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Benutzerhandbuch

Copyright SAPERION AG

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Inhaltsverzeichnis
1 1.1 1.2 1.2.1 2 2.1 Einfhrung ......................................................................................................................... Was ist SAPERION ............................................................................................................ Arbeiten mit SAPERION ................................................................................................... Einfhrungsbeispiel ....................................................................................................... Anmeldung an das System ............................................................................................... Einfhrung ......................................................................................................................... 4 4 5 5 7 7 8 9 9 10 12 13 13 15 17 19 20 21 22 24 26 27 28 29 30 31 31 31 34 34

2.2 ndern des Passworts ...................................................................................................... 2.3 ndern der Kommunikationsdaten ..................................................................................

2.4 Wechseln des Benutzers aus SAPERION heraus ............................................................ 3 3.1 3.2 3.2.1 3.3 3.3.1 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 Die Benutzeroberflche ..................................................................................................... Die Menleiste .................................................................................................................. Die Symbolleiste ................................................................................................................ Anpassen der Symbolleiste .......................................................................................... Piktogramme ...................................................................................................................... Anpassen der Piktogramme ......................................................................................... Benutzen von Maus und Tastatur .................................................................................... Inhaltsfenster ..................................................................................................................... Symbole in der Dokumentenstruktur .......................................................................... Funktionen zum Bearbeiten der Dokumente .............................................................. Funktionen zum Bearbeiten der Dokumentenstruktur ............................................... Bewegen von Dokumenten mit Drag&Drop ...............................................................

3.6 Masken fr Indexierung und Abfrage .............................................................................. 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6 3.6.7 3.6.8 Maskenelemente ........................................................................................................... Standardfelder ............................................................................................................... Mehrfachfelder .............................................................................................................. Volltextfelder .................................................................................................................. Nachschlagetabellen ..................................................................................................... Outliner .......................................................................................................................... Sonstige Maskenelemente ............................................................................................ Sonstige Benutzungsmglichkeiten in Masken ..........................................................

Inhaltsverzeichnis

3.7 3.7.1 3.7.2 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 6 6.1 6.1.1 6.1.2

Der SAPERION Viewer ...................................................................................................... Objekte im SAPERION Viewer ..................................................................................... Arbeiten mit dem SAPERION Viewer .......................................................................... So gelangen Daten nach SAPERION ............................................................................... bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.) .............................................................. Scannen von Papierdokumenten ................................................................................. Laden von Dateien ........................................................................................................ Zustzliche Mglichkeiten der Dateibernahme ........................................................ Archivieren von Dokumenten ........................................................................................... Zusammenstellen von Dokumenten ................................................................................ Indexieren von Dokumenten ............................................................................................ Nachbearbeiten von Dokumenten ................................................................................... Automatisieren der Archivierung ...................................................................................... Automatisieren der Dokumentenbernahme .............................................................. Automatisieren der Zusammenstellung ...................................................................... Automatisieren der Indexierung ................................................................................... Automatisches Archivieren ........................................................................................... Indeximport (CSF) ........................................................................................................ Belegbernahme (COLD) ............................................................................................. Suchen von Dokumenten ................................................................................................. Suchkriterien ...................................................................................................................... Eingabe der Suchkriterien ............................................................................................ Auswertung der Suchkriterien ......................................................................................

37 37 50 57 57 58 64 67 68 68 69 72 72 73 73 75 75 77 77 77 79 79 79 80 80 80 84 85 86 87

6.2 Erweiterte Suchmglichkeiten .......................................................................................... 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 ODBC ............................................................................................................................. Volltextdatenbanken ...................................................................................................... Nachschlagetabellen ..................................................................................................... Erweiterter Outliner ...................................................................................................... XPATH Suche ................................................................................................................

6.3 Anzeigen der Suchergebnisse ...........................................................................................

Inhaltsverzeichnis

7 7.1 7.2 7.3

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten ............................................................................. Benutzen des elektronischen Archivs - berblick ........................................................... Anzeigen von Dokumenten .............................................................................................. Drucken von Dokumenten ................................................................................................

92 92 92 93 97

7.4 Exportieren (Speichern) von Dokumenten ...................................................................... 7.5

Freigeben von Dokumenten ............................................................................................. 100

7.6 Bearbeiten von Dokumenten ............................................................................................ 101 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4 7.6.5 7.6.6 7.7 7.8 Bearbeiten der Dokumentenstruktur ........................................................................... Bearbeiten von Bilddateien .......................................................................................... Bearbeiten von Anwendungsdateien ........................................................................... 101 103 103

Bearbeiten der Indexierung .......................................................................................... 107 Bearbeiten von Objekten (Notizen...) .......................................................................... 107 Zuordnen und Zusammenstellen von Zugriffslisten .................................................. 107 Lschen von Dokumenten ................................................................................................ 110 Wiederherstellen alter Dokumente ................................................................................... 111

7.9 Zusammenstellen von Mappen ........................................................................................ 112 7.10 Arbeiten mit verlinkten Dokumenten ............................................................................... 116 8 8.1 8.1.1 8.1.2 Workflow ............................................................................................................................ 117

Adhoc Workflow ................................................................................................................. 117 Erstellen eines Adhoc Workflows ................................................................................. Starten eines gespeicherten Adhoc Workflows ........................................................... 118 124 125 127

8.2 Workflow ............................................................................................................................ 8.2.1 8.2.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 Starten eines Geschftsfalls .........................................................................................

Erweiterungen im Kontextmen ................................................................................... 129 Das Arbeiten mit der Workflow-Inbox .............................................................................. Einrichtung persnlicher Krbe ................................................................................... In der Inbox verwendete Symbole und Farbmarkierungen ......................................... bernahme aus dem Korb einer Organisationseinheit oder Gruppe ........................ 131 133 133 136 137

8.4 Bearbeiten der Geschftsflle ........................................................................................... 8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4

Weiterleiten und nchsten Empfnger bestimmen ..................................................... 138 Zurcklegen ................................................................................................................... 140 Delegieren ...................................................................................................................... 140 Nicht zustndig ............................................................................................................. 140

Inhaltsverzeichnis

8.4.5 8.4.6 8.4.7 8.4.8 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 8.5.4 8.5.5 8.5.6 9 9.1

Wiedervorlage ................................................................................................................ 140 Prozess-Diagramm ........................................................................................................ 141 Bemerkungen ................................................................................................................ Historie .......................................................................................................................... 142 143

Besitzer-Funktionen ........................................................................................................... 144 Anhalten ......................................................................................................................... 144 Delegieren ...................................................................................................................... 144 Fortsetzen ...................................................................................................................... Beenden ......................................................................................................................... 145 145

Lschen .......................................................................................................................... 145 Besitzer wechseln .......................................................................................................... 145 Zusammenarbeit mit anderen Benutzern ........................................................................ 145

Weiterleiten von Dokumenten .......................................................................................... 146

9.2 E-Mail Versand ................................................................................................................... 146 9.2.1 9.2.2 10 Versenden von Emails .................................................................................................. 147

bernehmen von Emails .............................................................................................. 148 Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client) .............................................................. 148 148

10.1 Auswahl der Dokumente ..................................................................................................

10.2 Die Synchronisierung ........................................................................................................ 149 10.2.1 Festlegen der Synchronisationsoptionen ..................................................................... 150 10.2.2 Ausfhren der Synchronisation .................................................................................... 153

10.3 Der Offlinebetrieb .............................................................................................................. 154 10.3.1 Schalten in den Offlinebetrieb ..................................................................................... 154

10.3.2 Arbeiten im Offlinebetrieb ............................................................................................ 156 10.4 Beenden des Offlinebetriebs ............................................................................................ 156

10.4.1 in den Onlinebetrieb schalten ...................................................................................... 156 10.4.2 Mappen abgleichen ....................................................................................................... 157 10.4.3 Konflikte ......................................................................................................................... 11 157

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway) ...................................................................... 162

11.1 Anmelden eines Web Clients ............................................................................................ 164

Inhaltsverzeichnis

11.2 Benutzen des Web Gateways ........................................................................................... 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5 11.2.6 11.2.7 11.2.8 11.2.9 Client Oberflche ..........................................................................................................

165 165

Suchen von Dokumenten ............................................................................................. 169 Anzeigen der Ergebnisliste ........................................................................................... 172 Anzeigen eines Dokumentes ........................................................................................ 174 Bearbeiten von Dokumenten ....................................................................................... Anzeigen von Revisionen ............................................................................................. 176 185

Indexieren eines Dokumentes ...................................................................................... 187 Vorbelegung von Formularfeldern (nur erweiterter Modus) ....................................... 190 Verwendung von Scripten (nur erweiterter Modus) ................................................... 191

11.2.10 Zusammenstellen der zu archivierenden Dokumente ................................................ 194 11.2.11 Weiterleiten, Speichern und Drucken eines Dokumentes .......................................... 196 11.2.12 Workflow (nur erweiterter Modus) .............................................................................. 196 12 SAPERION und andere Programme ................................................................................ 200

12.1 SAPERION als virtueller Drucker ..................................................................................... 200 13 Anlagen .............................................................................................................................. 200

13.1 Anlage A: Tastenkrzel ...................................................................................................... 200 13.1.1 13.1.2 13.1.3 13.1.4 AllgemeineTastaturkrzel .............................................................................................. 200 Viewer ............................................................................................................................ 201 Maskendesigner ............................................................................................................ 202 Makro-Editor .................................................................................................................. 202

13.2 Anlage B: Betriebsstrungen ............................................................................................ 203 13.3 Anlage C: Begriffserklrungen .......................................................................................... 204

Abbildungsverzeichnis
21 22 23 31 32 33 34 35 36 37 38 39 310 41 62 63 64 71 72 73 74 75 76 77 78 79 710 711 811 812 813 814 Dialogfenster "Anmelden..." ......................................................................................... Dialogfenster "Aktuellen Benutzer bearbeiten..." ........................................................ Dialogfenster "Benutzer wechseln" ............................................................................. SAPERION Oberflche mit Outlook-Leiste ................................................................. Dialogfenster "System-Konfiguration" - Benutzeroberflche ...................................... Umschalten zwischen groen und kleinen Symbolen ................................................ Dialogfenster "Benutzerdefinierte Symbolleisten" ...................................................... Dialogfenster "Objekt-Parameter" ............................................................................... Dialogfenster "Maske laden" ....................................................................................... Inhaltsfenster "Struktur" ............................................................................................... Dialogfenster "Format ndern" .................................................................................... Auswahl einer Maske ber Tab .................................................................................... Die Maskenelemente von SAPERION ......................................................................... Dialogfenster "Konfiguration bernahme..." .............................................................. Gespeicherte Abfrage in einem Outliner ..................................................................... Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" ................................................................................ Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" mit Quick-Info ....................................................... Dialogfenster "Drucken" ............................................................................................... Dialogfenster "Datei Speichern unter" ........................................................................ 8 8 9 10 11 12 14 17 18 21 26 28 29 57 85 87 89 94 98

Freigabe mit Authentifizierung ber Passwort ............................................................ 100 Dialogfenster "Neue Revision erzeugen" .................................................................... 101

Dialogfenster "Inhalt:Struktur" ..................................................................................... 102 Dialogfenster "Arbeitsumgebung" ............................................................................... 105

Dialogfenster "Genderte Dokumente vorhanden" .................................................... 106 Dialogfenster "Zugriffsliste auswhlen" ...................................................................... 107 Dialogfenster "Zugriffsliste bearbeiten ........................................................................ 109 Dialogfenster "Revisionen bearbeiten" ........................................................................ Dialogfenster "Mappe" ................................................................................................. Anzeige der gespeicherten Templates ......................................................................... 111 113 125

Dokumente im Workflowprozess ................................................................................. 127 Kontextmen und Auswahlfenster Workflow-Prozess laden ................................... 128

Auswahlfenster Organisationsstruktur ................................................................... 128

815 816 817 818 819 820 821 822 823 824 91 101 102 103 104 105 106 107 108 109

Anzeige der Workflow-Geschftsflle ........................................................................... Anzeige der Workflow-Historie .....................................................................................

131 131

Mitgelieferter Workflow-Eingang eines Bearbeiters ..................................................... 132 bernehmen eines Geschftsfalls aus einem Gruppenkorb ...................................... Bearbeitungsmglichkeiten des Geschftsfalls ........................................................... Das Dialogfenster "Organisations-Struktur" ............................................................... Das Dialogfenster "Wiedervorlage" ............................................................................. Der Workflow-Flussgraph ............................................................................................. 136 137 139 141 142

Das Dialogfenster "Bemerkungen" .............................................................................. 143 Das Dialogfenster "Historie" ....................................................................................... Dialogfenster "Mail-Parameter" ................................................................................... 143 147

Das Dialogfenster "Offline-Manager" .......................................................................... 149 Einstellung zur Konfliktanzeige .................................................................................... 150 Einstellung zur Konfliktanzeige .................................................................................... 150 Das Dialogfenster "Mappen-Optionen" ...................................................................... 151

Festlegen des Download-Modus .................................................................................. 152 Einstellung des Volltext Downloads ............................................................................. Synchronisation der Mappen ....................................................................................... Direkte Synchronisation beim Schalten in den Online-Modus .................................. Nachfrage ob in den Offline Modus geschaltet werden soll. ..................................... 153 153 154 155 155 156 157 158 159

1010 Zurcksetzen einer Offline-Lizenz ............................................................................... 1011 Direkte Synchronisation beim Verlassen des Offline-Modus .....................................

1012 Die Anzahl der vorhandenen Konflikte wird angezeigt ............................................... 1013 Das Dialogfenster Konfliktbearbeitung" ....................................................................

1014 Mglichkeiten der Konfliktlsung ................................................................................ 1015

Konfliktanzeige ohne Schreibrechte .......................................................................... 160

1016 Konfliktanzeige im Viewer ........................................................................................... 161 1017 Konfliktanzeige im Viewer ........................................................................................... 161 1018 Konfliktanzeige im Viewer ............................................................................................ 162 111 112 113 114 115 Browser-Fenster zur Benutzeranmeldung ................................................................... 164 Fehlermeldung bei nicht erfolgter Anmeldung ........................................................... 165

HTML Benutzeroberflche ........................................................................................... 166 HTML Benutzeroberflche mit zustzlichen Gruppen in der Outlook-Leiste ............ 167 Abfragemaske im Web Client ....................................................................................... 169

118 119 1110 1111 1112 1113 1114 1115 1116 1117 1118 1119

Browser-Fenster mit Ergebnisliste ...............................................................................

173

Browser-Fenster mit Dokumentenstruktur .................................................................. 174 Anzeige im internen Java-Viewer ................................................................................. Dokument einchecken .................................................................................................. Dokument zum Bearbeiten ffnen (Ergebnisliste) ..................................................... Auswahl einer Bilddatei zur Bearbeitung .................................................................... 176 177 178 179

Werkzeugleiste im Java-Viewer ..................................................................................... 180 Bilddatei bearbeiten - Pfeil zeichnen ........................................................................... Bilddatei bearbeiten - Markierung ............................................................................... Bilddatei bearbeiten - Stempel platzieren ................................................................... Bilddatei bearbeiten - Dialog "nderungen speichern" .............................................. 181 182 183 183

Bilddatei bearbeiten - Revision erzeugen .................................................................... 184

1120 Warnhinweis auf ausgecheckte Dokumente ................................................................ 184 1124 Indexierung von Dokumenten (konventioneller Modus) ............................................ 188 1125 Indexierung von Dokumenten (erweiterter Modus) ................................................... 189

1126 Zusammenstellen von zu archivierenden Dokumenten (konventioneller Modus) .... 194 1127 1128 Zusammenstellen von zu archivierenden Dokumenten (erweiterter Modus) ........... Ergebnisliste mit Workflow-Symbol ............................................................................. 195 197

1129 Workflow-Men fr ausgewhltes Dokument ............................................................. 198 1130 Workflow Benutzer auswhlen .................................................................................. 199

Einfhrung

Benutzerhandbuch
1 Einfhrung

1.1

Was ist SAPERION

berall dort, wo grere Informationsmengen zusammenkommen, gibt es bereits heute (zum Teil sehr gut gefhrte) Archive. Zumeist handelt es sich aber immer noch um Ablagesysteme, bei denen das Schriftgut in Papierform vorliegt. Die Nachteile dieses Mediums liegen auf der Hand:

+ +

Ein konventionelles Archiv beansprucht viel Platz fr Aktenordner, Zeichnungsschrnke, etc. Zudem ergibt sich ein nicht unerheblicher Zeitaufwand fr das Einsortieren, Ablegen und Wiederfinden der Dokumente und fr die zurckzulegenden Wege zu den Archivierungsrumen. Im ungnstigsten Fall findet man die bentigten Informationen erst gar nicht, weil die entsprechende Akte von einem Arbeitskollegen ausgeliehen ist.

Das Dokumenten Management System SAPERION setzt genau an diesen Schwachpunkten eines konventionellen Archivs an:

+ +

Ein Pluspunkt liegt in der Kompaktheit der Datenablage. Auf eine CD-ROM beispielsweise passen ca. 10.000 DIN-A4 Seiten aus ca. zwei Metern Aktenordnern. Bei SAPERION stehen Ihnen die Dokumente bereits nach wenigen Momenten auf Ihrem Bildschirm (im Netzwerk an jedem beliebigen Arbeitsplatz) zur Verfgung und knnen bei Bedarf in beliebiger Anzahl ausgedruckt werden.

1.2

Arbeiten mit SAPERION

Bei SAPERION haben Sie nicht nur komfortable Mglichkeiten, nach Dokumenten zu suchen. Sie finden diese auch wieder.

1.2

Arbeiten mit SAPERION

Prinzipiell kann SAPERION alle Dokumente in digitaler Form verwalten. In Papierform vorliegende Dokumente mssen daher erst mit einem Scanner in eine digitale Form berfhrt werden. In Dateiform vorliegende Dokumente knnen direkt von SAPERION bernommen werden. Nun knnen Sie in SAPERION die Dokumente beliebig zusammenheften, einzelne Seiten bei Bedarf mit Notizzetteln versehen und Textpassagen farbig hervorheben oder schwrzen und alles zusammen im Archiv ablegen das Ganze natrlich elektronisch. So knnen sowohl eingehende Post, Faxe oder Emails als auch die innerhalb Ihres Unternehmens erstellten Dokumente in das elektronische Archiv aufgenommen und jederzeit dort wieder gefunden werden. Datenbanken untersttzen dabei ein schnelles Wiederfinden der Dokumente. Sie geben Suchkriterien ein, die Datenbank listet Ihnen nach wenigen Momenten die hierzu gefundenen Dokumente auf. Erst wenn Sie ein Dokument anfordern, wird dieses aus dem elektronischen Archiv kopiert und Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz zur Verfgung gestellt.

1.2.1

Einfhrungsbeispiel

Ein kleines Beispiel soll bereits am Anfang dieses Handbuches das Prinzip der elektronischen Archivierung mit SAPERION verdeutlichen. Die Archivierung von Dokumenten und die Benutzung des elektronischen Archivs ist direkt nach dem Starten von SAPERION unter Benutzung elektronischer Ablagekrbe mglich.

Einfhrung

Archivieren von Dokumenten bernehmen von Dokumenten Im ersten Schritt mssen die zu archivierenden Dokumente in den Eingangskorb von SAPERION bertragen werden. Ein Papierdokument wird hierzu gescannt, eine bereits digital vorliegende Datei wird geladen. Der Eingangskorb ist die zentrale Sammelstelle fr alle eingehenden Dokumente. Das Aussehen des Eingangskorbes wird nach dem Laden verndert sein, da sich jetzt Dokumente darin befinden. Durch Doppelklick auf den Eingangskorb knnen Sie sich den Inhalt anschauen. Zusammenstellen von Dokumenten In einem zweiten Schritt haben Sie die Mglichkeit, mehrere einzelne Dokumente (z.B. mehrere gescannte Seiten) im Ablagekorb "Dokumente" zu einem Gesamtdokument zusammenzustellen. Dieser Vorgang kann mit dem Heften oder Klammern mehrseitiger Schriftstcke bei der herkmmlichen Papierablage verglichen werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eingangskorb und bewegen Sie den Mauszeiger bei gedrckter Maustaste auf den Dokumentenkorb. Sie werden durch eine grafische Darstellung das Gefhl vermittelt bekommen, dass Sie dabei wahrhaftig Dokumente bewegen. Ein Doppelklick zeigt Ihnen daraufhin den Inhalt des Dokumentenkorbes an. Indexieren von Dokumenten Im dritten Schritt werden zusammengesetzte oder einzelne Dokumente aus dem Ablagekorb "Dokumente" archiviert werden, indem es auf den Ausgangskorb gezogen wird. Zu jedem Dokument wird eine so genannte Indexierungsmaske ausgefllt. Nach den dort eingetragenen Informationen knnen Sie spter das elektronische Archiv durchsuchen und das Dokument wiederfinden. Wenn die Indexierungsmaske ausgefllt ist, wird das Dokument archiviert. Benutzen des elektronischen Archivs Die Benutzung des elektronischen Archivs luft nach einem gleich bleibenden Schema ab. Sie starten eine Suchabfrage und erhalten entsprechend Ihrer Suchkriterien eine Liste mit Dokumenten zurck. Sie whlen eines aus und knnen dieses anzeigen, drucken, etc. Suchen von Dokumenten Der Ablagekorb "Ausgang" symbolisiert den Zugang zum elektronischen Archiv.

2.1

Einfhrung

Durch Doppelklicken mit der linken Maustaste auf den Ausgangskorb wird die Abfragemaske zur Eingabe der Suchkriterien geffnet. In diese Maske knnen Sie Suchkriterien eintragen und eine Suchabfrage durch Drcken der Schaltflche [Ergebnis] starten. Die gefundenen Dokumente werden in einer Ergebnisliste aufgelistet und knnen z.B. angezeigt oder gedruckt werden.

Anmeldung an das System

2.1

Einfhrung

Das Starten von SAPERION erfolgt wie unter Windows gewohnt ber die Startleiste von Windows oder ber ein Icon auf dem Desktop. Ihr Systemadministrator kann SAPERION so konfigurieren, dass das Anmelden an das System automatisch vorgenommen wird und Sie gleich mit der Arbeit starten knnen oder Sie mssen sich manuell an das System anmelden, indem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben, sowie die gewnschte Benutzungsart auswhlen mssen.

Anmeldung an das System

Abb. 21: Dialogfenster "Anmelden..."


Die Benutzungsarten Wenn sie nur lesend auf das elektronische Archiv zugreifen wollen, sollten Sie sich immer als Abfrage-Client einloggen, weil hierdurch nicht unntig Lizenzen als Scan- bzw. Index-Client verbraucht werden.

2.2

ndern des Passworts

Ihr Passwort knnen Sie ber [Optionen][Benutzer][Aktuellen bearbeiten] ndern. Zur Verhinderung von Schreibfehlern mssen Sie das Passwort noch einmal im Feld "Besttigung" eingeben.

Abb. 22: Dialogfenster "Aktuellen Benutzer bearbeiten..."

2.3

ndern der Kommunikationsdaten

Bei Verwendung der Option Security knnen Sie zudem ber [Public-Keys erzeugen] einen (neuen) Schlssel erzeugen.

2.3

ndern der Kommunikationsdaten

In diesem Dialogfenster knnen neben den Passwort noch folgende benutzerspezifischen Daten eingetragen bzw. gendert werden:

+ + +

E-Mail Kommunikation Stellvertreter

Diese Daten werden fr die Workflow-Funktionalitt von SAPERION verwendet.

2.4

Wechseln des Benutzers aus SAPERION heraus

ber [Optionen][Benutzer][Wechseln] knnen Sie sich auch unter einem anderen Benutzer anmelden, ohne SAPERION zu schlieen.

Abb. 23: Dialogfenster "Benutzer wechseln"

10

Die Benutzeroberflche

Wenn der Anmeldedialog ber [Abbrechen] verlassen wird, bleibt der Benutzer weiter unter seinem Konto angemeldet.

Die Benutzeroberflche

Nach einer erfolgreichen Anmeldung wird die Standard-Benutzeroberflche von SAPERION aufgebaut. Benutzer, die mit einer graphischen Oberflche unter Windows und insbesondere mit Outlook bereits Erfahrung gesammelt haben, werden eine gewisse Vertrautheit empfinden.

Abb. 31: SAPERION Oberflche mit Outlook-Leiste


Direkt unterhalb der Menleiste befindet sich die Symbolleiste. Links darunter befindet sich unterteilt in mehreren Gruppen eine Outlook-Leiste mit Piktogrammen. Im restlichen Teil des Fensters knnen Dokumente angezeigt und Abfragen und Indexierungen vorgenommen werden. Die Funktionen von SAPERION knnen sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur ausgefhrt werden. Drag&Drop und Kontextmens ermglichen hierbei eine besonders intuitive Bedienung. Es bestehen verschiedene Mglichkeiten, die Benutzeroberflche individuell anzupassen. Zudem kann SAPERION auch unter anderen Benutzeroberflchen betrieben werden.

2.4

Wechseln des Benutzers aus SAPERION heraus

11

Individuelle Anpassung der Benutzeroberflche Das Aussehen der Oberflche kann individuell durch den Benutzer angepasst werden. Neben den Konfigurationen fr die Symbolleisten und die Piktogramme knnen Sie ber den Menbefehl [Optionen][System...] weitere Grundeinstellungen in der Registerkarte "Benutzeroberflche" des Dialogfensters "System-Konfiguration" vornehmen.

Abb. 32: Dialogfenster "System-Konfiguration" - Benutzeroberflche


Unter "Sprache" knnen Sie eine der installierten Sprachen auswhlen. Unter "Objekte" knnen Sie den Stil der Benutzeroberflche auswhlen. Zur Verfgung stehen die Varianten "Klassisch" und "Abstrakt". Mit Stil ist hier das Aussehen der Symbole in der Outlookleiste gemein. Unter "Position speichern" kann durch ein Aktivieren der Checkboxen bewirkt werden, dass Hauptfenster, Masken oder SAPERION Viewer jedes Mal an der zuletzt eingestellten Position geffnet werden. Unter "Zeichensatz" knnen Sie andere Zeichenstze fr die Statuszeile und Ergebnisliste (Fenster Abfrage-Ergebnis und Mappen) einstellen. Nach Aktivieren von "Microfiche-Anzeige" werden die Inhalte der Krbe standardmig als Mikrofiches angezeigt. Bei gedrckter <ALT>-Taste erscheint die normale Anzeige. Bei aktivierter Checkbox "Masken einbetten" werden die Masken innerhalb von SAPERION angezeigt. Ist die Checkbox deaktiviert, werden die Masken als eigenstndiges Fenster angezeigt. ber die Schaltflche [Rcksetzen] knnen Sie die Standardeinstellungen fr die Krbe und Symbolleisten wieder herstellen. Auf diese Weise kann beispielsweise ein versehentlich gelschter Ablagekorb wieder verfgbar gemacht werden. Die aktuell in SAPERION geffneten Fenster knnen, wie in anderen Windows-Programmen auch automatisch nebeneinander oder berlappend angeordnet werden. Ebenfalls mglich ist ein Schlieen aller geffneten Fenster.

12

Die Benutzeroberflche

Umschalten zwischen groen und kleinen Symbolen SAPERION bietet die Mglichkeit, bei der Verwendung von Toolbars (z.B. im Inhaltsfenster oder im Viewer) zwischen groen und kleinen Symbolen umzuschalten. Hierfr wird in der entsprechenden Symbolleiste das Kontextmen der rechten Maustaste aufgerufen.

Abb. 33: Umschalten zwischen groen und kleinen Symbolen

3.1

Die Menleiste

Fast alle Ihnen zur Verfgung stehenden Funktionen knnen ber die Menleiste ausgefhrt werden. Einige Menbefehle werden automatisch von SAPERION deaktiviert (z.B. die Menbefehle fr das Scannen, wenn bei Ihnen kein Scanner angeschlossen ist). Andere Menbefehle knnen von Ihrem Administrator deaktiviert oder ausgeblendet sein, weil sie mit Administrationsaufgaben von SAPERION zu tun haben.

Durch Drcken der <F1>-Taste erhalten Sie zu einem Menbefehl eine kontextsensitive Hilfe

Anpassen der Menleisten Durch Drcken des Icons in der linken oberen Ecke der Fenster knnen Sie das Windows-typische Hauptmen mit blichen Eintrgen wie [Wiederherstellen], [Verschieben], [Gre ndern],

3.2

Die Symbolleiste

13

[Minimieren], [Maximieren] und [Schlieen] ffnen. Zudem stehen fr Hauptfenster, Masken und SAPERION Viewer noch weitere Funktionen zur Verfgung.

Durch Speichern der Fensterposition knnen Sie festlegen, dass das Fenster beim nchsten ffnen wieder an der eingestellten Position dargestellt wird. Dies kann auch unter [Optionen][System] eingestellt werden und gilt dann fr alle betroffenen Fenster. Durch Speichern der Skalierung kann die Anzeige im SAPERION Viewer immer in dieser Skalierung erfolgen. Durch Bearbeitung der Titelzeile (durch den Systemadministrator) knnen in der Titelzeile des Fensters zustzliche Information wie z.B. Benutzername, Dateityp, Variableninhalte etc. angezeigt werden.

+ +

3.2

Die Symbolleiste

Die wichtigsten Menbefehle knnen ber eine Schaltflche mit einem grafischen Symbol aufgerufen werden. Weitere Schaltflchen knnen Sie individuell in den Symbolleisten des SAPERION Hauptfensters, der Inhaltsfenster und des SAPERION Viewers zusammenstellen.

i i

Wenn Sie mit der Maus ber ein Symbol fahren, wird es farbig hervorgehoben.

Die Symbolleiste kann komplett ausgeblendet werden, wenn der Haken bei [Ansicht][Symbolleiste] entfernt wird.

3.2.1

Anpassen der Symbolleiste

Zum Bearbeiten einer Symbolleiste mssen Sie ber den Menbefehl [Optionen][Symbolleiste] das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Symbolleisten" ffnen. Solange dieser Dialog geffnet ist, sind die Schaltflchen in der Symbolleiste deaktiviert.

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Die Benutzeroberflche

Abb. 34: Dialogfenster "Benutzerdefinierte Symbolleisten"


In diesem Dialog sind die vom System angebotenen Schaltflchen in verschiedenen Kategorien abgelegt. Wenn Sie einen Moment mit der Maus auf dem Symbol verharren, wird Ihnen eine Beschreibung des Symbols angezeigt. Folgende Anpassungsmglichkeiten haben Sie: Einfgen von Schaltflchen Ziehen Sie mit Drag&Drop einfach ein Symbol auf die gewnschte Stelle der Symbolleiste und legen es dort ab. Entfernen von Schaltflchen Um eine Schaltflche aus der Symbolleiste zu entfernen, knnen Sie diese mit Drag&Drop auf das Piktogramm "Lschen" oder auf die innere Flche des Dialogfensters "Benutzerdefinierte Symbolleisten" ziehen. Es ist dabei gleichgltig, welche Kategorie eingestellt ist. Gestalten der Symbolleiste Zur besseren Gruppierung ihrer Schaltflchen knnen Sie die drei dort vorhandenen Trennstriche ebenfalls mit Drag&Drop beliebig auf der Symbolleiste plazieren. Plazieren der Symbolleiste Die Symbolleiste kann entweder direkt unter der Menleiste, am linken oder rechten Bildschirmrand oder an einer beliebigen Stelle auf der Benutzeroberflche platziert werden. Sie knnen die Symbolleiste an den Lamellen am linken bzw. oberen Ende greifen und mit Drag&Drop an der gewnschten Stelle ablegen.

3.3

Piktogramme

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Hinzufgen frei definierter Schaltflchen Ihr Systemadministrator hat zudem die Mglichkeit, fr bestimmte Funktionen weitere Schaltflchen zu erstellen. Diese befinden sich i.d.R. unter der Kategorie "Frei" und knnen wie andere Schaltflchen in die Symbolleiste integriert werden.

3.3

Piktogramme

Auf den SAPERION Piktogrammen finden Sie grafische Nachbildungen von Gegenstnden aus dem Broalltag. Die Piktogramme befinden sich in der Outlook-Leiste im linken Teil des Fensters und sind dort in Gruppen zusammengefasst. Voreingestellt sind folgende vier Gruppen:

+ +

In der Gruppe "Eigene Krbe" befinden sich die Ablagekrbe "Eingang", "Dokumente", "Offen" und "Ausgang". In der Gruppe "Aktionen" befinden sich die Piktogramme fr die bernahme nach SAPERION (Scannen, Datei laden, COLD, etc.) sowie fr die Benutzung der Dokumente (Drucken, Bearbeiten, Anzeigen, Lschen, etc.). In der Gruppe "Abfragen" knnen Sie beispielsweise Kopien des Ausgangskorbes ablegen (z.B. fr jedes elektronische Archiv einen eigenen Ausgangskorb). In der Gruppe "Fremde Krbe" knnen Sie Ablagekrbe ihrer Arbeitskollegen ablegen und entsprechend Dokumente an diese weiterleiten.

+ +

ber den Befehl [Neu] im Men der rechten Maustaste knnen Sie weitere Gruppen hinzufgen. gefgt werde. ber [Umbenennen] knnen Sie den Gruppen beliebige Namen zuordnen. Mit dem Menbefehl [Lschen] knnen selber angelegte Gruppen gelscht werden. Piktogramme knnen beliebig zwischen den Gruppen verschoben werden. Die Gre und damit die Anzahl der mglichen Piktogramme pro Gruppe knnen Sie ebenfalls ber das Men der rechten Maustaste beeinflussen. Sie knnen hier zwischen groen und kleinen Piktogrammen whlen. Die Piktogramme ermglichen eine sehr einfache Benutzung mit Drag&Drop. Gewohnte Ttigkeiten aus Ihrem Broalltag knnen hiermit sehr anschaulich nachvollzogen werden. So knnen Dokumente mittels Drag&Drop von einem Ablagekorb zum anderen bewegt oder zum Ausdrucken auf das Drucker-Piktogramm gezogen werden. Die linke Maustaste bewegt dabei immer nur ein Dokument, die rechte alle Dokumente. Weitere Funktionen stehen ber das Kontextmen nach Klicken mit der rechten Maustaste oder nach einem Doppelklick zur Verfgung.

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Die Benutzeroberflche

Piktogramme "Eigene Krbe"

Die Piktogramme "Eingang", "Dokumente" und "Offen" symbolisieren elektronische Ablagekrbe fr Dokumente, das Piktogramm "Ausgang" den Zugang zum elektronischen Archiv. Mit Hilfe dieser Piktogramme wird der Archivierungsvorgang gesteuert. Befinden sich Dokumente in diesen Krben, ndert sich das Aussehen des Piktogramms automatisch. Der Inhalt dieser Krbe wird nach Doppelklick auf das Piktogramm angezeigt. Es ffnet sich dann das Inhaltsfenster des Ablagekorbes. Beim Ausgangskorb wird die Suchmaske fr das elektronische Archiv geffnet. Piktogramme "Aktionen" - bernahme von Dokumenten

Die bernahmepiktogramme werden fr die bernahme von Dokumenten nach SAPERION verwendet. Standardmig vorhanden sind die bernahmearten "Datei laden" und "Scannen". ber einen Doppelklick auf ein bernahmepiktogramm oder ber [Optionen][bernahme] knnen Sie spezielle bernahmepiktogramme wie z.B. fr COLD ergnzen oder aktivieren. Starten knnen Sie eine bernahme von Dokumenten per Drag&Drop von einem bernahmepiktogramm auf den Eingangskorb. Weiterhin stehen Ihnen auch entsprechende Menbefehle [Dokumente][Laden] oder [Dokumente][Scannen] oder [Dokumente][bernahme] zur Verfgung. Piktogramme "Aktionen" - Dokumentenbenutzung

Wenn Sie Dokumente auf eines der angezeigten Piktogramme ziehen, starten Sie die auf den Symbolen dargestellten Funktionen.

3.3

Piktogramme

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3.3.1

Anpassen der Piktogramme

Sie knnen bei Bedarf weitere Eingangs-, Dokumenten- und Offen-Krbe auf Ihrer Arbeitsoberflche platzieren. Diese knnten z.B. Ablagekrbe Ihrer Arbeitskollegen symbolisieren, in die Sie elektronisch Dokumente ablegen knnen. Wenn Sie mehrere elektronische Archive benutzen, knnen Sie fr jedes einen eigenen Ausgangskorb anlegen. Zum Indexieren ziehen Sie dann das Dokument auf den passenden Ausgangskorb, fr Suchabfragen doppelklicken Sie darauf. Um einen neuen Ablagekorb zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen entsprechenden Ablagekorb und whlen den Menbefehl [Neu] aus. Nach Ausfllen und Schlieen des Dialogfensters "Objekt-Parameter" ist ein neues Piktogramm auf der Benutzeroberflche vorhanden. Sie knnen es an eine beliebige Stelle verschieben. ber den Menbefehl [Parameter] knnen Sie die im Dialogfenster "Objekt-Parameter vorhandenen Parameter aller bestehender Piktogramme ndern. Abhngig von der Funktion des Piktogramms sind entsprechende Felder in diesem Dialog deaktiviert.

Abb. 35: Dialogfenster "Objekt-Parameter"


Im Feld "Beschreibung" knnen Sie dem Ablagekorb einen treffenden Namen geben. Der hier eingetragene Text erscheint statt "Eingang", "Dokumente", "Ausgang" oder "Offen" auf dem neuen Piktogramm. Im Dialogbereich "Weiterleiten knnen Sie fr neu erstellte Ablagekrbe (Eingang, Dokumente und Offen) einen Ihrer Arbeitskollegen als Benutzer oder eine Gruppe auswhlen. Im Dialogbereich "Masken knnen Sie fr neu erstellte Ausgangskrbe die dazugehrenden Dateinamen der Masken eintragen oder ber die Schaltflche [Suchen...] auswhlen.

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Die Benutzeroberflche

Abb. 36: Dialogfenster "Maske laden"


Anstelle einer Abfragemaske knnen Sie auch eine Mappe auswhlen. Nach Bettigung der Schaltflche [Suchen] erscheint eine Auswahlliste fr Masken. Wenn Sie jetzt die Schaltflche [Als Datei] bettigen, die sich in der linken oberen Ecke befindet, knnen Sie ber ein windowstypisches Explorerfenster eine Mappe (SDL-Datei) laden. Im Dialogbereich "Bilder knnen Sie schlielich allen Piktogrammen noch ein individuelles Aussehen verleihen, indem Sie statt der Standardeinstellungen einen anderen Dateinamen mit Pfad eingeben oder ber die Schaltflche [Suchen...] auswhlen. Bei den Piktogrammen Eingang, Dokumente, Offen und Email kann SAPERION verschiedene Darstellungen fr "voll" (Dokumente vorhanden) und "leer" (keine Dokumente vorhanden) anzeigen. Bei den anderen Piktogrammen kann das Feld "voll ohne Eintrag bleiben. Lschen von Piktogrammen Nach Klicken mit der rechten Maustaste auf ein beliebigen Ablagekorb knnen Sie diesen mit dem Menbefehl [Lschen] entfernen. Sollten Sie einmal versehentlich einen Ablagekorb gelscht haben, knnen Sie den ursprnglichen Zustand in der Systemkonfiguration der Benutzeroberflche ber die Schaltflche [Rcksetzen...] und der Auswahl von [Krbe] wieder herstellen.

Bitte beachten Sie, dass Sie diese Funktion nicht benutzen, wenn Sie nur Dokumente aus Ihrem Ablagekorb lschen wollen. Sie lschen wirklich den Ablagekorb.

3.4

Benutzen von Maus und Tastatur

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Verschieben von Piktogrammen Nach Klicken mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Piktogramm und Aktivieren der Menoption [Verschieben] kann das Piktogramm mit Drag&Drop an eine beliebige Stelle verschoben werden. Zum Verschieben des Piktogramms in eine andere Gruppe in der Outlook-Leiste mssen Sie einen kleinen Moment auf der berschrift dieser Gruppe verharren, damit sich diese ffnet. Sonstige Konfigurationen der Piktogramme In den Kontextmens einzelner Piktogramme existieren noch weitere Menfunktionen, die an den entsprechenden Stellen im Handbuch beschrieben werden.

+ + +

Piktogramm "Datei laden Piktogramm "Scannen Piktogramm "Email

3.4

Benutzen von Maus und Tastatur

Benutzen der linken Maustaste Die Benutzung der Oberflche unter Windows ist naturgem auf die Benutzung mit der Maus abgestimmt. Sie knnen also wie gewohnt auch bei SAPERION mit der linken Maustaste klicken und doppelklicken. Benutzen der rechten Maustaste (Kontextmen) Bei Benutzung der rechten Maustaste stehen Ihnen im Kontextmen alle wichtigen Funktionen kontextabhngig zur Verfgung. Sie werden einige Funktionen sogar nur ber dieses Kontextmen ausfhren knnen. Benutzen von Drag&Drop Die Piktogramme sind besonders auf eine Bedienung mit Drag&Drop (wrtlich bersetzt: "Schleppen und Fallen lassen") ausgelegt. Drag&Drop ist in SAPERION eine sehr komfortable Mglichkeit, um Dokumente von einem Ort zu einem anderen zu bewegen. Dabei haben die linke und die rechte Maustaste unterschiedliche Funktionalitten. Um z.B. alle Dokumente des Eingangskorbes in den Dokumentenkorb abzulegen, knnen Sie mit der rechten Maustaste auf den Eingangskorb klicken, die dort vorhandenen Dokumente bei gedrckter

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Die Benutzeroberflche

Maustaste zum Dokumentenkorb ziehen und durch Loslassen der Maustaste dort ablegen. Bei Benutzung der linken Maustaste wird nur das erste bzw. das markierte Dokument transportiert. Wenn Drag&Drop mglich ist, wird dies auch grafisch auf dem Bildschirm dargestellt. Sobald Sie ein Piktogramm bei gedrckter Maustaste verlassen, verndert sich das Aussehen Ihres Mauszeigers und zeigt ein einzelnes Dokument (linke Maustaste) oder einen Stapel von Dokumenten (rechte Maustaste) an. Wenn Sie sich auf ein Piktogramm bewegen, wo Sie diese Dokumente ablegen knnen, wird dies durch ein grnes Pfeilsymbol gekennzeichnet. An anderen Stellen ist das Ablegen nicht mglich. Benutzen der Tastatur Wenn Sie lieber die Tastatur benutzen, knnen Sie in SAPERION (wie auch in allen anderen Programmen unter Windows) ber die unterstrichenen Buchstaben der Menbefehle in Verbindung mit der gedrckten <Alt>-Taste zum Ziel kommen. Darber hinaus existieren zahlreiche Tastaturkrzel. Sie sind in den einzelnen Menbefehlen mit aufgefhrt. So kann z.B. der Menbefehl [Dokumente][Laden] genauso ber die Tastenkombinationen <Alt><D><L> oder ber das Tastaturkrzel <Strg><L> ausgefhrt werden. Innerhalb von Masken und Dialogfenstern bewirkt ein Drcken der <Esc>-Taste in der Regel ein Verlassen der Maske, ohne irgend etwas zu speichern, das Drcken der <RETURN>-Taste entspricht einem Drcken der hervorgehobenen Schaltflche und schliet die Maske in der Regel ebenfalls. Von Feld zu Feld fortbewegen knnen Sie sich auch mit der Tabulatortaste. Im weiteren Teil dieses Handbuches wird aus Grnden der bersichtlichkeit nicht weiter auf die Benutzung der Tastatur eingegangen.

3.5

Inhaltsfenster

Befinden sich Dokumente in den Ablagekrben "Eingang", "Dokumente" oder "Offen", knnen Sie den Inhalt nach Doppelklick auf den Korb in speziellen Inhaltsfenstern anschauen. Fr ein Anzeigen der Zusammensetzung eines einzelnen strukturierten Dokumentes aus dem elektronischen Archiv existiert zudem noch ein viertes Inhaltsfenster , dass in der Dokumentanzeige integriert wurde.

3.5

Inhaltsfenster

21

Abb. 37: Inhaltsfenster "Struktur"


Es stehen also insgesamt vier Inhaltsfenster zur Verfgung, die sich in ihrem ueren Erscheinungsbild sehr hneln und sich lediglich kontextabhngig in der unterschiedlichen Verfgbarkeit der Funktionen unterscheiden. Die Funktionen stehen ber die Symbolleiste, das Kontextmen der rechten Maustaste oder teilweise auch ber Drag&Drop zur Verfgung. Besonderheiten beim Inhaltsfenster "Struktur" Das Inhaltsfenster zur Anzeige der Dokumentstruktur unterscheidet sich ein wenig von den anderen Inhaltsfenstern. Es ist dem Windows-Explorer nachempfunden und zeigt zustzlich die Struktur des Dokumentes baumartig im linken Teil des Fensters an. Anderes als in den anderen Inhaltsfensters knnen im Inhaltsfenster "Struktur" Dokumentnamen wie im Windows Explorer umbenannt werden. Markieren Sie hierzu einen Eintrag und klicken ein zweites Mal auf diesen (langsamer Doppelklick). Es ffnet sich ein Eingabefeld, in dem der Name gendert werden kann. Die <ESC>-Taste bricht den Vorgang ab, die <Tab>-Taste speichert die nderungen.

3.5.1

Symbole in der Dokumentenstruktur

Dokumente haben in SAPERION entweder einen elementaren Charakter (z.B. eine einzelne Word-Datei) oder knnen sich aus beliebig vielen Dokumenten in beliebig strukturierter Form zusammensetzen (z.B. mehrseitiges gescanntes Dokument). SAPERION verwendet folgende Darstellungen fr die verschiedenen elementaren Dokumententypen und zu deren Zusammensetzung:
Eingescannte Seite

Geladene Bilddatei

Geladene Anwendungsdatei

Archivierte Anwendungsdatei in Bearbeitung

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Die Benutzeroberflche

Ordner zum Strukturieren von Dokumenten.

Trennseite

Linkdokument

Eine eingescannte Seite und eine (von einem Datentrger geladene) Bilddatei unterscheiden sich bei SAPERION lediglich in der Herkunft und werden bei der weiteren Verwendung im elektronischen Archiv identisch behandelt. Wenn die Herkunft keine Rolle spielt, wird in diesem Benutzerhandbuch daher immer von Bilddateien geredet. Bei der Aufnahme in den Eingangskorb werden Datum und Uhrzeit der bernahme festgehalten. Bei geladenen Bilddateien und Anwendungsdateien wird zustzlich der Dateiname eingetragen. Wenn Sie mit der Maus einen Moment auf einem Element verharren, werden Ihnen in einem Quick-Info Fenster die entsprechenden Informationen angezeigt. Im Strukturfenster erhalten Sie zudem Informationen, wo das Dokument archiviert ist und wer es archiviert hat.

3.5.2

Funktionen zum Bearbeiten der Dokumente

In allen Inhaltsfenstern stehen Ihnen Funktionen zur Verfgung, um Dokumente bzw. einzelne Dokumententeile hieraus anzuzeigen oder zu drucken, zu lschen, zu speichern, etc. Wenn Sie statt eines Dokumententeils einen Ordner markieren, werden die Funktionen fr alle hierarchisch untergeordneten Dokumententeile ausgefhrt.

Wenn Funktionen bei Anwendungsdateien deaktiviert sind, besitzen Sie entweder keine Zugriffsrechte auf das Dokument oder auf Ihrem Rechner fehlt ein geeignetes Anwendungsprogramm zum Ausfhren dieser Funktionen.

[Bearbeiten]

Mit diesem Befehl knnen Sie das aktuell markierte Dokument anzeigen und bei Bedarf bearbeiten. Dieselbe Funktion lsen Sie durch Doppelklick auf das Dokument oder Ziehen des Dokumentes mit der linken Maustaste auf das Piktogramm "Anzeigen" in der Outlook-Leiste aus.

3.5

Inhaltsfenster

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Eine Bilddatei wird mit dem Viewer von SAPERION angezeigt, fr eine Anwendungsdatei wird das dazugehrige Anwendungsprogramm geladen. Wenn das dazugehrige Anwendungsprogramm bereits gestartet ist, versucht SAPERION das Dokument mit dieser Instanz anzuzeigen.
[Drucken]

Mit diesem Befehl knnen Sie das markierte Dokument drucken. Fr Anwendungsdateien wird das entsprechende Anwendungsprogramm aufgerufen, und der Druckvorgang dort ausgelst.
[Benennen]

Mit diesem Befehl knnen Sie dem markierten Dokument einen neuen, aussagekrftig(er)en Namen geben. Hierzu wird ein Eingabefeld eingeblendet, in dem Sie einen beliebigen neuen Namen eintragen knnen. Dieses wird mit den Tasten <RETURN> (=OK) oder <ESC> (=Abbrechen) verlassen. Wird nichts eingegeben, wird die ursprngliche Bezeichnung verwendet.
[Lschen]

Mit diesem Befehl lschen Sie das markierte Dokument bzw. bei einem Ordner alle Elemente dieses Ordners.
[Speichern]

Mit diesem Befehl knnen Sie einzelne Dokumententeile aus dem elektronischen Archiv kopieren und auf Ihrer Festplatte speichern. Bilddateien und gescannte Seiten knnen Sie dabei unter einer Vielzahl von Dateiformaten optional auch mit Notizen) abspeichern. Wenn Sie Ordner markieren, werden alle hierarchisch untergeordneten Dokumententeile gespeichert und ggf. durchnumeriert. Bilddateien werden standardmig unter dem Namen abgespeichert, der im Inhaltsfenster angezeigt wird. D.h., wenn Sie eine Bilddatei ber die Schaltflche [Benennen] umbenannt haben, wird sie unter diesem neuen Namen abgespeichert.
[Anzeigen]

Mit [Anzeigen] knnen Sie sich genauso wie bei [Bearbeiten] Dokumente ansehen, nur verhindert SAPERION bei bereits archivierten Dokumenten eine Vernderung des Dokumentes. Bei Bilddateien werden dazu einfach die Werkzeuge deaktiviert, die zu einer Vernderung des Dokumentes fhren knnen.

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Die Benutzeroberflche

Bei Anwendungsdateien kann SAPERION eine Bearbeitung in dem dazugehrigen Anwendungsprogramm prinzipiell nicht verhindern. SAPERION lsst aber nicht zu, dass die berarbeitete Revision automatisch in das elektronische Archiv zurckgespeichert wird, wie dies bei [Bearbeiten] der Fall wre. Weiterhin kann Ihr Systemadministrator SAPERION so konfigurieren, dass bei [Anzeigen] ein anderes Anwendungsprogramm als bei [Bearbeiten] gestartet wird. Fr Dateien mit der Dateikennung DOC kann so fr [Anzeigen] z.B. Wordpad (der kleine Bruder von WinWord) oder ein spezieller Viewer (ein Anwendungsprogramm, welches das Dokument zwar anzeigen kann, aber i.d.R. keine Bearbeitung zulsst) gestartet werden. Auf diese Weise mssen Sie nicht immer groe Programmpakete starten, wenn Sie sich nur schnell eine Datei anschauen wollen.
[Sicherheit]

Mit diesem Befehl knnen Sie dem ausgewhlten Dokumententeil eine Zugriffsliste zuordnen. Auf dieses Weise knnen gezielt einzelne Teile eines strukturierten Dokumentes vor unbefugtem Zugriff geschtzt werden.

Dieser Befehl ist standardmig deaktiviert. Er kann vom Administrator bei Bedarf wieder aktiviert werden

3.5.3

Funktionen zum Bearbeiten der Dokumentenstruktur

In allen Inhaltsfenstern (bis auf "Eingang") stehen Ihnen Funktionen zur Verfgung, um eine Struktur von zusammengesetzten Dokumenten aufzubauen bzw. zu bearbeiten.

Im Strukturfenster steht nur die Funktion "nderungen speichern" zur Verfgung.

[Ordnen]

Mit diesem Befehl fgen Sie vor dem markierten Dokumentteil einen Ordner ein. Die Dokumentteile unterhalb werden Elemente dieses Ordners und rutschen optisch eine Stufe nach rechts. Dabei findet eine Einrckung bei den Texten statt. Die Icons bleiben unverndert. Die Bezeichnung des Ordners richtet sich nach der Bezeichnung des ersten Dokumentes.

3.5

Inhaltsfenster

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Wenn Sie ein Dokument aus einem der drei Ablagekrbe im Viewer aufgerufen haben, knnen Sie dieses Dokument auch ber F3 bzw. [ENTER] einem Ordner zuordnen.

[Trennen]

Mit diesem Befehl lschen Sie den markierten Ordner. Im Gegensatz zu Lschen wird hier nur der Ordner gelscht, die Elemente bleiben erhalten und werden eine Ebene hher angeordnet.
[Links]

Mit diesem Befehl wird das markierte Dokumententeil optisch nach links verschoben, also eine Ebene hher eingeordnet.
[Rechts]

Mit diesem Befehl wird das markierte Dokumententeil optisch nach rechts verschoben, also eine Ebene tiefer eingeordnet.
[Hoch]

Mit diesem Befehl wird das markierte Dokumententeil vor seinen Vorgnger, also nach oben, verschoben.
[Runter]

Mit diesem Befehl wird das markierte Dokumententeil hinter seinen Nachfolger, also nach unten, verschoben.
[nderungen speichern]

Dieser Menbefehl wird im Inhaltsfenster "Struktur" aktiviert, wenn Sie die Dokumentstruktur eines archivierten Dokumentes verndert haben. Die neue Struktur wird dann unter Erzeugung einer Revision im elektronischen Archiv abgespeichert.
[Abschlieen]

26

Die Benutzeroberflche

Im Inhaltsfenster des Dokumentenkorbes knnen Sie mit dem Befehl [Abschlieen] fr ein strukturiertes Dokument verhindern, dass whrend eines automatischen Zusammenstellens weitere Dokumente in die bestehende Dokumentenstruktur integriert werden knnen. Sie knnen [Abschlieen] als Dokumenteigenschaft ber das Kontextmen der rechten Maustaste in der ersten Zeile jeder Dokumentenstruktur aktivieren und deaktivieren. Aktiviert erhlt das strukturierte Dokument die Markierung "<Komplett>". Sie knnen den Befehl [Abschlieen] aber auch z.B. als eine Art Qualittskontrolle verwenden. Der Eintrag "<Komplett>" ist dann wie ein elektronisches Hkchen zu sehen und besagt, dass das Dokument auf Vollstndigkeit und Lesbarkeit geprft wurde und zur Archivierung freigegeben ist.
[Format ndern]

Formate sind u.a. Grundlage fr ein automatisches Zusammenstellen von Dokumenten und eine automatische Indexierung. Die Funktion [Format ndern] ist auch nur in diesem Zusammenhang fr Sie interessant. Sie knnen hiermit einem Dokument ein Format neu zuordnen oder eine bestehende Zuordnung ndern. Die Schaltflche wird aktiviert, wenn Sie den Ordner eines strukturierten Dokumentes markieren. ber den Menbefehl [Format ndern] ffnet sich das Dialogfenster "Format ndern".

Abb. 38: Dialogfenster "Format ndern"


Hier werden Ihnen alle definierten Formate zur Auswahl angeboten. Nach Auswahl eines Eintrages wird der Ordner im Inhaltsfenster entsprechend umbenannt.

3.5.4

Bewegen von Dokumenten mit Drag&Drop

Als Alternative zu einigen der eben beschriebenen Funktionen knnen Sie auch mit Drag&Drop ausgewhlte Dokumente auf die entsprechenden Piktogramme (Drucker, Lschen, etc.) ziehen.

3.6

Masken fr Indexierung und Abfrage

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Innerhalb der Inhaltsfenster knnen Sie ein einzelnes Dokument mit der linken Maustaste auswhlen und dieses mit Drag&Drop auf einer anderen Position innerhalb der Maske oder auf einem anderen Ablagekorb ablegen. Wenn Sie ein zweites Inhaltsfenster ffnen, knnen Sie auf diese Weise auch Dokumententeile zwischen diesen Inhaltsfenstern austauschen.

Beachten Sie bitte bei Drag&Drop, dass bei Benutzung der rechten Maustaste die Funktion fr alle Dokumente des Inhaltsfensters durchgefhrt wird.

3.6

Masken fr Indexierung und Abfrage

Die Masken fr die Dokumentenindexierung und fr Suchabfragen werden vom Systemadministrator erstellt. Sie sind die wichtigste Schnittstelle zum elektronischen Archiv und sind natrlich je nach Aufgabenstellung sehr unterschiedlich. Jede Maske nimmt automatisch den gesamten Arbeitsbereich ein. Die Gre einzelner Maskenelemente, beispielsweise der Ergebnisliste oder der Dokumentenvorschau, kann individuell vergrert oder verkleinert werden. Auch das Ausblenden einzelner Maskenelemente ist hierbei mglich, indem Sie auf die angezeigten Pfeile in den Rahmen zwischen den einzelnen Elementen klicken. Durch diese dynamische Anzeigemglichkeit kann sich jeder Anwender seine Maske im Rahmen der vorgegebenen Mglichkeiten individuell an seine Arbeitsweise anpassen.

Die eingestellte Gre der einzelnen Maskenelemente bleibt beim Schlieen und erneutem ffnen der Maske erhalten.

Zur besseren bersichtlichkeit knnen in den Masken Tabs angelegt werden, auf denen die Maskenfelder angelegt werden knnen. Nicht so wichtige Elemente knnen so nur bei Bedarf eingeblendet werden. Auswahl einer Maske ber Kontextmen des Tabs Wenn eine Abfragemaske geffnet ist, befindet sich rechts neben der Maske ein Tab-Symbol. ber dieses Symbol knnen Masken, die vom Administrator aktiviert wurden, direkt aufgerufen werden. Die Workflow-Inbox ist standardmig aktiviert, wenn sie bei der Installation mit ausgewhlt wurde.

28

Die Benutzeroberflche

Abb. 39: Auswahl einer Maske ber Tab

3.6.1

Maskenelemente

Der kleinste gemeinsame Nenner der Masken sind die darin verwendeten Maskenelemente. Zur Erklrung der Handhabung soll hier die Abfragemaske des mitgelieferten Beispielszenarios dienen.

3.6

Masken fr Indexierung und Abfrage

29

Abb. 310: Die Maskenelemente von SAPERION


Viele in dieser Beispielmaske vorhandenen Maskenelemente sind Standardfelder und werden Ihnen aus anderen Windows-Programmen bekannt vorkommen. SAPERION bietet aber auch spezielle Maskenelemente an, die Ihnen viele zustzliche Mglichkeiten bieten.

3.6.2

Standardfelder

Eingabefelder In Eingabefelder knnen Sie neben formatierten Eingaben (Zahlen, Datum und Zeit) auch beliebige Texte eintragen.

+ + +

Texte haben dabei eine definierbare Maximallnge. Zahlen werden als Ganzzahl oder als Fliekommazahl eingegeben. Ein Datum wird im Format "Tag.Monat.Jahr" erfasst. Bei verkrzten Eingaben wie z.B. "1.11" ergnzt SAPERION beim Verlassen des Feldes automatisch das aktuelle Jahr. Ein Jahr aus einem anderen Jahrhundert muss vierstellig eingegeben werden.

30

Die Benutzeroberflche

Fr eine Zeitangabe werden Stunden und Minuten durch Doppelpunkt getrennt, aus z.B. "7:5" generiert SAPERION beim Archivieren automatisch "07:05".

In so genannten Maskierungsfeldern kann der Systemadministrator eine spezielle Syntax (z.B. fr ein Kfz-Kennzeichen) vorgeben. Akzeptiert werden dann nur erlaubte Zeichen, bei fehlerhafter Eingabe wird ein Warnton ausgegeben. Checkboxen Entscheidungsfelder bzw. Checkboxen sind fr Eingaben wie ja/nein, wahr/falsch, an/aus etc. vorgesehen. In Abfragemasken existiert zudem die Einstellung "egal" (weder ja noch nein). Die Checkbox ist in diesem Fall grau angekreuzt und wird bei der Abfrage nicht weiter bercksichtigt. Schaltflchen Die Schaltflchen fhren bestimmte Aktionen wie das Schlieen der Maske, Speichern der Daten, etc. aus und sind standardmig mit "OK", "Abbrechen", "Ergebnis", "bergehen", etc. beschriftet. Ihr Systemadministrator kann den Schaltflchen bei der Erstellung der Maske jedoch andere Bezeichnungen geben oder selbst definierte Schaltflchen hinzufgen. Auswahllisten Auswahllisten entsprechen den Kombinationsfeldern in anderen Windows-Anwendungen. Sie haben in den Masken ein sehr hnliches Aussehen wie Nachschlagetabellen, besitzen aber immer nur eine Spalte. Der Inhalt der Auswahllisten bleibt i.d.R. unverndert. Bei Tastaturbenutzung knnen Sie in Auswahllisten eine sehr schnelle Auswahl treffen. Sie mssen nur die ersten signifikanten Zeichen eingeben und SAPERION ergnzt automatisch die restlichen Zeichen, wenn es eine bereinstimmung findet.

3.6.3

Mehrfachfelder

Hufig ist es fr eine vollstndige Indexierung eines Dokumentes sinnvoll, mehrere Werte in ein Indexfeld einzugeben. So kann z.B. ein Dokument als "Eingangsrechnung", "Mahnung" und "Inlandschriftverkehr" gefhrt werden, und ber jeden dieser Begriffe soll das Dokument auch gefunden werden. Mehrfachfelder ermglichen eine solche Mehrfachindexierung. In den Indexierungs- und Abfragemasken werden diese wie Volltextfelder dargestellt. Bei der Indexierung knnen Sie jeden Eintrag in einer neuen Zeile eingeben oder innerhalb einer Zeile durch ein festgelegtes Zeichen

3.6

Masken fr Indexierung und Abfrage

31

(Komma per Voreinstellung) trennen. Bei mehrfacher Eingabe von Suchkriterien in Abfragemasken werden die einzelnen Eintrge durch ein logisches ODER verknpft.

3.6.4

Volltextfelder

Im Vergleich zu normalen Eingabefeldern knnen Sie in ein Volltextfeld bei der Indexierung nahezu beliebig lange Texte eingeben. Fr die Dokumentensuche stehen Ihnen komfortable und leistungsfhige Methoden zur Verfgung, so dass Sie auch in groen und unstrukturierten Datenmengen Dokumente schnell und einfach finden knnen. Bei der Abspeicherung der Indexierungsdaten wird der Inhalt eines Volltextfeldes komplett auf das Medium, fr eine bessere Performance bei der Dokumentensuche jedoch nur wortweise in die Suchdatenbank geschrieben. Volltextfelder sind von Natur aus recht speicheraufwendig (20-100 Byte pro Wort). Daher sollten Sie mglichst wenige, aber treffende Eintragungen bei der Indexierung vornehmen.

Die Volltextemulation wird nicht weiter untersttzt.

3.6.5

Nachschlagetabellen

Bei Nachschlagetabellen handelt es sich um spezielle Eingabefelder, die Ihnen die Wahl lassen, entweder den Text in den Eingabebereich einzutippen oder die Nachschlagetabelle (durch Drcken auf das Pfeilsymbol oder Eingabe von <Alt><>) zu ffnen und aus der Liste den gewnschten Eintrag auszuwhlen. Das Auswhlen aus der Liste ist in den meisten Fllen nicht nur komfortabler (z.B. bei Auswahl einer Kundenadresse muss keine Kundennummer eingegeben werden), sondern es kann Tippfehler vermeiden bzw. auch grundstzlich verhindern. Nachschlagetabellen knnen aus beliebig vielen Spalten bestehen. Sie hneln den Kombinationsfeldern aus anderen Windows-Programmen, haben unter SAPERION jedoch einen erweiterten Funktionsumfang.

3.6.6

Outliner

Mit dem Outliner knnen hierarchisch strukturierte Daten komfortabel eingegeben und verwaltet werden. Durch Klicken und Doppelklicken knnen Sie zu den verschiedenen Hierarchieebenen

32

Die Benutzeroberflche

gelangen. ber Drag&Drop und ber das Kontextmen stehen Ihnen Funktionen fr die Bearbeitung des Outliners zur Verfgung. Abhngig von Ihrer Auswahl im Outliner fllt SAPERION fr Sie immer automatisch entsprechende Indexfelder aus (fr jede Hierarchieebene ein Feld). Diese Felder befinden sich i.d.R. unsichtbar in der Maske. Der Inhalt dieser Felder wird dann bei jeder Abfrage oder Indexierung bercksichtigt. Ohne Outliner mssten Sie die Daten manuell in diese Felder eintragen. Unterschiedliche Outliner Es existieren zwei Darstellungsarten des Outliners:

In der traditionellen Darstellungsart (Listendarstellung) werden nur die aktuell zur Auswahl stehenden Eintrge der aktuellen Ebene komplett aufgelistet. Durch Doppelklicken knnen Sie andere Ebenen ffnen bzw. schlieen. In der Treeview-Darstellung knnen Sie wie im Windows-Explorer beliebig viele Ebenen ffnen und schlieen.

Den Treeview gibt es zudem in zwei Ausprgungen: als dynamischen und statischen Treeview. Whrend beim statischen Treeview die hierarchische Struktur immer explizit definiert werden muss, wird diese beim dynamischen Treeview bei jedem ffnen der Maske aus den bestehenden Indexdaten neu generiert. Der dynamische Treeview zeigt also immer nur die tatschlich verwendeten Kombinationen bei der Indexierung an. Und es gibt immer zumindest ein Dokument, welches gefunden werden kann. Optisch sind die beiden Treeviews ansonsten nicht zu unterscheiden. Allerdings ergeben sich Unterschiede bei der Bearbeitung der Indexdaten im Outliner. Auerdem gibt es einen erweiterten Outliner. Der erweiterte Outliner ist eine Weiterentwicklung des dynamischen Outliners. Im Gegensatz zum dynamischen Outliner knnen beim erweiterten Outliner Ebenen definiert werden, ohne dass hierfr ein Dokument vorhanden sein muss. Erstellen und Bearbeiten von Eintrgen im Outliner
[Outliner][Neu...]

[Outliner][Bearbeiten...]

[Outliner][Lschen]

3.6

Masken fr Indexierung und Abfrage

33

Wenn der Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Rechte eingerumt hat, knnen Sie ber [Neu...] neue Eintrge im Outliner vornehmen und ber [Bearbeiten] einen bestehenden Eintrag verndern. Ein Bearbeiten ist nur mglich, wenn SAPERION auch die Indexierungsdaten aller hiervon betroffenen Dokumente ebenfalls ndern darf. Sie mssen dies daher immer explizit besttigen. Durch die Bearbeitung von Eintrgen in einem Outliner knnen Sie also auf einfache Weise sehr umfangreiche nderungen in Ihren Indexierungsdaten vornehmen. Die Bearbeitung oder Erstellung neuer Eintrge im dynamischen bzw. erweiterten Treeview erfolgt nicht ber separate Masken wie im statischen Treeview. Statt dessen ffnet sich an der entsprechenden Stelle im Outliner ein Eingabefeld, in das Sie den neuen Eintrag eingeben knnen. Ein Drcken der <Tab>-Taste speichert den Eintrag, die <ESC>-Taste bricht den aktuellen Vorgang ab.

Lschen eines Outliner-Eintrages im erweiterten Outliner lscht nur die Elemente mit SysOutlinerData=1 also nicht die dazugehrigen Dokumente. Wenn der Eintrag wieder angelegt wird, werden dazugehrige Dokumente auch wieder gefunden.

Drucken des Outliners


[Outliner][Drucken...]

Bei der Benutzung des Outliners in der Explorer-Darstellung knnen Sie die Struktur des Outliners ab einem beliebigen Eintrag ausdrucken. Der Befehl kann ber das Kontextmen der rechten Maustaste ausgefhrt werden. Bearbeiten der Indexdaten mit Drag&Drop Bei der Benutzung des Outliners in der Treeview-Darstellung knnen Sie die Indexierung eines Dokuments auf eine sehr komfortable Art ndern, indem Sie einfach mit Drag&Drop das Dokument von der Ergebnisliste auf den neuen Eintrag im Outliner ziehen. SAPERION speichert die entsprechende nderung automatisch als Revision ab.

i !

Die Funktion ist auch mit mehreren Dokumenten gleichzeitig mglich, wenn diese vorher bei gedrckter <Strg>-Taste in der Ergebnisliste selektiert wurden.

Wenn Sie den erweiterten Outliner verwenden, ist eine Ablage von Dokumenten in einer Ebene nicht mglich, wenn in Unterebenen Pflichtfelder verwendet werden.

34

Die Benutzeroberflche

Bei der Verwendung des erweiterten Outliners ist es zudem mglich, ber die rechte Maustaste per Drag&Drop alle Dokumente eines Korbes in den Ast des Outliners zu ziehen und dort zu archivieren. Dabei stehen die beiden Aktionen Kopieren und Verschieben zur Verfgung. Verschieben von sten in Outlinern Sie knnen in einem Outliner auch ganze ste ber ein einfaches Drag&Drop verschieben. Normalerweise hat Ihr Systemadministrator eingestellt, dass hierbei die Indexdaten aller hiervon betroffenen Dokumente automatisch unter Erzeugung einer Revision aktualisiert werden. Ansonsten mssen Sie entsprechende Meldungen besttigen.

3.6.7

Sonstige Maskenelemente

SAPERION bietet noch ein eine Reihe weiterer Felder in den Abfrage- und Indexierungsmasken. Weitergehende Informationen zur Benutzung kann Ihnen Ihr Systemadministrator liefern. Kalenderfelder Ein Kalenderfeld ermglicht neben der normalen Datumseingabe per Tastatur zustzlich auch die Auswahl eines Datums per Mausklick aus einem Kalender. SQL-Abfrage Ein Feld fr SQL-Abfragen in einer Abfragemaske ermglicht die Erstellung von selbst definierten Abfragen ber die Datenbanksprache SQL. Die Formulierung der SQL-Abfrage erfolgt grafisch untersttzt. ActiveX Objekte Bei ActiveX Objekten handelt es sich um spezielle Steuerelemente, welche die unterschiedlichsten Zwecke erfllen knnen. Ein ActiveX-Objekt verhlt sich im Prinzip wie eine innerhalb der Maske ablaufende Applikation.

3.6.8

Sonstige Benutzungsmglichkeiten in Masken

Verwenden von Tastenkrzel in Masken In den Masken stehen Ihnen zahlreiche hilfreiche Tastenkombinationen zur Verfgung:

3.6

Masken fr Indexierung und Abfrage

35

+ + + + + + +

<Umsch><Entf>: bernimmt den markierten Text in die Windows-Zwischenablage <Umsch><Einfg>: fgt den Text aus der Windows-Zwischenablage an der aktuellen CursorPosition ein <Strg><Pfeil rechts>: zum Anfang des nchsten Wortes <Strg><Pfeil links>: zum Anfang des vorherigen Wortes <TAB>: wechselt zum nchsten Feld <+> aus dem Nummernblock: wechselt zum nchsten Feld <-> aus dem Nummernblock: wechselt zum vorherigen Feld

Verwenden der Rechtschreibprfung in Masken Der Administrator kann zudem in geeigneten Feldern der Abfrage- und Indexierungsmasken eine Rechtschreibkontrolle aktivieren. Bei der Benutzung der Maske werden dann nicht bekannte Wrter wie in anderen Applikationen auch mit einer roten Schlangenlinie unterstrichen.

Abb. 311: Verwenden der Rechtschreibprfung


Wenn Sie mit der Maus in eines der unterstrichenen Wrter gehen, stehen Ihnen ber das Kontextmen verschiedene Befehle zur Verfgung:

+ +

Durch Anklicken knnen Sie einen der aufgelisteten Korrekturvorschlge akzeptieren. Das Wort in der Maske wird automatisch ersetzt. ber [Hinzufgen] knnen Sie das Wort in ein Wrterbuch bernehmen. Dieses befindet sich unter dem Namen SAPERION.CLX im Windows-Verzeichnis und kann bei Bedarf mit einem normalen Texteditor korrigiert werden.

36

Die Benutzeroberflche

+ +

ber [Alle Ignorieren] ignorieren Sie die Rechtschreibprfung fr das aktuelle Wort. Die Unterstreichung des Wortes wird entfernt, sobald Sie wieder Text in das Maskenfeld eingeben. ber [Autokorrektur] werden die Korrekturvorschlge noch einmal aufgelistet. Sie knnen durch Auswahl eines Eintrages die Liste fr Autokorrekturen erweitern und dadurch bewirken, dass in Zukunft immer automatisch eine Textersetzung erfolgt.

Verwenden der Autokorrektur in Masken


[Optionen][Autokorrektur]

SAPERION untersttzt die automatische Korrektur von Eingaben in Abfrage- und Indexierungsmasken. Die entsprechenden Einstellungen werden ber [Optionen][Autokorrektur] im Dialogfenster "Autokorrektur" vorgenommen.

Abb. 312: Dialogfenster "Optionen Autokorrektur"


So knnen Sie definieren, dass zwei Grobuchstaben am Wortanfang automatisch korrigiert werden sollen. Wrter mit Ziffern oder Wrter in Grobuchstaben knnen dabei auch von der Autokorrektur ausgenommen werden. Zudem knnen Sie definieren, welche Wrter whrend der Eingabe automatisch ersetzt werden sollen.

3.7

Der SAPERION Viewer

37

Fr die Verwendung der Autokorrektur muss die Rechtschreibprfung fr das entsprechende Feld in der Abfrage- und Indexierungsmaske aktiviert werden.

3.7

Der SAPERION Viewer

Der SAPERION Viewer ist ein wichtiges Werkzeug zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten. Er bietet vielfltige Mglichkeiten bei der Anzeige von Bilddateien. Unter Ausnutzung der ActiveDocument Technologie kann er auch folgende Anwendungsdateien anzeigen:

+ + +

Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) ber die installierte Microsoft Office-Anwendung HTML/XML-Dokumente ber den Internet Explorer Gespeicherte Weblinks (.url Dateien) im Internet Explorer

i
+

Bei der Anzeige von gespeicherten Weblinks wird im Viewer die entsprechende Internetseite geladen und angezeigt.

PDF Dateien ber den Adobe Acrobat Reader

Die fr die Anzeige und Bearbeitung des Dokuments erforderliche Applikation wird als ActiveX-Objekt in den SAPERION Viewer eingebettet. Die Menbefehle und Symbolleisten der Applikation sind weitgehend integriert und knnen in gewohnter Weise benutzt werden. Fr einen vollen Funktionsumfang kann bei Bedarf von der eingebetteten Darstellung in die normale Darstellung innerhalb der Applikation umgestellt werden.

3.7.1

Objekte im SAPERION Viewer

Der SAPERION Viewer bietet die komfortable Mglichkeit, grafische Objekte mit einer Bilddatei zu verknpfen Es existieren hierbei folgende Objekttypen:

+ + +

Annotationen (elektronisch nachgebildete Hilfsmittel aus dem Alltag wie gelbe Notizzettel, Textmarker, Pfeile, Stempel und schwarze Balken) Rahmen (Mglichkeit zum Ausschneiden von Bereichen eines Dokumentes, um diesen Ausschnitt zu drucken oder als Press-Clippings in ein anderes Dokument zu kopieren) Spezielle als Hyperlink wirkende Flchen (Smartlinks), welche ein spezielles Dokument oder eine spezielle Abfragemaske mit voreingestellten Suchkriterien ffnen knnen

38

Die Benutzeroberflche

Objekte werden mit den Dokumenten archiviert. nderungen der Objekte werden als nderung des Dokumentes aufgefasst und knnen nur als Revision abgespeichert werden. Der Zweck dieser Objekte ist unterschiedlich, die Handhabung und Bearbeitung jedoch fr alle Objekte gleich. Bevor auf die Objekte im einzelnen eingegangen wird, werden zunchst die Gemeinsamkeiten der Objekte vorgestellt. Erstellen von Objekten Bei allen Objekten handelt es sich um Rechtecke, die in der Regel bei gedrckter linker Maustaste aufgezogen werden. Ein gerade erstelltes Objekt ist farblich hervorgehoben und mit insgesamt acht Haltepunkten versehen. Verschieben und Skalieren von Objekten Sie knnen auf ein aktuell markiertes Objekt mit der linken Maustaste klicken und es mit gedrckter Maustaste verschieben. An den acht Haltepunkten knnen Sie das Objekt mit gedrckter Maustaste in seiner Gre verndern. Bearbeiten von Objekten Alle Objekte knnen an beliebigen Stellen platziert, beliebig verschoben und in ihrer Gre gendert werden. Durch Doppelklick auf das Objekt gelangen Sie in das zugehrige Bearbeitungsmen. Eine Ausnahme bildet hierbei das Objekt Smartlink. Abhngig vom Objekttyp knnen Sie im Bearbeitungsmen die Farbe, Schriftart, Schriftgre, Richtung usw. ndern. Markieren von Objekten
[Objekte][Markieren]

Mchten Sie ein anderes als das aktuell markierte Objekt bearbeiten, knnen Sie mit [Objekte][Markieren] den Modus "Markieren" aktivieren und auf das Objekt klicken. Wenn Sie ein Rechteck um mehrere Objekte ziehen, werden alle darin enthaltenen Objekte markiert. Wenn Sie bei gedrckter Umschalttaste auf Objekte klicken, knnen Sie diese zustzlich aktivieren bzw. durch erneutes Klicken deaktivieren. Kopieren, Einfgen und Lschen von Objekten
[Bearbeiten][Kopieren][<Strg><C>]

3.7

Der SAPERION Viewer

39

[Bearbeiten][Einfgen][<Strg><V>]

[Bearbeiten][Lschen][<Entf>]

Wie in den meisten Windows-Programmen blich, knnen Sie markierte Objekte in die Zwischenablage von Windows kopieren und von dort in einem beliebigen anderen Dokument einfgen. Mit der Taste <Entf> lschen Sie die markierten Objekte. Das Kopieren und Einfgen von Dokumenten knnen Sie auch sehr komfortabel mit Drag&Drop durchfhren. Stellen Sie die neue Seite und die Originalseite nebeneinander dar und ziehen Sie die markierten Rahmen direkt per Drag&Drop an die richtige Stelle.

Standardmig ist immer nur ein Anzeigefenster geffnet. Weitere Anzeigefenster knnen Sie bei gedrckter Umschalttaste ffnen.

Ausrichten von Objekten


[Objekte][Ausrichten][...]

Wenn Sie mehrere Objekte markiert haben, knnen Sie mit den Menbefehlen [Objekte][Ausrichten][...] die Objekte nach links/rechts/oben/unten oder horizontal/vertikal zentriert ausrichten. ndern der Reihenfolge von Objekten
[Objekte][Reihenfolge]

Wenn Sich mehrere Objekte grafisch berdecken, knnen Sie mit dem Menbefehl [Objekte][Reihenfolge] diese Objekte nacheinander anklicken. Das zuletzt angeklickte Objekt berdeckt dann das vorletzte usw. Text
[Einfgen][Text]

Bei der Notiz "Text" handelt es sich um eine elektronische Nachbildung der aus dem Broalltag bekannten gelben Notizzettel, die an ein Dokument angeheftet werden knnen.

40

Die Benutzeroberflche

Abb. 313: Dialogfenster "Text-Eingabe"- Zeichensatz


Unter "Text" knnen Sie einen beliebig langen Text eingeben und in der Registerkarte "Zeichensatz" einen Zeichensatz und eine Ausrichtung hierfr auswhlen.

Abb. 314: Dialogfenster "Text-Eingabe" - Spezial

3.7

Der SAPERION Viewer

41

In der Registerkarte "Spezial" knnen Sie ber die Schaltflchen [Text-Farbe...] und [Hintergrund] andere Farben fr Text und Hintergrund aus einer Farbpalette auswhlen. Durch Deaktivierung der Checkbox "Farbig" erscheint der Notizzettel transparent. ber die Schaltflche [Sicherheit] knnen Sie eine Zugriffsliste zusammenstellen und dadurch festlegen, wer diese Notizzettel lesen und bearbeiten darf. ber [Zugriffsliste] knnen Sie eine bereits definierte Zugriffsliste auswhlen. Alle weiteren Einstellungen in der Registerkarte "Spezial" spielen in erster Linie satztechnisch bei der Druckdatenbernahme (COLD) eine Rolle und drften an dieser Stelle aber nicht weiter wichtig sein. Marker
[Einfgen][Marker]

Wichtige Textpassagen knnen mit dem "Marker" farblich markiert werden. Sie knnen die Farbe nachtrglich durch Doppelklick auf den Marker ndern.

Abb. 315: Dialogfenster "Textmarker bearbeiten"


Sicherheit ber die Schaltflche Sicherheit kann festgelegt werden welche Benutzer mit welchen Rechten auf den Textmarker zugreifen drfen. Zugriffsliste ber die Schaltflche Zugriffsliste kann den Textmarker eine bereits bestehende Zugriffsliste zugewiesen werden. Pfeil
[Einfgen][Pfeil]

Mit dem "Pfeil" kann man auf wichtige Stellen des Dokumentes hinweisen. Durch Doppelklick auf den Pfeil ffnet sich das Dialogfenster "Pfeil bearbeiten", in dem Sie die Eigenschaften bearbeiten knnen. Sie knnen die Farbe, die Dicke und die Richtung des Pfeils ndern.

42

Die Benutzeroberflche

Abb. 316: Dialogfenster "Pfeil bearbeiten"

Die letzte Einstellung die ein Benutzer fr die Dicke des Pfeils verwendet hat, wird in der benutzerspezifischen ARCHIEF.INI gespeichert. Damit steht dieser Wert fr das nchste Aufbringen eines Pfeils durch diesen Benutzer als Voreinstellung zur Verfgung.

Stempel
[Einfgen][Stempel]

Durch anklicken des Stempelsymbols wird Ihnen eine Liste mit elektronische "Stempeln" angezeigt, aus der Sie den gewnschten Stempel per Doppelklick auswhlen knnen.

Abb. 317: Auswahl eines Stempels


Durch einen Klick auf die gewnschte Stelle im Dokument wird der Stempel aufgebracht. Verwalten der Stempel Sie knnen beliebige Stempel wie z.B. "geprft" oder Ihr Firmenlogo grafisch nachbilden und als Grafikdatei (BMP oder WMF) abspeichern und als Stempel zur Verfgung stellen.

3.7

Der SAPERION Viewer

43

Abb. 318: Dialogfenster "Stempel verwalten"


Hinzufgen eines Stempels ber [Optionen][Stempel verwalten]=>[Neu] knnen Sie Stempel in die Liste aufnehmen. Hierfr ffnet sich der Dialog "Stempel bearbeiten", in dem Stempel zur Liste hinzugefgt werden knnen.

Abb. 319: Dialogfenster "Stempel bearbeiten"


Durch einen Doppelklick auf die Spalte Stempel kann eine Grafikdatei ausgewhlt und als Stempel hinzugefgt werden. Neben Grafikdateien knnen auch Texte als Stempel verwendet werden. Durch Anklicken der Spalte "Text" kann der gewnschte Text bzw. eine beliebige komplexe Formel eingegeben werden. Zu beachten ist hierbei, das Text in Anfhrungszeichen eingegeben werden muss. Ansonsten knnen die gleichen Variablen wie bei der Konfiguration der Titelzeile eingegeben werden.

44

Die Benutzeroberflche

Abb. 320: Textstempel


Durch Aktivieren von "Skalieren" kann das dem Stempel zugeordnete Bild beliebig skaliert werden. Bei Aktivierung von "Grenverhltnis beibehalten" kann das Verhltnis Hhe zu Breite nicht gendert werden. ber den Bereich Zeichensatz kann das Aussehen der Textstempel beeinflusst werden. Die Liste der vorhandenen Stempel knnen Sie ber [Bearbeiten] und [Lschen] pflegen, wobei sich das gleiche Fenster wie bei der Erstellung eines Stempels ffnet. Zuweisen von Zugriffslisten und Signaturen Nach dem Aufbringen eines Stempels knnen Sie durch einen Doppelklick wiederum den Dialog "Stempel bearbeiten" aufrufen. Jetzt knnen Sie jedoch Zugriffslisten und Signaturen zu den Stempeln hinzufgen.

3.7

Der SAPERION Viewer

45

Abb. 321: Textstempel


ber [Sicherheit] knnen Sie eine Zugriffsliste definieren und dadurch festlegen, wer diese Stempel sehen und bearbeiten darf. ber [Zugriffsliste] knnen Sie eine bereits definierte Zugriffsliste auswhlen. ber [Signatur] knnen Sie den Stempel als elektronische Signatur verwenden (Option Security). Schwarzer Balken
[Einfgen][Schwarzer Balken]

Mit "Schwarzen Balken" knnen Sie Teile des Dokumentes so schwrzen, dass sie fr unberechtigte Personen verdeckt sind. Die Rechte, wer schwarze Balken bei Bedarf ausblenden darf, knnen Sie bei der Erstellung der schwarzen Balken durch die Definition einer Zugriffsliste vergeben. Das Ausblenden erfolgt dann durch Aktivierung der Menoption [Ansicht][Notiz-Anzeige][Schwarzer Balken ausblenden]. ndern der Notizanzeige
[Ansicht][Notiz-Anzeige][Schwarzer Balken ausblenden]

[Ansicht][Notiz-Anzeige][Autor anzeigen]

[Ansicht][Notiz-Anzeige][Anzeigen]

[Ansicht][Notiz-Anzeige][Ausblenden]

46

Die Benutzeroberflche

[Ansicht][Notiz-Anzeige][Transparent]

ber das Men [Ansicht][Notizanzeige] stehen Ihnen verschiedene Mglichkeiten zur Verfgung, die Anzeige der Objekte (Notizen, Smartlinks und Press-Clippings) zu verndern. Durch Aktivierung von

+ + + + +

[Schwarze Balken ausblenden] werden alle schwarzen Balken ausgeblendet, wenn hierfr die Berechtigung vorliegt. [Autor anzeigen] wird angezeigt, von wem und wann diese Notiz erstellt (C...) und zuletzt gendert wurde (M...). [Anzeigen] werden alle Objekte angezeigt. [Ausblenden] werden alle Objekte (bis auf schwarze Balken) ausgeblendet. [Transparent] werden alle Objekte (bis auf schwarze Balken) transparent dargestellt.

Beim Anzeigen eines Dokumentes werden grundstzlich zuerst als Standardeinstellung [Schwarze Balken entfernen] deaktiviert und [Anzeigen] aktiviert. Press Clippings Sie knnen Rahmen fr das Ausschneiden von Bereichen eines Dokumentes verwenden, um diesen Ausschnitt zu drucken oder als so genannte Press Clippings in ein anderes Dokument zu kopieren. Rahmen knnen in beliebiger Gre angelegt werden. Das Aufziehen eines Rahmen ist immer dann mglich, wenn keine andere Menoptionen aktiviert (d.h. mit einem Hkchen versehen) ist. Definieren von Seitenrahmen
[Einfgen][Seitenrahmen]

Seitenrahmen sind dabei spezielle Rahmen in einem DIN-Format. Um einen Seitenrahmen zu erstellen, aktivieren Sie das Symbol "Seitenrahmen" und ziehen bei gedrckter linker Maustaste ein beliebiges Rechteck auf. SAPERION erstellt hieraus automatisch das nchstgelegene Rechteck im DIN-Format. Wenn Ihr aufgezogener Rahmen breiter als hoch ist, erzeugt SAPERION hieraus automatisch ein Querformat. Im anderen Fall wird ein Hochformat erzeugt. Alle Rahmen knnen an beliebigen Stellen platziert, verschoben und in ihrer Gre gendert werden.

3.7

Der SAPERION Viewer

47

Erstellen von Press Clippings Wird ein Ausschnitt eines Dokuments in einem anderen Dokument bentigt (z.B. Ausschnitte von Texten oder Bildern), kann dieser markiert, kopiert und in das andere Dokument eingefgt werden. Dieser Vorgang ist unter Windows-Programmen sehr blich und als OLE (Object Linking and Embedding) bekannt. Die bei diesem Vorgang erzeugten Objekte werden auch als Press-Clippings bezeichnet. Eine typische Anwendung wird in "Montieren von Seiten" beschrieben. Im SAPERION Viewer kann der entsprechende Ausschnitt des Dokumentes mit einem Rahmen im DIN-Format oder einer beliebigen Gre markiert, in die Zwischenablage von Windows kopiert und von dort in andere Dokumente wieder eingefgt werden. Dieser Ausschnitt kann auch in anderen Anwendungsprogrammen unter Windows weiter verwendet werden.

Bitte wundern Sie sich nicht, wenn der eingefgte Ausschnitt eine andere Gre hat. Dies kann mit unterschiedlichen Auflsungen oder Skalierungen von Original und Kopie zusammenhngen.

Fixieren von Press-Clippings


[Bearbeiten][Press-Clippings einfgen]

Sie knnen die eingefgten Press-Clippings markieren und anschlieend ber den Menbefehl [Bearbeiten][Press-Clippings einfgen] fixieren. Ein Markieren der Ausschnitte ist danach nicht mehr mglich. Diese Funktion ist nur auf Schwarzweidokumente anwendbar. Smartlinks Smartlinks werden in Form eines grnen, rechteckigen Rahmens auf ein Dokument geheftet. Smartlinks knnen so konfiguriert werden, dass bei Doppelklick in das Innere dieses Rahmens entweder ein vorher definiertes Dokument angezeigt wird oder eine Abfragemaske mit voreingestellten Suchkriterien geffnet wird. Beispiele fr die Verwendung von Smartlinks
[Blttern][Smartlinks][Zurck]

Sie knnen Smartlinks beispielsweise so auf einer Bauzeichnung aufbringen, dass per Doppelklick auf einen Smartlink automatisch die dazugehrige Detailzeichnung angezeigt wird. Der Smartlink knnte auch so eingestellt sein, dass eine Abfragemaske geffnet wird, in der bereits ein Feld so ausgefllt ist, dass Ihnen alle Detailzeichnungen angeboten werden.

48

Die Benutzeroberflche

Sie knnen auch von dem Inhaltsverzeichnis eines lngeren, gescannten Textdokumentes per Smartlink auf die dazugehrigen Kapitel wechseln und jederzeit wieder mit dem Menbefehl [Blttern][Smartlinks][Zurck] zum Inhaltsverzeichnis zurckkehren.

Abb. 322: Beispiel Smartlink


Erstellen von Smartlinks Sie erstellen Smartlinks, indem Sie ein bereits archiviertes Dokument oder einzelne Dokumentteile hieraus aus der Ergebnisliste oder der Maske "Inhalt: Struktur" mit Drag&Drop auf eine angezeigte Seite ziehen. Es wird dort ein grner Rahmen erzeugt und gleichzeitig das Dialogfenster "Smartlink Parameter" aufgebaut, in welchem Sie die Parameter fr den gerade erzeugten Smartlink eintragen.

3.7

Der SAPERION Viewer

49

Abb. 323: Dialogfenster "Smartlink Parameter"


Beschreibung Der Text, den Sie bei Beschreibung eintragen, wird angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den grnen Rahmen des Smartlinks klicken. Dieser Text sollte daher so aussagekrftig wie mglich beschreiben, zu welchem Dokument der Smartlink fhrt (z.B. "Detailzeichnung Fenster") bzw. was fr eine Abfrage generiert (z.B. "Abfrage: Alle Detailzeichnungen") wurde. Smartlink-Modus Als Smartlink-Modus knnen Sie zwischen "Abfrage ausfhren" und "Weiteres Dokument anzeigen" auswhlen. Im Modus "Abfrage ausfhren" mssen Sie die Abfragemaske auswhlen. Des weiteren knnen Sie in ein Feld dieser Abfragemaske automatisch ein Suchkriterium von SAPERION eintragen lassen. Hierzu mssen Sie unter "Stichwort" dieses Suchkriterium und unter "Variable" den Variablennamen des Feldes eingeben. Um diesen Smartlink-Modus zu benutzen, mssen sie sich mit Ihrem Systemadministrator abstimmen. Er kann Ihnen den Namen der Abfragemaske geben und muss ggf. den Variablennamen im Entwurf der Abfragemaske als Vorbelegung des betreffenden Feldes eintragen. Im Modus "Weiteres Dokument anzeigen" wird das Dokument, welches Sie fr die Erstellung des Smartlinks auf die Seite gezogen haben, angezeigt. Dieser Modus ist standardmig voreingestellt. Bearbeiten von Smartlinks
[Blttern][Smartlinks][Bearbeiten] <Strg><Y>

Mit [Blttern][Smartlinks][Bearbeiten] kann ein bestehender Smartlink nachtrglich verndert werden. Es ffnet sich ein Dialogfenster "Smartlinks im Dokument", in dem alle Smartlinks

50

Die Benutzeroberflche

der aktuell angezeigten Seite aufgelistet werden. Zur Bearbeitung knnen Sie einen Eintrag doppelklicken oder die Schaltflche [Bearbeiten] benutzen.

Abb. 324: Dialogfenster "Smartlinks im Dokument"


Erstellen eines Reports ber die Smartlink-Struktur
[Blttern][Smartlinks][Report]

Mit [Blttern][Smartlinks][Report] kann ein Report ber die Smartlink-Struktur fr die aktuell angezeigte und alle hierauf basierenden Seiten erstellt oder ausgedruckt werden. Die Erstellung eines Reports ist im Administratorenhandbuch beschrieben.

3.7.2

Arbeiten mit dem SAPERION Viewer

Anzeigen von mehreren Dokumenten gleichzeitig Standardmig wird immer nur ein einzelnes Dokument im SAPERION Viewer angezeigt. SAPERION ffnet jedoch jedes Mal ein weiteres Anzeigefenster, wenn Sie ein Dokument mit gedrckter Umschalttaste anzeigen lassen. Anzeigen der Dokumentenstruktur ohne Dokument Beim Anzeigen eines archivierten, strukturierten Dokumentes wird immer die Dokumentanzeige mit integrierter Strukturgeffnet und die erste Seite angezeigt. Durch Ausfhren dieses Befehls bei gedrckter <Strg>-Taste wird nur die Struktur des Dokuments angezeigt.

3.7

Der SAPERION Viewer

51

Rollen des angezeigten Dokumentenausschnittes Mit gedrckter rechter Maustaste knnen Sie den angezeigten Ausschnitt in beliebige Richtungen rollen und auf diese Weise in die entferntesten Ecken Ihrer groformatigen Zeichnung gelangen, ohne vorher die Skalierung ndern zu mssen. Sie knnen auch mit den Cursortasten den angezeigten Ausschnitt rollen. Speichern einer Dokumentennderung
[Dokument][Speichern] <F2>

Mit dem Menbefehl [Dokument][Speichern] oder mit der Taste <F2> wird die aktuell angezeigte Seite zusammen mit Ihren Objekten gespeichert. Bitte beachten Sie, dass in den Ablagekrben "Eingang", "Dokumente" und "Offen" das Speichern ohne weitere Rckfragen ausgefhrt wird. Bei archivierten Dokumenten stellt SAPERION eine Rckfrage, ob eine Revision erzeugt werden soll. ffnen der Revisionsverwaltung fr ein Dokument
[Dokument][Revisionen...]

ber den Menbefehl knnen Sie fr das aktuell angezeigte Dokument die Revisionsverwaltung ffnen. Drucken des Dokumentes oder eines Ausschnittes
[Dokument][Drucken]

Im Zusammenhang mit dem SAPERION Viewer kann sowohl das gerade angezeigte Dokument als auch der Inhalt eines frei whlbarer Rahmens ausgedruckt werden. Sind mehrere Rahmen vorhanden, whlt SAPERION den aktuell markierten. Der Ausdruck erfolgt ber das Men [Dokument][Drucken]. Auf diese Weise knnen Sie temporr Notizen anbringen und das Dokument mit diesen ausdrucken, ohne das Dokument anschlieend speichern zu mssen. Alle anderen Druckmglichkeiten (Schaltflchen der Inhaltsfenster/Ergebnisliste oder Men [Dokumente][Drucken]) beziehen sich auf das archivierte Dokument. Dort sind auch die verschiedenen Optionen beim Drucken erklrt. Wechseln der angezeigten Seiten und Dokumente
[Blttern][Nchste Seite] <Bild runter >

[Blttern][Vorherige Seite]

<Bild hoch>

52

Die Benutzeroberflche

[Blttern][Beginn des Dokumentes]

[Blttern][Ende des Dokumentes]

[Blttern][Nchstes Dokument]

<Strg><Bild runter>

[Blttern][Vorheriges Dokument]

<Strg><Bild hoch>

Im SAPERION Viewer knnen Sie sich innerhalb eines Dokumentes beliebig seitenweise vorwrts und rckwrts bewegen, bzw. zum Beginn oder Ende eines Dokumentes springen. Darber hinaus knnen Sie zum nchsten bzw. vorherigen Dokument berwechseln. Auf diese Weise knnen Sie komfortabel den Inhalt eines Ablagekorbes, einer Ergebnisliste oder einer Mappe durchblttern. Allerdings werden beim Blttern Anwendungsdateien bersprungen, wenn sie nicht im SAPERION Viewer angezeigt werden knnen. Aktivieren der Miniaturansicht
[Ansicht][Miniaturansicht]

[Ansicht][Position]

Durch Aktivierung von [Ansicht][Miniaturansicht] werden zustzlich zu der aktuell angezeigten Dokumentenseite alle Seiten des strukturierten Dokumentes in Miniaturansicht angezeigt. Wenn Sie auf eine solche Miniaturansicht doppelklicken, wird diese Seite vergrert dargestellt.

3.7

Der SAPERION Viewer

53

Abb. 325: Miniaturansicht eines Dokumentes


ber [Ansicht][Position] kann die Thumbnail Bar im Viewer auf der linken (Standard) oder rechten Seite positioniert werden. In der Miniaturansicht kann auch die Dokumentenstruktur verndert werden. Die nderungen sind sofort im Strukturfenster sichtbar. Anzeigen von Dokumenteninformationen
[Optionen][Info]

Unter dem Menbefehl [Optionen][Info] erhalten Sie Informationen und technische Details zur gerade angezeigten Seite.

54

Die Benutzeroberflche

Abb. 326: Dialogfenster "Dokument-Info"


Skalieren (Zoomen) des Dokumentes
[Ansicht][Skalieren][Vergrern]

[Ansicht][Skalieren][Verkleinern]

[Ansicht][Skalieren][Beliebig]

[Ansicht][Skalieren][5% grer][<+>Nummernblock]

[Ansicht][Skalieren][5% kleiner][<->Nummernblock]

[Ansicht][Skalieren][Keine automatische Skalierung]

[Ansicht][Skalieren][Auf Seite einpassen]

[Ansicht][Skalieren][Ganze Seite anzeigen]

Mit [Vergrern] knnen Sie nach Aufziehen eines beliebigen Rechtecks diesen Bereich vergrern. [Verkleinern] macht die letzte Aktion [Vergrern] wieder rckgngig. Beliebige Skalierungen knnen Sie mit [Skalieren][Beliebig] einstellen.

3.7

Der SAPERION Viewer

55

Fr Schwarzweibilder kann dabei auch der Skalierungsmodus gewhlt werden. Dabei stehen zwei Mglichkeiten zur Auswahl:

+ +

Standard Die Skalierung erfolgt mit sehr hoher Geschwindigkeit, bei normaler Darstellungsqualitt. Hohe Qualitt Die Skalierung erfolgt mit hoher Geschwindigkeit, die Darstellungsqualitt ist besser als im Modus "Standard".

Mit den Tasten <+> bzw. <-> auf dem Ziffernblock der Tastatur knnen Sie in 5%-Schritten die Darstellung ndern. Mit der Menoption [Skalieren][Keine automatische Skalierung] bleibt das dargestellte Dokument bei einer Grennderung des Fensters immer gleich gro. Die Option [Skalieren][Auf Seite einpassen] skaliert die Anzeige so, dass die angezeigte Seite bei jeder Grennderung das gesamte Fenster fllt. Bei [Skalieren][Ganze Seite anzeigen] wird immer die gesamte Seite angezeigt. Nach Klicken in der linken, oberen Ecke des SAPERION Viewers ffnet sich das Hauptmen des Fensters. Neben der Speicherung der Fensterposition und der Definition einer benutzerdefinierten Titelzeile knnen Sie auch die aktuell eingestellte Skalierung speichern. Ein Lschen der Speicherung stellt die Standardwerte wieder her. Drehen des Dokumentes
[Bearbeiten][Drehen][90 rechts] <Umsch><rechts>

[Bearbeiten][Drehen][90 links]

<Umsch><links>

[Bearbeiten][Drehen][180 drehen]

<Umsch><runter>

[Bearbeiten][Drehen][Beliebig]

Das angezeigte Dokument kann um voreingestellte oder um einen beliebigen Winkel gedreht werden. Mchten Sie die gedrehte Version beibehalten, knnen Sie diese als Revision im Archiv abspeichern.

56

Die Benutzeroberflche

Anwenden eines Schmutzfilters


[Bearbeiten][Schmutzfilter][Leicht]

[Bearbeiten][Schmutzfilter][Mittel]

[Bearbeiten][Schmutzfilter][Stark]

[Bearbeiten][Schmutzfilter][Sehr stark]

Die elektronische Schmutzentfernung ist in vier verschiedenen Strken (leicht, mittel, stark, sehr stark) durchfhrbar. Bei der Schmutzentfernung ist zu beachten, dass hierdurch nicht unbedingt eine Verbesserung des Dokumentes herbeigefhrt wird und einzelne Bereiche des angezeigten Dokumentes unter Umstnden nicht mehr lesbar sein knnen. Die Anwendung des Schmutzfilters sollte daher nur von erfahrenen Fachleuten vorgenommen werden. Springen zu gefundenen Treffern
[Blttern][Nchster Treffer] <Tab>

[Blttern][Vorheriger Treffer]

<Umsch><Tab>

[Blttern][Suchen]

<Strg><F>

Unter bestimmten Bedingungen kann Ihr Systemadministrator es ermglichen, dass die von Ihnen eingegebenen Suchkriterium farblich in den Dokumenten hervorgehoben werden. Sie knnen dann einfach zum nchsten oder vorherigen Treffer springen oder ber [Blttern][Suchen] neue Suchkriterien spezifizieren. Viewer immer im Vordergrund
[Ansicht][Fenster immer anzeigen]

Oftmals ist es von Vorteil, wenn der geffnete Viewer immer im Vordergrund der Anwendung verbleibt. ber [Ansicht][Fenster immer im Vordergrund] kann diese Option aktiviert werden.

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

57

Anzeigen mit der Originalapplikation


[Dokument][Original-Applikation...]

Mit dem Menbefehl [Dokument][Original-Applikation] knnen Sie bewirken, dass die Anwendungsdatei nicht mehr eingebettet im SAPERION Viewer sondern in gewohnter Weise in einem separaten Fenster in der dazugehrigen Anwendung angezeigt wird. Ihnen steht dann wieder der komplette Funktionsumfang der Anwendung zur Verfgung.

So gelangen Daten nach SAPERION

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

Der Ablagekorb "Eingang" kann gut als Sammelstelle fr zu archivierende Dokumente betrachtet werden. In diesem Kapitel werden Ihnen verschiedene Mglichkeiten vorgestellt, wie Dokumente in den Eingangskorb gelangen knnen. Einstellen der bernahmeart
[Optionen][bernahme]

Bevor Sie Dokumente bernehmen, ist es zuweilen erforderlich, Konfigurationsnderungen vorzunehmen. ber den Menbefehl [Optionen][bernahme] oder durch Doppelklick auf ein bernahme-Piktogramm ffnet sich das Dialogfenster "Konfiguration bernahme...".

Abb. 41: Dialogfenster "Konfiguration bernahme..."


Hier knnen Sie aus der Liste eine bernahmeart auswhlen und anschlieend mit [Konfigurieren] konfigurieren. Zudem knnen weitere bernahmearten (wie z.B. COLD) mit [Installieren] installiert

58

So gelangen Daten nach SAPERION

und mit [Entfernen] entfernt werden. Wenn Sie das Dialogfenster mit [OK] verlassen, wird die hier ausgewhlte bernahmeart fr die bernahme voreingestellt.

4.1.1

Scannen von Papierdokumenten

Das Scannen von Papierdokumenten ist eine komplexe Angelegenheit. Sehr viele Parameter beeinflussen die Qualitt des Scan-Ergebnisses. Zum einen mssen die unterschiedlichen Eigenarten der einzelnen Scanner bercksichtigt werden. Zum anderen erfordern unterschiedliche Originaldokumente verschiedene Einstellungen z.B. fr Helligkeit, Kontrast, und Auflsung. Qualitt beim Scannen zu erzeugen, ist also Erfahrungssache und wchst mit der Praxis. SAPERION bercksichtigt diese komplexe Welt des Scannens und bietet den Benutzern hierfr unterschiedliche Bedienungsmglichkeiten:

Mitarbeiter, die sich mit dem Scannen vertiefend auseinandersetzen wollen, knnen in komfortablen Dialogfenstern optimale Konfigurationen fr jeden angeschlossenen Scanner und fr die unterschiedlichen Qualittsstufen der Papierdokumente einstellen und unter treffenden Namen (z.B. "A4 hoch, sehr dunkle Vorlage" oder "Formular Kundenbetreuung") abspeichern. Mitarbeiter, die nur gelegentlich scannen, knnen vor dem eigentlichen Scan-Vorgang eine dieser Konfigurationen aus dem Kontextmen des Scanner-Piktogramms auswhlen. Auf dies Weise knnen sie schnell zu guten Ergebnissen kommen, ohne sich vertiefend mit der ScanTechnologie beschftigen zu mssen.

Scannen eines Dokumentes


[Dokumente][Scannen] <Strg><S>

Sie knnen den Scanvorgang mit dem Menbefehl [Dokumente][Scannen] oder durch Drag&Drop mit der linken Maustaste vom Piktogramm "Scanner" auf den Eingangskorb starten. Der Scanner beginnt daraufhin zu arbeiten und nach wenigen Momenten wird die eingescannte Seite im Eingangskorb abgelegt. Scannen eines Stapels
[Dokumente][Stapel Scannen] <Strg><Umsch><S>

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

59

Scanner mit einem automatischen Einzelblatteinzug (ADF = Automatic Document Feeder) ermglichen Ihnen, ganze Stapel von Papieren in einem Vorgang zu scannen. Manuell knnen Sie einen solchen Scanvorgang jederzeit mit dem Menbefehl [Dokumente][Stapel Scannen] oder durch Drag&Drop mit der rechten Maustaste vom Scanner-Piktogramm auf den Eingangskorb starten. Einstellungen zur Automatisierung knnen Sie im Dialogfenster "ADF-Optionen" vornehmen. Um in dieses Dialogfenster zu gelangen, mssen Sie die Schaltflche [ADF] im Dialogfenster "Scanner-Einstellung" drcken.

Abb. 42: Dialogfenster "ADF-Optionen"


Im Dialogbereich "Automatik" knnen Sie eintragen, wie oft in welchem Zeitraum geprft werden soll, ob Dokumente in den ADF eingelegt wurden. Wenn Dokumente vorhanden sind, werden diese gescannt.

Es wird empfohlen, fr die automatische berwachung einen greren Zeitraum als 1 Sekunde zu whlen.

60

So gelangen Daten nach SAPERION

Im Dialogbereich "Trennseite" knnen Sie aktivieren, dass SAPERION aus einen Dokumentenstapel eingelegte weie oder schwarze Trennbltter erkennen soll. Auf diese Weise knnen Sie Dokumente automatisch zusammenstellen lassen. Im Dialogbereich "Leere Rckseiten" knnen Sie aktivieren, dass leere Rckseiten automatisch erkannt und entfernt werden. Benutzerdefinierte Anpassung der Scankonfiguration Wenn das Ergebnis des Scannens nicht den Erwartungen entspricht, bietet SAPERION vielfltige Mglichkeiten die Konfiguration des Scanvorgangs benutzerspezifisch anzupassen. Wiederholen des Scanvorgangs
[Dokumente][Erneut Scannen] <Strg><W>

Wenn Ihnen das Scanergebnis nicht gefllt, knnen Sie den Scanvorgang mit anderen Scanner-Konfigurationen wiederholen. Wenn Sie dabei den Menbefehl [Dokumente][Erneut Scannen] whlen, wird das aktuell selektierte Dokument automatisch ersetzt.

Erneutes Scannen sollte nur eingesetzt werden, wenn man einseitig scannt und nicht doppelseitig. Ansonsten wird die Rckseite angezeigt

Diese Funktion ist nicht nur fr das zuletzt gescannte Dokument mglich, sondern kann auf jede eingescannte Seite in den Ablagekrben oder aus dem elektronischen Archiv angewendet werden. SAPERION ersetzt immer das gerade in einem beliebigen Inhaltsfenster aktivierte Dokument. Ist kein Dokument aktiviert, ist die Menfunktion [Dokumente][Erneut Scannen] deaktiviert. Einstellen der Scanner-Parameter
[Optionen][bernahme]["Scanner"][Konfigurieren..]

Im Dialogfenster "Scanner-Einstellung..." knnen Sie Einstellungen fr die Steuerung eines angeschlossenen Scanners vornehmen. Sie ffnen dieses Dialogfenster ber [Konfiguration...] aus dem Kontextmen des Scanner-Piktogramms oder ber den Menbefehl [Optionen][bernahme] und Drcken der Schaltflche [Konfigurieren...].

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

61

Abb. 43: Dialogfenster "Scanner- Einstellung..."


Im Dialogbereich "Ausschnitt" knnen Dokumentenausschnitten vornehmen. Sie Einstellungen fr das Scannen von

ber [ADF...] kann der automatische Papiereinzug des Scanners fr das Scannen eines Stapels konfiguriert werden. ber [Speichern..] kann die aktuelle Konfiguration in einer Konfigurationsdatei gespeichert werden. SAPERION ergnzt diese Konfiguration automatisch im Kontextmen des Scanner-Piktogramms. ber [Laden...] knnen die Konfigurationen einer bestehenden Konfigurationsdatei geladen und ggf. bearbeitet werden. Die weiteren Konfigurationsmglichkeiten in diesem Dialogfenster sind in der Online-Hilfe oder im Administratorenhandbuch beschrieben. Um hier vorgenommene Vernderungen schnell testen zu knnen, knnen Sie bei geffneten Dialogfenster einfach Testdokumente ber [Dokumente][Scannen] scannen und anschlieend ggf. gleich Verbesserungen vornehmen.

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Prinzipiell steuert SAPERION den Scanner solange mit der aktuell eingestellten Konfiguration an, bis Sie eine nderung an dieser Konfiguration vornehmen.

Unter dem Menbefehl [Optionen][System] kann eingestellt werden, dass die aktuell gescannte Seite automatisch im Viewer von SAPERION angezeigt wird.

Konfigurieren der bernahme fr gescannte Seiten Im Dialogfenster "Scan-bernahme-Parameter" knnen Sie Aktionen definieren, die auf jedes Scanergebnis vor der Ablage in den Eingangskorb angewendet werden. Sie ffnen dieses Dialogfenster ber [Filter...] aus dem Kontextmen des Scanner-Piktogramms.

62

So gelangen Daten nach SAPERION

Abb. 44: Dialogfenster "Scan-bernahme-Parameter"


ber das Auswahlfeld "Drehung" kann eingestellt werden, dass die Dokumente automatisch um 180 oder 90 nach links oder rechts gedreht werden. ber das Auswahlfeld "Schwarze Rnder" knnen die beim Scannen entstandenen Rnder entfernt oder wei gefrbt werden. In der Standardeinstellung werden schwarze Rnder ignoriert. ber das Auswahlfeld "Schmutzfilter" kann eine automatische Schmutzentfernung in verschiedenen Strken eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Schmutzentfernung unter Umstnden das Scanergebnis verschlechtern kann. Diese Funktion sollte daher nur von sehr erfahrenen Fachleuten benutzt werden. Prinzipiell ist eine Schmutzentfernung bei Bilddateien auch noch zu einem spteren Stadium in allen Ablagekrben mglich. ber das Auswahlfeld "Fllen" kann bewirkt werden, dass kleine Lcken (z.B. bei zu hellen Vorlagen) entsprechend gefllt werden. Es kann hierbei eine Empfindlichkeit (keine, leicht, mittel, stark) eingestellt werden. Diese Funktion war bisher bei "Schmutzfilter" mit enthalten. Wenn Finereader installiert ist, kann durch Aktivierung der Checkbox "Geradercken" bewirkt werden, dass schief gescannte Dokumente fr die Texterkennung automatisch gerade gerckt werden. In der Liste "Formulare" knnen den zu archivierenden Dokumenten automatisch Hintergrundseiten nach bestimmten (vom Systemadministrator festgelegten) Kriterien zugeordnet werden.

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

63

Zustzliche Mglichkeiten beim Scannen von Papierdokumenten Scannen von Dokumentenausschnitten Im Dialogfenster "Scanner-Einstellung..." knnen Sie im Dialogbereich "Ausschnitt" Einstellungen vornehmen, welcher Ausschnitt des Papierdokumentes gescannt werden soll. Standardmig wird das gesamte Dokument unter dem oben eingegebenen Format gescannt. Wenn Sie die Werte fr "Zeile", "Spalte", "Hhe" und "Breite" ndern, werden Sie feststellen, dass sich der rote Rahmen unter "Seite" verndert. Auf diese Art und Weise knnen Sie bereits eine grobe Voreinstellung des Ausschnitts vornehmen. Fr eine genaue Einstellung bietet SAPERION ein anderes Verfahren an. Scannen Sie das Dokument zunchst probeweise ein. Zur Beschleunigung diese Vorganges knnen Sie auch eine geringere Auflsung whlen. Lassen Sie sich die eingescannte Seite im SAPERION Viewer anzeigen und ziehen Sie einen Rahmen um den gewnschten Ausschnitt. Im Dialogfenster "Scanner-Einstellung..." knnen Sie jetzt die Schaltflche [bernehmen] bettigen. Die Werte fr "Zeile", "Spalte", "Hhe" und "Breite" werden automatisch von SAPERION berechnet. Sie knnen jetzt den endgltigen Scanvorgang des Ausschnitts starten. Doppelseitiges Scannen Manche Scanner bieten die Mglichkeit, beide Seiten ohne Ihr weiteres Zutun zu scannen. Sie knnen dies im Dialogfenster "Scanner-Einstellung..." aktivieren. ber einen Trick ermglicht Ihnen SAPERION dieses auch schon, wenn Ihr Scanner ber einen automatischen Einzelblatteinzug (ADF) verfgt. Sie knnen diese Funktion "Doppelseitig scannen" ber den Menbefehl [Optionen][System] im Dialogfenster "System-Konfiguration" in der Registerkarte "Ablauf" aktivieren. Sie scannen zunchst die Vorderseiten des Papierstapels mit der Menfunktion [Dokument][Stapel scannen]. SAPERION blendet whrenddessen das Dialogfenster "Doppelseitig scannen" auf, in dem die bisher eingescannten Seiten hochgezhlt werden. Whrend des Scannens der Vorderseiten knnen Sie hier auch eingeben, wie die Rckseiten nach dem ersten Scanvorgang sortiert sind (dies hngt von der Konstruktion Ihres Scanners ab). Nach dem Scannen der Vorderseiten legen Sie den Stapel erneut in den Scanner, diesmal aber so, dass die Rckseiten gescannt werden knnen. Dann rufen Sie erneut [Dokument][Stapel scannen] auf. Die Rckseiten werden gescannt. Nach der Beendigung dieses Scanvorgangs werden die Vorder- und Rckseiten sortiert im Eingangskorb abgelegt.

64

So gelangen Daten nach SAPERION

Scannen ber die TWAIN-Schnittstelle Wenn Ihr Systemadministrator den Scanner ber eine so genannte TWAIN-Schnittstelle installiert hat, steht Ihnen (abhngig von den Einstellungen des Administrators) nicht das Konfigurationsmen von SAPERION, sondern ein Konfigurationsprogramm des Scanner-Herstellers zur Verfgung. In der Regel wird unter SAPERION jedesmal, wenn Sie einen Befehl zum Scannen geben, dieses Programm aufgerufen, und Sie knnen die entsprechenden Konfigurationen vornehmen. Eine Benutzungsanleitung dieses Programms wird mit Ihrem Scanner mitgeliefert. TWAIN ist ein Standard fr die bernahme von Bilddaten (z.B. eingescannte Seiten) in den Rechner. Viele Hersteller von Scannern liefern mit dem Gert einen TWAIN-Treiber aus. Mit diesem Treiber kann der Scanner konfiguriert und angesteuert werden. Leider hat die Erfahrung gezeigt, dass sich nicht alle Hersteller bei den TWAIN-Treibern konsequent an die vorgegebenen Standards halten. In solchen Fllen sollten aktuellere Treiber vom Hersteller besorgt werden.

4.1.2

Laden von Dateien

Eine sehr hufig angewandte Methode, Dokumente in den Eingangskorb zu bernehmen, ist das Laden von Dateien. Sie knnen Dateien von jedem beliebigen Medium (Festplatte, Diskette, CD-ROM, etc.) laden. Beim Laden von Dateien ist wichtig, dass Sie die Unterschiede zwischen Anwendungsdateien und Bilddateien kennen. Starten der Dateibernahme
[Dokumente][Laden] <Strg><O>

Die Dateibernahme starten Sie mit dem Menbefehl [Dokumente][Laden], durch Drcken auf das Dateisymbol in der Symbolleiste oder durch Drag&Drop mit der linken Maustaste vom Piktogramm "Datei laden" auf den Eingangskorb.

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

65

Abb. 45: Dialogfenster "ffnen" zum Laden von Dateien


Der obere Dialogbereich entspricht einem Standarddialog unter Windows zum Auswhlen von Dateien. Bei "Suchen in" knnen Sie einen Pfad auswhlen, wodurch im darunter liegenden Fenster die dazugehrigen Dateien angezeigt werden. Unter "Dateityp" stellen Sie den Dateityp der zu ladenden Bilddatei ein (z.B. BMP, TIF, etc.) oder whlen den Typ Anwendung (*.*) zum Laden als Anwendungsdatei aus. Unter "Dateiname" knnen Sie Dateinamen eingeben oder einfacher aus der obigen Liste auswhlen. Bei gedrckter <Strg>-Taste knnen Sie weitere einzelne Dateien, bei gedrckter <Umsch>-Taste eine ganze Liste von Dateien markieren. Unter "Operation" stellen Sie ein, wie SAPERION beim Archivieren mit den Originaldateien verfahren soll. Bei "Referenz speichern" greift SAPERION immer auf die Originaldatei zu, diese Datei darf daher nicht mehr verschoben werden. Bei "Kopieren" verbleibt die Datei auf der Festplatte, bei "Kopieren und Lschen" wird sie von SAPERION gelscht.

Das tatschliche Lschen der Dateien erfolgt erst nach der Archivierung, da erst nach dem Archivieren sichergestellt ist, dass keine Dokumente verloren gehen knnen.

66

So gelangen Daten nach SAPERION

Bis zur Archivierung des Dokumentes wird in den Ablagekrben immer das Originaldokument bearbeitet. Bei Bilddateien wird bereits bei der bernahme in den Eingangskorb von SAPERION eine Kopie erzeugt (siehe auch 6.9). Die hier bei "Dateityp" und "Operation" vorgenommenen Einstellungen werden automatisch mit der Auswahl in dem Dialogfenster "Datei Parameter" synchronisiert.

ber den Menbefehl [Optionen][System] knnen Sie in der Registerkarte "Ablauf" eine Einstellung vornehmen, dass automatisch die gerade geladene Datei angezeigt wird.

Anpassen der Konfiguration der Dateibernahme


[Optionen][bernahme]["Dateien"][Konfigurieren..]

Im Dialogfenster "Datei-bernahme-Parameter" knnen Sie die Konfigurationen fr die Dateibernahme einstellen. Sie ffnen dieses Dialogfenster ber [Filter...] aus dem Kontextmen des Dateibernahme-Piktogramms oder ber den Menbefehl [Optionen][bernahme] und Drcken der Schaltflche [Konfigurieren...].

Abb. 46: Dialogfenster "Datei-bernahme-Parameter"

4.1

bernehmen von Dokumenten (Scannen, etc.)

67

Im Dialogbereich "Datei-Typ" whlen Sie zum Laden einer Bilddatei "Bitmap" zusammen mit einer dazugehrigen Dateikennung (z.B. BMP, TIF, etc.) oder Sie whlen "Anwendungsdatei" zum Laden einer Anwendungsdatei. In dem Kombinationsfeld darunter knnen Sie die bernahmeoperation fr Anwendungsdateien einstellen. In den Dialogbereichen "Bild bearbeiten" und "Formulare" knnen Sie fr geladene Bilddateien Drehung, Schmutzfilter und Zuordnung von Hintergrundseiten definieren. Im Dialogbereich "Automatik-Verzeichnis" knnen Sie Dateien aus einem bestimmten Verzeichnis zu bestimmten Zeitpunkten automatisch laden. Nheres hierzu erfahren Sie in.

4.1.3

Zustzliche Mglichkeiten der Dateibernahme

bernahme mit speziellen Treibern


[Dokumente][bernehmen...] <Strg><B>

ber diesen Menbefehl knnen Sie die bernahme von Dokumenten mit dem aktuell eingestellten bernahmetreiber starten. Hierbei kann es sich beispielsweise um die bernahme von Daten eines Grorechners unter Benutzung des COLD-Treibers handeln. Sie knnen diesen Vorgang auch mit einem Drag&Drop von einem bernahme-Piktogramm auf den Eingangskorb starten. Montieren von Seiten Eine weitere Mglichkeit, Dateien in den Eingangskorb von SAPERION abzulegen, sind selbst montierte Seiten. SAPERION bietet Ihnen eine so genannte Press-Clipping Funktion, die Ihnen ermglicht, aus bestehenden Dokumenten Teile (z.B. Ausschnitte von Presseartikel, daher der Name Press-Clipping) elektronisch auszuschneiden und diese an einer beliebigen Stelle in einem anderen Dokument elektronisch anzuheften oder fest zu verkleben. Diese Funktionalitt kann daher mit einer elektronischen Collage verglichen werden. Das Montieren von Seiten erfolgt mit den Werkzeugen des SAPERION Viewers und ist nur mit Bilddateien mglich. Unter Umstnden knnen Sie mit Press-Clippings erheblichen Speicherplatz sparen. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument, welches aus einem schwarzweien Text mit einem Farbfoto besteht, farbig scannen, bentigen Sie hierfr einige MByte Speicherplatz. Scannen Sie also zunchst das gesamte Dokument schwarzwei und anschlieend in einem zweiten Vorgang nur das Foto farbig und montieren es auf das Schwarzweidokument. Ein ber diesen zustzlichen Arbeitsschritt erstelltes Dokument bentigt wesentlich weniger Speicherplatz und lsst sich daher auch schneller anzeigen.

68

Archivieren von Dokumenten

Erstellen einer neuen Seite


[Dokumente][Neue Seite...] <Strg><N>

Eine neue, leere Seite zum Einfgen von Press-Clippings knnen Sie ber den Menbefehl [Dokumente][Neue Seite] im Dialogfenster "Neue Seite erzeugen" erzeugen.

Abb. 47: Dialogfenster "Neue Seite erzeugen"


Wenn Sie einen Eintrag bei "Seitenformat" auswhlen, wird die Pixelanzahl fr Hhe und Breite automatisch berechnet, kann aber nachtrglich beliebig von Ihnen gendert werden. Bei Auflsung knnen Sie Werte zwischen 100 und 400 dpi (dots per inch = Anzahl Pixel auf 2,54 cm) einstellen, Hhe und Breite verndern sich wieder entsprechend.

Archivieren von Dokumenten

5.1

Zusammenstellen von Dokumenten

Dokumente im Dokumentenkorb ablegen


[Archiv][Zusammenstellen] <Strg><U>

[Archiv][Alle Zusammenstellen]

<Umsch><Strg><U>

Dokumente gelangen immer vom Eingangskorb in den Dokumentenkorb. Fr das Bewegen dieser Dokumente haben Sie eine Vielzahl von Mglichkeiten:

Das oberste Dokument des Eingangskorbes durch Drag&Drop mit der linken Maustaste oder mit dem Menbefehl [Archiv][Zusammenstellen]

5.2

Indexieren von Dokumenten

69

+ +

Alle Dokumente des Eingangskorbes durch Drag&Drop mit der rechten Maustaste oder mit dem Menbefehl [Archiv][Alle Zusammenstellen] Ein gezielt ausgewhltes Dokument durch Drag&Drop mit der linken Maustaste aus dem Dialogfenster "Inhalt: Eingang"

Neu in den Dokumentenkorb gelangte Dokumente werden jeweils unten im Inhaltsfenster des Dokumentenkorbes angehngt, es sei denn, Sie haben dort einen Eintrag markiert. Dann werden Dokumente aus dem Eingangskorb exakt vor dieser Position eingefgt. Dokumente im Dokumentenkorb zusammenstellen Im Inhaltsfenster des Dokumentenkorbes haben Sie die Mglichkeit, ihre Dokumente in einer elementaren Art (z.B. eine einzelne eingescannte Seiten) zu belassen oder zu einer beliebigen Struktur (z.B. alle Seiten eines Textes) zusammenzustellen. Ein strukturiertes Dokument (z.B. alle Seiten eines Textes) kann aus beliebig vielen einzelnen Dokumenten und untergeordneten Dokumentenstrukturen bestehen. Anwendungsdateien und Bilddateien knnen beliebig kombiniert werden.

5.2

Indexieren von Dokumenten

Starten des Archivierungsvorganges


[Archiv][Indexieren][Manuell] <Strg><D>

[Archiv][Indexieren][Automatisch]

<Umsch><Strg><D>

Der Ausgangskorb symbolisiert den Zugang zum elektronischen Archiv. Dies gilt sowohl fr das Archivieren von Dokumenten, als auch fr das Benutzen des elektronischen Archivs. Zum Archivieren kann ein elementares oder strukturiertes Dokument aus dem Dokumentenkorb ber ein Drag&Drop mit der linken Maustaste auf das Piktogramm "Ausgang" gezogen werden. Statt der Mausbewegung kann auch der Menbefehl [Archiv][Indexieren][Manuell] aufgerufen werden. SAPERION whlt immer das oberste Element des Dokumentenkorbes, wenn nicht im geffneten Inhaltsfenster ein anderes ausgewhlt ist. Es ffnet sich eine Indexierungsmaske zur Eingabe der Indexierung fr das aktuelle Dokument. Das Aussehen dieser Maske ist von Projekt zu Projekt und je nach Archivierungsaufgabe natrlich sehr unterschiedlich. Das Starten des Archivierungsvorgang ist analog fr Dokumente im Offen-Korb mglich.

70

Archivieren von Dokumenten

Ein Drag&Drop mit der rechten Maustaste oder [Archiv][Indexieren][Automatisch] bewirkt ein Archivieren aller Dokumente des Dokumentenkorbes ohne ffnen der Indexierungsmaske.

Ausfllen der Felder in Indexierungsmasken Die Indexierungsmaske besteht aus einzelnen Feldern fr das Erfassen der Indexierungsdaten. Teilweise mssen Sie Eingaben in den Feldern vornehmen (Pflichtfelder), bei anderen Feldern wird es Ihnen berlassen. Die Qualitt eines elektronischen Archivs lsst sich gut an der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten messen. Beachten Sie daher, dass Dokumente mit nicht erfassten Feldern bei der spteren Suche nur gefunden werden knnen, wenn die entsprechenden Felder auch bei der Suche leer bleiben. Beschreiben Sie also die Dokumente umfassend und so aussagekrftig wie mglich.

ber den Menbefehl [Optionen][System] knnen Sie in der Registerkarte "Ablauf" eine Einstellung vornehmen, die bewirkt, dass automatisch mit ffnen der Indexierungsmaske das gerade zu archivierende Dokument angezeigt wird. Hierzu muss der Punkt "Indexierung" im Dialogbereich "Anzeige bei" aktiviert sein.

Schaltflchen in Indexierungsmasken Schaltflchen in Indexierungsmasken knnen von vielfltiger Funktionalitt sein und knnen beliebig vom Administrator beschriftet worden sein. Standardmig kann die Maske folgende Schaltflchen enthalten:

+ + + + +

[OK] berprft, ob alle Indexierungsdaten ordnungsgem eingegeben sind, archiviert das Dokument und schliet die Indexierungsmaske. [Abbruch] oder die Taste <Esc> schliet die Maske, ohne nderungen vorzunehmen. [Ergebnis] fhrt eine manuelle Erkennung bei installierter OCR-/Barcodeerkennung aus. Das Ergebnis wird direkt in die zugeordneten Maskenfelder geschrieben. [bergehen] legt das Dokument zur Nachbearbeitung in den Offen-Korb ab. [Nur Speichern] archiviert das aktuelle indexierte Dokument, schliet aber nicht die Maske. Auf diese Weise knnen Sie ein (unbedingt strukturiertes!) Dokument mehrfach indexieren.

5.2

Indexieren von Dokumenten

71

+ +

[Nach Offen speichern] fhrt genau wie [OK] alle berprfungen aus, archiviert das Dokument jedoch nicht, sondern legt es (z.B. fr eine automatische Archivierung) im Offen-Korb ab. [Weiterleiten] leitet das Dokument an einen Ablagekorb eines Mitarbeiters weiter.

Arbeiten mit mehreren Indexierungsmasken Verschiedene Archivierungsaufgaben verlangen auch nach mehreren verschiedenen Archiven. So wird es wenig Sinn machen, Zeitungsausschnitte und Rechnungen mit ein und derselben Maske zu erfassen. Sie mssen zu jedem Dokument daher die passende Indexierungsmaske fr das richtige elektronische Archiv whlen. Hierfr bietet Ihnen SAPERION folgende Mglichkeiten:

+ +

Sie whlen fr den Ausgangskorb die dazugehrige Indexierungsmaske ber den Menbefehl [Archiv][Indexieren] aus. Die aktuell eingestellte Maske ist mit einem Hkchen gekennzeichnet. Sie knnen auch fr jedes elektronische Archiv Kopien des Ausgangskorbes erstellen und mit verschiedenen Indexierungsmasken verknpfen. Zum Indexieren ziehen Sie dann das Dokument auf den passenden Ausgangskorb.

Welche Masken Ihnen ber den Menbefehl [Archiv][Indexieren] zur Auswahl stehen, kann ber [Archiv][Indexieren][Maske] [Aktivieren...] eingestellt werden. Die Auswahl "Systemmaske" steht Ihnen dabei immer zur Verfgung. In diesem Fall generiert SAPERION automatisch eine Maske, die alle Felder der aktuell geladenen Definitionsdatei enthlt. Wie Sie weitere Ausgangskrbe erstellen, knnen Sie in 2.3.3 nachlesen. Diese Ausgangskrbe werden Sinnvollerweise unterschiedlich benannt und eventuell mit unterschiedlichen Grafiken versehen.

In der Regel wird SAPERION nicht kontrollieren knnen, ob Sie das Dokument mit der richtigen Maske indexieren. Hierbei mssen Sie gewissenhaft arbeiten.

Indexieren ohne Dokument Sie haben prinzipiell auch die Mglichkeit, eine leere Dokumentenstruktur (bestehend nur aus einem Ordner) zu archivieren. Das tatschliche Dokument knnen Sie zu einem spteren Zeitpunkt in

72

Archivieren von Dokumenten

diese Struktur einfgen. Sie knnen aber schon jetzt bei einer Suchabfrage einen Hinweis auf dieses Dokument finden.

5.3

Nachbearbeiten von Dokumenten

Starten des Archivierungsvorganges


[Archiv][Indexieren][Nachbearbeiten] <Strg><E>

[Archiv][Indexieren][Alle nachbearb.]

<Umsch><Strg><E>

Im Offen-Korb knnen alle Dokumente, deren Indexierung noch nicht vollstndig erfasst ist, fr eine Nachbearbeitung zwischengelagert werden. Zu deren endgltigen Archivierung kann ein strukturiertes oder auch elementares Dokument aus dem Offen-Korb ber ein Drag&Drop mit der linken Maustaste auf das Piktogramm "Ausgang" geschoben werden. Die Indexierungsmaske ffnet sich. Statt der Mausbewegung kann auch der Menbefehl [Archiv][Indexieren][Nachbearbeiten] aufgerufen werden. SAPERION whlt immer das oberste Element des Offen-Korbes, wenn nicht im geffneten Inhaltsfenster ein anderes ausgewhlt ist. Neu in den Offen-Korb gelangte Dokumente werden unten in der Liste angehngt.

Ein Drag&Drop mit der rechten Maustaste oder [Archiv][Indexieren][Alle nachbearbeiten] bewirkt ein Archivieren aller Dokumente des Offen-Korbes ohne ffnen der Indexierungsmaske. Eine automatisch von SAPERION vorgenommene Archivierung des Offen-Korbes ist ebenfalls mglich.

5.4

Automatisieren der Archivierung

berall, wo sich Arbeitsvorgnge stndig auf gleich bleibende Art wiederholen, sind meist auch Automatisierungen mglich. Im folgenden werden Ihnen die wichtigsten Mglichkeiten, die Ihnen SAPERION zu diesem Thema bietet, vorgestellt.

5.4

Automatisieren der Archivierung

73

5.4.1

Automatisieren der Dokumentenbernahme

Automatische Dateibernahme SAPERION kann so konfiguriert werden, dass Dateien automatisch aus einem bestimmten Dateiverzeichnis (auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk) in den Eingangskorb von SAPERION bernommen werden. Auf diese Weise knnen Sie (und im Netzwerk auch Ihre Arbeitskollegen) die zu archivierenden Dateien einfach in diesem Automatikverzeichnis ablegen, ohne sich weiter um die Dateibernahme nach SAPERION kmmern zu mssen. Die Einstellung fr das Automatikverzeichnis erfolgt im Dialogfenster "Datei-bernahme-Parameter" . Neben Verzeichnis und Zeitabstand, in dem SAPERION das Verzeichnis auf neue Dokumente berprft, kann dort auch eingestellt werden, dass die Dateibernahme nur in einem bestimmten Zeitabschnitt (z.B. in der Nacht zwischen 22 und 6 Uhr) stattfinden soll, um SAPERION zu anderen Zeiten nicht unntig zu belasten. Automatisches Scannen SAPERION kann so konfiguriert werden, dass Dokumente automatisch gescannt werden knnen, wenn Ihr Scanner mit einem automatischen Papiereinzug (ADF) ausgestattet ist. Um dieses zu aktivieren, knnen Sie im Dialogfenster "ADF-Optionen" einstellen, wie oft und in welchem Zeitraum geprft werden soll, ob Dokumente in den ADF eines geeigneten Scanners abgelegt wurden. Wenn Dokumente vorhanden sind, startet SAPERION den Scanvorgang. Automatische bernahme von Emails Durch die Aktivierung der Option "Nachrichten automatisch bernehmen" knnen alle eintreffenden Nachrichten, die definierbaren Bedingungen gengen, automatisch nach SAPERION bernommen werden.

5.4.2

Automatisieren der Zusammenstellung

Jedesmal, wenn (einzelne oder mehrere) Dokumente im Dokumentenkorb abgelegt werden, berprft SAPERION, ob hierbei nicht automatisch die Dokumente zusammengestellt werden knnen. Automatisches Erkennen von Trennseiten Mit Hilfe eines automatischen Einzelblatteinzuges (ADF) bei Ihrem Scanner knnen Sie Dokumente automatisch zusammenstellen lassen. Hierzu mssen Sie zwischen die Dokumente weie oder

74

Archivieren von Dokumenten

schwarze Trennseiten einlegen und im Dialogfenster "Scanner einstellen" die Schaltflche [ADF] bettigen und dort "Trennseite, softwaremig erkennen" aktivieren. Beim Hinberziehen der Dokumente in den Dokumentenkorb stellt SAPERION die Dokumente entsprechend der definierten Formatregeln zusammen und tauscht automatisch Trennseiten gegen Ordner aus und bewirkt somit ein automatisches Zusammenstellen von Dokumenten.

Diese Option sollte nicht aktiviert werden, wenn Seiten mit sehr wenig Informationen eingescannt werden sollen, da diese unter Umstnden flschlich als leer erkannt werden knnten.

Automatische Erkennung von Dokumentstrukturen Mit geeignet definierten Format-Regeln kann SAPERION Dokumentenstrukturen erkennen (anhand des Dokumenttyps, der Anzahl der Seiten und der Reihenfolge) und eine automatische Zusammenstellung der Dokumente bewirken. Nheres zur Definition von Format-Regeln kann im Administratorenhandbuch nachgelesen werden. SAPERION fhrt eine Auswertung von Formaten immer beim Hinberwechseln von einem oder mehreren Dokumenten vom Eingangskorb in den Dokumentenkorb durch. Es ist dabei egal, ob die Dokumente mit Drag&Drop oder ber Menbefehle in den Dokumentenkorb bewegt werden. SAPERION arbeitet dabei die Dokumente in derselben Reihenfolge ab, wie Sie in den Eingangskorbs gelangt sind, und berprft bei jedem Dokument, ob es gem den Formatdefinitionen in die unterste Dokumentenstruktur im Dokumentenkorb integriert werden kann. Ggf. definierte OCR- und Barcode-Erkennungen werden bei diesem Vorgang ebenfalls ausgewertet und deren Ergebnisse (z.B. Erkennung eines Deckblatts) mit bercksichtigt.

Die Formaterkennung ist allerdings unwirksam, wenn die Dokumente vor einem markierten Element im Dokumentenkorb eingefgt werden.

Als Ergebnis der Formatauswertung liegen die neu hinzugekommenen Dokumente im Dokumentenkorb entsprechend strukturiert vor. War die Formaterkennung erfolgreich, trgt SAPERION in das oberste Element des strukturierten Dokuments den definierten Formatnamen (z.B. "Erhebungsbogen 4 Seiten") ein. SAPERION lsst Ihnen auch nach der Formaterkennung freie Hand fr eine manuelle Umgestaltung der Dokumentenstruktur oder fr ein Umbenennen des Dokumentenformates etc.

5.4

Automatisieren der Archivierung

75

Fr das automatische Zusammenstellen werden nur die Formate in der aktuell aktiven Definitionsdatei berprft. ber den Menbefehl [Archiv][Definition][Laden] knnen Sie ggf. eine andere Definition auswhlen.

Aktivieren der Option "Automatisch zusammenstellen" Ein zustzlicher Automatisierungsschritt kann in SAPERION unter [Optionen][System] in der Registerkarte "Ablauf" eingestellt werden. Bei Aktivierung der Option "Automatisch zusammenstellen" werden geladene oder gescannte Dokumente nicht im Eingangskorb sondern direkt im Dokumentenkorb abgelegt und werden dort (soweit mglich) automatisch zusammengestellt.

5.4.3

Automatisieren der Indexierung

Automatische Texterkennung (OCR, Barcode) Durch eine computergesttzte Erkennung von Indexierungsdaten aus ihren Dokumenten (z.B. Rechnungsnummer) knnen einzelne oder sogar alle Felder der Indexierungsmaske automatisch von SAPERION ausgefllt werden. Die Erkennung kann durch Einlesen von Barcodes (Strichcode, z.B. bei der Kasse im Supermarkt) oder mit OCR (Optical Character Recognition) erfolgen. Mit Hilfe von Formatregeln kann SAPERION bekannt gemacht werden, wo die zu erkennenden Informationen auf den zu archivierenden Dokumentenseiten zu finden sind. Automatisches Nachladen der nchsten Indexierung Wenn Sie ber [Optionen][System] im Dialogfenster "System-Konfiguration" in der Karteikarte "Ablauf" die Option "Nchstes indexieren" aktivieren, wird nach einer Indexierung automatisch das nchste Dokument (soweit vorhanden) zur Indexierung vorgeschlagen. Solange Sie die Indexierungsmaske mit [OK] oder [bergehen] beenden, wird der Vorgang fortgesetzt, [Abbrechen] beendet das automatische Nachladen. Sie leiten diesen Vorgang durch Drag&Drop mit der linken Maustaste vom Offen- bzw. Dokumentenkorb auf einen Ausgangskorb ein.

5.4.4

Automatisches Archivieren

SAPERION beherrscht zudem mehrere Mglichkeiten, wie Sie ohne ffnen der Indexierungsmaske Dokumente automatisch archivieren knnen. SAPERION bernimmt hierfr die Indexierungsdaten in der Form, wie Sie beim ffnen der Indexierungsmaske angezeigt wrden.

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Archivieren von Dokumenten

Wird dabei ein Pflichtfeld nicht ausgefllt, kann das Dokument nicht archiviert werden und landet im Offen-Korb. Standardmig geschieht dies auch, wenn ein eindeutiges Feld einen Eintrag enthlt, den ein bereits archiviertes Dokument benutzt. Allerdings kann Ihr Systemadministrator spezielle Einstellungen vornehmen, damit in so einem Fall das bestehende Dokument im elektronischen Archiv ersetzt bzw. revidiert wird oder das zu archivierende Dokument an das archivierte Dokument angehngt wird. Automatisches Indexieren mehrerer Dokumente Durch Drag&Drop mit der rechten Maustaste oder ber die Menbefehle [Archiv][Indexieren][Automatisch] bzw. [Archiv][Indexieren][Alle Nachbearbeiten] knnen Sie alle Dokumente des Offen- bzw. Dokumentenkorb auf den Ausgangskorb ziehen und damit in einem Durchgang archivieren. Die Indexierungsmaske wird dabei nicht geffnet. Automatisches Archivieren des Offen-Korbes SAPERION kann so konfiguriert werden, dass whrend Zeiten geringer Archivnutzung (z.B. nachts) alle Dokumente aus dem Offen-Korb archiviert werden. Dadurch steht SAPERION whrend des Tages fr Abfragen der Benutzer uneingeschrnkt zur Verfgung. Hierzu werden Dokumente vollstndig indexiert und mit der Schaltflche [bergehen] in den Offen-Korb abgelegt. Bei Bedarf kann das Dokument auch an einen gemeinsam benutzten Offen-Korb im Netzwerk weitergeleitet werden. Der Archivierungsvorgang erfolgt dann an diesem Arbeitsplatzplatz und belastet nicht das eigene System.

Abb. 51: Dialogfenster "Nachbearbeitungs-Optionen"


Die Aktivierung der automatischen Archivierung des Offen-Korbes erfolgt ber den Menbefehl [Archiv][Indexieren][Nachbearbeitungs-Optionen]. Neben dem Zeitabstand, in dem SAPERION den Offen-Korb auf neue Dokumente berprft, kann auch eingestellt werden, von wann bis wann diese berprfungen stattfinden sollen.

5.4

Automatisieren der Archivierung

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Aktivieren der Option "vollautomatisch" Eine vollautomatische Archivierung kann in SAPERION unter [Optionen][System] in der Karteikarte "Ablauf" aktiviert werden. Geladene oder gescannte Dateien werden dabei nicht im Eingangskorb abgelegt, sondern automatisch zusammengestellt, indexiert und im elektronischen Archiv abgelegt. Dokumente, die sich ggf. nach Aktivierung dieser Funktion noch im Eingangskorb oder Dokumentenkorb befanden, werden dabei zuerst abgearbeitet. Eingangskorb und Dokumentenkorb sind nach Beendigung der vollautomatischen Archivierung leer.

5.4.5

Indeximport (CSF)

SAPERION bietet eine Mglichkeit, mehrere Dokumente (als Dateien) zusammen mit vorgefertigten Indexierungen (als Tabelle im CSF-Dateiformat) in einem Durchgang in das elektronische Archiv zu importieren. Auf diese Weise kann Ihr Systemadministrator z.B. Dokumente von einem externen Scan-Dienstleister importieren. Das CSF-Dateiformat ist in der Online-Hilfe beschrieben. Jede Zeile dieser Tabelle enthlt die Indexierungsdaten und ggf. die Dateinamen eines oder mehrerer dazugehriger Dokumente. Sind keine Dateinamen vorhanden, werden statt eines Dokumentes leere Dokumentenstrukturen archiviert. Hierin knnen spter die entsprechenden Dokumente hinzugefgt werden. Der CSF-Import ist auch geeignet, um den Inhalt von Nachschlagetabellen und Outliner-Ebenen zu erweitern oder zu berschreiben.

5.4.6

Belegbernahme (COLD)

Mit der automatischen Belegbernahme von SAPERION knnen Sie elektronisch erstellte Belege (z.B. Rechnungen oder Lieferscheine) aus anderen EDV-Systemen bernehmen. Die Abkrzung COLD steht fr Computer Output on Laser Disk. Vertiefende Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Die Belegbernahme kann als zustzliche Option erworben werden.

Suchen von Dokumenten


[Archiv][Abfrage][Neu...]

Der Ausgangskorb symbolisiert den Zugang zum elektronischen Archiv. Durch Doppelklick hierauf oder durch die Menfunktion [Archiv][Abfrage][Neu] ffnet sich eine Abfragemaske zur

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Suchen von Dokumenten

Dokumentensuche. SAPERION bezeichnet das Suchen eines Dokumentes als Abfrage an das elektronische Archiv. Der Maskenaufbau hnelt prinzipiell der Maske zur Dokumentenindexierung. In der Abfragemaske besteht jedoch die Mglichkeit, Suchintervalle in die Eingabefelder einzugeben (von...bis). Zustzlich existiert eine Ergebnisliste, in der die gefundenen Dokumente aufgelistet werden. Schaltflchen in Abfragemasken Schaltflchen knnen von vielfltiger Funktionalitt sein und knnen beliebig vom Administrator beschriftet worden sein. Standardmig sind folgende Schaltflchen enthalten:

+ +

[Ergebnis] zeigt die gefundenen Dokumente in der integrierten Ergebnisliste an. Dieser Vorgang kann mit zustzlich eingrenzenden Suchkriterien beliebig oft wiederholt werden. [OK] schliet die Suchmaske und zeigt das Suchergebnis im Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" an. Dieses Fenster kann beliebig in seiner Gre verndert werden. Die zuletzt eingegebenen Suchkriterien sind nicht mehr vorhanden. Ein derartiges Verlassen ist daher als abschlieende Suche zu verstehen. [Abbruch] oder die Taste <Esc> schliet die Maske, ohne nderungen vorzunehmen.

Arbeiten mit mehreren Abfragemasken Verschiedene Anforderungen an das elektronische Archiv verlangen i.d.R. auch unterschiedliche Abfragemasken, zudem wenn mehrere unterschiedliche Archive verwendet werden. Hierfr bietet Ihnen SAPERION folgende Mglichkeiten:

Sie benutzen den Ausgangskorb fr alle Abfragen und whlen die gewnschte Abfragemaske ber den Menbefehl [Archiv][Abfrage] aus. Die aktuell mit dem Ausgangskorb verknpfte Maske ist mit einem Hkchen gekennzeichnet. Sie benutzen fr jedes elektronische Archiv eine Kopie des Ausgangskorbs, die mit einer dazugehrigen Abfragemaske verknpft ist. Sie benutzen von Ihrem Systemadministrator erstellte Schaltflchen in der Symbolleiste. Jede Schaltflche ist mit einer Abfragemaske verknpft.

+ +

Welche Masken Ihnen ber den Menbefehl zur Auswahl stehen, kann ber [Archiv][Abfrage][Maske][Aktivieren...] eingestellt werden. Die Auswahl "Systemmaske" steht Ihnen dabei immer zur Verfgung. In diesem Fall generiert SAPERION automatisch eine Maske, die alle Felder der aktuell geladenen Definitionsdatei enthlt.

6.1

Suchkriterien

79

Wie Sie weitere Ausgangskrbe erstellen, knnen Sie nachlesen. Diese Ausgangskrbe werden Sinnvollerweise unterschiedlich benannt und eventuell mit unterschiedlichen Grafiken versehen.

6.1
6.1.1

Suchkriterien
Eingabe der Suchkriterien

Oft besteht in Suchmasken die Mglichkeit, z.B. fr ein Datum, Suchintervalle (von Datum1 bis Datum2) einzugeben. Datum1 sollte dabei kleiner als Datum2 sein. Bei der Suche in Textfeldern und Nachschlagetabellen reicht die Eingabe der ersten signifikanten Zeichen. Bercksichtigt werden die ersten 40 Zeichen. Standardmig wird bei der Suche nicht zwischen Gro- und Kleinschreibung unterschieden.

6.1.2

Auswertung der Suchkriterien

Alle Suchkriterien werden mit einem logischen UND verknpft. Wird in ein Feld nichts eingegeben, wird dieses Feld bei der Auswertung der Suchkriterien nicht bercksichtigt. Werden berhaupt keine Suchkriterien eingegeben, werden alle Dokumente des elektronischen Archivs aufgelistet.

Wenn mehrere Volltextfelder in die Suche einbezogen werden, werden sie ber eine ODER-Verknpfung verbunden. Eine UND-Verknpfung ist aus technischen Grnden nicht mglich.

Was findet SAPERION und was nicht Werden nderungen in der Dokumentenindexierung vorgenommen, sind die alten Eintrge zwar noch im elektronischen Archiv als Revision vorhanden, die Dokumente knnen aber immer nur anhand der aktuellen Indexierung gefunden werden. Gelschte Dokumente knnen nicht mehr gefunden werden. Sie knnen nur durch eine Reorganisation des elektronischen Archivs vom Medium "zurckgeholt" werden. Dokumente mit Feldern, die bei der Indexierung freigelassen wurden, knnen nur gefunden werden, wenn die entsprechenden Felder auch bei der Suche leer bleiben.

80

Suchen von Dokumenten

Ansonsten knnen natrlich nur Dokumente gefunden werden, die auch in richtiger Weise indexiert wurden.

6.2
6.2.1

Erweiterte Suchmglichkeiten
ODBC

Bei Verwendung einer ODBC-Datenbank stehen Ihnen erweiterte Suchmglichkeiten zur Verfgung. Zum einen kann eingestellt werden, dass Gro- und Kleinschreibung bei der Suche bercksichtigt werden soll, zum anderen knnen Sie in den Suchkriterien Platzhalter (Wildcards) wie <*> (keines oder beliebig viele Zeichen) oder <?> (exakt ein Zeichen) benutzen. So wird beim Suchkriterium "M*er" sowohl "Meier", "Mayer" und "Meer" gefunden. "?rcke*" findet Eintrge wie "Brcke", "drcken", aber findet nicht Eintrge wie "Holzbrcke".Abhngig von Ihrer ODBC-Datenbank werden teilweise auch die Wildcards <%> und <_> benutzt. Schlielich entfllt die Begrenzung von 40 Zeichen fr die Lnge eines Suchkriteriums.

6.2.2

Volltextdatenbanken

Suchen mit Wildcards Bei der Volltextsuche knnen Sie Platzhalter bzw. Wildcards wie "?" (exakt ein Buchstabe) und "*" (beliebig viele Buchstaben) in Ihren Suchkriterien verwenden. Die Wildcards knnen an beliebigen Textstellen verwendet werden. Zwischen Gro- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Bei der Eingabe des Suchkriteriums "Arch*" werden Dokumente gefunden mit Wrtern wie "Archiv", "archivieren", "Architektur", etc. in der Indexierung. Bei der Eingabe von "?rcken" werden Dokumente mit den Wrtern "Brcken" und "drcken" gefunden. "Brckenbau", "Holzbrcken" oder "Rcken" erzeugen keinen Treffer. Suchen mit Operatoren Bei der Volltextsuche knnen Sie Ihre Suchkriterien mit den Booleschen Operatoren AND, OR , NOT oder dem Wortnhe-Operator verbinden.

6.2

Erweiterte Suchmglichkeiten

81

Bei AND werden nur Dokumente gefunden, bei denen alle beteiligten Wrter vorkommen. Das Suchkriterium "Arch* AND Bau" findet alle Dokumente deren Indexierung ein mit "Arch" beginnendes Wort sowie das Wort "Bau" enthlt. Bei OR werden alle Dokumente gefunden, in denen mindestens eines der Wrter vorkommt (z.B. "Arch* OR Bau"). NOT findet Dokumente, in denen das Wort nicht vorkommt. "NOT Archiv" findet also alle Dokument, die das Wort "Archiv" nicht enthalten. Der Wortnhe-Operator W/[n] findet Dokumente, bei denen zwischen den beiden Worten nur eine bestimme Anzahl anderer Worte steht. Bei "Eva W/2 Meier" beispielsweise darf "Meier" maximal zwei Wrter von "Eva" entfernt liegen, also werden "Eva Maria Meier" und "Eva Meier" gefunden (aber "Eva Maria Theresa Meier" nicht mehr).

+ + +

Kompliziertere Suchabfragen knnen Sie mit runden Klammern beliebig strukturieren, wie beispielsweise "(Architektur OR Bau) AND NOT Archiv". Hier werden alle Dokumente gefunden, welche die Wrter "Architektur" oder "Bau" enthalten aber das Wort "Archiv" nicht enthalten drfen. Erweiterte Suchoptionen Bei der Volltextsuche stehen Ihnen einige weitere raffinierte Suchmglichkeiten zur Verfgung. Sie knnen diese in den Abfragemasken nach Klicken mit der rechten Maustaste in das Volltextfeld aktivieren bzw. deaktivieren. Der Systemadministrator hat ggf. schon Voreinstellungen vorgenommen.

+ +

Bei Aktivierung der Menoption "Phonetische Suche" wird der Klang von Worten verglichen (z.B. Meier findet auch Dokumente, die Maier, Meyer, etc. enthalten). Bei der Menoption "Fuzzy-Suche" kann eine angebbare Menge von Buchstaben unterschiedlich sein. In der Regel wird Ihr Systemadministrator in der Entwicklungsumgebung der Abfragemaske hierfr ein bis zwei Zeichen einstellen. Die Fuzzy-Suche kann z.B. bei per OCR erkannten Texten sehr ntzlich sein. Bei der Menoption "Wortstmme" werden sowohl bei den archivierten Dokumenten als auch bei den Suchkriterien Wortstmme gebildet und miteinander verglichen (z.B. "Hand" findet Dokumente mit "Handbuch", "Handtuch", etc.) Die Menoption "Natrliche Sprache" erlaubt die Formulierung einer Anfrage in normalem Englisch. Bei Aktivierung der Menoption "Synonyme" werden automatisch Begriffe aus dem Synonymwrterbuch bei der Suche mit bercksichtigt.

+ +

82

Suchen von Dokumenten

Anzeigen von Trefferquoten in der Ergebnisliste Bei der Volltextsuche kann Ihr Systemadministrator in der Ergebnisliste zwei zustzliche Spalten einfgen, die Ihnen die Anzahl der Treffer im Dokument (TRHits) oder eine grafische Prozentangabe der Relevanz des Dokuments anzeigen (TRHitGraph). Fr die Berechnung des Prozentwertes wird die Anzahl der Treffer mit der maximalen Trefferanzahl aller gefundenen Dokumente verglichen. Dokumente mit 100% weisen also die hchsten Trefferquoten auf. Hervorheben von Treffern Bei der Volltextsuche werden automatisch alle Treffer im Volltextfeld der Indexmaske hervorgehoben. Sie knnen dies nachvollziehen, indem Sie zunchst Suchbegriffe in ein Volltextfeld der Abfragemaske eingeben. Nach Starten der Abfrage mssen Sie ber [Index...] die Indexierungsmaske eines gefundenen Dokuments ffnen. Im dazugehrigen Volltextfeld sind nun alle Treffer farblich hervorgehoben. Unter bestimmten Umstnden knnen die Fundstellen auch bei der Anzeige des Dokumentes im SAPERION Viewer farblich hervorgehoben werden. ber <Tab> und <Umsch><Tab>knnen Sie komfortabel von einer Fundstelle zur nchsten und zurck springen. Dies ist besonders praktisch bei mehrseitigen Dokumenten.

Treffer, die nicht als Einzelwort gefunden werden, werden nur im Volltextfeld aber nicht im Viewer hervorgehoben.

Um dieses Feature zu nutzen, muss das Volltextfeld mit dem Ergebnis einer Volltexterkennung (Option OCR, Finereader erforderlich) oder einer COLD-bernahme (Option COLD Konverter erforderlich) gefllt werden. Kopieren von Textbereichen Bei der Volltextsuche bietet SAPERION die Mglichkeit, beliebigen Text aus dem SAPERION Viewer als RTF Text in beliebige Anwendungen zu kopieren. Sie mssen hierzu lediglich im SAPERION Viewer einen beliebigen Textbereich durch das Aufziehen eines Rahmens markieren und diesen dann ber [Bearbeiten][Kopieren] als RTF-Text in die Windows-Zwischenablage kopieren. Von dort aus kann der Textbereich in beliebige Applikationen wieder eingefgt werden.

6.2

Erweiterte Suchmglichkeiten

83

Um dieses Feature zu nutzen, muss Ihr Systemadministrator Ihnen ein entsprechendes Makro ber ein zustzliches Symbol in der Symbolleiste oder einen zustzlichen Menbefehl zur Verfgung stellen (Option Event Script erforderlich). Zustzlich muss ein Volltextfeld mit dem Ergebnis einer Volltexterkennung gefllt werden (Option OCR mit Finereader erforderlich). Verwenden von Wrterbchern Um den Speicherbedarf einzuschrnken, werden bei der Volltextsuche diverse Strategien eingesetzt. So werden bei der Indexierung eines Volltextfeldes nur diejenigen Wrter in die Volltextdatenbank bernommen, die nicht in einer Stoppwortliste vorhanden sind. Diese Liste ist automatisch aktiv, sobald sich Eintrge im Wrterbuch "Stoppwrter" befinden.

Bei der Verwendung von dtSearch mssen Stoppwrter bei der Definition klein geschrieben werden, da gro geschriebene Stoppwrter nicht ausgewertet werden.

Zustzlich knnen Sie ein Synonymwrterbuch pflegen und dadurch vom Sinn her hnliche Wrter unter einem einzigen Stammwort mit bercksichtigen. Die Synonyme werden zur Laufzeit beim Stellen einer Suchabfrage ausgewertet. Die Volltextsuche beherrscht zudem auch Ableitungen und Formen eines Wortes, so dass Sie diese nicht mit in die Wrterbcher aufnehmen mssen. Die Listen Schlagwrter (zu benutzende Wrter), Stoppwrter (zu ignorierende Wrter) und Synonyme werden als so genannte Wrterbcher unter SAPERION verwaltet. Sie finden ber den Menbefehl [Optionen][Wrterbcher] zu Ihnen Zugang.

Abb. 61: Dialogfenster fr Stopp-/Schlagwrter und Synonyme

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Suchen von Dokumenten

Wrterbcher fr Schlag- bzw. Stoppwrter werden dabei gleichartig gepflegt. Sie geben im unteren Bereich ein neues Wort ein und drcken [Hinzufgen] oder Sie verndern ein vorher in der Liste markiertes Wort und drcken anschlieend [Ersetzen]. Mit [Lschen] entfernen Sie einen Eintrag aus der Liste. Wrterbcher fr Synonyme knnen Sie in analoger Art pflegen. Mit Hilfe von Synonymtabellen knnen verschiedene Wrter (Synonyme) auf ein Stammwort zurckgefhrt werden. Unten links knnen Sie das Stammwort, unten rechts ein oder mehrere, durch Kommata getrennte Synonyme eintragen.

Sie mssen Wrterbcher (Schlag- bzw. Stoppwrter, nicht fr Synonyme) fr ein Volltextfeld vor dem ersten Zugriff (Recherche oder Archivierung) auf die DDC, zu der das Volltextfeld gehrt, anlegen. Dies ist erforderlich, da die Volltextdatenbank fr ein Volltextfeld beim ersten Zugriff erzeugt und mit dem aktuellen Stand der Wrterbcher initialisiert wird. Eine nachtrgliche nderung der Wrterbcher wirkt sich auf bestehende Volltextfelder nicht aus.

6.2.3

Nachschlagetabellen

Bei sehr umfangreichen Nachschlagetabellen kann das Auswhlen einer Zeile sehr aufwendig werden. Aus diesem Grund gibt es die Mglichkeit, nach Eintrgen in den Nachschlagetabellen zu suchen. Geben Sie dazu in das Eingabefeld der Nachschlagetabelle ein Suchkriterium ein und klappen Sie anschlieend die Nachschlagetabelle auf. Als Eingabe reichen die ersten signifikanten Zeichen. SAPERION sortiert immer nach der ersten Spalte der Nachschlagetabelle, sucht dort nach bereinstimmungen mit dem Suchkriterium und springt beim Aufschlagen der Nachschlagetabelle auf die Zeile mit der ersten gefundenen bereinstimmung. Mit <ALT>-<> kann die Nachschlagetabelle aufgeschlagen und mit <ALT> <> wieder geschlossen werden.

Bei Verwendung einer ODBC-Datenbank (z.B. Oracle, SQL-Server) knnen alle nicht bereinstimmenden Zeilen herausgefiltert werden. Zudem knnen Wildcards benutzt werden

6.2

Erweiterte Suchmglichkeiten

85

Schlielich besteht noch die Mglichkeit, nach Eintrgen in anderen Spalten der Nachschlagetabelle zu suchen. Hierzu muss vorher die entsprechende Spalte an die erste Stelle verschoben werden.

6.2.4

Erweiterter Outliner

Speichern von Abfragen Der erweiterte Outliner (Administratorenhandbuch Kapitel 9.10.5) bietet die Mglichkeit, Abfragen in einer Outliner-Ebene zu speichern und auch dort zu bearbeiten.

Abb. 62: Gespeicherte Abfrage in einem Outliner


Bei der Auswahl einer Outliner-Ebene, hinter der eine Abfrage gespeichert wurde, wird diese Abfrage ausgefhrt und die Ergebnisliste entsprechend aktualisiert. Um eine Abfrage zu speichern, muss folgendermaen vorgegangen werden:

+ + + + +

Geben Sie in der Abfragemaske die gewnschten Abfragekriterien ein. Aktualisieren Sie die Ergebnisliste. Ziehen Sie nun ein Dokument der Ergebnisliste mit gedrckter rechten Maustaste auf die gewnschte Outliner-Ebene. Whlen Sie aus dem aufklappenden Men den Eintrag "Abfrage speichern". Die Outliner Ebene ist jetzt blau markiert

Sie knnen innerhalb einer Outliner-Ebene auch Abfragen speichern, bei denen eine andere Datendefinition (DDC) verwendet wird, als in der Abfragemaske. In diesem Fall sollte in der

86

Suchen von Dokumenten

Abfragemaske eine entsprechende Ergebnisliste definiert sein, um die Ergebnisse der Abfrage auch darstellen zu knnen.

6.2.5

XPATH Suche

Die maximale Anzahl der zur Verfgung stehenden Indexfelder, ber die ein Dokument charakterisiert werden kann ist begrenzt. Mitunter besteht die Anforderung, mehr Informationen fr ein Dokument eingeben zu knnen. Oft besteht auch der Wunsch, ein Dokument durch wechselnde (z.B. je nach Abteilung) unterschiedliche Eigenschaften zu beschreiben. In diesen Fllen bietet es sich an, diese Informationen in Variablen zu speichern, die an das Dokument gehngt werden. Erforderlich hierfr ist, dass die entsprechende Definition das Systemfeld SYSPROPERTIES enthlt. Ist dies der Fall, wird der Inhalt der Variablen in diesem Feld in XML-Form abgelegt. Im folgenden ist die Struktur, die dabei entsteht abgebildet:
<properties> <property name="Valuename1_26" type="1"> <values> <value> text1_26 </value> <value> text2_26 </value> </values> </property> <property name="Valuename2_26" type="1"> <values> <value> text3_24 </value> <value> text4_24 </value> </values> </property> <property name="Valuename3_26" type="1"> <values> <value> text5_26 </value> </values> </property> </properties>

6.3

Anzeigen der Suchergebnisse

87

Die XPATH Suche steht nur fr Microsoft SQL Server und Oracle zur Verfgung.

Die angelegte XML-Struktur ist abhngig von der verwendeten Datenbank. In den Dateien "sysdocproperties_mssql.sql" und "sysdocproperties_ora.sql" sind die zur Verfgung gestellten Schemata fr Microsoft SQL Server und ORACLE abgelegt. Wenn in die Abfragemaske das Feld SYSPROPERTIES fr die Suche aufgenommen wird, ist es mglich ber dieses Feld gezielt nach Inhalten der oben angegebenen XML-Struktur zu suchen. Dabei ist zu beachten, dass fr diese Suche ein Suchstring verwendet werden muss, der den XPATH-Konventionen entspricht. Soll z.B. nach dem Feld "Valuename1_26" gesucht werden, so wrde der entsprechende XPATH Suchstring folgendermassen lauten:
/properties/property/[@name="Valuename1_26"]

6.3

Anzeigen der Suchergebnisse

Nach Ausfhren einer Abfrage werden die gefundenen Dokumente entweder in der Ergebnisliste innerhalb der Abfragemaske oder (bei Benutzung von [OK]) im Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" aufgelistet.

Der Inhalt von Volltextfeldern kann aus technischen Grnden nicht in einer Ergebnisliste angezeigt werden.

Abb. 63: Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis"

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Suchen von Dokumenten

Bei mehrzeiligen Eintrgen wird grundstzlich nur die erste Zeile angezeigt, alle weiteren Zeilen als Tooltip bei Positionierung der Maus auf dem Eintrag. Das + zeigt an, dass dieser Eintrag aus mehreren Zeilen besteht. Wird das + angeklickt, werden auch die restlichen Zeilen angezeigt.

Wenn Sie ein Dokument mit der Maus markieren, stehen Ihnen die nachfolgend aufgefhrten Funktionen zum Benutzen und Bearbeiten der markierten Dokumente zur Verfgung. Die meisten Funktionen sind auch in den Inhaltsfenstern vorhanden. Funktionen der Ergebnisliste

+ + + + + + +

Bearbeiten Drucken Lschen Index: Bearbeitung der Indexkriterien eines Dokumentes Speichern Anzeigen Sicherheit:Steuerung des Zugriffs auf ein Dokument ber die Zuweisung einer definierten Zugriffsliste. Es knnen auch benutzerdefinierte Zugriffslisten erstellt werden.

Die Funktionen knnen auch durch ein Drag&Drop auf ein entsprechendes Piktogramm ausgefhrt werden. Ebenso kann ein Dokument auf den Desktop verschoben oder in ein anderes Dokument eingefgt werden. Sie knnen in der Ergebnisliste mehrere Dokumente gleichzeitig bei gedrckter <Strg>-Taste auswhlen. Ein Drag&Drop mit der rechten Maustaste bercksichtigt alle Dokumente der Ergebnisliste. Wenn die Spaltenbreite nicht ausreicht um den gesamten Text eines Feldes anzuzeigen, zeigt SAPERION nach einem kurzen Verharren mit der Maus den gesamten Text in einem Quick-Info Fenster an.

6.3

Anzeigen der Suchergebnisse

89

Abb. 64: Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" mit Quick-Info


Wenn Sie mit der Maus links vor einer Zeile verharren, werden in einem Quick-Info Fenster alle Indexdaten des entsprechenden Eintrages angezeigt. Icons in der Ergebnisliste
Dokument wurde revidiert. Bei Doppelklick

Dokument enthlt Objekte wie Notizen, etc.

Dokument wurde bereits einmal gelscht.

Dokument ist gerade ausgecheckt

Zugriff auf Dokument ist gesperrt

Dokument ist Linkdokument

ndern der Darstellung der Ergebnisliste Die Ergebnisliste kann aus beliebig vielen Spalten bestehen. Fr eine Verbesserung der Lesbarkeit stehen Ihnen vielfltige Mglichkeiten zur Verfgung.

Sie knnen die Reihenfolge der Spalten ndern, indem Sie mit der Maus auf eine Spaltenberschrift klicken und die Maustaste auf einer anderen berschrift wieder loslassen. Die Spaltenreihenfolge kann sich auf die Geschwindigkeit der Ergebnisdarstellung auswirken. Ziehen Sie die Spalte, die einen besonders stark ausschlieenden Charakter hat, an die erste Stelle. Sie knnen die Spaltenbreite ndern, indem Sie mit gedrckter linker Maustaste das rechte Ende einer Spaltenberschrift verschieben.

90

Suchen von Dokumenten

+ + +

Sie knnen die Anzeige von Spalten ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenberschrift klicken und aus dem Kontextmen den Befehl "Lschen" whlen. Sie knnen Spalten umbenennen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenberschrift klicken und aus dem Kontextmen den Befehl "Umbenennen" whlen. Sie knnen die Werte der Ergebnisliste linksbndig, rechtsbndig oder zentriert anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenberschrift klicken und aus dem Kontextmen den Befehl "Anordnung" auswhlen.

Beachten Sie, dass diese nderungen nur temporrer Natur sind. Beim nchsten ffnen der Suchmaske sind die Voreinstellungen wieder vorhanden. Eine nderung dieser Voreinstellungen kann Ihr Systemadministrator in der Entwicklungsumgebung der Maske vornehmen.

Es ist mglich, das Layout einer Ergebnisliste (z.B. Spaltenbreite) zu speichern, so dass es beim nchsten Aufruf der Ergebnisliste wieder zur Verfgung steht. Dazu muss die Ergebnisliste in der Abfragemaske entsprechend konfiguriert werden.

ber den Menbefehl "Rcksetzen auf Standard" aus dem Kontextmen kann die ursprngliche Voreinstellung fr das Layout der Ergebnisliste wieder hergestellt werden.

Sortieren der Ergebnisliste Sie knnen die Ergebnisliste nach der ersten Spalte aufsteigend sortieren, wenn in der ersten Spaltenberschrift ein Dreieck eingeblendet ist. Sie knnen dieses durch mehrmaliges Klicken auf die Spaltenberschrift bewirken. Bei Verwendung einer ODBC-Datenbank (z.B. Oracle, SQL-Server) knnen Sie nach beliebigen Spalten sowohl aufsteigend als auch absteigend sortieren. Durch mehrmaliges Klicken auf eine Spaltenberschrift erscheint dort abwechselnd ein Dreieck mit der Spitze nach unten (Sortierung absteigend), mit der Spitze nach oben (Sortierung aufsteigend) oder kein Dreieck (keine Sortierung). Die neue Sortierung wird nach der nchsten Bettigung der Schaltflche [Ergebnis] angezeigt. Bei mehreren zum Sortieren markierten Spalten geht SAPERION von links nach rechts vor (z.B. Sortierung nach der 2. Spalte abwrts, anschlieend nach der 4. Spalte aufwrts).

6.3

Anzeigen der Suchergebnisse

91

Wenn Sie die Ergebnisliste im Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" neu sortieren wollen, mssen Sie nach der Umsortierung ber F5 oder [Archiv][Mappe][aktualisieren] die Ergebnisliste aktualisieren.

Drucken der Ergebnisliste


[Archiv][Abfrage][Drucken] Drucken der aktuell angezeigten Ergebnisliste/Mappe Druckvorschau der aktuell angezeigten Ergebnisliste/Mappe anzeigen

[Archiv][Abfrage][Druck-Vorschau]

Sie knnen die Ergebnisliste bei Bedarf auch ausdrucken (ggf. mit Druckvorschau). Allerdings muss Ihr Systemadministrator hierfr ein geeignetes Drucklayout (Report) erstellt haben. Speichern der Ergebnisliste in einer Mappe Sie knnen die Ergebnisliste zusammen mit den aktuellen Suchkriterien auch in so genannten Mappen speichern. Umbenennen und Lschen von Spalten Sie knnen einzelne Spalten der Ergebnisliste umbenennen oder auch lschen. Die entsprechenden Befehle [Umbenennen...] und [Lschen] werden ber das Kontextmen der rechten Maustaste aufgerufen, wenn sie mit der Maus die betreffende Spalte anklicken. Arbeiten mit mehreren unterschiedlichen Ergebnislisten Innerhalb einer Abfragemaske knnen mehrere Ergebnislisten verwendet werden, die auf unterschiedlichen Datendefinitionen (DDC) beruhen (Administratorenhandbuch Kapitel 9.9).

Wenn Sie in einer Ergebnisliste ein Dokument zum Bearbeiten ffnen, ist ein gleichzeitiges ndern des Index nicht mglich. Sie knnen dies vermeiden, wenn Sie das Dokument ber "Anzeigen" ffnen. Dann kann auch der Index gendert werden.

92

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Zurckspringen zur Suchmaske Wenn die Ergebnisliste in einem eigenen Fenster geffnet wurde (z.B. durch [OK] in einer Maske), kann ber [Archiv][Mappe][Zurck zur Maske] in die Suchmaske zurckgewechselt werden, um z.B. Suchkriterien zu modifizieren.

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

7.1

Benutzen des elektronischen Archivs - berblick

Die Benutzung des elektronischen Archivs luft i.d.R. nach einem gleich bleibenden Schema ab. Sie starten eine Suchabfrage und erhalten entsprechend Ihrer Suchkriterien eine Ergebnisliste mit gefundenen Dokumenten zurck. Sie knnen die hier aufgelisteten Dokumente nun anzeigen, im SAPERION Viewer bearbeiten, drucken, auf einem Datentrger speichern, bearbeiten, lschen, versenden oder alte Revisionsstnde wiederherstellen. Fr die Bearbeitung von Anwendungsdateien kann es sehr vorteilhaft sein, wenn Sie diese in ihre persnliche Arbeitsumgebung von SAPERION auschecken. Auf die dort aufgelisteten Dokumente knnen Sie direkt zugreifen, ohne eine Suchabfrage an das elektronische Archiv ausfhren zu mssen. Besonders komfortabel ist das Arbeiten mit Mappen. Hierin knnen Sie beispielsweise alle bentigten Dokumente eines Projektes oder eines zu bearbeitenden Vorgangs zusammenstellen. Die Suche von archivierten Dokumenten kann dabei nicht nur unter der Benutzeroberflche von SAPERION, sondern auch innerhalb anderer Programme erfolgen.

7.2

Anzeigen von Dokumenten

Das Anzeigen und ggf. Bearbeiten eines Dokuments ist in allen Inhaltsfenstern oder in der Ergebnisliste mglich:

durch Einfaches Doppelklicken auf den Eintrag

7.3

Drucken von Dokumenten

93

+ + +

durch Ziehen des Eintrags auf das Piktogramm "Anzeigen" durch Drcken einer der Schaltflchen [Bearbeiten] oder [Anzeigen] durch Auswahl eines der Befehle "Bearbeiten" oder "Anzeigen" aus dem Kontextmen

Wenn Sie bei gedrckter SHIFT-Taste den Eintrag doppelklicken, knnen Sie mehrere Dateien gleichzeitig im SAPERION Viewer anzeigen.

Anzeige in Abhngigkeit vom Dokumenttyp Die Anzeige von Dokumenten erfolgt abhngig vom Dokumententyp im SAPERION Viewer oder mit Hilfe eines Anwendungsprogramms. Alle sonstigen Anwendungsdateien, die nicht im SAPERION Viewer angezeigt werden, werden prinzipiell mit einem entsprechenden Anwendungsprogramm angezeigt. Dieses Programm muss auf Ihrem Rechner installiert sein. Normalerweise wird die in Windows voreingestellte Anwendung gestartet, ihr Systemadministrator kann aber vorsehen, dass bei Benutzung von [Anzeigen] spezielle Viewer verwendet werden. Eine Beschreibung der Funktionen fr die Anzeige von Dokumenten in Anwendungen knnen Sie den entsprechenden Dokumentationen der Anwendungsprogramme entnehmen.

7.3

Drucken von Dokumenten


[Dokumente][Drucker einstellen]

[Dokumente][Drucken]

[Dokument][Drucken]

(Anzeigefenster)

Sie knnen mit einem Druckbefehl sowohl komplette, strukturierte Dokumente als auch einzelne Dokumentteile hieraus drucken. Ggf. mssen Sie vorher noch ber [Dokumente][Drucker einstellen] den passenden Drucker und die Papiergre und Ausrichtung einstellen. Den Druckbefehl knnen Sie in allen Inhaltsfenstern oder in der Ergebnisliste auslsen. Sie knnen sowohl den Menbefehl [Dokumente][Drucken] als auch das Kontextmen oder die entsprechende Schaltflche benutzen.

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Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Oder Sie ziehen ein oder mehrere ausgewhlte Dokumente bzw. Dokumentteile mit der linken Maustaste (Drag&Drop) auf das Drucker-Piktogramm.

Achtung: Ein Drag&Drop mit der rechten Maustaste von der Ergebnisliste auf das Druckerpiktogramm druckt alle Dokumente der Ergebnisliste.

Zudem knnen Sie die gerade im Anzeigefenster von SAPERION befindliche Seite ausdrucken. Ist ein Rahmen auf der dargestellten Seite markiert, wird automatisch nur der darin befindliche Ausschnitt gedruckt. Der Ausdruck erfolgt ber das Men [Dokument][Drucken]. Auf diese Weise knnen Sie temporr Notizen anbringen und das Dokument mit diesen ausdrucken, ohne das Dokument anschlieend speichern zu mssen. Nach Auslsen eines Druckbefehls wird das Dialogfenster "Drucken" geffnet.

Abb. 71: Dialogfenster "Drucken"


Auswhlen des Druckers Im oberen Dialogbereich wird der aktuell eingestellte Drucker angezeigt. Mit [Auswhlen] knnen Sie den Drucker wechseln. Den Druckvorgang starten Sie mit [OK]. Drucken mehrerer Exemplare Im Dialogbereich "Exemplare" knnen Sie das Drucken mehrerer Exemplare einstellen. Geben Sie hier die Anzahl der gewnschten Kopien an. Maximal sind 999 Kopien mglich. Mehrseitige Dokumente knnen dabei auch sortiert ausgedruckt werden.

7.3

Drucken von Dokumenten

95

Wenn Sie "Separate Druck-Jobs" aktivieren, wird ein Druckauftrag von mehreren Seiten in mehrere Druckauftrge von einzelnen Seiten aufgeteilt. Sie haben dadurch die Mglichkeit, z.B. einzelne Druckauftrge in der Druckersteuerung Ihres Windows-Betriebssystems wieder zu lschen.

Standardmig ist die Checkbox "Separate Druck-Jobs" aktiviert. Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren wollen, mssen Sie vorher die Checkbox "Seitenausrichtung anpassen" deaktivieren.

Skalieren des Ausdrucks Die Unterschiede der verschiedenen Skalierungsoptionen lsst sich am besten an einem Beispiel erklren. Sie haben ein Dokument von 15*15 cm mit einer Auflsung von 200 dpi (dots per inch = Pixel auf 2,54 cm) gescannt und mchten dieses Dokument auf einem Drucker mit 300 dpi ausgeben. Abhngig von der gewhlten Skalierungsoption werden Sie drei verschiedene Ausdrucke bekommen.

+ +

Mit der Option "Keine Skalierung" wird jedes Pixel ohne weitere Umrechnung direkt auf dem Drucker ausgegeben. Sie erhalten also einen verkleinerten Ausdruck (10*10 cm). Mit der Option "An Druckerauflsung anpassen" wird die Auflsung des Dokumentes so umgerechnet, dass es auf dem ausgewhlten Drucker in der gleichen Gre gedruckt wird, in der es auch eingescannt wurde. Das Beispieldokument wird also in der Originalgre von 15*15 cm ausgedruckt. Mit der Option "An Seite anpassen" wird das Dokument so verkleinert bzw. vergrert, dass es das ausgewhlte Seitenformat komplett fllt. Drucken Sie das Beispieldokument auf DIN A4 hoch, wird der Ausdruck nach Abzug der nicht bedruckbaren Seitenrnder ca. 20*20 cm gro sein.

Durch Aktivieren von "Seitenausrichtung anpassen" kann SAPERION automatisch auf das Hoch- oder Querformat umstellen. Drucken von Notizen Standardmig werden alle Notizen mit ausgedruckt. Sie knnen dies unterbinden oder sogar nur die Notizen ausdrucken. Aus der Windows-Zwischenablage eingefgte Grafiken (Press-Clippings) werden in diesem Fall zu den Notizen gezhlt und mit ausgedruckt. Rahmen und Smartlinks werden nicht gedruckt.

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Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Drucken eines Deckblattes Wenn Sie ein archiviertes Dokument ausdrucken wollen, haben Sie die Mglichkeit, ein Deckblatt mit auszudrucken. Dieses Deckblatt kann grafische Elemente (z.B. Firmenlogos) sowie die Indexierungsdaten des Dokumentes, die Anzahl der Seiten, das Archivierungsdatum, etc. enthalten. Das Drucken von Deckblttern ist nur fr komplette Dokumente (also nicht fr einzelne Teile hiervon) mglich. Sie knnen auch nur das Deckblatt ausdrucken, wenn dieses beispielsweise als Besttigung einer Dokumentenarchivierung bentigt wird. Das Erstellen von Deckblttern ist im Administratorenhandbuch beschrieben. Drucken mit Hintergrundformular Mit dieser Option knnen Sie jede Seite zusammen mit einem Hintergrundformular ausdrucken. Auf diesem Hintergrundformular knnen sich beispielsweise Ihr Firmenlogo oder beliebig viele Felder mit Indexierungsdaten befinden. Das Erstellen von Hintergrundformularen erfolgt analog wie bei den Deckblttern und ist im Administratorenhandbuch beschrieben. Als Bild drucken Ist diese Option aktiviert, werden die Notizen nicht ber den Drucker gedruckt, sondern es wird ein neues Bild mit hineingerenderten Notizen erzeugt und gedruckt. Diese Option verringert die Qualitt und macht nur dann Sinn, wenn der Drucker Probleme mit Transparenz bei Notizen hat (PDF,XPS). Daher sollte diese Option auch nur in diesem Fall verwendet werden. Drucken von mehreren Dokumenten (Elementen) Im Dialogbereich "Elemente" knnen Sie das Ausdrucken einzelner oder mehrerer Elemente aus einem strukturierten Dokument organisieren. Als Elemente sind einzelne Seiten oder einzelne Anwendungsdateien zu verstehen.

+ +

Die Option "Alles" druckt das gesamte Dokument. Die Option "Aktuelles Element" druckt das aktuell im Inhaltsfenster markierte bzw. aktuell angezeigte Element. Beim Drucken aus der Ergebnisliste wird das gesamte Dokument gedruckt (entspricht Option "Alles"). Die Option "Element-Bereich" druckt die im nebenstehendem Eingabefeld angegebenen Elemente. Die Elemente werden dabei (wie im Strukturfenster angezeigt) durchnumeriert. Mglich sind auch mehrere durch Komma getrennten Angaben (z.B. "2,5-7").

7.4

Exportieren (Speichern) von Dokumenten

97

Die Option "Elemente mit Treffern" druckt nur diejenigen Seiten des Dokumentes, die aufgrund von Suchkriterien im Volltextfeld Treffer aufweisen. Mglich ist dies nur bei Dokumenten, die eine farbliche Hervorhebung von Treffern im SAPERION Viewer ermglichen. Dies sind entweder COLD-Dokumente oder Bilddateien nach Volltexterkennung ber OCR. Bei anderen Dokumenten findet kein Ausdruck statt.

Sind mehrere Dokumente in der Ergebnisliste markiert oder wurde der Druckauftrag ber die rechte Maustaste (alle Dokumente) gestartet, werden alle betroffenen Dokumente der Reihe nach abgearbeitet. Die eingestellte Option gilt hierbei fr jedes Dokument in gleicher Weise. Drucken von Anwendungsdateien Beim Drucken von Anwendungsdateien wird das dazugehrige Anwendungsprogramm fr die Ausfhrung des Druckvorgangs gestartet. Der Ausdruck erfolgt direkt, das Anwendungsprogramm wird danach automatisch beendet. Auf diese Weise knnen auch strukturierte Dokumente, die Anwendungsdateien enthalten, mit einem Druckbefehl komplett gedruckt werden. Natrlich knnen Sie auch die Anwendungsdatei im Anwendungsprogramm zunchst anzeigen lassen und dort den Druckvorgang manuell starten.

7.4

Exportieren (Speichern) von Dokumenten

Mit dem Befehl [Speichern] in den Inhaltslisten oder in der Ergebnisliste knnen Sie Dokumente als Dateien auf einen Datentrger speichern. Es findet somit ein Export eines Dokumentes aus SAPERION nach "Drauen" statt. Zu beachten ist, dass der Menbefehl [Dokument][Speichern] nicht das angezeigte Dokument exportiert, sondern es innerhalb von SAPERION speichert. Exportieren elementarer Dokumente Nach Markieren eines Eintrages in einem Inhaltsfenster ffnet sich nach Ausfhren des Befehls [Speichern] das Dialogfenster "Datei speichern unter".

98

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Abb. 72: Dialogfenster "Datei Speichern unter"


Das Dokument kann unter einem beliebigem Namen auf einem beliebigen Datentrger im Dateisystem von Windows abgespeichert werden. Bei als Bilddateien bernommenen Dokumenten wird Ihnen der ursprngliche Dateiname angeboten. Zudem knnen Sie ein beliebiges Grafikformat und ggf. eine dazugehrige Kompressionsart auswhlen. Bei geladenen Anwendungsdateien wird Ihnen ebenfalls der ursprngliche Dateiname angeboten. Wenn Sie bei Dateityp SDL auswhlen, wird nur eine Referenz auf das Dokument exportiert. Diese Dokumente knnen nur mit Zugangsberechtigung zum elektronischen Archiv angezeigt werden. Da Anwendungsdateien in den Ablagekrben "Eingang", "Offen" und "Dokumente" noch direkt mit den Originaldateien gekoppelt sind, ist das Speichern nur fr bereits archivierte Anwendungsdateien mglich. Standardmig ist fr den Aufruf von SDL-Dateien der Read-Only Mode aktiviert. Im Read-Only Mode werden die Dokumente nicht ausgecheckt, sondern nur zur Ansicht angezeigt. Dieser Modus

7.4

Exportieren (Speichern) von Dokumenten

99

eignet sich besser zu Verteilung von SDL-Dokumenten z.B. per email. Die Dokumente knnen dann von den entsprechenden Benutzern angesehen werden. Bei gescannten Dokumenten mssen Sie den Dateinamen eingeben und ggf. den voreingestellten Dateityp und die Kompression ndern. Zudem knnen, durch Aktivieren von "Mit Notizen", die mit dem Dokument verknpften Notizen mit gespeichert werden. Exportierte Notizen sind fest auf dem Dokument aufgebracht und nicht mehr als einzelne Objekte verfgbar. Exportieren strukturierter Dokumente Wenn Sie bei bereits archivierten Dokumenten den Befehl [Speichern] auf einen Ordner in einem Inhaltsfenster oder ein Dokument in der Ergebnisliste anwenden, knnen alle untergeordneten Dokumententeile in einem Durchgang exportiert werden. Sie mssen nur das Verzeichnis festlegen, in dem die Dateien abgelegt werden sollen. Gescannte Seiten werden dabei automatisch von SAPERION durchnumeriert und z.B. als Scan1.png abgespeichert.

Bei Dokumenten, die in DigiSeal Archive registriert wurden, werden auch die Evidence Records und die Verifikationsberichte zu den Evidence Records gespeichert. Pro Signaturdatei und Dokument wird ein Evidence Record (.ers) und der Verifikationsbericht (.pdf) im Unterverzeichnis DGS abgelegt.

Exportieren von Ergebnislisten oder Mappen Sie knnen auch den gesamten Inhalt einer Ergebnisliste oder einer Mappe ber [Archiv][Mappe][Speichern als...] exportieren. Exportieren von Objekten (Notizen etc.) An Dokumente angeheftete Notizen knnen unter Benutzung der Windows-Zwischenablage in anderen Dateien und Dokumenten eingefgt werden.

100

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Exportieren von Datenbanktabellen Fr das Exportieren von Datenbanktabellen, fr Indexierungsdaten, Nachschlagetabellen und Outliner-Ebenen stehen dem Systemadministrator Funktionen fr den Export in eine CSF-Datei zur Verfgung.

7.5

Freigeben von Dokumenten

SAPERION besitzt eine Freigabefunktion, mit der es mglich ist, bis zur endgltigen Freigabe eines Dokumentes nur fr spezielle Benutzern (z.B. Bearbeiter, Prfer, Freigeber) den Zugriff zu gewhren. Nach der Freigabe kann ein erweiterter Kreis an Anwendern zustzlich einen lesenden Zugriff auf die Dokumente erhalten. Muss eine freigegebene Revision berarbeitet werden, so kann der Bearbeiter eine neue Revision bearbeiten, whrend die lesenden Anwender weiterhin nur die freigegebene Revision zur Ansicht erhalten. Wird zu einem Dokument die Freigabe ausgefhrt, so werden fr das Dokument ein entsprechender Status und eine zu konfigurierende ACL gesetzt. ber diese zustzliche ACL wird dann geregelt, welcher Anwenderkreis den lesenden Zugriff erhlt. Im Falle der Freigabe kann zur erhhten Sicherheit noch eine Passwortabfrage erfolgen. Darber hinaus kann auch das Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen werden.

Abb. 73: Freigabe mit Authentifizierung ber Passwort


Im Falle der Signatur wird dem Anwender der Dialog mit der Auswahl des zu verwendenden Signaturverfahrens angeboten. Signiert wird das komplette Dokument, im Falle eines Strukturdokuments wird eine Signatur ber alle enthaltenen Objekte erzeugt.

7.6

Bearbeiten von Dokumenten

101

Die Freigabefunktion kann auch ber eine entsprechende Konfiguration des Verbindungsattributs Authentifizierung whrend des Weiterleitens eines Geschftsfalls ausgelst werden.

7.6

Bearbeiten von Dokumenten

nderungen von Dokumenten aus dem elektronischen Archiv knnen nur als Revision erfolgen, d.h. die alte Revision des Dokumentes wird nicht berschrieben. Es werden lediglich die genderten Bestandteile eines Dokumentes (Dokumentenstruktur, Bild- und Anwendungsdateien, Indexierungsdaten, eingefgte Objekte, Zugriffslisten) nochmals gespeichert.

Abb. 74: Dialogfenster "Neue Revision erzeugen"


Jede Revision kann mit einem Kommentar beschrieben werden. Durch die Revisionsverwaltung von SAPERION bleibt daher ein Zugriff auf ltere Revisionen des Dokumentes jederzeit mglich.

Wenn mehrere Dokumente einer Struktur in einem Durchgang gendert werden, wird beim Einchecken des Gesamtdokuments fr jedes genderte Unterdokument eine Revision erzeugt. Dabei sind Revisions-ID und Revisionskommentar der einzelnen erzeugten Revisionen identisch.

nderungen von Dokumenten in den Ablagekrben "Eingang", "Dokumente" und "Offen" werden direkt berschrieben. Ein Zugriff auf alte Dokumentenrevisionen ist hier nicht mehr mglich.

7.6.1

Bearbeiten der Dokumentenstruktur

Man kann das Bearbeiten der Struktur eines Dokumentes gut mit der Pflege eines Aktenordners vergleichen. In diesem Aktenordner knnen Sie die Reihenfolge der Seiten ndern, Registerkarten (z.B. aus Pappe) zur weiteren Unterteilung einlegen und beschriften, nicht mehr bentigte Seiten entfernen und neue Seiten ergnzen. Gegebenenfalls tauschen Sie direkt einzelne Seiten zwischen zwei Ordnern aus.

102

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Ein ndern der Dokumentenstruktur erfolgt fr bereits archivierte Dokumente im Inhaltsfenster "Struktur" und analog fr Dokumente in den Ablagekrben in den dazugehrigen Inhaltsfenstern.

Wenn Sie die Schaltflche [Bearbeiten] bei gedrckter <Strg>-Taste in der Ergebnisliste ausfhren, knnen Sie ein Anzeigen unterdrcken und (bei strukturierten Dokumenten) nur die Maske "Inhalt: Struktur" ffnen.

Fr das Hinzufgen von Dokumenten oder einzelner Dokumentteile knnen Sie diese mit Drag&Drop auf das Inhaltsfenster eines archivierten Dokumentes ziehen und damit vor einer dort markierten Stelle einfgen bzw. (wenn nichts markiert wurde) anhngen.

Zum Einfgen muss das Strukturfenster bei gedrckter <Strg>-Taste geffnet werden. Ein Hinzufgen im eingebetteten Strukturfenster des Viewers scheitert.

Abb. 75: Dialogfenster "Inhalt:Struktur"


Im Strukturfenster knnen die Dokumente bzw. Dokumentteile mit gedrckter linker Maustaste an die Stelle in der Struktur bewegt werden, an der sie eingefgt werden sollen. Fr das Austauschen von Dokumententeilen oder Unterstrukturen zwischen zwei bereits archivierten Dokumenten mssen Sie sich eines Tricks bedienen, weil SAPERION immer nur ein Inhaltsfenster "Struktur" anzeigen kann. Ziehen Sie die betreffenden Dokumentteile aus dem Inhaltsfenster des einen Dokumentes zunchst in das Inhaltsfenster des Eingangs- oder Offen-Korbes und fgen Sie es anschlieend von dort (wie eben beschrieben) in das Inhaltsfenster des anderen Dokumentes. Der Ablagekorb wird also als eine Art Zwischenablage benutzt.

7.6

Bearbeiten von Dokumenten

103

Sie knnen Dokumente auch direkt aus der Ergebnisliste auf einen beliebigen Ablagekorb ziehen. Beachten Sie allerdings, dass elementare Dokumente vor einem erneuten Archivieren unbedingt in eine Dokumentenstruktur eingefgt werden.

Dokumentenaustausch zwischen Inhaltsfenstern


Von/nach Eingang Dokumente Offen Struktur Ergebnis Eingang --Nein Nein Ja Ja Dokumente Ja --Nein Nein Ja Offen Ja Ja --Ja Ja Struktur Ja Ja Ja --Nein

7.6.2

Bearbeiten von Bilddateien

Beim SAPERION Viewer handelt es sich eher um einen Bildbetrachter als um ein Bildbearbeitungsprogramm. Die Funktionen des Viewers zum Bearbeiten beschrnken sich auf das Drehen von Dokumenten ber den Menbefehl [Bearbeiten][Drehen...] und die Schmutzentfernung ber [Bearbeiten][Schmutzentfernung]. Ist es erforderlich, Vernderungen an den Bildpunkten vorzunehmen, kann das archivierte Dokument durch Drcken der Schaltflche [Speichern] auf der Festplatte gespeichert und dort von einem geeigneten Bildbearbeitungsprogramm weiter bearbeitet werden. Danach wird die vernderte Datei in den Eingangskorb bernommen und kann unter Erzeugung einer Revision gegen das alte Dokument in der Dokumentenstruktur ausgetauscht werden.

7.6.3

Bearbeiten von Anwendungsdateien

Bei noch nicht archivierten Anwendungsdateien in den Ablagekrben "Eingang", "Dokumente" und "Offen" wird bis zur Archivierung die Originaldatei direkt bearbeitet. Bereits archivierte Anwendungsdateien werden zur Bearbeitung in eine von SAPERION verwaltete Arbeitsumgebung ausgecheckt und anschlieend unter Erzeugung einer Revision wieder in das Archiv eingecheckt. In der Regel werden Sie die Bearbeitung einer Anwendungsdatei durch Doppelklick oder Drcken der Schaltflche [Bearbeiten] in der Ergebnisliste starten. SAPERION ffnet daraufhin das dazugehrige

104

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Anwendungsprogramm mit dem ausgewhlten Dokument. Zudem wird das Dokument automatisch in die Arbeitsumgebung ausgecheckt.

Bei Anwendungsdateien, die eingebettet im SAPERION Viewer angezeigt werden, knnen nderungen nur ber [Werkzeuge][Speichern] gespeichert werden. Nach Umstellung ber [Werkzeuge][Original-Applikation...] ist das Speichern auch ber entsprechende Befehle der Anwendung mglich.

Aus- und Einchecken


[Dokumente][Auschecken]

[Dokumente][Einchecken]

[Dokumente][nderungen verwerfen]

Wenn Sie eine Anwendungsdatei bearbeiten wollen, knnen Sie diese mit dem Menbefehl [Dokumente][Auschecken] in die Arbeitsumgebung von SAPERION bringen. Ein gerade ausgechecktes Dokument wird in der Ergebnisliste entsprechend mit einem Diskettensymbol gekennzeichnet. Anwendungsdateien knnen auch ber den Befehl [Auschecken] aus dem Kontextmen der Ergebnisliste und des Strukturfensters in die Arbeitsumgebung geladen werden. Wenn ein Dokument von Ihnen ausgecheckt ist, knnen Sie jederzeit ber die Schaltflche [Bearbeiten] in der Ergebnisliste den aktuellen Stand der Anwendungsdatei weiter bearbeiten. Andere Benutzer knnen in dieser Zeit nur lesend auf die zuletzt archivierte Revision zugreifen. Die Schaltflchen [Lschen] und [Index...] sind fr dieses Dokument bis zum Einchecken deaktiviert. ber den Menbefehl [Dokumente][Einchecken] knnen Sie eine in der Ergebnisliste markierte, gerade ausgecheckte Anwendungsdatei aus der Arbeitsumgebung entfernen und als Revision in das elektronische Archiv abspeichern. Wenn sich eine Bearbeitung der Datei ber einen lngeren Zeitraum hinzieht, macht es Sinn, die Datei erst am Ende der Bearbeitung wieder einzuchecken. Dadurch werden hufige Revisionen vermieden. ber den Menbefehl [Dokumente][nderungen verwerfen] knnen Sie ein Dokument aus der Arbeitsumgebung entfernen, ohne die dort vorhandene Dokumentenrevision in das elektronische Archiv zu bernehmen.

7.6

Bearbeiten von Dokumenten

105

Arbeiten mit der Arbeitsumgebung


[Dokumente][Arbeitsumgebung]

Das Bearbeiten, Einchecken und Verwerfen erfolgt am besten nach Aufruf des Menbefehls [Dokumente][Arbeitsumgebung]. Sie haben hier direkten Zugriff auf alle derzeitig bearbeiteten Dokumente und mssen diese nicht erst ber Suchabfragen im elektronischen Archiv finden.

Abb. 76: Dialogfenster "Arbeitsumgebung"


In dieser Maske werden alle derzeitig von Ihnen in Bearbeitung stehenden Dokumente angezeigt. Sie knnen ein Dokument markieren und es dann anzeigen, bearbeiten, ausdrucken, einchecken oder alle seit dem Auschecken vorgenommenen nderungen verwerfen. Bis auf den Systemadministrator haben andere Benutzer keinen Zugriff auf Ihre Arbeitsumgebung. Unvernderte Dateien werden automatisch wieder aus der Arbeitsumgebung entfernt (verworfen), sobald das Fenster "Inhalt: Struktur" oder das Abfragefenster geschlossen wird. Genderte Dateien verbleiben in der Arbeitsumgebung und mssen manuell eingecheckt werden. Damit genderte Dokumente nicht versehentlich ausgecheckt bleiben, wird beim Verlassen von SAPERION ein entsprechender Hinweis gegeben und die Mglichkeit zum Einchecken oder Verwerfen gegeben.

106

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Abb. 77: Dialogfenster "Genderte Dokumente vorhanden"

SAPERION erkennt genderte Anwendungsdateien im Checkout-Verzeichnis anhand des Dateidatums. Bei Word sollte die Schnellspeicherung ber [Extras][Optionen][Speichern] deaktiviert werden, weil Word bei bestimmten Systemen Textnderungen speichert ohne das Dateidatum zu ndern.

Wenn Sie Anwendungsdateien nicht ndern wollen, sollten Sie zum ffnen der Datei immer den Befehl [Anzeigen] verwenden. Wenn Sie eine Anwendungsdatei zum Anzeigen mit [Bearbeiten] ffnen, sollten Sie vor dem Schlieen von SAPERION diese Datei immer erst in der Anwendung schlieen. Ansonsten kann SAPERION diese Datei ggf. nicht zum Einchecken aus dem Checkout-Verzeichnis entfernen, weil Anwendungen wie z.B. MS Word geffnete Dateien schtzen.

Exportieren und Bearbeiten Schlielich gibt es noch die Mglichkeit, Anwendungsdateien an einer beliebigen Stelle auf die Festplatte zu speichern und dort mit einem beliebigen Anwendungsprogramm weiter zu bearbeiten. Danach wird die vernderte Datei in den Eingangskorb bernommen und kann gegen die alte Dokumentenrevision ausgetauscht werden.

7.6

Bearbeiten von Dokumenten

107

7.6.4

Bearbeiten der Indexierung

Nach Auswahl eines Dokumentes in der Ergebnisliste und Drcken der Schaltflche [Index...] ffnet sich erneut die Maske mit der eingegebenen Indexierung. Hier knnen jetzt nderungen vorgenommen werden und durch Drcken der Schaltflche [OK] als Revision des Dokumentes abgespeichert werden. Bei der nchsten Dokumentensuche werden nur die neuen Indexierungsdaten bercksichtigt.

7.6.5

Bearbeiten von Objekten (Notizen...)

Unter Objekten sind in SAPERION Notizen, Markierungen, Smartlinks und Press-Clippings zu verstehen. Die Objekte werden als Verknpfung des dazugehrigen Dokuments gespeichert und im SAPERION Viewer erstellt. Nach einem Mausklick knnen sie bearbeitet werden.

7.6.6

Zuordnen und Zusammenstellen von Zugriffslisten

Zuordnen einer Zugriffsliste ber die Schaltflche [Sicherheit] in der Ergebnisliste knnen Sie archivierten Dokumenten Zugriffslisten zuordnen. Analog ist dies fr elementare Dokumententeile in den Inhaltsfenstern mglich. Hierzu steht Ihnen das Dialogfenster "Zugriffsliste auswhlen" zur Verfgung.

Abb. 78: Dialogfenster "Zugriffsliste auswhlen"


In der Liste werden Ihnen die aktuell in SAPERION definierten Zugriffslisten angezeigt. Diese Zugriffslisten knnen vom Systemadministrator jederzeit neu definiert werden und somit an neue Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen angepasst werden. ber die Schaltflche [Auswhlen] knnen Sie eine markierte Zugriffsliste dem aktuellen Dokument zuordnen. Mit der Schaltflche [Keine] legen Sie fest, dass das Dokument keine Zugriffsliste

108

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

beinhalten soll. Die Schaltflche [Abbrechen] bewirkt ein Beibehalten des alten Zustandes. bei jeder nderung wird eine Revision erzeugt. Es ist mglich, einem Dokument mehrere ACL zuzuweisen. Sie knnen die gewnschten Zugriffslisten bei gedrckter STRG-Taste markieren. Fr alle in der Ergebnisliste angezeigten Dokumente stehen Ihnen zudem zwei Checkboxen zur Verfgung.

Wenn Sie "Berechtigung auf Unterdokumente anwenden" aktivieren, erben alle in der Dokumentenstruktur untergeordneten Teildokumente ebenfalls die aktuell markierte Zugriffsliste. Auf diese Weise knnen Sie den Zugriff auf Dokumente, bei denen einzelne Teildokumente vorher verschiedene Zugriffslisten besaen, vereinheitlichen. Anschlieend knnen ggf. einzelne Teildokumente im Strukturfenster des Dokumentes wieder andere Zugriffslisten erhalten. Wenn Sie "Berechtigung auf alle Dokumente anwenden" aktivieren, erben alle Dokumente in der Ergebnisliste die aktuell markierte Zugriffsliste. Bercksichtigen Sie bei langen Ergebnislisten, dass der Vorgang eine nicht unerhebliche Zeit in Anspruch nehmen kann, da Revisionen auf das Medium geschrieben werden.

Notizen sind hiervon jedoch ausgenommen und behalten ihre bereits definierten Zugriffslisten. Zusammenstellen einer Zugriffsliste ber die Schaltflche [Sicherheit] in den Dialogen zur Definition von Notizen knnen Sie auch individuell fr jede Notiz eine Zugriffsliste zusammenstellen. Hierzu steht Ihnen das Dialogfenster "Zugriffsliste bearbeiten" zur Verfgung.

7.6

Bearbeiten von Dokumenten

109

Abb. 79: Dialogfenster "Zugriffsliste bearbeiten


Durch Aktivierung der Checkbox "Benutzer anzeigen" haben Sie die Mglichkeit, sich neben den standardmig angezeigten Gruppen zustzlich alle Benutzer in der Liste "Benutzer/Gruppen" anzeigen zu lassen. Ein hier markierter Eintrag kann mit Doppelklick oder der Schaltflche [Hinzufgen] in die Liste "Mitglieder" verschoben werden. Dortige Eintrge knnen mit [Entfernen] aus dieser Liste gelscht werden und stehen anschlieend wieder in "Benutzer/Gruppen" zur Verfgung. Im Dialogbereich "Zugriff" knnen Sie durch das Aktivieren der Checkboxen die Zugriffsrechte der einzelnen Mitglieder noch weiter verfeinern. Mit Aktivierung von "Sichtbar" kann bewirkt werden, dass ein gefundenes Dokument unabhngig von sonstigen Rechten in jedem Fall in der Ergebnisliste mit aufgefhrt wird. Zugriffsrechte bestehender Mitglieder knnen nicht nachtrglich verndert, sondern nur beim Hinzufgen gesetzt werden. Zum ndern von Zugriffsrechten mssen Sie also das entsprechende Mitglied temporr entfernen und es anschlieen mit den genderten Zugriffsrechten wieder einfgen. In der Spalte "Ablaufdatum" kann ein Datum eingegeben werden, bis zu dem die Gruppe gltig sein soll. Der Editiermodus fr das Ablaufdatum wird ber einen langsamen linken Mausklick in der Spalte aufgerufen. Erstellen einer benutzerdefinierten Zugriffsliste fr ein Dokument Es ist mglich, fr ein Dokument eine eigene Zugriffsliste zu definieren. ber die Schaltflche "Eigene..." im Dialogfenster "Zugriffsliste auswhlen" kommen Sie in das entsprechende Men.

110

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Die Vorgehensweise bei der Erstellung einer benutzerdefinierten Zugriffsliste ist analog der Vorgehensweise beim Zusammenstellen einer Zugriffsliste.

7.7

Lschen von Dokumenten

Beim Lschen bleiben die Dokumentinformationen auf dem Archivmedium unversehrt. SAPERION lsst keinen Verlust von archivierten Informationen zu. Sie gewinnen durch ein Lschen von Dokumenten also keinen Speicherplatz in Ihrem elektronischen Archiv zurck. Gelscht wird lediglich die Zugriffsmglichkeit (der entsprechende Datenbankeintrag) auf das Dokument. Sie knnen Dokumente oder einzelne Dokumentteile ber den Befehl [Lschen] in den Inhaltsfenstern oder in der Ergebnisliste lschen. Alternativ knnen Sie das Dokument auch mit Drag&Drop auf das Piktogramm "Lschen" ziehen.

! !

Bitte beachten Sie, dass ein Drag&Drop mit der rechten Maustaste alle Dokumente lscht.

Bitte beachten Sie auch, dass der Befehl [Lschen] aus dem Kontextmen eines Ablagekorbes nicht die Dokumente im Korb, sondern den Korb aus der Benutzeroberflche von SAPERION entfernt.

Lschen von archivierten Dokumenten Beim Lschen von archivierten Dokumenten weist SAPERION in einer Meldung darauf hin, dass das zu lschende Dokument nur durch einen Medienneuaufbau zurckgewonnen werden kann. Gelscht wird nur der Eintrag in der Suchdatenbank. Das Dokument kann bei einer Suchabfrage anschlieend nicht mehr gefunden werden. Ein Zurckholen versehentlich gelschter Dokumente aus dem Papierkorb (wie unter Windows) ist nicht mglich, sondern muss vom Administrator durch eine Reorganisation des Mediums erfolgen. Hierdurch wird die Datenbank neu erstellt und das gelschte Dokument steht wieder zur Benutzung zur Verfgung. Lschen von Dokumenten in den Ablagekrben Das Lschen von noch nicht archivierten Dokumenten aus den Ablagekrben "Eingang", "Dokumente" oder "Offen" erfolgt ohne weitere Nachfrage des Systems. Entfernt wird bei geladenen

7.8

Wiederherstellen alter Dokumente

111

Dokumenten lediglich die Verknpfung zum Dateisystem, auf dem die Dokumente gespeichert wird. Gescannte Dokumente sind verloren. Ein Zurckholen versehentlich gelschter Dokumente ist nur durch ein erneutes Laden, Scannen etc. mglich. Lschen von einzelnen Seiten eines Dokumentes Beim Lschen eines Dokumententeiles (z.B. einer einzelnen Dokumentenseite) wird lediglich die Struktur des Dokumentes verndert. Es wird eine Revision des Dokumentes erzeugt, die gelschte Seite kann durch die Revisionsverwaltung zurckgewonnen werden.

7.8

Wiederherstellen alter Dokumente


[Schaltflche zum ffnen der Revisionsverwaltung]

[Dokumente][Revisionen...]

Wenn Sie ein Dokument verndert haben, werden die vernderten Teile als Revision im elektronischen Archiv abgespeichert und ab diesem Zeitpunkt mit einer speziellen Schaltflche in der Ergebnisliste angezeigt. Wenn Sie auf diese Schaltflche doppelklicken, ffnet sich das Dialogfenster "Revision bearbeiten" mit der Revisionsverwaltung des gewhlten Dokumentes. Alternativ knnen Sie im SAPERION Viewer den Menbefehl [Dokumente] [Revisionen...] ausfhren.

Abb. 710: Dialogfenster "Revisionen bearbeiten"


In diesem Fenster werden alle bisherigen Dokumentenrevisionen mit Datum, Uhrzeit, Benutzerkrzel, Kommentar und Versionsnummer aufgelistet. Sie knnen sich von jeder Revision das Dokument ber [Anzeigen] oder die Indexierungsdaten ber [Index] anzeigen lassen.

Wenn Sie ber [Anzeigen] das Dokument in den SAPERION-Viewer laden, bleibt das Dialogfenster "Revisionen bearbeiten" weiter im Vordergrund. Um Aktionen (z.B. Zoomen, Blttern) im SAPERION-Viewer durchfhren zu knnen, muss erst das Dialogfenster ber [Schlieen] geschlossen werden.

112

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

ber [Restaurieren] kann der Systemadministration eine alte Revision erneut zur aktuellen Revision machen. Hierbei wird eine weitere Revision erzeugt. Revisionen mit "Schwarzen Balken" sowie die Revisionsstnde davor drfen nur von berechtigten Personen (Administrator) angezeigt oder restauriert werden.

Bei einer Suchabfrage werden immer nur die Indexierungsdaten der aktuellen Revision bercksichtigt.

7.9

Zusammenstellen von Mappen

Mappen - berblick Mappen sind Zusammenstellungen von beliebigen Dokumenten in einer Liste. In Mappen knnen beispielsweise alle Dokumente fr einen zu bearbeitenden Vorgang oder alle Dokumente eines Projektes zusammengehalten werden. Eine Mappe entspricht in ihrem Aussehen und Funktionsumfang weitestgehend den Ergebnislisten im Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" oder in der Abfragemaske. Sie ermglichen ebenso das Anzeigen, Drucken, Lschen, etc. von archivierten Dokumenten .

7.9

Zusammenstellen von Mappen

113

Abb. 711: Dialogfenster "Mappe"


Mappen knnen als SDL-Dateien gespeichert und gemeinsam in den Arbeitsteams benutzt werden. Bei Bedarf knnen sie als Email verschickt oder archiviert werden. Durch ein einfaches Laden einer Mappe stehen die Dokumente dann wieder schnell zur Verfgung, ohne dass nach diesen u.U. mhsam ber mehrere Abfragen an das elektronische Archiv gesucht werden muss. Mappen knnen neu angelegt oder auf der Basis einer vorangegangenen Abfrage erstellt werden. Anschlieend knnen Dokumente beliebig aus der Mappe entfernt oder ber Drag&Drop aus anderen Mappen oder Ergebnislisten hinzugefgt werden. Mappen knnen wiederum archivierte Mappen enthalten, dadurch knnen auch sehr umfangreiche Arbeitsmappen (z.B. von groen Projekten) strukturiert werden. Jedes archivierte Dokument kann selbstverstndlich in mehreren Mappen gleichzeitig vorhanden sein. In Mappen werden die Referenzen auf die archivierten Dokumente und die dazugehrigen Indexdaten abgespeichert. Zudem enthalten sie die Suchkriterien, die bei der Erstellung der Mappe aktiv waren. Durch ein Aktualisieren kann die Mappe wieder in ihren Ausgangszustand zurckgesetzt werden, allerdings nach erneuter Abfrage an das elektronische Archiv. Mappen knnen also auch fr das Speichern von Abfragen verwendet werden. Erstellen einer neuen Mappe
[Archiv][Mappe][Neu]

[Archiv][Mappe][Speichern...]

<F2>

114

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

Um eine neue Mappe erstellen zu knnen, muss vorher in der Abfragemaske eine Abfrage ausgefhrt werden. Anschlieend knnen Sie ber [Archiv][Mappe][Speichern] oder ber die <F2>-Taste alle Dokumente der aktuell angezeigten Ergebnisliste als Mappe in einer SDL-Datei speichern. Wenn Sie in der neuen Mappe jedoch nur einen Teil der Dokumente bentigen, empfiehlt es sich eher, eine Mappe ber [Archiv][Mappe][Neu] von Grund auf neu aufzubauen. Laden, Lschen und Speichern von Mappen
[Archiv][Mappe][Laden...]

[Archiv][Mappe][Speichern...]

<F2>

[Archiv][Mappe][Speichern Als...]

[Archiv][Mappe][Lschen...]

Auf der Festplatte als SDL-Datei gespeicherte Mappen knnen jederzeit ber [Archiv][Mappe][Laden] geffnet werden. Nach einer Bearbeitung knnen Sie ber [Archiv][Mappe][Speichern] unter ihrem aktuellen Namen oder ber [Archiv][Mappe][Speichern Als...] unter einem anderen Namen gespeichert werden. Eine SDL-Datei kann ber [Archiv][Mappe][Lschen] wieder von der Festplatte gelscht werden. Neben der Speicherung als SDL-Datei knnen Mappen auch unter anderen Dateitypen gespeichert werden:

+ + +

als HTML-Datei fr die Benutzung mit einem Browser. als CSF-Datei. Die Datei enthlt die Indexierungsdaten und die Referenzen aller Dokumente in der Mappe. als Szenario. Hierbei werden alle Dokumente in der Mappe als SDL-Dateien gespeichert. Zudem wird eine CSS-Datei, welche Indexierungsdaten und die Namen der dazugehrigen SDL-Dateien enthlt, erzeugt. als XML-Datei fr die Benutzung mit einem Browser

Diese erweiterten Speichermglichkeiten dienen insbesondere dem Systemadministrator fr den Im- und Export von archivierten Dokumenten.

7.9

Zusammenstellen von Mappen

115

Neben der Mglichkeit des Szenario Exports, gibt es eine weitere Variante, um neben den Indexdaten auch die zugehrigen Dokumente zu exportieren. Dabei wird statt des Dateityps "Szenario" der Typ "Daten-Export" verwendet. Die Vorgehensweise ist ansonsten identisch. Der Vorteil dieses Dateityps besteht darin, dass die Dokumente im Originalformat abgespeichert werden. Die Indexdaten werden in einer CSF-Datei abgelegt. Damit knnen diese Daten auch von anderen Systemen gelesen werden Archivierte Mappen knnen einfach ber einen Doppelklick oder ber die Schaltflche [Bearbeiten] in der Ergebnisliste geffnet werden. berarbeitete Versionen dieser Mappe knnen als Revision gespeichert werden. ber die Revisionsverwaltung von SAPERION kann jederzeit wieder auf Dokumentenzusammensetzungen in lteren Mappen zugegriffen werden. Bearbeiten von Mappen
[Archiv][Mappe][Aktualisieren] <F5>

ber Drag&Drop knnen jederzeit Dokumente aus anderen Mappen oder aus der Ergebnisliste einer Abfrage in der aktuell bearbeiteten Mappe angehngt werden. Bei Benutzen der linken Maustaste werden die aktuell markierten Dokumente, bei der rechten Maustaste alle Dokumente kopiert. ber die Schaltflche [Lschen] knnen markierte Dokumente in der Arbeitsmappe gelscht werden. Im eigentlichen elektronischen Archiv sind sie selbstverstndlich weiterhin vorhanden. ber die <F5>-Taste bzw. ber den Menbefehl [Archiv][Mappe][Aktualisieren] kann die Abfrage mit den intern gespeicherte Suchkriterien erneut ausgefhrt werden.

Beachten Sie, dass bei Aktualisierung die bestehende Dokumentenliste in der Mappe berschrieben wird.

Das ndern der Spaltenreihenfolge, der Spaltenbreite sowie der Sortierung der Dokumente ist ebenfalls, wie bei der Ergebnisliste beschrieben, mglich. Drucken von Ergebnislisten und Mappen
[Archiv][Abfrage][Drucken]

[Archiv][Abfrage][Druck-Vorschau]

Das Drucken von Dokumentenlisten (aus Ergebnisliste, Dialogfenster "Abfrage-Ergebnis" oder beliebiger geladener Mappe) erfolgt ber [Archiv][Abfrage][Drucken]. Eine Druckvorschau ist

116

Arbeiten mit SAPERION Dokumenten

ber [Archiv][Abfrage][Druck-Vorschau] mglich. Allerdings muss Ihr Systemadministrator fr das Drucken und die Druckvorschau ein geeignetes Drucklayout (Report) erstellt haben. Archivieren von Mappen Mappen knnen wie gewhnliche Anwendungsdateien archiviert werden. Ein Laden der Mappe als Bilddatei (Typ SDL) ist nicht mglich.

7.10 Arbeiten mit verlinkten Dokumenten


SAPERION bietet die Mglichkeit, verlinkte Dokumente anzulegen. Dabei handelt es sich um Dokumente, die einen Link auf ein bereits archiviertes Dokument enthalten. Um ein verlinktes Dokument zu erstellen gibt es mehrere Mglichkeiten. Am einfachsten ist es, wenn Sie das Dokument, mit dem Sie verlinken wollen, aus einer Ergebnisliste mit der rechten Maustaste in den Dokumentenkorb (bzw. Eingangs- oder Offen-Korb) ziehen. Ihnen stehen dann die beiden Operationen "Kopieren" und "Verknpfung erstellen" zur Verfgung. Wenn Sie "Kopieren" whlen, wird eine Referenz auf die Seiten des gewhlten Dokumentes erzeugt und in den entsprechenden Korb abgelegt. Erst nach nderung einer Seite wird die Verbindung zum Originaldokument gelst und ein neues Dokument erzeugt. Bei "Verknpfung erstellen" wird ein verlinktes Dokument erzeugt. Im Gegensatz zum kopierten Dokument bleibt beim verlinkten Dokument auch nach der nderung einer Seite die Verbindung zum Originaldokument erhalten.

Wenn ber "Kopieren" erzeugte Dokumente indexiert werden sollen, muss den Dokumenten vorher eine neue Struktur zugewiesen werden (zum Beispiel durch "Trennen" und "Ordnen").

Verlinkte Dokumente knnen, wie jedes andere Dokument auch, indexiert und archiviert werden. Die Indexdaten des Originaldokumentes werden im Quicktip des verlinkten Dokumentes mitgespeichert. Wenn am Originaldokument nderungen vorgenommen werden, werden diese auch beim Aufruf des verlinkten Dokumentes angezeigt. Ein verlinktes Dokument bernimmt auch die Zugriffslisten des Originaldokumentes. Verlinkte Dokumente haben eigene Indexdaten. Es ist also mglich, ein Dokument unter verschiedenen Indexkriterien abzulegen. Verlinkte Dokumente knnen sowohl einzelne Dokumente als auch strukturierte Dokumente sein.

8.1

Adhoc Workflow

117

Verlinkte Dokumente werden immer an die zuletzt erstellte Struktur des Dokumentenkorbes angehngt.

Workflow

8.1

Adhoc Workflow

Viele Dokumente durchlaufen immer die gleichen Arnbeitsschritte und mssen hierbei immer von den gleichen Personen oder Abteilungen bearbeitet werden. Ein einfaches Beispiel hierfr wre das Bearbeiten eines Dokuments mit Prfung durch einen anderen Mitarbeiter und anschlieender Freigabe durch den Vorgesetzten. Der Adhoc Workflow bietet Ihnen die Mglichkeit, eine Laufliste zu erstellen und diese abarbeiten zu lassen. Hierfr stehen Ihnen vordefinierte Aktivitten zur Verfgung, mit deren Hilfe eine Abarbeitung und Weiterleitung der notwendigen Prozessschritten definiert werden knnen. Die erstellten Lauflisten knnen Sie fr eine sptere Wiederverwendung speichern. Hierbei hngt es von der Lizensierung ab, ob Sie die Laufliste nur fr sich selber oder auch fr andere Anwender speichern knnen. Untersttzt werden Sie bei der Erstellung eines Adhoc Workflows durch einen Assistenten, der Sie in wenigen Schritten durch die notwendigen Angaben fhrt.

Die Bedienung des Assistenten ist auch ausschlielich ber die Tastatur mglich.

Zu bearbeitende Geschftsflle erhalten Sie in der Workflow Inbox. Von hier aus knnen Sie die Saperion typischen Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten verwenden. Die Workflow Inbox wird Ihnen als weiterer Korb auf der Benutzeroberflche angezeigt.

118

Workflow

8.1.1

Erstellen eines Adhoc Workflows

Erstellen eines neuen Adhoc Workflows Erstellt wird ein Adhoc Workflow mit Hilfe des eingebauten Assistenten, der ber das Men der rechten Maustaste gestartet wird: Schritt 1: Auswahl des Dokuments Whlen Sie das Dokument aus, dass Sie mit Hilfe eines Adhoc Workflows bearbeiten wollen. Klicken Sie im Men der rechten Maustaste auf den Menpunkt "Adhoc Geschftsfall starten".

Abb. 81: Starten eines Adhoc-Workflows ber das Kontextmen


Schritt 2: Eingabe eines Betreffs Geben Sie in ein Betreff fr den Workflow ein. Standardmig wird eine Vorbelegung aus Dokumentennummer und Dokumentennamen angezeigt. Diese Vorbelegung kann vom Administrator gendert werden.

Abb. 82: Eingabe eines Betreffs

8.1

Adhoc Workflow

119

Durch Aktivierung der Checkbox "Laufzettel von Empfngern erweiterbar" erhlt der Empfnger die Mglichkeit, die Laufliste zu ndern. Die nderungen sind hierbei erst nach der aktuellen Position in der Laufliste mglich.

Der Status der Checkbox kann nicht im Template gespeichert werden. Bei jedem Start eines Adhoc Workflows muss die Checkbox gegebenenfalls neu aktiviert werden.

Schritt 3: Auswahl der Aktivitten Im nchsten Schritt werden Ihnen alle Aktivitten angezeigt, die Sie im Adhoc Workflow verwenden knnen. Zur Auswahl fhren Sie einen Doppelklick auf die gewnschte Aktivitt aus. Der Assistent kann auch vollstndig ber die Tastatur bedient werden. Nach dem Markieren kann die Aktivitt auch ber <Enter> ausgewhlt werden.

Abb. 83: Dialogfenster "Lauflisten-Definition"


Innerhalb des Adhoc Workflows stehen Ihnen folgende Aktivitten zur Verfgung:

Freigabe: Wenn der Bearbeiter die Freigabe ablehnt, geht der Geschftsfall beim Adhoc Workflow zurck an den vorherigen Bearbeiter Prfen: Werden bei der Aktivitt "Prfen" im Kontextmen die Punkte "Ablehnen" oder "Zur Korrektur ausgewhlt, geht der Geschftsfall beim Adhoc Workflow zurck an den vorherigen Bearbeiter der letzten Aktivitt

120

Workflow

i
+ + +

Wenn Sie als erste Aktivitt eine Prfung oder Freigabe eingetragen haben, erhalten Sie den Geschftsfall zurck, wenn die Prfung bzw. Freigabe negativ ausfllt.

Bearbeiten Zur Kenntnisnahme (asynchron) Zur Kenntnisnahme

Schritt 4: Auswahl des Empfngers Nach Auswahl der Aktivitt folgt im nchsten Schritt die Auswahl des Bearbeiters. Der Bearbeiter erhlt den Geschftsfall in seine Inbox und kann ihn von dort aus bearbeiten.

Abb. 84: Empfngerauswahl


Geben Sie den Empfnger entweder direkt ein oder ffnen Sie ber den Button <...> die Aufbauorganisation und whlen Sie den Empfnger dort aus.

Abb. 85: Auswahl der Bearbeiter


Folgende Empfnger knnen ausgewhlt werden:

8.1

Adhoc Workflow

121

+ + +

Einzelbenutzer Rollen- Gruppenmitglieder Gruppen, Rollen Wird als Empfnger eine Gruppe oder Rolle ausgewhlt, Landet der Geschftsfall im sogenannten Gruppenkorb. Von hier kann sich ein beliebiges Mitglied der Gruppe den Geschftsfall holen und bearbeiten

Schritt 5: Eingabe einer Beschreibung Als Beschreibung fr den Empfnger wird standardmig die Bezeichnung der Aktivitt angezeigt. Sie knnen auch eine eigene Beschreibung eingeben, um dem Empfnger so genauere Hinweise zur Bearbeitung zu geben. Schritt 6: Eingabe eines Termins Damit ein gestarteter Geschftsfall nicht liegen bleibt sondern abgearbeitet wird, knnen Sie fr jede Aktivitt einen Termin eingeben, bis zu dem die Bearbeitung erfolgen muss.

Abb. 86: Eingabe eines Termins


Erfolgt keine Bearbeitung bis zum angegebenen Termin, wird ein so genannter Eskalationsvorgang gestartet. Das Dokument wird in der Workflow Inbox des Empfngers auf ungelesen gesetzt oder er erhlt eine Benachrichtigung, dass der Geschftsfall bearbeitet werden soll. Welcher Eskalationsvorgang gestartet wird ist abhngig von der Voreinstellung des Administrators. Als Voreinstellung wird hier die aktuelle Systemzeit angezeigt. Wenn keine nderung vorgenommen wird, Wird kein Termin zur Bearbeitung gesetzt.

122

Workflow

Schritt 7: Eingabe weiterer Aufgaben Wenn Sie nach Eingabe der notwendigen Eingaben weiter gehen, erfolgt eine Abfrage, ob Sie weitere Aufgaben erstellen wollen.

Abb. 87: Eingabe eines Termins


Antworten Sie hier mit ja, durchlaufen Sie die Arbeitsschritte 3-6 erneut und knnen so weitere Aufgaben erstellen. Antworten Sie hier mit nein, wird Ihnen eine Zusammenfassung des erstellten Adhoc Workflows angezeigt. Schritt 8: Zusammenfassung des Adhoc Workflows Im nchsten Schritt knnen Sie Ihre Zusammenstellung nochmals berprfen. Hierfr wird Ihnen eine Zusammenfassung des Adhoc Workflows angezeigt.

Abb. 88: Anzeige der gesamten Zusammenstellung


nderungen knnen Sie an jeder der vorgenommenen Einstellung durch einen Doppelklick oder anklicken der zugehrigen Schaltflche vornehmen.

8.1

Adhoc Workflow

123

Auerdem haben Sie hier die Mglichkeit die Laufliste als Template (Vorlage) zu speichern oder bereits gespeicherte Templates zu laden und an Ihre Laufliste anzuhngen. Schritt 9: Als Template speichern Wenn Sie den erstellten Adhoc Workflow fters verwenden wollen, knnen Sie die Laufliste als so genanntes Template speichern und spter wieder aufrufen. Zum Speichern der Laufliste klicken Sie auf den Button <Templates>. Je nach verwendeter Lizenz haben Sie nun die Mglichkeit die Laufliste als persnliches oder als ffentliches Template zu speichern.

Abb. 89: Als persnliches oder ffentliches Template speichern

Als persnliches Template speichern Persnliche Templates knnen Ausschlielich vom Ersteller benutzt werden. Ein Speicherung als persnliches Template ist immer mglich. Als ffentliches Template speichern ffentliche Templates knnen auch von anderen Anwendern aufgerufen werden. Ein Abspeichern als ffentliches Template ist nur bei entsprechender Lizensierung mglich.

Schritt 10: Starten des erstellten Adhoc Workflows ber den Button <Start> wird der erstellte Adhoc Workflow gestartet. Erstellung mit Hilfe bestehender Templates Oftmals hneln sich Workflows sehr stark, so das sie immer die gleichen Arbeitsschritte ausfhren mssen. Durch das Anhngen eines bereits bestehen Adhoc Workflows kann dieser Mehraufwand vermieden werden. Tritt beispielsweise immer wieder ein Prfen- und Freigabevorgang der gleichen Personen

124

Workflow

in den Adhoc Workflows auf, knnen Sie einen entsprechendes Template erstellen und dieses an den jeweiligen Stellen verwenden: Schritt 1: Erstellen der Laufliste Erstellen Sie wie beschrieben die gewnschten Arbeitsschritte Schritt 2: Auswahl des Templates Um ein vorhandenes Template anzuhngen, klicken Sie auf den Button <Templates>. Whlen Sie dann aus ob ein persnliches oder ffentliches Template geladen werden soll.

Abb. 810: soll ein persnliches oder ffentliches Template angehangen werden
Whlen Sie das gewnschte Template aus den angezeigten Templates aus. Die entsprechenden Arbeitsschritte werden Ihnen anschlieend im Assistenten angezeigt und knnen gegebenenfalls noch bearbeitet werden.

8.1.2

Starten eines gespeicherten Adhoc Workflows

Bereits gespeicherte Adhoc Workflows knnen Sie wie folgt starten: Schritt 1: Auswahl des Dokuments Whlen Sie das Dokument aus, dass Sie mit Hilfe eines Adhoc Workflows bearbeiten wollen. Klicken Sie im Men der rechten Maustaste auf den Menpunkt "Persnliche Adhoc Templates" bzw. "ffentliche Adhoc Templates", je nach dem um was fr ein Template es sich handelt.

8.2

Workflow

125

Ob Ihnen ffentliche Adhoc Templates angezeigt werden, hngt von der Lizensierung des Systems ab.

Abb. 811: Anzeige der gespeicherten Templates


Schritt 2: Auswahl des Templates Aus den angezeigten Templates whlen Sie das gewnschte Template aus. Anschlieend werden Ihnen die einzelnen Prozessschritte nochmals angezeigt und knnen bearbeitet werden.

8.2

Workflow

Um auf den heutigen internationalen Mrkten wettbewerbsfhig zu bleiben, muss ein Unternehmen schnell, flexibel und qualitativ hochwertig auf Kundenwnsche reagieren knnen. Damit ein optimaler Einsatz aller vorhandenen Ressourcen erreicht werden kann, sind optimierte Geschftsprozesse von sehr groer Bedeutung. Hierbei ist es unerlsslich, Verwaltungsablufe aktiv zu steuern, an den mglichen Punkten zu automatisieren und so die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren. Hierbei stellt Ihnen der Workflow entsprechende Hilfsmittel zur Automatisierung Ihrer Geschftsvorgnge zur Verfgung stellt:

+ +

Abbildung strukturierter Prozesse Distributionsregeln fr die Verteilung an Benutzer/Gruppen anhand ihrer Rollen in der Aufbauorganisation

126

Workflow

+ + + + +

Eskalationsregeln, Wiedervorlagetermin Stellvertreterregelungen / Urlaubsvertretungen anhand der Aufbauorganisation SAPERION Formulare, e-Mail Benachrichtigungen Integration von Fremdapplikationen (Datenaustausch) Historisierung, Monitoring und Prozess-Controlling

Zu bearbeitende Geschftsflle erhlt der Anwender in seiner Schaltzentrale, der Workflow-Inbox, einer anpassbaren Abfragemaske. Hier wendet er die typischen Funktionen zur Bearbeitung der Geschftsflle an. Die Abfragemaske stellt sich in SAPERION durch einen weiteren Korb auf der Benutzeroberflche dar. Der Benutzer kann also mit seiner gewohnten Oberflche weiterarbeiten, ein Einarbeiten entfllt hierdurch nahezu. Teilweise stehen Ihnen die Workflow-Funktionalitten auch ber das HTML-Gateway zur Verfgung. Es gibt hierbei jedoch Einschrnkungen. Die offensichtlichste Erweiterung fr den Anwender ist die Markierung eines Dokuments, wenn ein Geschftsfall hierzu aktiv ist. Je nach Einstellung in der MMC (Option Men am Basisdokument) wird nur einentsprechendes Symbol in der ersten Spalte angezeigt oder am linken Rand alle Statussymbole wie in der Workflow-Inbox. Das heit, zu dem Dokument wurde ein Geschftsfall auf Basis einer bestimmten Prozess-Definition gestartet. Zustzlich liegt ein Arbeitsauftrag in einem Eingangskorb eines Benutzers oder einer Organisationseinheit / Gruppe. In welchem Eingangskorb der Auftrag liegt, kann der Anwender ber die Historie-Funktion im Kontextmen des Dokuments nachsehen.

8.2

Workflow

127

Abb. 812: Dokumente im Workflowprozess

8.2.1

Starten eines Geschftsfalls

Der Start eines Geschftsfalls erfolgt immer in Bezug auf ein SAPERION Dokument und mit einer Prozess-Definition. Dieses Dokument wird aus Sicht der Workflow-Instanz als Basisdokument des Geschftsfalls bezeichnet. Ein Geschftsfall kann automatisch z.B. durch ein Event mittels API oder manuell ber eine Maske (siehe "Anpassen der Abfragemaske") gestartet werden. Der Geschftsfall kann in einer Maske entweder durch eine Schaltflche per API oder ber die Kontextmen-Funktion Geschftsfall starten ausgelst werden. Manuelles Starten eines Geschftsfalls ber das Kontextmen Mit der rechten Maustaste kann der Anwender das Kontextmen zu dem betreffenden Dokument in der Ergebnisliste ffnen und mit der Auswahl der Funktion Geschftsfall starten erhlt er die Liste der startbaren Prozesse.

128

Workflow

Abb. 813: Kontextmen und Auswahlfenster Workflow-Prozess laden


Nach der Auswahl und der Besttigung durch Klick auf den Button OK wird fr das ausgewhlte Dokument der Geschftsfall auf Basis dieses Workflow-Prozesses angelegt. In Abhngigkeit von der Prozess-Definition wird der Geschftsfall entweder zu dem vorbestimmten Empfnger geschickt oder der Anwender wird nach dem nchsten Empfnger befragt.

Abb. 814: Auswahlfenster Organisationsstruktur


Der Anwender bestimmt hier einen Empfnger (Benutzer, Organisationseinheit, Rollenklasse oder instanz). Dies kann er entweder durch Navigieren durch die Organisations-Struktur und Doppelklick auf das entsprechende Objekt oder indem er in das obere Eingabefeld

8.2

Workflow

129

Benutzer/Gruppe den Login-Namen oder einen Teil des Langnamens mit einem " * " dahinter eingibt und anschlieend die Eingabetaste drckt. Ihm wird nun eine Liste der gefundenen Namen angezeigt. Mit Auswahl des betreffenden Namens wird dieser als Empfnger bernommen. Im Bereich Favoriten finden sie eine Liste der letzten ausgewhlten Bearbeiter. Die Liste ist auf maximal 20 Eintrge beschrnkt. Manuelles Starten eines Geschftsfalls ber zustzliche Button Der Aufruf der Kontext-Men-Funktion Geschftsfall starten kann auch ber eine Makro-Schaltflche in der Abfragemaske realisiert werden. Ein Beispielmakro wird in der erwhnten Workflow-Diskette mitgeliefert: Docflow_example!Start. Das Makro nutzt einen Aufruf der API

8.2.2

Erweiterungen im Kontextmen

Sobald sich ein Dokument in einem Geschftsfall befindet, wird das Kontextmen dieses Dokuments in einer Ergebnisliste um die folgenden Funktionen erweitert: Dokument-Funktionen Da der Geschftsfall im technischen Sinne ebenfalls ein SAPERION Dokument ist, knnen die Indexdaten des Geschftsfalls per Maske bearbeitet werden. In Abhngigkeit der Konfiguration der aktuellen Aktivitt wird dazu die Funktion Geschftsfall-Index bearbeiten angeboten. Die Funktion Index fr die Bearbeitung der Indexdaten des Basisdokuments wird ggf. ausgegraut, wenn in der Prozess-Definition keine Maske hinterlegt wurde oder die Funktion fr die aktuelle Aktivitt explizit unterdrckt werden soll. Geschftsfall-Funktionen (optional) Diese Funktionen entsprechen den Funktionen des Kontext-Mens in der Inbox und werden im Szenario des Basisdokuments nur dann zur Verfgung gestellt, wenn in der MMC die Option Men am Basisdok. aktiviert ist und nur ein Geschftsfall zum Basisdokument aktiv ist. Die Funktionen sind die der Weiterleitungen (siehe Inbox), ggf. bernehmen und Zurcklegen sowie nach Konfiguration der aktuellen Aktivitt die Funktionen

+ + +

Nicht verantwortlich Delegieren Wiedervorlage oder Wiedervorlage lschen

130

Workflow

Auskunftsfunktionen Diese Funktionen stehen immer zur Verfgung, wenn ein Geschftsfall aktiv ist oder war.

+ + + +

Geschftsflle (mindestens ein Geschftsfall ist aktiv) Prozess-Diagramm Bemerkungen Historie

Besitzer-Funktionen Diese Funktionen stehen nur dem Besitzer des Geschftsfalls zur Verfgung:

+ + + + + +

Anhalten Delegieren (im Status angehalten) Besitzer wechseln (im Status angehalten) Beenden (im Status angehalten) Lschen (im Status angehalten) Fortsetzen (im Status angehalten)

Administrator-Funktionen Diese Funktionen erhlt nur ein Benutzer, der sich als Administrator angemeldet hat:

+ +

Basisdokument reparieren Testmodus

Geschftsflle Die Funktion "Geschftsflle zeigt alle aktiven Geschftsflle zum Basisdokument an. ber das Kontextmen hat der Benutzer wieder Zugang zu den Auskunftsfunktionen.

8.3

Das Arbeiten mit der Workflow-Inbox

131

Abb. 815: Anzeige der Workflow-Geschftsflle


Historie Die Funktion Historie zeigt die Details der Bearbeitung des Dokuments. Dabei werden die durchgefhrten Workflow Aktionen chronologisch aufgelistet.

Abb. 816: Anzeige der Workflow-Historie

8.3

Das Arbeiten mit der Workflow-Inbox

Die Workflow-Inbox ist die Schaltzentrale des Anwenders fr die zur Bearbeitung anliegenden Geschftsflle. Dem Anwender knnen unterschiedliche Workflow-Eingangskrbe im Outliner-Fenster zur Verfgung gestellt werden, in die entsprechende Geschftsflle je nach Bearbeitungsstand eingestellt werden. Die Oberflche der Inbox kann vllig individuell gestaltet werden, da die Standardtechniken des Maskendesigns hierfr genutzt werden (siehe 7.4). Im folgenden soll die mitgelieferte Beispielmaske fr den normalen Anwender besprochen werden.

132

Workflow

Folgende Ordner sind fr die einzelnen Benutzer sichtbar:

+ + + + + +

der persnliche Eingangsordner Ordner aller Gruppen oder Organisationseinheiten, in denen der Benutzer Mitglied ist ggf. Ordner aller Rolleninstanzen, in denen er Mitglied ist ggf. Ordner der aktuell vertretenden Benutzer ggf. alle zuletzt bearbeiteten Geschftsflle ggf. alle Geschftsflle, fr die der Benutzer als Besitzer verantwortlich ist

Abb. 817: Mitgelieferter Workflow-Eingang eines Bearbeiters


Die Bearbeitung der Geschftsflle erfolgt grundstzlich im persnlichen Korb der Anwenders. Da der Anwender Geschftsflle auch in Krbe von Organisationseinheiten und Gruppen, in denen er Mitglied ist, erhlt, muss er diese zunchst von dort bernehmen und anschlieend bearbeiten. Zur Bearbeitung der Geschftsflle stehen ihm Funktionen im Kontextmen zu jedem Geschftsfall in der Ergebnisliste zur Verfgung. Diese werden nach einigen allgemeinen Funktionen im Folgenden besprochen.

8.3

Das Arbeiten mit der Workflow-Inbox

133

8.3.1

Einrichtung persnlicher Krbe

Im persnlichen Eingangskorb hat der Bearbeiter die Mglichkeit, eigene Unterordner, beispielsweise zur Sortierung nach Vorgangstypen, zu definieren. Im Kontextmen der rechten Maustaste des persnlichen Eingangskorbs finden Sie den Eintrag [Neu] mit dem der Unterordner erstellt und benannt werden kann. Per Drag&Drop kann der Bearbeiter dann die Geschftsflle auf die erstellten Unterordner verteilen. Mit [Lschen] kann der Korb auch wieder entfernt werden.

Vor dem Lschen eines zustzlichen, persnlichen Korbes sollten die dort liegenden Geschftsflle in einen anderen Korb verschoben werden. Mit dem Lschen des Korbes werden zwar nicht die Geschftsflle mit gelscht, da diese aber weiterhin noch die Kennzeichnung des Korbes tragen, knnen Sie in keinem anderen Korb angezeigt werden.

Hat der Benutzer in seiner Inbox einen der Ordner in dem persnlichen Korb markiert, kann er mit F5 ein neues Laden der Ergebnisliste erreichen

8.3.2

In der Inbox verwendete Symbole und Farbmarkierungen

Innerhalb der Ergebnisliste der Workflow-Inbox werden verschiedene Symbole und Farbmarkierungen verwendet, die jeweils einen bestimmten Zustand des Geschftsfalls widerspiegeln:

134

Workflow

Icon

Position linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Beschreibung Standard-Workflow-Symbol: zeigt nach einer Weiterleitung an, dass der Geschftsfall aktuell vom Server bearbeitet wird. In diesem Zustand ist der Geschftsfall grau-gesteuert und es steht kein Kontext-Men zur Verfgung. Nach einem Refresh der Ergebnisliste ist der Geschftsfall entweder weg (beim nchsten Empfnger) oder wird fr den Bearbeiter wieder aktiv, d.h. wieder schwarz und mit dem Symbol forward.png markiert. In der Ergebnisliste des Basisdokuments wird das Symbol in der ersten Spalte angezeigt, wenn mindestens ein Geschftsfall zum betreffenden Dokument aktiv ist.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall befindet sich direkt hinter der Startaktivitt.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall wurde weitergeleitet. Der Geschftsfall wurde ber OK aus einer Aktivitt vom Typ Freigabe oder Prfen weitergeleitet.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall wurde ber Ablehnen aus einer Aktivitt vom Typ Prfen oder Freigabe weitergeleitet.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall wurde ber Zur Korrektur aus einer Aktivitt vom Typ Prfen weitergeleitet.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall wurde vom Bearbeiter aus einem Gruppen-Eingangskorb bernommen.

8.3

Das Arbeiten mit der Workflow-Inbox

135

Icon

Position linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Beschreibung Der Geschftsfall wurde vom Bearbeiter in den Gruppen-Eingangskorb, aus dem er ihn zuvor bernommen hat, zurckgelegt.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Die betreffende Aktivitt ist eine Benachrichtigung / zur Kenntnisnahme.

linker Rand der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall wurde angehalten und liegt nun beim Besitzer, der das weitere Vorgehen entscheiden muss. Dies ist der Fall, wenn der Besitzer selbst angehalten hat oder der Empfnger sich als nicht zustndig erklrt hat.

ersten Spalte der Inbox-Ergebnisliste

Es gibt eine Bemerkung zum Geschftsfall.

ersten Spalte der Inbox-Ergebnisliste

Geschftsfall liegt oder lag in der Wiedervorlage

ersten Spalte der Inbox-Ergebnisliste

Der Geschftsfall wurde eskaliert. Gleichzeitig ist die Zeile blau markiert.

ersten Spalte der Inbox-Ergebnisliste

Zeigt an, dass der Empfnger nicht anwesend ist. Gleichzeitig wird der Geschftsfall orange markiert.

ersten Spalte der Inbox-Ergebnisliste

Zeigt an, dass der Geschftsfall in der Rolle des Vertreters empfangen wurde. Gleichzeitig ist der Geschftsfall grn markiert.

ersten Spalte der Inbox-Ergebnisliste

Zeigt zusammen mit einer grau-Steuerung der Zeile sowie dem StandardWorkflow-Zeilensymbol an, dass der Geschftsfall vom Server in Bearbeitung ist

Tabelle 2: In der Inbox verwendete Symbole


Farbe Fett Beschreibung Neuer Geschftsfall, es wurden vom Empfnger noch keine Aktionen ausgefhrt.

136

Workflow

Farbe Schwarz (nicht fett) Grau

Beschreibung Der Empfnger hat schon Aktionen ausgefhrt. Der Geschftsfall wurde soeben weitergeleitet und es ist aktuell keine Aktion mehr mglich. Nach einer Aktualisierung der Ergebnisliste wird dieser Eintrag entfernt sein.

Grn

Der Geschftsfall wurde in der Rolle des Vertreters empfangen.

Orange

Der Empfnger ist abwesend (Sicht des Administrators und Besitzers)

Blau Rot

Der Geschftsfall wurde eskaliert Es ist ein Fehler aufgetreten

Tabelle 3: In der Inbox verwendete Farbmarkierungen

8.3.3

bernahme aus dem Korb einer Organisationseinheit oder Gruppe

In einem Gruppenkorb abgelegte Geschftsflle knnen von einem beliebigen Anwender dieser Gruppe bearbeitet werden. Hierfr muss der Anwender den Geschftsfall markieren und dann im Men der rechten Maustaste den Menpunkt [bernehmen] ausfhren.

Abb. 818: bernehmen eines Geschftsfalls aus einem Gruppenkorb


Hierdurch wird der Geschftsfall in den persnlichen Workflow-Eingang des Anwenders verschoben und kann von dort aus bearbeitet werden. Alternativ kann der Anwender den Geschftsfall auch per Drag and Drop in seinen persnlichen Korb verschieben

8.4

Bearbeiten der Geschftsflle

137

Fr einen bernommenen Geschftsfall gilt:

+ +

Der Geschftsfall ist fr die anderen Mitglieder der Gruppe nicht mehr bearbeitbar. Der Geschftsfall kann mit Zurck legen wieder in den Gruppenkorb gelegt werde, so dass wieder alle Mitglieder Zugriff auf ihn haben

8.4

Bearbeiten der Geschftsflle

Abb. 819: Bearbeitungsmglichkeiten des Geschftsfalls


Innerhalb des Workflow-Eingangs wird Ihnen ber die Spalte Beschreibung der Ergebnisliste angezeigt, welche Aufgabe Sie bei dem jeweiligen Geschftsfall zu erledigen haben. Weiterhin stehen Ihnen, abhngig von der Art der Aktivitt, im Kontextmen der rechten Maustaste verschiedene Funktionen zur Verfgung. Die Menge der Funktionen hngt ab von der Rolle des Benutzers (Empfnger, Besitzer, Administrator) oder von den Eigenschaften der Aktivitt (Prozess-Definition). Die inhaltliche Bearbeitung erfolgt mittels Anzeige oder Bearbeiten des Basisdokuments, falls ein solches vorhanden ist, oder durch den Aufruf der Index-Maske des Basisdokuments (z.B. als Antragsformular). Erst nach Erledigung der notwendigen Arbeiten kann der Bearbeiter den Geschftsfall weiterleiten. Je nach Definition im Prozess stehen ihm zur Weiterleitung unterschiedliche Eintrge im Kontextmen zur Verfgung, die im Folgenden weiter ausgefhrt werden:

Weiter:

138

Workflow

Wird diese Funktion angeboten, kommt sie zwar nur einmal vor, es knnen im Prozess jedoch mehr als eine alternative Aktivitt folgen. In diesem Fall bestimmt der Server automatisch, welches die Folgeaktivitt wird (siehe Verbindungseigenschaft Verbindungsbedingung).

<Weiter (Kontext-Men)>: Hier wird der Text angegeben, der fr die Beschreibung der Verbindung in der ProzessDefinition eingetragen ist. Werden mehrere solche individuellen Texte angeboten, entscheidet der Bearbeiter durch seine Auswahl, welches die nchste zu bearbeitende Aktivitt wird. OK: Dies Funktion wird angeboten, wenn die aktuelle Aktivitt vom Typ Prfen oder Freigabe ist. Abgelehnt: Diese Funktion wird angeboten, wenn die aktuelle Aktivitt vom Typ Prfen oder Freigabe ist. Zur Korrektur: Diese Funktion wird angeboten, wenn die aktuelle Aktivitt vom Typ Prfen ist

+ +

Der jeweilige Begriff der verwendeten Weiterleitung wird anschlieend in der Spalte Status der Ergebnisliste angezeigt. Zustzlich ist der Geschftsfall entsprechend markiert (s.o.). Darber hinaus werden die Begriffe auch in der Historie und im Protokoll eingetragen. Bevor der Anwender weiterleitet, kann er nach Bedarf noch nderungen der Geschftsfall-Indexdaten mit der Funktion Geschftsfall-Index vornehmen oder mit der Funktion Bemerkung eine Bemerkung fr die nchsten Bearbeiter hinterlegen.

8.4.1

Weiterleiten und nchsten Empfnger bestimmen

Bei einem vordefinierten Empfnger erfolgt das Weiterleiten automatisch. Andernfalls ffnet sich fr den weiterleitenden Bearbeiter ein Dialogfenster zur Auswahl des nchsten Empfngers bzw. der nchsten Empfnger im Falle einer Aktivitt mit der Option mehrere Empfnger.

8.4

Bearbeiten der Geschftsflle

139

Abb. 820: Das Dialogfenster "Organisations-Struktur"


Organisation Im Bereich Organisation wird Ihnen eine Organisationsstruktur angezeigt, aus der Sie den Empfnger auswhlen knnen und durch Doppelklicken oder per Drag&Drop in den Bereich "Ausgewhlt" kopieren knnen. Benutzer mit Kreuz sind abwesend gemeldet. Die Weiterleitung zu einem abwesenden Benutzer kann noch abgebrochen werden. Wurde der Geschftsfall versandt, ist dies nicht ehr mglich. Ausgewhlt Im Bereich "Ausgewhlt" werden Ihnen die ausgewhlten Empfnger angezeigt. Durch Doppelklicken oder ber das Kontextmen der rechten Maustaste kann ein ausgewhlter Empfnger gelscht werden. Namen suchen Im unteren Bereich knnen Sie auch den Namen eines Benutzers eingeben und nach diesem suchen lassen. Der Benutzer wird Ihnen dann in der Organisationsstruktur angezeigt und kann von Ihnen als Empfnger ausgewhlt werden. Auch die Auswahl abwesender Benutzer ist an dieser Stelle mglich. Sie erhalten in diesem Fall eine entsprechende Meldung, dass der Benutzer nicht anwesend ist. Es gilt hierbei, das fr die Suche nach einem bestimmten Namen bei dem die ersten zwei Buchstaben bekannt sind, immer ein " * " verwendet werden muss. Ansonsten wird nach einem so beginnenden krzel gesucht.

140

Workflow

Soll also beispielsweise der Name Pfennig gefunden werden, muss man "PF*" eingeben. Lsst man den * weg, wird stattdessen nach einem Krzel mit den Anfangsbuchstaben PF gesucht.

8.4.2

Zurcklegen

ber den Eintrag "Zurcklegen" des Kontextmens knnen aus dem Gruppenkorb bernommene Geschftsflle wieder zurckgelegt werden.

8.4.3

Delegieren

Mit dieser Funktion kann der Benutzer den Geschftsfall an einen anderen Empfnger delegieren. Auch hier ffnet sich das Dialogfenster zur Auswahl des Empfngers.

8.4.4

Nicht zustndig

Falls sie einen Geschftsfall erhalten, fr den Sie nicht zustndig sind, knnen Sie diesen hierber an den Besitzer oder den in der Aktivitt festgelegten Verantwortlichen zurcksenden. Dieser hat das weitere Vorgehen zu entscheiden. Er knnte den Fall selbst bearbeiten oder an einen anderen Bearbeiter delegieren.

8.4.5

Wiedervorlage

Whrend der Bearbeitung eines Geschftsfalls kann es vorkommen, dass eine wichtige Information noch fehlt und erst zu einem spteren Zeitpunkt erwartet wird. In diesem Fall kann der Benutzer den Geschftsfall auf Wiedervorlage legen, so dass er zu dem festgelegten Zeitpunkt zur weiteren Bearbeitung wieder in den persnlichen Eingangskorb eingestellt wird. Whren dieser Zeit befindet sich der Geschftsfall im Korb Wiedervorlage unterhalb des persnlichen Eingangskorbs. Von hier aus kann der Benutzer die Wiedervorlage ndern oder auch lschen. Den Zeitpunkt der Wiedervorlage legen Sie im Dialogfenster "Wiedervorlage" fest, das sich ber den gleichnamigen Menpunkt zum Geschftsfall ffnen lsst.

8.4

Bearbeiten der Geschftsflle

141

Abb. 821: Das Dialogfenster "Wiedervorlage"


Es stehen Ihnen hier die folgenden Mglichkeiten zur Verfgung:

+ + +

Ein absoluter Zeitpunkt Ein relativer Zeitpunkt nach Ablauf einer anzugebenden Zahl von Stunden, Tagen, Arbeitstagen, Wochen oder Monaten Ein relativer Zeitpunkt an einem speziellen Wochentag nach einer festzulegenden Zahl von Wochen

Die Wiedervorlage kann gleichzeitig an einen anderen Empfnger geschickt werden. Damit ist es mglich, den Fall gleich an seinen Vorgesetzten zu bergeben oder an sein Team, so dass eines der Mitglieder ab dem Wiedervorlagetermin den Geschftsfall weiter bearbeiten kann. Die Auswahl des Empfngers erfolgt ber die Schaltflche [An], der das schon bekannte Dialogfenster Organisationsstruktur ffnet. Voraussetzung fr die gleichzeitige Delegation ist die Freischaltung der Aktivitten-Eigenschaft Delegation fr die betreffende Prozessdefinition im ProcessDesigner. Voraussetzung fr die Wiedervorlage an eine Gruppe / Organisationseinheit ist das Setzen des Key GroupReminder=TRUE in der archief.ini innerhalb der Sektion [Docflow].

8.4.6

Prozess-Diagramm

Der Menpunkt Prozess-Diagramm gibt Ihnen die Mglichkeit nach zu verfolgen, an welcher Stelle des Prozesses Sie sich gerade befinden und welche Stationen bereits durchlaufen wurden.

142

Workflow

Abb. 822: Der Workflow-Flussgraph


Durch Anklicken der rechts angezeigten Aktionen knnen Sie das Durchwandern der einzelnen Aktivitten nachvollziehen, da Ihnen die jeweiligen Aktivitten grn unterlegt angezeigt werden. Mit einem Doppelklick auf eine Aktivitt werden dem Benutzer alle Geschftsflle angezeigt, die sich in dieser Aktivitt befinden und denen er als Besitzer zugeordnet ist. Befindet sich kein Geschftsfall in dem Zustand (z.B. Start- und Ende-Aktivitt), so ist die Liste leer.

8.4.7

Bemerkungen

ber den Befehl "Bemerkungen" des Kontextmens kann ein Bearbeiter vorhandene Bemerkungen einsehen, selbst Anmerkungen dazu hinterlegen oder eigene Bemerkungen eintragen.

8.4

Bearbeiten der Geschftsflle

143

Abb. 823: Das Dialogfenster "Bemerkungen"

8.4.8

Historie

Unter dem Menpunkt "Workflow-Historie" oder direkt ber das Dokument haben Sie die Mglichkeit, sich den bisherigen Verlauf des Geschftsfalls anzusehen.

Abb. 824: Das Dialogfenster "Historie"


Folgende und diverse weitere Informationen des Verlaufs knnen Sie erhalten:

+ + + +

Aktivitt: Welche Aktivitten wurden vom Geschftsfall durchlaufen Datum/Zeit: Wann wurde die jeweilige Aktion durchgefhrt Aktion: Welche Aktionen wurden beim Geschftsfall bisher ausgefhrt Empfnger: Wer war der aktuelle Empfnger des Geschftsfalls zum Zeitpunkt der Aktion.

144

Workflow

+ +

Akteur: Wer hat die Aktion ausgefhrt . Bemerkung: Weitere Systeminformation zur Aktion

Nach Abschluss eines Geschftsfalls bleibt die Historie weiterhin erhalten und mit dem Dokument verbunden. In der MMC kann im Bereich "Sicherheit" der Workflow-Optionen eingestellt werden, ob der Name des Bearbeiters und/oder die Uhrzeit protokolliert werden soll. Falls nicht, so sind die entsprechenden Eintrge leer.

8.5

Besitzer-Funktionen

Bei den weiteren Funktionen, die Sie ebenfalls im Men der rechten Maustaste finden knnen, handelt es sich um spezielle Funktionen fr den Besitzer des Geschftsfalls, einen Verantwortlichen oder einem Benutzer mit administrativen Rechten. Die Funktionen bis auf das Anhalten stehen auch zur Verfgung, wenn der vorgesehen Empfnger die Funktion Nicht zustndig aufgerufen hat.

8.5.1

Anhalten

Ein Geschftsfall kann vom Besitzer ber den Menpunkt "Anhalten" angehalten werden. Bei dem bisherigen Empfnger wird der Geschftsfall nun mit einem Stoppzeichen versehen angezeigt. Gleichzeitig kann der Empfnger den Geschftsfall nicht bearbeiten. Hierdurch soll dem Besitzer ein eventuell notwendiges Troubleshooting seines Geschftsfalls ermglicht werden.

8.5.2

Delegieren

Diese Funktion ist ggf. per Definition fr die Benutzer ausgeschaltet. Fr den Besitzer wird diese Funktion nach dem eigenen Anhalten oder nach Nicht zustndig durch den Empfnger angeboten.

8.5

Besitzer-Funktionen

145

8.5.3

Fortsetzen

Der Menpunkt "Fortsetzen", der Ihnen nur bei einem angehaltenen Geschftsfall angezeigt wird, setzt einen vorher angehaltenen Geschftsfall fort. Der vorherige Empfnger sieht nun wieder den Geschftsfall ohne Stoppzeichen in seinen Eingangskrben und kann ihn auch wieder bearbeiten.

8.5.4

Beenden

ber den Menpunkt "Beenden" kann der markierte Geschftsfall vom Besitzer zu einem beliebigen Zeitpunkt des Prozesses beendet werden. Das Beenden eines Geschftsfalls entspricht dem Durchlaufen einer Ende-Aktivitt. Es wird nur das Makro OnAction ausgefhrt, jedoch nicht das OnEntry. Befinden sich mehrere Ende-Aktivitten in der Aktivitt, ist die Verwendung der jeweiligen Ende-Aktivitt nicht determiniert. D.h. ggf. auszufhrende Makros, die fr eine dann nicht durchlaufene Ende-Aktivitt vorgesehen sind, werden dann nicht ausgefhrt.

8.5.5

Lschen

ber den Menpunkt "Lschen" kann der aktuelle Geschftsfall vom Besitzer zu einem beliebigen Zeitpunkt des Prozesses gelscht werden.

8.5.6

Besitzer wechseln

ber den Menpunkt Besitzer wechseln kann der aktuelle Besitzer dieses Geschftsfalls einen anderen Benutzer als Besitzer bestimmen. Als Besitzer bestimmen kann er nur eine Person.

Zusammenarbeit mit anderen Benutzern

SAPERION bietet verschiedene Mglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen den Benutzern. Dokumente knnen direkt im Client in den Korb eines anderen Benutzers verschoben oder per Email versandt werden.

146

Zusammenarbeit mit anderen Benutzern

9.1

Weiterleiten von Dokumenten

Als netzwerkfhiges Programm bietet Ihnen SAPERION die Mglichkeit, Dokumente oder Teile davon direkt an andere Benutzer weiterzuleiten. Hierzu knnen Sie auf Ihrer SAPERION Benutzeroberflche weitere Eingangs-, Dokumenten- und Offen-Krbe, die jeweils mit einem anderen Benutzer bzw. einer Gruppe von Benutzern gekoppelt sind, anlegen und zu archivierende Dokumente oder Dokumentteile in diesen mit Drag&Drop ablegen. SAPERION lscht die Dokumente aus Ihrem Korb, sobald der Zielbenutzer sie erhalten hat. Ihr Systemadministrator hat zudem die Mglichkeit, Ihnen das Weiterleiten von Dokumenten ber spezielle Schaltflchen in den Indexierungsmasken zu ermglichen. Wenn Ihr Systemadministrator Ihnen das Recht "Fremde Krbe" erteilt hat, knnen Sie sich den Inhalt der fremden Krbe anzeigen lassen und lesend auf die Dokumente zugreifen. Prinzipiell knnen Sie auch bereits archivierte Dokumente in einen eigenen oder fremden Ablagekorb ablegen, jedoch knnte es bei einem erneuten Archivierungsversuch zu Konflikten kommen. Sie sollten daher diese Funktion nur im Notfall und mit Bedacht benutzen und fr das Weiterleiten von archivierten Dokumenten die Email-Anbindung von SAPERION bevorzugen.

Die Email-Anbindung von SAPERION bietet Ihnen komfortable Mglichkeiten fr das Weiterleiten von archivierten Dokumenten.

9.2

E-Mail Versand

Als netzwerkfhiges Programm bietet Ihnen SAPERION die Mglichkeit, Dokumente oder Teile davon direkt an andere Benutzer weiterzuleiten. Neben der Mglichkeit, Dokumente in die Ablagekrbe ihrer Kollegen abzulegen, knnen Sie diese auch sehr komfortabel per Email versenden. Ein besonderer Vorteil hiervon ist, dass Sie zustzliche Bemerkungen anbringen oder weitere Dokumente anhngen knnen. Benutzen von Emails unter SAPERION Fr die Benutzung von Email setzt SAPERION auf dem in Ihrem Unternehmen benutzten Email-System auf und stellt Ihnen hierfr das Email-Piktogramm zur Verfgung.

9.2

E-Mail Versand

147

Versenden von EmailsDurch Drag&Drop eines Dokuments oder eines einzelnen Dokumententeiles auf das Email-Piktogramm knnen Sie archivierte Dokumente an andere Benutzer versenden. Das gewohnte Programmfenster des Email-Programms ffnet sich. Empfangen und bernehmen von EmailsWenn Emails fr Sie eingegangen sind, ndert sich das Aussehen des Piktogramms und zeigt einen Posteingang an. SAPERION kann zudem so konfiguriert werden, dass alle Emails oder z.B. auch nur eingegangene Faxe automatisch in den Eingangskorb von SAPERION bernommen und anschlieend archiviert werden knnen.

Nach Klicken mit der rechten Maustaste auf das Email-Piktogramm und Auswahl von [Filter] ffnet sich das Dialogfenster "Mail-Parameter". Hier knnen Sie fr das Versenden und die automatische bernahme Einstellungen vornehmen.

Abb. 91: Dialogfenster "Mail-Parameter"

9.2.1

Versenden von Emails

Sie knnen ein Dokument sowohl als Referenz als auch in expandierter Form als Datei versenden. Bei Versendung als Referenz erzeugt SAPERION aus den zu versendenden Dokumenten eine sehr kleine Datei (mit der Dateikennung SDL), die nur Verweise auf die entsprechenden Dokumente enthlt. Die Versendung geht sehr schnell, allerdings muss der Zielbenutzer Zugriff auf das entsprechende elektronische Archiv haben, um die Dokumente anzeigen zu knnen. Beim Versenden als Datei werden alle zu dem Dokument gehrenden Dateien als Kopie an die Email angehngt. Anwendungsdateien (z.B. Word-Dokumente) werden im Originalformat gespeichert, Bilddateien im eingestellten Bildformat. Dies hat den Vorteil, dass der Empfnger weder Zugriff auf das elektronische Archiv noch auf das Programm SAPERION selbst haben muss. Beim Versenden als Datei mssen Sie ein Verzeichnis angeben, in das die zu versendenden Dateien (temporr) gespeichert werden knnen. Dieses sollte gengend Speicherplatz fr die grten zu erwartenden Dateien haben und am besten allein fr SAPERION reserviert werden. Mit [Suchen] knnen Sie das Verzeichnis komfortabel auswhlen.

148

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

Die Einstellung von Bildformat und Kompression hngt von der Art der zu versendenden Daten ab (z.B. TIFF mit der Kompression G4 fr Schwarzweiseiten, JPEG fr farbige Bilder). Stellen Sie bei der Auswahl des Bildformats nur sicher, dass der Empfnger auch die bersandten Dateien lesen kann.

Fr die Versendung an Benutzer desselben elektronischen Archivs empfehlen wir die Versendung als Referenz.

9.2.2

bernehmen von Emails

Durch Aktivierung der Option "Nachrichten automatisch bernehmen" werden alle neuen Nachrichten, die den nachfolgenden Bedingungen gengen, automatisch nach SAPERION bernommen und gleichzeitig im Email-Eingang Ihres Email-Systems gelscht. Als Bedingung kann eingegeben werden, dass nur Nachrichten bernommen werden, die einen Text (z.B. Fax) in der Betreffszeile der Nachricht enthalten bzw. einen Text (z.B. Besttigung) nicht enthalten. Fr Details wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

In der Zeit steigender Mobilitt in der Geschftwelt ist es immer hufiger notwendig, Unterlagen und Dokumente jederzeit verfgbar zu haben. Hierfr stellt Ihnen SAPERION mit dem Offline Client eine Mglichkeit zur Verfgung, SAPERION Dokumente, beispielsweise auf ein Notebook zu bernehmen und dort auch gegebenenfalls zu bearbeiten.

10.1 Auswahl der Dokumente


Zur Auswahl der zu bernehmenden Dokumente mssen Sie eine entsprechende Abfrage ausfhren, die als Ergebnis die gewnschten Dokumente enthlt (siehe Benutzerhandbuch). Anschlieend muss das Abfrageergebnis ber den Menpunkt [Archiv][Mappe][Fr Synchronisierung speichern] unter einem aussagekrftigen Namen gespeichert werden. Beim

10.2

Die Synchronisierung

149

Speichern wird aus der geffneten Suchabfrage eine dynamische Mappe angelegt. Bei einer Synchronisation werden die hinterlegten Suchkriterien ausgewertet, so dass immer alle Dokumente, die die Suchkriterien erfllen, gefunden und synchronisiert werden.

Wenn pro Tabelle mehr als eine Mappe erzeugt werden soll, darf sich der Inhalt der Mappen nicht berschneiden, da sonst die Synchronisation scheitert. Fr die Synchronisierung wird der SysTimeStamp gecheckt. Wurden die Dokumente einer Mappe synchronisiert, ist ihr SysTimeStamp so aktuell, das keine weitere Mappe mehr fr diese Dokumente der Tabelle synchronisiert werden kann.

10.2 Die Synchronisierung


Die Synchronisierung wird ber den Menpunkt [Archiv][Mappe][Synchronisieren] aufgerufen. Hierber wird der Offline-Manager aufgerufen, in dem die Synchronisation ausgefhrt wird.

Abb. 101: Das Dialogfenster "Offline-Manager"


In dem Dialogfenster werden Ihnen alle fr den Offlinebetrieb vorbereiteten Mappen tabellarisch angezeigt. Suche Hier werden Ihnen alle zur Synchronisierung bereitgestellten Mappen angezeigt. Beschreibung Es kann Ihnen eine kurze Beschreibung der Mappe angezeigt werden. Falls keine Beschreibung angezeigt wird, knnen Sie mit Hilfe eines langsamen Doppelklicks eine eigene Beschreibung eingeben.

150

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

Tabelle Hier wird angezeigt von welcher Tabelle die Mappe erstellt wurde. Letzte Synchronisation Zeigt an, wann die letzte Synchronisation der einzelnen Mappen ausgefhrt wurde. Die Schaltflchen Weiterhin existieren in diesem Dialogfenster folgende Schaltflchen:

+ + +

Synchronisieren: ber diese Schaltflche wird die Synchronisation gestartet. Konflikte: Zeigt eventuell bei der Synchronisation aufgetretene Konflikte von Dokumenten an (Siehe "Konflikte"). Optionen: Hierber wird Ihnen ein Dialog angezeigt, in dem Sie entscheiden knnen, ob Ihnen Konflikte direkt nach der Synchronisation angezeigt werden sollen oder nicht.

Abb. 102: Einstellung zur Konfliktanzeige

10.2.1 Festlegen der Synchronisationsoptionen ber das Kontextmen der rechten Maustaste knnen bei einem markierten Synchronisationsprofil die Optionen der Synchronisation aufgerufen werden.

Abb. 103: Einstellung zur Konfliktanzeige


Es ffnet sich ein Dialogfenster mit den Mappenoptionen.

10.2

Die Synchronisierung

151

Abb. 104: Das Dialogfenster "Mappen-Optionen"


Der Bereich "Zeitplanung" Im Bereich Zeitplanung knnen Sie eine automatische Synchronisation der Mappe festlegen. Hierfr stehen Ihnen folgende Mglichkeiten zur Verfgung:

Deaktiviert Es findet keine automatische Synchronisation statt. Wenn die Mappe synchronisiert werden soll, muss der Vorgang manuell von Ihnen, durch Anklicken der entsprechenden Schaltflche, gestartet werden. Periodisch ausfhren Bei dieser Art des Startens erweitert sich die Maske um Eingabemglichkeiten zum Zeitintervall (z.B. alle 10 Minuten) und dem Zeitraum (z.B. zwischen 22 und 23 Uhr) zu der die Synchronisation ausgefhrt werden soll. Sofort starten Bei dieser Startart wird die Synchronisation sofort ausgefhrt Sptere Ausfhrung Bei dieser Startart kann eine Uhrzeit angegeben werden, zu der die Synchronisation ausgefhrt werden soll

+ +

Auerdem stehen Ihnen hier, je nach ausgewhlter Zeitplanung, die folgende Checkboxen zur Verfgung:

Immer synchronisieren nach Wechsel in den Online-Modus: Sobald der Offline Client in den Online-Modus geschaltet wird, findet eine Synchronisation statt. Zur Synchronisation online schalten:

152

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

Bei Auswahl von "Sofort starten" wird die zustzliche Checkbox "Zur Synchronisation online schalten" angezeigt. Wird diese aktiviert, geht ein offline geschalteter Client online und fhrt eine Synchronisation aus. Zuletzt synchronisiert Unter "Zuletzt synchronisiert" knnen Sie das Datum der letzten Synchronisation ndern oder lschen. Durch deaktivieren der Checkbox knnen Sie das Datum lschen. Auch die Auswahl eines anderen Synchronisationsdatums ist hier mglich. Der Bereich "Einstellungen fr Objekte" Im Bereich "Einstellungen fr Objekte" kann fr jedes Objekt genau der Synchronisationsmodus festgelegt werden.

Dieser Bereich der Maske ist nur sichtbar, wenn man ber administrative Rechte verfgt.

Nach einem langsamen Doppelklick, knnen Sie zwischen verschiedenen Modi auswhlen.

Abb. 105: Festlegen des Download-Modus


Folgende Modi knnen Sie auswhlen:

+ + + +

Keine Synchronisation: Das Objekt wird bei der Synchronisation nicht bercksichtigt. Nur Download: Das Objekt wird bei einer Synchronisation nur vom Hauptsystem auf den Offline Client geladen. Nur Upload: Das Objekt wird bei einer Synchronisation nur vom Offline Client auf das Hauptsystem geladen. Upload und Download: Das Objekt wird bei der Synchronisation vollstndig abgeglichen.

10.2

Die Synchronisierung

153

Fr Indextabellen kann weiterhin eingestellt werden, ob bei einem Download vorhandene Volltextdaten bertragen werden sollen oder nicht.

Abb. 106: Einstellung des Volltext Downloads

10.2.2 Ausfhren der Synchronisation ber die Schaltflche [Synchronisieren] wird die eigentliche Synchronisation gestartet. Hierbei werden nur archivierte Dokumente abgeglichen. Die Krbe "Eingang", "Dokument" und "Offen" werden nicht bercksichtigt.

Abb. 107: Synchronisation der Mappen


Nach Beendigung der Synchronisation kann der Offline-Arbeitsplatz dann in den Offlinebetrieb geschaltet werden (4.1).

154

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

Bei der ersten Synchronisation werden auch alle im Szenario verwendeten Nachschlagetabellen auf den Offline Client bertragen. Bei spteren Synchronisationen erfolgt nur noch ein Abgleich der nderungen.

Die Synchronisation sollte unmittelbar vor dem Offline schalten vorgenommen werden.

Abbrechen der Synchronisation Wird die Synchronisation ber die Schaltflche [Abbrechen] abgebrochen, wird vom System ein konsistenter Stand hergestellt. Hierdurch kann es einige Zeit dauern, bis der Synchronisationsdialog beendet wird. ber einen entsprechenden Eintrag im Fortschrittsfenster wird dem Anwender angezeigt, dass der Vorgang abgebrochen wird.

10.3 Der Offlinebetrieb

10.3.1 Schalten in den Offlinebetrieb ber den Menpunkt [Dokumente][Offlinebetrieb] kann der vorgesehene Arbeitsplatz in den Offlinebetrieb geschaltet werden. Nach einer nochmaligen Nachfrage, ob in den Offlinebetrieb geschaltet werden soll, wird auf dem Offline-Arbeitsplatz ein lokaler Core Server gestartet, der ein Weiterarbeiten im Offlinebetrieb ermglicht. Hierbei kann auch eingestellt werden, dass vorher automatisch eine Synchronisation ausgefhrt wird.

Abb. 108: Direkte Synchronisation beim Schalten in den Online-Modus

10.3

Der Offlinebetrieb

155

Der Offline-Arbeitsplatz wird mit dem zum Zeitpunkt der Trennung eingestellten Benutzerprofil vom Hauptsystem getrennt und kann nur mit diesem Profil betrieben werden. Eine erneute Anmeldung an das Hauptsystem ist whrend des Offline-Betriebs unter diesem Benutzerprofil nicht mglich.

Wenn whrend einer SAPERION Sitzung eine Synchronisation ausgefhrt wurde, man sich aber nicht offline schaltet, wird beim Beenden des Programms nachgefragt, ob in den Offline Modus umgeschaltet werden soll.

Abb. 109: Nachfrage ob in den Offline Modus geschaltet werden soll.


Wenn man sich im Offline-Modus befindet, kann der Offline Client vom Netzwerk getrennt und beendet werden. Beim nchsten Start von SAPERION auf diesem Arbeitsplatz wird der Client automatisch im Offlinebetrieb gestartet.

Der Offline Client muss im Offlinebetrieb vom Hauptsystem getrennt werden.

ber die MMC knnen ausgebuchte Offline-Lizenzen im Rahmen von Supportfllen im Zentralsystem zurckgesetzt werden

Abb. 1010: Zurcksetzen einer Offline-Lizenz

156

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

10.3.2 Arbeiten im Offlinebetrieb Im Offlinebetrieb knnen die synchronisierten Dokumente im bekannten Umfang bearbeitet werden. Ausnahme sind hierbei:

+ + +

WorkflowDer Workflow steht Ihnen im Offline-Modus nicht zur Verfgung Offline-ManagerDer Offline-Manager ist im Offline-Mode gesperrt RenderingDie Rendering Option steht Ihnen im Offline Modus nicht zur Verfgung.

Ansonsten stehen Ihnen die vom normalen Betrieb her bekannten Mglichkeiten (siehe Benutzerhandbuch), abhngig vom eingestellten Benutzerprofil, zur Verfgung.

10.4 Beenden des Offlinebetriebs


10.4.1 in den Onlinebetrieb schalten Um am Offline Client den Offlinebetrieb wieder zu beenden, mssen sie zunchst den Rechner wieder mit dem Netzwerk verbinden. Anschlieend knnen Sie ber den Menpunkt [Dokumente][Offlinebetrieb] den Offlinebetrieb beenden. Hierbei ist eine neue Anmeldung an das Hauptsystem notwendig. Auerdem knnen Sie bestimmen, ob direkt im Anschluss eine Synchronisierung vorgenommen werden soll.

Abb. 1011: Direkte Synchronisation beim Verlassen des Offline-Modus

Es wird dringend empfohlen, beim Schalten in den Onlinebetrieb eine Synchronisation auszufhren.

10.4

Beenden des Offlinebetriebs

157

10.4.2 Mappen abgleichen Um im Offlinebetrieb vorgenommene nderungen an den Dokumenten bzw. um neu angelegte Dokumente in das Hauptsystem zu bernehmen, ist eine erneute Synchronisation erforderlich. ber den Menpunkt [Archiv][Mappe][Synchronisieren] ffnen Sie am Offline Client auch hierfr wieder den "Offline-Manager", whlen die gewnschte Mappe aus und starten den Synchronisationsvorgang ber die Schaltflche [Synchronisieren]. Hierdurch werden nderungen an Dokumenten bzw. neue Dokumente in das Hauptsystem bernommen.

10.4.3 Konflikte Wurden Dokumente seit der letzten Synchronisation sowohl am Hauptsystem als auch lokal auf dem Offline Client gendert, entsteht ein so genannter Konflikt, die Ihnen am Ende der Synchronisation angezeigt werden.

Abb. 1012: Die Anzahl der vorhandenen Konflikte wird angezeigt


Das Offline erstellte Dokument wird hierbei auf das Hauptsystem bernommen und an das Dokument im System angehangen und als Konflikt gekennzeichnet.

158

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

Als Markierung wird einerseits ein Flag in den XXFLAGS gesetzt, andererseits das Systemfeld SysOfflineState auf 1 gesetzt. Um dem Anwender die Mglichkeit zu geben, die Konflikte aufzulsen, ,erhlt er im Anschluss an die Synchronisation ein Fenster zur Konfliktbearbeitung angezeigt.

Abb. 1013: Das Dialogfenster Konfliktbearbeitung"


In der Konfliktbearbeitung werden Ihnen verschiedene Informationen zum Konflikt angezeigt:

+ + + + + +

Betreff: Name des betroffenen Dokuments Aktuelle Revision: Es wird das Datum und die Uhrzeit der aktuellen im Hauptsystem vorhandenen Revision des Dokuments angezeigt Bearbeiter: Es wird Ihnen angezeigt, wer die Revision als letzter bearbeitet und Aktion: Hier knnen Sie festlegen wie der Konflikt aufgelst werden soll Konflikt : Es wird das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu der auf dem Offline Client die zum Konflikt fhrende Revision des Dokuments erzeugt wurde Bearbeiter: Es wird angezeigt, wer die konfliktbehaftete Revision des Dokuments auf dem Offline Client erzeugt hat

Auflsen der Konflikte Unter "Aktion" knnen Sie festlegen, wie der bestehende Konflikt aufgelst werden soll.

10.4

Beenden des Offlinebetriebs

159

Abb. 1014: Mglichkeiten der Konfliktlsung


Hierfr stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfgung

+ + + +

Spter auflsen: Der Konflikt wird spter aufgelst Aktuelle Version behalten: Die aktuelle Revision wird beibehalten, der Konfliktstatus wird gelscht Als aktuelle Version verwenden: Die gewhlte Revision wird zur aktuellen Revision, der Konfliktstatus wird gelscht Eintrag lschen: Hierdurch wird nur der Eintrag aus der Konfliktliste gelscht, aber nicht der Status in der Indexdatenbank. Gedacht ist diese Aktion fr Fall, dass bei der Bearbeitung eines Konfliktes ein Fehler auftritt. Die Aktion ist nur im Expertenmodus verfgbar.

Standardmig wird die Richtung anhand des Zeitstempels gesetzt. Wenn der Konflikt, also das Offline genderte Dokument neuer ist, wird die Aktion "Als aktuelle Version verwenden" automatisch eingestellt. Ein Konflikt kann von einem Anwender nur aufgelst werden, wenn er mindestens Schreibrechte auf der aktuellen Revision besitzt. Ist dies nicht der Fall, wird dem Anwender der Konflikt zwar angezeigt, kann von ihm aber nicht aufgelst werden.

160

10

Offline arbeiten mit SAPERION (Offline-Client)

Abb. 1015: Konfliktanzeige ohne Schreibrechte


Besitzt der Anwender auf der aktuellen Revision nicht einmal Leserechte, wird ihm, aus Sicherheitsgrnden, nur ein leerer Betreff angezeigt. Um einen Konflikt lsen zu knnen, kann es hilfreich sein, beide Dokumente miteinander vergleichen zu knnen. Durch klicken auf die Schaltflche [Vergleichen] knnen Sie sich die Dokumente in zwei Viewern nebeneinander ohne Strukturfenster anzeigen lassen.

10.4

Beenden des Offlinebetriebs

161

Abb. 1016: Konfliktanzeige im Viewer


ber die Schaltflche [Konflikte auflsen] werden alle Konflikte gelst. Soll keine Aktion zum Auflsen eines Konfliktes ausgefhrt werden, muss dies explizit ausgewhlt werden. Nach dem Auflsen des Konflikts wird dieser mit einem entsprechenden Symbol versehen in der Konfliktanzeige angezeigt.

Abb. 1017: Konfliktanzeige im Viewer

162

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Ein ndern der Aktion ist dann nicht mehr mglich. Durch die Schaltflche [Aktualisieren] wird die Ansicht der Konfliktbearbeitung aktualisiert und die gelsten Konflikte aus der Liste entfernt. Sollten beim Auflsen der Konflikte Fehler aufgetreten sein, wird in der Spalte "Aktion" ein entsprechendes Symbol angezeigt und in der Betreffspalte eine Fehlermeldung ausgegeben. Innerhalb der Ergebnisliste werden vorhandene Konflikte durch ein spezielles Symbol dargestellt. Im Kontextmen der rechten Maustaste knnen die Konflikte gelst werden.

Abb. 1018: Konfliktanzeige im Viewer

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Mit dem SAPERION Web Gateway Server wird dem Benutzer die Mglichkeit gegeben, ber das Internet nach Dokumenten im elektronischen Archiv zu recherchieren oder Dokumente zu archivieren. Von Heimarbeitspltzen aus ist es mglich, jederzeit ber gewhnliche Webbrowser auf das Archiv zuzugreifen. Genauso knnen ausgewhlte Teile des Archivs der ffentlichkeit frei zugnglich gemacht werden. An den Clients mssen keine Konfigurationen durchgefhrt werden. Durch die Verbindung ber das Internet muss kein komplexes WAN (Wide Area Network) gepflegt werden. Die Web Clients sind im Vergleich zum normalen SAPERION Client in ihrem Funktionsumfang eingeschrnkt. Mit den zur Verfgung stehenden Grundfunktionen bieten sie jedoch prinzipiell die wichtigsten Mglichkeiten zur Recherche und Archivierung von Dokumenten:

10.4

Beenden des Offlinebetriebs

163

Die Anzeige von Bilddateien erfolgt integriert als TIFF-Datei in dem Programm, da standardmig mit TIFF verknpft ist (unter Windows XP ist dies in der Voreinstellung die Windows Bild- und Faxanzeige) und nicht im SAPERION Viewer. Annotationen (Notizen, Pfeile , Black Marker, etc.) werden zwar angezeigt, jedoch ist das Erzeugen und Bearbeiten dieser Objekte bisher nicht mglich Das Anzeigen verschlsselter Dokumente ist nicht mglich (Option Security) Das Lschen von Dokumenten ist im konventionellen Modus nicht mglich Bei der Archivierung knnen Dokumente aus einer Liste von elementaren Dokumenten (Dokumente mit nur einer Strukturebene) bestehen. Eine beliebige hierarchische Strukturierung ist nicht mglich HTML-Masken fr Abfragen und Indexierungen besitzen naturgem nicht die Mglichkeiten einer QBE-Maske und sind standardmig auf die Grundfunktionen zum Eingeben von Suchkriterien bzw. Indexdaten beschrnkt. Das Administrieren von SAPERION ist nicht mglich

+ + +

Erweiterter Modus Der erweiterte Modus zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

+ + + + + + + +

Fr die Darstellung im Browser werden Cascading Style Sheets (CSS), Tabellen und eingebettete Frames verwendet. Die Darstellung der HTML-Seiten ist in den 3 populrsten Browsern (Internet Explorer, Mozilla/ Netscape, Opera) annhernd identisch. Die im Browser dargestellte Benutzeroberflche entspricht weitestgehend der vom Native Client gewohnten Oberflche. In der Benutzeroberflche werden eine Menleiste, eine Outlookleiste und eine Symbolleiste angezeigt. Nachschlagetabellen werden untersttzt. Die Anzeige von Outlinern wird untersttzt. Workflow-Funktionen werden untersttzt. Die Darstellung von Bilddateien kann ber einen Java-Viewer erfolgen.

Standardmig ist der erweiterte Modus aktiviert. nderungen hieran werden durch den Administrator vorgenommen.

164

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

11.1 Anmelden eines Web Clients


Zum Benutzen des Web Gateways muss der Benutzer mit einem geeigneten Browser die beim Webserver eingestellte Internetadresse anwhlen. Beispiele:
http://www.<meine Fima>.com/Archiv http://<IP-Adresse>/archiv

Anschlieend ffnet sich eine Startseite, auf der sich der Benutzer mit Benutzername und Passwort legitimieren muss. Zudem kann er die Sprache (Deutsch oder Englisch) und den Client-Typ (Abfrage, Index) einstellen.

Abb. 111: Browser-Fenster zur Benutzeranmeldung

11.2

Benutzen des Web Gateways

165

Die Abmeldung vom System erfolgt entweder

+ +

automatisch durch das System (nach einer definierten Zeitspanne Inaktivitt) oder explizit per Symbol oder Menpunkt [Benutzer][Abmelden] durch den Benutzer

Im konventionellen Modus ist keine explizite Abmeldung mglich. Wenn nach der durch den Parameter ClientTimeOut (in Sekunden) eingestellten Zeitspanne keine Benutzeraktivitt erfolgt ist, wird der Benutzer automatisch abgemeldet.

Bei nicht erfolgter Anmeldung wird per JavaScript eine Dialogbox auf der Login-Seite angezeigt.

Abb. 112: Fehlermeldung bei nicht erfolgter Anmeldung

Diese Fehlermeldung wird nur im erweiterten Modus ausgegeben.

11.2 Benutzen des Web Gateways


Die folgenden Ausfhrungen gelten, wenn nicht anders angegeben sowohl fr den erweiterten als auch den konventionellen Modus.

11.2.1 Client Oberflche Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Benutzeroberflche aufgebaut. Diese Oberflche enthlt neben der Arbeitsflche folgende Elemente:

+ + +

Menleiste Outlookleiste Symbolleiste

166

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Beim konventionellen Modus wird dem Benutzer unabhngig von seiner Konfiguration (Krbe, Archive) eine Liste aller vergbaren Abfrage- und gegebenenfalls Indexmasken (je nach gewhltem Clienttyp) angezeigt, die als Hyperlink einzeln angeklickt werden knnen. Es werden keine Menleiste, keine Symbolleiste und keine Outlookleiste angezeigt.

Abb. 113: HTML Benutzeroberflche


Die Benutzeroberflche kann durch Klicken auf ein Symbol oder Anwhlen eines Menpunktes aktualisiert werden. Dadurch wird die gesamte HTML-Seite neu geladen. Alle Benutzereingaben gehen dabei gegebenenfalls verloren. Wenn im Native Client zustzliche Gruppen (Panes) in der Outlookleiste definiert wurden, werden diese im erweiterten Modus ebenfalls angezeigt.

11.2

Benutzen des Web Gateways

167

Abb. 114: HTML Benutzeroberflche mit zustzlichen Gruppen in der Outlook-Leiste


Menleiste Die obere Menleiste enthlt alle dem Benutzer rechtemig zustehenden Meneintrge, die im Web Client realisiert sind. Sie erstreckt sich ber die gesamte Breite des Browserfensters und enthlt folgende Eintrge: Dokumente ber den Unterpunkt "Laden" knnen Dokumente (Anwendungsdateien oder Images) in das System geladen werden. Auerdem steht der Unterpunkt "Arbeitsumgebung" zur Verfgung. Abfrage In diesem Men werden alle fr den aktuellen Benutzer zur Verfgung stehenden Abfragemasken aufgelistet. ber den Unterpunkt "Systemmaske" kann die Standardabfragemaske fr die aktuelle Definition aufgerufen werden. Indexieren In diesem Men werden alle fr den aktuellen Benutzer zur Verfgung stehenden Indexmasken aufgelistet. ber den Unterpunkt "Systemmaske" kann die Standardindexmaske fr die aktuelle Definition aufgerufen werden.

168

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Benutzer ber den Unterpunkt "Wechseln" kann zu einem anderen Benutzer gewechselt werden. ber "Abmelden" erfolgt die explizite Abmeldung vom System. ber den Unterpunkt Niedrige Bandbreite erfolgt das Umschalten zwischen dem Modus fr hohe und niedrige Bandbreite. Im Modus fr hohe Bandbreite (Standardeinstellung) wird in Masken die volle Web-Funktionalitt des Web Client angeboten. Beim Wechsel in den Modus fr niedrige Bandbreite hingegen werden folgende Mechanismen auer Kraft gesetzt:

Die Maske wird NICHT automatisch neu aufgebaut, sobald der Benutzer eine Vernderung in einem Eingabefeld mit hinterlegter Nachschlagetabelle vornimmt. Dieser Mechanismus sorgt z.B. -je nach Konfiguration der Maske- fr eine zgige Auswertung der Benutzereingaben im Hintergrund durch Befllung des Eingabefelds entsprechend des in der Nachschlagetabelle gefundenen, zu den Eingaben passenden Werts. Wenn mehrere Werte passen, klappt beim Maskenneuaufbau automatisch die Nachschlagetabelle auf. Das automatische Senden einer Abfrage mit anschlieender Darstellung in der Ergebnisliste (bei aktivierter Option "Sofort suchen") wird in diesem Modus unterdrckt. Sonst wird bei jedem Neuaufbau der Maske auch die Ergebnisliste neu aufgebaut.

Outlookleiste Die Outlookleiste enthlt die konfigurierten Archive des Benutzers. Symbolleiste Die Symbolleiste wird direkt unterhalb der Menleiste dargestellt und enthlt Piktogramme fr folgende Aktionen: Symbol Funktion Dokument laden Neue Abfrage Seite aktualisieren/neu laden Offene Fenster schlieen Abmelden

11.2

Benutzen des Web Gateways

169

11.2.2 Suchen von Dokumenten Die benutzerkonfigurierten Archive werden in der Outlook-Leiste dargestellt. Nach Auswahl eines Archivs wird die entsprechende Abfragemaske in einem Fenster auf der Arbeitsflche angezeigt. Die Abfragemaske orientiert sich so genau wie mglich am Original-Layout der Maskendefinition und kann weitgehend wie im Native Client genutzt werden. Die Gre der Maske und aller enthaltenen Elemente kann in vorgegebenen Stufen (z.B. 50%, 80%, 100% und 120%) vom Benutzer verndert werden. Nach Auswahl einer Vergrerungsstufe aus einer Auswahlliste wird die Maske entsprechend neu generiert, wobei alle bisherigen Benutzereingaben verloren gehen. Die gewhlte Vergrerungsstufe wird pro Benutzer und Session gespeichert und bei der automatischen Generierung weiterer Masken bercksichtigt.

Abb. 115: Abfragemaske im Web Client


Das Erstellen von Abfragen unter Verwendung eines Browsers hnelt sehr stark der normalen Benutzung von SAPERION unter Verwendung von QBE-Masken. Nach Eingabe der Suchkriterien und Drcken der Schaltflche werden die Treffer in der Ergebnisliste (# 3.5) angezeigt. Die Suchkriterien werden hierbei mit einem logischen UND verknpft.

170

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Im konventionellen Modus wird nach der Anmeldung eine Liste mit allen fr den angemeldeten Benutzer aktivierten Abfragemasken und ggf. Indexierungsmasken angeboten. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag kann die dazugehrige Abfragemaske bzw. Indexierungsmaske geffnet werden.

Abhngig von der verwendeten Datenbank ist die Eingabe der ersten relevanten Zeichen oder die Verwendung von Wildcards (z.B. * fr kein oder beliebig viele Zeichen, ? fr genau ein Zeichen) mglich. Die Ergebnisliste wird in der Maske nach Anklicken der Ergebnisschaltflche in beide Richtungen scrollbar dargestellt. Am unteren Rand der Ergebnisliste werden die konfigurierbaren Schaltflchen dargestellt. Nicht verfgbare Aktionen werden durch eine ausgegraute Darstellung der zugehrigen Schaltflchen visualisiert.

Im konventionellen Modus wird die Ergebnisliste nicht in der Abfragemaske dargestellt.

Verwenden von Nachschlagetabellen (nur erweiterter Modus) Nachschlagetabellen werden wie im Native Client durch Klicken auf ein rechts neben einem Eingabefeld befindliches Symbol geffnet. Unter dem Eingabefeld kann aus der aufgeblendeten Tabelle durch Klicken in eine Zeile der entsprechende Eintrag ausgewhlt werden. Dessen Text wird dann in das Eingabefeld bertragen. Bis dahin vom Benutzer eingegebene Daten werden fr die Filterung der angebotenen Datenstze genutzt, dann aber durch einen ausgewhlten Eintrag gegebenenfalls berschrieben.

Abb. 116: Nachschlagetabellen im Web Client


Falls mehr Eintrge gefunden werden, als in der Sektion [Internet] der PROGRAM.INI im Parameter ResultsPerPage konfiguriert sind, werden die restlichen Eintrge nicht angezeigt. Durch

11.2

Benutzen des Web Gateways

171

eine restriktive Filterung (Benutzereingabe) kann jedoch auf den gesamten Datenbestand der Nachschlagetabelle zugegriffen werden. Nachschlagetabellen knnen durchblttert werden. Werden mehr Eintrge gefunden, als in ResultsPerPage konfiguriert, so werden gegebenenfalls unterhalb und oberhalb der Nachschlagetabelle Schaltflchen angeboten, die das Blttern ermglichen Folgende Funktionalitten fr Nachschlagetabellen stehen im Web Client zur Verfgung:

+ + + + + +

Statische Vorbelegung Bedingung zur Filterung nach einer Spalte Suche einschrnken Auswahl wenn inaktiv Automatisch vervollstndigen Ausfhrung von Makros in Bedingungsfeldern

Verwenden von Outlinern (nur erweiterter Modus) Im Web Client wird die Darstellung aller Outliner-Arten untersttzt. Die Darstellung und Benutzung orientieren sich eng am SAPERION Native Client.

Abb. 117: Outliner im Web Client


Durch Klicken auf das (+) Symbol neben einem Ordner wird die hierarchisch direkt darunter liegende Ebene dargestellt. Alle weiteren Eintrge derselben (oberen) Ebene werden nach unten

172

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

verschoben. Ein Anklicken des (-) Symbols neben aufgeklappten Ordnern bewirkt das "Zuklappen" aller hierarchisch darunter liegenden Ordner. Durch Auswahl eines Ordners in einer Abfragemaske wird die Ergebnisliste aktualisiert, falls fr die entsprechende Ebene im Outliner die Option "Sofort suchen" aktiviert ist. Bei der Aktualisierung der Ergebnisliste per Schaltflche wird die Auswahl im Outliner fr die Filterung bercksichtigt. Durch die Auswahl eines Outliner-Ordners in einer Indexierungsmaske werden gegebenenfalls Eingabefelder mit den entsprechenden Werten vorbelegt, die der Benutzer durch die Auswahl festlegt. Im Web Client werden folgende Outliner-Eigenschaften untersttzt:

+ + + + +

Darstellung aller Treeviews Sofort suchen Untergeordnete suchen Zusatzkriterien Symbole fr auf- und zugeklappte Elemente (auch Vererbung)

11.2.3 Anzeigen der Ergebnisliste Nach Klicken der [OK] Schaltflche in der Abfragemaske wird die Maske geschlossen und ein Fenster mit der Ergebnisliste auf der Arbeitsflche dargestellt. Die Metadaten eines Dokuments werden in einer Zeile dargestellt. Links neben jedem Dokument befindet sich gegebenenfalls ein Symbol, um die Revisionsliste fr das Dokument ffnen zu knnen. Auch hier werden die konfigurierten Schaltflchen (z.B. Index) am unteren Rand der Ergebnisliste dargestellt. An dieser Stelle kommen zwei Schaltflchen zum Vor- und Zurckblttern zwischen Abschnitten der Ergebnisliste hinzu.

Im konventionellen Modus wird ein neues Browserfenster geffnet, welches die Ergebnisliste in Tabellenform enthlt.

11.2

Benutzen des Web Gateways

173

Abb. 118: Browser-Fenster mit Ergebnisliste


Durch Doppelklicken auf eine Tabellenzeile wird ein kleines Popup-Fenster geffnet, in dem die Dokumentenstruktur zusammen mit allen derzeit mglichen Aktionen angezeigt wird. Folgende Aktionen werden untersttzt:

+ + + + + + + + + + +

Anzeigen Index Anzahl anzeigen Gesperrte ausblenden (Dem Benutzer nicht zugngliche Dokumente werden nie angezeigt) Buttons anzeigen Bearbeiten Lschen Speichern Sofort suchen Maximale Trefferanzahl Ereignis OnSelChange

174

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

11.2.4 Anzeigen eines Dokumentes Nachdem der Benutzer die Schaltflche zum Anzeigen eines Dokumentes gedrckt hat, wird auf der nchsten HTML-Seite die komplette Dokumentstruktur hnlich wie in den Inhaltsfenstern bei der normalen Benutzung von SAPERION angezeigt.

! !

Es knnen keine verschlsselten Dokumente geffnet werden (Option Security).

Unter Linux und Solaris knnen Bilddateien nur dargestellt werden, wenn sie als Anwendungsdateien archiviert wurden.

Wenn die Bilddateien im Originalformat abgelegt wurden, knnen sie ber den Web Gateway Server auch auf UNIX-Plattformen dargestellt werden. Um die Archivierung von Images im Originalformat bei den Native Clients zu erzwingen, muss in der Sektion [Setup] der PROGRAM.INI der Parameter DocLoadOriginal=TRUE gesetzt sein.

Abb. 119: Browser-Fenster mit Dokumentenstruktur


Anzeige im konventionellen Modus Im konventionellen Modus wird neben der linken Schaltflche zum Anzeigen des Dokuments ein Symbol angezeigt, welches den Typ des Dokuments (Bilddatei, Anwendungsdatei, Struktur) kennzeichnet. Anschlieend folgt das Datum der letzten Bearbeitung und eine Dokumentenbezeichnung.

11.2

Benutzen des Web Gateways

175

Nach dem Anklicken eines elementaren Dokumentes (Schaltflche links oder Dokumentenbezeichnung) wird das Dokument aus dem Archiv geladen (ber einen Download) und kann wahlweise gespeichert oder angezeigt werden. Die Anzeige von Bilddateien erfolgt entweder integriert im Webbrowser mit dem dort voreingestellten Viewer oder in einem automatisch gestarteten Anwendungsprogramm. Nach dem Anklicken einer Dokumentenstruktur werden alle untergeordneten Dokumente vor dem Anzeigen zu einem einzelnen Multi-TIFF-Dokument zusammengefasst. Diese Funktion ist nicht nutzbar, wenn sich unter den untergeordneten Dateien Anwendungsdateien befinden. Anzeige im erweiterten Modus Im erweiterten Modus wird ein Dokument durch Doppelklick auf den Dokumentnamen zur Anzeige geladen. Wenn es sich dabei um eine Datei handelt, die als Bilddatei gespeichert wurde, wird zur Anzeige der interne Java-Viewer verwendet.

Beim internen Viewer handelt es sich um den Java-Viewer viewONE. Fr die Verwendung dieses Viewers ist eine Lizenz erforderlich, die standardmig nicht von SAPERION mitgeliefert wird. Um den Java-Viewer verwenden zu knnen, muss dieser deshalb bei Daeja Image Systems (http://www.viewone.com/) lizenziert werden.

Wenn keine Lizenz vorhanden und der erweiterte Modus aktiviert ist, muss das Verzeichnis VIEWER umbenannt und SAPERION neu gestartet werden, damit Bilddateien im konventionellen Modus dargestellt werden knnen.

176

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Abb. 1110: Anzeige im internen Java-Viewer


Bei Anwendungsdateien wird standardmig die mit diesem Datentyp verknpfte Anwendung in Windows zur Anzeige gestartet.

11.2.5 Bearbeiten von Dokumenten Eine revisionssichere Bearbeitung von Dokumenten ist nur im erweiterten Modus mglich. Applikationsdokumente knnen zur Bearbeitung per Hyperlink aus dem Browser heraus mit der auf dem Rechner des Benutzers konfigurierten Applikation geffnet werden. Die auf diese Weise

11.2

Benutzen des Web Gateways

177

ausgecheckten Dokumente werden in der Arbeitsumgebung gehalten, die per Meneintrag im Browser angezeigt werden kann. Whlt der Benutzer ein in der Arbeitsumgebung enthaltenes Dokument zum Einchecken aus, muss er den aktuellen Speicherort des Dokumentes angeben. Von dort wird das Dokument zum Server hochgeladen.

Abb. 1111: Dokument einchecken


Dokumente in der Arbeitsumgebung knnen vom Benutzer auch direkt verworfen werden. Beim Auswhlen von archivierten Imagedateien ffnet sich ein neues Browserfenster mit einem Java-Applet, das einen Viewer mit stark eingeschrnkter Bearbeitungsfunktionalitt zur Verfgung stellt. Zunchst muss das Dokument, das die zu bearbeitende Bilddatei enthlt, aus der Ergebnisliste ausgewhlt und durch Klicken auf die Schaltflche "Bearbeiten im Dokumentenfenster geffnet werden.

178

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Abb. 1112: Dokument zum Bearbeiten ffnen (Ergebnisliste)


Im Dokumentstrukturfenster muss die gewnschte Bilddatei ausgewhlt und wiederum durch Bettigen der Schaltflche "Bearbeiten" im Java-Viewer geffnet werden.

11.2

Benutzen des Web Gateways

179

Abb. 1113: Auswahl einer Bilddatei zur Bearbeitung


Das sich daraufhin ffnende Browserfenster ldt ein Java-Applet der Firma Daeja Image Systems, den Viewer "viewONE", und stellt darin unter anderem die gewhlte Bilddatei und eine Werkzeugleiste dar. Falls die Werkzeugleiste nicht dargestellt wird, ist sie eingeklappt und kann durch Klicken auf das Werkzeugsymbol in der linken oberen Ecke des Viewer Fensters sichtbar gemacht werden.

180

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Abb. 1114: Werkzeugleiste im Java-Viewer


Durch Klicken auf eines der Werkzeugsymbole wird das entsprechende Werkzeug (Pfeil, Notiz, Markierung, Stempel) aktiviert und kann in der Bilddatei durch Click&Drag verwendet werden.

11.2

Benutzen des Web Gateways

181

Abb. 1115: Bilddatei bearbeiten - Pfeil zeichnen


Das Werkzeug zur Erzeugung halbtransparenter Markierungen ist ber die Schaltflche mit dem gelben Rechteck erreichbar und erlaubt die Markierung beliebig groer rechteckiger Flchen innerhalb des Bilddokuments.

182

11

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Abb. 1116: Bilddatei bearbeiten - Markierung


Nach Auswahl eines Stempels kann dieser durch Klicken an einer beliebigen Position des Bilddokuments eingefgt und ber das Symbol an der rechten unteren Ecke skaliert werden.

11.2

Benutzen des Web Gateways

183

Abb. 1117: Bilddatei bearbeiten - Stempel platzieren


Die Bearbeitung des Bilddokuments muss durch Schlieen des Browserfensters abgeschlossen werden. Daraufhin ffnet sich der folgende Dialog, der immer mit "Ja" beantwortet werden sollte, da die nderungen ber die Benutzeroberflche des Web Clients verworfen werden knnen:

Abb. 1118: Bilddatei bearbeiten - Dialog "nderungen speichern"


Nun sollte der Inhalt des Dokumentstrukturfensters wechseln und den Dialog zur Eingabe eines Revisionskommentars und einer Revisionsnummer anzeigen. Durch Klicken auf die Schaltflche "Abbrechen" knnen die gemachten nderungen endgltig verworfen werden. Bei Klicken auf "OK" hingegen wird eine neue Revision des Dokuments auf Basis der auf dem Bilddokument aufgebrachten Annotationen erzeugt. In beiden Fllen schliet sich das Browserfenster mit dem Revisionsdialog, und das Fenster, aus dessen Ergebnisliste heraus das Dokument zum Bearbeiten ausgewhlt wurde, sollte nun aktualisiert werden (ber die Symbolleiste oder den Knopf zum Aktualisieren der Ergebnisliste).

184

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Abb. 1119: Bilddatei bearbeiten - Revision erzeugen


Wenn ein Benutzer den Browser trotz ausgecheckter Dokumente schliet, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt, der den Benutzer auf diesen Umstand hinweist und ihm die Mglichkeit gibt, die Abmeldung abzubrechen.

Abb. 1120: Warnhinweis auf ausgecheckte Dokumente


Komfortables Checkout Bei Verwendung des Internet Explorers (mit aktiviertem ActiveX) ermglicht SAPERION ein komfortableres Checkout. Dabei muss der Speicherort des Dokumentes nicht mehr explizit eingegeben werden. Voraussetzung hierfr ist der Eintrag UseOCX=TRUE in der entsprechenden PROGRAM.Ini bzw. benutzerspezifischen ARCHIEF.INI

11.2

Benutzen des Web Gateways

185

Fr das komfortable Checkout ist die Datei MSINET.OCX erforderlich. Diese Datei ist standardmig unter Windows nicht vorhanden und muss daher nachinstalliert werden. Sie kann frei von der Microsoft-Homepage heruntergeladen werden. Bei Benutzern, die mit eingeschrnkten Windowsrechten arbeiten und daher keine Installation vornehmen knnen, muss das OCX administrativ auf dem Rechner installiert werden.

11.2.6 Anzeigen von Revisionen Anzeige von Revisionen im konventionellen Modus Nachdem der Benutzer in der Ergebnisliste die Schaltflche zum Anzeigen der Revisionsliste eines Dokumentes gedrckt hat, wird diese auf der nchsten HTML-Seite angezeigt. Durch ein Klicken auf das Datum einer Revision knnen alte Revisionsstnde des Dokuments angezeigt werden. Hierzu ffnet sich die Dokumentenstruktur des ausgewhlten Revisionsstandes.

Abb. 1121: Revisionsliste


Anzeige von Revisionen im erweiterten Modus Die Revisionsliste eines Dokumentes wird in einem Popup-Fenster dargestellt. Es sind beliebige Revisionen anwhlbar, fr die per Schaltflche die Aktionen "Anzeige" (# 3.6) und "Index" ausgefhrt werden knnen.

186

11

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Abb. 1122: Revisionsliste eines Dokumentes (erweiterter Modus)


Durch Klicken auf "Index" wird die zugehrige Indexmaske mit den Indexdaten der gewhlten Revision in einem separaten Fenster angezeigt. Alle interaktiven Elemente sind dabei deaktiviert. Es knnen keinerlei Aktionen auer Klicken der Schaltflche "Abbrechen" ausgefhrt werden.

Abb. 1123: Indexdaten einer Revision (erweiterter Modus)

11.2

Benutzen des Web Gateways

187

11.2.7 Indexieren eines Dokumentes Die Neuerstellung oder Bearbeitung einer Dokumentenindexierung erfolgt im Browser ber spezielle Indexierungsmasken im HTML-Format. Indexieren im konventionellen Modus Bedingt durch die eingeschrnkten Mglichkeiten von HTML stehen den Web Clients im Vergleich zu den normalen SAPERION Clients im LAN einige Maskenfelder nur in eingeschrnkter Funktionalitt zur Verfgung. Die fr die Indexierung erforderlichen Daten mssen dann (z.B. bei Nachschlagetabellen oder einzelnen Ebenen eines Outliners) ber normale Eingabefelder eingegeben werden. Bei Mehrfachfeldern knnen die einzelnen Werte durch den in der Datenbankdefinition (Administratorenhandbuch, Kapitel 8.3.3) definierten Separator getrennt werden (i.d.R. Komma).

188

11

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Abb. 1124: Indexierung von Dokumenten (konventioneller Modus)


ber die Schaltflche [Dateianhnge] ffnet sich ein neues Browser-Fenster zum Zusammenstellen des zu archivierenden Dokumentes (3.12). Die Schaltflche [OK] bewirkt die Archivierung des Dokumentes mit den erfassten Indexdaten bzw. nach einer Bearbeitung der Indexdaten die Erzeugung einer Revision. Es werden keine berprfungen der indexierten Daten vorgenommen. Plausibilittsberprfungen knnen bei Bedarf durch eine entsprechende Bearbeitung der HTML-Maske eingefgt werden (2.7).

11.2

Benutzen des Web Gateways

189

Indexieren im erweiterten Modus Der Aufruf einer Indexierungsmaske kann fr das aktuell geladene Dokument oder fr ein archiviertes Dokument erfolgen. Die Darstellung der Indexierungsmaske orientiert sich so genau wie mglich am Original-Layout der Maskendefinition und kann weitgehend wie im Native Client genutzt werden. Dies gilt auch fr Ereignisse, die bei der Bedienung der Maske durch den Benutzer ausgelst werden und mit Skripten hinterlegt sind, soweit dies technisch mglich ist. Im Gegensatz zum konventionellen Modus knnen im erweiterten Modus auch Outliner und Nachschlagetabellen in einer Indexmaske genutzt werden.

Abb. 1125: Indexierung von Dokumenten (erweiterter Modus)


Ein aktuell geladenes Dokument kann zur Indexierung von der Arbeitsflche per Drag&Drop auf ein Archiv in der Outlook-Leiste gezogen werden. Es ffnet sich dann die entsprechende Indexierungsmaske in einem separaten Browserfenster. Nach erfolgreicher Indexierung des aktuellen Dokumentes kann ein neues Dokument erzeugt und indexiert werden. Ein archiviertes Dokument bzw. die aktuelle Revision eines Dokumentes kann aus einer Ergebnisliste oder einer Revisionsliste heraus per Klick auf die Schaltflche "Indexieren" im entsprechenden Archiv indexiert werden. Es ffnet sich die zugehrige Indexierungsmaske mit den Indexdaten der neuesten Revision auf der Arbeitsflche. Einfache Bedingungen fr eingegebene Werte werden nach Eingabe durch den Benutzer direkt geprft. Falls ein Wert nicht der in der Maske konfigurierten Bedingung entspricht, erscheint eine Dialogbox mit einem entsprechenden Warnhinweis.

190

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Falls Pflichtfelder in einer Indexierungsmaske existieren, werden diese bei Klicken der Schaltflche "OK" (vor dem Archivieren) auf Eingaben berprft. Sind Pflichtfelder nicht ausgefllt,

+ +

wird ein entsprechender Fehlerdialog angezeigt und kann das Dokument nicht archiviert werden

Inaktive Felder werden ausgegraut dargestellt und ggf. mit Werten vorbelegt. Mit Nachschlagetabellen hinterlegte Texteingabefelder blenden beim ffnen eine Tabellendarstellung der Tabelleninhalte auf. Aus dieser kann ein Eintrag selektiert werden, der dann in das Texteingabefeld bernommen wird. Eine Vorbelegung des Eingabefeldes wird dabei gegebenenfalls berschrieben. Eintrge in der Nachschlagetabelle werden auf Basis der vorhandenen Texteingaben des Benutzers im zugehrigen Eingabefeld gefiltert. Anpassung des Clientverhaltens nach erfolgreicher Indexierung Der Web Gateway Server ruft die JavaScript-Funktion indexingDone() nach erfolgreicher ReIndexierung auf (anstelle der Funktion closeWindow() ). Vorteil: CloseWindow wird an vielen Stellen verwendet. An dieser einen Stelle (nach erfolgreicher Indexierung) wird stattdessen indexingDone() verwendet. Diese Funktion (und damit das Verhalten des Clients an dieser Stelle) kann entsprechend den Wnschen angepasst werden. So kann z.B. definiert werden, dass das Indexfenster nach erfolgreicher Indexierung nicht geschlossen wird, sondern offen bleibt, um das nchste Dokument indexieren zu knnen.

11.2.8 Vorbelegung von Formularfeldern (nur erweiterter Modus) Statische Vorbelegungen von Elementen werden auf dem Server direkt bei der Generierung der Maske eingefgt. Die dynamische Vorbelegung von Elementen unterteilt sich in Systemvariablen und Formeln. Folgende Systemvariablen werden untersttzt:

+ + +

SysDate, SysTime: Ermittlung des aktuellen Datums/der aktuellen Zeit auf dem Server FileName, FilePath, FileFullName, FileSize werden vom Server statisch vorbelegt. Die Informationen werden aus der ersten der zuvor hochgeladenen Dateien extrahiert. FileDate, FileTime: Datum und Zeit der letzten nderung einer Datei sind nach dem Hochladen nicht mehr korrekt ermittelbar. Daher wird der Zeitpunkt des Hochladens vorbelegt.

11.2

Benutzen des Web Gateways

191

+ + + + +

FileText wird vorbelegt. UserName, UserId, NumPages werden fest vorbelegt. MachineName, UserDir, FormatName werden mit den auf dem HTML-Server geltenden Werten vorbelegt. DBName wird nicht vorbelegt und erst beim Archivieren gefllt. Referenzen auf Nachschlagetabellen in der Form @<Ref>@<Spalte> werden nach Auswahl eines Tabelleneintrages oder beim Ereignis onBlur() vom Server aufgelst.

Nach dem ndern von Formulardaten werden diese per HTTP POST an den HTML Server gesendet, der alle Formeln in der Maske mit den neuen Daten auswertet/ausfhrt. Eine browserseitige Auswertung erfolgt nicht.

11.2.9 Verwendung von Scripten (nur erweiterter Modus) Schaltflchen, die in einer Maske definiert sind, werden im erweiterten Modus angezeigt und lsen gegebenenfalls verknpfte Ereignisse aus. Ereignisse werden entweder direkt auf dem Server ausgefhrt oder durch JavaScript-Funktionen bedient, die auf dem Server hinterlegt sind. Ist in der Formel fr eine Makro-Schaltflche ein Hyperlink hinterlegt, der mit http:// beginnt, so wird der Schaltflche ein Hyperlink hinterlegt, der beim Anklicken in einem neuen Fenster geffnet wird. Ereignisse Auf bestimmte Maskenereignisse kann ber das im Folgenden beschriebene Mapping von EventScript nach JavaScript reagiert werden: Gruppe 1

+ + + +

onInitDialog onSaveDialog onButtonClick Makro-Schaltflche

Gruppe 2

+ +

onEditChanged onSetFocus (nur Eingabefelder)

192

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

+ +

onKillFocus (nur Eingabefelder) onSelChange (nur Ergebnisliste)

Falls es kein passendes Mapping gibt, wird fr Gruppe 1 das Skript mit den genderten Formulardaten auf dem Server ausgefhrt und die Maske inkl. nderungen neu generiert. Im generierten HTML-Code werden die entsprechenden Event-Handler fr die jeweiligen Formularelemente aktiviert. Falls jedoch bei Ereignissen aus Gruppe 1 eine passende JavaScript-Funktion gefunden wird, kann ein Server-Makro per Funktion callServerMacro(macroName) aufgerufen werden, die als Parameter das auf dem Server auszufhrende Makro in der Form <MacroFile>!<Macroname> erwartet, also z.B. ,MyMacros!Macro1. Fr Gruppe 2 werden nur JavaScript-Funktionen ausgefhrt. Es erfolgt in keinem Fall eine Ausfhrung entsprechender Server-Makros. Bei serverseitiger Ausfhrung von Skripten mssen die Formulardaten zwingend per HTTP POST an den Server bermittelt werden, um diesem die Ausfhrung der Skripte mit den genderten Formulardaten zu ermglichen. Funktionen in EventScript, die auf dem HTML Server nicht verfgbar sind oder interaktive Elemente steuern (z.B. alle auf der Mask-Klasse basierenden Befehle, Application.MsgBox) stehen nicht zur Verfgung. Um auf Maskendaten zugreifen zu knnen, bietet sich an Stelle der Mask-Befehle in Indexmasken die Document-Klasse an (Methoden getProperty und setProperty werden untersttzt), da die Indexdaten des aktuellen Dokuments vom HTML Server bei der Ausfhrung von Makros verfgbar gemacht werden. Clientseitige Ereignisauswertung Die clientseitig auszufhrende EventScript-Funktionalitt (z.B. Prfung von Pflichtfeldern, Formatprfung von Eingaben) kann durch Vorhalten von passenden JavaScript-Dateien mit Funktionen, die per Namenskonvention auf bestimmte EventScript-Funktionen abgebildet werden, realisiert werden. Die JavaScript-Funktionen werden per HTML mit Maskenereignissen verknpft. Beispiel: Eine Makrodatei MyMacro.BAS auf dem Broker Server enthlt die Funktion
Function checkProperties ( pre As Long, note As String ) As Boolean checkProperties = True

11.2

Benutzen des Web Gateways

193

If ... Then checkProperties = False End If End Function

und ist der OK-Schaltflche einer Eingabemaske als OnButtonClick-Ereignis zugewiesen. Die Funktion prft beim Klicken auf die Schaltflche die Eingaben in der Maske auf Korrektheit ab und stellt sicher, dass die Pflichtfelder ausgefllt sind. Falls diese Bedingungen nicht erfllt sind, wird eine Messagebox mit einer entsprechenden Fehlermeldung angezeigt; das Dokument wird dann nicht archiviert. Der HTML Server findet im Verzeichnis WEB eine JavaScript-Datei namens MyMacro.js mit der Funktion:
function checkProperties (object) { if (...) { return false; } return true; }

Diese Funktion hat per obiger Namenskonvention ein eindeutiges Mapping, das der HTML Server in der generierten HTML-Maske folgendermaen umsetzen kann:

+ +

Verlinkung der JavaScript-Datei im HTML-Header (muss manuell in den Header der TemplateDatei geschrieben werden!) Aufruf der JavaScript-Funktion bei denjenigen HTML-Ereignissen, die den definierten Masken-ereignissen (z.B. ffnen der Maske, Schaltflche bettigen, Eingabefeld betreten/ verlassen) entsprechen Der JavaScript-Funktion wird bei Control-Ereignissen das HTML-Formularelement, in dem das Ereignis aufgetreten ist, als Objekt-Parameter bergeben.

Serverseitige Ereignisauswertung Falls fr Maskenereignisse der Gruppe 1 serverseitige Funktionalitt verknpft ist, wird die entsprechende Funktion durch den HTML Server ausgelst (falls keine entsprechende JavaScript-Funktion hinterlegt ist) und die HTML-Seite ohne Vernderung dargestellt. Dies ist z.B. nach einem HTTP POST der Fall, das durch Klicken auf eine Schaltflche ausgelst wird, mit der ein Makro verknpft ist. Dieses Makro muss auf dem Server hinterlegt sein und bekommt alle bentigten Parameter aus der Indexierungsmaske beim Aufruf bergeben.

194

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Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Unter Linux und Solaris funktionieren serverseitige Scripte nicht. SAPERION interne einfache Formeln hingegen knnen auch unter Linux und Solaris verwendet werden.

11.2.10 Zusammenstellen der zu archivierenden Dokumente Zusammenstellen im konventionellen Modus Die zu archivierenden Dokumente werden als Dateianhnge in einer hierfr vorgesehenen HTML-Seite zusammengestellt. Um auf diese Seite zu gelangen, steht in den Indexierungsmasken eine Schaltflche [Dateianhnge] zur Verfgung (3.9).

Abb. 1126: Zusammenstellen von zu archivierenden Dokumenten (konventioneller Modus)


Zum Einfgen eines Dokumentes in die Dokumentenliste mssen zunchst in das Eingabefeld der Pfad und Dateiname des Dokumentes eingegeben oder ber die Schaltflche [Durchsuchen] in einem Dateidialog ausgewhlt werden. Anschlieend knnen Sie das Dokument ber die linke Schaltflche als Bilddatei oder ber die mittlere Schaltflche als Anwendungsdatei einfgen. ber die rechte Schaltflche knnen alle vorher in der Liste markierten Dateien wieder gelscht werden. ber die Schaltflche [Schlieen] beenden Sie die Zusammenstellung der Dokumente und gelangen zurck zur Indexierungsmaske (3.9).

11.2

Benutzen des Web Gateways

195

Zusammenstellen im erweiterten Modus Dokumente knnen wie bisher durch Auswhlen und Hochladen einzelner Dateien erzeugt werden. Das erzeugte Dokument enthlt immer genau eine Strukturierungsebene Dokument, in der alle Dateien enthalten sind. Das Dokument bleibt so lange erhalten, wie die Sitzung dauert und der HTML Server luft, wird jedoch nicht in einem Benutzerkorb abgelegt. Nach erfolgreicher Archivierung des Dokuments kann ein neues Dokument zusammen gestellt werden. Die Dokumentstruktur kann per Meneintrag (z.B. "Dokument laden..." in "Dokumente") oder Symbol in der Symbolleiste auf der Arbeitsflche angezeigt werden. Aus dem Dokument knnen nach der Erzeugung einzelne Dateien gelscht werden, diese knnen aber auch durch Doppelklick angezeigt werden. Der Benutzer kann das Dokument auerdem komplett verwerfen.

Abb. 1127: Zusammenstellen von zu archivierenden Dokumenten (erweiterter Modus)


Es kann immer nur ein Dokument auf diese Weise erstellt und bis zur Archivierung im Speicher gehalten werden. Soll ein neues Dokument erstellt werden, muss zunchst ggf. das zuletzt in der aktuellen Sitzung erstellte archiviert oder verworfen werden. Folgende Aktionen knnen mit dem aktuellen Dokument ausgefhrt werden:

+ + + +

Anzeigen (Teildokument): per Doppelklick auf eine der hoch geladenen Dateien (Hyperlink) Lschen: per Klick auf rechts neben dem Dokumentnamen angeordnetes Lschen-Symbol Umbenennen: per Klick auf ein neben dem Dokumentnamen angeordnetes Symbol Speichern: per Klick auf ein neben dem Dokumentnamen angeordnetes Diskettensymbol

196

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Aus dem Fenster auf der Arbeitsflche heraus lsst sich das Dokument dann per Drag&Drop auf ein Archiv in der Outlook-Leiste ziehen (alternativ per Meneintrag), um es dort indexieren zu knnen. Falls ein Standardarchiv konfiguriert wurde, kann auch durch Klicken auf eine entsprechend beschriftete Schaltflche die hinterlegte Indexierungsmaske aufgerufen werden. Archivierung von leeren strukturierten Dokumenten Der Web Gateway Server erlaubt die Archivierung von leeren strukturierten Dokumenten. Um diese Funktion zu aktivieren, muss in der Sektion [Internet] der Parameter AllowEmptyDocuments=TRUE gesetzt werden. Standardmig ist diese Funktion deaktiviert.

11.2.11 Weiterleiten, Speichern und Drucken eines Dokumentes ber die gewhnlichen Funktionen des Webbrowsers kann der Benutzer die gerade angezeigten Dokumente weiterleiten, unter einem frei whlbaren Pfad und Dateinamen speichern oder ausdrucken.

11.2.12 Workflow (nur erweiterter Modus) Bei der Anzeige einer Ergebnisliste in einem Szenario mit Workflow-Fhigkeit wird in der ersten Spalte zustzlich ein Symbol angezeigt, das darauf hinweist, dass fr das Dokument mindestens ein aktiver Geschftsfall vorliegt.

11.2

Benutzen des Web Gateways

197

Abb. 1128: Ergebnisliste mit Workflow-Symbol


Nach Auswahl eines Dokuments aus einer Ergebnisliste und Klicken auf die Schaltflche "Workflow" werden im sich ffnenden Popup-Fenster wesentliche Workflow-Funktionen wie z.B. Freigabe, Abbruch und Zurckweisen in einer Auswahlliste angeboten, die regulr im Native Client im Kontextmen zur Verfgung stehen.

198

11

Arbeiten ber das Internet (Web Gateway)

Abb. 1129: Workflow-Men fr ausgewhltes Dokument


Durch Klicken auf eine Aktion wird diese entweder direkt ausgefhrt (und das Popup-Fenster geschlossen), oder es wird im selben Fenster ein Formular angezeigt, das dem Benutzer z.B. die Auswahl eines Benutzers oder die Eingabe eines Kommentars/einer Beschreibung ermglicht.

11.2

Benutzen des Web Gateways

199

Abb. 1130: Workflow Benutzer auswhlen

Wenn der Workflow unter Windows luft, kann auch von Unix-Clients (Linux, Solaris) ber einen Webbrowser auf die zur Verfgung gestellten Workflow-Funktionen zugegriffen werden.

Folgende Workflow-Aktivitten werden momentan untersttzt:

+ + + + + + + + + + + + + + + +

Empfnger setzen (mit anschlieender Benutzerauswahl) Freigabe (mit anschlieender Benutzerauswahl) Geschftsfall lschen Historie Korrigieren (mit anschlieender Benutzerauswahl) Nicht zustndig (mit anschlieender Eingabe eines Kommentars) bernehmen Weiterleiten (mit anschlieender Benutzerauswahl) Zurcklegen Zurckweisen (mit anschlieender Benutzerauswahl) Geschftsfall starten Wiedervorlage (mit anschlieender Eingabe eines Zeitpunkts) Anhalten Beenden Besitzer wechseln Bemerkungen anzeigen

200

12

SAPERION und andere Programme

Wiedervorlagedatum lschen

12

SAPERION und andere Programme

12.1 SAPERION als virtueller Drucker


In einigen Fllen kann es sinnvoll sein, bestimmte Dokumente nicht als Anwendungsdateien, sondern als Bilddateien zu archivieren. Mit dem BlackIce-Druckertreiber, der Bestandteil der Option Rendering/Formatkonversion ist, knnen Sie Anwendungsdateien in Bilddateien konvertieren und im Eingangskorb von SAPERION ablegen. Der Druckertreiber ermglicht auch die Erzeugung farbiger Bilddateien in beliebiger Gre. Auerdem knnen Sie mit Hilfe der Option Rendering/Formatkonversion eine Konvertierung der Anwendungsdatei nach PDF vornehmen. Weitere Formate wie HTML und XML sind in Vorbereitung.

Die Option "Rendering/Formatkonversion" ersetzt den bisher verwendeten SAPERION Drucker (auch TIFF-Maker genannt). Bei Bedarf kann der SAPERION Drucker jedoch weiter verwendet werden.

13

Anlagen

13.1 Anlage A: Tastenkrzel


13.1.1 AllgemeineTastaturkrzel
Kommando [Speichern] [Lschen] [Dokumente][Neue Seite] [Dokumente][Laden...]

Tastenkrzel F2 Entf Strg+N Strg+L

13.1

Anlage A: Tastenkrzel

201

Tastenkrzel Strg+B Strg+S Umsch+Strg+S Strg+W Strg+Z Strg+X Strg+C Strg+V Strg+A F5 Strg+U Umsch+Strg+U Strg+D Umsch+Strg+D Strg+E Umsch+Strg+E Umsch+F4 Umsch+F5 F1

Kommando [Dokumente][bernehmen...] [Dokumente][Scannen] [Dokumente][Stapel scannen] [Dokumente][Erneut scannen] [Bearbeiten][Rckgngig] [Bearbeiten][Ausschneiden] [Bearbeiten][Kopieren] [Bearbeiten][Einfgen] [Archiv][Abfrage][Neu...] [Archiv][Mappe][Aktualisieren] [Archiv][Zusammenstellen] [Archiv][Alle zusammenstellen] [Archiv][Indexieren][Manuell] [Archiv][Indexieren][Automatisch] [Archiv][Indexieren][Nachbearbeiten] [Archiv][Indexieren][Alle nachbearbeiten] [Fenster][Nebeneinander] [Fenster][berlappend] [Hilfe][Index]

13.1.2 Viewer
Tastenkrzel + Umsch+[] Umsch+[] Umsch+[] Kommando [Ansicht][Skalieren][5% grer] [Ansicht][Skalieren][5% kleiner] [Bearbeiten][Drehen][90 rechts] [Bearbeiten][Drehen][90 links] [Bearbeiten][Drehen][180 drehen]

202

13

Anlagen

Tastenkrzel Bild Bild Strg+Bild Strg+Bild Strg+Y Strg+F TAB Umsch+TAB

Kommando [Blttern][Nchste Seite] [Blttern][Vorherige Seite] [Blttern][Nchste Dokument] [Blttern][Vorheriges Dokument] [Blttern][Smartlinks][Bearbeiten] [Blttern][Treffer][Suchen] [Blttern][Treffer][Nchster Treffer] [Blttern][Treffer][Vorheriger Treffer]

13.1.3 Maskendesigner
Tastenkrzel Strg+T Umsch+Bild Umsch+Bild Bild Bild Kommando [Optionen][Test] [Objekte][Anordnen][Nach vorn] [Objekte][Anordnen][Nach hinten] [Objekte][Anordnen][Eins nach vorn] [Objekte][Anordnen][Eins nach hinten]

13.1.4 Makro-Editor
Tastenkrzel F5 F8 F10 F9 Umsch+F9 Kommando [Ausfhren][Start] [Ausfhren][Einzelschritt] [Ausfhren][Prozedurschritt] [Ausfhren][Haltepunkt] [Ausfhren][Quickwatch]

13.2

Anlage B: Betriebsstrungen

203

Tastenkrzel Strg+F Strg+R Strg+P

Kommando [Bearbeiten][Suchen] [Bearbeiten][Ersetzen] [Bearbeiten][Gehe zu Zeile]

13.2 Anlage B: Betriebsstrungen


Sollte einmal eine Fehlermeldung auf dem Bildschirm erscheinen, so lesen Sie diese zunchst aufmerksam durch und beachten Sie folgende Punkte:

Notieren Sie sich den genauen Wortlaut und protokollieren Sie so detailliert wie mglich, bei welcher Operation der Fehler aufgetreten ist. Notieren Sie ebenfalls die Historie, wie es zu der Meldung gekommen ist. Prfen Sie, ob der aufgetretene Fehler reproduzierbar ist und unter welchen Bedingungen er aufgetreten ist. berlegen Sie bitte, ob Sie eine nderung am System durchgefhrt haben, die ggf. den Fehler verursacht hat und prfen Sie, ob sich das Verhalten nach Zurcksetzen der gettigten nderungen wieder normalisiert. Identifizieren Sie die Dateien, die in Zusammenhang mit dem Fehlerauftreten benutzt wurden (Dokumentendefinition, Masken, ggf. Nachschlagetabellen) und notieren Sie sich, bei welchen Dokumenten der Fehler auftrat. Erstellen Sie bitte in jedem Fall ber [Hilfe][Bericht] einen Bericht und beschreiben Sie hierin den Fehler so genau wie mglich. SAPERION ergnzt automatisch Informationen zu Ihrer individuellen SAPERION-Installation. Diesen Bericht knnen Sie dann drucken oder anzeigen (und als Datei speichern). Eine aktuelle Version dieses Berichts wird zudem automatisch als Datei REPORT.TXT im TEMP-Verzeichnis (meist C:\WinNT\Temp) abgespeichert. Erstellen Sie ggf. Screenshots (Taste <Druck>), um das Fehlverhalten zustzlich zu dokumentieren.

+ +

Bitte leiten Sie alle Informationen am besten per Email an den zustndigen Administrator fr SAPERION weiter. Dieser nimmt im Bedarfsfall fr weiterfhrende Hilfe Kontakt zum technischen

204

13

Anlagen

Service der SAPERION AG auf. Fr alle Beteiligten sind detaillierte Informationen zum Problem unumgnglich, da nur so eine zgige und kompetente Hilfe erfolgen kann.

13.3 Anlage C: Begriffserklrungen


Um eventuelle Missverstndnisse zu vermeiden, werden wichtige, in diesem Handbuch verwendete Begriffe nachfolgend erklrt. Abfrage In diesem Handbuch wird unter Abfrage das Suchen nach archivierten Dokumenten verstanden. Abfragemaske Eine Abfragemaske in SAPERION ist ein benutzerdefiniertes Formular zur Eingabe von Suchkriterien. Archiv In diesem Handbuch wird, wenn nichts anderes erwhnt ist, immer das von SAPERION verwaltete elektronische Archiv verstanden. Der physische Speicherort eines Archivs kann sich dabei auf einem beliebigen Datentrger befinden. Boolesche Operatoren Boolesche Operatoren, von George Boole (1815 - 1864) erfunden, dienen zur logischen Verknpfung von Begriffen. Die gebruchlichsten Operatoren sind AND, OR und NOT:

+ + +

AND Das logische UND dient zur Verknpfung mehrerer Begriffe, die alle in einem Dokument vorkommen mssen. OR Das logische ODER dient dazu, die Suche auf mehrere Begriffe zu erweitern, von denen mindestens einer im Dokument vorkommen muss. NOT Das logische NICHT dient zum Ausschlieen bestimmter Begriffe, die dann nicht in einem Dokument vorkommen drfen.

COLD Computer Output on Laser Disk. Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischen Speichern. COLD-Systeme (Teil eines DMS) nehmen Dateien entgegen, ermitteln Indexdaten und

13.3

Anlage C: Begriffserklrungen

205

speichern die Informationen. Die Daten knnen formatgetreu unter Verwendung von Overlays oder Hintergrundlayouts angezeigt oder ausgedruckt werden. Dokument Ein Dokument kann nicht nur in Papierform, sondern auch in digitaler Form vorliegen. Dokumente knnen dabei beliebig strukturiert sein und wiederum aus mehreren Dokumenten (elementar oder erneut strukturiert) bestehen. Bestehen (elementare) Dokumente aus einzelnen Bildpunkten (eingescannte Seite, Ergebnisse einer Bildbearbeitung, etc.), handelt es sich hierbei um Bilddateien, in allen anderen Fllen um Anwendungsdateien. Die wichtigsten Dokumenttypen sind Dokumente aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, Grafiken, Sprache/Video in digitaler Form, gescannte Papierdokumente/Fotos, etc. In diesem Handbuch wird, wenn nichts anderes erwhnt ist, immer die digitale Form verstanden. HTML HTML steht fr Hypertext Markup Language. Es handelt sich dabei um eine Seitenbeschreibungssprache. HTML-Dateien sind reine Textdateien, die mit der Anweisung <html> beginnen und mit </html> enden. HTML-Dateien werden durch Browser (z.B. Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer) interpretiert. Indexierung Als Indexierung wird das Verfahren bezeichnet, bei dem mglichst eindeutige Zugriffsdefinitionen fr das schnelle Wiederfinden von Dokumenten erstellt werden. Bei der manuellen Indexierung in SAPERION werden hierfr Daten in einer geeigneten Indexierungsmaske eingegeben. Bei automatisierten Verfahren knnen diese Daten durch geeignete Verfahren direkt aus dem Dokument herausgelesen werden. ODBC Die Schnittstelle Open Database Connectivity (ODBC) ist als standardisierte, SQL-basierte Schnittstelle in das Betriebssystem Windows integriert. Hinter dieser Schnittstelle verbergen sich fr die jeweilige Datenbank Plugins (Erweiterungen), die die ODBC- Funktionsaufrufe entgegennehmen und in Aufrufe fr die spezielle Schnittstelle der betreffenden Datenbank umwandeln.

206

13

Anlagen

SQL Structured Query Language. SQL ist die De-facto-Standardsprache, mit der sich Daten aus relationalen Datenbanken abrufen und dort manipulieren lassen. Mit SQL kann der Programmierer oder Datenbankadministrator folgende Aufgaben ausfhren:

+ + + + +

die Struktur einer Datenbank modifizieren. die Einstellungen der Systemsicherheit ndern. Benutzerberechtigungen fr Datenbanken oder Tabellen einrichten. eine Datenbank nach Informationen abfragen. den Inhalt einer Datenbank aktualisieren