®

BüroWARE
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE® 5.2005

UPDATE

Eine Frage der Zeit gotomaxx hat’s ! „EMSig“ kreativ ... Weihnachtswünsche mobile.de

Nur eine Frage der Zeit ...
Elektronische Rechnung
wohl bald Standard.
Die vorsteuerabzugsfähige ... und erfolgreich ! Beste Weihnachtswünsche eBay’s Tochter macht’s vor:
Signaturlösung für den SoftENGINE-Partner EMS und ein weltmeisterliches Wie man durch Einsatz
Rechnungsversand per Datensysteme entwickelt Jahr 2006 ! moderner Technik ruck
E-Mail. BüroWARE® Spezial- zuck eine Menge Geld und
lösungen. Zeit (ein)sparen kann.

Sehr geehrte BüroWARE®-Anwender und UPDATE-Leser,

mit den besten Wünschen für geseg-
nete Weihnachtstage und einen guten
Rutsch ins neue Jahr 2006 begrüße ich
Sie zur letzten Ausgabe von UPDATE in
diesem Jahr. Vielleicht finden Sie in die-
ser Ausgabe ja bereits ein willkommenes
„Vorweihnachtsgeschenk“ in Form einer
wertvollen Entdeckung. Denn mit un-
serem Hauptthema „Elektronischer Rech-
nungsversand per E-Mail“ verbinden sich
möglicherweise erhebliche Einsparpoten-
tiale für Sie.
Gerade Unternehmen, die regelmäßig
ein hohes Aufkommen an Rechnungen
haben und diese bis dato per Post an
ihre Kunden verschicken, profitieren en-
orm von den wegfallenden Porto- und
Versandkosten. Das Beispiel der eBay-
Tochter mobile.de (siehe Artikel auf S. 4)
zeigt eindrucksvoll, wie sich eine Signa-
tur-Komplettlösung binnen kürzester Zeit
mehr als amortisiert.
Apropos hocheffiziente Lösungen: In un-
serem Partner-Portrait stellen wir diesmal
die EMS Datensysteme GmbH aus Ober-
kochen vor. Das Team von Ralf Suelzle
beweist bereits seit Jahren hohe Lö-
sungskompetenz mit zahlreichen selbst-
entwickelten BüroWARE® Branchen-
und Speziallösungen.
Viel Freude beim Lesen der letzten Aus-
gabe des Jahres wünscht Ihnen
Matthias Neumer, Geschäftsführer

Nur eine Frage der Zeit ... Elektronische Rechnung Standard

Obwohl schon seit 2001 erlaubt, hat sie
Eine Frage der Zeit sich im Geschäftsleben noch nicht wirk-
lich durchgesetzt. Aber das dürfte wohl
nur noch eine Frage von sehr kurzer Zeit
Information: sein. Denn die qualifizierte elektronische
www.signtrust.de Signatur bietet insbesondere für Gewer-
betreibende nur Vorteile. Und die sind
erheblich und vielfältig.
Wird sie konsequent eingesetzt, kann die
qualifizierte elektronische Signatur dazu
beitragen, Kosten beträchtlich zu senken.
Insbesondere der geringere Zeitaufwand
– beispielsweise bei Korrespondenz und
Rechnungsstellung – sowie die Ersparnis
bei Porto und Büromaterial können sich
in der GuV deutlich bemerkbar machen.
Ein großer Vorteil für ...
P Fortsetzung auf Seite 2
 BüroWARE® UPDATE 5.2005 Seite 2

Q Fortsetzung von Seite 1 geschrieben. Ohne dieses erlangt eine matisiert und läuft anonym vonstatten,
Eine Frage der Zeit ... den Rechnungsempfänger liegt darin elektronisch erstellte Signatur keine ohne dass Mitarbeiter Datenzugriff ha-
begründet, dass Rechnungen, die mit Rechtsgültigkeit und kann dementspre- ben. Die Erstellung dieser elektronischen
qualifizierter elektronischer Signatur nach chend nicht als vollwertige Alternative Signatur basiert auf einem komplexen
Information: den gesetzlichen Bestimmungen erstellt zur manuell ausgeführten Unterzeich- mathematischen Verfahren. Darin liegt,
www.signtrust.de werden, komplett vorsteuerabzugsfähig nung genutzt werden. Die qualifizierten so die übereinstimmende Meinung zahl-
sind. Grundlage für den Einsatz ist das elektronischen Signaturen werden von reicher Experten, ein sehr großer Sicher-
Gesetz über Rahmenbedingungen für so genannten „Trust Centern“ verge- heitsgrad. Eine Unterschrift per Hand sei
elektronische Signaturen (SigG 2001). ben. Dort werden sämtliche Daten zur bedeutend leichter zu fälschen als eine
Signierung und auch zur Verifikation elektronische Signatur, und diese sei
Höchster Sicherheitsstandard gelagert. erheblich sicherer, betonen Computer-Si-
Um Manipulationen weitgehend aus- cherheitsexperten.
zuschließen, hat der Gesetzgeber – in Das technische Verfahren
Abstimmung mit den anderen EU-Mit- Auf einer Chipkarte wird nach dem Zu- Der Vorteil dabei:
gliedsstaaten – ein umfassendes Sicher- fallsprinzip ein Code zu einer Signatur Eine qualifizierte elektronische Signatur
heits- und Identifikationsverfahren vor- gespeichert. Dieser Vorgang ist auto- wird mit allen anderen elektronischen
Absenderseite Daten eines Dokuments oder einer Rech-
Art der Bereitstellung nung verknüpft. Über ein standardisiertes
Batch-Signaturunterstützung, Direkt-Signaturunterstützung
Signatur von bestehenden Dateien im Einzel- oder Massenverfahren. Internet/SMTP
Versand per E-Mail/Einzel- oder
Verifikations-Verfahren („Hash-Code“-Ab-
Absenderseite Massenversand von E-Mail gleich) kann der Empfänger die Identität
Archivierung über maxx ARCHIV SERVER, 6 des Unterzeichners eindeutig feststel-
optionale Scan-Schnittstelle
7a
len. Und: Er kann nachprüfen, ob das
maxx SECURE SCAN
5 elektronisch übermittelte und signierte
Art der Bereitstellung Dokument während des Datentransfers
Internet/eBILLING
Absenderseite Bereitstellung über die eBILLING-
unverändert geblieben ist.
7b
MAPI/E-Mail Trustcenter Anwendung maxx WEB BILLER
SMTP/E-Mail 4
(extern) Komplettlösung
Verifikation
Signierung

FTP/Hosting
mit Deutsche Post AG
gotomaxx, Partnerunternehmen der Soft-
Signierung Signaturserver ENGINE GmbH, hat sich dem Thema „qua-
3 (inhouse)
Absenderseite lifizierte elektronische Signatur“ schon
PDF und qualifizierte,
8
Empfängerseite früh gestellt und mit dem gotomaxx-
elektronische Signatur
Archivierung über maxx SIGNATUR- Signaturworkflow ein rechtssicheres Pro-
2 ARCHIV V1.0/kf (kostenfrei) dukt in Kooperation mit dem Trustcenter
oder maxx ARCHIV SERVER der Deutschen Post AG entwickelt. Per
1 9
Absenderseite Mausklick signieren Sie jedes Dokument
Drucken an maxx PDFMAILER SERVER – einfach und kostengünstig. Welche
mit maxx SECURE SIGN
Empfängerseite Auswirkungen der Einsatz beim Internet-
Absenderseite portal mobile.de schon nach kurzer Zeit
IT-Struktur im Haus des Empfängers,
IT-Struktur im Haus, Softwareanwendungen im Firmennetzwerk:
Warenwirtschaft, Fakturierung, ERP/Branchensoftware, Texverarbeitung
Softwareanwendungen auf dem PC oder im Firmennetzwerk hatte, lesen Sie auf Seite 4. ^

gotomaxx hat’s ! Die vorsteuerabzugsfähige

Signaturlösung für den Rechnungsversand per E-Mail
Eine „amtliche Lösung“ für den digitalen TRUST-Services direkt nutzen. Die Emp- anerkennung durch die Finanzverwaltung.
gotomaxx hat’s Rechnungsversand hat jetzt SoftENGINE- fänger der online zugestellten Rech- Ein Risiko, auf das jeder Geschäftsmann
Partner gotomaxx im Angebot: den „go- nungen können so den sofortigen Vor- gerne verzichtet.
tomaxx-Signaturworkflow“. In offizieller steuerabzug geltend machen. Die dafür
Information: Kooperation mit der Deutschen Post Com, erforderliche qualifizierte Signatur wird Schnell und einfach nutzbar
www.gotomaxx.de „SIGNTRUST“ hat gotomaxx eine 100 % inhouse über eine SIGNTRUST BOX/ Das System lässt sich sehr schnell in na-
Telefon 0 63 92. 9 95-2 30 rechtsgültig qualifizierte und damit Signaturbox bzw. einen Signaturserver hezu jede Software-Umgebung integrie-
info@gotomaxx.de vorsteuerabzugsfähige Lösung für den generiert oder extern über den Online- ren und funktioniert danach wünschens-
Versand von Rechnungen per E-Mail ent- Dienst SIGNTRUST NET. wert einfach bzw. nahezu vollautomati-
gotomaxx software GmbH wickelt. Anwender können damit erheblich siert. Zum Generieren der elektronischen
Alte Bundesstraße 10, 16 Porto- und Versandkosten sparen (siehe Rechtlich 100 % wasserdicht ! Rechnungen im PDF-Format (maxx PDF-
76846 Hauenstein/Pfalz auch Artikel zu „mobile.de“ auf Seite 4). Die aktuelle Gesetzeslage besagt: Ein MAILER Server) und der Signaturen (maxx
Vorsteuerabzug ist bei elektronischen SECURE SIGN + SIGNTRUST-Modelle) ge-
In offizieller Partnerschaft mit Rechnungen nur dann möglich, wenn die- nügt das Auslösen eines simplen Druck-
Deutsche Post Com se mit einer qualifizierten elektronischen befehls, so wie man es ja auch von ande-
Mit maxx PDFMAILER Server, ergänzt um Signatur – ggf. mit Anbieter-Akkreditie- ren gotomaxx-Tools kennt.
das Plug in maxx SECURE Sign, können rung – versehen sind. Andere papierlose
Unternehmen die benötigten DP-SIGN- Verfahren tragen das Risiko der Nicht- P Fortsetzung auf Seite 3
 BüroWARE® UPDATE 5.2005 Seite 3

gotomaxx hat’s
Detail-Information:
www.gotomaxx.com/html/de/
sign_wfl.php
P Fortsetzung von Seite 2 talen Originale der Rechnungen für spä- ben Unternehmen also eine echte Kom-
„Klar, dass Unternehmen das gerne nut- tere Steuerprüfungen bereithalten. plettlösung für den rechtsgültigen, elek-
zen“, sagt Geschäftsführer Matthias Mit dem gotomaxx-Signaturworkflow ha- tronischen Rechnungsversand. ^
Neumer. „Nicht nur aufgrund der Ein-
sparungspotentiale und des finanztech-
nischen Vorteils für den Empfänger der
Rechnungen. Denn unsere Lösung ist
zudem äußerst lukrativ und lässt sich
kurzfristig amortisieren.“ Sicher für viele
Unternehmen ein wichtiges, mitentschei-
dendes Argument.

All in One
Der komplette gotomaxx-Signaturwork-
flow umfasst die Tools maxx PDFMAI-
LER Server, maxx SECURE SIGN, SIGN-
TRUST BOX oder -NET, den maxx AR-
CHIV SERVER sowie auf Empfängerseite
das kostenfrei erhältliche maxx SIGNA-
TURARCHIV V1.0/kf. Letzteres dient dem
Empfänger der Rechnungen zu deren
Archivierung. Denn dieser muss die digi-

„EMSig“ kreativ und erfolgreich ! SoftENGINE Partner

EMS Datensysteme entwickelt BüroWARE® Speziallösungen
„EMSig“ kreativ ...
Information:
EMS Datensysteme
Zeppelinweg 18
73447 Oberkochen
www.ems-datensystems.de
Eine „gute Nase“ für den Bedarf des Mark-
tes hat das Team von EMS Datensysteme
bereits mehrfach bewiesen. Denn die Pro-
dukte und Entwicklungen aus der „IT-Küche“
von Ralf Suelzle erfreuen sich bester Nach-
frage bei Kunden verschiedenster Bran-
chen: Versandhandel, Gebäudereiniger,
Zweiradbranche u. v. m. Spezialisiert hat
sich das schwäbische System- und Soft-
warehaus mit Sitz in Oberkochen auf Spe-
ziallösungen auf Basis der kaufmännischen
Softwarelösungen Marke SoftENGINE.
Zum Beispiel bwCommerce
Das Besondere an diesem Shopsystem ist
die Integration aller BüroWARE® Preis-
findungsmodelle wie z.B. Adress- und
Artikel-Sonderkonditionen, Adress- und
Warengruppen, Staffelpreise, etc. Diese
Konditionen können direkt an den Online-
Shop übergeben werden und stehen dem
Shopbesucher zur Verfügung. Alle Online-
Daten wie Neukunden, Kundenände-
rungen, Lieferadressen und Shop-Bestel-
lungen werden in BüroWARE® importiert
und können sofort weiter bearbeitet wer-
den. Für die BüroWARE® Auktionssteue-
rung mit dem VSD eBay Tool wurde zudem
ein „Shop ebay Connector“ entwickelt, der
das perfekte Zusammenspiel zwischen Bü-
roWARE® und dem Online-Handel abrun-
det. Kein Wunder, dass diese Komfortlösun-
gen auf dem eCommerce-Markt „EMSig“
nachgefragt werden. Kompliment für so
viel kreatives Know how ! ^

Schon lange ...

Bereits seit 1994 pflegt EMS als autori-
sierter BüroWARE® Vertriebs- und Lö-
sungspartner eine „enge und sehr gute
Zusammenarbeit mit SoftENGINE“, sagt
Gründer und Geschäftsführer Ralf Suelz-
le. „Für uns war es damals die langfristig
absolut richtige Entscheidung, die Fach-
handels-Kooperation mit SoftENGINE
Vorschau einzugehen. Mit BüroWARE® konnten
wir Kundenwünsche exzellent umsetzen
und diverse neue Lösungen schaffen, die
am Markt bestens funktionieren.“

Echte, erfolgreiche Highlights

^ NEU: BüroWARE®
Textillösung
^ Tischlereibedarf Wesseley
setzt auf BüroWARE®
^ Cebit 2006
^ Rückblick Endkunden-
roadshow
Zu den Speziallösungen von EMS zählt
neben dem Online-Ersatzteilkatalog „Tech-
Parts“ vor allem die neue BüroWARE® On-
line-Schnittstelle „bwShopware“. Dies ist
eine BüroWARE®-Anbindung für MySQL-
basierende Online-Shopsysteme wie z.B.
„osCommerce“, das xanario Shopsystem,
Oxid-Shop oder das Cosmoshop-System.
 BüroWARE® UPDATE
Leseranschrift:
SoftENGINE GmbH • Alte Bundesstraße 10,16 • 76846 Hauenstein
Beste Weihnachtswünsche
und ein weltmeisterliches Jahr 2006 !
Liebe BüroWARE®-Kunden und UP-
Beste Weihnachts-
DATE-Leser,
wünsche !
wir, das Team von SoftENGINE, wün-
schen Ihnen für die bevorstehenden
Information: Weihnachtstage und das kommende,
www.softengine.de spannende Jahr 2006 alles erdenklich
Gute: Gesundheit, Harmonie und Erfolg
in all Ihren Unternehmungen !
Gerne tragen wir mit unseren Entwicklun-
gen und Service-Leistungen auch in 2006
dazu bei, dass Ihr Erfolg wächst und
dass Ihr Unternehmen beruhigt wachsen
kann ! Denn unsere Philosophie lautet:
Gemeinsam wachsen – Gemeinsam
den Erfolg steigern !
eBay’s Tochter macht’s vor ... Wie man durch Einsatz moderner
Technik ruck zuck eine Menge Geld und Zeit (ein)sparen kann
Wie man durch Einsatz moderner Tech-
mobile.de nik ruck zuck eine Menge Geld und Zeit
(ein)sparen kann, beweist eBay’s Vor-
zeigetochter mobile.de, die marktfüh-
Information: rende Internet-Plattform für den An- und
www.mobile.de Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen.
Pascal Tomaschek, Product Wie bei der Mutter eBay ist es die große
Manager Menge der unterschiedlichen Beträge, die
mächtig zu Buche schlagen.
Und wie machen die Leute von mobile.
de das ? Sie nutzen den digitalen Rech-
nungsversand per E-Mail und sparen sich
so jeden Monat ca. 25.000 mal das Porto
und den Zeitaufwand für den „normalen“
Weg per Post. Ein erhebliches „Sümm-
chen“!
Alles ganz „normal“ ...
Obwohl „normal“ dürfte es ja schon bald
gar nicht mehr heißen, Rechnungen per
Post zu verschicken. Denn der Rech-
nungsversand per E-Mail ist wohl dem- „Einfacher geht’s nicht“
nächst nicht nur bei mobile.de Standard. Pascal Tomaschek, Product Manager bei
Beste Xmas-Grüße aus Hauenstein von
Ihrem Team SoftENGINE
PS: EXTRA für Sie !
Mit dem Jahres- und Urlaubsplaner von
BüroWARE®/SoftENGINE haben Sie das
Jahr 2006 immer gut im Auge ! ^ Datenübertragung aus systemgeprüf-
Angesichts der enormen Einsparpotentia-
le und leichten Nutzbarkeit der neuen
Technik ja auch kein Wunder.
... bei mobile.de
mobile.de erstellt monatlich über das ei-
gene Warenwirtschaftssystem ca. 25.000
Rechnungen. Und die lassen sich die
Berliner bequem vollautomatisiert in
PDFs umwandeln, rechtssicher mit einer
elektronischen Signatur versiegeln, um
sie anschließend als E-Mail-Anhang an
ihre Kunden zu verschicken. Das System,
mit dem mobile.de diese Prozess- und
Kostenoptimierungen erreicht, ist der
gotomaxx-Signaturworkflow, bestehend
aus dem PDF-Generator maxx PDFMAI-
LER SERVER Professional V.3.0., dem
Signierungstool maxx SECURE SIGN und
einer Inhouse-SIGNTRUST BOX.
5.2005 Seite 4
SoftENGINE GmbH
Alte Bundesstraße 10,16
76846 Hauenstein
Telefon 0 63 92. 9 95 - 0
Telefax 0 63 92. 9 95 - 5 99
E-Mail info@softengine.de
www.softengine.de
Bitte beachten Sie
Maschinelle DEÜV- und Beitrags-
nachweis-Meldungen ab 2006 obli-
gatorisch.
Nach dem Verwaltungsvereinfachungs-
gesetz dürfen ab 1. Januar 2006 die
Meldungen zur Sozialversicherung nur
durch gesicherte und verschlüsselte
ten Programmen oder mittels maschi-
nell erstellter Ausfüllhilfen abgegeben
werden. Die bislang möglichen Mel-
dungen in Papierform gehören da-
mit endgültig der Vergangenheit an.
Selbstverständlich stellt die SoftENGI-
NE mit der BüroWARE® die Übertra-
gung mittels DEÜV sicher. ^
mobile.de, zeigt sich sehr zufrieden: „Mit
dem gotomaxx-Signaturworkflow haben
wir ein perfektes System und unseren
„Belegversand“ binnen kürzester Zeit
wirklich optimiert. Installation und Inte-
gration der Signaturkomponenten „PDF-
MAILER SERVER“ und „SIGNTRUST BOX“
waren schnell über die Bühne. Und die
Nutzung ist ja dank der Automatisierung
so, dass man nur sagen kann: Einfacher
kann man nicht Kosten senken.“ ^