Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
zum
Veranstaltungsmanagement
an der
Karl-Franzens-Universität Graz
INHALT INHALT
Inhaltsverzeichnis
1 ORGANISATION 5 4 ÖFFENTLICHKEITSARBEIT 60
1.1 Erste Schritte................................................................................... 5 4.1 Drucksachen...................................................................................61
1.2 Beschäftigung von Personal............................................................... 8 4.1.1 Einladung/Programmfolder...................................................... 62
1.3 ReferentInnen............................................................................... 10 4.1.2 Plakat .................................................................................. 64
2 1.4 DolmetscherInnen.......................................................................... 13 4.1.3 Tagungsband......................................................................... 65 3
1.5 AusstellerInnen............................................................................. 15 4.2 Presse-/Medienarbeit...................................................................... 67
1.6 Raumorganisation.......................................................................... 16 4.2.1 Presseaussendung.................................................................. 67
1.7 Technische Ausstattung................................................................... 24 4.2.2 Pressekonferenz..................................................................... 68
1.8 Catering und Buffet........................................................................ 26 4.3 Dokumentation.............................................................................. 70
1.9 Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung............................................. 28 4.4 Merchandising-Produkte.................................................................. 71
1.10 Anreise und Shuttle-Dienste............................................................. 30
3 FINANZEN 44
3.1 Finanzaufstellung........................................................................... 44
3.1.1 Kostenkalkulation.................................................................. 44 Für den Inhalt verantwortlich: Redaktionsteam
3.1.2 Eigenmittel/interne Finanzierung.............................................. 46 Karl-Franzens-Universität Graz 1. Auflage 2005:
3.1.3 Einnahmen und externe Finanzierungen..................................... 47 Presse + Kommunikation Mag. Martina Eberharter
3.1.3.1 Teilnahmegebühren...................................................... 47 Mag. Gudrun Pichler Mag. Christian Friedl
3.1.3.2 Förderungen und Sponsoring......................................... 49 Mag. Claudia Preißler
Grafik & Layout
3.1.3.3 Weitere mögliche Einnahmequellen................................. 55 Florian Preininger, www.drogerie21.at 4. überarbeitete Auflage 2015/16:
3.1.4 Budgetplanung ..................................................................... 55 Coverfoto: Uni Graz/cp-pictures Lukas Gerstl, BA
3.2 Finanzielle Projektabwicklung........................................................... 56
Dank gilt:
• allen Abteilungen der Karl-Franzens-Universität Graz, die das
Redaktionsteam bei der Erstellung des vorliegenden Handbuchs mit
Informationen aktiv unterstützt haben.
• dem Wissenschaftsressort der Stadt Graz für die finanzielle Unterstützung
der ersten beiden Auflagen.
VORWORT ORGANISATION | ERSTE SCHRITTE
VORWORT 1 ORGANISATION
Das vorliegende Handbuch dient als Orientierungshilfe bei der Organisation und Durchführung von
wissenschaftlichen Veranstaltungen an der Universität Graz. Der Leitfaden richtet sich in erster Linie
an Angehörige der Universität Graz. Er beschreibt die verschiedenen internen Abläufe im Rahmen der
1.1 Erste Schritte
Veranstaltungsorganisation sowie spezielle Services, die MitarbeiterInnen in Anspruch nehmen können.
Aber auch externe Personen, Unternehmen, Einrichtungen oder Vereinigungen, die die Universität Graz `` Termin und Dauer der Tagung festlegen (zirka ein Jahr vorher), Zeit für Auf- und Abbau einkalkulieren
als Location für ihre Veranstaltung wählen, erfahren umfassende Unterstützung und Betreuung. Zentrale
4 Ansprechstelle ist in jedem Fall das Veranstaltungsservice der Universität Graz. `` Zielgruppe und voraussichtliche TeilnehmerInnenzahl (Maximalanzahl) festlegen 5
Alle relevanten Informationen zur Raumreservierung und Bestellung der Ausstattung, zu
Nutzungsbedingungen und Kosten sowie die Veranstaltungsrichtlinie der Universität Graz finden sich im `` Raumsuche und -reservierung
Internet >> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at Kostenkalkulation einholen (Raummiete, Reinigungskosten, Kosten für technisches Equipment etc.)
Nähere Informationen >> siehe Kapitel 1.6, Seite 16
Das Team des Veranstaltungsservice steht natürlich auch gerne für persönliche Beratung zur Verfügung.
`` Veranstalterkonsortium und wissenschaftliche Leitung bestimmen
KONTAKT Ziele und Verantwortlichkeiten vereinbaren
Veranstaltungsservice
Universitätsplatz 3/1. Stock, 8010 Graz `` Inhalte festlegen – Konzept, Programm, geplante Vorträge, Planung des Programmablaufs
E-Mail: veranstaltungsservice@uni-graz.at Mit der Programmerstellung wird in den ersten Wochen der Organisation begonnen. Das Grobkonzept
Internet: http://veranstaltungsservice.uni-graz.at sollte bereits in den ersten Monaten stehen.
TIPP!
Es kann von Vorteil sein, am Tag des Rahmenprogramms vom Caterer ein Lunchpaket für die
TeilnehmerInnen vorbereiten zu lassen (statt des Mittagessens). Auf diese Weise lässt sich Zeit
sparen. Außerdem beinhaltet das Rahmenprogramm häufig auch eine Verköstigung.
ORGANISATION | ERSTE SCHRITTE ORGANISATION | ERSTE SCHRITTE
`` Durchführungsverantwortliche und Organisationsteam bestimmen Kostenloser Eintrag in den Online-Kongresskalender der Stadt Graz
Richtwert für eine Tagung von 200 bis 300 Personen: >> www.graz.at/kongresskalender
`` mindestens eine Person für die wissenschaftliche Leitung
`` zwei Personen zu je 30 Stunden über 13 Monate für die Organisation und Koordination Eingabeformular >> www.graztourismus.at/kongress/de/planung-organisation/graz-convention-
bureau/tagung-melden
`` vier bis fünf Personen für das Service-Team vor Ort
`` technisches Personal Die Broschüre „Grazer Tagungsplaner“ informiert über alle Kongress-, Messe- und Seminarzentren,
Tagungshotels, diverse Veranstaltungsorte, Serviceleistungen und Kongressorganisation, Incentive-
`` Arbeitspläne erstellen – Arbeitsabläufe, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten festhalten Ideen, Agenturen und Catering etc.
In die Zeitplanung sind die Vor- und Nachbereitung sowie die Protokollierung der Treffen einzurechnen: Online-Bestellung >> www.graztourismus.at/kongress/de/planung-organisation
6 14-tägige Sitzungen zu je zwei Stunden plus Vor- und Nachbereitung. 7
KONTAKT
`` Externe Auftragsvergabe überlegen
Es ist ratsam, bei einer größeren Tagung folgende Bereiche auszulagern: Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH
`` Catering Graz Convention Bureau/Kongressabteilung
Messeplatz 1/Messeturm, 8010 Graz
`` Grafik und Layout
Tel.: 0316/8075-0, DW -47/-49/-42/-60
`` Öffentlichkeitsarbeit Fax: 0316/8075-55
`` Rahmenprogramm Internet: www.graztourismus.at/kongress
`` Unterbringung E-Mail: kongress@graztourismus.at
Das Graz Convention Bureau/Kongressabteilung der Graz Tourismus und Stadtmarketing GmbH bietet
kostenlose Information und Unterstützung durch folgende Serviceleistungen:
`` Neutrale Beratung zu allen Fragen über Kongresse in Graz
`` Informations- und Werbematerial, Fotos, Filmmaterial
`` Kongress-Bewerbungsunterlagen (Bid Book)
`` Einladung für EntscheidungsträgerInnen (Site Inspection, Besichtigungen)
`` Anmeldung der Tagung (Vermeidung von Terminkollisionen!)
`` Aufnahme in den offiziellen Kongress- und Messekalender der Stadt
`` Angebotseinholung und Kontingentierung
`` Kongressförderung des Tourismusverbandes
`` Hotelzimmervermittlung für die TagungsteilnehmerInnen
`` Rahmenprogramme, Ausflüge, Stadtführungen
`` Graz-Prospekte und Stadtpläne für die TeilnehmerInnen u.v.m.
Darüber hinaus bietet die Kongressabteilung von Graz Tourismus Agenturleistungen an, bis hin
zur professionellen Abwicklung der Registratur inklusive Inkasso, Kreditkartenabwicklung und
Budgetverwaltung.
WICHTIG!
Jede größere Tagung (ab etwa 100 Personen) sollte bei Graz Tourismus gemeldet werden, um in
den Kongresskalender aufgenommen zu werden und um frühzeitig Terminkollisionen mit anderen
Veranstaltungen oder überbuchte Hotels zu vermeiden.
ORGANISATION | BESCHÄFTIGUNG VON PERSONAL ORGANISATION | BESCHÄFTIGUNG VON PERSONAL
NOTWENDIGE SCHRITTE
8 9
`` Voraussetzungen für ein Vertragsverhältnis prüfen
Je nach Art der Tätigkeit kommen bei einer Beschäftigung unterschiedliche Vertragstypen zur
Anwendung. Jedes Auftragsverhältnis ist im Einzelfall rechtzeitig vor Beginn der Beschäftigung vom
Personalressort zu prüfen.
Nähere Informationen zu den unterschiedlichen Vertragstypen
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Documents/Vertragstypen.pdf
`` Formulare zur Aufnahme einer Person, zur Beantragung eines Werkvertrags oder einer
Nebentätigkeitsvergütung ausfüllen
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Ausschreibung%20und%20Aufnahme
Für Selbstständige (UnternehmerInnen) mit Gewerbeschein entfällt der Prozess der Antragstellung. Sie
müssen nur eine Kopie des Gewerbescheins gemeinsam mit der Honorarnote einreichen.
TIPP!
Es ist zu bedenken, dass die Ausstellung eines Werkvertrags bis zu einem Monat dauern kann.
Deshalb sollten die Anträge schon zu Beginn der Organisation gestellt werden.
WICHTIG!
Über das Prozedere im Falle eines Werkvertrags informiert das Ablaufdiagramm im Internet
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Ausfüllhilfen/Werkverträge%20-%20
Prozess.pdf
ORGANISATION | REFERENTiNNEN ORGANISATION | REFERENTiNNEN
Im Falle der Reise mit dem Pkw wird Kilometergeld ausbezahlt. Das amtliche Kilometergeld beträgt 1.4 DolmetscherInnen
derzeit € 0,42. Pro mitfahrende Person ist ein Zuschlag von € 0,05 zu verrechnen.
`` Der österreichische Berufsverband für Dolmetschen und Übersetzen – UNIVERSITAS Austria ist eine
Offizielle Tages- und Nächtigungsgebühren in Österreich: mögliche Ansprechstelle, die eine Online-Liste von DolmetscherInnen und ÜbersetzerInnen anbietet.
Dauert eine Dienstreise mehr als zwölf Stunden, steht das volle Taggeld von derzeit € 26,40 zu.
Von mehr als acht bis zwölf Stunden gebühren zwei Drittel und von mehr als fünf bis acht Stunden
gebührt ein Drittel der Tagesgebühr. Alternativ könnten auch im Wege der ArbeitnehmerInnen- KONTAKT
Veranlagung Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden, wobei im Sinne des UNIVERSITAS Austria
Einkommensteuergesetzes für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Taggeldes berücksichtigt Berufsverband für Dolmetschen und Übersetzen
12 werden kann. Gymnasiumstraße 50, 1190 Wien 13
Für Nächtigungen können gegen Vorlage des Belegs die Kosten der Übernachtung geltend gemacht Tel.: 01/368 60 60
werden. Ist ein Frühstück enthalten, wird dieses, mindestens jedoch 15 Prozent der Tagesgebühr Fax: 01/368 60 60
abgezogen. Ohne belegmäßigen Nachweis steht pro Nacht im Inland eine Nächtigungspauschale Internet: www.universitas.org
in der Höhe von 15 Euro zu (Stand Jänner 2016). Für das Ausland gibt es unterschiedlich hohe
Nächtigungspauschalen, die auf die jeweiligen Länder abgestimmt sind.
`` Das Institut für Theoretische und Angewandte Translationswissenschaft der Universität Graz
Bei Gastvortragenden sind die Hotelkosten bzw. Nächtigungsgebühren ins Honorar einzurechnen >>
vermittelt DolmetscherInnen, wenn ihm diese persönlich bekannt sind. Studierende werden nicht
siehe Seite 10.
vermittelt, außer für gemeinsame Projekte mit VeranstalterInnen, die langfristig geplant werden,
und wenn die/der VeranstalterIn auch bei der Vorbereitung der Studierenden mitwirkt. Solche
Kooperationen, auch zwischen verschiedenen Universitätsinstituten haben sich bereits gut bewährt.
KONTAKT
Institut für Theoretische und Angewandte
Translationswissenschaft der Universität Graz
Merangasse 70/1, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-2666
Fax: 0316/380-9785
E-Mail: itat@uni-graz.at
Internet: http://translationswissenschaft.uni-graz.at
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Wahl der geeigneten Form des Dolmetschens für die Veranstaltung und Kontaktaufnahme mit der/
dem beratenden DolmetscherIn, die/der das Dolmetschteam zusammenstellt
`` Simultandolmetschen
Die DolmetscherInnen hören den Vortragenden über Kopfhörer in einer schallisolierten Kabine zu
und dolmetschen zeitgleich über Mikrofon in die jeweilige Zielsprache. Die ZuhörerInnen benötigen
zum Empfang ebenfalls Kopfhörer und müssen bei jeder Wortmeldung in ein Mikrofon sprechen.
Da Simultandolmetschen höchste Konzentration erfordert, die in dieser Intensität nicht länger
als 30 bis 40 Minuten aufrechterhalten werden kann, sind für jede Sprache immer mindestens zwei
DolmetscherInnen notwendig, die einander ablösen. Die Tagesarbeitszeit für DolmetscherInnen
beträgt höchstens sieben Stunden.
Folgende Tabelle gibt Auskunft darüber, wie viele SimultandolmetscherInnen bei wie vielen
Sprachen erforderlich sind:
TIPP!
Bei jeder größeren Veranstaltung sollte eine Person, die den Ablauf der Konferenz und die
Vortragenden kennt, für die Weiterleitung der Redetexte an die DolmetscherInnen zuständig sein.
WICHTIG!
Wenn TeilnehmerInnen bei einer Konferenz auf die Dolmetschung angewiesen sind, sollte ein
Sprechtempo gewählt werden, bei dem die DolmetscherInnen sinnvolle Arbeit leisten können,
damit die Zuhörerschaft dem Vortrag folgen kann. Als Richtwert für die Lesegeschwindigkeit
werden allgemein drei Minuten pro Manuskriptseite empfohlen. Auch non-verbale Botschaften
der Vortragenden (Gestik, Mimik, Körperhaltung) sowie Grafiken oder Tabellen sind wichtige
Informationsquellen, die von der Dolmetschkabine ersichtlich sein sollten, um eine optimale
Dolmetschleistung zu ermöglichen.
1.6 Raumorganisation Reservierungsanfragen können von natürlichen oder juristischen Personen gestellt werden.
In der Anfrage ist unbedingt eine für die Veranstaltung verantwortliche Ansprechperson mit
Kontaktadresse (Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail) anzugeben.
WICHTIG!
`` Bei Genehmigung der Veranstaltung wird zwischen der Universität Graz und der
Die Raumreservierung muss spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung getätigt werden. Bei Veranstaltungsleitung eine Nutzungsvereinbarung unterzeichnet.
großen Veranstaltungen (Kongress, Tagung etc.) sollte die Buchung mindestens ein Jahr im Voraus
erfolgen. Generell gilt bei der Raumvergabe: Lehrveranstaltungen haben immer Vorrang.
Die Richtlinie für die Durchführung von Veranstaltungen an der Universität Graz ist ebenfalls auf der
Homepage des Veranstaltungsservice zu finden.
16 17
KONTAKT
NOTWENDIGE SCHRITTE Veranstaltungsservice
Universitätsplatz 3/1. Stock, 8010 Graz
`` Raumsuche E-Mail: veranstaltungsservice@uni-graz.at
Alle Räume der Universität Graz finden sich in UNIGRAZonline Internet: http://veranstaltungsservice.uni-graz.at
>> https://online.uni-graz.at/kfu_online/webnav.ini >> Suche >> Räume
Um freie Räume für Veranstaltungen zu finden, empfiehlt sich folgende Vorgangsweise: Externe Veranstaltungsorte für Tagungen und Kongresse
>> www.graztourismus.at/cms/ziel/2871547/DE
Für Bedienstete der Universität mit UNIGRAZonline-Account:
Anmeldung in UNIGRAZonline
`` Einstieg über die persönliche Visitenkarte in UNIGRAZonline
>> https://online.uni-graz.at/kfu_online/webnav.ini
`` Login mit Benutzername und Kennwort >> Dienste >> Suche freie Räume
`` Bei Klick auf die Adresse des gewünschten Raumes öffnet sich ein neues Fenster.
`` Bei einem weiteren Klick auf den Markierungspunkt des Raumes, öffnet sich ein zusätzliches Fenster
mit Detailinformationen zum Raum, unter anderem über dessen Ausstattung und HauptbenutzerIn.
Alle Räume der Universität Graz sind für die Nutzung außerhalb von Lehre und Forschungsprojekten
kostenpflichtig. Nähere Informationen erteilt das Veranstaltungsservice.
`` Raumreservierung
`` Anfrage bei der/dem HauptbenutzerIn, ob der Raum für die Veranstaltung gebucht werden kann: Ist
als HauptbenutzerIn „Universität Graz“ (0000) eingetragen, ist das Veranstaltungsservice der Uni
Graz zu kontaktieren.
Das Formular für Reservierungsanfragen ist auf der Homepage des Veranstaltungsservice abrufbar
und spätestens vier Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin an veranstaltungsservice@
uni-graz.at zu übermitteln. Es empfiehlt sich aber, die Reservierungsanfrage so früh wie möglich zu
tätigen.
ORGANISATION | RAUMORGANISATION ORGANISATION | RAUMORGANISATION
Auswahl an Räumen für Kongresse und Tagungen an der Uni Graz – sortiert nach Anzahl der Sitzplätze
Auswahl an Räumen für Kongresse und Tagungen an der Uni Graz – sortiert nach Standort
Hörsaaltrakt ABC HS C / HS 06.03 80 Zentrum für Weiterbildung Seminarraum (primär für Veranstaltungen der 50
Vorklinik, Universitätsplatz 6, Erdgeschoß Harrachgasse 23, 2. Stock universitären Weiterbildung nach außen)
`` Raumausstattung KONTAKT
Es empfiehlt sich eine rechtzeitige Besichtigung der Räume, um früh genug die benötigte Wäsche-Ausgabe
Raumausstattung organisieren zu können. Stühle, Tische, Stellwände, Garderoben etc. sowie deren Amra Cajic
Transport, Auf- und Abbau sind beim Veranstaltungsservice zu bestellen. Achtung: Eine begrenzte Universitätsplatz 3/KG, 8010 Graz
Anzahl/Menge von Equipment macht nicht jeden Wunsch möglich! Mobil: 0664/85 65 123
`` Technische Ausstattung
Nähere Informationen >> siehe Kapitel 1.7, Seite 24 `` Roll-ups mit Uni-Graz-Motiven können in der Abteilung Presse + Kommunikation ausgeborgt
werden.
`` Reinigung Ansicht >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/Praesentationsmaterial.aspx
22 Der Reinigungsaufwand für Veranstaltungen wird von der/dem VeranstalterIn kostenpflichtig 23
übernommen.
KONTAKT
`` Sicherheit Presse + Kommunikation
In Absprache mit dem Veranstaltungsservice wird, wenn notwendig, ein kostenpflichtiges Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
Sicherheitspersonal bestellt. Die Schlüsselausgabe und Rücknahme werden ebenfalls über das Tel.: 0316/380-1093
Veranstaltungsservice organisiert. Eine Einschulung erfolgt obligatorisch und damit auch eine Fax: 0316/380-9039
Sicherheitsunterweisung. E-Mail: communication@uni-graz.at
Internet: http://presse.uni-graz.at/
`` Meldung einer Veranstaltung bei der Veranstaltungspolizei
Öffentliche Veranstaltungen sind gegenüber den zuständigen Behörden meldepflichtig. Nähere
Informationen erteilt das Veranstaltungsservice.
`` Dekoration
`` Pflanzen wie Bambus, Palmen, Lorbeer oder Buchsbaum verleihen Räumlichkeiten ein festliches
Ambiente. Sie können für Veranstaltungen gemietet werden, Transport inklusive. Details zu
Sortiment, Preisen und Konditionen sind bei den AnbieterInnen einzuholen. Firmenkontakte finden
sich auf der Homepage des Veranstaltungsservice
>> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte
`` Abklären, welches technische Equipment im reservierten Raum zur Verfügung steht bzw. `` Geräteversicherung abschließen – die Geräte der UNI-IT sind nicht versichert.
noch organisiert werden muss – auch an Zubehör bzw. Reservematerial denken (diverse Kabel,
Mehrfachsteckdosen, Ersatzgeräte etc.) `` Begehung der Räume und Funktionsüberprüfung
Liste zur Ausstattung der von der UNI-IT betreuten Hörsäle mit AV-Medien
>> https://public.sharepoint.uni-graz.at/sites/it/SitePages/Standorte%20Multimedia.aspx
`` Technische Ausrüstung beim UNI-IT-Servicedesk bestellen (nur für Bedienstete der Universität Graz)
Für externe Veranstaltungen ist die Anfrage an das Veranstaltungsservice zu richten.
Der Servicedesk nimmt Anforderungen entgegen, beantwortet erste Fragen und leitet Wünsche an das
IT-Veranstaltungsservice weiter, dessen MitarbeiterInnen dann mit den VeranstalterInnen Kontakt
aufnehmen.
WICHTIG!
Die Zeit zwischen der Technikbestellung und der Veranstaltung muss mindestens zwei Wochen
betragen. Es empfiehlt sich jedoch, die Reservierung so früh wie möglich vorzunehmen, da
oft mehrere Veranstaltungen zur gleichen Zeit stattfinden und die gewünschten Geräte und
Leistungen bei einer späten Bestellung eventuell nicht mehr verfügbar sind.
1.8 Catering und Buffet Siehe auch „Firmenkontakte“ auf der Homepage des Veranstaltungsservice
>> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte
1.9 Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung
Eine Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung ist eine Absicherung der finanziellen Folgen, wenn bei der KONTAKT
Durchführung von Veranstaltungen Dritten ein Schaden zugefügt wird. Veranstaltungsservice / Prävention & Sicherheit
Mag. Dieter Lang
In Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen MitarbeiterInnen der Universität Graz bei der Abhaltung Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
von Veranstaltungen keine Veranstaltungs-Haftpflichtversicherung. Tel.: 0316/380-2143
Bei Kongressen, Tagungen und Symposien, die im Rahmen eines Forschungsprojektes im Auftrag Dritter Mobil: 0664/84 63 102
durchgeführt oder an Dritte delegiert werden, wird empfohlen, mit einem Versicherungsmakler oder einem E-Mail: dieter.lang@uni-graz.at
28 Versicherungsunternehmen eigener Wahl direkt mögliche Sonderkonstellationen zu besprechen – vor allem
29
wenn es sich um teure Wertgegenstände handelt. Diese werden von einer eigenen Versicherungspolizze
abgedeckt.
`` Die Höhe der Versicherung ist abhängig von der genehmigten TeilnehmerInnenzahl.
Für den Abschluss der Versicherung ist die geschätzte TeilnehmerInnenzahl anzugeben.
Achtung: Es muss immer die beantragte Zahl angegeben werden!
WICHTIG!
`` Die Versicherungsdauer erstreckt sich vom Beginn der Aufbauphase bis zum Ende der Abbauphase.
`` Versichert sind Schäden, die vor, während und nach der Veranstaltung durch die/den VeranstalterIn
verursacht werden.
ORGANISATION | ANREISE UND SHUTTLE-DIENSTE ORGANISATION | ANREISE UND SHUTTLE-DIENSTE
`` Ankunft am Flughafen Graz-Thalerhof Gruber Touristik GmbH Puchstraße 176, 0316/7089-6500 office@gruberreisen.at
8055 Graz 0316/7089-6599 www.gruberreisen.at
Verbindung zur Universität Graz bzw. zum Hotel: Taxi, Bus oder Bahn und Straßenbahn
Taxi: Steirische Verkehrsverbund Jakoministraße 1, 050/67 89 10 service@mobilzentral.at
Taxistand vor dem Flughafen. Die Fahrtkosten bis zur Universität Graz betragen rund € 25. Die GmbH, Kundenbüro/ 8010 Graz 0316/82 06 06-82 www.mobilzentral.at
wichtigsten Taxi-Rufnummern: 0316/2801, 878, 889 Auskunftsstelle „Mobil www.verbundlinie.at/service
Zentral“
Bus:
Haltestelle vor dem Flughafen. Der Bus hält unter anderem am Grazer Hauptbahnhof und Watzke GesmbH & Co KG Puchstraße 176a, 0316/40 20 03 office@watzke-bus.at
Verkehrsbetrieb 8055 Graz 0316/40 20 03-22 www.watzke-bus.at
Jakominiplatz. Es gelten die gleichen Tarife wie bei den Graz Linien.
Verbindung zur Universität Graz von Graz Hauptbahnhof: Taxi oder Linienbus 63 (bis Haltestelle Weiss Autobusunternehmung Baldau 36, 03183/8444 office@weiss-busreisen.at
„Universität“); vom Jakominiplatz: Linienbus 31 (bis Haltestelle „Uni Mensa“) GmbH 8413 St. Georgen/ 03183/8444-17 www.weiss-busreisen.at
Stfg.
Bahn:
Busgarage:
Der Zug fährt von der Station „Flughafen Graz-Feldkirchen“ (300 m vom Flughafen entfernt) zum Puchstraße 208,
Grazer Hauptbahnhof. Es gelten die gleichen Tarife wie bei den Graz Linien. 8055 Graz
Verbindung zur Universität Graz von Graz Hauptbahnhof: Taxi oder Linienbus 63 (bis Haltestelle
„Universität“)
Verbindung in die Innenstadt: Straßenbahnlinien 1, 3, 6, 7 bis Haltestelle „Hauptplatz“ oder Siehe auch „Firmenkontakte“ auf der Homepage des Veranstaltungsservice
„Jakominiplatz“ >> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte
Fahrpläne von Bus und Bahn von und zum Flughafen Graz-Thalerhof
>> http://www.flughafen-graz.at/terminal/anreise-parken/bus-bahn.html
Shuttle-Services:
>> http://www.flughafen-graz.at/terminal/anreise-parken/taxi-shuttle.html
KONGRESS-VERWALTUNG | KONGRESS-HOMEPAGE KONGRESS-VERWALTUNG | KONGRESS-HOMEPAGE
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Homepage und Subdomain beantragen
Falls die Tagung über die Universität läuft, wird eine Subdomain der Uni Graz vergeben (z.B. xyzxyz.uni-
graz.at). Diese Internetadressen sind universitätsintern kostenfrei. Bei der Auswahl einer Subdomain
durch die AntragstellerInnen ist auf Verständlichkeit zu achten, damit auch Personenkreise, die nicht
der Universität angehören, bereits durch den Namen der Subdomain eine Vorstellung vom Webauftritt
bekommen. Bestehen Subdomains aus zwei oder mehr Wörtern, so sind diese mit Bindestrich(en) zu
koppeln. Ein Webauftritt für eine Veranstaltung wird vorerst nur für eine maximale Dauer von zwei
Jahren genehmigt. Die Zeit ist bereits bei der Beantragung im IT-Support-Portal zu wählen. Nach Ablauf
von zwei Jahren kann eine Verlängerung beantragt werden.
Zur Beantragung von Subdomain und Homepage ist ein Formular über das IT-Support-Portal
auszufüllen
>> http://it-support.uni-graz.at
TIPP!
2.2 Aussendung
`` Inhalt des Webauftritts
Eine Kongress-Homepage sollte folgende Punkte enthalten:
`` Vorstellung/Bewerbung der Tagung (Ort, Datum, Zeit und Titel der Veranstaltung) Für die erste Aussendung bzw. Einladung zur Veranstaltung ist zu überlegen, ob diese per Post oder E-Mail
`` Thema, Ziel der Veranstaltung verschickt werden soll.
`` VeranstalterInnen mit Logos
`` Wissenschaftliche Leitung und Organisationsteam 2.2.1 Postsendungen
`` Kontakt für wissenschaftliche Anfragen
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Kontakt Kongressbüro
34 `` ReferentInnen `` Informationen über Bestimmungen, Handhabe und Gebühren für Postsendungen einholen. 35
`` Programm (Vorträge, Präsentationen, Rahmenprogramm), Programmfolder auch zum Download Massensendungen ab 400 Briefen können im Inland als Info.Mail zu einem günstigeren Tarif verschickt
werden. Kleinere Mengen können ebenfalls als Info.Mail versendet werden, wenn das Porto für die
`` Anmelde-/Registrierungsformalitäten, Anmeldefrist, Anmeldeformulare, Kongressbeiträge,
fehlende Stückzahl aufgezahlt wird, was unter Umständen günstiger ist.
Zahlungsmodalitäten, Bankverbindung, Stornobedingungen
Nähere Informationen, Anleitungen und Formulare zur Postabfertigung finden sich:
`` Link zur Registrierung und Einzahlung mit Kreditkarte (falls gewünscht) `` auf der Intranet-Seite der Zentralen Registratur und Postadministration unter „Dokumente,
`` Hotels (mit Link) bzw. Hotelreservierung Anleitungen, Massensendungen“ >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/806/803/Pages/
`` Wegbeschreibung, Lageplan anleitungen.aspx (Unterpunkt „Massensendungen“)
`` SponsorInnen und FördergeberInnen (Logos) `` auf der Homepage der Österreichischen Post >> https://www.post.at/geschaeftlich.php
`` Impressum der Homepage mit Datum der letzten Aktualisierung `` in der Broschüre „Richtig Adressieren“ >> https://www.post.at/downloads/Richtig_Adressieren_
Broschuere_quer_05_2013.pdf?1429021472
`` Informationen zu Graz – Link zu Graz Tourismus
WICHTIG! KONTAKT
Zentrale Registratur und Postadministration
Die Homepage ist laufend zu aktualisieren. Nicht gewartete Webseiten schaden dem Image. Maria Mohr
Solange die Informationen auf der Homepage nicht vollständig sind, sollten diese mit Universitätsplatz 3, 8010 Graz
„Vorankündigung“ auf der Hauptseite sowie auf jeder einzelnen Unterseite gekennzeichnet sein. Tel.: 0316/380-2218
Fax: 0316/380-9030
E-Mail: maria.mohr@uni-graz.at
Österreichische Post AG
Marko Cik
E-Mail: marko.cik@post.at
`` Etiketten drucken
`` Etiketten bzw. Adresslisten für den universitätsinternen Hauspostversand werden vom
Personalressort auf Wunsch erstellt. Das Formular „Etikettenanforderung“ steht im Intranet zum
Download zur Verfügung >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/850/Formulare/Weitere%20
Formulare/Etikettenanforderung.doc
KONTAKT
Personalressort
Philippe Streit, MA
Halbärthgasse 8, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-2150
E-Mail: philippe.streit@uni-graz.at
KONGRESS-VERWALTUNG | AUSSENDUNG KONGRESS-VERWALTUNG | AUSSENDUNG
`` Sollen auch AbsolventInnen der Uni Graz zur Veranstaltung eingeladen werden, bietet das Alumni- 2.2.2 E-Mail-Aussendungen
Büro unter gewissen Voraussetzungen Unterstützung an.
Um den Datenschutz der EmpfängerInnen zu gewährleisten, sind bei Massensendungen per E-Mail die
KONTAKT Adressen in Bcc (Blind carbon copy) zu schicken. So können die EmpfängerInnen die Mailadressen der
übrigen AdressatInnen nicht sehen.
Fundraising und Alumni
Liebiggasse 9/III, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1820 WICHTIG!
Fax: 0316/380-9175
E-Mail: alumni@uni-graz.at
Internet: http://alumni.uni-graz.at Keine großen Daten im Anhang mitsenden, um Probleme beim Empfang zu vermeiden!
36 37
`` Kuvertieren und stempeln, sofern nicht bereits Etiketten bzw. Kuverts mit Aufdruck vorhanden sind:
Stempel der Abteilung als AbsenderIn und bei Massensendungen zusätzlich „Österreichische Post
AG Info.Mail Entgelt bezahlt“. Der Stempel für Massensendungen kann in der Poststelle der Uni Graz
(Universitätsplatz 3, Erdgeschoß) ausgeliehen werden.
`` Boxen für den Transport von externen Aussendungen in der Poststelle der Uni Graz zwei Tage vorher
anfordern und abholen
`` Briefe nach Postleitzahl sortieren und eine Liste erstellen, die Auskunft über die jeweilige Anzahl der
Briefe pro Postleitzahl gibt
`` Poststücke und Liste sowie ein Muster des Kuverts samt Inhalt der Aussendung in der Poststelle
abgeben
`` Universitätsinterne Aussendungen
Für den Versand einer internen Massensendung sind folgende Schritte von der jeweiligen
Universitätseinrichtung zu tätigen:
`` Vorsortierung der Poststücke nach Fakultäten und Universitätseinrichtungen entsprechend dem
geltenden Organisationsplan der Universität Graz
`` Abgabe der nach Universitätseinrichtungen gebündelten Poststücke in der Poststelle
Nähere Informationen auf der Intranet-Seite der Zentralen Registratur und Postadministration unter
„Dokumente, Anleitungen, Massensendungen“
>> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/806/803/Pages/anleitungen.aspx
KONTAKT
Zentrale Registratur und Postadministration
Maria Mohr
Universitätsplatz 3, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-2218
Fax: 0316/380-9030
E-Mail: maria.mohr@uni-graz.at
TIPP!
Anmeldeformulare können im Rahmen der Einladung zur Veranstaltung ausgeschickt, als PDF zum
Download auf der Homepage angeboten werden oder als Formular zum Online-Ausfüllen und Abschicken
direkt auf der Homepage zur Verfügung stehen.
KONGRESS-VERWALTUNG | HOTELRESERVIERUNG KONGRESS-VERWALTUNG | WEITERE VORBEREITUNGEN
Es empfiehlt sich, die Hotelreservierung und -buchung aufgrund des großen organisatorischen Aufwandes `` Checklisten erstellen
auszulagern. Graz Tourismus ist unter anderem in diesem Bereich ein kompetenter Partner.
`` RednerInnen für die Eröffnung der Veranstaltung früh genug einladen
Nach Vereinbarung holt Graz Tourismus ein spezielles Hotelkontingent für Ihre Veranstaltung ein und stellt Universitätsleitung um Begrüßungsworte bitten
ein Online-Hotelbuchungsformular zur Verlinkung mit Ihrer Kongress-Webseite zur Verfügung.
`` Wegbeschreibungen und Lageplan organisieren und ausdrucken
Für kleine Tagungen und außerhalb der Hochsaisonen empfiehlt sich auch ein einfacher Hotelbuchungslink >> http://campusplan.uni-graz.at (interaktiv mit PDF-Version zum Download)
40 auf alle buchbaren Grazer Beherbergungsbetriebe mit den tagesaktuellen Bestpreisen.
41
>> www.graztourismus.at/buchen `` Wegweiser ausdrucken
Die vereinbarten Sonderpreise können nur in Anspruch genommen werden, wenn sich der Gast als `` TeilnehmerInnen-Hotellisten führen und aktualisieren (Wer schläft in welchem Hotel?)
MitarbeiterIn der Universität Graz im Hotel ausweisen kann (Bedienstetenausweis) bzw. eingeladene Gäste
aus dem In- und Ausland vorab durch die einladende Institution der Uni Graz beim jeweiligen Hotel per `` Liste über Restaurants nahe der Universität zusammenstellen
E-Mail mit Namen vorangemeldet werden.
`` Anmeldelisten für verschiedene Programmpunkte führen und aktualisieren
`` Teilnahmebestätigungen schreiben
TIPP!
Der Feedback-Fragebogen sollte nicht länger als eine Seite sein. Die Fragen sollten in zwei
Bereiche unterteilt werden: zum Inhalt und zur Organisation. Um die Bögen am Ende der
Veranstaltung problemlos einsammeln zu können, empfiehlt es sich, Boxen bzw. Schachteln
vorzubereiten.
KONGRESS-VERWALTUNG | WEITERE VORBEREITUNGEN KONGRESS-VERWALTUNG | CALL FOR PAPERS
`` Namensschilder erstellen
Absprechen mit den ReferentInnen, ob die Namensschilder mit Titel versehen werden oder nicht.
Namensschilder sind günstig unter >> www.buerohandel.at (Lieferant der Uni Graz) erhältlich. Jene
Personen, die an der Universität für die Bestellung von Büromaterial zuständig sind, haben für
gewöhnlich ein Passwort, um die ermäßigten Uni-Tarife in Anspruch nehmen zu können.
FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG
Wie hoch die einbringbaren (universitären) Eigenmittel für eine Veranstaltung sind, ist von Seiten der
OrganisatorInnen mit den jeweiligen Instituten, Fakultäten bzw. der Universität zu klären.
Mögliche einbringbare Eigenmittel der Institute betreffen Personal, Räumlichkeiten, Büromaterial und
Infrastruktur (Telefon, EDV etc.).
Mögliche einbringbare Eigenmittel der Universität betreffen Raumausstattung (Tische, Sessel etc.), Presse-
und Öffentlichkeitsarbeit, technisches Equipment und EDV, Administration und Buchhaltung (teilweise),
Transport, Auf- und Abbauarbeiten etc.
FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG FINANZEN | FINANZAUFSTELLUNG
Formel für die „Break-Even-Point“-Rechnung zur Kalkulation einer kostendeckenden Budgetplanung 3.1.3.2 Förderungen und Sponsoring
Die Suche nach SponsorInnen und FördergeberInnen beginnt im ersten Quartal der Organisation.
Anzahl der TeilnehmerInnen, damit die Fixkosten
=
Tagung kostendeckend ist Einnahmen pro TN – Variable Kosten pro TN
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Kontakt mit SponsorInnen und FördergeberInnen aufnehmen
Dazu ein vereinfachtes Beispiel: Bei SponsorInnen empfiehlt sich generell eine persönliche Kontaktaufnahme und eine auf das
schriftliche Ansuchen folgende telefonische Nachfrage, ob das Ansuchen eingelangt ist.
Eine Tagung hat Fixkosten von € 5.800,–
48 49
WICHTIG!
Aufgrund der derzeitigen Marktbedingungen wird eine Teilnahmegebühr von € 100,– angesetzt.
Die Fixkosten setzen sich folgendermaßen zusammen: Wenn um Förderungen angesucht werden soll, ist für die Veranstaltung ein eigener Innenauftrag
Personal € 2.000,– anzulegen. Über diesen Innenauftrag laufen dann sämtliche Geldbewegungen im Zusammenhang
Honorare € 3.000,– mit der Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung überwiegend aus Drittmitteln finanziert wird, ist
Werbung € 500,– diese in UNIGRAZonline als Projekt zu melden. Nähere Informationen zur Meldung eines Projekts
Versand € 100,– >> siehe Kapitel 3.2, Seite 56. Die Angabe der Innenauftragsnummer bei Förderansuchen ist
Technik € 200,– notwendig, damit das Geld an der Universität dem richtigen Projekt zugeordnet werden kann. In
den Förderansuchen an die Stadt Graz ist die Innenauftragsnummer verpflichtend anzugeben. Bei
Die Variablen Kosten betragen pro TeilnehmerIn € 60,– Ansuchen an das Land Steiermark muss das Antragsformular mit einem Bestätigungsvermerk des
und setzen sich folgendermaßen zusammen:
Forschungsmanagement und -service versehen sein - der Innenauftrag kann nach Genehmigung
Kursunterlagen € 20,–
gemeldet werden.
Catering € 30,–
Die SponsorInnen und FördergeberInnen sind darauf aufmerksam zu machen, bei Überweisungen
Rahmenprogramm € 10,–
die Innenauftragsnummer unbedingt anzuführen.
Nun kann mit der „Break-Even-Point“-Rechnung ermittelt werden, mit wie vielen Personen die Tagung
kostendeckend wäre:
`` Das schriftliche Ansuchen, gezeichnet von der wissenschaftlichen Leitung, sollte über Inhalt, Zweck
Anzahl der TeilnehmerInnen, damit die Fixkosten und Zielsetzung der Tagung informieren. Stadt und Land bieten Formulare zum Download an.
= `` Förderung wissenschaftlicher Veranstaltungen durch das Land Steiermark
Tagung kostendeckend ist Einnahmen pro TN – Variable Kosten pro TN
>> http://www.gesundheit.steiermark.at/cms/ziel/75612540
5.800 `` Subventionsansuchen Stadt Graz
X = = 145 >> http://www.graz.at/cms/beitrag/10034077/445570
(100 – 60)
Ab 145 TeilnehmerInnen wäre die Tagung in diesem Beispiel kostendeckend. Falls mit einer bestimmten `` Bei Zusage von Förder- und Sponsorgeldern
Anzahl an TeilnehmerInnen gerechnet werden kann, ermöglicht die Formel umgekehrt auch die `` Rechtzeitig die Logos bzw. Schriftzüge der jeweiligen Institutionen bzw. Firmen anfordern, um sie
Errechnung der erforderlichen Höhe der Teilnahmegebühr: auf Homepage und Drucksachen zu platzieren
`` Die Mittel tatsächlich und ausschließlich für den zugesagten Fördergegenstand verwenden
Fixkosten `` Genau Buch führen über die Verwendung der Fördermittel. Ein unzureichender Nachweis kann
Teilnahmegebühr = + variable Kosten pro TN
Anzahl der TN zu einer Rückforderung führen. Nähere Informationen zum Nachweis über die Verwendung von
Fördermitteln >> siehe Kapitel 3.2, Seite 58
5.800
X = + 60 = 100
145
Bei 145 TeilnehmerInnen wäre mit einer Teilnahmegebühr von € 100 eine Kostendeckung erzielt.
KONTAKT
Bürgermeister Mag. Siegfried Nagl Landeshauptmann Hermann Schützenhöfer
Rathaus, Hauptplatz 1, 8010 Graz Burg, Hofgasse 15, 8010 Graz
Tel.: 0316/872-2000 Tel.: 0316/877-8701
Fax: 0316/872-2019 Fax: 0316/877-8704
E-Mail: buergermeister.nagl@stadt.graz.at E-Mail: hermann.schuetzenhoefer@stmk.gv.at
Internet: www.graz.at/nagl Internet: www.landeshauptmann.steiermark.at
`` Land Steiermark
`` Österreichische Forschungsgemeinschaft
Förderung wissenschaftlicher Veranstaltungen durch das Land Steiermark
>> http://www.gesundheit.steiermark.at/cms/ziel/75612540 KONTAKT
ÖFG
KONTAKTE Berggasse 25/I, 1092 Wien, Postfach 20
Landesrat für Wissenschaft & Forschung, Gesundheit und Pflegemanagement Tel.: 01/319 57 70
Mag. Christopher Drexler Fax: 01/319 57 70-20
Landhaus, Herrengasse 16, 8010 Graz E-Mail: oefg@oefg.at
Tel.: 0316/877-2225 Internet: www.oefg.at
Fax: 0316/877-2304
E-Mail: christopher.drexler@stmk.gv.at
Internet: www.politik.steiermark.at/cms/ziel/209986
TIPP!
3.1.4 Budgetplanung
Unternehmen bevorzugen Sach- bzw. zweckgebundene Spenden, wie zum Beispiel Buffet,
Getränke, Fahrdienst, Dekoration (Saalschmuck, Pflanzen). Nachdem eine Kostenkalkulation erstellt, Förder- und Sponsorgelder eingeworben wurden, kann mit der
Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplanes begonnen werden. Dabei sollten sämtliche Kosten und
Einnahmen realistisch aufgelistet und zusätzlich Reserven eingeplant werden.
Zum Finanzierungsplan vgl. Sippel, Hans-Jörg: Eine Veranstaltung planen. Tipps und Anregungen. Stiftung
Information und Beratung bei der Suche nach SponsorInnen bietet die Abteilung Fundraising und Mitarbeit, Bonn. Arbeitshilfen für Selbsthilfe- und Bürgerinitiativen Nr. 5, 2003, S. 13.
Alumni.
Im Anhang findet sich ein Formular für einen Kosten- und Finanzierungsplan >> siehe Seite 78.
KONTAKT
Fundraising und Alumni Budgetierung ist ein Prozess, aus dem der „Haushaltsplan“ eines Projekts entsteht: Die erwarteten
Beatrice Weinelt Einnahmen und Ausgaben der Veranstaltung werden erfasst und laufend aktualisiert. Durch die
Liebiggasse 9/III, 8010 Graz kontinuierliche Budgetkontrolle lässt sich die finanzielle Entwicklung des Projekts verfolgen. Die
Tel.: 0316/380-1818 effektiven Ausgaben und Einnahmen werden mit den geplanten verglichen (Soll/Ist-Vergleich), um so auf
Fax: 0316/380-9175 Abweichungen vom Planbudget reagieren zu können.
E-Mail: beatrice.weinelt@uni-graz.at
Internet: http://fundraising.uni-graz.at Die Einnahmen und Ausgaben von Veranstaltungen gliedern sich für gewöhnlich in verschiedene
Subkategorien.
`` Einnahmen
WICHTIG!
`` Teilnahmegebühren/Kursgelder
`` Gebühren für Ausstellungen/Büchertische
Werbeleistungen für SponsorInnen, wie etwa Logopräsenz auf Drucksachen, sind
werbeabgabepflichtig. Nähere Informationen >> siehe Kapitel 3.1.1, Seite 44 `` Förderungen, Subventionen
`` Sponsor-Beiträge/Inserate
`` Eigenmittel der Universität und Eigenkapital
`` Ausgaben
`` Personalmittel (Honorare für Vortragende, Organisationsteam, DolmetscherInnen, technisches
Personal, Hilfskräfte etc.)
`` Betriebsmittel (Spesen für Reisen, Übernachtungen, Verpflegung, Raummieten, Werbung,
Versandkosten etc.)
`` Sachaufwand (Skripten, Bücher, Drucksachen, technische Geräte, Kongressausstattung etc.)
WICHTIG!
WICHTIG!
Die FördergeberInnen sind darauf aufmerksam zu machen, bei Überweisungen die Innen
auftragsnummer unbedingt anzuführen >> siehe Kapitel 3.1.3.2, Seite 49 Den FördergeberInnen ist der Innenauftrag bekannt zu geben, damit die Einzahlung der
Fördermittel dem richtigen Innenauftrag zugeordnet werden kann und das Geld auch tatsächlich
auf dem Veranstaltungskonto aufscheint. Auch bei der SAP-Bestellabwicklung ist auf die
Verwendung des richtigen Innenauftrags zu achten, damit die ordnungsgemäße Verwendung der
`` Unterschriftenprobeblatt (USP) für Projektbudget bzw. Stellvertretung ausfüllen Förderungen bei den FördergeberInnen eindeutig nachweisbar ist.
Damit die/der VeranstalterIn für die Abwicklung von Innenaufträgen anweisungs- und
zeichnungsberechtigt ist, muss sie/er jeweils ein Unterschriftenprobeblatt ausfüllen. Das
Unterschriftenprobeblatt ist in SAP zu erfassen, und das ausgefüllte Formular muss von der/dem/den
Anweisungsberechtigten unterzeichnet und im Original an die Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung
übermittelt werden. Das Unterschriftenprobeblatt spielt für die Bestellfreigabe im elektronischen
Rechnungsworkflow eine wesentliche Rolle bzw. wird für die manuelle Überprüfung der Unterschrift für
Geschäftsfälle, die außerhalb des elektronischen Rechnungsworkflows abgewickelt werden, benötigt.
Die Unterschriftenprobeblätter sind erst gültig, wenn diese von der Abteilung Buchhaltung und
Bilanzierung in SAP gültig gesetzt werden.
Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/SAP/Anleitungen/SAP%20
Diverse%20Anleitungen/Anleitung%20Unterschriftenprobenblätter%20in%20SAP.pdf
FINANZEN | FINANZIELLE PROJEKTABWICKLUNG FINANZEN | FINANZIELLE PROJEKTABWICKLUNG
`` Die ausgehende Rechnung wird mit Angabe der Innenauftragsnummer versendet und zusätzlich vor `` Ansuchen um Abwicklung der Einzahlung von Kongressbeiträgen mit Kreditkarte
Ort abgelegt. Die Uni Graz bietet MitarbeiterInnen, die eine wissenschaftliche Veranstaltung organisieren, die
`` Für die eingehende Rechnung gilt der zentrale Rechnungseingang mit der Rechnungsadresse: Möglichkeit, diese Veranstaltung für die Online-Zahlung per Kreditkarte freischalten zu lassen.
Karl-Franzens-Universität Graz, Zentrale Registratur und Postadministration, Universitätsplatz 3,
8010 Graz. KONTAKT
Die Rechnung wird dann im elektronischen Rechnungsworkflow weiterbearbeitet. UNI-IT
Support und Informationsdienste
WICHTIG! Karl Rizzolli
Universitätsstraße 15, Bauteil G, 8010 Graz
58 Das SAP verfügt über ein automatisches Mahnwesen. Bei SAP-Rechnungen, ausgestellt von der Tel.: 0316/380-2736 59
Universität Graz, liegt die Zahlungsfrist bei 14 Tagen nach Rechnungslegung. Wird eine Rechnung E-Mail: karl.rizzolli@uni-graz.at
nicht innerhalb dieser Frist bezahlt, erfolgt im Drei-Wochen-Rhythmus die Mahnung über das
SAP.
WICHTIG!
`` Endabrechnung durchführen – eine Aufstellung lässt sich auch im SAP abrufen – Das Disagio der Kreditkartenunternehmen hat die/der VeranstalterIn zu übernehmen. Es wird von
SAP-Transaktion Z_MOCO der Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung vom Innenauftrag der Veranstaltung abgebucht.
`` FördergeberInnen ist ein Nachweis über die Verwendung der Mittel zu liefern. Die aktuellen Disagiosätze (Stand 1. Juni 2015):
Dabei sind die Vorgaben der FördergeberInnen einzuhalten. Seit 23.02.2015 sind nur mehr die im Visa und Mastercard: 1,54 % brutto (1,28 % netto)
SAP verfügbaren e-Rechnungen als Originalbelege zu sehen. Diese können über den SAP-Controlling- JCB: 2,34 % brutto
Bericht als pdf-Datei heruntergeladen werden. Vorerst sind davon Refundierungen, Gastvorträge, Diners: 2,92 % brutto
Werkverträge ausgenommen. Diese werden bei Bedarf von der Abteilung Buchhaltung und Bilanzierung Amex: 1,98 % brutto
ausgehändigt. Die Originalbelege können auf Wunsch von den FördergeberInnen eingesehen werden. Sofort AG: 1,20 % brutto
Dankschreiben nicht vergessen!
Diese zusätzlichen Kosten sind bei der Kalkulation zu berücksichtigen bzw. in die Teilnahmegebühren
KONTAKT einzurechnen.
Buchhaltung und Bilanzierung
ADir. Elisabeth Förster
Halbärthgasse 8/I, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1130
Fax: 0316/380-9090
E-Mail: elisabeth.foerster@uni-graz.at
KONTAKT
Forschungsmanagement und -service
Projektcontrolling
Elisabethstraße 27, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1287
Fax: 0316/380-9034
Internet: http://www.uni-graz.at/de/forschen/organisation/forschungsmanagement/
ansprechpersonen/
ÖFFENTLICHKEITSARBEIT ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN
Es ist zu entscheiden, ob bzw. in welchem Ausmaß die Informationen zur Veranstaltung per E-Mail, auf
Öffentlichkeitsarbeit ist ein wichtiger Bestandteil im Rahmen der Organisation einer Tagung. Eine der Homepage und/oder per Post weitergegeben werden. Diese Wahl wird je nach Wissenschaftsdisziplin
bedeutende Rolle spielt das Corporate Design der Veranstaltung. Wesentlich ist die einheitliche unterschiedlich ausfallen, entsprechend den jeweiligen Gewohnheiten.
Verwendung des Titels der Veranstaltung, der Namen der beteiligten Personen, des Logos und seiner Für die Gestaltung des Informationsfolders zur Veranstaltung und die Abstimmung des Programms sind
Anordnung, von Schrift(en) etc. in jedem Bereich – von der Homepage-Gestaltung bis zur Korrespondenz. zirka vier Monate einzuplanen.
Dies erhöht den Wiedererkennungseffekt.
Es empfiehlt sich, mit der Öffentlichkeitsarbeit bereits in den ersten Monaten der Organisation zu beginnen. Die Hausdruckerei der Universität Graz verfügt über einen Digitalprinter sowie einen Plotter und erledigt
60 kleinere Aufträge für Universitätsangehörige rasch, günstig und unkompliziert.
61
Bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, jemanden für diesen Aufgabenbereich zu engagieren.
Die Leistungen umfassen das Plotten von Dateien/Postern bis zu einer Größe von DIN B0 (100 x 140 cm)
auf Hochglanz- oder Normalpapier sowie Laserdrucke bis A3 (auch doppelseitig). Für Druckaufträge ist ein
Online-Bestellformular und -Leistungsverrechnungsformular auszufüllen.
TIPP! Nähere Informationen >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/885/Pages/Druckerei.aspx
Veranstaltungen, die von Angehörigen der Karl-Franzens-Universität organisiert werden und/oder KONTAKT
hier stattfinden, können selbst in den Online-Veranstaltungskalender der Uni Graz eingetragen
werden. >> http://events.uni-graz.at – auf „+ Neue Veranstaltung eintragen“ klicken! Wirtschaftsabteilung
Die eingetragenen Veranstaltungen werden von der Abteilung Presse + Kommunikation Hausdruckerei
freigeschaltet und finden auch automatisch Aufnahme in die E-Mail-Veranstaltungs-Newsletter Gerhard Krispel
uni.event und student.event, die jeden Freitag an die MitarbeiterInnen bzw. Studierenden der Uni Universitätsplatz 3/EG, 8010 Graz
Graz versendet werden. Sie beinhalten jeweils die Veranstaltungen der folgenden Woche. Tel.: 0316/380-2217
Fax: 0316/380-9141
E-Mail: gerhard.krispel@uni-graz.at
Parteienverkehr: Montag bis Freitag, 8 bis 12 Uhr
KONTAKT
Presse + Kommunikation
Mag. Gerhild Kastrun Auf der Intranet-Seite der Abteilung Presse + Kommunikation (Pressestelle) stehen das Uni-Logo in
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz verschiedenen Versionen sowie Schriften und Vorlagen im Corporate Design der Karl-Franzens-Universität
Tel.: 0316/380-1017 zum Download zur Verfügung
Fax: 0316/380-9039 >> http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/default.aspx
E-Mail: communication@uni-graz.at
Beratung zum Corporate Design sowie umfassende Serviceleistungen rund um die grafische Gestaltung von
Printprodukten bieten die GrafikerInnen der Pressestelle.
KONTAKT
Presse + Kommunikation
Roman Klug, Simone Lindner
Heinrichstraße 22/II, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1296, 1297
E-Mail: grafik@uni-graz.at
Internet: http://presse.uni-graz.at
ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN
WICHTIG! WICHTIG!
Bei Aufträgen von 4.001 bis 20.000 Euro sind mindestens zwei Vergleichsangebote, bei Aufträgen Bei der Platzierung eines Sponsorlogos auf Drucksachen ist die Werbeabgabe von fünf Prozent
von 20.001 bis 100.000 Euro drei Angebote einzuholen. zu berücksichtigen. Die namentliche Nennung der SponsorInnen ist nicht werbeabgabepflichtig.
Beschaffungsrichtlinie der Uni Graz >> http://intranet.uni-graz.at/wissenswertes/Weisungen/ Nähere Informationen >> siehe Kapitel 3.1.1, Seite 44
rektorat/Beschaffungsrichtlinie%20für%20die%20zentrale%20und%20dezentrale%20
Beschaffung/Zentrale%20und%20dezentrale%20Beschaffung.pdf
`` Fristen: Einreichfrist für Abstracts/Call for Papers, Anmeldefrist für ermäßigte Teilnahmegebühr
(Frühbucherbonus), allgemeine Anmeldefrist, Frist für Hotelreservierung
62 `` Informationen zur Unterkunft – Link zu Graz Tourismus oder Angabe von Hotels 63
TIPP!
`` Lageplan bzw. Wegbeschreibung
Es lohnt sich, bei einer großen Tagung eine/n GrafikerIn für sämtliche Drucksachen zu engagieren. `` eventuell Informationen zur Anreise >> siehe Kapitel 1.10, Seite 30
Bei Auslastung der GrafikerInnen der Pressestelle sind Roman Klug und Simone Lindner gerne
bei der Vermittlung behilflich.
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Format festlegen
Als erste Einladung zur Veranstaltung kann ein Informationsfolder per Post oder eine Information über `` Terminisierung, wann der Folder für den Versand fertig sein muss
E-Mail versendet werden. Letztere sollte Folgendes enthalten: Für den Druck ist im Schnitt eine Woche einzuplanen. Es ist dringend angeraten, mit der/dem GrafikerIn
`` Titel, Datum und Ort der Veranstaltung die Zeitplanung rechtzeitig im Vorhinein abzusprechen.
`` VeranstalterInnenteam
`` Texte, Bilder und Logos der/dem GrafikerIn übermitteln
`` Kontaktadresse für Information und Anmeldung Dateiformate und weitere Details abklären
`` Homepage-Adresse
`` Entwurf besprechen
Erst die zweite Einladung informiert über das detaillierte Programm.
WICHTIG!
Der Programmfolder sollte folgende Punkte beinhalten:
`` Ziel und Inhalt der Veranstaltung
Die Texte sollten der/dem GrafikerIn vollständig und in der Endversion übermittelt werden, da
`` Datum und Ort der Veranstaltung
Änderungen im Nachhinein den gesamten Prozess unnötig in die Länge ziehen und zusätzliche
`` Zeitplan bzw. Ablauf der Veranstaltung Kosten durch mehrfache Überarbeitungen verursachen können.
`` VeranstalterInnenteam bzw. Programmkomitee und wissenschaftliche Leitung
`` Organisationsteam
`` Stückzahl festlegen
`` Logo der Veranstaltung und/oder der VeranstalterInnen
`` Kontaktadressen für die Anmeldung und für inhaltliche Informationen `` Anbote von Druckereien einholen
`` Homepage-Adresse Es empfiehlt sich, dies in Absprache mit der/dem GrafikerIn zu tun, da sie/er über das nötige Wissen im
`` Programm – wenn bereits vorhanden – bzw. Information/Link, wo das Programm zu einem späteren Bezug auf Druckqualität, Papier, Format etc. verfügt und bereits Kontakte zu Druckereien hat.
Zeitpunkt abrufbar sein wird Siehe auch „Firmenkontakte“ auf der Homepage des Veranstaltungsservice
`` Anmeldeformular mit Anmeldefrist – außer wenn die Anmeldung ausschließlich über die Homepage >> http://veranstaltungsservice.uni-graz.at/de/daten-fakten/firmenkontakte
möglich ist
`` Korrekturen
`` Teilnahmegebühren
Nach Übermittlung des Folders durch die/den GrafikerIn können von der/dem Verantwortlichen
`` Zahlungsmodalitäten, Stornobedingungen, Bankverbindung – sofern die Zahlung nicht der Organisation noch Korrekturen veranlasst werden. Entwürfe werden üblicherweise als PDF-File
ausschließlich über die Homepage möglich ist übermittelt.
`` SponsorInnen und FördergeberInnen namentlich genannt bzw. mit Logo, je nach Vereinbarung
`` Druckfreigabe des Folders per E-Mail durch die/den Verantwortliche/n der Organisation
ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN
`` Die/der GrafikerIn übermittelt die Daten an die Druckerei. `` Im Falle einer Sponsoringvereinbarung mit einer Bank empfiehlt es sich anzufragen, ob auch
Plakatständer zur Verfügung gestellt werden können.
`` Aussendung vorbereiten >> siehe Kapitel 2.2, Seite 35 `` Einige Werbeagenturen vermieten Plakatständer. Richtpreis – Firma Ankünder: ein Dreieckständer
für zwei Wochen im Innenstadtbereich (DIN A0) € 197 zuzüglich fünf Prozent Werbeabgabe und 20
Prozent Mehrwertsteuer (Stand November 2015).
4.1.2 Plakat
Das Plakatieren, Aufstellen von Plakatständern sowie das Anbringen von Transparenten an der Uni Graz
NOTWENDIGE SCHRITTE für kommerzielle Zwecke sind mit der Abteilung Fundraising und Alumni abzustimmen.
`` Format festlegen Formulare unter
>> http://fundraising.uni-graz.at/de/werbung-am-campus/downloads
64 Übliche Formate für Plakate sind DIN A1 (594 x 841 mm) und DIN A2 (420 x 594 mm). 65
`` Inhalt festlegen KONTAKT
Titel, Datum, Zeit, Ort, Homepage-Adresse der Veranstaltung, Logos oder Nennung der Fundraising und Alumni
FördergeberInnen und SponsorInnen – bei Nennung ist auf eine lesbare Schriftgröße zu achten. Werbung am Campus
Mag. Sigrid Golinar-Kleemaier
TIPP! Liebiggasse 9/1. Stock, 8010 Graz
Tel.: 0316/380-1819
Das Plakat sollte nicht textlastig sein und nur Basisinformationen liefern. Wird das Plakat im Fax: 0316/380-9014
gleichen Layout wie der Folder gestaltet, spart dies Zeit und Kosten. Zusätzlich erhöht es den E-Mail: si.golinar@uni-graz.at, werbungamcampus@uni-graz.at
Wiedererkennungseffekt.
`` Stückzahl festlegen
Überlegen, wo und wann plakatiert werden soll: Sind die Plakate als Vorankünder gedacht oder als 4.1.3 Tagungsband
dekorative Elemente während der Veranstaltung?
NOTWENDIGE SCHRITTE
`` Weitere Schritte vergleiche Einladung/Programmfolder >> siehe Kapitel 4.1.1, Seite 63
`` Angebote von Verlagen einholen
`` Plakate anbringen `` Kostenkalkulation
Vorankünderplakate sollten zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung angebracht werden. `` Verkauf planen und organisieren
Geeignete Plätze am Universitätsgelände sind u.a.: `` Koordination und Lektorat der Beiträge
`` Dekanate der REWI- und SOWI-Fakultät, Universitätsstraße 15, Bauteil A, EG
`` Alle AutorInnen, die im Tagungsband veröffentlichen, haben einen AutorInnenvertrag zu
`` Dekanate der NAWI-, GEWI- und der Katholisch-Theologischen Fakultät, Universitätsplatz 3/EG unterzeichnen.
`` Dekanat der URBI-Fakultät, Merangasse 18/EG
Die Plakate mit der Bitte um Aushang in den Dekanaten abgeben – ohne Dekanatsstempel werden sie
entfernt.
`` Universitätsbibliothek, Universitätsplatz 3 – Plakate im Sekretariat abgeben
`` Universitätszentrum Wall, Merangasse 70
`` Institut für Geographie und Raumforschung, Heinrichstraße 36, Anschlagtafeln –
nach Absprache mit dem Sekretariat
`` Weitere Institute – nach Absprache mit dem Sekretariat
`` Ehemaliges Heizhaus, Universitätsstraße 2-4
`` Öffentliche Anschlagtafeln, die keiner Abteilung zugeordnet sind, im Hauptgebäude,
Universitätsplatz 3, und RESOWI-Zentrum, Universitätsstraße 15
`` Plakatständer organisieren
`` Die Uni Graz besitzt 20 wetterfeste Plakatständer/Wegweiser – zehn Ständer DIN A1 (594 x 841
mm) und zehn Ständer DIN A0 (841 x 1189 mm). Sie befinden sich am Campus, sind beweglich
und werden vom Veranstaltungsservice (Gabriela Pirsch) einige Tage vor und während einer
Veranstaltung als Ankünder bzw. Wegweiser zur Verfügung gestellt.
ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DRUCKSACHEN ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | PRESSE-/MEDIENARBEIT
KONTAKT
`` Zu grafischer Gestaltung und Druck vergleiche die Vorgangsweise bei den übrigen Printprodukten. Presse + Kommunikation
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
WICHTIG! Tel.: 0316/380-1018
Fax: 0316/380-9039
E-Mail: communication@uni-graz.at
Erwähnung bzw. Logos der SponsorInnen und FördergeberInnen nicht vergessen!
Internet: http://presse.uni-graz.at
Intranet: http://intranet.uni-graz.at/einheiten/714/Pages/default.aspx
4.2.1 Presseaussendung
Eine Presseaussendung stellt eine knappe, journalistisch aufbereitete Information dar. Bei einem
Pressetext sollte nicht die Tagung an sich in den Mittelpunkt der Information gestellt werden, sondern
ein spannendes Forschungsthema mit Uni-Graz-Bezug oder ein/e berühmte/r ReferentIn herausgegriffen
werden.
Zu den Services der Abteilung Presse + Kommunikation zählen unter anderem das Verfassen und der
Versand von Presseaussendungen für Angehörige der Universität Graz. Selbstverständlich können
VeranstalterInnen auch eigenständig Medienarbeit betreiben. Es empfiehlt sich jedoch zumindest eine
terminliche Abstimmung mit der Pressestelle.
`` Thema der Pressekonferenz festlegen `` Geräte und Ausstattung für die Präsentation organisieren – Laptop und Leinwand (falls nicht vor Ort),
eventuell Flipchart, Moderationskoffer etc.
`` Ort festlegen und Raum reservieren
Der Raum sollte zentral gelegen sein und eine der erwarteten TeilnehmerInnenzahl entsprechende `` Getränke und eventuell Snacks organisieren
Größe haben.
`` eventuell Zeit für Vorbesprechung der Podiumsgäste einplanen
`` Termin und Uhrzeit festlegen
Es empfiehlt sich, einen Termin zwischen 9 und 11 Uhr von Montag bis Freitag zu wählen – auf `` Namensschilder vorbereiten
Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen achten! Namensschildhalter für das Podium können von der Abteilung Presse + Kommunikation ausgeliehen
werden.
`` Podiumsgäste auswählen und einladen
Auf dem Podium sollten nicht mehr als drei bis fünf Personen Statements abgeben bzw. für Fragen zur `` Raum vorbereiten
Verfügung stehen. Sitzordnung am Podium überlegen, Anordnung von Tischen und Stühlen – JournalistInnen schätzen
Tische zum Schreiben; Pressemappen auflegen
`` Statements der Podiumsgäste abstimmen und für die Pressemappe anfordern
Jede Person sollte maximal fünf Minuten reden. `` Technische Geräte überprüfen
`` Telefonische Nachfrage bezüglich Teilnahme der Medien zwei Tage vor der Pressekonferenz
ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | DOKUMENTATION ÖFFENTLICHKEITSARBEIT | MERCHANDISING-PRODUKTE
Es ist sinnvoll, eine/n Verantwortliche/n für die Dokumentation der Veranstaltung zu bestimmen. Bei Kongressen werden häufig an die TeilnehmerInnen und ReferentInnen Merchandising-Produkte
verschenkt, die zum Teil über SponsorInnen finanziert werden und auch das Logo dieser tragen. Dazu
`` Fotos zählen zum Beispiel Taschen, T-Shirts oder kleine Geschenke. Diese stellen die SponsorInnen manchmal
Ist eine professionelle Fotodokumentation erwünscht, sollte ein/e FotografIn engagiert werden. Die selbst zur Verfügung, andernfalls bieten diverse Firmen Artikel an, die mit individuellem Aufdruck bestellt
Abteilung Presse + Kommunikation ist gerne bei der Vermittlung behilflich. werden können.
Fotoarchiv anlegen.
70 KONTAKT 71
`` Protokoll
Veranstaltungsservice
Studierende können im Rahmen einer Tagung die schriftliche Dokumentation übernehmen.
Mag. Sabine van den Oever
Universitätsplatz 3/I, 8010 Graz
`` Pressespiegel
Tel.: 0316/380-8411
Alle Medienberichte zur Veranstaltung sollten gesammelt werden.
E-Mail: sabine.vandenoever@uni-graz.at
`` Tagungsband
>> siehe Kapitel 4.1.3, Seite 65
Die Karl-Franzens-Universität hat eine bunte Auswahl an Merchandising-Artikeln im Uni-Graz-Design
anzubieten >> unistore.uni-graz.at
VERKAUFSSTELLEN
Unistore im Unishop
beim Haupteingang des RESOWI-Zentrums
Universitätsstraße 15, 8010 Graz
Öffnungszeiten:
Montag bis Donnerstag, 8.30 bis 17.00 Uhr, Freitag, 8.30 bis 16.00 Uhr
Unistore im ÖH-Servicecenter
Schubertstraße 6a, 8010 Graz
Öffnungszeiten:
Montag bis Donnerstag, 8.30 bis 17.00 Uhr, Freitag, 8.30 bis 16.00 Uhr
Tel.: 0316/380-2990
DURCHFÜHRUNG VOR ORT DURCHFÜHRUNG VOR ORT
6 NACHBEREITUNG 7 LITERATURANGABE
NOTWENDIGE SCHRITTE Brunold, Herbert: Budgetierung von Weiterbildungskursen. In: Grundlagen der Weiterbildung
Zeitschrift – GdWZ 1995, S. 285-286.
`` Ursprungszustand der Räumlichkeiten herstellen
Organisation des Abbaus und Rücktransportes von Geräten, Tischen, Buffet etc., Abbau der Ausstellung Sippel, Hans-Jörg: Eine Veranstaltung planen. Tipps und Anregungen. Stiftung Mitarbeit, Bonn.
Arbeitshilfen für Selbsthilfe- und Bürgerinitiativen Nr. 5, 2003, S. 13.
`` Schlüssel zurückgeben
74 75
`` Nachbesprechung mit den MitarbeiterInnen
`` Gesamtfinanzierung überprüfen
`` Endabrechnung erstellen
`` Projektabschluss an das Forschungsmanagement und -service melden >> siehe Kapitel 3.2, Seite 58
`` Organisationsbüro auflösen
`` Unterlagen archivieren
`` Pressespiegel anlegen
ANHANG ANHANG
Rahmenprogramm Flipchart
Büromaterial und allgem.
Geschenke Organisation
Raumdekoration Papier
Schreibwaren
Transport / Ab- und Aufbau
Ablagefächer
Kreditkartenabrechnung Ordner
Versicherungskosten CDs/DVDs
Markstifte
SUMME AUSGABEN
Locher
Einnahmen Soll Ist Abweichung
Hefter
Teilnahmegebühren Heftklammern
Förderungen Klarsichthüllen
Kopiertoner
Sponsor-Beiträge
Kopierkosten
Eigenmittel der Universität Graz Druckertoner
Eigenkapital der Universität Graz Telefon-, Faxkosten
Druck Programmfolder
SUMME EINNAHMEN
Grafik
Druckkosten
Aussendungen per Post
ANHANG ANHANG
Bezeichnung Anzahl ungefähre Kosten Eigenmittel Bezeichnung Anzahl ungefähre Kosten Eigenmittel
Papier Abendessen
Kopierkosten Rahmenprogramm
Etiketten Empfang durch Land
Steiermark/Stadt Graz
Kuverts
Führungen (Stadt, Museen)
Versandarbeit und
Postgebühr Exkursionen
80 Plakat ReferentInnen
81
Grafik Honorare
(inkl. Taggeld, Fahrtkosten,
Druckkosten
Spesen)
Tagungsband (Book of
Hotelkosten
Abstracts)
Geschenke
Grafik und Layout
Auf- und Abbau vor Ort
Druck
Zahlungsverkehr
Bindung
Druck von Erlagscheinen
Beschilderung und Dekoration
Stempel für Erlagscheine
Papier für Beschilderung
Abrechnung über Kreditkarte
Aufsteller für Plakate und
(Disagio)
Hinweisschilder
Versicherungskosten
Kopierkosten
Dekopflanzen
Farbige Tücher etc.
Tischtücher
Unterlagen für
TeilnehmerInnen
Papier
Kopierkosten
Tagungsmappen
Blöcke
Kulis
Namensschilder
Kongresstaschen
Merchandising-Artikel
(T-Shirts, Feuerzeuge etc.)
Catering
Kaffeepausen
Mittagsbuffet
ANHANG ANHANG
„Mit den Congress Awards drückt die Stadt Graz Ihre Wertschätzung und ihren Dank
gegenüber den VeranstalterInnen aus“, so der Grazer Bürgermeister Siegfried Nagl.
Aus allen Einreichungen nominiert eine hochkarätige Jury, die sich aus den RektorInnen
der Grazer Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogischen Hochschulen und Vertrete-
rInnen von Land Steiermark und Stadt Graz zusammen setzt, die GewinnerInnen.