Systemisches Vorgehen hilft Projekten aus der Krise Widerstnde und Ineffizienz lassen sich mit klassischen ProjektmanagementMethoden

nicht immer in den Griff kriegen die systemische Sicht auf ein Projekt liefert wertvolle neue Impulse fr mehr Produktivitt von Mathias W. Vaagt, PM Associate PM FIREFIGHTERS Da ist einfach der Wurm drin. So lautet nicht selten die Antwort, wenn nach den Grnden gefragt wird, warum ein Unternehmensprojekt in eine Krise geraten und vom Scheitern bedroht ist. Eine Formulierung, die auf komplexe Ursachen hinweist. Und die verdeutlicht, dass die Beteiligten selbst kaum noch in der Lage sind, verwobene Zusammenhnge zu differenzieren und den Kern des Problems zu benennen. Genau das ist in einer solchen Situation aber notwendig: Denn Krisenbewltigung im Projektmanagement heit, Ursachen zu identifizieren, Missstnde klar zu benennen, belastbare Entscheidungen des Managements herbeizufhren und neue Perspektiven fr das Projekt zu entwickeln. Eine Ausgangssituation, in der wertvolle Impulse von einer systemischen Herangehensweise ausgehen knnen, deren Arbeitsweise wir nachfolgend nher erlutern. Im Mittelpunkt der systemischen Arbeit steht ein Grundverstndnis, das sowohl Individuen als auch Gruppen als komplexe soziale Systeme versteht. Sie funktionieren nicht nach Ursache und Wirkung, oder im Rahmen ihrer funktionalen Zuordnung, sondern steuern sich weitgehend selbst und unterliegen dabei vielen Wechselwirkungen. Organisations- bzw. Projektkultur und Kommunikationsbeziehungen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Es ist eben nicht so, dass der Sender einer kommunikativen Botschaft bestimmt, was beim Empfnger verstanden wird, sondern letztendlich entscheidet der Empfnger, welche Botschaften ankommen. Komplexe Probleme knnen nicht gelst werden, wenn sich die Betrachtung lediglich auf offensichtliche sachliche Aspekte wie etwa das Zeitmanagement oder die Produktqualitt konzentriert. Denn die offensichtlichen Themen sind nicht das Thema - die alles entscheidende Beziehungsebene liegt unter der Oberflche, einem Eisberg vergleichbar. Projektmanager sind daher gut beraten, eine wertschtzende Haltung einzunehmen, ihre Kommunikation daraufhin zu berprfen und auf die wohlwollende Untersttzung durch Mitarbeiter und Stakeholder zu achten. Auch Unternehmen, in denen immer wieder dieselben Probleme den Erfolg von Projekten verhindern, profitieren von einer ganzheitlichen systemischen Sicht. Denn diese sorgt fr grundlegend neue Erkenntnisse und Konsequenzen, die den weiteren Verlauf einzelner Projekte als auch die Rahmenbedingungen der Projektarbeit im Unternehmen mageblich beeinflussen knnen. Die systemische Betrachtungsweise hlt derzeit immer weiter Einzug in die klassische Projektmanagement-Methodik. Ausschlaggebend dafr ist auch die Einsicht, dass sich Projekte und Organisationen gegenseitig beeinflussen - beide reprsentieren voneinander abgegrenzte Systeme und stehen in einem Komplementr-Verhltnis zueinander. Fr Projektmanager erweist es sich daher grundstzlich als hilfreich, im operativen Tagesgeschft durch die systemische Brille auf das Geschehen zu schauen, weil es dadurch sicherer gelingen kann, Problemfelder einzugrenzen.

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Kommt es allerdings im Falle einer Projektkrise zur Notwendigkeit einer Intervention mit nachhaltigen Vernderungen, kann der Projektleiter selbst die dafr ntige Neutralitt nicht gewhrleisten, so dass ein externer Spezialist hinzugezogen werden muss. Solche Organisationsberater untersttzen das Projektmanagement dahingehend, dass sie mit systemischer Ausrichtung darauf setzen, zunchst die Regeln und Umstnde zu verstehen, die das Verhalten der Personen im Unternehmen, in den Abteilungen und innerhalb des Projektteams beeinflussen. Gert ein Projekt in eine Schrglage, so ist das ein klarer Hinweis auf eine Strung im Gesamtsystem. Ein systemisch arbeitender Spezialist arbeitet darauf hin, dieses zunchst zu identifizieren und gemeinsam mit dem Projektteam eine neue Balance zu schaffen. Die Lsung muss dabei immer von den Beteiligten selbst entwickelt werden, denn sie sind die Experten des Problems. Der systemische Organisationsberater tritt in dieser Situation als Coach und Moderator im Projekt auf. Das Ziel des Gruppenprozesses ist es, mglichst viele Dimensionen zu erkennen, die ein Gesamtsystem und damit das Verhalten der Team-Mitglieder und deren Zusammenspiel prgen. Dazu gehrt immer ein Blick in die Frhphase des Projekts, der klrt, unter welchen Prmissen die Mitarbeiter ins Projekt eingebunden wurden und mit welchen Erwartungen, mit welchen Einstellungen sie hineingegangen sind. Auch die Handlungs- und Verhaltensweisen des Projektmanagers sowie der Geschftsfhrung, von Stakeholdern und der beteiligten Linienstrukturen werden ausgeleuchtet. Die Rahmenbedingungen wie die gesetzten Ziele und Aufgaben, die Geschichte und Kultur des Unternehmens, die Strukturen und Prozesse sowie Vertragsfragen flieen in die systemische Betrachtung mit ein. So entsteht eine umfassende Transparenz, die von den Betroffenen zunchst oft als unbequem empfunden wird, weshalb sie mitunter mit Ablehnung auf die systemische Arbeitsweise reagieren. Nach der eingehenden Betrachtung der Systems formuliert der systemische Berater Hypothesen ber die Ursachen des Problems und entwickelt auf dieser Grundlage eine Interventionsstrategie das gezielte Umsetzen einzelner, auf den ersten Blick kleiner Vernderungen mit potentiell groer Wirkung. Die Folgewirkungen dieser Manahmen mssen anschlieend wie alle Vernderungen im Projekt-Umfeld beobachtet und analysiert werden. Denn die systemische Methode spielt ihre Strken besonders dann aus, wenn sie langfristig und konsequent angewendet wird. Ein Projekt bedeutet in erster Linie Vernderung, die jedoch nie von allen Beteiligten in gleicher Weise mitgetragen wird. Eine Energie, mit der Projektmanager bewusst umzugehen lernen mssen. Denn letztlich scheitern die meisten Projekte nicht an unzureichender Planung oder Steuerung, sondern an mangelnder Beteiligung. FAZIT Mit den Anstzen der systemischen Organisationsberatung ist ein Instrumentarium entstanden, das dem Projektmanagement wertvolle neue Einsichten und Methoden im Hinblick auf die Einflussfaktoren liefert, die den Erfolg von Projekten mageblich mitbestimmen. Eine steigende Erfolgsquote in der Projektarbeit, verbunden mit einer wachsenden Produktivitt und einer erhhten Identifikation der Mitarbeiter sprechen dafr, dass die Bedeutung systemischer Perspektiven in der Projektarbeit in den kommenden Jahren weiter wachsen wird. .

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Der Autor
Mathias W. Vaagt ist PM Associate bei der PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH (www.pm-firefighters.eu). Seit 1987 in unterschiedlichen operativen Rollen und Funktionen mit Schwerpunkt General Management, Vertrieb und Projekte in internationalen Unternehmen ttig, arbeitet er als Interim- und Projekt-Manager mit dem Selbstverstndnis eines operativ ttigen "hands-on" Prozess-Managers mit Fokus auf Projektmanagement und Vernderung. Neben der Zertifizierung in klassischem Projektmanagement und agiler Vorgehensweise ist er in systemischer Organisationsberatung ausgebildet. Einer Methode, um Kommunikationsbeziehungen in Organisationen, und damit die Umsetzung von Vernderung positiv zu beeinflussen.

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