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DAAD-Portal - Gefördertenstatistik

Anleitung zum Einreichen bzw. Ändern der

Gefördertenstatistik

Inhalt

1. Navigation ................................................................................................................................... 3

2. Gefördertenstatistik ausfüllen .............................................................................................. 5

2.1 Erhebungsbogen online ausfüllen ...................................................................................... 5

2.2 Erhebungsbogen in Excel ausfüllen .................................................................................... 6

2.3 Zwischenspeichern, überprüfen und absenden ............................................................. 7

3. Nach Absenden der Gefördertenstatistik ......................................................................... 8

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4. Änderung der Gefördertenstatistik .................................................................................... 9

5. Kommunikation zur Gefördertenstatistik....................................................................... 11

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1. Navigation

Melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung/E-Mail-Adresse unter https://por-


tal.daad.de an. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur allgemeinen
„Startseite“ des DAAD-Portals.

Wählen Sie zunächst den Bereich „Projektförderung“ und dann die Rubrik „Pro-
jektüberblick“ aus.

Im „Projektüberblick“ werden Ihnen alle Projekte angezeigt, die mit Ihrer Benut-
zerkennung verknüpft sind.

Markieren Sie durch einen Mausklick die Zeile des Projektes, für das Sie die „Ge-
fördertenstatistik“ erstellen wollen. Die ausgewählte Zeile ist blau markiert.

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Klicken Sie nun im sich unterhalb befindenden Reiter „Basisfunktionen“ auf die
Schaltfläche „Gefördertenstatistik einreichen“.

Im Reiter „Gefördertenstatistik“ sehen Sie alle Gefördertenstatistiken für das aus-


gewählte Projekt. Für jedes Förderjahr des Projektes ist ein Eintrag mit Statusinfor-
mationen aufgelistet.

Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag und dann auf die Schaltfläche „Geförder-
tenstatistik anlegen“, um zur Eingabe zu gelangen.

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2. Gefördertenstatistik ausfüllen

2.1 Erhebungsbogen online ausfüllen

Die Eingabemaske enthält die Reiter „Projektdaten“ und „Gefördertenstatistik“. Im


Reiter „Projektdaten“ sehen Sie eine Übersicht der allgemeinen Daten des Pro-
jekts.

Im Reiter „Gefördertenstatistik“ können die Daten direkt über Eingabefelder und


die Auswahl aus Dropdownlisten eingetragen werden. Ausgefüllte Zeilen lassen
sich nach Markierung über die entsprechend benannten Schaltflächen kopieren
oder löschen.

Sofern im Förderjahr keine Personen gefördert worden sind, kann diese Informa-
tion einfach über die Schaltfläche „Keine Geförderten“ an den DAAD übermittelt

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werden. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn im Reiter „Gefördertenstatistik“ keine
Einträge vorliegen.

2.2 Erhebungsbogen in Excel ausfüllen

Sie können die Gefördertenstatistik auch offline, außerhalb des Portals, als Excel-
liste bearbeiten. Dazu klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Erhebungsbogen ex-
portieren“ und laden Sie den Erhebungsbogen herunter. Geben Sie Ihre Daten in
die Tabelle ein und speichern Sie diese auf Ihrem lokalen Rechner.

Anschließend können Sie die Tabelle über die Schaltfläche „Erhebungsbogen im-
portieren“ im Excelformat wieder hochladen.

Sie haben auch bereits im Projektüberblick die Möglichkeit, den Erhebungsbogen


als Excelvorlage herunterzuladen. Sie finden die Funktion im Projektüberblick des
gewählten Projekts, unter dem Reiter „Gefördertenstatistik“. Klicken Sie dort auf
„Vorlage laden“.

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Diese Vorlage lässt sich auf dem in diesem Abschnitt bereits beschriebenen Wege
in der Eingabemaske importieren. Im Reiter „Gefördertenstatistik“ sehen Sie alle
Gefördertenstatistiken für das ausgewählte Projekt. Klicken Sie auf den gewünsch-
ten Eintrag und dann auf die Schaltfläche „Gefördertenstatistik anlegen“, um zur
Eingabe zu gelangen. Dort steht Ihnen die Schaltfläche „Erhebungsbogen impor-
tieren“ zur Verfügung.

2.3 Zwischenspeichern, überprüfen und absenden

Sie haben die Möglichkeit, ihre Daten online zu speichern und den gespeicherten
Entwurf nach erneuter Anmeldung im Portal zu laden.

Um Ihren Entwurf zu speichern, klicken Sie bitte auf „Entwurf sichern“. Sobald Sie
Ihren Entwurf erfolgreich gesichert haben, erhalten Sie eine Bestätigung.

Den zwischengespeicherten Stand können Sie bei einer späteren Anmeldung im


Portal wieder abrufen und überarbeiten, indem Sie auf „Entwurf laden“ klicken.

Mit der Schaltfläche „Formular leeren“ können Sie alle Eingaben löschen.

Ist der Erhebungsbogen vollständig, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche
„Eingabe prüfen“. Falls Sie noch weitere Pflichtfelder ausfüllen müssen, erhalten
Sie eine Fehlermeldung.

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Wenn Sie alle notwendigen Angaben gemacht haben, erhalten Sie eine Bestäti-
gung. Sie können den Erhebungsbogen nun absenden.

3. Nach Absenden der Gefördertenstatistik

Nach Absenden der Gefördertenstatistik sehen Sie die Meldung „Daten wurden
erfolgreich gesendet“ und Hinweise zum weiteren Verfahren.

Einige Minuten nach Absenden erhalten Sie eine Bestätigungsmitteilung des Por-
tals über das Mitteilungssystem im Reiter „Gefördertenstatistik“. Sie werden über
den Eingang der Mitteilung im Portal per Nachricht an Ihre E-Mailadresse infor-
miert.

Um die Mitteilung zu lesen, wählen Sie bitte die Gefördertenstatistik für das ent-
sprechende Jahr in der Liste aus. Mit einem Klick auf das vorangestellte Dreieck
lässt sich die Mitteilung aufklappen.

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Sie haben die Möglichkeit, Ihre bereits an den DAAD übermittelten Daten zu über-
prüfen. Bitte wählen Sie hierzu die gewünschte Gefördertenstatistik an und klicken
Sie auf „Vorlage laden“.

4. Änderung der Gefördertenstatistik

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Ändern der Gefördertenstatistik nur
möglich ist, wenn der Status der Gefördertenstatistik auf „unvollständig“ steht.
Steht der Status auf „eingereicht“, können Sie keine Änderungen übermitteln.

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Sie haben die Möglichkeit, Ihre Änderungen unter Nutzung einer Excelvorlage
vorzubereiten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Vorlage laden“.

Wenn Sie Fragen zum Status Ihrer Gefördertenstatistik haben, können Sie über
die Mitteilungsfunktion Kontakt mit dem zuständigen Fachreferat aufnehmen.
Bitte vergleichen Sie hierzu Kapitel 6: „Kommunikation mit dem DAAD über die
Gefördertenstatistik“.

Möchten Sie eine Gefördertenstatistik ändern, wählen Sie zunächst die Statistik
des relevanten Förderjahres durch einen Klick auf die entsprechende Zeile der
Übersicht aus.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Gefördertenstatistik ändern“.

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Danach wird die Gefördertenstatistik mit den vorbelegten Daten geöffnet und Sie
können die gewünschten Änderungen eingeben. Die Vorgehensweise gleicht da-
bei dem erstmaligen Anlegen einer Gefördertenstatistik.

Nachdem Sie alle Änderungen eingetragen haben, klicken Sie bitte Schaltfläche
„Absenden“.

5. Kommunikation zur Gefördertenstatistik

Um die Kommunikation zwischen Portalnutzern und dem zuständigen Referat des


DAAD zu erleichtern, wurde ein gesonderter Mitteilungsbereich für die Geförder-
tenstatistik eingerichtet, in dem sich die Mitteilungen auf die einzelnen Geförder-
tenstatistiken beziehen.

Zum Aufrufen des Mitteilungsbereichs zur Gefördertenstatistik wählen Sie zu-


nächst im „Projektüberblick“ das gewünschte Projekt und dann den Reiter „Geför-
dertenstatistik“ aus. Markieren Sie dann bitte links in der Tabelle die gewünschte
Zeile unter „Gefördertenstatistik zum Projekt“, damit der dazugehörige Mittei-
lungsbereich auf der rechten Seite erscheint.

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Im Mitteilungsbereich werden alle die Statistik betreffenden Vorgänge (bspw. Ein-


reichungen oder Änderungen bereits eingereichter Statistiken) dokumentiert. Die
einzelnen Mitteilungen öffnen Sie mit Klick auf das kleine schwarze Dreieck vor der
Betreffzeile.

Über die Schaltfläche „Neue Mitteilung“ können Sie in direkten Kontakt mit dem
Fachreferat treten. Wenn Sie auf „Neue Mitteilung“ klicken, öffnet sich ein neues
Fenster, in dem Sie Ihre Nachricht verfassen und übermitteln können. Bitte beach-
ten Sie, dass die Felder „Betreff“ und „Nachricht“ Pflichtfelder sind.

Nachdem Sie eine Nachricht über die Schaltfläche „Mitteilung senden“ abge-
schickt haben, werden Sie eine kurze Bestätigung erhalten.

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Möchten Sie Mitteilungen für Ihre Unterlagen auf Ihrem PC abspeichern, können
Sie Mitteilungen einzeln oder gebündelt als PDF herunterladen. Klicken Sie dazu
auf die Schaltfläche „Verlauf als PDF“.

Einzelne Nachrichten können per Mausklick auf das Auswahlviereck vor der Zeile
markiert werden. Möchten Sie mehrere Nachrichten sichern, so können Sie diese
mit Strg + Mausklick auswählen. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, können
Sie über die Schaltfläche „PDF erzeugen“ die Datei erstellen.

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Mit der Schaltfläche „PDF herunterladen“ können Sie den Nachrichtenverlauf er-
zeugen und herunterladen.

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