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Interner Umweltauditor
Interner Auditor
DI Klaus Riedl
Jasmin Riedl BSc
Daniela Riedl MSc
DI Klaus Riedl
Anhang SL
DIE ÜBERGEORDNETE
STRUKTUR DER
MANAGEMENTSYSTEME
Interner Umweltauditor Schweiger/Riedl Studenten März 2022 SS 21/22 Chart 5
Modul
Interner Umweltauditor
Auditoren sollten:
Es einfacher finden hinsichtlich Auditierung der
Verpflichtungen des Managements
Eindeutigere und greifbarere Anforderungen vorfinden.
Nachweise zur Erfüllung sollten offensichtlicher und
eindeutiger sein.
Die strategische Ausrichtung einer Organisation
verstehen können
Auditoren sollen:
Feststellung der Angemessenheit von Risiken, Überprüfung der
erkannten Konsequenzen, Auftretenswahrscheinlichkeit –
Vermeidung, Eliminierung, Minimierung oder Minderung dieser.
fähig sein bzgl. Identifizierung und Folge von klaren Pfaden zur
Bewältigung von Anforderungen hinsichtlich Risiken und Chancen,
Politiken und Zielen.
‘Dokumentierte Informationen’
ersetzen die Begriffe Dokumente, Dokumentation, sowie
Aufzeichnungen und beinhalten diese.
Auditoren sollten:
Es einfacher haben die Bereiche Kommunikation und Bewusstsein
zu auditieren
Teil von Do
Bezieht sich auf die Haupt-Unternehmenstätigkeiten der
Organisation
Auditoren sollten:
Ein gutes Prozessverständnis aufweisen, bevor sie in spezifische
Anforderungen einsteigen
Auditoren sollen:
den Vorteil der Prüfung einheitlicher Anforderungen hinsichtlich von
Resultaten zur Planung vorfinden.
Auditoren sollen:
Einen Rückblick auf das eingeführte Managementsystem bieten
(Kapitel 4.4)
Interner Auditor
DI Klaus Riedl
Jasmin Riedl BSc
Daniela Riedl MSc
Stakeholderanalyse
ANFORDERUNGEN AN
BETRIEBE
Bearbeitung
Recycling Endprodukt
Onlinebefragung
Leitfadeninterview
Führungskräfteworkshops
Kommunikationsmethoden
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Chancen und Risiken
Kommunikationsmethoden
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Modul
Interner Umweltauditor
Interner Auditor
DI Klaus Riedl
Jasmin Riedl BSc
Daniela Riedl MSc
Modul
Interner Umweltauditor
DI Klaus Riedl
Daniela Riedl, BSc. MSc.
Modul
Interner Umweltauditor Agenda
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Definition
Definition Audit:
Systematischer, unabhängiger und
dokumentierter Prozess zur Erlangung von
Auditnachweisen und zu deren objektiver
Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit
Auditkriterien erfüllt sind
ISO 9000:2015
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Definition
aussagekräftige Schlussfolgerungen
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess - Definition
Internes Audit
Ein Auditprogramm muss so geplant werden, dass der Status und die
Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und Bereiche sowie die
Ergebnisse früherer Audits zu beachten sind.
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Definition
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Definition
ISO 9000:2015
Ein Audit prüft, ob das QMS gemäß den Systemkriterien
wirksam und effizient funktioniert
ISO 19011:2011
enthält Leitlinien
Grundsätze des Auditierens
Verwalten von Auditprogrammen
Audittätigkeiten
Kompetenz und Befähigung von Auditoren
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Definition
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Anforderungen
11
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – System-Audit
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Planung
Auditplanung
Auditprogramm
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Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Auditprogramm
Auditprogrammziele:
Wirtschaftliche Ziele
Kundenanforderungen
Geschäftsrisiken
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Auditprogramm
Auditziel
Auditumfang
Standorte, Tätigkeiten, Prozesse, Dauer
Auditkriterien
Normen, Verfahren, Gesetze, vertragliche Anforderungen etc.
Durchführbarkeit
ausreichende Informationen für die Planung, Unternehmenspolitik,
Unternehmensziele. Mitarbeit der zu auditierenden Organisation,
Verfügbarkeit von Ressourcen
Zusammenstellung des Auditteams
Anzahl, Qualifikation, Sprache, Unabhängigkeit, Bereitschaft zur
Teamarbeit
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Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Auditprogramm
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Vorbereitung
Erstellung Auditplan
Aufgabenverteilung
17
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Vorbereitung
Der Auditplan
Dokumentendurchsicht
Auditplan (Programmablauf)
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Vorbereitung
19
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Vorbereitung
Dokumentendurchsicht:
Dokumente
Relevante IMS-Dokumente und Aufzeichnungen
Frühere Auditberichte
Zweck
Auditoren mit den zu prüfenden Prozessen vertraut zu machen
einen Auditplan zu entwickeln
eine Checkliste zu erstellen
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Vorbereitung
Dokumentendurchsicht:
Erfüllen die Prozesse die Auditkriterien ?
Organisationshandbuch
Unternehmenspolitik und Ziele
Vorgeschriebene Verfahren (Prozessbeschreibungen)
Flussdiagramme, Arbeitsanweisungen, Formulare
Aufzeichnungen früherer Audits
21
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Vorbereitung
Prozessorientiertes Auditieren
Arbeitsdokumente
Auditcheckliste
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Checkliste
Vorteile:
Leitfaden für den Auditor
Hilfe bei der Vorbereitung zum Auditieren
Abschätzen der Stichprobengröße und der Zeit
helfen Tiefe des Audits zu steuern
hilft, dass alle Teile berücksichtigt werden
unterstützen Aufzeichnung der Reaktion auditierter Personen
Nachteile:
Lähmung von Initiative und Prozessauswertung
halten davon ab Vorfälle näher zu untersuchen,
weil nichts in der Checkliste steht
23
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Checkliste
stattfindenden Prozesse
relevanten Verfahren
benutzten Dokumente
Aufzeichnungen
Anforderungen der Normen
Anforderungen des IMS
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Durchführung
Informationserfassung
Eingangsbesprechung
Durchführen des Audits
Befragungsmethoden
Lenkung des Audits
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Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess - Informationsquellen
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
27
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
Problemorientierte Fragen
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
Lösungsorientierte Fragen
sind zukunftsorientiert
sind positiv formuliert
zeigen Konsequenzen auf
beinhalten Veränderungen
erzeugen Kreativität
haben positive Wirkung auf den Auditierten
sind ressourcenorientiert
sprechen Fähigkeiten und Stärken des Auditierten an
29
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
Zirkuläres Fragen
sollen die Beziehung zwischen den Mitgliedern eines Systems
klären
sollen Unterschiede hervorbringen
sollen Koalitionen verdeutlichen
sollen klären, welche Ereignisse Veränderungen ausgelöst haben
Konstruktivistisches (konjunktivisitisches)
Fragen
Konstruktion des Kunden kennen lernen und hinterfragen
Was wer tun muss, damit sich was ändert
Welche Argumente zur Umsetzung einer Massnahme überzeugen
Was sich ändern würde, wenn Massnahmen erfolgreich wären
(Wunderfrage)
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
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Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
Nicht:
abweichen
sich verzetteln
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
Immer:
vorbereitet sein
pünktlich sein
Missverständnisse vermeiden
Komplimente verteilen
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Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Kommunikation
aggressiven Befragten
schüchternen Befragten
fehlenden Personen
fehlenden Dokumenten
vorbereiteten Stichproben (ziehen Sie eigene)
Sonderfällen
örtlichen / regionalen Fragen und Gebräuchen
emotionaler Erpressung
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess – Abschlussgespräch
35
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Korrekturmaßnahmenaufforderungen
KMA-Statusprotokoll
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Korrekturmaßnahmenzyklus:
Korrekturmaßnahme:
(ISO 9000:2015)
37
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Korrekturmaßnahmenzyklus:
Leitung behebt
Auditor schließt
den Fehler
den Prozess ab
Leitung sucht
Auditor verifiziert
nach der Fehlerursache
die Wirksamkeit
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Ständige Verbesserung:
Verbesserungsempfehlungen beachten
39
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Auditbewertung
Bewertungstreffen des Auditors mit dem Management-beauftragten
Auditfeststellungen
Fehlerberichte
KorrekturMaßnahmenAufforderungen (KMA)
Verbesserungsmöglichkeiten
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Fehler
Verbesserungsmöglichkeiten
41
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Fehler:
(ISO 9000:2015)
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
43
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
eine Fehlerbeschreibung
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
45
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Hauptabweichung (Kritisch)
Totalausfall eines Prozesses, eines Verfahrens oder einer Funktion
des Qualitätssystems
Fehlen einer Anforderung
Mehrere kleinere Versehen, die einen Totalausfall des Systems
andeuten
direkte Gefährdung der Produktqualität
Nebenabweichung (geringfügig)
eine weniger schwerwiegende Unzulänglichkeit in einem Prozess,
einem Verfahren oder einer Funktion des Qualitätssystems
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Verbesserungsmöglichkeiten:
bedenkliche Bereiche
Defizite, über die der Auditor „im Zweifel für den Angeklagten“
entscheidet
47
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Ergebnisbesprechung:
Modul
Interner Umweltauditor Auditprozess: Auditbewertung
Auditbericht:
sorgfältiger Bericht
49
Modul
Interner Umweltauditor
Fragen?
1
Was ist ein Managementsystem?
Plan:
Zieldefinition/Maßnahmen-planung
Do:
Umsetzung der Maßnahmen
Check:
Überprüfung der Zielerreichung
Act:
Ableitung von
Verbesserungsmaßnahmen
Managementsysteme…..
Qualitätsmanagement
ISO ISO 9001:2015
Umweltmanagement
ISO ISO 14001:2015
EMAS Verordnung (Revision)
Arbeitssicherheit
ISO 45001: 2018 Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem
OHSAS 18001:2007 (Occupational Health- and Safety Assessment Series)
Energiemanagement
ISO 50001:2011/EN16001
Social Responsibilty
Leitfaden zur Gesellschaftlichen Verantwortung ISO 26001:2010
2
Die übergeordnete Struktur der
Managementsysteme
Alle Managementsystem Standards:
haben die gleiche High-Level Struktur, identische Kerntexte sowie
gleich gebräuchliche Begriffe und Kerndefinitionen
(10 Kapitel + Anhänge)
High-Level Struktur Gebräuchliche Terminologie und Definitionen
Einheitliche Kerntexte
Haben eine einfache Kompatibilität
High-Level Struktur
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweise
3. Begriffe und Definitionen
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung
3
ISO 14001:2015
Anpassung der inhaltlichen Gliederung an die neu festgelegte
Grundstruktur für Managementsystemnormen
(„High Level Structure“)
4
Was macht ein UMS aus?
Interne und externe Überprüfung (eigenständiges
Akkreditierungssystem)
UMS Elemente (Umweltpolitik, U-Programm……)
10
5
Umweltmanagementsysteme
ISO 14001:2015
EMAS
Warum Umweltmanagement?
• Ressourcen werden knapper und teurer
• Gesetze stellen höhere Anforderungen
• Eigenverantwortung steigt
• Wettbewerb erfordert Innovation
• Image
Systematischer Ansatz:
Plan:
Zieldefinition/Maßnahmenplanung
Do:
Umsetzung der Maßnahmen
Check:
Überprüfung der Zielerreichung
Act:
Ableitung von Verbesserungsmaßnahme
Umweltpolitik: schriftliche Bekenntnis der Organisation zum Umweltschutz
Dokumentation (Umweltmanagement-Handbuch)
Was wird dokumentiert?
• Umweltpolitik
• Zielsetzungen und Einzelziele
• Beschreibung des Geltungsbereiches des UMS
• Weitere Hauptelemente des UMS
• Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Befugnisse
• Entscheidung über externe Kommunikation und Umweltleistung
• Wesentliche umweltrelevante Abläufe
• Diverse Aufzeichnungen
Audits:
Audit kommt von lat. „Anhörung“
Aktives Zuhören – zusammenfassen – Rückspiegeln
Es werden drei Audit-Arten unterschieden:
Ziel ist die Wirksamkeitsüberprüfung des Managementsystems – Informationssuche
-> liefert der Leitung die Information über die Wirksamkeit und die Leistungsfähigkeit ihres
Systems, ob ihre Ziele verfolgt werden oder nicht, und welche Änderungen angeordnet
werden sollten.
Interner Auditor
DI Klaus Riedl
Jasmin Riedl BSc
Daniela Riedl MSc
PROZESSE
1 Anwendungsbereich
2 Normative Verweisungen
3 Begriffe und Definitionen
7 Unterstützung
7.1 Ressourcen
4 Kontext der Organisation 7.2 Kompetenz
4.1 Verstehen der Org. und ihres Kontextes 7.3 Bewusstsein
4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen 7.4 Kommunikation
interessierter Parteien 7.5 Dokumentierte Information
4.3 Festlegung des Anwendungsbereichs 8 Betrieb
4.4 Umweltmanagementsystem 8.1 Betriebliche Planung und Steuerung
5 Führung 8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr
5.1 Führung und Verpflichtung 9 Bewertung der Leistung
5.2 Umweltpolitik 9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse Allgemeines / Bewertung der Einhaltung von
6 Planung Rechtsvorschriften
6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiko in Verb. 9.2 Internes Audit
mit Gefahren und Chancen 9.3 Managementbewertung
Allgemeines / Umweltaspekte / Bindende 10 Verbesserung
Verpflichtungen / Planung von Maßnahmen 10.1 Allgemeines
6.2 Umweltziele und Planung zu deren Erreichung 10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen
10.3 Fortlaufende Verbesserung