SYSTOPIA

ORGANISATIONSBERATUNG

LEITFADEN FR CIVICRM-ANWENDER/INNEN (GRUNDLAGEN)

Stand: 11. Juli 2013

Dieser Leitfaden wurde erstellt von: SYSTOPIA Organisationsberatung Franzstrae 11 53111 Bonn 0228 96104990 info@systopia.de www.systopia.de

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INHALTSVERZEICHNIS
1. Einfhrung.......................................................................................................................................................... 3 2. Kontakte und Beziehungen................................................................................................................................ 4 2.1 Kontaktarten............................................................................................................................................... 4 2.2 Kontakte anlegen........................................................................................................................................ 4 2.2.1 Einen Kontakt anlegen........................................................................................................................ 4 2.2.2 Hinweis zu automatisch generierten Anreden................................................................................... 5 2.3 Kontakte nden und bearbeiten................................................................................................................. 5 2.3.1 Einzelne Kontakte bearbeiten.............................................................................................................5 2.3.2 Mehrere Kontakte bearbeiten.............................................................................................................5 2.3.3 Einfache und erweiterte Suche...........................................................................................................6 2.4 Kontakte gruppieren und segmentieren.....................................................................................................7 2.4.1 Statische Gruppen...............................................................................................................................7 2.4.2 Dynamische Gruppen..........................................................................................................................7 2.5 Beziehungen anlegen..................................................................................................................................7 3. Kommunikation und Interaktion........................................................................................................................ 9 3.1 Eine begrenzte Anzahl E-Mails oder Briefe verschicken........................................................................... 9 3.2 Massenmails/Newsletter............................................................................................................................ 9 3.3 Kontakthistorie..........................................................................................................................................10 3.4 Export von Kontaktinformationen............................................................................................................. 11

1.

EINFHRUNG

CiviCRM ist eine Freie CRM-Software fr Nonprot-Organisationen. Weltweit setzen ber 5.000 Vereine, Stiftungen, NGOs und Verbnde diese Lsung ein. Sie bietet nicht nur umfangreiche Funktionen im Bereich der Kontaktverwaltung, sondern auch Untersttzung fr viele weitere Aufgaben, die in Management, Administration und Customer Relationship Management (CRM) von Nonprot-Organisationen anfallen. Ziel dieses Leitfadens ist, neuen/unerfahrenen Benutzerinnen und Benutzern1 einen schnellen Einstieg und eine gute Orientierung ber Funktionsweise und Logik von CiviCRM zu bieten. Demzufolge gehen wir vor allem auf anwenderorientierte Fragen und nur in Ausnahmefllen auf administrative oder besonders komplexe Aufgaben ein. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollstndigkeit oder Richtigkeit, bemhen uns aber, den Leitfaden stndig weiter zu entwickeln und wo ntig zu berarbeiten und zu korrigieren. Fragen, Anmerkungen, Kommentare und konstruktive Kritik sind uns sehr willkommen. CiviCRM ist weitgehend individuell anpassbar, und auch die verschiedenen Versionen knnen funktionale und/oder optische Unterschiede aufweisen. Es kann also sein, dass sich im Detail Unterschiede zu der Instanz von CiviCRM ergeben, mit der Sie vielleicht jetzt im Moment arbeiten. Dieser Leitfaden bezieht sich auf eine (deutsch) lokalisierte, ansonsten aber weitestgehend unvernderte Standardinstallation der Version 4.3 unter Drupal 7. Leserinnen sollten zudem beachten, dass viele Funktionen abhngig von den Rechten des eigenen Benutzerkontos und von der globalen Konguration der Installation sind. Bestimmte hier beschriebene Funktionen knnen daher nicht, nur eingeschrnkt oder bspw. unter anderen Namen zur Verfgung stehen. CiviCRM ist freie Software und im Original englischsprachig. Die bersetzung wird von Freiwilligen geleistet und ist noch nicht zu 100% abgeschlossen. Sie nden daher zur Zeit gelegentlich noch unbersetzte Textteile.

Von hier an verwenden wir entweder die weibliche oder die mnnliche Form wobei jeweils beide Geschlechter gemeint sind. Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 3

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2.
2.1

KONTAKTE UND BEZIEHUNGEN

KONTAKTARTEN

Verschiedene Kontaktarten helfen dabei, Kontakte nach bestimmten Kriterien aufndbar zu machen und sie so gezielter, bspw. nach Kundensegmenten, ansprechen zu knnen. In CiviCRM gibt es standardmig die Kontaktarten Person, Organisation und Haushalt. Person: Einzelpersonen Organisation: Firmen, NGOs oder ein anderer rechtlicher/institutioneller Zusammenschluss Haushalt: mehrere Einzelpersonen die zusammen leben (bspw. Familien) Die bestehenden Kontaktarten knnen bei Bedarf umbenannt werden, weiterhin bietet CiviCRM die Mglichkeit, Unterkategorien von Kontakten zu erstellen, bspw. Firma oder Stiftung als Unterkategorien von Organisationen (Administration Verwaltungskonsole Kontaktarten). Bei der Erarbeitung eines Nutzungskonzepts fr CiviCRM sollte man sich daher zwei Fragen stellen: Welche unterschiedlichen Kontaktarten und ggf. Unterarten bedient unsere Organisation? Welche sinnvollen (Unter-)Kategorien bentigen wir dementsprechend? Vor allem beim letzten Punkt muss man sich bewusst sein, dass eine feinere Kategorisierung zwar mehr Selektionsmglichkeiten mit sich bringt, die entsprechenden Kontaktmerkmale aber auch mit vertretbarem Aufwand erhebbar und pegbar sein mssen.

2.2
2.2.1

KONTAKTE ANLEGEN
EINEN KONTAKT ANLEGEN

Um einen neuen Kontakt anzulegen whlt man in der oberen Navigationsleiste den Punkt Kontakte und dann den entsprechenden Unterpunkt, z.B. Neue Person. Anschlieend gelangt zu einer Bearbeitungsmaske, die in mehrere Bereiche unterteilt ist. Im Bereich Kontaktdetails knnen die wichtigsten Kontaktinformationen wie bspw. Name, Anrede, E-MailAdresse, Anrede etc. eingegeben werden. Auch der gegenwrtige Arbeitgeber kann hier festgelegt werden hierauf wird im Abschnitt Beziehungen nher eingegangen. Im Bereich Adresse(n) knnen beliebig viele Adressen eines Kontakts angelegt werden. Bei jeder Adresse kann festgelegt werden, um welche Kategorie von Adresse es sich handelt, bspw. privat oder dienstlich.2 Weiterhin kann festgelegt werden, ob es sich bei einer Adresse um die Rechnungsadresse und/oder die Hauptadresse eines Kontakts handelt. Schlielich kann festgelegt werden, dass der Kontakt dieselbe Adresse wie ein anderer Kontakt nutzen. Das macht bspw. Sinn, wenn ein Arbeitnehmer die Adresse seines Arbeitgebers mitnutzen soll. Im Bereich Kommunikationsprferenzen kann festgelegt werden, wie der individuelle Kontakt bei der automatischen Generierung von Briefen oder E-Mails angesprochen werden soll. Auch hier gibt es vorgefertigte Gruformeln, die durch eine Administratorin deniert werden knnen. Man kann aber auch eine komplett individuelle Gruformel festlegen. Weiterhin wird in dem Bereich festgelegt wie ein Kontakt am Liebsten kontaktiert werden mchte, und welche Kommunikationskanle explizit ausgeschlossen sind. Im Bereich Notizen knnen individuelle Bemerkungen zu einem Kontakt hinterlegt werden. Im Bereich Demograe kann das Geschlecht und das Geburtsdatum des Kontakts angegeben und ggf.
2 Welche Kategorien zur Auswahl stehen und wie diese benannt sind kann vom Administrator festgelegt werden. Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 4

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vermerkt werden, dass der Kontakt verstorben ist. Im Bereich Tags und Gruppen knnen die Kontakte vorher geschaffenen Gruppen zugewiesen bzw. mit Tags versehen werden. 2.2.2 HINWEIS ZU AUTOMATISCH GENERIERTEN ANREDEN

In CiviCRM gibt es, hnlich wie bei Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm, verschiedene Mglichkeiten, die gewnschten Anreden bei Massenmailings generieren zu lassen: 1. 2. 3. man kann die zu jedem Kontakt hinterlegte Anrede (z.B, Prof. Dr.) nutzen, muss dann aber zustzlich darauf achten, dass die Gruformel geschlechterspezisch ist. man kann abhngig vom hinterlegten Geschlecht die korrekte Gruformel generieren lassen man kann die fr jeden Kontakt hinterlegte, individuelle Gruformel nutzen

Mit allen Methoden kann man zum gewnschten Ergebnis kommen, jedoch ist es ratsam, sich einmalig festzulegen, da man je nach Methode andere Informationen zu Kontakten erheben und pegen muss. Bei Methode 1 bentigt man bspw. neben der Anrede auch Informationen zum Geschlecht des Kontakts. Bei Methode 2 muss man nur das Geschlecht des Kontakts kennen, kann aber weniger fein differenzieren. Bei Methode 3 kann man Kontakte sehr individuell ansprechen, muss die gewnschten Gruformeln aber auch konsequent hinterlegen. Sinnvoll ist oft, sich daran zu orientieren, welche Informationen man zu seinen bestehenden Kontakten hat bzw. kurzfristig erheben kann. Wenn die korrekte Gruformel hinterlegt ist kann man diese in E-Mails bzw. Briefen mit Hilfe eines so genannten Platzhalters (Tokens) ausgeben lassen: {contact.email_greeting} bzw. {contact.email_greeting}.3

2.3
2.3.1

KONTAKTE FINDEN UND BEARBEITEN

EINZELNE KONTAKTE BEARBEITEN

Um einen einzelnen Kontakt zu bearbeiten muss man zunchst die Kontaktbersicht aufrufen, bspw. indem auf den Namen des Kontakts in einem Suchergebnis klickt (weiter unten ist genauer beschrieben, wie Kontakte gefunden werden knnen). In der Kontaktbersicht benden sich alle Informationen, die zu einem Kontakt vorliegen, sortiert in mehrere Reiter. Im Reiter Zusammenfassung, der standardmig angezeigt wird, benden sich die wichtigsten Informationen. 4 Nun hat man zwei Mglichkeiten. Bendet sich die zu bearbeitende Information Im Reiter Zusammenfassung kann man einfach mit dem Mauszeiger ber den gewnschten Informationsblock gehen, woraufhin ein Rahmen mit den mglichen Optionen, z.B. Bearbeiten erscheint. Mit einem Klick kann direkt der entsprechende Block bearbeitet und gespeichert werden, ohne dass dafr in eine umfangreiche Bearbeitungsmaske gewechselt werden muss.5 Will man hingegen mehrere Informationen bearbeiten oder solche, die nicht im bersichtsreiter sind, klickt man der Kontaktbersicht auf Bearbeiten. Daraufhin gelangt man in die Bearbeitungsmaske, in der alle Kontaktinformationen gendert werden knnen (vgl. Bereich Kontakte anlegen in diesem Leitfaden). Mit dem Klick auf Speichern werden alle nderungen bernommen. 2.3.2 MEHRERE KONTAKTE BEARBEITEN

Es ist auch mglich, dasselbe bzw. dieselben Merkmale(n) bei mehreren Kontakten zur gleichen Zeit zu ndern. Dafr selektiert man die gewnschten Kontakte aus einer Liste (z.B. einem Suchergebnis, s. Kapitel 2.3.3) und whlt dann im Ausklappmen Massenbearbeitung der Kontakte. Man kann dann ber so genannte
3 4 5 Es ist auch mglich, Platzhalter mit wenn-dann-Bedingungen zu verbinden. Mehr Informationen dazu nden Sie unter anderem unter: http://www.systopia.de/blog/smarty-und-civicrm-tokens-ein-kleines-syntax-howto Was hier erscheint kann vom Administrator festgelegt werden. Diese Funktion ist erst ab Version 4.2 verfgbar. Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 5

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Prole (die die Administratorin denieren kann) ein oder mehrere Kontaktmerkmale ndern. Ein Anwendungsbeispiel ist, dass man alle bei allen Kontakten mit dem Geschlecht weiblich, die Anrede zu Frau ndern mchte. Es ist auch mglich, eine groe Anzahl Kontakte zu ndern, indem man die entsprechenden Informationen aus einer externen Liste (im csv-Format) importiert und die ggf. bereits in CiviCRM vorhandenen Informationen damit berschreibt. Dies kann ein komplexer Vorgang sein, der hier nicht nher beschrieben wird Interessierte nden mehr Informationen im englischsprachigen Online-Handbuch6. 2.3.3 EINFACHE UND ERWEITERTE SUCHE

Um nach einem oder mehreren Kontakten zu suchen, reicht es, in der Schnellsuche oben links einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse einzugeben. Fr ein etwas umfangreicheres Suchformular kann man in der Navigationsleiste Suche und dann Kontakte nden whlen dort kann man zustzlich Kontaktart, Gruppenzugehrigkeit oder Tags des gesuchten Kontakts festlegen. Whlt man die Erweiterte Suche aus, bekommt man eine sehr umfangreiche Suchmaske, in der man sowohl nach Kontaktmerkmalen und Beziehungen suchen kann (z.B. Name, PLZ-Bereich, Arbeitgeber...) als auch nach diversen anderen dem Kontakt zugeordneten Informationen. Zu letzteren gehren bspw. eingegangene Spenden und Mitgliedschaften des Kontakts oder auch Mailings, zu deren Empfngerkreis er gehrte. Nachdem man beliebig viele Merkmale eingegeben hat, generiert CiviCRM eine Liste von Kontakten mit den zutreffenden Merkmalen. Mit dem Suchergebnis kann man dann auf verschiedene Arten weiterarbeiten. Bspw. kann man an die Kontakte eine E-Mail/einen Brief schicken, sie einer Gruppe hinzufgen, u.v.a.m. Auf die diversen Mglichkeiten wird teilweise im Folgenden noch eingegangen. Noch komplexere Suchen lassen sich mit dem so genannten Suchgenerator erstellen, weiterhin gibt es vorgefertigte komplexe Abfragen (spezische Abfragen), die von der CiviCRM-Community erstellt wurden und nun allen Nutzern zur Verfgung stehen. Auf diese beiden Optionen wird hier nicht genauer eingegangen, da die meisten Suchanforderungen einfacher Anwender mit der einfachen und der erweiterten Suche abgedeckt werden knnen Informationen hierzu gibt es bspw. im Online-Handbuch7.

6 7

http://book.civicrm.org/user/current/common-workows/importing-data/ http://book.civicrm.org/user/current/the-user-interface/searching/ Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 6

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2.4

KONTAKTE GRUPPIEREN UND SEGMENTIEREN

Gruppen eignen sich gut, um Kontakte zu organisieren, bspw. solche, die man wiederholt per E-Mail oder Brief kontaktieren mchte. Man kann diese dann mit nur wenigen Klicks erreichen. 2.4.1 STATISCHE GRUPPEN

Statische Gruppen mssen vor der Benutzung angelegt werden, indem man in der Navigationsleiste Kontakte und anschlieend neue Gruppe whlt. Man hat dann die Mglichkeit, einen Namen und eine Beschreibung fr die Gruppe einzugeben. Weiterhin hat man die Mglichkeit anzugeben, ob die Gruppe auch eine Mailingliste ist nur dann knnen Nutzer mit entsprechender Berechtigung Massenmailings an die Gruppe schicken. Schlielich kann man festlegen, ob es eine bergeordnete Gruppe gibt, also bspw. Ehrenamtliche als Eltern-Gruppe von Studenten. Kontakte mssen manuell von Benutzerinnen mit entsprechenden Rechten zur Gruppe hinzugefgt oder entfernt werden8. Bspw. kann man eine erweiterte Suche starten und alle gefundenen Kontakte einer Gruppe hinzufgen. 2.4.2 DYNAMISCHE GRUPPEN

Dynamische Gruppen bieten grundstzlich dieselben Mglichkeiten wie statische, haben aber einen entscheidenden Unterscheid. Kontakte werden nicht manuell hinzugefgt oder entfernt sondern automatisch und zwar aufgrund bestimmter, vorher denierter Kontaktmerkmale. Bspw. kann man fr die (ktive) dynamische Gruppe Mitglieder in NRW festlegen, dass darin alle Kontakte enthalten sein sollen, in deren Bundesland-Adressfeld Nordrhein Westfalen steht, und die das Tag Mitglied bei Organisation xy haben. Zieht bei diesem Beispiel ein Kontakt aus NRW weg bzw. nach NRW reicht alleine die nderung seiner Adresse um ihn automatisch aus der dynamischen Gruppe zu entfernen bzw. ihn zu selbiger hinzuzufgen. Dynamische Gruppen sind daher sehr gut geeignet, um Kontakte in der Datenbank nach gewnschten Kriterien zu segmentieren und dann zielgruppengerecht zu bedienen. Die Qualitt der dynamischen Gruppen hngt dabei natrlich von der Qualitt und Aktualitt der Daten ab, so dass hierauf besonderes Augenmerk gelegt werden muss. Um eine dynamische Gruppe anzulegen, muss man zunchst eine erweiterte Suche durchfhren, in der man alle Kriterien deniert, die spter auch die dynamische Gruppe haben soll. Anschlieend whlt man alle gefundenen Kontakte und dann im Ausklappmen neue dynamische Gruppe. Man gelangt im Anschluss wieder zu einer bersicht, in der man Name und Beschreibung angeben und festlegen kann, ob die Gruppe eine Mailingliste sein soll. Mit einem Klick auf dynamische Gruppe speichern ist die Gruppe aktiv. Um statische und dynamische Gruppen zu verwalten, whlt man in der oberen Navigation Kontakte und dann Gruppen verwalten. Man bekommt eine Liste aller verfgbaren Gruppen angezeigt und kann sich jeweils die darin gesammelten Kontakte anzeigen lassen oder aber die Gruppeneinstellungen bearbeiten.

2.5

BEZIEHUNGEN ANLEGEN

Beziehungen beschreiben einen bestimmten Zusammenhang von zwei oder mehr Kontakten in CiviCRM. Sie ermglichen das Auswerten relevanter Informationen bspw. das Aufnden von Kontakten, die mit einem anderen Kontakt in Zusammenhang stehen. Beziehungen werden in CiviCRM somit angelegt bzw. nachgehalten, um bessere Mglichkeiten zum gezielten Finden von Kontakten mit bestimmten Merkmalen zu haben und Beziehungsmuster auswerten zu knnen.
8 Wenn die Gruppe eine Mailingliste ist knnen Kontakte sich allerdings selbst ber einen Abbestelllink aus der Mailingliste austragen sie sind dann zwar immer noch in der Gruppe, bekommen aber keine Massenmails fr diese Gruppe mehr Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 7

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In CiviCRM gibt es eine Anzahl vorgefertigter Beziehungen, bspw. Arbeitgeber von/Arbeitnehmer bei oder Elternteil von/Kind von. Adminstratoren knnen bei Bedarf weitere Beziehungen anlegen bzw. bestehende ndern/umbenennen. Beziehungen haben immer eine A-B-Richtung (z.B. Arbeitgeber von) und eine B-A-Richtung (z.B. Arbeitnehmer bei). Beziehungen bestehen immer zwischen zwei bestimmten Kontaktarten, also z.B. Person-Person (Eltern-Kind) oder Organisation-Person (Arbeitgeber-Arbeitnehmer). Beziehungen knnen sehr wertvolle Informationen liefern, bspw. fr Fundraiserinnen, die das Spendenaufkommen analysieren oder nur einen Brief pro Haushalt verschicken wollen. Sie zu erheben und pegen kann aber ressourcenaufwendig sein demzufolge sollte man sich gut berlegen, welche Beziehungen fr die eigene Organisation relevant sind und somit genutzt werden. Um eine Beziehung anzulegen oder zu bearbeiten ruft man den entsprechenden Kontakt auf und whlt den Reiter Beziehungen - hier sieht man alle vorhanden Beziehungen sowie die Schaltche Beziehung hinzufgen. Whlt man letztere aus kann man eine Beziehung denieren und dabei auch festlegen, ob es sich um eine aktive oder inaktive (frhere) Beziehung handelt. Zudem kann man ein Start- und Enddatum, der Beziehung bestimmen und Notizen anlegen. Besonderheit: Die Beziehung Arbeitnehmer von kann auch direkt im Bearbeitungsmodus der Kontaktbersicht eines Kontakts bearbeitet werden.

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Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013

Seite 8

3.
3.1

KOMMUNIKATION UND INTERAKTION

EINE BEGRENZTE ANZAHL E-MAILS ODER BRIEFE VERSCHICKEN

Aus CiviCRM knnen direkt E-Mails an Kontakte verschickt oder alternativ PDF-Briefe generiert und anschlieend ausgedruckt werden. Um eine Nachricht an einen einzelnen Kontakt zu verschicken, ruft man diesen auf, klickt auf Aktionen und whlt dann E-Mail oder PDF-Brief ausdrucken. Mchte man E-Mails oder Briefe an mehrere Kontakte (bspw. in einer Gruppe) verschicken, so whlt man die gewnschten Kontakte aus und klickt dann im Ausklappmen auf E-Mail an Kontakte senden bzw. PDF-Briefe fr diese Kontakte generieren. Es ffnet sich ein Editor in dem man den gewnschten Text eingeben und formatieren oder aus einer externen Anwendung (z.B. MS Word) einfgen kann. Bei Briefen kann man zudem ein Seitenformat auswhlen, bei E-Mails Anhnge, Betreff, Absender- und ggf. zustzliche Empfngeradressen. Man kann vordenierte Vorlagen verwenden, in denen sowohl das gewnschte Layout als auch hug bentigte Textbausteine enthalten sind. Vorlagen mssen einmalig in HTML erarbeitet und von einem Administrator hinterlegt werden, damit sie fr alle Benutzerinnen verfgbar sind. Die E-Mails werden direkt versendet, bei Briefen wird eine PDF-Datei generiert, die dann ausgedruckt und verschickt wird. In beiden Fllen kann man Platzhalter, so genannte Tokens, verwenden um die Texte zu individualisieren. Schreibt man im Editor bspw. Hallo {contact.rst_name} {contact.last_name} so wird (so wie bei Serienbriefen) bei jeder E-Mail bzw. jedem Brief entsprechend der Vorname und Nachname des Kontakts eingefgt. Wenn die Anrede korrekt deniert ist kann man auch direkt den Platzhalter {contact.email_greeting} verwenden (zu Anreden und Tokens vgl. auch Kapitel 2.3.2) Die wichtigsten Tokens kann man direkt per Mausklick einfgen, indem man im Editor auf Token einfgen klickt und den gewnschten Token aus der Liste whlt. Man kann auch sehr komplexe Tokens inkl. wenndann-Bedingungen einsetzen weitere Informationen benden sich im Online-Handbuch9.

3.2

MASSENMAILS/NEWSLETTER

Das oben beschriebene Verfahren eignet sich grundstzlich auch fr eine grere Anzahl von E-Mails. Allerdings gibt es bestimmte technische und rechtliche Beschrnkungen10, auerdem bietet das oben beschriebene Verfahren keine systematischen Auswertungsmglichkeiten fr groe Mailings. Aus diesen Grnden sollte fr Massenmailings wie Newsletter die CiviCRM-Funktion Rundschreiben genutzt werden. Rundschreiben knnen in CiviCRM nur an eine oder mehrere Gruppen verschickt werden die Empfnger mssen also in solchen organisiert sein (siehe oben). Um ein neues Mailing zu starten whlt man in der oberen Navigation Neues Rundschreiben. Man gelangt zu einer Eingabeseite (der ersten von fnf), in der man Empfngergruppen ein- und ausschlieen sowie das Mailing einer Kampagne zuordnen kann. Auerdem kann man dem Mailing einen internen Namen geben dieser sollte aussagekrftig sein, um das Mailing spter identizieren zu knnen. Auf der zweiten Seite kann man diverse Optionen (de-)aktivieren um die Resonanz auf das Mailing nachzuverfolgen z.B. ffnungs- und Klickraten oder Antworten. Auf der dritten Seite wird das Mailing gestaltet. Sie knnen entweder Text direkt eingeben, eine Vorlage verwenden, oder eine HTML-Datei hochladen (bspw. einen fertig gestalteten Newsletter). Ergnzend knnen Sie auch noch eine nur-Text-Version anlegen, fr Kontakte, die HTML-formatierte Nachrichten nicht lesen
9 http://book.civicrm.org/user/current/common-workows/tokens-and-mail-merge/ 10 Bspw. muss den Empfngern von Massenmails die Mglichkeit zum Abbestellen gegeben werden SYSTOPIA Organisationsberatung Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 9

knnen oder wollen.11 Auch hier knnen die oben beschriebenen Token verwendet werden. Aus rechtlichen Grnden mssen im Nachrichtentext zwei Tokens enthalten sein: Der Token {domain.address} fgt die in CiviCRM hinterlegte Adresse ihrer Organisation ein. Mit dem zweiten Token {action.optOutUrl} kann der Empfnger sich von allen zuknftigen Mailings Ihrer Organisation abmelden. Wenn Sie mehr als ein unterschiedliches Massenmailing haben (z.B. Newsletter zu mehreren Themen) empfehlen wir stark den Token {action.unsubscribeUrl}. Mit diesem kann der Empfnger sich nur vom Empfang der aktuellen Empfngergruppe abmelden, nicht aber von allen anderen.12 Die Option zum Abmelden von allen Mailings muss natrlich zustzlich gegeben werden. Auf der vierten Seite kann man sich eine Vorschau des Mailings ansehen und eine Test-E-Mail an eine EMail-Adresse oder eine Gruppe verschicken. Es ist sehr ratsam, von dieser Mglichkeit Gebrauch zu machen! Auf der fnften und letzten Seite kann man die E-Mail schlielich sofort versenden oder aber den Versand terminieren. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn die Empfnger das Mailing zu einer bestimmten Zeit bekommen sollen, oder die Leistungsressourcen des Servers bei sehr groen Mailings dadurch geschont werden sollen, dass das Mailing zu einer Uhrzeit versendet wird zu der der Server gewhnlich nicht anderweitig bentigt wird.

3.3

KONTAKTHISTORIE

Ein wesentliches Merkmal professionellen CRMs ist, dass Kommunikation, die zwischen Kontakten und der eigenen Organisation stattgefunden hat, personenbergreifend und einfach nachvollziehbar ist. In CiviCRM gibt es hierzu fr jeden Kontakt eine Aktivittenhistorie. Ist man in der Kontaktbersicht und klickt auf den Reiter Aktivitten bekommt man eine sortierbare Liste aller dem Kontakt zugeordneter Aktivitten. Viele Aktivitten werden standardmig aufgezeichnet, bspw. wenn dem Kontakt aus CiviCRM heraus eine E-Mail geschickt wird oder ein PDF-Brief fr ihn ausgedruckt wird. Andere mit dem Kontakt zusammenhngende Aktivitten13, wie bspw. eingehende/abgehende Anrufe oder eingegangene E-Mails/Briefe knnen manuell festgehalten werden.14 Aktivitten knnen auch mit Anhngen versehen werden so knnen relevante, mit einem Kontakt zusammenhngende Dokumente auch in CiviCRM gespeichert werden. Um eine Aktivitt manuell anzulegen/aufzuzeichnen whlt man aus dem Ausklappmen im Reiter Aktivitten die gewnschte Aktivitt aus, gibt in der Eingabemaske die entsprechenden Informationen ein und klickt anschlieend auf Speichern. Man sollte insbesondere darauf achten, dass der Status der Aktivitt (z.B. geplant, abgeschlossen, abgebrochen) richtig gesetzt ist. Aktivitten knnen terminiert, priorisiert und anderen CiviCRM-Nutzern zugewiesen werden. Bei
11 Die entsprechenden Prferenzen knnen bei jedem Kontakt hinterlegt werden. 12 Es empehlt sich, die Tokens an geeigneter Stelle (etwa dem Fubereich) in einen Text einzubetten, der bspw. so aussehen kann:
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13 CiviCRM verfgt ber ein Reihe vorgefertigter Aktivitten, wie bspw. Treffen, Anrufe, eingehende E-Mails u.v.a.m.. Ihr Administrator kann neue Aktivitten mit unterschiedlichen Eigenschaften im Administrationsmen denieren mehr Informationen hier. 14 Auch eingehende E-Mails und Anrufe knnen u.U. automatisch aufgezeichnet werden, wenn entsprechende Funktionen und Schnittstellen, bspw. zur Telefonanlage geschaffen werden. Auf diese individuellen Anpassungen wird hier jedoch nicht weiter eingegangen. SYSTOPIA Organisationsberatung Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 10

konsequenter Nutzung erleichtert CiviCRM so auch Zusammenarbeit in Teams und erffnet die Mglichkeit fr individuelle Nutzungsszenarien.

3.4

EXPORT VON KONTAKTINFORMATIONEN

In manchen Situationen bentigt man Kontaktdaten aus CiviCRM fr externe Anwendungen (bspw. Serienbriefe im Textverarbeitungsprogramm) oder muss diese Dritten zur Verfgung stellen, die keinen Zugang zu Ihrer CiviCRM-Installation haben. Zu diesem Zweck knnen die Daten im gngigen csv-Format exportiert werden. Um einen Export zu starten muss man zunchst die zu exportierenden Kontakte auswhlen, bspw. ber eine erweiterte Suche oder indem man die Mitglieder einer Gruppe auswhlt. Dann whlt man im Ausklappmen Kontakte exportieren und klickt auf Start. Anschlieend kann man whlen, ob man die Standardfelder exportieren oder die zu exportierenden Felder selbst auswhlen mchte.15 Weiterhin kann man festlegen, wie mit ggf. vorhanden Kontakte mit derselben Adresse oder solchen, die im selben Haushalt leben verfahren werden soll. Klickt man auf Weiter, bekommt man eine csv-Liste generiert, die je nach Browsereinstellung heruntergeladen oder direkt im Browser geffnet wird. In letzterem Fall muss man diese noch speichern (bei Firefox bspw. Datei und dann Seite Speichern). Nun kann die Liste bspw. zur Erzeugung eines Serienbriefs verwendet werden oder einem Lettershop-Dienstleister zur Verfgung gestellt werden. Hinweis: Wenn an den Informationen in der csv-Liste nderungen vorgenommen werden, die erhalten bleiben sollen (bspw. Adressaktualisierungen), so muss die Liste anschlieend wieder von einer Nutzerin mit entsprechenden Rechten in CiviCRM importiert werden. Hierfr ist es sehr wichtig, dass die einmalige Kontaktidentikationsnummer (User-ID) mit exportiert wird und unverndert bleibt um beim Import eine einfache Zuordnung der Daten zu ermglichen.

15 Wenn man hug dieselben Felder exportieren muss, kann man sich die entsprechende Auswahl auch speichern. SYSTOPIA Organisationsberatung Benutzerleitfaden CiviCRM Stand 11. Juli 2013 Seite 11