HANDBUCH

Das neue Buchungs- und

Beratungssystem fr Expedienten

Index
Installation & Anmeldung..3
Brodaten & Berater....7
Abmelden...................9
Beratung mit BistroPortal29
Das Dashboard...........9
Der Merkzettel..........14
Das ServiceCenter in BistroPortal215
Bearbeitungsoptionen bei Buchung, Umbuchung, Option und Storno 17
Bearbeitungsoptionen bei Druck, Versand oder Vormerkung von Angeboten.18
Die Buchungsmaske BuMa20
Der Merkzettel in der Buchungsmaske20
Druckfunktionalitten...22
Der Reiseanmelder in der Buchungsmaske.23
Support....................24

Copyright 2012, TravelTainment GmbH

Das vollstndige oder teilweise Kopieren dieses Handbuchs ohne vorherige
Genehmigung ist strengstens verboten. nderungen am Inhalt dieses Handbuchs
vorbehalten. TravelTainment legt grten Wert auf die Richtigkeit der Angaben in
diesem Handbuch. Wenn Sie auf Fehler oder Auslassungen stoen, wenden Sie sich
bitte an unseren Support.
Telefon: 01805 344644 (0,14/Min aus dem dt. Festnetz / max. 0,42/Min
vom Mobiltelefon)

Installation und Anmeldung

ffnen Sie folgenden Link http://www.traveltainment.de/tt-bistroportal-2/

(sollten Sie nicht weitergeleitet werden, kopieren Sie den Link in Ihren Browser.)
In diesem Bereich finden Sie auf der rechten Seite den Link TT-BistroPortal2
Installation zum Download der aktuellsten Version von BistroPortal2.
Das Installer-Paket installiert BistroPortal2 auf Ihrem Rechner. Dabei durchlaufen
Sie folgende Schritte:

Bitte besttigen Sie diese Meldung mit Speichern oder Ausfhren

(abhngig von Ihren Firewall Einstellungen). Nach Ausfhren gelangen Sie
direkt zum Installations-Assistenten.
Um mgliche Fehlermeldungen zu vermeiden, empfehlen wir aber die Datei
zuerst lokal auf Ihrem PC zu speichern (z.B. auf dem Desktop) und anschlieend
auszufhren.

Besttigen Sie folgende Download Besttigung mit Ausfhren und

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TT-BistroPortal2 Handbuch

... die folgende Sicherheitswarnung durch Klick auf Ausfhren.

Sie werden nun mit Hilfe des Installations-Assistenten durch die Installation von
BistroPortal2 gefhrt.
1. Schritt:

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Klicken Sie auf Weiter.

2. Schritt

Whlen Sie den Installationsordner oder besttigen Sie den vorgegebenen

Ordner. Whlen Sie hier Alle Benutzer und klicken anschlieend auf Weiter.
3. Schritt

Klicken Sie auf Weiter.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

4. Schritt

Die Installation wird nun vorgenommen. Dieser Vorgang kann einige Sekunden in
Anspruch nehmen.
5. Schritt

Nach Abschluss der Installation finden Sie zum Starten von BistroPortal2 ein
entsprechendes Icon auf Ihrem Desktop.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Mit Doppelklick auf dieses Symbol starten Sie die Anwendung. Geben Sie Ihre
Zugangsdaten in das Login Fenster ein. Um sich die zuknftige Eingabe der
Login-Daten zu ersparen, knnen Sie vor der Anmeldung ein Hkchen bei
"Einstellungen merken" setzen.

Bitte achten Sie bei der Eingabe Ihres Benutzernamens, Passwortes und der
Agenturkennung unbedingt auf Gro-/Kleinschreibung.

Brodaten & Berater

Nach dem erstmaligen Start von BistroPortal2 wechseln Sie ber den Link rechts
oben in der Beratermaske in den Bereich Einstellungen.
Da es nicht mglich ist, sich mit den gleichen Zugangsdaten gleichzeitig auf
mehreren Arbeitsstationen einzuloggen, mssen Sie fr jeden Benutzer eigene,
persnliche Zugangsdaten anlegen.
Die von uns bermittelten Basis-Zugangsdaten bitte weder lschen noch
verndern. Sie knnen eine BistroPortal2 Lizenz auf bis zu fnf Arbeitsstationen
installieren. Eine Weitergabe der Zugangsdaten an andere Filialen, AuendienstMitarbeiter oder Reisebros ist nicht erlaubt.
Es ist grundstzlich mglich mehr als 5 Benutzer anzulegen. Ein gleichzeitiger
Einstieg in BistroPortal2 ist aber immer nur fr 5 Benutzer einer Lizenz mglich.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Ihre Brodaten werden automatisch eingetragen. Sie knnen jedoch noch

Ergnzungen wie Ihre ffnungszeiten und Ihre Signatur vornehmen. Bei der
Signatur wre es sinnvoll, wenn Sie die Angaben aus Ihrem Impressum
eintragen. Dies ist rechtlich erforderlich fr Ihre Emails. Anschlieend speichern
Sie bitte alle Eingaben mit dem Button Speichern.
Falls Sie ein Bro-Logo hochladen, erscheint dieses ganz oben im PDF beim
Angebotsversand und druck.

Um einen neuen Benutzer zu erfassen whlen Sie den Button Hinzufgen im

Reiter Berater. Fllen Sie die Felder mit den Daten des Benutzers aus.
Benutzername und Passwort knnen frei gewhlt werden.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Im Bereich CRS Einstellungen hinterlegen Sie Ihre Amadeus

Expedientennummer und Ihren Expedientencode sofern in der Amadeus Selling
Platform verwendet und zur Hand.
Eine Kurzanleitung zu den CRS-Einstellungen finden Sie hier:
http://www.traveltainment.de/fileadmin/phaziz_interface_design/static_html_du
mmy/reise_bueros/data/Kurzanleitung_zu_den_CRS-Einstellungen.pdf
Der Bereich Mid- und Backoffice-Einstellungen ist von Bedeutung wenn Sie die
Datenlieferung ber Traveltainment wnschen. Hier ist das entsprechende Midund Backoffice System auszuwhlen.
Zum Aktivieren des Datentransfers kontaktieren Sie bitte unser Sales-Team per
Email an: sales-bo@traveltainment.de.
Nutzen Sie die Amadeus IP Online Datenlieferung, so sind hier keine Eintrge
notwendig. Die Daten werden nach Abschluss einer Buchung automatisch an Ihr
Mid- und Backoffice bertragen.
(Achtung: dieser Bereich wird bald unter den Tab Brodaten umgezogen)
Falls Sie ein Berater-Bild hochladen, erscheint dieses ganz unten im PDF beim
Angebotsversand und druck.
Wichtiger Hinweis: Damit Ihre nderungen aktiv werden, starten Sie
BistroPortal2 neu.

Abmelden
Bitte benutzen Sie zum Schlieen von BistroPortal2 den Menpunkt Datei
Beenden. Alternativ kann das Programm auch ber das rote X oben rechts in
der Ecke geschlossen werden.
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TT-BistroPortal2 Handbuch

Beratung mit BistroPortal2

Viele Bereiche in BistroPortal2 speziell die Beratung - entsprechen den
Funktionen in BistroPortal. Eine genaue Anleitung und Hilfestellung finden Sie in
folgenden Dokumenten:
BistroPortal Handbuch:
http://www.traveltainment.de/fileadmin/user_upload/data/pdf/BistroPortal_Hand
buch.pdf
Eine Beschreibung der Funktionen und Bereiche, die zustzlich zu BistroPortal1
zur Verfgung stehen, finden Sie in den anschlieenden Kapiteln.

Das Dashboard
Auf dem Dashboard (=Armaturenbrett) finden Sie eine Reihe hilfreicher
Informationen, die Ihren Reisebroalltag untersttzen und erleichtern.

Smtliche Informationen werden in sogenannten Widgets

(=Informationscontainern) dargestellt.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Beispiel: Widget Termine und Aufgaben

Sie knnen die Widgets im Dashboard frei positionieren oder auch ganz
ausblenden und sich so Ihr persnliches Dashboard erstellen.

Widgets verschieben
Um ein Widget zu verschieben, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die
berschrift eines Widgets und ziehen es an die neue Position.

Widgets schlieen, ffnen und aktualisieren

Widgets knnen mit dem Symbol + und - geffnet und geschlossen werden.
In manchen Bereichen kann der Inhalt eines Widgets auch ber das Pfeilsymbol
aktualisiert werden.

Widgets ausblenden
Fahren Sie mit der Maus ganz an den linken Rand Ihres Bildschirms, ffnet sich
ein Fenster zur Verwaltung der Widgetanzeige. ber dieses Fenster knnen Sie
mit der Auswahl AUS einzelne oder auch mehrere Widgets von Ihrem
Dashboard entfernen. ber dieses Men knnen Sie die Widgets natrlich auch
wieder anzeigen.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Im oberen Bereich des Dashboard sehen Sie eine grafische Gesamtbersicht ber
alle im Bro gettigten Buchungen und Optionen. Der Zeitraum kann ber die
Kalenderfunktion gendert werden.
Bentigen Sie zum Beispiel diese Anzeige nicht, so knnen Sie diese ganz einfach
ber die Widgetverwaltung ausblenden, indem Sie bei Buchungsdiagramm auf
AUS klicken.
Die folgenden Widgets sind am Dashboard verfgbar:

BistroPortal Buchungen

Hier finden Sie eine Auflistung der von Ihnen in BistroPortal2 gettigten
Buchungen. Per Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie in das Service
Center. Im Service Center kann die Buchung dann in der Buchungsmaske
dargestellt oder weiter bearbeitet werden.
Mit Klick der rechten Maustaste auf eine Buchung, kann eine Buchung auch
direkt in die Buchungsmaske bertragen werden.
Wird eine Buchung storniert, wird diese automatisch in das Widget Stornos
verschoben.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Der angezeigte Kunde entspricht dem Reiseanmelder in der Buchungsmaske. Um

alle Buchungen, Optionen und Stornos korrekt darzustellen, ist es daher
notwendig den Reiseanmelder korrekt anzugeben.

BistroPortal Optionen
Hier finden Sie Ihren persnlichen Optionswarner. Alle mit Aktion O gebuchten
Vorgnge werden hier inklusive der jeweiligen Optionsfrist angezeigt. Nach
Ablauf der Option wird die Buchung wie auch in TOMA - automatisch zur
Fixbuchung und in das Widget Buchungen verschoben.
Die Buchungen knnen von hier aus ebenfalls in das Service Center oder in die
Buchungsmaske bernommen werden.

BistroPortal Stornos
Hier werden alle in der Buchungsmaske stornierten Buchungen angezeigt. Die
Buchungen knnen von hier aus ebenfalls in das Service Center oder in die
Buchungsmaske bernommen werden.

Termine und Aufgaben

Setzen Sie im Servicecenter einen Wiedervorlagetermin, werden die Flligkeiten
hier automatisch angezeigt. Genauso werden auslaufende Optionen automatisch
als Termin bro-intern sichtbar in den Kalender eingetragen.
Zustzlich knnen Sie auch manuell Termine erfassen, die nur fr Sie persnlich
sichtbar sind. Klicken Sie dazu auf ein Datum und den Button Termin
hinzufgen.

Bitte achten Sie darauf die Uhrzeit mit Doppelpunkt einzugeben.

News & Aktuelles

Dieses Widget dient zur Kommunikation innerhalb Ihres Bros (einer Lizenz).
Hier knnen Sie Informationen einstellen, die alle Kollegen/innen sehen sollen.
Neue Informationen erfassen Sie indem Sie News erstellen anklicken.
Eingestellte News knnen auch wieder gelscht werden.
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TT-BistroPortal2 Handbuch

Infocenter
Hier finden Sie alle bekannten Informationen aus dem Infocenter, das in
BistroPortal als separate Lasche eingebunden ist.
Notizen
Das ist Ihr ganz persnlicher Bereich. Hier knnen Sie Notizen erfassen, die nur
Sie persnlich sehen knnen.

TravelTainment Infos
Hier informieren wir Sie ber neue Funktionen und Updates.

Ihr Feedback zu BistroPortal2

Hier knnen Sie Anregungen, Ideen, Lob und Kritik direkt an uns senden.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Das ServiceCenter in BistroPortal2

Zustzlich zu den bekannten Aktionen wie Druck, Versand und Merkliste, werden
nun auch alle Buchungsaktionen aus der in BistroPortal2 integrierten
Buchungsmaske (BuMa) im Service Center dargestellt.

Buchungen, Optionen, Umbuchungen und Stornos sind mit einem

entsprechenden Symbol in der bersicht gekennzeichnet.
Folgende Symbole kennzeichnen Ihre Angebote und Vorgnge:
Druck eines Angebots (max. 10 Einzelangebote)
Versand eines Angebots (max. 10 Einzelangebote)
Merkliste
Buchung
Umbuchung
Storno
Option
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TT-BistroPortal2 Handbuch

In der bersicht finden Sie noch folgende weitere Informationen rund um Ihre
Angebote:
Erstelldatum, Uhrzeit und Kundenname finden Sie in den ersten drei Spalten.
Zu jedem Angebot wird der jeweils zustndige Berater mit seinem Krzel in der
Spalte Berater angezeigt.
Mit einem Klick auf den zeigen-Link in der Spalte Ansicht, knnen Sie sich das
versendete oder gedruckte Angebot noch einmal anzeigen lassen.
In der Spalte Veranstalter wird im Falle einer Buchung, Umbuchung, Option
oder Stornierung das Logo des gebuchten Veranstalters angezeigt.

In der Spalte Termin wird der gesetzte Termin der Wiedervorlage angezeigt.
Den entsprechenden Eintrag finden Sie am gesetzten Termin auch im Kalender
am Dashboard.

Ist eine Notiz vorhanden, so wird dies mit einem Symbol

Spalte angezeigt.

in der letzten

Klicken Sie auf das Informationssymbol

knnen Sie sich die Details eines
Vorgangs oder Angebots ansehen und diese weiter bearbeiten.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Der Merkzettel
Die Merkzettelfunktion agiert als Vorstufe zum Warenkorb und untersttzt Sie in
der Beratung. Ist Ihr Kunde noch unentschlossen, legen Sie die in Frage
kommenden Angebote einfach auf den Merkzettel zur spteren Bearbeitung oder
Buchung.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Angebot in der Angebots- oder
Hotelliste, steht der Menpunkt frs Service Center & Merkzettel vormerken zur
Auswahl. Mit dieser Funktion wird Ihr Angebot auf Vakanz geprft und bei
Verfgbarkeit gleichzeitig im Service Center und auf dem Merkzettel abgelegt.

Das im Merkzettel abgelegte Angebot finden Sie bersichtlich und schn

dargestellt rechts unten in der Beratermaske.

Sie knnen bis zu 5 Angebote gleichzeitig in das Service Center und auf den
Merkzettel bergeben, indem Sie die STRG Taste whrend des Markierens
gedrckt halten.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Bearbeitungsoptionen bei Buchung, Umbuchung, Option und Storno

Buchung, Umbuchung, Option und Stornierung, die ber die Buchungsmaske
durchgefhrt wurden, werden automatisch in das Service Center bernommen
und mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

In den Details knnen Sie ber den Button

nochmals die
Beschreibung des Hotels ffnen und optional ausdrucken.
Durch Klick auf den Button
wird der Vorgang in die
Buchungsmaske zur Darstellung und weiteren Bearbeitung bertragen.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Bearbeitungsoptionen bei Druck, Versand oder Vormerkung von

Angeboten
ffnen Sie ein Angebot dieser Art ber das Symbol
, werden die detaillierten
Angebotsdaten dargestellt. Bei Versand, Druck oder Vormerkung mehrerer
Angebote, knnen diese einzeln bearbeitet werden.

Klicken sie hier auf

, wird Ihr Angebot direkt in die
Buchungsmaske zur Buchung bertragen.

Einer der vielen Vorteile des Service Centers ist die einfache und schnelle
erneute Vakanzprfung von versendeten oder gemerkten Angeboten.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Mit Klick auf den Button

wird Ihr Angebot erneut auf Vakanz
geprft. Das Angebot muss dazu terminlich aktuell und die Angebotsdaten nicht
manuell verndert sein.

Ist das Angebot ausgebucht, knnen Sie es mit Klick auf den Button
direkt in die Beratungsmaske bertragen, um nach
mglichen Alternativen zu suchen.

Die Buchungsmaske BuMa

Nutzen Sie generell Amadeus kennen Sie die integrierte Buchungsmaske in
BistroPortal2 bereits sie entspricht im Groen und Ganzen der aus der
Amadeus Selling Platform bekannten TOMA Maske.
Die integrierte Buchungsmaske (BuMa) bietet Ihnen neben den bekannten
TOMA Funktionalitten - einige neue Funktionalitten, die im Folgenden nher
erklrt werden:

Der Merkzettel in der Buchungsmaske

Der Merkzettel steht Ihnen auch innerhalb der Buchungsmaske zur Verfgung.
Dieser dient Ihnen sozusagen als Warenkorb.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Die Angebotsdaten knnen schnell und effizient in die Buchungsmaske

bergeben werden. Sie mssen nicht zurck in die Beratung wechseln, falls sich
Ihr Kunde doch fr ein anderes Angebot, als offeriert, entscheidet.
Auch die HotelinfoBox knnen Sie ber den Merkzettel ffnen. Klicken Sie dazu
direkt auf das Hotelbild des Angebots. Sie gelangen nun nochmal zur detaillierten
Hotelbeschreibung, den Hotelbewertungen und allen Zusatzinformationen rund
um Ihre Destination.

Mit dem +/- Symbol kann der Merkzettel bei Bedarf ein- oder ausgeblendet
werden.
Schlieen Sie BistroPortal, so wird auch der Inhalt Ihres Merkzettels gelscht.
Die Symbole oberhalb der Buchungsmaske bieten Ihnen die folgenden
Mglichkeiten:
Maske inklusive Schriftgre verkleinern
Standardgre der Maske wiederherstellen
Maske inklusive Schriftgre vergrern
Buchungsmaske drucken
Eingaben in der Buchungsmaske leeren
Daten senden
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TT-BistroPortal2 Handbuch

Druckfunktionalitten
Sie knnen in der Buchungsmaske auch wie gewohnt mit der Aktion DR die
Reisebesttigung fr Ihre Kunden ausdrucken.
Im Unterschied zu TOMA wird die Reisebesttigung im PDF Format erzeugt.
Dieses Dokument kann anschlieend natrlich gedruckt, versendet oder auch
gespeichert werden.

Der Reiseanmelder in der Buchungsmaske

Um eine Buchungsanfrage in der Buchungsmaske zu ttigen mssen die Namen
der Reiseteilnehmer eingetragen werden. Um Ihnen diese Eingabe in einem
ersten Schritt zu ersparen, werden sogenannte Dummy-Namen und die Aktion
BA automatisch zugesteuert.

Beispiel vorgefllte Dummy Daten bei FTI

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Bevor Sie Ihre Buchung abschlieen, mssen Sie daher die Namen der
Teilnehmer korrigieren. Diese Vorgehensweise ist aus TOMA bekannt.
In der Buchungsmaske von BistroPortal2 muss zustzlich auch der rechte Teil
des Reiseanmelders korrekt mit den Kundendaten ausgefllt werden.
Versuchen Sie die Buchung mit Teilnehmern oder Reiseanmelder AN/BEA
abzuschlieen, erhalten Sie folgende Warnung: Keine Buchung mit diesem
Reiseanmelder mglich. Bitte ndern.
Korrigieren Sie bitte Teilnehmernamen und Reiseanmelder und schlieen die
Buchung ab. Der Reiseanmelder muss ausgefllt werden, da auch zuknftige
BistroPortal2 Funktionen wie z.B. die TripPage das korrekte Ausfllen des
Reiseanmelderbereichs erfordern.

Beispiel Kundendaten FTI

Nur bei korrekter Eingabe des Reiseanmelders werden Buchungen, Optionen und
Stornos am Dashboard korrekt dargestellt.

Support
Am Dashboard finden Sie das Widget Ihr Feedback zu BistroPortal2- hier
knnen Sie Ihre Anregungen oder auch Probleme direkt an das Supportteam
mailen.

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TT-BistroPortal2 Handbuch

Das aktuelle Handbuch fr BistroPortal mit den Erluterungen zur Beratung und
weiteren Modulen steht hier zum Download bereit:
http://www.traveltainment.de/fileadmin/user_upload/data/pdf/BistroPortal_Hand
buch.pdf
Eine aktuelle Veranstalterliste finden Sie hier:
http://www.traveltainment.de/fileadmin/user_upload/data/pdf/Veranstalterliste.
pdf
Eine aktuelle Flugveranstalterliste finden Sie hier:
http://www.traveltainment.de/fileadmin/user_upload/data/pdf/Flugveranstalter_
BP_0112.pdf
Fr Fragen zur Anregungen stehen die Kollegen vom BistroPortal/BistroPortal2
Helpdesk gerne zur Verfgung.
email: helpdesk@traveltainment.de
Telefon: +49 234 97114 888
Mchten Sie BistroPortal oder eines der Zusatzmodule bestellen, steht Ihnen
unser Vertriebsteam gerne zur Verfgung: sales-bo@traveltainment.de
ber unsere Trainingsmglichkeiten wie zum Beispiel unsere virtuellen
BistroPortal Trainings informiert Sie ebenfalls gerne unser Vertriebsteam
(Telefon: +49 234 97114 200).

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TT-BistroPortal2 Handbuch

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TT-BistroPortal2 Handbuch