Bookingbasics für Musiker

Auftritte und Konzerte durch gezieltes Anrufen buchen

Wer bin ich?

Mein Name ist Marie-Luise Dingler, ich habe die solistische

Ausbildung im Fach Violine an der Musikhochschule Mannheim
absolviert und gründete währenddessen mit meinem Bruder
Christoph das Violinduo „The Twiolins“. Zusammen begeistern wir
das Publikum auf der ganzen Welt, Konzertreisen führten uns u.a.
bis nach Neuseeland, China und Indien. Vier Alben haben wir
inzwischen veröffentlicht.

Nach meinem Studium als hochausgebildete Musikerin, aber

ahnungslos im Bereich der Selbstvermarktung auf den freien
Markt entlassen, blieb der Konzertkalender erst einmal leer!
Deshalb habe ich mir das Wissen um Kaltakquise und Vertrieb in
der Welt der Klassik selbst angelernt, Seminare besucht, Bücher
gelesen und eigene Strategien entwickelt, um die Veranstalter für
uns zu gewinnen.
Den Erfolg seht ihr hier: https://www.thetwiolins.de/violin-shows/
 Achtung: Ich gendere nicht ;)

„Der Veranstalter, der/die Musiker“ = Alle Geschlechter sind gemeint

 Seminar-Aufbau
1. Vorbereitung

2. Motivation

3. Der Veranstalter – wer ist er/sie?

4. Das Telefonat

5. Die Gage
Vorbereitung
Wo finde ich „meine“ Veranstalter
• 1. Auf den Homepages von Kollegen, die euch ähneln (ähneln
in Genre, Art der Besetzung und Karriere-Stufe)

• Facebook/Instagram – Kollegen folgen ->

Veranstaltungsdaten immer gleich speichern

• Flyer einsammeln, Plakate beachten (regional)

• Adressen mit Kollegen “tauschen“ – Vorteil: Direkt den

Ansprechpartner und Gagenhöhe erfahren!

Nie aufhören, zu sammeln – je größer deine Datenbank, desto

größer euer Netzwerk – desto höher deine conversion rate!
Vorarbeit - Die richtige Recherche
Welche Infos sind auf der Homepage des Veranstalters zu finden?

• Der Ansprechpartner
• Dessen Funktion (Vereinsvorsitzender, Künstlerischer Leiter, usw.)
• Wann ist er/sie erreichbar?
• Telefon und Emailadresse, Ort
• Wann ist die „heiße Phase“ des Bookings? (Z.B. nicht während eines Festivals
anrufen!
• Wer tritt dort noch auf? Passt dein Angebot überhaupt? - Gagenhinweis
• Wie hoch ist der Eintritt, wie viele Plätze gibt es? – Gagenhinweis
• Gibt es Sponsoren? - Gagenhinweis
Das richtige Werkzeug: Deine Datenbank
Ein sogenanntes CRM –Tool:

https://www.hubspot.de kostenlose Demo

www.bitrix24.de/ Freeversion ab 0€/Monat

www.getgiggio.com Für Musiker, 15€/Monat

https://centralstationcrm.de/pakete bis 200 Kontakte kostenlos

Wonach CRM Tool aussuchen?

• Wie viele Nutzer sollen Zugriff darauf haben?

• Gibt es eine App, von der du überall Zugriff hast auf deine Daten?
• Gibt es ein Synchronisation mit deiner Kalender-App? (Sync mit Kollegen?)
• Ist ein automatisierter Routenplaner verfügbar?
Dein CMR Programm richtig füllen
• Trage ALLES ein, was relevant erscheint! Information – auf einen
Blick erfasst – ist Trumpf!
• Alle Eckdaten notieren (Wer, welche Funktion, Kontaktdaten,
Entfernung & Fahrtkosten, wer dort aufgetreten ist, den du kennst,
Gageninfos, Buchungszeiten, Persönliches)
• Was hast du schon gemailt?
• Was wurde am Telefon besprochen? In Stichpunkten, aber möglichst
ausführlich notieren, immer mit Datum!
• IMMER Datum zur Wiedervorlage einprogrammieren!
Das richtige Bewerbungs-Material
• Aussagekräftiger Über-Mich-Text/Vita
• Attraktive Künstlerfotos (1-2)
• Aussagekräftige Live-Videos (Youtube-Links, 1-2)
• Programmvorschläge (nur Klassik)
• 2-3 Pressezitate
• Referenzen

All das muss auch verfügbar auf der Homepage sein.

-> Pro-Tip: Lege dir Standard-Versionen an, die du nur noch anpassen musst,
um Zeit zu sparen!
Unterschiede in den Genres:
Wie soll das Bewerbungsmaterial präsentiert
werden?

- Klassik: Am Besten als Text in einer Mail – Links zu

Dropbox und Co werden nicht gerne geöffnet
- Jazz/Pop/Rock: Alle Bewerbungsmaterialien in einen
Dropbox/Drive/Cloud-Order, alle Dateien ordentlich
beschriftet.
Das Anschreiben
• Betreffzeile: Konzertangebot Band/Ensemble XY - Veranstaltungsname

• Ansprechpartner mit Namen nennen! (Recherche oder Anruf vorher)

• Dein Anliegen - Kurz und freundlich:

- Für die Konzertreihe XY möchte ich Ihnen gerne mein Ensemble/meine
Band vorstellen... Besonders hinweisen möchte ich Sie auf… Weiter
unten/unter diesem Link finden Sie alle nötigen Informationen

- Bezugnehmen, wenn man vorher schon Kontakt hatte!

- Bezugnehmen auf bestimmte Konzerte/Ensembles/Formate...

Don´ts!
• Harte Adjektive „ehrgeizig“ , „unbeirrbar“
• Im Über mich/über Uns Text keine Besetzung erkennbar
• Zuviel Text, zu lange PDFs
• Zuviel Bandbreite zeigen!
• Nicht funktionierende Links
• Falsche Anrede
• Zu flapsig: „Wir sind im Mai in der Gegend, können wir mit unserem Trio bei Ihnen
auftreten?“
• Zu viele Links „zum raussuchen“
• „Wichtig“ im Betreff
• Zu dicke Anhänge
Fragen?
Das Warum und die Motivation
Warum überhaupt anrufen?
• Veranstalter bekommen jeden Tag massenweise Mails – nur so
kannst du aus der Masse herausstechen.

• Rahmendaten wie Gage, Termine können schneller geklärt werden

-> Die Entscheidung des Veranstalters wird erleichtert.

• Zweifel des Veranstalters können schneller ausgeräumt werden!

• Wichtigster Punkt: Sympathie kann aufgebaut werden!

Die richtige Motivation
Keine Lust? Angst vorm Anrufen? Mach dir Folgendes klar:
Das erfolgreiche Leben besteht immer aus Verkaufen. (Bodo Schäfer)

• Leg einfach los! Nicht lange Nachdenken!

• Finde deine persönliche Karotte – was motiviert dich beim Auftreten am Meisten?
Visualisiere das immer wieder, bevor du zum Telefon greifst.
• „Nutze deine Wut!“
• Sei Iron Man – Absagen ändern nichts an dir und deinem Können!
(Teil 3, Endszene)
• Geduld, Geduld, Geduld!
Pro-Tip: Übungsziele
Geschick und Sicherheit üben an folgenden Übungsobjekten:

• Altersheime – manche haben Budget für Konzerte

• Benefizkonzerte/-veranstaltungen
• Offene Bühnen
• Freunde anrufen und Feedback erbitten/sich selbst
aufnehmen dabei
Wie viel Telefonakquise?
• Lieber kurz und regelmäßig, als wenig und lang
• Gleicher Weg wie beim Üben: Regelmäßigkeit führt zum Ziel

z.B. Dienstag bis Freitag 10-10.30 Uhr oder 14-15 Uhr – Proben etc.
danach legen, Booking priorisieren!
-> Einen Tag nutzen, um auf vormittags/nachmittags zu wechseln

Wichtig: Auch in vollen Tourzeiten Bookingzeit einplanen! Sonst werden

„angewärmte“ Kontakte wieder „kalt“, Rückmeldefristen gehen unter
usw.
Fragen?
Das Objekt der Begierde – Der Veranstalter
Der Veranstalter – was ist sein Ziel?

Voller Saal

Zufriedenes Publikum

Befriedigung des eigenen Geschmacks

Selbstdarstellung
Unterschiedliche Veranstalter -Typen
• Der Konzertverein/der kleine Club
• Das Kulturamt
• Das Musikfestival
• Das Konzerthaus/die Arena

Unterscheiden sich in Auswahlprozess,

Zuschaueranzahl, Budget, Erreichbarkeit,
Sympathieerzeugung!
Auf Augenhöhe
Wichtig: Sei dir bewusst, dass du ein spannendes
Angebot für den Veranstalter hast – ohne uns
Musiker gibt es keine Konzerte und ohne Konzerte
kein Publikum, keine Musik, kein Spaß.
Überangebot ist relativ, wir können alle nur einmal
am Tag spielen und nicht jedes Angebot passt zu
jedem Veranstalter.
Fragen?
Jetzt geht´s los – Das Telefonat!
Bereit?
• Alle Vorarbeit geleistet? Recherche abgeschlossen?
• Alle Infos eingetragen?
• Evtl. Kollegen nach Infos gefragt?
• Motiviert?

Dann geht´s los!

Vor dem Telefongespräch

Zwei Möglichkeiten der Kontaktaufnahme:

1. Zuerst die Mail schicken, dann anrufen.

2. Direkt anrufen.

Unterschied? Nur die persönliche

Präferenz!
Der Anfang

Jemand nimmt ab – was jetzt???

1. Zuerst: Eine ordentliche Begrüßung und Vorstellung:
Guten Tag/Hallo, mein Name ist XXX vom XXX-
Quartett

Sei dir bewusst, dass sich die meisten nicht an deine

Mail erinnern, also auch nicht an deinen Namen!

2. Bezugnehmen: Ich rufe an wegen der XY-Konzerte

Der Einstieg
Nach der Vorstellung gibt es mehrere Möglichkeiten – benutze den offenen
Gesprächseinstieg:

• „Ich möchte (uns einfach mal vorstellen und) fragen, ob wir ins Gespräch kommen
können“
• „Ich möchte (uns einfach mal vorstellen und) fragen, wie Ihre Planung so aussieht“
• „Ich habe Ihnen vor einigen Tagen unsere Künstlerinformationen geschickt – per
Mail – und wollte einmal nachfragen, ob diese angekommen sind?“

Wichtig: Offene Fragen bringen dein Gegenüber ins Reden und das Gespräch
entwickelt sich leicht, angenehm und fast von alleine.
Don´ts
z.B.
- „Was muss ich tun, um bei Ihnen zu spielen?“
- „Wann können wir bei Ihnen spielen“

Warum funktionieren diese Fragen nicht so gut?

Bei 1. stellst du dich nicht auf Augenhöhe vor
Bei 2. baust du direkt Druck auf.

Sei dir bewusst, dass dein Gegenüber dich nicht kennt, generell überfordert ist und
eigentlich eine schöne Zeit mit seinen Konzerten haben will. Druck, Anspannung, Stress sind
in jeder Form zu vermeiden.
Der Pitch
Leite das Gespräch so, dass du dich
vorstellen kannst. Z.B. „bevor Sie jetzt
lange die Mail suchen, erzähle ich
kurz etwas über uns“ oder „Auch
wenn Sie gerade nicht planen, kann
ich kurz etwas über uns erzählen“
etc.

Dann kommt der Pitch – Stichwort

„Elevator Pitch“:
Dein Pitch:
Der Pitch:

• Name und Besetzung, falls noch nicht genannt, evtl Herkunft

• Kurze Statusbenennung (Preise, CDs, Tourneen) – wichtig: KURZ!
• WAS macht ihr? Das Besondere, eure Spezialität, euer Fokus
(welches Repertoire), warum sollte man euch einladen/anhören?

Ziel: Den Veranstalter neugierig machen, sodass er deine

Mail/Videos anschaut

Übe den Pitch für dich, sodass du deine Fakten bereit hast und
diese in ca. 30-60 Sek präsentieren kannst.
Häufige Reaktionen
• „Wir sind mit dieser Saison schon durch“ – das ist ganz normal
und ist dein Stichwort, um nachzufragen, wann du dich
wieder melden sollst. Trage dir das Datum gleich in dein CRM
–Tool ein.

• Neugierde wurde geweckt – Auf Videos/Hörbeispiele

hinweisen, meist sagen Veranstalter schon, dass sie es sich
anschauen werden.

• Zweifel, ob der Saal voll wird -> mit Erfahrungswerten,

Socialmedia-Usern, Pressekontakten, guten Kritiken etc.
kontern – sei vorbereitet!
Der Gesprächs-Abschluss:
IMMER fragen, wann man sich zurückmelden soll:

- „Wann können wir wieder miteinander sprechen?“

- „Soll ich mich dann einfach in 2 Wochen/2 Monaten/etc melden?“
- „Soll ich nochmal eine Erinnerungsmail in diesem Zeitraum schicken?“

Ein bevorstehender Wieder-Anruf motiviert Veranstalter zum Material anschauen

Ein Wieder-Anruf macht vertraut Erzeugt Sympathie, zeigt Verlässlichkeit

Der erfolgreiche Verkaufsabschluss
besteht aus 3 Komponenten:

• Sympathie
• Kompetenz
• Autorität

(nach Bodo Schäfer)

Sympathieerzeugung
• Zuhören, Zuhören, Zuhören! Nicht unterbrechen – Ausreden lassen!
• Fragen stellen – den anderen ins Reden bekommen!
(z.B. Gesprächsinfos aufnehmen und nachfragen / Nach Verein fragen /
Nach Künstlern fragen, die schon dort waren/ Meist bietet das
Gegenüber genug an, um Themen aufzugreifen / Gemeinsamkeiten
finden)
• Wenn man sich schon kennt: Wie geht´s?
• Unsicherheit zeigen/Fehler zugeben macht sympathisch – nicht
versuchen, krampfhaft alles richtig zu machen!
• Don´t: Über andere Künstler lästern!
 Autorität

= Beständigkeit zeigen im Wiederanrufen

= Zuverlässigkeit (Infos auch schicken, wenn man das zugesagt
hat, etc)
= zeigt sich im Verhandeln der Gage
= Fähigkeit, nein zu sagen
= Freundlich bleiben bei schwierigem Gesprächspartner!

• Heißt NICHT autoritär sein – Belehrungen machen

unsympathisch!
Pro-Tip: Nicht abschütteln lassen
• Dranbleiben – mit manchen Veranstaltern hat man über mehrere Jahre
Kontakt, bis ein Konzert klappt!

• Geduld, Geduld! Entspanntheit am Telefon zahlt sich aus – die meisten

Menschen machen sich selbst schon genug Druck und sind froh, wenn
es der andere nicht tut.

• Erfahrungswerte: Durchschnittlich 15-20 Anrufe, bis eine Zusage kommt.

3-7 Berührungen mit demselben Kontakt, bis dieser zusagt.

• Vorlaufzeiten variieren: Je höher die Gage, desto höher die Vorlaufzeit.

Unterer hunderter €-Bereich – nur wenige Monate. Ab vierstellig 6-12
Monate, Richtung 5-stellig 1-2 Jahre.
 Hilfe – ein klares NEIN?
• Klare Neins sind besser als ewiges Vertrösten
-> Viele Neins können ins Jas umgewandelt werden!

• Der Veranstalter sagt ein klares Nein am Telefon:

Gleich nachfragen, woran es liegt
- Angst vor leerem Saal?
- Passt nicht ins Programm?
- Zuviel gleiche Ensembles?
- Repertoiregeschmack nicht getroffen?

-> Zweifel können ausgeräumt werden!

-> Alternativen können angeboten werden!
Hilfe – Der Veranstalter war garstig!
Du wurdest am Telefon „abgebügelt“? Ohne dein Verschulden?
Vielleicht sogar trotz Telefontermins?

Nicht persönlich nehmen und nach einem gewissen Abstand

wieder anrufen –meist hatte die schlechte Stimmung eine
andere Ursache und hat nichts mit dir zu tun - Auch
Veranstalter sind nur Menschen!

Meine Erfahrung: Oft wurden wir nach einem „grantigen“

Telefongespräch sogar gebucht!
Pro-Tip: Telefonieren im Stehen!

• Bewegung löst Anspannung im Körper/aus der Stimme

• Bewegung fördert Kreativität und Spontanität im Gehirn

• Aufrechte Haltung = „Aufrechte Mentalität“ Mach dich

groß!
Fragen?
Die Gage
 Die Gage
• Veranstalter fragen meist selbst nach deiner Gage, bei Interesse
-> Sei vorbereitet!

• Immer besser am Telefon als per Mail – mehr

Handlungsspielraum!

-> Nein-Sagen oder Widersprechen fällt Menschen im direkten

Kontakt schwerer als per Mail.

-> Spart allen Teilnehmern Zeit und führt zu einem schnelleren

Abschluss!
Wie hoch überhaupt?
• Lege eine Wunschgage und Mininum-Gage für dich selbst fest!
• Normalerweise werden 2/3 der Ticket-Einnahmen als Richtwert
genommen.

• Es kommt ein direkter Anruf/deine Recherche hat noch keine Infos

gegeben?
-> Beantworte die Frage mit Gegenfrage: Wie sind Sie denn
aufgestellt? Wie viele Leute passen in den Saal, wie viel Eintritt
nehmen Sie/ Haben Sie Sponsoren?
->schnell überschlagen -> 2/3 ausrechnen und anbieten.

• Don´t: Zuerst den Veranstalter fragen, was er anbietet. Hier verkaufst

du dich zu 90% unter Wert!
Gagenwunsch zu hoch – was tun?
Du nennst deine Wunschgage, der Veranstalter sagt zu teuer – was tun?

Erst einmal Nachfragen, an welchen Betrag gedacht wird:

• Falls die Diskrepanz erträglich ist, natürlich zusagen.

• Deutliche Diskrepanz, z.B. sagt du 1500€ und er sagt 800€ und du

möchtest trotzdem spielen, ohne dein Gesicht zu verlieren? Bitte um
Bedenkzeit/Sag, du musst das mit Kollegen besprechen -> Zusage
dann mit zeitl. Abstand, um Zusage wertvoller zu machen/Respekt zu
wahren.
-> Versuche, einen Bonus herauszuholen – entweder die Zusage für
ein Folgekonzert oder einen materiellen Mehrwert (besonderes Hotel,
Essen, Geschenke etc).
• Wichtig: Eigenes Minimum nicht unterschreiten!
Pro-Tip: Infoquelle Netzwerk!

• Tauscht euch mit Kollegen aus!

• Fragt Kollegen gezielt nach Informationen, z.B. zur Gage
– bietet selbst welche an als Austausch!
• Weitere Informationsquellen: Messen, Facebook-
Gruppen, offizielle Netzwerke
Vertragsvorlagen

• https://www.musicaustria.at/mustervertraege/

• Kollegen fragen
Noch Fragen?
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!