SAT - Benutzerhandbuch

Verfahrensanweisung für die Ausgabe von Zugangskarten über

SAT (SIPORT Administration Tool)

Inhalt
1 Zugangskarten, die über SAT ausgegeben werden.......................................................................... 2

1.1 Unpersonalisierte Zutrittskarten ...................................................................................................2

1.2 Karten für Dienstleistende ..........................................................................................................3

1.3 Karten für Besuchende ..............................................................................................................3

2 Vorgehensweise bei der Kartenausgabe ....................................................................................4

3 Vorgehensweise bei der Kartenrückgabe ...................................................................................7

4 Keine Rückgabe der Karten .......................................................................................................9

5 Gültigkeitsdauer .........................................................................................................................9

6 Kartenrecherche ........................................................................................................................9

7 Besucherscheine .....................................................................................................................10

8 Sperrung von Zugangskarten ................................................................................................... 12

9 Gast W-LAN .............................................................................................................................13

10 Ausdruck der Zugangsdaten .................................................................................................... 15

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Stand 02.2022 Health, Safety & Security
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1 Zugangskarten, die über SAT ausgegeben werden

SAT wird für die Verwaltung und Ausgabe der im Folgenden aufgeführten Zugangskarten
genutzt.

SAT ist eine Erweiterung des SIPORT Zutrittssystems, in dem nur über die in SIPORT
hinterlegten Karten verfügt werden kann. Es ist keine Veränderung der Zugangsberechti-
gung und der Stammdaten möglich.

Alle am Empfang aufbewahrten Karten, die durch SAT verwaltet, dürfen nicht frei zugäng-
lich aufbewahrt werden und sind nach Dienstschluss verschlossen aufzubewahren.

1.1 Unpersonalisierte Zutrittskarten

Unpersonalisierte Karten werden an KPMG Mitarbeitende, die ihre Karte vergessen ha-
ben und an neue Mitarbeiter:innen (Joiner), Praktikant:innen, Werkstudent:innen sowie
Aushilfen ausgegeben. Hierbei ist sicher zu stellen, dass die Person sich als Mitarbeiterin
oder Mitarbeiter identifiziert. Eine Visitenkarte ist dafür nicht ausreichend. Andernfalls er-
folgt keine Kartenausgabe.

Bei Praktikant:innen, Werkstudent:innen und anderen zeitweilig eingesetzten Personen,

ist ab einer geplanten Einsatzzeit von mehr als 4 Wochen eine personalisierte Zutrittskar-
te zu bestellen.

In Niederlassungen in denen die Zutrittskarte auch als Zahlungsmittel verwendet wird,

bestehen folgende Regelungen:

München: Alle Karten sind zur Nutzung an den Zahlstellen ausgelegt. Guthaben können
vor der Kartenrückgabe im Büro des Caterers auf die persönliche Karte umgebucht wer-
den, oder bei Bedarf ausgezahlt werden.

Frankfurt: Alle Karten sind zur Nutzung an den Zahlstellen ausgelegt. Guthaben können
vor der Rückgabe im BackOffice Büro auf die persönliche oder eine andere Karte umge-
bucht werden. Eine Barauszahlung ist nicht möglich.

Berlin: Alle Karten sind zur Nutzung an den Zahlstellen ausgelegt. Guthaben können vor
der Kartenrückgabe im Büro des Caterers auf die persönliche Karte umgebucht werden,
oder bei Bedarf ausgezahlt werden.

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1.2 Karten für Dienstleistende

Dazu zählen: Wachdienst, Reinigungsfirma, Caterer, Handwerkerdienst und sonstige Ex-

terne, die für die KPMG tätig sind.

Voraussetzungen für die Ausgabe einer Karte:

- Vorlage des Firmenausweises mit Foto

- Ohne Lichtbildfirmenausweis erfolgt die Identifikation durch Personalausweis oder Füh-

rerschein; zusätzlich ist die genannte Firmenzugehörigkeit zu überprüfen

- Überprüfung, ob eine unterschriebene Verschwiegenheitserklärung vorliegt, ggf. eine

neue Erklärung unterschreiben lassen

- Anmeldung bei der zuständigen Ansprechperson der KPMG

- für dauerhaft eingesetzte Dienstleistende (> 4 Wochen Einsatzzeit), muss eine personali-
sierte Karte angefordert werden. Ausnahmen sind zu begründen und bei HSS zu doku-
mentieren.

1.3 Karten für Besuchende

Besucher:innen sind alle Personen, die nicht bei oder für KPMG tätig sind, und Zugang
zu einer KPMG - Niederlassung benötigen. Dies können z.B. Mandanten, Veranstal-
tungsteilnehmer:innen oder Bewerber:innen sein. Jeder/e Besucher:in von KPMG erhält
eine Besucherkarte; diese ist gut sichtbar zu tragen. Voraussetzung für die Ausgabe ei-
ner Karte ist die schriftliche oder mündliche Anmeldung durch einen/eine KPMG Mitarbei-
ter:in.

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2 Vorgehensweise bei der Kartenausgabe

- Eingabe von „SAT“ in das Adressfeld des Browsers

- Folgende Maske öffnet sich:

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- Den Button Temporäre Karten verwalten anklicken.

- Folgende Maske öffnet sich:

- In dem Feld Kartendaten wird die Kartennummer der auszuleihenden Karte eingegeben
(Kartennummer = Personalnummer in SIPORT)

- Den Button anklicken

- Folgende Maske öffnet sich:

- In der Auswahlliste auf den Pfeil klicken

- Folgende Maske öffnet sich:

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- In der Maske unter Nutzerdaten folgende Daten eingeben:

Nachname

Vorname

Firma / NL (Bei KPMG Mitarbeitenden wird nur „Mitarbeiter:in“ eingetragen.)

Kontakt / Kontaktperson im Haus

Datum / max. 7 Tage

Weicht die Rückgabezeit von der vorgegebenen Uhrzeit (18:00 Uhr) ab, kannst du
manuell das Zeitfenster erweitern. Hierfür klickst du direkt in das Datenfeld Datum
und gibst die entsprechende Uhrzeit ein.

Nächster Schritt:

- Auf das Feld Kartenausgabe klicken

- Danach auf das Feld Drucken klicken

- Aus dem Drucker kommen 2 Karten

Falls kein Kartendrucker vorhanden ist, muss ein Beleg über den Netzwerkdru-
cker gedruckt werden. Siehe Ausdruck der Zugangsdaten

- Der/ die Empfänger:in quittiert mit seiner/ ihrer Unterschrift den Erhalt der Karte

- Der/ die Empfänger:in erhält die Zugangskarte mit dem ausgedruckten Namensschild

- Die Quittungen/Belege werden am Empfang in die dafür vorgesehene Ablage z. B.

Ordner deponiert
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 2 Monate.

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3 Vorgehensweise bei der Kartenrückgabe

- Eingabe von „SAT“ ins Adressfeld des Browsers

- Folgende Maske öffnet sich:

- Den Button Temporäre Karten verwalten anklicken.

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- Folgende Maske öffnet sich:

- Im Feld Kartendaten wird die Kartennummer der zurückgegebenen Karte eingegeben

- Den Button anklicken

- Folgende Maske öffnet sich:

- In dem Feld Kartendaten wird die Kartennummer der auszuleihenden Karte eingege-
ben (Kartennummer = Personalnummer in SIPORT)

- Den Pfeil anklicken

- Folgende Maske öffnet sich:

Das Feld Rückgabe anklicken; danach befindet man sich wieder in der Eingangssituation
und alle eingegebenen Daten sind komplett gelöscht; siehe Vorgehensweise bei der Kar-
tenausgabe. Wenn die Karten nicht zurückgekehrt sind, überprüfe jede Woche die Liste
der nicht zurückgekehrten Karten und melde diese Karten dem HSS-Team.

Die Quittungen/Belege müssen 2 Monate aufbewahrt werden.

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4 Keine Rückgabe der Karten

Mindestens wöchentlich ist zu prüfen, ob ausgegebenen Karten nach Ablauf der Gültig-
keitsdauer zurückgegeben wurden. Ist keine Kartenrückgabe erfolgt, ist bei der/ dem
KPMG-Mitarbeiter:in oder bei der Ansprechperson der Verbleib zu klären.

Sofern davon auszugehen ist, dass eine Karte nicht mehr zurückgegeben wird, ist diese
für eine Nachbestellung zu vermerken. Sobald in größeren Niederlassungen ca. 10 Kar-
ten vermisst werden, sind diese nachzubestellen. In kleineren Niederlassungen können
Karten bei Bedarf auch einzeln oder in kleineren Mengen nachbestellt werden.

Hierzu reicht eine E-Mail an DE-FM KPMG Zutrittsberechtigung mit den nachfolgenden
Karteninformationen:

Kartennummer (Personalnummer) + Kartentyp (z.B. Besucherkarte, Servicekarte)

5 Gültigkeitsdauer

Die maximale Gültigkeitsdauer beträgt 7 Tage; danach kann die Karte verlängert werden.

- Erneute Unterschrift auf dem Ausgabebeleg ist erforderlich

6 Kartenrecherche

Für die Recherche stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Suche aller Karten

- Eingabe von „SAT“ ins Adressfeld vom Browser

- Den Button Temporäre Karten verwalten anklicken.

- Den Button anklicken

Suche der freien Karten

- Über das Feld Status: Eingabe: freie Karten und dann anklicken

Suche der ausgegebenen Karten

- Über das Feld Status: Eingabe: ausgegebene Karten und dann anklicken

Suche nach Nutzerdaten über Namen, über Firma oder Ansprechperson

- Suche aller Karten

- Eingabe von „SAT“ ins Adressfeld des Browsers

- Den Button Temporäre Karten verwalten anklicken. Danach ist die Suche über die ent-
sprechenden Felder möglich.

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7 Besucherscheine

Grundsätzlich erhalten während der Dienstzeiten des lokalen Empfangs alle Besu-
cher:innen und Handwerker:innen und Mitarbeitende anderer KPMG NL einen entspre-
chenden Ausweis über SAT.

Außerhalb dieser Zeiten werden die Daten von „spontanen“ sprich unangemeldeten Per-
sonen auf folgendem Besucherschein festgehalten. Danach wird ein Besucherausweis
ausgegeben.

Der Besucherschein wird abgeheftet und am Empfang mind. 2 Monate aufbewahrt.

Die weitere Vorgehensweise ist wie folgt:

Besucher:innen betreten nur in Begleitung eines KPMG Mitarbeitenden der NL das Haus.

Handwerker:innen betreten nur in Begleitung des Auftraggebers oder der Auftraggeberin,

von KPMG oder des Wachdienstes (nach Bestätigung des Auftragsgebers oder der Auf-
traggeberin der KMPG) das Haus.

Mitarbeitende der KPMG ohne gültigen Mitarbeiterausweis, die in Begleitung eines Mitar-
beiters oder einer Mitarbeiterin mit gültiger Zugangskarte sind, können das Haus betre-
ten. Ohne Begleitung kann nur der Konferenzbereich betreten werden.

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Besucherschein

Datum:

Name:

Firma:

Besuchte Person:

Eingangszeit:

Ausgangszeit:

KFZ-Kennzeichen:

Besucherausweis-Nr.:

Unterschrift:

Besucherschein

Datum:

Name:

Firma:

Besuchte Person:

Eingangszeit:

Ausgangszeit:

KFZ-Kennzeichen:

Besucherausweis-Nr.:

Unterschrift:

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8 Sperrung von Zugangskarten

Kurzfristige Kartensperrung (von gestohlenen und verlorenen Karten) können,

falls der/die lokale SIPORT Benutzer:in nicht verfügbar ist, unter 089 9282 1790
zentral gesperrt werden.

Diese Rufnummer ist 24 Stunden an allen Tagen sprich auch feiertags und am Wochen-
ende erreichbar: 089 9282 1790!!!

Bitte informiere Kolleginnen und Kollegen bei entsprechender Anfrage.

Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

- Die Kartensperrung kann nur nach Nennung des Namens und der Personal-
nummer erfolgen.

- Karten, die über SAT verwaltet werden, können nur mit Angabe der Karten-
nummer gesperrt werden.

- Eine Entsperrung der Karten kann nur durch einen/eine SIPORT Benutzer:in
erfolgen und nicht über die oben genannte Hotline.

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9 Gast W-LAN

Anlage und Ausgabe der Zugangsdaten

Mit der anhängenden Vorlage kannst du die Karten mit den WLAN-
Zugangsdaten im Voraus erstellen und Gästen bei Bedarf aushändigen.

In der Vorlage ist monatlich lediglich der rot markierte Bereich gemäß der Infor-
mationen aus dem IT-WEB zu aktualisieren. ->

https://solutions.deiapps.kpmg.com/its/itsm/IT_WEB_Application/index.aspx/it-
web/products/1392/WLAN%20f%C3%BCr%20G%C3%A4ste

Anschließend können mit dieser Vorlage Karten für die nächsten Tage ausge-
druckt werden.

Bitte wähle für den Ausdruck den auf deinem Rechner eingerichteten Kartendru-
cker aus.

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Folgende Karten werden gedruckt:

Zutrittskarte

Bestätigung Erhalt Zutrittskarte

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10 Ausdruck der Zugangsdaten

Sofern an deinem Arbeitsplatz ein spezieller Kartendrucker verfügbar ist, wird

dieser in der Regel durch den IT-Support installiert.

Um die SAT-Druckfunktion zu ermöglichen, sind nachfolgende Schritte notwen-

dig. Da einige Schritte mit deinen Benutzerrechten nicht ausgeführt werden kön-
nen, solltest du diese Schritte ebenfalls durch den lokalen IT-Support ausführen
lassen.

1. Installation der SAT-Druckanwendung SetupSATDruck.msi.

2. Bitte klicke die Installationsdatei mit der rechten Maustaste an, und wähle im
Dialogfenster KPMG-Start mit erweiterten Rechten

3. Gib den Grund des Starts mit erweiterten Rechten an: z.B. „SAT-Installation“,
und wähle anschließend Annehmen

4. Anschließend kannst du die nun folgenden Meldungen bestätigen und das

Programm wird im angegebenen Verzeichnis C:\Program Files
(x86)\SAT\installiert

5. Öffne den Browser und wechsle in das Verzeichnis oben genannte Verzeichnis

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6. Öffne die Datei config.xml in einem Editor. Klick mit der rechten Maustaste auf die
Datei und wählen dann öffnen mit -> Editor

7. Hinterlege an der gekennzeichneten Stelle den verwendeten Druckernamen. In

der Regel werden Drucker vom Typ „Evolis Pebble“, „Evolis Primacy“, oder „Evo-
lis Zenius“ verwendet

8. Speichere die Änderung (Dieser Schritt kann nur durch den IT-Support ausge-
führt werden)

Nicht alle Niederlassungen verfügen über einen speziellen Drucker für Zutritts-
karten. Damit du auch an diesen Standorten die Zugangskarten über einen
Standarddrucker ausdrucken kannst, wird in der oben genannten Datei anstelle
des Kartendruckers dein Standarddrucker eingetragen; z.B. DEMUCPRT111s.

Nun kannst du auf dem angegebenen Drucker die Zutrittsdaten drucken.

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