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Entscheidungs-

prozesse

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Time Boxing

Meetingmonster

Der kleine
Meeting-Knigge
Tipps für die effiziente Meeting-Kultur
Besprechungen einfach
effizienter gestalten Oftmals werden in einer Besprechung verschiedene Themen von
mehreren Teilnehmern eingebracht. Damit eine Besprechung effizient
verläuft, müssen Rechte und Pflichten für Teilnehmer und die Be­
sprechungsleitung festgelegt werden. Diese beziehen sich auf alle
drei Phasen einer Besprechung: die Vorbereitung, die Durchführung
Besprechungen sind essenziell, wenn es darum geht, Themen aus­ und die Nachbereitung.
führlich zu behandeln, Perspektiven zu integrieren und komplexe
2 Entscheidungen zu treffen. Damit Besprechungen nicht zu Meetingmonstern werden, sollten
3
die größten Ärgernisse von vornherein unterbunden werden. Dieser
Als Mittel zur Information sind Besprechungen dagegen selten ge- Meeting-Knigge bietet Hilfestellungen, wie beispielsweise Dauer-
eignet. Im Zeitalter der Digitalisierung müssen Informationen breit sprecher, fehlende Ziele und Agenden, Verwendung von Laptops
und frühzeitig zur Verfügung gestellt werden. Jeder entscheidet dann und Smartphones, lange Reisezeiten sowie reines Vorlesen von
selber, welche Information er wann abruft. Wie Sie auf Meetings Präsentationen vermieden werden können.
verzichten oder Besprechungen entschlacken, ist ein Thema für sich.
Viel Spaß bei der Lektüre und freundliche Grüße
In dieser Broschüre möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie wichtige DB Training in Kooperation mit dem Meetingeffienz-Team
Besprechungen effizienter gestalten.
Grundsätze
einer effizienten
Besprechungskultur
In einer Besprechung so In Besprechungen so Schnelle Entscheidungen.
4 wenig Informationen wie viel Diskussion und Vielleicht geht es anders
5
möglich. Dialog wie nötig. auch schneller.

Nutzen Sie andere Fördern Sie die Wenden Sie moderne


Möglichkeiten zur Integration aller Entscheidungs- und
Information. Perspektiven. Konflikttechniken an.

Fördern Sie Trans- Nutzen Sie das Sicher genug, es


parenz, nutzen Sie Wissen aller, fördern auszuprobieren?
Digitalisierung! Sie die Akzeptanz! Zustimmung!
Rechte und Pflichten
Rechte und Pflichten der Teilnehmer

Vorbereitung

der Teilnehmer Checkliste Grundlagen


Hinterfragen Sie die Angemessenheit der Agenda.

Nehmen Sie nur an Meetings mit für Sie relevanten Tages­


ordnungspunkten teil. Knüpfen Sie Ihre Teilnahme an für Sie
relevante Tagesordnungspunkte.

Fordern Sie die angemessene Vorbereitung der


6 Tagesordnungspunkte.
7

Fordern Sie bei komplizierten Inhalten die frühzeitige Bereitstel­


lung von Informationen.

Bereiten Sie sich selbst angemessen vor, um Ihren Teil zur Zieler­
reichung beizutragen.

Nehmen Sie nur an Besprechungen teil,


deren Ziele Sie kennen und teilen.
Rechte und Pflichten der Teilnehmer Rechte und Pflichten der Teilnehmer

Durchführung Nachbereitung

Checkliste Grundlagen Checkliste Grundlagen


N
 ehmen Sie nur an Besprechungen teil, die Sie für sinnvoll halten. Akzeptieren Sie nur Protokolle mit klar formulierten und
terminierten Arbeitsaufträgen.
F
 ordern Sie z. B. Video- oder Telefonkonferenzen ein (keine Prä­
senzpflicht). Besprechen Sie Unklarheiten bilateral mit dem Besprechungsleiter.

F
 ordern Sie den pünktlichen Beginn der Besprechung ein. Vertrauen Sie einander und verweigern Sie die Verabschiedung von
Protokollen.
8 Fordern
 Sie die Verlagerung von reiner Information in 9
innovative Formate ein. Fordern Sie die Nachhaltigkeit von Entscheidungen ein.

F
 ordern Sie die Behandlung von Fragen und Entscheidungen ein. Fordern Sie die Bearbeitung
von Arbeitsaufträgen ein.
S
 prechen Sie Teilnehmer an, die keinen erkennbaren Beitrag
leisten.

F
 ordern Sie bei Monologen etc. eine aktive Moderation ein.

V
 erlassen Sie Besprechungen ohne weiteren Mehrwert.

Beenden Sie Besprechungen vor


Ablauf der angesetzten Zeit.
Rechte und
Rechte und Pflichten des Besprechungsleiters

Vorbereitung

Pflichten des Checkliste Grundlagen

Besprechungsleiters Was ist das Ziel der Besprechung?

Wie kommunizieren Sie das Ziel im Vorfeld?

10 Wer ist unerlässlich zur Erreichung dieses Ziels? 11


Wer kann ggf. später hinzugezogen werden? Erlauben Sie nur einen
Teilnehmer pro Bereich, um Meeting-Tourismus zu vermeiden!

Wie viel Zeit brauchen Sie mindestens?


Gehen Sie sparsam mit der Zeit Ihrer Kollegen um!

Sollten Unterlagen im Vorfeld zur Verfügung gestellt werden?


Wenn ja, achten Sie auf eine pyramidale Aufbereitung der Inhalte!

 raucht das Ziel eine Agenda?


B
Reicht dynamisches Agendabuilding?
Rechte und Pflichten des Besprechungsleiters

Durchführung

Checkliste Grundlagen Checkliste Grundlagen


W
 ie viel Zeit brauchen die Teilnehmer für eine Wie stelle ich sicher, dass die Arbeitsatmosphäre angenehm ist
optimale Vorbereitung? (z. B. Differenzen sind okay, Zuhören vs. Dominieren, Loben vs.
Kritisieren, Langeweile vermeiden, non-verbale Signale anspre­
Was ist der ideale Ort für die Besprechung? chen, pünktlicher Beginn und Abschluss)?

Welche Haltung und Erwartungen bringen die Teilnehmer mit


12 Müssen alle Teilnehmer an einem Ort sein? (z. B. Check-in-Runde, Erwartungsabfrage)? 13
Wie werden Entscheidungen getroffen und Einwände bewertet
Wie sollte der physische oder virtuelle Ort ausgestaltet sein? (siehe Ergänzungsmöglichkeiten)?

Wie gehe ich mit Konflikten um (z. B. Governance Meeting,


Welches Besprechungsformat bietet sich idealerweise an? gewaltfreie Kommunikation)?

Dokumentieren Sie die Ergebnisse des Meetings. Diverse


W
 elche Materialien, Methoden und Tools brauchen Sie zur Unter­
Alternativen finden Sie in den Ergänzungsmöglichkeiten.
stützung eines effizienten Besprechungsverlaufs?

Stellen Sie sicher, dass die Besprechung als positives Erlebnis


wahrgenommen wird.
Rechte und Pflichten des Besprechungsleiters

Nachbereitung

Checkliste Grundlagen Checkliste Grundlagen


W
 urden die Ziele erreicht? Mit welchen Stakeholdern muss kommuniziert werden?

W
 as wurde entschieden, und wer hat die Umsetzungsverant- Was ist im Meeting gut gelaufen?
wortung übernommen?
Was ist im Meeting schlecht gelaufen?
W
 as wurde vertagt, und wer hat die Themenverantwortung
übernommen? Evaluieren Sie, welche Verbesserungsmöglichkeiten
14 es für das Meeting gibt! 15
W
 urden alle Aufträge angemessen dokumentiert?

Wie wird die Bearbeitung der Aufträge nachgehalten?

Wie werden Informationen aus dem Meeting kommuniziert?

Wie werden Ergebnisse des Meetings kommuniziert?


Ergänzungs-
möglichkeiten
Cloud und Gruppenlaufwerke
Stellen Sie alle Unterlagen über die Cloud oder über Gruppenlauf­
werke zur Verfügung (kein Versand von Dokumenten und Dateien).
Auf diese Weise können bereits im Vorfeld zusätzliche Hinweise und
Unterlagen beigebracht werden, und Sie reduzieren den Umfang Ihrer
E-Mails. Solange die Dateien nicht vertraulich sind, können Sie ex­
terne Anbieter nutzen. Für vertrauliche Informationen bietet sich
eine interne, von der IT freigegebene Cloud-Lösung an.
16 17
Webkonferenzen
Nutzen Sie alle Möglichkeiten zur virtuellen Durchführung Ihrer Be­
sprechungen. Je weniger Zeit für den Transfer in andere Räume, andere
Gebäude oder Orte verloren geht, umso besser. Besonders geeignet
für Präsentationen in größeren Gruppen ist eine WebEx-Konferenz.
Für kleinere webbasierte Videokonferenzen gibt es diverse Anbieter.
Zeichnen Sie Ihre Webkonferenz auf und stellen Sie den Mitschnitt al­
len Interessenten zur Verfügung. Abhängig von der Vertraulichkeit
der Inhalte ist ein angemessener Kommunikationsweg zu beachten.
Öffentliche Protokolle Return on Time Invested (ROTI)
Protokolle, die nur einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern zugänglich Der ROTI ist eine einfache Methode, um die Zufriedenheit der Teil­
gemacht werden, erreichen auch nur einen geringen Adressatenkreis. nehmer eines Meetings zu ermitteln. Üblicherweise werden dabei
In einem transparenten Arbeitsumfeld werden Protokolle – bereinigt drei Fragen mit Noten (1–5) bewertet. (Z. B.: Wie zufrieden bist Du
um Informationen zu einzelnen Personen und Themen die rechtlichen mit dem Ergebnis des Meetings? Wie zufrieden bist Du mit Deinem
Vorbehalten unterliegen (z. B. Unternehmensübernahmen) – mög­ eigenen Beitrag?) Es bietet sich der Einsatz entsprechender web-
lichst vielen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. basierter IT-Tools an.

18 19
Kanban-Boards Net Promoter Score (NPS)
Eine gute Methode, um die Bearbeitung und Delegierung von Aufga­ Der NPS kommt aus dem Marketing. Er misst die Bereitschaft der
ben transparent zu dokumentieren und nachzuverfolgen, sind die un­ Kunden, z. B. der Teilnehmer, das Produkt, z. B. ein regelmäßiges
terschiedlichen Möglichkeiten eines Kanban-Boards. Meeting, weiterzuempfehlen. Das Verfahren ist deutlich kritischer als
der ROTI.

User-Storys
Die User-Story ist eine gute Methode, um Anforderungen kurz und
knapp zu beschreiben. Sie beschreiben Aufträge in Bezug auf das Ziel
und den Nutzen für definierte Rolle (z. B. den Kunden).
Entscheidungen
Konsens- und autoritäre Einzelentscheidungen sind nicht immer opti­
mal. Nutzen Sie alternative Methoden (z. B. Konsentverfahren oder
Meeting-Hygiene systemisches Konsensieren). Binden Sie mehrere Perspektiven ein,
zur Not, indem Sie diese auf die Teilnehmer verteilen (z. B. „6 Denk­
Vereinbaren Sie Verhaltensregeln für Ihre Besprechungen: Bilden Sie
hüte“).
z. B. einen Phone-Stack (alle Teilnehmer legen zu Beginn Ihre Mobil­
telefone auf einen Stapel) oder erlauben Sie explizit die Arbeit am
Laptop, wenn diese zur Mitschrift dienen.
20 IT-Tools 21
Unterlagen Es existieren diverse Anwendungen, welche die Zusammenarbeit und
Diskussion in größeren Gruppen verbessern (z. B. One Note, Tricider).
Verzichten Sie auf Präsentationen und stellen Sie Zusammenfassun­ Informieren Sie sich hierzu auf der Meeting Power Bar und prüfen Sie
gen zur Verfügung („Amazon-Modell“). Präsentieren Sie nur Bilder den Einsatz mit den verantwortlichen Stellen in Ihrem Umfeld.
(„Pecha Kucha“). Unabhängig vom Medium sollten Sie auf einen
pyramidalen und unterhaltsamen Aufbau achten.
Dokumentation
Nutzen Sie alternative Dokumentationen: Bilden Sie im Meeting
einen „Themenspeicher“ und/oder visualisieren Sie die besprochenen
Themen auf Flipcharts („Graphical Visualization“).
Können die wichtigsten
Entscheidungsbaum Teilnehmer und alle
Versuchen Sie,
Entscheidungsträger
auf andere Art
Nutzen Sie andere Kollaborations- und Weise als teilnehmen?
Tools/-Instrumente. Nutzen Sie mit einem Hat das Meeting dennoch einen Wert? Steht genug Zeit zur
Kollaborationssoftware, organisieren Meeting Ihr Kann die Gruppe einen wichtigen Verfügung, um das
Sie einen Gruppen-Chat, setzen Sie Ziel zu Beitrag zum Thema/zur Sache liefern? gewünschte Ergebnis,
Treffen
Umfrage- oder Entscheidungs-Tools ein. erreichen. Wenn nicht, stoppen Sie hier und die gewünschte Wirkung Steht ein kompetenter
Sie sich
treffen Sie sich nicht. zu erreichen? Moderator zur Verfügung?
nicht.
Auf geht’s!
Ist das
Einem sinnvollen
Thema 01 NÖ 02 00
Existiert eine JA 14 JA 16 JA 18 Meeting steht
wichtig? Agenda mit nichts im Wege.
NÖ 08 klaren Zielen des
JA 03 JA 04 Beschränken Meetings? Erledigt Erledigt Erledigt
Sie die Teil-
nehmerzahl.
Beschränken JA 09 JA 12 NÖ 13 NÖ 15 NÖ 17
Könnte das Thema NÖ 05 NÖ 06 Sie die
22 durch eine Teilnehmer 24
alternative Form der Erledigt
Erledigt auf die
Zusammenarbeit unmittelbar
JA 10 Erstellen Sie eine Finden Sie einen Leiter des
gelöst werden? Muss wirklich Agenda und Meetings. Sie benötigen eine
betroffenen Passen Sie die Ziele an
jeder NÖ 11 benennen Sie Person, die das Meeting neutral
JA 07 und oder verschieben Sie
an diesem Ziele. Definieren zum gewünschten Ziel führt und
relevanten Sind von den das Meeting. Stellen
Meeting Sie das für die Einbindung aller
Personen. wichtigsten Sie sicher, dass
teilnehmen? gewünschte Beteiligten sorgt. Wenn Ihnen
Teilnehmern sinnvolle Schritte im
Sorgen Sie für Vorbereitung und Ergebnis bzw. die Zeitrahmen erreicht niemand zur Verfügung steht und
Hat die Gruppe Vorarbeiten zu Vorleistung der Teilnehmer. So viel Wirkung des
Entscheidungs- leisten? werden können. Sie Ihre Meetings gerne
Arbeit wie möglich sollte vor dem Meetings sowie Vertagen Sie ansonsten abwechslungsreicher und
befugnis und die Meeting geschehen, um die eigentliche den Prozess, um
Autorität, sofort das Meeting. effizienter gestalten möchten,
Meeting-Zeit auf ein Minimum zu dahin zu erhalten Sie Unterstützung beim
Schritte vorzu- reduzieren. Unbeteiligte Teilnehmer gelangen.
nehmen oder MX-Agenten. Geschulte
verursachen Kosten und Demotivation. Kolleginnen und Kollegen beraten
Handlungen zu
veranlassen? Sie kostenlos und helfen Ihnen,
wenn gewünscht, bei der
Moderation.
Entscheidungsbaum

Brauchen wir ein Why Am I Talking


Wann sollte ich mich zu Wort melden?

Meeting? Kann ich einen


wichtigen Beitrag leisten? NÖ NÖ
Habe ich einen
Beitrag zum Thema?
JA JA

Ist dies wirklich


der richtige Zeitpunkt, NÖ NÖ Bin ich dran?
um sich zu melden?
JA JA
25 26 27
Handelt es sich um eine Hat jemand sich
Tatsache oder um eine Meinung bereits in einer
JA
Meinungsäußerung? ähnlichen Richtung
geäußert?
Tatsache NÖ

Ist der Beitrag


Teil meiner Rolle?

Ich fasse mich kurz und


JA versuche nicht, die anderen NÖ
zu beeindrucken.
Wann sind
Sie effizient?
Regelbesprechungen
OE-intern Maximal 1x pro Quartal persönlich
Dauer < 60 Minuten
Weeklys oder Dailys à 15 Minuten
28 29
Alle Besprechungen
OE-übergreifend Maximal 6x pro Jahr persönlich
Optimal: 5 Teilnehmer (+/– 2) Dauer < 120 Minuten
Im Schnitt: 40 Minuten (+/– 20) Bi-Weeklys à 15 Minuten
Im Schnitt: 25 % der Arbeitszeit in Meetings
Informationsanteil < 20 %
Entscheidungsanteil > 20 %
Diskussionsanteil ≈ 30 % Ein Drittel weniger Teilnehmer einladen als bisher.
Erlebnischarakter > 80 % Die Meetingdauer um bis zu 50 % reduzieren.
Virtualitätsgrad > 70 %
Kontakt
Deutsche Bahn AG
DB Training, Learning & Consulting
Solmsstraße 18
60486 Frankfurt am Main

www.db-training.de/meeting-knigge

Herausgeber
Deutsche Bahn AG
Marketingkommunikation
Karlstraße 6
60329 Frankfurt am Main