Tipps: So gelingt der Beschwerdebrief

Halten Sie sich an diese inhaltlichen Punkte, haben Sie bereits ein gutes Grundgerüst für
einen Beschwerdebrief. Damit dieser wirklich gelingt und auch die gewünschte Wirkung
erzielt, haben wir darüberhinaus noch einige Tipps, die Sie beim Verfassen einer
Beschwerde beachten sollten:

Bleiben Sie unbedingt freundlich

Eine wichtige Regel, die leider immer wieder ignoriert wird: Bleiben Sie in einem
Beschwerdebrief auf jeden Fall freundlich! Es ist verständlich, dass Sie wütend und
verärgert sind, doch hat Ihr Frust nichts im Schreiben zu suchen. Hier ist ein höflicher Ton
angebracht. Mit wüsten Beschimpfungen und offenen Anfeindungen kommen Sie ohnehin
nicht weiter und stoßen nur auf taube Ohren.

Fassen Sie sich kurz

Sie dürfen durchaus genau beschreiben, worüber Sie sich beschweren, doch sollte ein
Beschwerdebrief nicht in einen Roman ausarten. Bringen Sie die Sache auf den Punkt,
fassen Sie sich kurz und kommen Sie dann zum Abschluss des Briefs. Schweifen Sie nicht
unnötig ab und holen Sie nicht zu weit aus, sondern konzentrieren Sie sich auf die
wichtigsten Fakten und Eckpunkte.

Überlegen Sie sich vorher, was Sie schreiben wollen

Klingt trivial, wird im Eifer des Gefechts aber oftmals vergessen. Vor lauter Frust machen
Sie sich gleich ans Schreiben und schicken eine Beschwerde ab, ohne vorher einen
zweiten Gedanken verschwendet zu haben. Machen Sie sich bewusst, was Sie erreichen
wollen, welche Reaktion Sie sich erhoffen und wie Sie diese erreichen können.

Gehen Sie auch auf positive Aspekte ein

Ein Beschwerdebrief ist von Natur aus negativ, doch sollten Sie darin auch auf gute Seiten
eingehen. Das verpackt die Nachricht gleich freundlicher und erhöht die Wahrscheinlichkeit,
dass der Empfänger sich ernsthaft um eine Lösung bemüht, die Ihnen hilft. Erwähnen Sie
beispielsweise, wie oft die Zusammenarbeit schon gut geklappt hat oder was Sie ansonsten
an diesem Anbieter zu schätzen wissen.
Zeigen Sie sich verständnisvoll und kompromissbereit
Verhärtete Fronten bringen niemanden weiter. Bleiben Sie deshalb in Ihrem
Beschwerdebrief offen und verständnisvoll. Erklären Sie, dass Sie durchaus verstehen,
dass es Probleme geben kann, dass Sie aber dennoch dringend an einer schnellen Lösung
interessiert sind.

Beim Inhalt gibt es hingegen einige Aspekte, die unbedingt in einen Beschwerdebrief

gehören, damit dieser vollständig ist und alle relevanten Informationen enthält:

 Ihre persönlichen Daten: Dazu zählen neben Name und Kontaktmöglichkeiten

unbedingt auch die Kunden-, Bestell- oder Rechnungsnummer. Nur so kann Ihre
Beschwerde beim Anbieter einem Auftrag zugeordnet werden.

 Betreff: Hier können Sie gleich auf den Punkt kommen

und Beschwerdebrief, Beschwerdeschreiben oder einfach Beschwerde nutzen.

 Anrede: Sollte es einen konkreten Ansprechpartner geben, sollte dieser höflich

namentlich erwähnt werden, wenn Sie nicht genau wissen, an wen das Schreiben
adressiert ist, hilft der Klassiker Sehr geehrte Damen und Herren.

 Schilderung der Situation: Besonders wichtig ist eine genaue Schilderung der

Situation, der Leistung oder des Fehlers, der zu Ihrer Beschwerde führt. Beschreiben
Sie genau, worüber Sie sich beschweren, was Ihrer Meinung nach schief gelaufen ist
und was Sie enttäuscht oder verärgert hat.

 Ausdruck der Beschwerde: Aus Ihrer Schreiben sollte deutlich herausgehen, dass

es sich um eine wirkliche Beschwerde handelt. Machen Sie diesen Punkt deshalb
ruhig deutlich und erwähnen Sie explizit, dass Sie verärgert sind und sich über den
Sachverhalt beschweren.

 Lösungen und Verbesserungsvorschläge: In einer Beschwerde sollten Sie nicht nur

meckern, sondern auch konstruktiv werden. Machen Sie Vorschläge, wie eine Lösung
gefunden werden kann, was Sie erwarten oder sich erhoffen und wie eine
Verbesserung der Situation erzielt werden kann.

 Abschluss und Gruß: Am Ende sollten Sie noch einmal erwähnen, dass Sie an
einem Austausch und einer gemeinsamen Lösung interessiert sind, bevor ein
abschließender Gruß folgt. Eine mögliche Formulierung wäre Ich hoffe, Sie können
meinen Ärger und die Beschwerde nachvollziehen und wir können gemeinsam eine
Lösung aus der Situation finden.

Quelle: https://karrierebibel.de/beschwerdebrief/