Excel in your Career - Basics

Adrian Stettler

Berner Fachhochschule | Wirtschaftsingenieurwesen

Terms to know
 Workbook: Das gesamte .xlsx file
 Worksheet: Ein Tabellenblatt innerhalb des Workbooks
 Cell: Eines der Feld innerhalb eines Worksheets. Alle Daten müssen in Zellen
festgehalten werden. Jede Zelle hat eine klare Bezeichnung gemäss der zugehörigen
Column und Row.
 Row: Eine Zeile auf einem Worksheet. Nummerisch nummeriert.
 Column: Eine Spalte auf einem Worksheet. Alphabetisch nummeriert.
 Cell Reference: Die Bezeichnung der Zelle gemäss Rows und Columns (z.B. G35)
 Ribbon: Die Taskleiste oberhalb der Zellen, welche in mehrere Tabs unterteilt wird.
 Range: Wenn mehrere Zellen gleichzeitig bearbeitet/berechnet werden, wird eine
Range definiert.
 Formula: Eine Berechnung innerhalb einer Zelle. Beginnt immer mit “=“.
 Function: Vordefinierte Formulas in Excel welche für komplexere Berechnungen
eingesetzt werden können.

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Example of Data Table

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Example of Visual Table (1/2)

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Example of Visual Table (2/2)

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Basic Formulas in Excel

 Alle Formulas (wie auch sämtliche Funktionen) werden in einer Zelle in Excel aktiviert mit dem
=-Zeichen.
 Beispiele (keine Leerschläge!): = (10 + 9)/2 =A2/A3

 Berechnungen funktionieren in vielen Fälle über verschieden Zellenformatierungen hinweg.

 Beispiel:

Invoice Datum Betrag Zinsen Kosten Formel

#001 01.01.2019 $100.00 20.00% 120 "=C2*(1+D2)"
#002 03.01.2019 $150.00 20.00% 180 "=C3*(1+D3)"
#003 03.01.2019 $140.00 20.00% 168 "=C4*(1+D4)"

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Basic Functions in Excel

= 𝑆𝑈𝑀(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑆𝑈𝑀(𝐴2: 𝐴99)

= 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝐵2: 𝐵99)

= 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝐵2: 𝐵99)

= 𝑂𝑅(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝑂𝑅(𝐴2, 𝐴3, 𝐴4)

= 𝐴𝑁𝐷(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝐴𝑁𝐷(𝐵2, 𝐵3, 𝐵4)

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Filter Data
 How to activate filters:
1. Select a random cell in the first row of your data
2. Got to Data -> Filter

 Purpose: Use filters to hide certain rows of data that you deem irrelevant for your current
analysis.

 Filters are enabled individually for

every column. Multiple filters can
be active at the same time.

 See your options for filtering by

selecting the dropdown arrow
in the first row.

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Copy und Paste

 Copy Paste, wie in jedem Office Programm mit Ctrl+C und Ctrl+V

 Copy Paste wird regelmässig eingesetzt um:

 Funktionen zu kopieren (Achtung hier passt sich jeweils die Cell
Reference an, ausser diese wird festgehalten)
 Daten zu manipulieren
 Ganze Rows oder Columns kopieren
 Formating von einem Ort auf einen anderen auszubreiten
 Daten aus dem Internet in Excel zu importieren

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Advanced Paste Options

 Zur Verfügung nach Rechtsklick oder über Home -> Paste (Kein sinnvoller Shortcut verfügbar)

 Paste: Alles wird übernommen (wie Ctrl + V)

 Values: Nur nummerischer Wert (einsetzbar wenn Resultate

von Funktionen kopiert werden)

 Formula: Kopiert Funktionen, allerdings ohne Formatting

 Transpose: Horizontale Reihe zu Vertikal, und vice versa

 Formatting: Nur Formatierung wird übernommen (Kann auch mit Format Painter erreicht
werden (Home -> Format Painter)

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Paste Special Menu

 Zur Verfügung nach Rechtsklick oder über Home -> Paste (Kein sinnvoller Shortcut verfügbar)

 Viele der Funktionalitäten haben wir bereits

kennengelernt.

 Kombination von Funktionalitäten (z.B. Paste

Values und Transpose)

 Skip Blanks: Leere Zellen im Kopierfeld werden

nicht kopiert und im Pastefeld unverändert.

 Operation: Die Werte des Kopierfeld werden

mit den Werten des Pastefeld mathematisch
verarbeitet (add, subtract, multiply, divide).

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Copy und Paste über Bereiche hinweg

 Vorgehensweise:
 Bereich markieren und unten rechts Linksklick und festhalten.
 Cursor wird zu einem Kreuz
 Über Zellen ziehen bis zu Destination

 Funktionsweise:
 Kopiert wird die Logik im markierten Bereich (z.B. 1, 2 -> 3,4 etc)
 Funktionen werden auch übertragen

 Kurze Übungen:
 Kreieren Sie eine Column von Zahlen von 1 bis 10
 Kreieren Sie eine Column von geraden Zahlen von 2 bis 20
 Kreieren Sie eine Fibonacci-Reihenfolge von 10 Werten (Start mit 1)

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Formatvorlagen für Zellen in Excel

 Excel kann verschiedene Datenarten in verschiedene Art und Weise darstellen.

 Die Formatierung der Zelle muss dafür angepasst werden. Die Zelle markieren
und dann unter Home Tab, Rubrik «Number» zum Dropdown Fenster.

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Probleme mit Zellenformatierung (Beispiel Datumrechner)
 Übung:

 Erstellen Sie diese Struktur, inklusive der Zellenformatierung:

 Jeder Mitarbeiter hat 7 Tage zur Verfügung um sein Projekt abzugeben. Wann muss der
jeweilige Mitarbeiter sein Projekt abgeben?

 Zusatz: Stellen Sie sicher, dass nur Arbeitstage für die Herleitung des Abgabetermins
verrechnet werden (Google kann hier behilflich sein).

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Einige Generische Tipps
 Create Worksheets with the Future in Mind.

 Avoid Repetitive Formulas.

 Avoid Fixed Numbers in Formulas.

 Do not Merge Cells.

 Avoid Hiding Data.

 Be Clear Which Units Are Used.

 Save Styling for the End.

 Use Positive Numbers.

 Avoid the Use of Macros.

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