GRATIS E-BOOK

DIE NEUE
DIN 5008
 Inhaltsverzeichnis

Die neue DIN 5008 ................................................................ 3

Wieso war die Überarbeitung dringend erforderlich? ..............................3

Wieso die DIN 5008?.................................................................................3

Gendergerechte Sprache ..........................................................................5

Adressatengerechte Ansprache.................................................................7

Das dritte Geschlecht................................................................................9

Geschlechtsneutrale Anrede .....................................................................9

1. Nutzung des Unterstrichs (Gender Gap)................................................10

2. Schreibung mit Sternchen (Gender Star)...............................................11

Tipps zum E-Mail-Management.................................................................12

Inhalt: Ein Thema pro Mail.........................................................................12

Absolut sicher: De-Mail bei vertraulichen Inhalten....................................13

Nutzen Sie die Eingabefelder korrekt........................................................13

Der Umgang mit Anhängen ......................................................................13

Der Einsatz von Emojis and Emoticons .....................................................14

Die Nutzung von @ in E-Mails...................................................................14

Die Korrekte Gestaltung von E-Mails.........................................................15

Jetzt neu: Bezugszeichen und -angaben in E-Mails..................................18

Die richtige Anrede in der E-Mail .............................................................18

Die Textgestaltung in E-Mails....................................................................19

Beispiel 1: Mehr Übersichtlichkeit durch Teilbetreffe.................................20

 Beispiel 2: Mehr Übersichtlichkeit durch Leitwörter..................................20

Beispiel 2: Anschriftfeld mit fünfzeiliger Zusatz- und Vermerkzone mit

integrierter Absenderangabe ...................................................................27

Die 11 wichtigsten Fragen und

Antworten zum Anschriftfeld ................................................ 28
1. Schreibt man das Wort „Firma“ im Anschriftfeld? Ist im
Anschriftfeld „Herr“ oder „Herrn“ korrekt? ..............................................28

2. Wie schreibt man Einzelunternehmen korrekt an? ...............................29

3. Sind einleitende Wörter, wie zum Beispiel „An den“ oder „Für“
noch aktuell? .............................................................................................29

4. In welcher Reihenfolge stehen Firma, Abteilung

und Ansprechpartner? ..............................................................................30

5. Wie positioniert man akademische Titel und Berufsbezeichnungen

im Anschriftfeld? .......................................................................................31

6. Wie positioniert man den Professor*innen-Titel korrekt

im Anschriftfeld? .......................................................................................32

7. Welche Regeln sind bei Amt- und Berufsbezeichnungen

zu beachten? .............................................................................................34

8. Wie schreibt man Ehepaare korrekt an? ...............................................35

9. Wie werden Hausnummern, Wohnungsnummern und Stockwerke

richtig angegeben? ...................................................................................36

10. Wie werden Ortsteilnamen im Anschriftfeld platziert? .......................38

11. Was ist bei Auslandsanschriften zu beachten? ...................................38

Impressum.............................................................................. 40
 Die neue DIN 5008

Nun ist sie endlich da, die lang erwartete, aktualisierte Fassung der DIN 5008.
Aus den „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ sind die
„Schreib- und Gestaltungsregeln für Text- und Informationsverarbeitung“ ge-
worden. Das überarbeitete Regelwerk enthält neue Inhalte, die über den Rah-
men der reinen Textverarbeitung weit hinausgehen. Laut Vorwort ist es das
Ziel, durch einfache und verständliche Regeln Texte und Informationen so
darstellen, dass sie unter Berücksichtigung der Lese- und Nutzungsgewohn-
heiten der Anwender in unterschiedlichen Kontexten schnell erfasst werden
können. Die aktualisierte DIN 5008 war bereits für 2019 angekündigt, im März
2020 ist sie nun als Online-Version erschienen.

Wieso war die Überarbeitung dringend erforderlich?

Die Änderungen und Aktualisierungen sind sehr umfangreich. Im Vergleich
zur alten Norm hat sich die Seitenzahl fast verdoppelt und ist von 70 auf 126
Seiten gestiegen. Der Ausschuss legte großen Wert auf Detailgenauigkeit und
hat viele Anwendungsbeispiele eingefügt, um den Nutzern ein zuverlässiges
Nachschlagewerk anzubieten. In vielen Bereichen hat der Ausschuss aktu-
alisiert, neu gegliedert und weitere Beispiele eingefügt. Der Entwurf der DIN
5008 lag bereits im Frühjahr 2019 vor, die Einspruchsfrist lief bis Juli 2019.
Danach lagen circa 80 Seiten Kommentare von 40 Einsprechern vor, die be-
arbeitet, berücksichtigt und integriert werden mussten. Der hohe Anspruch an
Genauigkeit machte mehrere Korrekturläufe erforderlich.

Wieso die DIN 5008?

Die DIN 5008 zählt zu den bekanntesten und am häufigsten verwendeten DIN-
Normen. Sie sind die Grundlage für die korrekte Ausbildung von Kaufleuten in
den Bereichen Textverarbeitung und Bürokommunikation, sie dient als Basis
für die Erstellung von effizienten und rechtlich einwandfreien Formatvorlagen
für den kaufmännischen Schriftverkehr. Sie liefert einfache und verständliche
Regeln, um Texte und Informationen so darzustellen, dass sie sich rationell
lesen und erfassen lassen.

3
Mit den neuen Inhalten hat die Norm auf die Anforderungen an die Geschäfts-
und Bürokommunikation reagiert. Die ehemalige DIN 5008 war mehr oder we-
niger ein Nachschlagewerk zur professionellen Gestaltung von Briefen und
Texten. Auch die E-Mail-Korrespondenz war bereits ansatzweise geregelt.
Die neue DIN beantwortet detailliert alle Fragen zu vielen Bereichen des in-
ternen und externen Schriftverkehrs sowie der Informationsverarbeitung in
unserer digitalen Welt. Die enthält nun auch Empfehlungen, unter welchen
Ordnerstrukturen und einheitlichen Bezeichnungen Dateien sinnvoll abgelegt
werden, damit Dokumente einfach und schnell wiederzufinden sind. Es wurde
selbstverständlich darauf geachtet, dass alle Beispiele mit gängiger Software
zu erzeugen sind.

Was sind die neuen Themen?

Neben den zahlreichen Aktualisierungen hat der Ausschuss viele neue The-
men aufgenommen, zum Beispiel:

► die Gestaltung von Präsentationen,

► das Layout und der Inhalt von Protokollen,

► Hinweise zu Dateiablage,

4
 ► Schreiben zu besonderen Anlässen,

► Texte in Tabellenform, zum Beispiel Formulare und Checklisten, Rech-

nung und Lieferschein.

Auch zum Thema „Typografisch anspruchsvolle Textwerke“ bietet ein Anhang

an die DIN detaillierte und konkrete Hinweise an.

Es erwarten uns zudem beachtliche Änderungen im Aufbau und in der Gestal-

tung von Briefen. Es ist nur noch das Anschriftfeld mit integrierter Absender-
angabe dargestellt. Die Bezugszeichenzeile sowie die Kommunikationszeile
sind endgültig gestrichen und dem Informationsblock gewichen. Bei der An-
rede in Brief und E-Mail sind gendergerechte Beispiele integriert.

Seit 2011 ist der Umfang der E-Mail-Korrespondenz weltweit massiv gestie-
gen. Es gibt deshalb auch zahlreiche zusätzliche Hinweise und Vorschläge
zum elektronischen Schriftverkehr per E-Mail vom Betreff bis zur Autosigna-
tur. Wir erhalten Antworten auf oft gestellte Fragen, beispielsweise zur Nut-
zung von Emojis, zur korrekten Nutzung der Cc- und Bcc-Verteiler, zum @-Zei-
chen im Text sowie zu Anrede und Betreff. Auch in der E-Mail sind zukünftig
Bezugszeichen möglich.

Gendergerechte Sprache
Im Rahmen der Diskussion zum Thema gendergerechte Sprache stellte sich
oft die Frage, ob die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ bei der Anspra-
che von Personengruppen noch aktuell ist. In der neuen DIN findet sich ein
Beispiel, das folgende Anrede zeigt:

Weiter auf der nächsten Seite →

5
 Bitte um Aufnahme in Ihren Verein
.
.
Sehr geehrte Persönlichkeiten,
.
Ihre Anschrift habe ich von meiner guten Freundin, Frau Petra Fix, erhal-
ten. …

In der Erklärung zu diesem Beispiel ist Folgendes zu lesen: „Wenn anzuneh-

men ist, dass die Anrede ‚Sehr geehrte Damen und Herren‘ als unhöflich, unan-
gemessen oder veraltet angesehen wird, kann beispielsweise eine Anrede ge-
wählt werden, die den Gender-Aspekt der menschlichen Spezies vollkommen
ausspart, auf der anderen Seite aber den in den überkommenen Bezeichnun-
gen ‚Dame‘ und ‚Herr‘ (gegenüber Mann und Frau) enthaltenen Höflichkeits-
aspekt weiterhin enthält. Eine solche Formulierung wäre zum Beispiel ‚Sehr
geehrte Persönlichkeiten‘.“ Wahrscheinlich nicht nur im ersten Moment wirkt
die Anrede „Sehr geehrte Persönlichkeiten“ auf einige Menschen seltsam und
ungewohnt.

6
 Adressatengerechte Ansprache
In Nordrhein-Westfalen sieht das Landesgleichstellungsgesetz in § 4 vor,
dass in der internen und externen dienstlichen Kommunikation die sprach-
liche Gleichbehandlung von Frauen und Männern zu beachten ist. Die Rege-
lung schreibt außerdem vor, dass in Vordrucken geschlechtsneutrale Perso-
nenbezeichnungen zu verwenden sind. Falls diese nicht existieren, sind die
weibliche und männliche Form zu verwenden. Obwohl der Bundesgerichtshof
Mitte März 2018 urteilte, dass es keinen Anspruch auf weibliche Personenbe-
zeichnungen in Vordrucken und Formularen gebe, ist dieses Thema im Rah-
men der adressatengerechten Ansprache in den letzten Jahren immer wieder
ins Rampenlicht gerückt.

Auch wenn manche Vorschläge zur gendergerechten Sprache im ersten

Moment etwas gewöhnungsbedürftig erscheinen, sollten Sie sich bewusst
machen, dass diese ein Ausdruck eines gesellschaftlichen Wandels ist, der
zu einem respektvolleren Umgang miteinander führt. Das „Fräulein“ gibt es
schließlich auch nicht mehr. Niemand würde heute eine junge Frau so anspre-
chen.

Wählen Sie, wenn möglich eine geschlechtsneutrale Personenbezeichnung:

Beispiele: Geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen

Sehr geehrte Beigeordnete,

Sehr geehrte Studierende,
Sehr geehrte Teilnehmende,
Sehr geehrte Ausbildende,
Sehr geehrte Mitarbeitende,

7
Die Beidnennung:

Verwendung von weiblicher und männlicher Form

Sehr geehrte Mitarbeiter/-innen,

Sehr geehrte Ausbilder/-innen,
Sehr geehrte Kundinnen, sehr geehrte Kunden,

Meine Empfehlung: Falls eine geschlechtsneutrale Personenbezeichnung

nicht existiert und Sie sicher sind, dass Sie ausschließlich männliche und
weibliche Personen ansprechen, verwenden Sie sowohl die weibliche als auch
die männliche Form.

8
 Das dritte Geschlecht
Seit Ende 2018 ist ein drittes Geschlecht rechtlich anerkannt. Personen, die
sich weder als männlich noch als weiblich definieren, können sich offiziell als
„inter“ oder „divers“ bezeichnen und gelten als eigene Geschlechtskategorie.

Die Standardanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ reicht sicher noch aus,
wenn Sie absolut sicher sind, ausschließlich Menschen mit männlichem oder
weiblichem Geschlecht anzusprechen. Möchten Sie eine größere Gruppe von
Menschen und alle drei Geschlechtskategorien korrekt ansprechen, haben Sie
verschiedene Möglichkeiten:

Geschlechtsneutrale Anrede

► Sehr geehrte Anwesende,

► Sehr geehrtes Vertriebsteam,

► Sehr geehrtes Gremium,

► Sehr geehrter Kundenservice,

► Sehr geehrtes Publikum,

► Sehr geehrte Führungskräfte,

► Sehr geehrte Beschäftigte,

► Sehr geehrte Tagungsteilnehmende,

► Sehr geehrtes Kollegium,

9
Um nicht nur Frauen und Männer, sondern Personen aller Geschlechter zu
benennen, haben sich zwei weitere Varianten durchgesetzt, die alle drei Ge-
schlechtskategorien berücksichtigen.

1. Nutzung des Unterstrichs (Gender Gap)

Sehr geehrte Expert_innen,

Sehr geehrte Arbeitnehmer_innen

Sehr geehrte Bürger_innen,

Sehr geehrte Professor_innen,

10
 2. Schreibung mit Sternchen (Gender Star)

Sehr geehrte Referent*innen,

Sehr geehrte Ansprechpartner*innen,

Sehr geehrte Geschäftspartner*innen,

Sehr geehrte Architekt*innen,

In der aktuellen DIN 5008 finden wir folgenden Hinweis: „Zunehmend ist zum
Gendern auch die Verwendung von speziellen Zeichen, wie ‚*‘ und ‚_‘ gängig.
Es empfiehlt sich, die Entwicklung der neuen Rechtschreibung zu beobach-
ten.“

Meine Empfehlung: Falls Sie eine größere Gruppe von Personen ansprechen
und nicht sicher sind, dass es sich ausschließlich um weibliche und männliche
Personen handelt, verwenden Sie das Gender Gap oder den Gender Star.

Die DIN 5008 und E-Mails

Die Geschäftskorrespondenz hat auch in elektronischer Version nichts von

ihrer Bedeutung verloren: Jede Mail wirkt – positiv oder negativ, motivierend
oder verwirrend, professionell oder nachlässig. Sie wollen selbstverständlich
auch in Ihrer EKorrespondenz professionell rüberkommen.

Die Regeln der DIN 5008 sind anzuwenden bei E-Mails, die Sie als „elektroni-
schen“ Brief an Ihre Geschäftspartner schreiben. Für firmeninterne Mitteilun-
gen und private E-Mails sind sie lediglich eine Empfehlung. Obwohl sich die
Regelungen der DIN hauptsächlich auf E-Mails und verwandte Dienste bezie-
hen, sind sie auch auf andere schriftliche Kommunikationsformen, zum Bei-
spiel Messenger-Dienste, anzuwenden, falls diese zum Schreiben von Nach-
rich-ten als Ersatz für Geschäftsbriefe verwendet werden.

11
Tipps zum E-Mail-Management
Verarbeiten Sie Ihre E-Mails am besten in zwei bis drei Blöcken am Tag. Alle
E-Mails, die Sie in 5 Minuten bearbeiten können, bearbeiten Sie sofort im je-
weiligen E-Mail-Block. Für alle Antworten, die länger dauern und E-Mails, die
Sie nicht sofort beantworten können, weil Ihnen zum Beispiel Informationen
fehlen, erstellen Sie eine Aufgabe in Outlook.

Inhalt: Ein Thema pro Mail

Haben Sie in einer E-Mail mehrere Fragen gestellt, bekommen Sie manchmal
die Antwort erst, wenn der Empfänger alle Fragen beantworten kann. Oder der
Empfänger beantwortet Ihnen die Fragen, die er auf Anhieb beantworten kann
und vergisst, den Rest der Fragen zu beantworten, weil er Ihre E-Mail wieder
schließt. Auch der Betreff ist oft schwierig zu formulieren, wenn es um meh-
rere Themen geht.

Die Regel „Ein Thema pro E-Mail“ soll diese Probleme lösen und sicherstellen,
dass kurze Mails schnell beantwortet werden.

Ist es möglich, innerhalb von 5 Minuten zu antworten, bearbeiten Sie die E-

Mail im nächsten E-Mail-Block. Ist die Antwort nicht so schnell möglich, dann
erstellen Sie sich aus der E-Mail heraus eine Aufgabe in Outlook. Wenn Sie
sich an die Regel „ein Thema pro E-Mail“ halten, ermöglichen Sie den Empfän-
gern ein effizientes E-Mail-Management. Die Chance, dass Ihre Fragen zügig
beantwortet werden, steigt enorm.

Beachten Sie die Technische Gegebenheiten des Empfängers

Wie oft haben Sie sich schon über E-Mails und Anhänge geärgert, die Sie nicht
oder nur mit Schwierigkeiten öffnen konnten? In der neuen DIN 5008 wird
klargemacht, dass beim Übermitteln von E-Mails auf die technischen Gege-
benheiten des Empfängers Rücksicht zu nehmen ist – insbesondere beim
Nachrichtenformat, bei der Codierung, bei der Verschlüsselung und den Datei-
formaten der Anlagen.

12
 Absolut sicher: De-Mail bei vertraulichen Inhalten
Eine DE-Mail ist ein auf E-Mail beruhendes, hiervon aber getrenntes Kommuni-
kationsmittel zur sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Kommunikation
im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz). Die Nachrichten werden ausschließ-
lich über verschlüsselte Kanäle übertragen und verschlüsselt abgelegt. Wenn
also Sender und Empfänger vertrauliche, sensible und/oder rechtsverbindliche
Nachrichten austauschen möchten, ist es sinnvoll zu prüfen, ob eine DE-Mail
vorzuziehen ist. Voraussetzung dafür ist, dass beide Kommunikationspartner
ihren Sitz in Deutschland haben und jeweils ein De-Mail-Konto bei einem ak-
kreditierten Anbieter besitzen.

Nutzen Sie die Eingabefelder korrekt

Das Feld „An“ nutzen Sie, um eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger zu
adressieren, von denen Sie eine Handlung erwarten.

In das Feld „Cc“ tragen Sie Empfänger ein, die Sie lediglich informieren möch-
ten. Um die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen, haben sich viele Büromen-
schen in Outlook eine Regel erstellt, mit der sie ihre Cc-Mails direkt in einen
Lesen-Ordner umleiten, den sie lediglich sporadisch überfliegen. Sie können
also nicht davon ausgehen, dass Menschen, die unter Cc stehen, diese E-Mails
täglich sichten.

Das Feld „Bcc“ nutzen Sie, wenn die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger
nicht sichtbar sein sollen oder dürfen. Das ist oft aus Gründen des Daten-
schutzes erforderlich, zum Beispiel, wenn Sie eine Werbung oder Weihnachts-
grüße an einen großen Verteiler senden.

Der Umgang mit Anhängen

Beachten Sie beim Anfügen von Anhängen, welche Rechte für die Verwendung
und Weiterverarbeitung der Empfänger haben soll. Wenn erforderlich, nutzen
Sie Möglichkeiten wie Passwortschutz, Druckfreigabe oder Kopierschutz. Die
neue DIN macht nochmals darauf aufmerksam, dass größere Dateien kompri-
miert werden sollen.

13
Der Einsatz von Emojis and Emoticons
Die neue DIN beantwortet diese Frage zumindest ansatzweise. Beim geschäft-
lichen Erstkon-takt empfiehlt die DIN auf Emoticons :) bzw. Emojis zu verzich-
ten. Auch bei wiederholtem Kontakt und bekannten Empfängern seien sie mit
Bedacht und sparsam zu nutzen. Die DIN weist darauf hin, dass Emojis keine
Satzzeichen ersetzen und diese hinter den Schlusspunkt zu setzen sind, wenn
sie sich auf den ganzen Satz beziehen.

Beispiele:

„Ich freue mich, Sie am Freitag, 15. Mai 2020 in Bern zu sehen. 😊“
„Über Ihre Zusage bis 😊 Dienstag, 5. Mai 2020 freue ich mich sehr.“
Die DIN macht darauf aufmerksam, dass nicht alle Emoticons bzw. Emojis für
alle Empfänger eindeutig verständlich sind. Vorsicht ist also geboten. Sicher
sind sie in der formellen Geschäftskorrespondenz nicht immer angebracht.

Die Nutzung von @ in E-Mails

Ist das @-Zeichen zur Vereinfachung der Ansprache erlaubt?

Bei E-Mails an mehrere Empfänger dürfen Sie nach der aktuellen DIN zur Ver-
einfachung der Ansprache einzelner Personen im Textverlauf die Form @
Name nutzen und durch Fettschrift hervorheben.

14
 Die Korrekte Gestaltung von E-Mails
Die aktuelle Norm führt deutlich aus, dass die aufgeführten Regelungen zur
Gestaltung von E-Mails dann gültig sind, wenn diese als Geschäftsbrief ver-
wendet werden. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass firmenintern versen-
dete E-Mails nicht an diese Regelungen gebunden sind. Sehen wir uns die
einzelnen Regeln zu Layout und Text von E-Mail der Reihe nach an.

Wie Geschäftsbriefe sind E-Mails sind nach der aktuellen DIN 5008 mit Zeilen-
abstand 1 (engzeilig) zu schreiben.

Eine E-Mail ist nach der aktuellen Norm wie folgt aufgebaut:

► Betreff
► Bezugszeichen und -angaben (wenn sinnvoll)
► Anrede
► Text
► Autosignatur

15
Das Betreff-Feld ist immer auszufüllen. Bei E-Mails ins Ausland sollen ver-
nünftigerweise auf sprachliche Besonderheiten wie Akzente, Umlaute und ß
verzichtet werden.

Beim Beantworten und Weiterleiten der Mail ist zu prüfen, ob es sinnvoll ist,
den Betreff dem veränderten Sachverhalt anzupassen. Achten Sie auf einen
aussagekräftigen Betreff. Oft gehen E-Mails mehrmals hin und her, es entwi-
ckelt sich ein Chat, bei dem sich manchmal sogar das Thema ändert. Passen
Sie den Betreff an, so erleichtern Sie sich und den Empfängern das Suchen
und Wiederfinden der E-Mails. Mit einem aussagkräftigen, konkreten und po-
sitiven Betreff erreichen Sie, dass Ihre E-Mails schneller geöffnet und gelesen
werden.

Der Betreff ist die stichwortartige Überschrift und Inhaltsangabe der E-Mail.
Er soll dem Empfänger schnell einen Überblick geben, worum es in der erhal-
tenen E-Mail geht. Er hat für die Bearbeitung und Verwaltung der E-Mail eine
zentrale Bedeutung und ist zwingend erforderlich.

16
 So besser nicht:

Besser so:

Der Betreff ist kein Bezug, sondern eine stichwortartige Inhaltsangabe der E-
Mail. Er soll konkret und aussagekräftig sein.

17
Jetzt neu: Bezugszeichen und -angaben in E-Mails
Sofern es zum schnelleren Verständnis sinnvoll ist, Bezugszeichen oder -an-
gaben zu setzen, sind die benötigten Angaben (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht
vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom) am Beginn der Mail zu platzieren
und durch zwei Leerzeichen von der Anrede abzusetzen.

Die richtige Anrede in der E-Mail

Bei einer E-Mail als Geschäftsbrief ist die Anrede fester Bestandteil. Die Anre-
de beginnt in der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text
getrennt. In der formellen Handelskorrespondenz können Sie entscheiden, ob
Sie „Guten Tag(,) Frau Muster,“ oder „Sehr geehrte Frau Muster,“ nutzen. Nach
„Guten Tag“ können Sie ein Komma setzten, es ist jedoch nicht mehr verpflich-
tend. Die Anreden „Hallo Herr Schmitt,“ oder „Lieber Herr Muster,“ sind aus-
schließlich für informelle oder interne E-Mails sinnvoll.

18
 Die Textgestaltung in E-Mails
Die DIN 5008 empfiehlt per Voreinstellung die Schriftart, - größe und -farbe
weitgehend einem vorhandenen Corporate Design anzupassen. Nach DIN
ist der Text einzeilig als Fließtext ohne Worttrennungen zu erfassen, da der
Umbruch durch die Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen
Bildschirmgröße des Endgerätes angepasst wird. Diese Regel ist zwar nicht
neu, doch nicht allen E-Mail-Schreibenden bekannt. Wichtig: In E-Mails nur am
Ende eines Absatzes schalten.

Im Gegensatz zum Geschäftsbrief darf bei der E-Mail auf das Verwenden von
geschützten und bedingten Zeichen, zum Beispiel auf geschützte Leerschrit-
te, verzichtet werden. Auch auf die Unterscheidung zwischen Kurz- und Lang-
strich muss bei der E-Mail nicht geachtet werden.

Auch in der E-Mail gelten altbekannte Regeln wie „Ein Thema – ein Absatz“
und „Einleitung – Hauptteil – Schluss“. Absätze sind jeweils vom folgenden-
Text durch eine Leerzeile zu trennen. Achten Sie darauf, Ihre E-Mail übersicht-
lich zu gliedern, so dass der Empfänger den Inhalt auf den ersten Blick er-
fassen kann. Auch Ihre E-Mails können Sie durch Teilbetreffe, Leitwörter und
Gliederungszeichen übersichtlicher gestalten.

19
Beispiel 1: Mehr Übersichtlichkeit durch Teilbetreffe

Teilbetreffe stehen am Beginn eines Absatzes. Sie können durch Fettschrift

oder farbig hervorgehoben werden und enden mit einem Punkt.

Beispiel 2: Mehr Übersichtlichkeit durch Leitwörter

Auch in E-Mails können Sie mit Leitwörtern arbeiten. Wenn Sie diese mit Fett-
schrift oder farbig hervorheben, fallen sie dem Leser sofort ins Auge. Verzich-
ten Sie jedoch darauf, Tabulatoren zu setzen.

20
 Ihre Autosignatur
Der Abschluss einer E-Mail wird als elektronischer Textbaustein (= Signatur)
zugesteuert. Er enthält den Gruß sowie Kommunikations- und Firmenanga-
ben.

Welche Angaben soll die Autosignatur enthalten?

1. Die Signatur muss die E-Mail oder Internet-Adresse enthalten.

2. Inhalt und Reihenfolge der Kommunikationsangaben richten sich nach

den betrieblichen Erfordernissen.

3. Gesetzlich vorgeschriebene Angaben nach HGB, GmbHG bzw. AktG sind

in die Signatur aufzunehmen.

4. Die Signatur darf auch um mehrsprachige Zusätze wie Vertraulichkeits-,

Druck- und Werbehinweise ergänzt werden.

21
Beispiel 1:
Freundliche Grüße nach Bonn
Muster GmbH
Petra Fix
Telefon: +49 6028 9963-1230
Mobil: +49 172 6147159
Fax: +49 6028 9963-1231
E-Mail: petra.fix@muster.de
Internet: http://www.muster.de

Postanschrift: Postfach 12 34 56, 63813 Musterhausen

Sitz/Hausanschrift: Ilbenstraße 11 a, 63824 Musterhausen
Geschäftsführer: Jan Muster
Handelsregister: HRB 4711 beim Amtsgericht Musterstadt
UStIdNr. DE124567890

Der Inhalt dieser E-Mai (einschließlich etwaiger beigefügter Dateien) ist vertraulich und nur für den Emp-
fänger bestimmt. Sollten Sie nicht der Empfänger sein, informieren Sie bitte sofort den Absender und
löschen Sie die E-Mail (einschließlich etwaiger beigefügter Dateien) von Ihrem Speicher. Vielen Dank.
The contents of this e-mail (including any attachments) are confidential and may be legally privile-
ged. (If you are not the intended recipient of this e-mail, please notify the sender immediately and
then delete it (including any attachments) from your system. Thank you!

Beispiel 2:
Freundliche Grüße aus Berlin

MedMax Deutschland AG
Vertrieb Deutschland
i. A. Marcus Schnell
Vertriebsleiter
E-Mail: Marcus.Schnell@MedMax.com
Internet: www.MedMax.com
Telefon: 0180 1234567-100 (6 ct je Minute)
Telefax: 0180 1234567-110

Postanschrift: Postfach 10 12 50, 12090 Berlin

Hausanschrift: Mayerstraße 12 – 15, 12098 Berlin
Vorstand: Prof. Dr. Peter Piller – Dr. Paulina Pax – Marcus Schneider
Vorsitzender des Aufsichtsrates: Prof. Dr. Nikolaus Schnell
Handelsregister HRB 470035 beim Amtsgericht Berlin-Charlottenburg

22
 Beispiel 3:
Freundliche Grüße
Masmodus GmbH
i. A. Frank Schmehling

E-Mail: Frank.Schmehling@masmodus.de
Internet: www.masmodus.de
Telefon: 0180 3 11177-234
Mobil: 0172 6147159

Sitz: Mendelstraße 33, 12161 Berlin

Postanschrift: Postfach 11 30 21, 12166 Berlin
Geschäftsführer: Justus Paulus und Igor Schwindt
Handelsregister: HRB 45678 beim Amtsgericht Berlin-Charlottenburg

Hinweis: Um nicht zwischen „Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“ an bestimte

Empfänger und zum Beispiel Werbesendungen unterscheiden zu müssen, sind die ge-
setzlich vorgeschriebenen Angaben nach HGB, GmbHG bzw. AktG grundsätzlich in den
Abschluss aufzunehmen.

23
 Beispiel 4:
Freundliche Grüße
Muster GmbH
i. A. Frau Coy Antbar
Customer Service
Telefon: +49 6028 9963-1230
Mobil: +49 163 1245678
Skype: c.antbar
E-Mail: c.antbar@muster.de
Internet: http://www.muster.de

Postanschrift: Postfach 12 34 56, 63813 Musterhausen

Sitz/Hausanschrift: Stettiner Straße 8, 63824 Musterhausen
Geschäftsführer: Jan Muster
Handelsregister: HRB 4711 beim Amtsgericht Musterstadt
Ust.IdNr. DE122593637

Hinweis: Manchmal ist nicht ersichtlich, ob es sich beim Absender um einen

männlichen oder weiblichen Vornamen handelt. Nach der neuen DIN 5008 kön-
nen Sie dem Empfänger die Möglichkeit geben, Sie korrekt anzuschreiben, in-
dem Sie Frau bzw. Herr vor Ihren Vornamen setzen.

Weiter auf der nächsten Seite →

24
 Das neue Anschriftenfeld

DIN 5008 Für die Gestaltung des Anschriftenfeldes gibt es in der neuen DIN
5008 nur noch eine Variante, das traditionelle Anschriftfeld gehört der Vergan-
genheit an. Und: Wie jetzt Titel und Berufsbezeichnungen angeordnet werden.

Die Rücksendeangabe wird nun endgültig in das Anschriftfeld integriert. Es

existiert nun aus-schließlich das Anschriftfeld mit integrierter Rücksendean-
gabe (Maßangaben in Millimeter):

Das Anschriftfeld sieht nun wie folgt aus:

5 (1)
4
3 JS Seminare, Ilbenstraße 11 a, 63843 Nidernberg (2)
2 Einschreiben Einwurf
1 Vorab per Telefax
1 Herrn Studienrat (3)
2 Peter Pfeiffer
3 Musterstraße 1
4 12345 Musterhausen
5
6

25
(1) Fünfzeilige Zusatz- und Vermerkzone mit Rücksendeangabe
Maße des Feldes: 17,7 mm x 85 mm

Position: Es folgt unmittelbar im Anschluss an das Feld für den Brief-

kopf und beginnt 20 mm von der linken Blattkante.
Schrifthöhe der Absenderanschrift und Vermerke: 8 Punkt, in Ausnah-
mefällen darf die 6-Punkt-Schrift verwendet werden. Bei längeren An-
schriften ist es zulässig, sinnvoll zu kürzen.
(2) Die Rücksendeangabe wird in die Zusatz- und Vermerkzone integriert.

(3) Feld für die Anschrift des Empfängers

Maße des Feldes: 27,3 mm x 85 mm

Position: Es folgt unmittelbar im Anschluss an die 5-zeilige Zusatz- und

Vermerkzone mit Rücksendeangabe.
Aufteilung: Für die Postanschrift stehen 6 Zeilen zur Verfügung.
Position und Anschrifttext: Das Anschriftfeld beginnt 20 mm von der
linken Blattkante. Der Anschrifttext beginnt 25 mm und endet 105 mm
von der linken Blattkante.

26
 Beispiel 2: Anschriftfeld mit fünfzeiliger Zusatz-
und Vermerkzone mit integrierter Absenderangabe

JS Seminare & Coaching, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg

Herrn
Frank Schröder
Musterstraße 1
12345 Musterhausen
.
..
. Datum: 2020-04-12
.
.
Seminarprogramm 2020
.
.
Guten Tag Herr Kilian, JS Seminare & Coaching

27
Die 11 wichtigsten Fragen und
Antwor ten zum Anschriftfeld

1. Schreibt man das Wort „Firma“ im Anschriftfeld?

Ist im Anschriftfeld „Herr“ oder „Herrn“ korrekt?

.
5
4
3
2
1 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Max Müller GmbH
2 Herrn Peter Müller
3 Großostheimer Straße 11 a
4 12345 Musterhausen
5
6

Die Bezeichnung „Firma“ entfällt, wenn aus dem Zusatz (GmbH, AG, KG, OHG
usw.) der Firmencharakter hervorgeht. Auch in den Musteranschriften der neu-
en DIN 5008 ist das „Herrn“ im Anschriftfeld erhalten geblieben. Ausschließ-
lich diese Variante ist grammatikalisch richtig, denn der Brief ist adressiert an
(wen?) Herrn Peter Müller.

28
 2. Wie schreibt man Einzelunternehmen korrekt an?

5
4
3
2
1 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Tierfuttergroßhandel
2 Max Müller e. K.
3 Großostheimer Straße 11 a
4 12345 Musterhausen
5
6

Manche Einzelunternehmen erhalten den Zusatz e. K. (eingetragene Kauffrau/

eingetragener Kaufmann) oder e. Kfr. bzw. e. Kfm. (eingetragene Kauffrau/
eingetragener Kaufmann).

3. Sind einleitende Wörter, wie zum Beispiel „An den“

oder „Für“ noch aktuell?

5
4
3
2
1 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Landesbeauftragten
2 für den Datenschutz
3 Bayern
4 Rosenweg 4
5 12345 Musterhausen
6

Einleitende Wörter wie „An den“, „Für“ oder „z. H.“ sind überflüssig und entfal-
len.

29
4. In welcher Reihenfolge stehen Firma, Abteilung
und Ansprechpartner?

5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Einschreiben
1 Verlag Tausendschön
2 Personalabteilung
3 Frau Ingrid Scholz
4 Postfach 32 14
5 12345 Musterhausen
6

Wenn man im Anschriftfeld die Bezeichnung der Abteilung angibt, ist es sinn-
voll, die Reihenfolge des Postlaufs einzuhalten: Firmenname, Abteilung, An-
sprechpartner.

30
 5. Wie positioniert man akademische Titel und Be-
rufsbezeichnungen im Anschriftfeld?

5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 PRIO
1 Herrn
2 Dr. med. Dr. dent. Anton Schlumpf
3 Rüsselsheimer Straße 2
4 12345 Musterhausen
5
6

5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Vorab per Fax
1 Frau
2 Dipl.-Ing. Maria Maritz
3 Ingelheimer Straße 4
4 12345 Musterhausen
5
6

Akademische Titel wie zum Beispiel „Dr.“ oder „Dipl.-Kfm.“ werden direkt vor
dem Vor- und Zunamen positioniert.

31
 5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 PRIO
1 Herrn
2 Nikolaus Pfister B.A.
3 An der alten Schule 6
4 12345 Musterhausen
5
6

Bachelor- und Mastergrade, wie zum Beispiel B. A., B. Sc., M. A., M. Sc. werden
in der Regel hinter dem Namen geführt.

6. Wie positioniert man den Professor*innen-Titel

korrekt im Anschriftfeld?

5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Persönlich/Vertraulich
1 Herrn
2 Prof. Dr. med. Dr. dent. Peter Schneider
3 St.-Annen-Stift
4 Schneebergstraße 4
5 12345 Musterhausen
6

32
 5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 Persönlich/Vertraulich
1 Frau
2 Prof. Dr. phil. Paula Schenk
3 Merkel AG
4 Hinter den Drei Pappeln 4
5 12345 Musterhausen
6

Da bei dem Wort „Professor“ bzw. „Professorin“ in der Empfängerbezeichnung

nicht erkennbar ist, ob es sich um eine Amtsbezeichnung oder einen akade-
mischen Grad handelt, wird nach der DIN 5008 das „Prof.“ immer unmittelbar
vor den akademischen Grad „Dr.“ gesetzt.

33
7. Welche Regeln sind bei Amt- und Berufsbezeich-
nungen zu beachten?
Amts- und Berufsbezeichnungen (zum Beispiel Direktor, Staatsanwalt, Rechts-
anwalt, Bür-germeister) stehen auch nach der aktuellen DIN 5008 immer in
der gleichen Zeile wie die Anrede „Herrn“ oder „Frau“.

5
4
3
2 Muster AG, Postfach 12 34, 34567 Musterdorf
1 PRIO
1 Frau Oberstudiendirektorin
2 Nicole Scheuermann
3 Friedrich-Dessauer-Gymnasium
4 Sonnenweg 5
5 12345 Musterhausen
6

34
 8. Wie schreibt man Ehepaare korrekt an?

5
4
3
2
1 Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg
1 Frau Petra Meyer-Schnell
2 Herrn Dipl.-Ing. Markus Schnell
3 Mayerstraße 2
4 12345 Musterhausen
5
6

Der Ausdruck „Eheleute“ wirkt antiquiert und wird hauptsächlich von Behörden
verwendet. Es ist höflich, die Dame zuerst zu nennen, da sie nach den Eti-
ketteregeln auf gesellschaftli-cher Ebene die Ranghöhere ist. Besonders bei
Doppelnamen und akademischen Titeln ist diese Version vorteilhaft. Auch bei
gleichgeschlechtlichen Ehepaaren werden die beiden Partner*innen unterein-
ander angeschrieben.

5
4
3
2
1 Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg
1 Frau Maja Schöll
2 Frau Petra Schöll
3 Am Holzsteg 4
4 12345 Musterhausen
5
6

35
9. Wie werden Hausnummern, Wohnungsnummern und
Stockwerke richtig angegeben?

Beispiel 1: Hausnummern

5
4
3
2
1 Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg
1 Frau Oberstudienrätin
2 Eva Möller
3 Am Schwimmbad 4 a
4 12345 Musterhausen
5
6

Zwischen der Hausnummer und dem Buchstaben wird ein Leerschritt gesetzt.
Man kann entweder 4 a oder 4 A schreiben.

36
 Beispiel 2: Wohnungsnummern

5
4
3
2
1 Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg
1 Herrn
2 Marco Meismal
3 Maulwurfweg 1 // W 14
4 12345 Musterhausen
5
6

Nach der Hausnummer folgt ein Leerschritt, dann zwei Schrägstriche und
wieder ein Leerschritt. Danach ein W, ein weiterer Leerschritt und dann die
Nummer der Wohnung.

Beispiel 3: Stockwerksangaben

5
4
3
2
1 Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg
1 Herrn
2 Marco Meismal
3 Maulwurfweg 1 // 4. Stock
4 12345 Musterhausen
5
6

37
Nach der Hausnummer folgt ein Leerschritt, dann folgen zwei Schrägstriche
und nochmals einen Leerschritt. Nun kommt das Stockwerk.

10. Wie werden Ortsteilnamen im Anschriftfeld plat-

ziert?

5
4
3
2
1 Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg
1 Herrn
2 Mario Martin
3 Unterafferbach
4 Rosenweg 5 A
5 63841 Goldbach
6

Ortsteilnamen (hier: Unterafferbach) schreibt man direkt oberhalb der Straße

oder Postfachangabe.

11. Was ist bei Auslandsanschriften zu beachten?

Der Aufbau von Auslandsanschriften entspricht im Großen und Ganzen dem
der inländischen Anschriften. Es gibt jedoch die folgenden Besonderheiten:

► Auslandsanschriften werden in lateinischer Schrift und arabischen Zif-

fern geschrieben.

► Bestimmungsort und Bestimmungsland schreibt man in Großbuchsta-

ben.

38
 ► Das Bestimmungsland schreibt man immer in der Sprache des Absen-
derlandes.

► Den Bestimmungsort schreibt man, wenn möglich, in der Sprache des

Empfängerlandes und in Großbuchstaben (zum Beispiel FIRENZE statt
Florenz, BRUXELLES statt Brüssel, LIÈGE statt Lüttich, MILANO statt
Mailand).

► Die Anordnung der Bestandteile und deren Schreibung sind, wenn mög-
lich, der Absenderangabe der Korrespondenzpartnerin/des Korrespon-
denzpartners zu entnehmen.

► Das Bestimmungsland wird in der letzten Zeile der Anschrift angegeben.

5
4
3
2
1 JS Seminare, Jutta Sauer, Ilbenstraße 11 a, 63843 Niedernberg, All-
emagne
1 Madame
2 Madeleine Leblanc
3 Rue de Paris, 10
4 12345 LYON
5 FRANKREICH
6

39
IMPRESSUM Kontakt
Angaben gemäß § 5 TMG Telefon: 0228 - 9 55 01 20 (Kundendienst)
Telefax: 0228 - 36 96 480
VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG E-Mail: kundenservice@workingoffice.de
Theodor-Heuss-Straße 2-4 Internet: www.workingoffice.de
D-53177 Bonn Umsatzsteuer
Großkundenpostleitzahl: D-53095 Bonn Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz:
Handelsregister: HRB 8165 DE 812639372
Registergericht: Amtsgericht Bonn Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV
Vertreten durch den Vorstand: Johanna Schlamp-Ogawa
Richard Rentrop Theodor-Heuss-Straße 2-4
D-53177 Bonn
Autorin
Jutta Sauer berät seit vielen Jahren Unternehmen bei Corporate-Identity-Projekten und leitet Seminare & Workshops zu vielen Themen der schriftlichen und mündlichen Kommunikation. Sie
ist unter anderem Autorin mehrerer Fachbücher zum Thema Korrespondenz und Corporate Identity und schreibt darüber hinaus für Fachmagazine und Zeitschriften.

Streitschlichtung
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr.
Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum.
Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Haftung für Inhalte

Als Diensteanbieter sind wir gemäß § 7 Abs.1 TMG für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Nach §§ 8 bis 10 TMG sind wir als Diensteanbieter jedoch
nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen.
Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung der Nutzung von Informationen nach den allgemeinen Gesetzen bleiben hiervon unberührt. Eine diesbezügliche Haftung ist jedoch erst ab dem
Zeitpunkt der Kenntnis einer konkreten Rechtsverletzung möglich. Bei Bekanntwerden von entsprechenden Rechtsverletzungen werden wir diese Inhalte umgehend entfernen.

Haftung für Links

Unser Angebot enthält Links zu externen Websites Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die
Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Die verlinkten Seiten wurden zum Zeitpunkt der Verlinkung auf mögliche Rechtsverstöße
überprüft. Rechtswidrige Inhalte waren zum Zeitpunkt der Verlinkung nicht erkennbar.
Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden
wir derartige Links umgehend entfernen.

Urheberrecht
Die durch die Seitenbetreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Ver-
wertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen der schriftlichen Zustimmung des jeweiligen Autors bzw. Erstellers. Downloads und Kopien dieser Seite sind nur für den privaten,
nicht kommerziellen Gebrauch gestattet.
Soweit die Inhalte auf dieser Seite nicht vom Betreiber erstellt wurden, werden die Urheberrechte Dritter beachtet. Insbesondere werden Inhalte Dritter als solche gekennzeichnet. Sollten Sie
trotzdem auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Inhalte um-
gehend entfernen.

Bildnachweis
Adobe Stock, https://stock.adobe.com/de/

Realisation und technische Betreuung der Internetseite

Constructiva Solutions GmbH
E-Mail: kontakt@constructiva.de
Internet: www.constructiva.de

© VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

40