Welche Aufgaben hat ein interner Auditor?

u den typischen Protagonisten in einem Audit gehören die internen und externen Auditoren -
lesen Sie nachfolgend mehr zu den Aufgaben, die ein interner Auditor innehat. Für ein
internes Audit qualifiziert die Geschäftsführung (oder hat es bereits) einen oder mehrere
Mitarbeiter für die Durchführung als interner Auditor bzw. interne Auditoren. In einem solchen
internen Audit wird das Managementsystem vom Unternehmen selbst auf Wirksamkeit und
Normkonformität überprüft – eine Art Selbstprüfung die zu den Aufgaben als interner Auditor
zählt. Zum Auditprozess gehören dabei die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
Der Prozess eines Audits ist somit nicht nur auf die eigentliche Durchführung des internen
Audits beschränkt, sondern geht darüber hinaus. Auch die Planung, sowie die Analyse des
Audits fallen in den Aufgabenbereich des internen Auditors. Die einzelnen Phasen und
Schritte des Auditprozesses orientieren sich dabei an den vier Phasen Plan, Do, Check und
Act des PDCA-Zyklus.

Die Planungsphase – Wie bereite

ich ein Audit vor?
Die Planungsphase findet vor dem
eigentlichen internen Audit statt. Der erste
Schritt also aus den Aufgaben als interner
Auditor besteht aus der Planung eines
Auditziels. Hier wird festgelegt, mit welcher
Zielsetzung das Audit durchgeführt werden
soll - bei einem Prozessaudit könnte das
z.B. die Verringerung von Verschwendung
und Verbesserung der Rüstzeiten sein. Im
Anschluss folgt nun die Zusammenstellung
des Audit-Teams. Oft gibt es im Audit-
Team eine Separierung in Lead- und Co-
Auditor. Die beiden Auditoren sollten sich
in ihren Fähigkeiten sinnvoll gegenseitig
ergänzen.

Ihre Aufgaben als interner Auditor -

Erstellung eines Auditplans

Nach der Festlegung des Ziels des Audits und der entsprechenden Rollenverteilung im
Audit, können Sie nun einen Auditplan erstellen. Dieser Plan stellt eine Art Agenda dar und
strukturiert das Audit. Die Erstellung des Auditplans ist ein Teil der Aufgaben als interner
Auditor. Haben Sie Ihr Audit beispielsweise von 9 bis 17 Uhr angesetzt, halten Sie im
Auditplan fest, zu welchen Uhrzeiten bestimmte Themen mit den verantwortlichen Personen
angesprochen werden. In diesem Plan notieren Sie, welche Aspekte des
Managementsystems Sie genau betrachten möchten. Dies können beispielsweise
verschiedene Checklisten oder Prozessabläufe sein. Während der Erstellung des Auditplans
führt der Auditor zunächst eine Art Dokumentenprüfung durch und analysiert die vorhanden
Dokumente nach Relevanz für die zu auditierenden Abteilungen und Prozesse. Auch die
Ergebnisse des letzten externen oder internen Audits werden hierbei mit einbezogen.

Erstellung der Auditcheckliste

Als interner Auditor erstellen Sie ebenfalls vor dem Audit eine Auditcheckliste. Hierbei
handelt es sich um eine Art Fragenkatalog mit vorformulierten Auditfragen. Mit der Checkliste
hat der interne Auditor jederzeit eine Orientierungshilfe für seine Aufgaben im internen Audit
bezüglich der Auditfragen für die entsprechenden Abteilungen. Die Checkliste gibt allerdings
nur einen Handlungsrahmen vor und ist kein verbindlich abzuarbeitendes Dokument. Der
nächste Schritt der Planungsphase ist die Kontaktaufnahme mit dem zu auditierenden
Bereich. Der Auditor muss sicherstellen, dass das Audit zum veranschlagten Termin auch
reibungslos durchgeführt werden kann. Das nötige Personal muss vor Ort zur Verfügung
stehen – hierbei sollten eventuelle Urlaubstage oder Krankheitsfälle berücksichtigt werden.
Das Audit sollte mit dem Abteilungsleiter des zu überprüfenden Bereichs abgestimmt
werden. Dazu gehört auch die Absprache, ob während des Audits z.B. Sicherheitskleidung
getragen werden muss.

Die Durchführungsphase - Wie wird ein Audit durchgeführt?

Das eigentliche Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, was ein wichtiger Bereich der
Aufgaben als interner Auditor darstellt. Hier geht der interne Auditor zusammen mit den
Verantwortlichen des zu auditierenden Bereichs den Auditplan durch und spricht kurz die
einzelnen Schwerpunkte an. Während der einleitenden Besprechung sollte der Auditor auch
den ersten Eindruck überprüfen, welcher sich aus der vorab durchgeführten
Dokumentenprüfung ergeben hat. Während des Audits versucht der Auditor Auditnachweise
für die Konformität des Managementsystems zu sammeln. Hierbei spielt die entsprechende
Norm als Auditkriterium eine wichtige Rolle und sollte stets als Referenz herangezogen
werden. Auch Dokumente wie das aktuelle Managementreview-Protokoll oder der
Auditbericht des vorangegangen Audits können als Referenz herangezogen werden.

Die Nachbereitungsphase – Was müssen Sie nach einem Audit machen?

Ist die Durchführung des eigentlichen Audits abgeschlossen, führt der Auditor zusammen mit
den Mitarbeitern des auditierten Bereichs ein Abschlussgespräch durch. Hier präsentiert der
Auditor zusammen mit seinem Co-Auditor (wenn vorhanden) ein kurzes Fazit zum
durchgeführten Audit, sowie den gefundenen Konformitäten und Nichtkonformitäten. Die
Verantwortlichen des auditierten Bereichs haben im Anschluss Sorge zu tragen, dass die
Nichtkonformitäten mit entsprechenden Maßnahmen, Korrekturen oder
Korrekturmaßnahmen behoben werden. Diese Maßnahmen müssen SIe nach der
Implementierung auf Wirksamkeit überprüfen. Je nach Schwere der Abweichung wird die
Wirksamkeitsüberprüfung entweder vom auditierten Bereich selbst oder vom Auditor
überprüft. Erst nach diesem Schritt ist der Auditprozess abgeschlossen. Alle Ergebnisse des
Audits werden schriftlich in einem Auditbericht fixiert. Dieser kann als Grundlage für folgende
Audits genutzt werden. Typischerweise wird auch der Qualitätsmanagementbeauftragte die
Ergebnisse des Audits analysieren.

Muster Auditplan