E-Mail in Kanäle integrieren und Unterhaltungen per E-Mail versenden

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Viele Kunden stellen uns immer wieder die Frage, wie sie mit der Einführung von Teams
mit den E-Mails umgehen sollen, denn viele Partner und Kunden schreiben ja weiterhin
noch ihre E-Mails an sie. Hat man mit Teams nicht einen Mehraufwand
geschaffen? Nein, denn Teams und Outlook kommunizieren sehr gut
miteinander. Ja, richtig, denn ich kann empfangene E-Mails problemlos an einen
Teams-Kanal weiterleiten und umgekehrt kann ich Teams-Unterhaltungsstränge auch
ganz einfach per E-Mail versenden. Am besten ich zeige es Ihnen gleich an einem
Beispiel. Ich habe von einer Werbeagentur ein Angebot zur Unterstützung an unserem
Tag der offenen Tür erhalten. Das Angebot habe ich per E-Mail erhalten. Wie kann ich
jetzt die Nachricht und das Dokument ohne größeren Aufwand an mein Marketing-
Team weiterleiten. Sehen Sie hier: Jeder Kanal, der erstellt wird, erhält automatisch auch
eine E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse kann ich abrufen, indem ich neben den
Kanalnamen auf die drei Punkte klicke und auf "E-Mail-Adresse abrufen" klicke. Hier
wird mir dann auch schon die E-Mail-Adresse angezeigt. Diese kann ich nun hier in
meine Zwischenablage kopieren. Im nächsten Schritt öffne ich mein Outlook. Hier ist
auch schon gleich die Nachricht von dem Herrn Johannes Arndt mit dem Angebot zu
unserem Tag der offenen Tür. Hier kann ich jetzt wie gewohnt auf den Button
Weiterleiten klicken. In die Empfängeradresse kann ich nun die E-Mail-Adresse aus der
Zwischenablage hereinkopieren, indem ich Strg+V drücke. Hier kann ich dann auch
noch, wenn ich möchte, eine Nachricht an mein Team eingeben. So, ich habe jetzt meine
Nachricht erfasst, das Angebot bitte zu prüfen und mir eine Auftragsbestätigung
zukommen zu lassen. Als Nächstes kann ich diese E-Mail jetzt ganz einfach
versenden, indem ich hier wie gewohnt auf Senden klicke.

 Jetzt springe ich wieder zurück in mein Teams. Hier sehe ich auch schon, dass die E-Mail
bzw. die Nachricht hier in meinem Teams Marketing im Kanal Online Marketing bereits
angekommen ist. Hier im oberen Bereich sehe ich meine Nachricht, die ich zuvor erfasst
habe, und im Verlauf sehe ich auch die Nachricht vom Johannes Arndt und sein
Angebot im Anhang mit dabei. Wenn ich nun auf meine Registerkarte>tab Dateien
klicke, so sehe ich hier einen Email Messages-Ordner. Dieser Ordner wird automatisch
von Teams bzw. von SharePoint angelegt, sobald eine E-Mail an einen Kanal
weitergeleitet wird. Und hier werden zukünftig alle E-Mails abgelegt. 

Sie sehen hier bereits einen weiteren großen Vorteil: Microsoft Teams trennt die E-Mail
von dem Dateianhang automatisch. So müssen Sie also nicht zunächst die E-Mail
öffnen, um an den Anhang zu gelangen. Nun gehe ich zurück zu meinen Beiträgen. 
Hier unten sehe ich, dass der Bernhard in der Zwischenzeit auf meine Nachricht
geantwortet hat: "Hallo Nicole, das Angebot passt. Hier die Auftragsbestätigung." Doch
wie leite ich jetzt diese Nachricht inklusive Anhang am schnellsten per Outlook an den
Johannes Arndt weiter? Dazu rufe ich bei der Nachricht, welche ich weiterleiten
möchte, wieder die weiteren Optionen auf. Und hier wähle ich nun den Punkt "Mit
Outlook teilen" aus. Mit einem Klick darauf öffnet sich in der Mitte nun ein kleines
Outlook-Fenster für mich. Hier können Sie nun den gewünschten Empfänger
eingeben und weiter unten haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Nachricht mit einem
persönlichen Text zu ergänzen. Hier gebe ich zunächst einmal den Empfänger an. Um
nun eine Nachricht zu erfassen, klicke ich hier unterhalb meines Betreffs in das
Eingabefeld. Wenn Sie möchten, können Sie nun hier oben noch Ihren Betreff ändern
oder anpassen. Und wenn ich hier weiter runter scrolle, sehe ich den Teams-
Unterhaltungsstrang, welchen ich weiterleiten möchte. Jetzt fehlt nur noch der
Anhang. Den kann ich entweder hier unten über die Büroklammer oder hier oben über
das Anfügen hinzufügen. Mit einem Klick darauf habe ich nun zwei Optionen: Entweder
möchte ich hier ein Dokument aus meinem lokalen Computer hochladen oder ich wähle
die Cloudspeicherorte aus. Auf der linken Seite wähle ich hier nun die Gruppen, um die
Teams zu durchsuchen. Und auf der rechten Seite werden mir hier nun alle Teams
angezeigt. Ich wähle das richtige Team aus, wähle hier den richtigen Kanal aus und hier
befindet sich bereits die Auftragsbestätigung vom Bernhard. Mit einem Klick ist diese
Datei ausgewählt und wenn ich hier auf Weiter gehe, dann wird mir das Dokument in
der E-Mail angehängt. Habe ich nun meine Nachricht vollständig erfasst, kann ich sie
hier unten nun mit einem Klick auf das Papierfliegersymbol absenden. Um nun zu
kontrollieren, ob meine Nachricht auch wirklich versendet wurde, öffne ich noch einmal
mein Outlook. Hier gehe ich nun in meine "Gesendeten Elemente" und sehe da, meine
E-Mail ging an den Herrn Johannes Arndt tatsächlich raus. Auf der rechten Seite sehe ich
auch meinen ergänzten Text, ich sehe den Teams-Unterhaltungsstrang und ich sehe
ebenfalls, dass die Auftragsbestätigung mit im Anhang ist.

 Sie haben nun gesehen, wie einfach es ist, die E-Mail-Adresse eines Kanals
abzurufen, um eine E-Mail aus Outlook an Teams weiterzuleiten und, umgekehrt, wie Sie
einen Unterhaltungsstrang aus Teams ganz einfach inklusive Anhang per Outlook
versenden können, Probieren Sie es gleich selbst aus.