Muster: Vereinbarung über die Einrichtung und Nutzung

eines unternehmensweiten Informationsportals im

firmeneigenen Intranet
zwischen der Muster AG, Musterstraße 1, 00001 Musterstadt, vertreten durch deren
Geschäftsführerin Magda Schmidt
– nachstehend Arbeitgeber genannt –
und dem Betriebsrat der Muster AG, vertreten durch den Betriebsratsvorsitzenden Heinz
Müller
– nachstehend Betriebsrat genannt –

werden die nachfolgenden Regelungen vereinbart:

Präambel
Arbeitgeber und Betriebsrat sind sich einig, dass mit der Schaffung eines Informationsportals
im Intranet sowohl die Effektivität der Arbeitsleistung der Arbeitnehmer verbessert als auch
dem Informationsbedürfnis der Arbeitnehmer Rechnung getragen werden soll.
In dieser Betriebsvereinbarung sollen die Rahmenbedingungen für den Einsatz und die
Nutzung des Informationsportals unter Berücksichtigung der einschlägigen gesetzlichen
Regelungen, insbesondere des Betriebsverfassungsrechts und des Datenschutzrechts,
niedergelegt werden.

§ 1 Persönlicher und sachlicher Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Arbeitnehmer, die dem Betrieb des Arbeitgebers
zugeordnet sind. Unter den Begriff der Arbeitnehmer fallen auch die zu ihrer
Berufsausbildung beschäftigten Personen.
In sachlicher Hinsicht findet diese Betriebsvereinbarung Anwendung auf die Einrichtung, den
Betrieb und die Nutzung eines Informationsportals im Intranet des Arbeitgebers.

§ 2 Begriffsbestimmungen

Informationsportal
Hierunter ist die Gesamtheit aller über die Adresse „intranet.muster-ag.xyz“ erreichbaren und
mit einem Internetbrowser und spezifischer Software abrufbaren Seiten, Informationen,
Dokumente, Dateien zu verstehen.

Personenbezogene Daten
Als personenbezogene Daten gelten alle Daten und Informationen, die als Einzelangaben über
persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen
Person zu werten sind. § 3 Abs.1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) findet entsprechend
Anwendung.

§ 3 Zweck des Informationsportals

Das Informationsportal wird geschaffen, um
 Arbeitnehmern die für ihre Arbeit notwendigen Informationen (z. B. Formulare,
Handlungsanweisungen, Schriftstücke) schneller zugänglich zu machen,
 die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern zu verbessern,
 die Identifikation der Arbeitnehmer mit dem Unternehmen zu fördern,

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  den Austausch von Informationen und den sozialen Kontakt unter Arbeitnehmern zu
stärken.

§ 4 Kategorien des Informationsportals

Mit der Einführung des Informationsportals sollen zunächst folgende Informationsbereiche
zur Verfügung gestellt werden und über die Einstiegsseite zu erreichen sein:
 Geschäftsleitung (möglicher Inhalt: aktuelle Informationen, Stellungnahmen,
Presseerklärungen, Geschäftsberichte, Organigramme)
 Personalabteilung (möglicher Inhalt: aktuelle Informationen, Formulare,
Stellenausschreibungen, Kontaktinformationen)
 Betriebsrat (möglicher Inhalt: aktuelle Informationen, Betriebsvereinbarungen)
 Datenschutzbeauftragter (möglicher Inhalt: aktuelle Informationen, Hinweise zum
Datenschutz, Schulungspräsentationen, Kontaktinformationen)
 Kantine (möglicher Inhalt: aktuelle Informationen, Speisepläne, Buffetbestellung für
Betriebsfeiern, Kontaktinformationen)
 Marktplatz (möglicher Inhalt: Kleinanzeigen in diversen Sparten wie z. B.
Wohnungen, Pkw, Freizeit, Sport, Verkäufe)
 Telefonbuch (möglicher Inhalt: dienstliche Kontaktinformationen zu den
Beschäftigten im Unternehmen, insbesondere Name, Abteilung, dienstliche Telefon-,
Fax- und Handynummer sowie dienstliche E-Mail-Adresse)

§ 5 Enthaltene personenbezogene Daten

Die Inhalte sollen so gestaltet werden, dass den Grundsätzen zur Datensparsamkeit und
Datenvermeidung nach § 3a BDSG Rechnung getragen wird. Hierbei ist insbesondere darauf
zu achten, dass die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten durch den Arbeitgeber
durch eine entsprechende Rechtsgrundlage gedeckt ist und die dem jeweils betroffenen
Arbeitnehmer zustehenden Rechte gewahrt bleiben. Ist keine ausreichende Rechtsgrundlage
vorhanden, so hat der Arbeitgeber die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers
einzuholen. Dies gilt insbesondere für Informationen, die dem privaten Bereich des
Arbeitnehmers zuzurechnen sind, wie beispielsweise Fotografien, Geburtsdaten, familiäre
Verhältnisse, private Kontaktdaten. Ohne schriftliche, den Vorgaben des § 4a BDSG
entsprechende Einwilligung hat eine Veröffentlichung zu unterbleiben. Dem Arbeitnehmer,
der nicht einwilligt, dürfen dadurch keinerlei Nachteile entstehen.

§ 6 Inhaltliche Verantwortung
Der Arbeitgeber bestimmt für jeden Informationsbereich des Informationsportals eine Person,
die für die dort vorgehaltenen Inhalte und Informationen verantwortlich ist. Der Betriebsrat
hat bei der Auswahl der Personen ein Mitbestimmungsrecht. Hiervon ausgenommen ist der
Informationsbereich des Datenschutzbeauftragten. Der Arbeitgeber stellt sicher, dass diese
Personen im Hinblick auf zulässige/unzulässige Inhalte und im Umgang mit der zum Einsatz
kommenden Content-Management- Software geschult werden.

§ 7 Nutzungsordnung
Der Arbeitgeber erstellt in Abstimmung mit dem Betriebsrat und dem
Datenschutzbeauftragten eine Nutzungsordnung und macht diese den Arbeitnehmern in
geeigneter Form jederzeit verfügbar. Mit Inbetriebnahme des Informationsportals erhalten alle
Mitarbeiter die Nutzungsordnung per E-Mail zugestellt. In dieser Nutzungsordnung sind in
leicht verständlicher Weise ausführliche Informationen zu geben über
 die zulässige Nutzung,
 Einschränkungen bzw. die unzulässige Nutzung,
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  mögliche Konsequenzen bei unzulässiger Nutzung,
 Möglichkeiten der Kontaktaufnahme zu Inhaltsverantwortlichen,
 das Recht der Arbeitnehmer auf Berichtigung von falschen Informationen und auf ihre
unabdingbaren Rechte gemäß § 6 BDSG
 das jederzeit mögliche Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer bezüglich der über sie
gespeicherten personenbezogenen Daten, die nicht aufgrund einer
Betriebsvereinbarung oder rechtlicher Vorschriften erhoben, gespeichert und genutzt
werden,
 die Pflicht des Arbeitgebers, personenbezogene Daten mit dem Ausscheiden eines
Arbeitnehmers zu löschen.

§ 8 Auswertung des Nutzungsverhaltens

Informationen über das Nutzungsverhalten der Arbeitnehmer werden von Seiten des
Arbeitgebers nicht für eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle herangezogen. Logdateien und
Protokolle dürfen nur in anonymisierter Form für die technische Optimierung des
Informationsportals beziehungsweise zur Eingrenzung und Behebung von Fehlern oder
Störungen verwendet werden.

§ 9 Verwertung von Informationen

Die im Bereich Marktplatz in den Kleinanzeigen der Arbeitnehmer enthaltenen Informationen
dürfen grundsätzlich nicht durch den Arbeitgeber verwertet werden. Bei gravierenden
Verstößen gegen die Nutzungsordnung oder gegen gesetzliche Bestimmungen dürfen
Informationen vom Arbeitgeber für disziplinarische Maßnahmen verwendet werden. Der
Arbeitgeber informiert den Betriebsrat rechtzeitig über geplante disziplinarische Maßnahmen
und stimmt das weitere Vorgehen mit dem Betriebsrat ab.

§ 10 Löschung
Von Arbeitnehmern veröffentlichte Kleinanzeigen werden automatisch nach 4 Wochen aus
dem Informationsbereich Marktplatz gelöscht. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer über
eine vorzeitige Löschung seiner Anzeige frei bestimmen. Der Arbeitgeber stellt sicher, dass
dem Löschungsanspruch des Arbeitnehmers umgehend nachgekommen wird. Der Arbeitgeber
hat das Recht, Anzeigen, die gegen die Nutzungsordnung oder gegen gesetzliche Vorschriften
verstoßen, umgehend zu löschen. In diesem Fall wird der Arbeitnehmer über die Löschung
seiner Kleinanzeige per E-Mail informiert. Diese E-Mail muss auch den Grund für die
Entfernung seiner Kleinanzeige enthalten.

§ 11 Rechte des Betriebsrats

Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat vor jeder wesentlichen Änderung des Informationsportals
beziehungsweise der darin enthaltenen Informationsstruktur zu beteiligen. Zu diesem Zwecke
ist der Betriebsrat unter Vorlage aller erforderlichen Unterlagen schriftlich zu informieren.
Unterbleibt eine rechtzeitige Information bzw. Beteiligung des Betriebsrats, so sind die vom
Arbeitgeber geplanten bzw. bereits durchgeführten Maßnahmen unwirksam.

§ 12 Überprüfungen durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Im Rahmen seiner Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte das Recht, die Einhaltung des
Datenschutzes beim Betrieb des Informationsportals zu überprüfen. Hierzu sind ihm alle
erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen sowie die notwendigen Auskünfte zu
erteilen. Macht der Datenschutzbeauftragte im Rahmen einer Überprüfung Feststellungen, die
im Widerspruch zu gesetzlichen Anforderungen oder zum Inhalt dieser Betriebsvereinbarung
stehen, so setzt er hiervon sowohl den Arbeitgeber als auch den Betriebsrat in Kenntnis.

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§ 13 Bekanntmachung dieser Betriebsvereinbarung
Der Inhalt dieser Betriebsvereinbarung wird durch den Arbeitgeber in geeigneter Weise
bekannt gemacht.

§ 14 Schlussbestimmungen
Diese Betriebsvereinbarung tritt am Tag ihrer Unterzeichnung in Kraft und ist mit einer
Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Quartalsende kündbar. Bis zum Abschluss einer neuen
Betriebsvereinbarung wirken die Regelungen dieser Vereinbarung nach. Änderungen,
Ergänzungen oder Nebenabreden zu dieser Betriebsvereinbarung bedürfen zu ihrer
Wirksamkeit der Schriftform.

Für den Arbeitgeber: Für den Betriebsrat:

Musterstadt, den ………………………… Musterstadt, den ………………………………

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