Rechnungswesen

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Rechnungswesen

Inhalt:
Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen
Bilanz GuV

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Rechnungswesen Lernziele

HCC- MD-HHS-2004

Am Ende dieses Kapitels knnen Sie: die integrierten R/3-Komponenten beschreiben, die die Anforderungen des externen und internen Rechnungswesens untersttzen die Organisationsstrukturen fr das interne und externe Rechnungswesen beschreiben die wichtigsten Funktionen im externen Rechnungswesen und der Kostenrechnung nennen und erlutern

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Organisationsstruktur Rechnungswesen

Geschftsbereich 8000 externe Services (Dienstleistungen) Geschftsbereich 3000 Fahrzeuge (Motorrder) Geschftsbereich [GSB] 1000 Maschinenbau (Pumpen)

BUK 1000 (D) Kontenplan INT

BUK 2000 (GB)

BUK 3000 (USA) KPL CAUS KKB 3000 CAC 2000

Kreditkontrollbereich 1000 Kostenrechnungskreis 1000 Ergebnisbereich [ERB] IDEA Mandant

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Mandant Mit einem R/3 System knnen Unternehmen jeglicher Art und Gre abgebildet werden. Um dies zu realisieren, bietet SAP R/3 Organisationsstrukturen an, die genutzt werden knnen, um das Unternehmen organisationstheoretisch zu gliedern und darzustellen. Die oberste Hierarchieebene dieser Organisationseinheiten im SAP R/3 bildet der Mandant. Betriebswirtschaftlich kann dieser, abhngig von der Gre des abzubildenden Unternehmens, als Konzern, Unternehmen oder Betrieb aufgefasst werden. Damit stellt der Mandant eine Einheit dar, die handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossen ist. Er verfgt ber getrennte Stammstze sowie einen eigenstndigen Satz an Tabellen. Buchungskreis Die Struktur des Unternehmens kann es bedingen, fr verschiedene Unternehmensbereiche im externen Rechnungswesen eine abgeschlossene Buchhaltung zu fhren. SAP R/3 stellt hierfr die Organisationsebene des Buchungskreises zur Verfgung. Sie bildet die kleinste organisatorische Einheit, fr die eine in sich abgeschlossene Buchhaltung, das heit die vom Gesetzgeber geforderte Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, ausgefertigt werden kann. Abhngig von der Gre und Struktur des abzubildenden Unternehmens, besteht die Mglichkeit, in einem Mandanten mehrere Buchungskreise anzulegen (1:n). Handelt es sich beim abgebildeten Unternehmen um einen Konzern, so stellen die Buchungskreise aus betriebswirtschaftlicher Sicht die einzelnen Firmen des Konzerns dar. Ergebnisbereich Die Ergebnisse eines Kostenrechnungskreises haben im Allgemeinen eine mehrdimensionale Ausprgung. Um sie einfacher strukturieren zu knnen, werden so genannte Ergebnisbereiche als Teilmengen der Ergebnisgesamtmenge definiert. Ergebnisbereiche filtern also das Gesamtergebnis nach speziell festgelegten Kriterien. Diese speziellen Ausprgungen knnen nun auch kostenrechnungskreisbergreifend zusammengefasst ausgewertet werden. Ergebnisbereiche knnen wiederum in mehrere Ereignisobjekte aufgeteilt werden, die fr die Marktanalyse wichtig sind.

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Organisationsstruktur Rechnungswesen (Forts.)

Geschftsbereich 8000 externe Services (Dienstleistungen) Geschftsbereich 3000 Fahrzeuge (Motorrder) Geschftsbereich [GSB] 1000 Maschinenbau (Pumpen)

BUK 1000 (D) Kontenplan INT

BUK 2000 (GB)

BUK 3000 (USA) KPL CAUS KKB 3000 CAC 2000

Kreditkontrollbereich 1000 Kostenrechnungskreis 1000 Ergebnisbereich [ERB] IDEA Mandant

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Kostenrechnungskreis Zur Abgrenzung der Auswertung interner Kosten- und Erlsstrukturen steht im SAP R/3 die Organisationsebene des Kostenrechnungskreises zur Verfgung. Abhngig von der Gre und Struktur des abzubildenden Unternehmens, besteht die Mglichkeit, mehrere Buchungskreise innerhalb eines Kostenrechnungskreises zusammenzufassen. In einem Konzern kann es zum Beispiel gewnscht sein, die interne Leistungsverrechnung ber mehrere Firmen (buchungskreisbergreifende Kostenrechnung) auszuweiten. Kreditkontrollbereich Ein Unternehmen kann die Kreditlinien seiner Kunden berwachen. Dies wird ber die Organisationsebene des Kreditkontrollbereiches realisiert. Dieser kann ber einen oder mehrere Buchungskreise hinweg definiert werden. Damit ist das SAP R/3-System in der Lage, auf bestimmte kreditlimitrelevante Ereignisse mit Warnungen oder Liefersperren, zu reagieren. Kontenplan Ein Kontenplan enthlt smtliche Konten des Hauptbuches einer Unternehmung und strukturiert sie systematisch nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Er wird von einem oder mehreren Buchungskreisen zur Kontenvalidierung bei der Belegbuchung verwendet und als operativer Kontenplan bezeichnet. Darber hinaus stellt SAP R/3 zwei weitere Arten von Kontenplnen (Alternativkontenplne) zur Verfgung, welche die gesetzlichen Bestimmungen verschiedener Lnder reflektieren und das Berichtswesen auf Konzernebene konsolidieren. Jeder Buchungskreis ist genau einem operativen Kontenplan zugeordnet. Geschftsbereich Um ein Unternehmen fr das externe Berichtswesen (Bilanz und GuV) nach verschiedenen Produkten systematisieren zu knnen, bietet SAP R/3 die Mglichkeit, das Unternehmen organisatorisch in verschiedene Geschftsbereiche zu untergliedern. Das entscheidende Abgrenzungskriterium sind hierbei die verschiedenen Produkte oder Produktgruppen. Ein Geschftsbereich lsst sich demnach als ein organisationsbergreifender produktbezogener Schnitt durch das Unternehmen interpretieren. Es erlaubt somit eine kondensierende Sicht auf einzelne Produkte oder Produktgruppen.

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Externes und Internes Rechnungswesen

Externes Reporting

Liqiudit ts rechnung

Externes Rechnungswesen

Bilanz Gewinn & Verlust (GuV )

Gewinnrcklage bericht

Internes Reporting

Kostenstellenberichte

Internes Rechnungswesen

Produktkostenberichte

Deckungs beitrag

ProfitCenterBerichte

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Die Aufgabe des Rechnungswesens besteht in seiner Dokumentations- und Informationsfunktion fr das Unternehmen und mit ihm in Beziehung stehender Interessengruppen. Dabei orientiert sich das Externe Rechnungswesen strker am Informationsbedarf unternehmensexterner Interessengruppen, das interne Rechnungswesen ausschlielich an den Berichtsanforderungen unternehmensinterner Gruppen. Internes und externes Rechnungswesen sind Rechnungswesensysteme, die eng miteinander verknpft sind. Beide nutzen jedoch unterschiedliche Methoden, Darstellungen und Wertanstze, um unterschiedliche Prozesse der Entscheidungsfindung zu untersttzen. Externes Rechnungswesen - Modul Finanzwesen Das interne Rechnungswesen - Modul Controlling Das Treasury und das Projektsystem nutzen Methoden und Daten aus beiden Anwendungen.

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Finanzbuchhaltung (FI)
Produktkosten Produktkosten Gemeinkosten Gemeinkosten Hauptbuch Bilanz GuV Anlagenbuchhaltung Ergebnisrechnung Ergebnisrechnung Profit Center Profit Center

Debitorenbuchhaltung

Treasury Management

Kreditorenbuchhaltung

Personalwirtschaft Personalwirtschaft Bestandsf hrung Bestandsf hrung Einkauf Einkauf Vertrieb Vertrieb
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Debitorenbuchhaltung
Vertrieb
Kundenauf trag

Kontaktaufnahme

Kundenauftrag

Sourcing

Lieferung

Faktu rierung

Kundenzahlung

Auftragseingang

Lieferung

Rechnung/ Debitorenbuchhaltungs beleg

FinanzdispoFinanzdispo datum

Un

Un

t sh en Ca gem a an m

Zahlungsverkehr Mahnung Bilanz GuV

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Cashmanagement Durch die Auftragsabwicklung im Vertrieb wird die Liquidittsvorschau im Cashmanagement stndig aktualisiert. Der Finanzstatus wird bei Eingang der Zahlung aktualisiert. Nebenbuch Debitoren Bei der Erfassung von Kundenauftrgen wird automatisch die Kreditlimitprfung durchgefhrt. Offene Posten, die bezglich des Zahlungstermins berfllig sind, knnen gemahnt werden und Korrespondenzen wie z.B. Saldenbesttigungen erstellt werden. Die operative Ttigkeit schliet mit der Buchung der Zahlung oder Teilzahlung des Rechnungsbetrags der Faktura. Fr die Erstellung der Bilanzen werden im Nebenbuch Ttigkeiten wie z.B. die Bewertung Offener Posten in Fremdwhrung oder die Aufteilung der Forderungen nach Restlaufzeiten durchgefhrt. Hauptbuch Bei Lieferungen an Kunden werden die Salden automatisch aktualisiert. Bei der Fakturierung werden die Forderungen und Erlse erhht. Beim Zahlungseingang werden die Geldbestnde auf den Bankkonten entsprechend erhht und die Forderungen durch Ausgleich zurckgenommen.

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Kreditorenbuchhaltung
Beschaffung
Best.Anf . Lief.Auswahl Bestel lung Wareneingang Rechn.Prfung Lief.zahlung

Bestellung

Wareneingang

Rechnungseingang Rechnungs- prfung

FinanzdispoFinanzdispo datum

Un

Un

h- nt as eme C g a an m

Zahlungsverkehr Zahlprogramm Bilanz GuV

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Cashmanagement Durch die Bestellabwicklung in der Materialwirtschaft wird die Liquidittsvorschau im Cashmanagement stndig aktualisiert. Der Finanzstatus wird bei Ausgang der Zahlung aktualisiert. Nebenbuch Kreditoren Fllige Posten werden ber das Zahlprogramm reguliert. Korrespondenz wie z.B. Saldenbesttigungen wird erzeugt. Die operative Ttigkeit schliet mit der Buchung der Zahlung der Lieferantenrechnung. Fr die Erstellung der Bilanzen werden im Nebenbuch Ttigkeiten wie z.B. die Bewertung Offener Posten in Fremdwhrung oder die Aufteilung der Forderungen nach Restlaufzeiten durchgefhrt. Hauptbuch Bei Wareneingang werden die Bestnde laufend aktualisiert und die Verbindlichkeiten und Aufwnde in der Rechnungsprfung durch Buchung der Lieferantenrechnung erhht. Durch den Zahlungsausgang werden die Geldbestnde auf den Bankkonten entsprechend reduziert und die Verbindlichkeiten durch Ausgleich zurckgenommen.

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Anlagenbuchhaltung

Anlagen Haus Gabelstapler

Anlagenklasse Geb ude Fuhrpark

Bewertungsplan 1 < Land > Handelsrecht Handelsrecht Steuerrecht Steuerrecht Kalkulation Kalkulation

Buchungskreis

Kostenrech nungs kreis Buchungskreis 1000 Kostenstelle Fuhrpark Ist Ist Ist Ist Plan Plan Plan Plan Auftrag

Anlage: Gabelstapler Kostenstelle Auftrag Handelsrecht Steuerrecht Kalkulation Abschreibung Zinsen Fuhrpark

SAP AG

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Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist es, die buchhalterische Abwicklung der Anlagen in einem Unternehmen abzubilden. Dazu wird jede Anlage einer Anlagenklasse zugeordnet. Die Anlagenklasse ist das Hauptkriterium zur Gliederung des Anlagenvermgens nach betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Erfordernissen. Einer Anlagenklasse knnen eine oder mehrere Bewertungsplne zugeordnet werden. Jeder Bewertungsplan ist genau einem Buchungskreis zugeordnet und ist nach Bewertungsbereichen unterteilt, um den unterschiedlichen Berichtsanforderungen des Handels- und Steuerrechts oder der Kalkulation gengen zu knnen. Das ermglicht die Bewertung besonderer Anlagen wie der Anlagen im Bau in einer eigenen Anlagenklasse und ein entsprechendes Controlling der Anlageinvestitionen. Einem Anlagenstammsatz knnen folgende Objekte der Kostenrechnung zugeordnet werden: Kostenstelle Leistungsart Auftrag Instandhaltungsauftrag Anlagenbestand fortgeschrieben. und Abschreibungen rechtlicher Natur werden in der Bilanz

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Hauptbuchhaltung
Bestandsfhrung, Einkauf, Produktion, Vertrieb
Monats- und Jahresabschluss WE/RE-Konto Materialbewertung nach dem Niederstwertprinzip LIFO-FIFO-Bewertung Abstimm- und Korrekturbuchungen Erzeugniskalkulation

Personalwirtschaft
Monatsabschluss Personalabrechnung Reisekosten

Hauptbuch Bilanz Gewinn&Verlust

Kostenrechnung
Monats- und Jahresabschluss Zuschlge Waren in Arbeit Abweichungen Abstimmung externes/ internes Rechnungswesen

Finanzbuchhaltung
Monats- und Jahresabschluss
Abschluss Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung Abstimmung Belege / Verkehrszahlen Umsatzsteuervoranmeldung / Steuerbuchungen / AWV-Meldungen Nachbelastungen Maschinelles Ausgleichen Journal / Interne Belege Saldenvortrge / Periode abschlieen/erffnen
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Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist es, die buchhalterische Abwicklung aller Geschftsvorgnge des Unternehmens zu dokumentieren und zu bilanzieren. Zentrale Merkmale der Hauptbuchhaltung sind: das automatische Mitbuchen aller Posten der Nebenbcher in der Hauptbuchhaltung ber Abstimmkonten das gleichzeitige Fortschreiben des Hauptbuchs und der Kostenrechnungsbereiche das zeitnahe Auswerten des aktuellen Buchungsstoffes in Form von Kontendarstel- lungen, Ergebnisrechnungen mit unterschiedlichen Bilanzversionen und Zusatzanalysen Anforderungen der Bilanzierung nach HGB, US-GAAP, IAS oder anderen gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften knnen erfllt werden. Die Darstellung der Rechnungslegung nach dem Gesamtkostenverfahren ist jederzeit fr die Bilanz mglich. Die Bilanzierung nach Umsatzkostenverfahren wird durch Einsatz der Komponente Spezielle Ledger ermglicht. Die verfgbaren Anwendungen bieten darber hinaus die Mglichkeit, Informationen zu sammeln, miteinander zu kombinieren, Summen zu bilden, zu modifizieren sowie Ist- und Planwerte umzulegen bzw. zu verteilen, die aus anderen SAP-Anwendungen und aus externen Systemen in das Spezielle Ledger bertragen werden.

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Organisationsstruktur Kostenrechnung

Geschftsbereich 8000 externe Services (Dienstleistungen) Geschftsbereich 3000 Fahrzeuge (Motorrder) Geschftsbereich [GSB] 1000 Maschinenbau (Pumpen)

BUK 1000 (D) Kontenplan INT

BUK 2000 (GB)

BUK 3000 (USA) KPL CAUS KKB 3000 CAC 2000

Kreditkontrollbereich 1000 Kostenrechnungskreis 1000 Ergebnisbereich [ERB] IDEA Mandant

Profitcenter
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Kostenstellen

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Kostenrechnung

Ergebnisrechnung GemeinkostenControlling Kostenstelle

Ergebnisobjekt Profit-Center-Rechnung Produktkostenrechnung

Innenauftrag

Materialkosten Fertigungsleistungen Gemeinkosten Fertigungsauftrag

Kostenartenrechnung Kostenartenrechnung

Finanzwesen
SAP AG

Personalwirtschaft

Beschaffung

Vertrieb

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Aus den Aufwendungen des Finanzwesens, der Personalwirtschaft, der Materialwirtschaft und des Vertriebs werden die Aufwendungen und Ertrge ber die Kosten- und Erlsarten in die Anwendungen der Kostenrechnung gebucht. Kosten, die nicht einem einzelnen Kostentrger (z.B. Fertigungsauftrag) zugeordnet werden knnen, werden an Kostenstellen oder Innenauftrge (Gemeinkostenauftrge oder Investitionsauftrge) im Gemeinkosten-Controlling verrechnet. Die aufgrund von Kundenauftrgen gefertigten Produkte werden in der Produktkostenrechnung mit Materialkosten, Fertigungsleistungen und Gemeinkosten belastet. Materialkosten entstehen aufgrund des bewerteten Materialverbrauchs in der Fertigung. Preise fr Fertigungsleistungen werden ber Leistungsverrechnung an die Kostentrger weitergegeben. Gemeinkosten knnen von Kostenstellen oder Innenauftrgen an Kostentrger bergeben werden. Gemeinkosten knnen auch direkt auf ein Ergebnisobjekt gebucht werden. Gemeinkosten und Fertigungskosten knnen auf ein gemeinsames Ergebnisobjekt kontiert werden.

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Gemeinkostenrechnung
Ergebnisrechnung
Produktkostenrechnung

Profit-Center-Rechnung

Gemeinkosten-Controlling

Kostenstelle

Innenauftrag

Prozess Kostenartenrechnung
SAP AG

Leistungsart

Primrkostenart

Sekundrkostenart
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Erlsart

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Stammdaten in der Kostenartenrechnung Primre und sekundre Kostenarten und Erlsarten werden zur Klassifizierung in der Kostenrechnung eingerichtet: Primre Kostenarten entsprechen den Aufwandskonten im Finanzwesen. Erlsarten entsprechen den Ertragskonten. Sekundre Kostenarten werden in der Kostenrechnung fr interne Verrechnungen verwendet. Erlsarten knnen im Gemeinkosten-Controlling nur auf Innenauftrge gebucht werden. Stammdaten im Gemeinkostencontrolling Kostenstellen entsprechen Orten der Kostenentstehung. Sie knnen nach funktionalen und organisatorischen Gesichtpunkten angelegt werden. Leistungsarten werden fr die Leistungen (Arbeitsleistung, Maschinenstunden, etc.) der Kostenstellen angelegt. Innenauftrge knnen fr mittel- oder lngerfristige gemeinschaftliche Aufgaben angelegt werden und als Kostentrger fungieren. Prozesse knnen als Kostentrger fungieren. Ein Prozess wird in Beziehung zu definierten Geschftsvorgngen (definierte Summe von Aktivitten) angelegt.

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Ergebnisrechnung

Ergebnisrechnung

REGION

West

KUNDENGRUPPE
Kaufhuser Grohandel Handel

Nord Glas Keramik Plastik

Sd

Sd

PRODUKTGRUPPE

Mengen Erlse Kosten Deckungs beitrag

Handel Plastik
SAP AG

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Die Daten anderer Anwendungen werden in die Ergebnisrechnung bernommen. Daher kann die Ergebnisrechnung Auswertungen nach nahezu allen Organisations-einheiten und Stammdaten durchfhren. Das Berichtswesen der Ergebnisrechnung wird dafr eingesetzt. Die Auswertungsobjekte werden als Ergebnisobjekt bezeichnet, die auch als eine Kombination von Merkmalswerten definiert werden knnen. Ein Beispiel dafr ist: Region Sd Produktgruppe Plastik Kundengruppe Handel Es gibt auch Wertfelder wie z.B. den Umsatz oder die Herstellkosten. Durch Verknpfung dieser Wertfelder knnen Kennzahlen gebildet werden, z.B. Deckungsbeitrge. Den jeweiligen Ergebnisobjekten werden bestimmte Kennzahlen zugeordnet. ber einen Bericht werden die entsprechenden Daten ausgewertet.

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Rechnungswesen Zusammenfassung

Sie knnen nun: die integrierten R/3-Komponenten beschreiben, die die Anforderungen des externen und internen Rechnungswesens untersttzen die Organisationsstrukturen fr das interne und externe Rechnungswesen beschreiben die wichtigsten Funktionen im externen Rechnungswesen und der Kostenrechnung nennen und erlutern

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