Information zur Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten

(gem. Art. 13 DSGVO)

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die DEUTZ AG sowie
die Konzerntochter DEUTZ SICHERHEIT Gesellschaft für Industrieservice mbH und die Ihnen nach dem
Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Inhalt
• Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
• Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?
• Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
• Wer bekommt Ihre Daten?
• Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?
• Wo können Sie sich beschweren?
• Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
• Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
• Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
• Über welche Datenverarbeitung werde ich nicht gesondert informiert?

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Ihr Arbeitgeber die

DEUTZ AG
Adresse: Ottostraße 1, 51149 Köln (Porz-Eil)
Telefon: +49 (0) 221 822 - 0
E-Mail: info@deutz.com

DEUTZ SICHERHEIT Gesellschaft für Industrieservice mbH

Adresse: Wiersbergstraße 43, 51103 Köln
Telefon: +49 (0) 221 822 - 6744
E-Mail: deutz-sicherheit@deutz.com

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter: datenschutz@deutz.com oder per Post an
den jeweiligen Verantwortlichen mit dem Zusatz DATENSCHUTZ unter der Anschrift Ottostraße 1, 51149 Köln
(Porz-Eil)

Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Intranet und Telefonverzeichnis verfügbar.

Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie
Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und
Personalnummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der
Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis
(z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, Sozialdaten, Bankverbindung,
Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die
Steueridentifikationsnummer). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie
Gesundheitsdaten fallen.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses
oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund
gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören
insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt

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Information zur Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten
Version 1; Stand: August 2020
sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir
Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen
Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.
Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung von tätigkeitsbezogenen Leistungsdaten (z. B.
Leistungsbeurteilung, Zielerreichungsgrad).

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen
Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG, etc.):
1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG) erfolgt
die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) zur Begründung und Durchführung
sowie Beendigung der mit Ihnen geschlossenen bzw. zu schließenden Verträge, sowie aller mit dem
Betrieb und der Verwaltung eines Unternehmens erforderlichen Tätigkeiten. Die Zwecke der
Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem Beschäftigungs- und/oder
Ausbildungsverhältnis.
2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO) verarbeiten wir Ihre Daten, soweit
erforderlich, über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen
von uns oder Dritten (z. B. Behörden). Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten
(Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der
internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke. Beispiele:
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen)
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und
Produkten
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
• Einsatz externer Dienstleister und Cloud-Services
• Durchführung von Ordnungsmäßigkeits- und Complianceprüfungen, bei denen zum Teil
Datenanalysetools eingesetzt werden
• Bearbeitung von potentiellen und tatsächlichen Verdachtsfällen, die über das
Hinweisgebersystem oder andere Kanäle gemeldet werden
Außerdem können Teile der Nummer Ihres Gehaltskontos dazu verwendet werden, Sie in einzelnen
bestimmten Fällen zu identifizieren; z. B. Authentifikation beim IT-Helpdesk oder bei virtuellen
Serviceangeboten (Mitarbeiter-APP, Teilnahme am Livestream von Veranstaltungen, wie bspw.
Betriebsversammlung etc.).
1. Soweit Sie uns eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG) zur Verarbeitung
von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser
Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen
werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem
Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
2. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) oder im öffentlichen
Interesse (Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO) sind wir verpflichtet, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen (z. B.
Handelsrecht, Steuergesetze, etc.). Soweit diesbezüglich Daten verarbeitet werden, geschieht dies
ausschließlich auf Grundlage dieser Vorschriften.
3. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie
tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4
BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs.
2 BDSG (z. B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen
werden.
4. Zum Zwecke der arbeitsmedizinischen Beurteilung (Art. 9 Abs. 2 h) DSGVO) kann die Verarbeitung
von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs.
1 b) BDSG erforderlich sein.

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Version 1; Stand: August 2020
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die private Anschrift der Beschäftigten zu nutzen, um mit Ihnen
brieflich oder persönlich bezüglich des Arbeitsverhältnisses betreffender Fragen in Kontakt zu treten oder Ihnen
allgemeine betriebliche Informationen zukommen zu lassen.

Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002
verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder
oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
Zudem erfolgt eine Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des
Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem
Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten
gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der
Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 1 und 2 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3
BDSG.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach
Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. Betriebliches Eingliederungs- oder
Gesundheitsmanagement).
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden
wir Sie vorher darüber informieren.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat,
Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer betrieblichen
Aufgabe benötigen.
Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen oder Fachbereiche
übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral
wahrnehmen (z. B. Gehaltsabrechnung, Ablage und Entsorgung von Personalakten) oder ein berechtigtes
Interesse daran besteht; z. B. zentrale Bereitstellung und mitunter gemeinschaftliche Nutzung von IT-Systemen
und Software.
Daneben bedienen wir uns im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben mitunter externer Dienstleister. Die
Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb der Unternehmensgruppe erfolgt
ausschließlich zu legitimen Zwecken.
Dies können z. B. sein:
• Behörden (z. B. Renten- und Sozialversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen,
Finanzbehörden, Gerichte, Steuer- und Sozialversicherungsprüfer, Wirtschaftsprüfer, Agentur für
Arbeit)
• Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
• Banken des Unternehmens
• Annahmestellen der Krankenkassen (Krankenkassenverbände)
• Stellen, um Rentenansprüche gewährleisten zu können (z. B. Altersteilzeit, Pensionsrückstellungen)
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
• Stellen, um die vermögenswirksamen Leistungen und Versicherungsleistungen ausbezahlen zu
können (z. B. Unfallschadensverband, Auslandskrankenversicherung)
• Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
• Anwälte im Falle eines gerichtlichen Verfahrens
• Externe Prüfer im Falle von Audits sowie zur Untersuchung und Feststellung von Compliance
Verstößen
• Stellen zur Organisation und Abwicklung von Dienstreisen (z. B. Reisebüro, Firmenkreditkarte, PKW-
Verleiher)
• Druck und Kuvertierung der Abrechnungen
• Steuerberatung

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 • Stellen zur Organisation und Abwicklung des Fuhrparks und der Dienstwagen gemäß Richtlinie
• Externe Dienstleister und Anbieter von Cloud und Software as a Service (SaaS) Applikationen.
Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)
übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes
Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche
unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Jeder Betroffene, dessen Daten wir verarbeiten, hat folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DSGVO): Sie können von uns eine Bestätigung verlangen, ob Sie
betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (gem. Art. 16 DSGVO): Sie können von uns die Berichtigung Sie betreffender
unrichtiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessen werden“) (gem. Art. 17 DSGVO): Sie können von uns
verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden – es sei denn,
wir können Ihre Daten nicht löschen, weil wir z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten
müssen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (gem. Art. 18 DSGVO): Wir dürfen Ihre
personenbezogenen Daten – abgesehen von ihrer Speicherung – praktisch nicht mehr verarbeiten.
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht für Ihre personenbezogenen Daten, solange
die entsprechenden Daten nicht für die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertragsverhältnisses
(Zweck der Verarbeitung) zur Verfügung stehen müssen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (gem. Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden
personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt habe, in einem strukturierten, gängigen und
maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu
übermitteln.
• Recht auf Widerspruch (gem. Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Sie
betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt,
Widerspruch einlegen.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus
Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende
schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.
• Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung (gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO) für die
Zukunft.
• Beschwerderecht (gem. Art. 13 lit. d DSGVO)

Wo können Sie sich beschweren?

Wenn Sie von Ihren Beschwerderechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte schriftlich (per Post
oder per E-Mail) an den Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe Seite 1).
Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44,
40102 Düsseldorf Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich
sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert,
solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und
Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind.
Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass

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personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht
werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die
Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit
verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.
Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder
ein Profiling.

Über welche Datenverarbeitung werde ich nicht gesondert informiert?

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses
oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. Sofern Ihre personenbezogenen Daten auch bei
anderen Stellen erhoben werden (z. B. steuerrelevante Informationen beim Finanzamt) erfolgt dies gemäß
gesetzlicher Vorschriften. Bitte beachten Sie, dass unsere Informationspflicht entfällt, sofern Sie bereits
Kenntnis über die Informationen besitzen, bzw. weil Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bewerbung oder im Laufe
des Beschäftigungsverhältnisses mitgeteilt haben Zusätzlich besteht keine Informationspflicht, wenn die
Speicherung oder Offenlegung der personenbezogenen Daten ausdrücklich durch Rechtsvorschriften geregelt
ist; wie zuvor beschrieben (z. B. § 26 BDSG-neu) oder wenn sich Ihre Unterrichtung als unmöglich erweist oder
mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist (Art. 13 Abs. 4, Art. 14 Abs. 5 DSGVO i.V.m. ErwGr.
62). Ferner entfällt die Informationspflicht, wenn dadurch die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
zivilrechtlicher Ansprüche beeinträchtigt würde oder die Verarbeitung Daten aus zivilrechtlichen Verträgen
beinhaltet und der Verhütung von Schäden durch Straftaten dient, sofern nicht das berechtigte Interesse des
Betroffenen an der Informationserteilung überwiegt (§ 33 Abs. 1 Nr. 2a BDSG). Findet eine Datenverarbeitung
aufgrund einer Betriebsvereinbarung statt, werden Sie durch den entsprechenden Aushang dieser
Kollektivvereinbarung bzw. deren Veröffentlichung im Intranet informiert. Damit entfällt bei der Mehrzahl der
personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, eine Informationspflicht. Sollten Sie weitere Informationen
wünschen, so bitten wir Sie, die Personalabteilung, oder unseren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

Hinweis
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzinformation für Beschäftigte zu ändern. Die aktuelle Version
der Datenschutzerklärung ist jederzeit hier abrufbar.

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