Incoming -Visumsantrag

Bitte lese dir die folgenden Informationen und Hinweise zur Beantragung deines
Visums für den Freiwilligendienst genau durch.

Sie helfen dir bei der Vorbereitung auf den Botschafts-Termin.

Allgemeine Informationen
Allgemeine Informationen zur Visums-Beantragung (auf Englisch, Spanisch, Französisch etc.)
gibt es hier: https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/visa-und-
aufenthalt/visabestimmungen-allgemein

Art des Visums

Für deinen Freiwilligendienst brauchst du ein Nationales Langzeit-Visum D für einen
Freiwilligendienst (>90 Tage) in Deutschland.
In vielen Botschaften gibt es einen eigenen Antrag für Freiwilligendienste. Manchmal ist der
Antrag auch der gleiche wie für Au Pair. Sollte es keinen extra Antrag geben, ist der
Visumszweck in der Regel “Erwerbstätigkeit“. Bitte informiere dich auf der Homepage deiner
zuständigen Botschaft, welcher Antrag der Richtige ist. Wenn du nicht sicher bist: frage
direkt bei der Botschaft nach!

Termin buchen
Sobald du deine Vereinbarung per E-Mail bekommen hast, musst du einen Termin für die
Antragsstellung deines Visums buchen. Den Originalvertrag kannst du meist bei dem
Präsenztermin auf der Deutschen Botschaft mit allen weiteren Unterlagen (siehe unten)
nachreichen.
Bei den meisten Botschaften kannst du den Termin online buchen. Manchmal musst du sehr
schnell und zum Beispiel in der Nacht online sein, da nur wenige Termine gleichzeitig
freigeschaltet werden. Oft gibt es auch eine Warteliste und die Termine werden nach und
nach vergeben. Die Wartezeiten für einen Botschaftstermin unterscheiden sich von Land zu
Land sehr und betragen 2 Wochen bis 8 Monate.

1
Unterlagen für den Präsenztermin bei der Botschaft:
✓
➔ Das Antragsformular (*weitere Infos siehe unten), ausgefüllt 
➔ Gültiger internationaler Reisepass 
➔ Wichtige Ausweise (Personalausweis, Führerschein, Geburtsurkunde etc.) 
➔ Lebenslauf 
➔ Zertifikate über die deutsche Sprache und sonstige Zeugnisse und Nachweise 
zum Beispiel über deine ehrenamtliche soziale Arbeit.
➔ Die FSJ -Vereinbarung (= Vertrag) [5 Seiten], meist im Original 
Die Vereinbarung haben wir dir per Mail und per DHL (im Original) zugeschickt.
➔ Anschreiben an die Botschaft: „an die zuständige Botschaft“ [1 Seite] 
Das Dokument haben wir dir mit der Vereinbarung per Mail zugeschickt. Dort
wird u.a. versichert, dass deine Sprachkenntnisse ausreichend sind und dass du
eine freie Unterkunft gestellt bekommst.
➔ Informationsbrief des Bundesministeriums: „Informationen zum Freiwilligen 
Sozialen und Freiwilligen Ökologischen Jahr. Teilnahme von Incoming-
Freiwilligen (Freiwilligen aus dem Ausland)“ [2 Seiten]
Das Dokument haben wir dir mit der Vereinbarung per Mail zugeschickt.
➔ Bescheinigung der Krankenversicherung 
Du bist ab deinem ersten Tag für die gesamte Dauer deines FSJs in Deutschland
krankenversichert (Versicherung: AOK). Die Bestätigung schicken wir dir per
Mail zu.
➔ Motivationsbrief (*weitere Infos siehe unten) 

Hinweis: Alle Botschaften arbeiten anders. In manchen Ländern ist es

notwendig, ein Rückflugticket vorzulegen oder bestimmte Impfungen
nachzuweisen (für Bewerber*innen aus Afrika: Gelbfieber- und Polio-
Impfung). Manche Botschaften verlangen auch eine Reiseversicherung für die
Dauer der Reise (diese musst du privat selbst abschließen, ab dem Beginn des
Freiwilligendienstes bist du dann in Deutschland über die Einsatzstelle
versichert). Bitte informiere dich deshalb bei deiner Botschaft, was genau du
brauchst!
Hinweis: Frage bei dem Termin nach, ob du dein Visum gebührenfrei oder
gebühren-reduziert (=weniger bezahlen) beantragen kannst. Das ist üblich für
Freiwilligendienst-Visa.

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Antragsformular
Diese Informationen können dir beim Ausfüllen helfen. Wenn du weitere Fragen hast, dann
melde dich gerne bei uns.

Lebensunterhalt: Dein Lebensunterhalt ist gesichert durch das monatliche

Taschengeld, den Fahrtkostenzuschuss und die kostenfreie Unterkunft. Die genauen
Beträge findest du in deiner Vereinbarung.
Verpflichtungserklärung: Es gibt keine förmliche Verpflichtungserklärung.
Wohnort: Hier kannst du die Adresse deiner Einsatzstelle angeben. Du wirst dort
angemeldet sein. Die Adresse findest du in deiner Vereinbarung.
Bei Wohnform kannst du du „Sonstiges“ angeben. Du wirst in einer
Wohngemeinschaft mit eigenem Zimmer und gemeinschaftlicher Nutzung von Bad
und Küche untergebracht sein. Es kann sein, dass du ein Einzelzimmer hast, es kann
auch sein, dass du dir das Zimmer mit einer weiteren Person teilen wirst. Dies
erfährst du aber erst in Deutschland, deshalb kannst du das zum Zeitpunkt der Visa-
Beantragung nicht angeben.
Wird ein ständiger Wohnort außerhalb der Bundesrepublik beibehalten: Ja (dein
aktueller Wohnsitz in deinem Heimatland bleibt dein ständiger Wohnsitz. Das Visum
gilt nicht für einen Daueraufenthalt in Deutschland)
Krankenversicherung: Du bist ab deinem ersten Tag für die gesamte Dauer deines
FSJs in Deutschland krankenversichert (Versicherung: AOK). Die Bestätigung
schicken wir dir per Mail zu.
Referenz: Hier kannst du „Bildungseinrichtung/ Firma/ Organisation“ auswählen und
Folgendes angeben:
Das Diakonische Werk der Evangelischen Landeskirche in Baden e.V.
Vorholzstraße 3, 76137 Karlsruhe
T +49 721 9349-0, F +49 721 93496-202
Als Ansprechperson gebe bitte deine zuständige Bildungsreferentin an (Frau Braun/
Frau Baur/ Frau Kreuzer). Die Kontaktdaten (Telefon, Email) findest du in jeder E-
Mail ganz unten in der Signatur
Wenn gewünscht, kannst du zusätzlich deine Einsatzstelle als 2. Referenz angeben.
Die Adresse der Einsatzstelle findest du in deiner Vereinbarung. Die Kontaktdaten
der Ansprechperson hast du per E-Mail erhalten.
Zweck des Aufenthalts: Gebe hier bitte „Freiwilligendienst/ Freiwilliges soziales
Jahr“ an.
Ich beabsichtige, mich nicht länger als zwölf Monate im Bundesgebiet aufzuhalten:
Gebe hier auf jeden Fall Ja an: Das FSJ ist kein Visum für einen Daueraufenthalt,
sondern mit deiner Rückkehrbereitschaft nach Vertragsende verbunden. Zum
Zeitpunkt der Visa-Beantragung ist es wichtig, dass du Pläne für die Zeit nach dem
FSJ in deinem Heimatland hast.

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Motivationsbrief:
Wenn du möchtest, schicke uns deinen Motivationsbrief für die Botschaft vor dem Termin
zu. Dann lesen wir ihn durch und schauen, ob alles passt.
Im Motivationsbrief sollte enthalten sein: ✓
o Warum willst du einen Freiwilligendienst in Deutschland machen? Warum 
passt der Freiwilligendienst gut in deine Lebensplanung?
Das Lernen der deutschen Sprache darf nicht der hauptsächliche Grund für einen
Freiwilligendienst sein; der Kompetenzerwerb, das Engagement für das
Allgemeinwohl und der soziale und internationale Austausch müssen im
Vordergrund stehen.
o Warum bist du gut für ein FSJ geeignet? Was möchtest du in der Einsatzstelle/ 
in dem Arbeitsfeld lernen? Welche Kompetenzen möchtest du für dein
weiteres Leben lernen?
Beschreibe, welche Kompetenzen du für einen sozialen Lerndienst mitbringst
und welche Vorteile das dem Allgemeinwohl bietet. Wenn du dich auch in
deinem Heimatland schon sozial eingesetzt hast, schreibe dies ebenfalls und
schicke Nachweise mit. Du solltest dich über die Aufgaben, die du im FSJ machen
wirst, auskennen und sie beschreiben können. Zudem ist es wichtig, dass du
erklären kannst, warum dich diese interessieren und was du lernen willst.
o Was weißt du über das Programm „Freiwilligendienst“ & über den Träger 
Diakonie Baden?
In welcher Einsatzstelle in Deutschland wirst Du arbeiten? Was wirst du dort
machen (Name, Ort, Tätigkeiten etc.)?
Welche Rahmenbedingungen hat dein Dienst (Dauer, Sicherung des
Lebensunterhalts durch freie Unterkunft, Taschengeld etc.)?
Informationen findest du im Internet, zum Beispiel auf der Seite der Diakonie
Baden (https://www.diakonie-baden.de/verband/diakonie_baden/leitbild oder
https://www.diakonie-baden.de/karriere/freiwilligendienste) sowie auf der
Internetseite deiner Einsatzstelle. Falls du Fragen hast, kannst du uns gerne
schreiben.
o Welche Pläne hast du für die Zeit nach deinem Freiwilligendienst in deinem 
Heimatland? Wie kann ein Freiwilligendienst dafür hilfreich sein?
Der Freiwilligendienst ist ein internationaler sozialer Lerndienst und ist auf 12-18
Monate beschränkt. Deshalb muss die Botschaft in deinem Antrag für das Visum
erkennen können, dass du bereit bist, nach dem FSJ wieder in dein Heimatland
zurückzukehren. Hilfreich ist es, wenn du deine Verwurzelung im Herkunftsland
beschreiben kannst (Familie, Zusage für Studium/ Arbeitsplatz, Grundbesitz).
Mache dir deshalb bitte bereits frühzeitig Gedanken darüber, welche
Perspektiven (=Möglichkeiten) du hast! Wie kann ein Freiwilligendienst dir
dabei helfen? Dieser Punkt ist sehr wichtig und kann, wenn er nicht glaubwürdig
ist, zu einer Ablehnung führen (Rückkehrbereitschaft).

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Kriterien für die Ausstellung des Visums (Rechtsgrundlage)
Die Botschaften beurteilen und prüfen deinen Visumsantrag nach bestimmten Kriterien, die
Visa-Handbuch stehen. Hierbei gibt es (leider) oft einen gewissen Ermessens-Spielraum: Es
kommt auf den einzelnen Sachbearbeiter an, wie er die Kriterien beurteilt und ob es einen
Grund zur Ablehnung gibt oder nicht.
Für die Vergabe des Visums für einen Freiwilligendienst sind folgende Kriterien wichtig:
✓
o Deine Unterlagen sind vollständig und entsprechen der Wahrheit. 
o Du kennst die Aufgaben und Interessen A) deiner zukünftigen Einsatzstelle und 
B) des Trägers Diakonie Baden. Du verstehst, wie die einzelnen Vertragspartner
(Einsatzstelle, Träger, Freiwilliger) zusammenarbeiten.
o Du gehst im FSJ einer gemeinwohlorientierten Tätigkeit nach und setzt dich 
ehrenamtlich für die Gesellschaft ein. Der Dienst ist arbeitsmarktneutral &
sozialversicherungspflichtig (Das steht in den Dokumenten und der
Vereinbarung, die wir dir schicken).
o Das FSJ ist ein sozialer und interkultureller Lerndienst. Deine wichtigste
Motivation für das FSJ ist dein persönlicher Kompetenzerwerb sowie dein
Engagement für das Allgemeinwohl. Das FSJ soll nicht mit dem vorrangigen Ziel
absolviert werden, nach dem FSJ eine Ausbildung als Fachkraft in Deutschland zu
machen.
o Dazu steht im Visa-Handbuch:
„Die Visumerteilung zum Zweck eines Freiwilligen-Aufenthalts kommt in
Betracht, wenn das Engagement für das Allgemeinwohl sowie der
Kompetenzerwerb als vorrangiges Ziel des Aufenthalts plausibel gemacht werden
kann und der Freiwilligen-Aufenthalt in Deutschland in die konkrete
Lebensplanung der beantragenden Person - auch unter Berücksichtigung seiner
sozialen Situation - passt. Nicht plausibel sind demnach Freiwilligenszenarien, bei
denen von Anfang an erkennbar ist, dass sie v. a. auf ein an den
Freiwilligenzeitraum anschließendes Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis
abzielen.“
o Besonders genau prüfen die Botschaften auf Rückkehrbereitschaft. Der 
Freiwilligendienst wird als vorübergehender Abschnitt des eigenen Lebensplans
angesehen. Dieser dauert in der Regel 12 Monate. Du bist in deinem Heimatland
verwurzelt (zum Beispiel durch Familie, Zusage für Studium/ Arbeitsplatz,
Grundbesitz) und bist bereit, nach dem FSJ in dein Heimatland zurückzugehen.
o Dazu steht im Visa-Handbuch:
„Freiwilligendienste sind nicht dazu gedacht und auch nicht dazu geeignet, dem
Personalnotstand auf dem deutschen Pflege- und Gesundheitssektor abzuhelfen.
Sie dürfen auch nicht genutzt werden, um bestehende aufenthaltsrechtliche
Vorgaben zu Ausbildung und Anwerbung von Personen aus dem Ausland für
Tätigkeiten im Gesundheits- und Pflegesektor zu umgehen.“

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Bitte bereite deinen Termin bei der Botschaft gut vor:
Beim Botschaftstermin gibt es ein persönliches Interview, in dem deine Motivation für den
Freiwilligendienst geprüft wird. Bitte bereite dich darauf vor, dass du intensiv befragt wirst.
Begleitpersonen sind nicht zugelassen. Du solltest auf die Fragen des Interviewers direkt
antworten können und alle Punkte aus dem Motivationsbrief erklären können. Dabei ist es
gut, wenn du glaubwürdig und frei sprechen kannst und keinen auswendig gelernten Text
aufsagst.

Wenn du möchtest, schicke uns deinen Motivationsbrief für die Botschaft vor
dem Termin zu. Dann lesen wir ihn durch und schauen, ob alles passt.

Bitte bleibe ehrlich bei der Botschaft, denke dir keine Geschichten aus und
mache keine falschen Angaben zum Beispiel zu Praktika oder Nachweisen zu
deinem ehrenamtlichen Engagement. Verwende keine gestellten Fotos oder
Bescheinigungen, die nicht der Realität entsprechen. Das erkennen die
Botschaften und das können auch Gründe für eine Ablehnung sein.

Bitte sei pünktlich! Es ist sehr wichtig, dass du pünktlich zum Visums-Termin
erscheinst und alle Unterlagen dabeihast. Sei lieber eine Stunde zu früh vor Ort
und plane ein bisschen Wartezeit ein. Manchmal gibt es auch lange Schlangen
vor der Botschaft. Wenn du den Termin verpasst, ist es sehr schwierig, einen
neuen Termin zu bekommen. Eventuell dauert das zu lange, um rechtzeitig
einreisen zu können.

Wir wünschen dir viel Erfolg beim Botschaftstermin ☺!