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ORGANISATION DES RECHNUNGSWESENS

1 Budget, Buchhaltung und Jahresabschlu


Fr ein ordnungsgemes Rechnungswesen ist der Kassier verantwortlich. Sollte der Kassier oder ein anderes Vereinsmitglied, das den Kassier bei seinen Aufgaben untersttzt, nicht ber ein umfangreiches Wissen im Rechnungswesen verfgen, ist die Auslagerung der Buchfhrung und die Erstellung des Jahresabschlusses an einen Steuerberater zu empfehlen. Mit dieser Auslagerung sind folgende Vorteile verbunden: ! Laufende Kontrolle des Belegwesens des Vereines auf Ordnungsmigkeit durch eine Fachkraft. ! Durch die Unabhngigkeit des Steuerberaters knnen Unregelmigkeiten bzw. fragwrdige Zahlungen mglicherweise bereits bei der Verbuchung auftauchen. ! Laufende Vergleiche zwischen Budget und Buchhaltung, da moderne

Buchhaltungsprogramme die Eingabe des Jahresbudgets zu Vergleichszwecken erlauben. ! Sicherstellung, da die Verbuchung steuerrechtlich korrekt erfolgt und eventuelle Probleme rechtzeitig festgestellt werden knnen. ! Reduzierung der Jahresabschlukosten ! Reduzierung der Haftbarkeit des Vorstandes, da der Vorstand sich bei der Wahrnehmung seiner Pflichten kompetenter Erfllungsgehilfen bedient.

1.1 Einnahmen - Ausgabenrechnung versa Doppelter Buchfhrung

Die Einnahmen - Ausgabenrechnung stellt die einfachste Form der steuerlich anerkannten Formen der Buchfhrung dar und ist die bliche Form der Buchfhrung bei einem kleinen Verein. Bei dieser Buchfhrung werden nur die tatschlichen Zahlungsflsse eines jeden Jahres aufgezeichnet. Diese Form der Buchfhrung gibt jedoch keinerlei Auskunft ber die
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vorhandenen

Vermgenswerte

und

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Verbindlichkeiten des Vereines. Um daher auch laufend ber den Forderungs- und Verbindlichkeitsstand (z.B. Forderungen gegenber Mitgliedern, Bankschulden, Schulden bei Lieferanten) informiert zu sein, ist eine doppelte Buchfhrung notwendig. Darber hinaus bietet die Einnahmen-Ausgabenrechnung keine

Kontrollmglichkeiten, ob alle Belege erfat wurden.

Aufgrund dieser Nachteile ist eine doppelte Buchfhrung zu empfehlen, da nur diese Informationen ber Vermgenswerte und Schulden des Vereines gibt.

Eine doppelte Buchfhrung ist nicht mit doppelten Kosten verbunden, sondern eine andere Form der Buchungstechnik. Bei entsprechender Belegvorbereitung durch den Verein ist mit keinen Mehrkosten gegenber der Fhrung einer Einnahmen Ausgabenrechnung zu rechnen.

1.2 Grundstze fr das Rechnungswesen

Der Kassier hat bei der Organisation des Rechnungswesen folgende Grundstze zu beachten: Fr jede erhaltene oder geleistete Zahlung mu eine Rechnung / Beleg vorhanden sein (Keine Buchung ohne Beleg) Jede Alle Rechnung und Zahlung ist in der Buchfhrung zu erfassen

(Vollstndigkeitsprinzip) Belege, Geschftspapiere, Buchhaltungskonten, Journale und

Jahresabschlsse eines Jahres sind aufgrund der Bundesabgabenordnung mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren (Aufbewahrungsfrist). 1.3 Belegorganisation

Fr eine ordnungsgeme Buchfhrung ist es notwendig, da sie einem sachverstndigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen berblick ber die Geschftsvorflle vermitteln kann. Dazu ist es notwendig, da die Rechnungen so abgelegt werden, da ein mheloses Auffinden der Belege jederzeit gewhrleistet ist.
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1.3.1 WAS MU AUF EINEM BELEG /

EINER RECHNUNG ENTHALTEN SEIN

Auf jedem Beleg, jeder Rechnung, die der Verein erhlt mssen folgende Angaben enthalten sein:

1. Name und Anschrift des Lieferanten (Aussteller der Rechnung) 2. Name und Anschrift des Rechnungsempfngers (Name des Vereines) 3. Datum der Rechnungsausstellung 4. Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung 5. Genaue Bezeichnung und Anzahl der gelieferten Ware oder der bezogenen Leistung 6. In der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer und Steuersatz

Bei Rechnungen unter ATS 2.000,00 oder EUR 145,35 knnen die Angabe des Rechnungsempfngers (Name des Vereines) und der gesonderte Ausweis der Umsatzsteuer entfallen.

1.3.2 KASSABELEGE / KASSABUCH

Kassabelege sind jene Belege, die vom Kassier bar aus der Vereinskasse bezahlt werden. Fr jede Einzahlung in die Kassa und fr jede Auszahlung aus der Kassa mu ein Beleg vorhanden sein.

Die Belege sind zeitlich zu ordnen, fortlaufend zu numerieren und in ein Kassabuch einzutragen. Die Eintragung hat grundstzlich tglich zu erfolgen. Der im Kassabuch ausgewiesene Saldo mu mit dem tatschlich in der Kassa vorhandenen Betrag bereinstimmen.

Falls der Kassier die Kassa nicht persnlich fhrt, so hat er stichprobenartig den Kassensaldo mit dem tatschlichen Kassenbestand zu berprfen.

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Kassabcher knnen in Schreibwarenhandlungen gekauft werden. Im Serviceteil zu diesem Handbuch ist eine Musterseite eines Kassabuches beigelegt. Das Kassabuch kann aber auch am Computer gefhrt werden. Bei der Auswahl des entsprechenden Programmes sollte auch auf das Buchhaltungsystems des Steuerberaters Rcksicht genommen werden, da bei der Fhrung des Kassabuches am Computer die

erfaten Daten bei entsprechender Programmauswahl direkt in die Buchhaltung des Vereines bernommen werden knnen. Eine solche Vorgangsweise erspart Mehrarbeit und Kosten.

1.3.3 BANKBELEGE

Die Kontoauszge sind fr jedes Bankkonto getrennt und in zeitlicher Abfolge, abzulegen. Belege ber Zahlungseingnge und Zahlungsausgnge sind bei dem jeweiligen Kontoauszug, auf dem der Zahlungseingang oder -ausgang erfat ist, abzulegen.

1.3.3.1 Eingangsrechnungen / Ausgangsrechnungen

Die Eingangsrechnungen sollten mit einem Eingangsstempel (Datum des Eingangs beim Verein) versehen werden. Vor Bezahlung sind die Rechnungen vom Besteller (diejenige Person im Verein, die die Bestellung veranlat hat) zu prfen und zur Zahlung freizugeben.

Bei der Ablage von Eingangsrechnungen sind zwei Vorgangsweisen mglich:

Vorgangsweise 1 Die Eingangsrechnungen werden in der Reihenfolge ihres Eingehens fortlaufend numeriert und in ein Rechnungseingangsbuch unter Angabe von Aussteller, Rechnungsnummer und Betrag eingetragen. Die Rechnungen knnen nach Verbuchung in dieser Reihenfolge abgelegt werden. Ein rasches Wiederfinden der Rechnung ist ber das Rechnungseingangsbuch gewhrleistet.

Vorgangsweise 2
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Die Eingangsrechnungen werden in der Reihenfolge ihres Eingehens fortlaufend numeriert und in ein Rechnungseingangsbuch unter Angabe von Aussteller, Rechnungsnummer und Betrag eingetragen. Nach Verbuchung werden die Eingangsrechnungen alphabetisch abgelegt (zB: Alle Rechnungen des Lieferanten Mller werden unter M abgelegt. Diese Vorgangsweise wird in der Praxis zum berwiegenden Teil angewendet, da sie bersichtlicher ist und leichteren Zugriff auf die einzelnen Rechnungen gewhrt.

Die gleiche Vorgangsweise gilt auch fr Ausgangsrechnungen, wobei bei den Kindergruppen nicht hufig mit Ausgangsrechnungen zu rechnen ist.

1.3.4 KONTROLLE DER MITGLIEDS- UND BETREUUNGSBEITRGE Neben den Subventionen bilden die Mitglieds- und Betreuungsbeitrge die wichtigste Einnahmenquellen des Vereines. Der Kassier hat darauf zu achten, da die monatlichen Betreuungsbeitrge pnktlich eingehen. Die Kontrolle dieser Eingnge sollte monatlich erfolgen, damit keine groen Rckstnde anfallen knnen. Bei Rckstnden sind Mahnungen auszusenden.

Weiters sollte festgelegt werden, da Mitglieds- und Betreuungsbeitrge nicht bar bezahlt werden, sondern nur berwiesen werden knnen, damit keine unntig groen Barbestnde in der Vereinskasse vorhanden sind und die Kontrolle der Mitarbeiter betreffend der vereinnahmten Beitrge wegfllt.

1.3.5 VORBEREITUNG STELLE

DER

BELEGE

FR DEN

STEUERBERATER

BZW. DIE BUCHFHRENDE

Wird die Buchfhrung von einem Steuerberater oder einer anderen buchfhrenden Stelle auer Haus gefhrt, so sind die Belege im Interesse einer mglichst kostengnstigen Bearbeitung der buchfhrenden Stelle in geeigneter Form zur Verfgung zu stellen. Je nach dem, ob die Belege monatlich oder vierteljhrlich beim Steuerberater aufgebucht werden, sind die Belege fr den zu verbuchenden Zeitraum in folgender Form aufzubereiten:
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1. Alle Eingangsrechnungen, die das Datum des aufzubuchenden Zeitraumes haben, sind zusammen mit einer Kopie des Rechnungeingangsbuches in einen Teil des Ordners einzureihen (Gilt auch fr eventuell vorhandene Ausgangsrechnungen) 2. Zahlungseingang von Mitgliedsbeitrgen: Um in der Buchhaltung eine Kontrolle ber offene Mitgliedsbeitrge zu haben, ist eine Liste mit den im Zeitraum zur Zahlung von Mitgliedsbeitrgen verpflichteten Eltern beizulegen. Durch Vergleich mit den tatschlichen Zahlungseingngen, knnen die nicht bezahlten

Mitgliedsbeitrge als Forderung gegenber den Mitgliedern erfat werden. 3. Die Bankbelege sind wie in der oben beschriebenen Art und Weise fr den jeweiligen Zeitraum in den Ordner zu legen. 4. Die Kassenbelege sind zusammen mit dem Kassabuch fr den jeweiligen Zeitraum in den Ordner zu legen. 5. Sonstige Belege, zB neue Mietvertrge, Leasingvertrge, Kreditvertrge etc.

1.4 Lohnverrechnung

Die Lohnverrechnung ist in sterreich durch viele Spezialregelungen und zahlreichen Meldeverpflichtungen eine sehr komplizierte Materie, so da falls im Verein niemand ber diese speziellen Kenntnisse verfgt, die Lohnverrechnung beim Landesverband oder einem Steuerberater gefhrt werden sollte.

Bei Falschberechnung von Sozialversicherungsbeitrgen, falscher Lohnsteuerabfuhr etc. haftet der Vorstand des Vereines persnlich. Bei den regelmig stattfindenden Prfungen durch Gebietskrankenkasse und Finanzamt sind diese Betrge

nachzuzahlen. Da sich Fehler dann meistens ber Jahre hindurch ziehen, knnen diese Nachzahlungen einen groen Umfang annehmen und sogar die Existenz des Vereines gefhrden. Daher ist bei der Fhrung der Lohnverrechnung besondere Sorgfalt erforderlich und die Auslagerung an eine fachkundige Person

empfehlenswert.

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1.4.1 HONORARZAHLUNGEN

Bei Zahlungen an freiberufliche Mitarbeiter, Aushilfen oder an Personen, bei denen nicht sicher ist, da Sie ein eigenes Unternehmen betreiben, ist besondere Vorsicht geboten und solche Zahlungen, sollten wann immer mglich vermieden werden.

Aufgrund der bestehenden gesetzlichen Bestimmungen zu Werkvertrgen und Freien Dienstvertrgen sind solche Zahlungen fast immer mit Sozialversicherungsbeitrgen verbunden, wobei die Einordnung solcher Zahlungen kompliziert und nicht eindeutig ist. Sollen solche Zahlungen geleistet werden, sollte immer Kontakt mit dem Steuerberater oder der, die Lohnverrechnung fhrenden Stelle aufgenommen werden, damit klar ist, ob bei einer solchen Zahlung Beitrge an die

Gebietskrankenkasse abzufhren sind.

1.4.2 AN- UND ABMELDUNG VON DIENSTNEHMERN

Im

folgenden

wird

davon

ausgegangen,

da

die

Lohnverrechnung

vom

Landesverband oder einem Steuerberater gefhrt wird.

Fr den Obmann / die Obfrau oder Kassier sind in diesem Fall nur folgende Fristen interessant:

Der Lohnverrechnungsstelle sind innerhalb von sieben Tagen nach Aufnahme eines neuen Mitarbeiters folgende Informationen zur Anmeldung bei der

Gebietskrankenkasse mitzuteilen bzw. zu bersenden (Formular im Serviceteil): ! Name und Adresse des neuen Mitarbeiters ! Inlnder oder Auslnder ! Angestellter oder Arbeiter ! Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum ! Kopie des Fhrerscheines oder Pa ! Hhe des vereinbarten Gehaltes
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! Wchentliche Arbeitszeit in Stunden und Anzahl der Anwesenheitstage pro Woche ! Kontonummer, auf die die berweisung des Gehaltes erfolgen soll

Sollten bei der Bekanntgabe der oben gefhrten Daten Probleme auftreten, sollte mit dem / der zustndigen LohnverrechnerIn der Lohnverrechnungsstelle Kontakt aufgenommen werden.

Die Auflsung eines Dienstverhltnisses ist ebenfalls innerhalb von sieben Tagen an die Lohnverrechnungsstelle weiterzugeben. Folgende Daten werden noch zustzlich bentigt (Formular im Serviceteil) ! Kndigungsgrund: zB. Kndigung durch den Arbeitgeber, Kndigung durch den Dienstnehmer, Einvernehmliche Auflsung etc. ! Angabe ob ein noch offener Urlaub auszubezahlen ist, oder vom Dienstnehmer bereits konsumiert wurde.

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