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Level9 Papierloses Büro Version 1.0.

0 – Anleitung

Level9 GmbH | Software Engineering & Consulting

Level9 l Papierloses Büro – Hilfe


Installationsvoraussetzung:

 Administratorenrechte auf dem Computer auf dem Sie das Papierlose Büro in-
stallieren möchten
 Betriebssystem: Windows 7, Windows Vista; Windows XP (32 sowie 64 Bit-
Systeme)
 Mindestens 125 MB verfügbarer Festplattenspeicher.

Voraussetzungen für die mitgelieferte Datenbank:


 Prozessor
o Mindestens: 1 GHz (x86-Prozessor) oder 1,4 GHz (x64-Prozessor)
o Empfohlen: 2 GHz oder höher
 Arbeitsspeicher
o Mindestens: 512 MB RAM
o Empfohlen: 2 GB RAM oder mehr für 32 Bit-Systeme, 4 GB oder mehr
für 64 Bit-Systeme
 Freier Festplattenspeicher 1/10
o Mindestens: 10 GB
o Empfohlen: 40 GB (vollständige Installation) oder 10 GB (Server Core-
Installation)

Die Datenbank kann auf dem lokalen Rechner oder auf einem separaten Rechner in-
stalliert werden.

Installationsanleitung
 Die zip Datei in diesen Ordner entpacken
 die Setup.exe im Ordner Papierloses Büro ausführen
 der Installationsroutine bis Fertigstellung folgen
 es öffnet sich der Einrichtungsassistent
 Nutzerdaten für Papierlose Büro angeben

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D-03205 Calau | Schlossstraße 24 | Tel: +49 (0)3541 87 28 737 | Fax: +49 (0)30 947 94 94 - 29
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CH-8152 Opfikon/Zürich | Wallisellerstrasse 161 | Tel: +41 (0)43 321 2002 | Fax: +49 (0)30 947 94 94 - 29
TR-34427 Istanbul | Ömer Avni Mah. Inebolu Sok.: 37 | Tel.: +90 (0)212 252 73 31 | Fax: +90 (0)212 334 21 50
Gerichtsstand / register data: Deutschland, AG Cottbus | Registernummer: HRB 6899 CB | USt-ID-Nr. / VAT: DE 230322976
Deutsche Bank Brandenburg | BLZ: 12070000 | Konto: 519993000 | SWIFT-BIC: DEUTDEBB160 | IBAN: DE41120700000519993000
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Inhaltsverzeichnis Seite
1. Benutzeroberfläche 3
1.1. Kontakt Auswahl 3
1.2. Archiv Information 5
1.3 Suche 6
2. Menüstruktur 7
2.1. Kontakte 7
2.2. Archive 8
2.3. Termine 8
2.4. Extras 8
2.5. Beenden 8
2.6. ? 8
3. Kontakte verwalten 8
4. Archiv verwalten 9
4.1 Archiv hinzufügen 9
4.2 Archiv bearbeiten 9
4.3 Archiv löschen 10

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1. Benutzeroberfläche

1.1. Kontakt Auswahl

3/10

1 Aktiver Kontakt:
Alle Dokumente dieses Kontaktes werden durch Auswahl der entsprechenden Ablage
(9) in der weißen Box unten links angezeigt.
2 Datenanzeige des aktiven Kontaktes:
In diesem Bereich werden alle angegebenen Daten des „Aktiven Kontaktes“ (1) abge-
bildet.
3 „Aktiven Kontakt“ (1) anzeigen / bearbeiten

4 „Aktiven Kontakt“ (1) löschen

5 Neuen Kontakt hinzufügen

6 Neues Archiv anlegen

7 Archiv bearbeiten

8 Archiv löschen

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9 Ablagen:
Die Dokumente werden beim Anlegen unterschiedlichen Ablagen (Verträge, Rechnun-
gen, Schreiben, Notizen, Visitenkarten) zugeordnet.

10 Termin / Erinnerung für das Archiv festlegen:


Ermöglicht die Angabe eines Erinnerungstermins zur Wiedervorlage des Dokumentes
(siehe auch Gliederungspunkt 2.3.).

11 Archiv verschieben:
Bewirkt das Verschieben oder Kopieren von Archiven zu einem anderen Kontakt oder
zu einer anderen Ablage (9).

12 Dokument drucken

13 Drucken

14 Kopieren

15 Inhalt vergrößern

16 Inhalt verkleinern

17 100% Seitenansicht 4/10


18 Volle Seitenbreite anzeigen

19 Ganze Seite anzeigen

20 Zwei Seiten anzeigen

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1.2. Archiv Information

5/10

In der Archiv Information werden alle Termine aufgelistet und die Bemerkungen des Ar-
chivs angezeigt.

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1.3. Suche

6/10

In den Kontakten suchen.

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Wird „In den Archiven suchen“ „Volltext“ ausgewählt, wird das Suchwort in den Dokumen-
ten gesucht.

2. Menüstruktur

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

2.1. Kontakte
Die Einordnung der Dokumente erfolgt über die jeweiligen Kontakte. Der Menüpunkt Kon-
takte ermöglicht das Anlegen, bearbeiten und löschen von Kontaktdaten, denen dann an-
schließend Dokumente zugeordnet werden können.
Der Menüpunkt gliedert sich in Neuen Kontakte anlegen, Kontakte bearbeiten und Kontak-
te löschen – weitere Ausführungen zu diesen Punkten in Gliederungspunkt 3.

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2.2. Archive
Über den Menüpunkt Archive werden Dateien bzw. Belege hinzugefügt, bearbeitet oder
gelöscht. Es besteht auch die Möglichkeit zum Druck. (siehe auch Gliederungspunkt 4)

2.3. Termine
Für die Dokumente können Erinnerungstermine vergeben werden.
Die Erinnerungstermine können über die jeweiligen Buttons verschoben oder gelöscht
werden. Das Dokument zu dem Termin kann eingesehen werden. Für diese Bearbei-
tungsmöglichkeiten ist das Dokument vorher durch Klick zu markieren.
Die Termine können beim Anlegen des Dokumentes (siehe Gliederungspunkt 4.1) hinter-
legt werden. Nachträglich werden sie nach Markierung des Dokumentes auf folgender
Weise vergeben:
 über das Menü Archive bearbeiten oder

 über die Schaltfläche - Archiv bearbeiten (7) oder

 über die Schaltfläche - Termin / Erinnerung für das Archiv festlegen


(10).

8/10
2.4. Extras
Durch diesen Menüpunkt kann zwischen einer Ablage Ansicht (Liste, Miniaturansicht),
Texterkennung (Texterkennung an, Texterkennung aus), Sicherung (Sicherung erstellen,
Sicherung wiederherstellen) oder Einstellungen gewählt werden.

2.5. Beenden
Dieser Menüpunkt schließt das Programm.

2.6. ?
Unter diesem Menüpunkt wird die Programminformation und die Hilfe angezeigt. Es kann
auch nach Updates gesucht und die Vollversion registriert werden.

3. Kontakte verwalten

Kontakte werden durch den Menüpunkt Kontakte angelegt, bearbeitet und gelöscht. Wei-
terhin besteht die Option Kontakte über die folgenden Schaltflächen der Benutzeroberflä-
che zu bearbeiten:

Kontakt anzeigen / bearbeiten (2)

Kontakt löschen (3)

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Neuen Kontakt anlegen (4)

Beim Anlegen eines neuen Kontaktes müssen Angaben zu den Feldern „Bezeichnung“,
„Straße/ Nr.“ sowie „PLZ“ getätigt werden. Die Felder „Anrede“, „Name“, „Vorname“, „Te-
lefonnummer“ und „Beschreibung“ sind keine Pflichtangaben.
Es wird immer der „Aktive Kontakt“ (1) bearbeitet.
Achtung: Wenn Sie einen Kontakt löschen, werden alle dazu gehörenden Archive und Do-
kumente gelöscht. Es wird empfohlen, vor dem Löschen eines Kontaktes eine Sicherung
zu erstellen und besonders wichtige Dokumente zu exportieren.

4. Dokumente verwalten

4.1 Dokumente hinzufügen


Dokumente werden über Kontakte gespeichert, d.h. sie werden beim Anlegen dem „Akti-
ven Kontakt“ (1) zugeordnet. Nachträglich kann ein markiertes Objekt auch anderen Kon-
takten zugeordnet werden. Dafür ist der Button Archiv verschieben (11) zu verwenden.
Zum Anlegen der Dokumente kann der Menüpunkt Archive oder der folgende Button der
Benutzeroberfläche genutzt werden:

Neues Archiv anlegen (5) 9/10

Zum Anlegen Ihrer Belege und Dateien öffnet sich dann der Archiv Assistent (unabhängig
ob die Variante über den Button oder über das Menü gewählt wurde):
Dokumente können durch Einscannen oder durch Angabe des Speicherpfades von Ihrem
Server hinzugefügt werden. Änderungen werden nach den folgenden Einga-
ben/Einstellungen über Archiv ablegen gespeichert.
Als erstes ist immer der Name des Archivs anzugeben. Wird kein Name angegeben, wird
automatisch einer generiert, der jedoch später veränderbar ist. Dann kann der Ablageort
(Verträge, Rechnung, Schreiben, Notizen oder Visitenkarten) ausgewählt werden. Außer-
dem kann ein Erinnerungstermin mit einer Beschreibung zur Wiedervorlage hinterlegt
werden (siehe auch Gliederungspunkt 2.3.). Gegebenenfalls können Bemerkungen zu dem
Archiv hinzugefügt werden.
Scannen von Dokumenten:
Zum Scannen eines Dokumentes den Button Dokument(e) scannen auswählen und an-
schließend der Scanoberfläche Ihres Scanners folgen.
Dokument von Ihrem Rechner übernehmen:
Durch den Button Dokument(e) hinzufügen, können auf dem Computer gespeicherte Gra-
fikdateien in das papierlose Büro übernommen werden.

4.2 Dokumente bearbeiten


Das zu bearbeitende Archiv muss als erstes durch Klick markiert werden. Die Bearbeitung
erfolgt dann entweder über den Menüpunkt Archive oder über die folgende Schaltfläche
der Benutzeroberfläche:

Archiv bearbeiten (7).

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Es öffnet sich bei beiden Varianten der Archiv Assistent. Somit können weitere Seiten ei-
nes Dokumentes gescannt bzw. im papierlosen Büro hinzugefügt werden. Außerdem wer-
den die Erinnerungstermine über den Archiv Assistent aktualisiert. Änderungen werden
über Archiv ablegen gespeichert.

4.3 Archiv löschen


Ein markiertes Archiv kann über das Menü (Archive bzw. Archiv löschen) oder über den
folgenden Button gelöscht werden:

Archiv löschen (8).

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