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Archivierungskonzept
- Beispiel -
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Archivierungskonzept
INHALTSVERZEICHNIS
A.SENSIBILISIERUNG........................................................................................................................... ...................3
1GEFÄHRDUNGSLAGE.................................................................................................................................................3
2ZIELSETZUNG..........................................................................................................................................................3
3BEGRIFFLICHE DEFINITIONEN....................................................................................................................................4
3.1Archivierung................................................................................................................................................4
3.2Archivmedien...............................................................................................................................................4
3.3Archive........................................................................................................................................................4
3.4Elektronische Archivsysteme.......................................................................................................................4
3.5Dokumentenmanagement-System................................................................................................................4
B.REGELUNGEN .................................................................................................................................................... ....6
4ARCHIVIERUNGSVERANTWORTLICHE............................................................................................................................6
5AUFBEWAHRUNGSFRISTEN.........................................................................................................................................6
6AUSWAHL EINES ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNGSSYSTEMS..........................................................................................7
6.1Technische Einflussfaktoren bei der Auswahl ............................................................................................7
6.2Rechtliche Einflussfaktoren bei der Auswahl .............................................................................................7
6.3Organisatorische Einflussfaktoren bei der Auswahl ..................................................................................8
7GESTALTUNG DER ARCHIVIERUNG..............................................................................................................................8
7.1Archivräume und Lagerbedingungen..........................................................................................................8
7.2Nutzung geeigneter Archivmedien..............................................................................................................9
7.3Nutzung geeigneter Datenformate..............................................................................................................9
7.4Aufbewahrungsstruktur ..............................................................................................................................9
7.5Indizierung................................................................................................................................................10
7.6Entnahme aus Archiven.............................................................................................................................11
7.7Vernichtung/Löschung...............................................................................................................................11
8EINBETTUNG IN DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEM.................................................................................................12
9REVISION.............................................................................................................................................................12
10SCHULUNGEN......................................................................................................................................................13
11REGELMÄSSIGE AKTUALISIERUNG DES ARCHIVIERUNGSKONZEPTS................................................................................13
C.SICHERHEITSMASSNAHMEN................................................................................................................... ......14
12ZUTRITTS- UND ZUGRIFFSRECHTE...........................................................................................................................14
13DIGITALE SIGNATUR UND KRYPTOGRAPHIE..............................................................................................................14
14DATENSICHERUNG................................................................................................................................................14
15SICHERSTELLUNG DES BETRIEBS DES ARCHIVSYSTEMS...............................................................................................15
15.1Grundsätze der elektronischen Archivierung..........................................................................................15
15.2Überwachung der Speicherressourcen...................................................................................................15
15.3Wartung...................................................................................................................................................16
15.4Regelmäßige Tests...................................................................................................................................16
15.5Regelmäßige Erneuerung des Archivsystems..........................................................................................16
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4 Archivierungsverantwortliche
Verantwortlich für die Umsetzung des Archivierungskonzepts innerhalb eines
dezentralen Archivs ist der Informationseigentümer. Hierbei sind Vorgaben
der Institutionsleitung zu berücksichtigen.
Für das zentrale Archiv (physisches Archiv und programmgestütztes
Archivsystem) ist die Institutionsleitung verantwortlich.
Jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung des Archivierungskonzepts und die
korrekte Aufbewahrung der Daten/Datenträger verantwortlich. Sie sind auf
die Einhaltung des Archivierungskonzepts zu verpflichten.
Für das Archivsystem und jeden Archivierungsort ist eine Person vom
Informationseigentümer bzw. Institutionsleitung zu bestimmen, der für die
Einhaltung der Rahmenbedingungen einer ordnungsgemäßen Archivierung
verantwortlich ist. Des Weiteren ist ein Vertreter zu benennen. M 3.3
Der Archivierungsverantwortliche hat zu gewährleisten, dass zum einen
genügend Raum/Speicherplatz für die zu archivierenden Datenträger und zum
anderen dass die für die Archivierung notwendige Ausstattung vorhanden ist,
wie beispielsweise Regale oder abschließbare Schränke und hat die
notwendigen Sicherheitsmaßnahmen sicherzustellen (siehe Abschnitt 11).
Des Weiteren hat er
die Schulung der betreffenden Mitarbeiter sicherzustellen,
regelmäßig eine Revision des Archivierungsprozesses M 2.260
durchzuführen (siehe Kapitel 9),
Marktbeobachtung und kontinuierliche Information, M 2.261 und M 2.35
den Betrieb des Archivierungssystems (siehe Kapitel 15) sowie
eventuelle Einbettung in Dokumentenmanagement-System M 2.259
sicherzustellen.
Die Verantwortlichen sind auf Verschwiegenheit bezüglich der Dateninhalte M 3.2
zu verpflichten und es ist gegebenenfalls eine Verschlüsselung in Betracht zu M 2.164
ziehen.
5 Aufbewahrungsfristen
Die minimale und maximale Aufbewahrungszeit (Aufbewahrungsfristen) ist
durch den Informationseigentümer festzulegen. Zuvor sind von der
Institutionsleitung diejenigen Daten/Datenträger festzulegen, die zu
archivieren sind.
Die zu archivierenden Daten/Datenträger und deren Fristen sind innerhalb
einer Übersicht zu dokumentieren.
Hierbei sind die gesetzlichen und die organisations-internen Anforderungen
zu berücksichtigen. Existieren unterschiedliche Fristen, ist die jeweils längste
zu wählen.
Bei der Festlegung ist folgendes zugrunde zu legen:
Die Daten/Datenträger sind mindestens so lange aufzubewahren, wie
es gesetzlich vorgeschrieben ist.
Sie sind aber maximal so lange aufzubewahren, wie es ein jeweils
festzulegendes Institutionsinteresse verlangt.
Den organisations-internen Aufbewahrungsnotwendigkeiten dürfen keine
gesetzlichen Aufbewahrungsverboten beziehungsweise Vernichtungsgeboten
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