ELENA -
MITARBEITERI N FORMATION
ZUM ELEKTRONISCHEN MEL.
DEVERFAHREN ,,ELENA'
Auf lhrer Abrechnung finden Sie ab Januar 2010 den folgenden neuen Hinweis:
Die Abrechnungsdotenwerden gem. 5 97 (1) SGB lV an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt. Über
die dort gespeicherten Daten haben Sie einen Auskunftsanspruch gem. 5 103 (4) SGB lV gegenüber der ZSS.
Was bedeutet dieser
weis?
Ab dem Jahr 20'10 ist der Arbeitge-
ber verpflichtet, im Rahmen des
elektronischen Meldeverfahrens
,,ELENA' (!!ektronischer Entgett-
Nachweis) monatlich nach der
Lohn- und Gehaltabrechnung die
Abrechnungsdaten an die,,Zentrale
SpeichersteIte" (255) mit Sitz in
Würzburg zu melden.
Grundlage hierzu ist das ,,ELENA-
Verfahrensgesetz" vom 28. März
2009, mit dem das 4. Sozialgesetz-
buch (SGB lV) um die Paragraphen
95 -
110 erweitert wird. Dort ist
insbesondere im 5 97 die Pflicht
des Arbeitgebers zur Übermittlung
der Daten geregett.
TDS HR services & Solutions GmbH
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Hin- Welche Daten werden ge-
meldet?
Das ELENA-Metdeverfahren berück-
sichtigt grundsätzlich jeden
schäftigten, auch Beamte, Richter
und Sotdaten. Nur Zivildienstleis-
tende, Grundwehrdienstteistende
und geringfügig Beschäftigte in
Privathaushatten sind von der Me[-
depfticht ausgenommen. Die
ELENA-Metdungen bestehen je nach
der persönlichen Situation des Be-
schäftigten maximal aus den fo[-
genden Angaben:
Grunddaten des Beschäftigten
" (monatliches Einkommen bzw.
Bezüge)
e Name, Geburtsangaben und
Anschrift des Beschäftigten
Arbeitgeberangaben, Anschrift
und ggf. davon abweichender
Beschäftigungsort
Fehlzeiten des Beschäftigten
Steuerpflichtige sonstige Bezü-
ge des Beschäftigten
Be-
Steuerfreie Bezüge des Be-
schäftigten
Ausbitdungsdaten (während der
Ausbitdungszeit monattich zu
metden)
Zusatzdaten (2.8. Daten aus
Attersteilzeit und Kurzarbeit,
Pauschatsteuern)
Nebenbeschäftigung von Ar-
beitstosen (erst ab dem
01.01.2012 zu melden)
g Heimarbeiter
a Kündi gun gs- / Enttassungsdaten
des Beschäftigten (erst ab dem
01.O7.2010 zu melden)
T05
a luiitsrr company
Die eindeutige Zuordnung der Mel-
dungen zum Beschäftigten erfotgt
über die bereits vorhandene Sozi-
alversicherungsnummer. Für Beam-
te, die bisher keine Soziatversiche-
rungsnummer haben, wird eine so[-
che automatisch im Rahmen des
ELENA-Verfahrens vergeben. Man
spricht hier jedoch nicht von der
Soziatversicherungsnummer son-
dern von einer ,,Verfahrensnum-
mer".
Wie erfolgt die elektroni-
sche Ubertragung der Me[-
dung an die ZSS?
Der Versand der verschlüsselten
Meldungen erfotgt mit einem siche-
ren Verfahren. Mit einem ähnli-
chem Verfahren werden bereits
seit Jahren die etektronischen Met-
dungen ztJr Soziatversicherung
(DEÜV) verschickt.
Warum werden die Daten an
die ZSS gemeldet?
Das ELENA-Verfahren sotl nach und
nach die Verdienstbescheinigungen
ersetzen, die derzeit vom Arbeit-
geber auf Anfrage des Arbeitneh-
mers ersteltt werden. Diese Be-
scheinigungen werden für den An-
trag auf bestimmte Leistungen bei
Behörden und Amtern (2.B. bei der
Bundesagentur für Arbeit) benö-
tigr.
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Dies sind im ersten Schritt die fot-
genden Bescheinigungen:
* die Arbeitsbescheinigung gem.
55 312 - 315 Sozialgesetzbuch
Drittes Buch (SGB lll) für den
Antrag auf Arbeitslosengeld,
* die
Verdienstbescheinigung
zum Antrag auf Wohngetd gem.
5 23 Abs. 2 Wohngetdgesetz
(WoGG) sowie
s die Einkommensnachweise
nach S 2 Abs. 7 Satz4 und 5 9
des Bundesetterngetd- und El-
ternzeitgesetzes (BEEG) für
den Antrag auf Elterngeld.
Das genaue Datum für den Wegfalt
der bisherigen Bescheinigungen auf
Papier steht bisher noch nicht fest.
Es ist jedoch geptant, dass die ge-
druckten Bescheinigungen ab Janu-
ar 2012 entfallen sotten. Bis dahin
erhatten Sie die benötigten Be-
scheinigungen wie gewohnt auf An-
forderung in der _Pe_r5g1alab!ei-
lung.
Wer hat Zugriff auf die in
der ZSS hinterlegten Daten?
Der Zugriff auf die Daten ist nur
den Sachbearbeitern der leistungs-
gewährenden Behörden und Amter
(2.8. der Bundesagentur für Arbeit)
mögtich, wenn der Antragsteller
einer Leistung sie dazu ausdrück-
lich legitimiert. Dies geschieht in
Zukunft durch eine ,,Signaturkar-
te". Nur mit deren Hilfe ist ein
Tugriff auf die Daten möglich.
Die Signaturkarte wird auch benö-
tigt, wenn Sie selbst Auskunft über
die gespeicherten Daten bei der
Zentralen Speicherstelle einholen
wolten. Nur von dort kann eine so[-
che Auskunft erteilt werden. Die
Personatabteilung lhres Arbeitge-
bers hat keine Mögtichkeiten eine
Auskunft über die bei der ZSS ge-
speicherten Daten zu geben.
Die Signaturkarte steht jedoch
derzeit noch nicht zur Verfügung.
Die letzten Entscheidungen zur
technischen Ausstattung der Signa-
turkarten stehen noch aus. Die 5ig-
naturkarten werden auf jeden Fatt
nicht durch den Arbeitgeber er-
stellt oder ausgehändigt. Dies
übernehmen andere, noch zu be-
nennende, offizielte Stetten. Die
Bundesregierung und die betroffe-
nen Behörden haben hierzu größe-
re lnformationskampagnen in 2010
und 201 1 geptant.
Wo finde ich weitere ln-
formationen zu ELENA?
Zum Thema ELENA wurde die ln-
ternetseite www.das-elena-
verfahren.de eingerichtet. Dort
finden Sie attes Wissenswerte zu
diesem Thema. Die Seite wird von
der Deutschen Rentenversicherung
Bund betrieben.
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