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Muster-Verfahrensdokumentation
zur Digitalisierung und elektronischen
Aufbewahrung von Belegen inkl.
Vernichtung der Papierbelege
Inhaltsverzeichnis
[7] Eine Verfahrensdokumentation berechtigt nur zur Vernichtung der mit der Buchfhrung verbun-
denen Belege. Dies gilt nicht fr nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahrende
Belege wie z. B. Urkunden, Jahresabschlsse usw. (siehe z. B. 147 Abs. 2 AO, 239 Abs. 4
HGB, 257 Abs. 3 HGB).
[8] Daten, die eventuell dem Beschlagnahmeverbot unterliegen (insb. Handakten des Steuer-
beraters), sollten verschlsselt bzw. ihre Versiegelung veranlasst werden, um im Falle einer mg-
lichen Beschlagnahme oder Durchsuchung eine undifferenzierte Beschlagnahme zu verhindern (s.
hierzu BVerfG, Beschluss vom 12. April 2005, 2 BvR 1027/02 sowie Schindhelm/Rei, DSWR
11/99, S. 318).
[9] Besonderheiten des Umgangs mit originr digitalen Belegen, also Belegen, die bereits in
digitaler Form Eingang in das Unternehmen finden (z. B. elektronische Rechnungen) sind nicht
Gegenstand dieser Verfahrensdokumentation. Ab dem Moment, wo originr digitale Belege und
digitalisierte (gescannte) Belege einer Archvierung unterzogen werden, also Eingang in das jeweils
konkrete Archivsystem finden, sind die geltenden Anforderungen wieder einheitlich.
[10] Die Notwendigkeit zur Anpassung und Ergnzung der vorliegenden Verfahrensdokumentation
durch Kanzlei und Mandant richtet sich nach den Umstnden des Einzelfalls. Besonderheiten im
Hinblick auf das Verfahren und die getroffenen Manahmen sollten so konkret wie mglich dar-
gestellt bzw. ergnzt werden.
[11] Die einmal erstellte Verfahrensdokumentation muss allen am Verfahren Beteiligten bekannt
gemacht werden und diesen jederzeit zugnglich sein. Das tatschlich durchgefhrte Verfahren und
die tatschlich eingerichteten Manahmen mssen der Dokumentation entsprechen sowie regel-
mig und unverndert angewendet werden. nderungen am Verfahren und/oder an den Ma-
nahmen mssen dokumentiert werden. Hierzu dient ein eigenes Kapital am Ende der Muster-
Verfahrensdokumentation.
(12) Die Anwendung eines Verfahrens auf Grundlage dieser Musterverfahrensdokumentation
ersetzt nicht die Prfung, ob die Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung im Einzelfall
eingehalten sind.
3.2 Zustndigkeiten
[Hinweis: Die nachfolgend dargestellten Zustndigkeiten sind nach den einzelnen Prozess-Schritten
getrennt. Fallen diese Zustndigkeiten zusammen - z.B. bei sehr kleinen Unternehmen - dann kn-
nen diese auch in der Darstellung gebndelt werden. Eine explizite Nennung jedes einzelnen
Schrittes ist dabei dennoch empfehlenswert, um die Risiken evtl. fehlender Aufgaben- und
Funktionstrennungen erkennen zu knnen (z.B. fehlendes 4-Augen-Prinzip) und durch ent-
sprechend beschriebene Manahmen an anderer Stelle begegnen zu knnen. Je mehr Prozess-
Schritte von ein und derselben Person durchgefhrt werden, desto zweckmiger wird ein hherer
Stichprobenumfang im Rahmen des Internen Kontrollsystems und/oder eine Ergnzung der
durchgefhrten (Stichproben-)Kontrollen durch externe Personen, insb. den Steuerberater. Den
Extremfall stellt dabei ein Ein-Personen-Unternehmen dar. Auch diesem darf jedoch nicht die Mg-
lichkeit einer Digitalisierung genommen werden.]
[1] Das Verfahren der Digitalisierung ist im nchsten Kapitel in seinen Einzelschritten dargestellt. Im
Folgenden werden die Mitarbeiter benannt, die jeweils zur Durchfhrung einzelner Verarbeitungs-
schritte eingewiesen und autorisiert sind.
[2] Posteingang und Vorsortierung der relevanten Dokumente inkl. Prfung auf Echtheit:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[3] Identifikation der zu scannenden Belege:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[4] Vorbereitung und Digitalisierung:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[5] Vollstndigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilittskontrolle:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[6] Nachverarbeitung und Archivierung mit Integrittssicherung:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[7] [Die Digitalisierung, Vollstndigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilittskontrolle sowie Nachverar-
beitung und Archivierung von Dokumenten mit Belegfunktion, die laut unternehmensinterner
Vorgaben (vgl. [X]) als besonders schutzwrdig gelten, ist nur folgenden Personen gestattet:]
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[Die Ablage erfolgt in diesen Fllen auf einem eigenen Export-Datenpfad, der Zugang auf diesen ist
nur diesen Personen gestattet, zur Sicherstellung dient [Verfahren, z.B. Login].] [Zustzlich sind die
Dokumente individuell mit einem Passwortschutz zu versehen, der Passwortschutz wird durch
[Programmname, Version] sichergestellt.]
[8] Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
[9] Die Vernichtung der originren Papierbelege erfolgt durch [Interne Stelle/Externen Dienstleister]:
[Name, Vorname, ggfs. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im
Unternehmen]
Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung Seite 11 / 19
3.4 Datenschutz
[1] Der Datenschutz wird bercksichtigt, indem Unbefugte keinen Zugriff auf Daten bei der
Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung haben. Nach dem Ende der
Aufbewahrungsfristen werden die archivierten Daten aus dem Archiv gelscht.
[Hinweis: Auf den nachfolgenden Absatz kann und sollte dann verzichtet werden, wenn die einmal
digitalisierten Papierbelege anschlieend im Unternehmen keine weitere Verwendung in ihrer ur-
sprnglichen Papierform finden. Dann entfllt auch die Notwendigkeit, die Relevanz von Notizen
etc. als eigenstndiges Element mit Belegcharakter, z. B. durch handschriftlich auf einem Papier-
beleg angebrachte Informationen, systematisch behandeln und beurteilen zu mssen.]
[2] Sofern im Unternehmen Dokumente, die wegen ihrer Belegfunktion bereits digitalisiert wurden, in
wieteren Arbeitsschritten in ihrer originalen Papierversion Verwendung finden und Informa-
tionen/Notizen auf ihnen angebracht werden, die ebenfalls Belegcharakter haben, so werden diese
Dokumente nochmals digitalisiert und als weitere Version des ursprnglichen Originalbelegs aufbe-
wahrt.
[3] Hat der zustndige Mitarbeiter Zweifel am Belegcharakter eines Dokuments, so holt er bei der
zustndigen Fhrungskraft eine entsprechende Auskunft ein.
4.4 Digitalisierung
[1] Der Beginn des Digitalisierungsvorgangs besteht im Auflegen auf das Digitalisierungsgert bzw.
im Einlegen in den Einzug durch den zustndigen Mitarbeiter.
[2] Der Digitalisierungsvorgang endet mit der Ausgabe des digitalen Mediums und der Speicherung
auf dem Export-Datenpfad [Name, z.B. Dokumentenkorb].
[3] Vor der Digitalisierung prft der zustndige Mitarbeiter, ob alle erforderlichen Hard- und Soft-
warekomponenten betriebsbereit sind und die vorgegebenen Grundeinstellungen am Digitalisie-
rungsgert eingestellt sind.
[4] Als Grundeinstellungen fr die Digitalisierung werden folgende Parameter verwendet:
- Zielformat: [PDF/TIFF]
- Auflsung: [X] dpi
- Farbscann mit [Einstellung Farbauflsung] [oder] Graustufenscann mit [Einstellung]
- Kontrast: [Einstellungen zu Kontrast]
- [Automatischer beidseitiger Einzug mit Scan]
- []
[5] Der Umgang mit Vorder-/Rckseite ist wie folgt geregelt:
- [Es wird immer Vor- und Rckseite gescannt]
- [Die Rckseite wird nur dann nicht gescannt, wenn sie leer ist]
- []
[6] Die Zwischenablage und Benennung der erzeugten Scandateien ist wie folgt geregelt:
- Ablageort/Verzeichnis: [X]
- Namenskonvention: [X]
- []
Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung Seite 14 / 19
Zum Zeitpunkt der Festschreibung der Buchung bzw. Aufzeichnung des im Beleg abge-
bildeten Geschftsvorfalls erfolgt eine unvernderbare Verknpfung zwischen Buchungssatz
und digitalisiertem Beleg. Diese Verknpfung liefert in beide Richtungen progressiv vom
Beleg zum Buchungssatz und retrograd vom Buchungssatz zum Beleg eine jederzeitige
Zuordnung und Nachvollziehbarkeit sowie Prfbarkeit. Sptere nderungen, z. B. Korrek-
turen, werden ausschlielich unter Anwendung eines protokollierten Verfahrens, z. B. per
Generalumkehr, durchgefhrt.
Alle im Verfahren verwendeten Datenpfade werden permanent mit dem Virenschutz
[Programm, Version] berwacht. Der Zugriff auf diese Datenpfade ist nur den zustndigen
bzw. fr den Prozess-Schritt berechtigten Mitarbeitern gestattet.
Durch turnusmige Backup-Prozesse erfolgt eine Prvention gegen Ausflle und Datenver-
luste (vgl. Kapitel [X]). Darber hinaus wird in regelmigen Abstnden und auch fr
historische Bestnde unterschiedlichen Alters stichprobenartig geprft, ob die gespeicherten
Dateien in Anzahl, Bezeichnung, Gre und Datum den gesicherten Dateien entsprechen.
[]
[6] Die gespeicherten Belege werden durch folgende Verfahren einem systematischen Backup-
Prozess unterzogen, damit im Falle eines Ausfalls des Speichermediums eine jederzeitige,
vollstndige und verlustfreie Wiederherstellung der Daten im Archivsystem erreicht werden kann:
[technische Verfahren der Absicherung, z.B. tgliche Spiegelung]
[Backup-Verfahren; Turnus und Logik der Backups]
[7] Sowohl bei Ersteinrichtung als auch turnusmig ([monatlich/halbjhrlich/jhrlich]) erfolgt ein
Funktionsfhigkeitstest des Backup- und Wiederherstellungsverfahrens.
[8] Sowohl bei Ersteinrichtung als auch turnusmig ([monatlich/halbjhrlich/jhrlich]) erfolgt ein
stichprobenweiser Lesbarkeitstest von digitalisierten Belegen im Archivsystem.
4.8 Lschung der digitalen Archivbestnde nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist
[1] Eine Lschung der digitalen Archivbestnde erfolgt nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Sie
ist nach Prfung der Aufbewahrungsfristen ausschlielich von den dafr zustndigen Mitarbeitern
zu autorisieren und von zustndigen Mitarbeitern durchzufhren.
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5 Mitgeltende Unterlagen
[1] ber die in der vorliegenden Verfahrensdokumentation dargestellten Systeme und Prozesse
hinaus gelten folgende Unterlagen, auf die z.T. im Text verwiesen wurde:
[Anwenderhandbcher X, Y]
[Arbeits-/Organisationsanweisungen X, Y]
[Berechtigungskonzept X, Y]
[Bericht: Prfung des Archivsystems, X]
[Freigaberichtlinien X, Y]
[IT-Sicherheitskonzept]
[Organigramm]
[Vereinbarung/Vertrag zwischen X und Y]
6 nderungshistorie
[1] Bei einer nderung der Verfahrensdokumentation wird die abgelste Version unter ihrer ein-
deutigen Versionsnummer mit Angabe des Gltigkeitszeitraums bis zum Ablauf der Aufbewahrungs-
frist archiviert.
[2] Die folgende Tabelle enthlt eine bersicht ber die nderungshistorie:
7 Glossar
Begriff Definition/Erluterung
Beleg Der Beleg dient dem Nachweis einer Buchung bzw. eines Geschftsvorfalls
(Belegfunktion). Jede Buchung muss vollstndig belegmig nachgewiesen
sein.
Belegfunktion Die Belegfunktion ist die Grundlage fr die Beweiskraft der Buchfhrung. Sie
sichert die geforderte Nachvollziehbarkeit der Buchfhrung.
Buchung Eine Buchung liegt vor, wenn ein Geschftsvorfall mit allen notwendigen
Angaben im Buchfhrungssystem vollstndig, formal richtig, zeitgerecht und
verarbeitungsfhig erfasst bzw. automatisch generiert, autorisiert und
gespeichert wurde. Sptestens in diesem Zuge sind die Angaben zum
Geschftsvorfall um
die Kontierung (Konto und Gegenkonto)
das Ordnungskriterium (z. B. Belegnummer, Index)
das Buchungsdatum (Kennzeichnung des Zeitpunkts der Buchung) zu
ergnzen.
Datentrger Medium, mittels dessen Daten und Unterlagen zwecks bertragung oder
Aufbewahrung und Lesbarmachung temporr bzw. dauerhaft gespeichert
werden.
Dokument (= Unterlage) Der Begriff Dokument als Trger von Informationen umfasst neben der
klassischen Definition des Schriftstckes in Papier auch IT-gesttzt erzeugte
Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung Seite 18 / 19
Objekte (z. B. E-Mails und ggf. auch Objekte, die keine Zeichen sondern Audio-
oder Videoinhalte besitzen).
Dokument, analoges Dokument, das ohne ein IT-System einsehbar und nutzbar gemacht werden
kann.
Dokument, digitales Dokument, das nur mit einem IT-System einsehbar und nutzbar gemacht
werden kann.
Informationstechnologie Unter Informationstechnologie (IT) wird die Gesamtheit der im Unternehmen zur
(IT) Datenverarbeitung eingesetzten Hard- und Software verstanden.
Internes Kontrollsystem Im Folgenden werden als Internes Kontrollsystem (IKS) die vom Buchfh-
(IKS) rungspflichtigen zur Einhaltung der GoB umgesetzten organisatorischen
Regelungen und technischen Manahmen bezeichnet, welche die Steuerung
und berwachung des IT-gesttzten Buchfhrungssystems zum Gegenstand
haben. Daher umfasst das IKS die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten
Grundstze, Manahmen und Vorkehrungen eines Unternehmens, die zur
Bewltigung der Risiken aus dem Einsatz eines IT-gesttzten
Buchfhrungssystems eingerichtet werden. Es dient insbesondere zur Ver-
meidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern in den buchfhrungsrele-
vanten Arbeitsablufen. Die Verantwortung fr die Einrichtung eines wirksamen
IKS liegt beim Buchfhrungspflichtigen.
Das IKS beinhaltet prozessintegrierte (Kontroll-)Manahmen und
prozessunabhngige (berwachungs-)Manahmen. Es stellt damit einen
wesentlichen Bestandteil des gesamten betrieblichen Risiko-Management-
Systems dar. Dessen konkrete Ausgestaltung erfolgt in Abhngigkeit von der
Unternehmensgre, -branche und -komplexitt und den daraus resultierenden
Risiken (Risikoquivalenzprinzip). Die Einhaltung der Ordnungsmigkeit ist bei
der Einrichtung eines solchen Systems als Rahmenvoraussetzung
sicherzustellen.
Das Risiko-Management-System muss darauf ausgerichtet sein,
Ordnungsmigkeitsverste zu verhindern bzw. aufzudecken und zu
korrigieren. Vom IKS umfasst sind sowohl die Einrichtung eines IT-gesttzten
Buchfhrungssystems als auch dessen laufender Betrieb (IT-Betrieb).
Migration von Daten oder Transfer von Daten in eine andere Umgebung einschlielich der dazu
Dokumenten erforderlichen technischen Anpassungen ohne inhaltliche Vernderung der
Informationen.
Outsourcing Unter Outsourcing wird im Kontext der GoBIT die Auslagerung von Aufgaben,
Funktionen und Prozessen im Zusammenhang mit dem IT-gesttzten
Buchfhrungssystem (in Teilbereichen oder als Ganzes) auf ein
Dienstleistungsunternehmen verstanden, unabhngig davon, ob es sich um
eine Auslagerung ins In- oder Ausland handelt. Dabei kann die Auslagerung
auch mit der bertragung von operativen Geschftsprozessen und den
zugehrigen berwachungsttigkeiten auf das Dienstleistungsunternehmen im
Zusammenhang stehen.
Outsourcing-Geber Buchfhrungs- und Aufzeichnungspflichtiger, der Teile oder das gesamte IT-
gesttzte Buchfhrungssystem auslagert.
Outsourcing-Nehmer Dienstleister, der aufgrund eines Service Level Agreements mit dem Buch-
fhrungs- oder Aufzeichnungspflichtigen Teile oder das gesamte IT-gesttzte
Buchfhrungssystem bernimmt.
Verfahrensdokumentation Summe der Dokumentationen, die Inhalt, Aufbau und Ablauf des IT-gesttzten
Buchfhrungssystems und der darin enthaltenen Prozesse vollstndig
ersichtlich und nachvollziehbar machen. Dabei muss die
Verfahrensdokumentation so beschaffen sein, dass sie einem sachverstndigen
Dritten innerhalb angemessener Zeit einen berblick ber alle
Geschftsvorflle und ber die Lage des Unternehmens vermitteln kann.