VERFAHRENSDOKUMENTATION

GDPdU / GoBD

CM 911-CM 912

SINCE 1903 Version 1.0 7.2018

1
 Olympia CM 911- CM 912
_________________________________________________________________________________
_
INHALTSVERZEICHNIS
1 Hinweise zu diesem Dokument……………………………………………………..3

2 Anforderungen Kassensystem……………………………………………………. 4

3 Systembeschreibung………………………………………………………………...5

3.1 Verwendungszweck………………………………………………………………..5

3.2 Arbeitsweise Datenaufzeichnung GoBD……………………………….…..…..5

4 Entschlüsselung……………………………………………………………………...6

5 Erläuterung Exportdaten…………………………………………………………....6

5.1 Datensatzbeschreibung………………………………………….……………..7-8

6 Reproduktion-Datensicherung…………………………………………………….8

7 Sicherheit / Funktionsschloss……………………………………………………..8

8 Belege…………………………………………………………………………….….…9

9 Wiederfinden von Daten………………………………………………………….…9

10 Auswertung………………………………………………………………………….9

11 Datenlöschung…………………………………………………………………..….9

12 Firmware Update………………………………………………………………..….9

13 Systemdaten der Kasse……………………………………………………..……9

13.1 Systemdaten -- ……….………………………………………………...………12

13.2 Bedienersetup -- ……………………………………………………..….……..13

13.3 Steuersätze – …………….………………………………..………..….…..…..13

14 GoBD Zertifikat der Firma Audicon…………………………….…….…..…14

GDPdU Zertifikat der Firma Audicon…………………………………………15

15 Download Hinweise zur PC-Software………………………………….….….16

16 Installation PC-Software ECR-Management System……………………....19

17 Hinweise Datensicherung GoBD ………………………………………..….…21

18 Vorlage für Änderungen….…………………………………………………..…30

Die in diesem Dokument enthalten Informationen sind Eigentum

der Firma Olympia Bussines Systems Vertriebs GmbH.
Irrtum und Technische Änderungen vorbehalten.

2
 Diese Basisdaten sind vom Anwender Auszufüllen

Kassenmodell Olympia CM _______________

Seriennummer der Kasse:______________
(diese Nummer finden Sie unter Abdeckung über dem Bedienerdisplay)

Seriennummer der Beistelldrucker

Modell / Seriennummer:______________

Aktueller Software Version der Kasse

Software Version: _____
Diese Software-Version Ihrer Kasse können Sie wie folgt anzeigen lassen:
Schlüssel zwischen PRG und Z, dann die Taste [X] drücken

Inhaber des Kassensystems / Geschäftsname

Name:__________________________________

1 -- !! WICHTIGE HINWEISE !!
Die Informationen in dieser Dokumentation wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt,
für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben beziehungsweise der Schlussfolgerungen kann jedoch
keine Gewähr gegeben werden.
Darüber hinaus ersetzt diese Dokumentation keine fachkundige Beratung in steuerlichen und
juristischen Fragen.
Diese Verfahrensdokumentation bezieht sich nur auf das Kassensystem.
Eine Betriebliche Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers.
Die sachgemäße Führung einer Verfahrensdokumentation sollten Sie daher immer mit Ihrem
Steuerberater besprechen.

Gesetzliche Bestimmungen
In Deutschland wurde im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger die Kassenführung
bemängelt. Dies resultiert vor allem daraus, dass die Unternehmen die Aufzeichnung-und
Aufbewahrungspflicht nicht ein korrekt durchführten. Darüber hinaus sind die Anforderungen an die
Kassenbuchführung beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen auf Grund der leichten
Manipulationsmöglichkeiten besonders hoch.

Deshalb hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 11.2010 das Schreiben
„Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ veröffentlicht. Das Schreiben des BMF
Unterstreicht und verschärft die bereits vorher gültigen Bestimmungen zur ordnungsgemäßen
elektronischen Buchführung gemäß GoBS und GDPdU speziell für elektronische Kassen.

Ab 11.2014 hat das BMF mit dem Schreiben „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD)“ die Anforderungen zur Aufzeichnung, Aufbewahrung und Prüfung steuerlich
relevanter Daten allgemein und mittels Registrierkassen im Speziellen nochmals konkretisiert.
Die GoBD Verordnung ersetzt das Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) für die
GoBS und die GDPdU Verordnung.

Überblick relevanter gesetzlicher Bestimmungen unter anderem:

---Aufbewahrung digitaler Unterlagen im Bargeschäft
IV A 4 –S 0316/08/10004-07
--- GoBD--Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
IV A4-S 0316/13/10003
---AO—Abgabenordnung
---UStG--Umsatzsteuergesetz

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2-- Anforderungen für Kassensysteme sind unter anderem

Die „Abgabenordnung“ (AO), das „Umsatzsteuergesetz“ (UStG) und die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zum
Datenzugriff“ (GoBD) fordern das Daten die per Kassensystem aufgezeichnet wurden, den Finanzbehörden im
Rahmen von Außenprüfungen zur Verfügung gestellt werden müssen.

Aus diesen Dokumenten des Bundesministerium der Finanzen (BMF) ergeben sich unter anderem folgende
Anforderungen für Unterlagen, die mit Hilfe eines Kassensystems erstellt worden sind.

Datensicherung
Alle mit dem Kassensystem erfassten steuerlich relevanten Einzeldaten müssen erfasst werden.
Unter anderem zählen dazu:
--Journaldaten----Auswertungsdaten---Programmier- und Stammdatenänderungen---
Die Speicherung dieser Daten muss innerhalb des Kassensystems oder auf einem externen
Datenträger erfolgen.

Datensicherheit
Die Daten müssen so gespeichert werden, das sie:
---jederzeit verfügbar, und maschinell auswertbar sind.

Weiterhin sind unter anderem folgende Punkte zu beachten

Der Betreiber des Kassensystems ist verpflichtet alle Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren.
Eine genaue Feststellung sollte in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erfolgen.
Eine Verdichtung der Daten ist nicht zulässig
Die Aufbewahrung der Daten nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend
Unterlagen die unter anderem aufbewahrt werden müssen:
---Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems
---Wartungs- und Reparaturprotokolle
---Verfahrensdokumentation
---Datenänderungen

Die Grundsätze der Revisionssicherheit sind unter anderem:

--Authentizität---Autorisierung---Vertraulichkeit---Verbindlichkeit---Zeitgerecht---Richtigkeit---
Vollständigkeit---Verfügbarkeit---Transparenz—Aufbewahrung--Dokumentation

Die sachgemäße Führung einer Verfahrensdokumentation sollten Sie daher immer mit Ihrem
Steuerberater besprechen.

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3--Systembeschreibung
Dieser Abschnitt beschreibt die Arbeitsweise von OLYMPIA-Produkten allgemein und die Umsetzung der
gesetzlichen Bestimmungen durch OLYMPIA-Kassensysteme.

HINWEIS !
Die hier beschrieben Sicherungsmaßnahmen dienen unter anderem der Manipulationsprävention sowie der
Vermeidung von Technischen / Benutzer Fehlern. Unstimmigkeiten in den Daten können nicht generell als
Manipulationsversuch angesehen werden, sondern können auch technische Ursachen haben.
Eine regemäßige Kontrolle der Aufgezeichneten Daten ist vom Anwender demnach immer nötig.

3.1-- Verwendungszweck
Die OLYMPIA-Kassensysteme sind Datenerfassungsgeräte, die für den Verkauf von Waren und/oder
Dienstleistungen entwickelt wurden. Sie dienen dabei zur exakten Erfassung und Aufzeichnung der
Zahlungsvorgänge. Diese können mit Bargeld oder bargeldlos getätigt werden. Die getätigten
Zahlungsvorgänge werden vom Kassensystem durch Belege erfasst und durch Berichte visualisiert.

Durch die flexibel programmierbare Kassensoftware sind die Kassensysteme für den Einsatz in zahlreichen
Geschäftsfeldern geeignet.

3.2-- Arbeitsweise Datenaufzeichnung im GoBD Journal

Im GoBD E-Journal werden unter anderem steuerlich relevanten Detailinformationen aufgezeichnet, die unter
anderem zum Nachvollziehen der jeweiligen Buchungen zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden.
Der Umfang der Aufzeichnungen ist durch die Kassensoftware/Betriebssystem fest vorgegeben und kann vom
Endanwender nicht beeinflusst/geändert werden.
Die Kassensoftware/Betriebssystem enthält keinerlei Funktionen um Änderungen an den aufgezeichneten
Daten zu ermöglichen.
Ab Werk wird die Kasse mit einer Kassensoftware/Betriebssystem im Format einer
BIN-Datei geflasht. Das Flashen der Kassensoftware /Betriebssystem ist nur mit einem nicht käuflichem
Spezial Tool vom Hersteller möglich.
Auf das Betriebssystem kann nur der Softwareprogrammierer des Herstellers zugreifen.
Auch die Fa. Olympia hat keinen Zugriff.
Die Speicherkapazität des E-Journals in den Kassen ist Modellabhängig.
Die Modell-Serie CM 911-CM 912 hat eine Kapazität von ca. 10.000 Zeilen im E-Journal.

Hinweis:
Etwa 500 Zeilen bevor das E-Journal voll ist gibt es eine Display Info:[ E-Journal nearly full ]
Jetzt sollten immer alle Daten auf der SD-Karte gesichert werden.

Hinweis:
Ist die Restkapazität von ca.500 Zeilen erschöpft zeigt das Display vor jeder Buchung die
Info [EJ-Journal full 0 act] ab jetzt werden die ältesten Buchungen im E-Journal überschrieben.

Nach erfolgreicher Datensicherung kann das Elektronische Journal manuell im Kassenspeicher gelöscht
werde.

Die tägliche Datensicherung erfolgt automatisch vor dem Ausdruck des Z-Finanzbericht-Tag.
Ohne eine gesteckte SD-Karte in der Kasse ist der Druck des Z-Finanzbericht-Tag nicht möglich.

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Die gespeicherten Daten von der SD-Karte müssen zur weiteren Sicherung auf das Olympia PC-Programm
CM 911/912 ECR-Management-System übertragen werden.

Die nach dem Z-Finanzbericht-Tag gespeicherten Originaldaten auf der SD Karte sind in einem für den
Anwender nicht lesbarem oder änderbarem TXT-Format. Werden diese Berichtsdaten dann ins
PC-Programm geladen, ist es nicht möglich die angezeigten Originalberichte oder das E-Journal im
PC-Programm zu verändern. Die PC-Software ist vom Hersteller so programmiert das die Berichtsfelder nicht
aktiviert werden können. Änderungen vom Anwender sind somit in der Berichtsanzeige mit PC-Programm
ECR Management System nicht möglich.

Dieses PC-Programm dient nur zur Datensicherung der Kassendaten. Das Olympia
ECR-Management-System ist ein PC-basiertes Programm, um alle Daten und das Elektronische Journal des
Kassensystems zu sichern.

Zusätzlich werden im Elektronischen Journal unter anderem alle am Kassensystem durchgeführten

umsatzrelevanten Aktionen protokolliert. Die gedruckten Z-Finanzberichte werden mit der Z-Nummer und
wenn eingestellt mit der aktuellen GT=Grandtotal Summe dokumentiert. Wird an der Kasse im
Programmier-Modus gearbeitet steht PRG-MODE im E-Journal.

Die kompletten Programmdaten Ihrer Kasse im mdb Format sollten Sie zu Ihrer Sicherheit zusätzlich über das
PC-Programm nach dem Auslesen von der SD-Karte auch mit sichern.

4-- Entschlüsselung
Die GoBD konformen Daten müssen den Finanzbehörden in einer maschinell auswertbaren Form übergeben
werden. Dies muss der Kassenbesitzer über das OLYMPIA ECR-Management-System realisieren. Das
geöffnete E-Journal im PC-Programm wird entschlüsselt als CSV-Format gespeichert. Die
Datensatzbeschreibung im Standard XML-Format und die dtd-Datei müssen vom Kassenbesitzer
mitgespeichert werden.Diese Dateien wurden bei der GoBD- Zertifizierung in Zusammenarbeit mit der
Fa. Audicon erstellt. Die Dateien werden auf der Olympia Homepage kostenlos bereitgestellt.

Einzelheiten finden Sie in der Bedienungs- Programmieranleitung im Abschnitt GoBD Anleitung

Datenstruktur
OLYMPIA-Kassensysteme verfügen über eine Vielzahl an Berichten. Sämtliche Funktionen des
Kassensystems besitzen eigene Berichtsspeicher, die als Benutzerberichte ausgedruckt werden können. In
den Berichten können nicht nur die Summen der einzelnen Funktionen, sondern auch Statistiken pro Bediener
und Zeit gespeichert werden. Alle Berichte sind sowohl als Berichtstyp X sowie Z verfügbar. Beide
Berichtstypen enthalten die gleichen Daten. Der X-Bericht kann als Zwischenbericht beliebig oft ausgedruckt
werden. Der Z-Bericht ist ein Abschlussbericht, nach dem Ausdruck werden die Umsatzspeicher im
Kassensystem gelöscht.

5-- Erläuterung: Exportdaten

Beim Entschlüsseln wird der Inhalt der Basisdatei (txt-Datei) in eine Tabelle im CSV-Format
umgewandelt. Die Datensatzbeschreibung wird dabei gemäß den Anforderungen im XML-Format
gespeichert. . Das Format der Tabelle und die Datensatzbeschreibung ist in Zusammenarbeit mit der
Fa. Audicon erstellt worden und wurde zertifiziert.

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5.1-- Datensatzbeschreibung

Spaltenbezeichnung: Bedeutung / Funktion

Spalte Shop Name:

Name des Anwenders-Geschäftsname. Zur besseren Zuordnung kann auch die Steuernummer des Unternehmens hier
eingegeben werden

Spalte Währung:
Eingabe der Währungsbezeichnung (Euro)

Spalte Maschinen Nr.:

Sollten in einem Betrieb mehrere Kassen benutzt werden kann den Kassen eine 4 Stellige Nummer zugeordnet werden

Spalte Rechnungs Nr.:

Alle Rechnungen werden fortlaufen nummeriert aufgezeichnet
Alle Trainingsbuchungen werden mit einer fortlaufenden Nummer aufgezeichnet T:xx
Wurde an der Kasse der PRG-Modus benutzt steht in der Spalte die Info: PRG-MODE

Spalte Datum:
Das Datum der Aufzeichnung

Spalte Zeit:
Die Uhrzeit der Aufzeichnung

Spalte PLU Nummer:

Die Artikel-PLU Nummer wird angezeigt

Spalte PLU Name:

Der Artikel-PLU Name wird angezeigt

Spalte Warengruppe:
Die Bezeichnung der Warengruppe wird angezeigt

Spalte Menge:
Hier wird die Anzahl der Buchungen angezeigt

Spalte Preis pro Einheit:

Der Einzelpreis aufgezeichneter Artikel-PLU wird angezeigt

Spalte Preis:
Der Totalpreis dieser Aufzeichnung wird angezeigt

Spalte Steuer #1 > Steuer #4:

Es wird der Steuersatz für die Steuer Nummer angezeigt

Spalte Steuer 1 > Steuer 4:

Es wird die Total-Summe der Steuer# angezeigt

Spalte Bediener:
Wenn das Bedienersystem benutzt wurde wird hier der programmierte Bediener-Name angezeigt.
Ohne Bedienersystem steht hier immer Manager.

Spalte Betriebsart: Hier wird jede Zeile der Verkäufe / Aktionen dokumentiert.
Zeilen-Text: Erklärung
- Normalverkauf: Standard normale Buchung

- BAR / Karte u.s.w : welcher Finanzweg benutzt wurde

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 - Steuer Total: die Totale Steuersumme der Rechnung

- Storno: wenn ein Storno gemacht wurde

- Sofort Storno: wenn ein Sofort-Storno gemacht wurde

- Retouren: wenn eine Retoure gemacht wurde

- PRG-MODE: wenn an der Kasse Programmiert wurde

- RX#: die Berichts # ,wenn ein X- Berichte an der Kasse gedruckt wurden

- RZ#: die Berichts # und die fortlaufende Z# bei Finanzberichten, wenn ein Z- Berichte an der
Kasse gedruckt wurden.Ist der Ausdruck Grand-Total an der Kasse aktiv wird die aktuellen Grand Total Summe auch
angezeigt

- Einzahlung: wenn eine Einzahlung gemacht wurde

- Auszahlung: wenn eine Auszahlung gemacht wurde

- +% / -%: bei prozentualen Zuschlägen oder Rabatten

- Betrags-Zuschlag /Betrags-Abzug: bei Betragsrabatten oder Betragszuschlägen

- LADE: es wurde die Schublade über die Taste [#KV-kein Verkauf] geöffnet

Spalte Geschäftstype: hier wird die Art der Buchungen dokumentiert.

Zeilen-Text: Erklärung
Rechnung: alle Zeilen einer Rechnung

RECHNUNG STORNO: eine gesamte Rechnung wurde storniert

Training: diese Buchungen wurden im Trainingsmodus gemacht

6-- Reproduktion---Datensicherung
Bei einem Totalausfall des Kassensystems sind die aktuellen Finanzdaten / Buchungen / Programmierung der Kasse auf
der SD Karte gesichert, Speicherung erfolgt automatisch täglich vor dem Ausdruck des Z-Finanzberichts.
Die Daten können über die PC-Software –Olympia Management System- von der SD Karte eingelesen werden.
Somit kann die letzte Programmierung und das Elektronische-Journal der Kasse trotzdem noch gespeichert werden.

7-- Sicherheit
Mit aktivem Bedienersystem kann jedem Bediener einzeln Rechte freigegeben oder Funktionen gesperrt werden.
Eine Bedieneranmeldung kann über ein 6 stelliges Passwort geschützt werden.
Ab Werk sind Funktionen Z-Berichte und der Programm Modus für die Bediener # 2-8 gesperrt.

Einzelheiten siehe Bedienungs-Programmieranleitung

Funktionsschloss
Für jeden Funktionsmodus der Kasse sind extra Schlüssel nötig.
S-Schlüssel = zum Registrieren und X-Modus
Z-Schlüssel = zum Registrieren / X-Modus / Z-Modus
P-Schlüssel = zum Registrieren / X-Modus / Z-Modus / PRG-Modus
Die Kasse kann auch im Registriermodus ohne Schlüssel betrieben werden.
Somit besteht für den Benutzer keine Möglichkeit die Schlossposition zu wechseln.

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8-- Belege
Alle Buchungen / Bestell Bons / Rechnungen / Rechnungen mit BW-Beleg / Bestell Bons und Rechnungen im
Trainingsmodus werden fortlaufend und nicht änderbar nummeriert.
Die Kassensoftware/Betriebssystem der Kasse vergibt automatisch die fortlaufenden Nummern der Ausdrucke.
Es gibt keine Möglichkeit im System auf diese automatischen Zähler zuzugreifen.
Auf das Betriebssystem kann nur der Softwareprogrammierer des Herstellers zugreifen.
Auch die Fa. Olympia hat keinen Zugriff.
Es ist sichergestellt dass eine vergebene Nummer nicht noch einmal vergeben werden kann.
Jede dieser Arbeitsschritte wird im Elektronischen Journal mit Unterschiedlichen Belegnummer aufgezeichnet.
Eine Rechnung kann nur zeitgleich nach dem Ausdruck noch einmal als Kopie mit der Zwischensummen Taste
gedruckt werden.
Diese Kopie wird mit dem Text „Rechnungskopie“ gedruckt. Die Daten dieser Rechnung können nicht verändert werden,
die Original Rechnungsnummer bleibt gleich.

9-- Wiederfinden von Daten

Alle Buchungen können im Elektronischen Journal nach Datum/Uhrzeit oder nach der Beleg-Rechnungsnummer
eingesehen werden.Das Elektronische Journal kann an der Kasse im X-oder Z-Modus gedruckt werden.
Das aktuelle Elektronische Journal wird bei jedem Z-Finanzbericht Ausdruck auf eine SD-Karte gespeichert.
Über die Olympia Software ECR Management System kann das Elektronische Journal im PC angezeigt werden.
Änderungen an der Originaldatei sind im PC-Programm nicht möglich.
Einzelheiten siehe Bedienungs-Programmieranleitung im Abschnitt: BERICHTE

10-- Auswertung
Es steht unter anderem ein umfangreiches Berichtswesen zur Verfügung. Alle Berichte können im X-Modus ohne Löschung
eingesehen oder ausgedruckt werden.
Berichte die im Z-Modus gedruckt werden, sind nach dem Ausdruck unwiederbringlich gelöscht.
Alle Umsatzrelevanten Finanzdaten werden unter anderem zusätzlich im Elektronischen Journal gespeichert.
Erklärung der Berichte siehe Bedienungsanleitung im Abschnitt: BERICHTE

11-- Datenlöschung
Im PRG-Modus der Kasse können Kassendaten / Berichte und das Elektronische Journal auch manuell gelöscht werden.
Eine Löschung kann vom Kunden unterbunden werde.
Ohne P-Programmierschlüssel ist die Löschposition Z-oder PRG-Modus nicht zu erreichen.
Wird mit Bedienersystem gearbeitet kann jedem Bediener der Z-oder PRG-Modus gesperrt werde.
Ab Werk sind ab der Bediener Nummer 2 der PRG-und Z-Modus gesperrt.
So können ungewollte Löschungen vermieden werden.

12-- Firmware Update

Sollte es einmal erforderlich sein das Betriebssystem der Kasse zu aktualisieren ist dies möglich.
Bauartlich bedingt ist ein Software Update für den Anwender selbst nicht möglich.
Das Flashen der Kassensoftware /Betriebssystem ist nur mit einem nicht käuflichem Spezial Tool vom Hersteller möglich
Auf das Betriebssystem kann nur der Softwareprogrammierer des Herstellers zugreifen.
Auch die Fa. Olympia hat keinen Zugriff auf die Programmierung.

Wie und in welchem Umfang ein späteres Update für die neue Gesetzeslage ab 2020 möglich ist kann
zum heutigen Zeitpunkt noch nicht bestätigt werden.

13-- Systemdaten der Kasse

Jede Kasse hat ab Werk eine Grundprogrammierung.
Sollten vom Kunden Änderungen an den Systemdaten / Basisprogramm vorgenommen werden sind diese zu
dokumentieren.

9
An der Kasse können im PRG-Modus #90 die Daten der Kasse ausgedruckt werden.
Einzelheiten siehe Bedienungs-Programmieranleitung

Einige wichtige Tabellen haben wir eingefügt, eine vollständige Dokumentation

liegt in der Verantwortung des Anwenders.
13.1-- Werkseinstellungen der Systemdaten Olympia CM 911 / 912
Hinweis: Die Werkseinstellungen sind fett gedruckt.
Hinweis: Die Systemoptionen müssen in der Regel bei einer standardmäßigen Verwendung der Kasse nicht verändert
werden

Systemoption Status Einstellung

0 Dezimalpunkt-Position: 0 (kein Punkt)
1 Dezimalpunkt-Position: 0.0
2 Dezimalpunkt-Position: 0.00
1
3 Dezimalpunkt-Position: 0.000
__________ __________________________________________________________________
4 USA 1,000.00

Wechsel der Warengruppenebene: Warengruppenebene bleibt nach einer Re-

0
gistrierung erhalten
2
Wechsel der Warengruppenebene: Warengruppenebene wird nach einer
1
Registrierung zurück auf die Basisebene gesetzt
1 Nettopreis (exklusive Steuer)
3
2 Bruttopreis (inklusive Steuer)
0 Uhrzeit: 24-Stunden-Format
4
1 Uhrzeit: 12-Stunden-Format
0 Displaybeleuchtung: bleibt dauerhaft an
5
1 Displaybeleuchtung: erlischt nach 2 Minuten ohne Aktivität (Sparmodus)
0 Artikelanzahl auf Bon drucken: nein
6
1 Artikelanzahl auf Bon drucken: ja
0 Datumsformat: Monat-Tag-Jahr
7
1 Datumsformat: Tag-Monat-Jahr
0 Bedienersystem: nicht aktiv
8
1 Bedienersystem: aktiv
0 PLU-Lagerbestand: nicht aktiv (kein Druck in Berichten)
9
1 PLU-Lagerbestand: aktiv (mit Druck in Berichten)
0 Signalton: aus
10
1 Signalton: ein
0 Sprache: English
1 Sprache: Deutsch
2 Sprache: Französisch
3 Sprache: Niederländisch
11
4 Sprache: Dänisch
5 Sprache: Portugiesisch
6 Sprache: Spanisch
7 Sprache: Finnisch

10
 8 reserviert
12 reserviert

Systemoption Status Einstellung

Gerundet wird immer nach dem Drücken der Tasten •Zwischensumme• und •BAR•.
Keine europäischen Sonderrundungen
Sind keine europäischen Sonderrundungen ausgewählt, wird nach der
0 kaufmännischen 5/4-Rundung gerundet: Ist die Ziffer an der ersten wegfallenden
Dezimalstelle eine 0, 1, 2, 3 oder 4, wird abgerundet. Ist die Ziffer an der ersten
wegfallenden Dezimalstelle eine 5, 6, 7, 8 oder 9, wird aufgerundet.
Europäische Rundung: Schweiz
0.01 – 0.02 = 0.00
1
0.03 – 0.07 = 0.05
13 0.08 – 0.09 = 0.10
Europäische Rundung: Schweden
0.00 – 0.24 = 0.00
2
0.25 – 0.74 = 0.50
0.75 – 0.99 = 1.00
Europäische Rundung: Dänemark
0.00 – 0.12 = 0.00
0.13 – 0.37 = 0.25
3
0.38 – 0.62 = 0.50
0.63 – 0.87 = 0.75
0.88 – 0.99 = 1.00
0 Mehrwertsteuer-Rundung: Aufrunden
14 1 Mehrwertsteuer-Rundung: 5/4 handelsübliche Rundung
2 Mehrwertsteuer-Rundung: Abrunden
0 Nachträgliche Rechnung erlaubt
15
1 Keine Nachträgliche Rechnung erlaubt
0 Nullposten-Unterdrückung für Z-Bericht: ja
16
1 Nullposten-Unterdrückung für Z-Bericht: nein
0 Mehrwertsteuer-Gesamtbetrag drucken: ja
17
1 Mehrwertsteuer-Gesamtbetrag drucken: nein
0 Steuerpflichtigen Betrag je Mehrwertsteuersatz drucken: nein
18
1 Steuerpflichtigen Betrag je Mehrwertsteuersatz drucken: ja
0 Zusatzzeile "Steuerpflichtiger Gesamtbetrag" drucken: nein
19
1 Zusatzzeile "Steuerpflichtiger Gesamtbetrag" drucken: ja
0 Netto-Gesamt je Steuersatz drucken: nein
20
1 Netto-Gesamt je Steuersatz drucken: ja
0 Zusatzzeile “Netto Gesamt” drucken: nein
21
1 Zusatzzeile “Netto Gesamt” drucken: ja
0 Steuersatz-Symbol rechts neben Gesamt drucken: nein
22
1 Steuersatz-Symbol rechts neben Gesamt drucken: ja
0 Uhrzeit: nicht drucken
23
1 Uhrzeit: drucken
24 reserviert
25 0 Mehrwertsteuer Gesamt drucken: Vor der BAR-Zeile

11
 1 Mehrwertsteuer Gesamt drucken: Nach der BAR-Zeile
0 Elektronisches Journal aktiv
26
1 Elektronisches Journal: nicht aktiv

Systemoption Status Einstellung

27 reserviert
28 reserviert
29 reserviert
0 reserviert
30
1 Bonzähler wird nur nach Löschen des Elektronischen Journals auf 0 gesetzt.
0 Z1- und Z2-Zähler nach dem Drucken des Z-Finanzberichts löschen: nein
31
1 Z1- und Z2-Zähler nach dem Drucken des Z-Finanzberichts löschen: ja
0 Grand Total nach dem Drucken des Z-Finanzberichts löschen: nein
32
1 Grand Total nach dem Drucken des Z-Finanzberichts löschen: ja
0 Grand Total im Z1-Finanzbericht drucken: nein
33
1 Grand Total im Z1-Finanzbericht drucken: ja
0 Grundwährung ist die lokale Währung (Betrag  Umrechnungsfaktor)
34
1 Grundwährung ist die Fremdwährung (Betrag  Umrechnungsfaktor)
0 Retouren im Finanzbericht drucken: ja
35
1 Retouren im Finanzbericht drucken: nein
36 reserviert
0 Extra Zeile GROSS-Betrag im Z-Bericht drucken: nein
37
1 Extra Zeile GROSS-Betrag im Z-Bericht drucken: ja
0 Extra Zeile Anzahl-(X) im Z-Bericht drucken: nein
38
1 Extra Zeile Anzahl-(X) im Z-Bericht drucken: ja
39 0 Standard Schrift (normale Höhe)
1 Doppelte Schrifthöhe für: WG und PLU
2 Doppelte Schrifthöhe für: Finanzwege (ohne Steuer)
3 Doppelte Schrifthöhe für: WG, PLU und Finanzwege
4 Doppelte Schrifthöhe für: Kopf- und Fußzeilen
5 Doppelte Schrifthöhe für: gesamter Ausdruck
40 0 Bonmodus
1 Journalmodus

Die vom Anwender geänderten Werkseinstellungen der Systemdaten in diese Tabelle eintragen.

12
13.2-- Werkseinstellung der Bedienerrechte ab Werk für alle Bediener

✓= Funktion ist erlaubt X= Funktion gesperrt

Die vom Anwender geänderten Werkseinstellungen der Bedienerrechte in die Tabelle eintragen

13.3-- Werkseinstellung der Steuersätze

Es können 4 Mehrwertsteuersätze programmiert werden.
Ab Werk ist der Steuersatz 1 mit 19 % und der Steuersatz 2 mit 7 % schon vorprogrammiert.

13
GDPdU Zertifikat der Fa. Audicon

14
15
GoBD Zertifikat der Fa. Audicon

15 -- DOWNLOAD:

16
Bitte erst die PC-Software vom Olympia Server herunterladen.
Die PC-Software ist zwingend erforderlich um die Kassendaten in Digitaler Form zu
speichern.
Eine Daten CD liegt den Kassen nicht mehr bei.

Alle erforderlichen Daten finden Sie unter: www.olympia-vertrieb.de

Öffnen Sie den Bereich Support

Gehen Sie im Bereich Support auf Download, dann auf Download Bereich öffnen.

Jetzt öffnen Sie den Downloadbereich.

17
Öffnen Sie den Ordner Cashregisters

Öffnen Sie nun: CM 911_912

Jetzt zu Erst (Setup PC Programm) auswählen

18
Öffnen Sie jetzt das PC -Programm, entweder 32 oder 64 Bit, je nach Betriebssystem auf ihrem
Computer

Speichern Sie das ECRSystemCM91x auf Ihrem PC ab.

ACHTUNG:
Prüfen ob Ihr PC-Betriebssystem mit 32 bit oder 64 bit arbeitet.
Folgen Sie den Bildschirmanweisungen

WICHTIG: Jetzt auf die gleiche Weise die GDPdU- GoBD Systemdateien herunterladen.

19
16 -- Installieren Sie die PC-Software für Olympia CM 911/912.

Als Beispiel SETUP-64bit Version:

Klicken Sie auf den Button SetupEcrSystem64

Folgen Sie den Bildschirmanweisungen und bestätigen Sie immer mit [Next]
Wenn Sie mit Windows 7 oder 8-10 arbeiten müssen Sie noch folgende Funktion freigeben.

Das PC Programm hat folgendes Icon auf Ihrem Bildschirm angelegt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Symbol.

20
Klicken Sie auf der Reiter Kompatibilität

Setzen Sie den Hacken bei der Berechtigungsstufe, Programm als Administrator ausführen.
Bestätigen mit Button übernehmen.

21
 17 -- Hinweise und Tipps zur Datensicherung mit der SD-Karte

ACHTUNG:
Der Druck der Z-Finanzberichte Tag oder Monat ist ohne eingesteckter SD Karte nicht möglich
So sichern Sie automatisch täglich Ihre erforderlichen Kassendaten.
Verwenden Sie die beigelegte SD-Karte zur Datensicherung Ihrer aktuellen Berichtsdaten.

Daten auf SD Karte speichern

Um die Kassendaten auf der SD Karte zu speichern, muss die SD Karte vor dem Drucken der Z-Finanzberichte
Tag oder Monat in der Kasse eingesteckt sein.
Die SD Karte kann auch ständig eingesteckt bleiben.

ACHTUNG:
Die gespeicherten Daten auf der SD Karte werden nach jedem speichern aktuallisiert.
Vor dem Ausdruck eines Z-Finanzberichts werden immer automatisch die aktuellsten Daten des
E-Journals auf der SD Karte gespeichert. Nach dem Drucken eines Z-Finanzberichts sollten Sie das
Elektronische Journal von der SD Karte im PC-Programm sichern.

HINWEIS:
Dieser Vorgang muss nicht täglich gemacht werden. Sie sollten aber wenigstens einmal im Monat
das E-Journal von der SD Karte im PC sichern.
Das E-Journal im internen Kassenspeicher wird immer vorlaufend aufgezeichnet. Die Kapazität liegt
bei ca.10.000 Zeilen. Ist der Speicher fast voll, gibt es eine Display Meldung „E-J nearly full“ und die
Anzahl der freien Zeilen (Act) angezeigt. Ist die Kapazität erreicht steht immer Act 0 im Display.
Buchungen sind weiter möglich aber die ältesten Daten im E-Journal werden jetzt überschrieben.
Um das zu vermeiden müssen Sie das E-Journal im Kassenspeicher löschen.
----VORHER die Daten mit Drucken des Z-Finanzberichts Tag/Monat auf der SD-Karte sicher----

HINWEIS:
Wenn Sie nur das E-Journal von jedem einzelnen Monat im PC sichern möchten.
Nach dem Ausdruck des letzten Z-Finanzbericht Tag einen Z Finanzbericht- Monat machen
dann erst das E-Journal in der Kasse löschen.
(PRG-Modus, 80 [BAR] eingeben, im MEMORY CLEAR auf E-Journal gehen)

Bevor ein Finanzbericht im Z Modus gedruckt wird, sucht die Kasse nach der SD-Karte.
Ist diese eingesteckt speichert die Kasse folgende Daten automatisch auf der SD Karte:

ECR_FILE_= E-Journal / ECR_ MENUE= die Programmierung.

HINWEIS: Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer
laut GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) und GoBD („Grundsätze zur
ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“)
zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen: unmittelbarer Lesezugriff, mittelbarer Zugriff über Auswertungen
und Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten.

Das gespeicherte E-Journal auf der SD Karte kann nur in Verbindung mit dem PC-Programm zur digitalen
Aufbewahrung der Unterlagen bei Bargeschäften (GoBD) genutzt werden.

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 GoBD Anleitung CM 911- 912
Daten sichern:
1 Das E-Journal an der Kasse auf einer SD Karte speichern, automatisch nach Druck der Z-Finanzberichte.
2 Die SD Karte mit dem PC verbinden.

3 Die PC-Software „Olympia ECR-Management-System“ über diesen Button starten.

4 Mit dem Button [Daten-Management] das Programm öffnen.

5 Es öffnet sich das Fenster um die Daten von der SD-Karte zu lesen.

Bitte auf die richtige Laufwerksbezeichnung achten.

Standard Buchstabe Laufwerk E:
Sollte Ihr PC ein anderes Laufwerk benutzen bitte dann hier einstellen.
Mit dem Button 2.Version das Lesen von der SD-Karte starten.

INFO:
Sollte das PC-Programm die SD-Karte einmal nicht erkennen haben Sie die Option die SD-Karte direkt über den
Wechseldatenträger zu lesen.
Das PC-Programm dafür komplett beenden und neu starten.
Dann den Button: [2.Version From PC] benutzen.
Dann vom Wechseldatenträger die Datei ECR_FILE ins PC-Programm laden

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Standard wird immer der Button [2.Version-From SD] benutzt.

Es werden die ausgelesenen Daten der SD-Karte angezeigt, mit dem Button [Abbrechen]
beenden.

Es werden die ausgelesenen Daten der SD-Karte angezeigt, mit dem Button [Abbrechen] beenden.

6. Vom Wechseldatenträger-Standard E: werden die Daten der SD Karte in das PC-Programm geladen.

Automatisch mit dem E-Journal (ECR_FILE) werden auch alle Berichte und die kompletten Anwendungsdaten
(ECR_MENUE) mit eingelesen.
HINWEIS: Die Datei „ECR_MENUE“ mit der Anwendung kann nicht einzeln von der SD Karte gelesen werden.

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7. Sie können sich jetzt durch Auswahl auf der linken Seite die einzelnen Berichte anzeigen lassen.
Finanzbericht Tag
Finanzbericht Monat
Elektronisches Journal

8. Unter „BERICHTE“ das E-Journal öffnen. Unter dem Punkt

[System Einstellungen] wird der
-Shop-Name
-Währung-Name
-ECR# angezeigt.
Diese Daten müssen angelegt werden.

HINWEIS: als Shop-Name sollten Sie Ihre Steuer ID-# eintragen, max. 10 Stellen

Diese Einstellungen sollten aber schon an der Kasse angelegt sein.

Wenn nicht hier die Daten eintragen bevor das E-Journal im CSV-Format gespeichert wird.

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Die Daten werden dann so im CSV-E-Journal angezeigt.

Jetzt Speichern Sie die Daten in einem lesbaren Format , hierfür klicken Sie auf den Button „Exportieren nach
CSV“

folgen Sie den Bildschirm Anweisungen.

WICHTIGER HINWEIS: Es wird nach dem aktivieren des Exports automatisch der Dateiname

angezeigt. Diese Bezeichnung nie ändern.

Muster E-Journal im CSV-Format:

Die so gesicherten E-Journal Daten bei Bedarf auf einen separaten Datenträger z.B. CD speichern.

Vorschlag:
Zusätzliche Datensicherung des E-Journals in Original Version im PC-Programm.
Im ECR-Managementsystem, unter System Einstellungen den Button Speichern unter… wählen.

Vergeben Sie hier dann einen Dateinamen und speichern die Datei (mdb).

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__

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Vorschlag zur Datensicherung:
Sie sollten sich einen Ordner anlegen z.B. Jahr 2017

In diesem Ordner legen Sie für jeden Monat einen Unterordner an u.s.w.
In diesem Monatsordner speichern Sie 1x im Monat das E-Journal als CSV-Datei.

Beispiel: In diesem Monatsordner z.B. Januar 2016 diese Dateien sichern

Zur Sicherheit sollten Sie immer noch direkt von der SD Karte diese Basisdateien im txt.-Format mit in diesen
Monatsordner kopieren

1.--ECR_FILE= E-Journal / Finanzbericht Tag/Monat

2.--ECR_MENUE = die Programmierung

Im txt.-Format mit in Ihrem Monatsordner kopieren.

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Die im PC-Programm gespeicherte Anwendung (mdb) sollte auch zur Sicherheit noch mit in dem Ordner
gespeichert werden.

In dieser Anwendung werden das E-Journal und der letzte Finanzbericht in Originalversion angezeigt.

Diese Daten können dann zum Vergleich des CSV-E-Journal benutzt werden.

Bei Rückfragen können Sie so das unveränderbare Original-E-Journal oder Ihre Berichte von der Kasse noch
einmal im PC-Programm aufrufen.

HINWEIS:
Um Ihre Kassenumsätze ausführlich zu dokumentieren, ist es ratsam so viele Daten wie möglich zu
sichern.
Bei der Frage welche Daten Sie speichern sollten kann Ihnen sicher Ihr Steuerberater behilflich sein

INFO:
Der Betreiber der Kasse ist unter anderem verpflichtet alle Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren.
Eine genaue Festlegung sollte immer in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erfolgen.

-Bedienungs-Programmieranleitung
-GoBD Anleitung
-Wartungs-Reparaturprotokolle
-Verfahrensdokumentation

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 !! HINWEIS !!
Zu Ihrer Sicherheit sollten Sie die Grundprogrammierung Ihrer Kasse speichern.
Diese Dokumentation kann bei einer eventuellen Kassennachschau hilfreich sein.
1.
Programmieren Sie Ihre Kasse komplett mit all Ihren Daten.
2.
In der Praxis werden jetzt in einer Probephase alle Funktionen der Kasse getestet.
Alle diese Daten werden im Elektronischen Journal schon aufgezeichnet.
3.
NUR wenn Sie vor der offiziellen Inbetriebnahme der Kasse in Ihrem Geschäft diese Aufzeichnungen löschen
möchten gehen Sie wie folgt vor:
Im PRG-Modus der Kasse # 80 eingeben und im Menü „Speicher löschen“
das E-Journal und alle Berichte löschen.

4.
Protokoll erstellen:
Wie im Weiteren dieser Anleitung beschrieben werden immer vor dem Ausdruck des
Z-Finanzberichts-Tag alle Daten auf einer SD-Karte gespeichert.

ECR_FILE= alle Berichte und das E-Journal/ ECR_MENÜ = die kpl. Programmierung.

Diese 2 Dateien der 1.Speicherung nach dem Z-Finanzbericht Tag von Ihrem ersten Geschäftstag mit
dem aktuellen Datum von der SD-Karte als Protokoll in Ihrem PC sichern. Vielleicht einen extra Ordner
„1.Programmierung“ anlegen.

Es müssen immer alle 2 Dateien zusammen verwendet werden.

In der Datei ECR_MENÜ mit Datum werden die Programmdaten Ihrer Kasse gespeichert.
Das Datum der gespeicherten Datei kann zur Sicherheit nicht verändert werden.

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Bei Rückfragen wie Ihre Kasse bei der ersten Inbetriebnahme Programmiert war könnten Sie das mit
diesen 2 Dateien im PC-Programm dokumentieren.

Die gespeicherte Datei hat das Datum der ersten Aufzeichnung.

Die Software Olympia ECR Management System kann nicht zur Anzeige der Programmierung benutzt werden.
Es werden nur die Finanzdaten und das E-Journal gezeigt.

Sie müssten die 2 Dateien wieder auf einer SD-Karte speichern und in die Kasse einlesen.
An der Kasse im PRG-Modus unter #81 „VON SD-KARTE lesen“
Die Programmierung und das E-Journal werden wieder in der Kasse gespeichert.
HINWEIS
Durch das einlesen der Daten von der SD-Karte werden die aktuellen Daten Ihrer Kasse überschrieben.

Ihre Einstellungen können Sie an der Kasse im PRG-Modus unter

# 90.Druck PRG-Liste ausdrucken. Die Systemeinstellungen #13 P-Register
werden in einer Liste gedruckt, die Erklärung finden Sie in der Bedienungs-Programmieranleitung.

TIPP
Vielleicht sollten Sie sich Notizen machen wann und was Sie umprogrammiert haben.
Im Elektronischen Journal wird dokumentiert wenn die Kasse im PRG-Modus war.
Bei Rückfragen können Sie dann leicht erklären was unter dem Eintrag im E-Journal geändert wurde.
(siehe auch GoBD- Anleitung)

!! WICHTIGE HINWEISE !!
Die Informationen in dieser Dokumentation wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt,
für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben beziehungsweise der Schlussfolgerungen kann jedoch
keine Gewähr gegeben werden.

Darüber hinaus ersetzt diese Dokumentation keine fachkundige Beratung in steuerlichen und
juristischen Fragen.

Diese Verfahrensdokumentation bezieht sich nur auf das Kassensystem.

Eine Betriebliche Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers.

Die sachgemäße Führung einer Verfahrensdokumentation sollten Sie daher immer mit Ihrem
Steuerberater besprechen.

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