 60 in die Periode 7 gebucht.
In die Periode 7 gehört jedoch nur ein Aufwand von 10. Also müssen 50 in die nächste Periode
transferiert werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Abgrenzungsbelegs mit dem Buchungssatz:
Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) an Aufwand
Der Abgrenzungsbeleg wird meist am letzten Tag der Periode gebucht und enthält ein
Umkehrdatum (gewöhnlich der 1. der nächsten Periode).
Ein Umkehrprogramm bucht zum Umkehrdatum automatisch einen Beleg, der den Aufwand
vom ARAP wieder in den Aufwand bucht.
Am Ende der 8. Periode wird dieser Prozeß mit dem Betrag 40 wiederholt, usw.
Bilanz Bilanz
Aktiva Passiva
... ...
Berechnet, Geliefert,
aber nicht geliefert aber nicht berechnet
20 20
oder
Anhang Anhang
WE/RE-Konto WE/RE-Konto
100 80 80 100
WE/RE-Korrektur WE/RE-Korrektur
20 20
SAP AG 1999
Periodisch Arbeits-
datei
Datenbank Jährlich
Grundbuch
Konto
Saldovortrag
... Positionen ...
Kontostand
SAP AG 1999
Es ist im allgemeinen gesetzlich vorgeschrieben, daß es möglich sein soll, auch über Jahre hinweg
jederzeit den Saldo eines Kontos anhand der zugehörigen Belegpositionen erklären zu können.
Solange sich die betreffenden Belege noch alle im System befinden, ist dies problemlos möglich.
Allerdings ist es normalerweise notwendig, ältere Beleg zu archivieren und aus der Datenbank zu
löschen, um das System zu entlasten. Um dann trotzdem noch jeden Kontenstand erklären zu
können, muß vor der Archivierung die sogenannte Kontenschreibung gestartet werden. Diese
erzeugt für eine Periode das Grundbuch und trägt dieses in eine Datei ein.
Einmal in Jahr kann dann der kumulierte Inhalt dieser Arbeitsdatei archiviert oder ausgedruckt
werden.
Hinweis: Wird die Archivierung nur einmal pro Jahr gestartet, so kann auf dem Umweg mit der
Arbeitsdatei verzichtet werden und das Grundbuch direkt aus der Datenbank erstellt werden.
Buchungs-
kreisbilanzen
Bilanzversionen
CAUS Geschäfts-
Handelsbilanz bereichsbilanzen
USA
GKR
Handelsbilanz
Deutschland
INT
Handelsbilanz Operativer
IDES Kontenplan
Landes-
kontenplan
SAP AG 1999
Zum Erstellen einer Bilanz gibt es im R/3-System zur Zeit zwei Möglichkeiten:
mittels eines ABAP-Reports
mittels des Sachkonteninformationssystems
Beide Methoden bieten die Möglichkeit,
verschiedene Bilanzversionen zu verwenden
Einzel- und Summenbilanzen für Buchungskreise zu erstellen
Einzel- und Summenbilanzen für Geschäftsbereiche zu erstellen
Bilanzen gemäß des operativen Kontenplans zu erstellen
Bilanzen gemäß des Landeskontenplans zu erstellen
Abweichungsanalysen zwischen zwei Geschäftsjahren oder zwischen Plan und Ist zu erstellen.
Meldender
Buchungskreis
Finanz-
behörde
z
set
Ge
SAP AG 1999
Zur Unterstützung des Meldewesens gibt es zur Zeit bereits eine Vielzahl von Reports, die auch den
landesspezifischen Anforderungen gerecht werden. So gibt es eine Liste von landesspezifischen
Reports zur Durchführung der Umsatzsteuermeldung, eine Unterstützung der zusammenfassenden
EU-Meldung und weitere Reports zur Abdeckung sonstiger gesetzlicher Meldepflichten (z.B. gemäß
der deutschen Außenwirtschaftsverordnung).
Präsentation:
Präsentation:
Das Umsatzkostenverfahren
Das Umsatzkostenverfahren
Funktionsbereiche
Das Umsatzkostenledger
SAP AG 1999
Materialaufwand
+ Personalaufwand
+ Abschreibungen Gesamtkosten der Periode
gegliedert nach Aufwandsarten
+ Sonst. betr. Aufwand
= Gesamtaufwand
Betriebsergebnis (netto)
SAP AG 1999
Für die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung sind prinzipiell zwei Verfahren möglich:
das Gesamtkostenverfahren
das Umsatzkostenverfahren
Beide Verfahren führen zum selben Betriebsergebnis. Welches dieser Verfahren verwendet werden
soll,
ist entweder gesetzlich vorgeschrieben
oder bei einem gesetzlichen Wahlrecht frei wählbar. In diesem Fall wird die Entscheidung für
eines der beiden Verfahren aufgrund betriebswirtschaftlicher Erwägungen (z.B. internationaler
Vergleichbarkeit) getroffen.
Beim Gesamtkostenverfahren wird die Gesamtleistung einer Periode den Gesamtkosten der
Periode gegenübergestellt.
Die Gesamtleistung einer Periode bestimmt sich dabei als der Umsatzerlös abzüglich einer
Verringerung des Lagerbestandes bzw. zuzüglich einer Erhöhung des Lagerbestandes.
Die Gesamtkosten der Periode werden gemäß den einzelnen Aufwandsarten gegliedert, d.h. es
können einfach die Salden ähnlicher Aufwandskonten (z.B. verschiedene Konten für
Personalaufwand) zusammengefaßt werden. Durch diese Gliederung wird deutlich, wie sich die
Aufwendungen auf die verschiedenen Produktionsfaktoren verteilen.
Herstellkosten d. Umsatzes
+ Vertriebsaufwand
+ Verwaltungsaufwand Umsatzkosten der Periode
gegliedert nach betrieblicher
+ F+E-Aufwand Herkunft
+ Produktionsaufwand Funktionsbereiche
= Umsatzkosten
Betriebsergebnis (netto)
SAP AG 1999
Beim Umsatzkostenverfahren werden die Umsatzerlöse einer Periode den Umsatzkosten der
Periode gegenübergestellt.
Die Umsatzerlöse der Periode werden genauso wie beim Gesamtkostenverfahren ermittelt. Die
Bestandsveränderungen bleiben unberücksichtigt.
Die Umsatzkosten der Periode geben den Aufwand an, der für die Erzielung des Umsatzes
entstanden ist. Dabei wird der Aufwand nicht wie beim Gesamtkostenverfahren nach
Aufwandsarten gegliedert, sondern nach seiner betriebswirtschaftlichen Herkunft, wie z.B.
Herstellung, Vertrieb, Verwaltung, Forschung und Entwicklung (F+E), Produktion etc.
Die Herstellkosten des Umsatzes werden zum Zeitpunkt des Warenausgangs ermittelt. Bei
Verwendung des Gesamtkostenverfahrens lautet die Buchung „WE/RE-Verrechnungskonto an
Bestandsveränderung“, bei Verwendung des Umsatzkostenverfahrens lautet die Buchung „WE/RE-
Verrechnungskonto an Herstellungskosten des Umsatzes“.
Zur Zuordnung der restlichen Aufwendungen zu den Orten ihrer betrieblichen Herkunft benötigt das
SAP-System ein weiteres Merkmal, den Funktionsbereich. Typische Funktionsbereiche sind
Vertrieb, Produktion, Marketing, Verwaltung, Forschung & Entwicklung.
Beleg
Positionen
Konto Funktionsbereich CO-Objekt Betrag
40 Aufwand 0400 1000 10
50 Bilanzkonto 10-
SAP AG 1999
Bei Verwendung des Umsatzkostenverfahrens wird der Kontierungsblock (d.h. die Liste aller
Kontierungsobjekte) um ein Feld für den Funktionsbereich erweitert. Dieses Feld wird gefüllt
durch manuelle Eingabe
durch automatisches Kopieren eines eingetragenen Funktionsbereiches aus dem Stammsatz des
CO-Objekts
durch automatisches Kopieren eines eingetragenen Funktionsbereiches aus dem Stammsatz des
Erfolgskontos
durch automatisches Eintragen des Funktionsbereichs mittels Substitutionsregel
Die obige Reihenfolge gibt gleichzeitig die Priorität der Ableitungsmöglichkeiten an, d.h., manuelle
Eingabe hat die höchste, Substitution die niedrigste Priorität. Das System sollte jedoch so eingestellt
werden, daß eine manuelle Eingabe normalerweise nie notwendig ist und der Funktionsbereich
stattdessen aus dem kontierten CO-Objekt, dem Erfolgskonto oder per Substitutionsregel abgeleitet
wird.
FI-
FI- FI-
FI- Umsatz-
GL Hauptbuch GL kosten-
ledger
Sachkonto Sachkonto
1000
1000 300
300
Maschinenbau
Maschinenbau Vertrieb
Vertrieb
Verkehrszahlen Verkehrszahlen
2000
2000 400
400
pro pro
Anlagenbau
Anlagenbau Verwaltung
Verwaltung
Geschäftsbereich Funktionsbereich
3000
3000 500
500
Fahrzeuge
Fahrzeuge Forschung
Forschung
SAP AG 1999
Präsentation:
Konsolidierung
Präsentation:
Konsolidierung
EC-CS, SEM-BCS
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999
SAP AG 1999