Internationale Berufsakademie der F+U Unternehmensgruppe gGmbH

Fallstudie
„Hausverwaltung“
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Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis............................................................................

1 Problemstellung der Aufgabe....................................................................................
2 Kombiniertes Lasten- und Pflichtenheft.....................................................................
2.1 Ziel und Zweck des Dokuments.......................................................................
2.2 Ausgangssituation in der Hausverwaltung „Besser Wohnen“...........................
2.3 Konzept............................................................................................................
2.3.1 Ziele der Hausverwaltung als Anbieter der Software............................
2.3.2 Ziele und Nutzen der verschiedenen Anwender der Software..............
2.4 Funktionale Anforderungen..............................................................................
2.4.1 Wohnungsvermittlung...........................................................................
2.4.2 Digitale, papierlose Datenverwaltung....................................................
2.4.3 Einstellungsoptionen.............................................................................
2.5 Nichtfunktionale Anforderungen.......................................................................
2.5.1 Systemdesign.......................................................................................
2.5.2 Technische Voraussetzungen...............................................................
2.5.3 Rechtssicherheit der Verträge...............................................................
2.6 Abnahmevoraussetzungen...............................................................................
3 Business Process and Modeling Notation.................................................................
4 Use-Case-Diagramm der Produktfunktionen.............................................................
5 Qualitative und quantitative Daten.............................................................................
6 User Interface............................................................................................................
7 Diagramm: Konzeptioneller Vorschlag für vertragliche und rechtssichere Vere-
inbarung..................................................................................................................
Ehrenwörtliche Erklärung.............................................................................................
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Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildung 1: Kontoerstellung eines Vermieters............................................................

Abbildung 2: Einladung zur Wohnungsbesichtigung....................................................
Abbildung 3: Use-Case-Diagramm...............................................................................
Abbildung 4: User-Interface für Wohnungsübergabe Seite 1.......................................
Abbildung 5: User-Interface für Wohnungsübergabe Seite 2.......................................
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1 Problemstellung der Aufgabe

Das vorliegende, kombinierte Lasten- und Pflichtenheft ist das Fundament für die
Vertragsgestaltung und Abwicklung der beiden Parteien Auftraggeber und
Auftragnehmer. Auftraggeber ist die „Besser Wohnen“ Hausverwaltung und
Auftragnehmer die R² Solutions GmbH. Das Heft beinhaltet alle vom
Auftraggeber gestellten Anforderungen an die zu entwickelnde Software und
somit alle wichtigen Informationen für den Auftragnehmer zur Gestaltung des
gewünschten Systems. Der Fokus liegt hierbei auf dem Nutzen, welcher sich für
die Anwendergruppen durch den Einsatz der Software ergibt, sowie auf den
funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, die sich auf Funktionsweisen
und Design der Software beziehen.

2 Kombiniertes Lasten- und Pflichtenheft

2.1 Ziel und Zweck des Dokuments

Dieses Lastenheft stellt das grundlegende Konzept für die Durchsetzung der vom
Auftraggeber gestellten Anforderungen an den Liefer- und Leistungsumfang der
Software dar. Die in 2.2 beschriebene Ausgangssituation der Hausverwaltung
soll durch die Erstellung einer Software unter Berücksichtigung der funktionalen
und nicht-funktionalen Anforderungen in den Punkten Vertragsentwicklung,
Vertragsabschluss und Datenverwaltung digitalisiert und vereinfacht werden.
Diese Software soll für die drei Nutzergruppen Mitarbeiter der Hausverwaltung,
Mieter und Vermieter zugänglich und hilfreich sein und eine Diskussions- und
Vertragsgrundlage zwischen dem zu beauftragenden IT-Unternehmen und der
Hausverwaltung darstellen.

2.2 Ausgangssituation in der Hausverwaltung „Besser

Wohnen“

In der aktuellen Situation der Hausverwaltung „Besser Wohnen“ werden die

Verträge zwischen der Hausverwaltung und den Vermietern sowie zwischen der
Hausverwaltung und der Mieter per Post abgeschlossen. Dadurch fällt eine
enorme Menge an Papier für diesen typischen Geschäftsprozess innerhalb der
Hausverwaltung an. Für die Verwaltung der Mietverträge oder für die
verschiedenen Rechnungen gibt es mehrere Excel-Tabellen, welche jedoch
aufgrund ihrer wenig ausgereiften Gestaltung sehr unübersichtlich und nicht
vorteilhaft für die Hausverwaltung sind.
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2.3 Konzept

2.3.1 Ziele der Hausverwaltung als Anbieter der Software

Ein Ziel, welches die Hausverwaltung durch die Entwicklung und den Einsatz der
Software erreichen möchte, ist die digitale und übersichtliche Datenverwaltung.
Sämtliche Daten der Mitarbeiter, Vermieter, Mieter und Buchungen sollen in der
Software gespeichert werden und für die Mitarbeiter zugänglich sein.
Objektbezogen sollen des weiteren auch die zugehörigen, einzelnen Daten für
Mieter und Vermieter zu sehen sein. Ein weiteres Ziel ist die digitale
Vertragsabwicklung zwischen der Hausverwaltung, den Mietern und Vermietern
denn so können die Papierberge, die bei diesem Prozess anfallen, vermieden
werden. Wichtig ist für die Hausverwaltung, dass hierbei die Rechtssicherheit der
Verträge durch die Software gesichert wird und auch eine digitale Signatur für
diesen Prozess eingeführt wird.

2.3.2 Ziele und Nutzen der verschiedenen Anwender der Software

Die Software wird sowohl von den Mitarbeitern der Hausverwaltung als auch von
den Vermietern und Mietern genutzt.

Die Mitarbeiter der Hausverwaltung sollen über die Software Verträge mit den
Mietern und den Vermietern erstellen sowie verwalten können. Zudem soll die
Hausverwaltung Zugang zu allen Daten und Rechnungen der beiden
Personengruppen haben.

Die Vermieter können in der Software eintragen, an welchen Tagen sie

Wohnungsbesichtigungen durchführen können. Zudem können sie bei ihren
Objekten die Mietverträge, Übergabeprotokolle, Handwerksverträge, den
Servicevertrag, ihre hinterlegten Stammdaten und Rechnungen einsehen.
Außerdem sollen Vermieter neue, zu vermietende Objekte online stellen können.

Die Mieter sollen auf jeweils ihren Mietvertrag, das zugehörige

Übergabeprotokoll, Notfallhandwerker, Kontaktdaten zur Hausverwaltung und
Rechnungen einsehen können. Potenzielle Interessenten sollen sich zuletzt auch
über die Software auf Wohnungen bewerben können.
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2.4 Funktionale Anforderungen

2.4.1 Wohnungsvermittlung

Die Software soll als Element die Funktion besitzen, Wohnungen von
Großvermietern an (potenzielle) Mieter zu vermitteln. Hierzu sollen Interessenten
einen Zugang erhalten und einen Suchauftrag erstellen können. Zur Bewerbung
auf eine Wohnung müssen vom Interessenten Kontaktdaten vollständig
eingegeben werden.

Großvermieter sollen mit ihrem Zugang ihre neuen Wohnungen direkt in das
Programm einpflegen können und angeben, ab wann ein Mieter gesucht wird.
Für jede geschaltete Anzeige soll eine Anzeigennummer generiert und einem
Mitarbeiter der Hausverwaltung zur Betreuung zugeteilt werden.

2.4.2 Digitale, papierlose Datenverwaltung

Verwaltung der Mietverträge und Übergabeprotokolle

Die Software soll eine papierlose Vertragsabwicklung gewährleisten. Mithilfe der

Anzeigennummern sollen Mietverträge automatisch erstellt werden.

Außerdem soll die Software die Funktion besitzen, dass Mietverträge, den
Objekten bzw. Wohnungen zugehörig, verwaltet werden. Die Übergabeprotokolle
der Wohnungen sollen hier auch direkt hinterlegt werden und für Vermieter
einsehbar sein. Die Hausverwaltung kann Verträge ggf. vor Vertragsabschluss
manuell bearbeiten. Das Übergabeprotokoll soll während der Übergabe direkt am
Tablet ausgefüllt werden, von der Hausverwaltung sowie vom Mieter signiert und
als PDF an alle Parteien versendet werden.

Die Mieter haben digital einen begrenzten Zugriff auf ihren Mietvertrag und das
Übergabeprotokoll, während für den Vermieter, über das jeweilige Mietobjekt alle
Daten angezeigt werden können.

Verwaltung der Serviceverträge und Handwerkskontakte

Auf der Software soll eine objektbezogene Liste mit den Namen von
Handwerkern, mit welchen ein Partnervertrag besteht, angezeigt werden. Der
Admin der Besser Wohnen Hausverwaltung kann neue Handwerker hinzufügen,
löschen und Informationen ändern.
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Die Vermieter können währenddessen beim Sektor Handwerk alle

Partnerverträge ihrer Objekte einsehen. Im Bereich Service kann er den
laufenden Vertrag mit der Hausverwaltung betrachten.

Der Mieter kann ebenfalls auf eine abgespeckte, objektbezogene Liste mit
Kontaktdaten zu den Handwerkern des Hauses einsehen. Im Notfall, außerhalb
der Geschäftszeiten der Besser Wohnen Hausverwaltung, kann der Mieter auch
selbst diese Handwerker beauftragen.

Rechnungsverwaltung

Der Admin und die Buchhaltung der Besser Wohnen-Verwaltung sollen Zugriff
auf alle Rechnungen haben und diese bearbeiten sowie suchen können.

Die Vermieter haben Zugriff auf die Rechnungen der jeweiligen zugehörigen
Mietobjekte. Hier werden Nebenkostenabrechnungen, Kosten für Service- und
Handwerk etc. aufgelistet. Dementgegen werden die Mieterlöse gesetzt, sodass
der Vermieter die gesamte Übersicht der laufenden Rechnungen und Erlöse hat.

Die Mieter sollen selbstverständlich auch Zugriff auf Ihre Rechnungen und
Nebenkostenabrechnungen haben, wenn sie sich einloggen.

Portfolio

In der Anwendung „Portfolio“ werden verschiedene Vorlagen gesammelt, die für

alle Nutzer zugänglich sind wie zum Beispiel Anmeldeformular,
Wohnungsgeberbescheinigung, Flyer, News und Briefvorlagen.

Zudem können Mieter einen eigenen, geheimen Ordner mit Dokumenten

erstellen.

Personalverwaltung

In der Anwendung „Personal“ kann eine Übersicht über alle Angestellten der
Hausverwaltung abgerufen werden. Dieser Bereich ist für alle Nutzergruppen
einsehbar, allerdings können nur der Admin und die Personalabteilung einzelne
Personen anlegen, bearbeiten und sensible Informationen aufrufen.

2.4.3 Einstellungsoptionen

Im Bereich „Einstellungen“ können verschiedene Bereiche organisiert werden.

Allgemein kann zwischen vier Farbschemata für die Benutzeroberfläche gewählt
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werden, Toneinstellungen, Kalenderanzeige sowie das Bearbeiten der

persönlichen Startseite. Der Admin kann zusätzlich sämtliche
Systemeinstellungen vornehmen und die Nutzerrechte neu verteilen.

2.5 Nichtfunktionale Anforderungen

2.5.1 Systemdesign

Das Design des Systems soll so übersichtlich und einfach wie möglich gestaltet
sein, sodass es von jedem Mitarbeiter nach einer Einweisung verwendet werden
kann und die Bearbeitung nicht mit einem hohen Zeitaufwand verbunden ist. Des
weiteren soll das Design der Software an die Corporate Identity der
Hausverwaltung angepasst werden, damit auch auf diesem Weg das einheitliche
Erscheinungsbild des Unternehmens gewährleistet wird.

2.5.2 Technische Voraussetzungen

Die gesamte Benutzeroberfläche soll gestaltet werden, sodass sie schnell und
einfach bedient werden kann. D.h. sie ist übersichtlich und unterstütz alle
gängigen Tastenkombinationen. Die Software ist anschließbar mit Windows und
IOS. Die Hausverwaltung soll die Software als festinstalliertes Programm am
Computer nutzen können, während die Vermieter und Mieter Zugang über das
Internet haben.

2.5.3 Rechtssicherheit der Verträge

Die Rechtssicherheit der Verträge soll auch bei der digitalen Abwicklung über die
Software gewährleistet sein, weshalb diese vom System geprüft und eine digitale
Signatur eingerichtet werden soll.

2.6 Abnahmevoraussetzungen

Eine der Abnahmevoraussetzungen ist die Testphase, die von den Mitarbeitern,
Mietern und Vermietern der Hausverwaltung durchgeführt wird. Innerhalb eines
gewissen, definierten Zeitraums wird die Software für die jeweiligen Gruppen mit
den jeweiligen Zugangsdaten zum Testen freigegeben. Nach diesem Testlauf
werden über eine Online-Befragung die Zufriedenheit und mögliche
Verbesserungsvorschläge aus Sicht der verschiedenen Anwender eingeholt.

Nach einer gegebenenfalls nötigen Optimierung der Software, welche sich durch
die Auswertung der Online-Befragung ergeben hat, sollen dann alle
Anforderungen der jeweiligen Anspruchsgruppen erfüllt sein. Daraufhin beginnt
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die Einarbeitung der Mitarbeiter in das Software-System. Den Mitarbeitern soll

hierbei in einer kurzen Fortbildung das System gezeigt werden, sodass die
Verwaltung der Daten und der Abschluss der Verträge digitalisiert werden kann.
Auch den Großvermietern wird die Website mit ihren technischen Fähigkeiten
erklärt, damit auch diese davon profitieren können. Die Mieter erhalten mit der
Registrierung eine E-Mail mit Ihren Zugangsdaten zu ihrem Portal und den
wichtigen Infos zur Nutzung der Website und deren Funktionen.

3 Business Process and Modeling Notation

Abbildung 1: Kontoerstellung eines Vermieters

Abbildung 2: Einladung zur Wohnungsbesichtigung

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4 Use-Case-Diagramm der Produktfunktionen

Abbildung 3: Use-Case-Diagramm

5 Qualitative und quantitative Daten

Bei der Kontoerstellung wird bei der Hausverwaltung zwischen Privat- und
Firmenkunden unterschieden. Um den Buchungsprozess vollständig abschließen
zu können, gibt es bestimmte Datenkategorien, welche die Kunden vollständig
und richtig angeben müssen. Die Hausverwaltung verwaltet alle Daten Ihrer
Kunden in der Software und stellt diese jeder Abteilung für jeweilige
Bearbeitungsschritte zur Verfügung. Privatvermieter müssen bei der Buchung
ihren vollständigen Vor- & Nachnamen, ihre Anrede, ihre Kontaktdaten in Form
ihrer Mailadresse, Telefon- oder Handynummer, sowie ihre Anschrift angeben.
Großvermieter geben bei der Anfrage und der Buchung eines Kontos den
vollständigen Firmennamen, sowie die Anrede des Ansprechpartners, der Firma
an. Zusätzlich müssen die Kontaktdaten des Ansprechpartners in Form der
Mailadresse, der Telefon- oder Handynummer, sowie die Anschrift der Firma
angegeben werden. Ohne jene vollständigen Angaben kann das Profil nicht final
erstellt werden. In diesem Fall soll eine Fehlermeldung erscheinen und der
Nutzer darauf hingewiesen werden, welche Daten fehlen. In weiteren Feldern des
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Buchungsformulars erfragt die Hausverwaltung auf freiwilliger Basis, wie der

Vermieter auf die Hausverwaltung gestoßen ist. Durch die Erhebung dieser
Information kann die Hausverwaltung ein zielgerichtetes Marketing betreiben, um
auch weiterhin erfolgreich Kunden zu akquirieren. Die Hausverwaltung plant mit
50 Großvermietern, die sie direkt zur Software-Einführung in das System
einpflegen wird. Deshalb ist das Ziel der Software, Platz für 300 Datenkarteien zu
schaffen, in welche die Hausverwaltung ihre zukünftigen Kunden nach und nach
einpflegen kann.

Auch die Mieter werden in separaten Datenkarteien eingepflegt. Wie auch die
Vermieter müssen die Mieter oder Mietinteressenten ihren vollständigen Vor- und
Nachnamen, ihre Anrede, ihre Kontaktdaten in Form ihrer E-Mailadresse,
Telefon- oder Handynummer, sowie ihre Anschrift angeben. Zudem muss das
Geburtsdatum angegeben und die letzten drei Einkommensnachweise eingefügt
werden. Dadurch kann die Hausverwaltung bereits vor den
Besichtigungsterminen feststellen, ob das Gehalt ausreichend für die Wohnung
wäre. Bereits suchende Interesssenten sollen sich nun auch online selbst
registrieren können. Ohne vollständige Daten kann auch hier der
Registrierungsprozess nicht abgeschlossen werden.

In der Software werden die Mieter und Vermieter bei den Mietobjekten hinterlegt.
Es soll jedoch auch möglich sein, den Mieter oder Vermieter nach der
Vertragsnummer oder Rechnungsnummer ausfindig zu machen im System.

Die Daten im System müssen stets aktuell sein. D.h. eine Synchronisation des
Systems muss stets gewährleistet sein, sodass die Daten jederzeit zuverlässig,
korrekt und eindeutig sind.

6 User Interface

Gemäß Aufgabe 5 wurde eine Darstellung für das User Interface angefertigt.
Die Abbildungen wurden mithilfe des Tools Pencil erstellt.
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Abbildung 4: User-Interface für Wohnungsübergabe Seite 1

Abbildung 5: User-Interface für Wohnungsübergabe Seite 2

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7 Diagramm: Konzeptioneller Vorschlag für vertragliche

und rechtssichere Vereinbarung
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Der Prozess zur Erstellung eines rechtssicheren und papierlosen Vertrags wird
anhand des abgebildeten Aktivitätsdiagramm mit Swimlanes dargestellt. Das
verwendete Tool ist erneut Lucidcharts. Die Hausverwaltung schließt mit den
Firmenkunden Serviceverträge zur Betreuung der Objekte und Kunden ab. Der
Ablauf der Vertragserstellung und -abwicklung ist immer der gleiche. Lediglich
bei dem Umfang der Leistungen wird unterschieden und im Vertrieb angepasst.

Alle relevanten Punkte des Vertrags werden von einem Sachbearbeiter der
Vertriebsabteilung und dem Firmenkunden besprochen. Sobald die
Vertragserstellung abgeschlossen ist, lädt der dafür zuständige Sachbearbeiter
den Vertrag in der Software zur Korrektur hoch. Anschließend wird der Vertrag
von dem Vertriebschef auf alle vertrieblichen Fakten geprüft und vorab der
Geschäftsführung kurz vorgelegt. Im Anschluss überprüft die Rechtsabteilung die
Punkte Datenschutz, Kündigung und Haftung. In dem nächsten Schritt wird der
Vertrag der Geschäftsleitung vorgelegt und diese unterschreibt den überprüften
und abgesegneten Vertrag.

Um eine digitale Signatur für den Vertrag erzeugen zu können und dadurch die
Rechtssicherheit zu gewährleisten, erstellt die Software der Hausverwaltung
mithilfe der Hashfunktion einen Hashwert für den Vertrag. Diesen Hashwert
verschlüsselt die Software mit ihrem privaten Schlüssel, welcher nur für die
Hausverwaltung zugänglich ist. Daraufhin wird der Vertrag zusammen mit dem
verschlüsselten Hashwert an die andere Vertragspartei gesendet. Diese
überprüft den Vertrag mithilfe des öffentlichen Schlüssels. Das bedeutet die
Vertragspartei ermittelt ihren eigenen Hashwert und vergleicht diesen
anschließend auf Übereinstimmung mit dem Hashwert der Hausverwaltung.

Um den Vertrag von beiden Vertragsparteien rechtssicher gestalten zu können,

wird das gleiche Verfahren zur Erstellung der digitalen Signatur auch bei der
gegenüberstehenden Vertragspartei (Firmenkunden) angewendet. Wenn die
Hashwerte bei beiden Vertragsparteien übereinstimmen, kann ein rechtssicherer
Vertrag abgeschlossen werden. Dieser wird anschließend mit allen vorhandenen
Kundendaten in der Software hinterlegt und ist ab diesem Zeitpunkt für alle
Abteilungen der Hausverwaltung einsehbar.
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Ehrenwörtliche Erklärung

Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit selbstständig und ohne
Benutzung anderer als der angegebenen Hilfsmittel angefertigt habe. Die aus
fremden Quellen (einschließlich elektronischer Quellen und dem Internet) direkt
oder indirekt übernommenen Inhalte sind ausnahmslos als solche kenntlich
gemacht.

Hirschberg an der Bergstraße, den 26.01.2022

Unterschrift

Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit selbstständig und ohne
Benutzung anderer als der angegebenen Hilfsmittel angefertigt habe. Die aus
fremden Quellen (einschließlich elektronischer Quellen und dem Internet) direkt
oder indirekt übernommenen Inhalte sind ausnahmslos als solche kenntlich
gemacht.

Heidelberg, den 26.01.2022

Unterschrift