Betriebsvereinbarung: Muster für die Einführung eines

elektronischen Personaldatensystems

§ 1 Gegenstand der Betriebsvereinbarung

Diese Vereinbarung regelt jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern

im elektronischen Personaldatensystem …………….

§ 2 Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung gilt für das gesamte Unternehmen, einschließlich aller Zweigstellen,
und für alle am Hauptsitz und in den Zweigstellen beschäftigten Mitarbeiter.

§ 3 Begriffsbestimmungen

(1) Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche
Verhältnisse bestimmter oder bestimmbarer Arbeitnehmer und ihrer Angehörigen. Ebenso
gehören hierzu Personaldaten von Bewerbungen, die bei dem Unternehmen eingereicht werden
und in die nähere Auswahl kommen.

(2) Das Verarbeiten von Personaldaten umfasst jedes automatisierte Erfassen, Speichern,
Verändern, Auswerten, Weitergeben, Kopieren, Verknüpfen und Löschen von Personaldaten.

(3) Daten ohne Personenbezug sind nicht Gegenstand dieser Vereinbarung. Daten mit
Personenbezug werden auch insoweit erfasst, als sie zwischen verschiedenen, innerbetrieblich
eingesetzten EDV-Systemen ausgetauscht werden.

§ 4 Zweckbestimmung

(1) Das Personaldatensystem dient der Wahrnehmung folgender Aufgaben:

Personalbedarfsplanung, Aufgaben und Stellenplanung, Personaleinsatzplanung,
Personalsachbearbeitung, Personalentwicklungsplanung, Personalkostenplanung,
Personalstatistik und Personalcontrolling.

(2) Das Unternehmen ist berechtigt, die Personaldaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in
diesem Personaldatensystem zu verarbeiten, soweit es diese Daten zur ordnungsgemäßen
Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund gesetzlicher Bestimmungen
und behördlicher Anordnungen, aufgrund von Tarifverträgen und bestehenden
Betriebsvereinbarungen, Arbeitsverträgen und sonstigen vertraglichen Vereinbarungen mit den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern benötigt.

(3) Andere Daten dürfen ohne vorherige Vereinbarung mit dem Betriebsrat nur verarbeitet
werden, wenn deren Verarbeitung aufgrund neuer gesetzlicher Bestimmungen oder behördlicher
Anordnungen, neuer Tarifverträge oder anderer Betriebsvereinbarungen erforderlich wird.

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Über eine derartige Ausweitung der betrieblichen Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten werden
der Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte bei Beginn dieser Verarbeitung informiert.

(4) Alle personenbezogenen Daten sind zu löschen, wenn deren weitere Speicherung für die
Erfüllung einer Aufgabe nach § 4.1 nicht mehr erforderlich ist. Die gesetzlichen
Datenschutzrechte der Mitarbeiter bleiben unberührt.

§ 5 Unzulässige Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten

(1) Die Nutzung zu anderweitigen Zwecken, als in § 4 angegeben, ist unzulässig. Die im Rahmen
dieses Personaldatensystems erfassten Daten dürfen nicht zweckentfremdet werden. Eine
Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter findet nicht statt.

(2) Unzulässig ist insbesondere auch jede Verarbeitung oder sonstige Nutzung
personenbezogener Daten oder sonstiger personenbezogener Informationen, wenn und soweit
• dies zu einer Diskriminierung von Arbeitnehmern führen oder diese in ihren
Persönlichkeitsrechten beeinträchtigen kann,
• medizinische, psychologische, strafrechtliche, politische oder gewerkschaftliche
Sachverhalte betrifft sowie Informationen, die nicht mit dem Arbeitsverhältnis in
Zusammenhang stehen,
• die Daten an Dritte ohne Zustimmung des Arbeitnehmers weitergegeben werden und
keine gesetzliche Auskunftspflicht des Arbeitgebers besteht.

§ 6 Verfahren

(1) Das Personaldatensystem besteht aus folgenden Modulen: Bewerberverwaltung,

Mitarbeiterverwaltung, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Personalentwicklung sowie Aus-
und Fortbildung.

(2) Eine Verknüpfung von den in Personaldateien des Personaldatensystems gespeicherten

Daten mit solchen, die auf anderen Datenbanken oder in anderen Dateien des Unternehmens
gespeichert sind, findet nur im Rahmen der Zweckbestimmung des jeweiligen
Arbeitsverhältnisses statt. Dabei ist zu gewährleisten, dass bei bestehenden
Systemverknüpfungen nur auf die jeweils notwendigen Personaldaten zugegriffen werden kann.

(3) Standardisierte Auswertungen sind in anonymisierter Form ohne Rückschlussmöglichkeit auf

einzelne Mitarbeiter nach Zweck, Form und Inhalt sowie nach festgelegten Zeitpunkten zu
beschreiben. Änderungen sind ebenfalls zu dokumentieren.

(4) Eine personenbezogene Datenverarbeitung durch den Betriebsrat findet nur im Rahmen
seiner betriebsverfassungsrechtlichen Aufgabenstellung statt. Dabei wirkt der Betriebsrat mit
dem Datenschutzbeauftragten zusammen, um die Einhaltung des Schutzes der bei ihm
gespeicherten bzw. ihm zugänglichen Personaldaten zu gewährleisten.

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§ 7 Rechte der Mitarbeiter

(1) Die Mitarbeiter erhalten auf Antrag einen Ausdruck des vollständigen, sie betreffenden
Datenbestands. Bei der Einsichtnahme in ihre Daten können sie sich durch den
Datenschutzbeauftragten oder ein Mitglied des Betriebsrats vertreten lassen.

(2) Den Mitarbeitern wird mitgeteilt, an welche Stellen Daten regelmäßig übermittelt werden.

(3) Die Mitarbeiter sind vor jeder elektronischen Datenübermittlung an Dritte zu unterrichten,
die nicht im Rahmen der regelmäßigen Übermittlung erfolgt.

§ 8 Einsichtnahme- und Mitwirkungsrecht, Zustimmungspflicht

(1) Der Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte sind berechtigt, jederzeit Einsicht in alle
System- und Programmdokumentationen zu nehmen. Ihre jeweiligen weiter gehenden Befugnisse
bleiben davon unberührt. Der Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte werden außerdem auf
Verlangen über die Arbeitsabläufe in dem Personaldatensystem informiert.

(2) Der Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte sind berechtigt, folgende Datenarten aus
dem Informationssystem abzufragen: Kostenstellendaten, Tätigkeitsstrukturdaten, Personaldaten
von Mitarbeitern, Möglichkeiten der Verknüpfung von Mitarbeiterdaten.

(3) Weitere, für ihre jeweilige gesetzliche Aufgabenerfüllung erforderliche Daten erhalten der
Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte auf besondere Anforderung von der
Personalabteilung.

§ 9 Laufzeit

Diese Vereinbarung tritt zum …………… in Kraft und kann mit einer Frist von ……………
Monaten zum Ende eines Kalenderjahrs gekündigt werden, erstmals zum …………….

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